:: PEDOMAN PENGGUNAAN APLIKASI BAGI PENYEDIA ::. Sistem E'Procurement PDAM Surya Sembada. Kota Surabaya

User Manual Penyedia

.:: PEDOMAN PENGGUNAAN APLIKASI BAGI PENYEDIA ::. Page | 1

Sistem E'Procurement PDAM Surya Sembada Kota Surabaya A. Pengertian

1. Portal e-Procurement adalah Sistim informasi Pengadaan Barang/Jasa berbasis web 2. 3. 4. 5.

yang dikelola oleh PDAM Sekretariat Pelayanan Pengadaan adalah unit yang menyediakan sarana dan prasarana penunjang pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik dan berfungsi sebagai administrator sistim e-Procurement PDAM Infrastruktur Kunci Publik (IKP) adalah sistim pengamanan data elektronik yang memungkinkan terjadinya integritas dan keaslian data melalui penggunaan tanda tangan digital dan pengamanan data penawaran melalui proses enkripsi. Penyedia barang/jasa adalah seluruh penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan umum sebagai penyedia barang/jasa menurut perundangan dan peraturan yang berlaku di Indonesia. Penyedia barang/jasa yang dapat mengikuti pengadaan secara elektronik di portal e-Procurement adalah seluruh penyedia barang/jasa yang telah terdaftar / teregister di dalam database system e-Procurement.

B. Tata Cara Registrasi Penyedia Barang/Jasa Tujuan Registrasi : 1. Menjamin bahwa identitas calon penyedia adalah jelas dan benar.

2. Sesuai prinsip bahwa kunci public/IKP/tandatangan digital melekat secara hukum pada direktur utama/penanggungjawab perusahaan dan hanya boleh dimiliki/dibawa/dipergunakan

oleh

direktur

utama/penanggungjawab

perusahaan, maka Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik harus menjamin

bahwa

pengambilan

kunci

public

/IKP/tandatangan

digital

dilakukan oleh direktur utama/penanggungjawab perusahaan.

Copyright 2012


1.Umum

a. Penyedia harus mengisi seluruh form isian dan dokumen yang diperlukan di

portal

e-Procurement,

SEBELUM

melakukan

persetujuan

registrasi/approval di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik.

b. Penyedia harus memeriksa kembali kebenaran data yang diinput untuk meminimalkan

kemungkinan

editing

/

perubahan

data

mengakibatkan pengulangan persetujuan registrasi atau re-approval.

c. Penyedia diharapkan memperhitungkan

yang

waktu yang diperlukan dalam

proses penelitian dokumen dan persetujuan registrasi. Proses penelitian dokumen

dapat berlangsung selama maksimal 24 jam, jika semua

dokumen yang ditunjukkan adalah benar.

d. Untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang terjadi dalam proses persetujuan

registrasi,

penyedia

diharapkan

melakukan

pengisian

dokumen perusahaan di portal e-Procurement, melakukan mengecekan kebenaran input/penulisan/scan dokumen/upload dokumen, dsb, dan melakukan registrasi setidaknya 1 (satu) minggu sebelum mengikuti pengadaan atau pendaftaran pada paket-paket pekerjaan.

e. Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik tidak bertanggungjawab atas kelalaian penyedia pada poin (a) hingga (e).

2.Waktu

a. Re-registrasi (up-date), pengambilan IKP dan sampul digital dilakukan setahun sekali ( up date ).

b. Registrasi, pengambilan IKP dan sampul digital

dapat dilakukan di

Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik, di bagian Admistrator Register pada setiap hari kerja Senin – Kamis : pk. 09.00 WITA –15.00 Jumat

: pk. 09.00 WITA – 11.00

c. Registrasi penyedia dapat dilakukan bersamaan dengan pengambilan IKP (Infrastruktur Kunci Publik) dan Sampul Elektronik (khusus untuk sistem Fully Elektronik).

3.Persyaratan Registrasi, Pengambilan IKP:

a. Penyedia telah melengkapi seluruh Form Isian Kualifikasi dan seluruh data

perusahaan secara on-line di portal e-Procurement, terutama pada isian Data Tetap Perusahaan. Lampiran dokumen persyaratan kualifikasi sudah di scan dan di upload di portal e-Procurement,

b. Login

perusahaan

menggunakan

email

perusahaan

(sesuai

nama

perusahaan), disarankan untuk menggunakan email yang umum berlaku, misalnya, .co.id, .com, .gmail, dst.

