Handleiding PSU Adressenbeheer

gravita

Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal Tel. & fax: 0599-614815 E-mail: [email protected] / www.gravita.nl Inschrijfnummer KvK: 02083322 Postbank 4491228 Fiscaalnummer 1345.68.266.B01

PSUA Handleiding PSU Adressenbeheer Versie: 1.4 – 25 juni 2007

2

Handleiding PSU Adressenbeheer

25 juni 2007

Inhoud Voorwoord ....................................................................................................... 3 Deel I – Inleiding tot het beheren van adressen met PSUA.......................... 4 Hoofdstuk I-1 – PSUA: de basis ....................................................................... 4 I-1.1 De informatie .......................................................................... 4 I-1.2 De uitvoerinformatie................................................................ 5 I-1.3 De programmaonderdelen....................................................... 6 Hoofdstuk I-2 – De speciale functies................................................................. 7 I-2.1 Selectiecodes ......................................................................... 7 I-2.2 Koppelingen............................................................................ 8 I-2.3 Herstelfunctie.......................................................................... 8 I-2.4 Opschonen ............................................................................. 8 I-2.5 Aanhefcodes........................................................................... 8 Hoofdstuk I-3 – Installatie ................................................................................. 9 I-3.1 De demoversie........................................................................ 9 I-3.2 De geregistreerde versie ......................................................... 9

Deel II – Handleiding PSU Adressenbeheer ................................................ 10 Hoofdstuk II-1 Het hoofdscherm ..................................................................... 10 II-1.1 Inloggen............................................................................... 11 II-1.2 Het menu ............................................................................. 12 II-1.3 De zoekopties ...................................................................... 13 II-1.4 Zoeken en selecteren........................................................... 14 Hoofdstuk II-2 De NAW kaart ......................................................................... 15 II-2.1 NAW ingeven, wijzigen of verwijderen .................................. 16 II-2.2 Selecties .............................................................................. 17 II-2.3 Koppelingen......................................................................... 18 II-2.4 Notities................................................................................. 19 II-2.5 Speciale functies van de NAW kaart..................................... 20 Hoofdstuk II-3 Speciale functies ..................................................................... 21 II-3.1 Onderhoud selecties ............................................................ 21 II-3.2 Herstel ................................................................................. 21 II-3.3 Opschonen .......................................................................... 22 II-3.4 Onderhoud aanhefcodes...................................................... 22 II-3.5 Verwijderen op selectiecode................................................. 23

Deel III – Importeren, exporteren en uitvoeren............................................ 24 Hoofdstuk III-1 Importeren.............................................................................. 24 III-1.1 Profielen ............................................................................. 24 III-1.2 Verwerken........................................................................... 25 Hoofdstuk III-2 Exporteren.............................................................................. 28 III-2.1 Verwerken........................................................................... 28 Hoofdstuk III-3 Uitvoeren................................................................................ 29 III-3.1 Instellingen.......................................................................... 29 III-3.2 Selecteren en uitvoeren van adressen................................. 30 Deel IV – Modules......................................................................................... 33

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 3 .

Voorwoord Het programma PSU Adressenbeheer V1.40 is een adressenprogramma, en kan de spil zijn van zowel bedrijf als huishouding. Het bevat koppelingen tussen bedrijven en personen en vrijwel onbeperkte selectiemogelijkheden. Tevens bevat het programma uitgebreide zoek-, invoeren uitvoermogelijkheden. Het programma kan eenvoudig als adressenbestand dienen of als klein programma voor relatiebeheer voor bedrijven. PSU Adressenbeheer is heel goed in ieder netwerk te gebruiken, zowel met een server als een peer-to-peer netwerk. Versie 1.40 is het resultaat van registratie van opmerkingen van gebruikers. Alle tips en opmerkingen van gebruikers zijn in de nieuwe versie verwerkt. PSU Adressenbeheer werkt voor wat betreft etiketten alleen met A4-formaat etiketvellen en bevat een slim keuzesysteem om toch mogelijk te maken dat alle etiketten van een A4 vel worden gebruikt. Gravita heeft op basis van eigen ervaringen en die van gebruikers besloten om PSU Adressenbeheer als enige systeem te handhaven. Met behulp van diverse aanvullende modules zal de functionaliteit zelfs boven die van PSU Relatiebeheer uitgaan. Na gereedkomen van de verschillende modules zal PSU Relatiebeheer vervallen: klanten wensen een modulair systeem dat zowel in prijs als prestatie goed schaalbaar is. Tevens is PSU Adressenbeheer beter geschikt voor maatwerk, zowel kleinschalig als in grote projecten. Vanaf versie V1.40 is er een help en context-help systeem toegevoegd alsmede enkele aanvullende functies. De schermen zijn hopelijk wat duidelijker ingericht, en er is een begin gemaakt met het toevoegen van extra componenten, zoals een volledig bezoekadres. De handleiding is opgesteld met het idee om gebruikers die in diepte de informatie en het gebruik van de informatie willen onderzoeken, een volledige weergave te geven in de informatiestructuur en applicatiestructuur van het programma. Dit is te vinden in ‘Deel I’. Gebruikers die snel aan het werk willen kunnen een naslagwerk vinden in deel II. Deel III tenslotte gaat in op het importeren en exporteren, dat wil zeggen opnemen van adressen uit een andere bron in PSU Adressenbeheer en het uitvoeren van adressen op bijvoorbeeld etiketten of in een samenvoegbestand. Deel IV geeft uitgebreide informatie over de beschikbare modules. Hoewel bij het verschijnen van deze versie van PSU Adressenbeheer nog niet alle modules beschikbaar zijn, vanwege uitgebreide testprocedures, geven wij hier vast enige informatie over de functionaliteit.

4


25 juni 2007

Deel I – Inleiding tot het beheren van adressen met PSUA Hoofdstuk I-1 – PSUA de basis I-1.1 De informatie De adressen van PSU Adressenbeheer staan in één bestand, met een sortering op een intern nummer. Het interne nummer geeft ook direct het maximum aantal adressen aan: 99 miljoen. Wij gaan er vanuit dat dit in de meeste gevallen voldoende is. Het bestandssysteem van ons gebruikte programmeeromgeving geeft genoeg waarborgen om zelfs bij het gebruik met zo veel adressen, snel en stabiel te blijven. De reden voor het opnemen van alle adressen in één (vrij) plat databestand is gelegen in het systeem dat computers gebruiken om te indexeren. Steeds als een adres wordt verwijderd zal het systeem die plaats in de boomstructuur van de index “zo mogelijk” hergebruiken. In de praktijk werkt dat niet altijd optimaal, zeker niet na langdurig intensief gebruik. Heel soms kan hierdoor een fout in een bestand ontstaan waardoor informatie verloren kan gaan, maar meestal zal het betekenen dat er tijdverlies zal optreden. De werkelijke relationele indexen die binnen het programma worden gebruikt staan in afzonderlijke bestanden. Het voordeel hiervan is dat die indexen kunnen worden verwijderd en met de herstelfunctie (zie II-3.2) opnieuw worden aangemaakt vanuit het ene databestand. De informatie in het hoofdbestand bestaat uit een aantal velden. Het is altijd een heel puzzelwerk om te bepalen welke informatie dient te worden opgenomen en hoe. Neem teveel informatie op en de gebruiker zal met tegenzin een adres ingeven, neem te weinig informatie op en de gebruiker zal altijd informatie ‘missen’. Gravita is uitgegaan van een minimum informatiesysteem; net genoeg om de taken uit te voeren die een adressenprogramma moet uitvoeren. Aanvullende informatie kan eventueel worden opgenomen in extra schermen via een maatwerkproject of via een aanvullende module. De informatie in het hoofdbestand bestaat uit de volgende onderdelen: Nummer* Naam 2e naamveld Soort adres Voorletters naam Tussenvoegsels naam Geslacht Adres post Huisnummer post Postcode post Woonplaats post Land post Functie/extra Telefoon 1 Telefoon 2 Fax 1 Fax 2 E-mail 1 E-mail 2 Website 1 Website 2 Banknummer 1 Banknummer 2 Code aanhef Eigen of oud NAW nummer (import) Datum laatste wijziging* Initialen persoon laatste wijziging* Datum verwijdering adres*

Vanaf versie V1.40 is de volgende extra informatie opgenomen:

Bezoekadres Bezoekhuisnummer Bezoekpostcode Bezoekwoonplaats Bezoekland

Dit zijn dus de velden die in elke regel in het basisbestand staan. De velden die gemerkt zijn met * kunnen niet door de gebruiker worden ingegeven; het programma zal deze velden zelf invullen. Het programma zal de relevante velden dus automatisch in andere bestanden indexeren. _______________________________________________________________________________


25 juni 2007 5 .

