Provinciaal blad 2010, 43 ISSN 0920-105X
Verordening van provinciale staten van 27 september 2010, nr. 2010BEM13, houdende regels voor subsidieverstrekking (Algemene subsidieverordening provincie Utrecht)
Provinciale staten van Utrecht; Gelezen het voorstel van gedeputeerde staten van 22 juni 2010, nr. 2010INT260440; Gelet op artikel 145 van de Provinciewet, de artikelen 4 en 11 van de Wet inrichting landelijk gebied, artikel 41 van de Wet op de jeugdzorg en de artikelen 3 en 5 van de Wet stedelijke vernieuwing; Overwegende dat een nieuwe Algemene subsidieverordening nodig is om het subsidiesysteem in te richten volgens de principes: klantgeoriënteerd, effectief, efficiënt en rechtmatig; Besluiten de volgende verordening vast te stellen:
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Paragraaf 1 Algemeen Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening en de daarop gebaseerde regelingen wordt verstaan onder: jaarlijkse subsidie: subsidie die per kalenderjaar of boekjaar of voor een bepaald aantal kalenderjaren of boekjaren wordt verstrekt; prestatie: resultaat waarop een subsidie is gericht; uitvoeringsverordening: de uitvoeringsverordening bedoeld in artikel 4.
Artikel 2 Toepassingsbereik 1. Deze verordening is van toepassing op subsidie die de provincie verstrekt. 2. In afwijking van het eerste lid geldt deze verordening niet voor subsidie op grond van: a. de Subsidieverordening Natuur- en Landschapsbeheer provincie Utrecht, de Subsidieregeling kwaliteitsimpuls natuur en landschap provincie Utrecht; en b. de Subsidieverordening statenfracties provincie Utrecht 2002. Artikel 3 Bevoegdheid subsidieverstrekking 1. Gedeputeerde staten zijn bevoegd tot het verstrekken van subsidie. 2. Subsidie kan worden verstrekt voor activiteiten die zijn opgenomen in hoofdstuk 2 en waarvoor de bijbehorende uitvoeringsverordening, bedoeld in artikel 4, in werking is getreden. Artikel 4 Uitvoeringsverordening Gedeputeerde staten stellen uitvoeringsverordeningen vast, waarbij zij voor elke categorie subsidies, bedoeld in hoofdstuk 2, nadere regels stellen. Deze regels kunnen betrekking hebben op: a. de indieningstermijn voor de subsidieaanvraag en de daarbij over te leggen gegevens; b. de elektronische indiening van de aanvraag of een categorie aanvragen; c. de inschakeling van een adviescommissie indien dat nodig wordt geacht voor de beoordeling van subsidieaanvragen; d. de subsidiecriteria; e. de weigeringsgronden; f. de subsidieontvanger; g. de vorm van de subsidie; h. de hoogte en berekening van de subsidie bedoeld in artikel 12; i. de ambtshalve vaststelling bedoeld in artikel 13, derde lid; j. de verplichtingen van de subsidieontvanger bedoeld in artikel 26, eerste en derde lid. Artikel 5 Begroting en begrotingsvoorbehoud 1. Een subsidie die ten laste komt van eigen middelen van de provincie, wordt alleen verstrekt als daarvoor op de provinciale begroting voldoende gelden zijn uitgetrokken. 2. Een subsidie ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld, wordt verleend onder de voorwaarde dat daarvoor voldoende gelden ter beschikking worden gesteld. Artikel 6 Subsidieplafond en verdeling beschikbaar bedrag 1. Gedeputeerde staten kunnen subsidieplafonds vaststellen. Dit besluit wordt in het provinciaal blad bekendgemaakt.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 2 –
2. Als voor subsidieaanvragen een uiterste indieningsdatum geldt, krijgen bij de verdeling van het beschikbare bedrag die activiteiten voorrang die gedeputeerde staten het meest geschikt achten voor het doel waarvoor dat bedrag ter beschikking is gesteld. 3. Als het tweede lid niet van toepassing is, vindt de beslissing op de aanvragen plaats in volgorde van binnenkomst. Als datum van binnenkomst geldt de datum waarop een volledige aanvraag is ingediend.
Paragraaf 2 Aanvraag van de subsidie Artikel 7 Bij aanvraag over te leggen gegevens 1. De aanvraag om subsidie wordt schriftelijk bij gedeputeerde staten ingediend. Als daarvoor een aanvraagformulier is vastgesteld, wordt van dat formulier gebruik gemaakt. Gedeputeerde staten kunnen besluiten dat aanvragen vanaf een bepaalde datum ook elektronisch kunnen worden ingediend. 2. Bij een aanvraag om subsidie overlegt de aanvrager de volgende gegevens: a. een beschrijving van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd; b. de doelen en de resultaten die worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen; c. een begroting en een dekkingsplan van de kosten van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, mede in het licht van het totale project; d. bij een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie en indien van toepassing: de stand van de egalisatiereserve ten tijde van de aanvraag. 3. Het dekkingsplan bevat een opgave van subsidies of vergoedingen die voor dezelfde activiteiten bij andere bestuursorganen, private organisaties of personen zijn aan gevraagd, onder vermelding van de stand van zaken daarvan. 4. Als een rechtspersoon voor de eerste keer subsidie aanvraagt, legt hij tevens de oprichtingsakte en de statuten over. Indien van toepassing, worden bij een volgende aanvraag de inmiddels gewijzigde statuten overgelegd. 5. Gedeputeerde staten zijn bevoegd ook andere dan, of slechts enkele van, de in het tweede en vierde lid genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk, respectievelijk voldoende, zijn. Artikel 8 Aanvraagtermijn 1. Een aanvraag om subsidie wordt ingediend binnen een door gedeputeerde staten vast te stellen termijn. 2. In afwijking van het vorige lid wordt een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie uiterlijk 1 september voorafgaand aan het jaar of de jaren waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft, ingediend.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 3 –
Paragraaf 3 Beslissing op de aanvraag Artikel 9 Beslistermijn 1. Gedeputeerde staten beschikken op een aanvraag om subsidie binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag. 2. In afwijking van het vorige lid beschikken gedeputeerde staten binnen twaalf weken na ontvangst van de aanvraag als: a. een adviescommissie voor de beoordeling van de aanvraag is ingeschakeld; b. sprake is van een tendersysteem als bedoeld in artikel 6, tweede lid; c. de aanvraag de Agenda Vitaal Platteland betreft. 3. Als een aanvraag om subsidie een cofinancieringsbijdrage in het kader van een Rijksof Europees programma betreft, beschikken gedeputeerde staten daarop binnen acht weken na het subsidiebesluit van het bestuursorgaan dat leidend is binnen dat programma. 4. Als een aanvraag om subsidie in verband met staatssteun aan de Europese Commissie wordt voorgelegd, beschikken gedeputeerde staten daarop binnen acht weken na de beslissing van de Europese Commissie. Artikel 10 Algemene weigeringsgronden 1. Subsidie wordt in ieder geval geweigerd als: a. minder dan € 1.000 zou worden verstrekt; b. voor dezelfde activiteiten reeds subsidie is verstrekt op grond van een provinciale regeling; of c. de subsidie is aangemerkt als ontoelaatbare staatssteun. 2. Subsidie kan worden geweigerd als: a. de te subsidiëren activiteiten niet of niet in overwegende mate gericht zijn op de provincie of haar ingezetenen dan wel niet of onvoldoende ten goede komen aan de provincie of haar ingezetenen; b. de aanvrager de activiteiten ook zonder de gevraagde subsidie kan verrichten; c. met de activiteiten waarvoor de subsidie is aangevraagd, reeds is begonnen voordat de aanvraag is ingediend.