Copyright 2012

Page | 2


c. Direktur Utama harus hadir sendiri

dalam

registrasi

awal

untuk

kepentingan pengambilan IKP, tidak dapat diwakilkan (memastikan identitas penangungjawab perusahaan selaku pemegang IKP),

d. Data Tetap Perusahaan yang diisikan pada formulir isian kualifikasi penyedia harus dibawa dan ditunjukkan dokumen aslinya kepada petugas Page | 3 pencatat registrasi untuk menjamin validitasnya,

e. Khusus untuk Data Peralatan (berstatus milik sendiri) dan Neraca Perusahaan, data yang dimasukkan dalam portal perlu dilengkapi dengan formulir isian Data Peralatan dan Neraca Perusahaan yang ditandatangani di atas meterai Rp. 6.000 dan ber cap perusahaan (contoh formulir isian terlampir, dapat juga di download langsung dari portal e-Procurement) f.

Penyedia

membawa CD blank untuk menyimpan IKP dan Sampul

Elektronik.

4.Perubahan Data Tetap Perusahaan :

a. Jika pada kondisi tertentu penyedia perlu menambah, mengurangi ataupun merubah data tetap perusahaan yang telah diregistrasikan, penyedia dapat meng-edit data dan meng up-load dokumen perubahan dimaksud pada portal e-Procurement.

b. Data perubahan akan tersimpan pada tabel register perubahan hingga pada saat penyedia melakukan persetujuan kembali (re- epproval) data perubahan tersebut di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik. Jika penyedia tidak meregistrasikan kembali data perubahan dimaksud, maka data yang tersimpan dalam database sistem e-Procurement adalah data yang terakhir kali diregistrasikan di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik.

c. Persetujuan ulang atau re-approval atau registrasi ulang data tetap penyedia dapat diwakilkan

kepada staf perusahaan dengan membawa

surat pengantar dari perusahaan bertandatangan direktur utama dan berisi uraian perubahan data. Data yang dirubah harus ditunjukkan asli dokumennya kepada petugas Administrator Register di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik.

5.Perubahan Data Tidak Tetap

Perubahan data tidak tetap atau data variable dapat dilakukan sesuai dengan keperluan penyedia dan sesuai persyaratan pada paket pekerjaan yang diikuti.

Copyright 2012


C.Menu Umum  Halaman Utama Page | 4

Pada menu ini menampilkan tampilan awal dari portal e-Procurement. Pada menu Halaman Utama terdapat beberapa menu yang dapat diakses tanpa harus melakukan login, beberapa menu tersebut adalah :

 Login Pengguna Menu ini digunakan untuk login ke portal eProcurement, dengan cara :

1. Isi username dengan mengisikan alamat email lengkap 2. Masukkan password 3. klik Login

 Menu Penyedia

1. Informasi •

Berita Menampilan semua informasi berita yang terkait dengan proses pengadaan barang/jasa. Cara untuk mengetahui berita pada portal eProcurement yaitu :  Pilih Menu Penyedia – Informasi - Berita

•

Artikel Menampilan tentang artikel-artikel yang terkait dengan pengadaan barang/jasa. Dengan cara :  Pilih Menu Penyedia – Informasi - Artikel

•

Dokumentasi Pada

menu

dokumentasi

dokumentasi,

penyedia

instansi-instansi

yang

barang/jasa melaksanakan

dapat

melihat

eProcurement

seperti sosialisasi, pelatihan, dan kegiatan-kegiatan lainnya, yang berupa foto/gambar. Caranya yaitu :  Pilih Menu Penyedia – Informasi - Dokumentasi •

Regulasi Pada menu ini berisi macam-macam aturan perundangan-undangan terkait pelaksanaan. Penyedia barang/jasa dapat mendownload untuk Copyright 2012


digunakan dan dipelajari sebagai pedoman pelaksanaan eProcurement dengan cara klik langsung pada bagian yang diinginkan untuk di download. Untuk dapat mendownload regulasi sebagai berikut:

Page | 5

 Pilih Menu Penyedia – Informasi – Regulasi

2. Pengumuman •

Hasil Pengadaan Pada

menu

ini

penyedia

barang/jasa

dapat

mengetahui

nama

pemenang lelang hingga alasan penyedia barang/jasa digugurkan oleh Panitia Pengadaan, apabila pemenang lelang bukan urutan pemenang lelang pertama, dengan Cara :  Pilih Menu Penyedia – Pengumuman – Hasil Pengadaan

3.

