VOLMACHT/PROXY NAAM NAME: VOORNAMEN CHRISTIAN NAMES: ADRES ADRESS: stemgerechtigd lid van de hierna gemelde internationale vereniging zonder winstoogmerk “European Society of Pathology”, voting member of the international non-profit association “European Society of Pathology” Stelt als zijn/haar bijzondere lasthebber aan: Hereby designates as his/her proxy: Mr. Marco Santucci, AND/OR Mr. Han van Krieken, AND/OR Mr. Ilmo Leivo AND/OR Mrs Fátima Carneiro AND/OR Any other member of the executive committee of the European Society of Pathology – onder voorbehoud van de goedkeuring van het eerste agendapunt - om hem/haar te vertegenwoordigen op de algemene ledenvergadering van de internationale vereniging zonder winstoogmerk “European Society of Pathology”, in het kort “ESP”, met zetel te 1070 Brussel (Anderlecht), Barastraat 6, RPR Brussel 0871.010.114, welke vergadering op maandag 30 september om 10 u zal worden gehouden in het kantoor van notaris Peter Timmermans te 2060 Antwerpen, Van de Wervestraat 63, met hierna volgende agenda. - with provision that the first proposal on the agenda will be approved – to represent him/her at the general meeting of members of the international non-profit association ““European Society of Pathology”, abbreviated “ESP”, having its seat at Barastraat 6, 1070 Brussels (Anderlecht), RPR Brussels 0871.010.114, which meeting will be held on monday September 30th, 10 a.m. in the offices of notary public Peter Timmermans in 2060 Antwerp, Van de Wervestraat 63, with the agenda set forth below: AGENDA 1. Beslissing dat een lid een onbeperkt aantal medeleden mag vertegenwoordigen op de algemene vergadering krachtens schriftelijke volmacht, en beslissing dat deze regeling onmiddellijk van kracht is voor de hierboven gemelde vergadering. Decision that one member can represent at the general meeting an unlimited number of other members by written power of attorney, and decision that this rule will apply immediately at the aforementioned general meeting. 2. Goedkeuring van de nieuwe tekst der statuten op voorstel van
het Uitvoerend Comité en luidend als volgt: Approval of the new statutes proposed Committee as following: Article 1 – FOUNDATION – NAME – LEGAL FRAMEWORK The association was founded on November 7th 1964 as an “international society with humanitarian, religious, scientific, artistic and educational aim” under the name “Société Européenne de Pathologie”, in accordance with the Belgian law of October 25th 1919 regarding the attribution of legal entity to international societies with humanitarian, religious, scientific, artistic and educational aim. The legal entity of the association was attributed by Royal decree of February 9th 1970. The current name of the association is “European Society of Pathology” or, abbreviated, “ESP”. The working language of the association is English. Since the Belgian law of May 2nd 2002 concerning non-profit associations, international nonprofit associations and foundations, the association is subject to title III international non-profit associations of the Belgian law of June 27th 1921 concerning non-profit associations, international non-profit associations and foundations. Article 2 - SEAT The seat of the association is at Barastraat 6, 1070 Brussels (Anderlecht). The seat can be moved to any place in the Dutch or bilingual region in Belgium following the decision of the Council. The seat can be moved to any place in Belgium or abroad following the decision of the General Assembly.
Article 3 - SOCIAL AIMS
by
the
Executive
Artikel 1 – OPRICHTING – NAAM – JURIDISCH KADER De vereniging werd opgericht op 7 november 1964 als een “internationale vereniging met menslievend, godsdienstig, wetenschappelijk, artistiek en pedagogisch doel” onder de naam “Société Européenne de Pathologie”, in overeenstemming met de Belgische wet van 25 oktober 1919 tot verleening van rechtspersoonlijkheid aan de internationale vereenigingen met menschlievend, godsdienstig, wetenschappelijk, artistiek en paedagogisch doel. De rechtspersoonlijkheid werd toegekend bij Koninklijk Besluit van 9 februari 1970. De huidige naam van de vereniging is “European Society of Pathology” of, afgekort, “ESP”. De werktaal van de vereniging is Engels. Sinds de Belgische wet van 2 mei 2002 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, is de vereniging onderworpen aan titel III internationale verenigingen zonder winstoogmerk van de Belgische wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen. Artikel 2 - ZETEL De zetel van de vereniging is gevestigd te Barastraat 6, 1070 Brussel (Anderlecht). De zetel mag overgebracht worden naar elke plaats in het Nederlandstalig of tweetalig gebied van België bij beslissing van de Raad. De zetel mag overgebracht worden naar elke andere plaats in België of in het buitenland bij beslissing van de Algemene Vergadering. Artikel 3 - MAATSCHAPPELIJK DOEL
The association is a non-profit association. The aims of the association are to advance pathology in Europe and to facilitate communication between European pathologists. The term pathology includes all aspects of anatomical pathology. In order to achieve this aim the association will organize courses and congresses on a regular basis.
