Mohon masukan dan saran dapat disampaikan melalui email :
[email protected] atau
[email protected] draft tim perumus 16 Maret 2011
RANCANGAN PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR
TAHUN 2011 TENTANG
PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 15, Pasal 30 ayat (3), Pasal 46, Pasal 47 ayat (3), Pasal 48 ayat (3), Pasal 52 ayat (2), Pasal 55, Pasal 67, dan Pasal 68 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan perlu menetapkan Peraturan Pemerintah tentang Pelaksanaan Undang-Undang tentang Kearsipan; Mengingat
Nomor
43
Tahun
2009
: 1. Pasal 5 ayat (2) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
-2-
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN
PEMERINTAH
TENTANG
PELAKSANAAN
UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN.
BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan: 1. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, 2.
prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
3.
Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
4.
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
5.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara
6.
efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
-37.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
8. 9.
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
10. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 11. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 12. Organisasi kearsipan adalah unit kearsipan dan lembaga kearsipan yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan dinamis dan/atau statis. 13. Unit pengolah adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip di lingkungannya. 14. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 15. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya. 16. Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan/penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. 17. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 18. Pemberkasan adalah penempatan lembaran-lembaran naskah dari sesuatu unit kerja ke dalam suatu himpunan sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan keterkaitan, kesamaan jenis atau kesamaan masalah.
-419. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan. 20. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 21. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 22. Pegawai Negeri Sipil adalah pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UndangUndang Nomor 43 Tahun 1999. 23. Jabatan fungsional arsiparis adalah jabatan karier yang hanya diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil. 24. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 25. Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas penyelenggaraan negara sesuai perundang-undangan.
pokoknya berkaitan dengan dengan ketentuan peraturan
26. Pendidikan kearsipan adalah unsur kegiatan arsiparis yang merupakan proses pengembangan pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan melalui proses pembelajaran yang meliputi pendidikan formal (sekolah/akademik), pendidikan dan pelatihan (diklat) pra jabatan, diklat jabatan fungsional arsiparis, diklat teknis kearsipan, diklat dasar kearsipan, dan diklat peningkatan profesi arsiparis. 27. Sertifikasi arsiparis adalah rangkaian kegiatan untuk memberikan pengakuan formal kepada arsiparis oleh ANRI sebagai pengakuan terhadap kompetensi dalam bidang kearsipan.
-5-
BAB II SISTEM KEARSIPAN NASIONAL Pasal 2 (1)
Penyelenggaraan kearsipan nasional dilaksanakan melalui SKN.
(2)
Penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan secara komprehensif dan terpadu. Penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pada
(3)
ayat (1) untuk menjamin autentitas dan keutuhan arsip. Pasal 3 Penyelenggaraan kearsipan melalui SKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Pasal 4 (1)
Dalam rangka penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dibangun SKN yang menjadi tanggung jawab ANRI.
(2)
Implementasi penyelenggaraan SKN di lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD menjadi tanggung jawab masing-masing lembaga berdasarkan kebijakan nasional. Pasal 5
(1)
SKN berfungsi untuk: a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan; b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi; dan c. menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.
-6(2)
Dalam rangka memujudkan informasi arsip secara nasional fungsi SKN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diimplementasikan melalui SIKN. Pasal 6
Pembangunan SKN meliputi: a. penetapan kebijakan; b. pembinaan kearsipan; c. pengelolaan arsip. Pasal 7 (1)
Penetapan kebijakan dalam pembangunan SKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a dimaksudkan untuk menata penyelenggaraan kearsipan nasional dalam satu kesatuan sistem.
(2)
Penetapan kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi seluruh bidang kebijakan kearsipan nasional sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penetapan kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat
(3)
(2) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Pasal 8 (1)
Pembinaan
kearsipan
dalam
pembangunan
SKN
sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 6 huruf b dimaksudkan untuk mendukung kemampuan dan peningkatan kapasitas lembaga kearsipan dan unit kearsipan dalam melaksanakan SKN sesuai dengan tugas dan (2)
fungsinya. Peningkatan kapasitas lembaga kearsipan dan unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi seluruh komponen sumber daya kearsipan.
-7Pasal 9 (1)
(2)
Pengelolaan arsip dalam pembangunan SKN sebagaimana dimaksud Pasal 6 huruf c dimaksudkan untuk menjamin ketersediaan dan keselamatan arsip dinamis dan statis yang autentik, utuh dan terpercaya. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi: a. pengelolaan arsip dinamis; dan b. pengelolaan arsip statis.
(3)
Pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pencipta arsip dan pengelolaan arsip statis di lingkungan lembaga kearsipan dilaksanakan oleh arsiparis. Pasal 10
Ketentuan mengenai SKN diatur lebih lanjut dengan peraturan kepala ANRI dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan.
BAB III SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL DAN JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL Bagian Kesatu Pembangunan SIKN Pasal 11 Pembangunan SIKN dilaksanakan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari SKN.
-8Pasal 12 SIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 merupakan sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 13 SIKN berfungsi untuk: a. mewujudkan arsip
sebagai
tulang
punggung
manajemen
penyelenggaraan negara; b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara; c. menjamin penggunaan informasi kepada pihak yang berhak; dan d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa. Pasal 14 Pembangunan SIKN dilaksanakan melalui: a. penetapan kebijakan SIKN; dan b. penyelenggaraan SIKN. Pasal 15 (1) Pembangunan SIKN melalui penetapan kebijakan SIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a meliputi: a. kebijakan dalam penyediaan informasi kearsipan; dan b. kebijakan dalam penggunaan informasi kearsipan. (2) Penetapan kebijakan SIKN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Pasal 16 (1) Pembangunan SIKN melalui penyelenggaraan SIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf b dilaksanakan oleh lembaga kearsipan dan unit kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
-9(2) Penyelenggaraan SIKN oleh lembaga kearsipan dan unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikelola oleh ANRI. Pasal 17 (1) Pengelolaan penyelenggaraan SIKN oleh ANRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (2) dimaksudkan untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. (2) Informasi kearsipan yang dimuat dalam SIKN disusun dalam suatu struktur informasi yang menggambarkan pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan dari waktu ke waktu. Pasal 18 Pengelolaan penyelenggaraan SIKN oleh ANRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 dilaksanakan dengan menggunakan sarana JIKN.
Bagian Kedua Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Paragraf 1 Umum
Pasal 19 JIKN berfungsi untuk meningkatkan: a. akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat; b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat; dan c.
peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.
- 10 Paragraf 2 Pembentukan Pasal 20 (1) Penyelenggaraan JIKN dilaksanakan melalui pembentukan: a. pusat jaringan nasional; dan b. simpul jaringan. (2) Pusat jaringan nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a diselenggarakan oleh ANRI. (3) Simpul jaringan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, diselenggarakan oleh: a. lembaga kearsipan provinsi; b. lembaga kearsipan kabupaten/kota; dan c. lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri. (4) Selain simpul jaringan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) unit kearsipan lembaga negara merupakan simpul jaringan yang dikoordinasikan oleh ANRI. Pasal 21 (1) Dalam menyelenggarakan JIKN, ANRI sebagai pusat jaringan nasional dibantu oleh lembaga kearsipan provinsi sebagai pusat jaringan provinsi dengan simpul jaringan lembaga kearsipan kabupaten/kota dan lembaga kearsipan perguruan tinggi. (2) Dalam bertindak sebagai pusat jaringan provinsi, lembaga kearsipan provinsi dikoordinasikan oleh ANRI dalam satu kesatuan JIKN. Pasal 22 (1) Unit kearsipan selain yang dimaksud dalam Pasal 20 ayat (4) dapat menjadi simpul jaringan. (2) Ketentuan mengenai persyaratan dan tata cara menjadi simpul jaringan bagi Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala ANRI.
- 11 Paragraf 3 Pembiayaan Pasal 23 (1) Segala biaya yang diperlukan bagi penyelenggaraan JIKN yang dilaksanakan oleh ANRI sebagai pusat jaringan nasional dibebankan kepada anggaran pendapatan dan belanja negara c.q anggaran ANRI. (2) Segala biaya yang diperlukan bagi penyelenggaraan JIKN yang dilaksanakan oleh simpul jaringan dibebankan kepada anggaran masing-masing simpul jaringan yang bersangkutan. Pasal 24 Dalam rangka penyelenggaraan JIKN, ANRI dapat menerima bantuan dan/atau hibah dari pihak lain yang tidak mengikat, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Paragraf 4 Tanggung Jawab Pasal 25 Penyelenggaraan JIKN dilaksanakan untuk: a. arsip dinamis; dan b.
arsip statis. Pasal 26
Dalam rangka penyelenggaraan JIKN, simpul jaringan bertanggung jawab atas: a. penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip b.
dinamis dan daftar arsip statis; penyampaian daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis kepada pusat jaringan nasional;
- 12 pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis c. d.
dalam JIKN dilingkungannnya; penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN; dan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional. Pasal 27
Selain tanggung jawab sesuai dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26, arsip daerah provinsi dalam bertindak sebagai pusat jaringan provinsi bertanggung jawab atas pemuatan informasi kearsipan untuk arsip statis dan arsip dinamis dalam JIKN di wilayah provinsi. Pasal 28 Dalam rangka penyelenggaraan JIKN, pusat jaringan nasional bertanggung jawab atas: a. b. c. d. e.
penyediaan informasi kearsipan arsip statis yang disusun dalam daftar arsip statis nasional; penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis yang diselenggarakan oleh ANRI yang disusun dalam daftar arsip dinamis; pemuatan informasi kearsipan untuk arsip statis dan arsip dinamis dalam JIKN secara nasional; layanan informasi kearsipan melalui JIKN; dan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai pusat jaringan nasional.
Paragraf 5 Tugas Pasal 29 Dalam menyelenggarakan JIKN, ANRI sebagai pusat jaringan nasional mempunyai tugas: a. mengkoordinasikan simpul jaringan; dan b.
membina simpul jaringan.
- 13 -
Pasal 30 Tugas mengkoordinasikan simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat jaringan nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf a, meliputi: a. koordinasi fungsional; b. rapat koordinasi. Pasal 31 (1) Koordinasi fungsional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf a dilaksanakan dengan mengoperasikan JIKN oleh pusat jaringan nasional dan simpul jaringan secara terkoordinasi dan terintegrasi dalam satu kesatuan sesua dengan fungsinya melalui mekanisme kerja JIKN. (2) Dalam rangka koordinasi fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), kepala ANRI menetapkan standar, operasional, dan prosedur mekanisme kerja JIKN. Pasal 32 Rapat koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf b, meliputi: a. rapat koordinasi tingkat nasional; b.
rapat koordinasi pusat jaringan. Pasal 33
(1) ANRI sebagai pusat jaringan nasional menyelenggarakan rapat koordinasi tingkat nasional yang dihadiri seluruh simpul jaringan, sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun. (2) Dalam rapat koordinasi tingkat nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ANRI sebagai pusat jaringan nasional dapat mengikutsertakan instansi pemerintah terkait dan/atau pihak lain yang dipandang perlu.
