QUESTIONS AND THEIR USES

QUESTIONS AND THEIR USES Dalam setiap proses wawancara, pasti selalu melibatkan pertanyaan dan jawaban. Pertanyaan yang diajukan memiliki berbagai macam tipe pertanyaan yang dapat mengantarkan wawancara pada proses yang lebih efektif dan efisien serta kedua pihak yang terlibat dapat menikmati proses wawancara. Dari berbagai macam tipe pertanyaan yang ada, secara garis besar terbagi dalam 3 karakteristik, yaitu : A. Open and Closed Questions Perbedaannya terletak pada banyak sedikitnya jumlah respon yang diberikan oleh subjek atau yang diharapkan oleh pewawancara. Open Questions Sifatnya luas dan seringkali berupa sebuah topik serta memberikan kesempatan atau kebebasan pada subjek untuk menentukan banyak/tidaknya informasi yang diberikan. Pertanyaan ini ada 3 tingkatan, yaitu : Highly open Pertanyaan terbuka sepenuhnya tanpa ada batasan Contoh : Coba ceritakan tentang diri anda Apa yang anda ketahui mengenai perusahaan kami Moderate open Ada sedikit batasan untuk jawaban yang diberikan subjek Contoh : Coba ceritakan mengenai keluarga anda Apa yang anda ketahui tentang produk kami Pertanyaan yang tujuannya untuk meminta pendapat subjek mengenai suatu hal tertentu Contoh : Apa respon anda setelah mendengar pernyataan presiden Ri Apa yangterlintas dalam pikiran anda setelah melihat tayangan iklan ini Keuntungan Akan mengundang subjek untuk berbicara dan memberikan banyak informasi Akan terungkap hal-hal penting yang dipikirkan oleh subjek, namun tidak terpikirkan oleh pewawancara Dapat mengkomunikasikan minat dan rasa percaya subjek melalui penilaian yang diberikan subjek Mudah untuk dijawab dan jawaban yang diberikan dapat mengungkap ketidakpastian, intensitas perasaan, persepsi, prasangka, dan stereotype tertentu Kerugian Satu pertanyaan mungkin membutuhkan jawaban yang panjang sehingga waktu yang dibutuhkan pun menjadi sangat lama

NoviaSintaR./E-learning/2016

Terkadang informasi yang diberikan tidak relevan/tidak penting, dapat pula subjek menyembunyikan informasi yang penting karena dianggap sensitif, sudah jelas atau berbahaya. Untuk itu diperlukan skill pewawancara untuk menjaga arah dan kendali wawancara Jawaban terkadang sulit direkam, ditulis ulang, atau dikodekan Closed Questions Pertanyaan tertutup dan memiliki batasan, biasanya disertai dengan pilihan jawaban. Bentuknya antara lain : Moderately closed Contoh : kapan anda pindah dari Kalimantan ke Jogja Berapa lama anda sudah mengkoleksi perangko ini Highly closed Contoh : apa pendidikan terakhir anda ? SD – SMP – SMA - PT Pertanyaan yang bersifat bipolar yang meminta subjek untuk memilih salah satu dari dua pilihan yang ada Contoh : Anda suka minum kopi, dengan susu atau tanpa susu Pertanyaan yang bersifat bipolar yang bertujuan untuk mengevaluasi/sebuah pernyataan sikap Contoh : Apakah anda setuju/tidak setuju dengan keputusan pengadilan mengenai kasus korupsi yang dilakukan oleh para pejabat di departemen wira-wiri ? Pertanyaan yang bersifat bipolar yang menuntut jawaban ya/tidak Contoh : apakah anda selama ini menggunakan fasilitas yang disediakan di kampus anda ? Asumsinya, pertanyaan bipolar ini adalah pertanyaan dengan 2 kemungkinan jawaban, dan subjek tidak diperbolehkan untuk tidak berpendapat atau menjawab tidak tahu Keuntungan Pewawancara dapat mengontrol jawaban subjek dan mengarahkan subjek pada informasi yang diinginkan oleh pewawancara Pertanyaan tertutup tidak memerlukan banyak usaha dari kedua pihak tetapi mendorong pewawancara untuk banyak bertanya tentang banyak hal dalam waktu yang relatif singkat Jawaban mudah untuk direplikasikan, dikodekan, ditabulasi, dan dianalisa berdasarkan hasil wawancara antara satu dengan yang lain Kerugian Hanya berisi sedikit informasi sehingga perlu ada tambahan pertanyaan Tidak dapat mengungkap mengapa seeorang memiliki suatu sikap tertentu atau membuat suatu pilihan tertentu


Pewawancara cenderung untuk berbicara lebih banyak daripada subjek dan subjek tidak memiliki kesempatan untuk memberikan penjelasan atas pertanyaan yang diajukan Ada kemungkinan subjek langsung memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan tanpa mengetahui/memahami topik yang diungkap B. Primary and Secondary Questions Primary Questions Pertanyaan yang mengarah pada topik/hal baru yang berkaitan dengan topik yang dibahas sebelumnya dan pertanyaan ini dapat berdiri sendiri tanpa harus disertai dengan pertanyaan lainnya Contoh : kemana anda pergi saat tanggal 20 desember jam 12.00 wib ? Secondary Questions Merupakan pertanyaan yang menyertai pertanyaan primer/pertanyaan sekunder lainnya. Bentuk pertanyaan ini dapat muncul jika jawaban yang diberikan oleh subjek tidak lengkap/hanya bersifat permukaan/tidak ada respon dari subjek/membingungkan/tidak relevan/tidak akurat. Secondary questions ini sering disebut dengan probing atau follow-up questions. Berikut ini adalah berbagai macam bentuk secondary questions : a. Silent probes Digunakan saat pewawancara merasa jawaban subjek tidak lengkap atau subjek tampak menolak untuk melanjutkan respon. Silent probes dapat ditandai dengan sikap pewawancara yang diam sesaat dan menggunakan tanda non verbal yang tepat yang tujuannya adalah untuk memotivasi subjek agar terus memberikan respon. Silent probes juga dapat diartikan sebagai adanya minat dari pewawancara terhadap apa yang dikatakan oleh subjek dan menghormati jawaban serta diri subjek. Silent probes juga dapat mengindikasikan adanya ketidak yakinan atau keyakinan dan pemahaman atau ketidak pahaman terhadap apa yang dikatakan subjek serta dapat menghindari terbentuknya sikap defensif dari subjek. b. Nudging probes Digunakan saat silent probes gagal dilakukan atau pewawancara merasa perlu untuk menggunakan respon verbal untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Cara yang dapat dilakukan adalah dengan membalas respon subjek atau menyambungnya dengan pertanyaan. Contoh : ya…….. dan ? kemudian …. Teruskan…. Selanjutnya ? silahkan dilanjutkan Oh ya ? ehm…. ehm …… NoviaSintaR./E-learning/2016

c. Clearinghouse probes Digunakan jika pewawanccara tidak yakin bahwa dirinya telah mengkorek semua informasi penting dari subjek dan pewawancara juga sudah tidak memiliki pertanyaan lebih lanjut yang sifatnya khusus yang dapat diajukan pada subjek. Tujuan dari probing ini adalah untuk memperjelas suatu topik yang sedang dibahas. Contoh : apakah ada hal penting lainnya yang belum saya tanyakan pada anda Apakah ada hal-hal penting yang terlewati oleh saya Sebelum kita teruskan pada masalah yang lain, apakah ada yang belum kita ungkap berkaitan dengan masalah ini d. Informational probes Digunakan jika pewawancara membutuhkan informasi atau penjelasan tambahan. Probing ini dilakukan apabila : Jawaban subjek bersifat permukaan Contoh : coba ceritakan lebih lanjut mengenai …….. Apa yang terjadi setelah …….. Bagaiman reaksimu terhadap …… Bagaimana perasaan ayah anda setelah mengetahui masalah ….. Jelaskan lebih lanjut pada saya kriteria mengenai ….. Apa yang anda katakan saat ……. Jawaban subjek membingungkan Contoh : saya tidak yakin apakah saya memahami perkataan anda Apa yang ada dalam pikiran anda saat ada mengatakan hal itu Tolong jelaskan pada saya yang dimaksud dengan ……… Jawaban subjek tampak memberikan kesan suatu ekspresi perasaan atau sikap Contoh : mengapa anda merasa seperti itu Apa sikap anda terhadap peristiwa tersebut Seberapa kuat perasaan anda mengenai kejadian ….. e. Restatement probes Jika subjek tidak menjawab pertanyaan primer atau subjek memberikan informasi yang tidak berkaitan dengan pertanyaan pewawancara, maka, daripada membuat pertanyaan sekunder akan lebih efektif jika pewawancara mengulangi pertanyaan awal yang telah diajukan dan dapat disertai dengan tekanan suara untuk menunjukkan bahwa pewawancara membutuhkan jawaban subjek. Contoh : P : apa pendapat anda mengenai proposal pembangunan gedung di tempat bersejarah tersebut