Paragraaf 4 Verlening van de subsidie Artikel 11 Bij verlening keuze verantwoording Bij de beschikking tot subsidieverlening bepalen gedeputeerde staten op welke wijze de verantwoording van de te ontvangen subsidie plaats vindt. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van een strenger verantwoordingsregime door de artikelen 22 of 23 op een lager subsidiebedrag van overeenkomstige toepassing te verklaren.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 4 –
Paragraaf 5 Hoogte van de subsidie, vaststelling, voorschotten en betaling Artikel 12 Hoogte subsidie 1. Subsidies tot € 125.000 worden verstrekt in de vorm van een vast bedrag op grond van door gedeputeerde staten te geven regels, tenzij bij een hogere regeling anders is bepaald. 2. Subsidies vanaf € 125.000 bedragen ten hoogste een door gedeputeerde staten vast te stellen percentage van de subsidiabele kosten. Gedeputeerde staten kunnen een maximum bedrag bepalen en andere regels voor de berekening van de subsidie geven. 3. Tot de subsidiabele kosten behoren in ieder geval niet: a. de vaste personeelslasten van de aanvrager, tenzij GS in een uitvoeringsverordening voor een categorie subsidies anders bepalen; b. de kosten van gebruik van ruimten, apparatuur en deskundigheid waarover de aanvrager permanent beschikt; c. andere kosten die behoren tot de normale exploitatielasten van de aanvrager en die niet direct en uitsluitend noodzakelijk zijn ten behoeve van de aanvraag om subsidie, en d. de kosten van reguliere werkzaamheden van de aanvrager, onderhoud of herstelwerkzaamheden. 4. Het derde lid is niet van toepassing op een subsidie die is gericht op de instandhouding van een instelling. 5. Als bij de bepaling van het subsidiebedrag gebruik wordt gemaakt van uurtarieven, worden deze tarieven berekend op basis van de loonkosten (inclusief werkgeverslasten) met de mogelijkheid van een nader te bepalen maximum percentage opslag. Artikel 13 Directe en ambtshalve vaststelling 1. Subsidies tot € 25.000 worden direct vastgesteld. 2. In afwijking van het vorige lid kunnen gedeputeerde staten eerst over de subsidieverlening besluiten als: a. de aanvraag is ingediend voor afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie wordt gevraagd; en b. het opleggen van verplichtingen of gebruik van een strenger verantwoordingsregime als bedoeld in artikel 11 daartoe aanleiding geven. In dat geval vindt de vaststelling ambtshalve plaats. 3. Gedeputeerde staten kunnen andere categorieën subsidies of subsidieontvangers aanwijzen waarvoor de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld. 4. Ambtshalve vaststelling vindt plaats binnen acht weken na afloop van de activiteiten of het tijdvak.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 5 –
Artikel 14 Aanvraag vaststelling 1. Als de vaststelling van de subsidie op aanvraag plaatsvindt, wordt de aanvraag daartoe ingediend binnen zes maanden na afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verstrekt. 2. Betreft het een jaarlijkse subsidie, dan wordt de aanvraag ingediend vóór 1 juli van het jaar na afloop van het jaar of de jaren waarvoor de subsidie is verstrekt. Artikel 15 Voorschotten 1. Als een beschikking tot subsidievaststelling als bedoeld in artikel 13, eerste lid, wordt gegeven, vindt de betaling van de gehele subsidie in één bedrag plaats. 2. Als een beschikking tot subsidieverlening als bedoeld in artikel 13, tweede lid, wordt gegeven, wordt 100% bevoorschot. 3. In de overige gevallen wordt bij de subsidieverlening ambtshalve besloten over bevoorschotting. Daarbij worden de hoogte en de termijnen van de voorschotten bepaald. 4. In afwijking van het derde lid vindt bevoorschotting op aanvraag plaats, als de eerste betaling die de subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activiteit verricht, pas na twee jaar na de subsidieverlening plaatsvindt. Artikel 16 Vaststelling subsidie 1. Gedeputeerde staten stellen de subsidie vast binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag daartoe. 2. Als de aanvraag niet tijdig is ontvangen, kunnen gedeputeerde staten zes weken na een eenmalig rappèl overgaan tot ambtshalve vaststelling. 3. Betreft het een jaarlijkse subsidie, dan stellen gedeputeerde staten de subsidie vast uiterlijk 1 oktober van het jaar na afloop van het jaar of de jaren waarvoor de subsidie is verstrekt. Artikel 17 Betaling 1. Het subsidiebedrag wordt binnen 2 weken na de subsidievaststelling betaald. 2. Het vorige lid geldt niet als sprake is van een extern betaalorgaan.
