Rapportage Informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede Ten Geleide Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (1-10-2012) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie jaarlijks verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, zulks ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. De KPI-rapportage is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur en wordt ingediend door de gemeentearchivaris. Daarbij is gebruik gemaakt van het E-formulier Archief KPI’s. Met het formulier is het mogelijk de toezichtsindicatoren voor de Archiefwet 1995 via dit E-formulier te uploaden op Waarstaatjegemeente.nl. In de rapportage zijn bevindingen opgenomen. Tegelijkertijd worden mogelijke maatregelen voorgesteld. Uit de rapportage komen diverse zaken naar voren die aandacht vergen. Het belangrijkste om actie op te ondernemen is ten eerste het ontwikkelen van een duidelijke, integrale en gemeentebrede visie op informatiehuishouding, waarbij aandacht is voor de borging van kwaliteit; en ten tweede een duidelijk overzicht van de beheerde informatie die zich op vele analoge en digitale plekken in de organisatie bevindt.
Volledige Rapportage 1 INLEIDING EN VERANTWOORDING ............................................................................................................................................................................................................3 2 KPI-VERSLAG.......................................................................................................................................................................................................................................................5 2.1 LOKALE REGELGEVING .....................................................................................................................................................................................................................................5 2.2 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT .........................................................................................................................................................................................................6 2.3 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN .......................................................................................................8 2.4 DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN ......................................................................................................................................................................................................................13 2.5 VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN ...............................................................................................................................................16 2.6 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS ..........................................................................................................................18 2.7 ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS .......................................................................................................................................................................19 2.8 TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN ................................................................................................21 2.9 RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID ........................................................................................................................................................................................................21 2.10 MIDDELEN EN MENSEN .................................................................................................................................................................................................................................22 BIJLAGEN..............................................................................................................................................................................................................................................................23 1. KPI-RAPPORTAGE.............................................................................................................................................................................................................................................23 2: OVERZICHT RISICOPROFILERING MET OPMERKINGEN GEMEENTELIJK ARCHIEFINSPECTEUR............................................................................................................................23 P. van Beek, gemeentearchivaris H. Berende, plaatsvervangend gemeentearchivaris/ archiefinspecteur
1
Inleiding en verantwoording
Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (1-10-2012) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De gemeentearchivaris is de aangewezen functionaris om bij de opstelling hiervan een leidende rol te vervullen, in de praktijk uitgevoerd door de gemeentelijk archiefinspecteur. De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Deze rapportage is ingedeeld naar de tien categorieën van de KPI’s. Per KPI-onderdeel is bekeken in hoeverre de gemeente daaraan voldoet. Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, zulks ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten met als uiterste consequentie indeplaatstreding; en/of schorsing of vernietiging van besluiten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. Deze rapportage is gebaseerd op de intern opgestelde rapportage van 2012 met oplegnotitie, bevindingen, overleg met DIV en bureau-onderzoek. Het onderzoek en de rapportage zijn verricht en opgesteld volgens de VNG-handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatieindicatoren, tweede geactualiseerde versie april 2013. Puntsgewijs is aangegeven in hoeverre de gemeente voldoet. Daarvoor is gebruik gemaakt van het E-formulier Archief KPI’s, zoals ontwikkeld en beschikbaar gesteld door BRAIN (versie januari 2014). Met het formulier is het mogelijk de toezichtsindicatoren voor de Archiefwet 1995 via dit E-formulier te uploaden op Waarstaatjegemeente.nl. Let wel: een dergelijke KPI-rapportage maakt alleen inzichtelijk of de gemeente aan de Archiefwetgeving voldoet of niet. Naast de KPI-rapportage worden andere instrumenten genoemd om de kwaliteit te meten, zoals de Baseline Informatiehuishouding, RODIN. Vrijwel alle gegevens zijn verwerkt in het E-formulier, met uitzondering van gegevens voor “Middelen en mensen”. Het is op basis van de verstrekte gevens niet mogelijk een goede uitspraak te doen over het voldoen aan de eisen voor voldoende mensen en middelen. Of het voldoende is, moet blijken uit de waardering van de andere KPI-onderdelen. Deze rapportage is meer dan louter een KPI rapportage in de zin van de VNG. Gaat het bij de KPI’s om het beoordelen of de Gemeente aan de regels voldoet, intern maakt de Gemeente Ede gebruik van een risicoprofiel. Met dit profiel worden de financiële risico’s gewogen die de gemeente loopt. Door het stramien te gebruiken van het gemeentebrede risicoprofiel, kunnen de verantwoordelijken maatregelen voor het informatie- en archiefbeheer nemen. Niet elk risico zal worden opgenomen in het algemene risicoprofiel, bijvoorbeeld omdat het financiële risico gering is. Het profiel is in de rapportage opgenomen, een totaaloverzicht is in de bijlage te vinden. Anders dan in 2012 is naar heel Naris gekeken voor risico’s op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Bovendien is opgenomen op welke wijze invulling wordt gegeven aan bepaalde onderdelen. De kwaliteitssystemen zoals Baseline en Rodin zijn niet volledig aanwezig bij Ede. Daarmee is er nog niet voldoende inzicht in de kwaliteit. Deze rapportage is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur. De rapportage wordt ingediend door de gemeentearchivaris. Het is de taak van de gemeentelijk archiefinspecteur om risico’s en praktijken te signaleren, te beoordelen op belang. Het is de taak van de geïnspecteerde om te beslissen tot maatregelen. In het profiel zijn mogelijke maatregelen voorgesteld, als tegemoetkoming richting geïnspecteerde. De beslissing welke maatregel genomen wordt, ligt bij de geïnspecteerden. Zij kunnen ook de kans van risico’s het beste wegen. De rapportage biedt een handreiking aan maatregelen. De eerstverantwoordelijken kunnen op basis van deze rapportage maatregelen verder uitwerken; zij dienen ook structuur aan te brengen in het aanpakken van de risico’s. Dit verdient continu aandacht. Op grond van de KPI-rapportage over 2012 is een oplegnotitie samengesteld waarin hoofd I&A en de gemeentearchivaris de diverse punten uit de rapportage waarderen, prioriteren en maatregelen of oplossingsrichtingen toezeggen. Sinds de rapportage 2012 is het een en ander in werking gezet. Voor de feitelijke constateringen zijn er enkele verbeteringen gezien. In de huidige rapportage zijn risico’s niet meer opgenomen, wanneer duidelijk is dat ze opgelost zijn of met redelijke zekerheid gesteld kan worden dat ze in 2014 opgelost zijn.
In sommige gevallen zijn risico’s (met Rxxx) overgenomen uit het profiel, waarbij soms een aanvulling vanuit de archiefinspectie is opgenomen. Enkele risico’s zijn in de rapportage dubbel opgenomen, omdat ze bij twee onderdelen passen. Er is contact geweest met de archiefbeheerders: DIV en GA. DIV is volgens het Besluit Informatiebeheer de enige informatiebeheerder van het dynamische en semistatische archief van de Gemeente. Er is niet gesproken met diverse (sub)beheerders van informatie, hoewel wel informatie van hen (uit Naris) gebruikt is. Het doel van deze rapportage is het verkrijgen van een overzicht van de stand van de informatiehuishouding bij de hele gemeente Ede. De Gemeentearchivaris is beheerder van de overgebrachte archiefbescheiden. Uit Naris waren R172 en R324 vervallen. Het betrof zaken m.b.t. de stabiliteit, continuiteit, rechtmatig gebruik betrouwbaarheid, veiligheid van ICT. Die zijn in andere risico’s opgenomen. Bovendien was R164 vervallen. R164 is nu opgenomen onder A030 omdat het risico nog aanwezig is. A006, A014, A019, A020, A021, A022 zijn niet meer opgenomen: die zijn niet meer als risico aan te merken. A001, A003, A011 zijn iets aangepast. Naar aanleiding van de complete rapportage zijn naar het oordeel van de gemeentearchivaris, opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur, maatregelen nodig op de volgende onderdelen: 1. Ontwikkelen van een duidelijke, integrale visie op informatiehuishouding. a. Het beleid is momenteel te sterk gericht op centrale archiveringssysteem. Het is daarmee niet volledig gemeentebreed. b. Er moet aandacht zijn voor de borging van kwaliteit. Die borging, zoals bij substitutie en SLA, moet gegarandeerd zijn. 2. Overzicht van beheerde archiefbescheiden behoeft verbetering, zoals: a. Er wordt veel decentraal gearchiveerd. (Besluit informatiebeheer en de praktijk sluiten niet op elkaar aan.) b. Afspraken met andere partijen zoals VGGM, OddV over informatie- en archiefbeheer zijn onvoldoende vastgelegd. c. Er is sprake van hybride archivering met alle gevolg voor verlies van informatie en onnodig zoeken. d. Er zijn dossiers niet vindbaar, waaronder bouwvergunningen (1995-2002). e. Houd rekening met de eisen voor een metadataschema.