De overige informatie die het systeem zal vasthouden zijn de selectiecodes in een basisbestand. Een selectiecode bestaat uit een 6-cijferige code en een omschrijving. Het basisbestand kan naar behoeven worden aangevuld met aanvullende selectiecodes. In hoofdstuk I-2.1 zal worden uitgelegd hoe één en ander werkt met selectiecodes. Per ingegeven adres zal in een bestand worden bijgehouden welke selectiecodes bij het adres zijn opgegeven. Dit bestand bevat alleen adresnummers met bijbehorende selectiecodes. Het koppelingenbestand bevat koppelingen tussen verschillende adressen. Dit kunnen koppelingen zijn van meerdere adressen van één bedrijf of misschien van één familie. Met de keuze ‘hoofdkoppeling’ kan bovendien nog worden opgegeven dat het ‘hoofd’-adres altijd moet worden gekopieerd naar de andere adressen. Op deze manier behoeft dus bij een verhuizing alleen het hoofdadres te worden gewijzigd. Het begrip koppelingen wordt nader uitgelegd in hoofdstuk I-2.2. Het bestand bestaat alleen uit regels met steeds twee adresnummers die de koppeling aangeven. Eén van de koppelingen (per adres) kan nog een indicatie ‘hoofdkoppeling’ bevatten.

I-1.2 De uitvoerinformatie De uitvoerinformatie bestaat uit de adressen waarmee gewerkt moet gaan worden. Alvorens op de inhoud in te gaan, even het verschil dat het programma maakt tussen export en uitvoer. Export is een manier om alle adressen uit te voeren naar één bestand, dat vervolgens is in te voeren in ander programma’s. Bijvoorbeeld een ander adressenbestand, MS Excel of MS Access. Uitvoer is het uitvoeren van adressen naar etiketten of samenvoegbestand of emailadressen naar een samenvoegbestand. Uitvoer werkt hier met de opgegeven selectiecodes; er kunnen selectiecodes worden opgegeven die het adres zullen opnemen als het die code bevat en er kunnen ook selectiecodes worden opgegeven die het adres uitsluiten. Export zal dus altijd alle velden van alle adressen ‘exporteren’, Uitvoer zal de adresvelden (zie onder) van geselecteerde adressen ‘uitvoeren’. De adresvelden die worden uitgevoerd naar etiket of samenvoegbestand zijn: Naam e 2 naamregel Adres post huisnummer post Postcode Woonplaats Land post Het veld ‘Naam’ bestaat bij soort ‘Bedrijf’ uit het veld ‘Naam’, bij de ander soorten uit een samenvoeging van de velden ‘aanhef’ (aanhefcode), ‘Voorletters naam’, ‘Tussenvoegsels naam’ en ‘Naam’.

Bij de uitvoer naar etiketten zijn er nog uitzonderingen: e • Als de ‘2 naamregel’ leeg is, zal het veld ‘Naam’ op de tweede regel terechtkomen, de eerste regel blijft dan leeg. • Als de postcode niet is ingegeven, komt het veld ‘Woonplaats’ aan het begin van de regel. • Het veld ‘Land’ zal op het etiket in hoofdletters worden geplaatst. Verder zijn er nog toevoegingen: • Als er een geslacht is ingegeven zal vóór de ‘Naam’ ‘Dhr.’ of ‘Mevr.’ worden geplaatst óf de omschrijving behorende bij de aanhefcode. • Als er gebruik is gemaakt van de uitzondering (zie I-2.2), zal de opgegeven aanhef vóór de ‘Naam’ worden geplaatst, de aanhef voor geslacht (zie vorige punt) zal niet worden geplaatst. Bij de uitvoer naar een e-mail csv-bestand, voor opname in bijvoorbeeld MS Outlook, zullen de volgende velden worden uitgevoerd: Naam E-mailadres 1 Telefoon thuis Het veld ‘Naam’ bestaat bij soort ‘Bedrijf’ uit het veld ‘Naam’, bij de ander soorten uit een samenvoeging van de velden ‘Voorletters naam’, ‘Tussenvoegsels naam’ en ‘Naam’. Het adres zal alleen worden geselecteerd als het is ingevuld bij ‘Emailadres 1’. Door het adres in te vullen bij ‘Emailadres 2’ kan het worden uitgesloten van automatische mailings.

6


25 juni 2007

Het veld ‘Telefoon thuis’ heeft een vaste waarde ‘PSUA-mailing’, zodat selectie binnen het e-mail programma mogelijk is. Met de komst van versie 1.30 van PSU Adressenbeheer is de uitvoer naar een samenvoegbestand uitgebreid. Werden voorheen alleen de adresvelden van het etiket uitgevoerd naar het samenvoegbestand, krijgt de gebruiker nu een keuzemogelijkheid. De gebruiker kan één of meerdere beschikbare velden of zelfs alle velden kiezen voor uitvoer naar een samenvoegbestand. Hierbij kan ook worden gekozen voor enige ‘interne velden’, zoals volledige naam (aanhef, voorletters, tussenvoegsels, achternaam) en de code “aanhef” en “aanhef omschrijving”. De toevoeging van de optionele module ‘Direct Mail’ zal de mogelijkheid toevoegen van email mailings die direct naar de geselecteerde emailadressen worden verzonden.

I-1.3 De programmaonderdelen Het programma bestaat uit een aantal hoofdcomponenten en een aantal hulpschermen. De componenten zijn verdeeld in meerdere bestanden. Het verschil is vooral gelegen in de manier waarop de schermen kunnen worden gebruikt. De twee uitvoerbare bestanden, het hoofd/zoekscherm en de NAW kaart, kunnen meerdere malen tegelijk worden geopend. Alle andere schermen zullen de onderliggende schermen blokkeren tot het betreffende venster is afgesloten. De hoofdcomponenten zijn: Hoofd/zoekscherm

NAW kaart

Onderhoud selecties Import Export

Uitvoer

De hulpschermen: Inloggen met initialen Selecties opgeven

Koppelingen opgeven Systeemherstel

Opschonen systeem

Het hoofd/zoekscherm (zie Hoofdstuk II-1) geeft de mogelijkheid om op één of alle velden te zoeken door het ingeven van (een deel van) een zoekwoord. De gevonden adresregel of regels zullen worden weergegeven in een lijst. De adressen kunnen vervolgens worden weergegeven op de NAW kaart (zie Hoofdstuk II-2). Het hoofd/zoekscherm blijft steeds actief en kan meerdere NAW kaarten starten die tegelijk actief zijn. De NAW kaart geeft de volledige adresregel met selecties en koppelingen weer op een scherm (zie Hoofdstuk II-2). Er kunnen meerdere NAW kaarten actief zijn met verschillende adressen. Eén adres kan echter slechts één keer worden geopend voor onderhoud. De tweede kaart met hetzelfde adres zal aangeven dat het adres al is geopend en dus niet kan wijzigen. Dit zal ook gebeuren als een andere gebruiker op het netwerk het adres heeft geopend. Een adres kan slechts door één gebruiker worden onderhouden. Het onderhoudscherm voor de selectiecodes die aan een adres kunnen worden toegevoegd (zie Hoofdstuk II-3.1). Het importeren van adressen vanuit MS Excel of een tekstbestand met scheidingstekens (zie Hoofdstuk III-1). Het exporteren van alle adressen naar een tekstbestand met scheidingstekens. Het verkregen bestand kan vervolgens worden ingevoerd in andere adressenprogramma’s of programma’s zoals MS Excel of Access (zie Hoofdstuk III-2). Het op selectie uitvoeren van adressen naar etiket of samenvoegbestand of een samenvoegbestand naar e-mail mailinglijsten (zie Hoofdstuk III-3).

