KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA
PTSS – PK – PS – 08 PERANCANGAN DAN PENGURUSAN LATIHAN STAF PEMILIK PROSES
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
PENGAWAI LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN
PENGARAH
TARIKH
19 OKTOBER 2016
19 OKTOBER 2016
SALINAN TERKAWAL
Keluaran
PTSS-PK-PS-08 Perancangan Dan Pengurusan Pindaan Latihan Staf
Tarikh Berkuatkuasa
1.0
01 00 19 OKTOBER 2016
OBJEKTIF
Prosedur ini menggariskan dan menerangkan tindakan yang perlu diambil dalam pelaksanaan Latihan Staf secara efektif supaya perancangan latihan dilaksanakan selaras dengan Objektif Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh
Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin untuk
merancang, melaksana dan menentukan tatacara memberi latihan termasuk latihan dalaman, luaran, formal, tidak formal kepada semua staf dan memastikan setiap staf yang dikenalpasti mengikuti program peningkatan kemahiran yang diperlukan.
3.0
RUJUKAN
3.1
Profil PTSS
3.2
PTSS-PK-PS-01 Kajian Semula Pengurusan
3.3
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005 : Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam
1/8
PTSS-PK-PS-08 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf
4.0
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
DEFINISI Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan ialah unit yang
ULPL
dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan urusan latihan staf. Pegawai Latihan dan Pendidikan Lanjutan ialah
PLPL
Pegawai
yang
Politeknik
dilantik
oleh
Jabatan
Pengajian
untuk mengurus dan menyelaras aktiviti
perancangan dan pengurusan latihan staf. Penyelaras Latihan Staf Jabatan ialah pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan dan disokong oleh PLPL PLSJ
untuk menguruskan aktiviti latihan staf di Jabatan masing-masing serta membantu PLPL melaksanakan latihan staf.
Pangkalan Data Latihan Staf
Maklumat pegawai yang berkaitan dengan latihan staf (e-sis). Aktiviti pemindahan pengetahuan dan kemahiran
Latihan
sama ada dalam bentuk Latihan di dalam PTSS, Latihan di Luar PTSS atau sangkutan industri. Latihan yang dijalankan oleh ULPL dengan tenaga
Latihan Dalaman
pengajarnya sama ada di kalangan pegawai sendiri atau dari luar.
Latihan Luaran
Sangkutan Industri Pensyarah
Latihan yang dijalankan oleh agensi luar sama ada kerajaan atau swasta. Penempatan pegawai di industri yang dibenarkan dalam jangkamasa tertentu yang ditetapkan oleh Bahagian
Kecemerlangan
Profesional,
Jabatan
Pendidikan Politeknik.
2/8
PTSS-PK-PS-08 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf
BKPRO JPP Peserta
Bahagian
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
Kecemerlangan
Profesional,
Jabatan
Pendidikan Politeknik. Adalah staf yang menghadiri latihan.
3/8
PTSS-PK-PS-08 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf
5.0
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
PROSEDUR KERJA 5.1 MERANCANG DAN MELAKSANAKAN LATIHAN DALAMAN
CARTA ALIR
INPUT
PERINCIAN
CADANGAN LATIHAN
KELULUSAN (PERUNTUKAN) BKPRO JPP
2.
3.
4. EDARAN
PENYEDIAAN KERTAS KERJA LATIHAN
REKOD
Sumber Input : 1. PLSJ kemukakan cadangan latihan 1.
KELULUSAN PENGARAH
TANGGUNGJAWAB
5.
6. PERSEDIAAN LATIHAN
7. SURAT JEMPUTAN PENCERA HADIR KURSUS
8.
PENILAIAN KURSUS
9.
Menerima cadangan latihan dari jabatan / unit berdasarkan keperluan organisasi melalui PLSJ
KULPL/PLPL
Google-drive Takwim Kursus
Mengemukakan perancangan latihan kepada Pengarah PTSS untuk kelulusan
KULPL/PLPL
Kertas perancangan latihan
Mengemukakan perancangan latihan kepada BKPRO JPP untuk kelulusan peruntukan
KULPL/PLPL
Kertas perancangan latihan
Mengedarkan perancangan latihan yang telah diluluskan kepada semua Ketua Jabatan/Unit
KULPL/PLPL
Takwim Surat tawaran latihan
Menyediakan kertas kerja perancangan latihan secara terperinci
KULPL/PLPL
Membuat persediaan latihan merangkumi tempat latihan, makanan dan penginapan (ikut keperluan) serta senarai nama peserta
PLPL/PLSJ
Mengeluarkan ; a. surat jemputan penceramah dan b. surat panggilan peserta.
