Reglement bescherming persoonsgegevens van cliënten GGD Drenthe
Assen, 1 oktober 2008 Voor akkoord, A. van Walstijn
Directeur GGD Drenthe
M. te Nijenhuis
Voorzitter ondernemingsraad GGD Drenthe
-1-
INHOUDSOPGAVE Algemene bepalingen 1. Begripsbepalingen` 2. Reikwijdte
3 4
Verwerking van persoonsgegevens 3. Doel van der verwerking van persoonsgegevens 4. Verwerking van persoonsgegevens 5. Opgenomen gegevens 6. Vertegenwoordiging 7. Informatieplicht 8. Verstrekking van gegevens 9. Toegang tot persoonsgegevens 10. Rechten van de betrokkene 11. Bewaartermijnen 12. Klachten
6 7 8 8 8 9 9 9 10 10
Overgangs- en slotbepalingen 13. Looptijd van de registratie 14. Wijziging van het reglement 15. Praktijkregels JGZ 16. Handreiking Privacybescherming GGD Epidemiologie 17. Inwerkingtreding
11 11 11 11 11
Bijlagen Bijlage A Doel van de verwerking van persoonsgegevens Bijlage B Verwerking van persoonsgegevens Bijlage C Persoonsgegevens Bijlage D Toegang tot persoonsgegevens Bijlage E Bewaartermijnen van de persoonsregistratie
12 15 20 27 29
-2-
ALGEMENE BEPALINGEN 1.
Begripsbepalingen
1.1.
Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens zijn geen persoonsgegevens en vallen niet onder dit reglement. Personalia en identificatiegegevens Persoonsgegevens, die betrekking hebben op persoonlijke bijzonderheden van betrokkene. (naam, adres, woonplaats e.d.) Medische of psychologische gegevens Persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van betrokkene, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van de beroepsuitoefening. Financiële en administratieve gegevens Gegevens die in de administratie van de GGD Drenthe en de persoonsdossiers zijn opgenomen, niet zijnde personalia, identificatie-, medische of psychologische gegevens, die noodzakelijk zijn voor de financiering en/of administratieve afhandeling van de zorgverlening.
1.2.
Verwerking van persoonsgegevens Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
1.3.
Bestand Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografische wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
1.4.
Verantwoordelijke De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
1.5.
Bewerker Externe persoon of organisatie die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtsgezag te zijn onderworpen.
1.6.
Betrokkene Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
1.7.
Derde Ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of degene(n) die onder gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is (zijn) om persoonsgegevens te verwerken.
1.8.
Ontvanger Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
-3-
1.9
Gebruiker Een gebruiker is een medewerker in dienst van de GGD Drenthe, die betrokken is bij de zorg voor de cliënt, of waarvoor vanuit zijn/haar betrokkenheid bij wetenschappelijk onderzoek toegang tot persoonsgegevens onontbeerlijk is.
1.10 Toestemming van betrokkene Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt. N.B. Indien een betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt, of onder curatele is gesteld, dan wel ten behoeve van de betrokkenen een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene die van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. 1.11. College bescherming persoonsgegevens Het College dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig de wet bescherming persoonsgegevens (Wbg). 1.12. De privacyfunctionaris Een functionaris voor de gegevensbescherming die kan worden benoemd door een verantwoordelijke of een organisatie waarbij verantwoordelijken zijn aangesloten. De bevoegdheden van het College blijven onverminderd van kracht. 1.13. Voorafgaand onderzoek Een onderzoek door het College voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens. 1.14. Verstrekken van persoonsgegevens Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens. 1.15. Klachtencommissie De door de GGD Drenthe ingestelde klachtencommissie die belast is met de behandeling van klachten op het gebied van de zorg en dienstverlening. 1.16. Gemeentelijke Gezondheidsdienst Drenthe GGD Drenthe is belast met de taak de gemeenschappelijke belangen van de deelnemende gemeenten te behartigen op het gebied van de Wet publieke Gezondheid. De dienst vervult hiertoe de navolgende taken: - - Het verrichten van epidemiologisch onderzoek en analyse; - - Het verwerven van inzicht in de gezondheidssituatie van de bevolking van Drenthe; - - Het (mede) opzetten en/of (mede)uitvoeren van preventieprogramma’s; - - Het uitvoeren van medisch-milieukundige zorg; - - Het leveren van een bijdrage aan de openbare geestelijke gezondheidszorg; - - Het uitvoeren van de infectieziekten bestrijding; - Het uitvoeren van forensische geneeskunde; - - Het leveren van technische hygiënezorg; - - Het uitvoeren van (delen van) de jeugdgezondheidszorg; - - Het uitvoeren van Inspectie Kinderopvang; - - Het gevraagd en ongevraagd adviseren van gemeenten in de provincie Drenthe inzake de collectieve preventie; - - Het verrichten van andere aan de GGD door de betrokken gemeenten, het bestuur van de GGD Drenthe of het Rijk opgedragen taken op het gebied van de volksgezondheid.
-4-
2.
Reikwijdte
2.1. Dit reglement is van toepassing op zowel geautomatiseerde als handmatige verwerking van medische en niet-medische persoonsgegevens binnen GGD Drenthe. 2.2. Elk gebruik van persoonsgegevens dient te berusten op ten minste één van de volgende gronden: a. toestemming van betrokkene b. noodzakelijkheid voor de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst c. het nakomen van een wettelijke verplichting d. noodzakelijkheid ter vrijwaring van vitale belangen (zoals een ernstig gevaar voor de gezondheid) e. noodzakelijk voor een goede vervulling van een publiekrechtelijke taak f. noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke
De verzameling van persoonsgegevens bij GGD Drenthe heeft de volgende grondslag: taak Jeugdgezondheidszorg: Integraal JGZ dossier/EKD andere screeningsinstrumenten (waaronder KIVPA, SDQ) Preventieve logopedie: screenings Vertrouwenspersoon machtsmisbruik: dossier melding rapportage aan contractpartner (geanonimiseerde gegevens) Algemene gezondheidszorg: vangnettaken infectieziektebestrijding, aangifteplichtige ziekten reizigersvaccinaties Soa/aids bestrijding medische milieukunde (gegevens melder) Epidemiologisch onderzoek: met herleidbare persoonsgegevens anoniem Forensische geneeskunde Inspectie Kinderopvang Inspectierapporten
grondslag
a
b
c
x x
x x
x
x
x x
x x
x
x
d
e
f
x
x
x
x
x
x
x x
x
x x
x x
x x x
x x
x x
x x
x x x x
X*
x
x x x
x
x x x
x x x
x
x
x
x
x
x
x x x x
X* indien van toepassing
-5-
2.3.
