REGLEMENT BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS (PRIVACYREGLEMENT) d.d.
STICHTING VOORTGEZET ONDERWIJS KENNEMERLAND
29 januari 2003 nr.03/4021 bijgesteld d.d. 11 januari 2005
Artikel 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
1.6
1.7 1.8
1.9 1.10 1.11
1.12 1.13
1.14 1.15 1.16
Begripsbepaling de wet: Wet Bescherming Persoonsgegevens van 6 juli 2000 het vrijstellingsbesluit van 7 mei 2001 het reglement: dit reglement, inclusief bijlagen persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen stichting: de Stichting voor Voortgezet Onderwijs Kennemerland verantwoordelijke: het bevoegd gezag van de stichting dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt school of scholen: een van de scholen of alle scholen die ressorteren onder het bevoegd gezag van de stichting schoolleiding: de rector tezamen met diens conrectoren, adjunctof locatiedirecteuren het pedagogisch kader: de op een leerling betrokken decaan, mentor, leerlingbegeleider (counselor of studiebegeleider) en afdelingscoördinator leerling: een aan een van de scholen van de stichting ingeschreven of uitgeschreven leerling bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen personeel: personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van de stichting betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de stichting of de schoolleiding is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens, voor de juistheid van de
2
1.17
1.18 1.19 1.20 1.21 1.22 1.23 1.24 Artikel 2 2.1
2.2
Artikel 3 3.1 3.2 3.3
Artikel 4 4.1
4.2
Artikel 5
ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens gebruiker: degene die onder verantwoordelijkheid van de beheerder bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen technische werkzaamheden: werkzaamheden die verband houden met onderhoud en reparatie van apparatuur en programmatuur verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens als bedoeld in artikel 16 van de wet. leerlinggegevens: persoonsgegevens betreffende een leerling gegevens betreffende de gezinssituatie: persoonsgegevens betreffende de ouder(s) en/of verzorger(s) van een leerling. privacyfunctionaris: een door het bestuur van de stichting aangewezen functionaris als bedoeld in artikel van dit reglement. Schooldag: werkdag niet vallend in een leerlingenvakantie. Reikwijdte Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van de stichting Voortgezet Onderwijs Kennemerland, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in een bestand zijn opgenomen. Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Het voorgaande lid is ook van toepassing op persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders/verzorgers. Het reglement houdt daarbij rekening met de eisen die gesteld moeten worden aan de gegevenverwerking voor leerlingen en hun ouders/verzorgers op grond van het vrijstellingsbesluit artikel 19. Doelstellingen Een bestand wordt slechts aangelegd voor een bepaald doel waartoe het belang van de stichting redelijkerwijs aanleiding geeft. Het doel van een bestand is niet in strijd met de wet, de openbare orde of de goede zeden. De stichting omschrijft de doelstelling(en) van elk aan te leggen bestand in een bijlage bij dit reglement. Beheer van persoonsgegevens Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is in de bijlagen aangegeven wie de verantwoordelijke is, wie de beheerder, wie inzagerecht heeft en wie de bewerker. Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is in de bijlagen tevens aangegeven voor welke categorieën personeel of leerlingen persoonsgegevens in verwerkingen worden opgenomen. Soorten van opgenomen persoonsgegevens en verkrijging
3 5.1
5.2 5.3 5.4
5.5
5.6
Artikel 6 6.1 6.2
6.3
6.4
6.5
Artikel 7 7.1
7.2
7.3
7.4
Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is in de bijlagen aangegeven welke soorten van persoonsgegevens ten hoogste worden verwerkt en op welke wijze deze gegevens worden verkregen. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. Persoonsgegevens worden niet verzameld bij derden zonder toestemming van de betrokkene. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet of het besluit van 7 mei 2001 op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. De wijze waarop bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt is neergelegd in bijlage 1 van dit reglement, gelet op het bepaalde in de artikelen 16 tot en met 23 van de wet. De beheerder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de persoonsgegevens. Verwijdering van opgenomen persoonsgegevens Persoonsgegevens die niet langer voor het doel noodzakelijk zijn worden verwijderd Na beëindiging van het dienstverband of het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de stichting worden de gegevens nog maximaal twee jaar bewaard, tenzij deze gegevens in verband met wettelijke verplichtingen langer bewaard moeten blijven. Persoonsgegevens van leerlingen, ouders/verzorgers en hun gezinssituatie worden in principe zes maanden nadat de leerling is uitgeschreven bewaard: de uiterlijke termijn waarbinnen de gegevens worden vernietigd is twee jaar. Uitsluitend ten behoeve van uitnodigingen voor bijeenkomsten als een reünie, kunnen de naam, adres en woonplaatsgegevens van leerlingen en werknemers permanent worden bewaard en bijgehouden. Verwijdering impliceert vernietiging of een zodanige bewerking dat het niet meer mogelijk is de persoon te identificeren. Rechtstreekse toegang tot persoonsgegevens Uitsluitend de beheerder en de door de schoolleiding aangewezen gebruikers hebben, met het oog op de dagelijkse zorg voor het goed functioneren van de verwerking, rechtstreekse toegang tot persoonsgegevens. De personen, bedoeld in het eerste lid, voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens, waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Binnen de scholen van de stichting worden persoonsgegevens uit bestanden slechts verstrekt aan personen die ingevolge hun taak die persoonsgegevens mogen ontvangen. De verstrekking van persoonsgegevens binnen de scholen wordt door het bestuur per bestand omschreven in een bijlage bij dit
4 reglement. Hierbij wordt aangegeven wie als gebruikers optreden en aan wie persoonsgegevens kunnen worden verstrekt. Artikel 8 8.1
Technische werkzaamheden Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben genomen.
Artikel 9 9.1
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden Uit een bestand worden slechts persoonsgegevens aan derden verstrekt voor zover zulks voortvloeit uit het doel van het bestand, wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met de gerichte schriftelijke toestemming van betrokkene. De toestemming als bedoeld in het vorige lid kan betrekking hebben op een eenmalige verstrekking of op een nader omschreven beperkt aantal verstrekkingen. De in het eerste lid bedoelde toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. Koppelingen tussen een bestand van de stichting of de scholen en één of meer bestanden gehouden buiten de stichting of de scholen vinden slechts plaats met instemming van de commissie van toezicht.
9.2
9.3 9.4
Artikel 10 10.1
10.2
10.3
Artikel 11 11.1 11.2 11.3
Beveiliging De stichting stelt in een beveiligingsplan richtlijnen op voor de technische en organisatorische beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens en legt dit plan ter instemming voor aan de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad dan wel de medezeggenschapsraad voor zover het schoolspecifieke persoonsgegevens betreft. De stichting doet het vastgestelde beveiligingsplan toekomen aan de beheerder. De beheerder verwerkt overeenkomstig de richtlijnen van dit plan. Indien gebruik wordt gemaakt van de diensten van een bewerker, legt de stichting de wederzijdse verplichtingen met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens schriftelijk in een overeenkomst met die bewerker vast. De bewerker verwerkt overeenkomstig diens overeengekomen verplichtingen. Inzagerecht Een betrokkene heeft het recht de over hem of haar in een bestand opgenomen persoonsgegevens in te zien. Desgewenst geeft de beheerder of een gebruiker tekst en uitleg bij de inzage. Verzoeken om inzage worden binnen de termijn van 15 schooldagen ingewilligd.
Artikel 12 12.1
Kopierecht Een betrokkene heeft op diens verzoek het recht om binnen 15 schooldagen een afschrift te ontvangen van de ter inzage gegeven persoonsgegevens.
