ESIREESIEREZEREEMENERMOSIMMEMINEREE IMEdefEERMIMMERMEREM
PSU doorlichting deurwaarderij voorbewerking nabewerking doorlooptijden NEREEREMS MERIERISEEEMEINERENEMEMEMENEERENEREMIEWEINEREil
Aanvulling op het eindrapport PSU doorlichting deurwaarderij van 29 mei 2012 WHERNEMENEEEMEMEREM ENEINEEMERRIMINIEREMIEEMEREERESINERE
Projectleider PSU Uitvoeringscoördinatie Invordering 31 augustus 2012 WEM> MilleeMati91515520g4ww,m.›Igratagumramegya, -,wareatermage
INHOUDSOPGAVE
1.1.
Inleiding
2
1.2.
Aanpak
2
2.1.
Ondersteunende activiteiten voor de deurwaardersprocessen 3
2.2.
Beschrijving ondersteunende activiteiten
2.3.
Plantijd ondersteunende activiteiten 3
2.4.
Berekening benodigde capactiteit ondersteuning deurwaarderij
2.5.
Advies benodigde capaciteit en werkpakket ondersteuning deurwaarderij
3.
Doorlooptijden deurwaardersprocessen
4.
Adviezen voor de pilot implementatie 6
3
4 4
5
1_
1.1.
Inleiding
Van augustus 2011 tot maart 2012 is de deurwaarderij doorgelicht. De doorlichting deurwaarderij is na bespreking in de Begeleidingsgroep Lean/PSU en het segmentoverleg SMP afgerond met de 1.1 versie van het eindrapport doorlichting deurwaarderij van 29 mei 2012. In deze aanvulling op het eindrapport is de beschrijving van de voor- en nabewerking van de deurwaardersprocessen opgenomen. Daarnaast is voor de meeste deurwaardersprocessen de gewenste doorlooptijd vastgesteld.
1.2.
Aanpak
De doorlichting van de voor- en nabewerking is vanwege de vakantieperiode en de beperkte tijd tot 1 september 2012 uitgevoerd met medewerkers deurwaardersondersteuning van Rijnmond en deurwaarders van Rijnmond en Haaglanden. Volumes en plantijden zijn gebaseerd op schattingen van Rijnmond. Afstemming met de andere regio's zal in de implementatieperiode plaatsvinden. De doorlooptijden zijn in een sessie met het doorlichtingsteam vastgesteld.
2
2.1.
Ondersteunende activiteiten voor de deurwaardersprocessen
De ondersteunende activiteiten kunnen als volgt uitgesplitst worden: Voorbewerking beslagopdrachten
Nabewerking beslagopdrachten
Executieverkoop
Diversen
2.2.
Massaal KAP DAK Verwerken beslagleggingen Verwerken ambtsberichten Verwerken innen op kwitantie Verwerken DAK posten Voorbereiden plakken Nabewerken verkoop/verkocht Nabewerken verkoop/niet verkocht Telefoon, maken breekafspraken, kwitantieboekjes, ondersteunen autoverkoop
Beschrijving ondersteunende activiteiten
De voor- en nabewerking van beslagopdrachten zijn de grootste ondersteunende activiteiten en zijn beschreven in procesplaten. De nabewerking van executieverkoop is al beschreven in de procesplaat executieverkoop. Het voorbereiden plakken is gezien de beperkte omvang niet beschreven. 2.3.
Plantijd ondersteunende activiteiten
Voorbewerken
Plantijd 10 minuten
Voorbewerking beslagopdrachten massaal/KAP/DAK Executieverkoop/voorbereiden plakken Nabewerken
Plantijd 7 minuten
Verwerken beslagleggingen/ambtsberichten/innen op kwitantie/DAK posten Nabewerken executieverkoop verkocht/niet verkocht Diversen
-
Telefoon, maken breekafspraken, kwitantieboekjes, ondersteunen autoverkoop
Voor alle ondersteunende activiteiten is samen met medewerkers een plantijd geschat. Vervolgens zijn de activiteiten ondergebracht onder voorbewerken of nabewerken en is er een gewogen gemiddelde plantijd vastgesteld. Dit vereenvoudigd de registratie in ALP. Voor de activiteiten genoemd onder diversen is geen plantijd vastgesteld. De tijd die besteed is aan deze activiteiten wordt in ALP onder overige werkzaamheden geboekt of onder SBA/telefonische informatieverstrekking aan klant. Evenals bij de deurwaardersprocessen zijn de plantijden voor de ondersteuning bruto vastgesteld. Dat is dus inclusief een opslag voor inefficiëntie. Met behulp van de informatie uit ALP/Alpine kan daarom worden gestuurd op een productiviteitspercentage van 100%.
3
2.4.
Berekening benodigde capaciteit ondersteuning deurwaarderij
Met behulp van de geschatte plantijden en de regionale werkvolumes is voor de ondersteuning deurwaarderij van Rijnmond een benodigde capaciteit van 6,4 FTE berekend. De ondersteuning deurwaarderij van Rijnmond heeft, zoals uit het bovenstaande blijkt, een breed werkpakket. Op andere regio's zullen een aantal van de genoemde taken bij de invorderaar zijn belegd, zoals bijvoorbeeld de activiteiten rond executieverkoop. Om een landelijk benodigde capaciteit te berekenen volgen we daarom een andere weg. In het eindrapport doorlichting invordering van april 2011 is voor de ondersteuning van de deurwaarderij een benodigde capaciteit berekend van landelijk 30 FTE. De berekening is toentertijd gebaseerd op een volume van 1,1 miljoen dwangbevelen. Het volume dwangbevelen is inmiddels opgelopen naar 1,9 miljoen. Aangenomen dat deze volumegroei evenredig veel meer werk voor de ondersteuning deurwaarderij oplevert, moet worden uitgegaan van een landelijk benodigde capaciteit van 52 FTE. Nemen we de verhouding deurwaarders (40) — ondersteuning deurwaarderij (6,4) van Rijnmond als uitgangspunt voor de landelijke berekening, dan blijkt dat goed aan te sluiten bij de berekening vanuit het aantal dwangbevelen. De huidige landelijke bezetting van 322 FTE vergt dan ook 52 FTE aan ondersteuning. De conclusie is dat met 52 FTE het ruime werkpakket zoals genoemd bij par. 2.1 landelijk uit te voeren is. Een voordeel van deze inrichting is dat de (ITO) invordering wordt ontlast en dat de genoemde werkzaamheden op het juiste niveau (B) belegd kunnen worden.
