PT PINDAD (PERSERO) Jl. Jend. Gatot Subroto No.517 Bandung 40284 – Indonesia • Phone : (62-22) 7312073 (Hunting) • facsimile : (62-22) 7401222 • E-mail :
[email protected]
PENGUMUMAN LELANG I. PEKERJAAN YANG AKAN DILELANGKAN Nama Pelelangan : Pengadaan SAP Annual Maintenance Support Jangka Waktu : 12 Bulan sejak tanggal perjanjian. Penawaran Harga : Manual
Enterprise
Proses Pengadaan dilakukan melalui 2 (Dua) tahap yaitu Seleksi Administrasi & Teknis dan Evaluasi Harga terhadap Perusahaan yang berminat untuk mengikuti pelelangan ini. II. Perusahaan yang berminat dapat mendaftar sebagai calon peserta pengadaan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Mengirimkan Surat Pernyataan Minat Untuk Mengikuti Proses Pengadaan (Terlampir) b. Tempat
: Selambat-lambatnya hari Rabu, 25 Mei 2016 pada pukul 14.00 WIB : Mengirimkan soft copy (hasil scan) Pernyataan Minat untuk mengikuti proses pengadaan. Yaitu ke alamat email : 1.
[email protected] 2.
[email protected] CC kepada : 1.
[email protected] 2.
[email protected]
III. Alamat Sekretariat Panitia Pengadaan Barang : Departemen Pengadaan Divisi Area Bandung, Divisi Integrated PT Pindad (Persero) Jl. Jend. Gatot Subroto No.517 Bandung 40284 Telp. 022-731.2073 ext. 2363, 2298 Fax. (022) 730.3485
Bandung, 17 Mei 2016 Panitia Pengadaan Barang/Jasa PT PINDAD (PERSERO)
Supply Chain
DOKUMEN PENGADAAN
SAP ANNUAL MAINTENANCE ENTERPRISE SUPPORT
PT PINDAD (PERSERO)
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN 2. PENJELASAN UMUM 3. DASAR HUKUM PROSES PENGADAAN 4. LINGKUP PEKERJAAN 5. PENDAFTARAN CALON PESERTA PENGADAAN 6. PENJELASAN TEKNIS / AANWIJZING 7. PEMASUKAN DOKUMEN PRAKUALIFIKASI DAN DOKUMEN PENAWARAN 8. EVALUASI DOKUMEN PRAKUALIFIKASI & DOKUMEN PENAWARAN 9. KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI PENAWARAN 10. PENUNJUKAN PEMENANG PENGADAAN 11. OBJEK PENGADAAN
LAMPIRAN – LAMPIRAN
Lampiran 1
:
SURAT PERNYATAAN BERMINAT DAN SANGGUP UNTUK MENGIKUTI SELURUH PROSES PENGADAAN
Lampiran 2
:
SURAT PERMOHONAN MENJADI REKANAN
Lampiran 3
:
SURAT PERNYATAAN PERUSAHAAN
Lampiran 4
:
PAKTA INTEGRITAS
Lampiran 5
:
SURAT PENAWARAN
Lampiran 6
:
RINCIAN HARGA PENAWARAN
1.
PENDAHULUAN 1.1. Dalam rangka mendukung kelancaran dan keberhasilan operasional di PT Pindad (Persero), maka dengan pengadaan ini PT Pindad (Persero) bermaksud mendapatkan dukugan penuh dari pihak Principal melalui Local Partner yang kompeten sebagai Penyedia Jasa SAP Annual Maintenance Enterprise Support. 1.2. Perusahaan yang berminat mengikuti proses pengadaan ini dapat mendaftar sebagai calon peserta pengadaan dengan terlebih dahulu mengirimkan soft copy (hasil scan) Surat Pernyataan Berminat dan Sanggup untuk Mengikuti Seluruh Proses Pengadaan yang sudah ditandatangani oleh wakil perusahaan yang berwenang kepada email Panitia Pengadaan PT Pindad (Persero) sebagaimana terlampir dalam pengumuman pengadaan ini. 1.3. Panitia Pengadaan PT Pindad (Persero) akan mengirimkan undangan untuk mengikuti Penjelasan Teknis / Aanwijzing kepada Perusahaan yang telah mengirimkan Surat Pernyataan Minat tersebut. 1.4. Pelaksanaan Pengadaan ini merujuk Surat Keputusan Direksi PT Pindad (Persero) Nomor: Skep/5/P/BD/V/2013 tanggal 7 Mei 2013 tentang Ketentuan Pengadaan Barang dan Jasa PT Pindad (Persero) beserta perubahannya dan Skep/18/P/BD/II/2015 tanggal 26 Februari 2015 tentang Prosedur Pengadaan Barang PT Pindad (Persero) beserta perubahannya 1.5. Penyedia Barang yang ditetapkan sebagai pemenang pelelangan ini terikat dengan PT Pindad (Persero) dalam suatu Perjanjian sampai dengan 31 Desember 2016 dan/atau sampai dengan hak dan kewajiban kedua belah pihak terpenuhi.
2.
PENJELASAN UMUM Penyediaan Jasa yang ditawarkan ini diperlukan untuk mendukung kelancaran dan keberhasilan kegiatan operasional PT Pindad (Persero) dengan menjaga kehandalan dan ketersediaan Sistem ERP-SAP yang merupakan sistem aplikasi utama dalam Enterprise Resource Planning di PT Pindad (Persero).
3.
DASAR HUKUM PROSES PENGADAAN Dasar hukum yang digunakan dalam pengadaan ini adalah: a. Peraturan Menteri BUMN No. PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Miliki Negara. b. Peraturan Menteri BUMN No. PER-15/MBU/2012 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Negara BUMN No. PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Miliki Negara.
c. Surat Keputusan Direksi PT. Pindad (Persero) Nomor : Skep/5/P/BD/V/2013 tanggal 7 Mei 2013 tentang Ketentuan Pengadaan Barang dan Jasa PT Pindad (Persero) beserta perubahannya. d. Surat Keputusan Direksi PT Pindad (Persero) Nomor : Skep/18/P/BD/II/2015 tanggal 26 Februari 2015 tentang Prosedur Pengadaan Barang/Jasa PT Pindad (Persero) beserta perubahannya. 4.
