REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie

REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Deel 08 - Facturering

REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Deel 08 - Facturering

Versie: 2.1 Publicatiedatum: maart 2013

blz. 1 van 23

2

REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie

Versie: 2.1

Versie

Wijzigingen

2.1

Maart 2013: Hoofdstuk 2.10 – Betaling van de factuur. Nieuwe tekst over de mogelijkheid om in bepaalde specifieke gevallen te verzoeken om uitstel van de tweede uiterste betaaldatum

2.0

Juli 2012 Document in nieuwe opmaak Cijfers in overeenstemming met de meest recente uitgave van REACH-IT Kleine tekstwijzigingen

1.3

Oktober 2010: Berekening vergoeding en aanmaak factuur Bijwerken figuren Kleine tekstwijzigingen

1.2

Maart 2010: Facturen wijziging rechtspersoon Versturen facturen

1.1

December 2009: Kleine tekstwijzigingen Document in nieuwe opmaak.

1.0

December 2008: Aanmaak eerste versie

Annankatu 18, P.O. Box 400, FI-00121 Helsinki, Finland | Tel. +358 9 686180 | Fax +358 9 68618210 | echa.europa.eu

Publicatiedatum: maart 2013 Versie: 2.1

Deel 08 - Facturering

Deel 08 - Facturering Referentie: Datum uitgifte: Taal:

ECHA-12-G-24-NL maart 2013 Nederlands

© Europees Agentschap voor chemische stoffen, 2013. Voorblad © Europees Agentschap voor chemische stoffen Verklaring van afwijzing van aansprakelijkheid: Dit is een werkvertaling van een document dat oorspronkelijk in het Engels werd gepubliceerd en dat op de ECHA-website beschikbaar is. Als u vragen of opmerkingen hebt met betrekking tot dit document, kunt u deze via het informatieaanvraagformulier zenden naar de helpdesk van ECHA. Vermeld hierbij bovenstaande referentie en publicatiedatum. Het formulier is te vinden op de contactpagina van de ECHA-website op het volgende adres: http://echa.europa.eu/about/contact_en.asp Europees Agentschap voor chemische stoffen Postadres: P.O. Box 400, FI-00121 Helsinki, Finland Bezoekadres: Annankatu 18, Helsinki, Finland


3

4


Versie: 2.1

Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................. 6 2. Algemeen concept van facturering ...................................................................................... 6 2.1 Achtergrond ........................................................................................................................ 6 2.2 Definities............................................................................................................................. 6 2.3 Berekening vergoeding en aanmaak factuur ............................................................................ 6 2.4 Kwijtschelding van betaling van vergoeding ............................................................................. 7 2.5 Gezamenlijke indiening ......................................................................................................... 7 2.6 Vertrouwelijkheidclaim .......................................................................................................... 7 2.7 Spontane bijwerkingen ......................................................................................................... 8 2.8 Plug-in voor berekening van vergoedingen .............................................................................. 8 2.9 Opmaak van de factuur ......................................................................................................... 8 2.10 Betaling van de factuur ....................................................................................................... 9 2.11 Creditnota ......................................................................................................................... 10 2.12 Status van de betaling ........................................................................................................ 10 3. Ontvangen berichten in het postvak ................................................................................... 11 3.1 Bericht dat een factuur openstaat........................................................................................... 11 3.2 Bericht dat er een creditnota beschikbaar is ............................................................................ 12 4. Facturering stap voor stap .................................................................................................. 13 4.1 Facturen sorteren en bekijken................................................................................................ 13 4.2 Facturen downloaden ............................................................................................................ 16 4.3 Herinneringen downloaden .................................................................................................... 17 4.4 Creditnota’s downloaden ....................................................................................................... 20

Figuren Figuur 1:

Factuur met details ............................................................................................. 9

Figuur 2:

Bericht aan gebruikers van de deelnemer over openstaande factuur ................. 11

Figuur 3:

Bericht ter herinnering aan de eerste uiterste betaaldatum ............................... 12

Figuur 4:

Bericht dat er een creditnota beschikbaar is ....................................................... 13

Figuur 5:

Factuurmenu ...................................................................................................... 13

Figuur 6:

