49
3.2
Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan PT. Maju Bersama Jaya merupakan usaha jasa yang berjalan di bidang jasa
khususnya dalam kontraktor aspal jalan di kota Tanjungpinang, dimana sistem penggajian karyawan masih dilaksanakan secara manual sehingga sering terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan yang menyebabkan memperlambat pekerjaan dan informasi yang akurat.
50
Analisis sistem yang sedang berjalan pada PT. Maju Bersama Jaya sebagai berikut: 1. Flowmap penggajian karyawan kantor yang sedang berjalan. Karyawan Kantor
Data Karyawan
Accounting
Pajak
Manager
Data Karyawan
Data Gaji Karyawan
Data Gaji Karyawan
input data karyawan, gaji karyawan Cetak
Lap. Data Karyawan
Absensi Karyawan Kantor
Absensi Karyawan Kantor
Menghitung gaji, mengecek Pinjaman dan membuat slip gaji
2 Slip Gaji
1
Slip Gaji yang 1 2 telah dipotong PPH 21
Slip Gaji
1
2
Menghitung dan mencacat pph 21 di slip gaji
Slip Gaji yang 1 telah dipotong PPH 21
2
input lap. Gaji karyawan Laporan gaji
cetak Tandatangan laporan gaji
Laporan gaji
Laporan gaji yang telah ditandatangan
Laporan gaji yang telah ditandatangan
2 Slip gaji yang1 telah disetujui
Bayar gaji karyawan Kantor 2 Slip gaji yang1 telah disetujui
Menerima dan TTD slip gaji Slip gaji yang1 2 telah ditanda tangan
Slip gaji yang 1 telah ditanda tangan
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penggajian dan Pemotongan PPh 21 Karyawan Kantor
51
Berikut ini penjelasan tentang flowmap berjalan diatas, sebagai berikut: a. Karyawan kantor memberikan data karyawan kepada accounting b. Manager memberikan data gaji karyawan kantor yang kepada accounting c. Accounting menginput data karyawan, data gaji karyawan karyawan kantor ke aplikasi microsoft excel d. Accounting mencetak laporan data karyawan kantor dan kemudian di arsip. e. Karyawan kantor memberikan absensi ke bagian accounting. f. Accounting menghitung gaji, mengecek pinjaman dan membuat slip gaji sebanyak 2 rangkap g. Slip gaji kemudian diberikan ke bagian pajak untuk dihitung PPh pasal 21. h. Bagian pajak mengembalikan slip gaji yang telah dihitung PPh pasal 21 ke bagian accounting. i. Accounting menginput gaji karyawan berdasarkan slip gaji dan kemudian mencetak laporan gaji yang diserahkan kepada manager. j. Manager menandatangani laporan gaji kemudian diberikan kepada accounting untuk diarsip. k. Accounting membayar gaji karyawan kantor berdasarkan slip gaji dan laporan gaji l. Karyawan kantor menerima gaji dan tandatangan di slip gaji dan rangkapan pertama slip gaji dikembalikan ke bagian accounting. m. Accounting mengarsip slip gaji rangkapan pertama
52
2. Flowmap pinjaman karyawan kantor yang sedang berjalan. Karyawan Kantor
Accounting
Manager
Surat Permohonan Pinjaman Surat Permohonan Pinjaman
Surat Permohonan Pinjaman
Setuju
Surat Permohonan Pinjaman yang disetujui
input pinjaman karyawan
cetak
Lap. Pinjaman Karyawan
Tidak Ya
Surat Permohonan Pinjaman
TTD Surat permohonan Pinjaman
Surat Permohonan Pinjaman yang disetujui
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pinjaman Karyawan Kantor Berikut ini penjelasan tentang flowmap berjalan diatas, sebagai berikut: a. Karyawan kantor memberikan surat permohonan pinjaman kepada manager b. Manager menerima surat permohonan pinjaman karyawan, jika menyetujui pinjaman, maka surat permohonan akan diproses oleh accounting. Proses selanjutnya, sebaliknya jika tidak setuju surat permohonan pinjaman akan dikembalikan kepada karyawan kantor. c. Accounting menginput pinjaman karyawan kantor ke aplikasi microsoft excel d. Accounting mencetak laporan pinjaman karyawan dan kemudian di arsip.
