RANCANG BANGUN APLIKASI SISTEM PENJUALAN DENGAN LAYANAN TAGIHAN MENGGUNAKAN SMS GATEWAY PADA UD HUTAMA Dimas Eri Indrawan 1) 1) Program Studi Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email:
[email protected]
Abstract UD Hutama is a company that works on selling tools. During the five years of existence, recording sales transactions done manually. Based on the explanation, it is known that the owner of UD Hutama not have a report in accordance with the sales system. In 2009, there was the case of some delinquent customers to pay off the bill though it was past the date specified, so the owner took measures to carry out the reduction of the number of customers who have problems. Based on the problems described above, it needs a sales system that can store transaction data and can generate reports. It also requires a bill reminder services to customers using SMS. Purpose of this research is to build an application of sale system with bill service using sms gateway. The results of this research is the application of sale system can store sales transaction data and can generate reports sales, accounts receivable reports, inventory reports and general reports. And application service bill using SMS Gateway can send a bill's information message to the customer and can receive SMS confirmation of payment from customers who have paid the payment. Keyword: Sale System, Bill Service, SMS Gateway
UD Hutama melayani penjualan
Unit Dagang (UD) Hutama adalah dibidang
secara tunai maupun secara kredit. Selama
penjualan perkakas. UD yang didirikan pada
lima tahun berdiri, pencatatan transaksi
tahun 2008 tersebut, merupakan salah satu
penjualan
distributor perkakas bangunan di Surabaya.
Transaksi secara kredit dicatat dalam buku
UD Hutama memiliki pelanggan toko/agen di
piutang. Transaksi secara tunai hanya
beberapa kota yaitu: Surabaya, Sidoarjo,
dilakukan pengumpulan nota penjualan.
Gresik, Lamongan dan Mojokerto. Perkakas
Untuk pencatatan stok perkakas dilakukan
yang
pada
unit
dagang
dijual
perkakas
yang
yaitu
teknik,
bergerak
perkakas
dan
bangunan,
perkakas
rumah.
kartu
dilakukan
stok.
secara
Dalam
manual.
melakukan
pencarian riwayat data, pemilik harus
Perkakas yang dijual berasal dari beberapa
mencari data secara manual.
distributor besar yang mendapatkan perkakas
Pada transaksi penjualan, pemilik
langsung dari pabrik.
memberikan
potongan
harga
kepada
pelanggan tertentu untuk barang tertentu.
1
Untuk
menentukan
pelanggan,
potongan
pemilik
harga
ke
membutuhkan sebuah layanan pengingat
memerlukan riwayat
tagihan.
Layanan
pengingat
tagihan
harga jual barang. Riwayat harga jual barang
berfungsi untuk mengingatkan tagihan yang
dilihat dari kumpulan nota. Pemilik perlu
belum lunas beserta tanggal jatuh tempo.
mencari
data
riwayat
dari
Menurut Istiyanto dan Efendy
kumpulan nota penjualan barang. Proses
(2004), Short Message Service (SMS)
pencarian dari kumpulan nota dirasa pemilik
merupakan salah satu layanan pesan teks
cukup merepotkan dan menghambat proses
yang dikembangkan
transaksi penjualan.
oleh suatu badan yang bernama ETSI
Menurut sistem
Romeo
penjualan
penjualan,
penjualan
(2003),
membutuhkan
kartu
piutang,
dan
Telecomunication
(European
jurnal
Institute), yang digunakan untuk mengirim
kartu
dan menerima pesan-pesan teks dengan panjang
Pemilik
melalui jaringan GSM.
melakukan
Standards
suatu
persediaan/kartu gudang dan jurnal umum. belum
distandarisasi
pencatatan
sampai
dengan
160
karakter
SMS mampu
transaksi penjualan secara lengkap. Pemilik
mengirimkan pesan ke nomor pelangan
hanya melakukan pencatatan piutang dan
dengan cepat. Selain itu SMS juga memiliki
pencatatan kartu stok. Pemilik selama ini juga
fitur broadcast yang mampu mengirim
kesulitan dalam melakukan pencarian riwayat
pesan secara langsung ke banyak tujuan.
harga jual ke pelanggan tertentu pada periode
SMS
tertentu. Berdasarkan penjelasan, diketahui
informasi yang tepat guna. Karena biaya
bahwa pemilik UD Hutama belum memiliki
murah dan semua pelanggan UD Hutama
laporan yang sesuai dengan sistem penjualan.
memiliki handphone.
