Raamovereenkomst voor begeleiding van werkzoekenden bij de procedure tot erkenning van gelijkwaardigheid van buitenlandse diploma s

Vlaamse overheid Beleidsdomein Werk en Sociale Economie Agentschap: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, Publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap

Besteknr. 2014/50017

Raamovereenkomst voor begeleiding van werkzoekenden bij de procedure tot erkenning van gelijkwaardigheid van buitenlandse diploma’s Opdrachtgevend bestuur

Voorwerp van de opdracht

Wijze van gunning Wijze van prijsbepaling Indienen aanvraag tot deelneming Uiterste indieningstermijn/ Opening van de aanvragen tot deelneming Mogelijkheid tot vraagstelling Contactpersoon

Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB) Keizerslaan 11, 1000 Brussel De opdracht bestaat uit de begeleiding van werkzoekenden met een buitenlands diploma bij de procedure tot erkenning van gelijkwaardigheid van diploma’s. De opdracht wordt georganiseerd in 5 geografisch afgebakende percelen. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking – Raamovereenkomst met één dienstverlener per perceel Opdracht tegen prijslijst Uitsluitend via e-tendering (https://eten.publicprocurement.be) Op 10/07/2014 om 15 uur stipt Uiterlijk op 30/06/2014 Anna Vanderstukken [email protected]

OPMB – Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (bestek nr. 2014/50017)

24/06/2014 1/35

Inhoudsopgave DEEL 1

Administratieve bepalingen ............................................................................................................. 4

1.1 Opdrachtgevend bestuur ................................................................................................................. 4 1.1 Voorwerp en classificatie van de opdracht ...................................................................................... 4 1.2 Duur van de overeenkomst/ uitvoeringstermijnen ......................................................................... 4 1.3 Plaats van de dienstverlening........................................................................................................... 4 1.4 Beschrijving van de percelen ............................................................................................................ 5 1.5 Prijs ................................................................................................................................................... 5 1.5.1 Prijsbepaling ............................................................................................................................. 5 1.5.2

Prijsverduidelijking en prijsonderzoek ..................................................................................... 6

1.5.3

Prijsherziening .......................................................................................................................... 6

1.6 Betalingen......................................................................................................................................... 7 1.6.1 De berekening van de vergoedingen........................................................................................ 7 1.6.2

De facturatie en de betaalopdracht ......................................................................................... 7

1.7 Wijze van gunning van de opdracht ................................................................................................. 7 1.7.1 Procedure ................................................................................................................................. 7 1.7.2

Selectiecriteria .......................................................................................................................... 8

1.7.3

Gunningscriterium .................................................................................................................... 9

1.8 Opmaak van de aanvraag tot deelneming ....................................................................................... 9 1.8.1 Beschrijvend deel van de aanvraag tot deelneming ................................................................ 9 1.8.2

Bij de aanvraag tot deelneming te voegen documenten ......................................................... 9

1.8.3

Vormvereisten van de aanvraag tot deelneming ................................................................... 10

1.9 1.10 1.11 DEEL 2

Mogelijkheid tot vraagstelling ........................................................................................................ 10 Opening aanvragen tot deelneming............................................................................................... 11 Verbintenistermijn ......................................................................................................................... 11 Technische bepalingen ................................................................................................................... 12

2.1 Situering van de opdracht .............................................................................................................. 12 2.1 Doelgroep ....................................................................................................................................... 12 2.2 Taak van de VDAB en de trajectbegeleider .................................................................................... 12 2.3 Begeleiding in diploma-erkenning door de partner ....................................................................... 13 2.4 Registratie in “Mijn Loopbaan voor Partners” (MLP) ..................................................................... 13 2.4.1 Rapportering........................................................................................................................... 14 2.4.2

Verplichte registraties in het MLP-dossier ............................................................................. 14

2.4.3

Onderliggende bewijsvoering van de MLP-registraties ......................................................... 15

DEEL 3

Algemene contractvoorwaarden ................................................................................................... 16

3.1 Toepasselijke wettelijke bepalingen .............................................................................................. 16 3.1.1 Aangaande de contractvoorwaarden ..................................................................................... 16 OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 2/35

3.1.2

Aangaande de uitvoering van de opdracht ............................................................................ 16

3.1.3

Afwijkingen op het KB Uitvoering .......................................................................................... 17

3.2 Algemene administratieve bepalingen .......................................................................................... 18 3.2.1 Voorrang ................................................................................................................................. 18 3.2.2

Geen exclusiviteit ................................................................................................................... 19

3.2.3

Officiële communicatie .......................................................................................................... 19

3.2.4

Samenwerking tussen arbeidsmarktactoren ......................................................................... 19

3.2.5

Facturatie en betalingen ........................................................................................................ 20

3.2.6

Verzekeringen en aansprakelijkheid ...................................................................................... 21

3.2.7

Discretieplicht/vertrouwelijkheid .......................................................................................... 22

3.2.8

Intellectuele rechten .............................................................................................................. 22

3.2.9

Taalgebruik ............................................................................................................................. 22

3.2.10 Engagement en aansprakelijkheid t.o.v. andere financieringsmiddelen en (Europese) subsidies ................................................................................................................................................ 22 3.2.11

Publiciteit................................................................................................................................ 23

3.2.12

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken........................................................................ 23

3.2.13

Wijzigingen/aanvullingen/verduidelijkingen aan het bestek ................................................. 23

3.3 Algemene bepalingen bij de uitvoering ......................................................................................... 24 3.3.1 Opstart van de activiteiten ..................................................................................................... 24 3.3.2

Kosteloosheid van de dienstverlening ................................................................................... 24

3.3.3

Kwalitatieve opvolging, audit en externe controle ................................................................ 24

3.3.4

Kwalitatieve opvolging en ondersteuning .............................................................................. 24

3.3.5

Audit en externe controles ..................................................................................................... 24

3.3.6

Registratie in ‘Mijn Loopbaan voor Partners’ (MLP) .............................................................. 25

3.3.7

Klachtenprocedure ................................................................................................................. 26

3.3.8

Medewerking van de deelnemer ........................................................................................... 27

DEEL 4

Bijlagen ........................................................................................................................................... 29

Bijlage 1: Woordenlijst ............................................................................................................................... 29 Bijlage 2: Onderaannemingsovereenkomst ............................................................................................... 31 Bijlage 3: Klachtenprocedure VDAB ........................................................................................................... 33

OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 3/35

DEEL 1 1.1

Administratieve bepalingen

Opdrachtgevend bestuur

Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB), publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid (EVA), ondernemingsnummer 0887.010.362, met maatschappelijke zetel gelegen te 1000 Brussel, Keizerslaan 11, hierna genoemd “de opdrachtgever” of “de VDAB”. De opdracht wordt geformuleerd vanuit de regieopdracht van de VDAB. Hoofd van het EVA: de Heer Fons Leroy, gedelegeerd bestuurder. Leidend ambtenaar: Sabine Pardaens, [email protected]

1.1

Voorwerp en classificatie van de opdracht

In het kader van een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening ten aan aanzien van werkzoekenden wordt met middelen van de Vlaamse overheid, en al dan niet met Europese middelen, een opdracht uitgeschreven voor de begeleiding van de werkzoekenden met een buitenlands diploma bij de procedure tot erkenning van gelijkwaardigheid van diploma’s. De opdracht heeft een maximaal geraamde waarde van 350.000 euro, excl. BTW. De opdracht wordt georganiseerd in 5 geografisch afgebakende percelen percelen. Voor een precieze omschrijving van de opdracht wordt verwezen naar deel 2, ‘Technische bepalingen’. De onderhavige opdracht betreft een opdracht voor diensten in de zin van artikel 3, 4° van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. De te verlenen diensten vallen onder categorie B.25 van bijlage 2 van de wet overheidsopdrachten.

1.2

Duur van de overeenkomst/ uitvoeringstermijnen

De opdrachtnemer streeft ernaar om de raamovereenkomst met een maximumduur van 3 jaar en 9 maanden jaar te laten aanvangen op 01/09/2014. De raamovereenkomst is jaarlijks opzegbaar door de opdrachtnemer. Bij niet-verlenging wordt de opdrachtnemer minimaal drie maanden voor het verstrijken van het lopende gunningsjaar per aangetekend schrijven op de hoogte gebracht. In geval de opzegging niet gebeurt, loopt de overeenkomst definitief af op 31/05/2018.

1.3

Plaats van de dienstverlening

De locaties waar de dienstverlening wordt uitgevoerd zijn gelegen in het stadscentrum of het centrum van de hoofdgemeente van de verplichte plaatsen van dienstverlening zoals bepaald in tabel 1, perceelsbeschrijving. De locaties waar de dienstverlening aangeboden wordt, moeten centraal gelegen zijn en vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. De locaties moeten daarenboven vrij toegankelijk zijn, zonder fysische of culturele drempels voor de beoogde deelnemers. De locaties voldoen aan alle wettelijke voorschriften, in het bijzonder aan de Codex Welzijn, het ARAB en het AREI. De VDAB kan van de begrenzing van de opgegeven locaties afwijken mits aanvaarding van een gemotiveerd en onderbouwd voorstel dat door de opdrachtnemer werd ingediend. In overleg met de provinciale VDAB kan de dienstverlening, mits vergoeding, verzorgd worden in een VDAB locatie. OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 4/35

De opdrachtnemer zal uiterlijk 15 kalenderdagen voor de start van de opdracht aantonen dat hij over de nodige accommodatie beschikt om de opdracht aan te vatten. Hij doet dit door voor elke verplichte locatie het adres en een beschrijving van de beschikbare ruimtes en infrastructuur aan de VDAB te bezorgen.

1.4

Beschrijving van de percelen

De VDAB opteert ervoor om de opdracht uit te besteden in 5 percelen. De kandidaat geeft bij het indienen van de aanvraag tot deelneming aan voor welk(e) perceel/percelen hij inschrijft (zie Inschrijvingsformulier). Tabel 1: Indeling van de percelen, met indicatieve aantallen per perceel op basis van de toeleidingen van mei 2013* tem april 2014 Provincies

Perceel- Verplichte plaatsen van nummer dienstverlening

Stad Gent Prov. Oost-Vlaanderen, excl. Gent Regio Leuven Regio Halle-Vilvoorde West-Vlaanderen

Indicatieve aantallen obv toeleidingen mei 2013 tem april 2014 Vroegtijdig Bezig Uitgevoerd TOTAAL stopgezet

Stad Gent 21** 4** 0** Sint-Niklaas, Dendermonde, Aalst, Oudenaarde 4 Leuven, Tienen 45 7 8 Vilvoorde, Halle 5 Brugge, Oostende, Kortrijk, 31 13 0 Ieper, Roeselare * De eerste toeleidingen van de vorige tender dateren van mei 2013. **In Oost-Vlaanderen werd in 2013 de opdracht enkel in Stad Gent uitgevoerd vanaf augustus 2013.