Het inlogscherm (zie Hoofdstuk II-1.1). Het scherm waarmee selectiecodes kunnen worden aangegeven voor opname bij het adres of selectiekaders (zie Hoofdstuk II-1.3, II-2.2 en III-3). Het scherm waarmee koppelingen tussen adressen kunnen worden opgegeven (zie Hoofdstuk II-2.3). In de praktijk zou het voor kunnen komen dat door bijvoorbeeld een stroomstoring de bestanden zijn beschadigd. Het systeemherstel zal de indexen zonodig opnieuw aanmaken (zie Hoofdstuk II-3.2). Het systeem is dusdanig gemaakt dat het verwijderen van een adres de regel niet zonder meer zal verwijderen. Het zal in de regels een datum van de verwijdering invoeren. Standaard zal de regel bij

_______________________________________________________________________________


Locatie etiket selectie

Onderhoud systeembestand

Aanhefcodes Verwijder op selectiecode

25 juni 2007 7 .

zoekacties dan niet meer voorkomen. Het scherm “opschonen systeem” zal de regel definitief verwijderen. Vóór deze verwijdering kan de regel nog worden teruggezet (zie Hoofdstuk II-2.4). Het programma werkt met A4 etiketvellen. Om het mogelijk te maken om ook een deel van een etiketvel te gebruiken, kan met dit scherm worden opgegeven waar het afdrukken dient te beginnen (zie Hoofdstuk III-3.3). Het systeembestand bevat de licentienaam en het licentienummer. Deze dient over het algemeen slechts één keer te worden opgegeven (zie Hoofdstuk I-3.2). Onderhoud van aanvullende aanhefcodes en omschrijvingen, die vervolgens per adres kunnen worden gekozen. Soms zullen adressenbestanden tijdelijk worden gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren met de aankoop van een adressenbestand die slecht beperkt te gebruiken is. Soms mag een slechts een bepaald aantal keer een mailing mee worden gedaan, soms staat er een bepaalde periode voor. Dit programma onderdeel geeft de mogelijkheid om adressen die zijn geïmporteerd met een bepaalde selectiecode in een keer te verwijderen.

Hoofdstuk I-2 – De speciale functies I-2.1 Selectiecodes De selecties vormen een krachtige mogelijkheid binnen het programma. Er kunnen bijna een miljoen selectiecodes worden aangemaakt. De reden voor dit aantal (6 cijfers) is gelegen in de mogelijkheid om selectiecodes te kunnen groeperen. Bijvoorbeeld: alle zakelijke selectiecodes beginnen met 1, alle privé codes met 5, enzovoorts. Aan ieder adres kunnen één of meerdere selectiecodes worden toegevoegd. Op deze codes kan een adres worden geselecteerd of, bij uitvoer, worden uitgesloten. Elke mogelijke vraag die bedacht kan worden als selectiemogelijkheid kan worden ingegeven en aan adressen worden gekoppeld. Zo kan er een hoofdgroep debiteuren zijn, met een subgroep slechte klanten, een subgroep goede klanten én een subgroep kerstpakket, waar relaties uit beide selectiegroepen in voorkomen. Om een en ander duidelijk te maken, een eenvoudig voorbeeld: De volgende selectiecodes zijn ingevoerd: 000100 Zakelijk klanten 000110 Zakelijk leveranciers 000120 Privé familie 000130 Privé kennissen 000190 Privé geen kerstkaart Alle zakelijke adressen bevatten de selectiecode 000100, 000110 of beiden. Door bij de uitvoer te kiezen voor codes 000100, zullen alle adressen waar de code 000100 zijn opgegeven worden geselecteerd. Alle privé adressen bevatten selectiecodes 000120 of 000130. Een aantal bevat de selectiecode 000190. Bij het afdrukken van de etiketten voor bijvoorbeeld kerstkaarten, kan in het kader uitsluiten van het scherm “Uitvoer” de code 000190 worden ingevoerd. Het programma zal dan alleen die adressen uitvoeren, waar de code 000190 niet voorkomt. Door een uitgebreide lijst van selectiecodes te gebruiken kunnen in feite de meest ingewikkelde selectieopdrachten worden gemaakt. Een voorbeeld hiervoor zou kunnen zijn: Alle ‘Klanten’ die selectiecodes ‘Zakelijk’, ‘Meerdere verkopen’, ‘Bekend bij administratie’ bevatten, maar niet ‘Slechte betaler’ en ‘Probleemgeval’ bevatten komen in een mailing voor. De selectiecodes kunnen ook worden gebruikt als hulpmiddel tijdens het zoeken. Stel: een gebruiker is puur zakelijk bezig met het adressenbestand. Zoals te zien is in het bovenstaande voorbeeld, staan er ook privé-adressen in het systeem. Door in het zoekscherm (zie Hoofdstuk II-1.3) te kiezen voor alleen de selectiecodes 000100 en 000110, zullen alleen adressen met die selectiecodes ingevuld gevonden worden.

8


25 juni 2007

I-2.2 Koppelingen Koppelingen kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld alle afzonderlijk ingegeven personen van één bedrijf of van één familie te koppelen. Het voordeel hiervan is dat vanuit de NAW kaart (zie Hoofdstuk II-2) een andere kaart kan worden getoond, door een van de koppelingen te dubbelklikken. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om via zoeken op het bedrijf (zie Hoofdstuk II-1 en II-1.4), de NAW kaart van het bedrijf op te vragen. Vanuit de NAW kaart kan dan door te dubbelklikken op de juiste persoon binnen het bedrijf de juiste NAW kaart worden opgevraagd. De NAW kaart van het bedrijf zal, naast de gekozen persoon, ook actief blijven. Natuurlijk kan dezelfde methode worden gebruikt om bijvoorbeeld familiebanden weer te geven. Een tweede functie van koppelingen is de zogenaamde ‘hoofdkoppeling’. In ons voorgaande voorbeeld kan bijvoorbeeld de NAW kaart van het bedrijf als hoofdkoppeling worden aangemerkt. In dit geval hoeft bij verhuizing enkel het adres van het bedrijf te worden aangepast. Alle andere ‘gekoppelde’ NAW kaarten zullen automatisch worden aangepast. Als de personen die gekoppeld zijn met de hoofdrecord als ‘Inactief’ (zie Hoofdstuk II-2.1) zijn aangemerkt, zal bij het maken van etiketten of mailings alleen één etiket voor het bedrijf worden afgedrukt. I-2.3 Herstelfunctie In de praktijk kan er van alles misgaan met een computer. Er kunnen bijvoorbeeld stroomstoringen plaatsvinden, de computer kan ‘vastlopen’, enzovoorts. Meestal is er niet veel aan de hand met de bestanden op de computer. Het kan echter wel eens voorkomen dat een of meer bestanden niet meer goed leesbaar zijn. Voor die gevallen is er een herstelfunctie aan het programma toegevoegd. De handelingen zijn simpel: het verwijdert alle indexbestanden en maakt deze opnieuw aan vanuit het centrale adressenbestand. Hoewel ons tot op heden nog geen bericht is gegeven van de noodzaak tot het gebruiken van de herstelfunctie, zal het in ieder geval vertrouwen geven dat de functie bestaat. Het kan zonder problemen worden gebruikt, zij het dat het gebruik van het adressenbestand voor andere gebruikers zal zijn geblokkeerd tijdens het gebruik van de functie.

I-2.4 Opschonen De functie ‘Opschonen’ zal verwijderde adresregels definitief verwijderen uit het bestand. Via de NAW kaart (zie Hoofdstuk II-2) kan met de knop ‘Verwijderen’ een adresregel worden verwijderd. Deze handeling zal in de NAW regel een datum invoegen in het veld ‘Datum verwijderen’. De regel zal in zoek- of selecteeropdrachten niet meer voorkomen, behalve als in het zoekscherm (zie Hoofdstuk II-1.3) ‘verwijderde NAW tonen’ aan staat. De functie ‘Opschonen’ zal alle regels die verwijderd zijn vóór de opgegeven datum definitief uit het bestand verwijderen. Voor het verwijderen kan de regel eenvoudig weer worden teruggezet (zie Hoofdstuk II-2.4) door op de NAW kaart nogmaals voor verwijderen te kiezen.

I-2.5 Aanhefcodes Standaard zal het programma op basis van het veld ‘Geslacht’ een volledige naam voorzien van de aanhef ‘dhr.’ of ‘mevr.’ bij de adressoort (P)ersoon. Vanaf versie 1.3 kan een tabel worden aangemaakt met alternatieve aanhefcodes en omschrijvingen, die ook importeerbaar zijn. Zo kunnen personen worden voorzien van diverse aanhefcodes zoals ‘dr.’ of ‘Mr.’.

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 9 .

Hoofdstuk I-3 – Installatie I-3.1 De demoversie De demoversie komt in één bestand: PSUAdemo.exe. Het installatieprogramma zal alle handelingen uitvoeren om het programma te installeren. Na installatie zal in het menu Start>Programma’s een keuzemogelijkheid zijn toegevoegd ‘PSU Adressenbeheer demo’. Het programma bevat reeds een systeembestand en deze kan niet zonder meer worden gewijzigd. Er kunnen maximaal 10 adressen worden ingevoerd. In de demoversie zijn (nog) geen selectiecodes of adressen ingegeven. Overigens werkt het programma ook zonder selectiecodes goed. De demoversie bevat ook de optionele modules ‘Direct Mail’. Deze module zal in de demo versie steeds de eerste 3 selecteerde adressen mailen.

