PUSAT BIAYA PENGERTIAN Pusat biaya merupakan suatu pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai atas dasar biaya yang terjadi diwilayah yang menjadi wewenang manajer tersebut. sebagai mana pusat pertanggungjawaban yang lainnya, yaitu mempunyai masukan dan juga memiliki keluaran, namun demikian pusat biaya tidak dinilai dalam bentuk keluarannya. Hal ini karena: a. Manajer pusat biaya tidak dapat mengendalikan pendapatan penjualan atas keluaran yang dihasilkannya. Contoh departemen produksi. Keluaran departemen produksi dapat diukur secara kuantitatif akan tetapi manajer tidak dibebani tanggungjawab untuk memperoleh pendapatan penjualan. b. Pada umumnya, output atau keluaran dari suatu pusat biaya sangat sulit untuk diukur secara kuantitatif. Contoh: departemen akuntansi dan keuangan, departemen personalia, departemen penelitian dan pengembangan PEMBAGIAN PUSAT BIAYA Mendasarkan pada karakteristik hubungan antara masukan dan keluarnya, maka pusat biaya dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu (1) pusat biaya teknik (engineered expense center) dan (2) pusat biaya kebijakan (discretionary expense center). 1. Pusat Biaya Teknik (Engineered Expense Center) Pusat biaya teknik atau disebut juga dengan pusat biaya standar, merupakan pusat biaya yang sebagian besar biaya yang terjadi mempunyai hubungan fisik yang erat dan nyata dengan keluarannya. Contohnya: Departemen produksi. Manajer produksi bertanggungjawab atas efisiensi dan efektivitas penggunaan sumbersumber yang berada di bawah wewenangnya. Efisiensi pusat biaya teknik diukur atas dasar hubungan antara masukan dan keluarannya, dengan menggunakan biaya standar sebagai tolok ukurnya. Apabila biaya sesungguhnya lebih kecil dari biaya standar, maka penyimpanagn biaya tersebut bersifat menguntungkan (efisien). Apabila biaya sesungguhnya lebih besar dari biaya standar yang ditetapkan, maka penyimpangan biaya tersebut bersifat tidak menguntungkan (tidak efisien).
1
Pusat Biaya Efektivitas pusat biaya dinilai atas dasar kemampuan pusat biaya tersebut dalam mencapai volume produksi yang diharapkan pada waktu tertentu dan kualitas tertentu pula. 2. Pusat Biaya Kebijakan (Discretionary Expense Center) Pusat biaya kebijakan, merupakan pusat biaya yang sebagian besar biayanya tidak mempunyai hubungan secara proporsional atau hubungan fisik yang nyata dengan keluarannya. Keluaran pusat biaya kebijakan sulit diukur secara kuantitatif atau tidak mempunyai hubungan yang nyata dengan masukkannya. Contohnya: departemen akuntansi, departemen personalia, departemen penelitian dan pengembangan, departemen pemasaran (promosi, advertensi, penggudangan produk selesai). Karena keluaran dan masukan pusat biaya tidak memiliki hubungan fisik yang nyata, maka tidak dapat dinilai efisiensinya. Proses pengendalian pusat biaya kebijakan dimulai dari penyusunan anggaran biaya oleh manajer pusat biaya kebijakan yang bersangkutan dan diusulkan kepada manajemen puncak. Anggaran yang telah disetujui oleh manajemen puncak mempunyai karakteristik sbb. a. Anggaran tersebut bukan merupakan pengukur efisiensi. b. Anggaran merupakan batas atas pengeluaran biaya yang dapat dilakukan oleh manajer pusat biaya. Biaya yang sesungguhnya tidak boleh melampaui anggaran yang ditetapkan. c. Merupakan kesanggupan manajer pusat biaya untuk melaksanakan semua kegiatan yang direncanakan dengan biaya yang dianggarkan. PENGENDALIAN PUSAT BIAYA Pusat biaya kebijakan memiliki karakteristik yang berbeda dengan pusat biaya teknik, terutama: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Penyusunan anggaran. Tipe pengendalian yang digunakan. Pengukuran prestasi manajernya. Pemilihan manajer. Pemeliharaan iklim organisasi. Penentuan proporsi biaya teknik.
