RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDATAAN DAN PENDISTRIBUSIAN ZAKAT PADA BADAN AMIL ZAKAT NASIONAL PROV. KEP. BANGKA BELITUNG Arie Oktafriyanto Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend.Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Email :
[email protected] ABSTRACT
Baznas Prov. Kep. Bangka Belitung zakat is the governing body established under Law No. 38 of 1999 on the management of zakat. In practice, Baznas collect and distribute zakat obtained. But in the process of distribution of zakat, there are things that are assessed to be less effective if it continues to be used to improve the performance Baznas. Therefore, the authors propose to build an object-oriented computerized system using the Unified Modeling Language as a tool in the analysis and design. The technology used in the development of system software using Visual Basic as the programming language and the Microsoft Office Access 2010 as the database. With the construction of this system, is expected to improve the performance Baznas Prov. Kep. Bangka Belitung in terms of distribution of zakat. Keyword : Baznas, System, Distribution, Zakat 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Bangka Belitung sebagai provinsi yang baru dibentuk dalam beberapa tahun terakhir juga ikut bekerjasama dalam pengelolaan zakat di Indonesia khususnya wilayah Prov. Kep. Bangka Belitung. Dalam proses penghimpunan zakat di wilayah Bangka Belitung, BAZNAS Prov. Kep. Bangka Belitung terus mengalami peningkatan dalam penghimpunan zakat. Seiring dengan hal tersebut, BAZNAS Prov. Kep. Bangka Belitung juga berusaha untuk meningkatkan penyaluran zakat kepada 8 (delapan) asnaf yang telah ditentukan dalam Al Qur’an Surah At Taubah ayat 60. Semakin banyaknya transaksi penyaluran zakat, tentunya semakin banyak juga proses yang harus terekam dengan baik agar dapat mengurangi resiko kekeliruan data di kemudian hari. Proses pencatatan yang dilakukan secara manual dinilai sudah sangat sulit dilakukan terutama ketika akan diperlukannya data dalam waktu yang cukup
singkat. Diperlukan sebuah sistem yang mampu menampung semua aktifitas mulai dari pendataan, pencatatan proses transaksi hingga pelaporan agar BAZNAS Prov. Kep. Bangka Belitung lebih dapat meningkatkan pelayanan dan meningkatkan kinerja dalam bidang penyaluran zakat. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, penulis memandang penting mengangkat masalah diatas ke dalam skripsi dengan mengambil judul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pendataan dan Pendistribusian Zakat pada Badan Amil Zakat Nasional Prov. Kep. Bangka Belitung Berbasis desktop. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat diidentifikasi masalah pada bidang pendistribusian sebagai berikut : a. Banyaknya proses yang dilakukan secara manual dinilai tak lagi efektif untuk bersaing di era teknologi sekarang ini,
b. c. d.
Arsip Fisik yang sering tidak tersimpan dengan baik (sering hilang), Diperlukan sistem yang dapat digunakan semudah mungkin oleh pengguna, Sistem yang dibangun mencakup pencatatan proposal masuk, pendataan mustahiq berdasarkan beberapa kategori, segala jenis transaksi penyantunan mustahiq berdasarkan beberapa jenis kategori, hingga pembuatan laporan.
1.3 Batasan Masalah Untuk lebih terarah, penulis membatasi masalah yang akan dilakukan dalam perancangan sistem ini, diantaranya : a. Proses Penerimaan Proposal b. Proses Survey c. Proses Permohonan Dana d. Proses Pendistribusian e. Laporan Pendistribusian tahunan 1.4 Metode Penelitian Pada penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif, yaitu metode yang menggambarkan suatu keadaan atau permasalahan yang sedang terjadi berdasarkan fakta dan datadata yang diperoleh dan dikumpulkan pada waktu melaksanakan penelitian. 1.5 Tujuan Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian dan penyusunan Skripsi ini antara lain: a. Untuk mengetahui dan memahami proses kerja pada Bid. Pendistribusian di Baznas Prov. Kep. Bangka Belitung, b. Untuk mengetahui secara detail proses transaksi yang terjadi pada Bid. Pendistribusian Baznas Prov. Kep. Bangka Belitung, c. Memberikan solusi kemudahan proses kerja dengan sistem yang akan dibangun, d. Membantu membangun Baznas Prov. Kep. Bangka Belitung menjadi lembaga yang lebih modern dan canggih.