1.5

3

25**

Prijs

1.5.1 Prijsbepaling De opdracht wordt vergoed per uitgevoerde begeleiding. De vergoeding wordt betaald op voorwaarde dat: a.

het dossier is ingediend bij de bevoegde instantie en opgevolgd tot aan de eindbeslissing mbt erkenning (positief of negatief), én

b.

het eindresultaat is besproken met de klant , én

c.

het klantendossier in MLP is afgewerkt, dit wil zeggen dat de beslissing van de bevoegde instantie is ge-upload en de registratie van de begeleiding diplomagelijkschakeling is afgewerkt.

Deze vergoeding wordt uitbetaald in 2 schijven: 1.

Een eerste schijf van 60% van de gunningsprijs per opgestarte begeleiding. Een begeleiding wordt als opgestart beschouwd als het intakegesprek heeft plaats gevonden en de deelnemer akkoord is met de opstart van de procedure. Deze schijf wordt betaald op basis van de registratie van de start van de begeleiding diplomagelijkschakeling. Deze actie mag geregistreerd worden na afloop van het intakegesprek met de deelnemer en mits de nodige bewijsstukken in het klantendossier zijn toegevoegd conform punt 2.4.2 en 2.4.3 van het bestek.


24/06/2014 5/35

60 44

2.

Een tweede schijf van 40% van de gunningsprijs bij beëindiging van de begeleiding, d.w.z. na de bespreking van het eindresultaat met de deelnemer en de afwerking van het dossier in MLP. Deze schijf wordt betaald op basis van de registratie van de beëindiging van de begeleiding diplomagelijkschakeling. Deze actie mag geregistreerd worden na het afsluitgesprek met de deelnemer en mits de nodige bewijsstukken in MLP en het klantendossier zijn toegevoegd conform punt 2.4.2 en 2.4.3 van het bestek.

De richtprijs voor de vergoeding (2 schijven samen) bedraagt 250 euro per uitgevoerde begeleiding, excl. BTW. De prijs die de inschrijver opgeeft per begeleiding (2 schijven samen) is een vergoeding voor alle kosten voor de uitvoering van deze opdracht, inclusief de vertaalkosten voor de door de bevoegde instanties vereiste beëdigde vertalingen, de kosten voor infrastructuur, administratie, rapporteringen, personeelskosten incl. eventuele tolkdiensten, verplaatsingskosten,… De opdrachtnemer kan per deelnemer maximaal één vergoeding (2 schijven) ontvangen indien aan de bovengestelde voorwaarden is voldaan. Indien voor een bepaalde deelnemer meerdere procedures opgestart moeten worden, zal dit als één te vergoeden begeleiding beschouwd worden. Voor deelnemers waarvan de begeleiding na het intakegesprek niet opgestart wordt, zal de opdrachtgever geen vergoeding betalen. Voor deelnemers waarvan de begeleiding vroegtijdig wordt stopgezet, zal de opdrachtgever geen tweede schijf van de vergoeding betalen. Er is sprake van “vroegtijdig stopzetting” als de procedure wordt stopgezet voor ontvangst van de eindbeslissing. 1.5.2

Prijsverduidelijking en prijsonderzoek

Prijsverduidelijking De indieningsprijs van de inschrijvers wordt per perceel onderling vergeleken (gunningscriterium G.1). Op eenvoudig verzoek van de VDAB moet de inschrijver alle inlichtingen verstrekken met betrekking tot de totstandkoming van deze vergoeding. Dit verzoek betreft steeds een vraag tot verduidelijking van de prijssamenstelling zoals bedoeld in artikel 21 §1 van het KB Plaatsing. Prijsonderzoek bij kennelijk abnormale prijzen Op grond van artikel 21 §3 van het KB Plaatsing zal de VDAB bij een vermoeden of vaststelling van kennelijk abnormale prijzen in het kader van de selectie- en gunningsprocedure een onderzoek voeren naar de regelmatigheid van de prijzen. De inschrijver is verplicht om op verzoek van de VDAB alle nodige inlichtingen te verstrekken om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De VDAB kan alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren, om de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. De VDAB kan dit onderzoek zelf uitvoeren of laten uitvoeren door een derde. In het gunningsverslag zal de VDAB de aanleiding voor het prijsonderzoek motiveren, alsook de daaruit voortvloeiende beslissing. 1.5.3 Prijsherziening Jaarlijks kan de VDAB, op grond van artikel 20 van het KB Plaatsing, het bedrag van de gegunde vergoeding aanpassen volgens de volgende formule: OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 6/35

Nieuw bedrag = bedrag * (0,2 + 0,8 * nieuwe index / basisindex geldig bij de gunning van de opdracht) Het aangewende indexcijfer is het referentiemaandloon categorie 1 op 4 jaar ervaring van loonschaal II van toepassing voor het Aanvullend Nationaal Paritair Comité voor Bedienden. De basisindex is deze van de maand augustus 2014. De nieuwe index is in dat geval deze van de maand augustus van het jaar volgend op de laatste herziening. De nieuwe bedragen, na prijsherziening, zijn enkel van toepassing op de nieuw gestarte begeleidingen van het nieuwe gunningsjaar en de daarop volgende periode tot aan de volgende aanpassing.

1.6

Betalingen

Alle in dit bestek vermelde bedragen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. 1.6.1 De berekening van de vergoedingen Elke berekening van verschuldigde bedragen geschiedt op basis van de registraties in Mijn Loopbaan voor Partners (MLP). Bijgevolg kan de opdrachtnemer geen vergoeding eisen voor de acties waarbij de vereiste en dus essentiële registraties in MLP ontbreken of foutief zijn. 1.6.2 De facturatie en de betaalopdracht Voor de verschuldigde bedragen voor de financiering van de begeleiding bezorgt de VDAB driemaandelijks een gedetailleerde schuldbevestigingsstaat aan de opdrachtnemer. Deze staat bevat een gedetailleerd overzicht van de registraties met vermelding van alle verschuldigde bedragen voor de periode waarop de schuldbevestiging van toepassing is. Binnen de 14 dagen na ontvangst van de 3-maandelijkse rapportering en schuldbevestigingsstaat verwacht de VDAB de factuur. De opdrachtnemer verklaart zich akkoord met de schuldbevestigingsstaten door de factuur over te maken, zoals opgegeven in de punt 3.2.5 van het bestek. Indien de opdrachtnemer de schuldbevestigingsstaat niet aanvaardt, dient hij zijn bemerkingen binnen de 14 kalenderdagen na ontvangst van de bevestigingsstaat over te maken aan de VDAB. Zo nodig wordt een aangepaste bevestigingsstaat opgemaakt. De VDAB gaat, na vergelijking en overeenstemming van de factuur met de overeenkomstige schuldbevestigingsstaat, binnen de 30 kalenderdagen na factuurdatum over tot betaling per overschrijving op het rekeningnummer van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer moet de BTW-regelgeving strikt naleven. Hij wordt geacht vooraf de rechtmatigheid van toegepaste vrijstellingen of tariefverlagingen te verifiëren. Correcties op onrechtmatig toegepaste vrijstellingen of tariefverlagingen zijn ten laste van de opdrachtnemer en kunnen niet leiden tot een bijkomende kost voor de VDAB.

1.7

Wijze van gunning van de opdracht

De opdracht wordt gegund als raamovereenkomst met één dienstverlener per perceel door middel van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB), op basis van artikel 26,§ 2,4°van de wet overheidsopdrachten. 1.7.1 Procedure Bij het kiezen van een opdrachtnemer zal de VDAB volgende werkwijze hanteren: Aanvraag tot deelneming Een aanvraag tot deelneming dient verplicht te gebeuren aan de hand van het formulier aanvraag tot deelneming , verder inschrijvingsformulier genoemd. OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 7/35

De ingediende kandidaturen worden onderzocht op het vlak van de formele en materiële regelmatigheid. Onverminderd de mogelijkheid voor de VDAB om aanvullende gegevens op te vragen, zal een onvolledige aanvraag tot deelneming of een inschrijving die niet aan de formeel gestelde eisen voldoet, worden geweerd. Kandidaten die voldoen aan de selectiecriteria worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Indienen offerte Het offerteformulier zal enkel aan de geselecteerde kandidaten worden bezorgd. Het indienen van een offerte dient verplicht te gebeuren aan de hand van het offerteformulier. De offertes zullen onderzocht worden op het vlak van de formele en materiële regelmatigheid. Onverminderd de mogelijkheid voor de VDAB om aanvullende gegevens op te vragen, kan een onvolledige offerte of een offerte die niet aan de formeel gestelde eisen voldoet, worden geweerd. De formeel en materieel regelmatige offertes zullen op inhoudelijk vlak worden beoordeeld op basis het enige gunningscriterium, zijnde de prijs. Het voorstellen van afzonderlijke offertes met vrije varianten is verboden. Onderhandelingen De VDAB kan het aantal offertes waarover onderhandeld wordt beperken op basis van de rangschikking bij de beoordeling van de initieel ingediende offertes, of de verbeterde offertes in de daarop volgende fases van de onderhandelingen. Als gevolg van deze onderhandelingen worden de inschrijvers uitgenodigd een BAFO ( Best And Final Offer) in te dienen. Per perceel zal de inschrijver met de laagst regelmatige BAFO als opdrachtnemer voor deze opdracht worden aangeduid. Het volgen van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking houdt geen verplichting in tot het toewijzen van de opdracht. De VDAB behoudt zich het recht om de opdracht of afzonderlijke percelen niet toe te wijzen. Raamovereenkomst De opdracht wordt gegund als raamovereenkomst met één dienstverlener per perceel. Gedurende de duur van de overeenkomst wordt elke toewijzing van een deelnemer beschouwd als een deelopdracht binnen de raamovereenkomst. De VDAB engageert zich niet tot het toeleiden van een minimum of maximum aantal deelnemers per gunningsjaar. 1.7.2 Selectiecriteria Indien beroep gedaan wordt op co-aanneming, dienen de co-aannemers elk afzonderlijk te voldoen aan de selectiecriteria. De kandidaat draagt eveneens de verantwoordelijkheid dat ook zijn eventuele onderaannemers die instaan voor de begeleiding van de deelnemers aan onderstaande selectiecriteria voldoen. S.1. Zich niet in een uitsluitingspositie bevinden Door in te schrijven op deze opdracht legt de kandidaat een verklaring op erewoord af dat hij zich niet in een toestand van uitsluiting bevindt, zoals bedoeld in artikel 61, 62, 63 van het KB Plaatsing. De kandidaat draagt eveneens de verantwoordelijkheid dat ook zijn eventuele onderaannemers aan deze voorwaarden voldoen. De VDAB zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is alvorens de gunningsbeslissing te nemen. In dit geval zal OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 8/35

ze de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken om de inlichtingen of documenten te verstrekken die het mogelijk maken de persoonlijke situatie van de inschrijver te controleren. De VDAB zal zelf de inlichtingen of documenten aanvragen die zij met behulp van elektronische middelen gratis kan verkrijgen bij de diensten die er de beheerder van zijn. S.2. Technische bekwaamheid: deskundigheid en ervaring De kandidaat bewijst zijn deskundigheid in en ervaring met het begeleiden van anderstaligen en personen met een migratieachtergrond in administratieve procedures, aan de hand van referentieopdrachten bij de overheid of bij privaatrechtelijke entiteiten, uitgevoerd in de laatste drie jaar. De beschrijving wordt per referentieopdracht opgegeven in het inschrijvingsformulier. 1.7.3 Gunningscriterium Enkel de geselecteerde kandidaten zullen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen. Voor de keuze van de laagste offerte zal de VDAB de prijs als enige gunningscriterium hanteren. Voor het opmaken van de rangschikking worden de offerteprijzen van de inschrijvers per perceel onderling vergeleken, inclusief BTW. De ingediende gunningsprijzen zullen expliciet vermeld worden in het PV van gunning.

