1 2 3 4 5 6 7
1
RAJAH ISHIKAWA
Teknik ini digunakan untuk menganalisis masalah dengan mengenalpasti sebab-sebab yang menjadi punca masalah melalui percambahan fikiran. Pecahan utama kepada masalah boleh dibahagi kepada lima (5) kategori (4M1E) iaitu :• • • • •
MACHINE (MESIN) MANPOWER (MANUSIA) MATERIAL (BAHAN) METHOD (KAEDAH) ENVIRONMENT (PERSEKITARAN)
CAUSE
Effect
Prof. Kaoru Ishikawa
Rajah tulang ikan atau ‘fish bone’ atau ‘cause and effect diagram’ telah diperkenalkan oleh Prof. Kaoru Ishikawa. Disebabkan oleh itu, ia juga telah dikenali sebagai ‘Ishikawa Diagram’
Langkah-langkah • Masalah/projek yang dipilih dicatatkan dalam kotak yang dilukis pada sebelah kanan • Kenal pasti kategori-kategori/faktor utama kepada masalah. Ahli KIK boleh menggunakan teknik 4M 1E mengkategorikan sebab/faktor • Kenal pasti sebab-sebab yang menyumbang kepada masalah di bawah setiap kategori tersebut
• Setelah sebab dikenal pasti dan dipilih, lakukan analisis/verifikasi ke atas sebab-sebab • Kumpul data untuk mengesahkan sebab-sebab paling mungkin
SEBAB
AKIBAT BAHAN/ ALAT
MANUSIA
Small bone Find bone Middle bone
KAEDAH
TAJUK
MESIN
2
KERTAS SEMAK
Kertas Semak adalah satu kaedah merekod data bagi mengenal pasti kekerapan sesuatu perkara, kejadian atau masalah Kaedah ini bertujuan untuk menyenangkan proses pengumpulan data dan membolehkan data direkod dengan mudah dan tepat
Langkah-langkah • Dapatkan persetujuan bagi perkara atau masalah yang perlu dikaji • Kenal pasti pecahan perkara-perkara atau kejadian yang perlu disemak • Tentukan teknik pengumpulan data, misalnya soal selidik atau pemerhatian • Wujudkan satu jadual bagi merekod kekerapan sesuatu perkara atau kejadian tersebut berlaku • Lantik ahli yang akan bertanggungjawab bagi merekodkan data tersebut dalam sesuatu tempoh yang dipersetujui
• Rekod data pada lembaran semak dan analisis data yang direkodkan • Analisis data boleh dilakukan dengan mengira kekerapan, kekerapan terkumpul , peratus kekerapan dan peratus kekerapan terkumpul
Bil.
Punca
Bulan 1
Bulan 2
Bulan 3
Jumlah
Tanggungj awab
1
Peralatan digunakan serentak
IIII
IIII
IIII
15
En. Khairul Hafiz
2
Kurang penyeliaan
IIII IIII IIII IIII
IIII IIII IIII IIII
IIII IIII
50
En. Khalid Ibrahim
3
Sistem koordinasi kurang efektif
IIII IIII IIII
IIII IIII
IIII
30
En. Nazrin Hakeem
4
Masalah keputusan makma
IIII
IIII IIII
IIII
20
Pn. Masni Afiza
5
Borang persetujuan tidak lengkap
IIII
III
II
10
En. Imran Iskandar
KERTAS SEMAK 1 “Sistem Pengurusan Email Aduan Kurang Berkesan” Tempoh: (Sebelum Projek) BIL 1
2
3
PUNCA
Minggu 1
Minggu 2
Minggu 3
Minggu 4
JUMLAH
E-mel Kurang Penting
69
E-mel Tiada Tindakan
96
E-mel Tiada Laporan
4
Lewat terima E-mel
5
Lewat Selesai Aduan / Pertanyaan
JUMLAH
199
53
31
448
BIL
PUNCA
Minggu 1
Minggu 2
Minggu 3
Minggu 4
JUMLAH
1
E-mel Kurang Penting
