ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN DAN PENJADWALAN BAHAN BAKU PRODUKSI PADA PT. DIVA MITRA BOGATAMA

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN DAN PENJADWALAN BAHAN BAKU PRODUKSI PADA PT. DIVA MITRA BOGATAMA Idham Zacky Akbar, Taufik Toweksa, Triswanto Susilo (Ir. Andre Michael Ricky Wajong, M.B.A , J. Sudirwan, SE., MM) Binus University, Jurusan Sistem Informasi dan Teknik Industri, Fakultas Teknik Jl. KH Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480, Indonesia [email protected], [email protected], [email protected]

ABSTRAK PT Diva Mitra Bogatama adalah perusahaan yang bergerak dibidang peracikan bumbu masak olahan dengan produk utamanya yaitu tepung bumbu. Permasalahan yang dihadapi pada PT Diva Mitra Bogatama yaitu sering terjadi kehabisan bahan baku yang mengakibatkan proses produksi tidak lancar. Untuk dapat mengatasi permasalahan tersebut maka perusahaan dapat melakukan perbaikan pada perencanaan bahan baku produksi dengan melakukan peramalan dengan metode exponential smoothing, selanjutnya menentukan reorder point dan safety stock agar dapat menentukan titik balik pemesanan kembali dan stok pengaman yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga meminimalisir resiko kehabisan bahan baku pada saat permintaan yang berlebih. Sedangkan untuk permasalahan penumpukan bahan baku dapat diatasi dengan menerapkan sistem informasi manajemen persediaan bahan baku untuk mengamati alur bahan yang masuk maupun bahan baku keluar. Kesimpulan yang diperoleh perusahaan dapat menjaga batas bahan baku sehingga tidak menghambat proses produksi yang diakibatkan kehabisan stok bahan baku. Kata Kunci : Forecasting, Reorder point, safety stock, exponential smoothing

ABSTRACT PT Diva Mitra Bogatama is a company who produced compounding seasoning with main product is seasoned flour. The problem faced by PT Diva Mitra Bogatama is often run out of raw materials resulting in the production process is not proceed smoothly. To solve the problem, the company make improvements of the raw materials planning by do the forecasting with using exponential smoothing method, then determine reorder point and safety stock in order to determine the turning point of reordering and safety stock required by the company to minimalize the risk of running out of raw materials at the time of excess demand. As for the raw material buildup problem can be solved by implementing a management information system inventories of raw materials to observe the flow of incoming materials and outcome materials. The conclusion, company can keep the limits of raw materials so the production process will be establish without out of stock raw material. Keyword : Forecasting, Reorder point, Safety stock, Exponential smoothing

PENDAHULUAN Pengendalian dan pemeliaraan persediaan merupakan permasalahan umum bagi organisasi dalam berbagai sektor ekonomi dan industry. Persediaan atau inventori adalah bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan (Baroto, 2002, p.52). Untuk itu pengelolaan kebutuhan bahan baku merupakan kegiatan yang sangat vital bagi perusahaan dalam mengupayakan kelancaran

proses produksi demi memenangkan persaingan dan mendapatkan profit yang sebesar-besarnya serta memberikan kepuasan kepada pelanggan. proses perencanaan manajemen persediaan dan penjadwalan bahan baku pada industri pangan karena produk jadi maupun bahan baku yang mudah mengalami penurunan kualitas mutu harus segera diproses pertama kali guna menghindari adanya kerugian dari produk atau bahan baku yang akan segera kadaluarsa. Selain itu perencanaan bahan baku memerlukan suatu sistem yang berfungsi sebagai sistem manajemen persediaan sehingga memungkinkan terciptanya pengadaan bahan baku yang tepat waktu baik jumlah maupun jenisnya. PT. Diva Mitra Bogatama merupakan perusahaan yang berpusat di daerah Jakarta timur yang bergerak dalam bidang produksi makanan olahan dengan produk utamanya yang berupa tepung bumbu (Seasoned Flour), tepung marinasi (Marinade Powder), bubuk bumbu dan aneka saus (Seasoning & Sauce Powder). Pada PT. Diva Mitra Bogatama sering kali merencanakan persediaan bahan baku tidak efisien sehingga tidak memaksimalkan keuntungan yang didapat oleh perusahaan tersebut, dan juga waktu yang digunakan tidak efektif. Demi mewujudkan visi & misi yang bertujuan memberikan kepuasan optimal kepada pelanggan dengan menciptakan produk berkualitas tinggi perusahaan ini menginginkan penerapan manajemen persediaan dan penjadwalan bahan baku terpadu yang terintegrasi dengan database system dengan melakukan kontrol ketat pada penyimpanan bahan baku maupun produk olahan jadi dengan menggunakan sistem pemindaian barcoding dan efektif sehingga bahan baku yang pertama kali masuk ke gudang dapat segera diproses pertama kali untuk menghindari penurunan kualitas. Dengan menggunakan metode Reorder Point maka dapat membantu perusahaan menentukan batas dari jumlah persediaan untuk dapat melakukan pemesanan kembali. Dan juga metode Safety Stock dapat menghindari kehabisan stok saat permintaan yang terlalu tinggi. Dalam menentukan titik pemesanan kembali dibutuhkan konsep peramalan (forecasting) untuk meramalkan jumlah produksi di bulan berikutnya. Dengan begitu jumlah persediaan bahan baku dapat terpenuhi sehingga meminimalisir resiko kehabisan bahan baku dan kebutuhan customer dapat selalu terpenuhi.

