RANCANG BANGUN APLIKASI PERENCANAAN PERSEDIAAN FINISHED GOODS MENGGUNAKAN METODE WINTER PADA UD. EKA PROMA

RANCANG BANGUN APLIKASI PERENCANAAN PERSEDIAAN FINISHED GOODS MENGGUNAKAN METODE WINTER PADA UD. EKA PROMA 1)

Achmad Roiyan Fauzi 2) Yoppy Mirza Maulana 3) Sulistiowati S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya email: 1) [email protected] , 2) [email protected] , 3) [email protected] Abstract UD. Eka proma is a manufacturing company which produces raw materials of shoes and sandals. As a manufacturing company, UD Eka Proma uses the strategy of Make-to-Stock. However, inaccuracies often happen in the planning of product storage for several periods, so the company had excess of products in the warehouse (overstock), and experienced delays in meeting customer demand due to the lack of product in the warehouse( stockout). From the explained problems, companies need application that can conduct the planning of product which was built based on a tested theory,that is Winter forecasting methods.. From the evaluation, it is known that the application was able to provide the results of the inventory planning for the coming months, so that when the customer demanded, the products were available and stockout condition can be prevented. Applications could also reduce storage costs for Hak 303, from Rp.340.500,- to Rp.261.700,- with a difference of Rp.34.400,-. While for Sole 489, from Rp. 280.500,- to Rp.203.475,- with a difference of 92,430,-. The percentage of space used in the warehouse for Hak 303 decreased from 3,89%, to 3,08% with a difference of f 0.81%. While for Sole 489 decreased from 4,40% space used, to 3,19% with a difference of 1,21%. It can be concluded that both applications can give optimum planning result, so overstock can be prevented. Keywords: Applications. Forecasting, Inventory Planning, Holding Cost PENDAHULUAN Dalam merencanakan persediaan untuk memenuhi permintaan para pelanggannya, UD. Eka Proma menerapkan strategi Make-to-Stock. Oleh karena itu perusahaan memiliki resiko yang tinggi berkaitan dengan investasi inventory, karena pesanan pelanggan secara aktual tidak dapat diidentifikasi secara tepat dalam proses produksi. Permintaan aktual dari pelanggan hanya dapat diramalkan, dimana seringkali tingkat aktual dari produksi hanya berkorelasi rendah dengan pesanan pelanggan aktual yang diterima. (Gazpersz, 2002 : 20-21) Pada saat ini dalam memenuhi permintaan para pelanggannya, seperti tampak pada Gambar 1 terlihat bahwa pada hari ke 4, 5, 7 dan 18, UD. Eka Proma mengalami keterlambatan dalam memenuhi permintaan pelanggan, hal ini dikarenakan stok barang jadi tidak tersedia di gudang (stockout). Kejadian seperti ini dapat menimbulkan rasa kecewa pelanggan terhadap perusahaan, serta hal yang terburuk ialah perusahaan dapat ditinggalkan oleh pelanggannya dan kehilangan keuntungan penjualan. (Nasution dan Prasetyawan, 2008 : 29).

Perbandingan Jumlah Permintaan dan Stok Finished Goods Sole 489 Bulan Mei 2012

200 100

Demand Stock

0 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 Hari

Gambar 1 Perbandingan Jumlah Penjualan dan Stok Harian Sole 489 Selain itu pada saat jumlah barang yang diinginkan pelanggan lebih sedikit dari jumlah persediaan barang yang ada, seperti tampak pada Gambar 2, terlihat misalnya pada periode 16, 17, 30, 31 dan 37, bahwa dalam mengantisipasi tingginya permintaan pelanggan UD. Eka Proma memproduksi barang yang melebihi permintaan aktual dari para pelanggan, pada situasi seperti ini perusahaan akan mengalami kelebihan stok barang jadi di gudang (overstock), dimana hal ini akan mengakibatkan peningkatan biaya simpan barang (extracost) dan membutuhkan tempat penyimpanan yang lebih luas (extraspace).

1

Semua permasalahan tersebut di atas dikarenakan manajer operasional perusahaan melakukan kesalahan dalam merencanakan jumlah persediaan barang jadi pada periode tertentu.

inventory seperti kebutuhan tempat yang luas (extraspace) dan biaya simpan yang besar (extracost) dapat diatasi. Berdasarkan uraian di atas maka UD. Eka Proma saat ini membutuhkan sebuah sistem yang dapat melakukan perencanaan persediaan jumlah barang jadi yang disimpan di gudang, yaitu dengan menerapkan sistem peramalan dengan menggunakan metode Winters.