S:

ya…. menurut saya hal ini berkaitan dengan masalah waktu, dimana banyak tanggung jawab yan dipikul oleh pemerintah P : lantas bagaimana dengan pendapat anda mengenai proposal tersebut Jika subjek tampak menolak untuk menjawab atau tampaknya subjek susah untuk menjawab maka pewawancara dapat mengulangi pertanyaan secara lebih jelas dan mudah untuk dijawab Contoh : P : coba definisikan apa yang dimaksud dengan tanggung jawab S : e…… tanggung jawab adalah …… e…. anu ….. P : dalam bahasa anda sendiri, apa arti tanggung jawab f. Reflections probes Yaitu pertanyaan yang merefleksikan jawaban subjek utnuk memperjelas keakuratan antara yang diberikan subjek dengan yang diterima oleh pewawancara. Pastikan bahwa subjek paham jika pewawancara dalm hal ini sedang mencari penjelasan dan verifikasi, serta tidak mengarahkan subjek pada jawaban yang ingin didengar oleh pewawancara. Contoh : apakah yang anda maksud seperti ini ……… Yang anda maksud fulan atau novi Reflektif jugga dapat digunakan untuk memastikan ketidak jelasan pewawancara Contoh : apakah yang anda maksudkan bahwa diri anda telah berbuat curang dalam ujian kemarin g. Mirror probes Yaitu untuk memastikan bahwa pewawancara memahami jawaban subjek atau untuk memperjelas jawaban yang diberikan oleh subjek untuk menunjukkan bahwa pewawancara paham terhadap informasi yang diberikan oleh subjek secara akurat. Contoh : baik, saya mengerti apa yang anda uraikan dan masalah yang anda hadapi. Anda merasa bahwa …… dan anda sudah berusaha dengan melakukan ……tetapi anda belum puas dengan melihat hasilnya. Benar begitu ? C. Neutral and Leading Questions Semua pertanyaan yang telah kita diskusikan di awal merupakan pertanyaan netral, dimana subjek dapat menentukan jawaban yang akan ia berikan tanpa adanya arahan atau tekanan dari pewawancara. Sebaliknya leading questions adalah pertanyaan yang baik secara eksplisit maupun implisit mengarahkan pada jawaban yang ditentukan atau diinginkan oleh pewawancara. Perbedaan pertanyaan antara kedua dapat dilihat pada tabel di bawah ini NoviaSintaR./E-learning/2016


Neutral Anda suka kerang laut ? Apakah anda akah menghadiri acara wisuda ? Bagaimana rasanya tinggal di alam bebas Bagaimana film sekuel ini jika dibandingkan dengan film yang terdahulu Bagaimana pendapat anda mengenai aturan kerja yang baru ditetapkan itu Coba ceritakan mengenai kebiasaan anda minum alkohol Apakah anda pernah mencontek saat ujian

Leading Sepertinya anda suka kerang laut ? Anda pasti akan menghadiri acara wisuda Apakah anda tidak suka tinggal di alam bebas Apakah anda lebih menyukai film sekuel ini daripada fim yang sebelumnya Bagaimana menurut anda mengenai aturan kerja yang bodoh itu Kapan terakhir anda mabuk Apakah anda sudah berhenti dari kebiasaan anda mencontek

Tugas : Buatlah contoh-contoh pertanyaan untuk tiap-tiap jenisnya. Masingmasing dua pertanyaan untuk tiap sub poin.


THE SURVEY INTERVIEW Wawancara untuk survey seringkali digunakan dalam kehidupan sehari-hari oleh berbagai kalangan, antara lain : pemerintah, perusahaan, universitas, medical center, kandidat politik dan lembaga lainnya. Wawancara survey ini banyak digunakan untuk mengukur : keinginan, kecenderungan, trend, kepuasan, penilaian tentang suatu produk atau cara untuk bersaing dengan produk lain. Dan survey ini ditujukan pada konsumen. Terdapat beberapa langkah dalam melakukan wawancara survey, yaitu : 1. purpose and research Langkah awal dalam melakukan wawancara survey adalah menentukan topik atau tujuan wawancara berkaitan dengan apa yang kita ingin ungkap dan mengapa kita ingin mengungkap hal/topik tersebut. Menurut Babbies, dalam wawancara survey biasanya mengandung atau memiliki 1 atau lebih tujuan dari 3 tujuan yang ada berikut ini : wawancara survey untuk eskplorasi, untuk menggambarkan dan untuk menjelaskan. Wawancara survey dapat memiliki 1 atau lebih dari ketiga tujuan tersebut. Untuk menentukan tujuan dari wawancara survey, ada beberapa hal yang mempengaruhi, yaitu : waktu (seberapa cepat survey harus selesai dan hasil diperoleh), berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk tiap wawancara, apa tujuan jangka panjang dan pendek dari wawancara ini, dan apa/siapa sumber-sumbernya. Setelah tujuan ditetapkan hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah menyelidiki segala aspek dari suatu masalah atau issue. Kita tidak boleh berasumsi bahwa kita telah familiar dengan topik atau kita telah menguasai topik, tetapi yang harus dilakukan adalah:  bacalah hal-hal yang berkaitan dengan topik  pelajari masa lalu, sekarang dan masa depan yang mengarah pada pencapaian solusi  cek-cek sumber-sumber yang potensial  tanyakan pada orang-orang yang tahu tentang topik, cari di dokumen, tanyakan pada para profesional, atau cari di buku  perlu ditelusuri pula hasil survey sebelumnya yang relevan dengan topik 2. structuring the interview Langkah kedua adalah menyusun wawancara dengan jalan membuat guide wawancara. Guide wawancara merupakan langkah awal yang dapat dilakukan dan guide ini dapat digunakan untuk memastikan bahwa semua informasi yang diinginkan telah tercover semua di dalam guide yang dibuat. Berikut ini adalah contoh guide pada wawancara survey. Survey dikenakan pada para mahasiswa dengan tujuan untuk mengetahui hal-hal apa saja yang mempengaruhi mereka untuk memilih rumah tinggal. a. Pilihan rumah 1. jenis rumah 2. ruangan yang ada di dalam rumah NoviaSintaR./E-learning/2016

3. jumlah penghuni 4. kelengkapan peralatan rumah 5. fasilitas b. Harga 1. sewa 2. deposit 3. harga untuk fasilitas 4. makanan 5. perawatan c. Transportasi 1. jenis transportasi a. kendaraan pribadi b. bis umum c. sepeda d. motor e. lainnya 2. kebutuhan transportasi i. untuk kuliah ii. untuk ke perpustakaan atau lab komputer di malam hari iii. untuk ke rumah sakit iv. untuk berbelanja v. untuk mencari hiburan vi. lainnya 3. parkir Dalam wawancara untuk survey, hal lain yang tidak boleh dilupakan adalah bagian opening dan closing. Berikut ini adalah contoh untuk membuka dan menutup wawancara survey : The opening Pada saat membuka wawancara survey, yang harus dilakukan adalah pewawancara langsung menentukan kualifikasi subjek, jika subjek memenuhi kualifikasi maka wawancara dapat dilanjutkan jika tidak maka hentikan wawancara. Contoh : hallo, nama saya ____________ dari Market Associates, yaitu suatu perusahaan riset yang ada di Jakarta. Kami akan melakukan survey di Malioboro Mall ini untuk melihat bagaimana pendapat anda tentang adanya berbagai macam toko dengan berbagai macam jenis barang yang dijual (dari makanan sampai peralatan rumah tangga-red) dan kami juga ingin mengetahui toko yang menjual jenis barang apalagi yang perlu ditambahkan dalam Mall ini. Survey ini hanya akan memakan waktu selama 5 menit dan apa yang anda sampaikan akan memberikan masukan yang bernilai bagi penyelenggara mall, pemilik dan para managemen. (masuk pada pertanyaan pertama) NoviaSintaR./E-learning/2016

I. apakah anda berasal dari daerah ini? (jika ya beri tanda silang di kolom jawaban, kemudian lanjutkan ke pertanyaan ke 2, jika tidak maka hentikan wawancara) Ya _______ 1-1 Tidak ______ 1-2 II. apakah anda berbelanja di malioboro mall paling tidak sekali dalam sebulan? (jika ya beri tanda silang pada kolom jawaban dan lanjutkan ke pertanyaan 3, jika tidak maka hentikan wawancara) Ya ______ 2-1 Tidak _____ 2-2 Apabila masalah yang akan diungkap dalam survey adalah masalah yang sensitif atau pribadi maka pewawancara perlu untuk meyakinkan subjek bahwa kerahasiaan jawaban subjek akan terjamin. Hal ini perlu dilakukan agar pewawancara dapat memperoleh data yang akurat dan lengkap. The closing Penutup wawancara biasanya singkat dan menunjukkan adanya penghargaan kepada subjek atas waktu yang telah disediakan subjek dan atas usaha yang telah dilakukan subjek. Contoh : baiklah, seluruh pertanyaan telah saya ajukan pada anda, terima kasih atas bantuan anda. Jika memungkinkan dan memang diperlukan oleh pewawancara (apabila pewawancara akan memastikan kebenaran atau melakukan pengecekan atas jawab subjek), pewawancara dapat meminta no. telepon atau alamat subjek. Akan tetapi jika subjek menolak maka pewawancara tidak usah memaksakan kehendaknya. Jika hal ini dilakukan maka dapat merusak hubungan baik yang telah terbina. Terkadang subjek pun ingin mengetahui lebih lanjut mengenai topik survey, untuk itu subjek dapat melakukan diskusi dengan pewawancara jika waktu masih tersedia, jika subjek tidak memiliki kesempatan untuk mendiskusikannya dengan subjek yang lain atau jika organisasi yang diwakili tidak berkeberatan. Ingat!!! Jangan bersikap defensif apabila pewawancara tidak ingin melakukan diskusi dengan subjek. 3. developing questions Langkah ke 3 adalah mengembangkan pertanyaan. Pertanyaan yang dibuat haruslah jelas begitu pula cara bertanya pewawancara yang juga harus jelas, karena pertanyaan yang diajukan dalam survey tidak dapat diulangi dengan kata-kata yang berbeda, tidak dapat dijelaskan pada subjek, atau pewawancara menambahi kata-kata dalam pertanyaan atau bahkan menambahi pertanyaan itu sendiri (ingat ciri dari wawancara terstruktur). Pertanyaan yang ada dalam survey haruslah tetap dan sama untuk tiap subjek. Apabila ada kata-kata yang diganti maka akan menimbulkan jawaban yang berbeda (hal ini harus dihindari). Contoh : NoviaSintaR./E-learning/2016