merupakan
sarana
pengiriman
Penjualan secara kredit pada UD
Berdasarkan permasalahan yang
Hutama memiliki persentase yang cukup
telah dijelaskan di atas, maka pemilik UD
besar yaitu 52% dari seluruh transaksi
Hutama
penjualan. Pada tahun 2009 terjadi kasus
penjualan
beberapa pelanggan menunggak melunasi
pemilik
tagihan walau telah jatuh tempo, sehingga
transaksi beserta rekap/laporan. Pemilik
pemilik
juga
mengambil
kebijakan
untuk
membutuhkan yang dalam
suatu
dapat
mempermudah
melakukan
membutuhkan
sistem
sebuah
pencatatan
layanan
melakukan pengurangan jumlah pelanggan
pengingat tagihan ke pelanggan dengan
yang
menggunakan media SMS. Sebuah sistem
bermasalah. Untuk mencegah hal
tersebut
terulang
kembali,
pemilik
yang mampu mencatat penjualan tunai
2
maupun kredit, serta memiliki fitur untuk
bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga
mempermudah pemilik UD Hutama dalam
hal-hal
mengingatkan
konseptual,
waktu
jatuh
tempo
ke
yang
bersifat
seperti
abstrak
misi,
atau
pekerjaan,
pelanggan. Oleh karena itu perlu dibuat
kegiatan, kelompok informal dan lain
sebuah sistem penjualan dengan layanan
sebagainya. Konsep lain yang terkandung di
tagihan menggunakan SMS gateway pada
dalam definisi sistem adalah konsep sinergi.
UD Hutama.
Konsep ini mengandaikan bahwa di dalam
Hasil penjualan
dari
pembuatan
sistem
suatu sistem, output dari suatu organisasi
layanan
tagihan
diharapkan lebih besar daripada output
dengan
menggunakan
SMS
pada
UD
Hutama,
individual
atau
output
masing-masing
diharapkan dapat mewujudkan tujuan akan
bagian.
kebutuhan informasi pemilik. Aplikasi ini
Konsep Dasar Sistem Informasi
ditujukan agar dapat membantu pemilik dalam
melakukan
pencatatan
Menurut
Herlambang
dan
transaksi
Tanuwijaya (2005), data adalah fakta-fakta
penjualan dan laporan yang diperlukan oleh
atau kejadian-kejadian yang dapat berupa
pemilik. Aplikasi ini juga bertindak sebagai
angka-angka atau kode-kode tertentu. Data
pengingat pada pelanggan akan jumlah
masih belum mempunyai arti bagi pengguna
tagihan dan waktu jatuh tempo.
data. Untuk dapat mempunyai arti, data diolah sedemikian rupa sehingga dapat
LANDASAN TEORI
digunakan oleh pengguna data. Hasil dari
Konsep Dasar Sistem
pengolahan data disebut
juga
sebagai
Menurut Sutabri (2003), sistem
informasi. Informasi adalah kumpulan data
dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
yang diolah menjadi bentuk yang lebih
himpunan
berguna
dari
unsur,
komponen
atau
atau
lebih
bermanfaat
variabel-variabel yang terorganisasi, saling
pengguna informasi tersebut.
berinteraksi, saling bergantung satu sama lain
Informasi
merupakan
bagi
suatu
dan terpadu. Teori sistem mengatakan bahwa
kumpulan data yang sudah diproses untuk
setiap unsur pembentuk organisasi adalah
memperoleh
penting dan harus mendapat perhatin yang
berguna dalam mencapai suatu sasaran.
utuh supaya manajer dapat bertindak lebih
Suatu informasi dikatakan bernilai jika
efektif. Yang dimaksud unsur atau komponen
informasi
pembentuk organisasi bukan hanya bagian-
manfaat yang lebih dibandingkan hanya
3
pengetahuan
tersebut
yang
memberikan
lebih
suatu
data saja. Suatu informasi juga dikatakan
menekankan
bernilai jika memiliki manfaat yang lebih
memberikan
besar dibandingkan dengan biaya untuk
berkesinambungan
mendapatkan informasi tersebut. Informasi
penjual. Penjual yang bergantung pada
yang dihasilkan dari sistem informasi disebut
pertimbangan emosional dan siasat untuk
dengan processing system atau information
memaksa penjualan, tidak berlaku pada
processing
penjualan modern. Organisasi penjualan
system
atau
information
bahwa
proses
penjualan
timbal-balik, antara
kepuasan pembeli
dan
generation system. Sistem informasi dapat
mempraktikkan
didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang
menekankan
digunakan untuk mengolah data sehingga
perseorangan membawa kepuasan jangka
dapat digunakan oleh pengguna sistem.
panjang kepada perusahaan, penjual dan
Penjualan
pelanggan.