LINGKUP PEKERJAAN Ruang Lingkup dan batasan pekerjaan ini adalah : 4.1. Pembaharuan / renewal SAP Enterprise Support untuk 180 Lisensi User yang saat ini telah dimiliki oleh PT. Pindad (Persero) dengan rincian sebagai berikut: NO a b c d
KATEGORI USER‐ID Developer User (ABAP) Profesional User (ERP Package) Profesional User Limited User
JUMLAH
JUMLAH 2 5 161 17
180
Pelaksana Pekerjaan wajib menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan per Triwulan pada PT. Pindad (Persero) yang berisi : Pembaharuan / update patch, fitur terbaru dari SAP. Informasi mengenai pemakaian dukungan konsultasi (sebagai output/deliverable dari setiap pekerjaan yang dilakukan). EWA (Early Watch Alert). 4.3. Mampu menghadirkan tenaga konsultan berpengalaman (ekspert) yang bersertifikasi SAP untuk modul‐modul Material Management (MM), Sales and Distribution (SD), Production Planning (PP), Finance and Controlling (FICO), Quality Management (QM), Plant Maintenance (PM), Project Systems (PS), Customer Services (CS), Human Capital management (HCM), FIORI, PERSONAS, ABAP dan BASIS di PINDAD untuk pekerjaan konsultasi On‐Call maupun untuk pekerjaan On‐ Site untuk memberikan respon cepat terhadap Issue di disampaikan selama tahun berjalan. NO KATEG NO KATEGORI DURASI 4.2.
1 On‐Site 50 mandays 2 On‐Call ORI DURASI 7 4.4. Pembaharuan terhadap perangkat lunak dan teknologi SAP, untuk menunjang 2 kompatibilitas dengan sistem operasi pihak ketiga dan database. 4.5. Akses menuju SAP Global Support, diantaranya adalah : I SAP Service Marketplace. s SAP Notes di SAP service Marketplace. s SAP Notes Assistant. u 4.6. Bug Fixing services (man/days on‐site maupun on‐call) meliputi : e Customer SAP ABAP Development (RICEF, Z program),
Standard SAP program (Root Caused Analysis). 4.7. Penyedia jasa harus menyediakan Portal SAP Enterprise Support, yang akan menjadi sarana komunikasi antara pihak PT. Pindad (Persero) dengan pihak penyedia jasa. 4.8. SAP Enterprise Support sesuai dengan standar dukungan SAP Global, yang meliputi : a. Innovation & Continuous Improvement : Update, Enhance, and Secure our Systems - New software releases & SAP enhancement packages - Support packages - Technoloy updates - Legal changes - Access to ABAP source code - Preconfigured test cases, templetes and tools - Advance support for lates SAP inovations - access to accelerated innovation enablement services - SAP modifivation justification check & SAP custom code maintenability check - Extended maintenance include (for sap r/3 4.6C, sap r/3 4.7, sap erp 2004)* b. Mission Critical Support : Get Fast relief in critical situations to ensure business continuity - Message processing: 24x7 access advisory center support 24x7 root cause analisys & production down support - Service level Agrement incl. corrective action from priority level very high messages - Custom code support, e.g. problem resolution from priority level very high messages c. Preventive Support : Reduce technical risk and receive insights on optimization potentials - Access to core support content in SAP Service Marketplace, incl. SAP Notes assistant - Continuous system monitoring via the SAP Early Watch Alert (EWA) - Basic pro‐active remote service, e.g. SAP Early Watch / Going Live / OS‐DB Migration Check - Advanced pro‐active remote service, incl. large number of optimization services - Numerous continuous quality check, e.g. for implementation, security optimization, upgrade - Support for Customer Center of Expertise (Customer COE) which drives transparency and integrated quality managemenent for resolution of critical challenges across SAP solution operations - Customer spesific SAP Enterprise Support report d. End‐to‐End Aplications Lifecycle Management : Manage SAP and non‐SAP solution - Core SAP Solution Manager functionality for supporting SAP deliverable solutions - SAP Solution Manager incl. application lifecycle management and IT service management for the entire customer, incl. SAP and non‐SAP solutions
-
SAP solution Manager enablement & training capabilities, e.g. expert guided implementations - Two free license of HR Quick Test Professional 11 for test management e. Knowledge Transfer : Get enable in a fast and easy to consume way - Self‐service via : SAP Service Marketplace, SAP Support Portal, SCN, etc - Innovative enablement via SAP Enterprise Support Academy, incl. SAP expert engagement - Access to best practices and guided self‐services. 4.9. Penanganan terhadap permasalahan yang terjadi dengan skala prioritas sebagai berikut : NO P WAKTU PROSES SAMPAI DENGAN SOLUSI
NO PRIORITAS INSIDEN 1. Sangat Tinggi
WAKTU RESPON 60 menit (real time)
4 jam
2. Tinggi
4 jam kerja
2 hari kerja
3. Sedang
8 jam kerja
4 hari kerja
4. Rendah
16 jam kerja
8 hari kerja
5. Continous Change
8 jam kerja
Sesuai dengan hasil assesment
RIORITAS INSIDEN WAKTU RSPON Penjelasan Prioritas insiden :
5.
PENDAFTARAN CALON PESERTA PENGADAAN 4.2
Persyaratan Calon Peserta Pengadaan a. Persyaratan Umum : 1) Berbadan Hukum Indonesia. 2) Telah berdiri minimal 5 (Lima) Tahun. 3) Mempunyai pengalaman kerja yang sejenis dengan pekerjaan ini minimal 1 (Satu) kali dalam kurun waktu 3 (Tiga) tahun.