METODE PENELITIAN Metode yang dilakukan untuk penelitian secara singkat dijelaskan dalam diagram alir yang ditunjukkan pada gambar 1 dan 2.

Gambar 1. Diagram Alir Penelitian (bagian 1)

Penelitian dilakukan pada bulan September 2014 hingga Desember 2014 dan diawali dengan mengajukan surat survei kepada pihak perusahaan yaitu PT. Diva Mitra Bogatama. Setelah disetujui, maka melakukan observasi untuk mengetahui kondisi umum perusahaan tempat penelitian yaitu PT. Diva Mitra Bogatama. Observasi dilakukan dengan mewawancarai pemilik perusahaan serta melakukan pengamatan pada divisi PPIC. Dari observasi perusahaan, ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi pada PT. Diva Mitra Bogatama. Selanjutnya dirumuskan masalah agar penelitian cakupannya lebih terbatas, serta dirangkum tujuan-tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini.

Gambar 2. Diagram Alir Penelitian (Lanjutan) Setelah menentukan topik yang sesuai dengan fokus penelitian, dilakukan studi pustaka berdasarkan referensi baik dari sumber literatur maupun media lainnya. Studi pustaka ini ditujukan untuk memberikan pemahaman yang lebih jelas mengenai topik yang telah ditentukan untuk penelitian. Referensi yang diambil berasal dari buku, jurnal, maupun artikel terkait yang berhubungan dengan topik yang telah diambil. Studi pustaka diambil dari kedua tinjauan yaitu dari sisi Teknik Industri dan Sistem Informasi. Dari ilmu Teknik Industri diterapkan teori mengenai peramalan, model Reorder Point, Safety Stock dan juga Forecasting. Penelitian dilakukan dengan mengolah data yang telah dikumpulkan baik data penjualan barang, data nama barang dengan menggunakan perhitungan yang dibutuhkan dalam penerapan model Reorder Point dan Safety Stock.

HASIL DAN BAHASAN Pola Data Permintaan dan Perhitungan Kesalahan Peramalan Penelitian dilakukan dengan mengambil 10 sampel produk yang menjadi hasil produksi pada PT. Diva Mitra Bogatama. Setelah itu mengumpukan data produksi bulanan untuk setiap produk dari bulan Desember 2013 sampai dengan November 2014. Dari satu sampel data produksi tersebut digambarkan pola datanya terhadap rata-rata produksi untuk mengetahui pola data dari sampel penelitian. Pola data yang digambarkan didapatkan bahwa berbentuk pola data siklus sehingga dilakukan peramalan dengan menggunakan metode Moving Average, Weighted Moving Average, serta Exponential Smoothing. Pada gambar 3 menunjukan pola data pada sampel produk CC5

Gambar 3. Pola Data Produk CC5

Dilakukan perbandingan metode peramalan untuk menentukan metode peramalan yang paling baik digunakan berdasarkan tiga kriteria yaitu Mean Absolute Deviation (MAD), Mean Square of Error (MSE), dan Mean Absolute Percentage of Error (MAPE). Dari hasil yang dirincikan pada tabel 1, kecenderungan nilai MAD, MSE, dan MAPE yang terkecil terdapat pada metode Exponential Smoothing. Oleh karena itu dapat dikatakan metode Exponential Smoothing merupakan metode yang terbaik untuk seluruh contoh produk. Tabel 1. Perbandingan Kesalahan Peramalan Terkecil pada Sampel Penelitian Product CC1 CC5 LT 1 kg HC5 LS 1kg LS 1kg pedas LM 250gr LM 1000gr Predust 149 CCBB belmart