- 14 Pasal 34 (1) ANRI sebagai pusat jaringan nasional menyelenggarakan rapat koordinasi pusat jaringan yang dihadiri seluruh lembaga kearsipan provinsi sebagai pusat jaringan provinsi, sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun. (2) Dalam rapat koordinasi pusat jaringan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ANRI sebagai pusat jaringan nasional dapat mengikutsertakan instansi pemerintah terkait dan/atau pihak lain yang dipandang perlu. Pasal 35 Hasil rapat koordinasi tingkat nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 dan hasil rapat koordinasi pusat jaringan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 menjadi pedoman pelaksanaan koordinasi tingkat provinsi yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan provinsi sebagai pusat jaringan provinsi. Pasal 36 (1) Lembaga kearsipan provinsi sebagai pusat jaringan provinsi menyelenggarakan rapat koordinasi tingkat provinsi yang dihadiri simpul jaringan di wilayah provinsi sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun. (2) Dalam rapat koordinasi tingkat provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) lembaga kearsipan provinsi sebagai pusat jaringan provinsi dapat mengikutsertakan pusat jaringan nasional, instansi pemerintah baik pusat maupun daerah dan/atau pihak lain yang dipandang perlu. Pasal 37 Ketentuan mengenai tugas mengkoordinasikan simpul jaringan oleh ANRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29, Pasal 30, Pasal 31, Pasal 32, Pasal 33, Pasal 34, Pasal 35 dan Pasal 36 diatur oleh kepala ANRI dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- 15 Pasal 38 Tugas membina simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat jaringan nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf b dimaksudkan untuk mendukung kemampuan simpul jaringan dalam menyelenggarakan JIKN yang menjadi fungsinya. Pasal 39 Tugas membina simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat jaringan nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 meliputi bidang: a. informasi kearsipan; b. sumber daya manusia; c. d.
sarana dan prasarana; dan/atau pendanaan. Pasal 40
Tugas membina simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat jaringan nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 dilaksanakan melalui: a. b. c.
bimbingan; konsultasi; penyuluhan;
d. e. f.
supervisi; sosialisasi; pendidikan dan pelatihan;
g.
kegiatan lain dalam rangka pembinaan. Pasal 41
Ketentuan mengenai tugas membina simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat jaringan nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38, Pasal 39, dan Pasal 40 diatur lebih lanjut oleh kepala ANRI dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- 16 Paragraf 6 Penggunaan Informasi Kearsipan Pasal 42 JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan kepada pemerintahan dan masyarakat untuk dimanfaatkan bagi kesejahteraan rakyat. Pasal 43 (1) Informasi kearsipan dalam JIKN untuk arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42, sekurang-kurangnya memuat metadata arsip meliputi: a. b. c. d.
pencipta arsip; nomor arsip; kode klasifikasi; uraian informasi arsip;
e. kurun waktu; f. jumlah; g. keterangan. (2) Informasi kearsipan yang dimuat dalam JIKN adalah informasi yang bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
Paragraf 7 Lain-lain Pasal 44 (1) Untuk mendukung penyelenggaraan JIKN, simpul jaringan dapat melakukan kerjasama internasional di bidang jaringan informasi kearsipan berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh ANRI. (2) Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur lebih lanjut oleh kepala ANRI dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- 17 Pasal 45 Dalam rangka peningkatan mutu penyelenggaraan JIKN ANRI dapat memberikan penghargaan kepada simpul jaringan dan/atau lembaga kearsipan provinsi sebagai pusat jaringan provinsi.
BAB IV ORGANISASI KEARSIPAN Bagian Kesatu Unit Kearsipan Pasal 46 (1) Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan. (2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengkoordinasikan pengelolaan arsip dinamis di unit pengolah. (3) Unit pengolah memiliki tugas dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungannya yang meliputi: a. penciptaan arsip; b. pemberkasan arsip aktif; c. pengolahan, penyimpanan, dan penyajian arsip aktif; d. pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan. (4) Unit pengolah melaporkan tugas dan tanggung jawab pengelolaan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) kepada pimpinan pencipta arsip melalui unit kearsipan. (5) Unit pengolah dapat membentuk sentral arsip aktif sebagai tempat pengelolaan arsip aktif. (6) Pengelolaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan dilaksanakan oleh arsiparis.
- 18 Pasal 47 (1) Unit kearsipan memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip yang meliputi: a. pengkoordinasian sentral arsip aktif; b. pengkoordinasian pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; c. pengelolaan arsip inaktif; d. pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi; e. pelaksanaan pemusnahan arsip; f. penyiapan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan; g. pembinaan dan supervisi kearsipan; dan h. evaluasi dan pelaporan. (2) Unit kearsipan dibentuk pada Sekretariat Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, SKPD dan penyelenggara pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan BUMD. (3) Pembentukan susunan organisasi, tugas, dan fungsi unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat pertimbangan dan persetujuan tertulis dari menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara. (4) Unit kearsipan dipimpin oleh seorang pejabat struktural yang berasal dari Arsiparis dan/atau sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Pasal 48 (1) Lembaga negara dapat membentuk unit kearsipan secara berjenjang sebagai berikut: a. Unit kearsipan I berada pada sekretariat jenderal/sekretariat utama; b. unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan lembaga negara; (2) Tugas dan tanggung jawab unit kearsipan secara berjenjang diatur lebih lanjut oleh lembaga negara masing-masing. (3) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dibentuk dengan pertimbangan: a. keamanan fisik arsip; b. volume arsip dan beban kerja. (4) Antar-Unit Kearsipan memiliki hubungan fungsional.
- 19 -
Pasal 49 (1) Pemerintahan daerah provinsi dapat membentuk unit kearsipan secara berjenjang sebagai berikut: a. Unit kearsipan I berada pada arsip daerah provinsi; b. Unit kearsipan II berada pada sekretariat SKPD provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi. c. unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan pemerintahan daerah provinsi. (2) Tugas dan tanggung jawab unit kearsipan secara berjenjang diatur lebih lanjut oleh pemerintah daerah provinsi masing-masing. (3) Antar-Unit Kearsipan memiliki hubungan fungsional. Pasal 50 (1) Pemerintahan
daerah
kabupaten/kota
dapat
membentuk
unit
kearsipan secara berjenjang sebagai berikut: a. unit kearsipan I berada pada arsip daerah kabupaten/kota; b. unit kearsipan II berada pada sekretariat SKPD kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; c. unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan pemerintahan daerah kabupaten/kota. (2) (3)
Tugas dan tanggung jawab unit kearsipan secara berjenjang diatur lebih lanjut oleh pemerintah daerah kabupaten/kota masing-masing. Antar-Unit Kearsipan memiliki hubungan fungsional. Pasal 51
(1) Perguruan tinggi negeri dapat membentuk unit kearsipan secara berjenjang sebagai berikut: a. Unit kearsipan I berada pada arsip perguruan tinggi negeri; b. Unit kearsipan II berada pada unit kerja di lingkungan sekretariat perguruan tinggi/rektorat, sekretariat fakultas, dan sekretariat UPT atau dengan sebutan nama lain yang setara; c. unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan perguruan tinggi.
- 20 (2) Tugas dan tanggung jawab unit kearsipan secara berjenjang diatur lebih lanjut oleh perguruan tinggi masing-masing. (3) Antar-Unit Kearsipan memiliki hubungan fungsional. Pasal 52 (1) Unit kearsipan pada pemerintahan desa melekat pada fungsi sekretaris desa. (2) Unit kearsipan pada BUMN/BUMD diatur oleh Pimpinan perusahaan. Pasal 53 (1) Unit kearsipan I pada Lembaga Negara dipimpin oleh seorang pejabat struktural serendah-rendahnya eselon IIIa. (2) Nomenklatur unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan bagian atau bidang kearsipan.
Bagian Kedua Lembaga Kearsipan Pasal 54 Lembaga Kearsipan terdiri atas: a. ANRI; b. Arsip Daerah Provinsi; c. d.
Arsip Daerah Kabupaten/Kota; dan Arsip Perguruan Tinggi. Pasal 55
(1) ANRI dipimpin seorang kepala. (2) Kepala dan pejabat struktural di lingkungan ANRI harus memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal kearsipan dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.
- 21 (3) ANRI mempunyai tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional yang diterima dari lembaga negara, perusahaan milik negara, perusahaan swasta nasional,organisasi politik tingkat pusat, organisasi kemasyarakatan tingkat pusat, dan tokoh nasional; dan b. melaksanakan pembinaan kearsipan secara nasional. (4) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana pada ayat (3) huruf a dan huruf b, ANRI harus memiliki depot arsip. (5) ANRI dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) memiliki kewenangan menetapkan kebijakan kearsipan nasional di bidang: a. penetapan sistem kearsipan; b. pelindungan dan penyelamatan arsip; c. d. e. f.
