Provincie Vlaams-Brabant dienst: Jeugd en Cultuur
DE EVENEMENTENGIDS VEILIG FEESTEN EN FUIVEN IN ZEMST
Of “hoe organiseer ik op een verantwoordelijke manier een evenement in onze gemeente” … een praktische handleiding voor een veilige fuif meer info op: www.fuifpunt.be
Namens het college i.o. gemeentesecretaris Jocelyn Bruggeman
burgemeester Bart Coopman
1/48
DEEL I: VOORBEREIDING VAN JE EVENEMENT HOOFDSTUK 1: De eerste aanzet 1.1 Inleiding: Wat wil je organiseren? Wanneer is jouw activiteit een evenement , en moet je dus voldoen aan de voorwaarden van deze gids. Indien je activiteit niet voldoet aan onze definitie, kan deze gids nog steeds een nuttig hulpmiddel zijn bij de organisatie. Definitie: Een evenement is een activiteit waarbij je openbaar domein inneemt en/of waarbij hinder/overlast kan ontstaan voor de omgeving en omwonenden. Enkele voorbeelden: Organiseer je een lezing in een zaal met voldoende parking geen evenement Organiseer je een grote fuif (meer dan 200 aanwezigen) in dezelfde zaal wel een evenement Organiseer je een buurtfeest en wil je een tent plaatsen op het pleintje wel een evenement …
1.2 Aard van het evenement PRIVÉ-EVENEMENTEN Men spreekt van een privé-evenement wanneer er een persoonlijke band bestaat tussen de organisator en de aanwezigen (bv. familietuinfeest, communiefeest, trouwfeest, personeelsfeest, ...). In de meeste van deze gevallen zal men via een persoonlijke invitatie worden uitgenodigd. De organisator dient over een gastenlijst te beschikken. Hiervoor is er geen toelating nodig maar het is sterk aan te raden om deze privéactiviteiten te melden bij het gemeentebestuur (dat kan via het document ‘Aanvraagformulier Evenementen’). Op die wijze is de politie op de hoogte van je activiteit en kunnen ze bij problemen rechtstreeks contact met de verantwoordelijke opnemen. Men dient zich wel te houden aan de algemene reglementeringen (geluidsoverlast, toelating op elektronisch versterkte muziek, openbare orde, burenhinder enz. ...). Opgelet!: Verspreid je affiches of flyers (of maak je reclame via facebook) dan vervalt automatisch het privékarakter en is de fuif openbaar. Tip: Ook al bestaat geen wettelijke meldingsplicht (en kan ze door de gemeente niet ingesteld worden) voor privéfeestjes, het is uiteraard aangewezen om de buren (en eventueel zelfs de politie) op de hoogte te brengen van je initiatief. Zo laat je zien dat je rekening wil houden met de nachtrust van de omwonenden en dat je klachten zoveel mogelijk wil voorkomen. Iemand die op voorhand verwittigd is, zal niet zo vlug een klacht indienen en zal eerder zoeken naar een aanvaardbaar compromis als bijvoorbeeld de muziek te luid staat.
2/48
NIET PRIVÉ-EVENEMENTEN - De activiteit is algemeen toegankelijk (bvb restaurant, jaarmarkt, tentoonstelling...) - De uitnodigingen zijn algemeen (bv. flyers, affiches,...) - Met of zonder inkom IN VASTE INRICHTINGEN A. ALGEMEEN TOEGANKELIJK EVENEMENT IN PRIVE-ZAAL: Wat je ook inricht: zorg dat je steeds 2 maanden voor de activiteit deze meldt aan de gemeente via het ‘Aanvraagformulier Evenementen’ (Bijlage 2). B. EVENEMENT IN GEMEENTELIJKE ZAAL De gemeente Zemst biedt ook accommodatie aan waar je als burger of als vereniging terecht kunt voor het organiseren van je evenement (maar geen fuiven). Meer info kan je terugvinden op: http://www.zemst.be/nl/17/collections/53/gemeentelijke-zalen.html C. EVENEMENTEN IN EEN TENT EN/OF OPENLUCHT Publieke gebeurtenis, die zich afspeelt op een terrein, in openlucht of in een tent. Bijvoorbeeld een markt, fuif, buurtfeest, enz… Deze evenementen zijn altijd onderworpen aan een voorafgaandelijke toelating van de burgemeester. De aanvraag dient eveneens uiterlijk 2 maanden op voorhand te worden binnengebracht via het ‘Aanvraagformulier Evenementen’.
1.3
Overzicht belangrijkste aandachtspunten aanvraag evenementen
Aanvraag Muziekafwijking
veiligheidsverantwoordelijke tijdelijk schenken van sterke dranken gemeentelijk materieel Infoportieken controle brandweer
openbare evenementen via ‘Aanvraagformulier Evenementen’ (bijlage 2) 2 maand op voorhand! KB van 24 februari 1977 is opgeheven en geïntegreerd in Besluit Vlaamse Regering 14/02/2012 (van kracht op 01/01/2013)
privé-evenementen melding bij gemeentebestuur is niet verplicht maar aan te raden KB van 24 februari 1977 is opgeheven en geïntegreerd in Besluit Vlaamse Regering 14/02/2012 (van kracht op 01/01/2013)
Indien van toepassing via ‘Aanvraagformulier Evenementen’ (bijlage 2) via ‘Aanvraagformulier bij melding: Evenementen’ (bijlage 2) contactpersoon + gsm-nr (contactpersoon + gsm-nr) via ‘Aanvraagformulier niet mogelijk voor privéEvenementen’ (bijlage 2) evenementen via ‘Aanvraagformulier Uitleen Gemeentelijk Materiaal’ (bijlage 3 A en B) via ‘Aanvraagformulier niet mogelijk voor privéinfoborden (bijlage 4 A en B) evenementen Enkel bij evenementen in niet mogelijk voor privétenten of bij gebruik evenementen gasflessen in een tent bvb kerstmarkten (datum afspraak
3/48
veiligheidsrondgang doorgeven aan gemeentebestuur) Enkel voor openbare evenementen Security (zie p. xx)
Tijdelijke politieverordening (straten parkeer- of verkeersvrij) Briefings
briefje buurtbewoners
Met eigen leden Met erkende security vrijwilligers namen, voornamen en ‘Aanvraagformulier Evenementen’ geboortedata eigen (bijlage 2) vrijwilligers samen Er is ook een mogelijkheid tot het binnenbrengen met krijgen van subsidies voor ‘Aanvraagformulier verenigingen Evenementen’ (bijlage 2) Via ‘Aanvraagformulier Evenementen’ (bijlage 2) 2 maanden op voorhand met duidelijke omschrijving wijziging verkeersmaatregelen + plannetje bijvoegen afhankelijk van de aard van het evenement: briefing +/- 1 maand vóór datum fuif/evenement en in aanwezigheid van politie, burgemeester of zijn vertegenwoordiger, de dienst VTW, de alcohol en drugspreventiemedewerker. Bij algemene aanvraag voegen of meebrengen tijdens briefing. In de week voorafgaande van je evenement bezorgen aan langsbewoners (250 m in de onmiddellijke omgeving van het evenement)
Het ‘Aanvraagformulier Evenementen’ , aanvraagformulier voor vergunning/positief bericht, de aanvraag voor gemeentelijk materieel en de aanvraag infoborden kan je ook downloaden via de gemeentelijke website (www.zemst.be/ik organiseer!).
4/48
HOOFDSTUK 2: Administratieve verplichtingen 2.1 Meldingen en aanvragen aan de gemeente: overzicht documenten A. Standaard aanvraagformulier + plan van het evenement VUISTREGEL: Minimum 2 maand vóór de festiviteit moet het ‘Aanvraagformulier Evenementen’ betreffende het evenement ingediend worden. Dit document dient men te bezorgen aan de dienst vrije tijd en welzijn, ter attentie van College van Burgemeester en Schepenen (zie kader hieronder). Het niet naleven van deze vuistregel zal leiden tot een negatief advies van de gemeentelijke diensten. Het ‘Aanvraagformulier Evenementen’ kan worden gedownload via de website www.zemst.be TE MAKEN AFSPRAKEN: Zo kort mogelijk nadat de aanvraag werd binnengebracht, worden de organisatoren afhankelijk van de aard van het evenement uitgenodigd voor een toelichtingsvergadering indien nodig. B. Infoborden Via onze infoborden kan je op een goede manier je evenement aankondigen. Je moet deze wel zelf aanmaken, ophangen en afhalen. Het reglement en bijhorend aanvraagformulier vind je in bijlage 3 of op de website. C. Tijdelijke politieverordeningen (Wijzigen van de verkeerssituatie) Een tijdelijke politieverordening (bv. parkeerverbod, afsluiten straten, eenrichtingsverkeer,...) is een bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen. Indien een wijziging van de verkeerssituatie noodzakelijk geacht wordt, kan je dit op het aanvraagformulier noteren. D. Ontlenen van gemeentelijk materiaal Bij de werkliedendienst van de gemeente Zemst kan je terecht voor logistieke ondersteuning van je evenement (o.a. tafels, stoelen, podium,…) in de mate dat het materiaal nog beschikbaar is. Het reglement en bijhorend aanvraagformulier vind je in bijlage 4 of op onze website en moet minstens twee weken op voorhand aangevraagd worden. Hoe later je je aanvraag doet hoe meer kans dat het materiaal niet meer beschikbaar is. E. Ontlenen van de evenementenkoffer Voor de organisatie van allerlei evenementen binnen de gemeente Zemst kunnen de organisatoren gratis een evenementenkoffer huren. De koffer bestaat voornamelijk uit fluorescerende vestjes en armbanden , 2 zaklampen, walkie talkies, seingeversverstjes, een geluidsmeter, … De evenementenkoffer dient 2 maand op voorhand aangevraagd te worden via het standaardformulier voor melding/aanvraag van evenementen (zie bijlage 5). F. Schenken van alcoholische dranken Indien je alcoholische dranken wenst te schenken in occasionele drankgelegenheden geopend op plaatsen waar openbare manifestaties doorgaan, zoals sportieve, politieke en culturele manifestaties, fuiven,… dan is een speciale machtiging van de burgemeester vereist. Dit kan je aanduiden op het ‘Aanvraagformulier Evenementen’ (bijlage 2).
5/48
Gaat het over een permanente uitbating van een drankgelegenheid dan is een exploitatievergunning en tapvergunning verplicht. Meer info hierover kan je bekomen bij de lokale ambtenaar economie van de gemeente Zemst, 015 61 71 74. Voor meer info zie hoofdstuk 2: drank en alcohol misbruik. G. Instellen van een drankperimeter De burgemeester kan oordelen om in overleg met de politie een verbod uit te schrijven voor het bezit van eigen alcoholische dranken, en dit in vooraf bepaalde straten. De organisator hangt deze drankperimeter omhoog aan de ingang van zijn evenement. De organisator heeft het recht om de toegang te weigeren als mensen eigen flessen drank willen meenemen op het evenement. Ook de politie kan deze alcoholische dranken afnemen. H. Milieuvergunning / Geluidsnormen (muziektoelating) Hoofdstuk 9 van de algemene politieverordening betreffende de bestrijding van geluidshinder vermeldt dat het gebruik van elektronisch versterkte muziek ’s nachts tussen 22.00 en 07.00 uur onderworpen is aan de toelating van het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen verleent die toelating tot maximum 4 uur 30 met als voorwaarde dat na 3 uur de bassen toegedraaid worden, het geluidsniveau afgebouwd wordt tot de toegelaten afwijking en niet hoger komt dan de toegelaten normen in hoofdstuk 9 betreffende de bestrijding van de geluidshinder van de nieuwe algemene politieverordening. Basisprincipes geluidsnormen muziekactiviteiten: NIEUWE REGLEMENTERING VAN KRACHT VANAF 1 JANUARI 2013. De normen voor muziekactiviteiten gaan uit van het maximale geluidsniveau. Hoe hoger het geluidniveau hoe meer verplichtingen voor de exploitant. Er zijn 3 verschillende categorieën: A) Maximaal
geluidsniveau
≤85
dB(A)
LAeq,15min
B) Maximaal
geluidsniveau
≤95
dB(A)
LAeq,15min
C) Maximaal
geluidsniveau
≤100
dB(A)
LAeq,60min
I. Maximaal geluidsniveau ≤ 85 dB(A) LAeq,15min: niet-ingedeelde muziekactiviteit Voor inrichtingen met een maximaal geluidsniveau ≤ 85 dB(A) LAeq,15min moet u geen melding indienen of milieuvergunning aanvragen. Uitzonderingen: Het college van burgemeester en schepenen kan in een aantal gevallen voor deze muziekactiviteiten een maximaal geluidsniveau ≤ 95 dB(A) LAeq,15min of ≤ 100 dB(A) LAeq,60min toelaten. Dit kan: in feestzalen, lokalen en schouwspelzalen: o maximaal 12 keer per jaar en o maximaal 2 keer per maand en o het totaal aantal dagen mag maximaal 24 kalenderdagen zijn); in openlucht of in een tent wordt vanaf 1 januari 2013 in VLAREM geen beperking op het aantal activiteiten opgelegd (voordien was dit wel het geval voor tenten) Als het college toelating verleent, zijn geen normen voor omgevingsgeluid van toepassing tenzij deze worden opgelegd door het college van burgemeester en schepenen.
II. Maximaal geluidsniveau ≤95 dB(A) LAeq,15min : melding klasse 3 Voor inrichtingen met muziekactiviteiten met een maximaal geluidsniveau ≤ 95 dB(A) L Aeq,15min volstaat een eenmalige melding klasse 3.
