RANCANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA BERBASIS THE BALANCED SCORECARD DI CABANG PT INDOMARCO ADI PRIMA
PENELITIAN PROYEK AKHIR
Oleh Novian Ardhiansyah Yusuf NIM: 29105321
PROGRAM MAGISTER ADMINISTRASI BISNIS SEKOLAH BINIS DAN MANAJEMEN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2008
RANCANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA BERBASIS THE BALANCED SCORECARD DI CABANG PT INDOMARCO ADI PRIMA
Oleh : Novian Ardhiansyah Yusuf NIM : 29105321
Program Studi Manajemen Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung
Menyetujui
Pembimbing Akademik :
(Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M. Eng.)
ii
RANCANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA BERBASIS THE BALANCED SCORECARD DI CABANG PT INDOMARCO ADI PRIMA Novian Ardhiansyah Yusuf (29105321) Program Studi Magister Administrasi Bisnis Tanggal Lulus Ujian Akhir (11/06/2008) Tanggal Wisuda (19/07/2008) Sekolah Bisnis dan Manajemen, Institut Teknologi Bandung, 2008 Pembimbing : Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M. Eng.
ABSTRAK PT Indomarco Adi Prima merupakan perusahaan yang berada dalam grup Indofood yang bergerak dalam bidang distribusi Consumer Goods. Produk yang didistribusikan yaitu produk makanan dan non makanan dari prinsipal yang berada dalam grup Indofood maupun prinsipal non grup (pihak ketiga). Sebagai distributor, Cabang PT Indomarco Adi Prima dituntut untuk dapat memperluas dan memperdalam jaringan distribusinya ke seluruh Indonesia disamping memuaskan pelanggannya yang terdiri dari outlet dan prinsipal. Cabang diharapkan mempunyai kemandirian untuk dapat mengelola operasionalnya agar Cabang mempunyai daya saing terhadap kompetitor. Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan Cabang belum sesuai dengan visi dan misi PT Indomarco Adi Prima dan tidak dapat menggambarkan kinerja Cabang secara menyeluruh. Visi dan Misi yang dimiliki perusahaan sudah cukup baik, namun belum didefinisikan secara terstruktur dalam bentuk strategi & belum memperlihatkan hubungan sebab akibat yang jelas. Sistem manajemen kinerja kinerja yang komprehensif, koheren, terukur, dan berimbang menjadi hal yang kritikal bagi Cabang PT Indomarco Adi guna menghadapi kondisi persaingan yang hiper kompetitif di bidang usaha Consumer Goods. Untuk mengatasi masalah diatas maka digunakan sistem manajemen kinerja berbasis The Balanced Scorecard yang dapat mengukur kinerja secara menyeluruh dari empat perspektif yaitu keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan. Projek akhir ini fokus pada tahap perancangan sistem manajemen kinerja berbasis The Balanced Scorecard untuk digunakan di Cabang PT Indomarco Adi Prima. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian dimulai dari analisis SWOT, penetapan strategi fungsional di tiap perspektif yang dilanjutkan dengan penetapan tolok ukur keberhasilan dan target yang mesti dicapai oleh Cabang. Penelitian yang dilakukan menghasilkan suatu rancangan Sistem Manajemen Kinerja berbasis The Balanced Scorecard untuk diterapkan di seluruh Cabang PT Indomarco Adi Prima agar mampu meningkatkan kinerja Cabang sehingga dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan secara keseluruhan dan terus memperbaiki diri.
Kata Kunci: Sistem Manajemen Kinerja, The Balanced Scorecard.
iii
DESIGN OF PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM BASED ON THE BALANCED SCORECARD APPROACH AT BRANCH OF PT INDOMARCO ADI PRIMA Novian Ardhiansyah Yusuf (29105321) Master of Business Administration Date of Final examination (06/11/2008) Date of Graduation (07/19/2008) School of Business and Management, Institute Technology Bandung, 2008 Final Project Advisor : Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M. Eng.