26
5
26
12
69
E-mel Tiada Tindakan
25
39
26
6
96
E-mel Tiada Laporan
49
47
28
75
199
Lewat terima Emel
15
7
11
20
53
8
2
5
16
31
2 3
4 5
Lewat Selesai Aduan/ Pertanyaan
PUNCA E-mel Kurang Penting E-mel Tiada Tindakan
Jumlah Kekerapan
Peratus
Kekerapan terkumpul
Peratus terkumpul (%)
44.42
199
44.42
21.43
295
65.85
364
81.25
199 96
E-mel Tiada Laporan
15.40 69
Lewat terima E-mel 53
11.83
417
93.08
Lewat Selesai Aduan/ Pertanyaan
31
6.92
448
100.00
Jumlah
448
100
-
-
3
RAJAH PARETO
• Analisis Pareto berasaskan prinsip Pareto yang dikenali peraturan “80/20” • Prinsip ini membezakan di antara sedikit faktor utama (Vital Few) berbanding banyak faktor yang kurang penting (trivial many) yang menyumbang kepada masalah yang berlaku. • Oleh itu fokus harus diberi kepada faktor utama untuk mencari penyelesaian kepada masalah yang dihadapi. • Rajah Pareto merupakan sejenis graf khusus yang menunjukkan data dalam bentuk Turus mengikut susunan menurun
Vilfredo Pareto, 1848-1923
Langkah-langkah • Kenal pasti sebab-sebab paling mungkin yang menjadi punca masalah • Kumpul data bagi setiap punca masalah dan ukur dengan unit pengukuran yang sesuai
• Bina satu graf di mana Paksi X menerangkan sebab masalah manakala Paksi Y pula menerangkan unit pengukuran punca masalah • Kenal pasti sebab-sebab utama masalah. Kedudukan turus disusun dari kiri ke kanan. Turus yang paling tinggi menunjukkan sebab yang utama dan diikuti oleh sebab-sebab lain. • Graf garisan dibina berasaskan kekerapan terkumpul dan peratusnya
4
HISTOGRAM
• Carta Histogram digunakan untuk menunjukkan pengagihan data dan memperlihatkan kepelbagaian variasi di dalam sesuatu proses. • Carta histogram boleh juga digunakan untuk menunujukkan kekerapan berlaku sebab-sebab yang telah dikenalpasti.
• Carta histogram berbeza dengan carta bar , histogram dibina daripada data kuantitatif manakala carta menggunakan data berbentuk kualitatif.
Langkah-langkah • Tentukan bilangan kategori yang dikehendaki. Lazimnya bilangan kategori yang sesuai adalah diantara lima hingga dua puluh bergantung kepada bilangan pemerhatian yang hendak dibuat dan ketetapan yang diperlukan • Tentukan selang kategori dengan membahagikan perbezaan di antara nilai terbesar dengan bilangan kategori yang telah dipilih • Lukiskan garis mendatar (paksi X) untuk menunjukkan kategori yang dipilih dan garis menegak (paksi Y) untuk menunjukkan kekerapan atau jumlah sesuatu perkara itu berlaku
5
CARTA ALIRAN KERJA
• Carta Aliran Kerja adalah gambaran secara grafik aktiviti-aktiviti yang terlibat dalam proses kerja • Carta Aliran Kerja diperlukan kerana ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul dari peringkat permulaan hingga peringkat selesai • Carta Aliran Kerja juga memberi kefahaman kepada pekerja mengenai tugas dan tanggungjawab masingmasing.
