RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI E-PROCUREMENT PADA PDAM SURYA SEMBADA KOTA SURABAYA Hedy Haryanto1) 1)
S1/ Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, Email:
[email protected]
Abstract : In a goverment instation, the procurement of goods and services is a very important activity. The problem faced in this era is the procurement of goods or services process done manually. Refers to the procedure which must done to do the Keputusan Presiden No. 54 Tahun 2010 (Presidential Decree No. 54, 2010), its process will take much time and cost. The solution to handle the problem is by making an e-procurement application which help the procurement of goods or services. With e-procurement then some supplying process steps can be done by internet, there are the announcement of the project was auctioned, registration of candidate partner, the tender document, arranging partner list, announcement of winners, and so on. Depends on the implementation result and testing which done by researcher with qualification method so the e-procurement can help the solution of procurement of goods or services that is as long as this is done manually. Keyword: knowledge, multimedia, video, Knowledge Management System. Penerapan teknologi dan informasi
Proses
pengadaan
sebagai salah satu cara mencerdasan bangsa.
membutuhkan
Dengan media internet kita bisa mendapat
melibatkan beberapa pihak seperti rekanan
informasi baik dari dalam maupun luar
selaku rekan kerja, panitia dan admin selaku
negeri. Melalui teknologi dan informasi ini
perwakilan
dapat dimanfaatkan oleh pemerintah dalam
pengadaan barang/jasa didasarkan pada pada
membantu meningkatkan pelayanan kepada
keputusan
masyarakat. PDAM Surya Sembada Kota
nomor 54 tahun 2010 Tentang Tata Cara
Surabaya adalah perusahaan daerah penyedia
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
produk
dan
jasa
yang
menyediakan
kebutuhan air bersih yang terus - menerus melakukan
dari
Presiden
Dalam
yang
panjang
perusahaan.
Republik
pelaksanaanya
Metode
Indonesia
pengadaan
barang/jasa pemerintah terdapat masalah dan
yang timbul akibat lambatnya informasi yang
hal
sampai kepada rekan kerja, prosedur yang
tersebut, tentu terdapat proses pengadaan
terlalu panjang dari meja ke meja, sehingga
barang/jasa.
berdampak pada keterlambatan pembayaran.
pembangunan.
Untuk
inovasi
proses
barang/jasa
melakukan
Dalam hal metode pelelangan manual dinilai
tidak
memudahkan
pihak
rekanan
dan
dapat dilakukan selama 24jam serta dapat
perusahaan dalam proses pelelangan. Pada
dilakukan
saat ini jika perusahaan ingin mengadakan
internet. Sehingga
pelelangan harus membuat undangan yang
langsung antara penyedia barang/jasa dengan
ditujukan kepada rekanan untuk mengikuti
panitia pengadaan menjadi semakin kecil,
rapat penjelasan yang dilaksanakan di kantor
keuntungan lain adanya pengurangan atau
pusat.
proses
efisiensi kertas, kemudian akurasi data lebih
mengajukan penawaran, evaluasi penawaran,
tinggi, mengurangi kesalahan–kesalahan dan
penetapan pemenang sampai penunjukkan
semua proses menjadi transparan.
Kemudian
menyusul
pemenang. Proses pelelangan saat ini sangat
dimana
Sistem
saja
berkat
adanya
peluang untuk kontak
elektronik
tersebut
menyita waktu, tenaga, dan biaya. Selain itu
mendapatkan sertifikasi secara internasional.
perusahaan kesulitan dalam menentukan
(Komisi Pemberantasan Korupsi, 2009).
rekanan
yang
berkompetensi
dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.
LANDASAN TEORI
Dibutuhkan sebuah media yang dapat
Definisi Pengadaan Barang dan Jasa
membantu rekanan untuk melakukan proses
Pengadaan barang dan jasa merupakan
pelelangan yang dapat mencegah terjadinya
suatu kegiatan pengadaan dalam hal untuk
korupsi, meringankan waktu, tenaga dan
mendapatkan barang dan jasa. Tahap-tahap
biaya dalam pengadaan barang dan jasa
dalam pengadaan barang dan jasa dengan
pemerintah. Dengan mengacu pada prosedur
metode prakualifikasi yaitu : (Hermawan,
yang harus dilakukan untuk melaksanakan
2008:7)
amanat Keputusan Presiden No. 54 Tahun
1. pengumuman prakualifikasi
2010, hal tersebut akan menyita waktu dan
2. pengambilan dokumen prakualifikasi
biaya. Pemerintah kota Surabaya sudah lebih
3. pemasukan dokumen prakualifikasi
dulu mengimplementasikan e-procurement
4. evaluasi dokumen prakualifikasi
sebagai sarana penunjang dalam sistem
5. penetapan hasil prakualiflkasi x
pengadaan barang/jasa.
