Regels voor het toekennen van GS1 adrescodes (GLN's)

Regels voor het toekennen van GS1 adrescodes (GLN's)

Versie 2.0, Definitief - goedgekeurd, Januari 2016


Samenvatting Documenteigenschap

Waarde

Naam


Datum

Januari 2016

Versie

2.0

Status

Definitief - goedgekeurd

Beschrijving

Versiebeheer Versie

Datum

Aangepast door

Samenvatting van revisie

2.0

Jan 2016

C. Janssen

WR12-050 Update van de regels voor het toekennen van GS1 adrescodes (GLN’s).

Disclaimer GS1 tracht middels haar beleid ten aanzien van intellectueel eigendom (hierna: IE-beleid) mogelijke onzekerheid betreffende aanspraken op intellectueel eigendom weg te nemen. Dit doet GS1 door van de deelnemers aan de Werkgroep die dit Regels voor het toekennen van GS1 adrescodes (GLN's) heeft ontwikkeld te eisen dat ze ermee akkoord gaan om GS1-leden een royaltyvrije licentie of een RAND-licentie voor essentiële octrooien te verlenen, zoals dit is gedefinieerd in het IE-beleid van GS1. Daarnaast wordt er de aandacht op gevestigd dat de mogelijke invoering van een of meer onderdelen van deze Specificatie onderhevig kan zijn aan een octrooi of ander intellectueel eigendomsrecht waarvoor geen essentieel octrooi geldt. Een dergelijk octrooi of ander intellectueel eigendomsrecht valt niet onder de licentieverplichtingen van GS1. Bovendien is de overeenkomst om licenties te verlenen onder het IE-beleid van GS1 niet van toepassing op intellectuele eigendomsrechten en aanspraken van derden die geen deelnemers waren aan de Werkgroep. Daarom worden alle organisaties die werken aan implementatie in overeenstemming met deze Specificatie, door GS1 aangeraden om te bepalen of er octrooien zijn waarvoor geldt dat ze mogelijk een specifieke implementatie omvatten die de organisatie aan het ontwikkelen is in overeenstemming met de Specificatie en of er een licentie onder een octrooi of ander intellectueel eigendomsrecht nodig is. De vaststelling of er al dan niet een licentie nodig is, dient te worden gemaakt in het kader van de details van het specifieke systeem dat door de organisatie is ontwikkeld in overleg met de eigen octrooiadviseur. DIT DOCUMENT WORDT ALS ZODANIG AANGEBODEN ZONDER VERDERE GARANTIES IN WELKE VORM DAN OOK, WAARONDER GARANTIES VAN VERKOOPBAARHEID, NIET-INBREUK, GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL OF ENIGE GARANTIE VOORTVLOEIEND UIT DEZE SPECIFICATIE. GS1 aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit het gebruik of misbruik van deze Norm, of het nu gaat om bijzondere of indirecte schade, gevolgschade of schadevergoedingen. GS1 aanvaardt eveneens geen aansprakelijkheid voor inbreuk op intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het gebruik van of het zich beroepen op informatie uit dit document. GS1 behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen zonder voorafgaande kennisgeving. GS1 geeft geen garantie voor het gebruik van dit document, aanvaardt geen aansprakelijkheid voor fouten die dit document zou kunnen bevatten en is niet verplicht om de hierin opgenomen informatie te actualiseren.

Versie 2.0, Definitief - goedgekeurd, Januari 2016 © 2015 GS1 Nederland

Pagina 2 van 48


Inhoudsopgave Inleiding ............................................................................................................. 5 1

Algemeen...................................................................................................... 5 1.1

1.2

1.3

Gebruik van de GS1 adrescode ......................................................................................... 5 1.1.1

Identificatie van een juridische entiteit ...................................................................... 5

1.1.2

Identificatie van een functie ..................................................................................... 6

1.1.3

Identificatie van een fysieke locatie ........................................................................... 8

1.1.4

Identificatie van een digitale locatie .......................................................................... 9

Gebruik van de adrescode-extensiecomponent.................................................................... 9 1.2.1

Identificatie van een fysieke sublocatie ...................................................................... 9

1.2.2

Gebruik van GS1 adrescode-extensiecomponent bij transacties .................................. 11

1.2.3

Impact van GS1 adrescodewijziging op fysieke locatie ............................................... 12

Dezelfde GS1 adrescode gebruiken om meerdere locatietypes te identificeren ...................... 12 1.3.1

Toegestane combinaties van locatietypes met dezelfde adrescode .............................. 12

1.3.2 GS1 adrescode van een juridische entiteit gebruiken om de functies van een organisatie te identificeren ..................................................................................................................... 13

2

Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van locatiewijzigingen ............ 14

1.3.4

Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van deactiveren van een locatie16

Juridische entiteit ....................................................................................... 18 2.1

2.2

2.3

3

1.3.3

Toevoeging van een nieuwe juridische entiteit .................................................................. 18 2.1.1

Identificatie van een nieuwe juridische identiteit ....................................................... 18

2.1.2

Opsplitsing van een juridische entiteit ..................................................................... 18

Wijziging in een juridische entiteit ................................................................................... 19 2.2.1

Wijziging in het juridisch kader ............................................................................... 19

2.2.2

Wijziging in juridische naam ................................................................................... 21

2.2.3

Verhuizing van een juridische entiteit ...................................................................... 21

2.2.4

Wijziging in het belastingregistratienummer van de juridische entiteit ......................... 22

2.2.5

Wijziging in de contactgegevens van de juridische entiteit ......................................... 23

2.2.6

Impact van een wijziging in juridische entiteit op gerelateerde locaties ........................ 24

Opheffing van een juridische entiteit................................................................................ 25 2.3.1

GS1 adrescode van een opgeheven juridische entiteit ............................................... 25

2.3.2

GS1 adrescodes van juridische entiteiten die worden samengevoegd of overgenomen ... 26

2.3.3

Impact van opheffing van een juridische entiteit op gerelateerde locaties .................... 27

Functie........................................................................................................ 29 3.1

3.2

3.3

Toevoeging van een nieuwe functie ................................................................................. 29 3.1.1

Identificatie van een nieuwe functie ........................................................................ 29

3.1.2

Opsplitsing van een functie .................................................................................... 29

Wijziging in een functie .................................................................................................. 30 3.2.1

Wijziging van het doel van de functie ...................................................................... 30

3.2.2

Wijziging in de contactgegevens van de functie ........................................................ 31

3.2.3

Wijziging in uitvoeringslocatie(s) van een functie ...................................................... 31

3.2.4

Wijziging in bankrekeninggegevens ......................................................................... 32

Opheffing van een functie .............................................................................................. 33 3.3.1

GS1 adrescode van de opgeheven functie ................................................................ 33

3.3.2

GS1 adrescodes van functies die worden samengevoegd ........................................... 34


Pagina 3 van 48


4

Fysieke locatie ............................................................................................ 35 4.1

4.2

4.3

5

Toevoeging van een nieuwe fysieke locatie ....................................................................... 35 4.1.1

Identificatie van een nieuwe fysieke locatie .............................................................. 35

4.1.2

Opsplitsing van een fysieke locatie .......................................................................... 35

Wijzigingen in de fysieke locatie ...................................................................................... 36 4.2.1

Wijziging in toegangsadres van locatie .................................................................... 36

4.2.2

Gemeentelijke adreswijziging zonder fysieke wijziging ............................................... 38

4.2.3

Wijziging in het gebruik van een fysieke locatie ........................................................ 38

Opheffing van een fysieke locatie .................................................................................... 39 4.3.1

GS1 adrescode van de gedeactiveerde locatie .......................................................... 39

4.3.2

GS1 adrescodes van fysieke locaties die worden samengevoegd ................................. 40

Digitale locatie ............................................................................................ 41 5.1

5.2

5.3

Toevoeging van een digitale locatie ................................................................................. 41 5.1.1

Toevoeging van een nieuwe digitale locatie .............................................................. 41

5.1.2

Opsplitsing van een digitale locatie ......................................................................... 41

Wijziging in een digitale locatie ....................................................................................... 42 5.2.1

Wijziging in systeemdoel/-bereik van een digitale locatie ........................................... 42

5.2.2

Wijziging in netwerkadres (opgehaald via de GS1 adrescode) ..................................... 43

5.2.3

Wijziging in hardware of software op een digitale locatie............................................ 43

5.2.4

Wijziging in de systeemstatus (van test naar productie/live) ...................................... 44

Opheffing van een digitale locatie .................................................................................... 45 5.3.1

GS1 adrescode van de opgeheven digitale locatie ..................................................... 45

5.3.2

GS1 adrescodes van digitale locaties die worden samengevoegd................................. 45


Pagina 4 van 48


Inleiding 1

Algemeen

Over deze regels Als u locaties wilt coderen, dan gebruikt u GS1 adrescodes. Een adrescode wordt ook GLN (Global Location Number) genoemd. De regels voor het toekennen van GS1 adrescodes zijn onderverdeeld in vier gebruiksvormen: juridische entiteit, fysieke locatie, functie en digitale locatie. Deze gebruiksvormen sluiten elkaar niet uit. Wanneer één adrescode meerdere locatietypes identificeert, dan past u de bijbehorende regels toe (zie 1.3). We onderscheiden twee soorten regels:

1.1

■

Structurele regels: deze omschrijven de algemene richtlijnen voor het toekennen van GS1 adrescodes.