1.8

Opmaak van de aanvraag tot deelneming

1.8.1 Beschrijvend deel van de aanvraag tot deelneming De volledige identificatie van de kandidaat en de beschrijving van de aanvraag tot deelneming dienen verplicht te gebeuren aan de hand van het inschrijvingsformulier dat in e-notification is terug te vinden als apart opdrachtdocument, aangevuld met de verplichte bijlagen. De VDAB kan een aanvraag tot deelneming onregelmatig verklaren indien het inschrijvingsformulier niet behoorlijk is ingevuld en ondertekend of indien één van de verplichte bijlagen ontbreekt. De geselecteerde kandidaten zullen in een volgende fase uitgenodigd worden om een offerte in te dienen. Dit zal gebeuren door middel van opgave van de prijs (enige gunningscriterium) aan de hand van het offerteformulier dat op een latere datum aan de geselecteerde kandidaten zal verzonden worden. Op basis van de prijzen in het offerteformulier, eventueel aangepast in een BAFO, zal de opdracht per perceel gegund worden aan de laagste offerte. 1.8.2 Bij de aanvraag tot deelneming te voegen documenten De beoordeling van de aanvraag tot deelneming gebeurt op basis van de informatie die in het inschrijvingsformulier is beschreven, aangevuld met onderstaande verplichte bijlagen. Andere bijlagen worden niet in rekening gebracht bij de beoordeling van de aanvraag tot deelneming. Alle informatie die kandidaat nodig acht om zijn aanvraag tot deelneming te verduidelijken, dient verwerkt te worden in het beschrijvend deel van het inschrijvingsformulier op de daartoe aangewezen plaats. Bijlage 1: De statuten of een ander document waaruit blijkt dat de ondertekenaars van de aanvraag tot deelneming en de verplichte bijlagen bevoegd zijn om zich contractueel te verbinden voor deze opdracht in naam van de organisatie die zij vertegenwoordigen. Om de bevoegdheid van de ondertekenaars aan te tonen voegt de kandidaat (inclusief voor elke coaannemer en onderaannemer) de nodige documenten toe ter staving. De bewijsvoering bestaat uit: •

Een kort verslag of schema van de chronologische stappen in de bewijsvoering


24/06/2014 9/35

•

Documenten ter staving. Dit kunnen o.a. zijn: -

Uittreksels uit het Belgisch Staatsblad;

-

Ondertekend en gedagtekende verslagen;

-

Een volmacht. Voor de volmachten geldt dat er ook een bewijsvoering wordt aangereikt voor de volmachtgevers.

In de aangereikte documenten markeert de kandidaat de passages die relevant zijn voor de bewijsvoering en voegt hij een volgnummer toe, dat refereert naar het verslag of schema van de bewijsvoering. Bijlage 2:. Een ingevulde onderaannemingsverklaring in geval dat de kandidaat reeds bij het indienen van de aanvraag tot deelneming aangeeft beroep te zullen doen op onderaannemers voor de uitvoering van de opdracht (zie bijlage 2 van het bestek). Een overzicht van deze onderaannemers wordt verwerkt in het inschrijvingsformulier (zie ook punt 3.2.4. Onderaanneming). 1.8.3 Vormvereisten van de aanvraag tot deelneming De aanvraag tot deelneming wordt verplicht ingediend door gebruik van het inschrijvingsformulier en conform de bepalingen van het bestek. Indien de kandidaat inschrijft op meerdere percelen, mag hij de aanvraag tot deelneming opnemen in één inschrijvingsformulier. Het inschrijvingsformulier en de verplichte bijlagen moeten elektronisch ingediend worden via e-tendering in afzonderlijke files in PDF-formaat. Elke co-aannemer moet de aanvraag tot deelneming elektronisch ondertekenen via e-tendering. Enkel voor volmachten en voor de onderaannemingsovereenkomsten aanvaardt de VDAB een ingescand, ondertekend en gedateerd document dat wordt opgeladen in etendering en waarvan het origineel beschikbaar wordt gehouden en op elk ogenblik kan opgevraagd worden door de VDAB. Gelieve nauwgezet de gevraagde naamgeving te gebruiken, zoals hieronder vermeld: • • •

2014_50017_naam_penhouder_aanvraag tot deelneming 2014_50017_naam_penhouder_bijlage1_machtiging_ondertekenaars_naam co- of onderaannemer 2014_50017_naam_penhouder_bijlage2_onderaannemingsovereenkomst_naam onderaannemer

De voorgestelde nummering van het inschrijvingsformulier dient gevolgd te worden. Er wordt een inhoudsopgave in opgenomen en een duidelijke en doorlopende paginanummering die alle documenten van de aanvraag tot deelneming en bijlagen beslaat. Onderaan elke bladzijde wordt een paginanummer en de naam van de kandidaat vermeld.

1.9

Mogelijkheid tot vraagstelling

De kandidaat heeft de mogelijkheid om bijkomende vragen te stellen over deze opdracht. Mogelijk zijn een aantal vragen reeds beantwoord in de “Leidraad bij het indienen van de offertes” die u kan terugvinden op de website http://partners.vdab.be/leidraadoffertes De vragen dienen gesteld te worden via het e-mailadres [email protected]. Gelieve per vraag aan te geven over welk bestekonderdeel er verduidelijking gewenst is door uw vraag te beginnen met het titelnummer en de titel van het betreffende bestekonderdeel, en de pagina van het bestek. OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 10/35

Om de VDAB de mogelijkheid te geven de nodige specialisten te raadplegen is het noodzakelijk dat de vragen uiterlijk 30 juni 2014 toekomen per mail. Vragen die later toekomen, worden mogelijks niet meer beantwoord. De VDAB tracht deze vragen steeds binnen de week te beantwoorden. De VDAB beslist vrij om al dan niet te antwoorden op de overgemaakte vragen. Indien VDAB dit wenselijk of nodig acht, kan aan de betrokken inschrijver gevraagd worden om nadere toelichting te verstrekken bij de vragen. De vragen met bijhorende antwoorden maken integraal deel uit van het bestek.

1.10

Opening aanvragen tot deelneming

De aanvraag tot deelneming kan enkel elektronisch worden ingediend via e-tendering (https://eten.publicprocurement.be) die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 KB Plaatsing. Aanvragen tot deelneming die niet via e-tendering zijn ingediend worden NIET aanvaard. Meer informatie kan bekomen worden op http://www.bestuurszaken.be/e-procurement-voor-bedrijven of op http://www.publicprocurement.be.

1.11

Verbintenistermijn

De inschrijvers blijven verbonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum van ontvangst van de laatst ingediende offerte (BAFO).


24/06/2014 11/35

DEEL 2 2.1

Technische bepalingen

Situering van de opdracht

Voor inburgeraars is de begeleiding bij de procedure tot erkenning van buitenlandse diploma’s decretaal voorzien door het Onthaalbureau (decreet inburgering 2006 en het Besluit Vlaamse Regering betreffende de uitvoering van het Vlaamse inburgeringsbeleid 1/1/2007). De onthaalbureaus zijn verplicht om inburgeringsklanten te begeleiden bij de procedure tot gelijkschakeling of erkenning van hun diploma. Niet-inburgeraars hebben niet de mogelijkheid om hierop beroep te doen voor de nochtans complexe procedure. De erkenning van een buitenlands diploma betekent een meerwaarde op de arbeidsmarkt voor de hooggeschoolde allochtonen. Uit ervaring en onderzoek is immers gebleken dat voor hooggeschoolde allochtonen de toegang tot de arbeidsmarkt bemoeilijkt wordt omdat de waarden van hun diploma onvoldoende gekend is of verkeerd wordt ingeschat. Een gelijkschakeling of erkenning van diploma verhoogt de kansen op tewerkstelling.

2.1

Doelgroep

De doelgroep omvat werkzoekenden met migratieachtergrond in bezit van een nog niet erkend buitenlands diploma waarbij de nood aan begeleiding op het vlak van diploma-erkenning door de VDAB of een erkende begeleidingspartner werd vastgesteld. De opdrachtnemer houdt ermee rekening dat de toegeleide deelnemers mogelijks over beperkte kennis van het Nederlands beschikken. Werkzoekende inburgeraars in een actief primair inburgeringstraject komen niet in aanmerking. Deze klanten vallen nl. onder de bevoegdheid van het onthaalbureau als regisseur van het primair inburgeringstraject.

2.2

Taak van de VDAB en de trajectbegeleider

De VDAB zal bij start van de opdracht, de nodige afspraken maken over de praktische organisatie van de opdracht. De VDAB organiseert kort na de toewijzing van de opdracht een opstartvergadering waarbij alle praktische modaliteiten worden afgesproken, zoals • • • • • • •

locatie en faciliteiten ieders rol en taak in het hele gebeuren afspraken over de doorverwijzing afspraken over de registratie afspraken over communicatie/informatie-uitwisseling afspraken over tussentijdse evaluatiemomenten afspraken over de overdracht naar de trajectbegeleider na beëindiging van de begeleiding

De werkzoekenden worden steeds doorverwezen vanuit een traject bij VDAB of een erkende begeleidingspartner. Het akkoord van de klant en de trajectbegeleider wordt bevestigd door ondertekening van de trajectovereenkomst, waarin de actie begeleiding tot diplomaerkenning en de doorverwijzing naar de opdrachtnemer expliciet wordt vermeld. VDAB zorgt er tevens voor dat de erkende begeleidingspartners die werkzoekenden kunnen doorverwijzen beschikken over de nodige informatie met betrekking tot deze opdracht..


