PROVINCIE DRENTHE Schriftelijke antwoorden op vragen RFI videoverslaglegging en –webcasting 31-03-08 Nr VRAAG ANTWOORD 1 In uw programma van eisen vraagt u in De Archiefwet is m.b.t. digitale bestanden niet altijd eenduidig. Dus een eenvoudig JA of NEE hoeverre het aan te bieden systeem dient altijd van nader commentaar te worden voldoet aan de richtlijnen van de voorzien. We hebben gemeend dit d.m.v. een archiefwet. Deze vraag heeft echter open vraag beter te kunnen laten duiden. De te geen Moshcow-waarde meegekregen. behalen punten lopen dan van 0 tot 9. Heeft dit een speciale reden en kunt u De zwaarte van de puntentoekenning is even aangeven hoe zwaar deze eis/vraag groot als die van de puntentoekenning op de meetelt? gesloten vragen in dezelfde rubriek (zie ook de toelichting bij Weging in paragraaf 2, blz. 5). Zie ook antwoord op vraag 4. Er wordt van de opdrachtnemer NIET verwacht 2 Onduidelijk naar aanleiding van de rfi dat er ook nog schriftelijke notulen c.q. verslagen is of de Provincie Drenthe van de opdrachtnemer verwacht dat zij ook de in enige vorm worden aangeleverd of uitgewerkt. notulen uitwerkt in een uitgebreid schriftelijk verslag en dat dit onderdeel dient te zijn van de offerte. Ofwel dient de offerte inclusief uitwerking van de uitgebreide notulen te zijn, voor zowel de Statenvergaderingen als de commissie vergaderingen, of betreft het alleen het aanbieden van de video/audio notulen door middel van webcasting (= NIET schriftelijk)? 3 Voor hoe lang wil de Provincie Drenthe Totaal 5 jaar. een overeenkomst aangaan? Na 1 jaar evalueren met mogelijkheid tot 2 x 2 jaar verlenging. Als een Should Have zonder meer met JA kan 4 Voor wat betreft het puntensysteem worden beantwoord, levert dat 9 punten op. Voor staat in de rfi dat er een maximaal Could Haves en Would Haves is dat dan 6 resp. 3 aantal punten gehaald kan worden punten. voor ‘Should have’, ‘Could have’ en ‘Would have’ vragen. Indien de vragen Wordt een JA van enkele kanttekeningen voorzien in de kolom Opmerkingen, dan kan dit, afhankelijk met uitsluitend een ‘JA’ worden beantwoord betekend dat dan dat deze van de inhoud van de kanttekeningen en de mate van belang dat de provincie daaraan hecht, een vragen het maximale aantal punten lager aantal dan het maximale aantal punten oplevert? Zo niet welke criteria hanteert de Provincie dan vervolgens? opleveren. De toelichting staat vermeld onder de tabel met de wegingfactoren in paragraaf 2 op pagina 5. De formule is:
x wegingfactor . Op het onderdeel prijs wordt de volgende scoreberekening toegepast:: x wegingfactor Onder kosten wordt verstaan: de integrale kosten over de gehele looptijd van het contract.
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Vraag 33 van de rfi maakt melding van een gebruiker die in staat moet zijn om de look & feel van de webcast oplossing aan te passen. Wordt hier bedoeld : * een gebruiker die de look & feel kan aanpassen van de webcast player * een gebruiker die de look & feel kan aanpassen van de webcast management omgeving * een gebruiker die de look & feel kan aanpassen op individueel niveau van de volledige applicatie? Is het mogelijk de gehele rfi in ‘Word’ aan te leveren? Dit maakt het beantwoorden van de vragen gemakkelijker. Graag ontvangen wij een volledig overzicht mbt de al aanwezige apparatuur in; • Statenzaal • Ontvangstzaal • Serre Kunt u aangeven welke apparatuur eventueel moet blijven in de nieuwe constellatie? Bevestiging van het schrappen van de Beamer en scherm in de Statenzaal (al besteld) Wij ontvangen graag gegevens over het merk en type van de aangeschafte Beamer en het scherm
Graag ontvangen wij de volgende tekeningen van de in vraag 1 genoemde ruimtes (CAD?); • Plattegronden • Dwarsdoorsneden Plattegronden incl. meubilair van de in vraag 1 genoemde ruimtes Op papier zetten van de FUNCTIES van de in vraag 1 genoemde ruimtes ( Vergaderen, Symposia etc Is er een mogelijkheid tot plaatsen van een 3e apparatuurkast (19”, 14HE) in het regiemeubel?