organisasi; pengembangan sumber daya manusia; prasarana dan sarana; kerja sama luar negeri. Pasal 56
(1) Arsip Daerah Provinsi dipimpin oleh seorang kepala. (2) Kepala Arsip Daerah Provinsi adalah pejabat struktural setingkat eselon IIA, yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal kearsipan dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. (3) Arsip daerah provinsi mempunyai tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; b. melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala provinsi yang diterima dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi, lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota,perusahaan daerah provinsi, perusahaan swasta daerah provinsi,organisasi politik tingkat daerah provinsi,organisasi kemasyarakatan tingkat daerah provinsi, dan tokoh daerah tingkat provinsi; dan
- 22 b. melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota. (5) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana pada ayat (3) huruf a dan huruf b, arsip daerah provinsi harus memiliki depot arsip. (5) Arsip Daerah Provinsi dalam melaksanakan tugas sebagamaina dimaksud pada ayat (3) memiliki kewenangan menetapkan kebijakan kearsipan provinsi di bidang: a. penetapan sistem kearsipan berdasarkan sistem kearsipan nasional; b. pelaksanaan pelindungan dan penyelamatan arsip; c. organisasi; d. pengembangan sumber daya manusia; e. prasarana dan sarana; f. kerja sama luar negeri. (6) Arsip Daerah Provinsi memiliki kewenangan: a. menetapkan pedoman pengelolaan arsip statis provinsi. b. mengelola arsip statis yang merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa perbatasan antar kabupaten/kota. Pasal 57 (1) Arsip Daerah Kabupaten/Kota dipimpin seorang kepala. (2) Kepala Arsip Daerah Kabupaten/Kota adalah pejabat
struktural
setingkat minimal eselon IIIA, yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal kearsipan dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. (3) Arsip daerah kabupaten/kota mempunyai tugas: a. Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabuoaten/kota dan penyelenggara daerah kabupaten/kota; b. melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala kabupaten/kota yang diterima dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota, penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota, dan desa atau dengan nama lain,perusahaan daerah kabupaten/kota, perusahaan swasta daerah kabupaten/kota, organisasi politik tingkat daerah kabupaten/kota,
- 23 organisasi kemasyarakatan tingkat daerah kabupaten/kota dan tokoh daerah tingkat kabupaten/kota; dan c. melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan kabupaten/kota. (4) (5)
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana pada ayat (3) huruf a dan huruf b, arsip daerah kabupaten/kota harus memiliki depot arsip. Arsip Daerah kabupaten/kota dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) memiliki kewenangan menetapkan kebijakan kearsipan kabupaten/kota di bidang: a. penetapan sistem kearsipan berdasarkan sistem kearsipan nasional; b. pelaksanaan pelindungan dan penyelamatan arsip; c. organisasi; d. pengembangan sumber daya manusia; e. prasarana dan sarana; f. kerja sama luar negeri. Pasal 58
(1) Perguruan tinggi negeri membentuk Arsip Perguruan Tinggi; (2) Arsip perguruan tinggi
dipimpin pejabat struktural setingkat minimal
eselon IIIa, yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal kearsipan dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. (3) Arsip perguruan tinggi mempunyai tugas:
a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; b. melaksanakan pengelolaan arsip statis di lingkungan perguruan tinggi; c. melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. (4) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana pada ayat (3) huruf a dan huruf b, arsip perguruan tinggi harus memiliki depot arsip. (5) Arsip perguruan tinggi memiliki kewenangan: a. melaksanakan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi yang berasal unit kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan;
- 24 b. menetapkan
pedoman
pengelolaan
perguruan tinggi masing-masing ditetapkan oleh ANRI.
arsip
statis di
berdasarkan
lingkungan
pedoman
yang
BAB V PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Bagian Kesatu Umum Pasal 59 (1) Pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan dan keselamatan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya dalam rangka SKN. (2) Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip yang dilaksanakan oleh unit kearsipan. (3) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) selaku simpul jaringan meliputi: a. unit kearsipan pada lembaga negara; b. lembaga kearsipan daerah selaku unit kearsipan pemerintahan daerah; c. lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri selaku unit kearsipan perguruan tinggi negeri. Pasal 60 Pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) meliputi a. lembaga negara; b. pemerintahan daerah; c. perguruan tinggi negeri; dan d. BUMN atau BUMD.
- 25 Pasal 61 (1) Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan c. penyusutan arsip. (2) Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital. Pasal 62 (1) Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis diperlukan instrumen pengelolaan arsip dinamis yang terdiri atas: a. b. c. d.
tata naskah dinas; klasifikasi arsip; JRA; dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
(2) Instrumen pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh masing-masing pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
Bagian Kedua Penciptaan Arsip Pasal 63 (1) Pencipta arsip melakukan pelaksanaan tugas dan fungsi.
penciptaan
arsip
terhadap
setiap
(2) Penciptaan arsip meliputi kegiatan mengatur dan mendokumentasikan proses: a. pembuatan arsip; dan b. penerimaan arsip.
- 26 Paragraf 1 Pembuatan Arsip Pasal 64 (1) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata klasifikasi arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses.
naskah
dinas,
(2) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip. (3) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip untuk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap arsip yang dibuat. (4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan arsip dan informasinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Pasal 65 (1) Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi. (2) Pendokumentasian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh arsiparis. Pasal 66 (1) Arsip yang sudah dilakukan registrasi harus didistribusian kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat waktu, lengkap dan aman. (2) Unit pengolah dan unit kearsipan bertanggungjawab terhadap pengendalian arsip yang didistribusikan sesuai kewenangannya (3) Pendistribusian diikuti dengan tindakan pencatatan.
- 27 Paragraf 2 Penerimaan Arsip Pasal 67 (1) Arsip diangggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak. (2) Penerimaan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi oleh unit yang membawahi fungsi persuratan dan unit pengolah yang menindaklanjuti. (3) Pendokumentasian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan oleh arsiparis. Pasal 68 Arsip yang telah didokumentasikan harus dipelihara dan disimpan untuk dapat digunakan.
Bagian Ketiga Penggunaan Arsip Dinamis Pasal 69 (1) Penggunaan arsip dinamis pemerintahan dan masyarakat.
diperuntukan
bagi
kepentingan
(2) Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. (3) Pimpinan unit pengolah bertanggungjawab terhadap ketersediaan dan autentisitas arsip aktif. (4) Pimpinan unit kearsipan atas nama pimpinan pencipta arsip bertanggungjawab terhadap ketersediaan arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal pencipta arsip dan kepentingan publik, serta penggunaan informasi arsip dalam SIKN dan JIKN. (5) Penyediaan arsip untuk kepentingan akses arsip dinamis menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan dan dilaksanakan oleh arsiparis.
- 28 Pasal 70 Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pasal 71 Mekanisme penggunaan arsip dan informasi arsip dinamis oleh pengguna dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Bagian Keempat Pemeliharaan Paragraf 1 Umum Pasal 72 (1) Pemeliharaan arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital dilaksanakan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. (2) Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program arsip vital pencipta arsip. (3) Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah (4) Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan. (5) Pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan kegiatan pemberkasan, penataan, dan penyimpanan. (6) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pemberkasan diatur dengan peraturan kepala ANRI.
- 29 Paragraf 2 Pemberkasan dan Penataan Pasal 73 (1) Arsip yang sudah diregistrasi dan didistribusikan harus dilakukan pemberkasan sebagai arsip aktif. (2) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip. (3) Klasifikasi arsip disusun berdasarkan pada analisis fungsi dan tugas pencipta arsip yang disusun secara logis, sistematis, dan kronologis. (4) Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan, penataan, dan penyusunan JRA. (5) Klasifikasi arsip ditetapkan oleh masing-masing pencipta arsip berdasarkan pedoman penyusunan klasifikasi arsip yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. (6) Hasil pemberkasan arsip aktif adalah tertatanya fisik dan informasi arsip aktif pada unit pengolah yang disusun dalam daftar arsip aktif dalam rangka SIKN dan JIKN. (7) Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. (8) Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat metadata: a. unit pengolah; b. nomor berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; g. keterangan. (9) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat metadata: a. nomor berkas; b. c. d. e.
nomor item arsip; kode klasifikasi; uraian informasi arsip; tanggal;
f. jumlah; g. keterangan.
- 30 (10) Pemberkasan arsip aktif dan pembuatan daftar arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan dilaksanakan oleh arsiparis. Pasal 74 (1) Penataan arsip inaktif yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan dilaksanakan berasaskan principle of provenance (prinsip asal usul) dan principle of original order (prinsip aturan asli). (2) Hasil penataan arsip inaktif adalah tertatanya fisik dan informasi arsip inaktif pada unit kearsipan yang disusun dalam daftar arsip inaktif dalam rangka SIKN dan JIKN. (3) Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat metadata: a. b. c. d.
pencipta arsip; nomor arsip; kode klasifikasi; uraian informasi arsip;
e. kurun waktu; f. jumlah; g. keterangan. (4) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan dan dilaksanakan oleh arsiparis. Pasal 75 Pencipta arsip (tingkat pusat, daerah, dan perguruan tinggi negeri) pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip aktif dan inaktif berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Pasal 76 Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pemberkasan dan penataan arsip inaktif diatur dengan peraturan kepala ANRI.
- 31 Paragraf 3 Penyimpanan Pasal 77 (1) Arsip arsip aktif dan inaktif yang sudah dibuatkan daftar arsip harus disimpan pada prasarana dan sarana sesuai standar penyimpanan arsip dinamis. (2) Penyimpanan arsip aktif dilakukan pada sentral arsip aktif. (3) Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan dilaksanakan oleh arsiparis. (4) Penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada sentral arsip inaktif. (5) Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala
unit
kearsipan dan dilaksanakan oleh arsiparis. (6) Penyimpanan arsip aktif dan inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA. Pasal 78 Ketentuan lebih lanjut mengenai standar prasarana dan sarana penyimpanan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada Pasal 77 ayat (1) diatur dengan peraturan kepala ANRI. Pasal 79 Dalam rangka penggunaan dan pemeliharaan arsip aktif dan inaktif dapat dilakukan alih media arsip. Pasal 80 (1) Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi dengan memperhatikan ketentuan peraturan-perundang-undangan. (2) Pencipta arsip membuat kebijakan untuk mengkonversikan atau memigrasikan arsip elektronik dari satu sistem ke sistem lain.
- 32 (3) Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan: a. kondisi arsip; dan b. nilai informasi. (4) Arsip yang dialihmediakan
tetap
disimpan
untuk
kepentingan
pembuktian sebagai alat bukti yang sah dan menjaga orisinalitas arsip. (5) Alih media arsip dilegalisasi dengan autentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media. (6) Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip. (7) Berita acara alih media arsip aktif dan inaktif sekurang-kurangnya memuat: a. waktu pelaksanaan; b. c. d. e.
tempat pelaksanaan; jenis media; jumlah arsip; keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. pelaksana; dan g. penandatangan. (pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan) (8) Daftar arsip aktif dan inaktif yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat: a. nomor urut; b. jenis arsip; c. jumlah arsip; d. kurun waktu; dan e. keterangan. (9) Pimpinan unit pengolah melaporkan pelaksanaan alih media arsip aktif kepada pimpinan unit kearsipan. (10) Pimpinan unit kearsipan melaporkan pelaksanaan alih media arsip aktif dan arsip inaktif kepada pimpinan pencipta arsip. (11) Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
- 33 Bagian Kelima Penyusutan Arsip Pasal 81 (1) Pencipta arsip melaksanakan penyusutan arsip berdasarkan JRA. (2) Penyusutan arsip meliputi kegiatan: a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilaiguna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Paragraf 1 Pemindahan Arsip Inaktif Pasal 82 (1) (2)
Pemindahan arsip inaktif pada pencipta arsip menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah. Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dari
(3)
unit pengolah ke unit kearsipan dilaksanakan setelah melewati jangka waktu retensi aktifnya. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada
(4)
ayat (2) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang dipindahkan. Berita acara pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan. Pasal 83
(1)
Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pencipta arsip dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip melalui kegiatan: a. penyeleksian arsip inaktif;
- 34 -
(2)
b. pembuatan daftar arsip inaktif yang dipindahkan meliputi daftar berkas dan daftar isi berkas; c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh arsiparis pada unit pengolah. Pasal 84
(1)
(2)
Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan secara berkala paling lama 1 (satu) tahun setelah melewati jangka waktu retensi aktifnya selesai. Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di lingkungan lembaga negara yang bersangkutan. Pasal 85
(1)
(2)
(3)
Lembaga negara pusat dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke Depot Penyimpanan Arsip Inaktif yang menjadi tanggung jawab ANRI. Depot penyimpanan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk dan bertanggung jawab kepada ANRI setelah mendapat persetujuan dari menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara. Bagi lembaga negara yang memiliki instansi vertikal dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke Depot penyimpanan arsip inaktif yang dibentuk di daerah. Pasal 86
(1)
(2)
Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi ke unit kearsipan II. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dipindahkan dari unit kearsipan II di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi ke unit kearsipan I.