24/06/2014 12/35

2.3

Begeleiding in diploma-erkenning door de partner

De opdrachtnemer staat in voor de begeleiding van de toegeleide deelnemers in de procedure voor diploma-erkenning via Naric Vlaanderen of de begeleiding in de professionele erkenning van gereglementeerde beroepen bij de bevoegde federale overheidsdienst. Naric-Vlaanderen is een Vlaamse erkenningsinstantie die beslissingen voorbereidt rond de academische erkenning van buitenlandse hoger onderwijsdiploma’s in Vlaanderen, de erkenning van buitenlandse diploma’s secundair onderwijs, de gelijkwaardigheidserkenning van buitenlandse diploma’s volwassenenonderwijs, de professionele erkenning van een buitenlands diploma van EER-leerkrachten. NARIC-Vlaanderen ressorteert onder het agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming. Voor diploma’s behaald binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland verloopt de procedure voor professionele erkenning van een gereglementeerd beroep via de bevoegde federale overheidsdiensten.

De opdrachtnemer dient zich zo te organiseren dat ze een regelmatige instroom van deelnemers kan verwerken. De opdrachtnemer kan een doorverwezen deelnemer niet weigeren. De begeleiding omvat: •

Een intakegesprek met de deelnemer waarbij: o toelichting van de procedure wordt gegeven o de te ondernemen stappen in functie van de samenstelling van het dossier in kaart worden gebracht

•

Acties om een volledig dossier samen te stellen, inclusief o de controle van de trajectovereenkomst: de deelnemer moet een trajectovereenkomst kunnen voorleggen waarin de actie tot diploma-erkenning is opgenomen, deze is noodzakelijk om de procedure bij Naric gratis te starten o de vereiste beëdigde vertalingen

•

Indienen van het dossier bij de bevoegde instantie

•

Opvolging/begeleiding van het dossier tot aan de eindbeslissing. o de opdrachtnemer volgt minstens 3-maandelijks het verloop van de aanvraag actief op en communiceert het resultaat daarvan aan de deelnemer o de opdrachtnemer zorgt voor terugkoppeling naar de trajectbegeleider wanneer de deelnemer niet (meer) meewerkt

•

Bespreking van het eindresultaat: o duiding van het eindbeslissing aan de deelnemer tijdens een afsluitgesprek o communicatie van het eindbeslissing aan de trajectbegeleider in functie van het aanpassen van het werkzoekendedossier. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de zorgvuldige bewaring van de ingediende bewijsstukken tijdens de duur van de procedure, en overhandigt na ontvangst van de eindbeslissing het volledig dossier aan de deelnemer, inclusief de eventuele beëdigde vertalingen.

2.4

Registratie in “Mijn Loopbaan voor Partners” (MLP)

MLP (voorheen CVS of Cliëntvolgsysteem) is een systeem dat de VDAB en het Vlaamse beleid in staat stelt een permanente monitoring uit te voeren van de activiteiten van de werkzoekenden op de arbeidsmarkt. De opdrachtnemer is ertoe verplicht om de nodige informatie in het MLP te registreren. OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 13/35

MLP is geen projectvolg- of projectmonitoringsysteem. De registratie in MLP gebeurt volgens de richtlijnen van de VDAB. De handleidingen, richtlijnen en documenten i.v.m. de administratieve verplichtingen van de opdrachtnemer zijn beschikbaar op de VDABwebsite: http://partners.vdab.be/cvs. Omwille van nieuwe ontwikkelingen kunnen deze richtlijnen door de VDAB in de loop van het project gewijzigd worden. Specifieke richtlijnen voor opvolging en financiering van dit project worden vanaf de start van het project daar eveneens ter beschikking gesteld. 2.4.1 Rapportering De monitoring van de projecten geschiedt onder meer op basis van de MLP-gegevens. De MLP-invoer geeft aan de opdrachtgever enerzijds voldoende informatie betreffende de werkzoekende zelf en anderzijds een zicht op het verloop van de begeleiding naar diploma-erkenning. De VDAB stelt op regelmatige (3-maandelijkse) basis deze monitoringsgegevens ter beschikking van de opdrachtnemer. 2.4.2 Verplichte registraties in het MLP-dossier De klant wordt vanuit een trajectbegeleiding bij VDAB of erkende partner doorverwezen naar de opdrachtnemer. Het dossier van de klant wordt, na goedkeuring van de werkzoekende, door VDAB via MLP ter beschikking gesteld van de opdrachtnemer. In functie van de monitoring en financiering van de projecten is de opdrachtnemer verplicht volgende acties in CVS te registreren conform de handleiding "Begeleiding diplomagelijkschakeling": Bij doorverwijzing: De opdrachtnemer werkt de doorverwijslijn in MLP af conform handleiding "Een doorverwijzing afwerken" Indien de werkzoekende zich niet aanmeldt voor zijn eerste contact met de opdrachtnemer en de opdrachtnemer kan de werkzoekende middels herhaaldelijke pogingen niet bereiken binnen een termijn van 7 kalenderdagen, meldt hij de doorverwijzing af en noteert dit, met motivatie, in MLP. Bij aanvang van de begeleiding: De opdrachtnemer registreert aansluitend op het intakegesprek de begeleiding diplomagelijkschakeling (toestand “bezig”), mits akkoord van deelnemer met de opstart van de procedure. Tijdens de begeleiding De opdrachtnemer noteert minimaal 3 maandelijks het verloop van de aanvraag (datum + stand van zaken) in het samenvattingsveld van de “begeleiding diplomagelijkschakeling” Bij vroegtijdige stopzetting van de begeleiding • De opdrachtnemer noteert de reden van stopzetting in het samenvattingsveld van de “begeleiding diplomagelijkschakeling” (datum+reden) •

De opdrachtnemer registreert de stopzetting van de begeleiding (toestand “stopzetting”).

Bij ontvangst van de beslissing van de bevoegde instantie • De opdrachtnemer noteert het resultaat van de procedure in het samenvattingsveld van de “begeleiding diplomagelijkschakeling” (datum + eindbeslissing) • De opdrachtnemer laadt het resultaat van de procedure (brief met beslissing van NARIC of bevoegde federale overheidsdienst) op. • De opdrachtnemer registreert na afwerking van bovenstaande stappen de beëindiging van de begeleiding (toestand “uitgevoerd”) OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 14/35

2.4.3 Onderliggende bewijsvoering van de MLP-registraties De in MLP ingevoerde gegevens moeten steeds aantoonbaar zijn (zowel voor opdrachtnemer als voor diens onderaannemers) door onderliggende registraties. In concreto betekent dit dat voor de acties moet aangetoond worden dat de deelnemers de acties effectief hebben bijgewoond en dat de lesgevers/begeleiders effectief aan de in MLP geregistreerde deelnemers of cursisten begeleiding hebben verstrekt. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer (en diens onderaannemers) om een afdoend registratiesysteem uit te werken en te implementeren om de geleverde prestaties op een adequate wijze te kunnen verantwoorden. De eindverantwoordelijkheid van de wijze van bewijsvoering hieromtrent ligt bij de opdrachtnemer. De bewijsstukken worden verzameld in een klantendossier. Het klantendossier is een individueel dossier per deelnemer dat bewijst dat de begeleiding effectief werden uitgevoerd conform de afgesloten overeenkomst. Het staat de opdrachtnemer vrij om het klantendossier op papier of deels digitaal samen te stellen, maar de opdrachtnemer zorgt er voor dat de deelnemer zijn integrale dossier steeds kan raadplegen en dat ook de VDAB op eenvoudig verzoek toegang wordt verleend tot alle gegevens in het klantendossier. Het klantendossier bevat minimaal een bewijs van volgende sleutelmomenten: Sleutelmoment Start van de begeleiding

Vereiste bewijs Aanwezigheidsbewijs met expliciete vermelding van het akkoord van de deelnemer om met opstart van de procedure, gedateerd en getekend door deelnemer en begeleider Indienen dossier bij bevoegde Ontvangstbewijs van het aanvraagdossier, afgeleverd door de instanties bevoegde instantie Afsluitgesprek met deelnemer Aanwezigheidsbewijs gedateerd en getekend door deelnemer en begeleider Beslissing bevoegde instantie Brief met beslissing van Naric of bevoegde federale overheidsdienst Indien de deelnemer niet bereikbaar is voor een afsluitgesprek toont de opdrachtnemer minstens aan welke inspanningen werden geleverd om de deelnemer te bereiken.


24/06/2014 15/35

DEEL 3 3.1

Algemene contractvoorwaarden

Toepasselijke wettelijke bepalingen

3.1.1 Aangaande de contractvoorwaarden Op de opdracht zijn onder andere volgende wetgeving en reglementeringen van toepassing: 1. Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: ‘de wet overheidsopdrachten’); 2. Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013 (hierna: ‘de wet rechtsbescherming’); 3. Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: ‘KB Plaatsing’); 4. Koninklijk besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan. Deze documenten zijn raadpleegbaar in het Belgisch Staatsblad: http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/welcome.pl. 3.1.2 Aangaande de uitvoering van de opdracht Op de opdracht is volgende niet-limitatieve lijst van wetgeving en reglementeringen van toepassing: 1. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna: ‘KB Uitvoering’); 2. Decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap “Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding” (hierna: ‘VDAB-decreet’); 3. Besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende de organisatie van de arbeidsbemiddeling en beroepsopleiding (hierna: ‘VDAB-besluit’); 4.

Decreet van 10 december 2010 betreffende de private arbeidsbemiddeling;

5. Besluit van de Vlaamse Regering van 10 december 2010 tot uitvoering van het decreet betreffende de private arbeidsbemiddeling; 6.

Decreet van 30 april 2004 houdende het Handvest van de werkzoekende;

7. Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna: ‘Privacywet’); 8. Samenwerkingsakkoord van 30 april 2004 tussen de Federale Staat, de Gewesten en de Gemeenschappen betreffende de actieve begeleiding en opvolging van werklozen;


24/06/2014 16/35

9. Decreet van 14 december 2007 houdende instemming met het samenwerkingsakkoord van 24 februari 2005 betreffende de interregionale mobiliteit van de werkzoekenden gesloten tussen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, het Waals Gewest, het Vlaamse Gewest, de Vlaamse Gemeenschap, de Duitstalige Gemeenschap en de Franse Gemeenschapscommissie; 10.

Wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie;

11.

Wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;

12. Wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde door racisme of xenofobie ingegeven daden; 13. Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en zijn uitvoeringsbesluiten (hierna: ‘Welzijnswet’; voor het merendeel gebundeld in de Codex over het welzijn op het werk); 14.

Algemeen Reglement voor Arbeidsbescherming (hierna: ‘ARAB’);

15.

Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (hierna: ‘AREI’);

16. Besluit van de Vlaamse Regering van 5 december 2003 tot vaststelling van het Vlaams reglement inzake afvalvoorkoming en –beheer (hierna: ‘VLAREA’); 17.