  



apakah anak yang kurang dari 17 tahun tidak diperbolehkan untuk merokok? dengan apakah anak yang kurang dari 17 tahun dilarang merokok? Apakah masyarakat Indonesia perlu diberikan ijin untuk melakukan demontrasi untuk menentang pemerintahan orde baru? dengan Apakah masyarakat Indonesia perlu dilarang untuk melakukan demonstrasi untuk menentang pemerintahan orde baru?

Perhatikan kata tidak diperbolehkan dengan dilarang dan kata diberi ijin dengan kata dilarang. Makna kata dilarang terasa lebih keras dan berbahaya dibandingkan dengan kata yang pertama. Pertanyaan yang diajukan harus jelas, sesuai dengan topik dan sesuai dengan tingkat pengetahuan subjek. Hal ini perlu diperhatikan , terutama jika :  subjek terdiri atas jenis kelamin yang berbeda-beda  adanya variasi usia yang cukup lebar  adanya perbedaan tingkat income  adanya perbedaan tingkat pendidikan  perbedaan pekerjaan  perbedaan geografis  dan perbedaan pengalaman Hati-hati pula dalam memberikan pertanyaan negatif. Sebaiknya dalam survey, hindari pertanyaan-pertanyaan negatif karena pertanyaan negatif ini dapat membingungkan subjek. Berbagai macam pertanyaan dapat diajukan pada subjek, contohnya :  apa pendapat anda mengenai peraturan pemerintah yang membahas masalah aturan menggunakan helm?  Apakah anda setuju, menolak atau tidak berpendapat mengenai aturan pemerintah tentang menggunakan helm?  Apakah anda sangat setuju, setuju, tidak tahu, tidak setuju, atau sangat tidak setuju dengan aturan pemerintah mengenai penggunaan helm? Selain bentuk atau jenis pertanyaan yang dikembangkan, hal lain yang juga harus diperhatikan adalah strategi bertanya atau strategi pertanyaan. Strategi pertanyaan bertujuan untuk mengetahui tingkat pengetahuan, kejujuran, dan konsistensi jawaban, mengurangi jawaban tidak tahu dari subjek, dan menghindari adanya bias terhadap urutan


pertanyaan serta bertanya untuk menggali data. Strategi pertanyaan ini terdiri dari beberapa jenis yaitu :  Filter strategy Tujuannya untuk mengetahui tingkat pengetahuan subjek terhadap topik yang ditanyakan Contoh : apakah anda familiar dengan kode etik profesi psikologi ? (Jawab : Ya). Apa yang anda tahu tentang kode etik tersebut.  Repeat strategy Tujuannya untuk melihat konsistensi respon yang diberikan subjek. Hal ini dapat dilakukan dengan cara menanyakan hal yang sama dalam waktu yang berbeda dan dengan pertanyaan yang berbeda pula. Contoh : 21. berapa kali anda telah melakukan cek fisik ? 31. saya akan membacakan banyaknya (jumlah) pemeriksaan fisik, hentikan saya jika saya membacakan jumlah yang sesuai dengan jumlah pemeriksaan fisik yang telah anda lakukan 6 bulan ______ 12 bulan ______ 18 bulan ______ 24 bulan ______ Lebih dari 24 bulan ________  Leaning strategy Terkadang subjek menolak untuk memberikan jawaban atau membuat keputusan, yang mungkin dapat disebabkan karena subjek tidak ingin terungkap apa yang ia rasakan atau apa yang akan ia lakukan selanjutnya. Untuk itu pewawancara dapat menggunakan leaning strategy yang tujuannya untuk meminimalkan jawaban tidak tahu atau tidak menjawab. Contoh : 7a. jika pemilu dilakukan hari ini siapakah yang akan anda pilih ? (jika jawaban subjek tidak tahu maka lanjutkan ke pertanyaan 7b) Megawati _______ Amien Rais _______ Susilo B.Y. _______ Hamzah Haz ______ Tidak tahu _______ 7b. Baiklah, pada saat ini anda lebih condong ke Megawati, Amien, Sby, atau Hamzah ? Megawati _______ Amien Rais _______ Susilo B.Y. _______ Hamzah Haz ______ NoviaSintaR./E-learning/2016

Tidak tahu _______  Shuffle strategy Karena pertanyaan dalam survey ini bentuknya terstruktur maka biasanya urutan pertanyaan pun bersifat tetap, artinya untuk tiap subjek akan diberi pertanyaan dengan urutan yang sama. Hal ini biasanya akan menimbulkan bias atas urutan pertanyaan pada pewawancara, untuk menghindarinya maka pewawancara perlu melakukan pengacakan terhadap urutan pertanyaan tersebut. Namun perlu hati-hati bagi pewawancara karena hal ini dapat menimbulkan kebingungan dan kesalahan dalam melakukan koding (pencatatan jawaban subjek). Kesalahan dan kebingungan dapat dihindari jika pewawancara sudah terlatih dengan baik dalam proses pengacakan pertanyaan maupun jawaban. Contoh : berikut ini saya akan membacakan berbagai macam maskapai penerbangan yang ada di Indonesia dan saya ingin anda memberitahukan pada saya jika anda sangat menyukai, menyukai, netral, tidak menyukai atau sangat tidak menyukai maskapai tersebut (urutan maskapai dapat dirotasikan antara satu subjek dengan subjek yang lain, lingkari jawaban subjek) Maskapai

Sgt Suka

Suka

Netral

Tdk Suka

Sgt tidak suka

Lion Air Adam Air Garuda Merpati City Link  Chain or contingency strategy Tujuannya adalah untuk menggali lebih dalam lagi jawaban yang diberikan oleh subjek. Untuk itu perlu dibuat pertanyaan yang berantai. Contoh : 1a. selama satu bulan yang lalu, apakah anda pernah menerima sampel/contoh cereal? (beri tanda silang pada kolom jawaban ya __________ (tanyakan pertanyaan 1b) tidak __________ (tanyakan pertanyaan 2a) 1b. contoh cereal yang anda terima merk apa ? (jangan bacakan daftar merk-nya) frosted flakes ___________ corn flakes _________ cheetos _________ grapes nuts ________ NoviaSintaR./E-learning/2016

choco crunch ________ others _________ (sebutkan) 1c. (tanyakan jika yang diterima adalah merk corn flakes pada pertanyaan 1b, jika tidak langsung ajukan pertanyaan 1d) apakah anda menerima sampel corn flakes gratis ya ________ (tanyakan pertanyaan 1d) tidak _______ (tanyakan pertanyaan 2a) 1d. apakah anda mencoba sampel gratis itu ? ya ______ (tanyakan pertanyaan 2a) tidak ______ (tanyakan pertanyaan 1e) 1e. mengapa anda tidak mencoba sampel gratis tersebut ? _____________________________ Dalam mengembangkan pertanyaan, pertanyaan yang diajukan dapat dalam bentuk skala. Adapun macam skala yang dapat dibuat adalah :  Interval Pertanyaan dengan rentang pilihan jawaban terdiri dari 5-9 pilihan Contoh : apakah anda sangat setuju, setuju, tidak tahu, tidak setuju atau sangat tidak setuju dengan peraturan penggunaan helm ? SS ____ S ____ TT ____ TS _____ STS ____ Pertanyaan dapat berupa frekuensi Contoh : berapa kali anda menonton program berita di televisi ? 6-7 hari seminggu _____ 4-5 hari seminggu _____ 2-3 hari seminggu ____ 1 hari seminggu ____ kurang dari 1 kali seminggu ____ tidak pernah _____ Pertanyaan dapat berupa numerical intervals scale Contoh : saya akan membacakan beberapa kelompok usia. Hentikan saya jika saya membacakan kelompok usia anda. 18 – 24 tahun _____ 25 – 34 tahun _____ 35 – 49 tahun ______ NoviaSintaR./E-learning/2016

50 - 64 tahun ______ 65 ke atas ______  Nominal Tipe pertanyaan ini adalah subjek diminta untuk memilih satu jawaban yang paling tepat bagi subjek. Contoh : saat ini anda tinggal di …. Rumah pribadi _____ Apartement _____ Kontrakan ______ Kos-kost-an _____ Lainnya ______  Ordinal Pertanyaan ini mengharuskan subjek untuk mengurutkan pilihan jawaban yang berhubungan satu dengan yang lain dan tentu saja jawabannya akan lebih dari satu. Contoh : pada kartu ini ada nama-nama mantan presiden Indonesia. Silahkan anda urutkan nama tersebut berdasarkan sumbangan yang telah diberikan oleh masingmasing presiden terhadap kemajuan negara indonesia Presiden Soekarno Soeharto B.J. Habibie