- 35 Pasal 87 (1)
(2)
Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota ke unit kearsipan II. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dipindahkan dari unit kearsipan II di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota ke unit kearsipan I. Pasal 88
(1)
(2)
Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah di lingkungan perguruan tinggi negeri ke unit kearsipan II. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit kearsipan II di lingkungan perguruan tinggi negeri ke unit kearsipan I. Pasal 89
Pemindahan
arsip
inaktif
di
lingkungan
BUMN
dan/atau
BUMD
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 90 (1)
(2)
Pemindahan arsip inaktif di lingkungan desa dilaksanakan dari satuan kerja perangkat desa dan badan musyawarah desa ke sekretariat desa yang bersangkutan. Pengendalian pemindahan arsip inaktif sekretaris desa.
menjadi tanggung jawab
- 36 Pasal 91 Pelaksanaan teknis pemindahan arsip inaktif di lingkungan masing-masing pencipta arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Paragraf 2 Pemusnahan Arsip Pasal 92 (1) (2)
Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
(3)
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Pelaksanaan pemusnahan terhadap arsip yang telah memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan paling lama
(4)
1 (satu) tahun. Dalam hal arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) masih diperlukan untuk barang bukti suatu sengketa yang sedang berlangsung, retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan pencipta arsip. Pasal 93
(1)
Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan oleh pencipta arsip sesuai dengan prosedur yang benar.
(2)
Prosedur pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku bagi arsip yang memiliki retensi kurang dari sepuluh tahun dan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya sepuluh tahun.
- 37 Pasal 94 (1)
Prosedur pemusnahan arsip bagi arsip yang memiliki retensi kurang dari sepuluh tahun sebagaimana dimaksud dalam Pasal 93 ayat (2) berlaku ketentuan sebagai berikut: a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip arsiparis di unit kearsipan;
usul musnah oleh
b. permintaan pertimbangan dari unit kearsipan kepada pimpinan unit pengolah; c. penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan pencipta arsip; d. pelaksanaaan pemusnahan oleh arsiparis dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan; e. pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan f. pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi informasi (2)
arsip musnah dan tidak dapat direkonstruksi. Prosedur pemusnahan arsip bagi arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya sepuluh tahun sebagaimana dimaksud dalam Pasal 93 ayat (2) berlaku ketentuan sebagai berikut: a. pembentukan panitia pemusnahan arsip; b. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan; c. penilaian dan pertimbangan oleh panitia pemusnahan; d. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip; e. penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan pencipta arsip; f. pelaksanaaan pemusnahan oleh arsiparis dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan; g. pelaksanaaan pemusnahan oleh arsiparis dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan; h. pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan i. pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi informasi arsip musnah dan tidak dapat direkonstruksi.
- 38 (3)
Pencipta arsip wajib menyimpan arsip hasil pelaksanaan pemusnahan
(4)
arsip. Arsip hasil pelaksanaan pemusnahan arsip merupakan arsip vital bagi pencipta arsip, meliputi: a. surat Keputusan Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip; b. notulen rapat Panitia Pemusnahan Arsip pada saat melakukan penilaian; c. usulan dari Panitia Pemusnahan Arsip kepada Pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; d. surat keputusan pimpinan pencipta arsip tentang Penetapan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip; e. berita acara pemusnahan arsip; dan f. daftar arsip yang dimusnahkan. Pasal 95
(1)
Pembentukan panitia pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 94 ayat (2) huruf a, ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.
(2)
Panita pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas untuk melakukan penilaian dan pemusnahan arsip. Panitia pemusnahan arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
(3)
a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota; b. pimpinan unit pengolah yang memiliki arsip yang dimusnahkan sebagai anggota;
akan
c. arsiparis sebagai anggota; dan d. pimpinan lembaga terkait dengan substansi arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota. Pasal 96 (1)
Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara
- 39 (2)
Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara yang memiliki
(3)
retensi di atas 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara berdasarkan hasil penilaian Panitia Pemusnahan Arsip. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan
(4)
setelah mendapat persetujuan dari Kepala ANRI. Pelaksanaan pemusnahan menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan lembaga negara. Pasal 97
(1)
(2)
(3) (4)
Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja pemerintah daerah dan penyelenggara pemerinatahan daerah provinsi setelah mendapat persetujuan kepala arsip daerah provinsi. Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Gubernur berdasarkan hasil penilaian Panitia Pemusnahan Arsip. Dan pertimbangan tertulis kepala arsip daerah provinsi. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Kepala ANRI. Pelaksanaan pemusnahan menjadi tanggung jawab kepala kepala arsip daerah provinsi. Pasal 98
(1)
(2)
Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja pemerintah daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota setelah mendapat persetujuan kepala arsip daerah kabupaten/kota. Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Bupati/Walikota berdasarkan hasil penilaian Panitia Pemusnahan Arsip, dan pertimbangan tertulis kepala arsip daerah kabupaten/kota.
- 40 (3)
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan
(4)
setelah mendapat persetujuan dari Gubernur. Pelaksanaan pemusnahan menjadi tanggung jawab kepala kepala arsip daerah kabupaten/kota. Pasal 99
(1) (2)
Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri ditetapkan oleh Rektor atau sebutan lainnya. Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan unit kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri setelah mendapat persetujuan kepala arsip perguruan tinggi negeri yang
(3)
(4) (5)
bersangkutan. Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Rektor setelah mendengar pertimbangan Panitia Pemusnahan Arsip dan persetujuan Kepala ANRI. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Kepala ANRI. Pelaksanaan pemusnahan menjadi tanggung jawab kepala kepala arsip daerah perguruan tinggi. Pasal 100
(1)
Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN dan/atau BUMD ditetapkan
(2)
oleh pimpinan BUMN dan/atau BUMD. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN dan/atau BUMD yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh
(3)
pimpinan unit kerja di lingkungan BUMN dan/atau BUMD setelah mendapat persetujuan kepala unit kearsipan BUMN dan/atau BUMD yang bersangkutan. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN dan/atau BUMD yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMN dan/atau BUMD setelah mendengar pertimbangan Panitia Pemusnahan Arsip dan persetujuan Kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya.
- 41 (4)
Pelaksanaan pemusnahan menjadi tanggung jawab kepala kepala unit kearsipan BUMN dan/atau BUMD yang bersangkutan. Pasal 101
(1)
(2)
Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan desa yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh kepala desa setelah mendapat pertimbangan sekretaris desa selaku penanggungjawab urusan kearsipan di desa. Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan desa yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh kepala desa berdasarkan hasil penilaian Panitia Pemusnahan Arsip dan persetujuan kepala arsip daerah kabupaten/kota. Pasal 102
Pemusnahan arsip bagi perusahaan atau perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri, mutatis mutandis sesuai dengan ketentuan peraturan pemerintah ini. Paragraf 3 Penyerahan Arsip Statis Pasal 103 (1)
(2) (3)
Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan; dan b. telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip. Penyerahan arsip statis wajib dilaksanakan oleh pencipta arsip dan perusahaan kepada lembaga kearsipan. Penyerahan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip dan perusahaan.
- 42 (4)
Pelaksanaan
penyerahan
terhadap
arsip
yang
telah
memenuhi
ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan paling lama 1 (satu) tahun.
(1) (2)
Pasal 104 Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip ke lembaga kearsipan harus autentik, reliabel, utuh, dan dapat digunakan. Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik dan reliabel maka pencipta arsip wajib melakukan autentikasi. Pasal 105
(1)
Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut: a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan; b. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya; c. verifikasi oleh lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya; d. persetujuan dari pimpinan lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya; e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip atau pimpinan perusahaan; dan f.
(2)
pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip atau pimpinan perusahaan kepada pimpinan lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan
diserahkan. Prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan format dan media arsip yang diserahkan. Pasal 106
(1)
Arsip statis lembaga negara di daerah wajib diserahkan kepada ANRI
(2)
sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain. Instansi induk dapat menentukan penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepada lembaga kearsipan daerah.
- 43 (3)
Penyerahan
arsip
statis
sebagaimana
dimaksud
pada
ayat
(2)
c. kearifan lokal. Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada dilaksanakan oleh pimpinan lembaga negara di daerah.
ayat
(3)
dilaksanakan berdasarkan pertimbangan: a. keamanan dan keselamatan arsip statis; b. aksesibilitas arsip statis; dan (4)
Pasal 107 Penetapan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf e, pada pemerintahan daerah provinsi dilakukan oleh gubernur. Pasal 108 Pelaksanaan serah terima arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf f, di lingkungan pemerintahan daerah provinsi dilakukan oleh kepala satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintah daerah kepada arsip daerah provinsi. Pasal 109 Penetapan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf e, pada pemerintahan daerah kabupaten atau kota dilakukan oleh bupati atau walikota. Pasal 110 Pelaksanaan serah terima arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf f, di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten atau kota dilakukan oleh kepala satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintah daerah kepada kepala arsip daerah kabupaten atau kota.
- 44 Pasal 111 Penetapan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf e, pada perguruan tinggi negeri dilakukan oleh rektor atau sebutan lain. Pasal 112 Pelaksanaan serah terima arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf f, di lingkungan perguruan tinggi kepada lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri yang bersangkutan. Pasal 113 Penetapan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf e, pada BUMN dan/atau BUMD dilakukan oleh pimpinan BUMN dan/atau BUMD. Pasal 114 Pelaksanaan serah terima arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf f, di lingkungan : a. BUMN dilaksanakan oleh unit kearsipan BUMN kepada ANRI. b. BUMD provinsi kepada arsip daerah provinsi. c. BUMD kabupaten/kota kepada arsip daerah kabupaten/kota. Pasal 115 Penetapan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf e, pada pemerintahan desa dilakukan oleh kepala desa. Pasal 116 Pelaksanaan serah terima arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf f, di lingkungan pemerintahan desa dilaksanakan oleh sekretaris desa kepada arsip daerah kabupaten/kota.