Langkah-langkah • Rujuk Proses Kerja bagi aktiviti yang terlibat • Susun aktiviti mengikut turutan • Wujudkan aliran proses kerja dengan menggunakan simbolsimbol yang sesuai seperti dibawah
• Kenal pasti aliran proses kerja yang boleh ditambahbaik seperti menggugurkan aktiviti yang tidak perlu atau tambah aktiviti baru bagi melengkapkan proses kerja sedia ada • Catatkan masa yang diambil untuk menyempurnakan satu-satu aktiviti dan keseluruhan proses sebagaimana tercatat dalam Piagam Pelanggan, jika berkaitan
AKTIVITI
PILIHAN
MULA/TAMAT
DOKUMEN YANG DIHASILKAN MELALUI PROSES
PENYAMBUNG KE MUKA SURAT LAIN ATAU CARTA ALIRAN LAIN
ALIRAN
TEMPOH PENJUJUSAN PANJANG & PENGGUNAAN SUMBER MANUSIA RAMAI Menggunakan 3 Orang Anggota Mekanik
1 orang
Mula
Isi Bendalir Dalam Reservoir Pam Pedal Brake Atau Clutch
1 orang Tahan/Tekan Pedal Brake Atau Clutch
MAKSIMUM SEHINGGA 4 HARI
Longgarkan Nipple Brake Caliper Atau Clutch Sleeve 1 orang
Ulang Semula Langkah-Langkah Sehingga Tiada Kandungan Udara Di Dalam Sistem
Keluarkan Campuran Udara Dan Bendalir Brake Sehingga Tiada Udara
Keputusan
Mengambil Masa Yang Panjang
Lulus
Gagal
Tiada Kandungan Udara Di Dalam Sistem
Terdapat Kandungan Udara Di Dalam Sistem
Selesai
6
RAJAH TABURAN
• Rajah Taburan digunakan bagi mengkaji dan mengenalpasti sama ada wujud perkaitan di antara dua angkubah (variables) yang menyumbang kepada sesuatu masalah. • Walau bagaimanapun Rajah Taburan tidak membuktikan secara sahih punca sebenar berlakunya sesuatu masalah.
• Melalui Rajah Taburan, analisis sama ada wujud atau tidak kaitan di antara faktor-faktor tersebut dapat dipastikan
Langkah-langkah • Kenal pasti 2 angkubah yang berkaitan dengan masalah yang dikaji • Kenal pasti pengukuhan yang sesuai untuk angkubahangkubah yang dikaji. Pengukuran yang sesuai membolehkan kedua-dua faktor tersebut diukur serentak dalam skala yang berterusan
• Plotkan factor-faktor tersebut. Plotkan factor penyebab pada Paksi X (melintang) dan akibat pada Paksi Y (menegak) • Setelah semua pasangan factor diplotkan, perhatikan bentuk taburan untuk membuat tafsiran
7
CARTA KAWALAN
• Carta kawalan merupakan alat untuk menentukan sama ada sesuatu proses yang dilaksanakan adalah stabil atau tidak (di dalam kawalan atau tidak) dalam satu jangka masa tertentu. • Ini kerana dalam sesuatu proses pengeluaran terdapat perubahan yang berlaku (saiz, bentuk, spesifikasi dll) terhadap barangan /perkhidmatan yang dikeluarkan • Ia juga memberi petunjuk sama ada sesuatu variasi yang berlaku di dalam sesuatu proses merupakan variasi biasa tau sebaliknya
Sambungan……… Terdapat 3 had pengukuran kawalan pada carta kawalan iaitu Garis Tengah, Garisan Had Bawah dan Garisan Had Atas Titik yang berada di luar garisan had atas dan di luar had garisan bawah menunjukkan variasi-variasi tertentu telah berlaku
Langkah-langkah • Tentukan saiz sampel
• Tentukan kaedah pengumpulan data • Kira mean, standard deviation dan garisan had bawah serta garisan had atas • Plotkan data serta Garisan Had Atas dan Garisan Had Bawah diatas Carta Kawalan
7 NEW QUALITY TOOL
7 NEW QUALITY TOOL
• Rajah Hubung kait digunakan bagi menunjukkan perkaitan kompleks di antara sebab-sebab yang menjadi sebab masalah. • Rajah Hubungkait kerap digunakan bagi menganalisis sebab dan akibat sesuatu masalah • Namun begitu penggunaannya boleh juga diperluas untuk tujuan lain seperti menunjukkan aliran maklumat di dalam sesuatu proses.
