KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA
PTSS-PK-PPP-03 PENGURUSAN PENDAFTARAN PELAJAR
PEMILIK PROSES
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA JABATAN HAL EHWAL PELAJAR
PENGARAH
TARIKH
19 OKTOBER 2016
19 OKTOBER 2016
SALINAN TERKAWAL
PTSS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar 1.0
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan bagi pengurusan pendaftaran pelajar agar calon dapat melalui setiap proses pendaftaran dalam tempoh yang ditetapkan.
Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan bagi pengurusan pendaftaran pelajar baru dan lapor diri pelajar lama
2.0
SKOP Prosedur ini digunapakai oleh JHEP dalam urusan pendaftaran pelajar baru dan lapor diri pelajar lama Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin.
3.0
RUJUKAN 3.1.
PTSS-PK-PS-03 Pengurusan Rekod.
3.2.
Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Pelajar Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia.
3.3.
Takwim Pengambilan Pelajar Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia.
3.4.
Takwim Aktiviti Tahunan Jabatan Pendidikan Politeknik, KPTM.
3.5.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam yang terkini.
1/7
PTSS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
4.0 DEFINISI KPTM
Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia
JPP
Jabatan Pendidikan Politeknik
BAP
Bahagian Pengambilan Pelajar di Jabatan Pendidikan Politeknik
JHEP
Jabatan Hal Ehwal Pelajar adalah jabatan yang menguruskan Hal Ehwal Pelajar di politeknik.
KJHEP
Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar adalah pegawai yang dilantik untuk mengetuai Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
PHEP(PD)
Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Pengambilan & Data) adalah pegawai di JHEP yang menguruskan hal-hal berkaitan pengurusan pengambilan dan data pelajar
PHEP (KD)
Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan & Disiplin) adalah pegawai di JHEP yang menguruskan hal-hal berkaitan pengurusan kebajikan dan disiplin pelajar
Pegawai
Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik untuk melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik.
Peperiksaan KUPLI
Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri adalah pegawai yang dilantik untuk menguruskan program latihan industri pelajar.
Pelajar Baru
Calon yang baru mendaftar sebagai pelajar Politeknik.
Pelajar Lama
Pelajar yang layak meneruskan pengajian ke semester berikutnya.
Butiran Pemohon
Maklumat calon yang memohon tempat pengajian di politeknik.
PA
Penasihat Akademik bagi setiap pelajar
Kad Pelajar
Kad pengenalan diri pelajar yang dikeluarkan oleh JHEP.
SPMP
Sistem Pengurusan Maklumat Pelajar
Dokumen
Surat tawaran, BJT, Salinan SPM, salinan keputusan peperiksaan selain SPM, salinan KP, borang HEP 1 hingga 6, sijil berhenti sekolah, Sijil-sijil Kokurikulum (jika berkaitan)
Pendaftaran
2/7
PTSS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
5.0 PROSEDUR KERJA A. PENDAFTARAN PELAJAR BARU CARTALIR
PERINCIAN
T/JAWAB
REKOD
Sumber Input INPUT - JPP A.
PENDAFTARAN PELAJAR BARU
I. Penerimaan maklumat PENERIMAAN MAKLUMAT
JPP (BAP) / PTSS
Minit Mesyuarat KJHEP Politenik Malaysia
KJHEP / PHEP (PD)
Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
1. Menerima arahan dan panduan pengambilan pelajar baru dari JPP 2. Menerima bilangan norma ambilan pelajar baru yang diluluskan oleh JPP. 3. BAP Membuat tawaran / pembatalan tawaran pelajar II. Pengesahan Penerimaan Tawaran:
SEMAK DOKUMEN
4. Memproses dan menyemak dokumen penerimaan tawaran mengikut prosedur ditetapkan
Surat Pembatalan Tawaran
5. BAP akan dimaklumkan untuk membatalkan tawaran pelajar yang didapati mengemukakan maklumat palsu.
6. Memaklumkan kepada calon panduan dan MEMBERI PANDUAN PENDAFTARAN PELAJAR BARU
peraturan pendaftaran sebelum dan semasa hari pendaftaran.