- 45 Pasal 117 Penetapan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf e, pada perusahaan dilakukan oleh pimpinan perusahaan. Pasal 118 Pelaksanaan serah terima arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 ayat (1) huruf f, di lingkungan perusahaan dilaksanakan oleh unit kearsipan perusahaan kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 119 (1)
(2) (3)
(4)
Organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dapat menyerahkan arsip statis dari kegiatan yang didanai dari anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri kepada lembaga kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Pelaksanaan penyerahaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai bentuk peran serta masyarakat. Pelaksanaan penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh pimpinan organisasi politik, pimpinan organisasi kemasyarakatan kepada lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. Pelaksanaan penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh perseorangan kepada lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah keberadaan orang yang bersangkutan. Pasal 120
Penyerahan arsip bagi perusahaan atau perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri, mutatis mutandis sesuai dengan ketentuan peraturan pemerintah ini.
- 46 BAB VI JADWAL RETENSI ARSIP Pasal 121 JRA sebagai pedoman penyusutan arsip wajib dimiliki oleh setiap pencipta arsip. Pasal 122 (1) (2)
JRA terdiri atas JRA fungsi fasilitatif dan JRA fungsi substantif. JRA ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
(3)
Penentuan retensi arsip pada JRA fasilitatif lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dan pemerintahan daerah mengacu pada JRA umum (general records schedule). JRA umum dibuat oleh ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.
(4) (5)
(6)
Penentuan retensi arsip pada JRA substantif lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dibuat oleh pencipta arsip bersama dengan ANRI bersama instansi induknya dan pihak yang memiliki keahlian sesuai bidang yang tertuang dalam JRA. Penentuan retensi arsip pada JRA substantif pemerintahan daerah mengacu pada pedoman retensi arsip fungsi substantif.
(7)
Pedoman retensi arsip fungsi substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (6) dibuat oleh ANRI bersama Kementerian Dalam Negeri, dan lembaga yang memiliki urusan yang tertuang dalam JRA.
(8)
Penentuan retensi arsip pada JRA fasilitatif dan JRA substantif BUMN dibuat oleh BUMN bersama dengan ANRI, lembaga terkait, dan pihak yang memiliki keahlian sesuai bidang yang tertuang dalam JRA.
(9)
Penentuan retensi arsip pada JRA fasilitatif dan JRA substantif BUMD dibuat oleh BUMD bersama dengan ANRI, pemerintahan daerah, serta pihak yang memiliki keahlian sesuai bidang yang tertuang dalam JRA. Pasal 123
(1)
JRA lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
- 47 (2)
JRA pemerintahan daerah provinsi ditetapkan oleh Gubernur setelah
(3)
mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA pemerintahan daerah kabupaten/kota Bupati/Walikota setelah mendapat Kepala ANRI.
ditetapkan
oleh
(4)
JRA perguruan tinggi negeri ditetapkan oleh Rektor yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan kepala ANRI melalui kementerian yang bertanggung jawab di bidang pendidikan dan agama.
(6)
JRA BUMN ditetapkan oleh pimpinan BUMN yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan kepala ANRI. JRA BUMD provinsi ditetapkan oleh pimpinan BUMD provinsi yang
(7) (8)
bersangkutan setelah mendapat persetujuan kepala ANRI. JRA BUMD kabupaten/kota ditetapkan oleh pimpinan BUMD kabupaten/kota yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan kepala ANRI. Pasal 124
(1)
Lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya melakukan asistensi dan bimbingan penyusunan JRA kepada pencipta arsip berdasarkan pedoman penyusunan JRA.
(2)
Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman penyusunan JRA diatur dengan peraturan Kepala ANRI.
BAB VII PENGELOLAAN ARSIP STATIS Bagian Kesatu Umum Pasal 125 (1)
Pengelolaan arsip statis dilakukan terhadap arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip dan yang diakuisisi oleh lembaga kearsipan.
- 48 (2)
pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan: a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis; dan
Bagian Kedua Akuisisi Arsip Statis Pasal 126 (1) (2) (3) (4) (5)
Akuisisi
merupakan
kegiatan
penambahan
arsip
statis
melalui
kegiatan penyerahan arsip dari pencipta arsip. Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip dalam rangka akuisisi arsip statis dilakukan melalui verifikasi arsip statis. Verifikasi arsip statis dilakukan terhadap keautentikan, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis. Verifikasi arsip statis dalam rangka akuisisi arsip statis menjadi tanggung jawab kepala lembaga kearsipan. Ketentuan lebih lanjut mengenai verifikasi diatur dengan peraturan Kepala ANRI. Pasal 127
(1)
Lembaga kearsipan membuat DPA terhadap arsip statis yang belum
(2)
diserahkan oleh pencipta arsip. DPA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diumumkan kepada publik baik melalui media cetak dan/atau media elektronik.
(3)
DPA sekurang-kurangnya memuat metadata: a. pencipta arsip; b. nomor arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan.
- 49 (3)
Dalam hal hasil verifikasi terdapat arsip yang tidak memenuhi kriteria sebagai arsip statis, kepala lembaga kearsipan merekomendasi kepada pencipta arsip untuk memusnahkan arsip tersebut sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 128
(1) (2)
Pemerintah memberikan imbalan kepada anggota masyarakat yang menyerahkan arsip yang termasuk dalam DPA. Nilai imbalan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) ditetapkan oleh
(3)
Kepala ANRI, Gubernur, Bupati/ Walikota, sesuai dengan kewenangannya. Akuisisi terhadap arsip statis yang termasuk dalam DPA dilakukan oleh
(4)
lembaga kearsipan. DPA dibuat dan diumumkan kepada publik oleh lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. Pasal 129
(1)
Pelaksanaan akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan harus disertai
(2)
dengan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis dan Daftar Arsip Statis. Berita acara serah terima arsip statis ditandatangani oleh kepala lembaga kearsipan dan pimpinan pencipta arsip.
(3)
Berita acara serah terima arsip statis sekurang-kurangnya memuat: a. waktu serah terima; b. tempat; c. jumlah arsip; d. tanggung jawab dan kewajiban para pihak; dan e. tanda tangan para pihak.
(4)
Daftar arsip statis disusun oleh pencipta arsip yang sekurangkurangnya memuat: a. pencipta arsip; b. nomor arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip;
- 50 e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan.
Bagian Ketiga Pengolahan Arsip Statis Pasal 130 (1) (2) (3)
Pengolahan arsip statis merupakan kegiatan menata informasi dan fisik arsip statis hasil akuisisi pada lembaga kearsipan. Pengolahan arsip statis ditujukan untuk menghasilkan sarana bantu temu balik arsip statis pada lembaga kearsipan. Sarana temu balik arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sekurang-kurangnya memuat metadata informasi arsip: a. pencipta arsip; b. nomor arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan.
(4) (5) (6)
Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis. Pengolahan arsip statis menjadi tanggungjawab pimpinan lembaga kearsipan yang dilaksanakan oleh arsiparis. Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman pengolahan arsip statis dan standar deskripsi arsip diatur dengan peraturan kepala ANRI. Bagian Keempat Preservasi Arsip Statis Pasal 131
(1)
Preservasi arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
- 51 (2)
Preservasi arsip statis dilaksanakan dengan cara preventif dan kuratif.
(3)
Preservasi arsip statis dengan cara preventif dilakukan dengan: a. Penyimpanan; b. pengendalian hama terpadu;
(4) (5) (6)
c. reproduksi; d. perecanaan menhadapi bencana. Preservasi arsip statis dengan cara kuratif dilakukan dengan perawatan arsip statis dengan metode restorasi arsip statis. Perawatan arsip statis harus memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis. Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman preservasi arsip statis diatur dengan peraturan Kepala ANRI.
Bagian Kelima Akses Arsip Statis Pasal 132 (1)
Arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan pada dasarnya
(2)
terbuka untuk umum dan dapat diakses untuk kepentingan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Akses arsip statis dilaksanakan dengan mempertimbangkan: a. keamanan, keselamatan, dan keutuhan arsip statis; dan b. sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3)
Akses arsip statis dapat dilakukan secara manual dan/atau elektronik. Pasal 133
(1) (2)
Lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana untuk kepentingan akses arsip statis. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip
(3)
terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Persyaratan tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- 52 (4)
Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur akses arsip statis diatur dengan dengan peraturan Kepala ANRI. Pasal 134
(1)
(2)
Kepala lembaga kearsipan dapat menolak permintaan akses arsip statis dan/atau menghentikan kegiatan pemanfaatan arsip statis apabila tidak memenuhi ketentuan sebagaimana diatur dalam Pasal 132 ayat (2). Kepala lembaga kearsipan menetapkan jenis arsip statis yang dinyatakan tertutup untuk diakses berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Bagian Keenam Alih Media dan Autentikasi Arsip Statis Pasal 135 (1)
Alih media arsip statis dilaksanakan untuk kepentingan pelestarian
(2)
dan pelayanan arsip statis. Lembaga kearsipan dapat melakukan alih media arsip statis media elektronik dan/atau media lainnya.
(3)
dalam
Alih media arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip nilai informasi, keamanan informasi arsip, keselamatan kondisi fisik arsip, efisiensi, kecepatan akses, serta ketersediaan teknologi akses dan perawatannya. Pasal 136
(1) (2)
Pelaksanaan alih media arsip statis dilakukan dengan membuat berita acara dan daftar arsip statis yang dialihmediakan. Berita acara alih media arsip statis sekurang-kurangnya memuat: a. waktu pelaksanaan alih media; b. tempat pelaksanaan alih media; c. jenis media; d. jumlah arsip alih media;
- 53 e. pelaksana alih media; dan (3)
f. tanda tangan pimpinan lembaga kearsipan. Daftar arsip statis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat: a. nomor urut; b. jenis arsip; c. jumlah arsip; d. kurun waktu; dan e. keterangan. Pasal 137
(1)
Hasil alih media arsip statis dan hasil cetaknya diautentikasi oleh pimpinan lembaga kearsipan.
(2)
Autentikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
(3)
Sebelum Autentikasi diberikan dilskukan pengujian terhadap isi, struktur, dan konteks arsip statis oleh tim ahli yang terkait dengan substansi arsip statis yang diautentikasi dan/atau instansi yang
(4)
memiliki kemampuan dan kompetensi melakukan autentikasi arsip, serta pengujian laboratorium. Hasil alih media dan hasil cetaknya yang dilaksanakan sesuai dengan
(5)
ketentuan peraturan perundang-undangan merupakan alat bukti yang sah. Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara alih media dan autentikasi arsip statis diatur dengan peraturan kepala ANRI. Pasal 138
(1) (2)
Lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana alih media dan laboratorium untuk autentikasi arsip statis. Ketentuan lebih lanjut tentang prasarana dan sarana alih media dan laboratorium autentikasi arsip statis diatur dengan peraturan kepala ANRI.