6. pengumuman hasil prakualifikasi
Untuk itu PDAM Surya Sembada
7. masa sanggah prakualifikasi
Kota Surabaya juga memerlukan suatu sistem
8. undangan kepada peserta yang lulus
informasi
prakualifikasi
pengadaan
barang
secara
elektronik (e-procurement) berbasis web.
9. pengambilan dokumen lelang umum
Diharapkan
10. penjelasan
dengan
adanya
pembuatan
sistem e-procurement ini dapat meningkatkan
11. penyusunan berita acara penjelasan
kualitas pelayanan karena proses pelelangan
dokumen lelang dan perubahannya
12. pemasukan penawaran
secara elektronik. Proses ini menawarkan
13. pembukaan penawaran
platform real-time untuk menjalankan
14. evaluasi penawaran
bisnis
15. penetapan pemenang
kesempatan
16. pengumuman pemenang
memotong
17. masa sanggah
efektivitas organisasi, dan memperbaiki
18. penunjukan pemenang
customer service.
19. penandatanganan kontrak
sementara
Sesuai
menyediakan
yang
sinifikan
biaya,
dengan
untuk
meningkatkan
defmisi-defmisi
e-
procurement di atas, dapat disimpulkan Definisi e-Procurement
bahwa
Secara umum, e-procurement atau yang
e-procurement
tercakup dari mulai proses
yang
sebenarnya
proses identifikasi
biasa dikenal dengan e-proc sebagai proses
barang,
pelelangan,
pembayaran
pengadaan barang dan jasa yang dilakukan
online hingga tahap manajemen kontrak.
dengan berbasis internet sehingga proses transaksi antara buyer dan supplier dilakukan secara online dengan cepat, aman, dan mudah.
MacManus,
(2002),
E-
procurement adalah penggunaan internet untuk melakukan 'kombinasi fungsi dari pengadaan, control inventori, lalu-luitas dan transportasi, penerimaan dan mspeksi, peny'mpanan, pengeluaran, dan disposal'. 2. Menurut Przymus, (2003), E-procurement adalah penggunaan sistem berbasis web untuk melakukan proses pemilihan vendor potensial, penawaran, pemesanan, dan pengiriman, invoice, dan pembayaran online dengan berbagai macam supplier. 3. Menurut
Anderson,
(2004),
HUKUM
PENGADAAN
BARANG DI INDONESIA Dasar Hukum
Beberapa definisi e-procurement: 1. Menurut
LANDASAN
E-
procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk operasi sebuah organisasi yang dilakukan
1. Keppres No. 80 Tahun 2003, tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah 2. Inpres No. 5 Tahun 2003, tentang Paket Kebijakan
Ekonomi
Menjelang
dan
Sesudah Berakhimya Program Kerjasama Dengan International Monetary Fund 3. Inpres No. 5 Tahun 2004, tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi 4. Perpres No. 8 tahun 2006, tentang Perubahan
Keempat
atas
Keputusan
Presiden No. 8 Tahun 2003 (tentang Pedoman
Pelaksanaan
Barang/Jasa Pemerintah)
Pengadaan
Peraturan Perundangan
pengadaan
1. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003
berlangsung secara manual. PDAM Surya
Tentang
Kebijakan
dan
Strategi
barang/jasa
saat
ini
masih
Sembada Kota Surabaya membutuhkan alat
Pengembangan e-Government
bantu sebagai media komunikasi antara pihak
Lamp. 1 : Menteri dalam melakukan
rekanan dan pihak panitia. Dengan sistem E-
pemantapan e-Gov perlu membuat situs
Procurement proses pengumuman pelelangan
transaksi
pekerjaan dilakukan melalui media internet.
elektronik
dalam
pelayanan
publik.
Demikian proses penawaran harga yang
2. Keputusan Presiden Nomor SO Tahun 2003
Tentang
Pengadaan
Pedoman
Pelaksanaan
Barang/Jasa
Instansi
dilakukan rekanan hanya menginputkan nilai penawaran
dikehendaki
melalui
media
aplikasi web PDAM Surya Sembada Kota
Pemerintah.
Surabaya yang kemudian disimpan ke server.
pasal 3 : Pengadaan barang/jasa wajib
Dokumen spesifikasi pelelangan pekerjaan
menerapkan prinsip-prinsip - terbuka dan
diberikan kepada rekanan melalui aplikasi
bersaing.
web,
pasal 10 : Panitia/Pejabat pengadaan harus
mengunduh
mengumumkan
penentuan
melalui
pengadaan
media
cetak
barang/jasa dan
papan
sehingga
rekanan
dan
hanya
cukup
menyimpannya.