I-3.2 De geregistreerde versie De geregistreerde versie komt met op een CD met een eigen autostart en installatieprogramma: setup.exe. Het installatieprogramma zal alle handelingen uitvoeren die nodig zijn om met het programma te kunnen werken. Na installatie zal in het menu Start>Programma’s een keuzemogelijkheid zijn toegevoegd ‘PSU Adressenbeheer’. Na het starten van het programma voor de eerste keer zal het programma het scherm ‘Systeemgegevens’ tonen. In dit scherm dient eenmalig de met de zending ontvangen naam en licentienummer te worden ingegeven.

Voor het overige geeft het scherm enkel het automatische adresnummer en de datum en initialen van degene die de laatste wijziging heeft gemaakt. Over het algemeen is deze handeling eenmalig, hoewel het scherm ‘systeembestand’ wel vanuit het menu op het hoofdscherm (zie Hoofdstuk II-1) te starten is.

10 Handleiding PSU Adressenbeheer

25 juni 2007

Deel II – Handleiding PSU Adressenbeheer Hoofdstuk II-1 Het hoofdscherm

Na het inloggen met initialen (zie II-1.1) zal het hoofdscherm worden weergegeven zoals hier afgebeeld. Het scherm geeft in het linkerkader een aantal zoekopties, die uitgebreid worden besproken in hoofdstuk II-1.3. Het zoeken op sleutels of (delen van) trefwoorden en dergelijke worden behandeld in hoofdstuk II-1.4. Na het zoeken zal het resultaat van de opdracht in een lijst in het rechterscherm worden weergegeven. Deze weergave bestaat hoofdzakelijk uit de volledige naam en het veld waarin het opgegeven trefwoord is gevonden. Door één van de namen te dubbelklikken of door één van de regels te selecteren en op de knop ‘Geselecteerde NAW naar NAW kaart’ te klikken zal het gekozen adres worden weergegeven op een NAW kaart. Er kunnen meerdere NAW kaarten tegelijk actief geopend zijn. Een klik op de knop ‘Nieuwe NAW ingeven’ zal een lege NAW kaart openen, waarop een nieuw adres kan worden ingegeven. De werking van NAW kaarten zullen worden behandeld in hoofdstuk II-2. De knop ‘Afsluiten’ zal het programma afsluiten. Voor snelle starters Gebruikers die snel aan het werk willen kunnen direct op de knop ‘Nieuwe NAW ingeven’ klikken. Er zal dan een lege NAW kaart worden geopend, waarop een nieuw adres kan worden ingegeven. Na het ingeven van één of meerdere adressen kan eenvoudig worden geselecteerd door in een van de velden linksboven een trefwoord in te geven, gevolgd door een druk op de ‘Enter’-toets of een klik op de ‘zoek’ knop naast het ingegeven veld. Het programma zal de lijst rechts vullen met de gevonden adressen.

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 11 .

II-1.1 Inloggen Als het programma PSU Adressenbeheer start, dient eerst te worden ingelogd met initialen. Hierdoor zal elke regel en/of mutatie de initialen dragen van degene die is ingelogd. Met de knop ‘verwijderen’ kunnen initialen/namen worden verwijderd, met de knop ‘toevoegen' worden toegevoegd (zie onder). Na éénmaal inloggen, zal het programma onthouden wie er was ingelogd. De volgende keer dat dezelfde persoon op dezelfde machine inlogt, zal een druk op de enter toets voldoende zijn om in te loggen.

Het is belangrijk om iedere gebruiker met andere initialen in te laten loggen, zodat de informatie op het scherm betrouwbaar is. Verder zal per set initialen alle persoonlijke instellingen in alle schermen worden opgeslagen.

Het toevoegen van nieuwe initialen zal in hetzelfde scherm gebeuren als het inloggen, zoals in de afbeelding links te zien is.


25 juni 2007

II-1.2 Het menu Bovenaan het zoekscherm in de titelbalk staan de opties: 'Bestand', ‘Systeem’, 'Onderhoud', ‘Data’ en ‘Info’. Via de menu’s zullen aanvullende programmaonderdelen worden gestart die in deze handleiding uitgebreid zullen worden behandeld. Voor een juist beeld geven we hier de menuopties weer en de plaats waar de verschillende onderdelen worden behandeld. Keuze 'Bestand' Als u op 'Bestand' klikt, krijgt u 'einde' te zien. Hiermee kunt u het programma beëindigen. Keuze ‘Systeem’ Het menu ‘Systeem’ heeft de volgende keuzen:

Herstel bestanden Initialen wijzigen Systeembestand

Het herstellen van de indexen van de bestanden na bijvoorbeeld een stroomstoring. Zie hoofdstukken I-2.3 en II-3.2. Het opnieuw kiezen van initialen en hernieuwd inloggen. Zie hoofdstuk II-1.2. Het scherm met de licentienaam en –nummer. Zie hoofdstuk I-3.2.

Keuze 'Onderhoud' Klikt u 'Onderhoud', krijgt u onderstaande keuzes.

Opschonen Selecties Aanhefcodes Verwijderen op selectiecode

Het definitief verwijderen van adressen, die voorheen waren gemarkeerd als te verwijderen. Zie hoofdstukken I-2.4 en II-2.1. Het onderhouden van selectiecodes. Zie hoofdstukken I-2.1 en II-3.1. Het onderhouden van aanhefcodes. Zie hoofdstukken I-2.5 en II-3.4. Het verwijderen van adressen op selectiecode. Zie hoofdstuk II-3.5

Keuze ‘Data' Kiest u voor 'Data', dat krijgt u onderstaande keuzes.

Uitvoer

Import

Export

Het uitvoeren van adressen op selectie naar etiketten of samenvoegbestand. Het samenvoegbestand kan bestaan uit adressen of emailadressen. Zie hoofdstuk III-3. Het invoeren van adressen vanuit een andere bron. Dit kan een MS Excel bestand zijn of een tekstbestand met scheidingstekens. Zie hoofdstuk III-1. Het exporteren van alle velden van alle adressen naar één tekstbestand met scheidingstekens. Zie hoofdstuk III-2.

Keuze ‘Info’ Kiest u voor de keuze ‘info’ krijgt u een informatiescherm met versienummer en copyright gegevens.

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 13 .

I-1.3 De zoekopties De zoekopties zijn te vinden op twee plaatsen op het hoofdscherm (zie hoofdstuk II-1). Linksboven is er een manier op een selectie in te geven op het ‘soort’ adres, onderaan de linkerkolom kan via het ingeven van selecties de zoekactie worden gestuurd. In deze sectie zal dieper worden ingegaan op deze opties.

Bij ieder adres dient een adres soort te worden opgegeven. De meest standaard adresvormen zijn ‘Persoon’ en ‘Bedrijf’. De keuze ‘inactief’ zal het adres onderdrukken op mailingselecties naar etiket of samenvoegbestand. De keuze voor ‘alles’ zal de selectie op het soort adres uitschakelen.

De selectiecriteria die in het hoofdscherm staan ingegeven zullen voor alle zoekfuncties worden gebruikt, mits de box ‘Selecties gebruiken’ (volgende afbeelding) staan aangevinkt. In het voorbeeld hiernaast is één selectie opgegeven. Hierdoor zullen alleen die adressen in de uiteindelijke lijst voorkomen die aan deze selectiecode zijn gekoppeld (zie hoofdstuk II-2.2). De selectiecodes kunnen in het kader worden ingevuld via een scherm dat is op te roepen met de knop met het potlood. Zie voor een schermvoorbeeld en werking hoofdstuk II-2.2.

De nevenstaande boxen geven een nadere selectiemogelijkheid aan. De box ‘selecties gebruiken’ geeft aan of de selecties in de lijst op het hoofdscherm (zie vorige afbeelding) wel of niet dient te worden gebruikt. De tweede optie ‘verwijderde NAW tonen’ geeft aan of de verwijderde adressen wel of niet dienen te worden getoond in de selectielijst na het zoeken. Standaard zullen beide boxen op uit staan: er zal geen gebruik worden gemaakt van de selectielijst en verwijderde adressen zullen niet worden weergegeven.


25 juni 2007

II-1.4 Zoeken en selecteren Het zoeken in bestand met adressen is, buiten de opties in het voorgaande hoofdstuk, betrekkelijk eenvoudig. Het houdt feitelijk in dat er een woord of nummer wordt ingegeven, waarop er gezocht zal gaan worden in het adressenbestand op het aangegeven veld of alle velden. De manier waarop de selectie zich uit kan nog wel verschillen. In dit hoofdstuk zal daar meer informatie over worden gegeven.