De volgende categorieën van gegevens worden bij de GGD Drenthe verwerkt:
taak
Jeugdgezondheidszorg: Integraal JGZ dossier/EKD andere screeningsinstrumenten (waaronder KIVPA, SDQ) Preventieve logopedie: screenings Vertrouwenspersoon machtsmisbruik dossier melding rapportage aan contractpartner (geanonimiseerde gegevens) Algemene gezondheidszorg: vangnettaken infectieziektebestrijding, aangifteplichtige ziekten reizigersvaccinaties Soa/aids bestrijding medische milieukunde (gegevens melder) Epidemiologisch onderzoek: met herleidbare persoonsgegevens anoniem Forensische geneeskunde Inspectie Kinderopvang Inspectierapporten
personalia
medisch / psychologisch
financieel/ administratief
x x
x x
x
x
x
x
x x x x x x x x x
x x x x x x x
x
x x x x
x x x x
VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS 3.
Doel van de verwerking van persoonsgegevens
3.1.
Voor de verwerking van persoonsgegevens door de GGD Drenthe gelden de volgende doelstellingen: Hoofddoelstellingen: a. Ondersteuning en instandhouding van preventie, zorg en nazorg aan cliënten. b. Het financieel afhandelen van geboden zorg aan de cliënt. Nevendoelstellingen: c. Ondersteuning bij intercollegiale toetsing en evaluatie. d. Ondersteuning bij wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. e. Het vastleggen en beschikbaar stellen van informatie, (mede) verkregen op grond van de verwerkte persoonsgegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van GGD Drenthe. f. Het adviseren van gemeentebesturen in het kader van het door hen te voeren gezondheidsbeleid.
-6-
Per taak zijn de volgende van de genoemde doelstellingen van toepassing: taak Jeugdgezondheidszorg: Integraal dossier JGZ/EKD andere screeningsinstrumenten (KIVPA, SDQ ) Preventieve logopedie: screenings Vertrouwenspersoon machtsmisbruik dossier melding rapportage aan contractpartner (geanonimiseerde gegevens) Algemene gezondheidszorg: vangnettaken, medisch dossier infectieziekte bestrijding, aangifteplichtige ziekten reizigersvaccinaties Soa-/aidsbestrijding medische milieukunde (gegevens melder) Epidemiologisch onderzoek: met herleidbare persoonsgegevens anoniem Forensische geneeskunde Inspectie Kinderopvang Inspectierapporten
a
b
x x
c
d
e
f
x x
x x
x
x x
x
x
x
x x
x x x x x
x
x x x
x
x
x
x
x x x x
x x x
x
x
x
x
x x x x
x x
x
x
In bijlage A staan de doelen per taak concreet omschreven. 3.2.
De verantwoordelijke zal geen persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden dan hierboven en in bijlage A genoemd.
4. Verwerking van persoonsgegevens 4.1.
De verwerking van de persoonsgegevens waarop dit reglement van toepassing is, is omschreven in bijlage B. Deze bijlage vormt één geheel met dit reglement.
4.2.
In de in het vorige lid bedoelde omschrijving wordt tenminste genoemd: a. de naam en vestigingsplaats van de gezondheidsdienst b. de verantwoordelijke c.de eventuele bewerker d. de wijze waarop de gegevens ver-, en bewerkt worden e. of de verwerking van de gegevens voor bepaalde dan wel onbepaalde tijd geschied; indien er sprake is van een beperkte looptijd geeft de verantwoordelijke aan wat er na afloop met de gegevens gebeurt f.de categorieën van personen of instanties waaraan persoonsgegevens worden 4.5 verstrekt en een specificatie van de soorten gegevens die verstrekt worden.
4.3.
De verantwoordelijke zorgt voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van het reglement.
4.4.
De verantwoordelijke verplicht de bewerker bij civielrechtelijke overeenkomst dit reglement na te leven. De taken, rechten en verplichtingen van de bewerker worden door de verantwoordelijke schriftelijk vastgelegd. Dit houdt in dat de bewerker in ieder geval een geheimhoudingsplicht heeft en slechts toegang heeft tot, dan wel kennis neemt van persoonsgegevens voor zover dit, gelet op technische middelen ter voorkoming daarvan, strikt noodzakelijk is ten behoeve van door hem uit te voeren werkzaamheden.
-7-
De bewerker is voorts verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Hij treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistraties worden gevoerd. De ter zake getroffen regelingen zijn bij de bewerker in te zien. 4.5.
De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Gelijke plicht rust op de bewerker voor het geheel of het gedeelte van de faciliteiten die hij onder zich heeft.
4.6
Bij het verzenden van (medische) persoonsgegevens wordt op de enveloppe vertrouwelijk geschreven en aangetekend verzonden.
5.
Opgenomen gegevens Ten hoogste de volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt: - personalia en identificatiegegevens - (sociaal) medische gegevens - financiële en administratieve gegevens. Deze categorieën van gegevens en hun herkomst worden nader gespecificeerd in bijlage C. Deze bijlage vormt één geheel met dit reglement.
6.
Vertegenwoordiging
6.1.
Indien persoonsgegevens verwerkt worden van kinderen jonger dan twaalf jaar, treden de ouders die de ouderlijke macht uitoefenen, dan wel de voogd in de plaats van de betrokkene ( art. 5 WBP). Bij kinderen van 12 tot 16 jaar dienen zowel de ouders/voogd toestemming te verlenen art 450 WGBO).
6.2.
De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.
6.3.
De verantwoordelijke komt zijn verplichtingen die voortvloeien uit wet en reglement na jegens de vertegenwoordiger van de betrokkene, tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goed verantwoordelijke.
7.
Informatieplicht
7.1.
De verantwoordelijke zal de betrokkene actief informeren over de persoonsgegevens die worden verwerkt en met welk doel, wat er met de gegevens gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is. De verantwoordelijke dient zich ervan te overtuigen dat betrokkene over deze informatie kan beschikken.
7.2.
De verantwoordelijke informeert betrokkene voorafgaand aan de verzameling van de persoonsgegevens of, indien de gegevens van derden afkomstig zijn, voorafgaand aan de verwerking.
-8-
8.
Verstrekken van gegevens
8.1.
Voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden is de uitdrukkelijke (mondelinge of schriftelijke) toestemming van de betrokkene vereist.
8.2.
Binnen de GGD Drenthe kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan: degene, die rechtstreeks betrokken is bij de actuele zorg of hulpverlening aan de betrokkene, en personen en instanties, die tot taak hebben de verleende zorg te controleren en te toetsen.
8.3.
Buiten de GGD Drenthe kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan: degene, die rechtstreeks betrokken is bij de actuele zorg of hulpverlening aan de betrokkene en tijdelijk of permanent de zorg overneemt, tenzij betrokkene een bezwaar ertegen heeft kenbaar gemaakt de betrokken particuliere ziektekostenverzekeraar.
