PT PINDAD (PERSERO) Jl. Jend. Gatot Subroto No.517 Bandung 40284 – Indonesia • Phone : (62-22) 7312073 (Hunting) • facsimile : (62-22) 7401222 • E-mail :
[email protected]
PENGUMUMAN LELANG I. PEKERJAAN YANG AKAN DILELANGKAN Nama Pelelangan : Pengadaan Lisensi Sistem Operasi Microsoft Windows Client & Server Waktu Penyerahan : Selambat-lambatnya 30 Hari Kalender sejak Purchase Order diterbitkan oleh PT Pindad (Persero) Negosiasi Harga : Manual Proses Pengadaan dilakukan melalui 2 (Dua) tahap yaitu seleksi Administrasi dan Seleksi Harga terhadap Perusahaan yang berminat untuk mengikuti pelelangan ini. II. Perusahaan yang berminat dapat mendaftar sebagai calon peserta pengadaan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Tanggal Pemberian Dokumen Administrasi b. Tempat
: Selambat-lambatnya tanggal 25 April 2016 Setiap hari kerja mulai pukul 09.00 s.d. 15.00 WIB : Memberikan soft copy dokumen yang dipersyaratkan melalui email terlebih dahulu. Yaitu ke alamat email : 1.
[email protected] 2.
[email protected] CC kepada : 1.
[email protected]
III. Alamat Sekretariat Panitia Pengadaan Barang dan Jasa: Departemen Pengadaan Divisi Area Bandung, Divisi Integrated PT Pindad (Persero) Jl. Jend. Gatot Subroto No.517 Bandung 40284 Telp. 022-731.2073 ext. 2549, 2298 Fax. (022) 730.3485 Bandung, 20 April 2016 Panitia Pengadaan PT PINDAD (PERSERO)
Supply Chain
DOKUMEN PENGADAAN
PENGADAAN LISENSI SISTEM OPERASI MICROSOFT WINDOWS CLIENT & SERVER
PT PINDAD (PERSERO)
DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN 2. PENJELASAN UMUM 3. DASAR HUKUM PROSES PENGADAAN 4. TATA CARA DAN SYARAT-SYARAT SELEKSI ADMINISTRASI 5. TATA CARA PEMERIKSAAN DOKUMEN ADMINISTRASI 6. PENJELASAN (AANWIJZING) 7. TATA CARA DAN SYARAT-SYARAT PEMASUKKAN PENAWARAN 8. TATA CARA PEMBUKAAN PENAWARAN 9. KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI PENAWARAN 10. PENUNJUKAN PEMENANG PENGADAAN 11. OBJEK PENGADAAN
LAMPIRAN - LAMPIRAN Lampiran 1
: FORMULIR ISIAN KUALIFIKASI PESERTA PENGADAAN
Lampiran 2
: SURAT PERNYATAAN BERMINAT DAN SANGGUP UNTUK MENGIKUTI SELURUH PROSES PENGADAAN
Lampiran 3
: SURAT PERMOHONAN MENJADI REKANAN
Lampiran 4
: SURAT PERNYATAAN PERUSAHAAN
Lampiran 5
: PAKTA INTEGRITAS
Lampiran 6
: DOKUMEN YANG WAJIB DIBUKTIKAN KEBENARANNYA SETELAH VERIFIKASI AWAL
Lampiran 7
: SURAT PERNYATAAN PENAWARAN HARGA
Lampiran 8
: RINCIAN HARGA PENAWARAN
I.
PENDAHULUAN a. Dalam rangka mendukung kelancaran dan keberhasilan operasional di PT Pindad (Persero), maka dengan pengadaan ini PT Pindad (Persero) bermaksud mendapatkan mitra kerja dalam bidang telematika / software untuk menyediakan Lisensi Sistem Operasi Microsoft Windows Client & Server. b. Penilaian administrasi dimaksudkan untuk mengetahui kemampuan Penyedia Barang/Jasa dalam bidang administrasi, teknis, dan finansial. Dokumen administrasi dibuat sesuai dengan lingkup pengadaan yang akan dilaksanakan. c. Seleksi Administrasi ini digunakan oleh Panitia Pengadaan untuk menyeleksi awal Penyedia Barang/Jasa yang berminat sebagai calon peserta Pengadaan (selanjutnya disebut calon peserta), dengan cara calon peserta diharuskan melengkapi semua persyaratan yang akan dirinci pada butir-butir selanjutnya dalam dokumen ini. Untuk itu kepada setiap calon peserta dianjurkan untuk membaca dan mempelajari dengan seksama. d. Kekurangan dan kekeliruan atas dokumen yang disampaikan kepada Panitia Pengadaan sehingga mengakibatkan calon peserta dinyatakan tidak lulus seleksi administrasi adalah merupakan resiko bagi calon peserta. e. Pelaksanaan Pengadaan ini merujuk Surat Keputusan Direksi PT Pindad (Persero) Nomor: Skep/5/P/BD/V/2013 tanggal 7 Mei 2013 tentang Ketentuan Pengadaan Barang dan Jasa PT Pindad (Persero) beserta perubahannya dan Skep/18/P/BD/II/2015 tanggal 26 Februari 2015 tentang Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa PT Pindad (Persero) beserta perubahannya f. Penyedia Barang/Jasa yang ditetapkan sebagai pemenang pelelangan ini terikat dengan PT Pindad (Persero) dalam suatu Perjanjian sesuai dengan waktu penyerahan Barang/Jasa dalam pelelangan ini dan/atau sampai dengan hak dan kewajiban kedua belah pihak terpenuhi.