De vereniging heeft geen winstoogmerk. Het doel van de vereniging is de pathologie in Europa te bevorderen en de communicatie onder de Europese pathologen te verbeteren. De benaming pathologie omvat alle aspecten van pathologische ontleedkunde. Teneinde dit doel te bereiken zal de vereniging regelmatig cursussen en congressen organiseren.
Article 4 - MEMBERS The association will accept Belgians and persons of other nationalities. The number of members is unrestricted, but is at least 30. The association will consist of ordinary, trainee, retired and honorary members. Ordinary members are pathologists and any other person, usually a medical, dental, veterinary or science graduate, who is or has been engaged in research and/or in teaching in connection with pathology. Trainee members are physicians in post-graduate training in pathology and post-graduate students with a special interest in pathology. Honorary members are persons with meritorious achievement in medicine, biology, or any field directly related to pathology or the association. Retired members are ordinary members who have obtained retired member status upon a request by letter, e-mail or any other means of communication to the Treasurer. Article 5 – MEMBERSHIP 5.1. - Membership Ordinary and trainee members are accepted by the Treasurer upon submission of an application form to the Administrator of the association. Applications by a trainee shall be accompanied by a document stating the trainee
Artikel 4 - LEDEN De vereniging is toegankelijk voor Belgen en andere nationaliteiten. Het aantal leden is onbeperkt, maar bedraagt minimum 30. De vereniging bestaat uit gewone leden, stagiairs, op rust gestelde leden en ereleden. Gewone leden zijn pathologen en elk ander persoon, normaal een gegradueerde in medische, dentale, veterinaire wetenschappen of wetenschappen in het algemeen, die ervaring heeft in wetenschappelijk onderzoek en/of onderwijs in pathologie. Stagiairs zijn artsen die een postgraduate stage volgen in pathologie of andere postgraduaat studenten met bijzondere interesse in pathologie. Ereleden zijn personen met uitzonderlijke verdiensten op gebied van geneeskunde, biologie of een tak van de wetenschap die rechtstreeks betrekking heeft op pathologie of op de vereniging. Op rust gestelde leden zijn gewone leden die, na een aanvraag via brief, e-mail of ander communicatiemiddel te hebben ingediend bij de Schatbewaarder, de status van op rust gesteld lid hebben verkregen. Artikel 5 – LIDMAATSCHAP 5.1. - Toetreding Gewone leden en stagiairs worden aangenomen door de Schatbewaarder na het indienen van een aanvraagformulier bij de Beheerder van de vereniging. Aanvragen door een stagiair dienen vergezeld te worden van een document dat de
status including the expected date of completion of training. In case of a rejection of a membership application a reasoned decision shall be made by the Council. Membership is dependent on payment of the appropriate annual membership fee. Ordinary and trainee members may vote at the General Assembly and serve on committees, commissions and working groups. Honorary members are elected by the General Assembly following nomination by the Council. Honorary members may participate in the General Assembly, but have no vote. Honorary members may be appointed to commissions or working groups. Retired members may participate in the General Assembly, but have no vote.