Downloadpagina met overzicht van facturen ...................................................... 14

Figuur 7:

Facturen sorteren ............................................................................................... 14

Figuur 8:

Weergaveoptie facturen per 10 .......................................................................... 15

Figuur 9:

Een van de facturen selecteren ........................................................................... 15

Figuur 10:

Selectie van de optie Show All ............................................................................ 15

Figuur 11:

Een factuur selecteren om te downloaden .......................................................... 16

Figuur 12:

Factuur in pdf-formaat ....................................................................................... 17

Figuur 13:

Keuze van herinnering om te downloaden .......................................................... 18

Figuur 14:

Herinnering in pdf-formaat ................................................................................. 19

Figuur 15:

Een creditnota selecteren om te downloaden ..................................................... 20



Figuur 16:


Creditnota als pdf ............................................................................................... 21


5

6


Versie: 2.1

1. Inleiding De gebruikershandleiding voor de industrie (IUM) is het naslagwerk dat gebruikers in de industrie uitlegt hoe ze gegevens kunnen indienen en bekijken binnen REACH-IT. Naarmate REACH-IT zich ontwikkelt, zullen er aanvullende en bijgewerkte delen van deze handleiding worden uitgebracht en beschikbaar worden gemaakt via de ECHA-website. We raden de gebruiker sterk aan voor het gebruik van dit deel 8 (Facturering) deel 1 (Aan de slag met REACH-IT) te lezen, waarin de volgende onderwerpen uitgebreider worden besproken: 

structuur van deze gebruikershandleiding;



gebruikte conventies als het gaat om pictogrammen, tekst, knoppen, links, …;



achtergrondinformatie over REACH-IT en de relatie tot de IUCLID 5-website en -toepassing.

Hoe u extra ondersteuning kunt krijgen, is ook beschreven in deel 1. Elk volgend deel van deze gebruikershandleiding beschrijft stap voor stap de instructies voor het uitvoeren van de noodzakelijke taken voor de indiening van gegevens op grond van REACH.

2. Algemeen concept van facturering 2.1 Achtergrond De rechtsgronden voor de vergoedingen zijn vastgelegd in artikel 74, lid 1 en artikel 132 van de REACH-verordening (EG nr. 1907/2006) en in de Vergoedingenverordening (EG nr. 340/2008). Er worden onder meer vergoedingen in rekening gebracht voor registratie, PPORD en autorisatieaanvragen. De hoogte van de vergoeding wordt bepaald aan de hand van parameters, zoals het dossiertype (registratie, PPORD...), de categorie onderneming (klein, middelgroot...), gezamenlijke indiening, niet-deelneming, hoeveelheid, vertrouwelijkheidclaims of een verandering van de identiteit van de registrant waarbij de rechtspersoonlijkheid verandert.

2.2 Definities In dit hoofdstuk worden verschillende termen gebruikt die hierna worden gedefinieerd: 

vergoeding: bedrag dat moet worden betaald voor een onderdeel dat wordt genoemd in de REACH-verordening;



overige kosten: andere bedragen die moeten worden betaald;



te vergoeden dienst (chargeable service CS): een dienst waarvoor een vergoeding in rekening wordt gebracht;



factuur: een rekening voor de geleverde CS;



deelnemer: een partij waaraan kosten in rekening kunnen worden gebracht (zoals een bedrijf of een derde partij).

2.3 Berekening vergoeding en aanmaak factuur In de meeste gevallen zijn facturen voor indieningen en wijziging van een rechtspersoon binnen drie ECHA-werkdagen online beschikbaar. Elke indiening voor registratie of wijziging van een rechtspersoon gaat gepaard met de vergoeding zoals vereist overeenkomstig titel IX van de REACH-verordening en de Vergoedingenverordening (EG) 340/2008. Een indiening voor registratie kan een eerste indiening zijn of een bijwerking van een



Publicatiedatum: maart 2013 Version: 2.1

indiening. Voor een eerste indiening wordt altijd een vergoeding geheven voor zowel tussenproducten als stoffen die geen tussenproduct zijn. In het geval van meerdere registraties binnen dezelfde indiening (geen tussenproduct en/of vervoerd geïsoleerd tussenproduct en/of locatiegebonden geïsoleerd tussenproduct) wordt voor elk product een vergoeding geheven. Een bijwerking van een indiening kan geclassificeerd worden als een spontane bijwerking van een reeds aangemelde stof (NONS), een overige spontane bijwerking en als een bijwerking op verzoek. 