8.4. Indien de persoonsgegevens dusdanig zijn geanonimiseerd, dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar, kan de verantwoordelijke beslissen deze te verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek, zowel binnen als buiten de organisatie van de GGD Drenthe. 8.5 Bij online uitwisseling van gegevens dienen maatregelen getroffen te worden die de privacy van de patiënt waarborgen. E-mails van patiënten worden niet in het e-mail programma bewaard, om te voorkomen dat computervirussen vat krijgen op de vertrouwelijke gegevens. Van deze e-mails wordt een geprinte, papieren versie in het dossier opgenomen of deze worden in het elektronisch medische dossier (EMD) opgeslagen. 8.6 Bij het verzenden van (medische) persoonsgegevens wordt op de enveloppe vertrouwelijk geschreven en aangetekend verzonden..
9.
Toegang tot persoonsgegevens
9.1.
Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens de beroepsbeoefenaar die deze gegevens verwerkt of diens waarnemer.
9.2.
Voorts hebben toegang tot persoonsgegevens in het betreffende bestand de aangewezen gebruikers van de registratie, die binnen de GGD Drenthe werkzaam zijn, zijn met name genoemd in bijlage D. Deze bijlage vormt één geheel met dit reglement en is in het bezit van de verantwoordelijke. Bij de in deze bijlage genoemde personen of functionarissen wordt aangegeven tot welke persoonsgegevens zij toegang hebben.
9.3.
De verantwoordelijke heeft als zodanig geen toegang tot de persoonsgegevens van de betrokkene.
10.
Rechten van de betrokkene
10.1. De betrokkene heeft het recht op inzage in, kopie van en/of correctie, aanvulling of verwijdering van op hem betrekking hebbende verwerkte persoonsgegevens. 10.2. De betrokkene heeft het recht op afscherming van gegevens. 10.3. De betrokkene heeft recht op verzet tegen het verwerken van gegevens.
-9-
10.4. Verzoeken ter uitoefening van de rechten worden binnen vier weken na ontvangst van het verzoek in behandeling genomen. 10.5. Alleen als belangen van derden (waaronder de verantwoordelijke) ernstig geschonden zouden worden kan inzage worden geweigerd. 10.6. Het recht op verzet tegen het verwerken van gegevens zal worden gehonoreerd indien de belangen van verantwoordelijke daardoor niet worden geschaad. 10.7. Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht van; per pagina maximaal € 0,23 en een maximum van € 5,00 per verzoek. 10.8. Indien het verzoek niet wordt gehonoreerd kan niet alleen de betrokkene, maar iedere belanghebbende bezwaar en beroep aantekenen ingevolge de Algemene wet bestuursrecht.
11.
Bewaartermijnen
11.1. Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke vast hoe lang de in de registratie(s) opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel 15 jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. De bewaartermijn wordt vermeld in bijlage E, welke één geheel vormt met dit reglement. 11.2. Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de desbetreffende persoonsgegevens binnen één jaar verwijderd en vernietigd. Vernietiging blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de betrokkene en de beroepsbeoefenaar overeenstemming bestaat. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
12.
Klachten
12.1. Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke. 12.2. Indien dit voor de betrokkene niet leidt tot een acceptabel resultaat, heeft de betrokkene de mogelijkheid om gebruik te maken van de klachtenprocedure van de GGD Drenthe. De betrokkene kan zich ook wenden tot het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met de verantwoordelijke. Dit dient te geschieden binnen een termijn van zes weken na ontvangst van het antwoord van de verantwoordelijke. N.B. De termijn van zes weken is aangehouden, zijnde de termijn van bezwaar en beroep zoals voorgeschreven in de Algemene wet bestuursrecht. Indien het niet acceptabele resultaat het gevolg is van een besluit, dan is genoemde termijn de wettelijke termijn waarbinnen bezwaar en/of beroep aanhangig gemaakt dient te zijn.
- 10 -
OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN 13.
Looptijd van de registratie Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de hele looptijd van de verwerking van de persoonsgegevens.
14.
Wijziging van het reglement Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden.
15. Praktijkregels JGZ Het regelement betreffende privacy bij de JGZ maakt integraal onderdeel uit van dit reglement.
16. Handreiking Privacybescherming GGD Epidemiologie De implicaties van de wet- en regelgeving bij epidemiologisch onderzoek met privacy gevoelige gegevens door de GGD.
17.
Inwerkingtreding Dit reglement en de bijlagen zijn per 1 oktober 2012 in werking getreden en bij de verantwoordelijke in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs een afschrift van dit reglement worden verkregen.
- 11 -
Bijlage A
BIJLAGE A bij artikel 3.1. van het Reglement bescherming persoonsgegevens van cliënten van de GGD Drenthe
Doel van de verwerking van persoonsgegevens Hoofddoelstellingen: a. Ondersteuning en instandhouding van preventie, zorg en nazorg aan cliënten. b. Het financieel afhandelen van geboden zorg/dienstverlening aan de cliënt met de cliënt dan wel indien van toepassing met de zorgverzekeraar. Nevendoelstellingen: c. Ondersteuning bij intercollegiale toetsing en evaluatie. d. Ondersteuning bij wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. e. Het vastleggen en beschikbaar stellen van informatie, (mede) verkregen op grond van de verwerkte persoonsgegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van van de GGD Drenthe. f. Het adviseren van gemeentebesturen in het kader van het te voeren gezondheidsbeleid.
Per registratie zijn in eigen bewoordingen de doelstellingen als volgt:
Jeugdgezondheidszorg Registratie jeugdgezondheidszorg (3-luik, Integraal dossier JGZ, EKD) inclusief brieven en andere poststukken 1. Cliënt gericht registreren/verzamelen van medische en sociale gegevens van de jeugd (4 tot 19-jarigen) met als doel longitudinale sociaal-medische zorgverlening en begeleiding van deze groep. 2. Inzicht verkrijgen in geanonimiseerde gegevens om op grond daarvan beleidsadvies te kunnen geven (= epidemiologisch doel). 3. Verzamelen van gegevens op geaggregeerd niveau als verantwoording van de activiteiten. Herleidbaarheid tot individuele personen moet daarbij vermeden worden. 4. Bewaren van relevante correspondentie.
Preventieve logopedie Administratieve registratie 1. Verzamelen van gegevens op geaggregeerd niveau als verantwoording van de activiteiten.
- 12 -
Vertrouwenspersoon machtsmisbruik Administratieve registratie 1. Facturering Registratie van meldingen 1. Meldingsgericht registreren en verzamelen van gegevens van de melder of melders, de rapportage wordt gemaakt met als doel opvang en inventarisatie van hetgeen voorgevallen is. 2. Het beschikbaar hebben van de gegevens bij verdere/volgende melding. 3. Het verzamelen van (geanonimiseerde) gegevens als verantwoording van de activiteiten.