2 Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Informasi Menurut Sutabri (2012:3), mengatakan bahwa sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama sama lain dan terpadu.
Pengertian informasi menurut Sutabri (2012:22), adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) nyata (fact) yang digunakan untuk mengambil keputusan. Menurut Sutabri (2012:38), Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Menurut Sutabri (2005), ” Sistem informasi manajemen merupakan suatu pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat dan dapat memberikan kemudahan bagi proses manajemen 2.3 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek dengan UML Menurut Jeffrey L. Whitten dalam bukunya yang berjudul System Analiys and Design Methods (2004:430) , UML (Unified Modelling Language) adalah satu set peragaan konvensi yang digunakan untuk menetapkan atas menguraikan suatu sistem perangkat lunak dalam bentuk objek. Menurut Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (2014 : 282) Pemrograman berorientasi objek adalah pemrograman yang menggunaka prosedur dengan menganggap suatu objek adalah bagian dari sebuah sistem. 2.4 Visual Basic 2008 Berdasarkan buku yang berjudul Semua Bisa Menjadi Programmmer VB 6 Hingga VB 8 (Yuniar Supardi,2011), Microsoft Visual Basic 2008 merupakan bahasa pemrograman yang powerfull dalam membangun sistem aplikasi. 2.5 Microsoft Office Access 2007 Menurut Imam Heryanto ( 2009:1) database pada Microsoft Access 2007 adalah sekumpulan objek yang tgerdiri dari tabel, query, form dan report.
2.6 Microsoft Visio 2007 Menurut Wahana Komputer (2009;1) Microsoft Visio 2007 adalah salah satu program yang dapat digunakan untuk membuat diagram. 2.7 Rational Rose Menurut Suhendar dan Hariman Gunadi (2002), pengertian Rational Rose adalah software yang memiliki perangkat-perangkat pemodelan secara visual untuk membangun suatu solusi dalam rekayasa software dan pemodelan bisnis. 2.8 Microsoft Office Project Menurut Adi Kusrianto (2005:3), Microsoft Office Project 2003 adalah software yang digunakan untuk suatu sistem perencanaan yang dapat membantu dalam menyusun penjadwalan suatu proyek atau rangkaian kerja.
secara rinci untuk mengetahui biaya proyek tersebut. 3.4
Struktur Tim Proyek Berupa Tabel RAM Responsibility Assignment Matrix ( RAM ) merupakan suatu bentuk pemetaan sumber daya kepada aktifitas dalam tiap prosedur. 3.5 Skema Struktur Proyek Struktur organisasi proyek secara umum dapat diartikan dua orang atau lebih yang melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama-sama dengan kemampuan dan keahliannya masing-masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai yang direncanakan. 3.6 Analisa Resiko Resiko proyek adalah peristiwa tidak pasti yang bila terjadi akan memiliki efek positif atau negatif terhadap tujuan proyek (bisa berupa biaya, waktu, mutu, ruang lingkup).
3 Pengelolaan Proyek 3.1 Project Execution Plan Pelaksanaan Rencana Proyek (PEP) adalah Analisa dan Perancangan Sistem dokumen operasional untuk proyek yang 4 direncanakan. Hal ini dimiliki, dipelihara dan 4.4 Use Case Diagram dimanfaatkan oleh Manajer Proyek dan Tim Proyek untuk mendukung pengiriman output proyek yang telah disepakati. PEP adalah tanggung Entry Proposal jawab Manajer Proyek dan merupakan aliran atau jalur dimana memungkinkan efektif sehari-hari (operasional) pengelolaan dan pengendalian proyek. Entry Surveyor PEP ini memperluas