■

Actieregels: deze omschrijven hoe u omgaat met het toekennen van GS1 adrescodes als er organisatorische wijzigingen optreden. Bij de beschrijving van deze actieregels wordt in dit document het volgende korte overzicht gegeven: □

Nieuwe GS1 adrescode: volgens de regel wordt er een nieuwe GS1 adrescode toegekend.

□

Dezelfde GS1 adrescode: volgens de regel blijft de bestaande GS1 adrescode behouden.

□

Inactieve GS1 adrescode: volgens de regel wordt de bestaande GS1 adrescode gedeactiveerd. Handelspartners worden geïnformeerd dat de adrescode bij nieuwe transacties niet kan worden gebruikt. De adrescode mag nog wel worden gebruikt bij verwijzingen naar eerdere transacties.

Gebruik van de GS1 adrescode

Een afzonderlijke GS1 adrescode is vereist als organisaties onderscheid moeten maken tussen een bepaalde locatie en een of meerdere andere locaties. Met een GS1 adrescode kunt u een juridische entiteit, een fysieke locatie, een functie of een digitale locatie identificeren. GS1 adrescodes worden gebruikt om ‘wie’ en waar’ te identificeren in diverse toepassingen: ■

Wie: juridische entiteit, functie.

■

Waar: fysieke locatie, digitale locatie.

Ongeacht de manier waarop u GS1 adrescodes gebruikt, zullen handelspartners en andere partijen zoals overheidsinstanties altijd willen weten welke organisatie er achter de adrescode zit. Als er bijvoorbeeld via een adrescode naar een boekhoudafdeling, magazijn of ERP-applicatie wordt verwezen, dan moet u de verantwoordelijke organisatie ook vermelden. Dit doet u door deze informatie vooraf uit te wisselen of door derden de mogelijkheid te geven deze informatie online op te zoeken. De gegevens van elke GS1 adrescode worden intern bewaard door handelspartners of in centrale databases opgeslagen. Als de locatie wijzigt en u de gegevens niet aanpast, dan gaan poststukken, berichten en leveringen naar het opgeslagen adres. Daarom is het van groot belang dat u uw handelspartners altijd zo snel mogelijk op de hoogte brengt van een nieuwe adrescode of van wijzigingen in gegevens die gekoppeld zijn aan een adrescode.

1.1.1

Identificatie van een juridische entiteit

Een juridische entiteit is een bedrijf, overheidsorgaan, afdeling, liefdadigheidsinstelling, individu of instituut met rechtspersoonlijkheid voor de wet. Een juridische entiteit kan overeenkomsten of contracten aangaan. De entiteit krijgt een eigen GS1 adrescode wanneer de juridische naam en/of het wettelijke adres en/of het wettelijke registratienummer verschilt van andere juridische entiteiten en er een zakelijke behoefte is om de juridische entiteit te identificeren. Andere gegevens die u aan de adrescode kunt koppelen, zijn onder meer: contactgegevens (bezoekadres, emailadres, telefoonnummer, etc.), belastingregistratienummers (bijv. btw-nummer) en bankrekeninggegevens.


Pagina 5 van 48


Regel Structurele regel: ☒ Redenering Handelspartners moeten een juridische entiteit van andere juridische entiteiten kunnen onderscheiden. Voorbeelden

Figuur 1.1: voorbeelden van juridische entiteiten

Bijbehorende regel 2.1.1 Identificatie van een nieuwe juridische identiteit. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

1.1.2

Identificatie van een functie

Een functie is een divisie of afdeling binnen een organisatie die op basis van de uitgevoerde taken zo is benoemd door de organisatie. Een functie krijgt een eigen GS1 adrescode als het zakelijke doel verschilt van of specifieker is dan andere functies en als er een zakelijke behoefte is om de functie te kunnen identificeren. De informatie die aan de adrescode van een functie is gekoppeld, bevat in elk geval de betreffende juridische entiteit. Daarnaast kunt u de contactgegevens (bezoekadres, e-mailadres, telefoonnummer, etc.), belastingregistratienummers (bijv. btw-nummer) en bankrekeninggegevens erin opnemen. Regel Structurele regel: ☒ Redenering Handelspartners moeten de functie kunnen onderscheiden van andere functies. Opmerking Als u geen functies definieert, dan wordt er aangenomen dat de GS1 adrescode van de juridische entiteit alle functies van de organisatie vertegenwoordigt.


Pagina 6 van 48


Voorbeelden Voorbeeld 1:

Figuur 1.2: voorbeeld van een bedrijf met drie afdelingen

Bedrijf met drie afdelingen. Er is geen afzonderlijke identificatie nodig, daarom gebruiken alle afdelingen adrescode A (GLN A; de GS1 adrescode van de juridische entiteit). Voorbeeld 2:

Figuur 1.3: voorbeeld van een bedrijf met een afdeling met afzonderlijke identificatie

Bedrijf met drie afdelingen, waarvan één afdeling een afzonderlijke identificatie heeft: adrescode B (GLN B). De andere afdelingen gebruiken adrescode A (GLN A; de GS1 adrescode van de juridische entiteit), aangezien er voor deze afdelingen geen afzonderlijke identificatie nodig is. Voorbeeld 3:

Figuur 1.4: twee schepen geïdentificeerd als afzonderlijke productie-eenheden

Twee schepen van hetzelfde bedrijf, die vanwege de traceerbaarheid zijn geïdentificeerd als afzonderlijke productie-eenheden.


Pagina 7 van 48


Bijbehorende regel 3.1.1 Identificatie van een nieuwe functie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

1.1.3

Identificatie van een fysieke locatie

Een fysieke locatie is een terrein (een gebied, een bouwwerk of een groep bouwwerken) of een gebied binnen een terrein waar iets was, is of wordt gevestigd. Aan een fysieke locatie kent u alleen een eigen GS1 adrescode toe als het toegangsadres verschilt van andere fysieke locaties en als er behoefte is om de fysieke locatie te identificeren. Een fysieke locatie die zich binnen een andere fysieke locatie bevindt, kunt u een eigen adrescode toekennen (bijv. verkoopautomaten in een winkel, schappen in een magazijn). De informatie die u aan de adrescode van een fysieke locatie koppelt, bevat in elk geval de betreffende juridische entiteit. Daarnaast kunt u onder meer de contactgegevens (bezoekadres, e-mailadres, telefoonnummer, etc.), het doel van de locatie (bijv. magazijn, kantoor) en de openingstijden erin opnemen. Regel Structurele regel: ☒ Redenering Handelspartners moeten een fysieke locatie van andere locaties kunnen onderscheiden. Voorbeeld

Figuur 1.5: voorbeeld van vier fysieke locaties

Bijbehorende regels 1.2.1 Identificatie van een fysieke sublocatie. 4.1.1 Identificatie van een nieuwe fysieke locatie. Corresponderende regel in eerdere versie 1.1 (oud) Locatie (toegangspunt).


Pagina 8 van 48


1.1.4

Identificatie van een digitale locatie

Een digitale locatie vertegenwoordigt een elektronisch (niet-fysiek) adres dat wordt gebruikt voor communicatie tussen computersystemen. Een digitale locatie kent u een eigen GS1 adrescode toe als het doel van de betreffende locatie verschilt van dat van andere digitale locaties en als er behoefte is om de digitale locatie te identificeren. De informatie die aan de adrescode van een fysieke locatie is gekoppeld, bevat in elk geval de betreffende juridische entiteit. Daarnaast kunt u de ontwikkelingsstatus (test, productie), het netwerkadres van de locatie en de contactgegevens van de systeembeheerder (e-mailadres, telefoonnummer, etc.) erin opnemen. Regel Structurele regel: ☒ Redenering Handelspartners moeten de digitale locatie van andere locaties kunnen onderscheiden. Voorbeeld

■

Enterprise Resource Planning (ERP)

■

Electronic Data Interchange (EDI)

Figuur 1.6: voorbeeld van identificatie van een digitale locatie

Bijbehorende regel 5.1.1 Toevoeging van een nieuwe digitale locatie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

1.2

Gebruik van de adrescode-extensiecomponent

De GS1 adrescode + GS1 adrescode-extensiecomponent geeft u de mogelijkheid om fysieke locaties op een gedetailleerder niveau te identificeren.