Algemene Gezondheidszorg Registratie vervuiling gevallen 1. Verzamelen van gegevens om advies te kunnen geven over de individuele problematiek alsmede de volksgezondheidsaspecten. 2. Het beschikbaar hebben van de gegevens bij verdere/volgende hulpvragen. 3. Verzamelen van gegevens op geaggregeerd niveau als verantwoording van de activiteiten. Herleidbaarheid tot individuele personen moet zoveel als mogelijk vermeden worden. Registratie milieuklachten 1. Verzamelen van gegevens over het gevaar voor de individuele of volksgezondheid door milieuproblematiek om zodoende advies te kunnen geven. 2. Het beschikbaar hebben van de gegevens bij verdere/volgende hulpvragen. 3. Verzamelen van gegevens op geaggregeerd niveau als verantwoording van de activiteiten. Herleidbaarheid tot individuele personen moet zoveel als mogelijk vermeden worden. Soa-Aids registratie 1. Het beschikbaar hebben van de gegevens bij verdere/volgende hulpvragen. 2. De continuering van de preventieve en curatieve zorg waarborgen. 3. Specifiek voor het verstrekken van anonieme gegevens aan de IGZ. 4. Facturering. 5. Surveillance waarbij herleidbaarheid tot individuele personen zoveel als mogelijk vermeden wordt. Registratie reizigersvaccinaties 1. Facturering. 2. Het beschikbaar hebben van de gegevens bij verdere/volgende hulpvragen. 3. Verzamelen van geanonimiseerde gegevens als verantwoording van de activiteiten. Registratie infectieziekten 1. Verstrekken van gegevens aan de inspectie voor de gezondheidszorg (IGZ) op grond van de Infectieziektewet (van toepassing voor groep A of B infectieziekten). 2. Evalueren van het voorkomen van infectieziekten in de regio, zodat ingrijpen mogelijk is en het collectieve en preventieve beleid hierop gemaakt kan worden. 3. Verzamelen van gegevens op geaggregeerd niveau als verantwoording van de activiteiten. Herleidbaarheid tot individuele personen moet zoveel als mogelijk vermeden worden.
- 13 -
Forensische Geneeskunde Vaststellen van lichamelijk letsel bij mishandelingen 1. Maken van een objectief verslag voor de politie over de aard van het letsel. 2. Facturering. Behandeling van arrestanten 1. Het eigen handelen in een logboek vastleggen, verantwoording af kunnen leggen en de wachtdienst over kunnen dragen. 2. De administratie uit kunnen oefenen via een administratief formulier. 3. Het beschikbaar hebben van de gegevens bij verdere/volgende hulpvragen. Lijkschouwing bij het vermoeden van een niet-natuurlijke dood (op verzoek van de behandelend arts of politie) of schouwen indien een behandelend arts ontbreekt 1. Op verzoek van het Openbaar Ministerie (de wet) de doodsoorzaak vaststellen indien er een verklaring van een natuurlijke dood ontbreekt. 2. Het eigen handelen in een logboek vastleggen, verantwoording af kunnen leggen en de wachtdienst over kunnen dragen. 3. De administratie uit kunnen oefenen via een administratief formulier. Bloedproeven nemen bij alcoholgebruik of onderzoek zedendelicten op verzoek van de politie 1. Behulpzaam zijn van de opsporingsambtenaren bij het verkrijgen van medische informatie. 2. Het eigen handelen in een logboek vastleggen, verantwoording af kunnen leggen en de wachtdienst over kunnen dragen. 3. De administratie uit kunnen oefenen via een administratief formulier. Overige forensisch geneeskundige taken 1. Verzorgen van medische opvang in die gevallen waarin geen huisartsenhulp voorzien is. 2. Het eigen handelen in een logboek vastleggen, verantwoording af kunnen leggen en de wachtdienst over kunnen dragen. 3. De administratie uit kunnen oefenen via een administratief formulier. Een algemeen doel is: verzamelen van gegevens op geaggregeerd niveau als verantwoording van de activiteiten. Herleidbaarheid tot individuele personen moet zoveel als mogelijk vermeden worden.
Inspectie Kinderopvang Informatievoorziening nieuwe meldingen 1. Beoordelen of het om een nieuwe melding gaat in de zin van de Wet Kinderopvang Signalen of klachten van bedrijven 1. Informatieverstrekking aan indiener signaal/klacht en indien van toepassing werkwijze. 2. Indien het signaal/klacht aanleiding is voor onderzoek informatie naar de houder. Registratie onderzoek nieuwe melding en/of signaal/klacht 1. Onderzoeksrapporten met de daarbij behorende beoordelingen 2. Openbaar maken van de rapporten conform landelijke richtlijnen en wet – en regelgeving
- 14 -
Bijlage B
BIJLAGE B bij artikel 4.1. van het Reglement bescherming persoonsgegevens van cliënten van de GGD Drenthe
Verwerking van persoonsgegevens Deze bijlage vormt één geheel met het Reglement bescherming persoonsgegevens van cliënten van de GGD Drenthe en heeft betrekking op de in artikel 2.3 genoemde persoonsgegevens.