KULPL/PLPL PLPL/PLSJ
Kertas kerja perancangan latihan
Google-drive
-Surat jemputan penceramah -Surat panggilan peserta kursus
Peserta menghadiri kursus yang dianjurkan dan mencatatkan kehadiran
PESERTA
-Senarai kehadiran peserta kursus
Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan kepada peserta selepas latihan dijalankan
PLPL/PLSJ
Lampiran 1
A
4/8
PTSS-PK-PS-08 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf
CARTA ALIR
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
PERINCIAN
TANGGUNGJAWAB
REKOD
A
ANALISA KEBERKESANAN KURSUS
10. Menganalisa keberkesanan kursus berdasarkan borang penilaian yang diisi oleh peserta kursus
KULPL/PLPL/PLSJ
Lampiran 2
KULPL/PLPL/PLSJ
Sijil Kehadiran Google-drive Fail latihan staf
11. Menyediakan sijil kehadiran kepada peserta SIJIL KEHADIRAN
KEMASKINI PENGKALAN DATA
PENCAPAIAN KOMPETENSI LATIHAN
LAPORAN KSP
12. Menyediakan sijil penghargaan kepada penceramah
Senarai kehadiran kursus
13. Mengemaskini pengkalan data latihan staf dengan merekodkan latihan yang telah disertai
KULPL/PLPL/PLSJ
14. Menerima borang pencapaian kompetensi latihan
KULPL/PLPL/PLSJ
15. Menyediakan laporan perlaksanaan latihan dalam Kajian Semula Pengurusan Politeknik
Pengkalan data esis
KULPL/PLPL
Lampiran 3
Laporan Kajian Semula Pengurusan Politeknik
Pengguna OUTPUT : OUTPUT
1. 2. 3.
Staf Politeknik BKPRO JPP
5/8
PTSS-PK-PS-08 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf
5.2
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
MERANCANG DAN MELAKSANAKAN PROGRAM SANGKUTAN INDUSTRI PENSYARAH (SIP)
CARTA ALIR
INPUT
TERIMA TAWARAN PENCALONON
PENAMAAN CALON
PERINCIAN
TERIMA TAWARAN
TERIMA PERUNTUKAN
1.
SIJIL KEHADIRAN SIP
KEMASKINI PENGKALAN DATA
REKOD
Menerima tawaran pencalonan daripada BKPRO JPP
Pengarah
Surat tawaran pencalonan SIP
2.
Mendapatkan calon peserta daripada jabatan/unit
KULPL/PLPL
Surat tawaran pencalonan SIP (pencalonan peserta)
3.
Mengisi borang melalui sistem dan menghantar permohonan kepada BKPRO JPP a. Borang Permohonan Program SIP b. Surat Tawaran Syarikat c. Profil Syarikat d. Perancangan Program Latihan e. Anggaran Kos
KULPL/PLPL
-E-sis -Lampiran 3
Menerima salinan surat tawaran daripada BKPRO JPP
KULPL/PLPL
Surat tawaran SIP
Pengarah
Unit kewangan
KULPL/PLPL
Buku laporan SIP peserta
7. Mengedarkan sijil Penyertaan Sangkutan Industri Pensyarah kepada peserta dan syarikat setelah diterima dari BKPRO JPP
KULPL/PLPL
-Sijil Kehadiran -Fail peribadi Latihan staf
8. Mengemaskini pengkalan data latihan staf dengan merekodkan kursus yang telah disertai
KULPL/PLPL
E-sis
4.
5.
6. LAPORAN SIP
TANGGUNGJAWAB
Sumber Input : 1. BKPRO JPP
PERMOHONAN SIP
OUTPUT
Keluaran
Menerima peruntukan kewangan daripada BKPRO JPP Menghantar laporan Sangkutan Industri Pensyarah kepada BLPK JPP setelah peserta menamatkan latihan.
Pengguna OUTPUT : 1. Staf 2. Politeknik 3. BKPRO JPP
6/8
PTSS-PK-PS-08 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf
5.3
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
MELAKSANAKAN LATIHAN LUARAN
CARTA ALIR
INPUT
PERINCIAN
TERIMA TAWARAN LATIHAN
Menerima tawaran latihan luaran daripada penganjur dan meluluskan latihan yang sesuai
Surat tawaran daripada penganjur
Mendapatkan calon peserta latihan dari jabatan/unit bagi latihan yang diluluskan jika berkaitan
KULPL/PLPL
Surat tawaran daripada penganjur Pencalonan peserta
3.