Penjualan adalah tindakan menjual
konsep bahwa
Jadi
didefinisikan
pemasaran penjualan
secara
penjualan
sebagai antara
dan
dapat
proses
yang
barang atau produk untuk mendapatkan
mengetengahkan
keuntungan, atau bisa juga didefinisikan
memenuhi
sebagai proses atau kegiatan untuk mengajak
pembeli
orang membeli dan melayani pembeli dalam
menguntungkan antara penjual dan pembeli
pembelian (Panitia Istilah Manajemen, 1983).
(Pederson, Wright dan Weitz, 1988).
Menurut Mauser (1977), penjualan adalah
SMS
kebutuhan untuk
saling
penjual atau terus
dan
keinginan menerus
proses merangsang dan membantu calon
Short Message Service atau yang
pelanggan untuk membeli barang atau jasa
lebih dikenal dengan SMS adalah layanan
atau untuk berpikiran baik pada sebuah
yang dipakai dalam sistem pengiriman dan
gagasan yang memiliki makna komersial
penerimaan teks antar
untuk penjual. Menurut Alexander (1960),
Teknologi ini mulai diperkenalkan pada
penjualan adalah proses secara langsung atau
tahun 1991 di Eropa (Putro, 2009) dan
tidak langsung membantu dan membujuk
kemudian
calon pelanggan untuk membeli barang/jasa
komunikasi selular berbasis GSM. SMS
atau untuk bertindak baik pada sebuah
banyak
gagasan yang memiliki makna komersial
komunikasi selular dan memungkinkan
untuk penjual.
pengguna melakukan pengiriman pesan
menjadi
diaplikasikan
telepon
standar
pada
selular.
bagi
sistem
Definisi tersebut bagaimana pun
dalam bentuk alphanumeric antar terminal
tidak lengkap. Penjelasan mereka tidak
pelanggan atau antara terminal pelanggan
4
dengan
sistem eksternal
seperti
e-mail,
paging maupun voice mail. SMS Gateway SMS Gateway merupakan suatu alat yang
memiliki
fungsi
sebagai
sebuah
penghubung atau jembatan antara aplikasi atau sistem dengan mobile phone (Ardana, 2004). Jenis SMS Gateway ada dua macam, yaitu
SMS
Gateway
yang
Gambar 1. Ilustrasi gambar SMS
berbentuk
Gateway.
hardware atau perangkat keras dan yang berbentuk software atau perangkat lunak. METODE
Menurut Wibawa (2008), dalam sistem SMS, mekanisme utama yang dilakukan dalam
Penelitian ini dilakukan dengan
sistem adalah melakukan pengiriman short
menghasilkan suatu aplikasi desktop sistem
message dari satu terminal pelanggan ke
penjualan
terminal yang lain. Hal ini dapat dilakukan
menggunakan SMS Gateway pada UD
karena sebuah entitas dalam sistem SMS
Hutama.
yang bernama Short Message Service Center
sistem yang akan dibangun dapat dilihat
(SMSC), disebut juga Message Center (MC).
pada Gambar 2.
dengan
Sebagai
layanan
gambaran
tagihan
mengenai
SMSC merupakan sebuah perangkat yang melakukan tugas store and forward traffic short
message.
SMSC
biasa
Pengiriman Informasi Tagihan ke Pelanggan
selalu
Operator GSM
menggunakan Signal Transfer Point (STP). Mengoperasikan Aplikasi
Ilustrasi bentuk dari SMS Gateway dapat dilihat pada gambar 1.
Admin
Pelanggan Membaca Informasi Tagihan
Aplikasi Sistem Penjualan dengan Layanan Tagihan Menggunakan SMS Gateway pada UD Hutama
Pemilik UD Hutama
Sistem Menghasilkan Laporan
Menerima Laporan Laporan
Gambar 2. Gambaran Umum Aplikasi Sistem Penjualan dengan Layanan Tagihan Menggunakan SMS Gateway pada UD Hutama.
5
Gambar 2 merupakan gambaran
Tagihan Menggunakan SMS Gateway pada UD Hutama.