1.2.1

Identificatie van een fysieke sublocatie

Een fysieke sublocatie is een specifieke ruimte binnen een fysieke locatie. Voorbeelden zijn verdiepingen, kamers, schappen in een magazijn en ruimtes rond een gebouw, zoals een bedrijfsterrein. De GS1 adrescode + GS1 adrescode-extensiecomponent gebruikt u om gebieden binnen een fysieke locatie te identificeren die onder dezelfde adrescode vallen. Regel Structurele regel: ☒


Pagina 9 van 48


Redenering In applicaties voor tracking & tracing en voorraadbeheer kan het nodig zijn om verplaatsingen tussen interne locaties te volgen. Met de GS1 adrescode + GS1 adrescode-extensiecomponent kunt u locaties identificeren zonder afzonderlijke adrescodes toe te wijzen. Opmerking ■

De belangrijkste stamgegevens (bijv. het toegangsadres) zijn identiek voor alle sublocaties die u identificeert met een GS1 adrescode-extensiecomponent, aangezien deze wordt gedefinieerd op adrescodeniveau. Als een sublocatie verschillende stamgegevens heeft, dan moet u een kernadrescode toewijzen.

■

Als een sublocatie wordt gebruikt in instructies voor handelspartners, dan moet u een kernadrescode aan die locatie toewijzen. Zie ook regel 1.2.2 .

Voorbeeld

Figuur 1.7: voorbeeld van GS1 adrescode-extensiecomponent

In onderstaande tabel vindt u de waarden weergegeven in barcode-indeling en EPC URN-indeling, op basis van adrescode A (GLN A) met waarde 9501101530003: Barcode-indeling

EPC URN-indeling

(414)9501101530003(254)1

urn:epc:sgln:950110153.000.1

(414)9501101530003(254)2

urn:epc:sgln:950110153.000.2

(414)9501101530003(254)3

urn:epc:sgln:950110153.000.3

etc.

etc.

Tabel 1.1: waarden weergegeven in barcode-indeling Bijbehorende regels 1.1.3 Identificatie van een fysieke locatie. 1.2.2 Gebruik van GS1 adrescode-extensiecomponent.


Pagina 10 van 48


Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

1.2.2

Gebruik van GS1 adrescode-extensiecomponent bij transacties

De GS1 adrescode-extensie kunt u alleen gebruiken bij transacties waarbij er sprake is van een wederzijdse overeenkomst tussen alle betrokken handelspartners en waarbij de voor de transactie gebruikte standaard de GS1 adrescode-extensie ondersteunt. Regel Structurele regel: ☒ Redenering De GS1 adrescode-extensie kunt u gebruiken als optioneel adrescode-element om een fysieke locatie onder te verdelen in overeenstemming met de interne regels voor de locatie zelf. Niet alle handelspartners kunnen locaties onderscheiden met behulp van een GS1 adrescode-extensie in hun transactiesystemen (bijv. orderbeheer, ERP). Daarnaast kan het zijn dat ondersteuning voor de GS1 adrescode-extensie bij transacties beperkt of op dit moment niet beschikbaar is. Wij bevelen u daarom aan om de GS1 adrescode zonder de extensiecomponent bij transacties te gebruiken. Deze regel erkent de aard van de GS1 adrescode-extensie (alleen op basis van wederzijdse instemming) en biedt u de mogelijkheid de extensie te ondersteunen bij toekomstige standaarden voor transactie, als gebruik van de extensie als open standaard wordt ingevoerd. Voorbeeld

Figuur 1.8: voorbeeld van GS1 adrescode-extensie bij transacties

In dit voorbeeld is het de bedoeling om een leverancier de instructie te geven de goederen af te leveren bij een specifieke deur van een laadstation. Vanwege het gebrek aan ondersteuning in transactiesystemen en – standaarden, wordt het afgeraden om de extensie voor dit doeleinde te gebruiken. In plaats daarvan wijst u aparte GS1 adrescodes aan elke deur van het laadstation toe. Bijbehorende regel 1.2.1 Identificatie van een fysieke sublocatie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.


Pagina 11 van 48


1.2.3

Impact van GS1 adrescodewijziging op fysieke locatie

Als de GS1 adrescode van een fysieke locatie wijzigt, dan moet u alle adrescodes met extensiecombinaties die zijn gebaseerd op die adrescode ook aanpassen. Regel ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☐ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Een adrescodewijziging wordt veroorzaakt door een verhuizing naar een ander adres of ander gebouw. Daarom moeten de sublocaties ook worden aangepast. Voorbeeld

Figuur 1.9: impact van adrescodewijziging op fysieke locatie

Bijbehorende regel 4.2 Wijzigingen in de fysieke locatie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

1.3

Dezelfde GS1 adrescode gebruiken om meerdere locatietypes te identificeren

Dezelfde GS1 adrescode kunt u gebruiken om meerdere locatietypes te identificeren. Dit komt vaak voor als een bedrijf één adrescode gebruikt om zowel de juridische entiteit als de fysieke locatie te identificeren.

1.3.1

Toegestane combinaties van locatietypes met dezelfde adrescode

Dezelfde GS1 adrescode kunt u toekennen aan: ■

één juridische entiteit, en/of

■

één functie, en/of

■

één fysieke locatie, en/of

■

één digitale locatie.


Pagina 12 van 48


Als voorwaarde geldt dat de functie en/of locatie(s) tot dezelfde juridische entiteit behoren. Opmerking: een aan een juridische entiteit toegewezen adrescode kunt u ook gebruiken om alle functies van de organisatie (of alle functies waarvoor geen aparte adrescode is toegewezen) te identificeren. Zie 1.3.2 voor meer informatie. Regel Structurele regel: ☒ Redenering Sommige bedrijven voeren werkzaamheden uit waarvoor geen organisatorische of fysieke sublocaties vereist zijn. Opmerking Als u een adrescode gebruikt om meerdere locatietypes te identificeren, dan past u alle bijbehorende regels toe. Wanneer organisaties groter of complexer worden, kan meervoudig gebruik van dezelfde adrescode leiden tot ongewenste afhankelijkheden. Zie regels 1.3.3 en 1.3.4 voor meer informatie. Voorbeeld

Figuur 1.10: combinaties van locatietypes met dezelfde GS1 adrescode

Dezelfde adrescode wordt gebruikt om de juridische entiteit en de fysieke locatie van de organisatie te identificeren. Bijbehorende regels 1.3.3 Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van locatiewijzigingen. 1.3.4 Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van deactiveren van een locatie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

1.3.2

GS1 adrescode van een juridische entiteit gebruiken om de functies van een organisatie te identificeren

Een GS1 adrescode die aan een juridische entiteit is toegewezen gebruikt u om alle functies van uw organisatie (of alle functies waarvoor geen aparte adrescode is toegewezen) te identificeren. Regel Structurele regel: ☒


Pagina 13 van 48


Redenering De juridische entiteit en de functies vertegenwoordigen de ‘wie’ in een bedrijfsproces, waarbij de functie een nauwkeurigere aanduiding vormt. Sommige organisaties hebben de behoefte om een of meerdere functies afzonderlijk te identificeren. Voorbeeld

Figuur 1.11: GS1 adrescode van een juridische entiteit gebruiken om functies te identificeren

Adrescode A (GLN A) wordt gebruikt om de juridische entiteit en alle ‘overige’ functies te identificeren, in dit geval boekhouding en logistiek. In het bestelproces is er de behoefte om de salesafdeling afzonderlijk te identificeren; dit wordt gedaan met behulp van adrescode B (GLN B). Bijbehorende regels 1.1.1 Identificatie van een juridische entiteit. 1.1.2 Identificatie van een functie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

1.3.3

Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van locatiewijzigingen

Een wijziging in de adrescode die wordt veroorzaakt door regels voor één gebruikstype heeft invloed op andere gebruiksvormen. Regel Structurele regel: ☒ Redenering Dit is een logisch gevolg van gecombineerd gebruik.


