RANCANG BANGUN SISTEM PENJADWALAN PRODUKSI DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU UD.KARYA JATI Miqdad Mashabi 1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya email:
[email protected]
Every manufacturing company always has a production planning and inventory of raw materials. Without the production planning and inventory of raw materials, the company is faced with the risk can’t meet customer needs and the cost of carry or storage costs are high. Abstract :
The company's production data prior periods predicted using the single moving average to obtain the planning and the amount of goods produced in the next period. The output of the single moving average forecasting becomes the input of raw material inventory system using economic order quantity, so as to provide information on the company about the conditions of supply of raw materials which include the optimal point and the reorder point. The condition of raw material inventory and production scheduling system can help the company, especially the PPIC in determining the data item and the quantity of goods produced in the next period. While the condition of inventories may help the purchasing department to determine what raw materials are purchased and the amount of raw materials to be ordered. Keywords: Production planning, inventory, single moving average and the economic order quantity.
Manajemen persediaan yang baik
UD.Karya Jati adalah salah satu
merupakan salah satu faktor keberhasilan
perusahaan
suatu
untuk
bergerak di bidang furniture, produk yang
dalam
diproduksi antara lain, lemari, meja belajar,
menghasilkan suatu produk yang berkualitas.
rak serba guna. Dalam perusahaan ini setiap
Setiap perusahaan manufaktur memerlukan
periode
penjadwalan produksi yang tepat untuk
produksinya, tergantung jumlah permintaan
mengembangkan proses produksi. Salah satu
distributor. Bila jumlah produksi setiap
upaya
dengan
periode tidak diperhitungkan secara tepat,
penjadwalan produksi yang bertujuan untuk
maka akan terjadi kelebihan atau bahkan
mencegah terjadinya kekurangan bahan baku
kekurangan persediaan bahan baku produksi.
perusahaan
melayani
manufacturing
kebutuhan
yang
perusahaan
dilakukan
adalah
industri
produksi
manufaktur
berbeda-beda
yang
jumlah
produksi pada saat proses produksi.
1
Berdasarkan uraian diatas, diperlukan
b.
Batasan, merupakan batasan – batasan
sebuah sistem yang dapat meramalkan
yang ada dalam mencapai tujuan dari
persediaan bahan baku produksi di masa
sistem, yang dapat berupa peraturan –
datang pada penjadwalan produksi periode
peraturan, permasalahan yang dibahas
berikutnya.
peralatan, persinil dan lain sebagainya.
Untuk
menentukan
jumlah
persediaan bahan baku yang diperlukan pada
c.
Penghubung, penghubung merupakan
periode berikutnya dan titik pemesanan
media antara satu subsistem dengan
kembali (reorder point) digunakan Economic
subsistem
Order Quantity (EOQ).
(keluaran) dari subsistem akan dapat
Peramalan banyak mempunyai arti,
sehingga
output
menjadi input (masukan) bagi sub sistem
maka peramalan tersebut perlu direncanakan dan dijadwalkan sehingga diperlukan suatu
lain
lain. d.
Input (masukan), merupakan bagian
periode waktu yang paling dibutuhkan untuk
yang bertugas untuk menerima data
membuat suatu kebijakan dan beberapa hal
masukan, dimana data dapat berupa asal
yang
masukan, frekuensi pemasukan data dan
mempengaruhi
kebijakan
tersebut.
Dengan adanya sistem untuk menjadwalkan persediaan bahan baku ini diharapkan dapat
jenis pemasukan data. e.
Proses,
merupakan
memproses
terutama bagian produksi, sehingga tidak
informasi yang sesuai dengan keinginan
terjadi
penerima.
dalam
proses
produksinya.
f.
data
yang
membantu pihak perusahaan UD.Karya Jati,
keterlambatan
masukan
bagian
menjadi
Output (keluaran) merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem yang dapat
Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut
Kristanto
(2003:2),
berupa laporan, tabel atau grafik. sistem
adalah kumpulan elemen – elemen dan bekerja sama untuk memproses masukan atau input
yang
ditunjukkan
kepada
menghasilkan keluaran atau output yang Adapun
penjelasan
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pengguna informasi tersebut.
sistem
tersebut dan mengolah input tersebut sampai
diinginkan.
Sedangkan informasi adalah kumpulan
tentang
Peranan Persediaan Pada dasarnya persediaan mempermudah jalannya operasi perusahaan yang dilakukan
elemen – elemen dari sistem adalah :
secara berturut-turut untuk memproduksi
a.