2
KPI-verslag
2.1 Lokale regelgeving In dit onderdeel draait het om de vraag of de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen voldoen. De werkelijkheid en het Besluit Informatiebeheer sluiten niet op elkaar aan. Volgens het Besluit Informatiebeheer is DIV verantwoordelijk. In de praktijk heeft DIV niet het volledige overzicht en de grip. Speciale aandacht is er voor KCC (registratie van (elektronische) post), Brandweer (eigen archiefbeheer) en VH (/OddV) (registratie en dossiervorming WABO-vergunningen), WIZ (eigen archiefbeheer) en mogelijk de Griffie. Uit het risicoprofiel blijkt ook dat diverse afdelingen, zoals P&O en H&S, risico’s zien op het gebied van informatiebeheer. DIV kan ofwel de regierol meer naar zich toe halen; ofwel de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer zal verdeeld moeten worden over de daadwerkelijke beheerders. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 is sprake dat decentrale archivering wordt aangepakt. Verwezen wordt naar een directievoorstel waarin onder andere staat dat semi-statische archivering centraal bij DIV plaats zal moeten vinden; en dat de realisatie hiervan plaatsvindt onder de uitrol van Het Nieuwe Werken (HNW). Bovendien wil DIV de dynamische archivering naar zich toe trekken, aan de hand van de invoer van digitaal zaakgericht werken. De constatering dat niet voldaan wordt aan het Besluit Informatiebeheer 2009 blijft staan. Het is helder dat het streven van DIV is om praktijk te laten aansluiten op het Besluit Informatiebeheer. Dit moet in 2017 geëffectueerd zijn. De Gemeente Ede houdt geen register bij, dat verplicht is op grond van Wet Gemeenschappelijke regelingen, artikel 27. Een dergelijk register geeft een overzicht voor welke organen en organisaties de Gemeente verantwoordelijkheid draagt voor het informatiebeheer. In 2013 is dit register niet gerealiseerd, maar wel gepland te realiseren in 2014. Daarnaast geldt dat met géén van de GR’s waar de Gemeente Ede in deelneemt, zijn heldere en eenduidige afspraken gemaakt ten aanzien van het beheer van de informatie. In het algemeen wordt gesteld dat gemeente Ede zorgt voor de archivering van de Gemeente zelf, van FoodValley en rechtsvoorloper, en van de Omgevingsdienst de Vallei voor de secundaire archieven. Mandatering is niet geregeld. Evenmin zijn afspraken over archiefbeheer helder en duidelijk met betrekking tot Permar, ACV en rechtsvoorganger Afvalcombinatie ‘De Vallei’ (N.V. en B.V.), Werkplaza en de overgang van de gemeentelijke Brandweer naar de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden per 1/1/2014. Taken van de Jeugdzorg worden van de provincie overgeheveld naar de gemeenten. Daarbij moet aandacht zijn voor een goede regeling van de archieven. Op dit moment bestaan daar landelijk grote zorgen over. Er zijn diverse externe partijen betrokken bij de informatiehuishouding. Belangrijk punt voor de toekomst in dit opzicht is Permar. Zij vervult een rol in het proces van substitutie. Andere partijen zijn organisaties die zorgen voor de applicaties waarmee gewerkt wordt. Zo is er Raet voor de salarisadministratie en de declaraties. Zij hebben geen garantie kunnen geven dat informatie op tijd (en niet te vroeg) vernietigd wordt. Daarnaast zijn er Devent-IT, Zaaksysteem.nl, Oracle. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis
Risico-oorzaak
A001 Niet voldoen aan artikel Gemeente houdt geen 27 Wgr register bij (artikel 27 Wgr)
Risicogevolg
Opmerking risico
Mogelijke maatregel
Gemeente is volledig verantwoordelijk voor archiefbeheer van GR. Geen overzicht van de te beheren informatie.
Gepland in 2014 om op te lossen.
Bijhouden register. Beleggen verantwoordelijkheden archiefbeheer in DVO, niet alleen voor GR, maar ook voor
overdracht van taken. WIZ, VH, KCC, DIV, BRW zorgen voor A002 eigen archivering. Gegevens worden dubbel/ anders/ verkeerd/ niet A031 opgeslagen
Dossiers zijn op diverse plaatsen te vinden. Er is geen grip op de informatiehuishouding.
Besluit Informatiebeheer sluit niet aan op de praktijk. Geen duidelijke afspraken informatie- en Verlies van informatie; archiefbeheer gemeente onduidelijkheden over en andere partijen juistheid van informatie.