ABSTRACT PT Indomarco Adi Prima is a consumer goods distributor owned by Indofood group. Now, PT Indomarco Adi Prima distribute food and non food products from Indofood group principal’s and others non group principal’s. As distributor, PT Indomarco Adi Prima ought to make distribution network more wider and more deeper. Branchs expected to have sense of independence to manage their own activity that could make Branch have competitive advantage compare to their competitors. Today, Branchs has used several Key Performance Indicator to measure their achievement but it’s not fully fit with company’s vission and mission and could not derive overall Branch performance. PT Indomarco Adi Prima has a good vission and mission but not yet determine into structuracally strategy and there’s no clear causal and effect on use of strategies. A comprehensif, coherent, measurable, and balance performance management system is being critical for PT Indomarco Adi Prima Branch’s to struggle over hiper competitive business environment in consumer goods industry. Dealing with such situation, implementing Balanced Scorecard performance measurement system that covers four perspective, which are
financial perspective, customer perspective, internal business process perspective, and learning & growth perspective become important for Branch to measure overall achievement. This final project is trying to design performance management system of PT Indomarco Adi Prima Branch’s. The steps for this research start from SWOT analysis, define functional strategy on each perspective, and continued with define objectives and target that should be achieved by Branchs. The research provides The Balanced Scorecard design and company’s performance measurement which can be applied by PT Indomarco Adi Prima Branch’s to
increase Branchs performance, which expected could increase profit of company and create continuous improvement culture. Key words: Performance Management System, The Balanced Scorecard.
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat, rahmat, dan karuni-Nya, maka penyusunan proyek akhir ini dapat selesai sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Magister Administrasi Bisnis, Institut Teknologi Bandung. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi mengenai rancangan sistem manajemen kinerja berbasis BSC yang dapat memberi panduan bagi kemajuan Cabang-Cabang PT Indomarco Adi Prima yang juga sebagai tempat penulis berkerja saat ini. Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bpk. Dr. Dermawan Wibisono selaku dosen pembimbing, Bpk. Yusuf Budiman selaku General Manager Logistics, Bpk. Tinongadi Aliudin selaku General Manager HR&GA, Jajaran Manajemen Cabang Bekasi, Jajaran Manajemen Cabang Bengkulu, Jajaran Manajemen Cabang Bandung yang telah membantu selama proyek akhir ini, seluruh pengajar dan karyawan MBA-ITB, rekan-rekan angkatan eksekutif 34 khususnya Marcus serta kepada almarhum Ayahku “Yusuf Hamid”, Ibuku tercinta, Mbak Nana, Mas Ali, Mbak Emmy, Mas Irul, Meikha, Abdan, Ghumaisa dan Sani untuk semua dukungan dan do’anya. Kritik dan saran untuk kesempurnaan penelitian ini sangat diharapkan dan semoga dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Cikarang, Juni 2008
Penyusun
v
DAFTAR ISI
Halaman Judul...................................................................................................................i Lembar Pengesahan..........................................................................................................ii ABSTRAK ......................................................................................................................iii ABSTRACT.....................................................................................................................iv KATA PENGANTAR .....................................................................................................v DAFTAR ISI ...................................................................................................................vi DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................ix DAFTAR TABEL ............................................................................................................x DAFTAR LAMPIRAN....................................................................................................xi
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................1 1.1. Sejarah Perusahaan.....................................................................................................1 1.2. Visi dan Misi PT Indomarco Adi Prima.....................................................................2 1.2.1. Visi PT Indomarco Adi Prima.......................................................................2 1.2.2. Misi PT Indomarco Adi Prima......................................................................2 1.3. Struktur Organisasi.....................................................................................................3 1.4. Sumber Daya..............................................................................................................5 1.4.1. Sumber Daya Manusia..................................................................................5 1.4.2. Sumber Daya Fisik........................................................................................6 1.4.3. Sumber Daya Teknologi...............................................................................8 1.4.4. Sumber Daya Mitra Kerja.............................................................................9 1.4.5. Sumber Daya Finansial................................................................................10 1.5. Pelanggan..................................................................................................................13 1.6. Lingkup Bidang Usaha.............................................................................................14 1.7. Proses Bisnis.............................................................................................................15 1.7.1. Proses Sales / Order & Return....................................................................16 1.7.1.1.
Proses Sales / Order....................................................................17
1.7.1.2.