6/48
Uitzonderingen: Het college van burgemeester en schepenen kan in een aantal gevallen voor deze muziekactiviteiten een maximaal geluidsniveau ≤ 100 dB(A) LAeq,60min toelaten.: Korte muziekactiviteiten die: o maximaal 3 uur duren en o doorgaan tussen 12u ’s middags en 24u ’s nachts en o gedurende één periode per dag Voorwaarden met betrekking tot omgevingshinder uit VLAREM II, hoofdstuk 4.5 blijven gelden (er kan dagelijks hinder optreden en in die zin moeten deze activiteiten wat betreft het omgevingsgeluid op dezelfde manier beoordeeld worden als milieuvergunningsplichtige activiteiten); Bijzondere gelegenheden die o langer dan 3 uur duren en o maximaal 12 keer per jaar en o maximaal 2 keer per maand en o totaal aantal dagen mag maximaal 24 kalenderdagen zijn. Geen normen voor de omgeving van zijn kracht, tenzij deze worden opgelegd door het college van burgemeester en schepenen (deze muziekactiviteiten kunnen dan op dat moment als niet-ingedeelde inrichting aanzien worden). Schouwburgen, variététheaters, zalen voor sportmanifestaties met uitzondering van zalen voor gemotoriseerde sportmanifestaties met gebruik van verbrandingsmotoren, polyvalente zalen en feestzalen met een speelruimte Vandaag: klasse 3 inrichting. Vanaf 1 januari 2013 blijven een klasse 3 inrichting maar bijkomende sectorale voorwaarde dat het geluidsniveau in de inrichting ≤ 95 dB(A) LAeq,15min. Deze inrichtingen kunnen er ook voor kiezen om een milieuvergunning aan te vragen volgens rubriek 32.1 VLAREM I (rubriek 32.1.2° VLAREM I: muziekactiviteiten met maximaal geluidsniveau ≤ 100 dB(A) LAeq,60min ).
III. Maximaal geluidsniveau ≤100 dB(A) LAeq,60min : milieuvergunning klasse 2 Inrichtingen met muziekactiviteiten met een maximaal geluidsniveau ≤100 dB(A) L Aeq,60min moeten een milieuvergunning aanvragen bij het college van burgemeester en schepenen. Wat betreft geluidshinder naar de omgeving gelden de voorwaarden uit VLAREM II, hoofdstuk 4.5. BIJKOMENDE MAATREGELEN: Maximaal geluidsniveau > 85dB(A) LAeq,15min en ≤95 dB(A) LAeq,15min het geluidsniveau wordt gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek + andere geluiden in de inrichting) gemeten ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats. Toetsen mag aan ofwel 102 dB(A) LAmax,slow ofwel 95 dB(A) LAeq,15min duidelijke visuele indicatie van het geluidsniveau minstens zichtbaar voor de verantwoordelijke voor het geluidsniveau het gebruik van een begrenzer (limiter) die zo afgesteld is dat de norm gerespecteerd wordt, is toegelaten maar niet verplicht Maximaal geluidsniveau > 95dB(A) LAeq,15min en ≤ 100 dB(A) LAeq,60min - het geluidsniveau wordt gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek + andere geluiden in de inrichting) gemeten ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats. Toetsen mag aan ofwel 102 dB(A) LAeq,15min ofwel 100 dB(A) LAeq,60min; - het geluidsniveau wordt gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek + andere geluiden in de inrichting) geregistreerd (LAeq,60min); - duidelijke visuele indicatie van het geluidsniveau minstens zichtbaar voor de verantwoordelijke voor het geluidsniveau; - het gebruik van een begrenzer (limiter) die zo afgesteld is dat de norm gerespecteerd wordt, is toegelaten maar niet verplicht; - gratis ter beschikking stellen van oordopjes voor het publiek;
7/48
-
(enkel voor inrichtingen met een milieuvergunning die beschikken over een permanente geluidsinstallatie: opmaak van een geluidsplan).
Bij de provincie kan men terecht om dergelijke meetapparatuur te huren, de gemeentelijke milieudienst van Zemst biedt dit ook aan: http://www.vlaamsbrabant.be/vrije-tijdcultuur/uitleendienst/index.jsp Voor meer info kan je gratis de infobrochure downloaden op www.lne.be/geluidsnormen
2.2 En deze aanvragen mag je ook niet vergeten… A
SABAM – Auteursrechten
Wie openbaar muziek maakt, moet auteursrechten betalen. Dit wordt geregeld via SABAM U kan uw toelating aanvragen, ook alle vragen ivm facturen worden via deze weg beantwoord, via E-licensing of sturen naar volgend adres, fax of e-mail: SABAM Aarlenstraat 75/77 1040 Brussel Tel : 02/286.82.11 (Front Office) Fax. : 02/742.24.60 E-mail :
[email protected] De volledige informatie kan je terugvinden op de website van SABAM: www.sabam.be Op deze site kun je ook de nodige formulieren downloaden. Voor onbeschermde muziek moet je niet betalen. Als een groepje uitsluitend eigen nummers speelt en niet aangesloten is bij SABAM, moet je ook niet betalen voor het gebruik van zijn muziek. Tip: Op de website van formaat jeugdhuiswerk Vlaanderen www.formaat.be kan je zelf het sabamtarief uitrekenen. Ook hebben jeugdhuizen die aangesloten zijn bij deze koepel recht op een goedkoper tarief. Jeugdhuisondersteuning Vlaams-Brabant en Brussel (T) 03 226 40 83. B
Billijke vergoeding
Zoals SABAM moet betaald worden voor de auteurs van muziekstukken, zo moet je billijke vergoeding betalen voor de uitvoerders en producenten van de muziekstukken. Opgelet, hiervoor gelden andere inningkantoren en criteria dan voor SABAM. De organisatoren die tijdelijke activiteiten organiseren, hebben de plicht om op eigen initiatief deze activiteiten aan te geven indien zij opgenomen muziek spelen in een voor het publiek toegankelijke plaats. De aangifte van de tijdelijke activiteit moet tenminste 5 werkdagen voor aanvang in het bezit zijn van de inningmaatschappij. De betaling moet gebeuren voor de activiteit plaatsvindt. Gebeurt de aangifte van de tijdelijke activiteiten niet of te laat, dan wordt het geldende tarief verhoogd met 15%. De formulieren kan men downloaden via de website www.bvergoed.be of kan men aanvragen bij Outsourcing Partners N.V., postbus 181, 9000 Gent 12, Tel.:070.66.00.16 E-mail:
[email protected]. Voor meer inlichtingen kunt u ook steeds terecht op de dienst Vrije Tijd en Welzijn (015/61.88.94 – 015/61.88.95). Alleen wanneer de uitbater van de zaal een jaartarief betaalt dat overeenkomt met de georganiseerde activiteit, is de organisator vrijgesteld van aangifte. Vraag dus steeds aan de zaaluitbater of hij reeds een overeenstemmend jaartarief betaalt. Ook voor privéfuiven moet je SABAM en de billijke vergoeding betalen. Het privékarakter van een fuif sluit deze ‘auteursrechten’ niet uit!
8/48
C
Verzekeringen (BA, brand, vrijwilligers,…)
Brandverzekering De organisator dient zelf een brandverzekering af te sluiten, tenzij de uitbater reeds een brandverzekeringspolis heeft, waarin vermeld staat dat de eigenaar afstand doet van verhaal t.a.v. de inrichters (d.w.z. dat de inrichters niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van brand). De zaaluitbater moet verzekerd zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. Soms ben je als organisator verplicht de inboedel bijkomend te verzekeren. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid Er moet verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid worden afgesloten, deze dekt materiële en lichamelijke schade. Zonder bijkomende verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid draait de organisator op voor de schade die voortvloeit uit de organisatie. Opgelet: De gewone verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (“familiale”) dekt een aantal dingen niet die je in verenigingsverband doet. Je moet dus een verzekeringspolis burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere vrijwilligers werd toegebracht aan derden. Als de vereniging zo’n verzekering BA voor andere activiteiten heeft, moet je checken of ‘fuiven’ gedekt worden. Indien niet, kan je de polis laten uitbreiden. Facultatieve verzekeringen Verzekering contractuele aansprakelijkheid Met deze verzekering kan de schade aan tent of zaal, die tijdens de activiteit al dan niet per ongeluk wordt toegebracht, vergoed worden. Verzekering “alle risico’s” Deze verzekering dekt vandalisme en diefstal, zowel aan eigen als aan gehuurd materiaal. Voor wie regelmatig materiaal huurt, kan het interessant zijn om een abonnementspolis op jaarbasis af te sluiten (1,1% van de nieuwwaarde). !!! Let op: Bij elk evenement blijft de organiserende vereniging verantwoordelijk, zelfs als zij een beroep doet op een of andere firma voor het plaatsen van podiums, lichtbruggen of geluid, zelfs als de hele organisatie in handen wordt gegeven van een beroepsfirma ! Tip!: Het is aangeraden om een bijkomende verzekering lichamelijke ongevallen voor medewerkers af te sluiten. Contacteer hiervoor een goede makelaar die duidelijk uitlegt wat de polis inhoudt en welke risico’s hij dekt. Het is dikwijls beter om iets meer te betalen, maar zeker te zijn dat je voor alles gedekt bent, dan bij eventuele ongevallen met een financiële kater te blijven zitten. D
Professionele bewaking
Als organisator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens de duur van het evenement. Deze verantwoordelijkheid wordt beperkt tot de zaal, het stuk grond of de tent waar het evenement doorgaat. Als organisator zorg je er dus voor dat het evenement in alle kalmte en veiligheid kan verlopen. Toezicht op de aanwezige personen is aangewezen. De lokale politie kan dit niet doen voor elk evenement dat in de gemeente wordt ingericht. Je doet hiervoor best beroep op andere mensen. de veiligheidsverantwoordelijke: deze wordt aangesteld door de organisator. In de meeste gevallen is dit iemand van de organisatie zelf. Hij/zij is de spilfiguur in de samenwerking met de politie, de organisatie of de diensten die instaan voor het toezicht op de aanwezigen
9/48
-
-
professionele bewakingsfirma: wanneer je beroep doet op een professionele bewakingsfirma zorg er dan voor dat het een erkende dienst is met de nodige licenties. Meer info hierover vind je op de website van www.vigilis.be. Eens je de namen weet van wie de dag zelf ook effectief aanwezig zal zijn mail je die info door naar de gemeente
[email protected]. Vergeet ook niet dat je na afloop van je evenement je factuur mag doorgeven aan de gemeente. Je kan een subsidie ontvangen voor het inzetten van beveiligingspersoneel. Niet-professionele bewaking: het inhuren van een professionele bewaking kan een flinke hap uit je budget betekenen. Indien je beroep doet op vrijwilligers om de bewaking waar te nemen is het van belang dat deze personen de nodige kennis en maturiteit bezitten. Ook hier moet je alle namen en geboortedata doorgeven aan de gemeente, dit mag via mail
[email protected].