Zie ook: R162, A023, A025
2.2 Interne kwaliteitszorg en toezicht In dit onderdeel gaat het om de vraag of de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding werkt. Er is geen duidelijk en eenduidig kwaliteitssysteem waarop ook systematische (interne) controle is. Het informatiebeleid is versnipperd over diverse afspraken en overleggen. Bovendien is het sterk ICT-gericht. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 wordt onderkend dat er geen omvattende visie is op de informatiehuishouding. Bovendien werd gesteld dat de visie eind 2013 gerealiseerd zou zijn. Dat is niet het geval. Bovendien is het aan te bevelen wanneer het informatiebeveiligingsbeleid onderdeel uitmaakt van of gerelateerd is aan het informatiebeleid. Speciale aandacht zou daarbij moeten gaan naar het intern gebruik en de autorisatie van privacygevoelige gegevens. Opslag in systemen Momenteel is het centrale registratiesysteem Verseon; aangevuld met Zaaksysteem.nl. Beide voldoen volgens de eigen website aan de eisen NEN 2082 voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Het is onbekend of Verseon en Zaaksysteem.nl ook aan de eisen voldoen in de Edese situatie. Verseon voldoet als documentmanagementsysteem. Voor Zaaksysteem.nl geldt dat, wanneer substitutie een feit is, volledige digitale dossiervorming kan plaatsvinden. Voor de financiële administratie wordt Corsa gebruikt. Voor de processen waarvoor substitutie aangevraagd is (creditfacturen), zijn afspraken gemaakt over periodieke auditering van het kwaliteitssysteem. Deze zijn niet nagekomen in 2013. Deze afspraken stonden in het handboek substitutie en in de SLA met Permar, afgesloten in 2012 (registratienummer 730056). In 2013 is niet voldaan aan een audit. Meer bijzonder is dat de SLA zonder overleg met de gemeentearchivaris gewijzigd is. Voor de nieuwe SLA en handboeken substitutie is het noodzakelijk dat de kwaliteitszorg op orde en geborgd is. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 wordt aangegeven dat bij de transitie naar digitaal zaakgericht werken duurzaam archiefbeheer een criterium wordt. Daarmee kan het overzicht en de kwaliteit eenvoudiger worden verkregen en verbeterd. Dit zal met zaaksysteem.nl en corsa het geval zijn. Op welke wijze hieraan invulling gegegen is, is niet nader onderzocht omdat daarover geen informatie aangeleverd is. Naast Verseon, Zaaksysteem en Corsa kregen twee applicaties speciale aandacht, net als vorig jaar. Ten eerste Wave. Hierin worden WABO-vergunningen opgenomen, geregistreerd en opgeslagen. Pas wanneer de vergunning afgehandeld is, wordt het dossier overgezet naar Verseon. Dan worden de stukken uitgeprint en de printversie wordt beschouwd als het origineel. Dit brengt risico’s met zich mee. Wave voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem, ook niet voor de registratie van stukken. Ten tweede Atlantis, het systeem voor archief- en collectiebeheer. Dit systeem voldoet evenmin aan de eisen voor een kwaliteitssysteem. Dat is kwalijk omdat ook digitale originelen (digitale foto’s) worden opgenomen; en omdat beschrijvingen alleen in dit systeem gedaan worden. Deze beschrijvingen (metadata)
gelden ook als archiefstuk. In de risicoprofilering van 2013 voor en door het Gemeentearchief wordt de kans dat informatie verloren gaat als groot ingeschat, maar het gevolg klein. Gevolgen van een niet deugdelijk kwaliteitssysteem zijn volgens de archiefinspecteur niet als klein te beschouwen. Volgens de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 voldoet geen enkel systeem dat in de markt is als archiefbeheerapplicatie. Daarbij is voorbijgegaan aan de mogelijkheid om de gegevens in een ander systeem te plaatsen dan voor archiefinstellingen op de markt is. Er is toegezegd dat Atlantis in 2014 onderzocht wordt of het kan voldoen aan de voorwaarden. Verder zijn er diverse (backoffice)applicaties. Deze zorgen ervoor dat de processen zelf goed verlopen. De archiefcomponent wordt van belang, wanneer het ook gaat om het beheren, en vooral het duurzaam beheren, van informatie. Nader onderzoek in dit geheel verdienen databases en systemen zoals GWS4ALL, Geografische Systemen, Basisregisrtaties. Uit een dergelijk onderzoek, dat geïnitieerd zou moeten worden door DIV, moet blijken of ze gegevens bevatten die voor bewaring in aanmerking komen, hoe dat geborgd is en of het systeem/ database voldoet. De benoemde gemeentearchivaris brengt periodiek verslag uit over het toezicht op het archiefbeheer en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Over het jaar 2013 is een jaarverslag in ontwikkeling. De kans dat dit optreedt volgens het eigen risicoprofiel wordt overigens als gemiddeld aangemerkt. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis
Risico-oorzaak
Risicogevolg
A003 Projecten of activiteiten op het gebied van informatiehuishouding kennen onvoldoende samenhang en prioritering.
Er is geen eenduidig Er zijn zaken niet geregeld, alomvattend zelfs niet in beeld. Informatie informatiebeleid. Er zijn op gaat een eigen weg. diverse punten beleid en vooral afspraken.
A004 Wave voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem, ook niet voor de registratie
Technische voorzieningen ontbreken (of beschikbare juiste technische voorziening wordt niet gebruikt)
Bouwvergunningen, Hinderwetvergunningen, Wabo-dossiers e.d. zijn onvolledig en/of niet vindbaar. De authenticiteit en
Opmerking risico
Mogelijke maatregel
Er was gepland in 2013 een Informatiebeleid vaststellen dat beleid te hebben. Dat is er niet. omvattend is voor hele organisatie. ICT maakt daar onderdeel van uit. Lagere maatregelen dan beleid opstellen en uitvoeren, zoals protocollen voor gebruik netwerkschijven, cloudopslag en –gebruik, sociale media. Gemeente laten voldoen aan NEN-15489. Aandacht hebben voor informatiebeveiliging, ook van privacygevoelige informatie. Relatie met R167 Wave aanpassen aan NEN15489 (en 2082) Direct opnemen van WABOvergunningen in een systeem dat voldoet aan de kwaliteitseisen
A005 Atlantis voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem
betrouwbaarheid van het dossier staat op het spel Technische voorzieningen Verlies van informatie over bij leverancier ontbreken. foto’s, kaarten, AV, akten, archieven; en het beheer ervan.
R162 Meta-data worden niet (juist) vastgelegd.
Technische voorzieningen ontbreken; Beleid is nog niet vastgesteld; Uniformiteit in uitvoering is beperkt.
Stukken zijn onvindbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.
A023 Gegevens in applicaties/ systemen (zoals GWS4ALL) worden vernietigd.
Onduidelijk of diverse systemen als backofficeapplicatie functioneren zonder (te bewaren) archiefbescheiden Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer
Onrechtmatige vernietiging van gegevens, waarmee bewijsfunctie of erfgoedfunctie van die gegevens ontbreekt. Niet nakoming van afspraken: financiële consequenties. Imagoschade. Voorbeeld: SLA met Permar.
A024 Gegevens gaan verloren of zijn corrupt
Relatie met R167.
Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van de implementatie van een zaaksysteem. Juli 2012: de implementatiestrategie voor een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. 2013: implementatie zaaksysteem vanaf 2013.
Overstappen op Zaaksysteem.nl of ander kwaliteitssysteem dat voldoet aan NEN- 2082, danwel Atlantis daaraan laten voldoen. Atlantis niet als systeem gebruiken voor duurzaam informatiebeheer Afspraken m.b.t. registratie en beheer maken en naleven
Onderzoek naar archiefwaardigheid van gegevens in diverse systemen (zoals GWS4ALL) voor bewijsvoering en erfgoedfunctie. Zorg voor goede kwaliteitsborging middels (externe) audits, periodiek overleg en jaarlijkse rapportage.
2.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden In dit onderdeel gaat het om de vragen of de ordening planmatig gebeurt; of het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid van archiefinformatie waarborgt.