Paragraaf 6 Algemene verplichtingen van de subsidieontvanger Artikel 18 Kennisgevingsplicht De subsidieontvanger stuurt gedeputeerde staten onverwijld een schriftelijke mededeling als: a. de gesubsidieerde activiteiten niet of niet geheel zullen worden verricht; b. aan de opgelegde verplichtingen niet of niet geheel zal worden voldaan.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 6 –
Artikel 19 Informatieplicht en toestemmingsvereiste 1. De subsidieontvanger informeert gedeputeerde staten zo spoedig mogelijk schriftelijk over: a. besluiten of procedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten, waarvoor subsidie is verleend, dan wel ontbinding van de rechtspersoon; b. relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden; c. ontwikkelingen die er toe kunnen leiden dat aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden verplichtingen geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen; d. wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de persoon van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon. 2. De subsidieontvanger behoeft de toestemming van gedeputeerde staten voor de handelingen, bedoeld in artikel 4:71 van de Algemene wet bestuursrecht, als zij van invloed zijn op de gesubsidieerde activiteiten. Artikel 20 Vergoedingsplicht bij vermogensvorming 1. In de gevallen, genoemd in artikel 4:41 van de Algemene wet bestuursrecht, is de subsidieontvanger, voor zover het verstrekken van de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming, daarvoor een vergoeding verschuldigd aan de provincie. 2. De hoogte van de vergoeding is het gedeelte van de waarde van het vermogen van de subsidieontvanger, dat evenredig is aan het gedeelte van zijn totale inkomsten dat gedurende de laatste tien jaar de subsidie is geweest. Als nog geen tien jaar subsidie is verstrekt, wordt de verschuldigde vergoeding berekend op basis van het aantal jaren gedurende welke zij wel is verstrekt. 3. Bij de bepaling van de waarde van de vermogensbestanddelen wordt uitgegaan van hun waarde op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat bij verlies of beschadiging van goederen wordt uitgegaan van het bedrag dat als schadevergoeding door de subsidieontvanger is ontvangen. De waarde van de onroerende goederen wordt bepaald op basis van hun waarde in het economisch verkeer, die van de roerende goederen op basis van hun boekwaarde. De geldmiddelen, waaronder begrepen de banksaldi, worden gewaardeerd op hun nominale waarde. 4. De waarde van onroerende goederen wordt vastgesteld door een onafhankelijke deskundige, die daartoe door gedeputeerde staten in overeenstemming met de subsidieontvanger wordt aangewezen. Bij gebreke aan overeenstemming vindt bedoelde taxatie plaats door drie onafhankelijke deskundigen van wie een door gedeputeerde staten en een door de subsidieontvanger wordt aangewezen, en de derde door de beide eerst aangewezenen. Als zij het over de taxatie niet eens worden, beslist de derde deskundige. 5. Als een subsidie vanaf € 125.000 is verstrekt, kunnen gedeputeerde staten voorschrijven dat een accountantsverklaring wordt overgelegd met betrekking tot de berekening van de vergoeding.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 7 –
Artikel 21 Melding en steekproefsgewijze verantwoording (subsidies tot € 25.000) 1. Bij een directe vaststelling als bedoeld in artikel 13, eerste lid, meldt de subsidieontvanger schriftelijk aan gedeputeerde staten wanneer de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht. Bij een subsidie achteraf vindt de melding bij de aanvraag plaats, in de overige gevallen binnen twee weken na afloop van de activiteiten. 2. Bij een vaststelling als bedoeld in artikel 13 kunnen gedeputeerde staten de subsidieontvanger verplichten om op de door hen aangegeven wijze aan te tonen dat de gesubsidieerde prestatie is gerealiseerd en dat aan de opgelegde verplichtingen is voldaan. Artikel 22 Prestatieverantwoording (subsidies van € 25.000 tot € 125.000) 1. Als de subsidieverlening een bedrag van € 25.000 tot € 125.000 betreft, bevat de aanvraag, bedoeld in artikel 14, een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat de gesubsidieerde prestatie of een bij de subsidieverlening bepaald minimum resultaat overeenkomstig de opgelegde verplichtingen is gerealiseerd. Bijkomende financiële verantwoording over de werkelijke kosten van de activiteiten wordt niet gevraagd. 2. Gedeputeerde staten kunnen bepalen dat meer gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overgelegd. 3. In bijzondere gevallen kunnen gedeputeerde staten bij de subsidieverlening bepalen dat de subsidieontvanger verantwoording aflegt met een verklaring van de werkelijke kosten en baten van de gesubsidieerde activiteiten. De subsidieontvanger maakt hierbij gebruik van een vastgesteld model. Artikel 23 Uitgebreide verantwoording (subsidies vanaf € 125.000) 1. Als de subsidieverlening een bedrag vanaf € 125.000 betreft, bevat de aanvraag, bedoeld in artikel 14: a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteiten overeenkomstig de opgelegde verplichtingen hebben plaatsgevonden, en b. een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening). 2. Gedeputeerde staten kunnen voorschrijven dat bij de aanvraag tot subsidievaststelling een accountantsverklaring wordt overgelegd. Artikel 24 Verantwoording volgens SiSa In afwijking van de artikelen 21, 22 en 23 wordt voor subsidie die is verstrekt aan een mede-overheid in het kader van een specifieke uitkering, verantwoording afgelegd overeenkomstig de beginselen van Single information, Single audit van de artikelen 17a en 17b van de Financiële-verhoudingswet. Artikel 25 Tussenrapportage Als een subsidie vanaf € 25.000 niet binnen een jaar wordt vastgesteld, kunnen gedepu-
Prov. blad 2010, 43 – pag. 8 –
teerde staten de subsidieontvanger verplichten om een tussentijdse verantwoordingsrapportage over te leggen. Een tussenrapportage wordt niet vaker dan één keer per jaar gevraagd. Hierbij wordt zo veel mogelijk aangesloten bij de natuurlijke rapportagemomenten van de subsidieontvanger. Artikel 26 Overige verplichtingen 1. Bij de subsidieverlening kunnen gedeputeerde staten de subsidieontvanger ook andere verplichtingen tot verwezenlijking van het doel van de subsidie opleggen dan die bedoeld in artikel 4:37 van de Algemene wet bestuursrecht. 2. Als een subsidie is aangemerkt als toelaatbare staatssteun, voldoet de subsidieontvanger aan de daaraan door de Europese Commissie gestelde verplichtingen. 3. Aan een subsidie kunnen gedeputeerde staten de verplichting verbinden dat de subsidieontvanger in zijn bekendmakingen de provincie als subsidiegever vermeldt.
Paragraaf 7 Ontoelaatbare staatssteun Artikel 27 Ontoelaatbare staatssteun Gedeputeerde staten wijzigen of trekken de beschikking tot subsidieverlening of subsidievaststelling in, als de Europese Commissie dat in verband met ontoelaatbare staatsteun vordert.