1. Penyusunan Anggaran
2
Pusat Biaya Penyusunan anggaran untuk pusat biaya teknik dan pusat biaya kebijakan berbeda satu dengan lainnya. Perbedan proses penyusunan anggaran tersebut dapat ditunjukkan sbb. Pusat Biaya Teknik Pusat Biaya Kebijakan 1. Dimulai dari penentuan besar- 1. Dimulai dari penentuan volume nya keluaran yang akan dihapekerjaan yang akan dilaksanasilkan dalam jangka waktu dan kan pada tahun anggaran yang mutu tertentu. akan datang, baik pekerjaan ru2. Menyusun anggaran biaya yang tin maupun pekerjaan/tugas efisien untuk menghasilkan kekhusus. Misalnya departemen luaran tersebut. akuntansi. Tugas rutin menyiapkan laporan keuangan, tugas khususnya perbaikan sistem akunatnsi. 2. Menyusun anggaran biaya untuk melaksanakan tugas/pekerjaan tersebut, baik anggaran tugas rutin maupun anggaran tugas khsusu*. * Teknik yang umum digunakan dalam menyusun anggaran biaya khusus adalah manajemen berdasarkan sasaran (Management by objectives), yaitu proses formal penyusunan anggaran yang mnewajibkan manajer pembuat anggaran mengajukan usulan anggaran untuk melaksanakan tugas khusus dan sekaligus menentukan cara pengukurannya. Cara penyusunan anggaran pusat biaya teknik tersebut tidak dapat digunakan dalam penyusunan anggaran pusat biaya kebijakan, hal ini karena: a. Keluaran pusat biaya kebijakan tidak mempunyai hubungan yang erat dan nyata dengan masukkannya atau biayanya. b. Tidak semua keluaran pusat biaya kebijakan dapat diukur secara kuantitatif. 2. Tipe Pengendalian Cara pengendalian yang terjadi pada pusat biaya teknik dan pusat biaya kebijakan sangat berbeda. Perbedaan tersebut dapat dijelaskan sbb. Pusat Biaya Teknik Pusat Biaya Kebijakan 1. Dasar pengendaliannya adalah 1. Dasar pengendalian terfokus biaya standar. pada ke-terlaksanaan tu-
3
Pusat Biaya 2. Biaya standar bermanfaat untuk: a. menyusun anggaran biaya dalam departemen yang bersangkutan. b. Mendorong manajer untuk mempertahankan efisiensi maksimal atau meminimalkan biaya untuk menghasilkan keluaran tertentu. c. Menilai efisiensi pusat biaya teknik dengan membandingkan antara standar dengan realisasi.
gas/kegiatan. 2. Pengendalian dilakukan dengan cara: a. Menetapkan tugas dan tingkat usaha yang akan dilaksanakan. b. Menyusun anggaran yang jumlahnya sedekat mungkin dengan yang sesungguhnya untuk pelaksanaan tugas tsb. c. Menetapkan anggaran biaya sebagai batas atas pengeluaran.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pusat biaya kebijakan dan berbeda dengan pusat biaya teknik antara lain: 1. Tidak tercapainya anggaran biaya dapat berarti bahwa sebagian tugas yang telah direncanakan tidak terlaksana. 2. Tidak terlaksanakannya tugas tersebut menunjukkan bahwa manajer pusat biaya kebijakan yang bersangkutan tidak memiliki kemampuan. 3. Realisasi yang melampaui batas anggaran terlebih dahulu harus mendapat persetujuan manajemen puncak. 3. Pengukuran Prestasi Pengukuran prestasi yang terjadi pada pusat biaya teknik berbeda dengan pengukuran yang terjadi pada pusat biaya kebijakan. Perbedaan tersebut dapat dijelaskan sbb. Pusat Biaya Teknik 1. Laporan prestasi digunakan untuk menilai efisiensi. 2. Anggaran digunakan sebagai tolok ukur dalam penilaian. 3. Tingkat efisiensi yang dicapai menggambarkan prestasi manajer.
4
Pusat Biaya Kebijakan 1. Laporan prestasi tidak digunakan untuk menilai efisiensi. 2. Anggaran merupakan kesanggupan untukmelaksanakan tugas dengan biaya yang ditetapkan dalam anggaran tsb. 3. Laporan prestasi menggambarkan bahwa tugas telah dilaksanakan dengan biaya yang telah dianggarkan.
