Regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer en tegemoetkoming kosten van verhuizing Universiteit Leiden Regeling van de Universiteit Leiden houdende regels ten aanzien van de tegemoetkoming in de kosten van woon-werkverkeer en de tegemoetkoming in de kosten van verhuizing. Paragraaf 1 Algemene bepalingen Paragraaf 2 Tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer ongeacht wijze van vervoer Paragraaf 3 Tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer openbaar vervoer Paragraaf 4 Tegemoetkoming kosten van verhuizing Paragraaf 5 Diverse bepalingen Tabel
Paragraaf 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Grondslag Deze regeling is gebaseerd op artikel 3.21, eerste lid onder a, van de CAO Nederlandse Universiteiten. Artikel 2 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. College van Bestuur: College van Bestuur van de Universiteit Leiden; b. werkgever: het College van Bestuur dan wel degene die krachtens mandaat of submandaat met het beheer van een beheerseenheid is belast; c. werknemer: de bezoldigde werknemer bedoeld in de CAO Nederlandse Universiteiten die in dienst is van de Universiteit Leiden; d. woonplaats: de gemeente waar de werknemer staat ingeschreven bij de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA); e. standplaats: de gemeente waar de werknemer op aanwijzing van de werkgever zijn werkzaamheden verricht; f. woon-werkverkeer: het ten minste een maal per week (of 40 keer per kalenderjaar) reizen tussen de woon- en de standplaats, waarbij binnen een tijdsbestek van 24 uur zowel heen als terug wordt gereisd; g. reiskosten: kosten verbonden aan het reizen tussen woon- en standplaats; h. openbaar vervoer abonnement: een via de Universiteit Leiden aangeschaft jaarabonnement voor OV, NS en/of bus dan wel 5-retourkaarten voor de 1e of 2e klasse over het meest gebruikelijke traject voor woon-werkverkeer; i. de tabel: de tabel behorende bij de regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer en tegemoetkoming kosten van verhuizing Universiteit Leiden, waarin de bedragen voor de vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer per woonplaats worden weergegeven.
1/5
Paragraaf 2 Tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer ongeacht wijze van vervoer Artikel 3 Toepasselijkheid 1. Deze paragraaf is, tenzij anders is bepaald, van toepassing op: a. werknemers met een (combinatie van) dienstverband(en) voor bepaalde tijd met een maximum van drie jaar; b. werknemers met een dienstverband voor meer dan drie jaar en die zijn ingeschaald in salarisschaal 5 of lager. 2. Voor werknemers die vallen onder de omschrijving van het eerste lid, onder a, geldt, dat op het moment dat bekend is dat een dienstverband langer duurt dan drie jaar, het recht op een tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer op basis van deze paragraaf direct vervalt. Dit geldt ook voor meerdere dienstverbanden voor bepaalde tijd, mits het aansluitende dienstverbanden zijn. Een onderbreking van minder dan zes maanden wordt gezien als een aansluitend dienstverband. 3. Voor werknemers die vallen onder de omschrijving van het eerste lid, onder b, geldt, dat de salarisschaal genoemd in het aanstellingsbesluit bepalend is. Bij meerdere dienstverbanden binnen de Universiteit in verschillende schalen bepaalt de hoogste schaal het recht op een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer. Artikel 4 Uitgangspunt De woon- en standplaats van de werknemer, alsmede het aantal dagen dat wordt gereisd (ongeacht de wijze van vervoer), is bepalend voor het recht op een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer conform deze paragraaf alsmede voor de hoogte van de tegemoetkoming. Artikel 5 Tegemoetkoming reiskosten De tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer conform deze paragraaf is een bedrag per maand volgens bijgevoegde tabel. Deze tabel is gebaseerd op het werken in Leiden of Oegstgeest. Voor de woonplaatsen die niet in de tabel zijn vermeld, geldt een maximum tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer. Artikel 6 Aantal reisdagen per week 1. Bij vier of meer werkdagen per week wordt de in de tabel genoemde tegemoetkoming toegekend (= 100%). 2. Bij minder dan vier werkdagen per week wordt een percentage van genoemde tegemoetkoming toegekend; bij drie werkdagen per week is de tegemoetkoming 90%, bij twee werkdagen 60% en bij een werkdag 30% van de vermelde bedragen. 3. Bij een wisselend aantal werkdagen per week wordt het gemiddelde aantal reisdagen per week genomen (berekend over een kwartaal), naar boven af te ronden op hele dagen. Artikel 7 Tijdelijk niet toekennen van de tegemoetkoming Bij ziekte of buitengewoon verlof wordt na dertig kalenderdagen de betaling van de tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer gestopt tot aan de dag van werkhervatting.