Tujuan, sistem dapat berupa tujuan
barang.
usaha, kebutuhan pemecahan masalah,
(2000:69), persediaan diadakan mulai dari
Menurut
Sujadi
Prawirosentono
dan lain sebagainya. 2
bahan baku sampai barang jadi, antara lain
menggunakan
berguna untuk:
persediaan yang ada di dalam gudang tidak
1. Mengurangi
resiko
perhitungan
EOQ,
maka
keterlambatan
terlalu banyak, tapi juga tidak akan terlalu
datangnya bahan-bahan yang dibutuhkan
sedikit. Sehingga aktivitas perusahaan tidak
untuk
terganggu karenanya. Salah satu masalah
menunjang
proses
produksi
perusahaan.
dalam menentukan analisis EOQ adalah
2. Mengurangi resiko penerimaan bahan
bahwa
sulit
bagi
kita
untuk
dapat
baku yang dipesan tetapi tidak sesuai
menentukan titik pemesanan kembali. Bahwa
dengan
titik pemesanan kembali diperlukan untuk
pesanan
sehingga
harus
dikembalikan.
mencegah
3. Menyimpan bahan/barang yang dihasilkan
terjadinya
(kekurangan)
selama
secara musiman sehingga dapat digunakan
melakukan
seandainya bahan/barang itu tidak tersedia
pesanan tersebut.
dipasaran.
produksi
pemesanan
Jumlah
4. Mempertahankan
stabilitas
perusahaan,
yang
kehabisan
(Q)
waktu dan
stok antara
penerimaan
pesanan
pada
setiap
yang
optimal
akan
operasi
pembelian
berarti
memperoleh total biaya persediaan (TC)
menjamin kelancaran proses produksi.
yang minimal. Secara matematis jumlah
5. Upaya penggunaan mesin yang optimal,
pesanan yang optimal (Q*) dapat dihitung
karena terhindar dari terhentinya operasi produksi karena ketidakadaan persediaan (Stock Out). 6. Memberikan
pelayanana
sebagai berikut :
dTC dQ
pada
suatu
waktu
H 2
0
kepada atau
konsumen dengan baik, dimana keinginan konsumen
CR Q2
CR Q2
dapat
dipenuhi dengan memberikan jaminan
Q2
tetap tersediaanya barang jadi tersebut.
Q*
Metode Economic Order Quantity
H 2 2CR H 2CR H
EOQ adalah jumlah unit (kuantitas) barang yang dapat dibeli dengan biaya minimal. Tujuan model persediaan ini adalah menentukan jumlah pesanan yang dapat meminimumkan biaya penyimpanan dan biaya
pemesanan
persediaan.
Dengan
Persamaan
untuk
kuantitas
pembelian
optimal : EOQ = Q* = √2 CR / H H
= P
f
B
= RL / N 3
Di mana:
nilai rata-rata baru dapat dihitung. Rata-rata
R : Permintaan perbulan (unit).
bergerak ini kemudian menjadi ramalan
C : Biaya pemesanan setiap pesanan (Rp).
untuk periode mendatang. Untuk menentukan
Q : Jumlah setiap pesanan pada setiap
ramalan pada periode yang akan datang
pembelian (unit).
memerlukan data historis selama jangka
H :
biaya penyimpanan perunit (Rp).
waktu tertentu. Misalnya dengan metode 4
P :
harga pembelian (Rp) perunit.
bulanan moving average ramalan bulan ke- 5
f :
biaya
penyimpanan
perunit
yang
dinyatakan dalam persentase.
baru dapat dihitung setelah bulan keempat berakhir demikian seterusnya.
B : titik pemesanan kembali (unit).
Xt
L : waktu tunggu (Lead time).
Ft-1 =
Xt
1
X t 2 .... X t N
N 1
N : banyaknya periode lead time dalam
keterangan:
periode permintaan
Ft-1 = Ramalan untuk periode ke t + 1 Xt = Data untuk periode ke t
Titik Pemesanan Kembali
N
Reorder point adalah saat titik di mana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu adalah tepat pada saat dibutuhkan. Pemesanan kembali ini perlu dilakukan oleh perusahaan pada setiap periode
untuk
kekurangan
mencegah
barang.
terjadinya
Sehingga
aktivitas
perusahaan tidak terganggu.
= Jangka waktu rata – rata bergerak
Perhitungan kesalahan meramal diuraikan dibawah ini: 1. Error = Data rill – Ramalan ei = Xi – Fi, dimana Xi adalah data periode ke i sedangakan Fi adalah ramalan periode ke t. 2. Mean Absolute Error Adalah rata – rata absolute dari kesalahan meramal, tanpa mengiraukan tanda positif
Metode Single Moving Averages
atau negative. Mean Absolute Error =
Menurut Salah satu cara untuk (Spyros, 2002).
mengubah pengaruh data masa lalu terhadap nilai tengah sebagai ramalan adalah dengan
3. Mean Squared Error
menentukan sejak awal berapa jumlah nilai
Adalah rata – rata kesalahan meramal
observasi masa lalu yang akan dimasukkan
dikuadratkan.
untuk
menghitung
nilai
tengah.