KJHEP/PHE P (PD)
Buku Panduan Pendaftaran Pelajar Baru
III. Proses Pendaftaran Sebelum Hari Pendaftaran: MEMBUAT PERSIAPAN PENDAFTARAN
PHEP (PD)
7. Membuat persiapan untuk proses pendaftaran berpandukan pada senarai semak. (Rujuk Lampiran 1).
Senarai Semak Persediaan Pendaftaran / Lapor Diri Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar PTSS
Semasa Hari Pendaftaran: PENDAFTARAN DAN MENERIMA DOKUMEN PELAJAR BARU
8. Melaksanakan proses pendaftaran pelajar baru
9. Pelajar menyerahkan dokumen pendaftaran dan menyimpan dokumen berkaitan ke dalam fail peribadi setiap pelajar
PHEP (PD)
Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM Dokumen pendaftaran
10. Mengesahkan pendaftaran pelajar baru ke dalam SPMP.
3/7
PTSS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
MENYERAHKAN KAD PELAJAR
MENDAFTAR CALON TAWARAN SUSULAN
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
11. Memproses dan menyerahkan kad pelajar PHEP (PD)
Kad pelajar
IV. Tawaran Susulan / Rayuan Penawaran Semula Tempat Pengajian
12. Mendaftarkan calon tawaran susulan / penawaran semula dengan mengulangi tindakan 4 - 5 di Bahagian A - II .
PHEP (PD)
13. Melaksanakan proses pendaftaran bagi calon tawaran susulan di JHEP dengan mengulangi tindakan 7 -11 di bahagian A-III VI. Minggu Haluan Siswa MELAKSANAKAN MINGGU HALUAN SISWA
14. Mengurus Program Minggu Haluan Siswa
KEMASKINI FAIL PERBADI PELAJAR
C. KAWALAN DOKUMEN PELAJAR
bagi pelajar-pelajar baru. (Rujuk PTSS-PKPPP-04)
KJHEP / PHEP (KD)
Buku Program Minggu Haluan Siswa
15. Mengemaskini Fail Peribadi Pelajar 16. Menyimpan fail peribadi pelajar di Bilik Fail di JHEP
D. MENYEDIAKAN DATA IEO
STATISTIK
17. Menghantar data statistik pengambilan pelajar baru dan lama ke BAP dengan melengkapkan data statistik Input Enrolmen dan Output (IEO)
18. PENGGUNA OUTPUT
i. Pelajar OUTPUT
ii. Pensyarah iii. Jabatan Akademik
iv. BAP v. KPT vi. Ibubapa
4/7
PTSS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
B. LAPORDIRI PELAJAR LAMA CARTALIR
INPUT
PERINCIAN
T/JAWAB
Sumber input
A.
Unit peperiksaan
PERSIAPAN LAPORDIRI PELAJAR LAMA
Senarai Semak Persediaan Pendaftaran / Lapor Diri
Sebelum Hari Lapor Diri: MEMBUAT PERSIAPAN LAPORDIRI PELAJAR LAMA
REKOD
1.
Mengemaskini pangkalan data pelajar dalam SPMP yang layak melapor diri.
PHEP (PD)
2.
Membuat persiapan untuk proses lapor diri pelajar lama. Pada Hari Lapor Diri: 3. PELAJAR LAMA MELAPORDIRI 4.
Melaksanakan proses lapordiri bagi pelajar lama.
PHEP (PD) / PA
Mengesahkan lapor diri pelajar mengikut prosedur yang telah ditentukan ke dalam SPMP.
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar PTSS Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
Selepas Hari Lapor Diri : MENGELUARKAN SURAT PERINGATAN PELAJAR LAMA TIDAK LAPORDIRI
MENGEMASKINI FAIL PERIBADI PELAJAR
5.