Panduan Registrasi Penyedia Pada menu ini, penyedia tanpa menggunakan login bisa mengakses: •

Prosedur registrasi Perusahaan

•

Prosedur Pengajuan IKP

•

Prosedur daftar lelang/ pengadaan

•

Prosedur memasukkan penawaran harga

4. Statistik •

Rekap Peserta Lelang Per Jenis Pada sub menu rekap peserta lelang ini, dapat dilihat jumlah peserta lelang tiap satuan kerja untuk tiap-tiap periode putaran lelang dalam tiap tahunnya, dengan cara :  Pilih Menu Penyedia – Statistik – Rekap Peserta Lelang Per Jenis

•

Komposisi Peserta Lelang Pada menu komposisi peserta lelang penyedia barang/jasa dapat melihat jumlah peserta yang mendaftar dan menawar pada suatu paket pekerjaan, sehingga penyedia barang/jasa dapat mengetahui peluang hasil lelang pada sebuah paket pekerjaan, dengan cara :  Pilih Menu Penyedia – Statistik – Komposisi Peserta Lelang

Copyright 2012


D. Tata Cara Pengisian Data Perusahaan 1.

Umum Page | 6

Secara umum data perusahaan ada dua macam, yaitu :

a. Data Tetap Perusahaan;

Data tetap perusahaan adalah

data dasar perusahaan dan data

pendukung lain yang bersifat permanen / tidak berubah selama kurun waktu tertentu. Data tetap perusahaan ini

harus diregistrasikan di

Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik , tersimpan dalam database e-Procurement selama tidak dilakukan perubahan. Note : Jika penyedia memerlukan perubahan pada data tetap ini, penyedia dapat mengisikan data perubahan account penyedia pada portal eproc dan meminta approval/persetujuan kembali pada Sekretariat Layanan e-Procurement. Mohon diingat kembali, jika penyedia melakukan perubahan data tetap ini, perubahan akan tersimpan dalam tabel register perubahan, dan tidak akan merubah data yang sudah diregistrasikan sebelumnya. Jadi penyedia harus meregistrasikan ulang ke admin register dengan membawa dokumen asli dan persyaratan yang diperlukan.

Registrasi data tetap perusahaan ini dimaksudkan untuk

identitas penyedia

memastikan

dan keabsahan dokumen legalitas penyedia.

Langkah ini juga untuk memberi batasan yang jelas kepada penyedia mengenai paket pekerjaan apa saja yang dapat diikuti berkaitan dengan klasifikasi penyedia kelompok penyedia berdasar

kecil dan non kecil,

juga kualifikasi

bidang/sub bidang.

Data tetap perusahaan terdiri dari : 1. Data Legalitas Perusahaan (SIUP, IUJK, Akta Pendirian Badan Usaha, Perubahan Akta Pendirian Badan Usaha, SK Menteri Kehakiman), dokumen di scan dan di-upload dalam sistem, dokumen asli dibawa saat registrasi,

2. SPT/Pelunasan pajak Tahun terakhir), dokumen di scan dan di upload dalam sistem, dokumen asli dibawa saat registrasi,

Copyright 2012


3. Neraca Perusahaan, diisi dalam prakualifikasi perusahaan di portal eproc, neraca perusahaan dicetak, ditandatangani di atas meterai Rp.6.000 dan ber cap perusahaan, diserahkan saat registrasi,

4. Data Pemilik Perusahaan, diisi di portal eproc, sesuai yang tercantum dalam akta pendirian perusahaan,

5. Susunan Direktur dan Komisaris, diisi di portal eproc, sesuai yang tertulis dalam akta pendirian perusahaan, KTP asli dan NPWP asli Direktur Utama dibawa pada saat registrasi,

6. Data Tenaga Ahli Tetap, diisi di portal eproc, Ijazah Asli dan NPWP Tenaga Ahli Tetap dibawa saat registrasi (catatan : pengisian tenaga ahli

tetap

merupakan

fasilitas

yang

tersedia

dengan

tujuan

melindungi tenaga ahli perusahaan agar tidak dapat digunakan sebagai tenaga ahli di perusahaan lain. Adapun tidak digunakannya fasilitas ini tidak membawa dampak tertentu namun dapat diartikan bahwa tenaga ahli yang digunakan adalah tenaga ahli tidak tetap)

7. Data Peralatan yang berstatus milik perusahaan, diisi di portal eproc, daftar peralatan dicetak,

ditandatangani di atas meterai Rp.6.000

dan ber cap perusahaan diserahkan saat registrasi.