Pagina 14 van 48


Voorbeeld

Figuur 1.12: één GS1 adrescode voor meerdere locatietypes, impact voor locatiewijzigingen

Adrescode A (GLN A) gebruikt u om een juridische entiteit en een fysieke locatie te identificeren. Het toegangsadres wordt gewijzigd, waardoor u een nieuwe code, adrescode B (GLN B), moet toewijzen aan de fysieke locatie. Nu heeft uw organisatie de keuze: als de organisatie ervoor kiest om door te gaan met meervoudig gebruik van de GS1 adrescode, dan moet u de adresode van de juridische entiteit wijzigen in adrescode B (GLN B). Als er besloten wordt om te stoppen met meervoudig gebruik van de adrescode, dan kan uw organisatie adrescode A (GLN A) blijven gebruiken voor de juridische entiteit (terwijl de fysieke locatie adrescode B (GLN B) krijgt toegewezen). Bijbehorende regels 2.2

Wijziging in een juridische entiteit.

3.2

Wijziging in een functie.

4.2

Wijzigingen in de fysieke locatie.

5.2

Wijziging in een digitale locatie.


Pagina 15 van 48


Corresponderende regel in eerdere versie 3.2.2 (oud) Wijziging in juridische locatie die tevens een fysieke locatie is.

1.3.4

Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van deactiveren van een locatie

Als opheffing of samenvoeging van een locatie leidt tot het deactiveren van een GS1 adrescode, dan heeft dit invloed op andere gebruiksvormen van deze adrescode (juridische entiteit, functie, fysieke locatie, digitale locatie) aangezien de adrescode niet meer gebruikt zal worden bij nieuwe transacties. In sommige gevallen is het mogelijk om het deactiveren van een adrescode te vermijden en deze voor de andere locaties te behouden. Zo kan uw organisatie er bijvoorbeeld voor kiezen om de adrescode te blijven gebruiken voor een fysieke locatie, nadat een functie is opgeheven of samengevoegd. Als het echter gaat om opheffing van een juridische entiteit, dan moet de betreffende adrescode worden gedeactiveerd en wijst u een nieuwe adrescode toe aan de andere locatie(s). Regel Structurele regel: ☒ Redenering Dit is een logisch gevolg van meervoudig gebruik. Voorbeeld

Figuur 1.13: één GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van het deactiveren van een locatie

Adrescode A (GLN A) wordt gebruikt om de boekhoudafdeling (functie) en het boekhoudsysteem (digitale locatie) te identificeren. Vervolgens wordt het boekhoudsysteem uitgeschakeld, omdat de functies ervan worden overgenomen door het ERP-systeem.


Pagina 16 van 48


Nu heeft uw organisatie de keus: adrescode A (GLN A) deactiveren en een nieuwe code, adrescode B (GLN B), toewijzen aan de boekhoudafdeling óf adrescode A (GLN A) behouden en blijven gebruiken om de boekhoudafdeling te identificeren. Bijbehorende regels 2.3

Opheffing van een juridische entiteit.

3.3 Opheffing van een functie. 4.3 Opheffing van een fysieke locatie. 5.3 Opheffing van een digitale locatie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.


Pagina 17 van 48


2

Juridische entiteit

2.1

Toevoeging van een nieuwe juridische entiteit

2.1.1

Identificatie van een nieuwe juridische identiteit

Wanneer er een nieuwe juridische entiteit wordt toegevoegd die zakelijke transacties gaat uitvoeren, wijst u hier een nieuwe GS1 adrescode aan toe. Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☐ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als de juridische entiteit naast andere juridische entiteiten bestaat en transacties uitvoert met andere organisaties, moet de entiteit afzonderlijk worden geïdentificeerd. Opmerking De nieuwe adrescode kunt u ook gebruiken om een (nieuwe) fysieke locatie en/of een (nieuw) systeem te identificeren. De adrescode mag u niet gebruiken om een (nieuwe) functie te identificeren, omdat een functie altijd ondergeschikt is aan een juridische entiteit. Zie regel 1.3.2. Voorbeeld

Figuur 2.1: toevoegen van een nieuwe juridische entiteit

Bijbehorende regel 1.1.1 Identificatie van een juridische entiteit. Corresponderende regel in eerdere versie 2.1 (oud) Aanschaf / aanleg / gebruik van een nieuwe locatie.

2.1.2

Opsplitsing van een juridische entiteit

Wanneer u een juridische entiteit in meerdere entiteiten opsplitst, dan kan een van de juridische entiteiten de bestaande GS1 adrescode behouden. Voorwaarde daarbij is dat uw bedrijf de controle behoudt over het GS1bedrijfsnummer of de afzonderlijk toegewezen adrescodes. Aan de andere juridische entiteiten wijst u nieuwe adrescodes toe.


Pagina 18 van 48


Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Aangezien de originele juridische entiteit actief blijft, hoeft u handelspartners die zaken blijven doen met die juridische entiteit niet op de hoogte te brengen van de wijziging. Voorbeeld

Figuur 2.2: opsplitsing van een juridische entiteit

Bijbehorende regel 1.1.1 Identificatie van een juridische entiteit. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

2.2

Wijziging in een juridische entiteit

De kenmerken van een juridische entiteit kunnen veranderen tijdens de levensduur van een bedrijf. Hieronder staan veel voorkomende wijzigingen vermeld, waarbij telkens wordt uitgelegd of u al dan niet een nieuwe GS1 adrescode moet toewijzen.

2.2.1

Wijziging in het juridisch kader

De GS1 adrescode voor een juridische entiteit kan hoeft u mogelijk niet te wijzigen als er een verandering optreedt in het juridisch kader (d.w.z. het geldende rechtsgebied en de ondernemingsvorm) waarbinnen de entiteit opereert. Belangrijk: Sommige regelgevingen kunnen ertoe leiden dat u de adrescode van de juridische entiteit moet wijzigen. Neem bij twijfel contact op met uw lokale GS1 organisatie. Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als het juridische kader waarbinnen de entiteit opereert verandert, wordt feitelijk de definitie van de entiteit zelf gewijzigd. Hoewel de relatie met de handelspartners waarschijnlijk niet verandert, kan de wijziging wel van invloed zijn op de communicatie tussen de handelspartners en de entiteit.


Pagina 19 van 48


Voorbeelden Voorbeeld 1: Bedrijf A (geregistreerd onder de Canadese wet op ondernemingen) is gevestigd in de Canadese provincie Ontario en verhuist binnen het land naar de provincie Alberta. Bedrijf A blijft in hetzelfde rechtsgebied als de wet waaronder het staat geregistreerd, dus de GS1 adrescode hoeft u niet te wijzigen.

Figuur 2.3: voorbeeld van wijziging in juridisch kader 1

Voorbeeld 2: Bedrijf B (geregistreerd onder de Wet op ondernemingen van de provincie Ontario) is gevestigd in de Canadese provincie Ontario en verhuist naar de provincie Alberta (Canada). Als gevolg van deze verhuizing valt bedrijf B voortaan onder de Wet op ondernemingen van de provincie Alberta. Bedrijf B is naar een ander rechtsgebied verhuisd en daarom is het juridisch kader waarbinnen het opereert gewijzigd. Afhankelijk van de geldende regelgeving kan het zijn dat u de GS1 adrescode moet wijzigen.

Figuur 2.4: voorbeeld van wijziging in juridisch kader 2

Voorbeeld 3: Organisatie C (geregistreerd onder de Canadese wet op organisaties zonder winstoogmerk) kiest ervoor om een onderneming met winstoogmerk te worden en wordt als bedrijf ingeschreven onder de Canadese wet op ondernemingen. Hoewel bedrijf C zich binnen hetzelfde rechtsgebied bevindt, is het juridisch kader toch gewijzigd en daarom moet u de GS1 adrescode aanpassen. Bijbehorende regel 1.1.1 Identificatie van een juridische entiteit. Corresponderende regel in eerdere versie 3.3 (oud) Verhuizing van juridische entiteit.


Pagina 20 van 48


2.2.2

Wijziging in juridische naam

Als de juridische naam van de onderneming verandert, dan hoeft u de GS1 adrescode niet te wijzigen. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering De wijziging heeft geen invloed op de partners uit de keten of op nationale wettelijke instanties waarbij het bedrijf is geregistreerd. Voorbeeld

Figuur 2.5: wijziging in juridische naam

Bijbehorende regels 1.1.1 Identificatie van een juridische entiteit. 2.2.1 Wijziging in het juridisch kader. Corresponderende regels in eerdere versie 3.1 (oud) Wijziging in bedrijfsnaam.

