READ: de informatiestrategieaanpak van Steenwinkel Kruithof Associates (SKA)
Steenwinkel Kruithof AssociatesManagement en Informatica Consultants
INLEIDING HET SPANNINGSVELD TUSSEN KORTETERMIJNVERWACHTINGEN EN LANGETERMIJNBEHOEFTEN In veel bedrijven volgen businessgerelateerde veranderingen elkaar snel op. Dit vereist een flexibele aanpassing van de (ondersteuning van de) processen. Businessmanagers uiten over het algemeen kortetermijnverwachtingen over de inzet van informatie- en communicatietechnologie, terwijl deze juist hun processen ondersteunt en informatievoorziening levert. Daar staat tegenover dat het bedrijf langetermijnbehoeften heeft omwille van stabiliteit, eenduidigheid in de infrastructuur en kostenbeheersing. Die langetermijnbehoeften vragen om een systematische en beheerste aanpak terwijl de kortetermijnbehoefte een snelle en flexibele aanpassing vereist. Zo ontstaat een spanningsveld bij ICT-managers. De organisatie kan deze verminderen door gebruik te maken van architectuurplanning .
HET GEHEEL IS MEER DAN DE SOM DER DELEN Het begrip architectuur gebruiken we daar waar we de ruimte van mensen inrichten, zoals bij gebouwen en stedelijke ruimtes. Bij de inrichting van een organisatie en de informatiesystemen richten we de handelingsruimte van mensen in en gebruiken we ook het begrip architectuur. Deze bedrijfsarchitectuur biedt een goed overzicht over en inzicht in de samenhang van organisatieonderdelen op basis van gedeelde missie, visie, doelen, strategie, beleid en processen. De bedrijfsarchitectuur dient als uitgangspunt voor het ontwerpen van een passende ICTarchitectuur. De ICT-architectuur omvat zowel de informatiearchitectuur als de technische IT-architectuur.
DE NOODZAAK TOT PRIORITEREN VAN DE SCHAARSE BEDRIJFSMIDDELEN Om de gewenste ICT-architectuur te realiseren leggen we de benodigde stappen vast in een meerjaren informatieplan. Dit informatieplan beschrijft welke investeringen en activiteiten u in samenhang met elkaar moet uitvoeren om tot de gewenste informatievoorziening te komen. Dit voorkomt dat de schaarse verandermiddelen opgaan aan individuele oplossingen (suboptimalisatie). De in het informatieplan beschreven activiteiten en investeringen zetten we in de tijd uit in een projectenkalender. We werken op projectniveau projectplannen uit.
DE RELATIE TUSSEN DE ORGANISATIE EN HAAR OMGEVING
De strategische inzet van ICT (denkt u bijvoorbeeld aan dienstverlening via internet) heeft een steeds grotere impact op de betekenis die de organisatie heeft voor haar omgeving. Informatievoorziening is daarom bij uitstek ook een zaak voor managers en bestuurders. Het is een instrument dat bestuurders in samenhang met andere organisatieaspecten, zoals werkprocessen, dienstverleningsconcepten en organisatie-inrichting, inzetten om bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Van belang is de afstemming tussen businesswensen en de benodigde ICT-ondersteuning. Daarmee raakt de informatievoorziening elke laag van de organisatie. READ, de informatiestrategieaanpak van SKA
2
Steenwinkel Kruithof AssociatesManagement en Informatica Consultants
ONZE AANPAK: READ EEN ARCHITECTUURBENADERING In de Enterprise Architecture oftewel de architectuurbenadering gaat het erom dat je een beschrijving van het bedrijf maakt op hoog niveau. Je beschrijft zowel de structuur als de inrichting van de organisatie. Doel is om, naast het vastleggen van details, de hoofdonderdelen te benoemen, te definiëren en de relatie ertussen weer te geven. Voor het maken van een Enterprise Architecture heeft ons bureau een methode ontwikkeld die wij READ noemen. READ staat voor Rapid Enterprise Architecture Definition. Met deze aanpak kunnen we op een snelle manier, samen met uw management, een architectuur voor de informatievoorziening definiëren en de implementatie daarvan in kaart brengen en plannen. READ helpt om te simplificeren, te stroomlijnen en te structureren. In READ gebruiken we begrijpelijke taal. We vermijden zoveel mogelijk ICT-vakjargon of we verklaren dit nader. Zo krijgen managers en medewerkers grip op hun bedrijfsinformatie. Zij komen hierdoor daadwerkelijk aan het roer van de ICT-ontwikkelingen te staan. Het definiëren van een architectuur maakt het volgende mogelijk: reduceren van de complexiteit van de ICT-toepassingen; integreren, eenmalig vastleggen en gezamenlijk gebruiken van gegevens; verminderen van overbodige applicaties en gegevensopslag; beheersbaar inpassen van nieuwe technologie.