Wat kan de security doen? het vrijhouden en controleren van nooduitgangen en doorgangen het vrijhouden van afgebakende zones het voorkomen van incidenten en confrontaties toezicht houden op de ticketcontrole (security wordt in principe NIET belast met ticketcontrole; dit is een taak voor eigen medewerkers van de organisatie) oppervlakkige controle kledij en bagage E
Advies van de Brandweer
Indien het om groot openlucht evenementen gaat, vaak ook met tenten, zal er contact opgenomen moeten worden met de lokale brandweerafdeling. Contactgegevens kan u terugvinden in bijlage 1. Brandweernormen uitgangen bij evenementen in tenten en openlucht: Uitgangen in tenten: Voor de breedte van de uitgangen wordt gerekend met 1,25 cm uitgang per aanwezig persoon. De totale bezetting wordt berekend aan 2 personen per m² netto oppervlakte. De netto oppervlakte wordt bepaald in overleg tussen de inrichter en de brandweer. Vanaf een bezetting tussen 50 en 250 personen moeten er minimum twee uitgangen aanwezig zijn, bij voorkeur in tegenovergestelde richtingen. Tot 500 personen moeten er minimum 3 uitgangen aanwezig zijn, terwijl er telkens één extra uitgang voorzien wordt per begonnen schijf van 500 personen. De breedte van de uitgangen zal gemeten worden op een hoogte van 150 cm boven de normale vloerpas. De verschillende uitgangen moeten aangeduid worden bij middel van de voorgeschreven pictogrammen, terwijl deze uitgangen en hun respectievelijke pictogrammen voldoende verlicht moeten worden met een veiligheidsverlichting. Bij het plaatsen van een tent neem je best de volgende tips in acht: - De tent moet vlot bereikbaar zijn voor brandweer en ziekenwagen. - Zorg voor genoeg uitgangen in functie van het aantal aanwezigen dat je verwacht. - Zorg voor een duidelijke aanwijzing van de nooduitgangen. - Voorzie veiligheidsverlichting - Zorg voor de nodige brandblusapparaten. Voor evenementen in tenten zal een afgevaardigde van de brandweer vlak voor de activiteit (datum en uur af te spreken) ter plaatse langskomen voor een veiligheidscontrole en rondgang, samen met de politie. 10/48
Uitgangen in openlucht: Voorzie steeds voldoende nooduitgangen. Hoe meer nooduitgangen, hoe beter! Voor openlucht is 1 cm per persoon x 5 van toepassing. bvb 1 meter = 500 personen Vanaf 1000 personen moet men 3 uitgangen voorzien. Per 1000 personen één extra uitgang voorzien! De minimum doorgang van een nooduitgang moet minstens 2 m breed zijn. Men moet rekening houden dat men 40 tot 60 personen per minuut via één nooduitgang moet kunnen evacueren. De evacuatietijd bij openluchtevenementen mag maximaal 15 minuten bedragen. Op minimum één kwartier moeten er per nooduitgang dus 1000 personen geëvacueerd kunnen worden. Rondom het terrein zou er om de 60 meter een nooduitgang moeten voorzien worden. Enkele aandachtspunten: Uitgangen en nooduitgangen worden op geen enkele wijze geblokkeerd Uitgangen en nooduitgangen moeten goed aangegeven en verlicht zijn Aanbrengen van veiligheidsverlichting Regelmatige controle van de nooduitgangen op versperringen Nooduitgang voorzien in de buurt van het gehandicapten platform Opletten met gasflessen, vuurwerk en brandbare decoratieve elementen. Altijd op voorhand de brandweer contacteren en advies vragen!!! Als je een evenement in een zaal organiseert, vraag dan bij de uitbater steeds naar de maximale bezetting van de zaal. Het maximaal aantal toegelaten personen is door de brandweer vastgesteld op basis van oppervlakte. F
Vergunning voor voeding
Er worden op je evenement etenswaren verkocht. Waar moet je dan rekening mee houden? Verkoop in eigen beheer: Als je op je fuif etenswaren wil verkopen, is er een voorafgaande vergunning nodig voor de verkoop van etenswaren. Meestal is het zo dat zalen met een keuken zelf over die vergunning beschikken. Wanneer dat het geval is, moet jij zelf verder niets ondernemen. Uitbesteding verkoop etenswaren: Als je beroep doet op een hotdogkraam-, frituuruitbater of cateringbedrijf hoef je normaal niet zelf voor een vergunning ‘tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedings- middelen’ te zorgen; de uitbater neemt dit voor zijn rekening. Heb je nog vragen i.v.m. vergunningen voor voedingsmiddelen, je kan een flyer met alle info bekomen op de dienst Vrije Tijd en Welzijn of neem dan contact op met het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de voedselketen, Provinciale Controle Eenheden Vlaams-Brabant, Greenhill Campus, Interleuvenlaan 15 blok E in 3001 Leuven. Tel: + 32 16 39 01 11 of e-mail:
[email protected]
11/48
HOOFDSTUK 3: Communicatie 3.1
Folders en affiches
A. Affiches en flyers: Affiches zijn de meest gangbare manier om een fuif bekend te maken. Deze affiches dienen vijf belangrijke gegevens te bevatten : 1. Wat (fuif, optreden, quiz, ...) 2. Wanneer (datum en uur) 3. Waar (adres van zaal of tent) 4. Met wie (DJ, muziekgroep, ...) 5. Wie (vereniging --> rechtspersoon vermelden.) Het is wettelijk verplicht om naast de naam van de organiserende vereniging ook de naam en het volledige adres te vermelden van de verantwoordelijke uitgever van de affiche. Deze persoon moet meerderjarig en woonachtig zijn op Belgisch grondgebied. Als er dan ergens iets fout loopt zoals verboden aanplakken - heb je kans dat de politie jou eerst contacteert vooraleer procesverbaal wordt opgesteld. Bij het aanbrengen van affiches is de trapsgewijze verantwoordelijkheid van toepassing. Als men geen verantwoordelijke uitgever vindt, zoekt men de organiserende vereniging. Lukt dit ook niet dan gaat men naar de drukker van de affiche. Vandaar uit gaat men de weg in omgekeerde volgorde afwerken tot men bij een persoon komt die de verantwoordelijkheid draagt, dus de uitgever of de vereniging. De gemeente Zemst beschikt niet over plakzuilen. Voor specifieke informatie voor het plaatsen van borden langs gewestwegen kan je steeds terecht bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, afdeling Wegen en Verkeer Vlaams-Brabant Vanaf 7 april 2011 dus te bereiken op het volgende adres: Wegen en Verkeer Vlaams-Brabant, Dirk Boutsgebouw, Diestsepoort 6, bus 813000 LEUVEN Tel. 016/66.57.50Fax. 016/66.57.55
[email protected] Je mag strooibriefjes (flyers) uitdelen om reclame te maken, maar je bent wel verplicht om de verantwoordelijke uitgever en adres te vermelden. Om problemen te vermijden is het aangeraden volgende zin te vermelden: “Gelieve mij niet op de openbare weg gooien”. Het wel doen, is sluikstorten. Als je op privéplaatsen of eigendommen iets wil uitdelen, moet je altijd de toestemming van de eigenaar vragen. B Affichetaks: Sinds januari 2007 werden de affichetaks en de fiscale zegels afgeschaft. Concreet werden daardoor alle affiches die kleiner zijn dan één vierkante meter vrijgesteld van aanplakkingstaks. De A3, A2 en de A1- affiches zijn dus voortaan vrijgesteld van aanplakkingstaks. Voor de affiches groter dan 1m² blijft de aanplakkingstaks verschuldigd (50 cent per affiche). Als je zegeltaks moet betalen, kan je dit alles ook regelen via de drukker van de affiches of door aangifte te doen bij het belastingskantoor in de regio (Ministerie van Financiën- Domeinen en Penale Boeten). Het belastingskantoor bezorgt je dan een nummer dat je op de affiche kan drukken. Meer info: Ontvangerij der Domeinen en Penale Boeten Groenstraat 51- 1800 Vilvoorde Tel.: 02/255 67 25
12/48
Op affiches met minder dan 60% reclame wordt slechts 6% BTW betaald i.p.v. 21%. Het zou kunnen dat de drukker hiervan niet op de hoogte is. Hou je factuur in de gaten! C
Iedereen welkom!
Je wil natuurlijk zoveel mogelijk volk op een veilige manier laten feesten op jouw evenement. Iedereen is hierbij welkom. Helaas zijn er steeds ‘ongewenste’ bezoekers die amok maken, de sfeer verpesten voor andere bezoekers, organisatoren of buurtbewoners. Mogelijk kan je met onderstaande tips al heel wat voorkomen: Om ervoor te zorgen dat iedereen is “uitgefeest” op het moment dat jij je evenement wilt beëindigen, laat je je publiek zo vroeg mogelijk afzakken naar je evenement. Kondig steeds duidelijk het sluitingsuur van je evenement en het sluitingsuur van de drankbonnetjesverkoop aan. Eén van de mogelijkheden om overlast voor de buurt te beperken, is de inkom zonder stempel, m.a.w. binnen is binnen. Het spreekt voor zich dat dit duidelijk moet gecommuniceerd worden naar de fuifgangers. Bezoekers die de zaal toch verlaten en later opnieuw willen binnenkomen, moeten ook opnieuw betalen. Een andere manier om overlast buiten te voorkomen, is de inkom voor de effectieve ingang van de zaal of tent te installeren. Zo kunnen bezoekers alsnog een luchtje scheppen zonder opnieuw te moeten betalen. Een derde mogelijkheid is inkom blijven vragen tot op het einde. Dat demotiveert onruststokers, die enkel in de late uurtjes naar het evenement afzakken om voor overlast te zorgen. Een ander veel voorkomend probleem zijn vechtersbazen: deze bezoekers zijn er niet op gebrand om vrolijk te feesten, maar om een robbertje te vechten. Hoe kan je deze vechtersbazen afschrikken, enkele tips: Inkom vragen Genoeg beveiligen (ondanks de meerkost) Denk na over de manier van promo voeren (facebook is een handig promokanaal maar een openbaar evenement zorgt ervoor dat ook minder gewenste gasten op de hoogte zijn van je evenement). Denk na over de naam van je fuif deze kan een bepaald publiek aantrekken (misschien is ‘So you think you can drink’ geen goed idee?) Voorkom dat mensen eigen drank meenemen. Dit kan eventueel door op voorhand aan de burgemeester– in het raam van de veiligheid – voor de private bewakingsonderneming een toestemming tot een oppervlakkige controle van de bagage en de bovenkleding te vragen. Zet volwassenen in aan de toog bvb zij staan sterker in hun schoenen om jongeren drank te weigeren Toelating op basis van een uitnodiging: Er is sprake van een privéfuif als er op de fuif enkel mensen toegelaten zijn die een persoonlijke uitnodiging ontvangen hebben en waarvan de organisator een namenlijst heeft. Het moet dus uitgesloten zijn dat iemand anders een uitnodiging kan vragen of kopen. Of je al dan niet inkomgeld vraagt, doet weinig ter zake. Op die manier kan je vechtersbazen de toegang weigeren en/of doen afschrikken.
3.2
Wegwijzers
Voor het plaatsen van wegwijzers is normaal gezien de toestemming van het gemeentebestuur vereist, tenzij de wegwijzers langs gewestwegen worden geplaatst. In dat geval is het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling Wegen en Verkeer Vlaams-Brabant bevoegd. Een schriftelijke aanvraag is noodzakelijk. Soms worden er bepaalde voorwaarden aan de toelating gekoppeld. 13/48
Meer info: Wegendistrict 212 Vilvoorde, Albert I-laan 275, 1800 Vilvoorde Districtchef Ing.Gwendy Aerts/Ing.Paul Bossuyt – tel 02-255 90 40 fax 02-252 17 91
3.3 Informeer de buurbewoners! De buurtbewoners dienen, een week voor het evenement, door de organisatoren schriftelijk in kennis gesteld te worden van de activiteit met vermelding van datum, naam en GSM-nr. van minstens één van de verantwoordelijke. Zorg dat deze mobiele nummers gedurende het evenement altijd bereikbaar zijn. Indien er voor je evenement een tijdelijke politieverordening van kracht is, dien je dit in je brief naar de buurtbewoners te vermelden. Standaard wordt verzocht om de brief in een zone van 250m rond het evenement bij de buurtbewoners te verdelen. Voor sommige locaties dient deze afstand uitgebreid te worden. Per evenement zal dit tijdens de briefings afzonderlijk worden bekeken.
3.4
UiT in Zemst
Alle verenigingen en organisatoren van activiteiten kunnen hun activiteiten invoeren via www.uitdatabank.be. Zo krijgen de activiteiten via verschillende media promotie en zijn de mensen op de hoogte via de meest recente informatie. De gemeente herneemt deze info in het gemeentelijk infoblad (enkel indien de activiteit 3 maanden op voorhand werd ingevoerd). De informatie die je invoert wordt echter ook verspreid via www.uitinvlaanderen.be en al hun mediapartners. De enige voorwaarde voor het publiceren van je activiteiten is dat deze moeten openstaan voor “niet-leden”. Deelnemers mogen dus niet verplicht worden om een lid te worden van de organiserende vereniging.
14/48
HOOFDSTUK 4: Preventie en Veiligheid 4.1
Taakverdeling onder de organisatoren
Een organisatie bestaat uit een team. Toch enkele tips: Duidt één hoofdverantwoordelijke aan voor de organisatie. Zorg dat de medewerkers duidelijk herkenbaar zijn door bvb het dragen van een uniform t-shirt. Als je deze herkenbare kledij draagt mag je geen alcohol drinken.
4.2
Fuifbriefing met Gemeente en Politie + plaatsbezoek
De gemeente organiseert een briefing voor evenementen. Dit gebeurt niet voor elk evenement, dat zal in overleg met de politie en de organisatie ingeschat worden of dit nodig is. Enkele vuistregels, ongeacht de grote van het evenement: Zorg voor een goede prospectie in de zaal (hoeveel security zal er nodig zijn, rekeninghoudend dat de hele zaal onder toezicht moet kunnen staan) Zorg ervoor dat de hulpdiensten tot vlak aan de fuif kunnen geraken. Voorzie desnoods een parkeergelegenheid, exclusief voor de hulpdiensten! Scherm de tuinen van de buren goed af, en geef de buren een briefje met een gsm nummer.
4.3
Hulpverlening
Zorg ervoor dat minstens een EHBO-koffer met basismateriaal op het gebeuren aanwezig is, alsook, afhankelijk van de grootte van het evenement, één of meerdere mensen die vertrouwd zijn met EHBO en verzorging. Wanneer in erkende security wordt voorzien, is dit geen probleem: elke erkende bewakingsagent heeft immers zijn opleiding EHBO en brandbestrijding. Bij megaevenementen is het nuttig beroep te doen op ervaren hulpdiensten. Bij grotere evenementen moet je zeker overwegen om beroep te doen op een hulppost van het Rode Kruis/Vlaamse Kruis. Alle informatie is te vinden op de websites van het Rode Kruis en het Vlaamse Kruis. Als je een kleinschalig evenement organiseert, voorzie je best zelf een EHBO post. Het Rode Kruis: 016/39.80.72 - Het Vlaamse Kruis: 016/29.00.88
4.4 A.
Parkeergelegenheid Voertuigen
Het is aangewezen om parkeermogelijkheid te voorzien voor auto’s en stalplaatsen voor fietsen. Zorg dat je steeds vluchtwegen en parkeerplaatsen vrijhoudt voor de hulpdiensten B.
Fietsenstalling
Zorg voor een goede (betalende) fietsenstalling met toezicht. Voorbeeld: werk met bonnetjes en 2 man bewaking. De fuifgangers zullen deze service zeker appreciëren.
15/48
DEEL II:HET EVENEMENT IN VOLLE GANG HOOFDSTUK 1: Je evenement in veilige banen leiden 1.1 Toestand vlak voor het evenement Stel de huidige toestand van het terrein/zaal en omgeving vast samen met de eigenaar. Neem eventueel foto’s om jezelf in te dekken.