8. Data Pengalaman Perusahaan, diisi di portal eproc, asli dokumen kontrak dibawa saat registrasi.

b.

Data Variable Data variabel adalah data tidak tetap yang tidak perlu diregistrasikan di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik. Menu ini menampung data yang dipersyaratkan pada setiap paket pekerjaan. Setelah diinput pada menu ini, data dapat ditarik atau dimasukkan ke dalam dokumen penawaran dan dimasukkan ke dalam sampul digital. Data variable ini antara lain :

1. Data Klasifikasi/Kualifikasi Perusahaan, diisi di portal eproc, dokumen di scan dan di up-load di portal (keanggotaan asosiasi, Sertifikat Badan Usaha/SBU, dll).

2. Data Tenaga Ahli Tidak Tetap, yang diisi sesuai dengan persyaratan pada setiap paket pekerjaan ( persyaratan pada setiap paket pekerjaan pada umumnya berbeda-beda).

3. Up Date data Laporan Pajak PPh/PPN 3 bulan terakhir (tersimpan

otomatis setiap kali di up-date). Data ini diisi sesuai dengan waktu yang relevan dengan jadwal pendaftaran paket pekerjaan.

4. Data Peralatan Berstatus Sewa / peralatan yang dipersyaratkan panitia pada setiap paket pekerjaan.

Copyright 2012

Page | 7


5. Data pendukung lain yang dipersyaratkan panitia dalam setiap

paket pekerjaan. Data ini merupakan data bebas yang dapat langsung di up load sesuai kebutuhan, dimasukkan ke dalam

dokumen penawaran dan dikirimkan lewat sampul digital. Misalnya :

spesifikasi barang dalam paket pengadaan barang (gambar, brosur, Page | 8 dsb).

2.Data Umum •

Pilih Data Perusahaan – Data Administrasi – Umum

Pada Halaman ini penyedia dapat melakukan Ubah data umum, caranya :  Klik Ubah. Sehingga akan tampil sebagai berikut :

 Kemudian klik simpan.

Copyright 2012


3.Data Administrasi •

Pilih Data Perusahaan – Data Administrasi – Administrasi  Untuk pengisian data klik ubah

Page | 9

 Scan dokumen, upload di sini

4.Data Klasifikasi / Kualifikasi Perusahaan Penyedia barang/jasa harus memilih kualifikasi, bidang dan subbidang yang sesuai, dan didukung dengan sertifikasi kualifikasi perusahaan yang dimiliki perusahaan, jika ada. Jika dokumen ini dipersyaratkan oleh panitia pengadaan pada paket pekerjaan tertentu, maka dokumen sertifikasi ini akan

panitia pengadaan

diteliti kebenarannya oleh

barang/jasa pada paket pekerjaan dimaksud.

Cara mengakses : Pilih Data Perusahaan – Klasifikasi Perusahaan  Untuk membuat baru klasifikasi klik Buat baru  Untuk Mengubah, klik Ubah  Untuk Menghapus, klik hapus

 Scan dokumen dan upload

Copyright 2012


Page | 10

5.Data Pemilik Sebagai kelengkapan data administrasi, penyedia barang/jasa harus memasukkan data pemilik perusahaan.  Pilih menu Data Perusahaan – Pemilik  Untuk mengisikan data pemilik, klik buat baru pada bagian Register Perubahan Data Pemilik.  Untuk mengubah data klik ubah  Untuk menghapus data klik hapus

 Scan dokumen (NPWP, dll), upload di sini

Catatan : Mohon periksa kembali, jumlah total / keseluruhan kepemilikan saham harus 100%.

6.Data Direksi Penyedia barang/jasa dalam hal ini juga harus memasukkan susunan Direksi yang ada pada perusahaan.  Pilih menu Data Perusahaan – Direksi  Untuk mengisikan data direksi, klik buat baru pada bagian Register Perubahan Data Direksi.  Untuk mengubah data, klik ubah Copyright 2012


 Untuk menghapus data, klik hapus

 Scan dokumen, klik upload Page | 11

Setiap melakukan perubahan data ataupun pengisian data baru, penyedia harus meregisterkan data terbaru tersebut ke admin register/operasional agar data tersebut diapprove dan tersimpan sebagai data akhir yang valid.