MA 89.56 120.66 35.48 61.11 70.44 32.44 34.07 20.30 289.26 153.78

MAD WMA 83.93 140.48 34.65 65.74 65.37 30.44 30.67 19.41 289.26 174.48

ES 273.55 108.69 28.42 46.77 66.16 24.72 33.05 21.39 218.83 132.22

MA 15437.26 28031.93 1960.30 6428.37 6185.04 1149.31 1475.98 621.14 109785.19 39053.06

Keterangan: LT 1Kg : Lotte Tempura 1 Kg LS 1 Kg : Lotte Serbaguna 1 Kg LS 1 Kg Pedas : Lotte Serbaguna 1 Kg Pedas LM 250gr : LM BC mix 250gr LM 1000 gr : LM BC mix 1000gr Predust 149 : Predust 149 D japfa 20 Kg

MSE WMA 16422.81 31095.57 2035.17 7087.19 5201.33 1051.51 1392.84 654.94 115694.91 48188.27

ES 81376.19 23751.61 1474.50 5596.16 5827.24 886.92 1408.37 626.07 72632.64 38412.13

MA 30.00% 35.12% 29.32% 24.81% 42.70% 21.77% 23.43% 14.71% 70.56% 36.03%

MAPE WMA 28.48% 38.95% 29.20% 26.90% 38.51% 20.62% 21.18% 13.96% 67.77% 39.60%

ES 81.34% 32.30% 22.47% 15.34% 42.54% 16.61% 22.88% 16.11% 52.03% 20.58%

ES : Exponential Smoothing MA : Moving Average WMA : Weighted Moving Average

Perhitungan Model Reorder Point dan Safety Stock Setelah diambil keputusan menggunakan metode Exponential Smoothing sebagi metode terbaik, selanjutnya dihitunglah titik pemesanan atau Reorder Point (ROP). Untuk menghitung Reorder Point bulan Desember 2014, digunakan jumlah produksi hasil peramalan menggunakan metode Exponential Smoothing. Permintaan bulanan tersebut dikonversi menjadi permintaan harian. Kemudian waktu pemenuhan pemesanan dari supplier atau lead time didapatkan selama 2 hari. ROP dihitung dengan menggunakan rumus berikut: ROP = d x L

Keterangan: ROP = Reorder Point d = demand atau permintaan per hari L = lead time atau waktu tunggu pemesanan (dalam hari) D = Permintaan dalam satu tahun atau satu periode ROP yang pertama dihitung, belum ditambahkan dengan persediaan pengaman atau Safety Stock. Untuk mengatasi permasalahan kehabisan stok yang diakibatkan variabilitas permintaan pada saat pemesanan ke supplier digunakan Safety Stock menggunakan rumus berikut: ROP = d x L + SS Dimana, Keterangan: SS = jumlah safety stock z = nilai dari tabel kurva normal berdasarkan tingkat pelayanan = standar deviasi permintaan Safety Stock didapat dengan memperkirakan persediaan pengaman dari data produksi harian bulan sebelumnya. Safety Stock bulan Desember 2014 menggunakan data penjualan harian dari bulan Februari 2014. Hasil perhitungan Safety Stock ini akan ditambahkan pada ROP. Dalam perhitungan Safety Stock ditentukan tingkat pelayanan yang digunakan adalah 95%. Persentase tingkat pelayanan yang semakin tinggi menunjukkan bahwa perusahaan akan memilik jumlah Safety Stock yang lebih banyak untuk memenuhi pesanan. Safety Stock didapat didapat dengan mengkonversi hasil peramalan bulan Desember 2014 menjadi jumlah produksi harian untuk dapat menentukan standar deviasi. Dalam perhitungan. Dalam menghitung Safety Stock tingkat pelayanan yang digunakan adalah 95%. Semakin tinggi tingkat pelayanan suatu perusahaan maka semakin tinggi perusahaan tersebut memiliki jumlah Safety Stock yang lebih banyak agar tidak kehabisan stok saat produksi terlalu tinggi. Tabel 2. Hasil Reorder Point dan Safety Stock Gula halus