HOOFDSTUK 2 BIJZONDERE BEPALINGEN Artikel 28 Agenda Vitaal Platteland Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstrekken voor: a. activiteiten ter uitvoering van het provinciaal meerjarenprogramma Agenda Vitaal Platteland, bedoeld in artikel 4 van de Wet inrichting landelijk gebied; b. de maatregelen 125, 216, 311, 311b, 312, 313, 321, 321b, 322, 323, 341, 411, 412, 413, 421 en 431 van het Nederlandse programma voor plattelandsontwikkeling 2007 tot en met 2013 (POP2), bedoeld in artikel 15 van Verordening (EG) 1698/2005 (Pb L 277). Artikel 29 Bodemsanering, verdrogingsbestrijding en waterketen Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstekken voor activiteiten in de provincie Utrecht die gericht zijn op: a. het onderzoeken en saneren van gevallen van ernstige bodemverontreiniging door eigenaars of erfpachters van grond waarop zij wonen; b. het bestrijden van verdroging; c. het vergroten van de samenwerking van waterketenpartijen, het vergroten van de doelmatigheid, stimuleren van innovatie en verbeteren van de waterkwaliteit in de waterketen.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 9 –
Artikel 30 Bouwen, wonen en stedelijke vernieuwing Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstrekken voor activiteiten in de provincie Utrecht die gericht zijn op: a. het stimuleren van de (binnenstedelijke) woningbouwproductie; b. het voorkomen van stagnatie bij de voortgang van de woningbouwproductie; c. het behouden en verbeteren van de kwaliteit en leefbaarheid van de bestaande en nieuwe binnenstedelijke wijken en buurten; d. het bevorderen van een zo evenwichtig mogelijke provinciale woningmarkt; e. het bieden van voldoende of evenwichtige kansen en mogelijkheden op de woningmarkt voor alle doelgroepen; g. het ontwikkelen en realiseren van vernieuwende vormen van bouwen en wonen. Artikel 31 Duurzaamheid Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstekken voor activiteiten in de provincie Utrecht die gericht zijn op: a. het verhogen van de duurzaamheid van een project; b. het ontwikkelen, toepassen en verspreiden van nieuwe kennis, competenties en motivatie om zodoende leerprocessen op gang te brengen voor duurzame ontwikkeling; c. het wegnemen van barrières voor duurzame ontwikkeling, onder meer door middel van haalbaarheidsstudies, kennisontwikkeling en -overdracht en bewustwordingsprojecten. Artikel 32 Economie Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstrekken voor activiteiten in de provincie Utrecht die gericht zijn op: a. economische stimulering in het kader van cofinanciering van programma’s van het Rijk en de EU; b. het stimuleren van kenniseconomie en innovatie; c. toeristische marketing en promotie; d. het stimuleren van vrije tijdseconomie; e. het herstructureren van bedrijventerreinen; f. het bevorderen van recreatie. Artikel 33 Erfgoed, kunsten en media Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstrekken voor activiteiten in de provincie Utrecht die gericht zijn op: a. het behouden, beheren en ontwikkelen van cultureel erfgoed; b. het vergroten van de beleefbaarheid en toegankelijkheid van cultureel erfgoed en het vergroten van de kennis van en betrokkenheid met de Utrechtse geschiedenis; c. het versterken van cultuurhistorische waarden in de ruimtelijke ordening;
Prov. blad 2010, 43 – pag. 10 –
d. het ondersteunen en stimuleren van de kwaliteit van: 1e. aanbod en afname op het gebied van podiumkunsten en beeldende kunst; 2e. artistieke producties, evenementen en podia; e. het stimuleren dat zoveel mogelijk inwoners deelnemen aan en kennisnemen van cultuur; f. het stimuleren van bibliotheekvernieuwing en bevorderen van structurele samenwerking van bibliotheken. Artikel 34 Jeugdzorg In aanvullling op het gestelde in de Wet op de jeugdzorg kunnen gedeputeerde staten subsidie verstrekken ter ondersteuning van jeugdzorg in de provincie Utrecht. Artikel 35 Klimaat en energie Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstekken voor activiteiten in de provincie Utrecht die gericht zijn op: a. het reduceren van de uitstoot van broeikasgassen door onder andere het toepassen van duurzame energie en energiebesparende maatregelen en technieken; b. het opvangen van de gevolgen van klimaatverandering voor de regio. Artikel 36 Milieu Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstekken voor activiteiten in de provincie Utrecht die gericht zijn op: a. het bijdragen aan een gezonde en veilige leefomgeving voor inwoners en gebruikers van de provincie Utrecht; b. het terugdringen van verstoring op het terrein van lucht, licht, geur en geluid; c. het nuttig toepassen en verwerken van afval; d. het reduceren van risico’s op calamiteiten met gevaarlijke stoffen. Artikel 37 Mobiliteit Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstekken voor activiteiten in de provincie Utrecht: a. ter realisatie van het Kwaliteitsnet Goederenvervoer; b. voor flex- en thuiswerken bij werkgevende organisaties die zijn aangesloten bij een mobiliteitsplatform VERDER; c. ter stimulering van het gebruik van de fiets als vervoermiddel; d. ter realisatie van permanente verkeerseducatie. Artikel 38 Ruimtelijk Actieprogramma Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstrekken voor activiteiten ter uitvoering van het Ruimtelijk Actieprogramma bij de structuurvisie.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 11 –
Artikel 39 Sociale Agenda Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstrekken voor activiteiten in de provincie Utrecht die gericht zijn op jongeren en vallen binnen de thema’s: a. integratie en participatie; en b. onderwijs en arbeidsmarkt. Artikel 40 Sport Gedeputeerde staten kunnen subsidie verstrekken voor de ondersteuning van partijen in de provincie Utrecht voor: a. het versterken van de sportinfrastructuur; b. het versterken van de samenwerking tussen buurt, onderwijs en sport; c. sport en ruimte; d. sportstimulering van specifieke doelgroepen; e. aanstormend talent in relatie tot breedtesport. Artikel 41 Wonen, welzijn en zorg Gedeputeerde Staten kunnen subsidie verstrekken voor activiteiten in de provincie Utrecht die: a. gericht zijn op ouderen en mensen met een verstandelijke, lichamelijke en psychische beperking; en b. de samenhang tussen wonen, welzijn en zorg verbeteren.
HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGEN Artikel 42 Evaluatie Onverminderd artikel 4:24 van de Awb zenden gedeputeerde staten na uiterlijk twee jaar na de inwerkingtreding van deze verordening aan provinciale staten een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van deze verordening in de praktijk. Artikel 43 Intrekken oude regelingen Ingetrokken worden: - de Algemene subsidieverordening provincie Utrecht 1998 met de bijbehorende bijlage; - de Verordening cultuurbeleid provincie Utrecht 1996; - het Besluit amateurkunst provincie Utrecht 1996; - het Besluit cultuurhuizen provincie Utrecht 2008; - het Besluit erfgoedparels provincie Utrecht 2008; - het Besluit multi- en interculturele festivals; - het Besluit podiumkunst provincie Utrecht 1996; - het Besluit gemeentelijke archeologische beleidskaarten provincie Utrecht 2008; - het Besluit Talentvolle makers en innovatieve projecten;
Prov. blad 2010, 43 – pag. 12 –
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
de Regeling De Utrechtse Schatkamer; de Subsidieverordening Programma Vrije Tijd provincie Utrecht; de Tijdelijke subsidieverordening Zakelijk Toerisme provincie Utrecht 2009-2012; de Subsidieverordening economische ontwikkeling provincie Utrecht 2005; de Subsidieverordening innovatieve acties provincie Utrecht 2004; de Stimuleringsregeling maatschappelijke ontwikkeling; de Subsidieverordening Jeugdzorg provincie Utrecht 2004; het Uitvoeringsbesluit jeugdzorg provincie Utrecht 2005; de Subsidieverordening kleinschalig wonen voor mensen met dementie Provincie Utrecht; de Subsidieverordening Sociale Agenda 2010-2011 provincie Utrecht; de Subsidieverordening Stedelijk bouwen en wonen; de Tijdelijke verordening Knelpuntenpot Woningbouwstagnatie; de Subsidieverordening wonen, welzijn en zorg Wel Thuis!2 provincie Utrecht; de Tijdelijke regeling sportstimulering 2008 t/m 2011; de Tijdelijke Stimuleringsregeling Vernieuwend Bouwen en Wonen; de Tijdelijke subsidieverordening breedband provincie Utrecht 2008; de Tijdelijke subsidieverordening Toekomst Thuis provincie Utrecht 2009; de Verordening locatiegebonden subsidie provincie Utrecht; de Verordening stedelijke vernieuwing provincie Utrecht 2010; de Stimuleringsregeling subsidies Duurzaamheid, Energie en Klimaat provincie Utrecht; de Nadere regels Waterketen (2); de Nadere regels Garantiefonds Energie provincie Utrecht; de Nadere subsidieregels Duurzaamheid (2); de Nadere subsidieregels Energie in de gebouwde omgeving en MKB (1); de Nadere subsidieregels Energie in het MKB (2); de Nadere subsidieregels Energiek Utrecht; de Nadere subsidieregels Klimaat (1); de Nadere subsidieregels voorbereidende energieonderzoeken vereniging van eigenaars; de Subsidieregeling aardgas-afleverinstallaties provincie Utrecht; de Subsidieregeling aardgasvoertuigen provincie Utrecht; de Subsidieverordening verantwoord verlichten provincie Utrecht; de Subsidieverordening bodemsanering eigen woningen provincie Utrecht 2002; artikel 10 van de Verordening grondwaterheffing provincie Utrecht 1999; de Subsidieverordening inrichting landelijk gebied provincie Utrecht 2006; het Besluit subsidiekader AVP-ILG; de Subsidieverordening particuliere terreinbeherende natuurbeschermingsorganisaties ILG provincie Utrecht 2008; de Subsidieverordening Europese programma’s Doelstelling 2 en LEADER+ Utrecht 2002;
Prov. blad 2010, 43 – pag. 13 –
- - - -
de Algemene subsidieverordening kleine landschapselementen provincie Utrecht 1993; de Verordening financiële bijdragen provincie Utrecht; de Tijdelijke stimuleringsregeling goederenvervoer provincie Utrecht 2010-2012; de besluiten tot vaststelling van een aanvraagtermijn en de besluiten tot vaststelling van een subsidieplafond die zijn gebaseerd op de regelingen, genoemd in dit artikel.
Artikel 44 Overgangsrecht Subsidies die zijn aangevraagd of verstrekt vóór de datum van inwerkingtreding van deze verordening, worden behandeld overeenkomstig de regeling die gold ten tijde van hun aanvraag. Artikel 45 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2011. Als het provinciaal blad wordt uitgegeven na 31 december 2010 treedt de verordening in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad. 2. Bij besluit van gedeputeerde staten kan een ander tijdstip worden vastgesteld waarop door hen aan te wijzen artikelen of artikeldelen van hoofdstuk 2 en artikel 43 in werking treden. Artikel 46 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Algemene subsidieverordening provincie Utrecht.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van provinciale staten van Utrecht van 27 september 2010. Provinciale staten van Utrecht, R.C. ROBBERTSEN, voorzitter. L.C.A.W. GRAAFHUIS, griffier. Uitgegeven 6 oktober 2010 Gedeputeerde Staten van Utrecht, namens hen H.H. SIETSMA, secretaris
Prov. blad 2010, 43 – pag. 14 –
TOELICHTING HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN 1. 1. Aanleiding nieuw subsidiesysteem: deregulering In 2007 hebben Provinciale Staten zich uitgesproken voor deregulering. Doel hiervan is het verminderen van de “regeldruk” en het eenvoudiger maken van regelgeving. In het bijzonder hebben PS aandacht gevraagd voor de provinciale subsidies. De subsidieregels moeten eenvoudig worden gestructureerd, inzichtelijk worden aangeboden en mogen geen onnodige administratieve verplichtingen voor de subsidieontvanger en de provincie opwerpen. 1.2. Aanbevelingen PS Op 21 september 2009 hebben PS beleidsuitgangspunten voor subsidieverstrekking vastgesteld1. Deze beleidsuitgangspunten zijn erop gericht het subsidiesysteem van de provincie Utrecht in te richten volgens de zogenaamde KEER-principes. Dat houdt in: subsidies klantgeörienteerd, effectief, efficiënt en rechtmatig verstrekken. In deze Algemene subsidieverordening (Asv) zijn de beleidsuitgangspunten vertaald. 1.3. Landelijke ontwikkeling De optimalisering van het subsidiesysteem past bij een landelijke ontwikkeling. In 2009 heeft het Ministerie van Financiën een Rijksbreed subsidiekader2 opgesteld. Dit rijksbrede kader bevat voorstellen voor het vereenvoudigen en uniformeren van de rijkssubsidies. Een van de voorstellen betreft de invoering van drie arrangementen: voor kleine, middelgrote en grote subsidiebedragen. Bij elk arrangement hoort een eigen verantwoordingsregime dat op de hoogte van het subsidiebedrag is afgestemd. Uitgangspunt is meer vertrouwen in de subsidieontvanger, zonder eventuele risico’s uit het oog te verliezen. Alleen
1 Kader voor subsidieverstrekking, Onderdeel 1: Beleidsuitgangspunten voor subsidieverstrekking 2 Nota “Kader financieel beheer rijkssubsidies”, Met een uniform subsidiekader naar een eenvoudig financieel beheer en efficiënte uitvoering van rijkssubsidies
Prov. blad 2010, 43 – pag. 15 –
voor de grote subsidiebedragen geldt een uitgebreide verantwoording: dit betekent dat de subsidieontvanger in dat geval een gedetailleerd overzicht van inkomsten en uitgaven moet overleggen, en niet eenvoudiger kan aantonen dat het gesubsidieerde project tot stand is gekomen. Ook veel gemeenten werken aan het verbeteren van hun regelgeving en dienstverlening. In 2009 heeft de VNG een model-Algemene subsidieverordening 3 aan de gemeenten toegestuurd, met als doelstelling “minder regels, meer service”. Het Rijksbrede kader, de model-verordening van de VNG en deze Asv gaan uit van eenzelfde systeem. Voor subsidieaanvragers heeft dit tot voordeel dat overal vergelijkbare eisen gelden. 1.4. Hoofdlijnen subsidiesysteem Het subsidiesysteem is gebaseerd op vier uitgangspunten: - proportionaliteit; - sturing op prestaties en hoofdlijnen; - uniformering en vereenvoudiging; - verantwoord vertrouwen en risicoacceptatie.