4) Memiliki surat izin usaha non-kecil yang bergerak dalam bidang usaha sesuai dengan bidang usaha sebagaiamana dimaksud dalam dokumen pengadaan ini yang dikeluarkan instansi pemerintah yang berwenang yang masih berlaku. 5) Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana. 6) Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar hitam di PT Pindad (Persero) maupun di instansi atau perusahaan lain. 7) Memberikan Personal In Charge (PIC) secara khusus untuk PT Pindad (Persero) selama proses Pelelangan ini dan terlaksananya penyediaan Jasa ini bagi peserta yang terpilih sebagai Penyedia Barang/Jasa. 8) Sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir. b. Persyaratan Teknis : 1) Merupakan Partner Center of Expertise (PcoE) dari SAP, dibuktikan dengan menunjukan sertifikat asli dan menyerahkan salinannya. 2) Merupakan SAP Gold Partner, dibuktikan dengan menunjukan sertifikat asli dan menyerahkan salinannya. 3) Berpengalaman dan sukses dalam mengimplementasikan fungsi manajemen dan operasional Sistem ERP untuk produk SAP yang meliputi End-To-End Supply Chain Management (Material Management (MM), Sales and Distribution (SD), Production Planning (PP), Finance and Controlling (FICO), Quality Management (QM), Plant Maintenance (PM), Project Systems (PS), Customer Services (CS)), Human Capital Management (HCM), FIORI, PERSONAS di lingkungan manufacturing diskrit setara PT Pindad (Persero) minimal 5 (Lima) kali implementasi yang dibuktikan dengan adanya suatu dokumen / berita acara / bukti penerimaan bahwa pekerjaan tersebut telah diterima dengan baik pada perusahaan yang menerima hasil pekerjaan tersebut. 4) Mampu menyediakan tenaga profesional / expert berpengalaman untuk melaksanakan pekerjaan dengan melampirkan Curiculum Vitae beserta sertifikat yang mendukung. 5) Memiliki kemampuan dalam memberikan pelatihan untuk modul-modul Sales and Distribution (SD), Material Management (MM), Production Planning (PP), Quality Management (QM), Plant Maintenance (PM), Project System (PS), Finance and Controlling (FICO), Customer Services (CS), Human Capital Management (HCM), FIORI, PERSONAS. 5.2.
Perusahaan yang berminat mengikuti proses pengadaan ini dapat mendaftar sebagai calon peserta pengadaan dengan terlebih dahulu mengirimkan softcopy (hasil scan) Surat Pernyataan Berminat dan Sanggup untuk Mengikuti Seluruh Proses Pengadaan ini yang ditandatangani oleh wakil perusahaan yang memiliki otorisasi yang tertera dalam akte notaris atau pejabat yang diberi kewenangan oleh perusahaan dalam Format PDF kepada email Panitia Pengadaan PT Pindad (Persero) sebagaimana terlampir dalam pengumuman pengadaan ini.
Format Pengiriman: No. 1.
Nama Dokumen
Penamaan File PDF
Surat Pernyataan Berminat dan Sanggup Surat_Pernyataan_Berminatuntuk Mengikuti Seluruh Proses (Nama Perusahaan).pdf Pengadaan
Email dikirim dengan Judul/Subject : PENDAFTARAN PENGADAAN SAP (Nama Perusahaan) 5.3.
Formulir Isian Kualifikasi dapat diakses melalui http://www.pindad.com dan http://www.bumn.go.id/pindad/ pada hari dan waktu/ jadwal pendaftaran sesuai yang tercantum dalam pengumuman pengadaan ini.
5.4.
Batas akhir pendaftaran sebagai Calon Peserta Pengadaan dengan mengirimkan Surat Pernyataan Berminat dan Sanggup untuk Mengikuti Seluruh Proses Pengadaan dalam bentuk soft copy berformat PDF pada hari Rabu tanggal 25 Mei 2016 pukul 14.00 WIB yang disampaikan melalui alamat email Panitia Pengadaan Barang/Jasa tersebut di atas. Calon Peserta Pengadaan yang mengirimkan soft copy Formulir Isian Kualifikasi melewati batas waktu tersebut dinyatakan tidak diterima.
5.5.
Proses pelelangan selanjutnya dapat dilakukan apabila perusahaan yang mendaftar sebagai Calon Peserta Pengadaan minimal berjumlah 3 (tiga) perusahaan.
5.6.
Apabila perusahaan yang mendaftar kurang dari 3 (Tiga) Perusahaan, maka Panitia Pengadaan akan mengumumkan kembali melalui website PT Pindad (Persero) dan portal BUMN dalam waktu 3 (tiga) Hari Kerja.
5.7.
Dalam hal setelah dilakukan pengumuman ulang ternyata jumlah perusahaan yang mendaftar masih kurang dari 3 (Tiga), maka proses pengadaan selanjutnya dilaksanakan dengan : a. Pemilihan Langsung, apabila perusahaan yang mendaftar hanya 2 (Dua) b. Penunjukan Langsung apabila perusahaan yang mendaftar hanya 1 (Satu)
6.