2/5
Artikel 8 Andere standplaats dan Leiden of Oegstgeest De plaats van tewerkstelling kan tijdelijk of blijvend een andere zijn dan Leiden of Oegstgeest. a. Als tijdens het dienstverband een andere standplaats wordt aangewezen, vervalt de op grond van artikel 5 toegekende tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer. Per geval wordt in overleg met de werknemer een redelijke reiskostenvergoeding vastgesteld, waarbij in ieder geval niet meer wordt vergoed dan volgens de belastingdienst onbelast aan de werknemer kan worden toegekend. b. Als bij indiensttreding van meet af aan een andere standplaats wordt aangewezen, wordt de tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer als bedoeld in deze paragraaf eveneens per geval vastgesteld, waarbij wederom in ieder geval niet meer wordt vergoed dan volgens de belastingdienst onbelast aan de werknemer kan worden toegekend.
Paragraaf 3 Tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer openbaar vervoer Artikel 9 Toepasselijkheid 1. Deze paragraaf is, tenzij anders is bepaald, van toepassing op werknemers die gebruik (gaan) maken van het openbaar vervoer voor hun woon-werkverkeer. Er wordt geen onderscheid gemaakt in dienstverbanden, of in het aantal reisdagen per week. 2. Werknemers die gebruik maken van de tegemoetkoming zoals beschreven in paragraaf 2 komen niet in aanmerking voor de tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer openbaar vervoer zoals beschreven in deze paragraaf. Artikel 10 Tegemoetkoming reiskosten openbaar vervoer De tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer openbaar vervoer bedraagt 20% van de kosten van een openbaar vervoer abonnement (conform artikel 2, onder h). Artikel 11 Tijdelijk niet toekennen van de tegemoetkoming reiskosten openbaar vervoer 1. In geval van ziekte, zwangerschap, buitengewoon verlof, verhuizing en beëindiging van het dienstverband kan het abonnement worden stop gezet. 2. Indien het abonnement op grond van het eerste lid wordt stopgezet, stopt ook de tegemoetkoming. Artikel 12 Keuze in tegemoetkoming conform paragraaf 2 en paragraaf 3 Reeds bestaande afspraken met werknemers over de tegemoetkoming reiskosten blijven van kracht. Werknemers hebben eenmalig de keuze om, binnen de grenzen van deze regeling, te bepalen op basis van welke paragraaf (2 of 3) zij een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer wensen te ontvangen.
Paragraaf 4 Tegemoetkoming kosten van verhuizing Artikel 13 Verhuispremie 1. Werknemers met een dienstverband voor onbepaalde tijd (of met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd) die de maximum tegemoetkoming in reiskosten woon-werkverkeer krijgen conform paragraaf 2 en binnen twee jaar na indiensttreding dan wel na overplaatsing verhuizen naar een woonplaats waarvoor volgens de tabel geen tegemoetkoming in de reiskosten conform paragraaf 2 bestaat, krijgen de verhuispremie. De onbelaste verhuispremie bedraagt € 1.500,00.