2.5.
• • • •
Advies benodigde capaciteit en werkpakket ondersteuning deurwaarderij
Plan landelijk 52 FTE in voor de ondersteuning deurwaarderij Hanteer daarbij de verhouding 1 ondersteuner op (ruim) 6 deurwaarders Positioneer de ondersteuning bij de deurwaarders in het huidig segment SMP en na concentratie RIC in het segment MKB Beleg bij de ondersteuning deurwaarderij het werkpakket zoals genoemd bij par. 2.1
4
3.
Doorlooptijden deurwaardersprocessen
Werkstroom
Doorlooptijd in kalenderdagen
Beslag roerende zaken Beslag onroerende zaken Beslag onder derden ANPR Plakken
28 dagen 7 dagen 7 dagen 10 dagen
Executieverkoop Innen bedragen op kwitantie Voorbewerking Nabewerking
1 dag 1 of 7 dagen
• • •
• •
Berekening doorlooptijd
Van printdatum tot inleverdatum Van printdatum tot inleverdatum Van printdatum tot inleverdatum Oplevering plakopdracht uiterlijk 14 dagen voor verkoop; uiterlijk 4 dagen voor verkoop plakken , Het geïnde bedrag wordt dezelfde dag afgestort Vastleggen proces verbaal van beslag in INL binnen 1 dag na inleverdatum; Vastleggen ambtsbericht in INL binnen 7 dagen na inleverdatum; Vastleggen geïnde bedragen op kwitantie in INL binnen 1 dag na inleverdatum; Terugsturen DAK-posten en aanpassen INL binnen 7 dagen na inleverdatum
Voor de beslagprocessen is de gewenste doorlooptijd vastgesteld, exclusief de tijd die nodig is voor de voor- en nabewerking. Voor ANPR kan gezien de aard van het proces geen doorlooptijd vastgesteld worden Voor executieverkoop is gezien de aard van het proces geen doorlooptijd vast te stellen. Voor plakken als eerste activiteit binnen de executieverkoop is wel een uiterste doorlooptijd van 10 dagen vastgesteld. Voor voorbewerking is geen eenduidige doorlooptijd vast te stellen Voor nabewerking zijn 2 doorlooptijden vastgesteld. In ALP wordt de doorlooptijd van vastleggen ambtsbericht (7 dagen) opgenomen omdat deze activiteit verreweg het meest voorkomt.
5
4.
Adviezen voor de pilot implementatie
Algemeen •
Start de pilot PSU implementatie na implementatie van de landelijke versie IHP
Voor een succesvolle PSU implementatie is het van belang dat alle regio's kunnen beschikken over de landelijke versie IHP. De regio's beschikken nu (aug. 2012) over de versie "Utrecht-Gooi". De landelijke versie zal in de loop van september 2012 uitgerold worden. Daarom wordt geadviseerd om de geplande pilot PSU implementatie per 1 september 2012 te verplaatsen naar 1 oktober 2012. De landelijke implementatie kan dan gestart worden vanaf 1 december 2012.
Besturing •
Bepaal in de pllotfase welke bestuurlijke informatie gebruikt moet worden voor de aansturing van de deurwaarder(/
In het eindrapport doorlichting deurwaarderij van 29 mei 2012 is de aanbeveling gedaan om, op uniforme wijze, meer met behulp van cijfers te sturen. IHP speelt daarbij een grote rol. Omdat de implementatie van IHP is uitgesteld tot september 2012 is het aan te bevelen om de pilotfase van de PSU implementatie te benutten om een uniforme wijze van aansturing met behulp van IHP te ontwikkelen. •
Stel in de pllotfase een uniforme productienorm vast
In de doorlichting is vastgesteld dat regio's verschillende productienormen toepassen. De pilotfase kan benut worden om een landelijke productienorm vast te stellen.
Proces •
Bepaal in de pilotfase hoe de doelmatigheidscriteria uniform toegepast moeten worden
De processen zijn in de regio's divers vormgegeven, wat o.a. blijkt uit het verschillend toepassen van de doelmatigheidscriteria. De 4 pilotregio's kunnen gezamenlijk de uniforme toepassing van de doelmatigheidscriteria bepalen. •
Bepaal in de pilotfase hoe de voorbewerking geoptimaliseerd kan worden met behulp van IHP
In het eindrapport doorlichting deurwaarderij van 29 mei 2012 is beloofd om concrete verbetervoorstellen te doen bij de doorlichting van de voor- en nabewerking. Dit is niet gelukt omdat de implementatie van de landelijke versie IHP vertraagd is. De implementatie van IHP wordt nu in de loop van september verwacht. Er van uitgaande dat het advies om de pilotfase één maand uit te stellen gevolgd wordt, zal de pilot PSU implementatie starten per 1 oktober 2012. De pilotfase is een goed moment om aan de hand van de procesplaten en IHP een optimale afstemming te bepalen tussen voorbewerking, deurwaardersactiviteiten en nabewerking.
6