Pusat Biaya
4. Pemilihan Manajer Salah satu syarat penting dalam pemilihan manajer, adalah memilih manajer yang baik, yaitu manajer yang memiliki: (a) Kemampuan teknis, yaitu mampu mengendalikan tugas-tugas yang dilaksanakan departemen yang dipimpinnya (b) Kemampuan manajerial, yaitu mampu menjadi pengelola departemen yang dipimpinnya, sehingga dapat mengatur pelaksanaan tugas-tugas ke arah pencapaian tujuan perusahaan. 5. Pemeliharaan Iklim Organisasi/Perusahaan Manajer perlu menciptakan iklim perusahaan yang baik dan sehat. Beberapa indikator adanya iklim yang baik dan sehat dalam perusahaan antara lain: a. Adanya pengakuan atau penghargaan terhadap semua tugas yang dilaksanakan oleh para pelaksana. b. Adanya perhatian dari para pelaksana terhadap biaya dalam melaksanakan tugasnya sehingga biaya yang terjadi tidak melampaui anggaran yang ditetapkan. c. Adanya kesadaran dari para pelaksana bahwa anggaran biaya merupakan batas atas untuk melaksanakan tugasnya. 6. Penentuan Proporsi Biaya Teknik Perlu disadari bahwa tidak seluruh biaya yang terjadi dalam pusat biaya kebijakan merupakan biaya kebijakan. Sekalipun dalam jumlah yang relatif kecil, biaya dalam pusat biaya kebijakan mungkin merupakan biaya teknik. Tugas-tugas rutin biasanya merupakan biaya teknik, sehingga masukan dan keluarannya terdapat hubungan fisik yang dapat dinilai efisiensi dan efektivitasnya. Contohnya: departemen pengolahan data elektronika, pelaksanaan entry data dapat dihubungkan antara biaya dengan keluarannya. Dengan mengetahui proporsi biaya teknik dan biaya kebijakan yang terjadi, maka dapat dilakukan pengendalian dengan baik, meskipun jumlahnya relatif kecil. JENIS PUSAT BIAYA KEBIJAKAN Pada umumnya pusat biaya kebijakan dalam suatu perusahaan ada tiga macam, antara lain:
5
Pusat Biaya 1. Pusat Administrasi dan umum 2. Pusat penelitian dan pengembangan 3. Pusat pemasaran 1. Pusat Administrasi dan Umum Pusat administrasi dan umum merupakan pusat –pusat pertanggungjawaban yang berfungsi sebagai penentu strategi dan kebijakan, perencanaan, pengarahan, dan pengendalian kegiatan organisasi atau perusahaan. Contohnya: manajemen puncak, manajemen divisi, departemen akuntansi dan keuangan, departemen pengendalian intern, departemen humas. Pengendalian terhadap pusat administrasi dan umum sangat sulit untuk dilakukan, hal ini karena: a. Kesulitan dalam pengukuran keluaran secara kuantitatif. Sesuai dengan kegiatan yang dilakukan oleh pusat administrasi dan umum, yang pada umumnya berupa jasa, maka biaya yang terjadi tidak mempunyai hubungan yang erat dengan keluarannya sehingga tidak dapat dibuat suatu standar sebagai tolok ukur keluaran. Anggaran yang diajukan oleh pusat administrasi dan umum hanya menunjukkan pada kesanggupannya untuk melaksanakan tugas sesuai yang dianggarkan. Oleh karena itu anggaran bagi pusat administrasi dan umum bukan merupakan tolok ukur efisiensi dan efektivitas pusat biaya. b. Tidaka adanya kesesuaian antara tunuan pusat administrasi dan umum dengan perusahaan secara keseluruhan. Apabila diperhatikan, anggaran yang dibuat oleh pusat administrasi dan umum dari waktu ke waktu akan semakin meningkat jumlahnya dengan keluaran yang sangat sulit untuk diidentifikasi peningkatannya. Hal ini mengakibatkan ketidaksesuaian antara tujuan pusat administrasi dan umum dengan tujuan perusahaan. Untuk dapat menghadapi kesulitan-kesulitan sebagaimana dikemukakan di atas, maka perlu memahami karakteristik yang dimiliki oleh pusat administrasi dan umum. a. Penyusunan Anggaran Anggaran yang diusulkan oleh pusat administrasi dan umum biasanya ada komponen pokok yang mencakup: 1) Bagian atau komponen biaya pokok departemen.
