Regelt u hier, behalve de catering en de schoonmaak,
ook de informatievoorziening? over informatievoorziening bij kleinere gemeenten
Mieke van Elk www.SidebySite.com
Informatie-functie Kleinste gemeente hier vandaag heeft minder dan 2000 inwoners. Wie doet daar Informatiebeleid? Procesreview? Hoeveel bewustzijn bij medewerkers dat het ook anders kan? Tijd voor verbeteringen of de handen vol aan de ‘core business’?
Informatie op orde externe verplichtingen
interne bedrijfsvoering
I&A projectenplan
knelpunten In informatievoorziening
verbeteren (externe) dienstverlening
Hoe dan wel? De organisatie moet op een hoger niveau de vragen goed stellen Mensen moeten opdracht en ondersteuning krijgen om zaken uit te zoeken en alternatieven te bedenken (dus niet volstaan door slechts de standaard oplossing van de huisleverancier aan te schaffen) Niet alleen maar mensen toevoegen, ook zorgen dat de "nieuwe doelen" die je als organisatie bedacht hebt, worden ingebed in de taken van je nieuwe en bestaande medewerkers.
Bedrijven vinden it-manager in bestuur niet belangrijk
Slechts 8 procent van de 500 ondervraagde Fortune 500-bedrijven heeft een technologie-expert in het bestuur. (bron: Burson Marsteller) “Bedrijven moeten verder kijken dan de financiële en de bestuurlijke ervaring, maar evenveel belang toekennen aan de technologische ervaring in het bestuur om te zorgen voor innovatie en economische groei”, zegt voorzitter van Burson-Marsteller’s Global Technology Practice Jennifer Graham. Zo is de jaarlijkse winst, volgens haar, van bedrijven met een CIO 9,2 procent hoger dan het gemiddelde.
Resultaat overtuigt directie van nut it-strategie
Gartner onderzocht hoe it-managers initiatieven kunnen implementeren en het sneller resultaat daarvan zichtbaar kunnen maken. Om snel resultaten te kunnen presenteren moeten it-managers volgens Gartner drie basisdoelen nastreven, namelijk: elimineren, verstevigen en concentreren. “Kom tot snelle resultaten door de massa te elimineren. Verstevig en versimpel je infrastructuur en je applicaties. En concentreer je op één project dat onderscheidend kan zijn voor het bedrijf”, zegt vice-president van Gartner Andy Kyte. Deze drie doelen moeten directeuren laten inzien dat it zeker belangrijk voor het bedrijf is.
Aanleiding i-plan Initiatief Informatiemanagement (I&A) Inventariseren activiteiten en projecten die relatie hebben met informatievoorziening en ICT Dus niet alleen ‘techniek’! Vanuit de business én vanuit beheersbaarheid Een informatieplan voor de hele gemeente, zodat resources en afhankelijkheden vooraf bekend zijn
Vastgoedinformatie Vastgoedinformatieplan i.s.m. Geon 13 projecten tot en met 2009 beheer, keuze en infra basisregistraties dienstverlening
Spaghetti? Authentieke registratie
wonen op
Personen
hebben functies bij
Authentieke registratie
Adressen
Kaart
bevinden zich op
bevinden zich op
worden begrensd door coordinaten
wonen in
Authentieke registratie
Bedrijven
Authentieke registratie
Authentieke registratie bevinden zich in
bezitten
Gebouwen
bezitten
bevinden zich op
Authentieke registratie
Percelen
Vastgoedinformatie? Dienstverlening speerpunt van gemeente Wettelijke verplichtingen: •
Basisregistratie Adressen en Gebouwen
•
WKPB
•
RO/DURP
Integraler, afdelingsoverstijgende vastgoedinformatievoorziening noodzakelijk
Organisatie Gemeente Midden Drenthe 33.000 inwoners, ± 200 fte, 34.582 ha I&A onder afdeling interne dienstverlening Nieuwe functie: medew. informatiebeleid Interim: informatieplan, projectenplan
Project aanpak
Voor het eerst: projectorganisatie gevraagde inzet via afdelingshoofden stuurgroep, projectteams, projectleidersoverleg
Projectorganisatie Stuurgroep VGI Projectleiders overleg Projectteam BEHEER
Projectteam WKPB
Projectteam KEUZE
Projectteam BAG
Projectteam T-INFRA
Nieuwe projecten vanaf 2007
Beheer Inrichten beheerorganisatie t.b.v. vastgoedinformatie (“Resultaat: operationele organisatie voor eenheid VGI en decentrale beheerders plus stappenplan voor beheer nieuwe basisregistraties”) Vrijwel alle afdelingen vertegenwoordigd in projectteam Project naast het eigen werk
Aanpak •
Inventarisatie informatie (en –systemen)
•
Fasering: wanneer wat in GIS?