Mengeluarkan surat makluman kepada Ketua Jabatan untuk mengeluarkan surat peringatan lapor diri kepada pelajar lama yang masih tidak melapor diri selepas minggu pertama kuliah.
B.
KAWALAN DOKUMEN PELAJAR
6.
Mengemaskini Fail Peribadi Pelajar
7.
Meyimpan Fail Peribadi Pelajar di Bilik Fail
PHEP (PD)
PHEP (PD) Fail Peribadi pelajar
di JHEP MENGHANTAR DATA STATISTIK IEO KE BAP
C.
STATISTIK
8.
Menghantar data statistik pengambilan pelajar baru dan lama ke BAP dengan melengkapkan data statistik Input Enrolmen dan Output (IEO) PENGGUNA OUTPUT
D.
INPUT
i. ii. iii. iv. v. vi.
PHEP (PD)
Statistik Input, Enrolmen dan Output
Pelajar Pensyarah Jabatan Akademik BAP KPT Ibubapa
5/7
PTSS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
Lokasi
Lampiran
6.0 REKOD KUALITI
Bil 1.
Jenis Rekod
Tempoh Simpanan
Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Pelajar
Sehingga pindaan baru diterima.
Pejabat JHEP
Politeknik KPT 2.
Senarai Semak Persediaan
1 Semester
Pejabat JHEP
1 Tahun
Pejabat JHEP
1 Tahun
Pejabat JHEP
1 Tahun
Pejabat JHEP
1
Pendaftaran / Lapor Diri 3.
Statistik Input, Enrolmen dan Output (dalam bentuk ‘softcopy’)
4.
Surat Pembatalan Tawaran
5.
Keputusan Rayuan Pembatalan Tawaran
6.
Borang Jawapan Tawaran (BJT-BPP)
7.
Borang Maklumat Peribadi Pelajar (HEP1)
8.
Tempoh pengajian
Tempoh pengajian
Fail Pelajar di Pejabat JHEP Fail Pelajar di Pejabat JHEP
Laporan Pemeriksaan Doktor
Tempoh pengajian
Fail Pelajar di Pejabat JHEP
(HEP 2) 9.
Surat Kebenaran Ibubapa/ Penjaga
Tempoh pengajian
Fail Pelajar di Pejabat JHEP 6/7
PTSS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Bil
Jenis Rekod
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
Lokasi
Lampiran
Tempoh Simpanan
Rawatan Pembedahan (HEP 3) 10.
Surat Ikrar Pelajar dan Lepas Tanggung
Tempoh pengajian
(BHEP 4) 11.
Fail Pelajar di Pejabat JHEP
Akuan Pelajar dan Akuan Ibubapa / Penjaga (HEP 5)
12.
Akujanji Pelajar (HEP 6)
13.
14.
Back-up Data Buku Program Minggu Haluan Siswa
15.
Dokomen Pendaftaran
Tempoh pengajian
Pejabat JHEP
1 Tahun
Pejabat JHEP
5 tahun
7/7
PTSS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016 LAMPIRAN 1
SENARAI SEMAK PERSEDIAAN PENDAFTARAN / LAPOR DIRI Bil
Perkara
Sila tanda ( ) di ruangan yang berkenaan ada
1
Susun atur dewan mengikut pelan susun atur
2
AJK yang terlibat berada di tempat bertugas
3
Petunjuk arah
4
Label
5
Sistem siaraya
6
Dokumen
7
-
Fail Peribadi Pelajar
-
Senarai nama calon mengikut kursus
siap
catatan/tindakan
cukup
Alat tulis
Lain-lain : 8 …………………………………………………………... 9
…….……………………………………………………..
Ulasan:
Tarikh
: ………………………….
Sesi Pengambilan : …………………………. Diperiksa Oleh :
Disahkan oleh :
…………………………………. KJ / PHEP (PD)
………………………………….. Pengarah
PPP-03(1) (19-10-16) 8/7
PTSS-PK-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Keluaran
01
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
19 OKTOBER 2016
9/7