53
3. Flowmap penggajian karyawan lapangan yang sedang berjalan. Karyawan Lapangan
Mandor
Data Karyawan
Accounting
Pajak
Manager
Data Karyawan
Data Gaji Karyawan
Data Gaji Karyawan
input data karyawan, gaji karyawan
Cetak
Absensi Kary. Lapangan
Absensi Kary. Lapangan
Absensi Kary. Lapangan
Mengecek absensi
Lap. Data Karyawan Absensi Kary. Lapangan
Tidak
Mengecek ulang
Sesuai? Ya
Ya
Menghitung gaji, mengecek pinjaman dan membuat slip gaji
Absensi Kary. Lapangan
Sesuai? Tidak
Slip Gaji
Absensi Kary. Lapangan
TTD absensi
Perbaiki absensi
Absensi Kary. Lapangan
2
1
1 Slip Gaji yang telah dipotong PPH 21
2
input lap. Gaji karyawan
Slip Gaji
1
2
Menghitung dan mencacat pph 21 di slip gaji
2 1 Slip Gaji yang telah dipotong PPH 21
Laporan gaji
cetak Tanda tangan laporan gaji
Laporan gaji
Slip gaji yang 1 disetujui
2
Menerima dan TTD slip gaji
Slip gaji yang 1 telah ditanda tangan
Laporan gaji yang telah di tandatangan
Laporan gaji yang telah di tandatangan
Bayar gaji karyawan lapangan 2 Slip gaji telah 1 disetujui
2
Slip gaji yang 1 telah ditanda tangan
Gambar 3.3 Flowmap Berjalan Penggajian dan Pemotongan PPh 21 Karyawan Lapangan Berikut ini penjelasan tentang flowmap berjalan diatas, sebagai berikut : a. Karyawan lapangan memberikan data karyawan kepada kepada accounting b. Manager memberikan data gaji karyawan lapangan kepada accounting c. Accounting menginput data karyawan, data gaji karyawan lapangan ke Microsoft excel
54
d. Accounting mencetak laporan data karyawan lapangan dan kemudian di arsip. e. Karyawan lapangan memberikan absensi mandor. f. Mandor mengecek absensi karyawan lapangan, jika sesuai maka absensi akan diberikan kepada accounting. Proses selanjutnya sebaliknya jika tidak sesuai absensi akan dikembalikan kepada karyawan lapangan. g. Absensi karyawan lapangan yang dikembalikan oleh mandor kemudian dicek ulang oleh karyawan lapangan, jika sesuai absensi diberikan ke mandor untuk dicek kembali. Proses selanjutnya sebaliknya jika tidak sesuai, absensi diperbaiki dan diberikan ke mandor untuk dicek ulang. h. Accounting menghitung gaji, mengecek pinjaman dan membuat slip gaji sebanyak 2 rangkap i. Slip gaji kemudian diberikan ke bagian pajak untuk dihitung PPh pasal 21 karyawan lapangan. j. Bagian pajak mengembalikan slip gaji yang telah dihitung PPh pasal 21 ke bagian accounting. k. Accounting menginput gaji karyawan berdasarkan slip gaji dan kemudian mencetak laporan gaji yang diserahkan kepada manager. l. Manager menandatangani laporan gaji kemudian diberikan kepada accounting untuk diarsip m. Accounting membayar gaji karyawan lapangan berdasarkan slip gaji dan laporan gaji
55
n. Karyawan lapangan menerima gaji dan tandatangan di slip gaji dan rangkapan pertama slip gaji dikembalikan ke bagian accounting. o. Accounting mengarsip slip gaji rangkapan pertama. 4. Flowmap pinjaman karyawan lapangan yang sedang berjalan. Karyawan Lapangan Surat Permohonan Pinjaman
Surat Permohonan Pinjaman
Mandor
Accounting
Surat Permohonan Pinjaman
Manager
Surat Permohonan Pinjaman yang diparaf
Paraf Surat permohonan Pinjaman
Tidak Setuju
Surat Permohonan Pinjaman yang diparaf
Ya
Surat Permohonan Pinjaman yang disetujui
Surat Permohonan Pinjaman
TTD Surat permohonan Pinjaman input pinjaman karyawan
cetak
Surat Permohonan Pinjaman yang disetujui
Lap. Pinjaman Karyawan
Gambar 3.4 Flowmap Berjalan Pinjaman Karyawan Lapangan Berikut ini penjelasan tentang flowmap berjalan diatas, sebagai berikut: a. Karyawan lapangan memberikan surat permohonan pinjaman kepada manager b. Manager menerima surat permohonan pinjaman karyawan, jika menyetujui pinjaman, maka surat permohonan akan diproses oleh accounting. Proses selanjutnya, sebaliknya jika tidak setuju surat permohonan pinjaman akan dikembalikan kepada karyawan kantor.