2.
PENJELASAN UMUM Penyediaan Jasa yang ditawarkan ini diperlukan untuk mendukung kelancaran dan keberhasilan kegiatan operasional PT Pindad (Persero) dengan mengoptimalkan penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi melalui penggunaan perangkat komputer yang berbasis Sistem Operasi Windows baik Client maupun Server untuk kegiatan perkantoran.
3.
DASAR HUKUM PROSES PENGADAAN Dasar hukum yang digunakan dalam pengadaan ini adalah: a. Peraturan Menteri BUMN No. PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Miliki Negara. b. Peraturan Menteri BUMN No. PER-15/MBU/2012 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Negara BUMN No. PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Miliki Negara.
c. Surat Keputusan Direksi PT. Pindad (Persero) Nomor : Skep/5/P/BD/V/2013 tanggal 7 Mei 2013 tentang Ketentuan Pengadaan Barang dan Jasa PT Pindad (Persero) beserta perubahannya. d. Surat Keputusan Direksi PT Pindad (Persero) Nomor : Skep/18/P/BD/II/2015 tanggal 26 Februari 2015 tentang Prosedur Pengadaan Barang/Jasa PT Pindad (Persero) beserta perubahannya. 4.
TATA CARA DAN SYARAT-SYARAT SELEKSI ADMINISTRASI 4.1 Calon Peserta Perusahaan Penyedia Barang/Jasa:
Berbadan Hukum Indonesia.
Perusahaan telah berdiri minimal 5 (Lima) Tahun.
Memiliki pengalaman dalam menangani pekerjaan pengadaan Lisensi Produk Microsoft (Open License, Microsoft Products and Services Agreement dan Enterprise Agreement) untuk perusahaan berskala besar (minimal selama 3 tahun terakhir yang dibuktikan dengan Daftar Data Kontrak beserta salinan kontrak/PO/SPK). Pengalaman menangani pekerjaan pengadaan Lisensi Produk Microsoft di lingkungan perusahaan BUMN menjadi nilai tambah.
Memiliki kemampuan dalam melaksanakan pekerjaan pengadaan Lisensi Sistem Operasi Microsoft Windows Client dan Server, yang dibuktikan dengan Surat Dukungan dari PT Microsoft Indonesia.
Memiliki dan melampirkan Surat Keterangan sebagai Gold Partner untuk kompetensi sebagai berikut (minimal 3 kompetensi) : Volume Licensing, Communication & Messaging, Identity & Access, Cloud Productivity, Cloud Platform & Software Asset Management.
Memiliki (minimal 1 orang) tenaga ahli yang bersertifikasi dan berpengalaman menangani pekerjaan menyediakan Lisensi Produk Microsoft serta berdomisili di Indonesia (menguasai secara teknis jenis lisensi Microsoft).
Memiliki surat izin usaha non-kecil yang bergerak dalam bidang usaha sesuai dengan bidang usahanya sebagaiamana dimaksud dalam dokumen pengadaan ini yang dikeluarkan instansi pemerintah yang berwenang yang masih berlaku.
Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana.
Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar hitam di PT Pindad (Persero) maupun di instansi atau perusahaan lain.
Memberikan Personal In Charge (PIC) secara khusus untuk PT Pindad (Persero) selama proses Pelelangan ini dan terlaksananya penyediaan Jasa ini bagi peserta yang terpilih sebagai Pemenang Pengadaan / Penyedia Barang/Jasa.
Sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir.