Het zoeken op trefwoord Het zoeken op een trefwoord valt uiteen in een zoekactie op een bepaald veld of op alle velden. Er is standaard een keuze voor zoeken op naam, telefoon of fax, emailadres, banknummer, postcode of woonplaats. De keuze ‘Zoek alles’ zal in alle velden zoeken voor het ingegeven woord en bij de resultaten ook het volledige veld laten zien waarin het ingegeven woord is gevonden. Zoeken op postcode zal tevens voor de gevonden overeenkomsten het huisnummer weergeven.

Het starten van een zoekactie is eenvoudig: geef in één van de velden in het bovenstaande voorbeeld een (deel van een) zoekwoord in en drukt op de ‘Enter’-toets of druk op de ‘zoek’ knop naast het veld. Het programma zal op basis van het ingegeven woord gaan zoeken, met inachtneming van de zoekopties uit het vorige hoofdstuk. Het zal de lijst op de rechterkant van het venster vullen met een of meer gevonden adressen. De resultaten die hier op ons voorbeeld adressenbestand is losgelaten, door te zoeken op naam op ‘g’. De lijst zal alle namen weergeven die beginnen met de letter ‘g’. De kolom ‘zoekitem’ bevat de werkelijke inhoud van het veld ‘naam’. Hier is te zien dat de zoekactie plaatsvond op alleen de achternaam, terwijl bij de personen (adressoort persoon) de naam inclusief voorletters en tussenvoegsels zal worden weergegeven. Door één van de regels te selecteren, en de knop ‘Geselecteerde NAW naar NAW kaart’ te klikken of één van de regels te dubbelklikken, zal het gekozen adres worden weergegeven op een NAW kaart (zie hoofdstuk II-2).

Het zoeken op nummer Het zoeken op nummer zal direct wijzen naar één adres. Daarom zal niet eerst een lijst worden gevuld, maar direct een NAW kaart worden geopend, waarin het gekozen adres zal worden weergegeven (zie hoofdstuk II-2).

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 15 .

Hoofdstuk II-2 De NAW kaart In de vorige hoofdstukken is aangegeven hoe een NAW kaart kan worden geopend. Dat kan gebeuren door in het hoofdscherm op de ‘Nieuwe NAW ingeven’ knop te drukken of door een adres te selecteren. In het eerste geval zal een scherm worden getoond zoals hieronder. In het tweede geval zal het scherm worden ingevuld met het geselecteerde adres.

In de volgende hoofdstukken zal worden ingegaan op het invullen van het scherm, het wijzigen van een bestaande NAW of het verwijderen van een NAW. De ‘Afsluiten’ knop rechtsonder zal het scherm afsluiten. Er kunnen meerdere NAW kaarten tegelijk actief zijn. Dit is mogelijk door bijvoorbeeld achtereenvolgens meerdere adressen te selecteren vanaf het hoofdscherm of door de dubbelklikken in het ‘Koppelingen’ kader (zie hoofdstuk II-2.3). Alle actieve NAW kaarten dienen apart te worden afgesloten met de knop ‘Afsluiten’. Algemeen Bij het ingegeven van de gegevens kan een veld worden afgesloten met de ‘Enter’ toets, of met de ‘Tab’ toets. Het volgende veld zal dan actief worden en kan worden ingegeven of gewijzigd. Alle wijzigingen worden definitief na het klikken op de ‘opslaan’-knop. Zoals in hoofdstuk I-1.2 is aangegeven bestaat het adresdeel van de kaart uit de volgende velden: Naam relatie e

bij soort ‘bedrijf’ de bedrijfsnaam, bij soort ‘persoon’ een combinatie van Aanhefcode, voorletters, tussenvoegsels en achternaam. een vrije regel voor bijvoorbeeld een afdelingindicatie of t.a.v.

2 naamregel Keuze voor postadres of bezoekadres Postadres Bezoekadres Postcode post Postcode bezoekadres Woonplaats post Woonplaats bezoekadres Land post Land bezoekadres

De aanhefcode kan per adres worden geselecteerd uit een door de gebruiker zelf gemaakte tabel. Standaard zal altijd code ‘001’ worden gebruikt. De overige velden hebben een informatiefunctie.


25 juni 2007

II-2.1 NAW ingeven, wijzigen of verwijderen Een nieuw adres ingeven Bij het ingeven van een nieuw adres en andere informatie zal het adres automatisch een nummer krijgen bij het drukken van de ‘opslaan’ knop. Nadat het adres is opgeslagen kunnen selectiecodes en koppelingen worden toegevoegd aan het adres. Dit zal nader worden uitgelegd in hoofdstukken II-2.2 en II-2.3. Ook zal het adres na het klikken op de ‘opslaan’ knop worden geblokkeerd voor andere gebruikers. Andere gebruikers kunnen het adres wel ter informatie opvragen, maar geen wijzigingen maken in de NAW kaart. Een nieuw adres bestaat minimaal uit ingeven van het veld ‘naam relatie’. Zonder invulling van dit verplichte veld zal de regel niet worden opgeslagen. Het is wel mogelijk om zonder ingaven de NAW kaart af te sluiten. Het nevenstaande venster zal dan aan de gebruiker vragen of afsluiten akkoord is.

Na het opslaan van het adres zijn er een aantal speciale functies beschikbaar. Deze zijn nader uitgewerkt in hoofdstuk II-2.4.

Het wijzigen van een adres

Een ingevulde NAW kaart kan worden verkregen door selectie op het hoofdscherm (zie hoofdstuk I1.4) of door het dubbelklikken op een koppeling (zie hoofdstuk II-2.3). Een adres kan slechts door één gebruiker worden geopend om te wijzigen. Andere gebruikers die het adres oproepen zullen met het hier weergegeven venster worden gewezen op het feit dat het adres door hen niet kan worden gewijzigd. Alle andere functies (zie hoofdstuk II-2.4) kunnen wel worden gebruikt. _______________________________________________________________________________


25 juni 2007 17 .

Alle velden van het scherm kunnen worden gewijzigd. De ‘opslaan’ knop zal de wijzigingen opslaan in de bestanden. De selectiecodes en koppelingen kunnen worden ingegeven of gewijzigd door op de potloodknop te klikken naast de kaders.

Het verwijderen van een adres Door op de ‘verwijderen’ knop te klikken kan het adres op het scherm worden ‘verwijderd’. Het programma zal met hier weergegeven scherm om bevestiging vragen. De regel zal hierdoor niet echt worden verwijderd uit het bestand, maar krijgt een indicator mee in de vorm van de datum van verwijdering. De regel zal niet meer worden gevonden met zoeken, mits de zoekoptie ‘verwijder records tonen’ (zie hoofdstuk II-1.3) uit staat. Het definitieve verwijderen kan met de speciale functie ‘Opschonen’ (zie hoofdstuk II-3.3). Door in het zoekscherm de optie ‘verwijderde NAW tonen’ aan te zetten en vervolgens de NAW kaart op te vragen is het mogelijk de verwijdering ongedaan te maken door nogmaals op de ‘verwijderen’ knop te klikken. Met het scherm hiernaast zal bevestiging worden gevraagd om het verwijderen ongedaan te maken. De regel zal na deze handeling weer worden teruggeplaatst.

II-2.2 Selecties Door op de NAW kaart te klikken op de knop met het potlood naast het kader selecties, zal het scherm ‘selecties opgeven’ worden getoond. Met dit scherm kunnen een aantal selecties worden geselecteerd. Informatie over de functie ‘Selectiecodes’ kan worden gevonden in hoofdstuk I-2.1.

Door te klikken met gebruik van shift en/of control zijn er meerdere selectiecodes te selecteren. Een druk op de knop ‘Klaar’ zal het venster sluiten en de geselecteerde selecties op de NAW kaart invullen. De NAW kaart hoeft niet opnieuw te worden opgeslagen, de wijziging zal automatisch worden opgeslagen. De knop ‘Annuleer’ zal eventueel gemaakte wijzigingen niet doorvoeren in de NAW kaart en het venster afsluiten. Het venster zal openen met de al ingevulde selectiecodes geselecteerd. De knop ‘Selecties uit’ zal alle selecties uitzetten, en de mogelijkheid geven opnieuw selectiecodes te selecteren. Pas op: de selecties die in de NAW kaart waren ingevuld zullen worden verwijderd. Het kader ‘selecties’ van de NAW kaart zullen alleen de selectiecodes vermelden die hier geselecteerd zijn.