Decreet van 8 mei 2002 houdende evenredige participatie op de arbeidsmarkt;

18. Decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen; 19.

Besluit van de Vlaamse Regering van 10 juli 2008 betreffende werkervaring;

20. De gecoördineerde wetten van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken (hierna: ‘de taalwetgeving’); 21. Voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: Samenwerkingsakkoord van 15 juli 2011 tussen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, het Vlaams Gewest en de Vlaamse Gemeenschap betreffende de afstemming van het arbeidsmarktbeleid, opleiding, vorming en bevordering van de mobiliteit van werkzoekenden. Deze documenten zijn raadpleegbaar in het Belgisch Staatsblad: http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/welcome.pl. 3.1.3 Afwijkingen op het KB Uitvoering De opdrachtnemer wordt er attent op gemaakt dat het KB Uitvoering integraal op de uitvoering van de opdracht van toepassing is. De hierna volgende bepalingen moeten worden beschouwd als een afwijking van sommige artikels uit het KB Uitvoering. Aangezien de VDAB de bescherming van de werkzoekende en hiermee gepaard gaande eisen inzake de kwaliteit van de dienstverlening hoogst prioritair beschouwt, worden de volgende afwijkingen op het KB Uitvoering voorzien, meer in het bijzonder de artikelen 16, 44 tot en met 48 en de artikelen 154 en 155: 1. Om van de en kwaliteit van de dienstverlening ten aanzien van de werkzoekenden te kunnen verzekeren, heeft de VDAB het recht om, indien de opdrachtnemer de opdracht niet uitvoert in OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 17/35

overeenstemming met de in de opdrachtdocumenten gestelde voorwaarden, met onmiddellijke ingang de opdracht te schorsen en dit onverminderd de procedure tot ingebrekestelling en de sanctiemogelijkheden voorzien in het KB Uitvoering en de opdrachtdocumenten. 2. Ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer kan een miskenning van de contractuele regels betreffende de toepassing van ‘Mijn Loopbaan voor Partners’ (MLP) niet enkel leiden tot de sancties bedoeld in het desbetreffende contract (gebruiksovereenkomst) , maar tevens tot een schorsing van de opdracht met onmiddellijke ingang en dit onverminderd de procedure tot ingebrekestelling en de sanctiemogelijkheden voorzien in het KB Uitvoering en de opdrachtdocumenten. 3. Middelen die de VDAB misloopt, die worden teruggevorderd van de VDAB of die worden ingehouden door subsidiërende instanties telkens ten gevolge van tekortkomingen die toewijsbaar zijn aan de opdrachtnemer, zullen na ingebrekestelling rechtstreeks worden doorgerekend aan de opdrachtnemer. 4. De voorwaarden tot deelneming en de contractvoorwaarden die betrekking hebben op de opdrachtnemer en zijn onderaannemers bieden garanties voor de kwaliteit en de duurzaamheid van de dienstverlening. De opdrachtnemer evenals de onderaannemers dienen daarom gedurende de hele duur van de opdracht te voldoen aan de van toepassing zijnde voorwaarden tot deelneming en de contractvoorwaarden. Het niet meer voldoen aan één van de voorwaarden kan leiden tot een onmiddellijke schorsing van de opdracht en dit onverminderd de procedure tot ingebrekestelling en de sanctiemogelijkheden voorzien in het KB Uitvoering en de opdrachtdocumenten. 5. Het personeel van de opdrachtnemer dient, conform artikel 16 van het KB Uitvoering, over voldoende deskundigheid te beschikken om de omschreven opdracht goed te kunnen uitvoeren. Indien uit de uitvoering blijkt dat het ingezette personeel niet over de nodige deskundigheid beschikt, kan de VDAB in het belang van de kwaliteitsvolle dienstverlening aan de werkzoekenden, met onmiddellijke ingang de opdracht schorsen en dit onverminderd de procedure tot ingebrekestelling en de sanctiemogelijkheden voorzien in het KB Uitvoering en de opdrachtdocumenten.

3.2

Algemene administratieve bepalingen

3.2.1 Voorrang Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver uitdrukkelijk al de voorwaarden van de door de VDAB opgestelde opdrachtdocumenten en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Dit betekent dat de inschrijver ook verzaakt aan zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze in de offerte of in een bijlage van de offerte voorkomen, tenzij ze tijdens een onderhandelingsprocedure (zoals bedoeld in artikel 26 van de wet overheidsopdrachten) uitdrukkelijk zijn opgenomen en vermeld in de finale opdrachtdocumenten. Indien in de finale offerte of overeenkomst, bewust of onbewust, elementen zijn opgenomen die strijdig zijn met de bepalingen van het bestek, krijgen de bepalingen van het bestek steeds voorrang. Door deel te nemen aan de procedure verklaart de inschrijver zich uitdrukkelijk akkoord met deze voorrang en ziet hij af van enig beroep ter zake. Elk substantieel voorbehoud of het substantieel afwijken van de clausules of bepalingen van de opdrachtdocumenten opgesteld door de VDAB leidt tot de onregelmatigheid van de offerte, en maakt dat de VDAB ze niet langer in overweging zal nemen. Indien de offerte onduidelijkheden bevat, kan de VDAB schriftelijk aanvullende informatie opvragen bij de inschrijver. Deze informatie dient schriftelijk en ondertekend te worden verstrekt en zal deel uit maken van de offerte. OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 18/35

3.2.2 Geen exclusiviteit Deze opdracht garandeert geen exclusiviteit. Het staat de VDAB vrij om op ieder moment buiten deze overeenkomst ook afzonderlijke opdrachten uit te schrijven en te sluiten met hetzelfde voorwerp. 3.2.3 Officiële communicatie Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de VDAB moet worden betekend aan de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, t.a.v. de juridische dienst, Keizerslaan 11, 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven. 3.2.4 Samenwerking tussen arbeidsmarktactoren De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering en de naleving van alle bepalingen van de opdracht en dit voor de gehele duur van de opdracht. Voor de uitvoering van de opdracht kan een opdrachtnemer beroep doen op andere aannemers via co- of onderaanneming. Co-aanneming Indien meerdere organisaties in het kader van co-aanneming gezamenlijk de opdracht wensen uit te voeren, worden zij allen als inschrijver beschouwd, conform artikel 51 §2, tweede lid, KB Plaatsing. In het geval er beroep gedaan wordt op co-aanneming, beschrijven de inschrijvers in de aanvraag tot deelneming de werkafspraken en taakverdeling tussen de partners onderling. De beschrijving van de werkafspraken en taakverdeling tussen de co-aannemers wordt beschouwd als werkdocument en wijzigen de aansprakelijkheid van de opdrachtnemers niet. Wanneer de opdrachtnemer in de loop van de opdracht de taakverdeling tussen de co-aannemers wijzigt, zal hij dit voorafgaand ter goedkeuring voorleggen aan de VDAB. Onderaanneming Een opdrachtnemer kan voor de uitvoering van de opdracht beroep doen op onderaannemers. Bij de aanduiding van onderaannemers moeten de inschrijvers rekening houden met het toepassingsgebied van de wet overheidsopdrachten en de Europese regelgeving inzake mededinging. Indien de opdrachtnemer beroep doet op onderaannemers voor het aantonen van de technische bekwaamheid dienen deze onderaannemers reeds bij de aanvraag tot deelneming opgegeven te worden. De identiteit van de overige onderaannemers die ingezet worden voor de begeleiding van de deelnemers dient in de offerte opgegeven te worden. Wanneer de opdrachtnemer in de loop van de opdracht de inzet van onderaannemers die instaan voor de begeleiding van de deelnemers, wijzigt of nieuwe onderaannemers toevoegt, zal hij dit voorafgaand ter goedkeuring voorleggen aan de VDAB. De opdrachtnemer legt daartoe een aangepaste onderaannemingsovereenkomst voor (conform bijlage 2 van het bestek), vergezeld van een motivering voor deze toevoeging of wijziging. Conform artikel 12 KB Uitvoering blijft, indien beroep gedaan wordt op onderaannemers, de opdrachtnemer aansprakelijk inzake de goede uitvoering van de opdracht en is hij de enige gesprekspartner van de VDAB. De opdrachtnemer ziet er op toe dat ook de onderaannemer(s) voldoen aan de bestekvoorwaarden, en dit in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren, in het bijzonder de personeelsvereisten, de locatievereisten, de toepasselijke administratieve vereisten en de OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 19/35

selectiecriteria, en dit voor de volledige duur van de opdracht. De VDAB kan tijdens de looptijd van de opdracht controleren of de onderaannemers voldoen aan de gestelde vereisten. Penhouder De penhouder is de organisatie die (cfr. artikel 51 §2 KB Plaatsing) • Het aanspreekpunt is voor de VDAB met betrekking tot facturatie en de opvolging van de opdracht; • Zorgt voor de goede coördinatie van de uitvoering van de opdracht en toezicht houdt op de uitvoering van de opdracht volgens de gezamenlijke methodiekbeschrijving; • Verantwoordelijk is voor een versterkende (empowerende) samenwerking binnen het samenwerkingsverband; •

Daartoe ten opzichte van de VDAB een contactpersoon aanduidt.

3.2.5 Facturatie en betalingen De opdrachtnemer factureert enkel volgens de in de opdrachtdocumenten vermelde voorwaarden, aantallen en eenheidsprijzen. Facturen die niet zijn opgemaakt conform de opdrachtdocumenten worden niet aanvaard. Bij de start van de opdracht wordt de opdrachtnemer geïnformeerd over het inkooporder en het financieringsnummer. De factuur bevat: 1.

Een uniek factuurnummer;

2.

Naam, adres en het ondernemingsnummer van de opdrachtnemer;

3.

Inkoopordernummer;

4.

Financieringsnummer;

5.

De naam van de VDAB-medewerker die het project inhoudelijk opvolgt;

6.