4.2 Aturan Pelaksanaan a. Calon peserta bersedia mempertanggungjawabkan semua klausul yang tertulis dalam dokumen administrasi kepada PT Pindad (Persero) apabila terpilih menjadi Peserta Pengadaan. b. Peserta menjamin dan bertanggungjawab bahwa semua keterangan yang tercantum dalam dokumen administrasi adalah benar. c. Semua dokumen, keterangan, gambar atau tulisan dalam bentuk apapun yang merupakan tanggapan atas dokumen/instruksi yang disampaikan kepada PT Pindad (Persero) menjadi milik PT Pindad (Persero). d. PT Pindad (Persero) tidak menanggung biaya yang dikeluarkan peserta dalam pembuatan dokumen administrasi untuk memenuhi seluruh rangkaian proses pengadaan ini. e. PT Pindad (Persero) memiliki hak untuk memodifikasi/mengklarifikasi atas dokumen-dokumen pengadaan setiap saat. PT Pindad (Persero) tidak berkewajiban dalam hal apapun terhadap setiap peserta. f. Keputusan PT Pindad (Persero) mengenai seleksi peserta adalah final dan tidak dapat diganggu gugat. 4.3. Dalam Seleksi Administrasi ini, calon peserta harus menyerahkan hasil scan (SOFTCOPY) Dokumen Administrasi yang telah diisi dan dilengkapi dalam format PDF yaitu sebagai berikut : No.
Nama Dokumen
Penamaan File PDF
1.
Formulir Isian (Lampiran 1)
2.
Surat Pernyataan Berminat dan Sanggup untuk 02-Lampiran_2-(Nama Mengikuti Seluruh Proses Pengadaan (Lampiran 2) Perusahaan).pdf
3.
Surat Permohonan Menjadi Rekanan (Bagi Calon 03-Lampiran_3-(Nama Peserta yang Sebelumnya Belum Terdaftar/Belum Perusahaan).pdf Pernah Bekerjasama dengan PT Pindad (Persero)) (Lampiran 3)
4.
Surat Pernyataan calon peserta tidak dalam 04-Lampiran_4-(Nama pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan Perusahaan).pdf usahanya tidak sedang dihentikan, tidak sedang menjalani sanksi pidana, tidak dalam keadaan bersengketa, tidak termasuk daftar hitam PT Pindad (Persero) ataupun perusahaan dan instansi
Kualifikasi Peserta Pengadaan 01-Lampiran_1-(Nama Perusahaan).pdf
manapun, dan sanggup memberikan janji, kebenaran dokumen-dokumen perusahaan serta apabila terpilih sebagai Penyedia Barang/Jasa sanggup untuk menyediakan Jasa sebagaimana menjadi objek pengadaan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan (Lampiran 4) 5.
Pakta Integritas (Lampiran 5)
05-Lampiran_5-(Nama Perusahaan).pdf
Catatan : Email dikirim dengan Judul/Subject : DOKUMEN LELANG – PENGADAAN LISENSI MICROSOFT (Nama Perusahaan) 4.4 Dokumen-dokumen administrasi yang dibuat oleh Calon Peserta Pengadaan tersebut sebelumnya diparaf terlebih dahulu oleh wakil perusahaan yang memiliki otorisasi yang tertera dalam akte notaris atau personil yang diberi kewenangan oleh perusahaan, untuk kemudian diserahkan melalui Email dalam bentuk softcopy berformat PDF dengan format penamaan file dokumen PDF sebagaimana diatur dalam nomor 4.3 Dokumen Pengadaan ini pada kesempatan pertama kepada Panitia Pengadaan PT Pindad (Persero). Hal tersebut dimaksudkan bahwa Calon Peserta Pengadaan telah memahami dan bertanggungjawab terhadap isi dokumen yang disampaikan. 4.5 Dokumen Pengadaan dapat diakses melalui http://www.pindad.com dan http://www.bumn.go.id/pindad/ pada hari dan waktu/ jadwal pendaftaran sesuai yang tercantum dalam pengumuman pelelangan. 4.6 Batas akhir pemasukan Dokumen Administrasi dalam bentuk softcopy berformat PDF yang telah diisi dan dilengkapi dengan semua persyaratan yang diminta adalah pada hari Senin tanggal 25 April 2016 pukul 09.00 – 15.00 WIB yang disampaikan terlebih dahulu melalui alamat email Sekretariat Panitia Pengadaan tersebut di atas. Calon peserta yang memasukan dokumennya melewati batas waktu tersebut dinyatakan tidak diterima. 5.