Urutan

Presiden Abdurrahman Wahid Megawati

Urutan

 Bogardus social distance Tujuannya untuk mengungkap perasaan subjek tentang hubungan sosial dan jarak yang muncul dalam hubungan tersebut Contoh : i. Apakah anda setuju jika lulusan mahasiswa internasional mengajar di universitas di indonesia? ii. Apakah anda setuju jika lulusan mahasiswa internasional mengajar di universitas anda? iii. Apakah anda setuju jika lulusan mahasiswa internasional mengajar di fakultas anda? iv. Apakah anda setuju jika lulusan mahasiswa internasional mengajar di matakuliah anda? 4. selecting interviewees


Langkah pertama yang harus dilakukan dalam memilih subjek adalah mendefinisikan populasi yang akan disurvey. Populasi yang dijadikan target survey dapat berupa kelompok besar atau kelompok kecil, yang pasti adalah bahwa populasi yang dipilih sesuai dengan topik survey. Apabila populasi survey terlalu besar maka dapat dilakukan pencarian sampel. Subjek yang dipilih dalam sampel haruslah dapat mewakili populasi survey. Dalam melakukan pemilihan sampel ini, terdapat toleransi untuk melakukan kesalahan. Besarnya toleransi tersebut tergantung dari tujuan survey. Jika tujuan survey berkaitan dengan efek dari suatu medical treatment yang baru maka usahakan prosentasi kesalahan pemilihan sampel sekecil mungkin. Terdapat berbagai macam teknik dalam memilih sampel, yaitu : a. simple random sampling Dari 100 subjek yang ada, dipilih 50 subjek secara acak dengan menggunakan lotere. b. table of random numbers Dari 100 subjek yang dipilih 50 subjek dengan cara memilih secara acak dengan mata tertutup, jari menunjuk salah satu nomor secara vertikal (misalnya 46) dan menunjuk secara horisontal (misalnya 29). Sebelumnya telah dibuat suatu persetujuan bahwa nomor yang dibaca adalah hanya no yang didepan (untuk urutan vertikal) dan no belakang (untuk urutan horisontal). Jadi no yang dipilih adalah 49. c. skip interval Misalnya memilih subjek hanya pada urutan kesepuluh dan kelipatan pada suatu daftar yang telah dibuat d. stratified random sampling Misalnya subjek yang dipilih berdasarkan kelompok-kelompok yang telah ditetapkan, yaitu berdasarkan jenis kelamin, pendidikan, pendapatan, suku, dll. 5. selecting interviewers Pewawancara dalam wawancara survey ini pun perlu dipilih. Adapun pertimbangan pemilihannya adalah berdasarkan :  Jumlah Jumlah pewawancara yang diperlukan untuk suatu survey ditentukan oleh lamanya waktu wawancara, jumlah sampel yang dikenai wawancara dan panjang-pendeknya wawancara berlangsung.  Kualifikasi Kualifikasi yang dibutuhkan dalam memilih pewawancara sangat ditentukan oleh bentuk wawancara yang dilakukan. Untuk survey pada dasarnya tidak memerlukan kualifikasi tertentu karena bentuk wawancara survey ini telah terstruktur sehingga tidak dibutuhkan suatu keahlian khusus pada pewawancara. Pewawancara hanya perlu membacakan pertanyaan dan merekam jawaban yang diberikan subjek secara cepat


dan akurat, pewawancara dapat berperilaku efektif, ada minat terhadap topik yang diungkap dan memiliki sikap yang netral. Jika bentuk wawancara yang dipakai memerlukan adanya penggalian data yang lebih dalam dari jawaban subjek maka agar wawancara dapat efisien dan efektif dibutuhkan pewawancara yang telah profesional.  Karakteristik Pribadi Karakteristik yang harus dimiliki oleh pewawancara adalah hangat, menyenangkan, ramah, santai, terlihat jujur dan dapat dipercaya, menampakkan sikap yang optimis agar dapat memperoleh respon yang baik dan adanya kerjasama, mampu melihat dengan cepat apa yang diharapkan oleh subjek untuk dilakukan oleh pewawancara (hangat, personal atau profesional), dan adanya kesamaan antara pewawancara dengan subjek untuk menghindari adanya hambatan dalam berkomunikasi dan hambatan budaya serta dapat membentuk rasa percaya (aman, dipahami dan simpati) dalam diri subjek 6. conducting the survey Lakukan survey, namun sebelumnya perlu dilakukan 2 hal yaitu : a. Melatih pewawancara mengenai cara melakukan probing, memberikan umpan balik dan memberikan instruksi dengan tepat. Perlu pula dijelaskan pada pewawancara maksud dari suatu pertanyaan yang kompleks sifatnya dan bagaimana cara melakukan pencatatan. Pastikan bahwa pewawancara paham metode pemilihan sampel yang dipakai, jelaskan pula tentang pentingnya melakukan penggandaan hasil wawancara untuk melihat reliabilitas, tingkat kesalahan dan taraf kepercayaannya. Ada 16 hal yang perlu diperhatikan oleh pewawancara (dapat anda lihat di foto copy-an yang ada). b. Lakukan uji coba alat pada sekelompok kecil subjek terutama yang berkaitan dengan jadwal dan prosedur survey untuk mengetahui kelemahan atau kekurangan yang ada, selain itu dengan uji coba ini dapat dilakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan berkaitan dengan jadwal dan prosedur wawancara.


7. coding, tabulation and analysis Menuliskan jawaban subjek berdasarkan kode-kode yang telah ditentukan sebelumnya kemudian ditabulasikan kedalam suatu tabel atau kelompok-kelompok yang telah dibuat sebelumnya. Terakhir lakukan analisa terhadap jawaban subjek.

Tugas : buatlah contoh-contoh pertanyaan untuk wawancara survey (minimal 5 buah pertanyaan)


THE SELECTION INTERVIEW : THE EMPLOYER Wawancara kerja, selain perlu dipersiapkan oleh pelamar, juga perlu dipersiapkan oleh pihak yang menyelenggarakan wawancara/perusahaan yang akan melakukan seleksi karyawan. Adapun tahapan yang perlu dilakukan oleh pemilik perusahaan atau organisasi sebelum melakukan wawancara adalah : 1. Reviewing Equal Employment Opportunity (EEO) Laws EEO Laws, jika di Indonesia, sama dengan UU Ketenaga Kerjaan, dimana tujuan dari UU ini adalah untuk menghapus diskriminasi dan mengatur hak + kewajiban tenaga kerja. Tugas pewawancara adalah membuat kriteria seleksi berdasarkan UU tersebut. Dan dari kriteria itu pewawancara dapat menentukan tes seleksi yang sesuai. Selain itu pewawancara juga perlu membuat pertanyaan yang relevan dengan kriteria seleksi, dimana setiap pelamar akan diberikan pertanyaan yang sama dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah dibuat sebelumnya. Hal ini menunjukkan bahwa proses seleksi yang dilakukan tidak membedakan subjek atau tidak ada diskriminasi antar tiap subjek. 2. Developing an Applicants Profile Berdasarkan pemahaman dan penguasaan terhadap UU Ketenaga Kerjaan tersebut, pewawancara dapat melakukan analisa terhadap subjek untuk menentukan pengetahuan, pengalaman, skill, dan kepribadian yang dibutuhkan serta sesuai dengan posisi yang ditawarkan. Untuk itu pewawancara perlu membuat suatu profile yang ideal bagi seorang karyawan yang menduduki suatu posisi/jabatan tertentu. Setiap pelamar nantinya akan diukur kemampuannya berdasarkan profile yang telah dibuat tersebut. Adapun cara membuat profile adalah sebagai berikut : a. Dengan bantuan manager atau bagian human resources b. Dengan mencari literatur, melakukan wawancara pada supervisor, rekanan, atau pejabat tertentu, kemudian melakukan obseervasi dan analisa terhadap performance kerja serta membuat standar seleksi c. Dengan melakukan penelitian terhadap orang-orang yang berprestasi d. Dengan melakukan analisa terhadap respon para pekerja mengenai hal-hal yang berkaitan dengan performance kerja (apakah respon tersebut menunjukkan performance kerja yang baik/buruk) Adapun hal-hal yang termasuk dalam profile adalah keahlian khusus, kemampuan, pendidikan, pelatihan, pengalaman, tingkat pengetahuan., ciri kepribadian, dan hubungan interpersonal. Keuntungan yang didapat jika pewawancara membuat profile adalah untuk menjaga objektivitas wawancara, memotivasi pewawancara untuk mengungkap hal sama pada tiap pelamar dan mengurangi efek the birds-of-a-feather syndrome yaitu adanya kecenderungan bagi pewawancara untuk memilih pelamar yang memiliki banyak kesamaan dengan pewawancara. NoviaSintaR./E-learning/2016