7. Susunan Tenaga Ahli Perusahaan Penyedia barang/jasa memasukkan data tenaga ahli sesuai dengan kualifikasi dan persyaratan lain yang ditentukan panitia

pada masing-

masing paket pekerjaan yang akan diikuti dalam proses pengadaan barang/jasa. Daftar Tenaga Ahli yang dimasukkan oleh penyedia terbagi menjadi:

a. Tenaga Ahli Tetap Tenaga ahli ini adalah tenaga ahli tetap yang dimiliki perusahaan, dapat berstatus karyawan tetap/kontrak eksklusive/jangka waktu tertentu. Daftar tenaga ahli tetap ini nantinya dapat dipilih sebagai tenaga ahli dalam paket pekerjaan tertentu jika kualifikasinya sesuai dengan yang dipersyaratkan. Note : Tenaga ahli tetap perusahaan tidak dapat digunakan sebagai tenaga ahli pada perusahaan lain.

Jika tenaga ahli tetap ini sedang dalam status berada dalam satu paket pekerjaan tertentu (sebagai tenaga ahli dalam paket pekerjaan tertentu), data yang bersangkutan tidak dapat dihapus dari data administrasi perusahaan.

 Klik buat baru, pada bagian register tenaga ahli tetap  Untuk mengubah, klik ubah

 Untuk manghapus, klik hapus Copyright 2012


Page | 12

Scan dokumen :

Up load di sini

1.Ijazah 2.NPWP

3.SKA *), 4.SPT *) 5.Referensi *)

Masukkan dalam 1 Folder untuk Masing2 Tenaga Ahli

*) Optional/Syarat-syarat sesuai ketentuan panitia File

: Curriculum Vitae ( format pdf ).

b. Tenaga Ahli Tidak Tetap Tenaga ahli tidak tetap ini berstatus sebagai karyawan lepas yang diusulkan sesuai kualifikasi yang dipersyaratkan pada setiap paket pekerjaan. Data tenaga ahli tidak tetap ini dapat ditambahkan, dikurangi dan atau diubah datanya sesuai dengan keperluan atau persyaratan kualifikasi pada setiap paket pekerjaan,

tanpa harus

diregisterkan kepada Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik. Daftar tenaga ahli tidak tetap ini nantinya dapat dipilih sebagai tenaga ahli dalam paket pekerjaan tertentu jika kualifikasinya sesuai dengan yang dipersyaratkan. Penyedia tidak dapat mengisi form isian tenaga ahli yang dipersyaratkan pada setiap paket pekerjaan jika tidak mengisi daftar tenaga ahli tidak tetap ini. Artinya seluruh tenaga ahli yang digunakan dalam setiap paket pekerjaan, harus diisikan terlebih dahulu dalam menu ini sebelum nantinya dapat dipilih sebagai tenaga ahli

Copyright 2012


pada setiap paket pekerjaan.  Untuk mengisikan data baru , klik buat baru  Untuk mengubah, klik ubah  Untuk menghapus klik hapus

Page | 13

 Untuk mengupload, klik upload

Up load di sini Scan dokumen : 1.Ijazah 2.NPWP

Folder

3.SKA *), 4.SPT *)

Masukkan dalam 1

5.Referensi *)

untuk Masing2 Tenaga Ahli

*) Optional/Syarat-syarat sesuai ketentuan panitia File

: Curriculum Vitae ( format pdf ).

8. Data Pengalaman Perusahaan Penyedia barang/jasa pada menu ini mengisikan seluruh data pengalaman perusahaan.

Data

pengalaman

ini

sesuai

dengan

lama

berdirinya

perusahaan. Perusahaan yang telah berdiri lebih dari 3 tahun dapat melampirkan pengalamannya hingga 7 tahun terakhir. Bagi perusahaan yang belum 3 tahun berdiri, dapat melampirkan pengalamannya hingga 3 tahun terakhir.

Copyright 2012


Catatan : a.

Data pengalaman perusahaan ini merupakan dasar dalam penghitungan Kemampuan Dasar (KD) dan Sisa Kemampuan Nyata (SKN).

b.

Mengingat besaran data yang harus dimasukkan, maka penyedia harus memperhitungkan

waktu

yang

diperlukan

untuk

pengisian

pengalaman perusahaan ini.

c.

data Page | 14

Penyedia harus memeriksa kembali kebenaran data yang diinput dan melengkapi seluruh data pengalaman yang dimiliki SEBELUM melakukan registrasi / approval di Sekretariat e-Procurement. Dengan demikian, kemungkinan editing / perubahan data dapat diminimalkan.

d.