In de KPI-rapportage zijn diverse systemen opgenomen. Systeem 1: Verseon. Systeem 2: Zaaksysteem.nl. Systeem 3: Wave. Systeem 4: Corsa. Het systeem voor Overgedragen Archieven is Atlantis. Ede beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij haar berustende archiefbescheiden (papier en digitaal), geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Enkele voorbeelden: Tientallen, mogelijk honderden bouwvergunningen uit de jaren 1995-2002 zijn niet geregistreerd. Ze zijn derhalve onvindbaar. Ze zijn niet in Wave te vinden en niet in Verseon. o In de oplegnotitie is geen aandacht besteed aan dit punt, maar alleen aan de uitleen. Het betreft hierboven dossiers die er wel zijn (ze zijn zelfs gescand), maar niet vindbaar in Wave of Verseon. Er is sprake van hybride archivering. Zowel op papier als op diverse digitale plaatsen wordt informatie verzameld en geplaatst. Zowel in e-mailboxen (vaak geleegd), netwerkschijven, backofficeapplicaties als op papier worden stukken m.b.t. één zaak opgeborgen. Het gevolg is dat er niet een overzicht is en een dossier lang niet altijd compleet is. o Een voorbeeld van WABO-dossiers: in de meeste gevallen komt de aanvraag digitaal binnen (OLO-loket). Dit wordt geregistreerd in de backofficeapplicatie Wave. Het stuk wordt opgeslagen op een schijf op de server. Alle documenten die uit het proces voortvloeien worden op de schijf opgeslagen. Enkele processtappen worden in Wave aangegeven. Wanneer een WABO-vergunning afgerond is, wordt het – na uitgeprint te zijn – geheel naar DIV gestuurd. Het dossier wordt in Verseon geregistreerd. Deze hybride archivering wordt nog eens extra risicovol omdat er sprake is van de Omgevingsdienst de Vallei, waarbij gemeente Ede latende organisatie is. o In het algemene risicoprofiel van de gemeente Ede is onder R100 opgenomen dat e-mails niet gearchiveerd worden omdat de voorzieningen ontbreken. Het is de vraag of dit de juiste reden is. Verseon kent de mogelijkheid, maar dat wordt als gebruiksonvriendelijk ervaren. Daarnaast registreert KCC de centraal binnenkomende e-mails. Gemeente Ede is latende organisatie voor de OddV. Ze blijft echter zorgdrager voor de vergunningverlenings en handhavingsdossiers, hoewel die door de OddV gevormd worden. Gemeente Ede ontvangt de dossiers, waarbij papier leidend is en slaat deze op. In 2013 is een Quickscan OddV op grond van de KPI’s gedaan bij de OddV. Gemeente Ede is hiervan op de hoogte gebracht. Tot en met 2010 zijn niet alle rapporten van de Gemeente Ede opgenomen in Verseon. Momenteel wordt dit hersteld door DIV en het Gemeentearchief. Projectarchivering geschiedt niet structureel en niet bij elk project. Er is evenmin eenduidig zicht op. Diverse stukken of dossiers ontbreken. Dossiers worden niet geretourneerd of worden overgenomen door collega’s. Bij vernietiging en overdracht bleek dat minstens 100 dossiers ontbreken, vaak ook te bewaren dossiers. De gemeente heeft de ambitie om zaakgericht en volledig digitaal te gaan werken. Dit kan een grote bijdrage aan de oplossing zijn voor de hierboven geschetste problematiek. Ten aanzien van de ontbrekende dossiers is toegezegd dat de uitleen wordt aangepakt. Een ander vraagstuk dat samenhangt met de ordening en toegankelijkheid is het gebruik, de vulling en autorisatie van delen van de systemen, vooral op het terrein van de privacy. Post
Permar voerde in 2013 de verdeling en scanning van post uit. De scanning van post dient als voorbereiding op substitutie, m.u.v. de creditfacturen waarvoor het al een feit is. In 2013 was de postbezorging en aanlevering niet stabiel. Dat bleek onder andere uit de reacties die kwamen op een artikel op de intranetpagina Dinges “Post, hoe gaat dat nu?” van 6 november 2013. Brandweer Per 1/1/2014 is de Brandweer overgegaan naar de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden. Voor de archiefstukken is een conceptoverdrachtsovereenkomst gezien in november 2013. Op 13 november 2013 heeft de archiefinspecteur daar opmerkingen bij geplaatst: Wanneer het gaat om bepalingen rondom archieven, is het - volgens het Besluit Informatiebeheer Gemeente Ede 2009, artikelen 22, 28 en 29 noodzakelijk eerst de gemeentearchivaris in te lichten en diens advies te vragen. Dat is niet gebeurd. De semistatische archieven en preventiedossiers bouw- en milieu blijven beschikbaar op de huidige locaties gedurende tien jaar. Dat betekent een bruikleen van de dossiers. Er is niet duidelijk afgesproken op welke wijze en wanneer exact de dossiers geretourneerd worden. Bovendien is er het gevaar van vermenging van dossiers. Archiefbescheiden van preventiedossiers worden gedigitaliseerd volgens een format. Dit format is niet verder beschreven. In de overeenkomst is sprake dat zowel papieren als gedigitaliseerde stukken als originelen worden beschouwd. Het brengt risico’s met zich meer voor het beheer en de vernietiging van dossiers. Er zijn onduidelijkheden rondom de overdracht van (informatie uit) personeelsdossiers. Opgenomen is dat "benodigde verleende vergunningen t.a.v. het gebouw waaronder de milieuvergunning en de gebruiksvergunning door de gemeenten aan de VGGM overgedragen worden". Daar is geen toestemming of advies voor gevraagd. Er is een risico van vermenging van dossiers of dat ze niet geretourneerd worden. Het is de vraag of de partijen zich voldoende realiseren dat de stukken die feitelijk naar de VGGM gegaan zijn maar eigendom zijn van de Gemeente Ede, onder het zorgdragerschap van de Gemeente Ede vallen, uitgeoefend door DIV. Het toezicht op het beheer wordt uitgevoerd door de Gemeente Ede voor deze stukken. Er is gevraagd om de overdracht formeel te regelen, volgens de voorwaarden die Besluit Informatiebeheer en Archiefwet stellen. Hierop is geen reactie gekomen. Er is in 2013 geen overdracht getekend. Dat betekent dat de archieven zonder duidelijke afspraken nu bij de VGGM berusten. Duurzaamheid Hierboven (m.u.v. Brandweer) betrof het de vindbaarheid en compleetheid van stukken en dossiers. Wanneer het gaat om de duurzaamheid en daarmee de toegankelijkheid en authenticiteit zijn er de volgende opmerkingen: Het blanco A4 papier dat nu wordt gebruikt voor het opmaken van archiefbescheiden voldoet aan de eisen, zoals genoemd in de Archiefregeling. Het is onduidelijk of de inkt van het logo van Ede ook voldoet. Overigens zijn de A4 van Plano Superior, ook zonder overleg met DIV of Gemeentearchivaris, vervangen door Motifpaper. Niet alle toners voldoen in 2013 aan de eisen uit de Archiefregeling. Een deel van de toners voldeed eerder wel aan de eisen, een ander voldoet niet aan de eisen uit de Archiefregeling. Eind 2013 zijn de multifunctionals (Ricoh, MP 3000, MP 3350scp, MP 4000, DSM645, MP C4000, MP C2800) vervangen door multifunctionals van Konica Minolta. Hierbij is DIV of Gemeentearchief niet gevraagd naar hun voorwaarden waar multifunctionals aan moeten voldoen. Er is geen certificaat dat de multifunctionals voldoen aan de eisen uit de Archiefregeling. Nauwelijks een pen voldoet aan de eisen uit de Archiefregeling.
De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden en voldoet hiermee aan de artikelen 9 en 10 van de Archiefregeling. Voor de digitale informatie op aparte dragers (DVD, CD) is nog geen bewaarstrategie ontwikkeld. Het is onbekend of de juiste gegevensdragers worden gebruikt en of deze op de juiste wijze zijn verpakt en geborgen conform de Archiefregeling. De archivering van WABO-dossiers zoals hierboven beschreven raakt niet alleen de compleetheid van stukken en dossiers, maar juist ook de authenticiteit. De authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid van gegevens loopt gevaar door de gang van zaken rondom het handboek substitutie en de SLA met Permar, zoals in 2.2 aangegeven en in 2.5.
Risicoprofiel Nr Gebeurtenis A007 Er is geen logisch, samenhangend overzicht van archiefbescheiden.
R100 Emails worden niet gearchiveerd.
Risico-oorzaak
Risicogevolg
Opmerking risico
Mogelijke maatregel
Versnippering in beheer en gebruik van informatie: * hybride archivering * opslag in diverse systemen * opslag op netwerkschijven * uitgeleende dossiers worden niet geretourneerd (zowel intern bij gemeente als extern (zoals VGGM)) Organisatorische oorzaken: geen cultuur van vastleggen emails in dossiers (houding/gedrag)
Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.
Vergelijk ook R100. Vergelijk ook R162. Echter: dit geldt louter voor het centrale registratiesysteem: Zaaksysteem.nl / Verseon
Volledig digitaal werken Afschaffen netwerkschijven Uitleen tot een minimum beperken en toezien op retournering
Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.
Archivering van email is Bewustwording vergroten. onderdeel van het project zaakgericht werken. In 2011 is het project Zaakgericht Werken nadrukkelijker verbonden met het programma Ede Beter. Dat levert een betere borging op, maar ook een startvertraging. Eind 2011 vindt nu selectie van een zaaksysteem plaats. De realisatiedatum van het project is ongewijzigd. Februari 2012: de archiveringsfunctie van Zarafa wordt in 2012 in gebruik
A008 Er is niet één dossier m.b.t. één zaak.