Artikel 13
Correctierecht
5 13.1
13.2
13.3
13.4
Artikel 14 14.1
14.2 14.3
Artikel 15 15.1
15.2
Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de beheerder over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de met betrekking tot de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend of bovenmatig zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek behelst de aan te brengen wijzigingen. De beheerder of de schoolleiding deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 15 schooldagen na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, omkleedt hij dat met redenen. De beheerder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd De beheerder of de schoolleiding informeert in geval van verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming derden daarover en verzekert zich ervan dat die derden hun bestanden dienovereenkomstig aanpassen. De beheerder of de schoolleiding deelt de verzoeker mee aan welke derden hij die informatie heeft verstrekt. Recht van verzet Indien de rechtmatige grondslag voor een bepaalde verwerking is gelegen in het gerechtvaardigde belang van de stichting, kan de betrokkene bij de stichting of de schoolleiding te allen tijde bezwaar aantekenen tegen die verwerking in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. Binnen 4 weken na ontvangst van het bezwaar beoordeelt de stichting of de schoolleiding of dit verzet gerechtvaardigd is. De beheerder beëindigt de verwerking terstond, indien de stichting of de schoolleiding het verzet gerechtvaardigd acht. Verzet tegen de verwerking voor commerciële of charitatieve doelen is altijd gerechtvaardigd. Klachtenprocedure De regeling voor bezwaar en beroep, alsmede de klachtenprocedure, zoals die geldt voor de stichting, is op dit reglement van toepassing met inachtneming van lid 2 van dit artikel. Betrokkene kan, onverminderd de interne procedures binnen de stichting, een klacht indienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens (www.cbpweb.nl).
6
Artikel 16 16.1 16.2
16.3 16.4
Artikel 17 17.1
17.2 17.3
17.4 17.5 17.6
Commissie van toezicht Het bestuur van de stichting stelt een commissie van toezicht in ten behoeve van de bestanden van de stichting en de scholen. De commissie bestaat uit drie leden: één lid op voordracht van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, één lid op voordracht van het college van rectoren en één lid, tevens de voorzitter van de commissie, door het bestuur van de stichting. De leden van de commissie worden benoemd door het bestuur van de stichting. De voorzitter van de commissie vervult de functie van privacyfunctionaris als bedoeld in artikel 17.
Privacyfunctionaris De voorzitter van de commissie van toezicht is tevens privacyfunctionaris ten behoeve van de gegevensbescherming van de bestanden binnen de stichting en de scholen als bedoeld in artikel 62 van de wet. De privacyfunctionaris dient te beschikken over toereikende kennis en moet voldoende betrouwbaar worden geacht. Het bestuur van de stichting noch de schoolleiding kan de privacyfunctionaris aanwijzingen geven voor wat betreft de uitoefening van zijn functie als privacyfunctionaris. Het bestuur meldt de privacyfunctionaris aan bij het College bescherming persoonsgegevens. De privacyfunctionaris stelt jaarlijks een verslag op van zijn werkzaamheden en bevindingen. De privacyfunctionaris ziet toe op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig het bij en krachtens de wet bepaalde.
Artikel 18
Slotbepalingen
18.1
In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist het bestuur van de stichting, zo mogelijk na instemming van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. In spoedeisende gevallen informeert het bestuur van de stichting de raad achteraf. Dit reglement wordt voor alle betrokkenen ter inzage gelegd. Desgewenst ontvangt men kosteloos een exemplaar. Dit reglement dient te worden aangepast indien zich wijzigingen voordoen in het reglement of de bijlagen of indien een wettelijk voorschrift daartoe opdraagt. Wijzigingen of aanvulling van dit reglement alsmede van de bijlagen behoeven de instemming van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad.
18.2 18.3
18.4
7 18.5 18.6
De bijlagen maken een onlosmakelijk onderdeel uit van dit reglement. Dit reglement treedt in werking op 1 februari 2003.