- 54 Pasal 139 Kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenagnannya dapat melakukan autentikasi arsip atas permintaan dari lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi, perusahaan, kemasyarakatan, dan perseorangan.
organisasi
politik,
organisasi
BAB VIII ARSIPARIS Bagian Kesatu Umum Pasal 140 (1)
Arsiparis terdiri atas arsiparis Pegawai Negeri Sipil dan arsiparis non-
(2)
Pegawai Negeri Sipil. Arsiparis Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (1), merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
(3)
Arsiparis non-Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (1), merupakan pegawai nonpegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan organisasi TNI, Polri, BUMN, BUMD, perguruan tinggi swasta, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- 55 Pasal 141 (1)
Arsiparis pegawai negeri sipil terdiri dari: a. Arsiparis tingkat terampil; dan b. Arsiparis tingkat ahli, sesuai dengan masing-masing kompetensi di bidang kearsipan yang dimiliki.
(2) (3)
Arsiparis nonpegawai negeri sipil diperlakukan sama dalam tingkatan kompetensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1). Kompetensi di bidang kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan mengenai kompetensi di bidang kearsipan yang diatur dalam Peraturan Pemerintah ini.
Bagian Kedua Kedudukan Hukum dan Kewenangan Arsiparis Pasal 142 (1)
Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional
(2)
yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Tugas dan fungsi arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan; b. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; d. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
- 56 e. menjaga
keselamatan
dan
kelestarian
arsip
sebagai
bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; g. menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan
(3)
publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Tugas dan fungsi arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan undangan.
sesuai
dengan
ketentuan
peraturan
perundang-
Pasal 143 Dalam melaksanakan tugas dan fungsi arsiparis mempunyai kewenangan: a. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh
b.
pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip; menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh
c.
pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau pimpinan lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.
- 57 Bagian Ketiga Kompetensi Pasal 144 Persyaratan kompetensi arsiparis tingkat ahli sebagaimana dimaksud pada Pasal 141 sekurang-kurangnya adalah: a. Sarjana (S-1) di bidang kearsipan dan duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan sekurang-kurangnya selama 2 (dua) tahun; atau b. bagi Sarjana (S-1) di bidang selain bidang kearsipan dipersyaratkan telah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis tingkat ahli dan duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan sekurangkurangnya selama 2 (dua) tahun. Pasal 145 Persyaratan kompetensi arsiparis tingkat terampil sebagaimana dimaksud pada Pasal 141 sekurang-kurangnya adalah: a. Diploma III (D-III) di bidang kearsipan dan duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan sekurang-kurangnya selama 2 (dua) tahun; atau b. bagi Diploma (D-III) di bidang selain bidang kearsipan, dipersyaratkan telah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis tingkat terampil dan duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawanya melaksanakan sekurang-kurangnya selama 2 (dua) tahun.
kegiatan
kearsipan
Pasal 146 Persyaratan kompetensi untuk dapat diangkat dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan sekurang-kurangnya adalah: a. pendidikan formal di bidang kearsipan; atau b. telah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan.
- 58 Pasal 147 Pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 144 huruf b dan Pasal 145 huruf b, pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 146 huruf b, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan mengenai penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan yang diatur dalam Peraturan Pemerintah ini dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundangundangan. Bagian Kelima Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Pasal 148 ANRI sebagai penyelenggara kearsipan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
nasional
menyelenggarakan
Pasal 149 Pendidikan dan pelatihan kearsipan bertujuan: a. meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan sikap sumber daya manusia kearsipan untuk dapat melaksanakan tugas jabatan dibidang kearsipan; b. menciptakan sumber daya manusia kearsipan persyaratan kompetensi di bidang kearsipan; dan c. menciptakan kesamaan visi dan dinamika melaksanakan tugas di bidang kearsipan.
yang
pola
memenuhi
pikir
dalam
Paragraf 1 Jenis dan Jenjang Pendidikan dan Pelatihan Pasal 150 (1) ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional menyelenggarakan jenis pendidikan dan pelatihan dalam jabatan.
- 59 (2) Pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis; dan b. pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan. (3) Pendidikan dan pelatihan arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas: a. pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis tingkat ahli; dan b. pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis tingkat terampil. Pasal 151 (1) Pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi arsiparis yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis diselenggarakan secara berjenjang. (3) Ketentuan mengenai jenjang pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur lebih lanjut oleh Kepala ANRI. Pasal 152 (1) Pendidikan
dan
pelatihan
teknis
kearsipan
dilaksanakan
untuk
mencapai persyaratan kompetensi teknis dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan. (2) Pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kesetaraan pendidikan formal untuk kompetensi dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan. (3) Pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan dapat diselenggarakan secara berjenjang. (4) Ketentuan mengenai kesetaraan pendidikan formal untuk kompetensi dalam jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan jenjang pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diatur lebih lanjut oleh Kepala ANRI.
- 60 -
Paragraf 2 Peserta Pendidikan dan Pelatihan Pasal 153 Peserta pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis adalah pegawai negeri sipil yang akan menduduki jabatan fungsional arsiparis. Pasal 154 Peserta pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan adalah pegawai negeri sipil yang akan atau telah menduduki jabatan yang fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan.
Paragraf 3 Kurikulum dan Metode Pendidikan dan Pelatihan Pasal 155 (1) Kurikulum pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis mengacu kepada standar kompetensi jabatan fungsional arsiparis. (2) Kurikulum pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan mengacu kepada standar kompetensi dalam jabatan yang fungsi, tugas dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan. (3) Kurikulum pendidikan dan pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) ditetapkan oleh Kepala ANRI sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 156 (1) Metode pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis dan pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan disusun sesuai dengan tujuan dan program pendidikan dan pelatihan. (2) Ketentuan mengenai metode pendidikan dan pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur lebih lanjut oleh kepala ANRI.
- 61 -
Paragraf 4 Pembiayaan Pasal 157 Pembiayaan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis dan pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan dibebankan kepada anggaran pendapatan dan belanja Negara cq. Anggaran ANRI.
Paragraf 5 Lain-lain Pasal 158 Ketentuan
mengenai
tenaga
kediklatan,
sarana
dan
prasarana,
penyelenggaraan, pengendalian dan pembinaan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis dan pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 159 Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis dan pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan yang diatur dalam Peraturan Pemerintah ini dapat diikuti pula oleh pegawai di lingkungan TNI, POLRI, BUMN, BUMD, perguruan tinggi swasta, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan yang dilaksanakan disesuaikan dengan kebutuhan. Pasal 160 Ketentuan mengenai pendidikan dan pelatihan kearsipan diatur lebih lanjut oleh Kepala ANRI dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundangundangan.
- 62 Pasal 161 Pengangakatan dan pembinaan karir arsiparis non-PNS menjadi tanggung jawab pimpinan lembaganya masing-masing berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Bagian Kelima Sertifikasi Pasal 162 (1)
Arsiparis yang telah memiliki kompetensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 146 berhak mengikuti sertifikasi.
(2)
Sertifikasi dapat diikuti oleh arsiparis yang sekurang-kurangnya telah memiliki masa kerja 2 (dua) tahun. Pasal 163
(1)
Sertifikat kompetensi bidang kearsipan diberikan oleh Tim Sertifikasi setelah lulus uji kompetensi.
(2)
Jenis kompetensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas subkompetensi yang meliputi kegiatan pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pasal 164
(1) (2)
Sertifikasi diselenggarakan oleh ANRI dan dilaksanakan oleh Tim Sertifikasi yang dibentuk oleh Kepala ANRI. Keanggotaan tim sertifikasi terdiri dari unsur pemerintah, organisasi profesi, akademisi, dan praktisi kearsipan. Pasal 165
(1)
Arsiparis PNS yang mengikuti sertifikasi dan lulus uji kompetensi mendapatkan tunjangan profesi sebesar 1 (satu) kali gaji pokok.
- 63 (2)
Arsiparis non-PNS yang mengikuti sertifikasi dan lulus uji kompetensi dapat diberikan tunjangan profesi sesuai ketentuan yang diatur oleh perusahaan atau lembaga masing-masing. Pasal 166
Arsiparis
yang
melaksanakan disertifikasi.
telah tugas
lulus secara
sertifikasi penuh
memiliki terhadap
kewenangan bidang
teknis
untuk yang
Pasal 167 Pelaksanaan sertifikasi kompetensi bidang kearsipan harus mengacu pada pedoman yang ditetapkan oleh kepala ANRI.
BAB IX PENDANAAN Pasal 168 (1)
Pendanaan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dan kegiatan kearsipan tertentu oleh pemerintahan daerah dialokasikan dalam anggaran pendapatan dan belanja negara (APBN).
(2)
(3)
(4)
Pendanaan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintahan daerah selain sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dialokasikan dalam anggaran pendapatan dan belanja daerah (APBD). Pendanaan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip, sumber daya manusia, prasarana dan sarana. Pendanaan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan dan pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya.
- 64 -
Pasal 169 (1)
Pendanaan dalam rangka pelindungan dan penyelamatan arsip akibat
(2)
bencana menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan dan pencipta arsip. Pendanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pencegahan bencana, penyelamatan, dan pemulihan akibat bencana. Pasal 170
Lembaga kearsipan mengalokasikan pendanaan berupa penghargaan dan/atau imbalan kepada anggota masyarakat atau lembaga yang berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip serta penyerahan arsip yang termasuk dalam kategori DPA dapat diberikan penghargaan.
BAB X PEMBINAAN DAN PENGAWASAN KEARSIPAN Pasal 171 (1)
(2)
(3)
Pembinaan kearsipan oleh lembaga kearsipan dan pencipta arsip meliputi koordinasi, pemberian pedoman dan standar, pemberian supervisi, konsultasi, diklat, perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, dan evaluasi, akreditasi dan sertifikasi. Pengawasan kearsipan meliputi pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan perundangundangan. Pengawasan atas penyelenggaraan kearsipan dalam rangka penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2), dilaksanakan oleh unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah kewenangannya.
- 65 Pasal 172 ANRI bertanggungjawab melakukan pembinaan terhadap: a. lembaga pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, b. lembaga kearsipan daerah provinsi, c. lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan d. lembaga kearsipan perguruan tinggi. Pasal 173 Arsip Daerah Provinsi bertanggungjawab melakukan pembinaan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan arsip daerah kabupaten/kota. Pasal 174 Arsip Daerah Kabupaten/Kota bertanggungjawab melakukan pembinaan terhadap pencipta arsip di lingkungan desa/kelurahan, dan masyarakat.
daerah
kabupaten/kota,
Pasal 175 Arsip perguruan tinggi bertanggungjawab untuk melakukan pembinaan terhadap unit kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Pasal 176 Unit Kearsipan bertanggungjawab untuk melakukan pembinaan internal dalam pengelolaan arsip aktif di lingkungan pencipta arsip secara berjenjang.