A009 Bouwvergunnigen 19922010 zijn deels niet te vinden. A010 WABO-vergunningen worden onveilig opgeslagen. Digitale exemplaren worden uitgeprint. A011 Papieren stukken zijn niet meer leesbaar
R162 Meta-data worden niet (juist) vastgelegd.
genomen. Juli 2012: de archiveringsfunctie van Zarafa is deze maand in gebruik genomen. De kans van optreden daalt hierdoor naar 30% (was 50%). Inspecteur: technische mogelijkheden zijn er. Er werd in 2013 ook te beperkt gebruik van gemaakt. Hybride archivering Correspondentie is niet Vergelijk ook R100. Volledig digitaal werken Veel systemen en (volledig) traceerbaar met alle Met de nieuwe multifunctionals netwerkschijven worden gevolgen voor het uitvoeren is het nog onduidelijker of gebruikt voor archivering van taken en nemen van voldaan kan worden aan de besluiten. eisen uit de Archiefregeling. Geen registratie van Onvindbaarheid van Controle van de verleende verleende vergunningen. bouwvergunningen en bouwvergunningen. ontbrekende nummers en adressen invoeren Technische voorziening Proces van Mogelijke maatregelen: wordt niet gebruikt. vergunningverlening is niet * substitutie reconstrueerbaar. * registreren en opnemen van de digitale stukken in Verseon * archivering aan de bron Materialen voor papieren Mogelijk moeten alle stukken archiefbeheer voldoen niet die voor bewaring in volledig: papier groter dan aanmerking komen, omdat de A3. Diverse materialen (papier, toner, multifunctionals voldoen inkt) niet voldoen in de niet. toekomst worden vervangen. Digitale stukken worden uitgeprint. Technische voorzieningen Stukken zijn onvindbaar met Juli 2011: het treffen van ontbreken; alle gevolgen voor het maatregelen is afhankelijk van Beleid is nog niet uitvoeren van taken en de implementatie van een vastgesteld; nemen van besluiten. zaaksysteem. Uniformiteit in uitvoering is Juli 2012: de beperkt. implementatiestrategie voor
een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. Opmerking archiefinspectie 2013: R162 is met name gericht op Verseon. Niet op andere systemen en wijze van vastleggen. A024 Gegevens gaan verloren of zijn corrupt
Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer A025 Archief van de Brandweer Geen en/of geen raakt vermengd met goedgekeurde uitlening archief van de VGGM of (mogelijk vervreemding) wordt onrechtmatig van archieven van de vernietigd/ toegeëigend Brandweer aan de VGGM R113 Aanbesteding verloopt niet volgens de geldende regels (o.a. verkeerde aanbestedingsprocedure).
Budgethouders zijn niet/onvoldoende op de hoogte van wet- en regelgeving
Niet nakoming van afspraken: financiële consequenties. Imagoschade. Voorbeeld: SLA met Permar.
Zorg voor goede kwaliteitsborging middels (externe) audits, periodiek overleg en jaarlijkse rapportage.
Onrechtmatige vernietiging; stukken zijn niet vindbaar; bij overdracht van te bewaren stukken van de gemeente ede/ Brandweer, moeten dossiers ontvlecht worden. Ingebrekestelling door de Europese Commissie, wat kan leiden tot het opnieuw moeten aanbesteden en eventueel een claim door een benadeelde partij. Rechter vernietigt overeenkomsten. Materialen worden te duur aangeschaft
Maak duidelijke en rechtmatige afspraken over de uitlening, gebruik en retournering van dossiers. Inschatting is dat de grootste risico's op dit terrein liggen bij werken. Er is een groot aantal maatregelen genomen om de risico's te beperken, zoals: professioNarisering inkoop.
Er is een groot aantal maatregelen genomen om de risico's te beperken.
2.4 Digitale archiefbescheiden In dit onderdeel gaat het in het bijzonder om het digitaal werken. De vraag of de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer werkt en of de Gemeente voldoet aan specifieke wettelijke voorschriften.
De gemeente kent een hybride informatievoorziening. Het papieren archief is leidend, het zal later worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In Verseon zit een digitaal schaduwarchief. De hybride manier van werken kent grote nadelen. Zo kan er onduidelijkheid ontstaan over de vindplaats of de laatste versie van een archiefstuk. Bovendien betekent het dubbel werk. Hoewel het formele archief papieren dossiers betreft, zijn er natuurlijk wel digitale archiefbescheiden. Er is geen duidelijk beleid voor de opslag van bijvoorbeeld digitale bestemmingsplannen, beeldmateriaal, bewegend beeld en geluidsopnamen. De website van de gemeente wordt gearchiveerd als geheel. De gemeente werkt bij nieuwe projecten met een grote archiefcomponent met het Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Dat is gebeurd bij de substitutie van financiële administratie, bij de voorgenomen substitutie van te bewaren stukken die in Zaaksysteem.nl komen. De risico’s zijn hieronder ook aangegeven. Wel moet bij A030 (oud R164) de opmerking gemaakt worden dat de kans op dit risico groter dan 10% is. Er is bij A030 vooral uitgegaan van de bruikbaarheid en leesbaarheid van documenten die in Zaaksysteem komen. Een groot deel komt daar niet in, maar dient toch langdurig bewaard te worden. Bijvoorbeeld: foto’s, AV materiaal zoals raadsvergaderingen, databases op netwerken, GIS-bestanden. Momenteel worden er nauwelijks open standaarden gebruikt binnen de gemeente. Uitzondering zijn JPEG voor afbeeldingen en HTML/Pop3 voor e-mails die zijn opgenomen in Verseon. Zaaksysteem zal met open standaarden werken, waarin documenten met de open standaard pdf/a1 opgenomen worden. Omdat dit binnen afzienbare tijd gebeurt, wordt dit niet als risico aangemerkt. Daarnaast zal MicrosoftOffice vervangen worden door LibreOffice. Voor de overgang van Verseon naar Zaaksysteem.nl zal er een overzetting zijn per proces, waarvan alleen BBV en MOR’s in 2013 opgenomen zijn. Pas met Zaaksysteem.nl wordt volledig gewerkt met digitale stukken, die in Zaaksysteem.nl komen. Binnen Verseon gelden de papieren stukken als het origineel. Metadata worden evenwel overgezet, of dat nu naar een nieuw systeem zoals Zaaksysteem.nl is, of een ander systeem waarin de metadata beheerd worden. Van deze conversie dient een verklaring te worden opgemaakt (of dient onderdeel te zijn van de juiste overzetting). Risicoprofiel Nr Gebeurtenis A030 Onbruikbaarheid van (oud media/bestandsformaten R164) (digitale duurzaamheid)
Risico-oorzaak
Risicogevolg
Opmerking risico
Technische voorzieningen ontbreken; Beleid is nog niet vastgesteld.
Onvindbaarheid van gegevens met alle consequenties voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.
Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van de implementatie van een zaaksysteem. Juli 2012: de implementatiestrategie voor een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. Opmerking Archiefinspectie 2013 en 2014: het betreft vooral het centrale beheer in
Mogelijke maatregel
Verseon/ Zaaksysteem.nl, maar niet overige archiefwaardige systemen, waaronder losse dvd’s en Atlantis A012
Gegevens over zaken zijn corrupt of verloren
R165 R166 R169 R170 R171 R605 R167
Zaken m.b.t. de stabiliteit, continuiteit, rechtmatig gebruik betrouwbaarheid, veiligheid van ICT. Aangeschafte en geïmplementeerde software voldoet niet aan de eisen.
Geen verklaring van conversie of migratie
De ontwikkeling van software is nog niet (volledig) afgerond.
Verklaring van conversie/ migratie opnemen in proces van overzetten.