5.2. - Termination of membership Membership can be terminated by letter, e-mail or any other means of communication to the Treasurer. 5.3. – Exclusion Exclusion of a member can only be decided by the General Assembly, after a proposal by the Council and provided the General Assembly is regularly convened and the item is on its agenda. The General Assembly can only decide to expel a member if at least 5% of the voting members of the association are present or represented. A decision to expel a member must be taken by a majority of two thirds of the voting members present and represented at the General Assembly. If not at least 5% of the voting members of the association are present or represented, a new meeting of the General Assembly will be scheduled under the same conditions as the above-
status van stagiair vermeldt inclusief de verwachte datum van beëindiging van de stage. Ingeval van weigering van een lidmaatschapsaanvraag zal er een met redenen omkleed besluit genomen worden door de Raad. Lidmaatschap is afhankelijk van betaling van de gepaste jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage. Gewone leden en stagiairs kunnen stemmen op de Algemene Vergadering en deel uitmaken van comités, commissies en werkgroepen. Ereleden worden verkozen door de Algemene Vergadering op voorstel van de Raad. Ereleden kunnen deelnemen aan de Algemene Vergadering, maar hebben geen stemrecht. Ereleden kunnen in commissies of werkgroepen worden aangesteld. Op rust gestelde leden kunnen deelnemen aan de Algemene Vergadering, maar hebben geen stemrecht. 5.2. Beëindiging van het lidmaatschap Het lidmaatschap kan worden beëindigd via brief, e-mail of elk ander communicatiemiddel gericht aan de Schatbewaarder 5.3. - Uitsluiting Tot het uitsluiten van een lid kan alleen beslist worden door de Algemene Vergadering, op voorstel van de Raad en op voorwaarde dat de Algemene Vergadering regelmatig bijeengeroepen werd en het onderwerp op de agenda staat. De Algemene Vergadering kan enkel beslissen om een lid uit te sluiten, indien ten minste 5% van de stemgerechtigde leden van de vereniging aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Een beslissing tot uitsluiting van een lid moet genomen worden door een twee derde meerderheid van de stemgerechtigde leden aanwezig en vertegenwoordigd op de Algemene Vergadering. Indien er niet minstens 5% van de stemgerechtigde leden van de vereniging aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zal een
mentioned, and this General Assembly can take a final and valid decision on the proposal after approval by a majority of two thirds of the members present and represented. The member in question has the right to be heard by the Council.
Article 6 - MEMBERSHIP FEE Ordinary and trainee members pay an appropriate annual membership fee. The annual membership fees are determined by the Council on the advice of the Treasurer. Honorary and retired members shall be exempted from paying a membership fee. Article 7 - GENERAL ASSEMBLY The General Assembly is the supreme body of the association. It supervises the activities of the Council and the Executive Committee. 7.1. - Powers 1. The General Assembly has the sole authority to change the statutes. 2. The General Assembly has the sole authority to approve and to change the bylaws. 3. The General Assembly has the sole authority to appoint and to dismiss officers of the Executive Committee, members of the Council and the Chair of the Advisory Board. 4. The General Assembly should approve the report of the President, as well as recommendations of the Executive Committee, the Council and the Advisory Board. 5. The General Assembly should approve the financial report presented by the Treasurer, including the audited accounts, and the budget of the following year. 6. The General Assembly has the sole authority to recognise the working groups of the
nieuwe Algemene Vergadering gepland worden onder dezelfde voorwaarden als de voornoemde, en deze Algemene Vergadering kan een finaal en geldig besluit nemen over het voorstel na goedkeuring van een twee derde meerderheid van de leden aanwezig en vertegenwoordigd. Het betreffende lid heeft het recht gehoord te worden door de Raad. Artikel 6 - LIDMAATSCHAPSBIJDRAGE Gewone leden en stagiairs betalen een gepaste jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage. De jaarlijkse lidmaatschapsbijdragen worden bepaald door de Raad op het advies van de Schatbewaarder. Ereleden en op rust gestelde leden zijn vrijgesteld van betaling van een lidmaatschapsbijdrage. Artikel 7 - ALGEMENE VERGADERING De Algemene Vergadering is het hoogste orgaan van de vereniging. De Algemene Vergadering superviseert de werkzaamheden van de Raad en het Uitvoerend 7.1. - Bevoegdheden 1. De Algemene Vergadering is als enige bevoegd om de statuten te wijzigen. 2. De Algemene Vergadering is als enige bevoegd om het reglement van inwendige orde goed te keuren en te wijzigen. 3. De Algemene Vergadering is als enige bevoegd om bestuurders van het Uitvoerend Comité, leden van de Raad en de Voorzitter van het Adviserend Comité te benoemen en te ontslaan. 4. De Algemene Vergadering dient het verslag van de Voorzitter goed te keuren, alsook de aanbevelingen van het Uitvoerend Comité, de Raad en het Adviserend Comité. 5. De Algemene Vergadering dient het financieel verslag goed te keuren voorgesteld door de Schatbewaarder, inclusief de gecontroleerde rekeningen en de begroting van het volgende jaar. 6. De Algemene Vergadering is als enige bevoegd om werkgroepen van de vereniging te erkennen.
association. 7. The General Assembly may appoint committees or task forces. 8. The General Assembly has the sole authority to expel members. 9. The General Assembly has the sole authority to designate the venues of the forthcoming congresses of the association. 10. The General Assembly has the sole authority to adopt the official journal of the association. 11. The General Assembly has the sole authority to dissolve the association voluntarily, and to decide on the way the association will be liquidated and its assets disbursed.
