Raad van het Gemeenschapsonderwijs
Informatie De tekst bevat informatie u aangereikt door de Raad van het Gemeenschapsonderwijs
blz. 1van 9
Inlichtingen Financiën/verificatie: Georges Tonla Briquet Emile Jacqmainlaan 20 1000 Brussel Tel.: 02 790 94 16 e-mail:
[email protected]
Overdrachtprocedure bij wisseling van directeur, beheerder en financieel verantwoordelijke • FIN/verif/gtb 15 oktober 2003 • elektronisch te raadplegen op: Bestuurlijke Organisatie, Financiën en begroting
Bij wisseling van directeur, beheerder en financieel verantwoordelijke moet de opvolger ingelicht worden over de correcte financiële en administratieve toestand waarin de instelling zich bevindt op het ogenblik van de overdracht. Daarom is het aangewezen bij iedere wisseling een vaste procedure te volgen. De hieronder beschreven overdrachtprocedure is niet noodzakelijk bij een tijdelijke uitdiensttreding, bijvoorbeeld wegens niet-langdurige ziekte. Bij eventuele moeilijkheden of betwistingen kunnen de betrokken partijen de tussenkomst vragen van de financiële cel van de scholengroep.
1. Overdracht financieel beheer ! De uittredende schooldirecteur/beheerder/financieel verantwoordelijke laat op de datum van de wisseling een proef- en saldibalans opmaken (te verkrijgen bij de scholengroep) van de aan de school of aan het internaat verbonden boekhouding. Hierbij wordt de toestand van kas en bank gevoegd, evenals een staat van vorderingen, schulden en voorraden. Bovendien is het ook aangewezen dat een uitvoeringsstaat van de begroting wordt opgemaakt. Indien het een directeur of beheerder is die overdraagt, kan deze persoon een beroep doen op zijn rekenplichtige om de documenten op te maken. ! Bij wisseling van algemeen directeur en / of financieel verantwoordelijke van de scholengroep wordt een volledige proef- en saldibalans, inclusief de bovenvermelde staten, opgemaakt. ! Beide directeurs/beheerders/financieel verantwoordelijken ondertekenen deze documenten voor overgave en voor overname. 2. Overdracht administratief beheer ! De uittredende directeur of beheerder stelt een volledige lijst op van alle registers, klassementen, dossiers en documenten betreffende de administratie van leerlingen, personeel en secretariaat die hij doorgeeft aan zijn opvolger. ! Beide directeurs of beheerders ondertekenen deze lijst voor overgave en overname.
Raad van het Gemeenschapsonderwijs
blz. 2van 9
3. Inventarissen ! Bij iedere overdracht stelt de uittredende directeur of beheerder een document op met een overzicht van de aanwezige inventarisregisters op het ogenblik van de overgave overname. ! De ambtenaar die het meubilair en het materiaal beheert, is administratief en niet rekenplichtig aansprakelijk. Bovenvermeld document moet dus niet als een ontlastingsakte worden opgevat, maar wel als bewijsstuk van de maatregelen die getroffen werden inzake toezicht op het beheer van de roerende goederen. Daarom worden in het document alleen de bestaande inventarissen opgesomd, met telkens de vermelding van het nummer en de datum van de laatste inschrijving. Beide partijen ondertekenen ook dit document. 4. Overdracht sleutels, bankkaart, GSM, laptop,… ! De sleutels, bankkaart, GSM, laptop en aanverwante eigendommen van de school of het internaat worden door de uittredende directeur of beheerder overgedragen aan de opvolger. 5. Proces-verbaal van overdracht ! De onder 1, 2, en 3 vermelde bescheiden worden bij het proces-verbaal van overdracht gevoegd dat wordt opgemaakt overeenkomstig het model als bijlage. Het proces-verbaal en de bijlagen worden in vier exemplaren opgesteld en krijgen de volgende bestemming: * 1 exemplaar voor de uittredende directeur/beheerder/financieel verantwoordelijke * 1 exemplaar voor de intredende directeur/beheerder/financieel verantwoordelijke * 1 exemplaar voor het archief van de scholengroep * 1 exemplaar voor het archief van de instelling
Raad van het Gemeenschapsonderwijs
blz. 3van 9
PROCES-VERBAAL OVERGAVE-OVERNAME BIJ WISSELING DIRECTEUR/BEHEERDER/FINANCIEEL VERANTWOORDELIJKE Ondergetekenden ……………………………… ………. …………………………..uittredend (directeur/beheerder/financieel medewerker) en …………………………………………………………opvolger, zijn overgegaan tot de volgende vaststellingen betreffende het financieel en administratief beheer van ………………….. (benaming en adres van de school of het internaat). 1. Financieel beheer -
Kas en bank (bijlage 1) Staat van vorderingen (bijlage 2) Staat van schulden (bijlage 3) Staat van voorraden (bijlage 4) Proef- en saldibalans op datum van de wisseling + uitvoeringsstaat van de begroting (bijlage 5)
2. Administratief beheer Als bijlage 6 vindt u de inventaris van de in de instelling voorhanden registers, dossiers en bescheiden met betrekking tot de leerlingen- en personeelsadministratie en het secretariaat. (bijvoorbeeld: stamboek, individuele leerlingenfiches, personeelsdossiers, dossiers bezorgd aan ministerie van Financiën - Registratie en Domeinen, aanwezigheidslijsten, archief, …) 3. Inventarissen De voorhanden inventarissen werden afgesloten onder de volgende nummers: Inventaris …………………………… …………………………… …………………………… Overdracht sleutels en bankkaart
Laatste inschrijvingsnummer ………………………………….……… …………………………………………. ………………………………………….
Dit proces-verbaal werd in viervoud opgesteld. Plaats: Datum: Voor overgave
Voor overname
Voor kennisname (directeur en/of algemeen directeur)
Raad van het Gemeenschapsonderwijs
BIJLAGE 1(kas en bank)
KAS (datum)
BANK Rekening nr…………………….: € ……………….(zie uittreksel nr…… van ……..) Rekening nr……………………..: € ………………..(zie uittreksel nr……van………)
blz. 4van 9
Raad van het Gemeenschapsonderwijs
BIJLAGE 2 (vorderingen)
Kostgelden (van het huidig jaar en de voorbije jaren)
Provisiegelden (van het huidig jaar en de voorbije jaren)
Andere
blz. 5van 9
Raad van het Gemeenschapsonderwijs
BIJLAGE 3 (schulden)
Facturen Reeds bezorgd aan de scholengroep (financiële cel) Nog voorhanden in de school of het internaat
Bestelbons Reeds bezorgd aan de scholengroep (financiële cel) Nog voorhanden in het internaat
Provisies Nog terug te storten provisiegelden (rekening houdend met achterstallen)
Kostgelden
blz. 6van 9
Raad van het Gemeenschapsonderwijs
BIJLAGE 4 (voorraden)
Onderhoudsproducten
Keuken
Andere
blz. 7van 9
Raad van het Gemeenschapsonderwijs
BIJLAGE 5
Proef- en saldibalans op datum van de wisseling + uitvoeringsstaat van de begroting
blz. 8van 9
Raad van het Gemeenschapsonderwijs
BIJLAGE 6 (inventaris)
Dossiers, documenten en registers internenadministratie
Dossiers, documenten en registers personeelsadministratie
Dossiers, documenten en registers secretariaatsadministratie
blz. 9van 9