Voor een spontane bijwerking van een NONS wordt een vergoeding geheven voor een stof die geen tussenproduct is als de nieuwe hoeveelheidsklasse hoger is dan de vorige aangemelde hoeveelheidsklasse. Er wordt ook een vergoeding geheven als de NONSstof geregistreerd wordt als een locatiegebonden geïsoleerd tussenproduct.



Voor overige spontane bijwerkingen wordt een vergoeding voor de registratie van de stof geheven als de nieuwe hoeveelheidsklasse hoger is dan de vorige aangemelde hoeveelheidsklasse voor stoffen die geen tussenproduct zijn en voor tussenproducten waarvoor niet eerder een vergoeding betaald werd.



Voor een bijwerking op verzoek nadat TCC een TCC-fout gemeld heeft, wordt er bij wijziging van parameters die de vergoeding bepalen (behalve bij een wijziging van hoeveelheidsklasse) in vergelijking met de vorige indiening een nieuwe factuur gegenereerd en zal de bestaande factuur geannuleerd worden. In een dergelijk geval wordt een eventueel reeds uitgevoerde betaling van de vorige factuur verrekend met de nieuwe factuur.

2.4 Kwijtschelding van betaling van vergoeding De registrant heeft recht op kwijtschelding van betaling van de vergoeding voor een registratie van een stof in een hoeveelheid tussen 1 en 10 ton/jaar als het registratiedossier de volledige informatie in Bijlage VII bevat. In dit geval wordt geen vergoeding geheven voor een dergelijke registratie maar daartoe moet de registrant wel kwijtschelding van betaling van de vergoeding vragen wanneer hij het dossier in IUCLID aanmaakt (dit geldt voor de oorspronkelijke registratie en voor updates ervan). Nadere informatie over het vorderen van kwijtscheldingen in IUCLID is te vinden in de Handleiding voor het indienen van gegevens, deel 4, over het voldoen aan de bedrijfsregels (“How to Pass Business Rule Verification”) en deel 5, over het indienen van een technisch dossier voor registraties en PPORD-kennisgevingen (“How to complete a technical dossier for registrations and PPORD-notifications”).

2.5 Gezamenlijke indiening Merk op dat elke registrant van een gezamenlijke indiening een verlaagde vergoeding berekend krijgt, in vergelijking met een individuele indiening, tenzij de registrant besluit tot niet-deelname (opt-out) voor een bepaald deel van de relevante informatie (met betrekking tot Bijlagen VI tot XI in de REACH-verordening en gespecificeerd in de Vergoedingenverordening in artikel 3, lid 3, artikel 4, lid 3 en artikel 5, lid 3) dat in de dossierrubrieken 2-7 gegeven wordt.

2.6 Vertrouwelijkheidclaim Een registrant kan een verzoek indienen omdat de informatie die bij ECHA wordt ingediend overeenkomstig artikel 10 van de REACH-verordening niet op het internet wordt gepubliceerd , omdat de publicatie ervan nadelig zou kunnen zijn voor de commerciële belangen van de registrant of van een andere betrokken partij. Indien de informatie onder artikel 119, lid 2 van de REACH-verordening en onder Bijlage IV van de Vergoedingenverordening valt, zal ECHA


7

8


Versie: 2.1

een vergoeding voor deze vertrouwelijkheidclaims vragen: 

vertrouwelijkheidclaim m.b.t. de mate van zuiverheid en/of identiteit van onzuiverheden of toevoegingen;



vertrouwelijkheidclaim m.b.t. de hoeveelheidsklasse;



vertrouwelijkheidclaim m.b.t. onderzoekssamenvattingen of uitgebreide onderzoekssamenvattingen;



vertrouwelijkheidclaim m.b.t. de informatie in het veiligheidsinformatieblad;



vertrouwelijkheidclaim m.b.t. de handelsnaam van de stof;



vertrouwelijkheidclaim m.b.t. de IUPAC-naam voor niet-geleidelijk geïntegreerde gevaarlijke stof;



vertrouwelijkheidclaim m.b.t. de IUPAC-naam voor gevaarlijke stoffen die worden gebruikt als tussenproduct, bij wetenschappelijk onderzoek en ontwikkeling of PPORD.