6
Pusat Biaya Komponen ini merupakan biaya yang digunakan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh pusat administrasi dan umum termasuk biaya penyelenggaran kegiatan yang tidak memerlukan keputusan manajemen puncak. Biaya pokok departemen ini biasanya berkaitan dengan kegiatan rutin. 2) Komponen biaya kegiatan kebijakan. Komponen ini mencakup deskripsi tujuan dan taksiran setiap kegiatan pusat administrasi dan umum yang memang memerlukan keputusan manajemen puncak. Dengan demikian komponen ini akan memberikan informasi kepada manajemen puncak untuk mengambil keputusan mengenai biaya dan efektivitas usulan kegiatan. Karena merupakan usulan kegiatan, maka komponen ini berkaitan dengan kegiatan khusus. b. Pengukuran Prestasi Manajer Pengukuran terhadap prestasi manajemen pusat administrasi dan umum dilakukan dengan menggunakan laporan bulanan dengan membandingkan antara biaya yang sesungguhnya dengan anggaran yang ditetapkan. Namun demikian pengukuran ini tidak dimaksudkan untuk melihat tingkat efisiensi. Penyimpangan tersebut digunakan untuk mengetahui keterlaksanaan anggaran yang telah diusulkan c. Pertimbangan Manajemen Manajer pusat administrasi dan umum kewenangannya hanya terbatas pada penentuan tingkat biaya yang optimum bagi pusat biaya yang bersangkutan. Oleh karena itu pertimbangan manajemen (puncak) dalam memutuskan besarnya biaya yang harus dikeluarkan sangat dominan.
2. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kegiatan penelitian dan pengembangan pada dasarnya dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis. a. Penelitian dasar. Penelitian dasar sering disebut dengan penelitian murni, yaitu penyelidikan atas gejala-gejala tanpa menentukan kegunaan yang dapat diperoleh dari penelitian tersebut. Kegiatan ini dilakukan atas dorongan keingintahuan terhadap gejala-gejala yang terjadi.
7
Pusat Biaya b. Penelitian terapan, yaitu penelitian yang dirancang untuk mengidentifikasikan atas penerapan potensi ilmu pengetahuan agar dapat digunakan untuk keperluan tertentu sesuai dengan arah keilmuan tersebut. c. Pengembangan, merupakan kegiatan yang bertujuan menerapkan dan meningkatkan suatu potensi sehingga dapat menjadi suatu model yang baru, baik dalam proses maupun hasilnya, dengan hasil yang lebih baik dari sebelumnya. d. Pilot Plant Testing, yaitu kegiatan yang berupa pengujian atas efisiensi dan efektivitas suatu model hasil pengembangan yang diterapkan. e. Manufacturing, tolling, dan debugging, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan perancangan, pembuatan, dan perakitan peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan proses yang baru untuk menghasilkan keluaran baru. f. Test pemasaran, merupakan kegiatan pengujian pemasaran suatu produk yang dihasilkan dengan proses yang baru kepada para konsumen. Manajer pusat penelitian dan pengembangan sulit melakukan pengendalian atas biaya yang terjadi, oleh karena itu perlu memperhatikan beberapa hal sbb. 1) Karakteristik Pengendalian Pusat penelitian dan pengembangan memiliki karakteristik pengendalian sbb. a. Hasilnya sulit diukur secara kuantitatif namun demikian lebih muda jika dibandingkan dengan pusat administrasi dan umum. Keluaran dari pusat penelitian dan pengembangan ini dapat berupa proses baru, produk baru, model baru. Kesulitan melakukan pengukuran ini disebabkan karena: a) Keluaran tidak mempunyai hubungan yang nyata dengan masukkannya sehingga sulit dinilai b) Kegiatan yang dilakukan memerlukan waktu yang panjang, sehingga anggaran biaya (jangka pendek) tidak dapat dihubuangkan dnegan keluarannya. c) Nilai keluaran hasil kegiatan sulit ditentukan. d) Manajer sulit mengukur tingkat efisiensi atas kegiatan yang dilakukan. e) Faktor keberuntungan memegang peran yang pokok.