3. Locating Skilled Applicants Setelah pewawancara dapat menentukan profile maka langkah selanjutnya adalah menentukan tempat yang tepat bagi para calon pelamar. Artinya menentukan posisi yang paling tepat untuk dimasuki oleh seorang pelamar. Tentu saja posisi ini disesuaikan dengan hasil profile yang telah ditentukan sebelumnya. 4. Obtaining and Reviewing Informations on Applicants Pewawancara sebaiknya/seharusnya mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenai data diri calon sebelum melakukan wawancara. Informasi tersebut dapat diperoleh dari data riwayat hidup, surat lamaran, surat rekomendasi ataupun hasil tes. Disarankan bagi pewawancara untuk menghindari pembuatan kategorisasi yang bersifat tradisional, seperti kategori usia, status perkawinan, ciri fisik, pernah ditahan/tidak, atau bahkan minta disertai photo yang bersifat khusus. Informasi yang diperoleh dari daftar riwayat hidup dapat berupa informasi mengenai pendidikan, pelatihan dan pengalaman dari pelamar. Apakah hal tersebut dapat memenuhi tuntutan dari profile atau tidak. Hati-hati, terkadang calon pelamar suka “menaikkan/meninggikan” kualifikasi atau pengalaman yang ia miliki. Informasi yang diperoleh dari hasil tes jika pelamar dikenai suat tes tertentu. Adpun macm tes yang biasanya dikenakan pada calon/pelamar adalah : Basic skill Test Yaitu tes yang mengukur kemampuan matematika, pengukuran, membaca atau mengeja. Personality Test Yaitu tes yang mengungkap pribadi pelamar. Honesty Test Untuk mengukur etika, kejujuran dan integritas yang dimiliki oleh pelamar. 5. Structuring The Interview Sebaiknya wawancara seleksi dilakukan dengan menggunakan bentuk yang sudah disusun dan terencana. Adapun kerugian yang dapat muncul jika wawancara tidak direncanakan/tidak disusun terlebih dahulu adalah : Pewawancara dapat menjadi pihak yang lebih banyak berbicara dibandingkan dengan pelamar. Pewawancara cenderung akan cepat mengambil keputusan (biasanya di 4 menit pertama), meskipun seluruh data mengenai subjek belum terkumpul. Hanya hal-hal yang faktual dan informasi mengenai biografi saja yang akan diungkap secara konsisten. Akan ada perbedaan penilaian dari pewawancara karena setiap subjek akan dikenai wawancara dengan cara yang berbeda-beda. NoviaSintaR./E-learning/2016

Pewawancara cenderung akan melakukan bias dan stereotyping pada subjek. Note : hasil wawancara yang baik dapat diperoleh jika pewawancara menggunakan bentuk semi terstruktur. 6. Opening The Interview Saat membuka wawancara, pewawancara perlu memberikan kesan pada subjek bahwa wawancara seleksi yang dilakukan pada hari itu merupakan prioritas utama. Kesan ini akan menentukan sikap dan cara subjek berbicara mengenai organisasi di masa yang akan datang. Hal ini dapat terjadi karena pewawancara adalah cerminan dari organisasi dan subjek akan melakukan penerimaan yang baik (khususnya terhadap organisasi) jika pewawancara dapat menjadi wakil perusahaan yang baik pula. Diharapkan pewawancara memiliki sikap hangat, pengertian, sensitif, dan tidak mengarahkan subjek, mampu mendengar, menunjukkan empati dan minat terhadap subjek. Bersikaplah terbuka dan jujur pada subjek. berikan gambaran realistik mengenai posisi yang ditawarkan dan organisasi yang akan dimasuki pada subjek, baik mengenai keuntungan dan kerugiannya. Pelaksanaan wawancara dapat dilakukan dalam bentuk tim, panel atau terdiri dari 2-5 subjek yang diwawancara secara bersamaan. Jika wawancara dilakukan dalam bentuk panel, hendaknya tiap pewawancara memiliki tugas masing-masing. Misalnya pewawancara I akan bertanya mengenai pengalaman kerja subjek, pewawancara II akan bertanya mengenai pendidikan dan latihan yang pernah dijalani subjek, pewawancara II akan bertanya mengenai pengetahuan teknis, dst. Wawancara panel lebih efektif digunakan apabila pewawancara ingin melihat performance kerja subjek. Dalam membuka wawancara juga perlu dilakukan rapport, yang dapat dilakukan dengan cara memberikan salam secara hangat dan ramah dan disertai jabat tangan. Kemudian kenalkan diri pewawancara dan organisasi yang diwakilinya. Jika memungkinkan, bukalah pembicaraan dengan membahas issue-issue yang tidak bersifat kontroversial (tetapi jangan terlalu lama). Tujuannya adalah untuk mengurangi ketegangan subjek. Setelah itu pewawancara perlu menjelaskan pada subjek tentang arah wawancara. Misalnya : pertama, akan diajukan pertanyaan pada subjek, kemudian pewawancara akan memberikan informasi mengenai posisi yang ditawarkan dan organisasi dan terakhir, subjek akan diberi kesempatan untuk bertanya. Jangan lupa informasikan pula lamanya wawancara pada subjek. Wawancara dapat dibuka dengan bertanya mengenai hal-hal yang mudah dijawab oleh subjek. biasanya mengenai topik-topik yang umum sifatnya. Misalnya : pendidikan, pengalaman, latar belakang, dll. 7. Asking Questions


Pertanyaan yang diajukan dapat bertahap dan dengan bentuk pertanyaan terbuka/tertutup dengan berbagai macam jenisdan kombinasinya. (contoh pertanyaan dapat dilihat di lembar foto copy-an). 8. Giving Informations Sebelum pewawancara memberikan informasi pada subjek mengenai posisi dan organisasi, biasanya pewawancara akan bertanya : “Apa yang anda ketahui tentang posisi ini dan apa yang anda ketahui tentang perusahaan kami?” Jawaban yang diberikan subjek akan menunjukkan bagaimana persiapan diri subjek, serta dapat mengungkap minat dan etika kerja subjek. selain itu jawaban yang diberikan subjek juga dapat menunjukkan bagaimana diri subjek yang sebenarnya dan seberapa jauh subjek mengetahui mengenai posisi dan organisasi. Hal tersebut dilakukan untuk mencegah terjadinya pemborosan waktu, dengan menanyakan apa yang sebenarnya telah diketahui oleh subjek. pewawancara juga dapat menambahkan informasi mengenai reputasi organisasi dan berbagai macam kesempatan yang ada dalam organisasi. 9. Closing The Interview Tutuplah wawancara dengan mengucapkan terima kasih atas waktu yang diberikan oleh subjek dan atas minatnya terhadap organisasi. Berikan no. telepon atau e-mail perusahaan serta sarankan pada subjek untuk mengirimkan surat secara pribadi jika ada ha-hal yang ingin ditanyakan. 10. Evaluating The Interview Tuliskan bagaimana reaksi pewawancara terhadap tiap subjek sesegera mungkin setelah tiap wawancara berakhir. Dalam proses ini biasanya pewawancara akan mencocokkan hasil wawancara dengan profile yang telah ditetapkan oleh organisasi. Dalam evaluasi ini pula, pewawancara diharapkan sudah dapat menentukan apakah subjek layak untuk dipanggil kembali atau tidak. Perlu diputuskan pula apakah subjek perlu mendapatkan surat undangan wawancara tahap II atau surat penolakan. Contoh evaluasi dapat dilihat pada foto copy-an. Tugas : Buatlah contoh pertanyaan untuk seleksi karyawan dimana anda sebagai pewawancara (minimal 5 buah pertanyaan)


WAWANCARA KERJA APLIKASI WAWANCARA Wawancara seringkali dipakai dalam kehidupan sehari-hari dan di dalam berbagai bidang. Salah satunya adalah wawancara yang digunakan dalam melakukan seleksi karyawan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Biasanya, dalam rangka mencari calon karyawan yang sesuai dengan posisi yang ditawarkan dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka pemilik perusahaan berusaha mengungkap hal tersebut dengan menggunakan metode wawancara atau yang sering disebut dengan wawancara kerja. Sebaliknya, agar calon karyawan dapat diterima melalui proses wawancara ini maka calon perlu melakukan 9 hal, yaitu : 1. Analyzing yourself Hal ini berguna bagi pelamar, terutama dalam menentukan organisasi mana yang akan dimasuki dan posisi apa yang cocok bagi pelamar. Alasannya, dalam setiap wawancara kerja terdapat pertanyaan-pertanyaan standar yang biasanya diajukan oleh pewawancara pada pelamar. Adapun pertanyaan tersebut antara lain adalah siapa anda, apa yang dapat anda lakukan, seberapa cocok anda dengan posisi yang ditawarkan dan seberapa cocok anda dengan perusahaan yang ingin anda masuki. Jawaban yang diberikan pelamar dapat memuaskan atau tidak, sangat tergantung dari pengenalan pelamar terhadap dirinya sendiri. Analisa terhadap diri sendiri dapat meliputi: pendidikan, latihan, pengalaman, kebutuhan, keinginan, kekuatan dan kelemahan. Berikut ini adalah contoh cara melakukan analisa terhadap diri sendiri : Aspek Kekuatan Kelemahan Kepribadian Inteligensi Komunikasi Prestasi yang dicapai dan kegagalan yang pernah dialami Profesionalitas Keinginan untuk menduduki suatu posisi dan organisasi Kebutuhan yang paling berharga/penting untuk dipenuhi Hal lain yang perlu dipersiapkan pula adalah kemampuan bekerja dengan angka, komputer, pengetahuan mengenai konsumen dan kualitas produk, penguasaan terhadap bahasa asing, NoviaSintaR./E-learning/2016