STRUCTUUR VAN DE ARCHITECTUUR Je kunt de inrichting van een organisatie op vele manieren schetsen. Binnen READ hebben wij gekozen voor een opsplitsing in drie lagen: de bedrijfsarchitectuur, de informatiearchitectuur en de technische IT-architectuur.
READ, de informatiestrategieaanpak van SKA
3
Steenwinkel Kruithof AssociatesManagement en Informatica Consultants De kennis van de bedrijfsarchitectuur is al geborgd in de organisatie zelf. In het READproject valideren we deze kennis om een stabiel uitgangspunt te krijgen voor de hiervan afgeleide informatiearchitectuur. Cruciaal is de middelste laag uit bovenstaand architectuurmodel: de informatiearchitectuur. In deze laag beschrijven we: wat we aan gegevens willen vastleggen: over de bedrijfsobjecten; hoe de organisatie haar diensten wil leveren: door middel van de bedrijfsfuncties; waar de organisatie haar diensten wil verlenen: de logistiek; wie in de organisatie verantwoordelijk is voor dienstverlening en/of productie: de organisatie-eenheden; wanneer dienstverlening plaatsvindt: naar aanleiding van gebeurtenissen; waarom we producten en diensten verlenen: het realiseren van de bedrijfsdoelen. De onderste laag is de technische IT-architectuur. Hierin beschrijven we welke gegevens we waarin opslaan en hoe dit gebeurt. Welke programma’s, applicaties en componenten zijn nodig om de functionaliteit te bieden die de organisatie vraagt en hoe zijn, in technische zin, deze gegevens te ontsluiten.
READ ALS PROJECT Een READ-project passen we vooral toe bij organisaties die met strategische veranderingen te maken hebben. Dit zijn bijvoorbeeld organisaties die met een grote reorganisatie of een fusie te maken krijgen, maar ook organisaties die hun dienstverlening willen verbeteren en hun processen optimaliseren. Een READ-project bestaat uit een aantal hoofdstappen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
het uitvoeren van het vooronderzoek; het opzetten van het READ-project; het in kaart brengen van de huidige informatievoorziening; het definiëren van de streeforganisatie; het vaststellen, prioriteren en in de tijd uitzetten van de ICT-projecten die noodzakelijk zijn voor de realisatie van de streeforganisatie (inclusief raming van kosten en inspanningen); het maken van het rapport (streeforganisatie, informatiebeleid en projectenkalender) en zorgen voor draagvlak binnen de organisatie.
READ, de informatiestrategieaanpak van SKA
4
Steenwinkel Kruithof AssociatesManagement en Informatica Consultants Een READ-project kunnen we, samen met u, in 60 werkdagen doorlopen. In die 60 werkdagen zetten we een projectstructuur op en brengen we de huidige informatievoorziening in kaart. Vervolgens houden we workshops, waarbij het aantal (tussen 2 en 4) afhangt van de projectdoelstelling en de grootte van de organisatie. Na de laatste workshop stellen we een rapport samen met een beschrijving van de streeforganisatie, het informatiebeleid en een realistische en gedragen projectenkalender. Dit rapport bieden we ter goedkeuring aan de opdrachtgever aan.
KENMERKEN VAN EEN READ-PROJECT
Effectiviteit Het READ-project is effectief, door de zorg en aandacht die we gezamenlijk besteden aan het faciliteren van de strategie en strategische doelen die de organisatie bepaald heeft. We zorgen ervoor dat de resultaten van het READ-project juist hieraan een bijdrage leveren. We vergaren informatie en vinden draagvlak bij de medewerkers door samen met hen te werken aan de gevraagde projectresultaten. Wij doen dit deels in de workshops die we doelgericht en op basis van ervaring hebben samengesteld.