8
Pusat Biaya b. Untuk menghasilkan keluaran dari penelitian dan pengembangan yang lebih baik diperlukan biaya yang lebih tinggi, sehingga nampak tujuan pusat penelitian dan pengembangan tidak sesuai dengan tujuan perusahaan. c. Anggaran tahunan tidak dapat digunakan untuk mengendalikan biaya pusat penelitian dan pengembangan. 2) Pendekatan Pengendalian Berkaitan dengan pengendalian pusat penelitian dan pengembangan, manajemen perlu mengambil beberapa keputusan penting sebagai berikut. a. Menetapkan besarnya dana pembiayaan kegiatan penelitian dan pengembangan. b. Menetapkan arah kegiatan penelitian dan pengembangan. c. Melakukan pengukuran atas efektivitas kegiatan penelitian dan pengembangan. 3) Pengukuran Prestasi Guna melakukan pengukuran atas kinerja pusat penelitian dan pengembangan, maka perlu membuat laporan secara periodik dalam jangka waktu yang tidak terlalu lama namun juga tidak terlalu pendek. Laporan yang dibuat oleh manajer pusat penelitian dan pengembangan berisi: a. Perbdaningan antara biaya yang sesungguhnya dengan biaya yang ditetapkan dalam anggaran. b. Taksiran terakhit total biaya proyek dengan yang disetujui. Pelaporan ini dilakukan dengan tujuan a. Manajer dapat merencanakan kegiatan dan biayanya dengan baik. b. Manajer memperoleh jaminan bahwa biaya yang sesungguhnya telah sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam anggaran. c. Dapat mengambil keputusan tentang perlu tidaknya dilakukan perubahan atas kegiatan yang dilakukan. 4) Pertimbangan Manajemen Dalam pusat penelitian dan pengembangan, pertimbangan manajemen pucak sangat besar perannya dikaitkan dengan penentuan jenis kegiatan dan besarnya biaya penyelenggaran. Beberapa pertimbangan penting antara lain:
9
Pusat Biaya a. Biaya penelitian dan pengembangan merupakan investasi modal. b. Biaya penelitian dan pengembangan dikendalikan oleh proyek 5) Komite Riset Komite riset memiliki tugas untuk menelaah, mengesahkan, dan menyusun pedoman teknis penelitian dan pengembangan. Komite riset ini bertanggungjawab kepada manejemen puncak tentang: a. Penetapan jumlah dana yang disediakan untuk penelitian dan pengembangan. b. Menentukan arah kegiatan penelitian dan pengembangan c. Menilai efektivitas penelitian dan pengembangan 3. Pusat Pemasaran Pusat pemasaran merupakan pusat pendapatan dan pusat biaya. Sebagai pusat pendapatan, maka prestasinya diukur dengan membandingkan antara pendapatan yang sesungguhnya dengan pendapatan menurut anggaran. Sebagai pusat biaya, maka pusat pemasaran merupakan pusat biaya kebijakan yang memiliki karakteristik yang berbeda dengan pusat biaya kebijakan yang lainnya. Pada dasarnya kegiatan pusat pemasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok besar sbb. a. Kegiatan untuk Memperoleh Pesanan Kegiatan yang berkaitan dengan perolehan pesanan yaitu berupa promosi dan advertensi. Pengendalian terhadap kegiatan ini memiliki karakteristik sbb. 1) Keluaran pusat pemasaran dapat diukur secara kuantitatif, yaitu dalam bentuk pendapatan. Keluaran ini sulit diukur efektivitasnya, karena faktor luar (kondisi ekonomi dan persaingan) sangat dominan. 2) Prestasi manajer lebih ditekankan pada pendapatan yang dicapai. Ketaatan pengeluaran biaya dengan anggaran hanya merupakan sebagian kecil pengukuran prestasi. b. Kegiatan untuk Melayani Pesanan Kegiatan melayani pesanan biasa disebut dengan istilah kegiatan logistik. Kegiatan ini dapat dikelompokkan menjadi: 1. Kegiatan penggudangan produk jadi
10
Pusat Biaya 2. Kegiatan kredit dan pengumpulan piutang 3. Kegiatan pengepakan dan pengiriman 4. Kegiatan administrasi penjualan Sebagain biaya yang terjadi pada kegiatan tersebut merupakan biaya teknik yang mempunyai hubungan erat dengan keluarannya dan sebagian lainnya merupakan biaya kebijakan yang tidak mempunyai hubungan erat dengan keluarannya.
11