Menghantar senarai nama calon kepada penganjur
KULPL/PLPL
Borang pencalonan peserta
4.
Memaklumkan kepada peserta untuk menghadiri latihan jika ditawarkan
KULPL/PLPL
Surat tawaran
2.
HADIR KURSUS 5.
PENILAIAN KURSUS
REKOD
Pengarah
PENAMAAN CALON
HANTAR SENARAI NAMA CALON
TANGGUNGJAWAB
Sumber Input : 1. BKPRO JPP 2. Agensi luar 1.
6.
7.
8. SIJIL KEHADIRAN
Mengedarkan borang penilaian keberkesanan latihan kepada peserta setelah menamatkan latihan Menerima borang penilaian keberkesanan latihan daripada PLSJ
Lampiran 1
KULPL/PLPL/PLSJ
Menganalisa keberkesanan latihan berdasarkan borang penilaian yang diisi oleh peserta
Lampiran 2
Menyerahkan satu salinan sijil kehadiran latihan kepada PLSJ bagi tujuan rekod
PESERTA
Mengemaskini pengkalan data latihan staf dengan merekodkan latihan yang telah disertai
KULPL/PLPL/PLSJ
KEMASKINI PENGKALAN DATA
9.
KEMASKINI PENGKALAN DATA
10. Menerima borang pencapaian kompetensi latihan
OUTPUT
Keluaran
KULPL/PLPL/PLSJ
Sijil kehadiran Fail peribadi Latihan staf
E-sis
Lampiran 3
Pengguna OUTPUT : 1. Staf 2. Politeknik 3. BKPRO JPP
7/8
PTSS-PK-PS-08 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf
6.0
REKOD KUALITI
Bil
Jenis Rekod
1.
2.
3.
Borang Penilaian Keberkesanan Latihan
Laporan Analisis
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
Tempoh Simpanan
Lokasi
Lampiran
1 Tahun
Bilik Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
1
Bilik Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
2
(2 sesi) 1 Tahun
Keberkesanan Latihan
(2 sesi)
Cadangan Latihan
2 Tahun
Bilik Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
4.
Perancangan Latihan
2 Tahun
Bilik Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
5.
Borang SIP
2 Tahun
Bilik Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
6.
Pangkalan Data Latihan
Selamalamanya
Bilik Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
7.
Laporan Pelaksanaan Latihan
2 Tahun
Bilik Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
8.
Borang Pencapaian Kompetensi Latihan
1 Tahun
Bilik Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
3
4
8/8
LAMPIRAN 1
BORANG PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN NAMA STAF
: _______________________________________________
JAB/UNIT: _________________
NAMA LATIHAN : ____________________________________________________________________________ PENGANJUR
: ____________________________________________________________________________
TARIKH
: ______________________ TEMPAT : ___________________________________________ GRED Sangat tidak setuju Tidak setuju Kurang setuju Setuju Sangat setuju
SKOR 1 2 3 4 5
Sila maklumkan pandangan anda terhadap program latihan yang telah anda ikuti ini dengan menanda ( / ) pada ruangan yang sesuai di bawah berpandukan kepada skor di atas. BIL
ITEM
1
2
3
4
5
Penilaian Penceramah 1.
Objektif latihan tercapai
2.
Kandungan latihan serta tugasan/bengkel yang sesuai
3.
Penyampaian yang baik dan berkesan
4.
Penggunaan alat bantuan mengajar dengan berkesan
0
Penilaian Pelaksanaan Latihan 5.
Suasana tempat latihan yang kondusif
6.
Perancangan dan perlaksanaan program telah dibuat dengan lancar
7.
Masa yang diperuntukan bagi setiap modul adalah sesuai
8. 9. 10.
Penilaian Keberkesanan Latihan Terhadap Peserta Peningkatan pengetahuan/pemahaman berbanding sebelum ini Lebih berkeyakinan mengajar modul berkenaan/menjalankan tugas berkaitan/mengaplikasi apa yang dipelajari berbanding sebelum ini Pada keseluruhannya latihan ini adalah berjaya dan bermanfaat
Ulasan Peserta Kesediaan dan berkeyakinan untuk berkongsi ilmu yang diperolehi serta menjalankan aktiviti/projek berkaitan latihan. YA / TIDAK, jika TIDAK sila nyatakan sebab. _______________________________________________________________________________ PS-08(1)(19-10-16)
LAMPIRAN 2
BORANG ANALISIS KEBERKESANAN LATIHAN
NAMA LATIHAN : __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
PENGANJUR
: __________________________________________________________________________
TARIKH
: ______________________ TEMPAT : _________________________________________
NAMA AJK URUSETIA / PLPL : ____________________________________________________________
Sangat Tidak tidak 2 setuju setuju
BIL REPON Kurang 3 4 Setuju setuju
Bil
1
1. 2. 3. 4.