7. De Algemene Vergadering kan comités of taskforces aanstellen. 8. De Algemene Vergadering is als enige bevoegd om leden uit te sluiten. 9. De Algemene Vergadering is als enige bevoegd om de locaties voor de toekomstige congressen van de vereniging te kiezen. 10. De Algemene Vergadering is als enige bevoegd om de officiële tijdschriften van de vereniging goed te keuren. 11. De Algemene Vergadering is als enige bevoegd om de vereniging vrijwillig te ontbinden en te beslissen over de wijze waarop de vereniging zal ontbonden worden en de activa uitbetaald zullen worden.
7.2. - Composition The General Assembly is composed of all voting members of the association. Ordinary and trainee members have one vote each, while retired and honorary members have no vote but may participate in the General Assembly. A member who holds a specific mandate may represent other members at the General Assembly.
7.2. - Samenstelling De Algemene Vergadering is samengesteld uit alle stemgerechtigde leden van de vereniging. Gewone leden en stagiairs hebben elk één stem, op rust gestelde leden en ereleden hebben geen stemrecht, maar mogen deelnemen aan de Algemene Vergadering. Een lid dat hiertoe een bijzondere volmacht kreeg, mag andere leden vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering. 7.3. – Vergadering en oproeping De Algemene Vergadering vergadert op elk “European Congress of Pathology” onder leiding van de Voorzitter van de vereniging. Een bijzondere Algemene Vergadering kan worden bijeengeroepen op aanvraag van ten minste een derde van de leden van de vereniging. De oproepingsbrief wordt verzonden door the Secretaris in de nieuwsbrief, per e-mail of elk ander communicatiemiddel minstens twee maanden voor de vergadering. De werktaal is Engels. 7.4. - Besluitvorming Er kunnen enkel geldige beslissingen genomen worden over zaken vermeld in de agenda. De Algemene Vergadering kan enkel
7.3. - Meeting and convocation The General Assembly meets at each “European Congress of Pathology” and is chaired by the President of the association. A special General Assembly may be called by request of one third of the members of the association. A notice of the meeting is sent out by the Secretary in the Newsletter, by e-mail or any other means of communication at least two months prior to the meeting. The working language is English. 7.4. - Decisions Valid decisions can only be made on items mentioned in the agenda. The General Assembly can only
make valid decisions if at least 5% of the voting members of the association are present or represented. All issues not specially provided for in these statutes shall be decided by a simple majority of the voting members present and represented at the General Assembly, the President having the casting vote in the event of a tie. If not at least 5% of the voting members of the association are present or represented, a new meeting of the General Assembly will be scheduled under the same conditions as the abovementioned, and this General Assembly can take a final and valid decision on the proposal after approval by a simple majority of the members present and represented, the President having the casting vote in the event of a tie. The decisions of the General Assembly are minuted, signed by both the President and the Secretary, and made available to the membership through the website of the association .
Article 8 - CHANGES IN THE STATUTES AND DISSOLUTION OF THE ASSOCIATION Any proposal to change the statutes or to dissolve the association shall be initiated by the Council, the Executive Committee, or at least 25% of the voting members of the association. Initiatives by voting members shall be submitted in writing to the Executive Committee to be included in the agenda of the General Assembly. The General Assembly can only make valid decisions if at least 25% of the voting members of the association are present or represented. A decision to change the statutes or to dissolve the association must be taken by a majority of two