Bijlage 1
BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS
1.1 1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5 1.1.6
1.2 1.2.1
1.2.2
1.2.3 1.2.4 1.2.5
1.3 1.3.1
Godsdienst of levensovertuiging of politieke gezindheid Er is geen gegevensbestand waarin de godsdienst, levensovertuiging of politieke gezindheid van bestuursleden, werknemers, leerlingen of vrijwilligers van de stichting of de scholen is vastgelegd behalve voor zover het volgende lid van toepassing is. Uitsluitend bij aanmelding van een leerling kan opgave gevraagd worden van de godsdienst van de leerling. Het wordt uitsluitend gekoppeld aan de leerling vermeld op het aanmeldings- of inschrijfformulier en wordt vanuit dat formulier in de geautomatiseerde leerlingenadministratie opgenomen. Het doel van de verzameling van dit gegeven wordt enerzijds ontleend aan de pedagogische context en anderzijds wordt het geanonimiseerd gebruikt voor statistische doeleinden. De pedagogische context behelst de mogelijkheid om rekening te kunnen houden met cultureel-maatschappelijke omstandigheden van de leerling (uiterlijke kenmerken, eetgewoonten, gevolgen van festiviteiten, enz.). De leerling of zijn ouders/verzorgers zijn niet verplicht tot het verstrekken van dit gegeven. Voor het beheer van de leerlingenadministratie en -dossiers wordt verwezen naar bijlage 3. Ras Er is geen gegevensbestand waarin het ras van bestuursleden, werknemers of vrijwilligers van de stichting of de scholen is vastgelegd. Bij aanmelding van een leerling kan naar het geboorteland van de leerling en diens ouders/verzorgers worden gevraagd uitsluitend met het doel een beroep te kunnen doen op subsidieregelingen die ten doel hebben personen van bepaalde etnische of culturele minderheidsgroepen een bevoorrechte positie toe te kennen teneinde feitelijke ongelijkheden op te heffen of te verminderen. In niet tot individuele personen terug te voeren vorm kan dit gegevensbestand gebruikt worden voor statistische doeleinden. De leerling of zijn ouders/verzorgers zijn niet verplicht tot het verstrekken van dit gegeven. Voor het beheer van de leerlingenadministratie en -dossiers wordt verwezen naar bijlage 3. Gezondheid. Voor werknemers van de stichting geldt dat er geen gegevensbestanden zijn betreffende iemands gezondheid anders
8
1.3.2
1.3.3 1.3.4
1.4 1.4.1
dan bij de Arbo-dienst en ten behoeve van de reïntegratie of begeleiding van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Voor leerlingen geldt dat er geen gegevensbestanden zijn betreffende iemands gezondheid anders dan ten behoeve van speciale begeleiding van leerlingen of het treffen van bijzondere voorzieningen in verband met hun gezondheidstoestand noodzakelijk is. In niet tot individuele personen terug te voeren vorm kan dit gegevensbestand gebruikt worden voor statistische doeleinden. Voor het beheer van de personeelsadministratie en -dossiers wordt verwezen naar bijlage 4.
1.4.2
Bijzondere persoonsgegevens en artikel 23 van de Wet De stichting zal buiten de persoonsgegevens bedoeld in de paragrafen 1.1 tot en met 1.3 van deze bijlage in principe geen andere gegevensbestanden van bijzondere persoonsgevens bijhouden. Als voldaan is aan de in artikel 23 genoemde voorwaarden (waaronder het hebben van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene) dan kunnen ook andere gegevensbestanden worden bijgehouden mits ze een pedagogisch of didactisch doel dienen voor wat betreft leerlingen of het persoonlijk welzijn van werknemers van de stichting.
Bijlage 2
PRIVACY-PROTOCOL
2.1 2.1.1