Perbandingan Jumlah Permintaan dan Stok Finished Goods Sole 489 Bulan Juli 2009-Juli 2012

2500 2000 1500 1000 500 0

Demand Stock

LANDASAN TEORI 1. Perencanaan Persediaan Perencanaan persediaan merupakan salah satu kegiatan pengawasan persediaan yang menjadi dasar untuk segala tindakan pengawasan persediaan yang akan dijalankan. Didalam perencanaan persediaan ditentukan usaha-usaha atau tindakan yang akan atau perlu diambil untuk mencapai hasil yang sesuai dengan rencana, dengan mempertimbangkan masalah-masalah yang mungkin timbul di masa yang akan datang. (Nasution dan Prasetyawan, 2008 : 114)

1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 Bulan

Gambar 2 Perbandingan Jumlah Penjualan dan Stok Bulanan Jadi Sole 489 Dari penjelasan di atas diketahui bahwa permasalahan yang dihadapi oleh manajer perusahaan ini adalah bagaimana meramalkan penjualan barang di masa mendatang. Peramalan tersebut sangat berpengaruh pada keputusan manajer untuk menentukan jumlah produksi barang yang harus disediakan oleh perusahaan. Perencanaan persediaan yang ditetapkan oleh manajer akan mempengaruhi tingkat produksi dan inventori guna mencapai tingkat efektifitas yang optimal. Untuk melakukan analisis perencanaan persediaan finished goods, UD. Eka Proma dapat menerapkan sebuah metode yang dapat memperkirakan pola pergerakan data penjualan barang diwaktu mendatang yang dinamakan metode peramalan. Metode Winters merupakan metode yang dapat menangani faktor musiman dan trend secara langsung. (Makridakis, dkk, 1999 : 96). Keuntungan dari metode Winters adalah memiliki kemampuan yang baik dalam meramalkan data yang memiliki pola trend dan musiman. Dengan demikian metode yang akan digunakan dalam peramalan yang mendukung proses perencanaan persediaan barang jadi ini adalah metode Winters. Apabila metode peramalan ini diterapkan dalam bagian proses perencanaan persediaan, maka akan membantu manajer UD. Eka Proma dalam melakukan pengendalian persediaan, karena metode ini dapat memberikan output terbaik, sehingga diharapkan resiko kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan perencanaan dapat dibuat seminimal mungkin sehingga permintaan pelanggan dapat dipenuhi, serta permasalahan

2. Barang Jadi Barang jadi merupakan barang jadi yang telah selesai diproses, siap untuk disimpan di gudang barang jadi, dijual, atau didistribusikan ke lokasi-lokasi pemasaran. (Nasution dan Prasetyawan, 2008 : 114) 3. Biaya Simpan Pada umumnya biaya simpan dipengaruhi oleh jumlah barang yang disimpan dan lamanya barang disimpan. Setiap hari jumlah barang yang disimpan akan berkurang karena dipakai/terjual, sehingga lama penyimpanan antara satu unit barang yang lain berbeda. Oleh karena itu, yang perlu diperhatikan adalah tingkat persediaan rata-rata. Karena persediaan bergerak dari Q unit ke nol unit dengan tingkat pengurangan konstan(gradien-D) selama t waktu, maka persediaan rata-rata untuk setiap 𝑄+0 𝑄 siklus adalah = , sehingga : 2

2

𝑄

Holding Cost per-periode = h( ) 2 Dimana h merupakan biaya simpan Rp/unit/tahun dan Q adalah quantity. Pada perhitungan biaya simpan untuk bahan baku maka tingkat persediaan dihitung sesuai dengan pembelian bahan baku, jika untuk produk siap jual maka perhitungannya dari produksi. (Nasution dan Prasetyawan, 2008 : 134-136)

2

𝑌𝑡 + (1 − 𝜇)𝑆𝑡−𝐿 𝐴𝑡 d. Ramalan untuk periode p di Masa Datang 𝑌̂𝑡+𝑝 = (𝐴𝑡 + 𝑝𝑇𝑡 )𝑆𝑡+𝐿+𝑝 Keterangan : At = Nilai pemulusan yang baru α = Konstanta pemulusan untuk data (0 ≤ α ≤ 1) Yt = Data Baru atau nilai aktual pada periode t Tt = Estimasi trend β= Konstanta pemulusan untuk estimasi trend (0 ≤ β ≤ 1) St= Estimasi Musiman µ= Konstanta pemulusan untuk estimasi musiman (0 ≤ µ ≤ 1) p= Periode yang diramalkan L= Panjang musim 𝑌̂𝑡+𝑝 = Peramalan pada periode p

4. Peramalan Permintaan Peramalan permintaan merupakan tingkat permintaan produk-produk yang diharapkan akan terealisir untuk jangka waktu tertentu pada masa yang akan datang. Peramalan permintaan ini akan menjadi masukan yang sangat penting dalam keputusan perencanaan dan pengendalian perusahaan. Karena bagian operasional produksi bertanggung jawab terhadap pembuatan produk yang dibutuhkan konsumen, maka keputusan-keputusan operasi produksi sangat dipengaruhi hasil dari peramalan permintaan. Peramalan permintaan ini digunakan untuk meramalkan permintaan dari produk yang bersifat bebas (tidak tergantung), seperti produk jadi. (Nasution dan Prasetyawan, 2008 : 29).