25 juni 2007

II-2.3 Koppelingen Door op de NAW kaart te klikken op de knop met het potlood naast het kader koppelingen, zal het scherm ‘Koppelingen NAW’ worden getoond. Met dit scherm kunnen een of meerdere koppelingen worden toegevoegd aan de NAW kaart. Informatie over de functie ‘Koppelingen’ kan worden gevonden in hoofdstuk I-2.2. Om een koppeling te kunnen invoeren dient eerst op naam te worden gezocht in het adressenbestand. Hiernaast is als voorbeeld gezocht op de letter ‘g’. Daarna kan door dubbelklikken op namen in de resultaten, een koppeling worden aangemaakt. De naam wordt dan getransporteerd naar het kader ‘koppelingen’. De koppeling is op dit moment gerealiseerd. In het voorbeeld hiernaast is in het kader ‘koppelingen’ de naam ‘Gravitatie’ geselecteerd, en vervolgens is de ‘Hoofdkoppeling’ knop aangeklikt. Dit zal inhouden dat het adres waar de koppeling is ingevoerd altijd zal worden aangepast aan het adres van de hoofdkoppeling, in dit geval ‘Gravitatie’. Bij een verhuizing van het bedrijf Gravitatie zal alleen het adres van ‘Gravitatie’ hoeven te worden aangepast. Alle adressen die ‘Gravitatie’ als hoofdkoppeling hebben zullen automatisch worden aangepast. De aanpassing heeft alleen betrekking op de velden ‘Postadres’, ‘Bezoekadres’, ‘Postcode’, ‘Woonplaats’ en ‘Land’.

De ingegeven koppelingen zullen steeds op de NAW kaart worden getoond. Dubbelklikken op een van de koppelingen zal een nieuwe NAW kaart openen met het adres uit de koppeling.

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 19 .

II-2.4 Notities Vanaf versie V1.40 geeft PSUA de mogelijkheid om per adres notities in te geven. Het notitiescherm start met een druk op de knop ‘Notities’ op de NAW-kaart. Een notitie bestaat uit een datum, een tijd en een tekst van maximaal 80 tekens. Notities zullen altijd worden weergegeven met de laatste notitie bovenaan. Het aantal notities is in principe onbeperkt, al laat het programma alleen de laatste 500 notities zien.

Een notitie kan worden toegevoegd door onderaan bij ‘Tekst’ een notitie in te voeren en vervolgens op toevoegen te klikken. Ook kan eventueel een selectie worden gemaakt door notities aan te klikken, eventueel met control en shift, en vervolgens kan met ‘selectie verwijderen’ knop de selectie worden verwijderd.


25 juni 2007

II-2.5 Speciale functies van de NAW kaart De speciale functies van de NAW kaart vallen uiteen twee soorten: knoppen en iconen. Alle speciale functies zullen hier worden uitgelegd. De knop ‘Klembord’ zal het geformatteerde adres kopiëren naar het klembord. Daarna kan het adres eenvoudig worden geplakt in bijvoorbeeld een tekstverwerkingsprogramma. Het adres zal eruit zien als is weergegeven in het onderstaande voorbeeld ‘toon adres’.

De knop etiket zal het etiket afdrukken van de weergegeven NAW kaart. Het zal eerst opvragen op welke positie van het A4-etiketvel het etiket dient te worden afgedrukt (zie voorbeeld hoofdstuk III-3.3) en vervolgens op welke printer.

De knop ‘Toon adres’ zal het hier rechts weergegeven scherm tonen met de opmaak van een etiket. Op deze manier kan de vulling van een etiket tijdens het invoeren worden gestuurd. Overigens zullen alle etiketten het hier weergegeven formaat hebben. De ‘Markeer’ knop zal het adres opnemen op de markeringslijst die per gebruiker (inloginitialen) zal worden bijgehouden. Zo kunnen meerdere adressen worden gemarkeerd. Vervolgens kunnen de gemarkeerde adressen worden uitgevoerd met de module ‘Uitvoer’. De ‘Afdruk’ knop zal de totale NAW kaart afdrukken op één duidelijk overzicht.

Het icoon met het envelopje zal na klikken een poging doen om via de MS Windows startfunctie het standaard emailprogramma te starten met een ‘zend mail’ venster, het e-mail adres (naar) zal dan automatisch worden ingevuld.

Het icoon met de wereldbol zal na klikken een poging doen om via de MS Windows startfunctie de standaard internetbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer) te starten met de ingegeven webpagina.

Een klik op een van de knoppen met het potlood zal het desbetreffende venster ‘Selecties opgeven’ of ‘Koppelingen NAW’ tonen. Hiermee kunnen selectiecodes en koppelingen worden toegevoegd aan de NAW kaart (zie hoofdstuk II-2.2 en II-2.3).

Het dubbelklikken van een van de regels in het kader koppelingen zal de NAW kaart tonen van de geselecteerde koppeling. De huidige NAW kaart zal eveneens actief blijven.

Het klikken op de ‘C’opy knop naast één van de telefoonnummers zal het telefoonnummer kopiëren op het klembord om daarna te kunnen plakken in een telefoon of VoIP programma.

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 21 .

Hoofdstuk II-3 Speciale functies II-3.1 Onderhoud selecties Het venster ‘onderhoud selectiecriteria’ dient om selectiecodes in te geven of te wijzigen. Selectiecriteria die in NAW kaarten worden toegevoegd, worden toegevoegd middels nummers. De omschrijvingen kunnen daarom altijd worden aangepast. Het programma zal gebruikte selectiecodes markeren met een ‘*’. Deze codes kunnen beter niet worden verwijderd. De indeling in nummers is geheel vrij voor de gebruiker. Het dient te worden ingegeven met een 6-cijferig nummer, zodat een indeling op nummer mogelijk is. In het voorbeeld is bijvoorbeeld 000… gereserveerd voor ‘Zakelijk’ en 999… voor Privé. Zie voor informatie over het specifieke gebruik van selectiecodes hoofdstuk I-2.1.

II-3.2 Herstel

Het programma ‘herstel bestanden’ kan in principe altijd worden gestart. Het zal de indexen van de bestanden verwijderen en opnieuw aanmaken. Het is wel van belang te bedenken dat alle andere gebruikers zullen worden geblokkeerd. Het herstel zal een aanvang nemen na het klikken op de ‘Start herstel’ knop. De knop ‘Afsluiten’ zal het programma afsluiten.


25 juni 2007

II-3.3 Opschonen

Adressen die worden verwijderd zullen niet direct uit het bestand worden verwijderd. In de adresregel zal een datum van verwijderen worden ingevoerd. De regels zullen niet meer zichtbaar zijn in selecteer- of zoekopdrachten. De speciale functie ‘Opschonen’ kan de regels wel definitief verwijderen uit de bestanden. De eerste handeling is een klik op de knop ‘Analyse’. De bestanden zullen worden gecontroleerd en het programma zal de status van de bestanden aangeven en het aantal te verwijderen adressen. Vervolgens kan in het ‘Opdracht’ kader een datum worden ingegeven die zal dienen als einddatum voor verwijderen. Alle oudere te verwijderen regels zullen definitief uit het bestand worden verwijderd na het klikken op de ‘Uitvoeren’ knop. De knop ‘Afsluiten’ zal de functie beëindigen en het scherm sluiten.

II-3.4 Onderhoud aanhefcodes

Het scherm onderhoud aanhefcodes geeft de mogelijkheid om naar keuze aanvullende eigen aanhefomschrijvingen in te geven. Op deze manier is het mogelijk om voor meerdere verschillende beroepsgroepen een afwijkende aanhef aan te maken. Per adres kan vervolgens, naast de standaard ‘Dhr.’ en ‘Mevr.’, op basis van het veld ‘Geslacht’ worden gekozen voor een alternatieve aanhef.

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 23 .

II-3.5 Verwijderen op selectiecode

Het verwijderen op selectiecode geeft de mogelijkheid om ook bijvoorbeeld tijdelijke adressenbestanden toe te voegen aan het systeem. Het is tegenwoordig mogelijk om adressen te kopen voor gebruik in een bepaalde periode of een aantal keer gebruik. Deze bestanden kunnen worden geïmporteerd met een bepaalde selectiecode, en na gebruik volgens afspraak weer op dezelfde selectiecode te verwijderen. Zoals op het scherm staat aangegeven zullen adressen net als verwijderen via de NAW kaart niet direct worden verwijderd. De adressen zullen een verwijderdatum krijgen en kunnen vervolgens met de module ‘Opschonen’ definitief worden verwijderd.