Mensen en communicatie In het READ-project besteden we veel aandacht aan de ‘stakeholders’ (specialisten, experts, managers en materiedeskundigen), die we in het project betrekken. We letten op groepsdynamica tijdens de workshops (forming - storming - norming - performing). We zorgen dat iedereen mee kan komen in het proces en dat er achteraf een goede borging is van wat we gezamenlijk vaststellen. De deelnemende medewerkers stellen we in staat om de opgedane kennis en uitgewisselde ervaring met hun collega’s te delen.
Kennis en (hulp)middelen Tijdens het READ-project maken we gebruik van onze kennis, kunde, methodes en hulpmiddelen op het gebied van architectuurdefinities.
De projectbesturing Om het READ-project daadwerkelijk 'Rapid' te laten verlopen, is project(be)sturing van groot belang. We dragen daarom zorg voor een zorgvuldige planning en control (doorloop- en verwerkingstijd; kosten; kwaliteit). Daarnaast bieden de workshops ons de mogelijkheid in een beperkte tijd enorme hoeveelheden informatie expliciet te maken én onder de deelnemers van de workshop gedeeld te krijgen.
Systeemondersteuning Indien gewenst kunnen we de workshop faciliteren met een Group Decision Support Systeem.
READ, de informatiestrategieaanpak van SKA
5
Steenwinkel Kruithof AssociatesManagement en Informatica Consultants HET MAKEN VAN EEN PROJECTENKALENDER Het hebben van een architectuur is mooi, maar niet voldoende. De architectuur beschrijft de gewenste situatie. Om een architectuur daadwerkelijk te realiseren, heeft u een projectenkalender nodig. Het is belangrijk twee zaken goed op een rijtje te krijgen. Enerzijds de strategie van de organisatie vanuit visie, missie en organisatiedoelen en anderzijds de eisen die met name de overheid, opdrachtgevers en toezichthouders stellen. Hieruit zijn de strategische doelen te definiëren. Deze doelen verwoorden wat de organisatie de komende jaren wil bereiken. De strategie geeft aan op welke wijze u deze doelen kunt bereiken.
Vanuit de doelen bepaalt u welke diensten de organisatie moet leveren om deze doelen te behalen. Hier start de invulling van de bedrijfsarchitectuur. Als de hele architectuur beschreven is, gaan we na in welke mate dit afwijkt van de bestaande situatie. Zo maken we het verschil zichtbaar tussen de huidige en gewenste situatie ook wel aangeduid als de IST- en SOLL-situatie. Vervolgens bepaalt u de projecten waarmee u de huidige organisatie, in een aantal jaren, om kunt buigen naar de streeforganisatie. De projecten plaatsen we in een logische volgorde. Vaak bepalen noodzaak en wettelijke eisen de prioriteit van de projecten.
READ, de informatiestrategieaanpak van SKA
6
Steenwinkel Kruithof AssociatesManagement en Informatica Consultants RESULTATEN VAN EEN READ-TRAJECT Na afloop van een READ-project is een goed toegankelijk document beschikbaar met daarin: De visie, missie, doelen en strategie van de organisatie voor zover die een relatie hebben met de informatievoorziening. Een beschreven architectuur met onder andere de onderdelen diensten, organisatie, processen en verschillende ICT-middelen. Een verschillenanalyse tussen streef- en huidige situatie. Een uitvoerbare projectenkalender inclusief een raming van de budgetten. Maar dit is niet het enige resultaat. Een organisatie die een dergelijk traject heeft doorlopen, merkt dat: er een gericht overleg over de te automatiseren zaken ontstaat; medewerkers gezamenlijk aan hetzelfde doel werken; er een bestuurlijke rust rond ICT-projecten ontstaat; u beter kunt inspelen op veranderingen in de omgeving.
Alle rechten voorbehouden Niets uit deze Informatiestrategieaanpak mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur.
READ, de informatiestrategieaanpak van SKA
7