Prestatieperiode, nl. de periode waarvoor gefactureerd wordt;

7. Gepresteerde aantallen en de eenheidsprijzen conform de opdrachtdocumenten en het inkooporder; 8.

Het bankrekeningnummer waarop moet gestort worden;

De VDAB wenst zijn facturen elektronisch (PDF) te ontvangen (per factuur een aparte PDF). Deze facturen moeten verstuurd worden naar [email protected]. In dit geval mag er geen papieren factuur verstuurd worden. Naast PDF wenst VDAB zoveel mogelijk via e-invoicing te werken, bij voorkeur wordt daarom ook een elektronische file (TXT of XML) doorgestuurd. Voor inlichtingen en afspraken omtrent e-invoicing gelieve de VDAB-verantwoordelijke CLA Financiën te willen contacteren: [email protected] De betaling gebeurt uitsluitend in EURO door overschrijving van de verschuldigde som op het rekeningnummer van de opdrachtnemer. OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 20/35

De opdrachtnemer moet de BTW-regelgeving strikt naleven. Hij wordt geacht vooraf de rechtmatigheid van toegepaste vrijstellingen of tariefverlagingen te verifiëren. Correcties op onregelmatige toegepaste vrijstellingen of tariefverlagingen zijn ten laste van de opdrachtnemer en kunnen niet leiden tot een bijkomende kost voor de VDAB. De opdrachtnemer houdt er rekening mee dat de VDAB de betaling enkel kan verrichten na goedkeuring van de voor de opdracht geleverde prestaties. De betalingstermijn die de VDAB hanteert, bedraagt 30 kalenderdagen na factuurdatum. De opdrachtnemer wordt attent gemaakt op het feit dat geen voorschotten worden betaald, enkel deelfacturen voor geleverde prestaties zijn mogelijk volgens de voorwaarden in de opdrachtdocumenten. De betaling die gebeurt op basis van de registraties in de VDAB-databanken is slechts een tussentijdse betaling in mindering. Bij controles op de effectieve uitvoering van de opdracht en op de beschikbaarheid van de nodige bewijsstukken kan de VDAB verhoudingsgewijs de betalingen terugvorderen of een gelijk bedrag inhouden wanneer tekortkomingen worden vastgesteld. De oplevering van de opdracht gebeurt pas nadat alle controles en verificaties zijn voltooid. De VDAB zal na afloop van de uitvoering van de prestaties die het voorwerp uitmaken van de opdracht de opdrachtnemer met een aangetekende verzending van het proces-verbaal van oplevering op de hoogte brengen van de goedkeuring of weigering van de oplevering. 3.2.6 Verzekeringen en aansprakelijkheid Conform artikel 24 van het KB Uitvoering is de opdrachtnemer verplicht om de verzekeringen af te sluiten die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekt, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer sluit daarnaast alle andere verzekeringen af die opgelegd zijn door de opdrachtdocumenten. Verzekering arbeidsongevallen voor de deelnemers Voor opleidingen die worden uitbesteed door de VDAB zijn de deelnemers verzekerd door de arbeidsongevallenverzekering van de VDAB. Bij stages of werkplekleren is de werkgever van de stageplaats of de aanbieder van de werkvloer verantwoordelijk voor de arbeidsongevallenverzekering. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor de deelnemers De VDAB is niet aansprakelijk voor de schade die de deelnemer eventueel veroorzaakt aan de opdrachtnemer of aan derden. De deelnemer die in het kader van zijn begeleiding, opleiding of stage schade berokkent aan de opdrachtnemer of aan derden, is alleen aansprakelijk als het gaat om bedrog, een zware fout of een lichte fout die eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt. In de andere gevallen verzaken de opdrachtnemer en zijn verzekeraar aan ieder verhaal dat zij tegen de deelnemer of de VDAB kunnen uitoefenen. De opdrachtnemer sluit voor de deelnemers een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. Bewijsvoering verzekering De opdrachtnemer zal op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, op eenvoudig verzoek van de VDAB en binnen een termijn van 15 dagen, de nodige bewijsstukken voorleggen waaruit de uitvoering van de verzekeringsverplichtingen door zichzelf of waar nodig door betrokken derden (stage, werkplekleren,…) blijkt.


24/06/2014 21/35

3.2.7 Discretieplicht/vertrouwelijkheid De gegevens die de VDAB ter beschikking stelt van de opdrachtnemer met het oog op het uitvoeren van de opdracht, mag de opdrachtnemer niet voor andere doeleinden aanwenden dan voor de uitvoering van deze opdracht, noch meedelen aan derden. Deze bepaling is evenzeer geldig na afloop van de opdracht. De opdrachtnemer treft alle maatregelen om het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren door zichzelf en door ieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer is gebonden door de discretieplicht met betrekking tot de informatie waarvan de opdrachtnemer weet krijgt bij de toewijzing of de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer ziet erop toe dat de personen die betrokken zijn bij de uitvoering van deze opdracht op de hoogte zijn van de hierboven vermelde afspraken en ziet tevens toe op de naleving ervan. 3.2.8 Intellectuele rechten De opdrachtnemer mag onder geen beding het door de VDAB aangeleverde materiaal aanwenden voor eigen gebruik, commercialiseren, verspreiden, vervreemden zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de VDAB. 3.2.9 Taalgebruik Alle mondelinge en schriftelijke communicatie tussen de VDAB en de inschrijver/opdrachtnemer gebeurt in het Nederlands. De opdrachtnemer verbindt zich er toe .in al zijn activiteiten in uitvoering van deze opdracht het Nederlands te gebruiken. 3.2.10

Engagement en aansprakelijkheid t.o.v. andere financieringsmiddelen en (Europese) subsidies De VDAB betaalt voor de volledige uitvoering van de opdracht. Onderstaande bepalingen gelden zowel voor aannemers als voor onderaannemers. Dubbelfinanciering Dubbelfinanciering is uitgesloten. Dit wil zeggen dat acties in uitvoering van deze opdracht: - geen twee keer mogen gefinancierd worden of - geen tweede keer in een traject mogen uitgevoerd worden zonder akkoord van de VDAB of - er geen twee gelijklopende trajecten naar werk of inhoudelijk gelijkaardige acties kunnen vergoed worden zonder akkoord van de VDAB. Cofinanciering Cofinanciering is uitgesloten. Dit wil zeggen dat geen enkele kost van acties in het kader van deze opdracht door andere instanties mag vergoed worden. Europese subsidies De VDAB heeft het alleenrecht op indiening van de vergoedingen betaald aan de opdrachtnemer in het kader van deze opdracht, binnen een Europees programma of enige andere subsidieregeling. De opdrachtnemer kan een eventuele vraag tot afwijking op dit alleenrecht richten aan VDAB dienst Europese projecten, Keizerslaan 11, 1000 Brussel. De opdrachtnemer moet in zijn motivering aantonen, zowel inhoudelijk als boekhoudkundig, wat hij met deze Europese of andere middelen bijkomend gaat doen. Bij goedkeuring zal de dienst Europese projecten van de VDAB een attest van cofinanciering afleveren. OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 22/35

Enkel een attest van cofinanciering afgeleverd door de VDAB, dienst Europese projecten, is rechtsgeldig om VDAB-middelen te kunnen inbrengen voor Europese financiering of andere cofinanciering. Vermits de VDAB de betaalde vergoedingen kan inbrengen als cofinanciering voor het opvragen van Europese subsidies, dienen de opdrachtnemers de publiciteits- en registratieverplichtingen strikt na te leven. Verdringing De opdrachtnemer verbindt zich er toe om geen verdringing te bewerkstellingen van acties die normaliter gefinancierd zijn met andere Vlaamse of Europese middelen . Verdringing wil zeggen dat de opdrachtnemer elders aangegane engagementen niet uitvoert ten voordele van deze opdracht, omdat deze bijvoorbeeld voordeliger zou zijn. 3.2.11 Publiciteit De opdrachtnemer verbindt zich ertoe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de VDAB. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie. De opdrachtnemer moet in alle communicatie, informatiedragers en documenten zoals onder meer publiciteit, brieven, website, cursusmateriaal, folders, getuigschriften en eventuele certificaten vermelden dat de acties georganiseerd worden met middelen van Vlaanderen, de VDAB en Europa. Hiertoe volstaat het de logo’s van de VDAB, Vlaanderen en de ESF-colofon of de ESF-banner op te nemen. De VDAB zal deze logo’s elektronisch ter beschikking stellen van de opdrachtnemer. Op alle locaties waar acties in uitvoering van de opdracht doorgaan, hangt er duidelijk zichtbaar een ESFaffiche, voorgeschreven door het ESF-Agentschap Vlaanderen. De VDAB zal de nodige ESF-affiches ter beschikking stellen van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer brengt eveneens de deelnemers op de hoogte van deze steun. Bij elk contact met de pers naar aanleiding van deze opdracht moet de steun van de Vlaamse Overheid, de VDAB en het ESF vermeld worden. 3.2.12 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken Voor de regie-opdrachten van de VDAB is het Belgisch recht van toepassing. De geschillen die voortvloeien uit deze opdracht kunnen in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. Bij ontstentenis van een akkoord en alvorens hun rechten voor de rechtbank te laten gelden, kunnen de partijen overeenkomen een beroep te doen op het advies van één of meer door de partijen aanvaarde deskundigen. De aangestelde deskundigen dienen binnen de dertig dagen na hun aanstelling hun besluiten voor te leggen bij beide partijen. Deze aanstelling sluit de maatregelen van ambtswege niet uit. In laatste instantie zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel bevoegd. 3.2.13 Wijzigingen/aanvullingen/verduidelijkingen aan het bestek Het bestek vormt de grondslag voor het indienen van de offertes en zal vooraf niet het voorwerp uitmaken van onderhandelingen met de inschrijvers. VDAB behoudt zich evenwel het recht voor om, waar nodig of wenselijk (vb. wegens fouten of wanneer het anderszins nodig of wenselijk zou blijken), het bestek te wijzigen, aan te vullen of nader te preciseren. Deze aanpassingen zullen terug te vinden zijn op volgend adres http://www.publicprocurement.be en maken integraal deel uit van het bestek. Na ontvangst van het bestek en eventuele aanvullende stukken controleert elke inschrijver de hem overhandigde stukken op hun volledigheid en regelmatigheid, inclusief de bijlagen en nota’s. OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 23/35

In het geval dat de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten zodanige vergissingen, onduidelijkheden of leemten vaststelt dat het hem moeilijk wordt om een correcte offerte in te dienen, of dat hierdoor de kans bestaat dat de vergelijking tussen offertes in het gedrang wordt gebracht, geeft hij hiervan onmiddellijk schriftelijk kennis aan de VDAB, uiterlijk één week na ontvangst van het bestek, respectievelijk één week na ontvangst van de wijzigingen en/of aanvullingen en/of verduidelijkingen die aan het bestek worden aangebracht. Het niet opvolgen van deze verplichting is geheel voor risico van de inschrijver die zich later niet meer kan beroepen op het constateren van fouten of andere onvolkomenheden. De inschrijvers zijn verantwoordelijk voor het vergaren van alle door hen bijkomend benodigde informatie teneinde een offerte te kunnen indienen.