- 66 Pasal 177 Dalam rangka pelindungan terhadap hak keperdataan rakyat, lembaga negara melakukan pembinaan dan penyelamatan arsip terhadap lembaga swasta yang melaksanakan kepentingan rakyat sesuai dengan urusan pemerintahan. Pasal 178 (1) Pembinaan kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan didukung monitoring dan pelaporan. (2) Monitoring pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan mekanisme : a. ANRI melaksanakan monitoring ke arsip daerah propinsi dan arsip perguruan tinggi beserta lembaga binaannya; b. Arsip daerah propinsi melaksanakan monitoring ke arsip daerah Kabupaten/Kota dan lembaga binaannya; c. Arsip daerah Kabupaten/Kota melaksanakan monitoring ke desadesa dan lembaga binaannya; dan d. Arsip perguruan tinggi melaksanakan monitoring ke satuan kerja dan unit kerja binaannya. (3) Pelaporan dalam rangka pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan mekanisme: a. Arsip daerah kabupaten/kota menyampaikan laporan kepada arsip daerah propinsi; b. Arsip daerah propinsi menyampaikan laporan kepada ANRI; c. Arsip perguruan tinggi menyampaikan laporan kepada ANRI.
- 67 BAB XI KETENTUAN PERALIHAN Pasal 179 Pada saat mulai berlakunya Peraturan Pemerintah ini, Jaringan Informasi Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis tetap diteruskan keberadaannya dan diintegrasikan menjadi JIKN sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah ini. Pasal 180 Pada saat mulai berlakunya Peraturan Pemerintah ini, pusat jaringan dan anggota jaringan pada Jaringan Informasi Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis ditetapkan menjadi pusat jaringan dan simpul jaringan pada JIKN. Pasal 181 Pada saat mulai berlakunya Peraturan Pemerintah ini, lembaga kearsipan provinsi sebagai pusat jaringan di provinsi pada Jaringan Informasi Kearsipan nasional sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis ditetapkan menjadi lembaga kearsipan provinsi sebagai pusat jaringan provinsi. Pasal 182 Pada saat mulai berlakunya Peraturan Pemerintah ini, Jaringan Informasi Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis tetap melaksanakan fungsinya sampai dengan diatur kembali berdasarkan Peraturan Pemerintah ini.
- 68 Pasal 183 Pada saat mulai berlakunya Peraturan Pemerintah ini, seluruh jabatan beserta pejabat yang memangku jabatan dalam penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis tetap melaksanakan tugas dan fungsinya sampai dengan diatur kembali berdasarkan Peraturan Pemerintah ini. Pasal 184 Peraturan pelaksanaan Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis sepanjang mengatur mengenai Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, masih tetap berlaku sepanjang belum diubah dan/atau diganti dengan peraturan yang baru berdasarkan Peraturan pemerintah ini. Pasal 185 (1)
Dalam jangka waktu paling lama 1 (satu) tahun sejak ditetapkannya Peraturan Pemerintah ini, kepala ANRI menyelesaikan peralihan dari Jaringan Informasi Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip
(2)
Statis menjadi JIKN sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah ini. Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan bersama-sama dengan pimpinan instansi pemerintah terkait baik pusat maupun daerah sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing dengan keterkaitan peraturan perundang-undangan. Pasal 186
Ketentuan mengenai penyusunan JRA berdasarkan Peraturan Pemerintah ini berlaku efektif 2 (dua) tahun sejak diundangkan Peraturan Pemerintah ini.
- 69 Pasal 187
Pengelolaan arsip dibawah 10 (sepuluh) tahun oleh lembaga kearsipan selaku unit kearsipan I sebelum berlakunya Peraturan Pemerintahan ini menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan. Pasal 188 Pada saat mulai berlakunya Peraturan Pemerintah ini, penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis dan pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan yang sedang dilaksanakan oleh ANRI tetap dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pelatihan sampai dengan ANRI menyelesaikan penyesuaian penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Pemerintah ini. Pasal 189 Penyesuaian penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 150 diselesaikan oleh ANRI paling lama 2 (dua) tahun sejak mulai berlakunya Peraturan Pemerintah ini.
BAB XII KETENTUAN PENUTUP Pasal 190 Pada saat Peraturan Pemerintah ini berlaku maka: a. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku; dan b.
Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
- 70 Pasal 191 Peraturan Pemerintah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya memerintahkan pengundangan Peraturan Pemerintah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, ttd. DR. H. SUSILO BAMBANG YUDHOYONO Diundangkan di Jakarta pada tanggal MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
PATRIALIS AKBAR LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2011 NOMOR ....
- 71 -
PENJELASAN ATAS PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR TAHUN 2011 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
I.
Umum Dalam rangka mewujudkan dan mempertahankan negara kesatuan Republik Indonesia, arsip adalah bagian dari identitas bangsa yang dapat berguna sebagai sarana penyelamatan wilayah negara serta mampu berperan sebagai salah satu sarana pemersatu bangsa, oleh karena itu perlu diselamatkan bukti penyelenggaraan kegiatan kenegaraan, pemerintahan dan kehidupan kebangsaan yang terekam dalam arsip sehingga dapat bermakna sebagai simpul pemersatu bangsa dan menjadi bagian dari identitas bangsa. Oleh karena itu dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu lembaga kearsipan nasional perlu membangun suatu sistem kearsipan nasional yang meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Sistem kearsipan nasional berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, terpercaya, dan mampu mengidentifikasikan keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi di semua organisasi kearsipan. Pembangunan Sistem Kearsipan Nasional meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip. Sistem Kearsipan Nasional yang dibangun tersebut menjadi acuan dalam penyelenggaraan kearsipan oleh lembaga kearsipan dan pencipta
- 72 arsip, yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Pengelolaan arsip dinamis mengelola arsip sejak penciptaan hingga penyusutan yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem kegiatan organisasi dalam pengelolaannya sebagai sebuah sistem. Pengelolaan Arsip Statis secara profesional untuk menjamin keselamatan arsip statis sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara sehingga dapat diakses secara terbuka oleh masyarakat luas untuk berbagai kebutuhan dan kepentingan serta pemenuhan hak memperoleh informasi bagi masyarakat.
II. Pasal demi Pasal Pasal 1 Cukup jelas. Pasal 2 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Yang dimaksud dengan penyelenggaraan kearsipan
“komprehensif” yang utuh
adalah dengan
memperhatikan seluruh komponen penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya harus terpenuhi.
- 73 Yang dimaksud dengan “terpadu” adalah implementasi penyelenggaraan kearsipan terhadap tiap komponen yang terdapat dalam penyelenggaraan kearsipan. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 3 Cukup jelas. Pasal 4 Cukup jelas. Pasal 5 Cukup jelas. Pasal 6 Cukup jelas. Pasal 7 Ayat (1) Yang dimaksud dengan “satu kesatuan sistem” adalah penyelenggaraan kearsipan dalam kesatuan kebijakan dengan keterkaitan antar komponen penyelenggaraan kearsipan. Ayat (2) Yang dimaksud dengan “kebijakan kearsipan nasional” meliputi bidang pengelolaan arsip, pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN,organisasi,pengembangan sumber daya manusia, prasarana dan sarana, pelindungan dan penyelamatan arsip,sosialisasi kearsipan, kerja sama, dan pendanaan. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 8 Ayat (1)
- 74 Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas.
Pasal 9 Cukup jelas. Pasal 10 Cukup jelas. Pasal 11 Cukup jelas. Pasal 12 Cukup jelas. Pasal 13 Cukup jelas. Pasal 14 Cukup jelas. Pasal 15 Cukup jelas. Pasal 16 Cukup jelas. Pasal 17 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Yang dimaksud dengan “Informasi kearsipan yang dimuat dalam SIKN” meliputi nama pencipta, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, keterangan.
- 75 -
Pasal 18 Cukup jelas. Pasal 19 Cukup jelas. Pasal 20 Cukup jelas. Pasal 21 Cukup jelas. Pasal 22 Ayat (1) Yang dimaksud unit kearsipan dalam ayat ini adalah unit kearsipan di lingkungan BUMN dan/atau BUMD. Ayat (2) Cukup jelas. Pasal 23 Cukup jelas. Pasal 24 Cukup jelas. Pasal 25 Cukup jelas. Pasal 26 Cukup jelas. Pasal 27 Cukup jelas. Pasal 28 Cukup jelas.
- 76 -
Pasal 29 Cukup jelas. Pasal 30 Cukup jelas. Pasal 31 Cukup jelas. Pasal 32 Cukup jelas. Pasal 33 Cukup jelas. Pasal 34 Cukup jelas. Pasal 35 Cukup jelas. Pasal 36 Cukup jelas. Pasal 37 Cukup jelas. Pasal 38 Cukup jelas. Pasal 39 Cukup jelas. Pasal 40 Cukup jelas.
- 77 Pasal 41 Cukup jelas. Pasal 42 Cukup jelas. Pasal 43 Cukup jelas. Pasal 44 Cukup jelas. Pasal 45 Cukup jelas. Pasal 46 Ayat (1) Yang dimaksud pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi meliputi 1) SKPD Propinsi; 2) Penyelenggara pemerintahan daerah propinsi yang lain; dan 3) BUMD Propinsi. Yang dimaksud pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota adalah 1) SKPD Kabupaten/Kota; 2) Penyelenggara pemerintahan daerah propinsi yang lain; dan 3) BUMD Kabupaten/Kota. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Yang dimaksud dengan “unit pengolah sebagai satuan kerja” adalah unit kerja yang memiliki kemandirian administrasi pelaksanaan kegiatan tetapi tidak selalu berhubungan dengan tingkat eselonering dan pengelolaan anggaran.
- 78 -
Pasal 47 Cukup jelas. Pasal 48 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Yang dimaksud dengan hubungan fungsional adalah keterkaitan kerja dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Pasal 49 Ayat (1) Yang dimaksud dengan Penyelenggara pemerintahan daerah provinsi adalah pemerintah daerah provinsi dan DPRD. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 50 Cukup jelas. Pasal 51 Cukup jelas. Pasal 52 Cukup jelas. Pasal 53 Cukup jelas.