geldige beslissingen nemen, indien minstens 5% van de stemgerechtigde leden van de vereniging aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Over alle zaken die niet specifiek voorzien zijn in deze statuten zal beslist worden door een eenvoudige meerderheid van de stemgerechtigde leden die aanwezig en vertegenwoordigd zijn op de Algemene Vergadering, bij staking van stemmen beslist de stem van de Voorzitter. Indien er niet minstens 5% van de stemgerechtigde leden van de vereniging aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zal een nieuwe Algemene Vergadering gepland worden onder dezelfde voorwaarden als de voornoemde, en deze Algemene Vergadering kan een finaal en geldig besluit nemen over het voorstel na goedkeuring door een eenvoudige meerderheid van de leden die aanwezig en vertegenwoordigd zijn, bij staking van stemmen beslist de stem van de Voorzitter. De beslissingen worden genotuleerd, getekend door de Voorzitter en de Secretaris en ter kennis van de leden gebracht via de website van de vereniging. Artikel 8 - WIJZIGINGEN VAN DE STATUTEN EN ONTBINDING VAN DE VERENIGING Elk voorstel tot wijziging van de statuten of de ontbinding van de vereniging dient uit te gaan van de Raad, het Uitvoerend Comité, of ten minste 25% van de stemgerechtigde leden van de vereniging. Initiatieven van stemgerechtigde leden dienen schriftelijk voorgelegd te worden aan het Uitvoerend Comité om deze op te nemen in de agenda van de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering kan enkel geldige beslissingen nemen, indien minstens 25% van de stemgerechtigde leden van de vereniging aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Een beslissing om de statuten te wijzigen of om de vereniging te
thirds of the voting members present and represented at the General Assembly. If not at least 25% of the voting members of the association are present or represented, a new meeting of the General Assembly will be scheduled under the same conditions as the abovementioned, and this General Assembly can take a final and valid decision on the proposal after approval by a two thirds majority of the members present and represented. An electronic voting procedure may be used. This procedure must be determined by the Council and must enable the identity and capacity of every voting member to be verified. The electronic voting form should indicate the identity of the voting member and his domicile, the agenda of the General Assembly, the proposed decisions (yes, no, abstention) and the ultimate date and hour by which the association must have received the vote to be valid. To calculate the rules of quorum and majority prescribed by this article, only valid electronic votes will be taken into account. For the approval of modifications which require attendance of a notary and which have already been informally decided during a previous meeting of the General Assembly, the members can appoint one or more attorneys-in-fact to vote on their behalf for their formal approval in a meeting held before the notary. In the event of dissolution and liquidation of the association, the General Assembly will decide upon the allocation of the assets remaining after the liabilities of the association have been settled. The remaining assets must be dedicated to a non-profit purpose as similar as
ontbinden moet genomen worden door een twee derde meerderheid van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd op de Algemene Vergadering. Indien er niet minstens 25% van de stemgerechtigde leden van de vereniging aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zal een nieuwe Algemene Vergadering gepland worden onder dezelfde voorwaarden als de voornoemde, en deze Algemene Vergadering kan een finaal en geldig besluit nemen over het voorstel na goedkeuring door een twee derde meerderheid van de leden die aanwezig en vertegenwoordigd zijn. Een elektronische stemprocedure mag gebruikt worden. Deze procedure moet vastgelegd worden door de Raad en moet het mogelijk maken de identiteit en hoedanigheid van elk stemmend lid te controleren. Het elektronisch stemformulier dient de identiteit van het stemmend lid aan te geven en zijn domicilie, de agenda van de Algemene Vergadering, de voorgestelde beslissingen (ja, nee, onthouding) en de ultieme datum en uur waarop de vereniging de stem moet ontvangen hebben om geldig te zijn. Om de regels van quorum en meerderheid te berekenen zoals voorgeschreven in dit artikel, zullen enkel geldige elektronische stemmen in aanmerking genomen worden. Voor de goedkeuring van de wijzigingen die de aanwezigheid van een notaris vereisen en waarover al informeel beslist werd tijdens een vorige vergadering van de Algemene Vergadering, kunnen de leden één of meer gevolmachtigden aanstellen om in hun naam te stemmen voor hun formele goedkeuring in een vergadering gehouden voor de notaris. In geval van ontbinding en vereffening van de vereniging, zal de Algemene Vergadering beslissen over de verdeling van de overblijvende activa nadat de passiva van de vereniging
possible to the purpose of the dissolved association. The General Assembly will appoint at least three liquidators, who are preferably but not necessarily members of the Council or the Executive Committee.