PENJELASAN TEKNIS / AANWIJZING 6.1. Panitia Pengadaan PT Pindad (Persero) akan mengadakan Penjelasan Teknis / Aanwijzing pada : Hari
: Kamis, 26 Mei 2016
Jam
: 14:00 WIB
Tempat
: Ruang E-Auction
6.2. Panitia Pengadaan PT Pindad (Persero) akan mengirimkan undangan untuk mengikuti Penjelasan Teknis / Aanwijzing kepada Perusahaan yang telah menyatakan minat untuk mengikuti proses pengadaan ini. 6.3. Para Calon Peserta Pengadaan yang diundang untuk mengikuti proses Penjelasan Teknis / Aanwijzing wajib untuk membawa dokumen asli Surat Pernyataan Minat
Untuk Mengikuti Proses Pengadaan yang sebelumnya telah dikirimkan dokumen soft copy / hasil scan-nya 6.4. Calon Peserta Pengadaan yang tidak menghadiri acara Penjelasan Teknis / Aanwijzing dianggap mengundurkan diri. 6.5. Dalam acara Penjelasan Teknis / Aanwijzing, Panitia Pengadaan menjelaskan kepada peserta pengadaan mengenai hal-hal terkait dengan spesifikasi teknis atas barang/jasa dan hal-hal yang terkait dalam proses pengadaan sebagaimana diatur dalam Dokumen Pengadaan ini. 6.6. Hasil acara Penjelasan Teknis / Aanwijzing yang memuat pertanyaan Peserta Pengadaan dan jawaban serta keterangan lain dari Tim Pengadaan harus dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan yang ditanda tangani oleh Panitia Pengadaan dan Peserta Pengadaan yang hadir. Berita Acara Penjelasan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Dokumen Pengadaan dan akan disampaikan kepada semua Peserta Pengadaan. 7.
PEMASUKAN DOKUMEN PRAKUALIFIKASI DAN DOKUMEN PENAWARAN 7.1. Ketentuan Umum a. Calon Peserta Pengadaan yang telah mengikuti Penjelasan Teknis / Aanwijzing dan berminat untuk mengikuti proses pengadaan selanjutnya harus menyerahkan Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran secara bersamaan kepada Panitia Pengadaan dalam rentang waktu 5 (Lima) Hari Kerja sejak selesainya proses Penjelasan Teknis / Aanwijzing. b. Seluruh Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran yang dibuat oleh Calon Peserta Pengadaan tersebut sebelumnya diparaf terlebih dahulu oleh wakil perusahaan yang memiliki otorisasi yang tertera dalam akte notaris atau pejabat yang diberi kewenangan oleh perusahaan, untuk kemudian diserahkan secara langsung kepada Panitia Pengadaan Barang/Jasa PT Pindad (Persero). c. Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran beserta seluruh korespondensi tertulis harus menggunakan Bahasa Indonesia. d. Dokumen penunjang dan literatur cetak lainnya yang terkait dengan Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran dapat menggunakan Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris yang mana apabila terjadi perbedaan antaa dokumen penunjang dan dokumen penawaran yang disampaikan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris maka yang diacu adalah dokumen dalam Bahasa Indonesia. e. Dokumen Pengadaan beserta Lampiran dapat diakses melalui http://www.pindad.com dan http://www.bumn.go.id/pindad/ pada hari dan waktu/ jadwal pendaftaran sesuai yang tercantum dalam pengumuman pelelangan. f. Batas akhir penyerahan Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran yang telah diisi dan dilengkapi dengan semua persyaratan yang diminta adalah pada hari Jumat tanggal 30 Mei 2016 pukul 15.00 WIB. Calon peserta yang
menyerahkan dokumen melewati batas waktu tersebut dinyatakan tidak diterima. 4.3
Aturan Pelaksanaan a. Calon Peserta Pengadaan bersedia mempertanggungjawabkan semua klausul yang tertulis dalam Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran kepada PT Pindad (Persero) apabila terpilih menjadi Peserta Pengadaan. b. Calon Peserta Pengadaan menjamin dan bertanggungjawab bahwa semua keterangan yang tercantum dalam Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran adalah benar. c. Semua dokumen, keterangan, gambar atau tulisan dalam bentuk apapun yang merupakan tanggapan atas dokumen/instruksi yang disampaikan kepada PT Pindad (Persero) menjadi milik PT Pindad (Persero). d. PT Pindad (Persero) tidak menanggung biaya yang dikeluarkan Calon Peserta Pengadaan dalam pembuatan Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran untuk memenuhi seluruh rangkaian proses pengadaan ini. e. PT Pindad (Persero) tidak memberikan ganti rugi kepada Calon Peserta Pengadaan bila Dokumen Prakualifikasi dan/atau Dokumen Penawaran ditolak atau pengadaan dinyatakan gagal. f. PT Pindad (Persero) memiliki hak untuk memodifikasi/mengklarifikasi atas dokumen-dokumen pengadaan setiap saat. PT Pindad (Persero) tidak berkewajiban dalam hal apapun terhadap setiap Calon Peserta Pengadaan. g. Keputusan PT Pindad (Persero) mengenai seleksi peserta adalah final dan tidak dapat diganggu gugat.
7.3.