kemampuan membina hubungan interpersonal (komunikasi verbal dan non verbal, mendengar, memahami, dan kerja sama dengan oranglain), memiliki sudut pandang yang luas, adanya keinginan untuk melakukan perubahan atau menghadapi tantangan, ada keinginan untuk belajar, mampu bekerja dalam kelompok dan mampu untuk memecahkan masalah. Hasil analisa ini pada akhirnya akan membantu pelamar untuk merumuskan tujuan hidup dan karir dalam bekerja. 2. Doing your homework Setelah mengetahui diri sendiri, kualifikasi diri, serta apa yang ingin dilakukan maka, hal lain yang perlu dipersiapkan adalah pelamar perlu memiliki pengetahuan mengenai posisi yang ditawarkan beserta pekerjaannya. Tujuannya adalah agar pelamar dapat melakukan penyesuaian diri dengan lebih mudah dengan pekerjaan tersebut (misalnya pelamar akan mencocokkan antara pekerjaan dengan latar belakang pendidikannya). Selain itu pengetahuan mengenai posisi yang ditawarkan juga akan membantu pelamar untuk melakukan pencocokkan terhadap hasil analisis dirinya. Pelamar juga diharapkan memiliki pengetahuan mengenai organisasi agar terbentuk sikap positif terhadap organisasi dan jenjang karir yang ada dalam organisasi tersebut. Selain itu pelamar juga sebaiknya membekali diri dengan pengetahuan mengenai berbagai macam issue yang sedang berkembang saat ini. Alasannya adalah biasanya pemilik perusahaan akan cenderung untuk melihat sikap/kepedulian/perhatian pelamar terhadap segala hal yang sedang terjadi di dunia ini. Hal ini juga akan memberikan kesan positif pada pelamar karena pemilik perusahaan (pewawancara akan menilai pelamar sebagai orang yang intelligent. Pelajari pula mengenai proses wawancara, karena hal ini dapat membantu pelamar dalam mempersiapkan diri untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara. Informasi mengenai wawancara dapat ditanyakan pada teman, profesional, ataupun kenalan yang pernah mengalami proses wawancara. 3. Conducting the search Apabila ingin melamar sebuah pekerjaan maka carilah pekerjaan yang disukai dan pekerjaan tersebut dapat diperoleh apabila pelamar memiliki jaringan yang dapat memberikan informasi mengenai pekerjaan tersebut. Cara mengembangkan jaringan adalah dengan membuat daftar nama, alamat serta nomor telepon orang-orang yang pelamar anggap dapat menjadi sumber informasi mengenai pekerjaan. Jika diperlukan hubungi mereka (satu persatu) dan katakan bahwa anda sedang mencari kesempatan untuk berkarir (jangan katakan mencari pekerjaan karena kesannya sangat material oriented). Jika sumber tersebut memberikan nama maka catatlah informasi itu dengan tepat. Mintalah ijin dari sumber untuk mengatakan pada pewawancara bahwa pelamar memperoleh informasi tersebut dari sumber. Dan jangan lupa ucapkan terimakasih.


Cara lain dalam mencari kesempatan berkarir adalah melalui publikasi di media cetak, internet maupun informasi melalui bursa kerja. 4. Preparing credentials Pada tahap ini, pelamar harus menyiapkan beberapa surat antara lain daftar riwayat hidup, portfolio dan surat lamaran. Daftar riwayat hidup, berfungsi sebagai langkah awal bagi pelamar untuk memperkenalkan diri pada organisasi/perusahaan. Untuk itu pastikan membuat daftar riwayat hidup yang dapat menarik perhatian orang-orang di organisasi. Dalam membuat daftar riwayat hidup, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu : Jangan tulis judul surat dengan nama riwayat hidup tetapi tulislah nama pelamar dengan lengkap dan dicetak tebal. Alasannya karena pewawancara sudah mengetahui bahwa itu adalah daftar riwayat hidup pelamar. Berikan 1 atau 2 alamat lengkap (jika alamat belum lengkap) dengan kode pos, dan nomor telepon beserta kode areanya. Sertakan pula alamat e-mail dan nomor fax , agar dapat mempemudah pewawancara untuk menghubungi pelamar. Sebutkan pula posisi yang diinginkan Informasi mengenai latar belakang pendidikan, pelatihan maupun kursus jangan lupa untuk dicantumkan. Cantumkan pula gelar yang telah diperoleh oleh pelamar dari proses pendidikan tersebut, berikut dengan sertifikat, tanggal kelulusan, sekolah, lokasinya, minat utama dan minat pilihan pelamar. Apabila pelamar telah mengikuti sebuah kursus maka cantumkan sertifikat dan nilai yang diperoleh. Pengalaman yang relevan dengan posisi yang ditawarkan dapat diuraikan dalam daftar riwayat hidup ini. Format penulisannya dapat berdasarkan urutan jabatan yang pernah dipegang ataupun berdasarkan urutan waktu. Pengalaman yang dituliskan dalam daftar riwayat hidup dapat berupa pengalaman berorganisasi, pengalaman di sekolah atau bangku kuliah, pengalaman profesional maupun pengalaman yang didapat dalam masyarakat. Akan menimbulkan kesan yang lebih baik lagi jika dalam pengalaman tersebut pelamar menunjukkan posisinya sebagai pemimpin. Buatlah dalam bentuk poin-poin, agar pewawancara dapat dengan mudah melakukan identifikasi terhadap pengalaman pelamar, terutama pengalaman yang relevan dengan posisi yang ditawarkan. Sebaiknya tidak perlu memasukkan informasi yang dapat menimbulkan kesan negatif atau bahkan sikap diskriminatif dari pewawancara. Informasi tersebut antara lain : politik, agama, etnis, anggota kelompok sosial tertentu, maupun mencantumkan aktivitas yang dapat menunjukkan identitas tentang ras, etnis, agama maupun politik. Hal ini sangat tidak relevan dengan posisi yang ditawarkan dalam dunia kerja. Hal-hal tersebut dapat dicantumkan apabila pelamar memang dituntut untuk memberikan seluruh informasi mengenai hal tersebut apabila organisasi/perusahaan yang ingin dimasuki sifatnya spesifik. NoviaSintaR./E-learning/2016

Informasi lain yang juga tidak perlu dimasukkan adalah usia, status perkawinan, jumlah anak, status orangtua, tinggi ataupun berat badan. Dalam menulis riwayat hidup hendaknya diperhatikan masalah penampilan dan tata letak penulisan serta cetaklah di kertas yang berwarna putih. Tulisan tampak rapi, menarik, terorganisasi dengan baik, dan teratur. Buatlah daftar riwayat hidup dalam 1 halaman, jika tidak cukup boleh dijadikan dua halaman, tetapi pastikan halamannya tidak terpisah (cetaklah bolak-balik) dan berikan keterangan halaman (misalnya halaman 1 dari 2 halaman). Tujuannya adalah agar kertas tidak tercecer atau bahkan hilang. Isi daftar riwayat hidup tidak diulang-ulang (untuk hal yang sama), gunakan bahasa yang baik dan tepat penulisan maupun ejaannya. Portfolio, biasanya perlu dibuat jika pelamar bergerak di bidang fotografi, periklanan, public relation, seni dan desain, jurnalisme, arsitektur, dan profesional writing. Isi dari portfolio adalah berbagai macam karya pelamar yang pernah dibuat dan yang terbaik. Surat lamaran, hendaknya dibuat semenarik mungkin dan usahakan dapat menunjukkan minat pelamar terhadap organisasi, produk atau jasa yang dihasilkan dari organisasi tersebut. Buatlah pewawancara menjadi terkesan dan memiliki penilaian positif bahwa pelamar adalah orang yang profesional. Tujukan surat lamaran pada individu yang tepat (maksudnya yang menyelenggarakan proses seleksi) dan tuliskan alamat yang jelas. Isi surat singkat, biasanya terdiri dari 3-4 paragraf dan tidak pernah lebih dari 1 halaman. Surat lamaran dibuat dengan rapi, bersih, tidak ada bekas hapusan, tidak ada kesalahan dalam menulis, gunakan bentuk huruf yang standar, dan mudah dibaca. Perhatikan pula batas tepi tulisan. Isi dari surat antara lain : jelaskan alasan pelamar menulis surat, sebutkan secara spesifik posisi yang diminati dan jelaskan mengapa. Jelaskan pula mengenai pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan keanggotan pelamar pada suatu organisasi serta sertakan pula aktivitas dari pelamar. Pastikan bahwa penjelasan tersebut dapat membuat pewawancara memiliki penilaian positif terhadap pelamar dan beranggapan bahwa pelamar adalah orang yang cocok untuk mengisi posisi tersebut (sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan oleh organisasi). Pelamar dapat menambahkan keterangan pada pewawancara, yaitu apabila pewawancara membutuhkan informasi yang lebih detail mengenai diri pelamar maka dapat dilihat pada daftar riwayat hidup. Tunjukkan pula minat dan antusiasme pelamar dalam surat tersebut. Akhiri surat dengan mengungkapkan kembali minat pelamar terhadap posisi dan organisasi. Tanyakan mengenai wawancara lebih lanjut dan nyatakan bahwa pelamar mau mengikuti proses wawancara tersebut.