3.3

Algemene bepalingen bij de uitvoering

3.3.1 Opstart van de activiteiten Tenzij de opdrachtdocumenten van de VDAB een andere termijn bepalen, zal de opdrachtnemer uiterlijk 15 dagen voor de opgegeven startdatum van de opdracht beschikken over de nodige mensen, middelen en locaties conform de voorwaarden vermeld in de opdrachtdocumenten. 3.3.2 Kosteloosheid van de dienstverlening De dienstverlening in uitvoering van de opdracht is kosteloos voor de deelnemers, dat wil zeggen dat onder geen enkele voorwaarde aan de deelnemer enige financiële tussenkomst mag worden gevraagd, ook niet voor de vereiste beëdigde vertalingen. 3.3.3 Kwalitatieve opvolging, audit en externe controle De opdrachtnemer laat te allen tijde de VDAB of de door de VDAB aangestelde persoon of organisatie toe een kwalitatieve opvolging en/of controles te verrichten van de acties in uitvoering van de opdracht. Dit geldt zowel voor opvolging en controle bij de opdrachtnemer zelf als voor alle locaties die gebruikt worden of werden in het kader van de opdracht. Dezelfde verplichting geldt ten aanzien van bevoegde controle-instanties van de Vlaamse Regering en de Europese Commissie. 3.3.4 Kwalitatieve opvolging en ondersteuning De VDAB evalueert via de kwalitatieve opvolging of de effectieve uitvoering van de opdracht beantwoordt aan de voorwaarden bepaald in de opdrachtdocumenten en de engagementen opgenomen in de offerte. Daarnaast zal de opdrachtnemer gecoacht worden in het correct gebruik van de registratie- en werkinstrumenten van de VDAB. De kwalitatieve opvolging is complementair aan de registraties in MLP en kan zowel bestaan uit telefonische en schriftelijke ondersteuning aan de opdrachtnemer als uit projectbezoeken ter plaatse. De opdrachtnemer wordt geacht de schriftelijk gemelde vragen of opmerkingen zo spoedig mogelijk te beantwoorden en waar nodig de vastgestelde tekorten bij te sturen. Hoewel de kwalitatieve opvolging ondersteuning moet bieden bij de uitvoering kunnen vastgestelde contractuele overtredingen en tekortkomingen kunnen leiden tot inhouding of terugvordering. 3.3.5 Audit en externe controles De VDAB kan op elk ogenblik een audit uitvoeren op de naleving van de voorwaarden bepaald in de opdrachtdocumenten en de engagementen opgenomen in de offerte. Ook de diverse controle-instanties van het ESF-agentschap, de Europese Commissie of andere betrokken overheden kunnen OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 24/35

controlebezoeken brengen aan de gegunde projecten. Het gaat hierbij om formele controles waarbij eventueel vastgestelde tekorten worden betekend en in voorkomend geval gekoppeld aan een contractueel gevolg. Bij een audit door de VDAB zal de opdrachtnemer vooraf ingelicht worden over de te controleren items en over de basisprincipes voor de toepassing en de berekening van vorderingen die verbonden zijn aan de vastgestelde tekorten. Zoals bepaald in punt 3.1. 3(“Afwijkingen op het KB Uitvoering”) kan de VDAB, wanneer tekortkomingen op de effectieve uitvoering van de opdracht of op de beschikbaarheid van de nodige bewijsstukken worden vastgesteld, verhoudingsgewijs de betalingen terugvorderen of een gelijk bedrag inhouden. De opgelopen sancties of misgelopen inkomsten voor de VDAB die het gevolg zijn van contractuele tekortkomingen door de opdrachtnemer zullen verhaald worden op de opdrachtnemer. De VDAB kan deze audit ook door een derde laten uitvoeren. De opdrachtnemer verleent voor de audit zijn medewerking en verschaft de controlerende instantie de toegang tot de betreffende locaties en inzage in alle controlestukken zoals documenten en gegevensbestanden. Het weigeren van tijdige toegang tot de locaties of inzage in de controlestukken leidt automatisch tot een administratieve sanctie, onverminderd de contractuele bepalingen in de opdrachtdocumenten en het KB Uitvoering. Alle stukken die verband houden met deze opdracht en bijdragen tot de aantoonbaarheid van de correcte uitvoering ervan, worden door de opdrachtnemer 10 jaar bewaard. 3.3.6 Registratie in ‘Mijn Loopbaan voor Partners’ (MLP) MLP (voorheen CVS of Cliëntvolgsysteem) is een systeem dat de VDAB en het Vlaamse beleid in staat stelt een permanente monitoring uit te voeren van de activiteiten van de werkzoekenden op de arbeidsmarkt. De opdrachtnemer is ertoe verplicht om de nodige informatie in MLP te registreren, tenzij de opdrachtdocumenten anders bepalen. MLP is geen projectvolg- of projectmonitoringsysteem. De registratie in MLP gebeurt volgens de richtlijnen van de VDAB. De handleidingen, richtlijnen en documenten in verband met de administratieve verplichtingen van de opdrachtnemer zijn beschikbaar op de VDAB-website: http://partners.vdab.be/cvs . De belangrijkste richtlijnen zijn tevens hierna opgenomen. Omwille van nieuwe ontwikkelingen kunnen deze richtlijnen door de VDAB in de loop van het project gewijzigd worden.De Privacywet is van toepassing op de registraties in MLP maar ook op alle persoonsgegevens, onder welke vorm dan ook, die door de opdrachtnemer wordt verzameld en bijgehouden. De opdrachtnemer dient de deelnemer te informeren indien hij persoonlijke gegevens registreert in eigen databestanden. De opdrachtnemer zorgt er voor dat voor alle data die worden verzameld over de deelnemer, de toepasselijke wetgeving wordt gerespecteerd. De opdrachtnemer ziet er op toe dat informatie die wordt verzameld in het kader van de opdracht enkel toegankelijk is voor bevoegden en dat gebruik voor andere dooleinden is medegedeeld aan en uitdrukkelijk toegestaan door de deelnemer. De opdrachtnemer neemt ook de nodige maatregelen om de VDAB, in het kader van een controle of audit, toegang te verlenen tot de verzamelde gegevens. Bij de toeleiding naar de opdrachtnemer zorgt de VDAB ervoor dat de werkzoekende inzagerecht in zijn MLP-dossier heeft verleend aan de opdrachtnemer. Gerechtelijke gegevens mogen nooit in het MLP-dossier vermeld worden.


24/06/2014 25/35

Gezondheidsgegevens mogen enkel genoteerd worden met de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de deelnemer. Wijzigingen die de opdrachtnemer niet zelf kan doorvoeren in MLP moeten aan de VDAB doorgegeven worden met vraag om aanpassing. Voor het gebruik van MLP verbinden de opdrachtnemer en de onderaannemers zich ertoe het MLPcontract met de VDAB te ondertekenen en strikt na te leven. Zie http://partners.vdab.be/cvs/documenten/CVS_contractpromotor01.doc Om toegang te krijgen tot MLP dient aan volgende voorwaarden te worden voldaan: 1. De opdrachtnemer ondertekent het contract “Mijn Loopbaan voor Partners” voor erkende promotoren. 2. Elke MLP-gebruiker ondertekent een “verklaring van de gebruiker MLP” http://partners.vdab.be/cvs/documenten/verklaringgebruikerRegiestat.doc 3. Iedere MLP-gebruiker krijgt pas toegang tot MLP na het volgen van een opleiding georganiseerd door de VDAB. Er worden voor deze opleiding door de VDAB geen kosten aangerekend aan de opdrachtnemer. 3.3.7 Klachtenprocedure De opdrachtnemer licht de deelnemer bij het eerste gesprek in over de bestaande klachtenprocedures. Daarbij moet hij melding maken van: -

de interne klachtenprocedure indien die bestaat bij de opdrachtnemer

de klachtenprocedures bij VDAB (zie bijlage 3 van het bestek). Indien de deelnemer ontevreden is over de klachtenbehandeling van VDAB kan de deelnemer doorverwezen worden naar de Vlaamse Ombudsdienst. -

de procedure bij klachten over geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag.

De deelnemer is vrij om te kiezen of hij van deze interne klachtenprocedure gebruik maakt, dan wel of hij een externe procedure verkiest. De opdrachtnemer moet kunnen aantonen dat de klachtenprocedures aan de deelnemer werden toegelicht. Klachtenrapportering Om een zicht te behouden op het verloop van de opdracht wordt aan de opdrachtnemer gevraagd een aantal gegevens rond interne klachten bij te houden. De VDAB kan deze gegevens steeds opvragen. Jaarlijks, uiterlijk 15 januari van het volgende jaar, maakt de opdrachtnemer een rapport over aan de VDAB met de volgende gegevens: 1.

aantal ontvangen klachten in de betreffende rapporteringsperiode: a.

totaal aantal;

b.

aantal per maand;

c.

verdeeld volgens:


24/06/2014 26/35

-

schriftelijk/mondeling

-

kanaal

-

ontvankelijk/niet ontvankelijk;

2.

aantal (unieke) personen die klacht indienden;

3.

termijn om de ontvangst van de klacht te bevestigen;

4.

aard van de ontvankelijke klachten;

5.

aantal openstaande (ontvankelijke) klachten op het einde van de rapporteringsperiode;

6.

termijn om de klacht af te handelen;

7.

aantal afgeronde (ontvankelijke) klachten in betreffende periode;

3.3.8

a.

overzicht mate van oplossing/type oplossing;

b.

duur van behandeling (hoe lang staan klachten open).

Medewerking van de deelnemer

Rol VDAB Als gevolg van de samenwerkingsovereenkomst van 30 april 2004 tussen de Staat en de Gewesten dient de VDAB gegevens uit te wisselen met de RVA (beter gekend als transmissie). Het wettelijk kader van de RVA bepaalt de redenen waarvoor een werkzoekende kan gesanctioneerd worden: -

Onbeschikbaarheid voor de arbeidsmarkt

-

Weigering van een passende dienstbetrekking

-

Weigering of stopzetting van een beroepsopleiding

-

Weigering ondertekening of uitvoering van de trajectovereenkomst

De VDAB behoudt via MLP inzage in de dossiers van de werkzoekenden. Op die manier kan de VDAB aan haar verplichtingen voortvloeiende uit bovenvermelde samenwerkingsovereenkomst voldoen. De VDAB informeert de werkzoekende bij de toeleiding naar de opdrachtnemer over het belang van zijn verplichtingen ten aanzien van de RVA en de consequenties indien hij deze niet nakomt. Rol opdrachtnemer In het kader van de transmissie registreert de opdrachtnemer in opdracht van de VDAB de nodige gegevens in MLP en houdt de achterliggende stukken ter inzage zodat VDAB de samenwerkingsovereenkomst met de RVA van 30 april 2004 kan toepassen. Op deze wijze wordt de gelijke behandeling van alle werkzoekenden in het Vlaams Gewest gerespecteerd. Met de nodige gegevens worden alle handelingen van de werkzoekenden bedoeld die aantonen dat hij zijn trajectovereenkomst uitvoert (positieve transmissie) ofwel de overeenkomst niet of onvoldoende uitvoert (negatieve transmissie). De opdrachtnemer mag zelf geen informatie over de werkzoekenden aan de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening overmaken. OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 27/35