Werknemers De stichting kent geen personeelsvolgsysteem in de zin van een systeem dat gericht is op waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers, anders dan de wettelijke registratie op grond van de arbeidstijdenwet en de uitzondering bedoeld in lid 2.1.3 en de neerslag van functionerings- en beoordelingsgesprekken. De in lid 2.1.1 aangegeven afwezigheid van een personeelsvolgsysteem vraagt van de werknemer dat hij in zijn werksituatie op school redelijke verhoudingen in acht neemt ten aanzien van het behartigen van privé-zaken op school en dat hij zich houdt aan hetgeen aan beleid is opgenomen in de statuten, het leerlingenstatuut en de beroepscode voor werknemers van de stichting. In het verlengde daarvan is het expliciet verboden zich in woord of met daden schuldig te maken aan seksuele, agressieve, intimiderende, racistische berichten of uitingen of het actief oproepen daarvan via mail of internet. De arbeidstijdenregistratie (zie hoofdstuk 4) wordt niet gebruikt met het in lid 2.1.1 bedoelde oogmerk. Het bevoegd gezag van de stichting of de schoolleiding kan uitsluitend met medewerking van justitie beslissen om een werknemer in zijn werksituatie gedurende een vastgestelde tijdsduur te volgen zonder diens medeweten als er een gerede aanleiding bestaat om te veronderstellen dat de werknemer zich in
2.1.2
2.1.3 2.1.4
9
2.1.5
2.1.6
2.1.7
2.1.8
2.2 2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
zijn werksituatie schuldig maakt aan strafbare feiten (diefstal bijvoorbeeld). Werknemers genieten bij de uitoefening van hun werkzaamheden en in hun pauzes informationele, ruimtelijke en relationele privacy voor zover het een goede uitoefening van die werkzaamheden niet in de weg staat en de redelijke belangen van de werkgever daardoor niet geschaad worden. Alleen als het algemeen belang van stichting of school in een bepaalde concreet omschreven situatie dat vergt, kan besloten worden tot een algemene controlemaatregel voor de concreet omschreven situatie (bijvoorbeeld: het nagaan via gedetailleerde telefoonoverzichten op welk toestel en wanneer regelmatig naar een ver buitenland wordt gebeld). Noch het bevoegd gezag noch de schoolleiding zullen de persoonlijke e-mail van werknemers lezen of registraties plegen omtrent aantal mails, mailadressen en andere data die verzameld zouden kunnen worden op grond van het e-mail-gebruik, onverlet hetgeen bepaald is in de leden 2.1.1 tot en met 2.1.6. Noch het bevoegd gezag noch de schoolleiding zullen de zakelijke e-mail van werknemers lezen of daaromtrent registraties plegen, onverlet hetgeen bepaald is in de leden 2.1.1 tot en met 2.1.6.
Leerlingen Iedere bij de stichting aangesloten scholengemeenschap heeft een leerlingvolgsysteem in de zin van een systeem dat gericht is op waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van leerlingen: het is beschreven in bijlage 3. Leerlingen genieten bij de uitoefening van hun studie en in hun pauzes informationele, ruimtelijke en relationele privacy voor zover het een goed studieklimaat voor henzelf en de collegaleerlingen niet in de weg staat en de redelijke belangen van de school er niet door worden geschaad. De privacy die leerlingen moet worden geboden, vraagt van diens zijde dat hij zich houdt aan hetgeen aan beleid is opgenomen in het leerlingenstatuut. In het verlengde daarvan is het expliciet verboden zich in woord of met daden schuldig te maken aan seksuele, agressieve, intimiderende, racistische berichten of uitingen of het actief oproepen daarvan via mail of internet. A. De school is gerechtigd om zodanige systemen te (doen) installeren dat eerst en vooral met een preventieve bedoeling nagegaan kan worden welke leerling zich schuldig heeft gemaakt aan diefstal of vernieling of uitingen zoals bedoeld in 2.2.3. Met name is het toegestaan om uitsluitend met het hiervoor genoemde doel een systeem te doen installeren waardoor vernielingen op computers kunnen worden teruggevoerd op een concrete gebruiker en er kunnen eveneens uitsluitend met het eerder genoemde doel camera s worden geïnstalleerd. B. De school is gerechtigd om in het kader van de begeleiding van stagiaires van opleidingsinstituten en/of presentaties door leerlingen opnamen te maken van onderwijssituaties uitsluitend ten behoeve va de opleiding van de stagiair of de nabespreking
10
2.2.5
2.2.6
en beoordeling van de leerling die een presentatie gehouden heeft. De installatie en het gebruik van de in 2.2.4 genoemde systemen moet de instemming hebben van de medezeggenschapsraad van de school. Logboeken of opnamen die het resultaat zijn van de actie genoemd in lid 2.2.4 worden zo spoedig mogelijk vernietigd zodra zij niet meer behoeven te worden geraadpleegd.