Rencana Bisnis Proyek yang merupakan rencana yang telah disetujui Entry Survey menggambarkan “apa” yang akan terjadi dalam proyek. Dokumen ini menyediakan anggota Tim Entry Asnaf Proyek baru, atau Manajer Proyek baru dengan Bid.Pendistribusia n kemampuan untuk memulai selama proyek, dan terus melakukan kegiatan-kegiatan proyek secara Cetak Daftar_Terima konsisten dan berkesinambungan. Dokumen harus ditinjau ulang dan diubah untuk Cetak Permohonan_Dana memenuhi kondisi berubah selama masa hidup proyek. Entry Daftar_Distribusi
3.2 Penjadwalan Proyek Pengorganisaan kegiatan proyek adalah suatu pengembangan proyek harus diorganisasikan untuk menghasilkan output yang terukur bagi manajemen dan penentuan progress. 3.3 Rencana Anggaran Biaya (RAB) Dalam merencanakan suatu proyek, adanya rencana anggaran biaya merupakan hal yang tidak dapat diabaikan. Rencana anggaran biaya disusun berdasarkan dimensi dari proyek yang telah direncanakan secara detail, yang akan disusun
Cetak Kuitansi_Pengeluaran
Cetak Laporan_Tahunan
Gambar 4.1 Usecase Diagram
Mustahiq
Bendahara
4.5 ERD (Entity Relationship Diagram) N
SURVEYOR
lakukan
4.7 Rancangan Layar a. Rancangan Layar Menu Utama
Kd_Surveyor Nm_Surveyor Jabatan
Sistem Informasi Manajemen Pendataan dan Pendistribusian Zakat Kd_Surveyor Nomor_Form_Survey Jabatan
MASTER
TRANSAKSI
LAPORAN
KELUAR
M
SURVEY
1
Nomor_Form_Survey Id_Mustahiq
jadi
1 ID_Mustahiq Nama Alamat Kategori
1
ASNAF N
1
Nomor_Form_Survey Hari Tgl Waktu Status_Tempat_Tinggal Kondisi_Tempat_Tinggal Pendidikan Pekerjaan_Penghasilan Data_Keluarga Kesehatan Pendapatan Status_Pribadi Jmlh_saudara Hubungan_sbg Tanggungan Uraian_pendidikan Uraian_kesehatan Uraian_pekerjaan Uraian_pendapatan Pertanyaan1 Pertanyaan2 Pertanyaan3 Pertanyaan4 Pertanyaan5 Rekomendasi
1
proses
PROPOSAL
Nomor_Form_Survey Nomor_Proposal
Nomor_Proposal Tgl_Diterima Nama_Pemohon Isi Proposal Keterangan Jumlah_Dana_Dibutuhkan NoTelp Alamat_pemohon pekerjaan
M
N
buat masuk
ID_Mustahiq No_Daftar_Distribusi Sumber_Dana Keterangan_Dana
Id_Mustahiq No_Daftar_Terima Jumlah_Terima Program Keterangan
Lamp_DAFTAR_PEN ERIMA
1
1 No_Daftar_Terima Tanggal Jenis_Bantuan
untuk
Gambar 4.4 Rancangan Layar Menu Utama
No_Daftar_Terima No_Surat_Permohonan
M 1
punya
DAFTAR_DISTRIBUSI No_Daftar_Distribusi Tgl_Distribusi
No_Kuitansi ID_Mustahiq
b. Rancangan Layar Entry Data Surveyor
1
hasil 1 No_Daftar_Terima No_Daftar_Distribusi
dapat
No_Daftar_Distribusi No_Kuitansi
PERMOHONAN PENCAIRAN
Entry Surveyor Kembali
No_Surat_Permohonan Tanggal Perihal lampiran
Kode Surveyor
Auto
Nama Lengkap
Input
Jabatan
Input
M
M
KUITANSI_PENGELUARAN
No_Kuitansi Tgl_Kuitansi UtkPembayaran Pos_Anggaran Nilai Terbilang
Simpan
Gambar 4.2 ERD (Entity Relationship Diagram)
No.
Kode Surveyor
Nama Lengkap
Batal Jabatan
4.6 Struktur Tampilan Sistem Informasi Manajemen Pendataan dan Pendistribusian pada Badan Amil Zakat Nasional Prov. Kep. Bangka Belitung
Sistem Informasi Manajemen Pendataan dan Pendistribusian Zakat
Gambar 4.5 Rancangan Layar Entry Data Surveyor Bid. Pendistribusian
MASTER
TRANSAKSI
LAPORAN
c. Rancangan Layar Transaksi Cetak Daftar Terima Cetak Daftar Terima Kembali
Entry Proposal
Entry Asnaf
Entry Surveyor
Cetak Daftar_Terima Cetak Permohonan Dana Cetak Kuitansi_Pengelua ran Entry Survey Entry Daftar Distribusi
Gambar 4.3 Struktur Tampilan
Cetak Laporan_Tahunan
Nomor Daftar Terima
Auto
Tanggal
Dd/mm/yyyy
Jenis Bantuan
Input
Nomor Daftar Terima No.