De uitvoering van taken en het nemen van besluiten voldoet niet (kwantitatief en kwalitatief).
Oktober 2010: Begin 2010 is door het BOIA de "Selectieleidraad Software" vastgesteld. Door toepassen van de leidraad, waarop het BOIA zal toezien, vindt een afdoende toetsing plaats op functionaliteit en inpasbaarheid. Tevens is afgesproken dat voorstellen, ongeacht waar deze worden behandeld, worden voorzien van een risicoparagraaf. Significante afwijkingen van de selectieleidraad behoren te worden gemeld in de risicoparagraaf. Door deze maatregelen is dit risico beheersbaar geworden en zal de kans afnemen. Tussen januari 2011 en juli 2012 zijn de maatregelen besproken. Niet overal wordt de Selectieleidraad gehanteerd. De concentratie
Het opstellen van een Selectieleidraad Software en organisatiebreed handelen naar de uitgangspunten die hierin zijn opgenomen.
van de I-functie moet oplossing bieden.
2.5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden In dit onderdeel gaat het om de vraag of de gemeente zorgvuldig afweegt wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De vernietigbare archiefbescheiden worden door de gemeente geselecteerd en wordt hierbij gebruik gemaakt van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst. Er worden processen-verbaal van vernietiging opgemaakt die een specificatie van de te vernietigen stukken bevat en akkoordverklaringen van de verantwoordelijke ambtenaar en de gemeentearchivaris. Wat mist is een daadwerkelijke verklaring van vernietiging van het bedrijf. Hiermee wordt een (beperkt) risico gelopen. Vervanging van archiefbescheiden geschiedt voor facturen. Hiervoor is machtiging afgegeven. In 2012 liep een aanvraag voor de vervanging van blijvend te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden die centraal geregistreerd en beheerd worden. Deze is in 2013 afgegeven. Digitale vernietiging is een uitdaging. Door de backupprocedure is het mogelijk dat digitaal vernietigde archiefstukken reproduceerbaar zijn en daarmee niet vernietigd. De punten m.b.t. de Brandweer zijn al besproken. Er is vermoedelijk sprake van uitlening, niet van vervreemding. In juli 2013 zijn vernietigingslijsten voor Brandweer en Regionale Brandweer (Verseonnummers 757317 en 757322) goedgekeurd. Er zullen nog vernietigingslijsten worden opgesteld voor de komende jaren. Voor het te bewaren deel is afgesproken dat het wordt overgedragen aan Gemeentearchief Ede en dat Gemeentearchief Ede het geheel bewerkt. Substitutie: In 2013 is een Handboek substitutie voor te bewaren stukken opgesteld. Deze is voorzien van een positief advies door de gemeentearchivaris. Echter: er is geen sprake van daadwerkelijke substitutie van te bewaren of te vernietigen stukken, anders dan al afgegeven is voor creditfacturen. In de loop van 2013 is de SLA met de Permar gewijzigd. Naar deze SLA wordt het Handboek substitutie voor te bewaren stukken verwezen. Hiervoor is geen overleg geweest met de gemeentearchivaris; er is dan ook geen positief advies. Vooral enkele waarborgen t.a.v. de kwaliteit waren weggevallen. Deze SLAwijziging heeft echter ook betrekking op de substitutie van de creditfacturen. Inmiddels wordt in 2014 de SLA aangepast, waarmee voldaan kan worden aan alle eisen voor substitutie. De gedigitaliseerde creditfacturen blijven beschouwd als gesubstitueerd. In het Handboek en de SLA was ook opgenomen dat er jaarlijks een audit door de gemeente wordt gedaan op het proces van substitutie. Dat is in 2013 niet als zodanig gebeurd. Wel is geconstateerd dat de SLA vervangen is en dat er enkele wijzigingen zijn in het Handboek substitutie. Dit wordt in 2014 vastgesteld. Speciale aandacht gaat daarbij uit naar de borging van de kwaliteit en het garanderen van die borging. Ten aanzien van stukken die door de Omgevingsdienst de Vallei worden behandeld geldt dat er in 2013 en ook zeker een deel van 2014 digitale stukken worden uitgeprint. Vernietiging en overdracht
Voor de Gemeente Ede is in 2013 een voorstel voor vernietiging van archiefbescheiden gedaan. Dit voorstel is momenteel in behandeling. Er blijkt dat diverse dossiers onvindbaar zijn. Wanneer zij daadwerkelijk niet gevonden worden en wanneer de inhoud te bewaren is, moet gekeken worden in hoeverre informatie uit te vernietigen dossiers de te bewaren inhoud kan vervangen. De stukken m.b.t. personeel worden in RAET opgenomen. RAET heeft onvoldoende kenbaar gemaakt in hoeverre zij de vernietigingstermijnen kunnen hanteren (e-mail 15 maart 2013). Bovendien mag er niets vernietigd worden, omdat er geen verklaring van vernietiging is opgesteld en gegeven. Er is overleg gevoerd in 2013 over de vernietiging van salarisstaten. Aandachtspunt daarbij is nog in hoeverre de pensioenrechten nog gelden. Daarvoor is duidelijkheid nodig van het pensioenfonds. Een ander aandachtspunt blijft in hoeverre rekening gehouden wordt met de schadelijke stoffen waar personeelsleden (mogelijk) mee te maken hebben gehad. De vernietigingstermijn voor dergelijke stukken is 40 jaar na einde dienstverband. Er zijn microfiches van riooltekeningen gevonden. De riooltekeningen zelf zijn vernietigd zonder toestemming. De microfiches mogen niet vernietigd worden. Het is niet duidelijk of de archiefstukken die door ACV en Werkplaza beheerd worden ook volgens de normen worden bewaard en vernietigd. Er wordt in ieder geval geen proces-verbaal van vernietiging opgemaakt. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis
Risico-oorzaak
Risicogevolg
A013 Archiefstukken worden niet daadwerkelijk vernietigd, ook al is daar machtiging toe gegeven.
Daadwerkelijke verklaring van vernietiging ontbreekt.
A024 Gegevens gaan verloren of zijn corrupt
Momenteel wordt vernietigd na Opnemen van verklaring van goedkeuring door daadwerkelijke vernietiging door gemeentearchivaris. Van de Vernietigingsbedrijf. daadwerkelijke vernietiging wordt geen verklaring opgemaakt. Niet nakoming van afspraken: Zorg voor goede financiële consequenties. kwaliteitsborging middels Imagoschade. (externe) audits, periodiek Voorbeeld: SLA met Permar. overleg en jaarlijkse rapportage.
Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer Digitale vernietiging is niet Stukken die vernietigd geregeld moesten worden, worden
A026 Digitale bestanden worden niet vernietigd,
Opmerking risico
Mogelijke maatregel
Regel digitale vernietiging van archiefbescheiden.
omdat ze op meer plaatsen opgeslagen zijn. A027 Er wordt onrechtmatig Onduidelijkheid over vernietigd. personeelsstukken, geen afspraken met RAET, ACV, Werkplaza
gebruikt (gaan eigen leven leiden). Financiële schade, imagoschade. Ingrijpen door GS
Zie ook R161
R161 Ontslag van ambtenaren
Schadeloosstellingen bij ontslag.
Diverse maatregelen voor goede dossieropbouw.
Onvoldoende dossieropbouw bij ontslagzaken
Juli 2012: intentie is om het niet tot ontslag te laten komen, maar vooraf tot andere maatregelen te komen. Op basis van ervaringen van de afgelopen jaren het bedrag aanpassen naar € 250.000 (was € 500.000). A007 Er is geen logisch, samenhangend overzicht van archiefbescheiden.
Versnippering in beheer en gebruik van informatie: * hybride archivering * opslag in diverse systemen * opslag op netwerkschijven * uitgeleende dossiers worden niet geretourneerd (zowel intern bij gemeente als extern (zoals VGGM))
Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.