1.2 Het aanspreekpunt voor de veiligheid Stel een veiligheidsverantwoordelijke (moet meerderjarig zijn) aan. In de meeste gevallen is het iemand van de organisatie zelf. Hij is de spilfiguur in de samenwerking met de politie, de organisatie en de diensten of personen die instaan voor het toezicht op de aanwezigen. Geef steeds zijn/haar contactgegevens door, om een vlotte samenwerking op poten te zetten. A. BEVEILIGING De politie geeft aan dat ze graag zo min mogelijk interventies toepassen op fuiven. Hun taak is dan wel om de openbare orde te handhaven maar de interventieploegen zijn er in eerste instantie om dringende noodhulp te verlenen. Een gradueel systeem werkt het efficiëntst. De politie wordt er pas bijgeroepen als laatste redmiddel.
Politie
Security bij iets grotere problemen De organisatie zelf 2 personen om in te grijpen bij kleine problemen/ incidenten
De organisatie zelf (vrijwilligers). Stel minstens twee meerderjarige personen om in te grijpen bij kleine problemen/ incidenten. Deze hebben geen andere taken en zijn permanent aanwezig en uitsluitend met deze taak belast. Men kiest best voor personen die een zekere maturiteit/afdwingbaarheid kunnen uitstralen. Het aantal vrijwilligers dient bepaald te worden in evenredigheid met het aantal en met de aard van de bezoekers. Zorg dat de organisatie duidelijk herkenbaar is. Erkende Security is bij iets grotere manifestaties een must. Zorg dat deze op voorhand goed gebriefd worden. Maak hen duidelijk dat hun hoofdtaak bestaat uit het inspelen op overlast/incidenten en toezicht houden op de bezoekers aan de inkom (zie ook verder). Politie als laatste redmiddel, natuurlijk mag er al gebeld worden voor het niet meer te overzien valt, want dan kan de politie ook niet veel anders meer doen dan de fuif stilleggen. Veiligheid Als organisator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens de duur van het ingerichte evenement. Deze verantwoordelijkheid wordt begrensd door de 'perimeter' van het evenement, d.w.z. de verantwoordelijkheid wordt beperkt tot de zaal, de tent of het omheinde stuk grond 16/48
waar het evenement doorgaat. Evenwel kan de burgemeester de perimeter uitbreiden met een deel van de openbare weg dat voor het verkeer wordt afgesloten. Als organisator zorg je er dus voor dat het evenement in alle veiligheid en kalmte kan verlopen. Toezicht op en controle van de aanwezige personen is aangewezen. De lokale politie kan dit niet doen voor elk evenement dat in de gemeente wordt ingericht. De organisator zal dus beroep moeten doen op andere mensen.
1.3 Vrijwilligers Het inhuren van een professionele beveiligingsfirma kan erg belastend zijn voor het budget. Het voordeel bij het inhuren van een professionele bewakingsfirma is dat je er mag vanuit gaan dat deze mensen een degelijke opleiding hebben genoten en weten wanneer en hoe ze in bepaalde situaties moeten optreden. Indien je slechts sporadisch een evenement organiseert, kan je beroep doen op meerderjarige leden van je eigen vereniging om een oogje in het zeil te houden. Het is natuurlijk van het allergrootste belang dat deze personen de nodige kennis en maturiteit bezitten. Bewakingsactiviteiten kunnen slechts door (eigen) vrijwilligers worden uitgevoerd wanneer voldaan is aan de volgende voorwaarden: - Het vrijwilligersteam is samengesteld uit eigen leden van de organiserende vereniging en niet uit derden. Ook personen die een aanwijsbare band hebben met de organisatoren mogen worden ingezet. Dit zijn bijvoorbeeld leden van een oudervereniging van een school of een vereniging van gewezen leiding van een jeugdbeweging. - De organisatoren moeten een nominatieve lijst van de vrijwilligers opstellen die zij bezorgen aan de Burgemeester die op zijn beurt zijn toestemming tot inzet dient te verlenen. De Burgemeester vraagt hiervoor advies aan de Lokale Politie. - Het gaat uitsluitend om de uitoefening van activiteiten van persoonscontrole en verkeersbegeleiding. (Zie verder.) - Vrijwilligers mogen dit enkel gratis doen, ze kunnen ook geen vergoeding in natura of fooien ontvangen. - Inzet van vrijwilligers kan enkel als je als organisatie slechts sporadisch een evenement organiseert. (Met sporadisch wordt bedoeld: maximum 4 keer per jaar). - De vrijwilligers die bewakingsactiviteiten uitoefenen mogen dit slechts sporadisch doen. De organisatie dient na te gaan of de hier bedoelde vrijwilligers er geen vaste gewoonte van maken om bewakingsactiviteiten uit te oefenen bij fuiven of evenementen. Iedere vrijwilliger mag deze activiteit immers niet meer dan 4 keren per jaar uitoefenen! Vrijwilligers kunnen dus niet onbeperkt ingezet worden. De PZ KASTZE verwacht dat de organisatie hiervoor een schriftelijke garantie aan haar overhandigt. Vrijwilligers die ingezet worden voor een bewakingsopdracht hebben geen enkele bijzondere bevoegdheid. Dit betekent ook dat zij geen fouille op personen of van bagage mogen uitvoeren. Enkel na uitdrukkelijke (schriftelijke) toestemming van de Burgemeester mag er in bepaalde gevallen een oppervlakkige controle van kledij en handbagage gebeuren. De controle van kledij of handbagage mag enkel aan de toegang van het evenement. De controle mag ook niet systematisch zijn. Niet alle bezoekers mogen dus gecontroleerd worden, het moet een uitzondering blijven. Enkel als de veiligheidsmensen vermoeden dat een bezoeker een wapen of een gevaarlijk voorwerp bij heeft, mag die aan een controle onderworpen worden. De controle gebeurt door een persoon van hetzelfde geslacht. De controle gebeurt op basis van vrijwilligheid. Wie zich niet wil laten controleren, kan de toegang ontzegd worden.
17/48
Controles met een ander doel dan wat wettelijk voorzien is, kunnen niet; bijvoorbeeld nagaan of iemand voorwerpen gestolen heeft, of iemand drugs bij zich draagt, … De vrijwilligers die ingezet worden voor de bewakingsopdracht kunnen instaan voor kanalisatie en controle van het publiek om confrontaties te voorkomen met andere groepen aanwezigen, of om materiaal tegen vandalisme en diefstal af te schermen of om personen te beschermen. Zijn eveneens toegelaten: taken die het vrijhouden van doorgangen of nooduitgangen impliceren of die dienen te voorkomen dat het publiek zich toegang verleent tot verboden zones. Hieronder valt bijvoorbeeld de aangehaalde VIP-lounge. Leden van de bewakingsploeg, al dan niet vrijwilligers, mogen nooit: - Geweld en/of dwang gebruiken. Dit is immers enkel een bevoegdheid van de politie. - Controle uitoefenen op de openbare weg of openbare plaatsen. - Fouilleren. Ook dit is door de wetgeving enkel voorzien voor de politiediensten. Daarom spreekt men over ‘controle van kledij en goederen’ en hiervoor dient de uitdrukkelijke toestemming van de Burgemeester gegeven te worden. Verplichtingen! Er dienen dus twee namenlijsten vooraf ingediend te worden bij de Burgemeester: 1. 2.
van de personen die toezicht houden op de menigte; van de personen die mogelijk controles van kledij en handbagage zullen uitvoeren.
De PZ KASTZE verwacht van de organisatie: 1. de garantie dat de vrijwilligers slechts maximum 4 maal per jaar een bewakingsactiviteit uitoefenen; 2. dat zij aantonen welke aanwijsbare band er bestaat tussen organisatie en vrijwilligers.
1.4
Professionele beveiliging / bewaking
In het geval dat je werkt met een professionele bewakingsdienst, raden wij je aan te zorgen voor ten minste vier personen. Op die manier kan je steeds twee mensen inzetten aan de inkomcontrole en kunnen de twee anderen zich steeds tussen het publiek begeven. A. Professionele bewakingsfirma Als organisator kan je beroep doen op een professionele bewakingsfirma om toezicht te houden op de aanwezige personen. Hun bevoegdheden beperken zich tot de omschrijving van de perimeter en zijn zeer nauw omschreven in de 'portierswet'. Wanneer je beroep doet op een bewakingsonderneming, zorg er dan wel in eerste instantie voor dat het een erkende dienst is met de nodige licenties (wet 10-04-1990). Eerste controle hier is het erkenningnummer: een reeks van 8 cijfers: xx.xxxx.xx. Meer informatie hierover kan je nagaan via het internet: ww.vigilis.be. Sinds 2003 is de identificatiekaart algemeen verplicht voor bewakingsagenten in België. Elke bewakingsagent is steeds verplicht deze kaart bij zich te hebben. B. Wat kan de erkende security doen ? De erkende security op een evenement zal zich voornamelijk bezig houden met toezicht op en controle van personen. Dit kan behelzen: toezicht houden op de ticketcontrole (security wordt in principe NIET belast met ticketcontrole, dit is een taak voor eigen medewerkers van de organisatie) het vrijhouden en controleren van doorgangen en nooduitgangen het vrijhouden van afgebakende zones 18/48
kanalisatie van het publiek het voorkomen van incidenten en confrontaties de oppervlakkige controle van de kledij en de handbagage (enkel mits toelating burgemeester)
Een goede briefing van de security is geen overbodige luxe. De controle van de kledij en de handbagage is door de wetgeving uiterst strikt geregeld. Als je als organisator wil dat de kledij van de bezoekers kan gecontroleerd worden, moet de erkende security steeds de vraag stellen aan de burgemeester. De burgemeester oordeelt hierover, na inwinnen advies politie, en levert eventueel een vergunning af. C. Iemand de toegang weigeren? Iemand die jonger is dan 16 jaar mag zonder begeleiding niet naar een fuif, behalve als het gaat om een fuif, die niet uit handelsgeest wordt georganiseerd door een vzw of een jeugdvereniging. Als je twijfelt of iemand al dan niet 16 is, mag je vragen of hij/zij kan bewijzen 16 te zijn. Kan of wil deze persoon dat niet dan heb je het recht de toegang te weigeren. De personen die verantwoordelijk zijn voor de ticketcontrole en –verkoop kunnen iemand de toegang weigeren als deze personen ook wettelijk geen toegang hebben. Bijvoorbeeld omdat ze geen ticket hebben, geen 16 jaar zijn of in dronken toestand verkeren. Als je aan de personen in kwestie geen ticket verkoopt, kan je hen uiteraard de toegang weigeren. Anders ligt het natuurlijk met tickets die al in voorverkoop door de persoon in kwestie werden aangekocht.
1.5
Beroep doen op de politiediensten
Aarzel zeker niet om de politie te contacteren. Wacht de problemen niet af en wacht zeker niet tot er repressief moet worden opgetreden.
1.6
Brandveiligheid
Ten minste vier(!) meerderjarige personen uit de organisatie zijn bij eventuele brand verantwoordelijk voor de evacuatie van de bezoekers en het bedienen van de brandblustoestellen. De opslagplaats van brandstoffen zal steeds buiten de tent voorzien worden. Indien om één of andere reden gasflessen (met uitzondering van de CO2 gasflessen voor de tapinstallaties) gebruikt worden, dienen deze gasflessen op een veilige manier opgesteld te worden buiten de tent, zodat ze o.a. tegen omvallen beschermd zijn, dit zonder de doorgangen te belemmeren. Deze gasflessen zullen zoveel mogelijk gegroepeerd worden, terwijl deze opslagplaats dient afgesloten te worden voor het publiek, bij voorkeur met hoge hekkens. Daarnaast dient deze afgesloten ruimte vlot bereikbaar te zijn door brandweer. Gasinstallaties moeten voldoen aan de geldende reglementeringen ter zake en aan de regels van goed vakmanschap. Voor de voeding van de kook-, bak- en braadstellen, evenals voor de verwarmings- toestellen, wordt slechts elektriciteit en gas toegestaan. Voor de voeding van een BBQ of van een afgeschermd verwarmingstoestel zijn ook vaste brandstoffen toegestaan. De aanwezigheid van een brandblusapparaat bij kook-, bak- en braadstellen is verplicht. Voorzie ook altijd een branddeken. Ballonnen gevuld met helium mogen wel aangezien helium niet brandbaar is.