Article 9 - MANAGEMENT 9.1. - Powers Between General Assemblies, the association shall be administered by the Executive Committee and the Council. The Executive Committee possesses full powers of management and administration, except for the functions assigned to the Council or to the General Assembly. The Executive Committee may delegate the management of dayto-day affairs and particular specified functions to its President, another member of the Executive Committee or a third person. The Council assists and supervises the Executive Committee. Besides its task of general supervision of the Executive Committee, the Council has the following specific powers: - approval of the annual accounts prepared by the Executive Committee before presentation to the General Assembly - preparation and supervision of the election procedures, acceptance or remittance of nominations for officers, the President or of any other representatives of the association - long term decisions or decisions of strategic impact, in so far as no change of Statutes is required - preparation of any changes in
afgerekend werden. De overblijvende activa moeten toegekend worden aan een nonprofit doel zo gelijkaardig mogelijk aan het doel van de ontbonden vereniging. De Algemene Vergadering zal minstens drie vereffenaars aanstellen, die bij voorkeur, maar niet noodzakelijk, leden zijn van de Raad of het Uitvoerend Comité. Artikel 9 - BESTUURSORGAAN 9.1. - Bevoegdheden In periodes tussen de Algemene Vergaderingen berust de dagelijkse leiding van de vereniging bij het Uitvoerend Comité en de Raad. Het Uitvoerend Comité is volledig bevoegd voor alle aangelegenheden van bestuurlijke aard, met uitzondering van deze die tot de bevoegdheid van de Raad of de Algemene Vergadering behoren. Het Uitvoerend Comité kan het dagelijks bestuur en ook welomschreven bevoegdheden overdragen aan de Voorzitter, een ander lid van het Uitvoerend Comité of aan een derde persoon. De Raad assisteert en superviseert het Uitvoerend Comité. Naast de taak van algemene supervisie van het Uitvoerend Comité heeft de Raad de volgende specifieke bevoegdheden: - goedkeuring van de jaarrekening voorbereid door het Uitvoerend Comité voor de voorlegging ervan aan de Algemene Vergadering - voorbereiding en supervisie van de verkiezingsprocedures, aanvaarding of weigering van benoemingen van bestuurders, de Voorzitter of alle andere vertegenwoordigers van de vereniging - lange-termijnbeslissingen of beslissingen met een strategische impact, in zoverre geen wijziging van de statuten vereist is - voorbereiding van alle wijzigingen in de statuten of
-
the Statutes or Bylaws, as well as supervision of the procedures to adopt these assistance to the actions of the Executive Committee, particularly in decisions of strategic impact for the organization of the annual congresses, or any other large events organized by the association.
9.2. – Composition The Executive Committee The Executive Committee is composed of at least five officers, i.e. the President, the President – elect, the immediate Past President, the Secretary and the Treasurer. The Council The Council is composed of at least thirteen members, namely the officers of the Executive Committee and at least eight other association members. Members with specific functions of the association may be coopted to the Council, but have no vote. 9.3. Nomination Nominations for both the Council and the Executive Committee will be sought from the membership by an announcement in “The Newsletter”. The Council will make nominations for members of the Council and the Executive Committee. Members of the Council and the Executive Committee are elected by the General Assembly for one period of four years, but only the Secretary and the Treasurer can be elected for a second consecutive four-year term. The President is elected for a term of 2 years as a President-elect, followed by a two-year presidency, and a 2-year term as Past President. The officers and the members of the Council can be dismissed by
het reglement van inwendige orde, alsook de supervisie van de procedures om deze aan te nemen assistentie bij de handelingen van het Uitvoerend comité, in het bijzonder bij beslissingen met een strategische impact voor de organisatie van de jaarlijkse congressen, of enig ander groot evenement georganiseerd door de vereniging. 9.2. – Samenstelling Het Uitvoerend Comité Het Uitvoerend Comité is samengesteld uit minstens vijf bestuurders, met name de Voorzitter, de verkozen volgende Voorzitter, de vorige Voorzitter, de Secretaris en de Schatbewaarder. De Raad De Raad is samengesteld uit minstens dertien leden, met name de bestuurders van het Uitvoerend Comité en minstens acht andere leden van de vereniging. Leden van de vereniging met specifieke bevoegdheden kunnen worden opgenomen in de Raad, maar hebben geen stemrecht. 9.3. Benoeming Voordrachten voor zowel de Raad als het Uitvoerend Comité zullen gezocht worden onder de leden door een aankondiging in “The Newsletter”. De Raad zal de voordrachten doen voor de leden van de Raad en het Uitvoerend Comité. Leden van de Raad en het Uitvoerend Comité worden verkozen door de Algemene Vergadering voor een periode van vier jaar, maar enkel de Secretaris en de Schatbewaarder kunnen verkozen worden voor een tweede opeenvolgende periode van vier jaar. De Voorzitter wordt verkozen voor een periode van twee jaar als verkozen volgende Voorzitter, gevolgd door een voorzitterschap van twee jaar, en een periode van 2 jaar als vorige Voorzitter.
the General Assembly. The General Assembly can only decide to dismiss an officer or a member of the Council if the quorum and procedure required by article 7.4 are fulfilled. Their function will also be terminated by death, resignation, legal or other incompetence, severe incapacity of health, dismissal or end of the term of office. If an officer or a member of the Council prematurely terminates his/her function, the Council can elect a replacement. For this, the Council can be assisted by the Advisory Board composed of members representing the national societies. The Chair of the Advisory Board is indicated by the Council of the association for a term of four years, subject to the approval of the General Assembly. An officer or a member of the Council can only act as a proxy for one other member of the Council.