Langkah-langkah • Kenal pasti dan catatkan masalah yang dihadapi, Sebagai Contoh “Kepuasan Pelanggan Rendah” • Sebab yang dikenal pasti boleh dicatatkan terus pada Rajah Hubung kait • Ahli KIK boleh memasukkan lebih daripada satu sebab pada sesuatu Rajah Hubung kait. Walau bagaimanapun lebih daripada 3 sebab memungkinkan sesuatu Rajah Hubung kait lebih sukar dianalisis • Kenal pasti elemen sebab dan akibat yang menyumbang terhadap permasalahan tersebut. Didalam mengenal pasti elemen sebab ini, ahli KIK haruslah menjawab persoalan “Apakah elemen yang menjadi punca elemen masalah yang dikenal pasti ini wujud?”. Catatkan elemen yang dikenalpastitersebut dan teruskan proses ini sehingga semua elemen masalah terlibat dicatatkan. Pada kebiasaannya jumlah elemen di dalam Rajah Hubung kait ialah di antara 15 hingga 50 elemen
Langkah-langkah….sambungan • Elemen ini boleh dikenal pasti menerusi percambahan fikiran, Rajah Afiniti, Rajah Sebab dan Akibat atau kaedah-kaedah lain yang berkaitan • Jika semua elemen Sebab dan Akibat tadi telah dikenal pasti, masukkan elemen tersebut di dalam Rajah Hubung kait • Masukkan elemen tersebut di dalam Rajah Hubung kait secara rawak supaya tidak mengikat ahli kumpulan dengan susun atur elemen, sekaligus menggalakkan lebih banyak idea dan kreativiti dapat dicungkil daripada ahli Kumpulan • Hubungkan elemen-elemen sebab dan akibat tadi menerusi anak panah berpandukan aktiviti yang telah dinyatakan • Elemen yang tertumpu oleh anak panah yang paling banyak adalah akibat utama kepada sesuatu masalah • Elemen dimana anak panah keluar lebih banyak pula adalah punca utama sesuatu masalah
Rajah Pokok digunakan bagi mengenalpasti faktor atau perkara umum kepada lebih spesifik dan mendalam. Faktor umum tersebut akan dipecahkan kepada faktor-faktor yang lebih spesifik secara ‘beranting’ di mana setiap ranting boleh mengandungi dua (2) atau lebih spesifik. Rajak Pokok boleh digunakan untuk tujuan-tujuan berikut:• Sebagai alat perancangan bagi menyelesaikan sesuatu masalah • Mengkaji punca utama berlaku sesuatu masalah • Sebagai strategi mendapat cadangan penyelesaian dan strategi pelaksanaan
Langkah-langkah
• Nyatakan permasalahan, perancangan atau isu yang perlu dikaji. Tuliskan penyataan tersebut pada bahagian atas (untuk Carta Pokok Menegak) atau pada bahagian tepi sebelah kiri (untuk Carta Pokok Melintang) • Kenal pasti persoalan-persoalan yang berkaitan yang akan membawa kepada pecahan factor atau isu seterusnya. Contoh, untuk mencari sebab dan akibat soalan yang berkaitan adalah seperti: - Apakah factor yang menyumbang kepada punca yang dikaji? - Mengapa ini berlaku?
Langkah-langkah….sambungan • Pada setiap factor dan peringkat yang telah dikenal pasti semak sekali lagi sama ada perkara-perkara yang dimasukkan tersebut relevan bagi menyokong isu utama yang dikaji. • Teruskan kaedah ini sehingga elemen asas dan tindakan yang wajar dapat dikenal pasti.