- 79 -
Pasal 54 Cukup jelas. Pasal 55 Ayat (1) Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, penyelesaian sengketa. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Yang dimaksud dengan “depot arsip” adalah ruang atau gedung yang dirancang khusus untuk mengelola arsip statis. Ayat (5) Cukup jelas. Pasal 56 Ayat (1) Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, penyelesaian sengketa. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4): Yang dimaksud dengan “depot arsip” adalah ruang atau gedung yang dirancang khusus untuk mengelola arsip inaktif yang mempunyai nilai berkelanjutan dan arsip statis. Ayat (5)
- 80 Cukup jelas.
Pasal 57 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Yang dimaksud dengan depot arsip adalah ruang atau gedung yang dirancang khusus untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan dan arsip statis. Pasal 58 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Yang dimaksud dengan depot arsip adalah ruang atau gedung yang dirancang khusus untuk mengelola arsip inaktif dan arsip statis. Pasal 59 Cukup jelas. Pasal 60 Yang
dimaksud
dengan
pencipta
arsip
dilingkungan
pemerintahan daerah termasuk Desa dengan segala perangkatnya dalam tanggung jawab pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis.
- 81 Pasal 61 Cukup jelas. Pasal 62 Cukup jelas. Pasal 63 Cukup jelas. Pasal 64 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Yang dimaksud dengan Autentisitas dan reliabilitas arsip yang dibuat dibuktikan dengan cara pemberian tanda tangan oleh pejabat yang berwenang. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Yang dimaksud dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dipergunakan sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip serta pengguna dalam pelayanan arsip. Pasal 65 Cukup jelas. Pasal 66 Cukup jelas. Pasal 67 Ayat (1) Yang dimaksud dengan arsip sah diterima dibuktikan dengan pengiriman maupun penerimaan surat kepada
- 82 yang berhak ditandai dengan bukti pengiriman dan bukti penerimaan. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 68 Cukup jelas. Pasal 69 Cukup jelas. Pasal 70 Cukup jelas. Pasal 71 Cukup jelas. Pasal 72 Cukup jelas. Pasal 73 Cukup jelas. Pasal 74 Cukup jelas. Pasal 75 Cukup jelas. Pasal 76 Cukup jelas. Pasal 77 Ayat (1)
- 83 Cukup jelas.
Ayat (2) Yang dimaksud dengan sentral arsip aktif adalah tempat penyimpanan arsip aktif yang dirancang untuk penyimpanan arsip secara efisien, efektif, dan aman. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Yang dimaksud dengan sentral arsip inaktif adalah tempat penyimpanan arsip inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip. Pasal 78 Cukup jelas. Pasal 79 Cukup jelas. Pasal 80 Ayat (1) Sepanjang tidak ditentukan lain oleh undang-undang tersendiri, setiap penyelenggara sistem elektronik wajib mengoperasikan sistem elektronik yang memenuhi persyaratan minimum sebagai berikut: a. Dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan; b. Dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; c. Dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
- 84 d. Dilengkapi
dengan
prosedur
atau
petunjuk
yang
diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan e. Memiliki menjaga
mekanisme yang kebarukan,
berkelanjutan kejelasan,
kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Ayat (5) Cukup jelas. Ayat (6) Cukup jelas. Ayat (7) Cukup jelas. Ayat (8) Cukup jelas. Ayat (9) Cukup jelas. Ayat (10) Cukup jelas. Ayat (11) Cukup jelas. Pasal 81 Cukup jelas. Pasal 82 Cukup jelas. Pasal 83
untuk dan
- 85 Cukup jelas. Pasal 84 Cukup jelas. Pasal 85 Cukup jelas. Pasal 86 Cukup jelas. Pasal 87 Cukup jelas. Pasal 88 Cukup jelas. Pasal 89 Cukup jelas. Pasal 90 Cukup jelas. Pasal 91 Cukup jelas. Pasal 92 Cukup jelas. Pasal 93 Cukup jelas. Pasal 94 Cukup jelas. Pasal 95 Cukup jelas.
- 86 -
Pasal 96 Cukup jelas. Pasal 97 Cukup jelas. Pasal 98 Cukup jelas. Pasal 99 Cukup jelas. Pasal 100 Cukup jelas.
Pasal 101 Cukup jelas. Pasal 102 Cukup jelas. Pasal 103 Cukup jelas. Pasal 104 Cukup jelas. Pasal 105 Cukup jelas. Pasal 106 Cukup jelas. Pasal 107 Cukup jelas.
- 87 -
Pasal 108 Cukup jelas. Pasal 109 Cukup jelas. Pasal 110 Cukup jelas. Pasal 111 Cukup jelas. Pasal 112 Cukup jelas. Pasal 113 Cukup jelas Pasal 114 Cukup jelas. Pasal 115 Cukup jelas. Pasal 116 Cukup jelas. Pasal 117 Cukup jelas. Pasal 118 Cukup jelas. Pasal 119 Cukup jelas.
- 88 Pasal 120 Cukup jelas. Pasal 121 Cukup jelas. Pasal 122 Cukup jelas. Pasal 123 Cukup jelas. Pasal 124 Cukup jelas. Pasal 125 Cukup jelas.
Pasal 126 Ayat (1) Akuisisi dilakukan berdasarkan strategi akuisisi dan kriteria arsip statis. Ayat (2) Yang dimaksud penyerahan arsip statis dalam rangka akuisisi dilakukan melalui verifikasi langsung terhadap arsip statis yang tercantum di dalam JRA yang berketerangan permanen, dan verifikasi tidak langsung dilakukan terhadap arsip statis yang belum tercantum dalam JRA. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Ayat (5) Cukup jelas.
- 89 Pasal 127 Cukup jelas. Pasal 128 Cukup jelas. Pasal 129 Cukup jelas. Pasal 130 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Yang dimaksud dengan sarana bantu temu balik arsip statis meliputi guide, daftar arsip statis, dan inventaris arsip. Ayat (3) Cukup jelas Ayat (4) Cukup jelas Ayat (5) Cukup jelas Ayat (6) Cukup jelas Pasal 131 Cukup jelas. Pasal 132 Cukup jelas. Pasal 133 Cukup jelas. Pasal 134 Cukup jelas.
- 90 Pasal 135 Cukup jelas. Pasal 136 Cukup jelas. Pasal 137 Cukup jelas. Pasal 138 Cukup jelas. Pasal 139 Cukup jelas. Pasal 140 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Yang dimaksud dengan arsiparis di lingkungan TNI dan Polri adalah arsiparis PNS dan nonpegawai negeri sipil (anggota TNI, Polri) Pasal 141 Cukup jelas. Pasal 142 Ayat (1) Yang
dimaksud
dengan
kemandirian
adalah
dalam
melaksanakan fungsi dan tugasnya arsiparis berpegang pada kompetensi yang dimilikinya. Yang dimaksud dengan independen adalah bebas dari pengaruh pihak manapun dalam melaksanakan kewenangannya
- 91 berdasarkan pada kaidah-kaidah kearsipan dan peraturan perundang-undangan.
Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 143 Huruf a Cukup jelas. Huruf b Cukup jelas. Huruf c Yang dimaksud dengan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau pimpinan lembaga kearsipan adalah penugasan sesuai dengan wilayah kewenangan lembaga yang dimiliki oleh masing-masing pimpinan lembaga pencipta atau lembaga kearsipan. Pasal 144 Cukup jelas.
Pasal 145 Cukup jelas. Pasal 146 Cukup jelas. Pasal 147 Cukup jelas. Pasal 148 Lembaga negara dan Pemerintahan Daerah menyelenggarakan diklat kearsipan bekerja sama dengan ANRI sepanjang lembaga diklat sudah memenuhi persyaratan.
- 92 Pasal 149 Cukup jelas. Pasal 150 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Huruf a Yang dimaksud dengan diklat fungsional arsiparis adalah upaya kegiatan untuk menambah pengetahuan, ketrampilan, dan mengubah sikap serta perilaku PNS dalam rangka penciptaan jabatan fungsional arsiparis baik tingkat terampil maupun tingkat ahli. Huruf b Yang dimaksud dengan diklat teknis kearsipan adalah upaya kegiatan untuk menambah pengetahuan, ketrampilan serta mengubah perilaku pegawai dalam rangka peningkatan kompetensi dan profesionalitas untuk kenaikan jenjang jabatan. Ayat (3) Cukup jelas.
Pasal 151 Cukup jelas. Pasal 152 Cukup jelas. Pasal 153 Yang dimaksud dengan pendidikan dan pelatihan bagi fungsional yang akan diangkat dalam jabatan fungsional arsiparis adalah pendidikan dan pelatihan pengangkatan. Yang dimaksud dengan pendidikan dan pelatihan bagi fungsional yang telah menduduki jabatan fungsional arsiparis adalah pendidikan dan pelatihan penjenjangan.
- 93 -
Pasal 154 Yang dimaksud dengan jabatan yang fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan meliputi jabatan struktural di bidang kearsipan, jabatan fungsional arsiparis, maupun jabatan fungsional umum pengelola arsip. Pasal 155 Cukup jelas. Pasal 156 Cukup jelas. Pasal 157 Yang dimaksud “pembiayaan”adalah seluruh pengeluaran dalam pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis. Pasal 158 Cukup jelas. Pasal 159 Cukup jelas. Pasal 160 Cukup jelas. Pasal 161 Cukup jelas. Pasal 162 Cukup jelas. Pasal 163 Cukup jelas. Pasal 164 Cukup jelas.
- 94 -
Pasal 165 Cukup jelas. Pasal 166 Cukup jelas. Pasal 167 Cukup jelas. Pasal 168 Ayat (1) Yang dimaksud dengan Kegiatan kearsipan tertentu adalah kegiatan yang pendanaannya bersumber dari dana dekonsentrasi, dana pembantuan, dana alokasi khusus, dan/atau dana alokasi umum yang diarahkan. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 169 Cukup jelas. Pasal 170 Cukup jelas. Pasal 171 Cukup jelas. Pasal 172 Cukup jelas. Pasal 173 Cukup jelas.
- 95 -
Pasal 174 Cukup jelas. Pasal 175 Cukup jelas. Pasal 176 Cukup jelas. Pasal 177 Yang dimaksud dengan lembaga swasta yang melaksanakan kepentingan rakyat sesuai urusan pemerintah meliputi tetapi tidak terbatas pada lembaga pendidikan swasta, rumah sakit swasta. Pasal 178 Cukup jelas. Pasal 179 Cukup jelas. Pasal 180 Cukup jelas. Pasal 181 Cukup jelas. Pasal 182 Cukup jelas. Pasal 183 Cukup jelas. Pasal 184 Cukup jelas.
- 96 Pasal 185 Cukup jelas. Pasal 186 Cukup jelas. Pasal 187 Cukup jelas. Pasal 188 Cukup jelas. Pasal 189 Cukup jelas. Pasal 190 Cukup jelas. Pasal 191 Cukup jelas.
TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR ....