2.2.3

Verhuizing van een juridische entiteit

Wanneer een juridische entiteit naar een ander adres verhuist, blijft de adrescode van de juridische entiteit ongewijzigd. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Een adreswijziging van een juridische entiteit is een administratieve wijziging zonder grote bedrijfsmatige gevolgen. Als de adrescode toch wordt gewijzigd, dan kan dit een groot aantal processen en systemen verstoren. Opmerking Als het juridisch kader van uw bedrijf verandert ten gevolge van de verhuizing, kan er een nieuwe adrescode nodig zijn. Zie regel 2.2.1.


Pagina 21 van 48


Voorbeeld

Figuur 2.6: verhuizing van juridische entiteit

Bijbehorende regels 1.1.1 Identificatie van een juridische entiteit. 2.2.1 Wijziging in het juridisch kader. Corresponderende regels in eerdere versie 3.3 (oud) Verhuizing van juridische entiteit. 4.1.2 (oud) Wijziging in een juridische locatie (bijv. postcode, straatnaam, plaats, etc.) die geen fysieke locatie is.

2.2.4

Wijziging in het belastingregistratienummer van de juridische entiteit

Als een belastingregistratienummer (zoals btw-nummer) van de juridische entiteit verandert, dan blijft de GS1 adrescode van de juridische entiteit ongewijzigd. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als u een belastingregistratienummer van een juridische entiteit wijzigt, dan is dit een administratieve wijziging zonder grote bedrijfsmatige gevolgen. Als u de adrescode van een juridische entiteit desondanks zou wijzigen, dan verstoort dit de processen en systemen in de keten onnodig.


Pagina 22 van 48


Voorbeeld

Figuur 2.7: wijziging in het belastingnummer van de juridische entiteit

Btw-nummer van de juridische entiteit verandert. Bijbehorende regel 1.1.1 Identificatie van een juridische entiteit. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

2.2.5

Wijziging in de contactgegevens van de juridische entiteit

Als u de contactgegevens van de juridische entiteit verandert (bezoekadres, postadres, telefoonnummer, emailadres, etc.) dan kan de adrescode ongewijzigd blijven. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als u een wijziging in de contactgegevens van een juridische entiteit aanbrengt dan is dit een administratieve wijziging zonder grote bedrijfsmatige gevolgen. Als u de adrescode desondanks zou wijzigen, dan verstoort dit de processen en systemen in de keten onnodig.


Pagina 23 van 48


Figuur 2.8: wijziging in de contactgegevens van de juridische entiteit

Wijziging in het e-mailadres van het hoofdkantoor van het bedrijf. Bijbehorende regel 1.1.1 Identificatie van een juridische entiteit. Corresponderende regel in eerdere versie 3.5 (oud) Wijziging in contactgegevens.

2.2.6

Impact van een wijziging in juridische entiteit op gerelateerde locaties

Als u de GS1 adrescode van een juridische entiteit verandert, dan blijven de adrescodes van locaties die gerelateerd zijn aan de juridische entiteit ongewijzigd. Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Adrescodes van functies, fysieke locaties en digitale locaties moeten altijd een duidelijke koppeling naar de juridische entiteit hebben. Handelspartners hanteren meestal contracten (zoals overeenkomsten voor interoperabiliteit) om dergelijke koppelingen tot stand te brengen, en deze moet u bijwerken na een wijziging in de juridische entiteit.


Pagina 24 van 48


Voorbeeld

Figuur 2.9: impact van een wijziging in juridische entiteit op gerelateerde locaties

Het juridisch kader van de juridische entiteit verandert en door wettelijke vereisten moet u de GS1 adrescode wijzigen (van adrescode A (GLN A) in adrescode C (GLN C)). Adrescode B (GLN B), waarmee de fabriek wordt geïdentificeerd, blijft ongewijzigd. Bijbehorende regel 2.2.1 Wijziging in het juridisch kader. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

2.3

Opheffing van een juridische entiteit

2.3.1

GS1 adrescode van een opgeheven juridische entiteit

Een juridische entiteit kan worden opgeheven tijdens de levensduur van een bedrijf. In dat geval moet u de GS1 adrescode waarmee de juridische identiteit wordt geïdentificeerd deactiveren. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☐ Dezelfde GS1 adrescode ☒ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als de adrescode van een opgeheven juridische entiteit wordt hergebruikt, kan dit tot verwarring leiden bij handelspartners. Voorbeeld


Pagina 25 van 48


Figuur 2.10: opheffing van een juridische entiteit

Bijbehorende regel 1.3.4 Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van deactiveren van een locatie Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

2.3.2

GS1 adrescodes van juridische entiteiten die worden samengevoegd of overgenomen

Als twee of meer juridische entiteiten worden samengevoegd, kunt u een van de bestaande GS1 adrescodes behouden om de nieuwe juridische entiteit te identificeren (zie opmerking). De andere adrescodes markeert u als inactieve juridische entiteit. Als een juridische entiteit een andere juridische entiteit overneemt maar beide juridische entiteiten actief blijven, dan kunnen ze hun eigen adrescode behouden. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☒ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als de originele juridische entiteiten actief blijven, hoeft u handelspartners die met die juridische entiteit zaken blijven doen niet op de hoogte te brengen van de wijziging. Opmerking De nieuwe juridische entiteit maakt u de licentienemer van het GS1 bedrijfsnummer of de afzonderlijk toegewezen adrescode. Neem contact op met uw lokale GS1 organisatie voor meer informatie.


Pagina 26 van 48


Voorbeeld

Figuur 2.11: GS1 adrescodes van juridische entiteiten die worden samengevoegd of overgenomen

Bedrijven die zakendoen met A worden niet geconfronteerd met een wijziging. Bedrijven die zakendoen met B krijgen echter wel te maken een nieuwe GS1 adrescode (vanuit hun perspectief). Bijbehorende regel 1.3.4 Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van deactiveren van een locatie Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

2.3.3

Impact van opheffing van een juridische entiteit op gerelateerde locaties

Uw organisatie kan diverse juridische entiteiten hebben in de landen waarin zij actief is. Wanneer een van deze juridische entiteiten wordt opgeheven en de adrescode daardoor gedeactiveerd wordt, hoeft u de adrescodes van gerelateerde locaties niet te wijzigen (zie opmerking). Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Adrescodes van functies, fysieke locaties en digitale locaties moet u een duidelijke koppeling naar de verantwoordelijke juridische entiteit geven. Handelspartners hanteren meestal contracten (zoals overeenkomsten voor interoperabiliteit) om dergelijke koppelingen tot stand te brengen, en deze moet u bijwerken als een juridische entiteit opgeheven wordt. Opmerking Om dezelfde adrescodes te blijven gebruiken, moet uw organisatie de licentie van het GS1 bedrijfsnummer of de afzonderlijke toegewezen adrescode behouden. Neem contact op met uw lokale GS1 organisatie voor meer informatie.


Pagina 27 van 48


Voorbeeld

Figuur 2.12: impact van opheffing van een juridische entiteit op gerelateerde locaties

De juridische entiteit met adrescode A (GLN A) als identificatie wordt opgeheven. De fabriek wordt aan een andere (bestaande) juridische entiteit toegewezen, die als identificatie adrescode C (GLN C) heeft. Adrescode B (GLN B), die gebruikt wordt om de fabriek te identificeren, kan ongewijzigd blijven. Bijbehorende regels Niet van toepassing. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.


Pagina 28 van 48


3

Functie

3.1

Toevoeging van een nieuwe functie

3.1.1

Identificatie van een nieuwe functie

Wanneer u een nieuwe functie toevoegt die zich gaat bezighouden met zakelijke transacties, moet u deze een nieuwe GS1 adrescode toewijzen als u de nieuwe functie bij zakelijke transacties wilt onderscheiden van andere functies. Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☐ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als de functie bestaat naast andere functies en transacties uitvoert met andere organisaties, dan moet u de functie afzonderlijk kunnen identificeren. Opmerking Gecombineerd gebruik: de nieuwe adrescode mag u niet toewijzen aan een (nieuwe) juridische entiteit. De nieuwe adrescode mag u wel toewijzen aan een (nieuwe) fysieke locatie en/of (nieuwe) digitale locatie. Voorbeeld

Figuur 3.1: identificatie van een nieuwe functie

Het bedrijf heeft een nieuwe afdeling opgezet: kwaliteitscontrole. Bijbehorende regel 1.1.2 Identificatie van een functie. Corresponderende regels in eerdere versie 2.2 (oud) Activiteit - gebouw toevoegen.