𝑆𝑡 = 𝜇

5. Peramalan Sebagai Penentuan Kapasitas Penentuan kebutuhan kapasitas di masa mendatang bisa merupakan prosedur yang rumit, mengingat sebagian besar berdasarkan permintaan di masa mendatang. Bila permintaan barang atau jasa dapat diramalkan dengan ketepatan yang masuk akal atau perusahaan dapat mengelola permintaannya pada tingkat kapasitas tertentu maka perusahaan mengoptimalkan seluruh fasilitas produknya dengan efisien. Selanjutnya, hasil peramalan digunakan untuk membantu mengevaluasi kebutuhan kapasitas. Bila kapasitas tidak tepat akan muncul masalah-masalah seperti pengiriman yang tidak terjamin. Kehilangan pelanggan, kehilangan pangsa pasar, dan yang paling fatal adalah hilangnya kepercayaan pelanggan. (Siagian, 2005 : 132-133)

7. Akurasi Peramalan Berikut ini adalah persamaan yang digunakan untuk menghitung nilai residual/kesalahan dari setiap periode peramalan: 𝑒𝑡 = 𝑌𝑡 − 𝑌̂𝑡 dengan: 𝑒𝑡 = kesalahan peramalan pada periode t 𝑌𝑡 = nilai sebenarnya pada periode t 𝑌̂𝑡 = nilai peramalan pada periode t Terdapat beberapa cara untuk mengevaluasi suatu metode peramalan, salah satunya adalah menggunakan penjumlahan kesalahan absolut. Penjumlahan kesalahan absolut atau sering disebut sebagai simpangan absolut rata-rata atau Mean Absolute Deviation (MAD) mengukur akurasi peramalan dengan merata-ratakan kesalahan peramalan menggunakan nilai absolutnya (Arsyad, 2001). Berikut adalah persamaan yang menunjukkan bagaimana cara menghitung nilai dari MAD : ∑𝑛𝑡=1(𝑌𝑡 − 𝑌̂𝑡 ) 𝑀𝐴𝐷 = 𝑛 Selain MAD, terdapat kesalahan rata-rata kuadrat atau Mean Squared Error (MSE), Berikut adalah persamaan yang menunjukkan bagaimana cara menghitung MSE : ∑𝑛𝑡=1(Yt − ̂ Yt )2 𝑀𝑆𝐸 = n Terkadang akan lebih bermanfaat jika menghitung kesalahan peramalan dengan menggunakannya secara presentase daripada nilai absolutnya. Teknik yang demikian diwakili oleh teknik persentase kesalahan absolut rata-rata atau Mean Absolute Percentage (MAPE) dihitung dengan

6. Pengertian Winter Menurut Arsyad (2001 : 113-115), Pada metode yang dikemukakan oleh Winters ini, didasarkan atas 3 (tiga) parameter pemulusan, yaitu satu untuk unsur stasioner, satu untuk trend, dan satu untuk musiman. Metode winter’s exponential smoothing menggunakan tiga parameter pemulusan untuk melakukan proses peramalan. Persamaan metode winter’s exponential smoothing yang digunakan adalah sebagai berikut : a. Pemulusan Eksponensial 𝑌𝑡 𝐴𝑡 = ∝ + (1− ∝)(𝐴𝑡−1 − 𝑇𝑡−1 ) 𝑆𝑡−𝐿 b. Estimasi Trend 𝑇𝑡 = 𝛽 (𝐴𝑡 − 𝐴𝑡−1 ) + (1 − 𝛽)𝑇𝑡−1 c. Estimasi Musiman

3

menemukan kesalahan absolut setiap periode, kemudian membaginya dengan nilai observasi pada periode tersebut, dan akhirnya merataratakan persentase absolut ini (Arsyad, 2001). Berikut adalah persamaan yang menunjukkan bagaimana cara menghitung MAPE : 𝑀𝐴𝑃𝐸 =

∑𝑛𝑡=1

melalui Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM); dan pemodelan proses yang dapat di visualisasikan melalui Data Flow Diagram (DFD) atau melalui Unified Modelling Language (UML). Desain lainnya mencakup desain form dan laporan, desain antarmuka dan dialog, desain basis data dan file (framework), dan desain proses atau desain struktur proses. (England, John Wiley, Sons, 2004 : 51-55)

|𝑌𝑡 − 𝑌̂𝑡 | 𝑌𝑡 𝑛

8. Uji Pola Data Pola data, termasuk komponen trend, musiman dan ketidakberaturan, dapat dianalisis dengan pendekatan analisis otokorelasi. Koefisien –koefisien otokorelasi untuk setiap variabel lamban (lagged variable) yang berbeda digunakan untuk mengidentifikasi pola data runtut waktu. Persamaan dibawah ini biasanya digunakan untuk menghitung koefisien otokorelasi tingkat pertama (r1) atau korelasi antara Yt dengan Yt-1. r1 =