Proportionaliteit Het belangrijkste uitgangspunt is proportionaliteit: dit betekent dat er een redelijke verhouding is tussen het subsidiebedrag en de lasten die met de subsidie gepaard gaan. Uit een rijksonderzoek naar de administratieve- en uitvoeringslasten blijkt dat de totale lasten van subsidies, afhankelijk van het type regeling, kunnen oplopen tot meer dan 30% van het subsidiebedrag 4. Dit komt doordat in de huidige situatie voor alle subsidies, ongeacht hun omvang en risico, ongeveer dezelfde regels voor de uitvoering en de verantwoording gelden. De proportionaliteit krijgt invulling door te werken met drie standaard arrangementen. De arrangementen onderscheiden zich van elkaar door de voorwaarden en verplichtingen die worden gesteld aan de uitvoering en verantwoording van de subsidie. De arrangementen zijn ingedeeld op basis van een objectief criterium, namelijk het subsidiebedrag. Hoe lager het subsidiebedrag hoe minder verantwoordingeisen er worden gesteld en hoe eenvoudiger de uitvoering is. De arrangementen en de grensbedragen zijn opgenomen in onderstaande tabel.
3 Subsidie zonder moeite, Model Algemene subsidie verordening VNG 4 Meting lasten van subsidies, Sira consulting; 17 januari 2008
Prov. blad 2010, 43 – pag. 16 –
Drie uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen en grensbedragen hoogte subsidiebedrag tot € 25.000 vanaf € 25.000 tot € 125.000 vanaf € 125.000
arrangement direct of ambtshalve (zonder aanvraag) vaststellen, desgevraagd verantwoording over de prestatie verantwoording over de prestatie verantwoording over kosten en prestaties
Sturing op prestaties en hoofdlijnen Het tweede uitgangspunt is sturen op prestaties en hoofdlijnen. Op dit moment is de verantwoording van de meeste subsidies gericht op een verantwoording over de kosten. Hierbij wordt vaak "zekerheid" gezocht in complexe administratieve verplichtingen waarmee hoge administratieve en uitvoeringslasten gepaard gaan. Voorbeelden zijn gedetailleerde kostenverantwoordingen en verplichtingen tot het bijhouden van een urenadministratie. Het subsidiesysteem gaat, vooral voor de kleinere subsidies, uit van prestatiesubsidiëring in plaats van subsidiëring op basis van werkelijke kosten. Prestatiesubsidiëring betekent dat er een vast bedrag wordt betaald voor een vooraf afgesproken activiteit ofwel prestatie. Door het afrekenen op basis van prestaties en het schrappen van een gedetailleerde financiële verantwoording worden bij de kleinere subsidies de administratieve lasten en uitvoeringslasten fors verminderd. Daarnaast ontstaat bij het verstrekken van een vast bedrag voor een bepaalde prestatie de prikkel om de subsidie efficiënt te besteden. De nadruk bij de subsidieverlening komt, veel meer dan nu, te liggen op het vooraf vaststellen en definiëren van de activiteit / prestatie waarvoor de subsidie wordt verstrekt tegen een vooraf afgesproken prijs. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van instrumenten als referentielijsten en normbedragen.
Uniformering en vereenvoudiging Het derde uitgangspunt is het uniformeren, vereenvoudigen en stroomlijnen van regels en verplichtingen. Regelingen zijn vaak verschillend geformuleerd zonder dat daar een reden voor is. Ook de regels voor de uitvoering van subsidies zijn vaak divers. Hierdoor ontstaan veel vormen van subsidieverlening en -verantwoording en een opeenstapeling van voorschriften en controles. De diversiteit wordt nog groter als we ook naar de “medeoverheden” kijken. De veelheid van verschillende regels en de versnippering compliceren de uitvoering voor zowel overheid als subsidieontvangers. Een voorbeeld is het Leger Des Heils. Deze landelijk werkende instelling die met veel subsidieverstrekkende overheden te maken heeft, moet door de wirwar van
Prov. blad 2010, 43 – pag. 17 –
regels jaarlijks meer dan 25 verschillende jaarrekeningen opstellen. Het nieuwe subsidiesysteem geeft uniforme en vereenvoudigde regels voor aanvraag, uitvoering en verantwoording, en sluit daarbij aan bij het Rijk en gemeenten.
Verantwoord vertrouwen en risicoacceptatie Het vierde uitgangspunt is het werken vanuit vertrouwen in plaats van wantrouwen. Dit krijgt vorm door niet meer alle subsidieontvangers in alle gevallen te belasten met verantwoordingen, rapportages en controles. De aandacht verschuift naar de risicogebieden en -groepen, en naar de uitzonderingen. Dit betekent ook meer eigen verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger. Zo zal de subsidieontvanger direct aan de subsidieverstrekker moeten melden als de gesubsidieerde activiteiten niet worden verricht, of subsidieverplichtingen niet worden nagekomen. Werken vanuit vertrouwen betekent het accepteren van een zeker risico. Om op verantwoorde wijze een deel van de huidige sturing los te kunnen laten, moet aan randvoorwaarden worden voldaan om misbruik te voorkomen. Deze randvoorwaarden worden verankerd in een provinciebreed beleid om misbruik te voorkomen waar risicomanagement, strikte handhaving en registratie van misbruik deel van kunnen uitmaken. Risicomanagement houdt in dat mogelijke risico’s voorafgaand aan de subsidieverlening in beeld worden gebracht, goed worden afgewogen en dat hierop wordt geanticipeerd, met name bij het inrichten van een steekproefsgewijze verantwoording of controle. Bij de risicoanalyse kunnen onder meer de doelgroep van subsidieontvangers, het type regeling en de hoogte van het subsidiebedrag in beschouwing worden genomen. Tegelijkertijd moet er worden opgetreden wanneer het vertrouwen wordt beschaamd. Bestaande mogelijkheden zoals het terugvorderen van het subsidiebedrag worden consequent toegepast. Daarnaast is het handhavinginstrumentarium uitgebreid met de mogelijkheid tot het vorderen van wettelijke rente. Hierdoor kan de subsidieontvanger geen voordeel genieten van misbruik. Door op deze manier invulling te geven aan het principe vertrouwen worden goedwillende bedrijven, instellingen en burgers minimaal belast en hoeven de goeden niet onder de kwaden te leiden. 1.5. De drie arrangementen Het subsidiesysteem gaat uit van de volgende arrangementen: - arrangement 1: kleine subsidies tot € 25.000; - arrangement 2: middelgrote subsidies van € 25.000 tot € 125.000; en - arrangement 3: grote subsidies vanaf € 125.000.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 18 –