Merk op dat de vergoeding voor het verzoek betaald dient te worden, maar dat ECHA bepaalt of de redenen voor het vertrouwelijk houden van deze informatie voldoende zijn. U wordt geadviseerd om tijdens het opstellen van het dossier, en vóór de indiening, de secties in het dossier waarvoor een vergoeding zou kunnen worden berekend te controleren. Raadpleeg voor meer informatie Bijlage III van de Handleiding voor het indienen van gegevens 5 en de Handleiding voor het indienen van gegevens 16.

2.7 Spontane bijwerkingen Voor bijwerkingen van indieningen wordt alleen een vergoeding geheven indien vereist volgens titel IX van de REACH-verordening en de Vergoedingenverordening (EG) 340/2008 en als deze niet in eerdere facturen berekend is. ECHA betaalt geen vergoedingen terug in die gevallen waarbij de vergoeding voor de spontane bijwerking lager is dan voor de aanvankelijke indiening (d.w.z. een spontane bijwerking van een stofregistratie met een hoeveelheidsklasse van 1-10 ton/jaar met een kwijtschelding van vergoeding, terwijl de aanvankelijke indiening was gedaan was voor een stofregistratie met een hoeveelheidsklasse van 1-10 ton/jaar zonder kwijtschelding van vergoeding).

2.8 Plug-in voor berekening van vergoedingen Een registrant kan de vergoeding die bij het dossier hoort simuleren met behulp van de plug-in voor berekening van vergoedingen op de IUCLID-website:http://iuclid.echa.europa.eu/ De plug-in gaat door het IUCLID 5-dossier om een lijst met vergoedingen op te stellen overeenkomstig de Vergoedingenverordening (Verordening (EG) 340/2008). Hij werkt voor zowel REACH-registratie- als PPORD-kennisgevingsdossiers en kan ook de kosten van vertrouwelijkheidclaims berekenen. De plug-in geeft dus vooraf informatie over de waarschijnlijke kosten. Registranten dienen echter te wachten totdat ECHA een factuur gezonden heeft voordat zij een betaling doen.

2.9 Opmaak van de factuur Facturen kunnen worden gedownload in pdf-formaat. Figuur 1 hieronder toont een factuur in pdf-formaat en enkele details over de vergoedingen.


Deel 08 - Facturering Figuur 1:


Factuur met details

2.10 Betaling van de factuur De factuur van ECHA verschijnt in de factuursectie van de gebruiker van REACH-IT. De gebruiker van de deelnemer ontvangt ook een bericht in zijn postvak in REACH-IT met de mededeling dat een bericht geopend is. De gebruiker van de deelnemer kan de factuur vervolgens downloaden en betalen ECHA stuurt geen facturen op papier en facturen zijn daarom alleen in te zien in REACH-IT. Let op: bij het betalen van de factuur mag bij de omschrijving alleen de op de factuur vermelde referentie worden ingevuld. Vul alstublieft slechts één referentienummer in (geen meervoudige betalingen). Zet er niets voor of achter.


9

10


Versie: 2.1

Een factuur moet worden betaald voor de eerste uiterste datum die in de factuur is vermeld. Mocht de factuur niet voor de eerste uiterste datum zijn betaald, dan wordt hij door ECHA gesignaleerd als achterstallig. Als de gebruiker de achterstallige factuur opnieuw downloadt, is er een latere uiterste datum (tweede uiterste datum) vermeld op de factuur. In het geval van bijwerkingen van een registratie anders dan bijwerkingen van de hoeveelheidsklasse heeft de registrant de mogelijkheid om te verzoeken om extra uitstel van de tweede uiterste betaaldatum voor de betreffende vergoeding. In de praktijk is dit verzoek tot uitstel van de tweede uiterste betaaldatum alleen van toepassing op: 

vergoedingen geheven voor nieuwe te vergoeden vertrouwelijkheidclaims die in spontane bijwerkingen opgenomen zijn;



vergoedingen geheven als gevolg van een verandering van rechtspersoon.