Pada intinya adalah jadikan surat lamaran sebagai ajang untuk “menjual” keahlian, dan pengalaman yang dapat mengarah pada suatu pendapat bahwa pelamar adalah orang yang cocok untuk menduduki posisi tersebut. 5. Creating a favorable first impression Apabila pelamar kemudian dipanggil untuk wawancara, maka pelamar perlu pula untuk mempersiapkan sikap dalam wawancara. Sikap merupakan salah satu unsur penting yang dapat menentukan keberhasilan wawancara. Sikap cemas akan tampak pada pelamar jika pelamar tidak memiliki pengetahuan yang cukup mengenai posisi atau organisasi, tidak siap untuk menjawab pertanyaan, atau tidak tahu pertanyaan yang akan ditanyakan kepada pewawancara. Hal ini tentu saja akan memberikan impresi negatif pada pelamar. Sebaliknya jika pelamar siap maka dapat menimbulkan impresi positif pada pelemar yang berakhir pada munculnya padangan positif terhadap pelamar. Hal yang harus diperhatikan selama proses wawancara adalah hubungan antara pelamar dengan pewawancara. Pelamar yang sukses dalam wawancara adalah pelamar yang tahu kapan harus mengendalikan wawancara dan kapan harus memberikan kesempatan pada pewawancara untuk mengendalikan wawancara. Sebaiknya kedua pihak saling menunjukkan rasa saling percaya, hormat dan bersahabat, disamping itu kedua pihak harus bekerjasama, terbuka (terutama berkaitan dengan sisi positif dan negatif pelamar) jujur dan memberikan umpan balik dengan tepat. Penampilan dan cara berpakaian pun harus diperhatikan, karena akan memperngaruhi kesan pertama. Pakailah pakaian yang pantas untuk wawancara kerja. Tidak perlu berlebihan asalkan rapi dan enak dilihat. Misalnya : baju bersih, rapi, tidak ketat, begitu pula dengan sepatu, kuku, rambut dan tangan. Pastikan rambut tersisir rapi. Bagi pria, pastikan kumis dan jenggot tertata dengan rapi dan bagi perempuan, berdandan dengan tepat serta tidak berlebihan dan berdandan dan menggunakan aksesoris. Saran untuk pria Pakailah setelan yang berwarna gelap/agak gelap dengan atasan berwarna putih atau pastel dan menggunakan dasi yang berwarna kontras tetapi sopan. Aturannya adalah pakai pakaian yang konservatif, profesional dan formal. Selain berpakaian, cara duduk pun perlu mendapat perhatian. Agar wawancara dapat berjalan baik, maka pelamar juga dapat mengatur cara duduk yang terasa nyaman bagi pelamar dan pakaiannya. Sepatu, sebagai salah satu aksesoris, perlu diperhatikan. Pilihlah sepatu yang berwarna coklat untuk setelan coklat dan hitam untuk setelan selain warna coklat. Sepatu harus bersih dan mengkilap. Pakailah kaus kaki yang berwarna gelap dengan panjang sampai menutupi ½ betis (terutama jika pelamar duduk sambil angkat kaki, tidak ada bagian kaki yang terbuka). Jika ingin menggunakan dasi maka pilihlah motif garis-garis atau polkadot atau pola konservatif dengan warna biru, merah atau abu-abu ataupun burgundy. Hindari pilihan motif gambar karena tidak tepat dan akan memberika kesan tidak dewasa. Aksesori lain NoviaSintaR./E-learning/2016

yang dapat dipakai sebaiknya bersifat minimal, misalnya jam tangan, ballpoint jangan menggunakan gelan, kalung apalagi anting-anting. Saran untuk Perempuan Cara berdandan, gaya rambut dan baju akan menunjukkan kepribadian calon. Dandanan yang menggunakan make-up sebaiknya dipakai secukupnya, jika menggunakan anting makan pakailah yang berukuran kecil, pakailah cincin (satu tangan untuk satu cincin), dan sebaiknya tidak memakai gelang. Sesuaikan antara waran make-up dengan warna baju. Gunakanlah busana kantor yang formal dan hindari penggunaan celana panjang. Tujuannya adalah agar kesan yang tampak prosefional dan bukan kesan santai. Rok yang dipakai memiliki panjang yang cukup dan tidak ketat serta belahan roknya jangan terlalu tinggi. Apabila ingin dipadu dengan atasan maka gunakalah atasan yang tidak tembus pandang dan tidak ketat. Sesuaikan warna sepatu dengan warna pakaian, pastikan hak sepatu tidak terlalu tinggi atau flat. Pada intinya baju yang dikenakan rapi, bersih, nyaman dan tampak profesional. Non verbal communication Yang termasuk didalamnya adalah suara, kontak mata, gesture (gerak isyarat) dan postur atau sikap tubuh. Hal ini penting dalam proses wawancara. Apabila non verbal yang tampak adalah positif maka pewawancara akan memberikan respon yang menyenangkan bagi pelamar. Misalnya jika pelamar tampak tersenyum, menunjukkan ekspresi antusias, menjaga kontak mata, memiliki kecepatan wawancara yang sama dengan pewawancara, maka pelamar akan memiliki nilai yang lebih tinggi daripada pelamar yang tidak menampakkan hal tersebut. Saat wawancara, pelamar harus menunjukkan sikap dinamis dan bersemangat terutama saat berjabat tangan, duduk, jalan, berdiri, gesture dan gerakan tubuh lainnya. Jabat tangan dengan erat tetapi tidak menyakiti, tunjukkan sikap tenang dan rileks, tetapi tetap waspada dan terkendali, hindari gesture yang dapat memberikan kesan adanya kecemasan, kegelisahan atau pelamar tampak memainkan pena atau objek lain di depan pewawancara. Berikan respon dengan segar dan penuh percaya diri. Bicaralah dengan nada suara yang normal dan menunjukkan rasa percaya diri, bangun hubungan interpersonal yang positif, jagalah aksen bicara dan bicaralah secara standar (jika tidakdapat, maka berlatihlah). Jangan menunjukkan rasa ragu atau sering berhenti dalam berbicara, terutama sebelum menjawab pertanyaan yang dirasakan sulit, dan hipotetik. Jika hal ini sering dilakukan maka akan membuat pelamar tampak ragu dan tidak siap serta kemampuan merespon yang lambat.


Berhenti berbicara selama 1 detik atau kurang dapat dimaknai oleh pewawancara sebagai tanda adanya ambisi, percaya diri, kemampuan untuk melakukan organisasi dan inteligen. Arrival and opening Datang tepat waktu, jangan terlambat. Apabila telat maka tidak akan ada wawancara sama sekali atau pelamar akan diterima dengan ”dingin”. Asumsinya adalah jika pelamar terlambat datang untuk wawancara maka kemungkinan besar akan terlambat pula untuk datang bekerja. Datang juga jangan terlalu cepat, rentang waktunya sebaiknya disesuaikan dengan jadwal wawancara yang telah ditetapkan. Jagalah sopan santun dengan setiap orang yang dijumpai karena pelamar tidak tahu dengan siapa nantinya ia akan terlibat dalam wawancara. Berilah salam dengan ramah, duduk jika telah dipersilahkan, jadilah peserta yang aktif dan hindari jawaban ya atau tidak. Pelamar akan dapat menjadi lebih santai dan rileks jika pelamar mampu mengikuti alur wawancara. Kemampuan pelamar untuk mengendalikan diri di awal wawancara akan menunjukkan pada pewawancara tentang bagaimana kemampuan komunikasi pelamar dengan orang lain. 6. Answering questions Pelamar harus mempersiapkan diri untuk memberikan respon. Jawablah pertanyaan secara efektif. Apabila pelamar merasakan kecemasan maka hal itu adalah sesuatu yang wajar dan akan hilang jika pelamar mampu untuk berkonsetrasi dalam menjawab, meyakinkan dan dengan sepenuh hati. Biasanya kesuksesan pelamar dalam wawancara adalah jika pelamar siap untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : Ceritakan tentang diri anada Mengapa anda mau bekerja pada kami Apa kekuatan dan kelemahan anda Apa tujuan anda dalam berkarir (apa yang ingin anda capai dalam karir anda dalam waktu dekat dan untuk masa yang akan datang) Mengapa anda meninggalkan posisi anda yang dahulu Apa yang anda kerjakan pada saat waktu luang Apa yang ingin anda lakukan jika anda menduduki posisi……. Apa keputusan yang paling sulit yang pernah anda ambil selama 6 bulan terakhir Dengan siapa saja anda pernah diwawancara Alasan apa yang dapat membuat kami berpikir untuk memilih anda untuk menduduki posisi yang kami tawarkan dibandingkan dengan pelamar yang lain Bagaimana anda memotivasi diri anda sendiri Apa yang anda ketahui tentang organisasi kami NoviaSintaR./E-learning/2016