TATA CARA PEMERIKSAAN DOKUMEN ADMINISTRASI Dokumen administrasi yang telah disampaikan oleh calon peserta akan dievaluasi menggunakan “Sistem Gugur” berdasarkan tatacara sebagai berikut : 5.1 Kelengkapan dokumen administrasi Dokumen Administrasi sebagaimana disebutkan dalam poin 4.3 di atas harus disampaikan dengan lengkap melaui email terlebih dahulu kepada Panitia Pengadaan, namun bilamana ada kekurangan, calon peserta diberikan kesempatan untuk melengkapi dan klarifikasi paling lambat 2 (dua) hari kerja terhitung sejak diterimanya surat pemberitahuan dari Panitia Pengadaan. Jika sampai batas waktu yang diberikan belum dapat melengkapi kekurangan dokumen, maka calon peserta dinyatakan gugur.
5.2 Panitia Pengadaan akan mengevaluasi dokumen administrasi tersebut dalam 1 (Satu) hari kerja sejak diterimanya email atas kelengkapan dokumen administrasi. 5.3 Pada 1 (satu) hari kerja setelah Evaluasi dilakukan oleh Panitia Pengadaan, Calon Peserta Pengadaan yang lulus verifikasi awal yang dihubungi oleh Panitia Pengadaan, wajib untuk membuktikan kebenaran atas Dokumen Administrasi yang telah dikirimkan kepada Panitia Pengadaan melalui email sebelumnya yaitu dengan menyerahkan dokumen asli atau salinan yang menjadi persyaratan administrasi untuk diverifikasi bersama-sama pada saat penyerahan dokumen tersebut. Adapun dokumen yang wajib dibuktikan kebenarannya adalah sebagaimana terlampir dalam Lampiran 6. 5.4 Dokumen yang tidak dapat dibuktikan kebenarannya pada saat verifikasi akhir sebagaimana dimaksud dalam poin 5.3 di atas, maka Calon Peserta Pengadaan tersebut dinyatakan Gugur. 5.5 Keputusan Panitia Pengadaan dalam seluruh proses pengadaan adalah keputusan final yang dapat tidak diganggu gugat oleh pihak manapun. 5.6 Proses pelelangan selanjutnya dapat dilakukan apabila Calon Peserta Pengadaan yang lulus administrasi minimal berjumlah 3 (tiga) perusahaan. 5.7 Apabila Calon Peserta Pengadaan yang lulus administrasi kurang dari 3 (Tiga) Perusahaan, maka Panitia Pengadaan akan mengumumkan kembali melalui website PT Pindad (Persero) dan portal BUMN dalam waktu 3 (tiga) Hari Kerja dan dilakukan kembali proses verifikasi awal dalam waktu 1 (Satu) Hari Kerja, dan pembuktian kebenaran dokumen dalam waktu 1 (Satu) Hari Kerja. 5.8 Dalam hal setelah dilakukan pengumuman ulang ternyata jumlah Calon Peserta yang mendaftar atau menyampaikan dokumen administrasi dan lulus tahap administrasi masih kurang dari 3 (Tiga), maka proses pengadaan selanjutnya dilaksanakan dengan : a. Pemilihan Langsung, apabila Calon Peserta yang lulus tahap administrasi hanya 2 (Dua) b. Penunjukan Langsung apabila Calon Peserta yang lulus tahap administrasi hanya 1 (Satu) 5.9
6.
Calon peserta yang dinyatakan lulus administrasi oleh Panitia Pengadaan berhak untuk mengikuti proses Penjelasan (Aanwijzing) di PT Pindad (Persero).
PENJELASAN (AANWIJZING) 6.1 6.2 6.3
Panitia Pengadaan akan mengadakan acara penjelasan (Aanwijzing) dengan waktu dan tempat yang akan di umumkan kemudian hari. Peserta pengadaan yang tidak menghadiri acara Penjelasan (Aanwijzing) dianggap mengundurkan diri. Dalam acara Penjelasan (Aanwijzing), Panitia Pengadaan menjelaskan kepada peserta pengadaan mengenai hal-hal terkait dengan spesifikasi teknis atas barang/jasa dan hal-hal yang terkait dalam proses pengadaan sebagaimana diatur dalam Dokumen Pengadaan ini.
6.4
7.
Hasil acara penjelasan yang memuat pertanyaan Peserta Pengadaan dan jawaban serta keterangan lain dari Panitia Pengadaan harus dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan yang ditanda tangani oleh Panitia Pengadaan dan Peserta Pengadaan yang hadir. Berita Acara Penjelasan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Dokumen Pengadaan dan akan disampaikan kepada semua Peserta Pengadaan.