24/06/2014 28/35

DEEL 4

Bijlagen

Bijlage 1: Woordenlijst Co-aanneming Een samenwerkingsverband waarbij de verschillende organisaties elk vanuit hun eigenheid en specificiteit gezamenlijk dezelfde opdracht wensen uit te voeren. Wat de samenwerking betreft, kan het hier gaan om een louter samenwerkingsverband tussen organisaties dan wel om een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid. Geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag Geweld omvat elke feitelijkheid waarbij een werknemer of een andere persoon psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen bij de uitvoering van het werk. Pesterijen omvatten elk onrechtmatig en terugkerend gedrag, buiten of binnen de onderneming of instelling, dat zich inzonderheid kan uiten in gedragingen, woorden, bedreigingen, handelingen, gebaren en eenzijdige geschriften en dat tot doel of gevolg heeft dat de persoonlijkheid, de waardigheid of de fysieke of psychische integriteit van een werknemer of een andere persoon bij de uitvoering van het werk wordt aangetast, dat zijn betrekking in gevaar wordt gebracht of dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. Ongewenst seksueel gedrag omvat elke vorm van verbaal, niet-verbaal of lichamelijk gedrag van seksuele aard waarvan degene die zich er schuldig aan maakt, weet of zou moeten weten dat het afbreuk doet aan de waardigheid van vrouwen en mannen of het werk. Gunningsprijs Dit is de vergoeding die de inschrijver voorstelt in zijn offerte en die, wanneer de opdracht door de opdrachtgever aan de inschrijver gegund wordt, van kracht is voor deze opdracht. Inzagerecht De toekenning van inzage in het dossier van de werkzoekende (technisch vrijgeven van het elektronisch dossier in MLP) aan de opdrachtnemer. Klacht Een klacht is een manifeste uiting (zowel mondeling, schriftelijk als elektronisch) waarbij een ontevreden persoon, persoonlijk of via een tussenpersoon, bij de opdrachtnemer of bij een externe klachteninstantie (VDAB, Vlaamse Ombudsdienst,…) klaagt over (een aspect van) de werking, dienstverlening of een verrichte handeling of prestatie. Mijn Loopbaan voor Partners (MLP) Een door de VDAB ter beschikking gesteld ‘online’ systeem voor de invoer en consultatie van gegevens die van belang zijn voor de trajectbegeleiding, bemiddeling en/of opleiding van werkzoekenden. Onderaanneming


24/06/2014 29/35

Organisatie die in opdracht van de opdrachtnemer een onderdeel van de opdracht voor zijn rekening neemt. De opdrachtgever heeft geen contractuele band met die organisatie, maar stelt wel eisen waaraan de onderaannemer moet voldoen. De opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor wat de uitvoering van de opdracht betreft. Opdrachtnemer Elke natuurlijke of rechtspersoon, elke overheidsinstelling of elke combinatie van deze personen of overheidsinstellingen die de uitvoering van diensten op de markt aanbiedt. Opdrachtnemers zijn zowel openbare als private, commerciële als niet-commerciële organisaties. Transmissie Ingevolge de samenwerkingsovereenkomst van 22 september 1992 tussen de Staat, de Gemeenschappen en de Gewesten betreffende het begeleidingsplan dienen de VDAB en ACTIRIS bepaalde gegevens uit te wisselen met de RVA. Het betreft objectief vastgestelde weigeringen van passende dienstbetrekking, onbeschikbaarheid voor de arbeidsmarkt, weigering of stopzetting van beroepsopleiding en weigering van positieve medewerking aan acties voorgesteld door de VDAB of door ACTIRIS. Niet-actief en niet-positief meewerken aan de begeleiding of opleiding is een voorbeeld van de laatste situatie. De opdrachtnemer mag zelf geen informatie over de deelnemer aan de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening overmaken. Bij weigering van een deelnemer - na doorverwijzing naar de opdrachtnemer - om mee te werken aan de begeleiding of opleiding, brengt de opdrachtnemer de VDAB, of ACTIRIS zo het gaat om een Brusselse werkzoekende, hiervan per mail op de hoogte. De VDAB of ACTIRIS schat de beweegredenen van de weigering in en geeft er een passend gevolg aan. VDAB-Beheersovereenkomst Meerjarige overeenkomst tussen de Vlaamse Regering en de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding.


24/06/2014 30/35

Bijlage 2: Onderaannemingsovereenkomst De onderaannemer, Naam of handelsnaam: ........................................................................................................................... Rechtsvorm: ............................................................................................................................................. Ondernemingsnummer: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n), Naam : ..................................................................................................................................................... Voornaam: ............................................................................................................................................... Geboortedatum: ...................................................................................................................................... e-mailadres: ............................................................................................................................................. Telefoonnummer: .................................................................................................................................... Gemachtigd de onderaannemer juridisch te binden in de hoedanigheid van .................................................................................................................................................................. verbindt er zich toe om, voor de VDAB-opdracht 2014/50017 zijn middelen die voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn ter beschikking te stellen aan de opdrachtnemer: ……………………………………………………………………………. Ondernemingsnummer: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n), Naam : ..................................................................................................................................................... Voornaam: ............................................................................................................................................... Geboortedatum: ...................................................................................................................................... Gemachtigd de opdrachtnemer juridisch te binden in de hoedanigheid van .................................................................................................................................................................. De onderaannemer verbindt zich daarbij uitdrukkelijk om gedurende de gehele uitvoeringsperiode de bepalingen en voorwaarden van het bestek en de engagementen in de offerte van de opdrachtnemer te respecteren. OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 31/35

Deel van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven: Beschrijving van de onderaannemingsopdracht: .................................................................................. ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... De opdrachtnemer heeft zich ervan vergewist dat de ondertekenaar voor de onderaannemer gerechtigd is zijn organisatie rechtsgeldig te verbinden voor deze overeenkomst. Aldus opgemaakt te ................................................................................................................... Op .............................................................................................................................................. In 3 exemplaren (waarvan één bestemd voor de VDAB), Handtekeningen

De ONDERAANNEMER

De OPDRACHTNEMER

Indien de vertegenwoordiger(s) van de opdrachtnemer niet de ondertekenaar(s) is (zijn) van de offerte dient (dienen) de nodige referenties of bewijsstukken toegevoegd te worden waaruit deze machtiging blijkt (statuten al dan niet aangevuld met geparafeerde of ondertekende verslagen of interne documenten,…).


24/06/2014 32/35

Bijlage 3: Klachtenprocedure VDAB A) ALGEMEEN Wie kan klacht indienen? -

Werkgevers

-

Werknemers

-

Werkzoekenden

-

Overheden / andere instanties

Inhoud klacht Elke klacht moet handelen over de werking van de VDAB of over handelingen gebeurd door medewerkers van de VDAB. Tevens kan een klacht ingediend worden over organisaties waarmee de VDAB een samenwerkingsakkoord heeft. Niet ontvankelijke klachten -

Algemene klachten over regelgeving;

-

Algemene klachten over het al dan niet gevoerde beleid;

-

De klachten gaan over beleidsvoornemens of verklaringen;

De klachten hebben betrekking op feiten waarover eerder een klacht is ingediend die al werd behandeld conform het klachtendecreet; De klachten hebben betrekking op feiten die langer dan 1 jaar voor de indiening van de klacht hebben plaatsgevonden; De klachten hebben betrekking op feiten waarover alle georganiseerde administratieve beroepsmogelijkheden niet werden aangewend of waarover een jurisdictioneel beroep aanhangig is; -

De klachten die kennelijk ongegrond zijn;

-

De klachten waarbij de klager geen belang kan aantonen;

-

Anonieme klachten;

Klachtenprocedure Conform het decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen is de klachtenprocedure laagdrempelig en kwaliteitsvol. Indien men een klacht indient, registreert de VDAB deze via een computerprogramma. Binnen de zeven werkdagen ontvangt de klager een brief waarin ofwel staat wie de klacht binnen de VDAB zal behandelen (ontvankelijke klacht) of tot welke instantie de klager zich moet richten (niet ontvankelijke OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 33/35

klacht). De wettelijke termijn voorzien voor de bevestiging van de ontvangst van de klacht is tien dagen na ontvangst van de klacht Indien de VDAB de klacht verder afhandelt, krijgt de klager binnen de twintig werkdagen een brief met het antwoord op de klacht. Indien de VDAB meer tijd nodig heeft, zal hij de klager hiervan op de hoogte brengen. De wettelijke termijn voor het behandelen van een klacht is vastgesteld op vijfenveertig dagen na ontvangst van de klacht. Is de klager niet tevreden met het voorstel, kan hij nog in hoger beroep gaan. Indien de VDAB de klacht niet verder afhandelt, kan de klager zich wenden tot de instantie die de klager terugvindt op de brief van de klachtendienst. Wanneer de klager niet tevreden is met de wijze waarop de klacht werd behandeld, kan de klager hiertegen schriftelijk klacht indienen bij de Vlaamse Ombudsdienst. Klachtenprocedure inzake geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag. De deelnemers worden in het kader van de welzijnswet van 4 augustus 1996 (cf. art.2 § 1) gelijkgesteld met werknemers. Dit houdt in dat op het gebied van klachtenbehandeling de deelnemers dezelfde procedure kunnen volgen als voorzien voor de werknemers. De procedure voorzien voor het behandelen van klachten rond geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag kadert in de Wet betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk van 11 juni 2002. Als een deelnemer een klacht over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag wenst in te dienen kan hij ofwel een formele ofwel een informele klacht indienen. Informele klacht Bij de informele klacht zal de VDAB zelf nagaan wat er mis gaat en kan de klager (indien men dit wenst) de externe preventieadviseur erbij betrekken om te bemiddelen. De bedoeling is vooral na te gaan wat er mis is gegaan en hoe de VDAB dit intern kan oplossen. Formele klacht Bij de formele behandeling legt de klager officieel een klacht neer via de externe preventieadviseur, medische inspectie of start de klager een gerechtelijke procedure op. De klager dient hiervoor de nodige papieren in te vullen en verklaringen te ondertekenen. De klager heeft geen verder rechtstreeks contact met de VDAB, maar de instantie bezorgt ons het dossier. B) CONTACTADRESSEN VDAB EN VLAAMSE OMBUDSDIENST Contactgegevens VDAB Een klacht indienen bij de VDAB kan: - op het gratis nummer 0800/30.700 - via www.vdab.be (flap: contact) Contactgegevens Vlaamse ombudsdienst OPMB – Bestek Aanvraag tot deelneming Raamovereenkomst Begeleiding erkenning gelijkwaardigheid buitenlandse diploma’s (besteknr. 2014/50017)

24/06/2014 34/35

- via mail [email protected] - via het klachtenformulier op www.vlaamseombudsdienst.be - telefonisch 02 552 48 48 of gratis nummer: 0800 240 50 of per fax 02 552 48 00 - per brief: Vlaamse Ombudsdienst, Leuvenseweg 86 te 1000 Brussel De Vlaamse Ombudsdienst is elke werkdag bereikbaar van 9 tot 18 uur en op vrijdag tot 17 uur.


24/06/2014 35/35

Raamovereenkomst voor begeleiding van werkzoekenden bij de procedure tot erkenning van gelijkwaardigheid van buitenlandse diploma s

Recommend Documents