•
Dossiers in DMS
•
Werkbezoeken
•
Beschrijven en verdelen •
Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden
•
Beheerafspraken incl. taakverdeling
•
Opleidingsbehoefte
•
Procesbeschrijvingen
Dossiers in DMS
Fasering fase applicatienaam
0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3
gegevens
ZIE OOK DE TOELICHTING op het andere tabblad
voor oplevering vastgoedinformatiesysteem in operationele situatie - voorwaardelijk voor start GIS Gouw Kadaster kadastrale informatie Intranet De getoonde geografische informatie is te linken vanaf intranet. Microstation GeoGraphics V8 en Microstation V8 2004 edition Huidige CAD tekenpakketten ArcGIS Huidige GIS tekenpakket (+ArcExplorer, ArcIMS ?) Mapinfo bestanden die nu in Proviewer beschikbaar zijn huidig beschikbare gegevens z.s.m. na oplevering; basisregistraties WKPb integratie met de applicatie voor basisregistratie publiekrechtelijke beperkingen BAG integratie met de applicatie voor basisregistratie adressen en gebouwen evt. MidOffice oplossing Indien inmiddels beschikbaar Docman Verkenner Deze bevat de dossiers ter onderbouwing van bijv. WKPb (tot welke publiekrechtelijke beperking is precies besloten) Landelijke voorzieningen basisregistraties Voor zover nodig: koppeling met landelijke voorzieningen t.b.v. WKPb en BAG z.s.m. na oplevering; bronsystemen Cipers (incl. SAS, IZRM) } samen met belastingen oppakken GBA, bevolkingsadministratie GouwBelastingen en GeoTax } belastingen/WOZ Bestemmingsplannen Digitale bestemmingsplannen VGI-project 2008 Intranet Koppeling met content management systeem intranet SIM BWT4all Bouwvergunningsaanvragen VGI-project 2009 StraMis Milieuinformatie incl. Strabis (bodem), Strabrs (bouwstoffen) en StraGis (giskoppeling) VGI-project 2009 MI2 wegen Wegen (heeft nog geen GIS koppeling, wordt aan gewerkt ) VGI-project 2009 DHV Rioleringsbeheer Riolering (levering begin 2007? Dan nog controle etc) VGI-project 2009 G&B GISVB groenbeheer binnen bebouwde kom (incl. G&B Plantsoen en –Boombeheer) VGI-project 2009 Groenbeheer buiten bebouwde kom Landschapsbeheer, nu niet digitaal beschikbaar Luchtfoto’s Wijster en evt. nieuw te maken luchtfoto’s Foto’s van panden, cyclorama’s Koppelingen naar foto’s van objecten (nu al in GeoTax gekoppeld) voor uitbreiding externe dienstverlening/website Internet Koppeling met content management systeem internet SIM Brandputten BVZ gebruikt dit nu al onderweg Recreatievergunningen Recreatievergunningen Drank- en horecavergunningen Drank- en horecavergunningen Gebruiksvergunningen Gebruiksvergunningen A&Raillijst, GNK Geluidsberekeningen ABS spelen lite beheer speeltoestellen
deadline
2008
2008 2008 2008 2008 2008
2008 2009 2009 2009 2009 2009 2009
2010 2010 2009 2009 2009 2010 2010
Beheerafspraken •
Leverende afdeling blijft eigenaar gegevens en is verantwoordelijk voor kwaliteit, actualiteit en betrouwbaarheid
•
Aanleveren in een vastgesteld formaat
•
Meldplicht wijzigingen
•
Jaarlijkse kwaliteitscontrole
Functies Eenheid vastgoedinfo: •
•
•
Centraal gegevensbeheer/metagegevensbeheer Vastgoedinformatiemanagem ent (aansturing/ lijnmanagement) Vastgoedcoördinator (inhoudelijke coördinatie)
•
CAD/GIS medewerker
•
Applicatiebeheer
•
Databasebeheer
Vakafdelingen: •
•
•
•
•
•
gegevensbeheer basisgegevens zowel administratief als geometrisch processpecifieke gegevens (werkproces) signalering van mutaties in basisgegevens processpecifieke GIS applicaties functioneel applicatiebeheer
Functies Informatisering & Automatisering: •
•
•
•
•
Technisch applicatiebeheer Technisch netwerk- en systeembeheer Databasebeheer Tweedelijns ondersteuning bij het gebruik van de applicaties Aanschaf en installatie van hard- en software ten behoeve van de specifieke applicaties
Processen •
Workshop:
•
“Procesdenken” activeren
•
Inventariseren welke processen (nieuw +)
•
Globaal stappen beschrijven
•
Nadere uitwerking door afdelingen (met hulp)
Resultaten •
Betrokkenheid actieve projectteamleden
•
Reservering capaciteit voor 2007 ‘beter’
•
Gedeeld resultaat, hoge kwaliteit
•
Afspraken en functies – hypothese
•
Nu bewijzen in de praktijk!
Meer weten? •
Stel uw vraag
•
(nu of bij de borrel)
[email protected]
06 447 46 228
www.SidebySite.com
Whether you think you can or think you can’t you are right*
* Henry Ford