25 juni 2007

Deel III – Importeren, exporteren en uitvoeren Hoofdstuk III-1 Importeren De import van gegevens in PSU Adressenbeheer hoeft geen eenmalige zaak te zijn. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van meer dan één locatie waar PSU Adressenbeheer gebruikt wordt, het zou dan mooi zijn om die gegevens op te kunnen nemen. Ook zou het kunnen zijn dat buitendienstmedewerkers gegevens verzamelen, die dan moeten worden opgenomen in PSU Adressenbeheer. Daarom heeft Gravita gekozen voor zogenaamde profielen. Een profiel is een beschrijving van een importbestand, dit is een Microsoft Excel bestand of een tekstbestand met scheidingstekens. Het bevat gegevens over soort gegevens, de plaats waar het in Excel/het bestand staat, de startrij (regel) en de kolommen waarin elk veld staat en het bevat een conversieroutine die voor het naamveld erg belangrijk is. Gebruikers die via een ander spreadsheet programma werken, of rechtstreeks een bestand met scheidingstekens aanmaken, dienen ook de velden op te geven met letters, net zoals dat in spreadsheet zou gebeuren. Dus de eerste kolom is ‘A’, de tweede ‘B’, enz. Vanaf versie 1.3 is er een scheiding tussen postadres (adres 1) en huisnummer. De importmodule bevat een routine om deze scheiding automatisch uit te voeren vanuit één veld adres met huisnummer. III-1.1 Profielen

Het ‘onderhoud profielen scherm' geeft de mogelijkheid om profielen in te geven of te wijzigen. In de lijst bij ‘selectie’ zijn alle bestaande profielen ingevuld. Er kan een profiel uit de lijst worden gekozen, of een nieuwe ingegeven door een naam in te geven bij ‘naam profiel’. Het programma geeft aan wanneer de naam al een bestaand profiel betreft. Kies een zo duidelijk mogelijke naam. Geef de soort gegevens in de naam op en, zo mogelijk, de oorsprong van de gegevens. Over het algemeen is conversie of import niet iets dat dagelijks gebeurt, daarom is het belangrijk om als geheugensteuntje een duidelijke naam op te geven. Soort profiel Er bestaat in PSU Adressenbeheer slecht één soort profiel, te weten NAW regels. Startrij De startrij geeft aan op welke regel moet worden begonnen met lezen in het Excel werkblad (of in het tekstbestand). Het programma zal bij uitvoering van het profiel beginnen met lezen op deze rij, en doorlezen tot het ‘indicatorveld’ van een betreffende regel leeg is, in dit geval ‘soort adres’.

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 25 .

Naam splitsen Het gaat hier alleen om het veld ‘naam’. PSU Adressenbeheer kent 3 soorten relaties, te weten P voor personen, B voor bedrijven, en I voor inactieve personen. 'Inactieve personen' zijn personen, die via een koppeling met een ander adres, steeds dat adres kopiëren. Ook bij etiket of adresselecties worden zij steeds niet opgenomen, maar wél het adres in de koppeling. Een naam bestaande uit ‘N.I.T. voor de Poes’, dus voorletters-spatie-tussenvoegsel-spatie-achternaam, kan automatisch worden gesplitst in ‘N.I.T.’ in het voorletter veld, ‘voor de’ in het tussenvoegsel veld, en ‘Poes’ in het achternaam veld. Deze conversie zal alleen plaatsvinden voor de relatiesoorten P en I. Bij relatiesoort B zal de bedrijfsnaam ongewijzigd in het naam veld worden opgenomen. Pas op: de velden ‘Voorletters’ en ‘Tussenvoegsels’ mogen geen kolomletters bevatten! Adres1/huisnummer splitsen Vanaf versie 1.3 is in het adressenbestand een splitsing aangebracht in de velden adres1, postadres, en huisnummer. Veel van de aangeboden adressenbestanden bevatten één veld voor adres en huisnummer. De module import is in staat automatisch het huisnummer en adres te splitsen. Pas op: het veld ‘Huisnummer’ mag dan geen kolomletter bevatten!. Het veld email lijst J/N Met het veld email lijst J of N kan tijdens import worden aangegeven of het emailadres moet worden geplaatst in veld email 1 of 2. Het veld email 1 zal altijd worden gebruikt met email mailingen, het veld email 2 nooit. Op deze manier worden aangegeven of de klant ooit heeft aangegeven mail te willen ontvangen. Pas op: als dit veld is gebruikt mag het veld email 2 geen kolomletter bevatten! Kolomletters invullen Een kolomletter, dus de kolom waar de data voor het veld kan worden gevonden, kan worden ingegeven door een veld te selecteren in de lijst, in het vakje daarnaast een letter in te geven, en een ander veld te selecteren uit de lijst. Niet alle velden hoeven voor te komen in het Excel werkblad, er hoeft dus niet bij elk veld een kolomletter te worden ingegeven. Ook bij invoer vanuit een tekstbestand met scheidingstekens dienen de kolommen te worden opgegeven. Geef hier voor het eerste veld ‘A’ in, voor het tweede ‘B’, enz. Als de wijziging of het ingeven van het profiel klaar is, kan met de ‘opslaan knop’ het profiel worden opgeslagen. De 'schoon scherm' knop zet het venster weer terug in de beginstand. Met de 'verwijder' knop kunnen bestaande profielen worden verwijderd.

III-1.2 Verwerken

Het programma start met het hier bovenstaande scherm. Met de knop ‘onderhoud profielen NAW’ kunnen profielen worden ingegeven of gewijzigd (zie hoofdstuk 1). Hier kan een profiel worden gekozen, en met de 'verwerk knop' kan het profiel worden uitgevoerd. Excel zal de naam vragen in een ‘openen werkblad’ venster (kies nadrukkelijk tekst, als het om een tekstbestand gaat!). Het programma zal daarna het Excel bestand (of tekstbestand) controleren en het aantal gevonden regels en velden weergeven.


25 juni 2007

Vervolgens bestaat de mogelijkheid om de gecontroleerde adressen in te zien of de adressen door te boeken. De knop ‘Annuleer’ dient om het programma terug te zetten naar de beginstand, er zal dus niet worden doorgeboekt. Om goed te laten zien hoe een en ander in zijn werk gaat, hebben we een voorbeeldbestand aangemaakt en de weg naar het importeren aangegeven. Het Excel bestand ziet er als volgt uit:

Als tekstbestand zou het er als volgt uitzien (deel):

_______________________________________________________________________________

Handleiding PSU Adressenbeheer We hebben niet alle velden gebruikt: Kolom A Kolom B Kolom C Kolom D Kolom F Kolom G Kolom H Kolom I Kolom K Kolom L Kolom M Kolom N

oude NAW nummer naam (splitsing in het profiel op Ja) soort adres, persoon geslacht M of V postadres (splitsing in het profiel op nee) huisnummer postcode woonplaats telefoon 1 email 1 (wel in mailings) email 2 (niet in mailings) banknummer

Na de controle zal het scherm er zo uitzien:

Met de knop ‘Inzien adressen’ zal het programma het eerste adres weergeven en de mogelijkheid geven door te bladeren: De doorboeken knop zal alle adressen opnemen in het bestand.

25 juni 2007 27 .


25 juni 2007

Hoofdstuk III-2 Exporteren Het programma Exporteren zal alle velden van alle adressen in een tekstbestand met scheidingstekens plaatsen. De bestandsnaam en locatie kunnen door de gebruiker worden opgegeven. 2.1 Verwerken

Het bestand kan worden ingegeven of gekozen via een bestandscherm door de ‘…’ knop naast het bestandsnaamveld te gebruiken. De Exporteren knop zal alle adressen in het bestand plaatsen.

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 29 .

Hoofdstuk III-3 Uitvoeren III-3.1 Instellingen

Op het scherm 'Uitvoer adressen', tabblad 'Printerinstellingen' staat precies uitgelegd hoe de instellingen voor het printen kunnen worden gewijzigd. Als u op de knop 'standaard' klikt, krijgt u de standaardinstellingen terug, klikt u op de knop 'opslaan', worden de laatste instellingen opgeslagen. De instellingen zijn uiteraard afhankelijk van het soort formulier dat zal worden gebruikt. Er zijn vele formaten voor A4 etiketvellen.