Dalam
penunjukkan
sepenuhnya
keputusan
pemenang
berada
ditangan
pengumuman resmi untuk penerangan
panitia pelelangan, penilaian yang dilakukan
umum dan jika memungkinkan melalui
berdasarkan
media elektronik.
administrasi dan nilai penawaran yang
Surat
Edaran
Menteri
kelengkapan
data
No.
ditawarkan masing-masing rekanan. Dengan
21/SE/M/2007, Perihal Penerapan Pengadaan
sistem E-Procurement ini ditujukan untuk
Barang/Jasa
(e-
meminimalisir pertemuan antara penyedia
Procurement) di Lingk, Dep. PU TA 2008
barang/jasa dengan panitia lelang maupun
dengan meningkatkan kualitas Pelaksanaan
dengan
dan
Dengan alat bantu ini diharapkan akan
Secara
Kuantifas
PU
dari
Elektronik
Penyebaran
Pengertian
Inventarisasi.
penyedia
membantu
rekanan
barang/jasa
dan
lainnya.
panitia
untuk
melakukan proses pelelangan yang dapat METODE PENELITIAN
meringankan waktu, tenaga dan biaya.
Analisa Permasalahan Berdasarkan hasil analisis yang
Dari penjelasan tersebut, sistem dapat dibedakan menjadi 2(dua) sub sistem,
dilakukan pada proses bisnis PDAM Surya
yaitu :
Sembada Kota Surabaya, proses pelelangan
a)
Sub sistem rekanan
b)
Sub sistem dinas
Surya Sembada. Pada bagian panitia lelang,
Selain kedua sub sistem tersebut,
perangkat lunak dirancang untuk membantu
ada beberapa sub sistem pendukung dalam
panitia
aplikasi ini yaitu sub sistem administrator
kualifikasi dan penawaran dari penyedia
dan juga sub sistem penyedia data. Dalam
barang/jasa dalam proses lelang pengadaan
sub sistem administrator terdapat fasilitas
barang/jasa.
untuk
mengatur
jadwal
umum
sistem
pascakualifikasi
maupun sistem prakualifikasi. Dalam proses pengadaan
barang/jasa,
pembatasan
waktu
perlu
diberikan
pelaksanaan
untuk
yang
kemudian
Perlunya
fasilitas
bagi
perusahaan
sebagai pengguna barang/jasa untuk mengevaluasi penawaran dan kualifikasi
Use case diagram digunakan untuk menspesifikasikan interaksi antara use case dan actor. Dimana, actor dalam sistem ini adalah user tamu, admin, dan rekanan yang
Procurement.
Sedangkan
use
case
sistem dari pandangan user pemakai. Berikut akan dijelaskan use case diagram untuk masing-masing sistem yang ada dalam aplikasi
penyedia barang/jasa. 2.
Use Case Diagram
menggambarkan fungsionalitas utama dari
muncul adalah : 1.
mengevaluasi
berinteraksi langsung dengan sistem E-
disesuaikan dengan aturan yang ada. Permasalahan
dalam
dari
pelaksanaan lelang setiap periode baik menggunakan
lelang
Perlunya fasilitas bagi perusahaan untuk
e-procurement
PDAM
Surya
Sembada Kota Surabaya.
memasukkan dokumen lelang dan juga menjawab pertanyaan dari penyedia barang/jasa sebagai proses penjelasan suatu kegiatan. Dari
hasil
analisis
terhadap
permasalahan diatas, penulis akan membuat suatu aplikasi yang berguna sebagai media perantara bagi penyedia barang/jasa dan pengguna barang/jasa. Pada bagian penyedia barang/jasa, perangkat lunak dirancang untuk memberikan fasilitas dan kemudahan bagi penyedia barang/jasa dalam mengikuti proses
Gambar 1. Use Case Diagram Aplikasi
pengadaan barang/jasa di lingkungan PDAM
Untuk Tamu
dijalankan. Pada tampilan ini terdapat dua textbox yaitu Username dan password. Selain itu tampilan ini memiliki tombol untuk melakukan login. Tampilan halaman login user dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 2. Use Case Diagram Aplikasi untuk Rekanan
Gambar 4. Tampilan Login User 2. Home User Tampilan
halaman
home
user
merupakan tampilan untuk masuk ke menu sistem jika berhasil melakukan login. Selain itu terdapat menu-menu yang dapat dipilih untuk melakukan proses selanjutnya sesuai hak akses yang dimiliki. Pada saat login sistem memeriksa apakah username dan password sudah benar, jika sudah maka akan muncul tampilan home sesuai hak akses. Gambar 3. Use Case Diagram Aplikasi Untuk Web Administrator
Tampilan halaman home untuk level user rekanan dapat dilihat pada gambar 5.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tujuan dari aplikasi ini adalah merancang
dan
eprocurement
membangun
dalam
proses
aplikasi pengadaan
barang dan jasa pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. 1. Login User Halaman login merupakan halaman pertama
yang
muncul
ketika
sistem
Gambar 5. Home User
3. Pemasukan Penawaran Tapilan
halaman
pemasukan
penawaran yang ada pada menu paket pekerjaan digunakan untuk mengisi nilai harga
penawaran
yang
diajukan.