Toelichting op de weging en toetsingscriteria
Vraag 33 heeft het over een ‘applicatie die beschikt over een interface met look & feel van Windows die aan de wensen van de gebruiker is aan te passen’. Dat betekent niet meteen dat de gebruiker alles zelf moet kunnen doen. Uw applicatie moet in overleg met de opdrachtgever en naar diens wensen ruimte laten voor aanpassing van de look & feel. De beheerder van de applicatie moet wel zaken als kleurstelling zelf kunnen wijzigen. Dit betreft echter niet de management omgeving. De Word-versie is op 27 maart per mail aan alle respondenten gestuurd.
In het (hardware) bestek staat in tekst aangegeven wat geoffreerd dient te worden (excl. goederen vermeld in vraag 8). In dit bestek staat ook vermeld (blokschema) wat bestaand is. De enige vervanging betreft de microfoons. De aanwezige en te handhaven apparatuur was te inventariseren tijdens de schouw en wordt als niet relevant voor de uitvoering van dit project beschouwd. Zie de wijziging t.o.v. bestek, die onder aan deze tabel staat opgenomen. De aangeschafte beamer betreft een beamer Sanyo PLC-XF47 met een lichtsterkte van 15.000 ansilumen. Het scherm betreft een projecta, besteld is 228x300 cm. Er zijn geen volledige CAD tekeningen beschikbaar. Als laatste pagina van dit document is een plattegrond bijgevoegd van de statenzaal en directe omgeving. Deze vraag is niet relevant voor de uitvoering van dit project. In het regiemeubel is op dit moment onvoldoende plaats voor een 3e 19”kast, er zal nog een oplossing bedacht moeten worden voor de 3e 19”kast. Dit doen we in overleg met de toekomstig uitvoerende partij. Zie de RFI bij de toelichting onder Weging (par. 2) en bij de toelichting aan het begin van par. 4. Zie ook het antwoord op vraag 1 en 4.
14
15
Hoe om te gaan met de 230 volt aansluitingen en bekabeling? Gebruikelijk in onze branche is dat de AV leverancier dit niet uitvoert evenals eventuele bouwkundige werkzaamheden/aanpassingen Welke eisen heeft de provincie tav Onderhoud van de AV middelen? Integraal onderdeel van de opdracht?
16
Pagina 5 van de RFI> Weging en uitwerking gunningscriteria> Aansluiting Architectuur; ICT of Bouwkundig?
17
Bijlage 7, Punt 1 Vergadersysteem Dient het discussiesysteem ingebouwd te worden in de vergadertafels? Bijlage 7, Punt 2, Audiovisueel presentatiesysteem In de schematische tekeningen staan vier TFT computer-monitoren getekend en in de tekst worden er drie aangevraagd. Hoeveel TFT computermonitoren wenst de Provincie? Bijlage 7, Punt 4, Media bediensysteem Wat wordt er bedoelt met CUE communicatie bussen?
18
19
20
21
22
23
Bijlage 7, Punt 4, Media bediensysteem Waar dient het knoppenpaneel voor als men gebruik maakt van een besturingssysteem? In de aanbesteding wordt gesproken over de wettelijke normen voor digitaal geluids- en/of beeldarchief. Waar kunnen wij deze normen inzien, of kunt u die ons verstrekken?