Persyaratan Dokumen Prakualifikasi a. Dokumen Prakualifikasi Yang Wajib Diserahkan Calon Peserta Pengadaan harus menyerahkan Dokumen Prakualifikasi secara langsung kepada Panitia Pengadaan yang terdiri dari: 1) Formulir Isian Kualifikasi Peserta Pengadaan (Asli) (Lampiran 1) 2) Surat Permohonan Menjadi Rekanan (Bagi Calon Peserta yang Sebelumnya Belum Terdaftar/Belum Pernah Bekerjasama dengan PT Pindad (Persero)) (Asli) (Lampiran 2) 3) Surat Pernyataan calon peserta tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, tidak sedang menjalani sanksi pidana, tidak dalam keadaan bersengketa, tidak termasuk daftar hitam PT Pindad (Persero) ataupun perusahaan dan instansi manapun, dan sanggup memberikan janji, kebenaran dokumen-dokumen perusahaan serta apabila terpilih sebagai Penyedia Barang/Jasa sanggup untuk menyediakan Barang/Jasa sebagaimana menjadi objek pengadaan sesuai
dengan spesifikasi yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan (Asli) (Lampiran 3) 4) Pakta Integritas (Asli) (Lampiran 4) 5) Surat kesanggupan untuk memberikan jasa SAP Enterprise Support yang sesuai dengan aturan yang berlaku dan ditanda‐tangani oleh pejabat yang berwenang. (Asli) 6) Surat Dukungan dari Principal SAP atas sistem ERP‐SAP yang sudah dimiliki oleh PT Pindad (Persero) (Asli) 7) Sertifikat Partner Center of Expertise (PcoE) dari SAP (Copy) 8) Sertifikat SAP Gold Partner (Copy) 9) Tanda Daftar Perusahaan (TDP) (Copy) 10) Surat Izin Tempat Usaha (SITU) atau Surat Keterangan Domisili Perusahaan, yang masih berlaku (Copy) 11) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) non-kecil atau Surat Izin Usaha di bidang usaha yang sesuai dengan pengadaan ini yang dikeluarkan oleh Instansi Pemerintah yang berwenang dan masih berlaku (Copy) 12) Data Tenaga Ahli disertai CV dan Serifikasi (Copy) 13) Data Pengalaman Perusahaan selama 3 tahun terakhir beserta salinan kontrak dan BA (Copy) 14) Data Pekerjaan Yang Sedang Dilaksanakan / Masih Berlangsung (Copy) 15) Akte Pendirian Perusahaan dan Akte Perubahan Terakhir (Copy) 16) Laporan Keuangan Perusahaan minimal Tahun Buku 2014 dan 2015, (Copy) 17) Bukti tanda terima penyampaian Surat Pajak Tahunan (SPT), Pajak Penghasilan (PPh) 3 bulan terakhir (Copy) 18) Daftar Susunan Pemilik Modal (Copy) 19) Daftar Susunan Pengurus Perusahaan / Struktur Organisasi (Copy) 20) Company Profile (Copy) 21) Referensi Bank (Asli) *)Untuk poin 1 s/d 5 dibuat sesuai Template dalam Lampiran Dokumen Pengadaan ini. b. Ketentuan Umum Dokumen Prakualifikasi Dokumen Prakualifikasi disampaikan sebanyak 1 (satu) rangkap dan disusun berdasarkan urutan yang tertera diatas dan diberi tanda / pembatas untuk setiap dokumen agar mempermudah proses verifikasi.
7.4.
Persyaratan Dokumen Penawaran a. Dokumen Penawaran Yang Wajib Diserahkan Dokumen Penawaran disampaikan dalam sampul tertutup (dilem dengan baik) sebanyak 2 (dua) rangkap : 1 (satu) asli, 1 (satu) copy oleh Calon Peserta Pengadaan yang terdiri dari : 1) Surat Penawaran yang ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan dan tidak dapat dikuasakan, yang didalamnya tercantum masa berlaku penawaran, Delivery Time, dan harga penawaran (Asli) (Lampiran 5) 2) Rincian Harga Penawaran (Asli) (Lampiran 6) 3) Surat Jaminan Penawaran (Asli) (Unconditional) *)Untuk poin 1 & 2 dibuat sesuai Template dalam Lampiran Dokumen Pengadaan ini. b. Ketentuan Umum Dokumen Penawaran 1) Pada sampul depan dokumen penawaran dituliskan label : SURAT PENAWARAN HARGA PENGADAAN SAP ANNUAL MAINTENANCE ENTERPRISE SUPPORT dan sampul belakang dituliskan label : Kepada Yth. Kepala Divisi Integrated Supply Chain Up. Kepala Departemen Pengadaan Divisi Area Bandung PT Pindad (Persero) Jl. Gatot Subroto No. 517 Bandung – 40284 2) Jika pada sampul dokumen penawaran harga tersebut tidak tertulis sebagaimana ketentuan di atas, Panitia Pengadaan tidak bertanggung jawab atas kesalahan pembukaan atau pembukaan dokumen sebelum waktunya. 3) Jika sampul tidak dilem dengan baik, Panitia Pengadaan tidak bertanggung jawab atas perubahan isi dokumen penawaran. 4) Surat Penawaran ditandatangani oleh Direktur Utama perusahaan atau pejabat berwenang lainnya yang memiliki kapasitas sebagai penandatangan Surat Penawaran 5) Surat Penawaran harus bertanggal, bermeterai cukup, dan berstempel perusahaan. c. Mata Uang Penawaran dan Cara Pembayaran. 1) Semua harga dalam penawaran harus dalam bentuk Rupiah. 2) Pembayaran atas pelaksanaan pengadaan ini dilakukan dengan menggunakan Surat Kredit Berdokumen Dalam Negeri (SKBDN) berjangka 60 (Enam Puluh) Hari Kalender sejak diterbitkannya Berita Acara Penerimaan Material (BAPM).