3.1.2

Opsplitsing van een functie

Wanneer een functie opgesplitst wordt in meerdere functies, kan een van deze functies de originele GS1 adrescode behouden, zo lang de functie een deel van dezelfde kerneigenschappen behoudt en bij de originele juridische entiteit blijft. Voor de andere functies zijn nieuwe adrescodes nodig. Regel ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode


Pagina 29 van 48


Redenering Aangezien de originele functie actief blijft, hoeft u handelspartners die blijven communiceren met die functie niet op de hoogte te brengen van de wijziging. Voorbeeld

Figuur 3.2: opsplitsing van een functie

Bijbehorende regel 1.1.2 Identificatie van een functie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

3.2

Wijziging in een functie

De kenmerken van een functie kunnen veranderen tijdens de levensduur van een bedrijf. Hieronder staan veel voorkomende wijzigingen vermeld, waarbij telkens wordt uitgelegd of u al dan niet een nieuwe GS1 adrescode moet toewijzen.

3.2.1

Wijziging van het doel van de functie

Als er sprake is van een kleine wijziging in het doel van een functie, waarbij een deel van de functie onveranderd blijft en de wijziging geen invloed heeft op lopende zakelijke transacties, dan kunt u dezelfde adrescode behouden. Functie en doel zijn intrinsiek met elkaar verbonden en daarom is een volledige (of ingrijpende) wijziging van het doel van de functie niet mogelijk. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Handelspartners die met de functie blijven communiceren, hoeven niet op de hoogte gebracht te worden van wijzigingen. Voor handelspartners die voor de eerste keer communiceren met de functie is de adrescode feitelijk een nieuwe GS1 adrescode. Voorbeeld

Figuur 3.3: wijziging van het doel van de functie


Pagina 30 van 48


Bedrijf besluit om van de serviceafdeling een afdeling service- en kwaliteitsbeheer te maken. Bijbehorende regel 1.1.2 Identificatie van een functie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

3.2.2

Wijziging in de contactgegevens van de functie

Als de contactgegevens van de functie veranderen, kan de GS1 adrescode ongewijzigd blijven. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering De adrescode van een functie vertegenwoordigt de ‘wie’ in een bedrijfsproces. Als minstens één van de communicatiekanalen behouden blijft, kan het andere kanaal bijgewerkt worden via dat kanaal. Opmerking Als alle contactgegevens van de functie veranderen, kan het verstandig zijn om de adrescode te wijzigen zodat handelspartners hiervan op de hoogte worden gebracht. Voorbeeld Het telefoonnummer van de serviceafdeling verandert, maar het e-mailadres blijft hetzelfde.

Figuur 3.4: wijziging in contactgegevens van de functie

Bijbehorende regel 1.1.2 Identificatie van een functie. Corresponderende regels in eerdere versie 3.5 (oud) Wijziging in contactgegevens.

3.2.3

Wijziging in uitvoeringslocatie(s) van een functie

Als de uitvoeringslocatie van een functie verandert en de locatie onbelangrijk voor de functie is, dan hoeft u de adrescode waarmee de functie wordt geïdentificeerd niet te wijzigen. Voor functies die continu op verschillende locaties opereren, moet de adrescode ongewijzigd blijven. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode


Pagina 31 van 48


Redenering De adrescode van een functie identificeert de ‘wie’ in een bedrijfsproces. Het is dan ook belangrijk dat de adrescode in de loop der tijd onveranderd blijft, zodat transacties, handelingen, registraties en analyses correct kunnen worden uitgevoerd. Voorbeeld


De kraamafdeling bevindt zich op de tweede verdieping van vleugel B, maar maakt soms gebruik van kamers in vleugel C. Bijbehorende regel 1.1.2 Identificatie van een functie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

3.2.4

Wijziging in bankrekeninggegevens

Als de bij de functie behorende bankrekeninggegevens veranderen, dan hoeft u de adrescode niet te wijzigen. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS2 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering De adrescode van een functie identificeert de ‘wie’ in een bedrijfsproces. Het is dan ook belangrijk dat de adrescode in de loop der tijd onveranderd blijft, zodat transacties, handelingen, registraties en analyses correct worden uitgevoerd. Opmerking Als uw organisatie besluit om de bestaande adrescode te behouden, dan moet u ervoor zorgen dat de nieuwe rekeninggegevens aan de zakenpartners worden gecommuniceerd. Voorbeeld De debiteurenafdeling verandert van bank, waardoor de afdeling een ander bankrekeningnummer krijgt.


Pagina 32 van 48



Bijbehorende regel 1.1.2 Identificatie van een functie. Corresponderende regel in eerdere versie 3.10 (oud) Wijziging in financiële gegevens.

3.3

Opheffing van een functie

3.3.1

GS1 adrescode van de opgeheven functie

Als een functie wordt opgeheven, moet de bijbehorende GS1 adrescode worden gedeactiveerd. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☐ Dezelfde GS1 adrescode ☒ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als u de adrescode van een opgeheven functie hergebruikt voor een nieuwe functie, kan dit tot verwarring leiden bij handelspartners. Voorbeeld

Figuur 3.7: GS1 adrescode van de opgeheven functie

De crediteurenafdeling wordt uitbesteed en de bijbehorende adrescode wordt niet meer gebruikt. Bijbehorende regel 1.3.4 Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van deactiveren van een locatie Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.


Pagina 33 van 48


3.3.2

GS1 adrescodes van functies die worden samengevoegd

Als u twee of meer functies samenvoegt, dan kunt u een van de GS1 adrescodes behouden om de functie te identificeren. De andere adrescodes moet u deactiveren. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☒ Inactieve GS1 adrescode Redenering Aangezien een van de originele functies actief blijft, hoeft u handelspartners die communiceren met die functie niet op de hoogte te brengen van de wijziging. Voorbeeld

Figuur 3.8: GS1 adrescodes van functies die worden samengevoegd



Pagina 34 van 48


4

Fysieke locatie

4.1

Toevoeging van een nieuwe fysieke locatie

4.1.1

Identificatie van een nieuwe fysieke locatie

Als u een nieuwe fysieke locatie wilt toevoegen die zich bezig gaat houden met zakelijke transacties, dan moet u aan deze locatie een nieuwe GS1 adrescode toewijzen. Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☐ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als de fysieke locatie bestaat naast andere fysieke locaties en transacties uitvoert met andere organisaties, dan moet u de locatie afzonderlijk kunnen identificeren. Voorbeeld

Figuur 4.1: identificatie van een nieuwe fysieke locatie

Bijbehorende regels 1.1.3 Identificatie van een fysieke locatie. 1.2.1 Identificatie van een fysieke sublocatie. Corresponderende regels in eerdere versie 2.1 (oud) Aanschaf / aanleg / gebruik van een nieuwe locatie. 2.2 (oud) Activiteit - gebouw toevoegen. 4.4 (oud) Wijziging in juridische entiteit die bedrijfsruimte huurt van derden.

4.1.2

Opsplitsing van een fysieke locatie

Als een fysieke locatie wordt opgesplitst in meerdere locaties, kan een van de fysieke locaties de originele adrescode behouden, zo lang het toegangsadres niet verandert en de locatie bij de originele juridische entiteit blijft.


Pagina 35 van 48


Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GD1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Aangezien een van de originele fysieke locaties actief blijft, hoeft u handelspartners die met die fysieke locatie communiceren niet op de hoogte te brengen. Voorbeeld

Figuur 4.2: opsplitsing van een fysieke locatie

Een perceel van het land dat toebehoort aan boerderij A wordt opgesplitst in twee percelen. Bijbehorende regels Niet van toepassing. Corresponderende regels in eerdere versie 2.2 (oud) Activiteit - gebouw toevoegen. 4.3 (oud) Locatie wordt opgesplitst en deel van locatie wordt verhuurd aan een andere juridische entiteit.

4.2

Wijzigingen in de fysieke locatie

De kenmerken van een fysieke locatie kunnen veranderen tijdens de levensduur van uw bedrijf. Hieronder staan veel voorkomende wijzigingen vermeld, waarbij telkens wordt uitgelegd of u al dan niet een nieuwe GS1 adrescode moet toewijzen.

4.2.1

Wijziging in toegangsadres van locatie

Als het toegangsadres van een fysieke locatie verandert, dan moet u een nieuwe adrescode toewijzen (tenzij de wijziging niet van belang is). Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☐ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Een toegangsadres kan veranderen door een verhuizing naar een ander terrein of door de ingang van de locatie zodanig te veranderen dat dit een adreswijziging tot gevolg heeft. Een verhuizing naar een ander terrein zal een aanzienlijke impact hebben op uw handelspartners, terwijl een wijziging in de toegang tot de locatie vaak een minder grote impact zal hebben.