9.4. - Meeting and convocation The Council meets as necessary and at least twice a year. Notice of the meeting will be circulated by the Secretary by letter, e-mail, or any other means of communication, at least one month prior to the meeting. The Executive Committee meets as necessary, either ‘live’ or by using any communication method deemed necessary.
9.5. – Decisions The Council can only make valid decisions on items mentioned in the agenda and if at least two thirds of the members are present or represented at the meeting. All issues shall be decided by a simple majority of the members of the Council present or represented at the
De bestuurders en de leden van de Raad kunnen worden ontslagen door de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering kan slechts beslissen een bestuurder of een lid van de Raad te ontslaan, indien het quorum en de procedure vereist door artikel 7.4 vervuld zijn. Hun functie zal eveneens ophouden door overlijden, ontslag, wettelijke of andere onbekwaamheid, ernstige ziekte of einde van de ambtsperiode. Indien een bestuurder of een lid van de Raad vroegtijdig zijn/haar functie beëindigt, kan de Raad een vervanger aanduiden. Hiervoor kan de Raad zich laten bijstaan door het Adviserend Comité, samengesteld uit leden die de nationale verenigingen vertegenwoordigen. De Voorzitter van het Adviserend Comité wordt aangeduid door de Raad van de vereniging voor een periode van vier jaar, mits goedkeuring door de Algemene Vergadering. Een bestuurder of een lid van de Raad kan enkel als gevolmachtigde optreden voor één ander lid van de Raad. 9.4. – Vergadering en oproeping De Raad vergadert ten minste twee maal per jaar en telkens als het nodig geacht wordt. De oproepingsbrief zal verzonden worden door de Secretaris via brief, e-mail of elk ander communicatiemiddel, minstens één maand voor de vergadering. Het Uitvoerend Comité vergadert als het nodig geacht wordt, ofwel ‘live’ ofwel door gelijk welke communicatiemethode te gebruiken die nodig geacht wordt. 9.5. – Besluitvorming De Raad kan enkel geldige beslissingen nemen over zaken vermeld in de agenda en indien minstens twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de vergadering. Over alle zaken zal beslist worden door een eenvoudige meerderheid van de leden van de Raad aanwezig of
meeting, the President having the casting vote in the event of a tie. If not at least two thirds of the members of the Council are present or represented, a new meeting of Council will be scheduled under the same conditions as the abovementioned, and at this meeting the Council can take final and valid decisions on the proposal after approval by a simple majority of the members of the Council present or represented, the President having the casting vote in the event of a tie. The decisions of the Council are minuted, signed by both the President and the Secretary, and archived by the latter. Valid decisions of the Executive Committee can be taken if at least half of the officers are present or represented. Decisions shall be taken by a simple majority, the President having the casting vote in the event of a tie. Officers can be represented by other officers, or can be present by phone (conference call) or any other means of communication approved by the Executive Committee. Meetings and decisions of the Executive Committee shall be minuted and the minutes shall be distributed to members of the Council, insofar as this is required by the President.
Article 10 – ADVISORY BOARD Besides the Executive Committee and the Council, the association has an Advisory Board. The Advisory Board will act as an advisory body to the Council and the President, and will be composed of one representative from every national association of pathology affiliated with the
vertegenwoordigd op de vergadering, bij staking van stemmen beslist de stem van de Voorzitter. Indien niet minstens twee derde van de leden van de Raad aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zal een nieuwe vergadering van de Raad gepland worden onder dezelfde voorwaarden als de voornoemde, en op deze vergadering kan de Raad finale en geldige beslissingen nemen over het voorstel na goedkeuring door een eenvoudige meerderheid van de leden van de Raad aanwezig en vertegenwoordigd, bij staking van stemmen beslist de stem van de Voorzitter. De beslissingen van de Raad worden genotuleerd en ondertekend door zowel de Voorzitter als de Secretaris, en gearchiveerd door de laatstgenoemde. Geldige beslissingen van het Uitvoerend Comité kunnen worden genomen, indien minstens de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Beslissingen worden genomen bij eenvoudige meerderheid, bij staking van stemmen beslist de stem van de Voorzitter. Bestuurders kunnen vertegenwoordigd worden door andere bestuurders, of kunnen aanwezig zijn per telefoon (conference call) of elk ander communicatiemiddel goedgekeurd door het Uitvoerend Comité. Vergaderingen en beslissingen van het Uitvoerend Comité worden genotuleerd en de notulen zullen uitgedeeld worden aan de leden van de Raad, inzoverre dat vereist is door de Voorzitter. Artikel 10 – ADVISEREND COMITE Naast het Uitvoerend Comité en de Raad heeft de vereniging een Adviserend Comité. Het Adviserend Comité zal optreden als een adviserend orgaan voor de Raad en de Voorzitter, en zal samengesteld zijn uit één vertegenwoordiger van elke nationale vereniging van
association. These national societies are invited to nominate one member each to the Advisory Board. The Chair of the Advisory Board, preferably a Past President, will be nominated by the Council, upon proposal of the President. Nomination of the Chair is subject to approval of the General Assembly. The Chair of the Advisory Board will serve for a non-renewable term of four years.