12. Construction Pada tahap ini ialah melakukan konversi hasil desain ke sistem informasi yang lengkap melalui tahapan pengkodean(coding) termasuk bagaimana, membuat basis data dan menyiapkan prosedur kasus pengujian, mempersiapkan berkas atau file pengujian, pengodean, pengompilasian, memperbaiki dan membersihkan program serta melakukan peninjauan pengujian. Construction ini memiliki beberapa tahapan secara umum. (England, John Wiley & Sons, 2004 : 65-67)

̅ )(𝑌𝑡−1 −𝑌̅) ∑𝑛−1 𝑡=1 (𝑌𝑡 −𝑌 ̅ 2 ∑𝑛 ( 𝑌 𝑡=1 𝑡 −𝑌 )

dimana : r1 = koefisien otokorelasi tingkat pertama 𝑌̅ = nilai rata-rata serial data Yt = observasi pada waktu t Yt-1 = observasi pada satu periode sebelumnya (t-1)

13. Tetsing dan Implementasi Tahap ini mendemonstrasikan sistem perangkat lunak yang telah selesai dibuat untuk dijalankan, apakah telah sesuai dengan kebutuhan yang telah di spesifikasikan dan dapat diadaptasi pada lingkungan sistem yang baru.

9. Elisitasi Elisitasi atau pengumpulan kebutuhan merupakan aktivitas awal dalam proses rekayasa perangkat kebutuhan. Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, dimodelkan, atau ditetapkan, kebutuhan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi. Elisitasi kebutuhan adalah sekumpulan aktivitas yang ditujukan untuk menemukan kebutuhan suatu sistem melalui komunikasi dengan pelanggan, pengguna sistem dan pihak lain yang memiliki kepentingan dalam pengembangan sistem.

ANALISA DAN PERANCANGAN 1.

Analisa Permasalahan Dari hasil pengumpulan data yang dilakukan, diketahui beberapa dokumen mengenai peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule) ,kebijakan (policy) serta stakeholder atau penguna yang terlibat dengan sistem yang sudah ada saat ini, yaitu Staf Operasional dan Manajer Operasional. Dari peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang didapatkan, selanjutnya adalah menggambarkan proses bisnis kedalam bentuk flowchart, sehingga diharapkan proses bisnis mengenai perencanaan persediaan barang jadi dapat dipahami dengan mudah, Adapun proses secara keseluruhan untuk proses bisnis saat ini dapat dilihat pada Gambar 4.

10. Analisis Tahap Analisis merupakan tahap identifikasi, seleksi, dan perencanaan sistem yang bertujuan untuk mendeteksi dan memberikan solusi antar kebutuhan serta mengetahui ruang lingkup perangkat lunak dan bagaimana perangkat lunak tersebut berinteraksi dengan lingkungan. 11.Desain Tahap Desain adalah tahapan merancang pemodelan data yang dapat di visualisasikan

4

Tabel 1 Hubungan Fungsional dan Nonfungsional

Alir Sistem Saat Ini Staf Penjualan

Staf Gudang

Staf Operasional

Manajer Operasional

Mulai

Melaporkan Data Penjualan

Request Rekap Data Penjualan 1

1.a

Rekap Data Penjualan

2.a

Melaporkan Data stok barang jadi

Request laporan stok barang jadi

2

d)

Alir Sistem Flowchart Baru Pada saat melakukan perancangan terkait dengan sistem yang terbaru, data pendukung perancangan seperti aturan dan kebijakan juga harus disesuaikan dengan sistem yang terbaru, oleh karena itu data tersebut telah diperbarui dan telah disetujui oleh stakeholder. Alir Secara umum dapat dilihat pada Gambar 5.

Laporan Stok Barang Jadi

Phase 1

Laporan Stok Rekap Data Barang Jadi Penjualan

2 Membuat Perencanaan Persediaan

3 Laporan Stok Barang Rekap DataJadi Penjualan Draf Perencanaan Persediaan

Phase 2

Draf Perencanaan Persediaan Laporan Stok RekapBarang Data Jadi Penjualan

4

Membuat Laporan Perencanaan

6

Approval Draf Perencanaan Persediaan

5

Setuju ?