19/48
HOOFDSTUK 2: Drank- en drugmisbruik voorkomen 2.1 Drug- en alcoholpreventie BELANGRIJK: Dienst Inspectie Consumptieproducten van de FOD Volksgezondheid is, evenals de politie, bij wet bevoegd voor de controle op het verkoopsverbod van alcohol aan min 16-jarigen. (Wet van 24 januari 1977 betreffende de bescherming van de gezondheid van de gebruikers op het stuk van de voedingsmiddelen en andere producten). Deze Dienst verricht heden de controles op het verkoopsverbod, en dit voor zowel automaten, handelszaken, horecazaken, festivals en evenementen. Onder evenementen kunnen verstaan worden: fuiven, buurtfeesten, eetfestijnen, kerstmarkten, e.d. Er wordt meestal eerst preventief opgetreden (waarschuwing) en pas bij een 2de inbreuk wordt er PV opgesteld. De sancties zijn vervat in de wet van 24 januari 1977: geldboete van €300 tot €6.000. Voor handelszaken (cafés, jeugdhuizen, …) kan dit in extreme gevallen leiden tot een sluiting. 2.1.1 WETGEVING ROND HET SCHENKEN VAN ALCOHOL AAN MINDERJARIGEN De wet rond het verkopen, schenken en aanbieden van alcohol aan minderjarigen (B.S.31/12/’09) zegt in essentie het volgende: Het is verboden om alcoholhoudende dranken (o.a. bier, wijn, …) te verkopen, schenken of aan te bieden aan jongeren onder de 16 jaar. Het is verboden om sterke dranken (al dan niet gemixt, dus ook in cocktails) te verkopen, schenken of aan te bieden aan jongeren onder de 18 jaar. Concreet wil dit zeggen: -16 jarigen: alcoholische dranken mogen niet geschonken, verkocht of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar, ook wanneer deze vergezeld worden door een (of beide) ouder(s) of verantwoordelijke volwassen begeleider. -18 jarigen: gegiste dranken mogen wel geschonken en verkocht worden aan -18 jarigen, sterke dranken (gedistilleerde dranken: minstens 1,2 % volume alcohol, al dan niet gemixt) niet. o Wel: gegiste dranken ((streek)bieren, wijn, … ) indien ze minder dan 22% alcohol bevatten. o Niet: sterke (gedistilleerde) dranken zoals wodka, rum, gin, wisky, … en cocktails met gedistilleerde drank (vb. mojito, wodka-redbull, …) OPGELET: alcopops (bv. Bacardi Breezer) en crème- &fruitjenevers, zijn- hoewel ze minder dan 22° alcohol bevatten- verboden, omdat ze gedistilleerde drank bevatten. HOE KAN JE HIERAAN TEGEMOET KOMEN? Wanneer iemand een pintje of een cocktail bestelt en je bent niet zeker of deze wel respectievelijk +16 of +18 jaar oud is, mag je aan de persoon in kwestie vragen om te bewijzen dat hij/zij wel degelijk zo oud is als hij/zij beweert. OPGELET: je hebt niet het recht om iemands identiteit te controleren. Je mag dus met andere woorden nooit iemands identiteitskaart vragen. De leeftijd bewijzen kan op andere manieren dan met de identiteitskaart; ook op een rijbewijs, bus- of treinabonnement, … staat de leeftijd van de persoon in kwestie vermeld. Indien de persoon in kwestie niet wil of kan aantonen dat hij/zij de wettelijke leeftijdsgrens heeft bereikt, dan heeft u, als verkoper, altijd het recht om de verkoop te annuleren.
20/48
-
Wanneer ouders alcoholische drank bestellen voor hun minderjarige zoon/dochter, ligt de verantwoordelijkheid echter bij de ouders.
Aandachtspunten: Het is strafbaar om alcohol te schenken/verkopen aan iemand (zowel minder- als meerderjarigen) waarvan je ziet dat hij/zij al dronken is. Een automobilist, motorrijder of fietser pleegt een strafbaar feit wanneer hij meer dan 0,5 promille alcohol in het bloed heeft. Vanaf 0,8 wordt de strafmaat zwaarder. Als organisator kan je aansprakelijk gesteld worden als je een zichtbaar dronken fuiver alcohol verstrekt en deze achteraf een ongeval veroorzaakt. Als je hem in dezelfde situatie drank weigert, ga je uiteraard vrijuit. Verder is ook het voorstellen of aanvaarden van een uitdaging/weddenschap, als deze leidt tot dronkenschap, strafbaar. Als de betrokken dronken persoon bovendien jonger is dan 18 jaar, dan wordt de straf verdubbeld.
Ter informatie: De Vereniging voor Alcohol- en andere Drugproblemen (VAD vzw) ontwikkelde o.a. “wobblers” ter bekendmaking van de wetswijziging. Indien u graag één of meerdere van deze “wobblers” zou willen ontvangen, geeft u de preventiewerker een seintje op
[email protected] of op 0474/85.92.17.
Toezicht op drankmisbruik A. Affiches aanplakken Sensibiliseren is de boodschap. Hang spandoeken, affiches, voorzie bierviltjes waarop je als organisatie duidelijk maakt dat je geen sterke dranken onder de 18 jaar serveert. B. Polsbandjes Via polsbandjes met verschillende kleuren kan je je bezoekers herkenbaar maken en indelen in twee categorieën: tussen 16 en 18 jaar (bv. rood polsbandje) ouder dan 18 jaar (bv. groen polsbandje Hiermee maak je het voor de mensen aan de (voor)toog eenvoudiger om controle uit te oefenen dat er bv. geen sterke dranken verkocht wordt aan bezoekers onder de 18 jaar. Enkele structurele maatregelen om misbruiken te voorkomen: Overschrijd de maximale capaciteit niet: Het aantal toegelaten fuivers is afhankelijk van het gemeentelijk reglement. Richtlijn is dat 1 persoon op een fuif of concert 0,5 m² nodig heeft. Indien nodig zou een korte inkomstop gehouden moeten worden wanneer de toeloop te groot wordt. Vermijden van publieksconcentraties: op elke plaats en elk moment moet een vlotte doorgang van het publiek mogelijk blijven. Uitdroging en verhitting tegengaan: Wie langdurig danst in een (te) warme omgeving, loopt het risico op uitdroging en oververhitting; zeker in combinatie met (overmatig) gebruik van alcohol en/of illegale drugs. Voorzie een vestiaire: fervente dansers moeten kledij kunnen uitspelen als ze het warm krijgen, zonder zich zorgen te maken of ze hun jas/trui nog wel gaan terugvinden op het einde van de avond.
21/48
-
-
-
-
-
-
Chill out: indien mogelijk zou een ruimte voorzien moeten worden waar het publiek letterlijk kan afkoelen en tot rust komen. Deze zgn. chill-out zone is een rustigere en koelere ruimte dan de dansvloer. De combinatie van rustigere muziek, een koelere temperatuur en eventueel comfortabele zitmogelijkheden maken dat de feestgangers kunnen afkoelen en zodoende de lichaamstemperatuur terug op peil kunnen krijgen. Een hoge temperatuur op de fuiflocatie speelt, na het urenlang dansen en drinken van alcohol, een bepalende rol bij oververhitting en uitdroging. Alvorens de deuren te openen, kan ventileren en de verwarming afzetten voor een aangenaam, koel lokaal zorgen. Indien mogelijk kunnen eventueel nooduitgangen opengezet worden om tijdens het evenement te ventileren (opgelet voor geluidsoverlast!) Richtwaarde: voor de omgevingstemperatuur op de locatie wordt een maximumgrens van 27°C vooropgesteld; bij hogere temperaturen neemt immers het risico op oververhitting drastisch toe. Alcoholvrije dranken: omwille van het vochtafdrijvend effect van alcohol is een ruim assortiment aan alchoholvrije dranken onontbeerlijk om de vochtbalans in het lichaam te herstellen. Geschikte dranken hiervoor zijn water, softdrinks en isotone sportdranken (bv. Aquarius). In dit opzicht is een kritische kijk nodig ten aanzien van acties zoals 'gratis vaten', 'zuipkaarten' e.d. Deze verlagen duidelijk de drempel om (overmatig) alcohol te drinken en kunnen zelfs aanzetten tot riskant drinkgedrag. Indien mogelijk en eerder voor de grotere evenementen: gratis waterverstrekking (bv. waterfonteintje in sanitaire ruimte of chill-out).
2.1.2 DRUGGEBRUIK Druggebruik toelaten op een fuif is ten strengste verboden. Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt tussen soft- of harddrugs. Je kan bezoekers er best attent op maken (via affiches of inkomkaarten en op website) dat gebruik van drugs niet wordt getolereerd. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als ‘aanzetten tot’. Het oogluikend toelaten van druggebruik is dus een verzwarende omstandigheid! Belangrijk is dat bv. op de website van de organisatie en de tickets gecommuniceerd wordt dat drugs verboden zijn op het evenement. Inbreuken op de drugwetgeving hebben immers niet alleen gevolgen voor de directe overtreders, maar ook voor de organisator(en)/uitbater(s) van de plaats van het misdrijf. De burgemeester is bevoegd om de desbetreffende zaak (of fuifzaal) voor een periode van maximaal 6 maanden te sluiten. Voor meer informatie over de drugwetgeving en preventieve boodschappen kan men natuurlijk altijd bij de drugpreventieambtenaar terecht. Voor het inzetten van vrijwilligers en/of professionele bewakingsagenten (voor persoonscontrole en toelatingsweigering van personen onder invloed van alcohol en/of andere drugs): www.vigilis.be. Toezicht in en rond de fuiflocatie: Er wordt aangeraden om permanent toezicht te houden (zowel op de binnenruimtes als op de terreinen in de directe omgeving) om problematisch alcohol- en/of druggebruik te ontraden en te anticiperen op probleemsituaties. Bij de vaststelling van een overtreding, moet op kordate wijze opgetreden worden. Wat kan helpen: Plaats de bar en bonnetjesstand zo dat het overzicht op de zaal optimaal is. Een toiletdame/-heer kan ingezet worden voor het toezicht in de toiletten. Duidelijke afspraken zijn nodig hoe deze onregelmatigheden dient te communiceren naar de organisatie toe.
22/48
-
-
Vermijd donkere plekjes in de zaal: hiervan kan 'geprofiteerd worden' om bv. ongezien een joint te rollen. Rond de locatie kunnen vrijwilligers toezicht houden, maar wanneer ze zich op de openbare weg begeven hebben ze geen bevoegdheid. Enkel de politie kan dan optreden. Duidelijke afspraken met politie zijn dus noodzakelijk wanneer zich onregelmatigheden voordoen op en rond de locatie. Er moet kordaat opgetreden worden tegen verkoop en gebruik van illegale drugs. Bij problemen dient de politie zo snel mogelijk verwittigd te worden.
2.2 Toezicht op het rookverbod In openbare gebouwen en in de horeca geldt het algemeen rookverbod. Het is verboden te roken in een afgesloten ruimte toegankelijk voor het publiek. Wat kan helpen: Breng aan de ingang en in de zaal rookverbodstekens aan, zodat de bezoekers duidelijk zien dat het rookverbod geldt.
23/48
DEEL III NA AFLOOP VAN HET EVENEMENT 1.1 Wat met je afval? Laten nakijken door milieudiensten? Tips i.v.m. afvalpreventie, water/bodemvervuiling: Bij evenementen en fuiven levert het gebruik van plastic wegwerpbekers een berg afval op. Dit probleem kan men oplossen door het gebruik van herbruikbare kunststofbekers. Door het gebruik van deze kunststofbekers neemt de totale hoeveelheid afval sterk af, de opkuis zal veel sneller gedaan zijn en de afvalfactuur zal beduidend lager liggen. De provincie Vlaams Brabant leent aan organisaties uit de provincie gratis herbruikbare bekers uit http://www.vlaamsbrabant.be/binaries/wisselbekers-flyer-handleiding_tcm527255.pdf?tonsaiUri= Voor meer informatie: e-mail:
[email protected] of Tel.: 02/467.11.14 Aanduiden van een afvalverantwoordelijke. Hij of zij kan enerzijds toezien op de correcte inzameling van de afvalfracties en anderzijds ingrijpen wanneer afvaleilanden vol zijn. Bij evenementen in tent of in openlucht is het van belang voldoende strategisch opgestelde toiletten te voorzien. Het is beter verschillende kleinere toiletgroepen te plaatsen dan één grote algemene. Een zeker toezicht is nodig. De toiletten kunnen best strategisch worden opgesteld met voldoende signalisatie (pictogrammen). De toiletten moeten regelmatig worden gereinigd (Let op de hygiëne!). Gebruik hiervoor milieuvriendelijke producten. Die zijn maximaal biologisch afbreekbaar.
1.2
Debriefing
Indien er zich incidenten hebben voorgedaan is het nuttig om achteraf nog eens samen te zitten, om dergelijke problemen in de toekomst te vermijden. Foto’s kunnen hierbij een handig hulpmiddel zijn om het later terug beter te kunnen visualiseren.