De verwerking van persoonsgegevens van de GGD Drenthe is als volgt: Organisatie Verantwoordelijke
: :
Bewerker Gebruiker
: :
Werkwijze
:
Gemeentelijk Gezondheidsdienst Drenthe Verantwoordelijke van alle persoonsregistraties is het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Er zijn geen externe bewerkers. Gebruikers zijn die medewerkers in dienst van de GGD Drenthe, die betrokken zijn bij de zorg voor de cliënt, of waarvoor vanuit hun betrokkenheid bij wetenschappelijk onderzoek toegang tot persoons gegevens onontbeerlijk is. Toegang wordt verleend op basis van de toegangsregels, vermeld in bijlage D. De werkwijze voor de afzonderlijke registraties is als volgt:
Jeugdgezondheidszorg: Registratie jeugdgezondheidszorg (3-luik, Integraal Dossier JGZ, EKD) inclusief brieven en andere poststukken Categorie betrokkenen: Alle 4 tot 19 jarigen die in het werkgebied van GGD Drenthe wonen. Artsen, sociaalverpleegkundigen en assistenten houden de groei en de ontwikkeling van 4 tot en met 18 jarigen in de gaten met speciale aandacht voor kinderen in risicogroepen. Dit doen zij o.a. door middel van gezondheidsonderzoeken, screeningen en onderzoeken op indicatie. Bevindingen en personalia worden in een dossier bijgehouden, voor eigen gebruik. Nadat alle gegevens zijn verwerkt wordt per kind bekeken welke actie ondernomen moet worden. In deze dossiers bevinden zich ook de gegevens van de Jeugdgezondheidszorgafdelingen van de Thuiszorg, die aan GGD Drenthe worden overgedragen als de kinderen 4 jaar zijn. Ook bevinden zich in deze dossiers alle verzonden brieven en andere poststukken die op een bepaald kind betrekking hebben. Deze stukken zijn cliëntgericht en hebben een individueel doel. Deze registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd. Preventieve logopedie Categorie betrokkenen: Alle vijfjarigen op scholen waarmee GGD Drenthe een contract heeft voor de uitvoering van preventieve logopedische werkzaamheden. De werkzaamheden bestaan uit; jaarlijks een logopedische screening bij alle 5-jarige leerlingen. Zo nodig wordt een controle afgesproken. De logopediste adviseert ouders en leerkrachten, zo nodig wordt verwezen voor curatieve logopedie. Logopedische screening van andere leerlingen op verzoek c.q. indicatie van ouders en/of leerkracht. Jaarlijks verschijnt een overzicht van de verrichte werkzaamheden en een overzicht van de bevindingen. Deze laatste gegevens zijn van belang voor het formuleren en evalueren van het beleid op dit gebied binnen een gemeente. De gegevens zijn bij
- 15 -
de GGD Drenthe geregistreerd en bewaard voor eigen gebruik en ter verantwoording. Deze registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd. Vertrouwenspersoon machtsmisbruik Categorie betrokkenen: Leerling-leerling en leerling-personeel van scholen waarmee de GGD Drenthe een contract heeft voor de uitvoering van de functie vertrouwenspersoon machtsmisbruik. De functie vertrouwenspersoon is voor de ongewenste seksuele intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en pesten tussen personeel en leerlingen onderling. Na een eerste melding vindt er een 1e gesprek plaats. Hiervan wordt een rapportage gemaakt, met als doel opvang en inventarisatie van hetgeen voorgevallen is. De vertrouwenspersoon is bevoegd informatie in te winnen bij de melder, degene tegen wie de melding gericht is, evenals bij getuigen en anderen, voor zover de uitvoering van haar taken daartoe noodzaakt. De vertrouwenspersoon is bevoegd om op eigen initiatief in- en externe deskundige raadplegen. Van de melding wordt een dossier aangemaakt. De vertrouwenspersoon houdt van de door haar behandelde meldingen, een archief bij, welke door haar persoonlijk wordt beheerd, volgens de WBP. Vijf jaar na afsluiting van een dossier, wordt dit vernietigd. Ook bevinden zich in deze dossiers alle verzonden brieven en andere poststukken die op een bepaalde melding betrekking hebben. Deze stukken zijn cliëntgericht en hebben een individueel doel. Deze registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd.
Algemene Gezondheidszorg: Registratie vervuiling gevallen Categorie betrokkenen: Iedereen (iedere woning/bedrijfspand/tuin) over wie een klacht is ingediend met betrekking tot overlast, of omdat er een gevaar bestaat voor de individuele of volksgezondheid. Een vervuiling geval kan diverse zaken omvatten. Voor zover de telefonisch of schriftelijk ingediende klachten, door iedereen, aan de doelstelling van de dienst beantwoorden, worden ze in behandeling genomen. Na het indienen van een klacht wordt er een formulier ingevuld met diverse gegevens, komt de naam van de beklaagde in het persoonsregister en wordt er bepaald of het probleem binnen de doelstelling van de GGD Drenthe valt/relevant is. De formulieren worden in een verzameling opgenomen. De sociaal verpleegkundige verzamelt dan, door o.a. een huisbezoek, diverse gegevens ter inventarisering van het probleem. Hiertoe is er ook samenwerking met andere instanties, die vanuit hun invalshoek met dezelfde cliënt te maken hebben gehad. Er wordt daarna een advies opgesteld per vervuiling geval. GGD Drenthe coördineert vervolgens de hulpverlening. De gegevens blijven bij GGD Drenthe geregistreerd en bewaard voor eigen gebruik. De registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd.
- 16 -
Registratie milieuklachten Categorie betrokkenen: Alle personen/groepen die een klacht hebben ingediend bij GGD Drenthe over hun woning of over lucht, bodem- of waterverontreiniging, waarbij de gezondheid mogelijk gevaar loopt. Indien er sprake is van een groot, algemeen probleem zonder echte individuele klachten, dan is er geen sprake van een persoonsregistratie in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Als er een klacht, door de "slachtoffers", is ingediend starten de arts en de verpleegkundige een onderzoek om gegevens te verzamelen. Hierna zal er een verslag van het onderzoek en een advies worden uitgebracht. De gegevens die worden vastgelegd in een dossier, op datum opgeborgen, zijn voor eigen gebruik. De registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd.
Registratie verrichtingen forensische geneeskunde Vaststellen van lichamelijk letsel bij mishandelingen Categorie betrokkenen: Alle mishandelden, die aangifte daarvan doen bij de politie, waarna deze dan medische informatie aan de GGD Drenthe vraagt over de mishandelde persoon, met toestemming van hem. Nadat iemand is mishandeld en hij aangifte daarvan doet bij de politie, kan de politie informatie over de aard van het letsel vragen aan de GGD Drenthe. De mishandelde persoon komt naar het spreekuur en wordt door de arts onderzocht. De arts verzamelt ook nog gegevens van derden, indien nodig. Het objectieve verslag dat hieruit voorkomt, stuurt men naar de politie, tezamen met de opgemaakte rekening. Er blijven echter ook gegevens bij GGD Drenthe achter voor eigen gebruik. Deze registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd. Behandeling van arrestanten Categorie betrokkenen: Alle arrestanten die volgens de politie of naar eigen mening medische hulp nodig hebben. Nadat er iemand gearresteerd is en hulp van GGD Drenthe nodig blijkt, gaat de dienstdoende arts van de GGD Drenthe er naartoe en verleent hulp of verwijst de arrestant door naar een andere hulpverlener. Bij de GGD Drenthe worden van deze behandelingen diverse gegevens in een logboek opgenomen voor eigen gebruik en op een administratief formulier, zodat er later een rekening verstuurd kan worden. De registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd. Lijkschouwing bij het vermoeden van een niet-natuurlijke door of schouwen indien een behandelend arts ontbreekt Categorie betrokkenen: Iedereen bij wie een lijkschouwing moet worden verricht ingevolge de Wet op de lijkbezorging. Nadat er een verzoek is binnengekomen om een lijkschouwing te verrichten, dan zal deze schouwing door een arts van de GGD Drenthe verricht worden en verkrijgt men aldus administratieve en medische informatie. De wettelijke formulieren worden ingevuld en verstuurd. Een kopie van het verslag van de schouwing zal in het dynamisch archief bewaard worden, het origineel wordt aan de Officier van Justitie gestuurd. Uiteraard wordt er ook in het logboek en op het administratief formulier vermeld, zodat de rekening opgemaakt kan worden. Deze registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd.