Persediaan

Ya

Laporan Perencanaan Persediaan

Draf Perencanaan Persediaan Approved

Tidak

Alir Sistem Baru

Phase 3

2

Staf Operasional

Selesai

Manajer Operasional

Mulai

Gambar 4 Alir Sistem Saat Ini (Current System)

Phase 1

Data Penjualan Data Barang

1

Menentukan Periode Penjualan dan Memilih Data Barang

2 Data Parameter

Phase 2

2. Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak merupakan langkah awal dalam membangun sebuah sistem atau aplikasi, hal ini dilakukan agar aplikasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna. a) Elisitasi Kebutuhan Elisitasi atau pengumpulan kebutuhan merupakan aktivitas awal dalam proses rekayasa kebutuhan (Requirements Engineering), sebelum kebutuhan dapat dianalisis, dimodelkan, atau ditetapkan, kebutuhan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi. Berikut ini data yang dikumpulkan melalui proses wawancara ataupun observasi pada perusahaan. Data tersebut meliputi : a. Data jumlah penjualan. b. Data Barang Jadi c. Data Karyawan d. Data Gudang

2

Membuat Perencanaan Persediaan Barang Jadi

Perencanaan Persediaan

Approval Hasil Perencanaan Persediaan

3

Perencanaan Persediaan

4

Setuju ?

Tidak

Ya

6

Membuat Laporan Perencanaan Persediaan Approved

5

Laporan Perencanaan Persediaan 5.a

2

Menyimpan Perencanaan Persediaan Approved Perencanaan Persediaan

Membuat Laporan Biaya simpan dan Persentase Kebutuhan Tempat Laporan Biaya Simpan Laporan Persentase Kebutuhan Tempat

Phase 3

Selesai

Gambar 5 Alir Sistem Baru e)

Context Diagram Berikut adalah desain context diagram untuk perangkat lunak yang akan dikembangkan, pada context diagram terlihat ada 2 pengguna yang nantinya akan berinteraksi dengan sistem, hal ini tentu saja disesuaikan dengan stakeholder yang sudah diketahui pada tahap analisa, lebih lengkapnya dapat dilihat pada Gambar 6.

b)

Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan dasar dari fungsi penyusunan fungsi-fungsi yang akan dibangun didalam perangkat lunak. Fungsifungsi perangkat lunak tersebut telah melewati proses identifikasi kebutuhan setiap pengguna. Adapun kebutuhan fungsional tersebut yaitu :

Data Periode Data Parameter Data Panjang Peramalan Staf Operasional

Data Barang Req uest Perencanaan Persediaan Approved

0

Req uets Laporan Persentase Kebutuhan Tempat Req uest Laporan Biaya Simpan Req uest Draf Perencanaan Persediaan

Rancang Bang un Aplikasi Perencanaan Persediaan Finished Goods Laporan Perencanaan Persediaan Barang Jadi

Kebutuhan Non-Fungsional Dalam penerapan fungsi-fungsi tersebut dengan tujuan mendukung kinerja fungsi utama dari sistem, dibutuhkan juga fungsi yang nonfungsional. Lihat Tabel 1.

Perencanaan Persediaan Approv

+

c)

Draf Perencanaan Persediaan

Manajer Operasional

Laporan Persentase Kebutuhan Tempat Laporan Biaya Simpan Barang Jadi

Gambar 6 Context Diagram

5

Sebelum melakukan proses perencanaan Staf Operasional selaku pengguna sistem harus memasukkan data history penjualan barang, dimana data ini nantinya diperlukan untuk proses peramalan, karena mengingat data yang digunakan untuk proses peramalan adalah data masa lalu. Untuk lebih jelas mengenai Form Input Data History. Pada saat melakukan proses perencanaan, sistem secara otomatis akan melakukan pengecekan apakah hasil perencanaan sudah sesuai dengan kapasitas gudang saat ini, dan melakukan proses pengurangan dengan sisa stok barang pada masing-masing barang yang direncanakan. Proses selanjutnya adalah menyimpan hasil perencanaan yang baru saja dibuat. Serta menunggu konfirmasi persetujuan Manajer Operasional.

f)

Physical Data Model (PDM) Pada perancangan CDM dan PDM ini sebelumya sudah dilakukan penyesuaian antara CDM yang sudah ada dan CDM yang dikembangkan. CDM yang sudah ada merupakan rancangan untuk aplikasi yang sudah ada, yaitu aplikasi penjualan. Namun dalam perancangan CDM yang baru, rancangan CDM sudah ada diintegrasikan dengan yang baru, sehingga pada rancangan baru masih terlihat sebagian rancangan CDM yang lama. user_privillage menu_id varchar(30) kd_user char(5) kd_user = kd_user hd_penjualan no_jual char(10) no_pesan char(10) mst_user kd_user char(5) kd_user char(5) tgl_jual datetime kd_bagian char(10) kd_user = kd_user diskon decimal(18,2) nm_user varchar(30) grand_tot_jual int pass_user varchar(20) sts_jual char(1) sts_lunas char(1) kd_bagian = kd_bagian