Article 11 - REPRESENTATION OF THE ASSOCIATION TOWARDS THIRD PARTIES AND THE LAW Without prejudice to the possibility for the Executive Committee as a body to represent the association and without prejudice to the possibility for the Executive Committee to give special powers of attorney, all acts binding on the association are signed by the Secretary and the President together, who do not need to provide proof of their authority to a third party. All legal proceedings, including the entering into and the prosecution of a lawsuit, are conducted, both as a plaintiff and as a defendant, by the Executive Committee represented by the President or a member of the Executive Committee designated by it for the purpose. Article 12 BUDGETS AND ACCOUNTS The financial year begins January 1st and ends December 31st. The budget and accounts of the association shall be submitted annually for provisional approval of the Council and the General Assembly. Article 13 GENERAL CONSIDERATIONS The Dutch version of the
pathologie verbonden met de vereniging. Deze nationale verenigingen worden uitgenodigd om elk een lid te benoemen voor het Adviserend Comité. De Voorzitter van het Adviserend Comité, bij voorkeur een vorige Voorzitter, zal benoemd worden door de Raad op voorstel van de Voorzitter. De benoeming van de Voorzitter is onderworpen aan de goedkeuring van de Algemene Vergadering. De Voorzitter van het Adviserend Comité zal verkozen worden voor een niet-hernieuwbare periode van vier jaar. Artikel 11 - VERTEGENWOORDIGING VAN DE VERENIGING TEN AANZIEN VAN DERDEN EN IN RECHTE Behoudens de mogelijkheid voor het Uitvoerend Comité als een orgaan om de vereniging te vertegenwoordigen en behoudens de mogelijkheid voor het Uitvoerend Comité om bijzondere volmachten toe te kennen, dienen alle geschriften die de vereniging binden ondertekend te worden door de Secretaris en de Voorzitter samen, die tegen derden geen bewijs moeten aanvoeren van hun bevoegdheid ter zake. Alle gerechtelijke procedures, inclusief een rechtszaak aanspannen zowel als eiser en als verweerder, worden gevoerd door het Uitvoerend Comité vertegenwoordigd door de Voorzitter of een lid van het Uitvoerend Comité hiertoe aangeduid. Artikel 12 BEGROTING EN REKENINGEN Het boekjaar begint op 1 januari en wordt afgesloten op 31 december. De begroting en de rekeningen van de vereniging zullen jaarlijks voorgelegd worden ter voorlopige goedkeuring van de Raad en de Algemene Vergadering. Artikel 13 - ALGEMENE BEPALINGEN De Nederlandstalige tekst der statuten is de enige officiële
statutes is the only official version. All cases not provided for by the present regulations and particularly announcements to be made in Annexes to the Belgian Official Gazette (“Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad”) shall conform to provisions of Belgian law.
tekst. Voor alles wat in de huidige regels niet voorzien is en met name de publicaties die in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt moeten worden, wordt gehandeld in overeenstemming met de bepalingen van de Belgische wet.
3. Bijzondere volmachtverlening voor de formaliteiten bij de administratieve overheden. Special authorization to carry out all formalities at the public administration offices.
In het bijzonder wordt de lasthebber gemachtigd om namens de lastgever: - deel te nemen aan elke andere vergadering met zelfde agenda, er te beraadslagen en er zijn stem uit te brengen; - te dien einde alle akten en processen-verbaal te tekenen, iemand in de plaats te stellen en in het algemeen alles te doen wat nodig of nuttig mocht blijken voor de uitvoering van deze lastgeving, met belofte van bekrachtiging. In particular the proxy is authorized on behalf of the principal to: - take part in all meetings with the same agenda, participate in all deliberations and votings; - therefore sign all deeds and documents, subrogate, and in general do everything that is necessary and useful as part of what is mentioned above, with promise of ratification.
Opgemaakt te Drawn up at
op on