- 17 -
Diversen Categorie betrokkenen Iedereen bij wie een dienstdoende arts hulp en medische opvang verleent. De in bijlage A genoemde overige wachtdiensttaken, namelijk hulpverlenen of hulpverleners inschakelen, worden verricht op verzoek van gemeentelijke instellingen. De verrichtingen (hulp verlenen of doorverwijzen) worden schriftelijk vastgelegd in het logboek en op het administratief formulier, zodat de rekening opgemaakt kan worden. Deze registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd.
Registratie infectieziekten Categorie betrokkenen: Personen bij wie de diagnose van een groep A of B infectieziekte is gesteld, na onderzoek door een arts. Een groep A infectieziekte moet gemeld worden bij een vermoeden en/of een vaststelling, in beide gevallen binnen 24 uur. Een groep B infectieziekte binnen 24 uur na vaststelling. Indien deze ziekten dus zijn gediagnosticeerd, heeft de arts een aangifteplicht ten opzichte van de Inspectie gezondheidszorg (IGZ) hetgeen geschiedt via de GGD Drenthe d.m.v. aangiftekaarten. Wanneer de aangiftekaarten bij de GGD Drenthe zijn binnengekomen wordt er gecontroleerd of alles is ingevuld. Er worden dan zonodig maatregelen genomen ter bescherming van de bevolking. Soms volgt er een huisbezoek om informatie te verstrekken. De niet-voor de kaart relevante zaken komen in een eigen registratie, op datum geordend, te staan. Deze registratie bevat dan de rapportage van het bezoek. De aangiftekaart wordt verstuurd naar de IGZ. Een kopie ervan blijft bij de GGD Drenthe, die de gegevens registreert. Aan de hand hiervan worden er zoveel als mogelijk niet tot personen herleidbare gegevens opgenomen op turfkaarten of in elektronische databestanden.. Indien een arts een infectieziekte aangeeft die niet aangifteplichtig is, worden de gegevens op de eigen kaarten of elektronisch vermeld. De gegevens die bij de GGD Drenthe worden vastgelegd en bewaard, zijn voor lokaal gebruik van de GGD Drenthe en dus niet voor de IGZ. De registratie wordt ingesteld voor onbepaalde tijd. SOA-AIDS registratie Administratieve registratie Categorie betrokkenen: Mensen bij wie de diagnose van een SOA is gesteld, mensen die contact met een SOA-patiënt hebben gehad en risicogroepen. Op eigen initiatief komen mensen op het SOA spreekuur van de GGD Drenthe. Tijdens het spreekuur worden de volgende gegevens geregistreerd: geboortedatum, initialen, postcode en enkele landelijke gegevens die betrekking hebben op het gedrag van de betrokkene. Vervolgens wordt betrokkene doorverwezen naar de dermatoloog voor een SOA onderzoek of wordt er een HIV test afgenomen. Mensen bij wie een geslachtsziekte is vastgesteld worden door de specialist/behandelend arts gewezen op de mogelijkheid van bron- en contactonderzoek door de GGD Drenthe. Voor het uitvoeren van een bron- en contactonderzoek door de GGD Drenthe dient betrokkene schriftelijk toestemming te geven. Indien betrokkene toestemming geeft voor bron- en contactonderzoek worden de gegevens van betrokkene aan de GGD Drenthe verstrekt (is niet meer anoniem). Vervolgens stelt de verpleegkundige van de GGD Drenthe een onderzoek in. De GGD Drenthe ontvangt van het Laboratorium voor de Volksgezondheid in Groningen alle laboratoriumuitslagen betreffende geslachtsziekten in anonieme vorm. De volgende gegevens worden verstrekt: geboortedatum patiënt, initialen en geslacht, woonplaats en aanvrager/ behandelend arts. Deze gegevens worden voor statistische doeleinden gebruikt en bewaard. Op basis van deze gegevens worden eventueel collectieve preventieactiviteiten georganiseerd. Deze registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd.
- 18 -
Registratie vaccinaties Categorie betrokkenen: Personen die vanwege een reis naar het buitenland in aanmerking komen voor één of meerdere vaccinaties en/of malaria profylaxe. Indien mensen vaccinaties nodig hebben, vanwege hun reis naar het buitenland, komen ze op het vaccinatiespreekuur. Er worden dan gegevens vastgelegd voor eigen gebruik door de verpleegkundige met behulp van formulieren. Hierop bevindt zich onder andere de gezondheidsverklaring die door de cliënt zelf wordt ingevuld. Er wordt vastgesteld wat nodig is, de vaccinaties worden toegediend en wordt bij de receptie afgerekend. Als mensen malaria profylaxe nodig hebben, wordt een recept uitgeschreven. Deze registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd. Registratie Inspectie Kinderopvang Categorie betrokkenen: Alle personen/organisaties die een nieuwe melding / klacht hebben ingediend bij GGD Drenthe over een kindercentrum of gastouderbureau. Indien er sprake is van een klacht, dan is er geen sprake van een persoonsregistratie in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Als er een klacht, door de "slachtoffers", is ingediend starten de inspecteur in overleg met de gemeente een onderzoek om gegevens te verzamelen. Hierna zal er een verslag van het onderzoek en een advies worden uitgebracht. De gegevens worden vastgelegd in een Inspectierapport, op datum geregistreerd en worden naar de betreffende gemeente en houder gestuurd.
- 19 -
Bijlage C
BIJLAGE C bij artikel 5. van het Reglement bescherming persoonsgegevens van cliënten van de GGD Drenthe
Persoonsgegevens Deze bijlage vormt één geheel met het Reglement bescherming persoonsgegevens van cliënten van de GGD Drenthe en heeft betrekking op de in artikel 2.2. genoemde persoonsgegevens. De formulieren voor de hierna genoemde gegevens zijn opgenomen in een appendix achter in dit reglement, voor zover aanwezig. De in de persoonsregistraties opgenomen gegevens zijn de volgende: Jeugdgezondheidszorg Registratie jeugdgezondheidszorg inclusief brieven en andere poststukken personalia en identificatiegegevens - naam, voornaam, geboortedatum en geslacht. - adres en woonplaats. financiële en administratieve gegevens - naam en plaats van school - informatie over het gezin - woonsituatie - huisarts - datum onderzoek - behandelend arts of sociaalverpleegkundige medische gegevens - informatie over zuigelingen- en kleuterperiode - informatie over ziektes, operaties en ongevallen - informatie verkregen bij de gezondheidsonderzoeken/screeningen In de medische dossiers worden tevens bewaard: - gegevens verkregen van andere (niet) medische personen en instanties - schriftelijk gerichte toestemming van ouders/verzorgers tot het opvragen van medische gegevens of tot het verzenden van het dossier naar een andere GGD indien er van school veranderd wordt of tot overdracht van consultatiebureaudossier naar GGD Drenthe - gezondheidsvragenformulieren De inhoud van het medisch dossier is afhankelijk van de bemoeienissen die door of met medeweten van CB-arts/verpleegkundige of JGZ-medewerker (arts, sociaalverpleegkundige of assistente) hebben plaatsgevonden, diens activiteit om die gegevens/verslagen te verzamelen, de toestemming van de ouders of verzorgers voor het opvragen van gegevens, verslagen en de bereidheid van andere hulpverleners om deze te verstrekken. Men verkrijgt de bovengenoemde gegevens van: leerkrachten, de school, de gemeente, de kinderen, de ouders, het CB en de eigen bevindingen.