TATA CARA DAN SYARAT-SYARAT PEMASUKKAN PENAWARAN 7.1
Ketentuan Umum a. Pelaksanaan pemasukkan penawaran dilakukan dengan batas waktu selambatlambatnya 5 (Lima) Hari Kerja sejak dilaksanakannya Aanwijzing. b. Panitia Pengadaan tidak memberikan ganti rugi kepada Peserta Pengadaan bila penawarannya ditolak atau pengadaan dinyatakan gagal. c. Dokumen penawaran beserta seluruh korespondensi tertulis harus menggunakan Bahasa Indonesia. d. Dokumen penunjang dan literatur cetak lainnya yang terkait dengan Dokumen Penawaran dapat menggunakan Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris yang mana apabila terjadi perbedaan antara dokumen penunjang dan dokumen penawaran yang disampaikan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris maka yang diacu adalah dokumen dalam Bahasa Indonesia. e. Penawaran yang disampaikan dalam sampul tertutup (dilem dengan baik) sebanyak 2 (dua) rangkap : 1 (satu) asli, 1 (satu) copy oleh Peserta Pengadaan yang terdiri dari : (1)
Surat Penawaran yang ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan atau pihak yang diberi wewenang untuk menandatangani surat penawaran harga yang dibuktikan dengan adanya Surat Kuasa, yang didalamnya tercantum masa berlaku penawaran, dan Nilai Penawaran (Lampiran 7)
(2)
Surat Jaminan Penawaran (Unconditional)
(3)
Rincian Harga Penawaran (Lampiran 8)
f. Pada sampul depan dokumen penawaran dituliskan label : SURAT PENAWARAN PENGADAAN LISENSI SISTEM OPERASI MICROSOFT WINDOWS CLIENT & SERVER dan sampul belakang dituliskan label : Kepada Yth. Kepala Divisi Integrated Supply Chain Up. Kepala Departemen Pengadaan Divisi Area Bandung PT Pindad (Persero) Jl. Gatot Subroto No. 517 Bandung – 40284
g. Jika pada sampul dokumen penawaran harga tersebut tidak tertulis sebagaimana ketentuan di atas, Panitia Pengadan tidak bertanggung jawab atas kesalahan pembukaan atau pembukaan dokumen sebelum waktunya. h. Jika sampul tidak dilem dengan baik, Panitia Pengadaan tidak bertanggung jawab atas perubahan isi dokumen penawaran. i. Surat Penawaran harus bertanggal, bermeterai cukup, dan berstempel perusahaan. 7.2 Mata Uang Penawaran dan Cara Pembayaran. a. Semua biaya dalam penawaran harus dalam bentuk Rupiah. b. Pembayaran atas pelaksanaan pengadaan ini dilakukan dengan menggunakan Surat Kredit Berdokumen Dalam Negeri (SKBDN) berjangka 60 (Enam Puluh) Hari Kalender sejak diterbitkannya Berita Acara Penerimaan Material (BAPM). 7.3 Masa berlaku Penawaran dan jangka waktu Pelaksanaan. a. Masa berlaku penawaran adalah 60 (Enam Puluh) hari kalendar setelah batas akhir waktu pemasukan penawaran. b. Panitia Pengadaan dapat menyampaikan konfirmasi secara tertulis kepada semua Peserta Pengadaan untuk memperpanjang masa berlaku penawaran sampai jangka waktu tertentu. Terhadap konfirmasi perpanjangan, Peserta Pengadaan dapat secara tertulis : (1) Menyetujui tanpa mengubah dokumen penawaran dan memperpanjang masa berlaku Surat Jaminan Penawaran sesuai dengan perpanjangan masa berlaku penawaran; atau (2) Menolak secara tertulis dan mengundurkan diri tanpa dikenakan sanksi dan tanpa pencairan Surat Jaminan Penawaran. c. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melebihi jangka waktu yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. 7.4 Harga Penawaran. a. Peserta pengadaan berkewajiban untuk mencantumkan harga satuan dan harga total dalam Rincian Harga Penawaran (Lampiran 8).
Catatan : Total Harga terpisah dengan PPN 10% Detail/ Rincian harga penawaran seperti contoh terlampir. b. Semua pajak selain PPN 10%, dan biaya-biaya lain terkait dengan pelaksanaan pengadaan ini sudah termasuk dalam harga penawaran. c. Dalam Surat Penawaran Harga, Peserta Pengadaan mencantumkan Delivery Time atas barang selambat-lambatnya telah selesai dilaksanakan sampai dengan tanggal 30 (Tiga Puluh) Hari Kalender sejak Purchase Order diterbitkan .