Mean
Squared
Error
Untuk
menggambarkan prosedur ini digunakan
( Spyros, 2002).
istilah rata-rata bergerak (moving average) karena setiap muncul nilai observasi baru, 4
Model Pengembangan Data Supplier
Berdasarkan proses persediaan barang
Data Komponen
Supplier
Gudang
Data Permintaan Barang
berikut disajikan Block Diagram untuk menjelaskan alur proses yang terjadi dalam sistem secara umum. 0 Data Pembelian Data Stock Barang Block Diagram Sistem Perencanaan Produksi dan Persediaan Bahan Baku
Data Stock Komponen
Data Permintaan Distributor Proses Perencanaan Produksi dengan Single Moving average
Data Permintaan Barang
Sistem Penjadwalan Produksi dan Persediaan Bahan Baku UD kary a Jati
Data Distributor Data Barang
Daftar Rencana Produksi
hasil EOQ Laporan Penjualan
Laporan Pembelian
+
hasil_peramalan
Data order
Bagian Pembelian
text
Data Persediaan Bahan Baku
Proses Perhitungan EOQ
Daftar Bahan Baku yang dipesan
Data Produksi Laporan Peramalan
Gambar 1. Block Diagram Tahap
peramalan
meliputi
PPIC
Data barang
Bagian Produksi
Data Peramalan Data Rencana Produksi
aktivitas
peramalan penjualan barang yang dilakukan Gambar 2. Data Flow Diagram
pada bulan yang telah ditentukan. Peramalan ditentukan
Pada Context Diagram diatas terdapat 6
averages
external entity yaitu supplier, distributor,
sedangkan untuk tahap analisa persediaan
bagian pembelian, gudang, PPIC dan bagian
yaitu
produksi.
barang
periode
menggunakan
ke-n
single
memasukkan
moving
hasil
rata-rata
dari
Masing-
masing
dari
entity
peramalan kedalam metode EOQ (Economic
memberikan input dan oleh sistem diberikan
Order Quantity).
output yang berupa laporan atau data yang diperlukan. Pada proses persediaan barang
Context Diagram Diagram
dimulai dari penentuan peramalan dan stock ini
menggambarkan
rancangan global/ keseluruhan dari proses
barang sehingga didapatkan stock minimum bagi perusahaan.
yang ada pada DFD. Berikut ini merupakan tampilan dari context diagram sistem yang dirancang.
DFD Level 0 Pada DFD level 0 terdapat 4 proses utama yaitu : proses penjualan, proses peramalan, proses pembelian dan proses pembuatan laporan.
5
1
Data_distribut or dat a_stock 4
ident itas_distribut or
Stock Barang
1 [Data Permint aan] Distribut or
[Data St ock Barang] Gudang
[Data Distributor] PENJUALAN
[Data Permint aan Barang]
[Data Barang] Data Barang
+
digunakan
Data penjualan
3
Data Barang
2
perhitungan untuk
peramalan
menghitung
ini
rata-rata
jumlah barang yang diproduksi pada bulan
Data Penjualan [Data Rencana Produksi]
PPIC
permintaan
berikutnya. Dalam Perhitungan ini digunakan 2
master barang
metode single moving average.
[Data barang] Bagian Produksi
Form
[Data Produksi]
[Data Peramalan]
PERAMALAN
[hasil_peramalan] [hasil EOQ]
+
komponen dat a peramalan 7
dat a_kom ponen
Data Komponen
dat a EOQ 5
6
EOQ
Bagian Pem belian
Hasil Peramalan hasil_peramalan 3
[Data Komponen]
hasil EOQ
Supplier
Gudang
[Data Supplier] [Data St ock Komponen]
PEMBELIAN [Data Pembelian]
[Data order]
+ pembelian
9
Data Pembelian Detail_pembelian
4 PPIC
Bagian Pem belian
[Laporan Penjualan] LAPORAN
[Laporan Pembelian]
[Laporan Peramalan]
+
Gambar 3. Level 0 Sistem Penjadwalan Produksi dan persediaan
Gambar 5. Form Menu Produk Form menu produk digunakan untuk
HASIL DAN PEMBAHASAN
input
Peramalan
menghitung
jumlah
diperlukan
produksi jumlah
untuk
barang
dan
komponen
memproduksi
yang barang
tersebut. Perhitungan EOQ
Gambar 6. Form Perhitungan EOQ Gambar 4. Form Perhitungan Peramalan 6
Form perhitungan ini digunakan untuk menghitung
reorder
point
dari
barang
tertentu sehingga dapat ditentukan stock minimum
pada
komponen
Form
penjualan
digunakan
untuk
mengetahui penjualan barang dan jumlah barang yang telah dijual.
pendukung.