De arrangementen zijn niet statisch. Het is mogelijk om bij de subsidieverlening in een concrete situatie een strenger arrangement van toepassing te verklaren. Deze flexibiliteit is nodig als risico’s zijn gesignaleerd of Europees recht een zwaardere verantwoording eist. De arrangementen zien er als volgt uit. Arrangement 1: eisen voor kleine subsidies (< € 25.000) Bij dit arrangement zijn de administratieve lasten en de uitvoeringslasten het laagst. Het subsidiebedrag is een vast bedrag (lumpsum) voor een vooraf bepaalde activiteit ofwel prestatie. Kenmerkend is dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. Binnen dit arrangement zijn twee varianten mogelijk: a. de subsidie wordt direct vastgesteld: dit betekent dat de definitieve hoogte van de subsidie meteen wordt bepaald, zonder dat er eerst een meer voorlopige toekenning plaats vindt via een besluit tot subsidieverlening. Er vindt geen verantwoording achteraf plaats, behalve een verplichte melding dat de gesubsidieerde activiteit is verricht. In situaties waarin de subsidie pas na afloop wordt verstrekt, niet gebonden is aan specifieke verplichtingen (waarderingsbijdrage) of bij incidentele subsidies van geringe financiële omvang ligt het voor de hand deze variant te hanteren. b. de subsidie wordt eerst verleend en na verloop van tijd ambtshalve (zonder aanvraag van de subsidieontvanger) vastgesteld. Zolang de termijn voor de ambthalve vaststelling nog niet is verstreken, houdt de subsidieverstrekker de mogelijkheid om steekproefsgewijs verantwoording te vragen en zo nodig terug te vorderen. Als de activiteiten nog moeten plaatsvinden, ligt deze variant meer voor de hand. Ad a Direct vaststellen Bij toepassing van de eerste (a) variant wordt de subsidie afgehandeld op basis van de aanvraag en vindt er achteraf geen verantwoording plaats, behoudens een melding dat de gesubsidieerde activiteit is verricht. De subsidie kan voor of na de subsidiabele activiteit worden verstrekt. Als wordt gekozen voor de “achteraf subsidie”, worden de bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. In dit geval kan ook gevraagd worden om opgave van het totaal van de kosten. Dit kan van belang zijn voor subsidies waarvoor maximale toegestane EU-steunpercentages gelden die niet overschreden mogen worden. Ad b Ambtshalve vaststellen Bij toepassing van de tweede (b) variant wordt de subsidie verleend en wordt er voor 100% voorschot verleend. De subsidie wordt vervolgens binnen 8 weken na afloop van de activiteit ambtshalve vastgesteld door de provincie. Binnen deze termijn vraagt de provincie steekproefsgewijs aan de subsidieontvanger verantwoording af te leggen; daarbij is het
Prov. blad 2010, 43 – pag. 19 –
mogelijk de subsidieontvanger (fysiek of administratief) te controleren of aan de verplichtingen is voldaan. Deze steekproef is gebaseerd op een risicogeoriënteerde benadering, waarbij rekening wordt gehouden met de omvang, samenstelling en achtergrond van de doelgroep. Vooraf wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht en welke bewijsstukken de subsidieontvanger in de eigen administratie moet bewaren. Voorbeelden van bewijsstukken zijn bijvoorbeeld een deelnemerslijst van een congres of een publicatie van een onderzoek. Als de subsidieontvanger de gesubsidieerde activiteit niet, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen verricht, moet hij dit verplicht melden bij de subsidieverstrekkende instantie. De subsidieverstrekker zal dan, afhankelijk van de situatie, de subsidie ambtshalve op een lager bedrag kunnen vaststellen. Ook kan de subsidieverstrekker nieuwe afspraken maken over de termijn waarop de activiteiten moeten zijn uitgevoerd. Deze kennisgevingsplicht geldt voor alle arrangementen maar is met name in dit eerste arrangement essentieel door het ontbreken van een standaard verantwoording. Als bij de desgevraagde verantwoording of controle blijkt dat niet aan de kennisgevingsplicht is voldaan, kan dit leiden tot volledige terugvordering inclusief wettelijke rente. Arrangement 2: eisen voor middelgrote subsidies (tussen de € 25.000 en € 125.000) Bij dit arrangement 2 is de hoofdregel dat het subsidiebedrag een vast bedrag is voor een prestatie of prestatie-eenheid. In tegenstelling tot het eerste arrangement wordt wel standaard verantwoording afgelegd. De verantwoording geschiedt over de prestatie (bijvoorbeeld een congres of onderzoeksrapport) of over een vooraf overeengekomen meetbare prestatie-eenheid (bijvoorbeeld het aantal bezoekers van een evenement). Bij de prestatieverantwoording kunnen verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, alternatieve toetsen, deskundigenverklaring of bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie). De gewenste bewijsstukken die nodig zijn om de prestatie te verantwoorden, worden in de verordening of in de verleningsbeschikking opgenomen. Het is toegestaan om steekproefsgewijs aanvullende informatie op te vragen of ter plekke te controleren of de prestatie is verricht. Er wordt geen bijkomende financiële verantwoording over de werkelijke kosten en geen accountantsverklaring gevraagd. Als de prestatie niet of niet geheel conform de verleningsbeschikking wordt uitgevoerd, bepaalt de provincie, afhankelijk van de oorzaak van de afwijking, of het subsidiebedrag lager vastgesteld moet worden. Soms blijkt het niet mogelijk om de prestatie(-eenheid) vooraf te definiëren. In deze gevallen is het ook niet goed mogelijk een subsidiebedrag hieraan te koppelen omdat de kosten dan vooraf moeilijk zijn in te schatten. Als in deze specifieke gevallen het toekennen van een vast bedrag voor een vooraf gedefinieerde prestatie tot onaanvaardbare resultaten zou leiden, biedt het subsidiesysteem de mogelijkheid om te verantwoorden op basis van een opgave van de totale kosten. De verantwoording vindt plaats op basis van
Prov. blad 2010, 43 – pag. 20 –
een (bestuurs-)verklaring van de subsidieontvanger over de totaal van kosten en baten van de prestatie. Hiervoor is onderstaand format bruikbaar. Het gaat daarbij om een globaal overzicht waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteit heeft plaatsgevonden met daaraan verbonden kosten; dus geen gedetailleerde kostenverantwoording. Bij toepassing van deze variant komt een volledige en diepgaande prestatieverantwoording te vervallen. Volstaan kan worden met een beknopte toelichting op de prestatie. Verplicht format voor verantwoording via een (bestuurs-)verklaring van de subsidieontvanger In de bestuursverklaring geeft de subsidieontvanger uitsluitend aan: 1. of de activiteiten zijn verricht/ prestaties zijn geleverd (ja/nee + korte toelichting); 2. wat het totaal van de gerealiseerde subsidiabele kosten is (€ ….); en 3. wat het totaal van de gerealiseerde baten is (€ ….). Hierbij gaat het om gerealiseerde eigen bijdragen en/ of bijdragen van derden. De minimale bewijsstukken moeten zijn toegevoegd.