Penyedia diharapkan memperhitungkan

waktu yang diperlukan dalam

proses penelitian dokumen dan approval / persetujuan registrasi dapat berlangsung selama maksimal 24 jam, jika semua dokumen yang ditunjukkan adalah benar. Proses persetujuan dapat berlangsung lebih panjang jika pihak Sekretariat merasa perlu melakukan klarifikasi terhadap beberapa dokumen yang diragukan ke absahannya.

e.

Penyedia diharapkan tidak melakukan perubahan data pengalaman perusahaan ketika sedang atau berada dalam proses berlangsungnya lelang. Perubahan dan atau penambahan data pengalaman perusahaan ini (meskipun diregistrasikan kembali) tidak akan merubah data penawaran yang telah disetujui direktur utama (dengan IKP), dan atau telah dimasukkan dalam dokumen penawaran dan atau telah dikirimkan kepada panitia.

f.

Jika penyedia menginginkan perubahan data penawaran yang telah dikirimkan

kepada

panitia,

penyedia

harus

mengulang

proses

pemasukan seluruh dokumen ke dalam sampul digital dan mengulang pengiriman dengan cara yang sama sepanjang batas waktu pengiriman masih tersedia . Cara mengisikan data :  Pilih Menu Data perusahaan – Pengalaman  Untuk mengisikan data baru klik buat baru pada bagian registerkan data pengalaman  Untuk mengubah klik ubah  Untuk menghapus klik hapus  Untuk mengupload dokumen klik upload

Copyright 2012


Page | 15

Upload di sini Scan halaman kontrak yang menunjukkan : Nama Paket Pekerjaan, Pengguna Jasa,

Masukkan dalam

Nomor, Tanggal, Nilai Kontrak

1 Folder untuk Masing2 Paket

Pekerjaan

Tandatangan Para Pihak

9. Data Peralatan Perusahaan a. Data Peralatan Berstatus Milik Perusahaan Peralatan yang dimilki oleh perusahaan adalah peralatan yang diakui sebagai asset perusahaan (ada dalam neraca perusahaan). Catatan* : Penyedia melampirkan Daftar Peralatan (Tetap) bertandatangan direktur di atas meterai Rp. 6.000 dan ber cap perusahaan.

 Pilih Menu Data Perusahaan – Peralatan  Untuk mengisikan data baru, klik buat baru pada bagian register data peralatan tetap perusahaan  Untuk mengubah, klik ubah  Untuk menghapus, klik hapus  Untuk mengupload dokumen, klik upload

Copyright 2012


Page | 16

Up load di sini Scan : Daftar Peralatan* di atas

Dapat dilampirkan Nota Pembelian dan atau Bukti Kepemilikan

b. Data Peralatan Sewa/Yang Dipersyaratkan pada Setiap

Paket Pekerjaan Data peralatan sewa diisikan sesuai kebutuhan, termasuk dalam persyaratan paket-paket pekerjaan tertentu yang mempersyaratkan peralatan lain atau peralatan khusus / spesifik yang tidak dimiliki perusahaan.  Untuk mengisikan data baru, klik buat baru pada bagian data peralatan sewa perusahaan.  Untuk mengubah, klik ubah  Untuk mengupload dokumen, klik upload

Up load di sini Scan : Bukti Kontrak / Sewa Alat dan atau

syarat lain yang ditentukan panitia pada masing-masing paket pekerjaan

Copyright 2012


E. Menu Pengadaan 1. Umum Pada menu ini terdapat semua paket pekerjaan yang dilelang, penyedia barang/jasa dapat melakukan registrasi paket pekerjaan apabila ingin mengikuti pengadaan barang/jasa. Dan pada menu ini juga penyedia dapat melihat hasil aanwijzing, dengan cara :



Pilih Menu Penyedia – Proses Pengadaan & Pemasukan Penawaran



Tentukan Instansi



Tentukan Tahun



Tentukan Periode Lelang



Klik Cari



Apabila penyedia ingin mengikuti suatu paket pekerjaan, maka penyedia barang/jasa dapat melakukan klik Register.