24/48
Bijlage 1: Nuttige telefoonnummers: Antigifcentrum: (070) 245 245 24u op 24u bereikbaar Brandweer: Algemeen: 100 (112 met een gsm) Plaatselijk brandweerkorps: tel 02 251 77 78 (Brandweer Vilvoorde) Politie: Noodnummer politiehulp: 101 Lokale politiezone: 015 62 71 62 Rode kruis Vlaanderen: Algemeen nummer: 105 Plaatselijke waterdistributiemaatschappij: Wachtdienst de watergroep: 02/254 71 60 - 016/30 13 40
Plaatselijke verdeler elektriciteit: Eandis Algemeen nummer: 078/35 35 34 Storingen en defecten: 078/35 35 00 Defecte straatlampen: 0800/63.535 Plaatselijke gasverdeler: Eandis Algemeen nummer: 078/35 35 34 Storingen en defecten: 078/35 35 00 Gasreuk: 0800/65.065 Plaatselijk ziekenhuis: AZ Sint-Maarten overkoepelt 3 campussen. Campus Leopoldstraat Leopoldstraat 2, 2800 Mechelen tel : 015 40 95 11 , fax : 015 41 58 72 Campus Zwartzustersvest Zwartzustersvest 47, 2800 Mechelen tel.: 015 29 66 66, fax.: 015 20 82 10 Campus Rooienberg Rooienberg 25, 2570 Duffel tel.: 015 30 31 11 , fax.: 015 30 44 20 AZ Imelda Imeldalaan 9 – Bonheiden: Spoedopname: 015/50 50 40 Onthaal: 015/50 50 11 UZ Leuven/Gasthuisberg: Spoedopname: 016 34 39 00 Onthaal: 016 34 35 35 AZ Jan Portaels Gendarmeriestraat 65, 1800 Vilvoorde Tel.: 02 254 64 00 Fax: 02 257 50 50 25/48
Apotheek in de buurt Verbist Weerde 015 61 09 00 Pharma Zemst 015 61 12 00 De Lindeboom Hofstade 015 41 61 92 Ghekiere Elewijt 015 61 21 44 Sermeus Hofstade 015 61 15 19 Verbist Eppegem 015 61 21 87 Apelec Elewijt 015 61 57 43 De voorzorg 015 61 13 91 Wachtdienst 0900-10.500 Huisdokters in de omgeving Elewijt Jacobs Jeroen Dynastiestraat 108 Machtelinckx Vera Tervuursesteenweg 461 Thiels Pieter Dynastiestraat 108 Thijs Marleen Dynastiestraat 108 Vastesaegher Jozef Dynastiestraat 108 Verheyden Freddy Victor Servranckxstraat 8 HOFSTADE Bessems Jan Tervuursesteenweg 360 Bessems Luc Tervuursesteenweg 360 Buts Erwin Tervuursesteenweg 1 Knops Luc Tervuursesteenweg 96 Smout Simon Ambroossteenweg 69 Tielemans Roland Tervuursesteenweg 96 Van Giel Roel Tervuursesteenweg 360 Zelderloo Hugo Bordekensstraat 54a Eppegem Colson Els Cardijnstraat 3 Van der Vliet Stef Stijn Streuvelslaan 114 Van Craenenbroeck Kristel Windmolenstraat 4 ZEMST Ghyselen Luc Hoogstraat 14 Martin An Linterpoortenlaan 3 Roelands Patrick Linterpoortenlaan 3 Masscheleyn Daniel Humbeeksebaan 139 Verreet Gert Larestraat 41 WEERDE Lauwers Gunther Damstraat 51 Weymans Jean Marie Damstraat 51 Wachtdienst www.mediwacht.be
015 61 03 44 015 33 14 84 015 61 03 44 015 61 03 44 015 61 03 44 015 62 05 25 015 015 015 015 015 015 015 015
62 62 41 41 61 41 62 61
02 02 22 94 11 66 02 38
22 22 69 13 99 01 22 72
015 61 13 19 015 61 06 00 015 61 01 50 015 015 015 015 015
61 61 61 61 61
55 11 11 81 27
66 00 00 18 94
015 61 50 40 015 61 50 40
26/48
Bijlage 2: Aanvraagformulier Evenementen Gelieve dit document grondig in te vullen waar nodig en 2 maanden voor het evenement te bezorgen aan de dienst Vrije Tijd en Welzijn van de gemeente (zie onderaan), samen met de nodige andere bijlagen. Het niet tijdig aanvragen zal leiden tot een negatief advies van de gemeentelijke diensten. 1)
Contactgegevens van de organisator
Hoedanigheid v/d organisator: О Particulier О Vereniging О Gemeentelijke dienst О Andere
Naam: ……………………………………….. Naam: ……………………………………….. Naam: ……………………………………….. …………………………………………………….
Naam + voornaam Contactpersoon 1: Straat + huisnummer: Postcode + gemeente: GSM/telefoon: E-mail:
……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. …………………………………………………….
Naam + voornaam Contactpersoon 2: Straat + huisnummer: Postcode + gemeente: GSM/telefoon: E-mail:
……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. …………………………………………………….
Aard van de verzekering (vb BA/Brand,…): Polisnummer:
…………………………………………………... …………………………………………………….
27/48
2)
Omschrijving van het evenement:
Aard van het evenement: О Fuif О Buurtfeest О Concert - Optreden О Sportevenement – op 1 locatie О Sportevenement – op diverse locaties of parcours (bv. Wielerwedstrijd, triatlon, edm…) О Sportevenement – type motorcross (een specifieke milieuvergunning is noodzakelijk) О Tentoonstelling О Markt: Rommelmarkt / kerstmarkt / jaarmarkt O Vuurwerk O Kerstboomverbranding O Kampvuur О Andere: ……………………………………………………. Doelgroep van het evenement: О Privé-evenement О Enkel voor leden О Algemeen toegankelijk О Andere: ……………………………………………………. Doel van het evenement: О Commercieel (winstoogmerk) О Gemengd commercieel (winst is niet het hoofddoel) О Niet commercieel (geen winstoogmerk) О Andere: ……………………………………………………. Titel van het evenement:
…………………………………………………….
Datum: Start en einduur: Geschat aantal bezoekers: Beschrijving activiteit:
……………………………………………………. aanvang: ………………………….uur – einde ………………………….uur ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. …………………………………………………….
Indien het evenement uit meerdere data bestaat: Datum 2: ……………………………………………………. Start en einduur: aanvang: ………………………….uur – einde ………………………….uur Geschat aantal bezoekers: ……………………………………………………. Beschrijving activiteit: ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. Datum 3: Start en einduur: Geschat aantal bezoekers: Beschrijving activiteit:
……………………………………………………. aanvang: ………………………….uur – einde ………………………….uur ……………………………………………………. ……………………………………………………. 28/48
……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. …………………………………………………….
29/48
3)
Locatie van het evenement: (aard van de locatie)
О Open lucht, met route: gelieve een route uit te stippelen (bv. met www.routeyou.be) en samen met dit formulier in te leveren О Open lucht, op 1 locatie: gelieve een schets te maken van het grondplan en samen met dit formulier in te leveren Straat + huisnummer: ……………………………………………………. Postcode + gemeente: ……………………………………………………. О Tent: gelieve een schets te maken van het terrein met aanduiding van de tent (geef ook afmetingen van tent) en samen met bijlage 2 in te leveren. Bezorg ook de nodige attesten van deze tent samen met bijlage 2. Opgelet: Voor het gebruiken van een tent moet steeds met de brandweer contact opgenomen worden (door de organisator). De brandweer komt ter plaatse om een veiligheidsrondgang uit te voeren. Eens de organisator op de hoogte is van de exacte datum en het aanvangsuur zal dit meegedeeld worden aan de gemeentelijke dienst Vrije Tijd en Welzijn, zodat de politie ook kan aansluiten. Straat + huisnummer: ……………………………………………………. Postcode + gemeente: ……………………………………………………. Datum veiligheidsrondgang: …………………………………………………… Start en einduur: aanvang: ………………………….uur – einde ………………………….uur О Zaal: naam van zaal ……………………………………………………. Straat + huisnummer: ……………………………………………………. Postcode + gemeente: ……………………………………………………. О Andere: ……………………………………………………. 4) Drank en eten: O Welke soort drank wilt u schenken: О Er wordt geen drank geschonken О Uitsluitend niet-alcoholische dranken О Alcoholische dranken tot en met 21 % (bier/wijn) О Ook sterke dranken (meer dan 21 %) Wordt er eten geserveerd: О Ja, omschrijf: ……………………………………………………. (folder: “gelegenheidsverkoop op markten , festivals,…” van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen zal meegegeven worden) О Neen
30/48
5) Politieverordeningen Indien het gaat om een filmopname gelieve dan een bijkomend document in te vullen. Moeten er straten parkeer- of verkeersvrij gemaakt worden: О Neen О Ja, volgende stra(a)t(en) (vermeld ook de huisnummers): STRAAT Datum Beginuur
Einduur
Verkeersvrij: О Ja, volgende stra(a)t(en) (vermeld ook de huisnummers): STRAAT Datum Beginuur
Einduur
Parkeervrij:
Parkeer- en verkeersvrij:
О Ja, volgende stra(a)t(en) (vermeld ook de huisnummers): STRAAT Datum Beginuur Einduur
Mogelijke voorstellen voor omleiding? ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. De verkeersignalisatie noodzakelijk voor het evenement dient zelf geplaatst te worden door de organisator. Uitzondering hierop zijn de inrichters van wielerwedstrijden. Is er nood aan politiebegeleiding? JA/NEE GELIEVE OOK STEEDS EEN GRONDPLAN/SITUATIESCHETS OP TE MAKEN EN TE BEZORGEN SAMEN MET HET INDIENEN VAN HET FORMULIER Zullen er tijdelijke wegwijzers aangebracht worden? О Neen О Ja, ter hoogte van volgende plaatsen (straat + huisnummer vermelden) ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. Indien ja, wanneer zullen deze geplaatst worden en terug verwijderd worden? Datum plaatsing: …………… Datum verwijdering: ……………
31/48
6)
Veiligheid (vooral van toepassing voor grotere evenementen)
Naam eindverantwoordelijke 1 ter plaatse + GSM-nummer: Naam: ……………………………………………………. GSM-nummer: ……………………………………………………. Naam verantwoordelijke 2 ter plaatse + GSM-nummer: Naam: ……………………………………………………. GSM-nummer: ……………………………………………………. Naam verantwoordelijke 3 ter plaatse + GSM-nummer: Naam: ……………………………………………………. GSM-nummer: ……………………………………………………. Naam verantwoordelijke 4 ter plaatse + GSM-nummer: Naam: ……………………………………………………. GSM-nummer: ……………………………………………………. Welke aanwezige materialen en/of activiteiten houden een verhoogd veiligheidsrisico in: О Vuurwerk О Kampvuur O Kerstboomverbranding О Gas О BBQ О Andere: ……………………………………………………. Kruis aan welke van de volgende zaken geregeld worden door uw organisatie О EHBO team О EHBO koffer O Advies van federale gezondheidsinspectie О Brandblusapparaten (duidt plaats op plan aan waar deze opgesteld staan) О Noodverlichting (aanduiden op plan) О Evacuatieplan/nooduitgangen (aanduiden op plan) О Seingevers/parkeerwachters О Security door eigen mensen Naam 1 : GSM-nummer: Geboortedatum:
……………………………………………………. ……………………………………………………. …………………………………………………….
Naam 2: GSM-nummer: Geboortedatum:
……………………………………………………. ……………………………………………………. …………………………………………………….
Naam 3: GSM-nummer: Geboortedatum:
……………………………………………………. ……………………………………………………. …………………………………………………….
Naam 4: GSM-nummer: Geboortedatum:
……………………………………………………. ……………………………………………………. …………………………………………………….
32/48
О Security door externe firma (bewakingsagenten) Naam firma ……………………………………………………. Ondernemingsnummer: ……………………………… Adres: …………………………………………………………………….. …………………………………………………………………….. GSM: ……………………………………………………. Naam agent 1 ter plaatse: Naam: GSM-nummer:
……………………………………………………. …………………………………………………….
Naam agent 2 ter plaatse: Naam: GSM-nummer:
……………………………………………………. …………………………………………………….
Naam agent 3 ter plaatse: Naam: GSM-nummer:
……………………………………………………. …………………………………………………….
Naam agent 4 ter plaatse: Naam: GSM-nummer:
……………………………………………………. …………………………………………………….
О Andere: ……………………………………………………. De organisator oordeelt dat er beroepspersoneel nodig is voor de security van het evenement en vraagt een subsidie aan voor het inzetten van legale bewakers. De gemeentelijke veiligheidssubsidie voor het inzetten van erkende security is enkel bestemd voor erkende Zemstse verenigingen. De subsidie bedraagt 60% van de kosten, BTW inbegrepen met een maximum van € 600,00 per evenement. De organisator vraagt een subsidie aan voor het inzetten van erkende security tijdens deze activiteit JA/NEE Rekeningnummer aanvrager subsidie: Op naam van:
………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………..
33/48
7)
Muziek (Vergeet SABAM en Billijke vergoeding niet aan te vragen)
De toelating van het schepencollege is vereist bij activiteiten waar elektronisch versterkte muziek met een maximaal geluidsniveau hoger dan 85 dB(A) wordt geproduceerd (tenzij anders bepaald in milieuvergunning, klasse 3 melding of milieuwetgeving). Deze toelating kan verleend worden voor maximaal 12 muziekactiviteiten per jaar. U kunt een muziektoelating aanvragen (om muziek te produceren) uiterlijk tot 03.00 uur. Voor sommige evenementen, georganiseerd door erkende verenigingen bestaat echter de mogelijkheid dat er een engagementsverklaring wordt opgesteld die het de organisator toelaat om muziek te spelen tot 4.30 uur. Dit kan uitsluitend op voorwaarde dat de bassen om 3.00 uur worden afgezet en geen hinder wordt veroorzaakt voor de omwonenden. Voor evenementen met een muziektoelating tot 03.00 uur wordt per activiteit afzonderlijk bekeken of een briefing nodig is. Aanvraag muziektoelating JA/ NEEN (schrap wat niet past) Enkel in te vullen bij “JA”: Voor de muziekactiviteit die start op............................. (datum aanvang evenement) van ………….….u tot …………………….u wens ik een toelating aan te vragen: voor een maximaal geluidsniveau tussen : (gelieve uw keuze aan te kruisen) □ 85 – 95 d(B(A) □ 95 en 100 dB(A) Indien meerdere dagen: Voor de muziekactiviteit die start op............................. (datum aanvang evenement) van ………….….u tot …………………….u wens ik een toelating aan te vragen: voor een maximaal geluidsniveau tussen : (gelieve uw keuze aan te kruisen) □ 85 – 95 d(B(A) □ 95 en 100 dB(A) Voor de muziekactiviteit die start op............................. (datum aanvang evenement) van ………….….u tot …………………….u wens ik een toelating aan te vragen: voor een maximaal geluidsniveau tussen : (gelieve uw keuze aan te kruisen) □ 85 – 95 d(B(A) □ 95 en 100 dB(A) Opgelet: 85 – 95 d(B(A): geluid dient gemeten te worden 95 en 100 dB(A) geluid dient gemeten en geregistreerd te worden. U dient zelf ook in te staan voor oordopjes en deze gratis ter beschikking te stellen aan de bezoekers.
34/48
8)
Communicatie/publiciteit
De buurtbewoners binnen een straal van 250m dienen door de organisatoren een week op voorhand schriftelijk op de hoogte gebracht te worden van deze activiteit. Een kopie van de brief voor de buurtbewoners dient u nog binnen te brengen bij de gemeentelijke dienst Vrije Tijd en Welzijn (dit mag ook via mail). Wenst u gebruik te maken van de gemeentelijke publiciteitskanalen? o Voor het gemeentelijk infoblad en de kalender op de website, kan u uw activiteit zelf invoegen op www.uitinzemst.be. De gegevens die u hier plaatst worden dan overgenomen o
Voor de gemeentelijke infoborden vindt u de evenementengids het aanvraagformulier in bijlage 4 of op www.zemst.be/ikorganiseer! .