• Apabila proses ‘meranting’ selesai, semak semula semua faktor atau isu yang telah dikenal pasti. Pastikan semua faktor atau isu yang dikenal pasti benar-benar menyokong isu utama yang dikaji. Jika faktor atau isu yang dikenal pasti tadi benar-benar menyokong isu utama yang dikaji, selidiki ssekali lagi sama ada faktor-faktor tersebut cukup untuk menyokong isu utama yang dikaji atau mungkin terdapat faktor-faktor lain yang masih perlu dimasukkan
CADANGAN PENYELESAIAN Dokumen tidak lengkap
Sediakan senarai semak
Menyediakan garis panduan JKN Perak Taklimat dan kursus
Mengurangkan kelewatan proses pemberian taraf berpencen kepada pegawai kumpulan pengurusan dan professional daripada 180 hari kepada 120 hari pada Januari 2007
Melantik seorang pegawai untuk membuat semakan borang yang diterima Mengeluarkan memo untuk mendapatkan fail dari unit yang berkenaan Membuat tindakan susulan kepada unit yang menjaga fail
Sukar mendapat fail
Adakan fail sementara dan menyerahkannya semula setelah urusan selesai Unit yang menjaga fail perlu membuat maklumbalas mengenai status fail
CADANGAN PENYELESAIAN
Mengurangkan kelewatan proses pemberian taraf berpencen kepada pegawai kumpulan pengurusan dan professional daripada 180 hari kepada 120 hari pada Januari 2007 Sukar mendapat fail
Creative tools /Penjanaa Idea
Dokumen tidak lengkap
Sediakan senarai semak
Menyediakan garis panduan JKN Perak Taklimat dan kursus Melantik seorang pegawai untuk membuat semakan borang yang diterima Mengeluarkan memo untuk mendapatkan fail dari unit yang berkenaan
Membuat tindakan susulan kepada unit yang menjaga fail Adakan fail sementara dan menyerahkannya semula setelah urusan selesai Unit yang menjaga fail perlu membuat maklumbalas mengenai status fail
• Rajah silang digunakan untuk menunjukkan perkaitan satu sama lain antara dua atau lebih senarai elemen. • Pada kebiasaannya kaedah padanan terus digunakan bagi menunjukkan hubung kait antara satu elemen dengan elemen yang lain. • Kaedah ini tidak sesuai digunakan jika terdapat pelbagai elemen yang perlu dipadankan. • Rajah ini boleh digunakan untuk tujuan pemilihan projek, pemilihan punca masalah dan pemilihan cadangan penyelesaian serta pemilihan strategi pelaksanaan
Langkah-langkah • Kenal pasti faktor-faktor/kriteria-kriteria yang boleh dibuat perbandingan • Kenal pasti hubungan yang wujud di antara senarai-senarai yang ditentukan
• Kenal pasti rajah silang yang sesuai bagi memadankan hubungan-hubungan yang telah dibentuk • Tentukan tahap berkaitan. Sebagai contoh, Tiada, Rendah, Sederhana dan Tinggi. Peringkat-peringkat perbandingan ini ditunjukkan di dalam Rajah Silang muka surat 52 • Rajah berikut menunjukkan contoh Rajah Silang yang menggunakan nombor bagi menggambarkan tahap perkaitan • Buat keputusan atau turutan keutamaan berdasarkan jumlah skor yang diperolehi
(Process Decision Planning Chart)
• Rajah PDPC atau Rajah Proses Carta Perancangan Keputusan digunakan bagi mengenalpasti risiko-risiko atau ancamanancaman yang mungkin wujud di dalam sesuatu cadangan penyelesaian. • Proses ini membolehkan tindakan pencegahan di ambil bagi menghadapi risiko-risiko yang mungkin berlaku