main_menu menu_id varchar(30) menu_desc varchar(60)

kd_user = kd_user f_hd_perencanaan no_plan char(6) kd_user char(5) tgl_plan datetime p_peramalan int sts_app char(10) sts_plan char(1)

no_jual = no_jual dt_penjualan kd_brg char(6) no_jual char(10) jum_jual int hrg_jual int

menu_id = menu_id

sub_user_bagian kd_bagian char(10) nm_bagian varchar(30)

no_plan = no_plan

no_plan = no_plan kd_brg = kd_brg kd_jenis = kd_jenis

mst_barang kd_brg char(6) kd_gudang char(6) kd_jenis char(5) nm_brg varchar(30) hrg_brg int minim_stock int directory varchar(500) nm_gambar varchar(50) biaya_simpan int

f_dt_perencanaan kd_brg char(6) no_plan char(6) bulan datetime jumlah int

sub_brg_jenis_barang kd_jenis char(5) nm_jenis varchar(20)

kd_brg = kd_brg

f_dt_penyimpanan kd_brg char(6) no_plan char(6) biaya_penyimpanan int kebutuhan_tempat decimal(18,0)

kd_brg = kd_brg

kd_brg = kd_brg

f_history_sales no_history char(6) kd_brg char(6) tgl_history datetime total_history int

kd_brg = kd_brg

kd_gudang = kd_gudang

sub_brg_gudang kd_gudang char(6) nm_gudang varchar(30) kapasitas_max int

kd_brg = kd_brg sub_brg_stock kd_brg char(6) stock int stock_pesan int total_stock int stock_retur int

kd_brg = kd_brg

no_tamp kd_brg bulan total

f_draf char(6) char(6) char(15) int

f_parameter kd_brg char(6) level decimal(18,1) trend decimal(18,1) seasonal decimal(18,1)

Gambar 11 Form Perencanaan Persediaan Parameter Tersimpan

Gambar 7 PDM g)

Perancangan Prosedur dan Program Unit Form perencaaan persediaan digunakan untuk melakukan proses perencanaan persediaan barang jadi dengan menggunakan metode peramalan Winter. Pada form ini pengguna dapat melakukan proses random parameter optimal dan proses perencanaan. Selain itu penggunaan parameter optimal dapat ditentukan secara manual atau yang sudah tersimpan pada database, sehingga pada saat melakukan proses perencanaan, parameter hasil random dapat digunakan Program unit merupakan kumpulan dari setiap pseudocode yang ada dalam setiap fungsi yang akan dibangun yang berfunfsi sebagai dasar dalam membangun aplikasi dan menerapkan fungsi-fungsi tersebut ke dalam pemrograman dann konstruksi aplikasi yang akan dikembangkan.

Pada Gambar 11 dipilih penggunaan parameter dengan mengambil parameter yang sudah tersimpan pada database, sehingga pengguna tidak lagi memasukkan data parameternya, tapi jika penggunaan parameter menggunakan teknik random parameter, maka pengguna hanya boleh memasukkan data produk satu saja, karena mengingat proses random membutuhkan waktu 8 detik. Untuk tampilan proses random dapat dilihat pada Gambar 12. Pada form ini pengguna dapat melihat daftar perencanaan persediaan barang jadi yang pernah dibuat. Sekaligus terlihat pada daftar perencaaan, mana saja perencanaan yang sudah di setujui oleh Manajer. Pengguna juga bisa melihat detil perencanaan dikolom samping kanan dengan menekan dua kali Data Grid View (Baris dan Kolom pada Daftar Perencanaan). Detil perencanaan akan menampilkan jumlah perencanaan yang harus disediakan untuk beberapa periode. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 13. Apabila

HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Implementasi

6

data perencanaan sudah dipilih dan disetujui maka pengguna dapat menekan tombol “Cetak Hasil Perencanaan” lalu sistem akan menampilkan pilihan laporan yang akan dicetak

hasil perhitungan secara terkomputerisasi, hasil perencanaan persediaan barang jadi untuk barang Hak 303 Dari hasil perencanaan tersebut, dapat dibuat laporan perencanaannya. Adapun hasil laporan hasil perencanaan persediaan Dari Gambar 19 dapat disimpulkan bahwa perencanaan persediaan menghasilkan jumlah barang yang harus dipenuhi untuk 3 periode kedepan, yaitu bulan Mei, Juni, dan Juli dengan jumlah 566, 993, dan 1058, serta diketahui juga besaran error yang dapat dilihat pada Gambar 19, yaitu untuk MSE = 9317, MAD = 70.2 dan MAPE = 10 %. Hasil perencanaan pada bulan Mei merupakan hasil dari pengurangan antara hasil peramalan dan sisa stok yang ada pada bulan April atau persediaan aawal bulan Mei. Berikut ini akan dibahas perhitungan biaya simpan dari barang Barang Jadi Hak 303 Dari hasil perencanaan untuk Hak 303 tersebut dimasukkan kedalam data produksi yang dilakukan perusahaan mulai bulan Mei sampai dengan Bulan Juli 2012, Lebih jelasnya lihat pada Tabel 4.