56
c. Accounting menginput pinjaman karyawan kantor ke aplikasi microsoft excel d. Accounting mencetak laporan pinjaman karyawan dan kemudian di arsip.
3.3
Analisa Dokumen Analisa dokumen bertujuan unuk mengetahui dokumen apa yang di
perlukan dan digunakan oleh PT. Maju Bersama Jaya serta dapat membantu dalam perancangan sistem. berikut ini adalah dokumen yang digunakan : 1. Surat Permohonan Pinjaman Karyawan Kantor Fungsi
: Sebagai alat pengajuan pinjaman karyawan kantor
Sumber
: Karyawan kantor
Rangkap : 1 ( Satu ) Distribusi : Accounting Item
: Nik, Nama, Bagian kerja, Tanggal Mulai Kerja, keterangan.
2. Surat Permohonan Pinjaman Karyawan Lapangan Fungsi
: Sebagai alat pengajuan pinjaman karyawan lapangan
Sumber
: Karyawan lapangan
Rangkap : 1 ( Satu ) Distribusi : Accounting Item
: Nik, Nama, Bagian kerja, Tanggal Mulai Kerja, keterangan.
57
3. Absensi Karyawan Baru Kantor Fungsi
: Absen karyawan kantor
Sumber
: Karyawan kantor
Rangkap : 1 ( Satu ) Distribusi : Accounting Item
: Nik, Nama, Bagian kerja, Tanggal Mulai Kerja.
4. Absensi Karyawan Lapangan Fungsi
: Absen karyawan lapangan
Sumber
: Karyawan lapangan
Rangkap : 1 ( Satu ) Distribusi : Accounting Item
: Nik, Nama, Bagian kerja, Tanggal, Jam lembur.
5. Laporan Data Karyawan Kantor Fungsi
: Untuk rekapan data karyawan kantor
Sumber
: Accounting
Rangkap : 1 ( Satu ) Distribusi : Accounting Item
: Tanggal, Nik, Nama Karyawan, Jabatan
58
6. Laporan Data Karyawan lapangan Fungsi
: Untuk rekapan data karyawan lapangan
Sumber
: Accounting
Rangkap : 1 ( Satu ) Distribusi : Accounting Item
: Tanggal, Nik, Nama Karyawan, Jabatan
7. Laporan Pinjaman Karyawan Kantor Fungsi
: Untuk rekapan data pinjaman karyawan kantor
Sumber
: Accounting
Rangkap : 1 ( Satu ) Distribusi : Accounting Item
: Tanggal, Nik, Nama Karyawan, Sisa Pinjaman
8. Laporan Pinjaman Karyawan Lapangan Fungsi
: Untuk rekapan data pinjaman karyawan lapangan
Sumber
: Accounting
Rangkap : 1 ( Satu ) Distribusi : Accounting Item
: Tanggal, Nik, Nama Karyawan, Sisa Pinjaman
59
9. Slip Gaji Karyawan Kantor Fungsi
: untuk mengetahui total gaji yang akan dibayar.
Sumber
: Accounting
Rangkap : 2 ( Dua ) Distribusi : Accounting, Karyawan Kantor Item
: No. Penggajian, Tanggal, Nik, Nama Karyawan, Bagian kerja, Nominal Gaji Pokok, Tunjangan, PPh Pasal 21, Iuran Pensiun, Jaminan Kematian dan Jaminan Kecelakaan Kerja, Status Karyawan.