d. Masa Berlaku Penawaran dan Jangka Waktu Pelaksanaan. 1) Masa berlaku penawaran adalah 60 (Enam Puluh) hari kalendar setelah batas akhir waktu pemasukan Dokumen Penawaran. 2) Panitia Pengadaan dapat menyampaikan konfirmasi secara tertulis kepada semua Peserta Pengadaan untuk memperpanjang masa berlaku penawaran sampai jangka waktu tertentu. Terhadap konfirmasi perpanjangan, Peserta Pengadaan dapat secara tertulis : (1) Menyetujui tanpa mengubah dokumen penawaran dan memperpanjang masa berlaku Surat Jaminan Penawaran sesuai dengan perpanjangan masa berlaku penawaran; atau (2) Menolak secara tertulis dan mengundurkan diri tanpa dikenakan sanksi dan tanpa pencairan Surat Jaminan Penawaran. 3) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melebihi jangka waktu yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. e. Harga Penawaran. 1) Peserta pengadaan berkewajiban untuk mencantumkan harga satuan dan harga total dalam Rincian Harga Penawaran (Lampiran 6). Catatan : Total Harga terpisah dengan PPN 10% Detail/ Rincian harga penawaran seperti contoh terlampir. 2) Semua pajak selain PPN 10%, dan biaya-biaya lain terkait dengan pelaksanaan pengadaan ini sudah termasuk dalam harga penawaran. 3) Dalam Surat Penawaran Harga, Peserta Pengadaan mencantumkan Delivery Time 12 Bulan sejak tanggal Perjanjian. f. Surat Jaminan Penawaran 1) Peserta pengadaan berkewajiban untuk menyerahkan Surat Jaminan Penawaran Harga berupa Bank Garansi dalam mata uang Rupiah sebesar 3% dari nilai penawaran sesudah PPN 10%. 2) Surat Jaminan Penawaran memperhatikan ketentuan sebagai berikut : (1) Diterbitkan oleh Bank Pemerintah / BUMN / Bank Swasta Nasional lainnya, dan (2) Masa berlaku tidak kurang dari masa berlaku penawaran dengan batas akhir waktu pengajuan tuntutan pencairan sekurang-kurangnya 60 (Enam Puluh) hari kalendar setelah masa berlaku penawaran; dan (3) Nama dan alamat peserta pengadaan sama dengan yang tercantum dalam Surat Penawaran (Lampiran 5); dan (4) Nilai nominal jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf; dan (5) Diberi judul: JAMINAN PENAWARAN UNTUK PENGADAAN SAP ANNUAL MAINTENANCE ENTERPRISE SUPPORT ; dan
(6) Nama dan alamat pihak terjamin adalah : PT Pindad (Persero) Jl. Gatot subroto 517. Bandung-40284; dan (7) Memuat nama, alamat, tanda tangan, dan pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan penawaran bersifat unconditional. 3) Surat Jaminan Penawaran akan dikembalikan kepada Peserta pengadaan selambat-lambatnya pada batas akhir waktu pengajuan sanggahan, kecuali : (1) Untuk Pemenang Pengadaan ditukar dengan Surat Jaminan Pelaksanaan pada saat akan menandatangani Perjanjian Pengadaan selambatlambatnya 14 (Empat Belas) hari kerja setelah penerbitan Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa ; (2) Untuk calon Pemenang Pengadaan urutan kedua dikembalikan selambatlambatnya pada saat Perjanjian ditandatangani oleh Peserta pengadaan yang ditunjuk atau 14 (empat belas) hari kerja setelah Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa diterbitkan jika peserta pengadaan yang ditunjuk sebelumnya menolak. Selanjutnya jaminan penawaran tersebut ditukar dengan jaminan pelaksanaan. 4) Surat Jaminan Penawaran dapat dicairkan jika : (1) Peserta pengadaan mengundurkan diri setelah penawaran dimasukkan selama masa berlaku Surat Penawaran; atau (2) Apabila Peserta Pengadaan yang ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri dengan alasan yang dapat diterima oleh Panitia Pengadaan, maka surat Jaminan Penawaranannya dicairkan. Jika alasan pengunduran diri tidak dapat diterima maka selain pencairan Surat Jaminan Penawaran, Peserta pengadaan tersebut didaftarhitamkan selama 2 (dua) tahun. (3) Jika Peserta pengadaan yang ditunjuk gagal atau menolak menandatangani Perjanjian sesuai batas waktu di atas maka Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa dan Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan dibatalkan, Surat Jaminan Pelaksanaan yang sebelumnya telah diserahkan sebelum penandatangan Perjanjian dicairkan, dan didaftarhitamkan selama 2 (Dua) tahun. 8.
EVALUASI DOKUMEN PRAKUALIFIKASI & DOKUMEN PENAWARAN Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran yang telah disampaikan oleh Calon Peserta Pengadaan akan dievaluasi menggunakan “Sistem Pembobotan” berdasarkan tata cara sebagai berikut : 8.1.
Tim Pengadaan akan melakukan evaluasi terhadap semua dokumen Administrasi dan Dokumen Penawaran dengan pembobotan nilai sebagai berikut : 1) Administrasi, bobot : 30% 2) Teknis, bobot : 40% 3) Harga : 30%
8.2.
Calon Peserta Pengadaan memasukkan Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran dengan metode 2 Sampul.
8.3.
Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran sebagaimana disebutkan dalam poin 6.3. huruf a. dan poin 6.4. huruf a. di atas harus disampaikan dengan lengkap secara langsung kepada Panitia Pengadaan yang selanjutnya akan diperiksa terlebih dahulu secara tertutup Dokumen Prakualifikasi masing-masing Calon Peserta Pengadaan oleh Panitia Pengadaan.
8.4.
Calon Peserta Pengadaan dinyatakan sebagai Peserta Pengadaan apabila Dokumen Prakualifikasi yang dimasukkan / diserahkan kepada Panitia Pengadaan memenuhi batas nilai kelengkapan sebesar 85%. Penilaian yang dilakukan oleh Panitia Pengadaan terkait dengan dokumen Prakualifikasi adalah dititikberatkkan pada ada atau tidak adanya kelengkapan dokumen yang menjadi persyaratan dokumen Prakualifikasi, kesesuaian izin usaha yang dimiliki oleh Calon Peserta Pengadaan, masa berlaku dokumen-dokumen yang menjadi persyaratan Dokumen Prakualifikasi, pengalaman Calon Peserta Pengadaan, dan Kekuatan Finansial, Ketaatan Calon Peserta Pengadaan untuk melaporkan pajak, Tenaga Ahli yang ditawarkan, serta Pengalaman atas Pekerjaan. Hal-hal tersebut akan mempengaruhi penilaian terhadap dokumen Prakualifikasi masing-masing Calon Peserta Pengadaan.
8.5.
Calon Peserta Pengadaan yang tidak dapat memenuhi nilai kelengkapan dokumen sebesar 85% dinyatakan Gugur oleh Panitia Pengadaan dan oleh Panitia Pengadaan akan dikembalikan tanpa membuka Dokumen Penawaran yang telah diserahkan sebelumnya. Calon Peserta yang dinyatakan Gugur akan diumumkan melalui surat resmi oleh Panitia Pengadaan.