Pagina 36 van 48


Opmerking Het is belangrijk dat u handelspartners tijdig op de hoogte brengt van een adreswijziging, ook al blijft de adrescode ongewijzigd. Voorbeelden Voorbeeld 1 Magazijn verhuist naar een ander gebouw in dezelfde straat.

Figuur 4.3: verhuizing naar ander gebouw in dezelfde straat

Voorbeeld 2 Gebouw blijft op dezelfde plek staan, maar de toegangsweg of de ingang verandert.

Figuur 4.4: toegangsweg of ingang verandert

Bijbehorende regels 1.1.3 Identificatie van een fysieke locatie. 1.2.1 Identificatie van een fysieke sublocatie. 1.3.3 Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van locatiewijzigingen . Corresponderende regels in eerdere versie 4.1.1 (oud) Wijziging in fysiek adres. 4.1.3 (oud) Belangrijke wijziging in toegangspunt van de locatie (bijv. verhuizing naar een nieuwe locatie buiten het bestaande gebouw en terrein).


Pagina 37 van 48


4.2.2

Gemeentelijke adreswijziging zonder fysieke wijziging

Als u het adres (bijv. straatnaam en/of huisnummer) van een fysieke locatie wijzigt door de autoriteiten, maar de feitelijke fysieke coördinaten van de locatie blijven onveranderd, dan hoeft u de GS1 adrescode niet te wijzigen. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Aangezien uw handelspartners verwachten dat de fysieke locatie zich nog steeds op dezelfde plek bevindt, heeft de gemeentelijke adreswijziging voor hen geen gevolgen. Voorbeeld De gemeente besluit om nieuwe straatnamen en huisnummers te geven aan gebouwen in een straat.

Figuur 4.5: gemeentelijke adreswijziging zonder fysieke wijziging

Bijbehorende regels 1.1.3 Identificatie van een fysieke locatie. 1.2.1 Identificatie van een fysieke sublocatie. Corresponderende regel in eerdere versie 3.2.1 (oud) Wijziging in postcode, plaats- of straatnaam (met uitzondering van fysiek adres).

4.2.3

Wijziging in het gebruik van een fysieke locatie

De GS1 adrescode van een fysieke locatie hoeft u niet te wijzigen als de op de fysieke locatie uitgevoerde functies veranderen. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als u een fysieke locatie op een andere wijze gaat gebruiken, dan worden uw handelspartners meestal op andere manieren op de hoogte gebracht. Ze worden bijvoorbeeld geconfronteerd met een andere verzendlocatie voor een bepaald product en weten daardoor dat ze hun systemen moeten aanpassen.


Pagina 38 van 48


Voorbeeld

Figuur 4.6: wijziging in het gebruik van een fysieke locatie

Bijbehorende regels 1.1.3 Identificatie van een fysieke locatie. 1.2.1 Identificatie van een fysieke sublocatie. Corresponderende regels in eerdere versie 3.2.3 (oud) Kleine wijzigingen in het adres van een fysieke locatie (verhuizing naar een andere verdieping binnen een gebouw, verhuizing naar een ander gebouw op hetzelfde terrein). 4.1.3 (oud) Belangrijke wijziging in toegangspunt van de locatie (bijv. verhuizing naar een nieuwe locatie buiten het bestaande gebouw en terrein).

4.3

Opheffing van een fysieke locatie

4.3.1

GS1 adrescode van de gedeactiveerde locatie

Een fysieke locatie kan gedeactiveerd worden tijdens de levensduur van uw bedrijf. In dat geval moet u de GS1 adrescode van de fysieke locatie eveneens deactiveren. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☒ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als de adrescode van een opgeheven fysieke locatie wordt hergebruikt voor een nieuwe fysieke locatie, kan dit tot verwarring leiden bij uw handelspartners. Voorbeeld

Figuur 4.7: GS1 adrescode van de gedeactiveerde locatie


Pagina 39 van 48



4.3.2

GS1 adrescodes van fysieke locaties die worden samengevoegd

Als u twee of meer fysieke locaties samenvoegt, kan een van de GS1 adrescodes behouden blijven om de fysieke locatie te identificeren. De andere adrescodes moet u deactiveren. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☒ Inactieve GS1 adrescode Redenering Aangezien een van de originele fysieke locaties actief blijft, hoeven uw handelspartners die communiceren met die fysieke locatie niet op de hoogte te worden gebracht van de wijziging. Voorbeeld

Figuur 4.8: GS1 adrescodes van fysieke locaties die worden samengevoegd

De eigenaar van boerderij A koopt het land van de naburige boerderij B. Bijbehorende regels 1.3.4 Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van deactiveren van een locatie Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.


Pagina 40 van 48


5

Digitale locatie

5.1

Toevoeging van een digitale locatie

5.1.1

Toevoeging van een nieuwe digitale locatie

Als u een nieuwe digitale locatie toevoegt die wordt gebruikt bij zakelijke transacties, dan wijst u deze locatie een nieuwe GS1 adrescode toe. Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☐ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als de digitale locatie bestaat naast andere digitale locaties en wordt gebruikt bij transacties met andere organisaties, dan moet u de locatie afzonderlijk kunnen identificeren. Voorbeeld

Figuur 5.1: toevoeging van een nieuwe digitale locatie

Bedrijf neemt een nieuw transportmanagementsysteem (TMS) in gebruik. Bijbehorende regel 1.1.4 Identificatie van een digitale locatie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

5.1.2

Opsplitsing van een digitale locatie

Als u een digitale locatie opsplitst in meerdere digitale locaties, kan één digitale locatie de originele adrescode behouden – mits de digitale locatie bij de originele juridische entiteit blijft en dezelfde kerneigenschappen behoudt. De andere digitale locaties geeft u elk een nieuwe adrescode. Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Aangezien een van de originele digitale locaties actief blijft, hoeft u handelspartners die met de originele digitale locatie communiceren niet op de hoogte te brengen van de wijziging.


Pagina 41 van 48


Voorbeeld Bedrijf neemt een apart WMS-systeem (Warehouse Management System) in voorraadbeheerfunctie overneemt van het ERP-systeem (Enterprise Resource Planning).

gebruik

dat

de

Figuur 5.2: opsplitsing van een digitale locatie

Bijbehorende regel 1.1.4 Identificatie van een digitale locatie. Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.

5.2

Wijziging in een digitale locatie

De kenmerken van een digitale locatie kunnen veranderen tijdens de levensduur van uw bedrijf. Hieronder staan veel voorkomende wijzigingen vermeld, waarbij telkens wordt uitgelegd of u al dan niet een nieuwe GS1 adrescode moet toewijzen.

5.2.1

Wijziging in systeemdoel/-bereik van een digitale locatie

Als er sprake is van kleine wijzigingen, waarbij het doel van de digitale locatie deels onveranderd blijft en de wijziging geen invloed heeft op lopende zakelijke transacties, dan behoudt u dezelfde adrescode. Digitale locatie en doel zijn intrinsiek met elkaar verbonden en daarom is een volledige (of ingrijpende) wijziging van het doel van een digitale locatie niet mogelijk. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Handelspartners die met de digitale locatie blijven communiceren, hoeft u niet op de hoogte te brengen van de wijziging. Voor handelspartners die voor de eerste keer communiceren met de digitale locatie is de adrescode feitelijk een nieuwe adrescode. Voorbeeld

Figuur 5.3: wijziging in systeemdoel/-bereik van een digitale locatie

Bijbehorende regel 1.1.4 Identificatie van een digitale locatie.