Langkah-langkah • Kenal pasti objektif yang ingin dicapai menerusi penggunaan teknik ini
• Kenal pasti cadangan-cadangan yang mungkin boleh dilaksanakan • Kenal pasti risiko-risiko yang mungkin dihadapi jika cadangancadangan tersebut dilaksanakan. KIK boleh menggunakan teknik percambahan fikiran, Rajah Afiniti, Rajah Pokok atau teknik-teknik lain yang bersesuaian bagi mengenal pasti risiko tersebut • Catatkan risiko yang dikenal pasti • Setelah mengenal pasti sisiko-risiko yang mungkin dihadapi, kenal pasti pula tindakan pencegahan/penyelesaian bagi setiap risiko yang telah dikenal pasti
Digunakan untuk mengkategorikan masalah,maklumat dan idea-idea yang tidak tersusun atau bercelaru kepada bentuk yang tersusun dan mudah
Disebabkan terdapat ahli kumpulan yang pemalu atau bimbang ideanya diperlekeh, maka teknik ini menggalakkan idea itu dicatatkan
Langkah-langkah • Nyatakan idea secara bertulis tanpa bercakap. Satu idea ditulis di atas sehelai kertas • Kumpulkan masalah atau idea tersebut dan rekodkan • Buang idea yang sama atau hampir sama • Kelompokkan idea mengikut kategori dan namakan kategori berkenaan
Arrow Diagrams sesuai digunakan untuk :• Merancang Pelaksanaan Tindakan Pembetulan Sesuatu Projek
• Mengawal Dan Memantau Tempoh Pelaksanaan Projek • Merancang Dan Mengawal Pelaksanaan Projek Yang Kompleks • Memantau aspek masa dan kos pelaksanaan projek • Mengesan kelewatan dan tindakan penambahbaikan boleh diambil dengan segera
Langkah-langkah • Kenal pasti objektif projek atau perancangan. Contoh ialah Strategi Meningkatkan Khidmat Pelanggan • Kenal pasti kekangan-kekangan yang mungkin memberi kesan kepada pelaksanaan projek atau perancangan seperti kekangan masa, sumber tenaga dan kewangan • Kenal pasti dan catatkan tugasan-tugasan yang perlu diselesaikan. Catatkan juga di dalam kad tersebut maklumat berhubung tempoh masa bagi sesuatu tindakan perlu disiapkan dan individu yang bertanggungjawab • Setelah semua tugasan selesai dicatatkan, susun tugasan mengikut turutan dari kiri ke kanan. Sambungkan tugasan tersebut dengan anak panah.
Rajah Matriks digunakan untuk mengenal pasti perkara paling penting dan perlu diberi keutamaan kepada perkara yang sederhana penting dalam sesuatu senarai. Penggunaannya Melibatkan skala atau “skoring” dan pemberat tertentu
Langkah-langkah • Senaraikan perkara yang perlu dinilai
• Tentukan kriteria untuk senarai perkara yang dinilai • Tentukan pemberat pada kriteria yang telah ditetapkan • Masukkan data hasil kajian atau soal selidik bagi mewakili setiap faktor yang dinilai • Kira markah bagi setiap faktor dengan mendarabkan markah pemberat dengan markah diperoleh menerusi hasil kajian
• Kira markah akhir dengan mencampurkan semua markah bagi setiap kriteria • Penilaian akhir boleh dilakukan berdasarkan markah yang diperolehi oleh setiap faktor
Tajuk
Kemudaratan (x3)
Segera
(Urgency)
Imej
Skor
(x1)
(x2) A
4(12)
4(8)
4(4)
24
B
3(9)
5(10)
3(3)
22
C
2(6)
2 (4)
2(2)
12
• • • • • •
Analisis SMART Kaedah ‘Force Ranking’ Analisis Matriks Analisis Faedah Analisis SWOT Analisis Pro & Con