Bijlage 3
LEERLINGENADMINISTRATIE EN LEERLINGVOLGSYSTEEM
3.1 3.1.1
Leerlingenadministratie Er wordt per school een leerlingenadministratie ingericht - ten behoeve van de communicatie tussen ouders/verzorgers, de leerlingen ter ene zijde en de school ter andere zijde; - in geanonimiseerde vorm ten behoeve van het schoolbeleid; - in geanonimiseerde vorm ten behoeve van overheden; - in bijzondere gevallen in geanonimiseerde vorm ten behoeve van not-for-profit-organisaties. De persoonsgegevens ad 3.1.1 worden verkregen op grond van informatie van de ouders/verzorgers en/of de leerling, voor het grootste deel verstrekt bij de aanmelding door middel van een aanmeldingsformulier. De inhoud van het aanmeldingsformulier wordt vastgesteld door de verantwoordelijke met instemming van de medezeggenschapsraad. De leerlingenadministratie bevat anders dan het leerlingvolgsysteem de volgende onderdelen: - Gegevens met naam, adres en woonplaats - Naam en adres van de afleverende school of opleiding - Gegevens die in relatie tot een concrete leerling bij het pedagogisch of didactisch handelen nodig zijn (vooral voor directie, docenten en soms conciërges) of die gevraagd worden vanwege een wettelijke verplichting dan wel om een overheidssubsidie te verkrijgen , w.o.: Telefoonnummer en naam van de huisarts Bepaalde ziekten (bijvoorbeeld Pfeiffer; epilepsie, enz) Godsdienst Nationaliteit / geboorteland moeder & vader De leerlingenadministratie is uitsluitend toegankelijk voor functionarissen die betrokken zijn bij het pedagogisch en/of didactisch handelen: de schoolleiding, docenten en daartoe aangewezen conciërges. De beheerder van de gegevens is een expliciet daartoe aangewezen functionaris en diens plaatsvervanger. Ouders van leerlingen en leerlingen die ouder zijn dan 18 jaar hebben inzagerecht ten aanzien van de gegevens die in de leerlingenadministratie zijn opgenomen ten aanzien van eigen kind of kinderen respectievelijk ten aanzien van de leerling zelf als hij/zij ouder is dan 18 jaar.
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6 3.1.7
11
12
3.2 3.2.1
3.2.2 3.2.3
3.2.4
3.2.5
Leerlingvolgsysteem Er wordt per school een leerlingvolgsysteem ingericht - om een leerling en diens ouders/verzorgers te informeren omtrent de individuele voortgang (schoolloopbaan & prestaties) - om schoolleiding, interne en externe deskundigen en docenten in staat te stellen een individuele leerling te onderwijzen, te begeleiden, te beoordelen en de leerling en/of diens ouders/verzorgers ter zake van de schoolloopbaan van de leerling te adviseren. Externe deskundigen zijn gehouden aan het privacyreglement van de verantwoordelijke. Onder externe deskundigen worden begrepen de leerplichtambtenaar, de schoolmaatschappelijk werker, een psycholoog of (ortho)pedagoog. Onder interne deskundigen worden begrepen: de afdelingsof leerjaarcoördinator, de counselor of leerlingbegeleider, de decaan, de studiebegeleider en de mentor of klasseleraar. Het leerlingvolgsysteem kent de volgende onderdelen: - de cijferadministratie toegankelijk voor de sub 3.2.1 genoemde personen - de door de afleverende school verstrekte inlichtingen omtrent de beginsituatie van een leerling - slechts toegankelijk voor de schoolleiding en de interne en externe deskundigen in individuele gevallen en de betrokken ouders/verzorgers of de meerderjarige leerling. - gegevens omtrent de sociaal-maatschappelijke situatie van een leerling of de studiematige deficiënties van een leerling voor zover deze gedurende de huidige schoolloopbaan onder andere door gesprekken en testen zijn verkregen slechts toegankelijk voor de schoolleiding en de interne en externe deskundigen in individuele gevallen en de betrokken ouders/verzorgers of de meerderjarige leerling. - een chronologie van contacten en afspraken van de schoolleiding en de interne deskundigen ten aanzien van een individuele leerling met de leerling, diens ouders/verzorgers, externe deskundigen, overlegsituaties en instanties slechts toegankelijk voor de schoolleiding en de interne en externe deskundigen in individuele gevallen en de betrokken ouders/verzorgers of de meerderjarige leerling. - een eventueel handelingsplan voor een individuele leerling waarin de maatregelen zijn opgesomd die moeten worden getroffen en de werkwijze die moet worden gevolgd om de schoolloopbaan van de betreffende leerling te kunnen doen slagen slechts toegankelijk voor de schoolleiding, de interne en externe deskundigen, de docenten en de betrokken ouders/verzorgers of de meerderjarige leerling.