ROP SS ROP + SS

76.6472 9.37782 86.025

Perancangan Sistem Informasi Persediaan Berbasis Desktop •

Navigation Diagram Untuk Bagian Gudang

•

Navigation Diagram Bagian Purchasing

•

Navigation Diagram Bagian PPIC

Gambar 4. Navigation Diagram untuk Bagian Gudang, Purchasing, dan PPIC Keadaan PT. Diva Mitra Bogatama saat ini masih menggunakan sistem manual dalam setiap pencatatan setiap proses, maka dalam memulai perancangan sebuah sistem informasi bagi perusahaan dibutuhkan analisis terlebih dahulu. Analisis ini mengkaitkan permasalahan apa saja yang ada dalam perusahaan dan kekurangan dalam proses bisnis yang berjalan pada saat ini. Dengan menggunakan diagram UML maka akan dibuat model yang akan menjelaskan kebutuhan dari sistem diantara lain adalah Activity Diagram, Event Table, Use Case Diagram, Use Case Description, Class Diagram, System Sequence Diagram dan Statechart Diagram. Sistem informasi yang di rancang pada PT Diva Mitra Bogatama ini berbasis desktop application dengan menggunakan bahasa pemprograman C# dan basis data menggunakan SQL Server 2000. Sistem ini dirancang dengan berbasis desktop dikarenakan PT. Diva Mitra Bogatama hanya mempunyai 1 cabang saja dan mempunyai kendala koneksi internet yang tidak stabil sehingga jika aplikasi dirancang dengan berbasis web dapat menganggu proses transfer data. Pada sistem informasi yang dirancang ini memiliki tiga jenis hak akses, yaitu hak akses untuk bagian gudang, hak akses untuk bagian purchasing dan hak akses untuk staff Production Planning & Inventory Control (PPIC) sesuai dengan aktor-aktor yang terdapat pada diagram use case. Bagian gudang memiliki akses terhadap menu Report dengan meliputi sub-sub menu status barang, purchase requisition, dan produksi.Sedangkan bagian purchasing memiliki hak akses terhadap menu Transaksi dengan meliputi sub menu pembelian dan sub menu purchase order, dan terakhir bagian PPIC memiliki hak akses

terhadap menu Report dimana dalam hal ini bagian PPIC dapat merubah status barang dan menghitung nilai ROP dan Safety Stock.

REFERENSI Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: LPFEUI. Jogiyanto. (2005). Sistem teknologi informasi :pendekatan terintegrasi:konsep dasar, teknologi, aplikasi, pengembangan dan pengelolaan. Yogyakarta: CV. Andi Offset. O'Brien, James A. (2003). Introduction to information systems : essentials for the e-business enterprise. Boston: Mc Graw Hill. Nasution, Arman Hakim. (2003). Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Surabaya: GunaWidya. Heizer, Jay, Render, Barry. (2006). Operation Management. New Jersey: Prentice Hall. Chriswan, Sungkono. (2009). Manajemen Operasi = Operation Management. Jakarta: Salemba Empat. Russel, R. S., & Taylor III, B. W. (2011). Operations Management. In R. S. Russel, & B. W. Taylor III, Operations Management. Prentice Hall. Rangkuti, Freddy. (2004). Analisis SWOT teknik membedah kasus bisnis: reorientasi konsep perencanaan strategis untuk menghadapi abad 21. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Render, B., Stair, R.M., & Hanna, M.E. (2012). Quantitative Analysis for Management: Eleventh Edition, Pearson. Baroto, Teguh.(2002). Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Jakarta: Ghalia. Zulian Yamit. (2005). Manajemen Kualitas Produk dan Jasa. Ekonisia, Jakarta. George M.Scott. 2001. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Mc.Graw-Hill, inc. Jakarta. Adi Nugroho. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berbasis Objek dengan Metode USDP. Andi. Yogyakarta Whitten, J.L., Bentley, L.D., & Dittman, K.C. (2004). System Analysis Design Methods: Sixth Edition, New York: McGrawHill. Satzinger, J.W. (2010). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process, Thomson Course Technology. Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. (2010). Management Information Systems (11th Edition). New Jersey : Pearson Prentice Hall. Miller, Matthew K; Childers, Ashley Kay; Taaffe, Kevin M. (2009). Improving Reorder Quantities and Forecasting Methodologies through Simulation. IIE Annual Conference. Proceedings, 6, 1664-1669. Tersine, R.J. (1994). Principles of Inventory and Material Management: Fourth Edition, New Jersey: Prentice Hall. Ferrante, Simona; Bonacina, Stefano; Pinciroli, Francesco. (2013). Modelling Stroke Rehabilitation Processes Using The Unified Modeling Language (UML). Computers in Biology and Medicine, 43.10, 1390. Heaney, Michael, (1995). Object-oriented Cataloging. Information Technology and Libraries, 14.3, 135.

RIWAYAT PENULIS Idham Zacky Akbar lahir di Kota Jakarta pada tanggal 18 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang keilmuan Teknik Industri dan Sistem Informasi pada tahun 2015. Taufik Toweksa lahir di Kota Bandung pada tanggal 14 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang keilmuan Teknik Industri dan Sistem Informasi pada tahun 2015. Triswanto Susilo lahir di Kota Tangerang pada tanggal 21 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang keilmuan Teknik Industri dan Sistem Informasi pada tahun 2015.