Ceritakan pengalaman anda bekerja dalam tim Menurut anda tantangan terbesar apa yang sedang dialami oleh perusahaan kami sekarang Apa yang anda lakukan disaat anda tidak sedang kuliah atau belajar Pertanyaan-pertanyaan ini biasanya diajukan di awal wawancara, tujuannya adalah untuk memancing pelamar untuk berbicara. Semakin lama pertanyaan yang diajukan akan semakin sulit atau menantang pelamar dan seringkali menempatkan pelamar pada suatu situasi tertentu untuk melihat apakah pelamar cocok/tidak untuk menduduki posisi yang ditawarkan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat berupa : Critical incident Dua tahun yang lalu perusahaan kami mengalami konflik dengan perusahaan X, jika anda pada saat itu sudah menduduki jabatan sebagai supervisor dan menangani kasus ini apa yang akan anda lakukan ? Hypothetical Seandainya anda mendapatkan seorang customer yang melakukan klaim pada anda mengenai komponen hardware yang rusak, bagaimana anda menghadapi hal tersebut? Task oriented Ini ada selembar kertas, tuliskan kebijakan-kebijakan terhadap tugas? Apllicant’s experience Ceritakan pada saya saat anda menjadi bagian dari suatu tim yang berusaha untuk memecahkan suatu masalah teknis yang sangat menjengkelkan! Hati-hati pada pertanyaan yang sifatnya tidak relevan (khusunya pada perempuan). Contohnya apa yang suami anda kerjakan saat ini. Pertanyaan ini terkadang membingungkan apakah perlu dijawab/tidak. Jika pelamar menolak untuk menjawab apakah akan membahayakan posisinya atau tidak ? Saat pelamar mengidentifikasikan adanya pertanyaan-pertanyaan yang tidak relevan dan ingin memutuskan untuk memberikan jawaban atau tidak, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu : Tentukan seberapa penting posisi tersebut bagi pelamar, seberapa butuh dan inginnya pelamar untuk mendapatkan posisi tersebut Tentukan tingkat ringan atau beratnya penyimpangan pertanyaan tersebut. Jika berat maka hal tersebut dapat dilaporkan pada supervisor yang ada dalam perusahaan tersebut. 7. Asking questions Biasanya pewawancara akan memberikan kesempatan pada pelamar untuk bertanya. Kesempatan ini penting karena selain sebagai sarana untuk memperoleh informasi yang dapat membantu pelamar untuk membuat suatu keputusan, pertanyaan NoviaSintaR./E-learning/2016

tersebut juga dapat menunjukkan persiapan, kematangan, inteligensi, profesionalitas, minat, motivasi dan nilai-nilai yang dimiliki oleh pelamar. Pertanyaan yang dibuat oleh pelamar dapat dapat dijadikan sebagai sarana untuk mengarahkan pewawancara pada terbentuknya suatu persepsi bahwa pelamar adalah orang yang tepat bagi posisi yang ditawarkan. Jika pelamar telah menguasai posisi dan organisasi maka pertanyaan tersebut dapat dibuat sebelum sesi wawancara dimulai. Pelamar yang sukses biasanya mampu untuk banyak bertanya serta mengarahkan pada pertanyaan terbuka sehingga dapat dipastikan bahwa pelamar dapat memperoleh informasi penting yang diinginkan mengenai posisi dan organisasi. Saat bertanyan jangan gugup dan jangan bertanya tentang gaji, liburan ataupun promosi/pensiun. Karena pertanyaan tersebut dapat dianggap sebagai obsesi besar yang ada dalam diri pelamar. Selain itu pewawancara akan memiliki persepsi bahwa pertanyaan pertama adalah pertanyaan yang paling penting bagi pelamar. Tanyakan berbagai pertanyaan tersebut dengan menggunakan pertanyaan terbuka jangan pertanyaan tertutup agar informasi yang diinginkan dapat diperoleh. Adapun hal-hal yang dapat ditanyakan adalah sebagai berikut : Menurut anda bagaimana gambaran karyawan yang ideal itu ? Ceritakan mengenai budaya organisasi anda Bagaimana perusahaan memberikan dorongan bagi karyawan yang memiliki ide-ide baru Coba ceritakan mengenai sejarah posisi ini Berapa banyak pilihan yang dapat saya peroleh untuk menentukan lokasi kerja saya Bagaimana sistem kerja operasi ini dengan menggunakan komputer Ceritakan tentang tugas-tugas yang harus dilakukan pada posisi ini Apakah ada fleksibilitas waktu bekerja pada saat-saat tertentu Bagaimana cara perusahaan melakukan evaluasi terhadap para karyawannya Karakteristik pelamar yang seperti apa yang anda cari untuk posisi ini Bagaimana perusahaan memberikan dukungannya pada saya jika suatu saat nanti saya ingin sekolah lagi untuk mengambil gelar MBA Seberapa banyak pengawasan yang akan saya terima sebagai karyawan baru Seberapa sering saya nantinya akan bekerja dalam sebuah tim Menurut perkiraan anda, karakteristik unik apa yang dimiliki oleh perusahaan anda Seberapa besar pengaruh pendidikan atau gelar kesarjanaan terhadap posisi saya dalam organisasi anda Bagaimana biaya hidup di sini dibandingkan dengan di tempat lain Ceritakan mengenai orang yang sebelumnya menduduki posisi ini dan sekarang telah memiliki karir yang semakin berkembang dalam perusahaan ini, saat ini Apa yang paling anda sukai mengenai pekerjaan di perusahaan ini Dapatkah anda menceritakan mengenai kemungkinan terjadinya merger antara perusahaan ini dengan perusahaan lain NoviaSintaR./E-learning/2016

Saya telah membaca di surat kabar kemarin mengenai organisasi anda yang dinobatkan sebagai salah satu dari 200 perusahaan yang memiliki kemajuan yang sangat pesat. Bagaimana anda bisa melakukan hal tersebut Seberapa banyak keterlibatan yang akan saya peroleh saat saya melakukan penelitian atau pengembangan Ceritakan mengenai orang-orang yang nantinya kan bekerjasama dengan saya Perubahan apa yang anda hindari agar tidak terjadi pada perusahaan ini, selama 5 tahun terakhir Pelatihan apa yang akan saya terima jika saya diterima untuk menduduki posisi ini Apakah yang menjadi kriteria paling penting dalam menentukan karyawan untuk menduduki posisi yang ditawarkan 8. The closing Penutup wawancara biasanya dilakukan dengan singkat dan hanya memerlukan waktu beberapa menit. Untuk itu pastikan bahwa pelamar telah menggunakan kesempatan bertanya dengan baik. Pelamar juga dapat bersikap aktif dan proses penutupan ini, tidak hanya sekedar berjabat tangan atau mengangguk. Pelamar juga dapat mencari tahu mengenai apa yang akan terjadi selanjutnya dan kapan. Jika pelamar ingin mendapat kan kabar tentang hasil wawancara maka pastikan dengan siapa pelamar harus bertanya dan bagaimana. Wawancara baru selesai jika memang telah selesai, tapi jika pihak perusahaan masih berinteraksi dengan pelamar (meskipun tidak di dalam ruangan/tidak mengikuti proses wawancara sebagaimana biasanya) tetap saja proses wawancara belum selesai. Misalnya setelah sesi wawancara, perusahaan akan mengantarkan pelamar untuk melihatlihat perusahaan, mengantarkan ke bandara, mengajak makan malam, atau yang lainnya. Berdasarkan hal tersebut maka pelamar harus tetap menjaga sikap, perilaku dan perkataannya. 9. Evaluation and follow up Setelah selesai proses wawancara, ada baiknya jika pelamar mulai melakukan evaluasi diri terhadap hasil wawancara yang telah dilakukan dengan bertanya pada diri sendiri : Seberapa adekuat persiapan yang dilakukan oleh pelamar, seberapa adekuat latar belakang pendidikan, daftar riwayat hidup dan surat lamaran, seberapa adekuat jawaban dan pertanyaan yang telah pelamar ajukan Seberapa efektif pelamar saat membuka wawancara atau di awal wawancara Seberapa nyaman pelamar selama proses wawancara berlangsung Seberapa pantas pakaian yang dipakai pelamar untuk wawancara Pertanyaan mana yang dapat dijawab dengan baik dan mana yang tidak Berhasil/tidak pelamar “menjual” dirinya saat kesempatan itu datang NoviaSintaR./E-learning/2016

Seberapa meyakinkan dan terbukanya pelamar dalam memberikan jawaban Seberapa baik pertanyaan yang dibuat, berdasarkan hasil adaptasi, berkaitan dengan posisi dan perusahaan Apakah minat pelamar terhadap posisi atau organisasi dapat tampak selama proses wawancara Apakah setelah pelamar banyak mengumpulkan informasi dari wawancara, pelamar dapat memutuskan apakah ia masih berminat/tidak untuk mengisi posisi tersebut atau bekerja di perusahaan tersebut. Kemudian lakukan follow up yaitu dengan cara mengirimkan ucapan terima kasih pada pewawancara atas waktu yang telah diberikan pada pelamar. Tujuannya agar pelamar memiliki alasan untuk berhubungan dengan pewawancara, mengingatkan pada pewawancara bahwa pelamar “ada” (namanya akan diingat oleh pewawancara), dapat sebagai sarana untuk memperoleh informasi tambahan bagi organisasi untuk memutuskan bahwa pelamar adalah orang yang cocok/tepat bagi posisi dan organisasi.


QUESTIONS AND THEIR USES

Recommend Documents