Panitia Pengadaan akan memeriksa dan mengevaluasi Dokumen Prakualifikasi dalam 1 (Satu) hari kerja sejak diterimanya Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran. 8.7. Dokumen Penawaran yang akan dibuka oleh Panitia Pengadaan adalah Dokumen Penawaran milik Peserta Pengadaan yang telah memenuhi nilai kelengkapan Prakualifikasi minimal sebesar 85% dengan minimal jumlah Peserta Pengadaan 3 (Tiga) Perusahaan 8.8. Apabila Calon Peserta Pengadaan yang lulus Seleksi Prakualifikasi kurang dari 3 (Tiga) Perusahaan, maka Panitia Pengadaan akan mengumumkan kembali melalui website PT Pindad (Persero) dan portal BUMN dalam waktu 3 (tiga) Hari Kerja dan dilakukan kembali proses Aanwijzing dalam waktu 1 (Satu) Hari Kerja, dan Pemasukan Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran dalam waktu 1 (Satu) Hari Kerja. 8.9. Dalam hal setelah dilakukan pengumuman ulang ternyata jumlah Calon Peserta Pengadaan yang mendaftar dan menyampaikan Dokumen Prakualifikasi beserta Dokumen Penawaran secara lengkap masih kurang dari 3 (Tiga), maka proses pengadaan selanjutnya dilaksanakan dengan : 8.6.
a. Pemilihan Langsung, apabila Calon Peserta yang lulus tahap Prakualifikasi hanya 2 (Dua) b. Penunjukan Langsung apabila Calon Peserta yang lulus tahap Prakualifikasi hanya 1 (Satu) 8.10. Terhadap Pembukaan Dokumen Penawaran bagi Peserta Pengadaan yang telah lulus
Seleksi Prakualifikasi, Panitia Pengadaan akan mengecek kelengkapan dokumen
Penawaran yang telah dipersyaratkan terutama terkait dengan ada atau tidak adanya Jaminan Penawaran. 8.11. Dokumen Penawaran dievaluasi dengan cara memeriksa dan membandingkan
Dokumen penawaran dengan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang dimiliki oleh PT Pindad (Persero), kewajaran harga, disertai dengan kecepatan waktu pemenuhan terhadap penyediaan jasa. 8.12. Calon peserta yang dinyatakan lulus Seleksi Prakualifikasi dan Kelengkapan atas Dokumen Penawaran terpenuhi, oleh Panitia Pengadaan akan diundang untuk mengikuti proses Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran di PT Pindad (Persero). 9.
KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI PENAWARAN 9.1.
Klarifikasi dan Negosiasi dilakukan setelah dilakukannya evaluasi terhadap Dokumen Prakualifikasi dan Dokumen Penawaran oleh Panitia Pengadaan, dengan jadwal yang akan diumumkan dikemudian hari.
9.2.
Klarifikasi dilakukan terlebih dahulu untuk memastikan kebenaran penawaran atas dokumen penawaran terkait dengan spesifikasi Barang/Jasa, delivery time, dan syarat pembayaran telah sesuai atau masih dalam batas yang ditetapkan oleh Panitia Pengadaan.
9.3.
Negosiasi dilakukan melalui sistem manual dengan amplop tertutup yang akan dibuka bersama-sama yang kemudian nantinya akan dievaluasi oleh panitia pengadaan dalam jangka waktu 3 hari kerja untuk menentukan pemenang pengadaan.
10. PENUNJUKAN PEMENANG PENGADAAN 10.1. Pelaporan Hasil Pengadaan
Proses pengadaan yang telah dilalui sampai dengan negosiasi harga penawaran dilaporkan terlebih dahulu kepada Direksi untuk dapat ditetapkan 1 (satu) pemenang pengadaan atau yang ditetapkan sebagai Penyedia Barang/Jasa. 10.2. Penetapan Pemenang
Direksi menetapkan 1 (satu) pemenang pengadaan dengan menandatangani Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa, untuk kemudian dapat diteruskan oleh Panitia Pengadaan untuk diumumkan melalui surat resmi kepada seluruh Peserta Pengadaan dan melalui website PT Pindad (Persero) serta portal BUMN.
10.3. Pengumuman Pemenang dan Sanggahan
a. Pengumuman Pemenang akan disampaikan oleh Panitia Pengadaan secara tertulis kepada para peserta pengadaan melalui Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa. b. Masa sanggah ditetapkan maksimum 4 (Empat) hari kerja setelah pengumuman pemenang. c. Sanggahan hanya dapat diajukan jika disertai bukti-bukti terjadinya penyimpangan prosedur, meliputi : 1) Panitia Pengadaan dan/ atau pejabat yang berwenang menyalahgunakan wewenangnya; dan/atau
2) Pelaksanaan pengadaan menyimpang dari ketentuan dokumen pengadaan; dan/atau 3) Terjadi praktik KKN di antara peserta pengadaan dan/atau dengan anggota Panitia Pengadaan/ pejabat yang berwenang; dan/atau 4) Terdapat rekayasa pihak-pihak tertentu sehinggga proses pengadaan tidak adil, tidak trnsparan, dan tidak terjadi persaingan yang sehat. d. Sanggahan harus disampaikan secara tertulis dan dilengkapi dengan jaminan sanggahan berupa uang tunai sebesar 2 % dari nilai penawaran setelah PPN 10%. Terhadap sanggahan yang disampaikan, direksi memberikan jawaban tertulis selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja setelah sanggahan diterima. a. Jika sanggahan diterima, Direksi dapat menetapkan proses selanjutnya. b. Proses Pengadaan tetap dilanjutkan tanpa menunggu jawaban sanggahan c. Jika sanggahan tidak terbukti, Jaminan Sanggahan menjadi milik PT Pindad (Persero) 10.4. Perintah Kerja
a.