Het verzoek tot uitstel moet worden ingediend voordat de tweede uiterste datum is verstreken, via de helpdesk van ECHA en gebruikmakend van het contactformulier dat beschikbaar is op http://echa.europa.eu/en/web/guest/contact. Kies “Contact the ECHA Helpdesk” en daarna het menu-item “I have a question related to the dossier submission to ECHA”. Als de factuur niet uiterlijk op de latere uiterste datum is betaald en (een) te vergoeden dienst(en) bevat met betrekking tot vergoedingen voor het indienen van dossiers, leidt dit tot afwijzing van het ingediende dossier. Wanneer de registratie is afgewezen omdat de registrant de ontbrekende informatie niet heeft ingediend of om dat hij de factuur niet vóór de vervaldatum heeft betaald, worden de vergoedingen die reeds in verband met bedoelde registratie zijn betaald niet teruggestort noch ontvangt de registrant daarvoor een creditnota.

2.11 Creditnota Er kunnen situaties zijn waarin de te vergoeden diensten opnieuw moeten worden berekend en de factuur als gevolg daarvan moet worden geannuleerd. Een factuur kan dus worden geannuleerd door ECHA en in zo’n geval wordt er een creditnota gegenereerd en op de factuurpagina geplaatst. De gebruiker ontvangt ook een bericht in zijn postvak in REACH-IT dat er een factuur is geannuleerd en dat de bijbehorende creditnota kan worden gedownload. De gebruiker van de deelnemer kan de creditnota vervolgens downloaden. De geannuleerde factuur kan echter nog steeds worden gedownload met behulp van het factuurmodel. De verschillen tussen een factuur en een creditnota zijn de opmaak en de melding van de openstaande bedragen en de totalen (positief in de geannuleerde factuur, negatief in de creditnota). Als de onderneming na afgifte van de factuur wijzigingen heeft doorgevoerd in haar factuuradres, btw-nummer en dergelijke, zullen deze niet op de creditnota verschijnen. Ingeval van annulering van een factuur, wordt een bericht gezonden naar het postvak van de gebruikers van de deelnemer.

2.12 Status van de betaling De status van de betaling wordt bijgewerkt als er een betaling is ontvangen door ECHA of als de latere uiterste datum is verstreken. Dit kan bekeken worden in het indieningsrapport dat ofwel met behulp van de zoekfunctie dan wel door klikken op de link in een gerelateerd bericht in het postvak geopend kan worden. Als de betaling ontvangen is, verandert de status in het indieningsrapport naar:




Pay Submission Fee Succeeded Als ECHA geen betaling ontvangen heeft op de uiterste betaaldatum, verandert de status in het indieningsrapport naar: Pay Submission Fee Failed

3. Ontvangen berichten in het postvak Dit hoofdstuk beschrijft de berichten die de gebruiker van de deelnemer ontvangt met betrekking tot factuuractiviteiten. De berichten helpen de gebruiker overzicht te houden van de factuuractiviteiten. Er wordt in chronologische volgorde weergegeven welke activiteiten zijn uitgevoerd voor de betreffende factuur (geopend, herinnering, gedownload). Zie voor meer informatie over het gebruik van het postvak deel 3 (Inloggen en postvak) van de Gebruikershandleiding voor de industrie.

3.1 Bericht dat een factuur openstaat Zodra ECHA een factuur opent, wordt hierover een bericht naar het postvak van de registrant gezonden. De factuur kan worden gedownload door op de link in het bericht te klikken. Figuur 2 laat het bericht zien dat naar gebruikers van de deelnemer wordt gezonden als een factuur openstaat. Figuur 2:

Bericht aan gebruikers van de deelnemer over openstaande factuur

Indien de registrant de factuur niet voor de vervaldatum heeft betaald, wordt een nieuw bericht naar zijn postvak gezonden. Deze herinnering kan worden gedownload door op de link in het bericht te klikken. Figuur 3 laat het bericht zien dat naar gebruikers van de deelnemer wordt gezonden om hen aan de eerste uiterste betaaldatum te herinneren.