7.5 Surat Jaminan Penawaran a. Peserta pengadaan berkewajiban untuk menyerahkan Surat Jaminan Penawaran Harga berupa Bank Garansi dalam mata uang Rupiah sebesar 3% dari total nilai penawaran sesudah PPN 10%. b. Surat Jaminan Penawaran memperhatikan ketentuan sebagai berikut : (1) Diterbitkan oleh Bank Pemerintah / BUMN maupun Bank Swasta, dan (2) Masa berlaku tidak kurang dari masa berlaku penawaran dengan batas akhir waktu pengajuan tuntutan pencairan sekurang-kurangnya 60 (Enam Puluh) hari kalendar setelah masa berlaku penawaran; dan (3) Nama dan alamat peserta pengadaan sama dengan yang tercantum dalam Surat Penawaran (Lampiran 7); dan (4) Nilai nominal jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf; dan (5) Diberi judul: Jaminan Penawaran untuk Pengadaan Lisensi Sistem Operasi Microsoft Windows Client & Server ; dan (6)
Nama dan alamat pihak terjamin adalah : PT Pindad (Persero) Jl. Gatot subroto 517. Bandung-40284; dan
(7) Memuat nama, alamat, tanda tangan, dan pernyataan pihak penjamin bahwa Jaminan Penawaran bersifat unconditional. c. Surat Jaminan Penawaran akan dikembalikan kepada Peserta pengadaan selambat-lambatnya pada batas akhir waktu pengajuan sanggahan, kecuali : (1) Untuk Pemenang Pengadaan ditukar dengan Surat Jaminan Pelaksanaan pada saat akan menandatangani Perjanjian selambat-lambatnya 14 (Empat Belas) hari kerja setelah penerbitan Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa ; (2) Untuk calon Pemenang Pengadaan urutan kedua dikembalikan selambatlambatnya pada saat Perjanjian ditandatangani oleh Peserta pengadaan yang ditunjuk atau 14 (empat belas) hari kerja setelah Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa diterbitkan jika peserta pengadaan yang ditunjuk sebelumnya menolak. Selanjutnya Jaminan Penawaran tersebut ditukar dengan Jaminan Pelaksanaan. d. Surat Jaminan Penawaran dapat dicairkan jika : (1) Peserta pengadaan mengundurkan diri setelah penawaran dimasukkan selama masa berlaku Surat Penawaran; atau (2) Apabila Peserta Pengadaan yang ditunjuk sebagai Pemenang Pengadaan / Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri dengan alasan yang dapat diterima oleh Panitia Pengadaan, maka surat Jaminan Penawarannya dicairkan. Jika alasan pengunduran diri tidak dapat diterima maka selain pencairan Surat Jaminan Penawaran, Peserta pengadaan tersebut didaftarhitamkan selama 2 (dua) tahun. (3) Jika Peserta pengadaan yang ditunjuk gagal atau menolak menandatangani Perjanjian sesuai batas waktu di atas maka Surat Penetapan Penyedia
Barang/Jasa dan Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan dibatalkan, Surat Jaminan Pelaksanaan yang sebelumnya telah diserahkan sebelum penandatangan Perjanjian dicairkan, dan didaftarhitamkan selama 2 (Dua) tahun. 8.
9.
10.
TATA CARA PEMBUKAAN PENAWARAN 8.1
Pembukaan penawaran akan dilakukan terhadap penawaran yang lengkap sebagaimana diuraikan dalam poin 7.1 huruf e. di atas terutama dalam hal penyertaan Surat Jaminan Penawaran Asli.
8.2
Apabila pada saat pembukaan penawaran, kelengkapan dokumen penawaran dinyatakan tidak lengkap terutama Surat Jaminan Penawaran Asli tidak disertakan, maka Peserta Pengadaan dinyatakan gugur.
8.3
Pembukaan Penawaran dan Evaluasi Penawaran dilakukan secara tertutup oleh Panitia Pengadaan.
8.4
Pembukaan penawaran dituangkan dalam suatu Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) oleh Panitia Pengadaan dan kemudian akan dilanjutkan dengan Berita Acara Evaluasi Penawaran (BAEP) tersendiri oleh Panitia Pengadaan.
KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI PENAWARAN 9.1
Klarifikasi dan Negosiasi dilakukan setelah proses pembukaan dan evaluasi penawaran telah dilakukan oleh Panitia Pengadaan.