Berdasarkan Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa yang diterbitkan oleh Panitia Pengadaan, Peserta Pengadaan yang telah terpilih sebagai Penyedia Barang/Jasa wajib untuk mempersiapkan segala sesuatu terkait dengan kewajibannya dalam menyediakan Barang/Jasa. b. Segera setelah diumumkannya Penyedia Barang/Jasa dan masa sanggah telah terlewati, Panitia Pengadaan akan menyediakan perjanjian pengadaan untuk dapat direview baik oleh Penyedia Barang/Jasa dan PT Pindad (Persero) yaitu melalui fungsi Legal, Keuangan, Aset dan Manajemen Risiko. c. Apabila Peserta Pengadaan yang ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri dengan alasan yang dapat diterima oleh Panitia Pengadaan, maka surat Jaminan Penawaranannya dicairkan. Jika alasan pengunduran diri tidak dapat diterima maka selain pencairan Surat Jaminan Penawaran, Peserta pengadaan tersebut didaftarhitamkan selama 2 (dua) tahun. d. Jika Peserta pengadaan yang ditunjuk mengundurkan diri maka calon Pemenang Pengadaan urutan kedua akan ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa. Jika calon Pemenang Pengadaan urutan kedua tidak bersedia maka sanksi yang diatur di atas dikenakan kepada yang bersangkutan. 10.5. Hak dan Kewajiban Direksi untuk Menerima dan Menolak Penawaran
a. Direksi memiliki hak untuk menerima atau menolak salah satu/semua penawaran dan membatalkan proses pengadaan pada setiap tahapan sampai penandatangan Surat Perjanjian. b. Sehubungan dengan keputusan penolakan atau pembatalan di atas, Direksi dan Panitia Pengadaan tidak bertanggung jawab atas kerugian apapun yang ditanggung oleh Peserta Pengadaan. c. Pengadaan gagal jika : 1) Tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan dokumen pengadaan; atau 2) Sanggahan dari Peserta pengadaan atas kesalahan prosedur yang tercantum dalam Dokumen pengadaan ternyata benar; atau 3) Sanggahan dari peserta pengadaan atas terjadinya KKN oleh salah satu calon Pemenang pengadaan ternyata benar; atau
4) Calon Pemenang Pengadaan semuanya mengundurkan diri atau tidak bersedia ditunjuk; atau 5) Pelaksanaan pengadaan tidak sesuai dengan ketentuan Dokumen pengadaan atau prosedur yang berlaku. d. Jika pengadaan dinyatakan gagal maka Panitia Pengadaan segera melapor Direksi yang disertai alasan-alasan kegagalan untuk mendapat disposisi atas langkah selanjutnya. 10.6. Surat Jaminan Pelaksanaan.
a. Peserta pengadaan berkewajiban untuk menyerahkan Surat Jaminan Pelaksanaan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja setelah Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa diterbitkan dan sebelum penandatanganan Perjanjian dengan nilai nominal 5% dari nilai Perjanjian Pengadaan sesudah PPN 10%. b. Surat Jaminan Pelaksanaan dan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut : 1) Diterbitkan oleh Bank BUMN / BUMS / BUMD ; dan 2) Masa berlaku mulai tanggal penerbitan sampai dengan 30 (Tiga Puluh) hari kerja setelah batas akhir waktu penyerahan Barang/Jasa. 3) Nama dan alamat Peserta pengadaan sama dengan yang tercantum dalam Surat Perjanjian ; dan 4) Nilai nominal jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf; dan diberi judul: 5) JAMINAN PELAKSANAAN UNTUK Pengadaan SAP ANNUAL MAINTENANCE ENTERPRISE SUPPORT 6) ; dan 7) Nama dan alamat pihak terjamin adalah : 8) PT Pindad (Persero) Jl. Gatot subroto No. 517 Bandung-40284; dan 9) Memuat nama, alamat, tanda tangan, dan pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan pelaksanaan bersifat unconditional. c. Kegagalan Peserta pengadaan yang ditunjuk untuk menyerahkan Surat Jaminan Pelaksanaan dipersamakan dengan penolakan untuk menandatangani Perjanjian. d. Ketentuan lebih lanjut mengenai pencairan Surat Jaminan Pelaksanaan diatur dalam Perjanjian. 10.7. Penandatanganan Perjanjian.
a. Penandatanganan Perjanjian dilakukan selambat-lambatnya dalam waktu 15 (Lima Belas) hari kerja setelah Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa diterbitkan oleh PT Pindad (Persero) dan Jaminan Pelaksanaan telah diserahkan oleh Peserta pengadaan yang ditunjuk. b. Sebelum menandatangani Perjanjian, Direksi dan Peserta pengadaan yang ditunjuk berkewajiban untuk memeriksa konsep Perjanjian yang meliputi substansi, bahasa/ redaksional, angka, huruf serta membubuhkan paraf pada lembar demi lembar dokumen perjanjian. c. Jika Peserta pengadaan yang ditunjuk gagal atau menolak menandatangani Perjanjian sesuai batas waktu di atas maka Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa dan Surat Pengumuman Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan dibatalkan, Surat Jaminan Pelaksanaan yang sebelumnya telah diserahkan sebelum penandatangan Perjanjian dicairkan, dan didaftarhitamkan selama 2 (Dua) tahun.
d. Peserta pengadaan yang ditunjuk harus segera menyelesaikan kewajiban penyerahan Barang/Jasa sesuai waktu yang disepakati dan ditetapkan dalam Perjanjian. 11.
OBJEK PENGADAAN 11.1. Objek Pengadaan adalah Jasa sebagaimana dimaksud dalam Dokumen Pengadaan
ini yaitu Sap Annual Maintenance Enterprise Support dengan spesifikasi sebagaimana akan dijelaskan pada proses Penjelasan Teknis / Aanwijzing. 11.2. Batas waktu pelaksanaan Pekerjaan ini adalah 12 (Dua Belas) Bulan sejak tanggal Perjanjian.
Bandung, 17 Mei 2016 Ketua Panitia Pengadaan Barang dan Jasa Kadiv. Integrated Supply Chain
SETIAWAN