- 20 -
Preventieve logopedie Het jaaroverzicht bevat: personalia en identificatiegegevens - naam kind, geboortedatum en geslacht financiële en administratieve gegevens - verzekering - naam school en logopedist - jaar medische gegevens - diverse codes: geen bijzonderheden/controlelijst/verwijzing. De gegevens worden verkregen van: ouders, kinderen, leerkrachten en eigen bevindingen. Het dossier bevat de volgende gegevens: personalia en identificatiegegevens - naam, adres en woonplaats - telefoonnummer - geboortedatum - administratieve gegevens - school en groep/klas - screeningsdatum medische gegevens - spraakontwikkeling, begin spraakgebrek en mogelijke oorzaak en diagnose - aanvullende gegevens - doorverwijzing naar huisarts/logopedist Men krijgt de bovengenoemde gegevens van: ouders, kinderen, leerkrachten en eigen bevindingen.
Vertrouwenspersoon machtsmisbruik Het dossier bevat de volgende gegevens: personalia en identificatiegegevens - naam, adres en woonplaats gegevens van melder - naam van diegene tegen wie de melding gericht is - naam en functie aangemelde - telefoonnummer van melder - geboortedatum van melder administratieve gegevens - school - relatie met aangemelde - tegen wie de klacht gericht is - omschrijving ongewenst gedrag - plaats ongewenst gedrag - behandeling
- 21 -
De rapportage aan contractpartners bevat de volgende gegevens:
Algemene Gezondheidszorg Registratie vervuilinggevallen Het persoonsregister bevat: personalia en identificatiegegevens - naam en geslacht - adres en woonplaats financiële en administratieve gegevens - jaar van het begin van het "probleem"/de klacht medische gegevens - trefwoord van het "probleem"/de klacht Het persoonsdossier (met daarin een formulier) bevat: personalia en identificatiegegevens - naam - geslacht - adres en woonplaats - telefoonnummer van de cliënt financiële en administratieve gegevens - jaar van het begin van het "probleem"/de klacht - huisarts en telefoonnummer van de cliënt - namen van eventuele andere hulpverleners - naam, telefoonnummer en adres van de aanmelder medische gegevens - gegevens uit eigen onderzoek en/of van derden - rapportage Men verkrijgt de bovengenoemde gegevens van: eigen bevindingen, cliënt, de klager/aanmelder/bevolking/omwonenden en diverse instanties.
- 22 -
Registratie milieuklachten personalia en identificatiegegevens - naam, adres en woonplaats financiële en administratieve gegevens - waar treft men de oorzaak van de klacht aan medische gegevens - bevindingen (gegevens over mensen/milieu) uit eigen onderzoek en/of van derden - rapportage en advies Men verkrijgt de genoemde gegevens van: de cliënten, de huisarts, de specialist, de milieudienst, Gemeentelijk Woningtoezicht en ingenieursbureaus.
Registratie verrichtingen forensische geneeskunde Vaststellen van lichamelijk letsel bij mishandelingen Het verslag bevat: personalia en identificatiegegevens - naam, adres en woonplaats medische gegevens - medische gegevens uit het eigen onderzoek en/of van derden De rekening bevat: personalia en identificatiegegevens - naam en geboortedatum van de cliënt financiële en administratieve gegevens - naam van de aanvragende instantie - bedrag medische gegevens - geneeskundig onderzoek De gegevens worden verkregen van: de politie, de mishandelde, de huisarts of specialist en de eigen bevindingen.
Behandeling van arrestanten Het logboek bevat: personalia en identificatiegegevens - naam, geboortedatum en woonplaats financiële en administratieve gegevens - datum en tijdstip van handelen - naam van de dienstdoende arts - beschikbaarheidcode - de opdrachtgever - verrichtingen medische gegevens - medische gegevens uit eigen onderzoek en/of van derden\ - behandeling Het formulier bevat: personalia en identificatiegegevens - naam, geboortedatum en woonplaats - 23 -
financiële en administratieve gegevens - datum en tijdstip van handelen - naam van de dienstdoende arts - beschikbaarheidcode - de opdrachtgever - verrichtingen Men verkrijgt de bovengenoemde gegevens van: de politie, de arts, de arrestant zelf, het consultatiebureau voor alcohol en drugs en de eigen bevindingen.
Lijkschouwing bij het vermoeden van een niet-natuurlijke dood of schouwen indien een behandelend arts ontbreekt. Het logboek bevat: personalia en identificatiegegevens - naam, geboortedatum en woonplaats financiële en administratieve gegevens - datum en tijdstip van handelen - naam van de dienstdoende arts - beschikbaarheidcode - de opdrachtgever medische gegevens - medische gegevens uit eigen onderzoek en/of van derden Het formulier bevat: personalia en identificatiegegevens - naam, geboortedatum en woonplaats financiële en administratieve gegevens - datum en tijdstip van handelen - naam van de dienstdoende arts - beschikbaarheidcode - de opdrachtgever - verrichtingen. Men verkrijgt de bovengenoemde gegevens van: de politie, de huisarts, de specialist, de ambulancedienst en de eigen bevindingen.