3/5
2. Bij minder dan vier werkdagen per week wordt de hoogte van de toe te kennen verhuispremie berekend overeenkomstig artikel 6, tweede lid. 3. Indien de verhuisplicht wordt opgelegd, wordt er geen verhuispremie toegekend, maar is er aanspraak op een tegemoetkoming in de verhuiskosten. 4. De verhuispremie geldt niet voor werknemers die gebruik maken van de tegemoetkoming in de reiskosten openbaar vervoer, bedoeld in paragraaf 3. Artikel 14 Verhuisplicht 1. Werknemers kunnen op functie-inhoudelijke gronden worden verplicht om dichtbij hun werk te wonen. Het is aan de werkgever om te bepalen of de verhuisplicht wordt opgelegd. 2. De verhuisplichtige werknemer dient zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband is aangegaan, daaraan gevolg te geven. De (overige) voorwaarden waaraan door de werknemer moet worden voldaan, worden schriftelijk vastgelegd. 3. Wanneer een werknemer een verhuisplicht opgelegd krijgt, heeft hij, indien en voor zover van toepassing, aanspraak op tegemoetkoming in de verhuiskosten, de pensionkosten en de reiskosten gezinsbezoek. Artikel 15 Tegemoetkoming verhuiskosten 1. Het opleggen van een verhuisplicht geeft aan de betrokken werknemer aanspraak op een tegemoetkoming in de verhuiskosten, zijnde herinrichtingskosten en transportkosten. 2. De in redelijkheid te maken transportkosten ten behoeve van het overbrengen van de inboedel worden volledig vergoed op basis van een door de werkgever goedgekeurde offerte. 3. De tegemoetkoming in de herinrichtingskosten bedraagt 12% van het bruto-jaarloon op het moment van de verhuizing, met een minimum van € 1.500,00 en een maximum zoals door de belastingdienst is vastgesteld. Artikel 16 Tegemoetkoming pensionkosten Indien de verhuisplichtige werknemer in de periode vóór de verhuizing dicht bij zijn werk moet wonen en daarvoor gebruik maakt van een hotel/pension, wordt hiervoor een tegemoetkoming in de pensionkosten toegekend. De hoogte van deze tegemoetkoming zal in overleg met de werknemer worden vastgesteld. Artikel 17 Tegemoetkoming reiskosten gezinsbezoek De verhuisplichtige werknemer die een tegemoetkoming in de pensionkosten krijgt, komt ook in aanmerking voor vergoeding van de werkelijk gemaakte reiskosten voor gezinsbezoek (binnen Nederland) in het weekend, tot een maximum van de reiskosten per openbaar vervoer tweede klas. Artikel 18 Uitgestelde verhuisplicht Wanneer de verhuisplicht wordt opgelegd en de werknemer toestemming krijgt om tot aan de datum van verhuizing te blijven reizen tussen woon- en standplaats, wordt in die periode ten hoogste de in de tabel vermelde maximum tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer toegekend. Ook kan de werknemer kiezen voor een tegemoetkoming in de reiskosten conform paragraaf 3.
4/5
Paragraaf 5 Diverse bepalingen Artikel 19 Uitvoeringsvoorschriften De werkgever kan nadere uitvoeringsvoorschriften ten aanzien van deze regeling vaststellen. Artikel 20 Wijziging omstandigheden De werknemer is gehouden alle wijzigingen die van invloed zijn op de (hoogte van de) tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer – zoals wijziging van woonplaats en het aantal reisdagen per week – terstond door te geven, ongeacht voor welke tegemoetkoming in de reiskosten de werknemer heeft gekozen (conform paragraaf 2 of paragraaf 3). Artikel 21 Student-assistenten en stagiair(e)s Voor student-assistenten en stagiair(e)s geldt in afwijking van paragraaf 2 en 3, het volgende: a. Als zij in het bezit zijn van een OV-studentenkaart en geen reiskosten hoeven te maken, komen zij ook niet in aanmerking voor een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer conform deze regeling. b. Als zij aantoonbaar wel reiskosten woon-werkverkeer moeten maken, komen zij in aanmerking voor een tegemoetkoming volgens paragraaf 2 of 3. Dit moet bij de indiensttreding worden aangetoond en vastgelegd. Artikel 22 Hardheidsclausule In bijzondere gevallen waarin strikte toepassing van deze regeling tot kennelijke onbillijkheid zou leiden, kan daarvan door de werkgever ten gunste van de werknemer worden afgeweken. Artikel 23 Ingangsdatum De regeling treedt in werking met ingang van 1 september 2005. De regeling vervangt alle eerdere regelingen op dit gebied, welke binnen het gezagsbereik van de werkgever vallen. Artikel 24 Citeertitel De regeling kan worden aangehaald als de “Regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer en tegemoetkoming kosten van verhuizing Universiteit Leiden”. Deze regeling is vastgesteld door het College van Bestuur op 22 augustus 2005, na overeenstemming in het Lokaal Overleg d.d. 28 juni 2005.
5/5