Dalam Perhitungan ini digunakan metode economic order quantity yang mana inputnya
Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari
diambil dari hasil peramalan.
rancang bangun sistem penjadwalan produksi
Pembelian
dan persediaan bahan baku pada UD.Karya
Form pembelian digunakan untuk
Jati adalah sebagai berikut:
menyimpan data pembelian dari supplier. 1. Penjadwalan produksi dapat dilakukan dengan menggunakan peramalan metode single
moving
persediaan
average,
bahan
baku
sedangkan dengan
menggunakan Economic order quantity. 2. Rancang bangun sistem penjadwalan produksi dan persediaan bahan baku dapat menentukan jumlah barang yang Gambar 7. Form Pembelian
diproduksi pada periode berikutnya.
Penjualan 3. Sistem
Penjadwalan
produksi
dan
persediaan bahan baku yang telah dibuat dapat
membantu
pihak
manajemen
UD.Karya Jati dalam menentukan jumlah produksi barang dan stok bahan baku.
Gambar 8. Form Penjualan 7
Saran Adapun saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi yang telah
Spyros, Makridaris, Steven C. Wheelwright & Viktor E. Mcgee, 2002, Metode dan Aplikasi Peramalan, Erlangga, Jakarta
dibuat adalah sebagai berikut: 1. Sistem
yang
sudah
dibuat
perlu
diintegrasikan dengan sistem yang lain misalnya dengan sistem administrasi dan gudang. 2. Sebagai
pembanding
dapat
dicoba
Taylor,
Bernard W., 2001, SAINS MANAJEMEN Pendekatan Matematika untuk Bisnis, Buku 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Romeo, 2003, Testing Dan Implementasi Sistem, Edisi Pertama, STIKOM, Surabaya.
dengan metode yang lain seperti metode winter, metode holt dan metode permalan yang
lainnya.
Sebagai
pembanding
persediaan dapat digunakan metode lain, selain metode EOQ misalnya economic production quantity (EPQ), material requirement planning (MRP) ataupun just in time (JIT). DAFTAR RUJUKAN
Assauri, Softjan., 2004, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Elwood,Buffa,1996,Manajemen Operasi Produksi Modern, Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta. Gaspersz, Vincent., 2004, Production Planning and Inventory Control, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Kristanto, Adri., 2003, Perancangan Sistem dan Aplikasinya, Gava Media Yogyakarta.
8
Lampiran 1. Context Diagram
Data Supplier Data Komponen
Supplier
Gudang
Data Permintaan Barang
0 Data Pembelian Data Stock Barang
Data Permintaan Distribut or
Data Distribut or
Data Stock Komponen Sistem Penjadwalan Produksi dan Persediaan Bahan Baku UD kary a Jat i
Data Barang hasil EOQ Laporan Penjualan
Laporan Pembelian
+
hasil_peramalan
Data order
Bagian Pem belian
Data Produksi Laporan Peramalan PPIC
Data barang
Bagian Produksi
Data Peramalan Data Rencana Produksi
9
Lampiran 2. DFD Level 0
1
Data_distribut or dat a_stock 4
ident itas_distribut or
Stock Barang
1 [Data Permint aan] Distribut or
[Data St ock Barang] Gudang
[Data Dist ributor] PENJUALAN
[Data Permint aan Barang]
[Data Barang] Data Barang
+ Data penjualan
3
Data Barang
2
Data Penjualan [Data Rencana Produksi]
PPIC
permintaan
2
mast er barang [Data barang] Bagian Produksi
[Data Produksi]
[Data Peramalan]
PERAMALAN
[hasil_peramalan] [hasil EOQ]
+
komponen
7
dat a peramalan dat a_kom ponen
Data Komponen
5
dat a EOQ
6
EOQ
Bagian Pem belian
Hasil Peramalan hasil_peramalan 3
[Data Komponen]
hasil EOQ
Supplier
Gudang
[Data Supplier] [Data St ock Komponen]
PEMBELIAN [Data Pembelian]
[Data order]
+ pembelian
9
Data Pembelian Detail_pembelian
4 PPIC PPIC
Bagian Pem belian
[Laporan Penjualan] LAPORAN
[Laporan Pembelian]
[Laporan Peramalan]
+
10