Nama
Display Alamat
Kategori
Jumlah Diterima (Rp)
Program
Keterangan
Asnaf ID Mustahiq
Select
Nama
Display
Alamat
Display
Kategori
Display
Jumlah Terima
Input
Program
Input
Keterangan
Input
Total Rp. Auto
Cetak
Tambah >> Sistem Informasi Manajemen Pendataan dan Pendistribusian Zakat
Gambar 4.6 Rancangan Layar Cetak Daftar Terima
Batal
4.8 Sequence Diagram a. Sequence Diagram Entry Data Surveyor
b. Sequence Diagram Cetak Daftar Terima
: Bid. Pendistribusian
: FormUtama
: FrmDaftarTerima
: CtrlDaftarTerima
: DaftarTerima
Open( )
: Bid. Pendistribusian
: FormUtama
: FrmSurveyor
: CtrlSurveyor
: Surveyor
OpenDaftarTerima( )
OpenDaftarTerima( )
GetDaftarTerima( )
AutoNumber( )
Open( ) InputDaftarTerima( )
OpenSurveyor( )
InputDaftarTerima( )
OpenSurveyor( )
getSurveyor( )
loop
SelectAsnaf( ) SelectAsnaf( )
AutoNumber( )
getAsnaf( )
DisplayAsnaf( )
InputBuat( )
InputSurveyor( )
InputBuat( )
InputSurveyor( ) Tambah( )
Tambah( ) DisplayListview( )
Simpan( ) Simpan( )
Simpan( ) cetak( ) cetak( )
SimpanDaftarTerima( ) loop
SimpanBuat( )
Batal( ) Batal( ) Blank( )
Batal( )
batal( ) blank( )
Kembali( )
kembali( )
kembali( )
keluar( )
Gambar 4.7 Sequence Diagram Entry Data Surveyor
kembali( ) exit( )
Gambar 4.8 Sequence Diagram Cetak Daftar Terima
5 Penutup 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan bahwa : 1. Sistem Informasi manajemen pendistribusian zakat yang dibuat hanya mencakup ruang lingkup kegiatan di bidang pendistribusian zakat, 2. Sistem yang dibangun membantu bidang pendistribusian dalam proses pencatatan proposal, hingga proses pelaporan hasil distribusi, 3. Sistem informasi manajemen pendistribusian zakat sudah merupakan sistem yang terkomputerisasi dan menjadi solusi pencatatan data yang lebih rapi,
: buat
: Asnaf
5.2 Saran
Daftar Pustaka
Sistem yang dibangun masih memiliki kekurangan dan keterbatasan, oleh sebab itu ada beberapa hal yang perlu dikembangkan oleh peneliti selanjutnya agar sistem dapat berguna menjadi lebih baik, antara lain : a. Dalam pelaporan, akan lebih baik jika disesuaikan dengan format pelaporan berdasarkan PSAK 109, b. Perlu ditambahkan fitur-fitur keamanan data agar data tidak bisa dimanipulasi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, c. Perlunya fitur Autobackup untuk membackup segala data-data transaksi yang telah terekam agar lebih menjamin keamanan data jika dikemudian hari terjadi kerusakan atau bencana alam yang mengakibatkan hilangnya seluruh data, d. Menambahkan metode Sistem Pendukung Keputusan (SPK) untuk menilai kelayakan calon mustahiq sebelum menjadi mustahiq dan tercatat di database Sistem yang dibangun.
[1] Al-Qur’an [2] Al-Zuhayly, Dr. Wahbah. Zakat Kajian Berbagai Mazhab. Bandung : Remaja Rosdakarya, 2008. [3] Jogianto, Hartono. Analisis dan Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, 2005. [4] Kendall, Kenneth E. dan Kendall Julie E. Analisis dan Perancangan Sistem. Edisi 5. Jilid 1. Jakarta : Gramedia, 2010. [5] Munawar, Ahmad. Pemodelan Visual dengan UML. Jakarta : Graha Ilmu, 2005. [6] O’Brien, James A. dan George M. Marakas. Introductions to Information Systems. Edisi 15. Newyork : McGrawHill, 2010. [7] Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. [8] Whitten, Jeffery L, et al. Sistem Analysis dan Design Methods. New York : McGraw-Hill/Irwin, 2004.