Dan
kemudian disimpan ke database server. dapat dilihat pada gambar 6.
Gambar 7. Halaman Calon Pemenang 4.3.1 Tampilan Hasil Pengadaan Tampilan halaman hasil pengadaan merupakan tampilan yang digunakan untuk menampilkan
informasi
tentang
seluruh
kegiatan pengadaan barang dan jasa. Beserta informasi
kualifikasi,
bidang,
peminat,
penawar, calon pemenang dan pemenang. Tampilan halaman agenda dapat dilihat pada gambar 8. Gambar 6. Pemasukan Penawaran 4. Halaman Calon Pemenang Tampilan halaman calon pemenang merupakan hasil dari kualifikasi pengadaan pekerjaan yang diikuti beberapa rekanan dan diambil satu calon pemenang. Tampilan halaman video dapat dilihat pada gambar 7. Gambar 8. Tampilan Hasil Pengadaan
data
Kesimpulan
(storage).
Dengan
menggunakan
Dari hasil studi pustaka, analisa,
teknologi kriptografi, digital signature dan
desain, implementasi, dan evaluasi serta
proses enkripsi (penyandian, pengkodean)
proses pengadaan barang dan jasa dapat
dapat mempersulit perubahan dan pembacaan
disimpulkan :
data tersebut bagi pihak yang tidak berhak.
1. E-Procurement
dapat
memberikan
kemudahan kepada vendor atau calon rekanan untuk mendapatkan informasi tentang pelelangan. 2. Prosedur dalam Sistem Informasi EProcurement PDAM Surya Sembada Kota
DAFTAR PUSTAKA
____________, 2006. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa. Semarang: Universitas Diponegoro. ____________, 2009. Alur Pelelangan Pemerintah kota Surabaya. Surabaya: Pemkot Surabaya.
Surabaya sudah sesuai dengan prosedur pengadaan
barang
dan
jasa
tahap
penawaran
sampai
tahap
penunjukan
pemenang dengan metode prakualifikasi. 3. Penggunaan
Sistem
Informasi
E-
Procurement dilakukan selama 24 jam berdasarkan waktu yang telah ditentukan setiap
tahapan
nya,
sehingga
dapat
mempersingkat waktu pelelangan. 4. Penggunaan sistem e-procurement dapat
mengurangi intensitas pertemuan antara penyedia
barang/jasa
dengan
Ghozali, Khakim & Tjahyanto, Aris.(2007). Identifikasi Kebutuhan EProcurement ITS. Laporan akhir Penelitian Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Surabaya.
panitia
pengadaan serta mengurangi pertemuan
Hariyanto, Bambang. 2004, Rekayasa Sistem Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. Komisi Pemberantasan Korupsi, KPK. 2012, Hasil Penilaian Inisiatif Antikorupsi. Jakarta: Direktorat Penelitian dan Pengembangan. Komisi Pemberantasan Korupsi, KPK. 2009,
antara satu penyedia barang/jasa dengan penyedia
barang/jasa
lainnya
dalam
mengikuti proses lelang.
Saran Saran
yang
diharapkan
dapat
dikembangkan di masa mendatang dalam pengembangan
selanjutnya
pada
aspek
keamanan transmisi data, pengolahan data (aplikasi dan database), dan penyimpanan
Nomor
54, Keppres. 2010, tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Bogor: PRESIDEN RI.
Patriastomo, Ikak G. 2008, Pusat Pengembangan Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Publik. Tantangan Membangun E-Procurement. Jakarta: Bappenas. Quatrani, T. 1998. Visual Modeling with Rational Rose dan UML. Sydney: Adison Wesley.
Rahardjo, Budi. 2005. E-procurement Security. Institut Teknologi Bandung. < URL:http://budi.insan.co.id/presentati ons/eprocurement%20security.ppt> Sholiq. 2005. Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek dengan UML. Surabaya: Perpus Stikom.