Vergelijk ook R100. Vergelijk ook R162. Echter: dit geldt louter voor het centrale registratiesysteem: Zaaksysteem.nl / Verseon
Bekijk, samen met de bedrijfsarts, de personeelsdossiersopbouw. Spreek vernietiging en beheer duidelijker af met RAET.
Het uitvoeren van een kwaliteitstoets op de gesprekken in het kader van de waarderingscyclus (van leidinggevende en medewerkers) door Pmedewerkers. Het sparren van P-medewerkers onderling over dossieropbouw. Volledig digitaal werken Afschaffen netwerkschijven Uitleen tot een minimum beperken en toezien op retournering
2.6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats In dit onderdeel gaat het om de vraag of de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overneemt, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk. Alle te bewaren archiefbescheiden ouder dan 20 jaar moeten overgebracht worden naar de archiefbewaarplaats. De archiefbescheiden zijn na overbrenging openbaar en kosteloos te raadplegen door geïnteresseerden. Er zijn enkele aandachtspunten:
Bouwvergunningen van de Gemeente Ede tot en met 2001 staan in de archiefbewaarplaats. Deze worden, samen met bouwvergunningen na 2001, ter inzage gegeven op studiezaal. Deze stukken zijn louter in fysiek beheer van het gemeentearchief. Overdracht heeft niet plaatsgevonden. Een van de redenen voor het gegeven dat geen overdracht plaatsgevonden heeft, is dat de toegang van diverse bouwdossiers onvoldoende is. Om het ruimtegebrek bij DIV te verlichten staat het archiefblok 1986-1995 ook in de archiefbewaarplaats. DIV is bezig met het gereedmaken van alles zodat overdracht kan plaatsvinden in 2014. Daarbij worden ook milieuvergunningen, bouwvergunningen e.d. overgedragen. Daarbij moet wel rekening gehouden worden met de toegankelijkheid van bouwvergunningen (zie 2.3). Milieuvergunningen vanaf 1948 worden door DIV beheerd en zijn nog niet overgedragen.
Risicoprofiel Er zijn geen risico’s die genoemd moeten worden op dit terrein. In 2013 en 2014 werden en worden niet toegankelijke gemeentelijke archieven met voorrang geïnventariseerd. Wanneer geen formele overdracht plaats heeft gevonden, worden de archieven overgedragen. 2.7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots In dit onderdeel gaat het over de fysieke en digitale bewaaromstandigheden voor archieven. De archiefbewaarplaatsen voldoen aan de Archiefwettelijke eisen. De archiefruimte (bekend als ‘depot 3’), locatie Bergstraat voldoet ook aan die eisen. In de toekomst is het nodig deze ruimte te gaan gebruiken als archiefbewaarplaats. De reden hiervoor is dat de archiefbewaarplaats bijna vol is. Er dient wel een oplossing gevonden te worden voor de stukken die momenteel in depot 3 zijn opgeslagen. Dat kan door de stukken die voor blijvende bewaring in aanmerking komen in een andere archiefruimte (zoals de Vleugel) op te slaan; en/of door de stukken die voor vernietiging in aanmerking komen op een andere locatie op te slaan. In de Vleugel is eveneens een archiefruimte. Momenteel worden hier privacygevoelige maar vernietigbare archiefbescheiden opgeslagen. In maart 2013 zijn zilvervisjes geconstateerd in de Vleugel. Omdat de Vleugel alleen gebruik wordt voor te vernietigen stukken, is hier geen actie op ondernomen door de archiefinspecteur. Wanneer de Vleugel gebruikt wordt voor te bewaeren stukken, of wanneer stukken vanuit de Vleugel toch naar een archiefruimte/ archiefbewaarplaats gebracht worden waar te bewaren archieven staan, is speciale aandacht voor dit feit nodig. De ruimte voor de opslag van archieven bij de Brandweer voldoet niet en wordt gedoogd. Dat geldt ook voor de Kluis van Burgerzaken. Voor de Brandweer geldt dat dit na 1/1/2014 door de VGGM beheerd wordt. Het gaat evenwel nog om stukken van de Gemeente Ede. In deze KPI rapportage is ook het gebouwenbeheer meegenomen. Het gaat dan om de beveiliging en het beheer van dynamische (digitale) archieven. Verseon zou moeten voldoen aan de eisen voor de opslag van digitale archiefbescheiden. Dat geldt ook voor Zaaksysteem.nl. De andere applicaties (Wave, Atlantis) voldoen niet. Voor GWS4ALL is het onduidelijk. Voor duurzame, blijvende bewaring van digitaal archief is al helemaal geen voorziening. De noodzaak voor een veiilge, stabiele en betrouwbaar digitaal depot dringt zich meer en meer op. In de oplegnotitie bij de KPI-rapportage 2012 is aangegeven dat Atlantis in 2014 onderzocht wordt. Daarbij wordt aangesloten bij landelijke of regionale oplossing. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis
Risico-oorzaak
Risicogevolg
Opmerking risico
Mogelijke maatregel
A015 Er kunnen geen archieven veilig bewaard worden.
Er is te weinig ruimte voor de archiefbewaarplaats.
Niet voldoen aan wettelijke verplichting van overbrenging.
A016 Er kunnen geen archieven veilig opgeslagen worden. A017 WIZ-archief ligt niet veilig, net als Burgerzaken en Brandweer A018 Er is geen voorziening voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden. A028 Schimmelexplostie in archiefbewaarplaats en/of archiefruimte
Er is te weinig ruimte voor de archiefruimte.
Archieven worden in kamers opgeslagen. Vroegtijdige vernietiging.
Er is te weinig ruimte voor te vernietigen papieren archief Er is geen oplossing voor duurame opslag van digitale archiefbescheiden (digitaal depot) Klimaatinstallatie functioneert onvoldoende
Informatieverlies, onleesbare of onvindbare stukken.
Archieven vuil en moeten gegammastraald én schoongemaakt worden. Wanneer er sprake is van schimmels of ongedierte, kan dat tientallen meters betreffen. R99 Ongeoorloofde Toegangsbeveiligingssysteem het verkrijgen van toegang tot toegang tot een is op termijn niet meer up to privacy gevoelige gemeentelijk gebouw date als gevolg van documenten of bestanden, door het ontbreken van herinrichting kantooromgeving verlies van een effectieve Onterechte toegangsverlening (bevolkings)gegevens en het toegangscontrole. door de eigen medewerkers ontvreemden van goederen R200 Archief: onbevoegden Oneigenlijk gebruik Misbruik van hebben toegang tot bedrijfsgegevens, fraude, bedrijfsinformatie archief. Hierdoor kan belangenverstrengeling vertrouwelijke bedrijfsinformatie openbaar worden.
Zie ook A016, A017
Archiefruimte 3, voldoet aan eisen voor archiefbewaarplaats, als archiefbewaarplaats aanmerken. Andere mogelijkheid: nieuwbouw. Zie ook A015, A017 Archiefruimte De Vleugel gebruiken als archiefruimte en niet voor opslag WIZ-dossiers. Zie ook A015, A016 Digitaal werken. Voor Brandweer in 2014 Gebruik/ huur goed beveiligde verholpen: dossiers naar depot ruimte. 3 overgebracht. Digitaal depot dat voldoet aan eisen ED3(2) Kan ook veroorzaakt worden door eten en drinken in depot.
Februari 2011: geen aanvullende maatregelen getroffen, risico niet gewijzigd. Februari 2013: Er vindt een heroverweging van maatregelen plaats. Er is reeds een gebouwenbeheerssysteem aangeschaft met een druppelsysteem waarin per persoon bevoegdheden worden geregeld en daarmee ook toegang tot het archief. Uiteraard is er wel een restrisico dat niet afgedekt
Aanpassen klimaatinstallatie. Naleven regels t.a.v. eten en drinken in depots.
wordt. R205 Archief: moedersleutel brandweer Ede in gebruik bij afdeling PP raakt kwijt. R278 Vertrouwelijke informatie lekt uit.