Penilaian Penceramah Objektif latihan tercapai Kandungan latihan serta tugasan/bengkel yang sesuai Penyampaian yang baik dan berkesan Penggunaan alat bantuan mengajar dengan berkesan
5. 6. 7.
Penilaian Pelaksanaan Latihan Suasana tempat latihan yang kondusif Perancangan dan perlaksanaan program telah dibuat dengan lancar Masa yang diperuntukan bagi setiap modul adalah sesuai
8. 9. 10.
5
Sangat Setuju
Penilaian Keberkesanan Latihan Terhadap Peserta Peningkatan pengetahuan/pemahaman berbanding sebelum ini Lebih berkeyakinan mengajar modul berkenaan/menjalankan tugas berkaitan/mengaplikasi apa yang dipelajari berbanding sebelum ini Pada keseluruhannya latihan ini adalah berjaya dan bermanfaat
Ulasan PLSJ / URUSETIA :
Ulasan PLPL :
PS-08(2) (19-10-16)
1
2
3
4
5
LAMPIRAN 3
BORANG PENCAPAIAN KOMPETENSI LATIHAN (Diisi oleh Pegawai Atasan selepas 6 bulan pegawainya menghadiri latihan) Nama Pegawai Jawatan Jabatan / Unit Nama Latihan Penganjur Tempat Tarikh / Tempoh
SEBELUM LATIHAN
SELEPAS LATIHAN PENCAPAIAN KOMPETENSI (√)
PENGETAHUAN / KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 1
1
Rendah
2
Sederhana
2
3
3
Tinggi
Komen/Ulasan . ........................................................ (T.Tangan Ketua Yang Dipertanggungjawab) Nama: Tarikh:
PS-08(3) (19-10-16)
LAMPIRAN 4
BORANG PERMOHONAN PROGRAM SANGKUTAN INDUSTRI PENSYARAH POLITEKNIK Nama
:
No.K/P : Jawatan : Tarikh disah ke jawatan sekarang: Masalah kesihatan (jika ada)
Jabatan:
Nama dan Alamat Tempat Bertugas:
Tel :
Alamat Kediaman : Tel :
KURSUS/LATIHAN/SANGKUTAN (yang pernah diikuti dalam tempoh 2 tahun) ( Sila gunakan lampiran jika ruang tidak mencukupi) Bil.
Nama Kursus
Tarikh Mula
Tempat
Penganjur
Tamat
Adakah anda memohon untuk mengikuti kursus panjang seperti MSc & PhD ? ( Ya / Tidak ) Jika ya, nyatakan kursus dan bidangnya: Adakah anda memohon untuk mengikuti kursus yang dianjurkan oleh JPA & JICA ? ( Ya / Tidak ) Jika ya, nyatakan kursus / latihan berkenaan :
Kejuruteraan
(
)
Perdagangan Teknologi Maklumat Lain-lain (Nyatakan)
( ( (
) ) )
LATIHAN YANG INGIN DIIKUTI Sila lampirkan : i. Butiran lengkap bidang pengkhususan yang ingin diceburi. ii. Program latihan yang dipersetujui oleh pihak syarikat.
Nama & Alamat Tempat Latihan yang dicadangkan Tel: Pegawai yang boleh dihubungi : ANGGARAN PERBELANJAAN Jarak dari tempat tinggal ke tempat latihan : Tempat menginap semasa sangkutan : ( Kediaman Sendiri / Lojing )
PS-08(4) (19-10-16)
No. Fax :
Alamat lojing ( Jika berkenaan)
Saya mengesahkan bahawa saya akan Peraturan Am Kerajaan dan apa-apa peraturan Program Sangkutan ini.
Tarikh :
......................................... Tandatangan Pemohon
Disokong oleh Ketua Jabatan
Tarikh :
......................................... Tandatangan Ketua Jabatan
Disokong oleh Pengarah
Tarikh :
PS-08(4) (19-10-16)
......................................... Tandatangan & Cop Pengarah