10. Slip Gaji Karyawan Lapangan Fungsi
: untuk mengetahui total gaji yang akan dibayar.
Sumber
: Accounting
Rangkap : 2 ( Dua ) Distribusi : Accounting, Karyawan Lapangan Item
: No. Penggajian, Tanggal, Nik, Nama Karyawan, Bagian kerja, Nominal Gaji Pokok, Tunjangan, Lembur, PPh Pasal 21, Iuran Pensiun, Jaminan Kematian dan Jaminan Kecelakaan Kerja, Status Karyawan.
60
11. Laporan Gaji Karyawan Kantor Fungsi
: Untuk rekapan gaji karyawan kantor
Sumber
: Accounting
Rangkap : 1 ( Satu ) Distribusi : Accounting Item
: No. Penggajian, Tanggal, Nik, Nama Karyawan, Bagian kerja, Nominal Gaji yang Dibayar.
12. Laporan Gaji Karyawan Lapangan Fungsi
: Untuk rekapan gaji karyawan lapangan
Sumber
: Accounting
Rangkap : 1 ( Satu ) Distribusi : Accounting Item
: No. Penggajian, Tanggal, Nik, Nama Karyawan, Bagian kerja, Nominal Gaji yang Dibayar.
3.4
Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis dari penulis, diketahui masalah-masalah yang akan
terjadi dari sistem berjalan di PT. Maju Bersama Jaya sebagai berikut: 1. Proses perhitungan gaji, pencarian data karyawan dan pembuatan laporan gaji berjalan dengan lambat karena masih dilakukan dengan cara manual. 2. Perhitungan gaji dan pemotongan pinjaman sering terjadi kesalahan maka akan memperlambat pekerjaan.
61
3. Perhitungan PPh pasal 21 dilakukan oleh bagian pajak, sehingga proses berjalan lebih panjang dan lama.
3.5
Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan sistem ini sangat dibutuhkan dalam pembuatan sistem baru
tersebut, sistem ini harus diterapkan sesuai dengan kebutuhan PT. Maju Bersama Jaya, kegunaan sistem ini untuk membantu usaha dalam proses penggajian dan pemotongan PPh pasal 21 agar lebih efektif, efisien dan akurat dalam penyimpanan data. 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak dari sistem informasi penggajian karyawan dengan metode prorata dan pemotongan PPh Pasal 21 pada PT. Maju Bersama Jaya sebagai berikut : a. Borland Delphi 7 2006 sebagai pembuatan aplikasi. b. Microsoft Access 2007 sebagai database / tempat penyimpanan data. 2. Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yang akan di implementasikan dalam sistem penggajian PT. Maju Bersama Jaya antara lain: a. Kebutuhan Masukan (Input) 1. Data yang dimasukan berupa no. penggajian, nik, data karyawan, bagian kerja, tanggal masuk kerja, alamat, nomor telephone, status karyawan, gaji pokok, tunjangan, jamsostek, pinjaman, status pernikahan, PTKP. 2. Input hari kerja karyawan setelah menerima absensi karyawan.
62
3. Input pinjaman karyawan setelah surat permohonan pinjaman disetujui oleh manager. 4. Input pemotongan PPh Pasal 21 setelah penhitungan gaji bruto. b. Kebutuhan proses 1. Proses pemotongan pinjaman karyawan. 2. Proses Pemindahan tugas kerja karyawan 3. Proses pehitungan gaji karyawan. 4. Proses perhitungan PPh Pasal 21. c. Kebutuhan keluaran (output) 1. Cetak slip gaji karyawan kantor dan karyawan lapangan 2. Cetak laporan data karyawan kantor dan karyawan lapangan 3. Cetak laporan pinjaman karyawan kantor dan karyawan lapangan 4. Cetak laporan gaji karyawan kantor dan karyawan lapangan 5. Cetak rekapan pemotongan PPh Pasal 21 karyawan kantor dan karyawan lapangan 3. Kebutuhan pengguna Sistem informasi penggajian karyawan dengan metode prorata dan pemotongan PPh Pasal 21 pada PT. Maju Bersama Jaya akan digunakan oleh karyawan yang bekerja disana khususnya oleh bagian accounting.