Zijn er bouwkundige tekeningen voorhanden van de statenzaal en de ontvangstzaal en kunt u deze aan ons verstrekken? Zijn er blokschema’s aanwezig van de aanwezige audiovisuele apparatuur en kunt u deze aan ons verstrekken?
Wanneer u de bouwkundige en 230 volt werkzaamheden niet in uw offerte opneemt, dient u expliciet aan te geven welke werkzaamheden niet worden uitgevoerd ter completering van dit project. Bij de offerte dient een opgave te worden gedaan en een concept onderhouds-overeenkomst te worden gevoegd met een looptijd van 5 jaar. ICT
Ja
De tekst is leidend voor de offerte, dus 3 monitoren.
CUE betreft een merknaam voor een bediensysteem. Dit merk had niet zo genoemd mogen worden in dit bestek. Vanzelfsprekend mag vergelijkbare apparatuur geleverd worden, wanneer deze voldoet aan dezelfde kwalificaties m.b.t. de mogelijkheden van programmering, besturing enz Dit knoppenpaneel dient als bedienpaneel van de voorzitter, wanneer hij/zij wil ingrijpen in de uitzending tijdens de vergadering.
De normen: Voor beeld: MXF Voor geluid: WAF Belangrijk is: Open formaat (ODF). Niet gecomprimeerd. Zie antwoord op vraag 10.
Zie antwoord op vraag 7.
24 25
26
Wat bedoelt de Provincie Drenthe met datamodel? Wat is de gemiddelde vergaderduur van een Statenvergadering? Wat is de gemiddelde vergaderduur van een Commissievergadering? In eis 9 staat het volgende vermeld: De applicatie ondersteunt het gebruik van ‘Wild Cards’. (tenminste: zowel links als rechtse truncatie en wildcards binnen een woord en een combinatie van woorden). Deze eis zijn wij al vaker tegengekomen in aanbestedingstrajecten. Wat bedoelt de Provincie Drenthe precies met deze eis? Kunt u deze eis verduidelijken?
De structuur van de gegevensopslag. Een statenvergadering duurt meestal 2 à 3 uur. Eens per jaar tijdens de Algemene Beschouwingen kan dat uitlopen tot 4 à 5 uur. De commissievergaderingen duren gemiddeld 3 à 4 uur. Het gebruik van zoekpatronen, bv zoeken op aa* levert alle woorden op die met aa beginnen, *aa alle woorden die op aa eindigen en aa*aa alle woorden die beginnen met aa en eindigen op aa.
WIJZIGING t.o.v. bestek: Op pagina 4 van het bestek voor de hardware, staan een aantal onderdelen m.b.t. de te plaatsen data/video projector (beamer) genoemd, welke reeds zijn aangeschaft en daardoor niet meer van toepassing zijn. Het deel met betrekking tot levering en plaatsing van onderstaande omschrijving is voor deze offerteaanvraag derhalve geheel vervallen.
1x Video data projector • Dit apparaat moet minimaal aan de volgende eisen voldoen: • Weergave techniek: LCD • Lichtopbrengst 12.000 ANSI Lumen • Native resolutie 1024 x 768 pixels • Zoom/Focus elektronisch te regelen • PC VGA ingangen: 1x RGBHV + 1x SUBD-15F • Video ingangen: S-video + composiet • Serieel (RS232) aanstuurbaar • Bedienbaar via media bediensysteem • Stille werking (max 30dBA) • Geschikt voor plafondmontage 1x Projector montage • Geschikt voor montage in plafond middels vaste spiegelkit projecteren 1x Projectiescherm • Minimale eisen: • Beeldverhouding 4:3 • Afmetingen doek: 213 cm x 280 cm • Dikte doek 0,95 mm • Kijkhoek 100 graden • Gewicht doek 1350 gr/m2 • Zwart kader voor extra contrastrijk beeld
Plattegrond gebied rondom Statenzaal (maatvoering = indicatief)
16105,00 mm
20250,00 mm
24750,00 mm