Diefstal, oneigenlijk gebruik door niet bevoegd personeel, fraude, belangenverstrengeling. (On)bewust menselijk handelen
Geen toegang tot archief, gegevens niet toegankelijk of toegangelijk voor onbevoegde personen Informatie komt terecht buiten de organisatie met alle consequenties voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Ook kan uitlekken van informatie afbreuk doen aan de positie bij onderhandelingen.
Sleutel is opgeborgen in de kluis op de afdeling. Het restrisico wordt geaccepteerd. Het opstellen en vaststellen Het opstellen van een Regeling van een Regeling telewerken telewerken en thuiswerken. en thuiswerken is gerealiseerd. De kans is afgenomen. Door samenwerking met derden neemt het risico weer toe, net als voor tijd/plaatsonafhankelijk werken.
2.8 Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheideisen van de Archiefwet? Bij de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. De Archiefwet formuleert in artikel 15 enkele uitzonderingen op deze openbaarheid. In het verleden is bij de overbrenging van archieven de openbaarheid niet altijd goed geregeld. Bij de overdracht van het archief van de gemeentepolitie is bepaald dat sommige bescheiden (dagrapporten en correspondentie) na 100 jaar openbaar zijn; voor het overige is niets bepaald. Hiervoor is – voor zover bekend – geen toestemming. Ook is er geen formele openbaarheidsbeperking gelegd op de Collectie 40-45. In 2014 vindt herinventarisatie plaats van de Collectie 40-45, waarbij dit probleem wordt aangepakt. Na overleg met de provinciaal archiefinspecteur en collega’s is besloten dat dit niet noodzakelijk is, omdat het het gaat om archieven die vóór de Archiefwet 1995 zijn overgedragen én omdat het gaat om (bijzondere) persoonsgegevens die beschermd moeten worden. De beheerder van de archiefbewaarplaats heeft in 2013 in concept regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van niet-openbare archiefbescheiden, als ook regels op grond waarop toekenning of afwijzing van inzage in niet-openbare archiefbescheiden wordt verleend. In 2014 wordt dit geïmplementeerd. Risicoprofiel Er zijn geen risico’s die genoemd moeten worden op dit terrein. De enige reden tot nu toe om de openbaarheid van stukken langer dan 75 jaar te beperken heeft te maken met (bijzondere) persoonsgegevens. Indien GS dat wil, wordt daarvoor toestemming gevraagd. 2.9 Rampen, calamiteiten en veiligheid In dit onderdeel gaat het erom of de gemeente plannen heeft voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden.
De gemeente beschikt over een gemeentelijk Rampenplan. Er is geen ruimte voor DIV hierin, niet voor de stukken die ze beheren en niet duidelijk voor de rol die ze tijdens rampen op zich zouden moeten kunnen nemen. In de oplegnotitie bij de KPI-rapportage 2012 is geen aandacht aan dit onderdeel besteed. DIV en Gemeentearchief hebben aangegeven dat in 2014 er een rampenplan en calamiteitenplan is voor alle archiefstukken, zowel dynamische stukken (digitaal en op papier) als statische/ overgedragen archiefstukken. Risicoprofiel DIV en Gemeentearchief hebben aangegeven dat in 2014 er een rampenplan en calamiteitenplan is voor alle archiefstukken, zowel dynamische stukken (digitaal en op papier) als statische/ overgedragen archiefstukken. In tegenstelling tot vorig jaar zijn deze risico's dit jaar niet opgenomen. 2.10 Middelen en mensen In dit onderdeel gaat het om of de gemeente beredeneerd kan aangeven dat ze aan haar wettelijke taken en haar kwaliteitsniveau voor archiefzorg en archiefbeheer kan voldoen. Voor het dynamisch en semistatisch archief gaf DIV in 2012 aan te kunnen voldoen aan haar wettelijke taken. Het betreft dan de inzet van haar personeel en de middelen voor het uitvoeren van de taken. In haar eigen risicoprofiel van 2013 signaleert I&A zowel onder de rubriek Organisatie, Personeel, Financiën als Processen de risico’s ten aanzien van middelen en mensen. Het Gemeentearchief signaleert in haar risicoprofiel eveneens risico’s voor de toekomst voor wat betreft de kwaliteit voor de uitvoering van werkzaamheden. Voor dit moment zijn er geen punten waarop de gemeente niet voldoet of kan voldoen aan de eisen ten aanzien van middelen en mensen. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis
Risico-oorzaak
Onvoldoende (specialistissche) mensen Informatie- en en middelen, zeker in archiefbeheer voldoet relatie tot wensen van A029 niet aan normen en eisen organisatie R143 Verstrekken van onjuiste Onvoldoende kennis informatie aan burgers medewerker Informatiesysteem werkt niet / onvolledig
Risicogevolg
Opmerking risico
Bemoeilijken van bijdragen Risico speelt niet op dit aan doelstellingen van de moment, mogelijk in de organisatie; stagnatie toekomst. bedrijfsvoering; overschrijden van budgetten Claims
Mogelijke maatregel
Regelmatig opleiden en bijscholen van (balie)medewerkers
Bijlagen 1. KPI-rapportage
Excelsheet KPI-rapportage, geschikt voor waarstaatjegemeente.nl 2: overzicht risicoprofilering met opmerkingen gemeentelijk archiefinspecteur De bijlage bevat een overzicht van de risicoprofilering met betrekking tot informatie- en archiefbeheer. Het is een voorzet van de gemeentelijk archiefinspecteur richting de geïnspecteerde. Het is aan de geïnspecteerde om de risico-afweging te maken en eventueel onder te brengen in de risicoprofilering. Dat er maatregelen genomen moeten worden op de punten, is evident. Op welke wijze deze inzichtelijk en aangepakt worden, is aan de eerstverantwoordelijken. Uitleg kolommen: Kolom 1: nummer van risico. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. o De nummering die aangebracht is door de gemeentelijk archiefinspecteur, begint met een A, gevold door een nummer. o Wanneer risico’s met R, gevolgd door een nummer, opgenomen zijn, is het risico overgenomen uit het bestaande risicoprofiel. Kolom 2: Gebeurtenis. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. Kolom 3: Risico-oorzaak. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. Kolom 4: Risicogevolg. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. Kolom 5: Opmerking risico. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. o In enkele gevallen heeft de gemeentelijk archiefinspecteur een opmerking gemaakt bij de al bestaande ingeschatte risicoprofilering. Deze opmerkingen zijn met geel gemarkeerd. Kolom 6: Kans risico na maatregel. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. o De bij Axxx ingevulde kans is een inschatting van de gemeentelijk archiefinspecteur, wanneer een maatregel op het risico wordt genomen zoals in kolom 8 aangedragen wordt. Het is aan de geïnspecteerde zelf om dit bij te stellen. Kolom 7: afdeling risico. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. o Voor dynamisch en semistatisch archiefbebeer is DIV verantwoordelijk, volgens het geldende Besluit Informatiebeheer. Dit is ingevuld. Wanneer velden geel gemarkeerd zijn, is door de gemeentelijk archiefinspecteur een wijziging ingebracht in het al bestaande risicoprofiel. Kolom 8: Maatregel; Mogelijke Maatregel. In het risicoprofiel van de gemeente Ede komt de kolom Maatregel voor. Deze rapportage wil de geïnspecteerden helpen om hun risico’s in het risicoprofiel onder te brengen, samen met maatregelen. De archiefinspecteur heeft hiervoor suggesties gedaan. De daadwerkelijke maatregelen en de beslissing daartoe, worden door de verantwoordelijken genomen. Kolom 9: Fase maatregel. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede.