Sekilas tampilan form pada Gambar 15 sama dengan form “Daftar Perencanaan Persediaan”, dimana pengguna dapat melihat daftar perencanaan persediaan barang jadi yang pernah dibuat, melihat status perencanaan, dan melihat detil perencanaan. Hanya saja ada tambahan beberapa informasi mengenai jumlah stok barang jadi di gudang saat ini, kapasitas maksimal gudang, jumlah perencanaan untuk bulan depan, dan jumlah perencanaan secara keseluruhan. Sesuai dengan nama form yaitu “Approval” tentu saja tujuan dari form ini untuk melakukan hal tersebut. Setelah memilih data perencanaan yang akan disetujui, pengguna menekan tombol “Setuju” dan proses selesai. Pada form ini pengguna juga dapat mencetak laporan biaya persediaan barang jadi meliputi laporan biaya simpan dan laporan persentase kebutuhan tempat. 2. Evaluasi Setelah tahapan implementasi, uji coba fungsional dan non-fungsional dilakukan, selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap sistem tersebut secara keseluruhan, terutama pada hasil output program yaitu akurasi data hasil perhitungan perencanaan persediaan dibandingkan dengan perhitungan manual tanpa menggunakan aplikasi. Dalam proses pembuatan perencanaan persediaan dibutuhkan history data penjualan barang mulai dari bulan Juli tahun 2009 sampai dengan Juli 2012. Pada tahap evaluasi ini akan diambil sampel

Tabel 4 Perbandingan Demand dan Produksi Hitung Aplikasi Hak 303

Selain itu jika perusahaan menerapkan perencanaan persediaan dengan menggunakan aplikasi, maka perusahaan dapat melakukan stok barang jadi lebih awal, agar pada bulan berikutnya dapat memenuhi kebutuhan para pelanggannya, sehingga tidak sampai terjadi kehabisan barang jadi (Stockout). Pada evaluasi kali ini akan digunakan sampel data perbandingan penjualan dan stok per-hari bulan Mei yang disesuaikan dengan perencanaan untuk barang Hak 303,

4.3.1 Perhitungan Dengan Aplikasi Perencanaan persediaan barang jadi menggunakan metode Winter yang diimplementasikan kedalam sebuah aplikasi ini dilakukan dengan cara meramalkan data penjualan untuk periode Mei 2012 sampai dengan Juli 2012 atau sesuai dengan aturan perusahaan yaitu 3 bulan. Dari hasil peramalan pada bulan Mei sampai Juli 2012, nantinya akan dibandingkan dengan kondisi perusahaan pada saat itu, sehingga dapat diketahui perbedaan antara perencanaan yang dilakukan perusahaan secara manual dengan perencanaan yang dilakukan menggunakan aplikasi. Berdasarkan

Gambar 20 Perbandingan Demand dan Stock Hasil Perencanaan Aplikasi Seperti terlihat pada Gambar 20, melalui visualisasi tersebut, perusahaan dapat memenuhi seluruh permintaan para pelanggannya dengan tepat. Tetapi meskipun perusahaan melakukan stok persediaan di awal, dengan adanya sistem juga terbukti biaya simpan dan kebutuhan tempat bisa diminimalisasi, daripada perencanaan yang

7

dilakukan secara manual oleh perusahaan sebelumnya. Perhitungan manual yang dimaksud adalah perencanaan persediaan untuk barang jadi Hak 303 yang dilakukan perusahaan pada bulan Mei sampai dengan Juli 2012. Lebih jelas mengenai perencanaan yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel 5. Tabel 5 Perbandingan Demand dan Produksi Hitung Manual Hak 303

perhitungan manual dan aplikasi mengalami penurunan dari 3.305 Kodi dengan kebutuhan tempat bila dipersentasekan adalah 3,89 % menjadi 2.617 Kodi dengan kebutuhan tempat bila dipersentasekan adalah 3,08 %, sehingga terdapat selisih sebesar 688 Kodi. Lebih Jelasnya dapat dilihat pada Tabel 6. Tabel 6 Perbandingan Hasil Evaluasi

Adapun hasil perbandingan hasil evaluasi untuk biaya penyimpanan bila divisualisasikan dalam bentuk grafik, seperti tampak pada Gambar 21.