11

12

REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Figuur 3:

Versie: 2.1

Bericht ter herinnering aan de eerste uiterste betaaldatum




3.2 Bericht dat er een creditnota beschikbaar is Als ECHA een factuur annuleert wordt een dienovereenkomstige creditnota aangemaakt. Er wordt hierover een bericht gezonden naar het REACH-IT postvak van de registrant met de mededeling dat de creditnota kan worden gedownload. De gebruikers van de deelnemer kunnen de creditnota vervolgens downloaden. Figuur 4 toont het bericht dat de gebruikers van de deelnemer ontvangen als er een creditnota beschikbaar is. Figuur 4:

Bericht dat er een creditnota beschikbaar is

4. Facturering stap voor stap 4.1 Facturen sorteren en bekijken Selecteer in het menu . Figuur 5:

Factuurmenu

De pagina verschijnt met daarop een overzicht van de facturen (openstaand of afgesloten) en creditnota’s van de deelnemer.


13

14

REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Figuur 6:

Versie: 2.1

Downloadpagina met overzicht van facturen

U kunt de lijst met facturen aflopend of oplopend sorteren door te klikken op de kop van de kolom waarop u wilt sorteren. Bij de kop van de gesorteerde kolom verschijnt een < > of < > afhankelijk van de gekozen volgorde. Hieronder ziet u een voorbeeld waarin de facturen zijn gesorteerd op factuurnummer, in aflopende volgorde. De standaard weergegeven sortering is aflopend op eerste uiterste betaaldatum. Figuur 7:

Facturen sorteren

U kunt ervoor kiezen de facturen allemaal tegelijk weer te geven of per tien. U kunt er ook voor kiezen de of tien facturen weer te geven. De onderstaande schermafbeeldingen laten de verschillende weergaveopties zien. In Figuur 8 zijn tien facturen weergegeven in REACH-IT.


Deel 08 - Facturering Figuur 8:


Weergaveoptie facturen per 10

Figuur 9 toont de overige resultaten nadat u op de link (zie Figuur 8) hebt geklikt. Figuur 9:

Een van de facturen selecteren

In het vervolgkeuzemenu kunt u ook <Show All> selecteren, zoals is weergegeven in Figuur 10: Figuur 10:

Selectie van de optie Show All


15

16


Versie: 2.1

4.2 Facturen downloaden Selecteer de factuur die u wilt downloaden door op het keuzerondje < linkerkolom te klikken (zie Figuur 11). Figuur 11:

> in de

Een factuur selecteren om te downloaden

Klik op de knop [ ] om de factuur te downloaden. Uw browser opent dan een dialoogvenster en geeft u de keuze tussen dit document of <Save to disk> om het op uw harde schijf op te slaan voor verdere verwerking. Maak uw keuze en klik op . Figuur 12 toont de factuur in pdf-formaat.



Figuur 12:


Factuur in pdf-formaat


17

18


Versie: 2.1

4.3 Herinneringen downloaden Selecteer de te downloaden factuur door op het keuzerondje < klikken. Figuur 13:

> in de linkerkolom te

Keuze van herinnering om te downloaden

Klik op [ ] om de herinnering te downloaden. Uw browser opent een dialoogvenster en geeft u de keuze tussen dit document of <Save to disk> om het op uw harde schijf op te slaan voor verdere verwerking. Maak uw keuze en klik op . Figuur 14 toont de herinnering in pdfformaat.



Figuur 14:


Herinnering in pdf-formaat


19

20


Versie: 2.1

4.4 Creditnota’s downloaden Selecteer de creditnota die u wilt downloaden door op het keuzerondje < linkerkolom te klikken. Figuur 15:

> in de

Een creditnota selecteren om te downloaden

Klik op [ ] als u de creditnota wilt downloaden. Uw browser opent een dialoogvenster en geeft u de keuze tussen om de creditnota te openen of <Save to disk> om het bestand op te slaan op uw harde schijf voor verdere verwerking. Maak uw keuze en klik op . Figuur 16 toont de creditnota in pdfformaat.



Figuur 16:


Creditnota als pdf


21

EUROPEAN CHEMICALS AGENCY ANNANKATU 18, P.O. BOX 400, FI-00121 HELSINKI, FINLAND ECHA.EUROPA.EU

REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie

Recommend Documents