o

Pilih Menu Penyedia – Register Paket Pekerjaan

o

Tentukan Instansi

o

Tentukan Tahun

o

Tentukan Periode Lelang

o

Klik Cari

Pada

menu

ini

penyedia

barang/jasa

dapat

melihat/upload

dokumen lelang (RKS, BQ, Gambar) dengan cara klik Dokumen



Penyedia

barang/jasa

juga

dapat

mengetahui

persyaratan

pengadaan barang/jasa dengan cara klik Persyaratan



Penyedia juga dapat mengetahui rincian penawaran dengan cara klik Rincian Penawaran, dan untuk mengetahui jadwal penyedia barang/jasa dapat langsung melakukan klik pada menu Jadwal



Sedangkan untuk melihat Berita Acara dan Addendum Aanwijzing pengadaan penyedia barang/jasa dapat melakukan dengan cara klik dokumen.

2. Aanwijzing  Untuk melakukan Aanwijzing penyedia, Klik aanwijzing -

Untuk membuat pertanyaan baru klik Pertanyaan Baru. Pertanyaan yang telah dikirimkan akan tampil pada bagian yang dilingkari merah.

Copyright 2012

Page | 17


Page | 18

3. Pemasukan Penawaran Pada

menu

ini

penyedia

barang/jasa

dapat

melakukan

proses

pengadaan lebih lanjut setelah melakukan registrasi paket pekerjaan, mulai dari melakukan Aanwijzing secara onlen, memasukkan nilai penawaran, Masa Sanggah, dan cetak dokumen pengadaan barang/jasa (Form Isian Kualifikasi, Surat Pernyataan Minat, Surat Penyataan Mengikuti Lelang Hingga Akhir Proses, Surat Penawaran Harga, Daftar Tenaga Ahli dan Alat, serta Pakta Intergritas. Caranya adalah :

 Pilih Menu Penyedia – Proses Pengadaan dan Pemasukan Penawaran  Tentukan Instansi  Tentukan Tahun  Tentukan Periode Lelang  Klik Cari

Cara untuk menyimpan / mengambil form isian kualifikasi, pernyataan minat, pernyataan hingga akhir proses, surat penawaran harga, dan pakta integritas seperti gambar di atas, adalah :

Copyright 2012


•

•

klik form yang dimaksud, misal cetak isian kualifikasi setelah muncul tampilan form yang dimaksud seperti gambar di bawah ini, Page | 19

Klik kanan mouse pada halaman, akan muncul pilihan Save Page As seperti gambar di bawah:

Copyright 2012


•

agar tidak salah dalam penyimpanan file, terlebih dahulu buatlah folder. Pada saat klik Save Page As akan muncul tampilan berikut: Page | 20

Klik

(create new folder), beri nama folder sesuai dengan

nama pekerjaan yang diikuti. Klik Open. Kemudian file di beri nama sesuai dengan form yang dimaksud, Klik simpan.

4. Memilih Tenaga Ahli dan Peralatan yang Dipersyaratkan a. Untuk melengkapi data penawaran penyedia dapat mengisi data pilihan tenaga ahli yang dipersyaratkan pada setiap paket pekerjaan. Susunan tenaga ahli yang dipersyaratkan ini dapat dipilih dari daftar / list tenaga ahli berstatus tenaga ahli tetap maupun yang berstatus tenaga ahli tidak tetap. Catatan : untuk dapat mengisi pilihan ini, maka penyedia harus mengisi dulu data tenaga ahli dalam menu data perusahaan sub menu tenaga ahli.

b. Untuk melengkapi data penawaran penyedia dapat mengisi data pilihan

peralatan

yang

dipersyaratkan

pada

setiap

paket

pekerjaan. Susunan peralatan yang dipersyaratkan ini dapat dipilih dari daftar / list peralatan berstatus peralatan milik sendiri maupun yang berstatus peralatan sewa. Catatan : untuk

Copyright 2012


dapat mengisi pilihan ini, maka penyedia harus mengisi dulu data

peralatan

dalam

menu

data

perusahaan

sub

menu

peralatan. Page | 21

5.Load Kunci Private (IKP) Menu ini diperlukan saat penyedia akan melakukan pengisian dan pengiriman dokumen penawaran. Tanpa memasukkan kunci private ini, penyedia tidak dapat melakukan proses penawaran.

Kunci private ini hanya dimiliki dan disimpan secara pribadi oleh direktur utama/penanggungjawab

perusahaan.

Dengan

demikian,

direktur

utama/penanggungjawab perusahaan bertanggungjawab penuh secara hukum terhadap penggunaannya.