Analisis SMART Analisis SMART adalah singkatan bagi: S
Specific
Projek yang dipilih adalah berkaitan dengan tugas atau fungsi organisasi
M
Measurable
Data mudah diperolehi dan dapat diukur
A
Achievable
Hasil projek boleh dicapai
R
Realistic
Proses dan kaedah semasa menjalankan projek adalah dalam kawalan kumpulan
T
Time bound
Projek dapat dilaksanakan dalam tempoh yang dirancang
Contoh Analisis SMART
ANALISIS
S
M A
R
T
R
1
Perbezaan Ketara Kos Sebenar dan Unjuran Perbelanjaan Bahan Mentah Sajian
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓
2
Kadar Tidak Hadir Peserta Yang Ditawarkan Kursus Tinggi
✓ ✓ ✓ ✗ ✓
✓
3
Permohonan Peserta Kursus Tidak Mengikut Kumpulan Sasar dan Kompetensi Diperlukan
✓ ✓ ✓ ✗ ✓
✓
4
Bayaran Sewa Kemudahan Latihan Oleh Agensi Luar Lewat Diterima
✓ ✓ ✗ ✗ ✓
✗
5
Tempahan Penginapan, Sajian dan Fasiliti Kursus Lambat Dikemukakan
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓
6
Komen Peserta Berkenaan Penyediaan Nota Kursus Meningkat
✓ ✗ ✗ ✓ ✓
✗
FORCE RANKING Langkah 1
• Senarai masalah ikut susunan No. 1, 2, 3, 4, 5
Langkah 2
• Kategori masalah ikut Sangat penting, penting dan kurang penting
Langkah 3
• Senaraikan nombor-nombor masalah dalam kategori yang ditentukan
Langkah 4
• Susunkan nombor masalah sehingga mendapat suatu ranking yang tersusun mengikut keutamaan
Sangat penting
LANGKAH 2
Penting
Masalah No 2
Masalah No 1
Masalah No 4
Masalah No 3
Masalah No 5 Sangat penting
LANGKAH 3 Penting
Masalah No 2
Masalah No 3
Masalah No 5
Masalah No 1
Masalah No 4 LANGKAH 4
Susunan Akhir Mengikut Prioriti Masalah No 2,5,4,3,1
Analisis Matriks NO.
SENARAI MASALAH
1
Perbezaan Ketara Kos Sebenar dan Unjuran Perbelanjaan Bahan Mentah Sajian
2
Kadar Tidak Hadir Peserta Yang Ditawarkan Kursus Tinggi
3
Permohonan Khidmat Latihan Agensi Luar Tidak Dapat Dipenuhi
4
Permohonan Peserta Kursus Tidak Mengikut Kumpulan Sasar dan Kompetensi Diperlukan
5
Bayaran Sewa Kemudahan Latihan Oleh Agensi Luar Lewat Diterima
6
Peningkatan Aduan Terhadap Kualiti Makanan Disediakan Oleh Dewan Makan
7
Proses Pemilihan Peserta Kursus Antara Unit Berlaku Pertindihan
8
Pakej Latihan Tidak Kemaskini
9
Pemantauan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Kurang Berkesan
10
Kelewatan Mengambil Tindakan Terhadap Aduan Kerosakan
11
Kesukaran Memantau Penyampaian Input Luar Pegawai Latihan
12
Tempahan Penginapan, Sajian dan Fasiliti Kursus Lambat Dikemukakan
13
Komen Peserta Berkenaan Penyediaan Nota Kursus Meningkat
14
Penilaian Peserta Kursus Dilaksanakan Diluar Tempoh Dibenarkan
TUJUAN Mengukur keupayaan kumpulan merujuk dan menganalisa sumber data yang boleh menyokong verifikasi masalah serta tahap implikasi masalah kepada organisasi
0
1
2
3
4
5
6
7
8
1 2 3 4
9 14
11
8 7
5 6 7
8
13
6 SENARAI PENDEK MASALAH
3 6
10
2
5 1 4
12
Analisis Faedah • Pemilihan masalah menggunakan kaedah analisis faedah adalah dengan menganalisa setiap masalah terhadap faedah yang akan diperolehi melalui menyelesaikan masalah tersebut. • Sekiranya menyelesaikan masalah tersebut membawa faedah yang terbanyak, maka masalah tersebut akan dipilih.