Pagina 42 van 48



5.2.2

Wijziging in netwerkadres (opgehaald via de GS1 adrescode)

In sommige gevallen wordt de GS1 adrescode gebruikt als sleutel om het netwerkadres op te halen uit een metadatabank. Dit betekent dat u bij een wijziging in het netwerkadres de bijbehorende adrescode ook moet wijzigen. Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☐ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Handelspartners confronteren met een nieuwe adrescode is een goede manier om ervoor te zorgen dat het nieuwe netwerkadres wordt opgehaald. Voorbeeld

Figuur 5.4: wijziging in netwerkadres (opgehaald via de GS1 adrescode)


5.2.3

Wijziging in hardware of software op een digitale locatie

Als de systeemsoftware of -hardware op een digitale locatie verandert, dan hoeft u de GS1 adrescode niet te wijzigen. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Hoewel uw handelspartners geconfronteerd kunnen worden met wijzigingen in de interface als gevolg van de verandering, blijft de rol van de digitale locatie feitelijk ongewijzigd. Voorbeeld

Figuur 5.5: wijziging in hardware of software op een digitale locatie


Pagina 43 van 48



5.2.4

Wijziging in de systeemstatus (van test naar productie/live)

Als de status van het systeem op een digitale locatie verandert (bijv. van test naar productie), dan wijst u een nieuwe GS1 adrescode toe. Regel Actieregel: ☒ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☐ Inactieve GS1 adrescode Redenering Het is belangrijk dat uw handelspartners in staat zijn om onderscheid te maken tussen berichten die bedoeld zijn voor de productieomgeving en de testomgeving van het systeem. Dit onderscheid kunt u aanbrengen door een andere adrescode te gebruiken of door een ‘testvlag’ toe te voegen aan het bericht (waardoor dezelfde adrescode voor test- en productieomgevingen kan worden gebruikt). Opmerking Een andere manier om deze regel te omschrijven is als volgt: u wijst afzonderlijke adrescodes toe aan de verschillende omgevingen van een systeem. Voorbeelden Voorbeeld 1

Figuur 5.6: verschillende adrescodes voor de testomgeving en de productieomgeving

Er worden verschillende GS1 adrescodes gebruikt voor de testomgeving en de productieomgeving. Voorbeeld 2

Figuur 5.7: toevoegen van een ‘testvlag’ in het bericht

Dezelfde adrescode wordt gebruikt voor de testomgeving en de productieomgeving. Een ‘vlag’ in het bericht zorgt ervoor dat routering naar de juiste systeemomgeving plaatsvindt.


Pagina 44 van 48


Bijbehorende regels 1.1.4 Identificatie van een digitale locatie. 1.3.3

Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van locatiewijzigingen


5.3

Opheffing van een digitale locatie

5.3.1

GS1 adrescode van de opgeheven digitale locatie

Een digitale locatie kan worden opgeheven tijdens de levensduur van uw bedrijf. In dergelijke gevallen deactiveert u de GS1 adrescode waarmee de digitale locatie wordt geïdentificeerd. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☐ Dezelfde GS1 adrescode ☒ Inactieve GS1 adrescode Redenering Als de GS1 adrescode van een opgeheven digitale locatie wordt hergebruikt voor een nieuwe digitale locatie, kan dit tot verwarring leiden bij uw handelspartners. Voorbeeld

Figuur 5.8: GS1 adrescode van de opgeheven digitale locatie


5.3.2

GS1 adrescodes van digitale locaties die worden samengevoegd

In gevallen waarbij twee of meer digitale locaties worden samengevoegd, kunt u een van de bestaande GS1 adrescodes behouden om de hele digitale locatie te identificeren. De andere adrescodes die u niet meer gebruikt deactiveert u. Regel Actieregel: ☐ Nieuwe GS1 adrescode ☒ Dezelfde GS1 adrescode ☒ Inactieve GS1 adrescode


Pagina 45 van 48


Redenering Aangezien een van de originele digitale locaties actief blijft, hoeft u de handelspartners die blijven communiceren met die digitale locatie niet op de hoogte te brengen van de wijziging. Voorbeeld

Figuur 5.9: GS1 adrescodes van digitale locaties die worden samengevoegd

De systeemfunctie Crediteuren wordt overgenomen door het ERP-systeem. Bijbehorende regel 1.3.4 Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van deactiveren van een locatie Corresponderende regels in eerdere versie Niet van toepassing.


Pagina 46 van 48


A

Overzicht van verwijzingen naar eerdere versie

Huidige versie

Nieuwe versie

1. (oud) Algemene regels

Groepering

1.1. (oud) Locatie (toegangspunt)

1.1.3 Identificatie van een fysieke locatie

1.2. (oud) Wijziging in juridische status na een gedeeltelijke fusie of overname

Zie paragraaf 1.6 van Alg. specificaties

1.3. (oud) Wijziging in juridische status na een volledige fusie of overname

Zie paragraaf 1.6 van Alg. specificaties

1.4. (oud) Een nieuwe handelspartner

Regel is verwijderd.

2. (oud) Aanmaken van nieuwe locaties 2.1. (oud) Aanschaf / aanleg / gebruik van een nieuwe locatie

Groepering 2.1.1 Identificatie van een nieuwe juridische identiteit 4.1.1 Identificatie van een nieuwe fysieke locatie

2.2. (oud) Activiteit - gebouw toevoegen

3.1.1 Identificatie van een nieuwe functie 4.1.1 Identificatie van een nieuwe fysieke locatie 4.1.2 Opsplitsing van een fysieke locatie

3. (oud) Kleine wijziging in bestaande locatie

Groepering

3.1. (oud) Wijziging in bedrijfsnaam

2.2.2 Wijziging in juridische naam

3.2. (oud) Kleine wijziging in het adres van een fysieke locatie

Groepering

3.2.1. (oud) Wijziging in postcode, plaats- of straatnaam (met uitzondering van fysiek adres)

4.2.2 Gemeentelijke adreswijziging zonder fysieke wijziging

3.2.2. (oud) Wijziging in juridische locatie die tevens een fysieke locatie is

1.3.3 Eén GS1 adrescode voor meerdere locatietypes: impact van locatiewijzigingen

3.2.3. (oud) Kleine wijzigingen in het adres van een fysieke locatie (verhuizing naar een andere verdieping binnen een gebouw, verhuizing naar een ander gebouw op hetzelfde terrein)

Regel is verwijderd.

3.3. (oud) Verhuizing van juridische entiteit

2.2.1 Wijziging in het juridisch kader 2.2.3 Verhuizing van een juridische entiteit

3.4. (oud) Routering van leveringen

Regel is verwijderd; dit zijn transactiegegevens.

3.5. (oud) Wijziging in contactgegevens

2.2.5 Wijziging in de contactgegevens van de juridische entiteit 3.2.2 Wijziging in de contactgegevens van de functie

3.6. (oud) Aanpassing van leverings- of transportvoorwaarden


3.7. (oud) Wijziging in de specificatie van het gebouw

Regel is verwijderd; dit zijn stamgegevens of transactiegegevens.

3.8. (oud) Wijziging in planningsvoorwaarden van leveringen


3.9. (oud) Wijziging in planningsbeheerprofiel



Pagina 47 van 48


Huidige versie 3.10.

(oud) Wijziging in financiële gegevens

Nieuwe versie Groepering

3.10.1. (oud) Wijziging in betalingsvoorwaarden


3.10.2. (oud) Wijziging in kortingskosten


3.10.3. (oud) Wijziging in gegevens van financiële instelling

3.2.4 Wijziging in bankrekeninggegevens

3.11. (oud) Kleine wijziging in partij/locatie die geen invloed heeft op handelspartners of traceerbaarheidseisen

1.1.1 Identificatie van een juridische entiteit 1.1.2 Identificatie van een functie 1.1.3 Identificatie van een fysieke locatie 1.2.1 Identificatie van een fysieke sublocatie

4. (oud) Belangrijke wijziging in bestaande locatie 4.1. (oud) Belangrijke wijziging in toegangspunt van de locatie

Groepering Groepering

4.1.1. (oud) Wijziging in fysiek adres

4.2.1 Wijziging in toegangsadres van locatie

4.1.2. (oud) Wijziging in een juridische locatie (bijv. postcode, straatnaam, plaats, etc.) die geen fysieke locatie is

2.2.3 Verhuizing van een juridische entiteit

4.1.3. (oud) Belangrijke wijziging in toegangspunt van de locatie (bijv. verhuizing naar een nieuwe locatie buiten het bestaande gebouw en terrein)

4.2.1 Wijziging in toegangsadres van locatie

4.2. (oud) Routeringsproces voor leveringen

Regel is verwijderd

4.3. (oud) Locatie wordt opgesplitst en deel van locatie wordt verhuurd aan een andere juridische entiteit

Groepering

4.3.1. (oud) Locatie wordt opgesplitst en deel van de locatie wordt verhuurd aan een andere juridische entiteit

4.1.2 Opsplitsing van een fysieke locatie

4.3.2. (oud) Locatie wordt opgesplitst en deel van de locatie wordt gebruikt door de GLNmerkhouder

4.1.2 Opsplitsing van een fysieke locatie

4.4. (oud) Wijziging in juridische entiteit die bedrijfsruimte huurt van derden

4.1.1 Identificatie van een nieuwe fysieke locatie

4.5. (oud) Belangrijke wijziging in partij/locatie die invloed heeft op handelspartners en/of traceerbaarheidseisen

1.1.1 Identificatie van een juridische entiteit 1.1.2 Identificatie van een functie 1.1.3 Identificatie van een fysieke locatie 1.2.1 Identificatie van een fysieke sublocatie


Pagina 48 van 48

Regels voor het toekennen van GS1 adrescodes (GLN's)

Recommend Documents