Semua dokumen / formulir yang memerlukan tandatangan direktur utama dan stempel perusahaan akan terisi tandatangan dan stempel secara otomatis. Cara up load kunci private :  Klik menu upload kunci privat  Klik Browse, pada document kunci private

 Pilih Kunci Private yang akan dimasukkan (sesuai dengan yang dimiliki penyedia dan tersimpan dalam CD/flaskdisk/laptop penyedia/media penyimpan pribadi lainnya)  klik open

 Masukkan passphrase penyedia (Passphrase ini hanya dimiliki oleh direktur utama/penanggungjawab perusahaan. Sebaiknya passphrase ini diingat dan disimpan/dicatat di media terpisah. Jangan menyimpan passphrase di media yang sama dengan media tempat anda menyimpan file Kunci Private)  Klik Simpan.

Copyright 2012


Page | 22

6.Memasukkan Nilai Penawaran  Untuk memasukkan nilai penawaran, Klik Pemasukan Penawaran. Tampilan rincian penawaran adalah :

-

nilai satuan diisi dengan harga satuan barang.

-

nilai

sebelum

pajak,

nilai

pajak

dan

nilai+pajak,

total,

dan

Cara mencetak keseluruhan dokumen yang tersedia di

e-

pembulatan, akan terhitung secara otomatis oleh sistem.

procurement. o

Format cetak dokumen yang resmi adalah form yang di download dari portal e-Procurement.

o

Untuk Mencetak Isian Kualifikasi, klik Cetak Isian Kualifikasi, Klik Save Page As

o

Untuk Mencetak Pernyataan Minat, klik Pernyataan Minat, Klik Save Page As

o

Untuk Mencetak Pernyataan Mengikuti Lelang Hingga Akhir

Copyright 2012


Proses, Klik Cetak Pernyataan Mengikuti Lelang Hingga Akhir Proses, Klik Save Page As o

Untuk Mencetak Surat Penawaran Harga, klik Cetak Surat Penawaran Harga, Klik Save Page As

o

Untuk Mencetak Daftar Tenaga Ahli, klik Cetak Tenaga Ahli, Page | 23 Klik Save Page As

o

Untuk Mencetak daftar Peralatan, klik Cetak Alat,

Klik Save

Page As o

Untuk Mencetak Pakta Integritas, klik Cetak Pakta Integritas, Klik Save Page As

Semua dokumen ini dicetak, dibubuhi materai, ditandatangan, bertanggal/bulan/tahun dan berstempel perusahaan. Setelah

itu dimasukkan dalam sampul dan dikirimkan secara fisik kepada panitia.

7.Masa Sanggah  Untuk Mengikuti Masa Sanggah, klik Masa Sanggah

Untuk memasukkan sanggahan klik pertanyaan baru.

F. Password Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan password : 1. Password bersifat rahasia. Penyedia harus mengamankan password dari akses atau menggunaan password oleh pihak lain yang tidak berhak. Jangan meninggalkan laptop/PC / HP anda sebelum “ LOG Out “.

Copyright 2012


2. Password hendaknya terdiri dari kombinasi huruf,angka,dan karakter yang unik dan tidak mudah ditebak pihak lain.

Dilarang

menggunakan inisial

berikut sebagai password : tanggal lahir, alamat rumah, nomor telepon/

HP, NIP, nama pemilik, nama anggota keluarga, dll inisial yang mudah dikenali orang-orang di sekeliling anda maupun pihak lain. 3. Password hendaknya diubah secara berkala untuk meningkatkan keamanan.

4. Kebocoran informasi, data, timbulnya intruder dan segala resiko yang diakibatkan

oleh

kelalaian

atas

pengamanan

password,

menjadi

tanggungjawab pemegang password sepenuhnya. Untuk merubah password dapat dilakukan dengan klik menu “Mengubah Password” berikut :

 Klik menu ganti password 

Masukkan password lama



Masukkan password baru



Masukkan konfirmasi password baru



Klik simpan

G.Log Out Demi keamanan, jangan lupa klik

menu,

ataupun jika anda

“ Log Out ”

, jika anda

keluar dari

meninggalkan piranti kerja anda (laptop,

PC, HP, dll) tanpa pengawasan langsung dari anda.

Diterbit oleh :

Copyright 2012

Page | 24

:: PEDOMAN PENGGUNAAN APLIKASI BAGI PENYEDIA ::. Sistem E'Procurement PDAM Surya Sembada. Kota Surabaya

Recommend Documents