Contoh Analisis Faedah BIL
CADANGAN PROJEK
PRESTASI (1)
KUALITI (2)
KOS (3)
SKOR
1
Perbezaan Ketara Kos Sebenar dan Unjuran Perbelanjaan Bahan Mentah Sajian
3 (3)
4 (8)
3 (9)
20
2
Kadar Tidak Hadir Peserta Yang Ditawarkan Kursus Tinggi
2 (2)
3 (6)
2 (6)
14
3
Permohonan Peserta Kursus Tidak Mengikut Kumpulan Sasar dan Kompetensi Diperlukan
3 (3)
5 (10)
4 (12)
25
4
Tempahan Penginapan, Sajian dan Fasiliti Kursus Lambat Dikemukakan
4 (4)
5 (10)
3 (9)
23
PRESTASI
KUALITI
KOS
1
TIDAK TERJEJAS
AMAT MEMUASKAN
TIDAK TINGGI
2
KURANG TERJEJAS
SANGAT MEMUASKAN
KURANG TINGGI
3
TERJEJAS
MEMUASKAN
TINGGI
4
SANGAT TERJEJAS
KURANG MEMUASKAN
SANGAT TINGGI
5
AMAT TERJEJAS
TIDAK MEMUASKAN
AMAT TINGGI
Analisis SWOT S W O T bermaksud seperti berikut:
Strength (kekuatan) Weakness (kelemahan) Opportunity (peluang)
Threat (ancaman)
Contoh Analisis SWOT SEBAB
Rujuk kepada sebab yang telah dikaji oleh ahli KIK
ALTERNATIF
Cadangan penyelesaian masalah/ projek
STRENGTH
WEAKNESS
(Kekuatan)
(kelemahan)
Dalaman
Dalaman
Kemampuan dan kemahiran ahli KIK
Tiada kerjasama di peringkat pengurusan
Kemudahan Menggunakan infrastruktur idea kreatif yang dan inovtif mencukupi
Teknologi IT tidak terkini
Sikap negatif ahli/ organisasi
Mendapat sokongan/ kelulusan pihak Tidak pengurusan memberi kerjasama semasa uji cuba
OPPORTUNITY (peluang) Luaran Mengwujudkan peluang dan cara kerja baru Mengwujudkan tenaga kerja yang kreatif & inovatif Mengukuhkan budaya kerja cemerlang
Mengwujudka n pekerja yang berpengetahu an (K worker) & berkemahiran
THREAT (ancaman) Luaran
Perubahan dasar Tiada pemantaua n berterusan
Pekerja baru yang tidak memahami konsep KIK
Analisis Pro dan Kontra FAKTOR : MANUSIA PUNCA : KURANG LATIHAN Pilihan Cadangan 1. Adakan Latihan dengan menggunakan pakar dalaman
Pencadang
PRO
KONTRA
Abu
• Murah kerana gaji bulanan • Cepat kerana dalam organisasi • Ada kepakaran kerana lulus dalam bidang berkaitan • Pengalaman praktikal on job training • Bimbingan terus menerus
• Boleh mendatangkan kebosanan
Keputusan Terima
Pilihan Cadangan
Pencadang
PRO
KONTRA
Keputusan
2. Latihan dijalankan oleh Perunding luar dalam organisasi
Lina
• Ada Kepakaran • Cepat kerana tidak perlu keluar pejabat • Mudah mengen dalikannya
• Mahal : Kos RM 3,000.00 sehari
Tolak
3. Menyediakan Bahan Bacaan
Azlan
• Mudah mengendalikan • Murah kerana kos buku RM 500.00
•Membosankan • Salah pemahaman
Tolak