13 3.2.6
3.2.7
3.2.8
Per school en per onderdeel van het leerlingvolgsysteem zal de verantwoordelijke de beheerder van het systeem of het onderdeel van het systeem aanwijzen. Docenten mogen uitsluitend voor eigen gebruik ten behoeve van de cijferadministratie van de verantwoordelijke in al dan niet geautomatiseerde vorm gegevens opslaan. Hij is daarbij gehouden aan de het privacyreglement waaronder de bepaling in artikel 6 aangaande verwijdering van opgenomen persoonsgegevens. Ouders van leerlingen en leerlingen die ouder zijn dan 18 jaar hebben inzagerecht ten aanzien van de gegevens die in de leerlingenadministratie zijn opgenomen ten aanzien van eigen kind of kinderen respectievelijk ten aanzien van de leerling zelf als hij/zij ouder is dan 18 jaar.
BIJLAGE 4
WERKNEMERS
4.1 4.1.1
Het personeelsdossier Het personeelsdossier is opgebouwd uit twee afzonderlijke delen: het technische dossier en het functionele dossier. Het technische deel is er - ten behoeve van de zakelijke en algemene communicatie tussen werkgever en werknemer - in geanonimiseerde vorm ten behoeve van het schoolbeleid; - in geanonimiseerde vorm ten behoeve van overheden; - in bijzondere gevallen in geanonimiseerde vorm ten behoeve van not-for-profit-organisaties In het technische deel zijn of worden de volgende onderdelen opgenomen: - Sollicitatiebrief, aanstellingsbrief, akten van benoeming en ontslag - Gegevens betreffende naam, adres en woonplaats; gegevens geboortedatum, telefonische bereikbaarheid, eventueel bereikbaarheid thuisfront en huisarts, salarisgegevens, baanomvang - Rechtspositionele correspondentie tussen het bevoegd gezag en/of de schoolleiding en een werknemer - Bewijzen van bekwaamheid en bevoegdheid - Verklaring omtrent het gedrag De beheerder van het technische deel is een expliciet daartoe door de verantwoordelijke aangewezen functionaris en diens plaatsvervanger. Het technische deel is toegankelijk voor de schoolleiding, de beheerder en diens plaatsvervanger, voor de functionaris die op grond van diens functie deze administratie dient te verzorgen en voor de betrokkene. Het functionele dossier is er ten behoeve van het functioneren van een personeelslid in relatie tot de school en persoonlijke kwesties die kunnen spelen in de werknemer/werkgeversrelatie. In het functionele deel zijn of worden de volgende elementen opgenomen: - Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
14 Correspondentie tussen de school en een werknemer aangaande functioneren of persoonlijke kwesties - Correspondentie betreffende ziekte van en naar de arbodienst - Correspondentie met externe bevoegde organen zoals de landelijke klachtencommissie of de commissie van beroep - Een eventueel reïntegratieplan - Een eventueel assessmentcenter. Het functionele dossier is slechts toegankelijk voor de betrokkene en de schoolleiding dan wel de functionaris die door de schoolleiding gemandateerd is tot het houden van functioneringsen/of beoordelingsgesprekken. De schoolleiding is voor het functionele deel van het dossier de beheerder. De schoolleiding mag onderdelen uit het functionele en technische dossier met medeweten van de betrokkene ter vertrouwelijke kennisneming brengen van interne en/of externe bevoegde organen in het belang van een bij dat orgaan aanhangig gemaakte kwestie. Die organen zijn: - de interne klachtencommissie - de landelijke klachtencommissie - de landelijke commissie van beroep - juridische adviseurs van het bevoegd gezag - het kantongerecht. Schoolleiding en betrokkene kunnen mits beiden instemmen terzake van het inzagerecht afwijkende afspraken maken. -
4.1.8
4.1.9 4.1.10
4.1.11
4.2 4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
Arbeidstijdenregistratie Op grond van de Arbeidstijdenwet is het merendeel van de werknemers verplicht tot het voeren van een arbeidstijdenregistratie. De wijze waarop de registratie tot stand komt wordt met instemming van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad door het bevoegd gezag van de stichting vastgesteld. De registratie heeft eerst en vooral ten doel de arbeidsinspectie in staat te stellen te controleren of de arbeidstijdenwet wordt nageleefd. Uitsluitend als een werknemer dat actief aangeeft, zal de registratie mede gebruikt worden binnen het kader van functioneringsgesprekken.
This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.