9.3
Klarifikasi dan Negosiasi melalui sistem Manual dilakukan untuk memastikan kebenaran penawaran atas dokumen penawaran terkait dengan spesifikasi barang, delivery time, dan syarat pembayaran untuk memperoleh kesepakatan biaya yang efisien dan efektif untuk kemudian diajukan untuk mendapat persetujuan dari direksi terkait yang kemudian akan ditetapkan sebagai Penyedia Barang/Jasa atau Pemenang Pengadaan.
9.4
Hasil Negosiasi akan dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi (BAN) dan ditandatangani oleh PT Pindad (Persero) dan Peserta Pengadaan yang bersangkutan.
PENUNJUKAN PEMENANG PENGADAAN 10.1 Pelaporan Hasil Pengadaan Proses pengadaan yang telah dilalui sampai dengan negosiasi penawaran dilaporkan terlebih dahulu kepada Direksi untuk dapat ditetapkan 1 (satu) pemenang pengadaan atau yang ditetapkan sebagai Penyedia Barang/Jasa. 10.2 Penetapan Pemenang Direksi menetapkan 1 (satu) pemenang pengadaan dengan menandatangani Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa, untuk kemudian dapat diteruskan oleh Panitia Pengadaan untuk diumumkan melalui surat resmi kepada seluruh Peserta Pengadaan dan melalui website resmi PT Pindad (Persero) serta portal BUMN.
10.3 Pengumuman Pemenang dan sanggahan a. Pengumuman Pemenang akan disampaikan oleh Panitia Pengadaan secara tertulis kepada para peserta pengadaan melalui Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa. b. Masa sanggah ditetapkan maksimum 4 (Empat) hari kerja setelah pengumuman pemenang. c. Sanggahan hanya dapat diajukan jika disertai bukti-bukti terjadinya penyimpangan prosedur, meliputi : i. Panitia Pengadaan dan/ atau pejabat yang berwenang menyalahgunakan wewenangnya; dan/atau ii. Pelaksanaan pengadaan menyimpang dari ketentuan dokumen pengadaan; dan/atau iii. Terjadi praktik KKN di antara peserta pengadaan dan/atau dengan anggota Panitia Pengadaan/ pejabat yang berwenang; dan/atau iv. Terdapat rekayasa pihak-pihak tertentu sehinggga proses pengadaan tidak adil, tidak trnsparan, dan tidak terjadi persaingan yang sehat. d. Sanggahan harus disampaikan secara tertulis dan dilengkapi dengan jaminan sanggahan berupa uang tunai sebesar 2 % dari nilai penawaran setelah PPN 10%. e. Terhadap sanggahan yang disampaikan, direksi memberikan jawaban tertulis selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja setelah sanggahan diterima : i. Jika sanggahan diterima, Direksi dapat menetapkan proses selanjutnya. ii. Proses Pengadaan tetap dilanjutkan tanpa menunggu jawaban sanggahan iii. Jika sanggahan tidak terbukti, Jaminan Sanggahan menjadi milik PT Pindad (Persero) 10.4 Perintah Kerja a.
Berdasarkan Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa yang diterbitkan oleh Panitia Pengadaan, Peserta Pengadaan yang telah terpilih sebagai Penyedia Barang/Jasa wajib untuk mempersiapkan segala sesuatu terkait dengan kewajibannya dalam menyediakan Barang/Jasa. b. Segera setelah diumumkannya Penyedia Barang/Jasa dan masa sanggah telah terlewati, Panitia Pengadaan akan menyediakan perjanjian pengadaan untuk dapat direview baik oleh Penyedia Barang/Jasa dan PT Pindad (Persero) yaitu melalui fungsi Legal, Keuangan, Aset dan Manajemen Risiko. c. Apabila Peserta Pengadaan yang ditunjuk sebagai Pemenang Pengadaan mengundurkan diri dengan alasan yang dapat diterima oleh Panitia Pengadaan, maka surat Jaminan Penawarannya dicairkan. Jika alasan pengunduran diri tidak dapat diterima maka selain pencairan Surat Jaminan Penawaran, Peserta pengadaan tersebut didaftarhitamkan selama 2 (dua) tahun. d. Jika Peserta pengadaan yang ditunjuk mengundurkan diri maka calon Pemenang Pengadaan urutan kedua akan ditunjuk sebagai Pemenang Pengadaan / Penyedia Barang/Jasa. Jika calon Pemenang Pengadaan urutan kedua tidak bersedia maka sanksi yang diatur di atas dikenakan kepada yang bersangkutan.