25 juni 2007

III-3.2 Selecteren en uitvoeren van adressen

Bij het scherm uitvoer adressen kunnen adressen worden geselecteerd om hiervan etiketten te laten afdrukken op speciaal daarvoor bestemd papier of via een samenvoegbestand worden uitgevoerd om met een ander programma met de adressen te werken. Bij 'Sortering' kan worden gekozen uit naam, telefoon / fax, e-mail, bank, woonplaats, NAW nummer of postcode. De keuze voor ‘markering’ zal de gemarkeerde adressen verwerken en daarbij geen gebruik maken van de selectiecodes in de vakken opnemen en uitsluiten. Door middel van een klik op het potloodknopje bij het scherm 'op selectiecriteria opnemen' kunnen adressen met bepaalde selectiecodes worden geselecteerd. Voorbeeld: alle relaties die kookboeken gekocht hebben, of alle potentiële klanten die documentatie aangevraagd hebben. In hoofdstuk II-2.2, selecties, is aangegeven hoe deze categorieën kunnen worden ingegeven. Door middel van een klik op het potloodknopje bij het scherm 'op selectiecriteria uitsluiten' kunnen adressen worden geselecteerd die dienen te worden uitgesloten. Uitzondering koppeling: op de bovenstaande afbeelding is te zien hoe de uitzonderingen gebruikt kunnen worden. Op deze wijze is het mogelijk om voor meerdere personen 1 etiket afdrukken. Als in het witte vakje bijvoorbeeld Fam. is ingevuld, komt er op het etiket te staan: Fam. de Groot met daaronder het adres. Op deze wijze is het uit te sluiten dat 5 verschillende mensen bij 1 firma 5 brieven krijgen: door 4 personen inactief te maken, zal er één etiket worden uitgevoerd. De geselecteerde adressen kunnen vervolgens worden uitgevoerd naar printer, bestanden of met de optionele module ‘Direct Mail’ direct worden gemaild. In de volgende secties zal worden aangegeven hoe de adressen worden uitgevoerd bij de verschillende keuzen. Adreskaarten zijn afdrukken van alle bekende gegevens van een adres op één A4. De keuze ‘Adressen zonder emailadres markeren voor restant mailing’ kan worden gebruikt om alle adressen die geen ‘e-mail 1’ veld hebben in een later stadium bijvoorbeeld met een brief te mailen. Hiervoor kan dan de keuze ‘markeringen’ worden gebruikt. _______________________________________________________________________________


25 juni 2007 31 .

Uitvoeren naar printer Bij 'Uitvoeren naar' kan worden gekozen voor het sturen naar printer. Het programma zal de adressen selecteren, het aantal adressen aangeven en opvragen waar met het afdrukken moet worden gestart met het volgende scherm. Ook kan hier worden aangegeven hoeveel keer elk adres moet worden afgedrukt.

Na de keuze voor 'uitvoeren naar printer' kan met het bovenstaande venster worden aangegeven op welke locatie op het A4 etiketvel het afdrukken dient te beginnen. Dit is handig als er bijvoorbeeld al etiketten op het blad zijn gebruikt.

Voor het afdrukken zal een venster worden getoond waar het aantal geselecteerde adressen zichtbaar is. Op deze manier is de vulling van de printer vooraf te controleren.


25 juni 2007

Op het moment dat dit scherm zichtbaar is, kan vanuit de directory waar PSUA is geïnstalleerd het bestand PSUR{iii.}PR (iii=initialen) worden geopend met bijvoorbeeld 'Kladblok'. De adressen kunnen eventueel worden aangepast. Het is wel belangrijk op te letten dat er geen verschuivingen in het bestand plaatsvinden: het vel zou dan onjuist worden afgedrukt.

Uitvoeren naar samenvoegbestand Voor het uitvoeren naar een samenvoegbestand zijn er twee verschillende mogelijkheden: uitvoer naar een samenvoegbestand of een adresboekuitvoer. Bij de keuze 'samenvoegbestand' zal het programma opvragen in welk bestand de gegevens geplaatst dienen te worden en welke velden.

Met bovenstaande scherm kan worden gekozen welke velden dienen te worden uitgevoerd naar het samenvoegbestand. Het samenvoegbestand zal een kopregel met veldnamen bevatten en dataregels met een # als scheidingsteken.

De keuze voor e-mail csv bestand, zal een csv bestand aanmaken die kan worden opgenomen in een emailprogramma, om zo een mailing te kunnen sturen. Bijvoorbeeld voor gebruik van Outlook (Express) werkt het als volgt: kies daar in menu 'Extra' voor 'Adresboek'. Kies in het menu 'Bestand' voor 'Importeren' en kies 'Ander adresboek'. Kies 'Tekstbestand' en klik op 'Importeren'. Klik op 'Bladeren' en kies het .csv bestand dat zojuist is opgeslagen. Klik op 'Volgende'. Er zijn drie regels aangevinkt. Klik op 'Voltooien'. De adressen worden toegevoegd. Achter alle relevante adressen staat: PSUA-mailing. Door op 'Telefoon thuis' te klikken kunnen alle adressen gesorteerd worden op ‘Telefoon thuis’, waarna deze snel kunnen worden geselecteerd. Email mailing Vanaf versie 1.3 is er een optionele module ‘Direct Mail’ beschikbaar. Met deze module zal er een extra mogelijkheid op het scherm te kiezen zijn: ‘direct mail’. De module geeft de mogelijkheid om de geselecteerde adressen een e-mail te sturen. Er kan gebruik worden gemaakt van verschillende variabelen, die het programma in de email zal invullen alvorens deze te verzenden.

_______________________________________________________________________________


25 juni 2007 33 .

Deel IV – Modules Modules zijn optioneel bij PSU Adressenbeheer. Onderdelen of modules die Gravita erg belangrijk vond voor de gebruiker, zoals Import en Export worden reeds standaard geleverd bij PSU Adressenbeheer. De overige modules voegen functionaliteit toe in de vorm van een extra uitvoermogelijkheid of extra informatie. Module: Direct Mail De module Direct Mail voegt extra functionaliteit toe aan de module Uitvoer: het is nu mogelijk om direct op selectiecodes te selecteren of uit te sluiten en de geselecteerde adressen direct een vooraf opgegeven e-mail te sturen. Een automatische email mailing. Op het scherm van de module Direct Mail kunnen bepaalde adressen nog worden uitgesloten van de mailing. In de email kan met codes nog worden aangegeven welke gegevens uit het adres moeten worden ingevuld. De module zal de mails een voor een verzenden. Op deze manier komen de mails in ieder geval altijd aan zonder direct als bulkmail te worden aangemerkt. Module: Informatie De module Informatie voegt aan het scherm NAW kaart een extra scherm toe. Dit scherm kan dus, voor elk adres, aanvullende informatie bevatten. Er zijn een aantal velden standaard opgenomen omdat die velden handig zijn óf omdat die wellicht nodig zijn voor koppeling met andere programma’s: - geboortedatum; - sofi-nummer; - BTW nummer; - memoveld; - nummer debiteur of crediteur; - Projectnummer. Naast die standaard velden zijn er nog: - 5 numerieke velden van 8 cijfers, door de gebruiker te benoemen; - 10 tabellen, door de gebruiker zelf te vullen en omschrijven; - 5 alfanumerieke velden van 40 tekens, door de gebruiker te benoemen; - 5 datumvelden door de gebruiker te benoemen. Verder bevat de module een instelscherm, waar zowel het licentienummer als de (mogelijke) namen van de velden en de inhoud en naam van de tabellen kunnen worden onderhouden. Met de geregistreerde versie kunnen de velden ook worden geïmporteerd met de module Import en Import Plus. Module: Selectie Plus De module Selectie Plus is een aanvulling op de module Informatie. Het bevat een slimme manier om selectiecodes toe te voegen aan adressen op basis van de inhoud van bepaalde velden. Zo kunnen bijvoorbeeld adressen van mensen met een bepaalde leeftijd en een bepaalde reeks postcodes een selectiecode krijgen voor een bepaalde mailing. De selectiecode kan tevens met dit scherm weer worden verwijderd na de mailing. Module: Contact De module Contact voegt contactinformatie toe aan ieder NAW scherm. Elk contact met een bedrijf of persoon kan worden vastgelegd op datum, tijd, soort contact uit een door de gebruiker te onderhouden lijst en een memoveld. Contacten kunnen daarna ook centraal chronologisch worden weergegeven. Module: Import Plus De module Import Plus gaat net iets verder dan de standaard module Import. Het geeft de mogelijkheid om op basis van het PSUA nummer of een eerder geïmporteerd nummer of postcode en huisnummer een aantal of alle velden te updaten. Ook kan worden gekozen dubbele adressen niet op te nemen.

Handleiding PSU Adressenbeheer

Recommend Documents