Pada evaluasi perhitungan manual, penggunaan variabel-variabel disamakan dengan perhitungan memakai aplikasi, meliputi kapasitas gudang, banyaknya periode, dan biaya simpan/unit, sehingga diperoleh perhitungan sebagai berikut : ∑ 𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑘𝑠𝑖 = Jumlah perencanaan persediaan sebesar 3.305 Kodi. Maka perhitungan biaya penyimpanannya adalah : Rata-rata perencanaan persediaan(Q) = 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑘𝑠𝑖 𝑆𝑒𝑙𝑎𝑚𝑎 𝑃 3.305 = = 1.102 Kodi, 𝑃 3 sehingga perhitungan biaya simpan per𝑄 1.102 periodenya adalah ℎ = 100 = Rp.55.083,2 2 . Sehingga diketahui total biaya penyimpanan selama P adalah Rp. 55.083,- * 3 = Rp. 165.250,Dari proses perhitungan biaya penyimpanan, juga diketahui total perencanaan persediaan yang dibutuhkan selama 3 bulan untuk barang jadi Hak 303 adalah 3.305 Kodi, sehingga persentase kebutuhan tempat untuk menyimpan barang yang diperlukan adalah 3.305 100 = 3,89 % dari kapasitas maksimal 85.000 gudang.

Gambar 21 Perbandingan Manual dan Aplikasi Biaya Simpan Adapun hasil perbandingan hasil evaluasi untuk persentasi kebutuhan tempat bila divisualisasikan dalam bentuk grafik, seperti tampak pada Gambar 22.

Gambar 22 Perbandingan Manual dan Aplikasi Persentase Kebutuhan Tempat 3. Kesimpulan Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi yang dilakukan pada bab 4 maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi dapat memberikan hasil perencanaan persediaan untuk beberapa bulan kedepan, sehingga pada saat ada permintaan barang dari pelanggan, barang sudah tersedia digudang, dan tidak sampai menimbulkan permasalahan seperti kehabisan barang (Stockout). 2. a) Biaya simpan yang dihasilkan aplikasi dapat mengurangi biaya penyimpanan untuk Hak 303, dari Rp. 340.500,- menjadi 261.700,- dengan selisih sebesar Rp. 34.400,-. Sedangkan untuk Sole 489, dari

4.3.3 Perbandingan Hasil Evaluasi Dari hasil uji coba melalui aplikasi dan melalui perhitungan secara manual, total biaya penyimpanan antara hasil perhitungan aplikasi dengan manual untuk Hak 303 mengalami penurunan biaya penyimpanan dari Rp.165.250,- menjadi Rp.130.850,- sehingga dapat disimpulkan bahwa perusahaan dapat melakukan penghematan biaya penyimpanan barang jadi digudang sebesar Rp.34.400,- , Dengan adanya selisih perhitungan biaya penyimpanan maka dapat dipastikan bahwa penggunaan kapasitas gudang juga akan berkurang, hal ini terbukti dengan diketahuinya total persediaan Hak 303 selama 3 bulan antara

8

Rp. 280.500,- menjadi Rp. 203.475,-, dengan selisih sebesar Rp. 92.430,-. b) Persentase kebutuhan tempat di gudang yang dihasilkan aplikasi, untuk Hak 303 mengalami penurunan dari 3,89 % menjadi 3,08 %, dengan selisih 0,81%, sedangkan untuk Sole 489 mengalami penurunan dari 4,40%. menjadi 3,19%, dengan selisih 1,21 %. Dari kesimpulan kedua ini, dapat dipastikan bahwa perencanaan yang dihasilkan aplikasi dapat memberikan hasil perencanaan persediaan dengan optimal, sehingga penyimpanan persediaan barang jadi digudang tidak terlalu berlebihan (overstock).

produksi, dimana input proses didapat dari perencanaan persediaan barang jadi yang dilakukan pada penelitian ini. DAFTAR PUSTAKA Arsyad, Lincolin., 2010, Peramalan Bisnis, BPFE, Yogyakarta. England, John Wiley & Sons. IEEE. “ Guide to the Software Engineering Body of Knowledge 2004 Version:” SWEBOK A Project of the IEEE Computer Society. Gaspersz, Vincent., 2007, Production Planning and Inventory Control, PT. Gramedia Pustaka, Jakarta.

3. Saran Adapun saran yang dapat diberikan pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan menghitung besar biaya kehabisan barang yang sudah pernah terjadi, hal tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan dengan aplikasi penjualan yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan dalam perhitungan biaya habis barang (stockout cost). 2. Hasil penelitian ini dapat dikembangkan dengan cara menentukan perencanaan kebutuhan bahan baku atau penjadwalan

Makridakis, Wheelwright dan McGee., 1999, Metode dan Aplikasi Peramalan. Penerbit Erlangga, Jakarta.

9

Nasution,

Arman Hakim dan Yudha Prasetyawan., 2008, Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Graha Ilmu, Yogyakarta.

Warman,

John., 2004, Manajemen pergudangan. Pustaka Sinar Harapan, Jakarta.