10.5 Hak dan Kewajiban Direksi untuk Menerima dan Menolak Penawaran a.
Direksi memiliki hak untuk menerima atau menolak salah satu/semua penawaran dan membatalkan proses pengadaan pada setiap tahapan sampai penandatangan Perjanjian. b. Sehubungan dengan keputusan penolakan atau pembatalan di atas, Direksi dan Panitia Pengadaan tidak bertanggung jawab atas kerugian apapun yang ditanggung oleh Peserta Pengadaan. c. Pengadaan gagal jika : (1) Tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan dokumen pengadaan; atau (2) Sanggahan dari Peserta pengadaan atas kesalahan prosedur yang tercantum dalam Dokumen pengadaan ternyata benar; atau (3) Sanggahan dari peserta pengadaan atas terjadinya KKN oleh salah satu calon Pemenang pengadaan ternyata benar; atau (4) Calon Pemenang Pengadaan semuanya mengundurkan diri atau tidak bersedia ditunjuk; atau (5) Pelaksanaan pengadaan tidak sesuai dengan ketentuan Dokumen pengadaan atau prosedur yang berlaku. d. Jika pengadaan dinyatakan gagal maka Panitia Pengadaan segera melapor Direksi yang disertai alasan-alasan kegagalan untuk mendapat disposisi atas langkah selanjutnya. 10.6 Surat Jaminan Pelaksanaan. Peserta pengadaan berkewajiban untuk menyerahkan Surat Jaminan Pelaksanaan berupa Bank Garansi selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja setelah Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa diterbitkan dan sebelum penandatanganan Perjanjian dengan nilai nominal 5% dari nilai Perjanjian sesudah PPN 10%. a.Surat Jaminan Pelaksanaan dan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut : (1) Diterbitkan oleh Bank Pemerintah / BUMN maupun Bank Swasta ; dan (2) Masa berlaku mulai tanggal penerbitan sampai dengan 30 (Tiga Puluh) hari kerja setelah batas akhir waktu pelaksanaan pekerjaan. (3) Nama dan alamat Peserta pengadaan sama dengan yang tercantum dalam Perjanjian ; dan (4) Nilai nominal jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf; dan diberi judul: Jaminan Pelaksanaan untuk Pengadaan Lisensi Sistem Operasi Microsoft Windows Client & Server; dan (5) Nama dan alamat pihak terjamin adalah : PT Pindad (Persero) Jl. Gatot subroto No. 517 Bandung-40284; dan (6) Memuat nama, alamat, tanda tangan, dan pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan pelaksanaan bersifat unconditional. b. Kegagalan Peserta pengadaan yang ditunjuk untuk menyerahkan Surat Jaminan Pelaksanaan dipersamakan dengan penolakan untuk menandatangani Perjanjian.
c. Ketentuan lebih lanjut mengenai pencairan Surat Jaminan Pelaksanaan diatur dalam Perjanjian. 10.7 Penandatanganan Perjanjian. a. Penandatanganan Perjanjian dilakukan selambat-lambatnya dalam waktu 15 (Lima Belas) hari kerja setelah Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa diterbitkan oleh PT Pindad (Persero) dan Jaminan Pelaksanaan telah diserahkan oleh Peserta pengadaan yang ditunjuk. b. Sebelum menandatangani Perjanjian, Direksi dan Peserta pengadaan yang ditunjuk berkewajiban untuk memeriksa konsep Perjanjian yang meliputi substansi, bahasa/ redaksional, angka, huruf serta membubuhkan paraf pada lembar demi lembar dokumen perjanjian. c. Jika Peserta pengadaan yang ditunjuk gagal atau menolak menandatangani Perjanjian sesuai batas waktu di atas maka Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa dan Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan dibatalkan, Surat Jaminan Pelaksanaan yang sebelumnya telah diserahkan sebelum penandatangan Perjanjian dicairkan, dan didaftarhitamkan selama 2 (Dua) tahun. d. Peserta pengadaan yang ditunjuk harus segera menyelesaikan kewajiban penyerahan barang sesuai waktu yang disepakati dan ditetapkan dalam Perjanjian. 11.
OBJEK PENGADAAN 11.1 11.2
Objek Pengadaan adalah sebagaimana dimaksud dalam Dokumen Pengadaan ini yaitu Lisensi Sistem Operasi Microsoft Windows Client & Server dengan spesifikasi sebagaimana akan dijelaskan pada Proses Penjelasan (Aanwijzing). Jangka waktu pelaksanaan adalah sampai dengan 30 (Tiga Puluh) Hari Kalender sejak diterbitkannya Purchase Order dan terpenuhinya seluruh hak dan kewajiban para pihak sebagaimana diatur dalam perjanjian yang ditandatangani oleh para pihak.
Bandung, 20 April 2016 Ketua Panitia Pengadaan Barang dan Jasa
SETIAWAN