Diversen (bloedproeven bij alcoholgebruik of onderzoek zedendelicten) Het logboek bevat: personalia en identificatiegegevens - naam, geboortedatum en woonplaats financiële en administratieve gegevens - datum en tijdstip van handelen - naam van de dienstdoende arts - beschikbaarheidcode - de opdrachtgever - verrichtingen medische gegevens - soort onderzoek (bloedproef/onderzoek zedendelicten). Het formulier bevat: personalia en identificatiegegevens - naam, geboortedatum en woonplaats - 24 -
financiële en administratieve gegevens - datum en tijdstip van handelen - naam van de dienstdoende arts - beschikbaarheidcode - de opdrachtgever - verrichtingen. Men verkrijgt de bovengenoemde gegevens van: de politie, cliënten en de eigen bevindingen. Diversen (overige forensisch geneeskundige taken) Het logboek bevat: personalia en identificatiegegevens - naam, geboortedatum en woonplaats financiële en administratieve gegevens - datum en tijdstip van handelen - naam van de dienstdoende arts - beschikbaarheidcode - de opdrachtgever - verrichtingen medische gegevens - medische gegevens uit eigen onderzoek en/of van derden - behandeling. Het formulier bevat: personalia en identificatiegegevens - naam, geboortedatum en woonplaats financiële en administratieve gegevens - datum en tijdstip van handelen - naam van de dienstdoende arts - beschikbaarheidcode - de opdrachtgevers - verrichtingen. Men verkrijgt de bovengenoemde gegevens van: de politie, cliënten en de eigen bevindingen. Registratie groep A en B infectieziekten De kopie van de aangifteplichtige registratiekaart bevat de volgende gegevens: personalia en identificatiegegevens - naam, voornamen, adres en woonplaats - beroep, geslacht, geboortedatum en leeftijd - nationaliteit financiële en administratieve gegevens - datum van de vaststelling/vermoeden - de eerste ziektedag - de handtekening en stempel van arts - (datum)stempel van de GGD Drenthe medische gegevens - een A of B ziekte en welke precies - de ziekte is vastgesteld of vermoed - de ziekte is vastgesteld door kweekbloedproef/klinisch - de naam van het ziekenhuis waarin de patiënt eventueel is opgenomen - 25 -
-
de patiënt of zijn gezinsleden hebben misschien te maken met het bereiden van voedsel of met de verzorging of behandeling van andere personen de vaccinatietoestand opmerkingen de ziekte is misschien in het buitenland opgelopen; zo ja: waar en in welke periode bevond de patiënt zich daar
Men verkrijgt de bovengenoemde gegevens van: de huisarts (en soms indien er op huisbezoek is gegaan ook van de mensen zelf en de eigen bevindingen). Registratie vaccinaties Het formulier bevat: personalia en identificatiegegevens - naam, voorletters en geboortedatum - adres, woonplaats en postcode - telefoonnummer financiële en administratieve gegevens - welk land er bezocht wordt - de verblijfsduur - de vertrekdatum medische gegevens - men lijdt aan bepaalde ziektes / aandoeningen - men heeft geelzucht gehad, is bestraald geweest - de milt is weggehaald - er wordt antibiotica/antistolling gebruikt - men is ergens overgevoelig voor - men is in militaire dienst geweest - men is in verwachting - de verklaring dat de gegevens naar waarheid op een bepaalde datum zijn ingevuld. - de gegeven vaccinaties of malaria profylaxe De nota bevat de volgende gegevens: personalia en identificatiegegevens - naam, adres, postcode en woonplaats financiële en administratieve gegevens - bestemming, reisduur en vertrekdatum - datum inenting - bedrag - datum van opmaking van de rekening - naam van de verpleegkundige en administratief medewerkster - de verklaring voor ontvangst medische gegevens - de gegeven inentingen De gegevens worden verkregen van: de cliënten. Eventueel worden er bij de arts nog gegevens gecheckt.
- 26 -
Bijlage D
BIJLAGE D bij artikel 9.2. van het Reglement bescherming persoonsgegevens van cliënten van de GGD Drenthe Toegang tot de persoonsgegevens Deze bijlage vormt één geheel met het Reglement bescherming persoonsgegevens van cliënten van de GGD Drenthe en heeft betrekking op de in artikel 2.2. genoemde persoonsregistraties. De algemene toegangsregeling tot de opgenomen gegevens is de volgende: De letters R, M of V duiden aan welke bevoegdheid zij hebben. R = raadplegen M = raadplegen en invoeren/muteren V = raadplegen en invoeren/muteren en verwijderen. Indien men niet tot alle gegevens toegang heeft, wordt dat apart vermeld. Jeugdgezondheidszorg: Sectorhoofd en regiomanager Jeugdgezondheidszorg arts verpleegkundige assistente secretariaat (alleen administratieve gegevens) epidemioloog (anonieme gegevens)
R V V M V R
Preventieve logopedie administratieve registratie sectorhoofd en regiomanager JGZ logopedist secretaresse: alle gegevens epidemioloog (anonieme gegevens)
R V V R
Vertrouwenspersoon machtsmisbruik Dossier melding vertrouwenspersoon machtsmisbruik
V
rapportage aan contractpartners vertrouwenspersoon machtsmisbruik
V
Algemene Gezondheidszorg: registratie vervuilinggevallen sectorhoofd Algemene Gezondheidszorg arts verpleegkundige epidemioloog (anonieme gegevens)
R R V R
registratie milieuklachten sectorhoofd Algemene Gezondheidszorg arts verpleegkundige assistente epidemioloog
R M M M R
- 27 -
Registratie verrichtingen forensische geneeskunde vaststellen van lichamelijk letsel bij mishandelingen coördinator forensische geneeskunde arts assistente
M V R
behandeling van arrestanten coördinator forensische geneeskunde dienstdoende arts (alle gegevens) assistente (niet het logboek)
M V R
lijkschouwing coördinator forensische geneeskunde dienstdoende arts (alle gegevens) assistente (niet het logboek)
M V R
diversen coördinator forensische geneeskunde dienstdoende arts (alle gegevens) assistente (niet het logboek)
M V R
Registratie groep A en B infectieziekten Sectorhoofd Algemene Gezondheidszorg arts (indien zijn hulp noodzakelijk is) verpleegkundige epidemioloog (anonieme gegevens)
R R M R
Registratie vaccinaties buitenland Sectorhoofd Algemene Gezondheidszorg arts verpleegkundige assistente
R R V M
- 28 -
Bijlage E BIJLAGE E bij artikel 11.1. van het Reglement bescherming persoonsgegevens van cliënten van de GGD Drenthe Bewaartermijnen van de persoonsregistratie Deze bijlage vormt één geheel met het Reglement bescherming persoonsgegevens van cliënten van de GGD Drenthe en heeft betrekking op de in artikel 2.3 genoemde persoonsregistraties. De bewaartermijnen van de persoonsregistraties zijn als volgt: Registratie
Bewaartermijn in jaren
Jeugdgezondheidszorg - registratie 3-luik, Integraal Dossier JGZ, EKD inclusief brieven 15 jaar na het 19 e en andere poststukken levensjaar - dossier melding vertrouwenspersonen machtsmisbruik 5 (na sluiten dossier) Algemene gezondheidszorg REGISTRATIE VERVUILINGSGEVALLEN - persoonsregister en dossier 5 REGISTRATIE MILIEUKLACHTEN - dossier 5 FORENSISCHE GENEESKUNDE mishandeling - verslag 5 - rekening 10 arrestanten - logboek en formulier 5 lijkschouwing - logboek en formulier 5 diversen - logboek en formulier 5 REGISTRATIE INFECTIEZIEKTEN - aangiftekaart en eigen kaart 5 REGISTRATIE VACCINATIES - formulier 1 - nota 10 Preventieve logopedie - administratie/registratie - aanmeldings-, machtigingen- en jaaroverzicht behandeling/controle - formulier en dossier
Bewaartermijn anders
Tot 5 jaar na einde behandeling Tot het jaar waarin de geregistreerde de leeftijd van 12 jaar bereikt of 5 jaar na einde behandeling.
- 29 -