Opgelet: Verspreid je affiches of flyers (of maak je reclame via facebook) dan vervalt automatisch het privékarakter en is de fuif openbaar. 9) Gemeentelijk materiaal Gemeentelijk materiaal kan u aanvragen via het ‘Aanvraagformulier Uitleen Materiaal’ (Bijlage 3 van de evenementengids) of op www.zemst.be/ikorganiseer! . 10) Evenementenkoffer Voor de organisatie van allerlei evenementen kunnen alle erkende Zemstse verenigingen en Zemstse inwoners gratis een evenementenkoffer ontlenen bij de gemeente mits een waarborg te betalen. Het uitgeleende materiaal mag enkel gebruikt worden binnen het grondgebied van de gemeente Zemst (exclusief seingeversmateriaal voor bijvoorbeeld wedstrijden). Aan personen of verenigingen buiten de gemeente Zemst wordt geen ontlening van de evenementenkoffer toegestaan. Volgende zaken kunnen o.a. ontleend worden: vest seingever, vest wegkapitein, seingeversbord klein/groot, Banner “tijd zat voor alcohol”, walkie talkies, geluidsmeter 10EaZy, … 11) Formulier filmopnames Voor filmopnames is er een apart document dat ingevuld moet worden. (Bijlage 6 van de evenementengids). Handtekening organisator …………………………………………………….
Datum aanvraag ………………/……………………/……………….
Bezorg het ‘aanvraagformulier evenementen (bijlage 2) samen met alle nodige plannen, attesten, documenten en andere bijlagen aan: Dienst Vrije tijd en Welzijn gemeente Zemst De Griet 1 1980 Zemst Email:
[email protected] Tel.: 015/61 88 93
35/48
Bijlage 3A: Uitleenreglement gemeentelijk materiaal Artikel 1. Er wordt een gemeentelijke retributie gevestigd voor het ter beschikking stellen van materieel en de daarbijhorende levering van dienstprestaties door het gemeentepersoneel. Deze retributie valt ten laste van de aanvrager. Art. 2. Het bedrag van de retributie per stuk en per week wordt als volgt vastgesteld: A) - nadarbareel (2,50 m) € 0,60; - hekwerk (3 m lang x 2 m hoog) € 3,75; - verkeersbord op voet € 1,50; - verkeersbord zonder voet € 0,75; - klein verkeersbord C3 met steel + armband met nationale kleuren € 1,50; - zwart-geel lint (per meter) € 0,10; - rood-witte verkeerskegel € 1,50; - flikkerlicht (met batterij) € 1,50; - 1 set vlaggen: d.i. Belgische vlag, Vlaamse Leeuw en gemeentevlag € 1,50; - vlaggenmast € 1,50; - oude podium: 60 m² op aanhangwagen (verboden als dansvloer) € 50,00; - nieuwe podium (elementen van 1 x 2 m): per podiumelement € 4,00; (verhuurtermijn: dagen of weekend van de festiviteit met aansluitend één werkdag ervoor en één erna; kan gebruikt worden als dansvloer) - tentoonstellingspaneel van 1 m (per pakket van 4 m) € 3,00; - tafel € 2,00; - stoel € 0,50; - zitbank (220 cm lang) € 1,50; - receptietafel € 4,00; - overgooier (seingever) € 1,50; B) - geluidsmeter € 100,00; voor elk volgend uur € 30,00; + € 29,76/uur voor het personeelslid; C) - vrachtwagen met kraan € 18,75/uur; - tractor met aanhangwagen € 18,75/uur; - bestelwagen € 12,50/uur. De voertuigen worden slechts ter beschikking gesteld voor het eventueel vervoeren van het verhuurde materieel en worden steeds bemand door een lid van het gemeentepersoneel. De tijdstippen van afhaling en terugbezorging worden vastgesteld op het ogenblik van de toezegging van de verhuring, naargelang de noodwendigheden. De Zemstse verenigingen en buurtcomités mogen zelf instaan voor het vervoer van het materieel, ook wat de Herashekken betreft, op voorwaarde dat de huurder over een aangepast vervoermiddel beschikt. Indien het gemeentepersoneel moet instaan voor het vervoer, wordt, ongeacht de afstand, een forfaitair bedrag van € 50,00 per rit aangerekend. Art. 3. Voor prestaties door het gemeentepersoneel tijdens de diensturen wordt € 26,01/uur aangerekend. Buiten de normale diensturen wordt dit uurloon vermeerderd met één vierde voor de eerste twee werkuren en met de helft vanaf het derde werkuur. De uurlonen worden respectievelijk € 32,52/uur en € 39,04/uur. De vergoeding voor de prestaties kunnen jaarlijks door het college van burgemeester en schepenen worden aangepast overeenkomstig de regelen bepaald voor de indexatie van wedden en lonen van het gemeentepersoneel. Art. 4. Behoudens onvoorziene gevallen dient de aanvraag ten minste twee weken op voorhand aan het college van burgemeester en schepenen gericht te worden.
36/48
Op het aanvraagformulier dient een verantwoordelijke persoon aangeduid te worden die meerderjarig is en aansprakelijk kan gesteld worden in geval van niet-betaling van de afrekening en de eventuele kosten vermeld onder artikel 7. Deze verantwoordelijke dient de aanvraag mede te ondertekenen. Art. 5. Er zal een voorrangslijst worden opgesteld voor verenigingen en buurtcomités die de voorbije twee jaar hetzelfde materieel op dezelfde datum hebben gehuurd. Art. 6. Deze verenigingen en buurtcomités dienen hun jaarlijkse activiteit tussen 15 maand en 10 maand op voorhand te bevestigen. Zoniet kan het materieel verhuurd worden aan andere verenigingen en buurtcomités. Art. 7. Bij eventuele schade aan, of bij verlies of diefstal van het onder artikel 2. A) vermelde uitgeleende materieel vallen de volledige herstellings- of vervangingskosten ten laste van de ontlener. Art. 8. Het gehuurde materieel dient door de huurder afgehaald en terugbezorgd te worden in de gebouwen van de gemeentelijke dienst Werklieden, tijdens de gewone diensturen van het personeel. Wanneer, op verzoek van de aanvrager, het materieel door het gemeentepersoneel ter plaatse dient afgeleverd te worden, gebeurt dit eveneens tijdens de gewone diensturen. De aanvrager dient de inontvangstneming van het materieel af te tekenen op een daartoe speciaal opgesteld formulier waarop tevens een vermelding voorkomt betreffende de staat van het materieel. Art. 9. Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd te beslissen over alle onvoorziene of uitzonderlijke gevallen in verband met verzoeken tot uitlening van materieel of dienstprestaties van het personeel. Art. 10. Inrichters van wielerwedstrijden kunnen de signalisatie gratis door de Werkliedendienst laten plaatsen. De aanvragen moeten minstens één maand op voorhand toekomen. De signalisatie wordt één werkdag vóór het evenement geplaatst en wordt de eerste werkdag na het evenement weer opgehaald. Er dient tevens steeds een signalisatieplan te worden opgemaakt door de organisator. Art. 11. De Zemstse verenigingen die zich inzetten voor de sport, de jeugd of de socio-culturele sector en de plaatselijke buurtcomités en buurtinformatienetwerken (BIN’s) genieten een vermindering van 50 % op de in artikel 2 voorziene retributie. Het aanvraagformulier van de plaatselijke buurtcomités moet door 3 buurtbewoners ondertekend worden of er moet een bewijs van het buurtfeest bijgevoegd worden (vb. uitnodiging/folder …). Aan personen of verenigingen buiten de gemeente Zemst worden geen verhuringen toegestaan. Het uitgeleende materieel mag slechts gebruikt worden binnen het grondgebied van de fusiegemeente Zemst. Art. 12. De retributie wordt eisbaar na de beëindiging van de prestaties of de terbeschikkingstelling van het materieel en moet betaald worden binnen 30 dagen na de toezending van de afrekening. De minimumprijs van een factuur wordt vastgesteld op € 10,00. Bij gebrek aan een minnelijke schikking zal de inning geschieden bij wijze van burgerlijke rechtsvordering. Art. 13. Dit besluit zal afgekondigd en bekendgemaakt worden overeenkomstig de artikelen 186 en 187 van het Gemeentedecreet. Het zal als definitief worden aanzien indien tijdens het voorgeschreven onderzoek "de commodo et incommodo" geen bezwaren worden ingediend. Art. 14. Deze verordening ter kennisgeving te zenden aan de toezichthoudende overheid.
37/48
Bijlage 3B: Aanvraagformulier Gemeentelijk materiaal Belangrijk:
A (punt 1 tot 5), B in te vullen door de aanvrager Slechts 1 verhuurperiode per aanvraagformulier Aanvraag volledig ingevuld en ondertekend in te dienen bij: Gemeentebestuur Zemst, De Griet 1 in 1980 Zemst
[email protected] Of Werkliedendienst, Houtemsestraat 26 in 1980 Zemst-Eppegem, 015 61 07 31 015 62 09 05
A 1. Identiteit van de aanvrager: Naam : ……………………………………………………………………………………………………………… (art. 4 van het reglement) Adres: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… : ………………………… : …….……………………… : ……………………………………………………………… Voor de vereniging / firma : ……………………………………………………………… 2. Omschrijving van de activiteit waarvoor deze aanvraag wordt gedaan: Van ..…../…..../…..….. om …….... uur tot ..…../…..../………. om …….... uur Omschrijving: ……………………………………………………………………………………………..………… ……………………………………………………………………………………………… 3. Materieel De periode waartussen het materieel effectief wordt ingezet: Van …..../…..../…….... om …….... uur tot …..../…..../…..….. om …..….. uur Het materieel wordt: Door Door Door Door
u zelf afgehaald u zelf teruggebracht de gemeentediensten afgeleverd de gemeentediensten teruggehaald
Datum (*) Uur O ..…../…..../……... O ..…../…..../…..…. O ..…../…..../…..…. O ..…../…..../…..…. (*) Enkel tijdens de werkdagen tussen
7.30u. en 15.30u. Voor het leveren van materieel wordt € 50 per rit aangerekend. Voor het ophalen van materieel wordt € 50 per rit aangerekend. Zemstse verenigingen, buurtcomités en buurtinformatienetwerken genieten een vermindering van 50 %. Adres voor afhaling en terugbezorging: werkliedendienst, Houtemsestraat 26 in 1980 Zemst-Eppegem, 015 61 07 31 4. Enkel in te vullen indien levering door gemeentediensten. Leveringsplaats: ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… Bij levering dient steeds een persoon van de vereniging aanwezig te zijn. Zoniet wordt het materieel niet geleverd. 5. De ondertekende verklaart kennis te hebben genomen van de ‘retributie dienstprestaties gemeentepersoneel en verhuring materieel’ terzake en verklaart zich akkoord met de inhoud. Dit reglement ligt ter inzage op dienst Onthaal van het gemeentehuis. Datum aanvraag: ………………..
Handtekening van de aanvrager
38/48
In te vullen door de gemeentediensten Goedkeuring dienst Datum: ……………….. Code: ………………..
Handtekening
B Gevraagde materieel (Gelieve kolom A en B in te vullen. Kolom C tot F dient ingevuld te worden door de gemeentediensten.) A Omschrijving (**)
Handtekeningen
(**) te vermelden codes:
B Gevraagd aantal
C Toegestaa n aantal
D Geleverd aantal
E Terug aantal
Aanvrager:
Dienst:
Magazijn:
Magazijn:
F Afrekening
verkeersbord op voet (J/N) verkeersbord F41 (verplichte rijrichting): links of rechts (L/R)
C Vaststellingen bij teruggave van het materieel: Staat van het materieel bij teruggave: O alles werd teruggebracht en bevindt zich in goede staat O volgend materieel werd niet teruggebracht of werd beschadigd: -
……….………………………………………………………… Kosten: ……………………euro
-
……….………………………………………………………… Kosten: ……………………euro
-
……….………………………………………………………… Kosten: ……………………euro
Voor akkoord, de afgevaardigde
Naam + handtekening
Vaststelling gedaan door: De gemeentebeambte,
Naam + handtekening
39/48
Bijlage 4A: Reglement informatiepanelen Artikel 1. Op een aantal plaatsen in de gemeente informatiepalen te voorzien waarop personen en verenigingen een bord kunnen plaatsen voor het aankondigen van hun activiteiten van culturele, socioculturele aard, sport en algemeen nut. Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de vaststelling van de inplantingsplaatsen. Art. 2. De plaatsing wordt slechts toegestaan aan elke persoon (natuurlijke persoon, rechtspersoon) gevestigd te Zemst, of aan elke andere persoon indien de activiteit in Zemst plaatsvindt, behoudens uitzonderingen goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen. Ingeval van meerdere aanvragen per opstelplaats wordt voorrang gegeven aan personen gevestigd te Zemst. Art. 3. De aanvraag voor het plaatsen van een aankondigingsbord wordt schriftelijk gericht aan de burgemeester. De speciale aanvraagformulieren kunnen uitsluitend afgehaald worden op de Cultuurdienst van Zemst, De Griet 1 te 1980 Zemst. Mits betaling van de verzendingskosten bestaat de mogelijkheid de aanvraagformulieren telefonisch te bestellen (tel. Cultuurdienst (015) 61.88.94). Art. 4. De aanvraag mag maximum 4 maanden vóór de datum van de activiteit ingediend worden voor personen gevestigd te Zemst én indien de activiteit in Zemst. Indien de persoon gevestigd is buiten Zemst of indien de activiteit plaatsvindt buiten de gemeentegrenzen wordt deze maximumtermijn voor de aanvraag teruggebracht tot 3 maanden. De aanvragen zullen in volgorde van de postdatum (of bij afgifte op het gemeentehuis, de ontvangstdatum) behandeld worden. Art. 5. Per activiteit mogen maximaal acht inplantingsplaatsen worden aangeduid. Art. 6. De vereniging wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit over het al dan niet toelaten van de aangevraagde aankondigingen. Art. 7. De aanvragen maakt en plaatst de borden zelf. Deze borden, voorzien van de nodige tekst, hebben als afmetingen 2,44 m breedte x 0,40 m hoogte x 1,20 cm dikte. De gaten voor de bevestiging hebben een diameter van 8 mm en bevinden zich op 0,60 m van het rechter en linker uiteinde, in het midden van de hoogte. De achterzijde van de borden in voorzien van een zwarte kleur. Art. 8. De borden kunnen maximum 3 weken vóór de aangekondigde activiteit geplaatst worden en moeten ten laatste 1 week na de festiviteit weggehaald zijn. Art. 9. De informatieborden dienen in principe uitsluitend voor het aankondigen van de activiteit. Mits goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen kan, bij uitzondering, een logo of beknopte reclame toegestaan worden. Art. 10. Overtredingen op dit reglement worden beteugeld met politiestraffen.