umum aplikasi sistem penjualan dengan layanan tagihan menggunakan SMS Gateway
Context Diagram 0
pada UD Hutama. Menggambarkan alur status pembayaran
proses, dokumen dan device yang ada dalam
data pelanggan m
kartu persediaan
data pelanggan p
sistem tersebut. Alur sistem dimulai dari
Pelanggan
data barang beli
Sistem Penjualan Dengan Layanan Tagihan Menggunakan SMS Gateway
konfirmasi bayar
pemilik mengoperasikan aplikasi dengan
kartu piutang
Pemilik
jurnal penjualan
informasi tagihan jurnal umum
nota penjualan
memasukkan data dan melakukan pengaturan
+
balasan konfirmasi data karyawan p
aplikasi. Sistem kemudian secara otomatis
data barang m data karyawan m
dapat
mengirimkan
SMS
tagihan
ke
data konfigurasi pesan
pelanggan dengan periode tertentu. Sistem
Karyawan
juga dapat menghasilkan dokumen yang diperlukan. Model
Gambar 4. Context Diagram penelitian
yang
akan
digunakan dalam sistem ini berupa blok
HASIL DAN PEMBAHASAN
diagram input, proses, dan output. Pada blok
Hasil dari penelitian ini adalah
diagram input, proses dan output yang
telah mendesain system flow penjualan dan
digambarkan pada gambar 3, menjelaskan
membuat aplikasi sistem penjualan beserta
input yang dibutuhkan untuk melakukan
aplikasi layanan tagihan menggunakan SMS
proses-proses yang terjadi pada aplikasi
gateway. Pada gambar 5 merupakan system
sistem informasi penjualan dengan layanan
flow penjualan yang telah didesain sesuai
tagihan menggunakan SMS gateway pada
permasalahan yang akan diselesaikan. Pada
UD Hutama, yang menghasilkan output yang
gambar
sesuai kebutuhan.
penjualan yang berfungsi menyimpan data
6
merupakan
tampilan
form
transaksi penjualan baik tunai maupun kredit. Pada gambar 7 merupakan tampilan form laporan penjualan yang berfungsi menampilkan
laporan
penjualan
berdasarkan periode tertentu. Pada gambar 8 merupakan tampilan form SMS monitoring yang berfungsi untuk mengirim informasi Gambar 3. Blok Diagram Aplikasi Sistem Penjualan dengan Layanan
tagihan ke pelanggan dan dapat menerima
6
SMS konfirmasi dari pelanggan yang telah melakukan pembayaran.
Gambar 7. Form Laporan Penjualan.
Gambar 5. System Flow Penjualan.
Gambar 8. Form SMS Monitoring.
SIMPULAN Dari makalah ini dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Aplikasi yang dibuat dapat menyimpan data transaksi penjualan baik tunai maupun kredit dan dapat menghasilkan laporan penjualan, kartu piutang, kartu persediaan dan laporan umum. 2. Aplikasi Gambar 6. Form Penjualan.
SMS
Gateway
dapat
megirimkan pesan informasi tagihan ke
7
pelanggan dan juga dapat menerima SMS
Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi: Konsep, Teknologi dan Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
konfirmasi pembayaran dari pelanggan yang telah melunasi pembayaran.
Istiyanto, JE dan Efendy, Yeyen. 2004. Rancangan dan Implementasi Sistem Kendali Jarak Jauh Berbasis AT89C52 dan Layanan SMS GSM. Jurnal ILMU DASAR, Volume 5 (No. 2), 76-86.
SARAN Saran yang dapat diberikan untuk pegembangan aplikasi yang telah dibuat yaitu:
Mauser, Ferdinand F. 1977. Selling: A SelfManagament Approach. New York: Harcourt Brace Jovanovich.
1. Aplikasi sistem penjualan dengan layanan tagihan menggunakan SMS Gateway
Panitia Istilah Manajemen. 1983. Kamus Istilah Manajemen. Jakarta: Balai Aksara.
pada UD Hutama hanya berfokus pada sistem
penjualan
pengembangan
sehingga
untuk
lanjut
dapat
lebih
Pederson CA, Wright ED dan Weitz BA. 1988. Selling Principles and Methods Ninth Edition. Illinois: Irwin.
ditambahkan sistem pembelian beserta laporan yang dibutuhkan.
Putro, B.L., 2009, Aplikasi Message Center: Modul Antar Muka Antara Handphone Dengan Komputer, SNATI 2009, Yogyakarta, hal. E-108 – E-113
2. Pengguna dari aplikasi ini hanya pemilik dan asisten sehingga belum memerlukan hak akses yang ketat dalam penggunaan aplikasi.
Untuk
pengembangan
Romeo. 2003. Proses Bisnis, Edisi Pertama. Surabaya: STIKOM.
lebih
lanjut dapat ditambahkan maintenance
Sutabri, Tata. 2003. Analisa Informasi. Yogyakarta: Andi.
hak akses pengguna yang berfungsi untuk membedakan pengaksesan menu dalam
Sistem
Wibawa, Eka Satria Hasta. 2008. Rancang Bangun SMS Gateway Untuk Penjualan dan Monitoring Kinerja Salesman. Skripsi. Surabaya: Program Studi S1 STIKOM.
aplikasi.
RUJUKAN Alexander, Ralph S. 1960. Markering Definition: A Glossary of Marketing Terms. Chicago: American Marketing Association. Ardana, I Made Sri. 2004. Rancang Bangun Sistem Penerimaan Siswa Baru Pada Dinas Pendidikan Kota Denpasar Berbasis Web & SMS. Skripsi. Surabaya: Program Studi S1 STIKOM.
8