Proses Return...............................................................................17
1.7.2. Proses Penagihan Piutang............................................................................18 1.7.3. Proses Delivery............................................................................................19
vi
1.8. Tantangan Bisnis......................................................................................................20 1.9. Isu Bisnis..................................................................................................................21
BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS..............................................................................23 2.1. Conseptual Framework............................................................................................23 2.2. Analisis Situasi Bisnis..............................................................................................23 2.2.1. Analisis Kepuasan pelanggan......................................................................24 2.2.2. Analisis Hubungan Dengan Prinsipal..........................................................32 2.2.3. Analisis Kompetitor.....................................................................................34 2.2.4. Analisis Teknologi.......................................................................................35 2.2.5. Analisis Kondisi Politik, Hukum, dan Regulasi Pemerintah.......................36 2.2.6. Analisis Hubungan Dengan Mitra Kerja.....................................................36 2.2.7. Analisis Sumber Daya Yang Dimiliki Cabang............................................37 2.2.7.1.
Analisis Kendaraan Operasional.................................................37
2.2.7.2.
Analisis Sumber Daya Manusia..................................................38
2.2.8. Analisis Sosial & Pertumbuhan Penduduk..................................................40 2.2.9. Analisis Kondisi Ekonomi...........................................................................41 2.3. Analisis Lingkungan Internal & Eksternal...............................................................41 2.3.1. Analisis Internal...........................................................................................42 2.3.1.1.
Analisa Kekuatan Yang Dimiliki Cabang...................................42
2.3.1.2.
Analisa Kelemahan Yang Dimiliki Cabang................................42
2.3.2. Analisis Eksternal........................................................................................43 2.3.2.1.
Analisa Peluang Yang Dihadapi Cabang.....................................43
2.3.2.2.
Analisa Tantangan Yang Dihadapi Cabang.................................43
2.4. Akar Masalah............................................................................................................43
BAB III SOLUSI BISNIS..............................................................................................47 3.1 Alternatif Solusi Bisnis..............................................................................................47 3.1.1
Pembatasan Masalah......................................................................................48
3.1.2
Metodologi Pemecahan Masalah...................................................................48
3.1.3
Sistem Manajemen Kinerja Balanced Scorecard..........................................50
3.2 Analisis Solusi Bisnis................................................................................................52 3.2.1
Analisis SWOT..............................................................................................53
3.2.2
Analisis Matriks TOWS & Strategi Fungsional............................................56 vii
3.2.3
Peta Strategi...................................................................................................60
3.2.4
Analisis Keterkaitan Antar Variabel..............................................................62
3.2.5
Variabel Kinerja Perspektif Finansial............................................................65
3.2.6
Variabel Kinerja Perspektif Pelanggan..........................................................67
3.2.7
Variabel Kinerja Perspektif Proses Bisnis Internal.......................................70
3.2.8
Variabel Kinerja Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan.......................74
3.3 Rekomendasi Program Strategis................................................................................77
BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI DAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA......79 4.1 Rencana Implementasi...............................................................................................79 4.2 Kebutuhan Sumber Daya...........................................................................................81 4.2.1
Kebutuhan Sumber Daya Manusia................................................................81
4.2.2
Kebutuhan Sumber Daya Finansial...............................................................82
4.3 Saran..........................................................................................................................83
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................85 LAMPIRAN....................................................................................................................87