40/48
Bijlage 4B: Aanvraagformulier gebruik infoborden Ondergetekende,
(naam :) ----------------------------------------------------------------------------(functie in vereniging :) ------------------------------------------------------------(adres:) -----------------------------------------------------------------------------(telefoon :) --------------------------------------------------------------------------
dient bij deze een aanvraag voor het plaatsen van infoborden in voor volgende vereniging : (volledige naam vereniging : ) ----------------------------------------------------voor de aankondiging van volgende activiteit : …………………………………………………………………………………. Exacte periode dat de borden zullen uithangen : -----------------------------------------------------(maximum drie weken vóór en één week na de activiteit) Op de infoborden zal het volgende worden aangebracht : (ook data activiteit vermelden)
De borden zullen op volgende plaatsen worden aangebracht : Duid maximum 8 plaatsen aan waar u een bord wil uithangen : gevraagd: Ja/Neen ELEWIJT
kolom voor administratie
kerkplein Sportcomplex Den Dries
EPPEGEM
Martelarenplein hoek Kreupelstr-S.Streuvelslaan (Schranshoeve)
HOFSTADE
Tervuursesteenweg parking station Hofstade Zemstsestwg (parking Ontmoetingscentrum)
WEERDE
hoek Damstraat-R.Schumanlaan kerkplein
ZEMST
parking gemeentehuis, kant Brusselsesteenweg hoek Sint-Pietersstraat-Stationslaan
ZEMST-BOS
plein Linterpoortenlaan-Spiltstraat
ZEMST-LAAR
Spiltstraat (aan de gemeenteschool)
Ondergetekende nam kennis van het reglement Datum + Handtekening ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Toegestaan voor ....... borden Te plaatsen van ........................ tot ............................................. Namens het college
i.o. gemeentesecretaris Jocelyn Bruggeman
burgemeester Bart BartCoopman Coopman
41/48
Bijlage 5A: Reglement evenementenkoffer Art.1.: Voor de organisatie van allerlei evenementen kunnen alle erkende Zemstse verenigingen en Zemstse inwoners gratis een evenementenkoffer ontlenen bij de gemeente mits betaling van een waarborg. Het uitgeleende materiaal mag slechts gebruikt worden binnen het grondgebied van de gemeente Zemst (exclusief seingeversmateriaal voor bijvoorbeeld wedstrijden). Aan personen of verenigingen buiten de gemeente Zemst wordt geen ontlening van de evenementenkoffer toegestaan. Art.2.: De huur van de evenementenkoffer is gratis, de aanvrager dient enkel een waarborgsom te betalen. Indien de totale waarde van het ontleende materiaal lager is dan € 500, bedraagt de waarborg € 25. Indien de totale waarde van het ontleende materiaal hoger is dan € 500, bedraagt de waarborg € 250. De waarborgsom zal zonder intrest na de activiteit terugbetaald worden. Bij eventuele schade aan, of bij verlies of diefstal van het onder artikel 3 uitgeleende materiaal vallen de volledige vervangingskosten of herstellingskosten ten laste van de ontlener. Indien het bedrag van de waarborgsom onvoldoende is om de verloren voorwerpen of gemaakte schade te betalen, zal het nog te betalen bedrag bijkomend ingevorderd worden. Art.3.: De huidige waarde van de verschillende onderdelen van de evenementenkoffer die bij verlies, schade of diefstal aan de ontlener aangerekend worden: Afsluitbare aluminium koffer Vest seingever Vest wegkapitein Seingeversbord groot Seingeversbord klein Fluitjes Fluorescerende vest Fluorescerende armband Oranje toortslamp Banner “tijd zat voor alcohol” Zaklamp Walkie Talkies Boekje EHBO Digitale camera Jeugd Geluidsmeter 10EaZy
€ € € € € € € € € € € € € € €
170 12 12 20 20 5 12 6 7 75 20 500 2 750 1800
Art.4.: De evenementenkoffer dient 2 maanden op voorhand aangevraagd te worden via het formulier voor melding/aanvraag van evenementen. De aanvragen zullen in volgorde van postdatum (of bij afgifte op het gemeentehuis, de ontvangstdatum) behandeld worden. Art.5.: Bij de aanvraag voor het huren van de evenementenkoffer moet de huurder een formulier ondertekenen waarbij hij verklaart akkoord te gaan met het reglement voor de huur van de evenementenkoffer. Specifiek voor de geluidsmeter is er een bijkomend document dat ter ondertekening zal voorgelegd worden. Art.6.: De evenementenkoffer dient daags na afloop van de activiteit opnieuw ingeleverd te worden op de dienst vrije tijd en welzijn van de gemeente Zemst. De aanvrager dient het invulformulier van de evenementenkoffer af te tekenen, waarop bovendien een vermelding voorkomt inzake de staat van de verschillende voorwerpen uit de koffer. Bij teruggave van de koffer zal de verantwoordelijke gemeentebeambte de staat van het uitgeleende materiaal controleren op eventuele schade of gebreken. Art.7.: De evenementenkoffer mag enkel aangewend worden voor het gebruik waarvoor deze werd aangevraagd.
42/48
Art.8.: De rechten op het huren van de koffer mogen niet afgestaan worden aan derden. Bij onderling gebruik van de koffer zal er in de koffer een formulier in tweevoud bijgevoegd worden. (bvb. koffer wordt verhuurd aan een vereniging op vrijdag en wordt door andere vereniging op zaterdag gehuurd waardoor de gemeentebeambte de koffer niet zelf kan controleren). De verenigingen dienen dan zelf onderling de koffer na te kijken en het ontvangstbewijs van de koffer door beide partijen in tweevoud te laten ondertekenen. Indien dit niet gebeurt zal bij eventuele schade, verlies of diefstal steeds diegene die als laatste de koffer ontleende aansprakelijk worden gesteld.
43/48
Bijlage 5B: Aanvraagformulier gebruik evenementenkoffer Ondergetekende,………………………………………………………………………………………………..……….(naam + voornaam) …………………………………………………..………………………………….(adres)………………………………………..…. (telefoonnr.) Verklaart hierbij van de gemeente Zemst de evenementenkoffer in gebruik te nemen in naam van (vereniging/particulier):…………………………………………………………………..……….……………………voor de volgende activiteit (omschrijving + datum):……………………………………………………………………………….…………………………… aantal Afsluitbare aluminium koffer Vest seingever Vest wegkapitein Seingeversbord groot Seingeversbord klein Fluitjes Fluorescerende vest Fluorescerende armband Oranje toortslamp Banner “tijd zat voor alcohol” Zaklamp Walkie Talkies Boekje EHBO Digitale camera Jeugd Geluidsmeter
waarde per stuk € 170 € 12 € 12 € 20 € 20 €5 € 12 €6 €7 € 75 € 20 € 500 €2 € 750 € 1800
De huur van de evenementenkoffer is gratis, de aanvrager dient enkel een waarborgsom te betalen. Indien de totale waarde van het materiaal lager is dan € 500, bedraagt de waarborg € 25. Indien de totale waarde van het materiaal hoger is dan € 500, bedraagt de waarborg € 250. U kan de betaling voldoen cash of via bancontact op de dienst VTW. De evenementenkoffer wordt pas uitgeleend na betaling van de waarborgsom. De huurder verklaart kennis te hebben genomen van het reglement voor het gebruik van de evenementenkoffer. De waarborg wordt na het terugbrengen en nazicht van de evenementenkoffer, terugbetaald per overschrijving op rekeningnummer: …….………………………………………………………………………………….……………. (op naam van) Bij eventuele schade aan, of bij verlies of diefstal van het uitgeleende materiaal vallen de volledige vervangingskosten of herstellingeskosten (zie huidige waarde) ten laste van de ontlener. Dit materiaal dient daags na afloop van de activiteit opnieuw ingeleverd te worden op de dienst vrije tijd en welzijn van de gemeente Zemst. Zemst, dd. Handtekening aanvrager
Handtekening gemeentebeambte
44/48
________________________________________________________ Voorbehouden aan gemeentelijke administratie Staat van materiaal bij teruggave: de evenementenkoffer werd teruggebracht in goede staat, terugstorting waarborg van ……….… euro op rekeningnummer:........................................... volgend materiaal ontbreekt uit de evenementenkoffer of werd beschadigd: ………………………………………………………………………………………………………………….….……….. ……………………………………………………………………………………………..………………………………… De ontlener is een bedrag verschuldigd Voor akkoord, de afgevaardigde Vaststelling gedaan door (de gemeentebeambte)………………………………………………..
naam + handtekening
45/48
Bijlage 5C: Uitleenovereenkomst geluidsmeter 10EaZy Ik, (naam, adres, vereniging) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Telefoon/gsmnummer:…………………………………………………………………………………………………………………………. e-mailadres:………………………………………………………………………………………………………………………………………….. verklaar dat alle onderdelen vermeld op onderstaande inventarislijst aanwezig zijn en zich in goede staat bevinden:
-
Laptop
-
Netstroomadaptor
-
Connectorsnoer voor de microfoon
-
Microfoon in een stoffen etui
-
Verlengsnoer voor de microfoon
-
Koffer
-
Snelstartgids
Alle onderdelen zoals vermeld op de inventarislijst zullen volledig en in dezelfde staat terugbezorgd worden na gebruik van de geluidsmeter. De geluidsmeter zal terugbezorgd worden uiterlijk twee werkdagen na de muziekactiviteit. Datum: Naam en handtekening:
46/48
Bijlage 6: Aanvraagformulier TV en filmopnames maken in Zemst Met dit formulier vraag je de toelating aan de gemeente Zemst om opnames op de openbare weg/domein te maken. Kleine projecten moeten minimum 2 weken vooraf aangevraagd worden, grotere projecten vraag je minimum 2 maanden vooraf aan. Onder kleine projecten wordt verstaan film of Tv-opnames waar geen tijdelijke politieverordening voor nodig is m.a.w. waarbij geen straten verkeersvrij moeten worden gemaakt of andere ingrijpende verkeerswijzigingen nodig zijn. Alle opnames waarbij een tijdelijke politieverordening voor nodig is vallen onder de categorie grotere projecten. Bij grotere projecten is advies van de politie altijd noodzakelijk. Administratieve gegevens: Productiehuis: ………………………………………………………………………………………………………… Producer:…………………………………………………………………………………………………………………. Straat:………………………………………………………………………………………………………………………. nummer:…………………………………………………………. Postcode:……………………………………………………….. Gemeente:……………………………………………………… Telefoon:………………………………………………………… Email:……………………………………………………………… Gegevens van de contactpersoon (aanvrager): Functie:…………………………………………………………… Voornaam:………………………………………………………. Naam:………………………………………………………………. Gsm:………………………………………………………………… Email:………………………………………………………………. Gegevens van de filmopnames Type opname: □ tv-reeks □ kortfilm □ speelfilm □ documentaire □ reclame □ andere (specifieer) ………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………..
47/48
Waar en wanneer wens je te filmen? Straat of locatie:…………………………………………………………………………………………………….. Startdatum:........................................... Startuur:…………………………………………………..Einduur:………………………………………………. Indien op meerdere locatie wordt gefilmd: Straat of locatie:…………………………………………………………………………………………………….. Startdatum:........................................... Startuur:…………………………………………………..Einduur:………………………………………………. Straat of locatie:…………………………………………………………………………………………………….. Startdatum:........................................... Startuur:…………………………………………………..Einduur:……………………………………………… Moeten er straten parkeer- of verkeersvrij gemaakt worden: О Neen → klein filmproject О Ja → groter filmproject → aanvraag 2 maand vooraf in te dienen Parkeervrij:
О Ja, volgende stra(a)t(en) (vermeld ook de huisnummers): STRAAT Datum
Beginuur
Einduur
Beginuur
Einduur
Parkeer- en verkeersvrij: О Ja, volgende stra(a)t(en) (vermeld ook de huisnummers): STRAAT Datum Beginuur
Einduur
Verkeersvrij: О Ja, volgende stra(a)t(en) (vermeld ook de huisnummers): STRAAT Datum
Mogelijke voorstellen voor omleiding? …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… Voeg bij uw aanvraag steeds een plannetje met aanduiding van de voorziene verkeerswijzigingen!
48/48