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Cabang PT Indomarco Adi Prima........................................4 Gambar 1.2 Hierarki Sistem Yang Digunakan PT Indomarco Adi Prima...............................9 Gambar 1.3 Arus informasi Transaksi Pada Bisnis Utama Cabang PT Indomarco Adi Prima...................................................................................16 Gambar 2.1 Peta Pemikiran Konseptual ................................................................................23 Gambar 2.2 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kepuasan Outlet Terhadap Distributor ....24 Gambar 2.3 Komposisi Kendaraan Roda 4 Berdasarkan Tipe Kepemilikan ........................37 Gambar 2.4 Komposisi Kendaraan Roda 3 Berdasarkan Tipe Kepemilikan ........................38 Gambar 2.5 Komposisi Kendaraan Roda 2 Berdasarkan Tipe Kepemilikan ........................38 Gambar 2.6 Komposisi Karyawan Berdasarkan Usia ...........................................................39 Gambar 2.7 Komposisi Karyawan Berdasarkan Tingkat Pendidikan ...................................39 Gambar 2.8 Komposisi Karyawan per-Departemen..............................................................40 Gambar 2.9 Komposisi Karyawan Berdasarkan status kepegawaian....................................40 Gambar 2.10 Diagram Akar Masalah Cabang PT Indomarco Adi Prima ...............................45 Gambar 3.1 Tahapan Pelaksanaan Proyek Akhir ..................................................................49 Gambar 3.2 Balanced Scorecard memberi kerangka kerja strategik ke dalam kerangka operasional ..........................................................................................................52 Gambar 3.3 Matriks SWOT (Grand Strategy) ......................................................................56 Gambar 3.4 Peta Strategi .......................................................................................................61 Gambar 3.5 Kerangka Kinerja Ukuran Pembelajaran dan pertumbuhan ..............................75 Gambar 4.1 Balanced Scorecard sebagai Sistem Manajemen Strategis................................79
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Tabel 1.2 Tabel 1.3 Tabel 1.4 Tabel 1.5 Tabel 1.6 Tabel 1.7 Tabel 1.8
Komposisi Karyawan Berdasarkan Rentang Usia .................................................. 5 Komposisi Karyawan Berdasarkan Tingkat Pendidikan......................................... 5 Komposisi Karyawan Berdasarkan Per Departemen .............................................. 5 Komposisi Karyawan Berdasarkan Status Kepegawaian ....................................... 6 Jumlah Depo & Stock Point Per Cabang PT Indomarco Adi Prima ....................... 6 Jenis & Jumlah Kendaraan Per Cabang PT Indomarco Adi Prima......................... 7 Mitra Kerja Cabang PT Indomarco Adi Prima ..................................................... 10 Laporan Keuangan Neraca Rugi Laba Cabang Bengkulu – PT Indomarco Adi Prima .............................................................................................................. 11 Tabel 1.9 Laporan Keuangan Neraca Cabang Bengkulu – PT Indomarco Adi Prima.......... 12 Tabel 1.10 Pembagian Klasifikasi Tipe Outlet Oleh PT Indomarco Adi Prima ..................... 13 Tabel 1.11 Jumlah Outlet Yang Ditangani Tiap Cabang ........................................................ 14 Tabel 1.12 Urutan Bisnis Proses Sales / Order Cabang PT Indomarco Adi Prima ................ 17 Tabel 1.13 Urutan Bisnis Proses Return Cabang PT Indomarco Adi Prima........................... 17 Tabel 1.14 Urutan Bisnis Proses Penagihan Piutang PT Indomarco Adi Prima..................... 18 Tabel 1.15 Urutan Bisnis Proses Delivery Cabang PT Indomarco Adi Prima........................ 20 Tabel 2.1 Komposisi Jumlah per-Tipe Outlet & Kontribusi Sales.........................................25 Tabel 2.2 Rata-rata Jumlah Outlet yang ditangani per-Stock Point ..................................... 26 Tabel 2.3 Pencapaian Target Calls & Effective Calls Cabang.............................................. 27 Tabel 2.4 Persentase Ketersediaan Stok Cabang PT Indomarco Adi Prima ......................... 29 Tabel 2.5 Pencapaian Ketepatan Delivery Cabang PT Indomarco Adi Prima...................... 30 Tabel 2.6 Pencapaian Account Receivable & Days Supply of Inventories Cabang .............. 31 Tabel 2.7 Komposisi Bad Stock terhadap Nilai Persediaan Cabang .................................... 33 Tabel 3.1 Analisis SWOT ..................................................................................................... 53 Tabel 3.2 Analisis TOWS Cabang PT Indomarco Adi Prima............................................... 58 Tabel 3.3 Analisis Cause-Effect Terhadap Peta Strategi....................................................... 62 Tabel 3.4 Variabel Kinerja Perspektif Finansial ................................................................... 66 Tabel 3.5 Variabel Kinerja Perspektif Pelanggan ................................................................. 69 Tabel 3.6 Variabel Kinerja Proses Bisnis Internal ................................................................ 72 Tabel 3.7 Variabel Pembelajaran & Pertumbuhan................................................................ 75 Tabel 3.8 Rekomendasi Program Strategis ........................................................................... 77 Tabel 4.1 Kebutuhan Sumber Daya Manusia........................................................................ 81
x
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A. Perkembangan Jumlah Karyawan per Cabang PT Indomarco Adi Prima Periode Mei-Oktober 2007 Lampiran B. Progress Pembukaan Stock Point Periode Tahun 2008
xi
xii