De opgave van de gerealiseerde baten en lasten leidt tot het totale subsidiebedrag. Hierdoor worden detaildiscussies over onderliggende financiële posten voorkomen. Als de kosten lager zijn dan begroot, wordt de subsidie lager vastgesteld (eventueel teruggevorderd). Als de kosten hoger uitvallen, wordt ten hoogste het maximaal verleende subsidiebedrag uitgekeerd. Als de activiteiten niet volledig zijn uitgevoerd maar het bedrag wel is besteed, is het aan de subsidieverstrekker (beleidsafweging) of het gehele subsidiebedrag wordt uitgekeerd. Deze wijze van verantwoorden (bestuursverklaring) vormt een uitzondering die alleen in uitzonderlijke gevallen kan worden toegepast. Arrangement 3: eisen bij grote subsidies (vanaf € 125.000) Dit arrangement sluit aan bij de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van prestaties en financiële verantwoording (gerealiseerde kosten). Bij de financiële verantwoording mag de subsidieverstrekker een accountantsverklaring eisen. Ten opzichte van de huidige praktijk wordt vereenvoudiging bereikt door het vervallen van de voorschotaanvragen en tussentijdse rapportages bij subsidies met een looptijd korter dan één jaar. Bij subsidies die meerdere jaren lopen, mag maximaal één tussenrapportage per jaar worden gevraagd.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 21 –
Omdat de kosten van een accountantsverklaring hoog zijn en vooral bij kleine subsidies tot disproportionele lasten leiden, is het eisen van een accountantsverklaring slechts vanaf € 125.000 toegestaan. Echter ook bij dergelijke subsidiebedragen is terughoudendheid van belang. Zekerheid kan ook worden verkregen door steekproefsgewijze controles van de uitvoeringsinstanties of door verantwoording van de subsidie via de jaarrekening van een instelling. Een andere mogelijkheid voor het verkrijgen van een bepaalde zekerheid is een assurance-rapport. Een assurance-rapport geeft (aanvullende) zekerheid over de nietfinanciële informatie op basis waarvan de subsidie wordt bepaald of vastgesteld. 1.6. Leeswijzer arrangementen In de Asv zijn de drie arrangementen verwerkt. Daarbij is het subsidieproces gevolgd: eerst komt de aanvraag aan de orde, dan de verlening / weigering, vaststelling en betaling. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de artikelen uit de Asv per arrangement. Subsidies Tot € 25.000 Van € 25.000 tot € 125.000
Vanaf € 125.000
Verlenen/vaststellen Direct vaststellen of Verlenen en vaststel- verlenen en ambts- len op aanvraag halve vaststellen (tenzij vallend binnen Artikel 13 een aangewezen categorie waarvoor ambtshalve vaststel- ling geldt) Artikel 11, 13/3, 14 en 16
Verlenen en vaststellen op aanvraag (tenzij vallend binnen een aangewezen categorie waarvoor ambtshalve vaststelling geldt) Artikel 11, 13/3, 14 en 16
Tussenrapportage
1 keer per jaar Artikel 25
Geen Artikel 25
1 keer per jaar Artikel 25
Verantwoording Melding en steek- Prestatieverantwoor- Uitgebreide proefsgewijze verant- ding verantwoording woording Artikel 22 Artikel 23 Artikel 21
Prov. blad 2010, 43 – pag. 22 –
Subsidies Tot € 25.000 (vervolg)
Van € 25.000 tot € 125.000
Vanaf € 125.000
Bevoorschotting/ betaling
Ambtshalve bevoor- schotting, tenzij eerste betaling na 2 jaar Artikel 15
Ambtshalve bevoor schotting, tenzij eerste betaling na 2 jaar Artikel 15
Betaling gehele sub- sidie in één bedrag of 100% bevoorschot- ting Artikel 15
Hoogte subsidie Vast bedrag Vast bedrag Op basis van Artikel 12 Artikel 12 gerealiseerde kosten Artikel 12
HOOFDSTUK 2 SUBSIDIE EN BELEID Subsidie is als financieel instrument niet los te zien van het beleid dat we willen realiseren. De provincie is op veel terreinen van het dagelijks leven actief: milieu, landelijk gebied, sociaal beleid, ruimtelijke ordening, wonen, economie en mobiliteit. Voor de langere termijn is de “strategie Utrecht 2040” opgesteld. Dit document geeft inzicht in de hoofddoelstellingen die de provincie heeft om samen met een groot aantal regiopartners een duurzame samenleving te bereiken; met evenwicht tussen people, planet en profit. Het beleid van de provincie krijgt op allerlei wijzen vorm. Daarbij wordt mede gebruik gemaakt van de mogelijkheden en stimulansen die subsidie biedt. De Asv geeft de basis om dit instrument klantvriendelijk en efficiënt te kunnen inzetten.
HOOFDSTUK 3 HET SUBSIDIEBEGRIP 3.1. Wat is subsidie? Om een project op de juiste wijze te financieren, is het van belang dat helder is wat er onder subsidie wordt verstaan. Subsidie is omschreven in artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Voldoet een geldverstrekking aan de daar genoemde voorwaarden, dan is het een subsidie, hoe ook genaamd.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 23 –
Er is sprake van een subsidie als het gaat om geldverstrekkingen die aan de volgende kenmerken voldoen: a. het betreft een aanspraak op financiële middelen; b. die door een bestuursorgaan worden verstrekt; c. met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager; d. anders dan als betaling voor het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten. In de praktijk kan het voorkomen, dat er verschillende termen worden gebruikt, zoals bijdrage, uitkering of vergoeding, terwijl het in feite een subsidie betreft. De gekozen benaming is voor het zijn van subsidie niet van belang. Er is sprake van subsidie als aan de voorwaarden van de Awb is voldaan. Ook garanties en leningen voor bepaalde activiteiten vallen daaronder. Voorwaarden subsidie Ad a. Een aanspraak op financiële middelen Het woord ‘aanspraak’ geeft aan dat het niet de daadwerkelijke overhandiging van het geld hoeft te betreffen, maar dat een verplichting daartoe voldoende is. Het besluit van een bestuursorgaan dat subsidie wordt verstrekt, geeft de toezegging en daarmee het recht (de “aanspraak”) op het bedrag. De provincie is verplicht om, na uitvoering van de activiteiten en nakoming van de opgelegde verplichtingen, tot betaling over te gaan. Niet alle verstrekkingen van het bestuursorgaan zijn subsidies. Als er geen geld ter beschikking wordt gesteld maar andere zaken, dan is er geen sprake van subsidie. Ad b. Verstrekt door een bestuursorgaan Slechts wanneer het geld wordt verstrekt door een bestuursorgaan in de zin van de Awb (bijvoorbeeld GS of PS) kan er sprake zijn van een subsidie. Geld van particulieren, zoals fondsen waarmee activiteiten van andere particulieren mogelijk worden gemaakt, vallen niet onder het subsidiebegrip. Ad c. Met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager Een subsidie wordt altijd verstrekt met een bepaald doel, voor bepaalde activiteiten. De wetgever heeft bepaald dat het moet gaan om bepaalde, duidelijk omschreven activiteiten van de ontvanger. De bestedingsrichting van de middelen moet dus duidelijk zijn. Om deze reden vallen bijvoorbeeld sociale uitkeringen of schadevergoedingen niet onder de noemer ‘subsidie’. Dat geld wordt niet voor bepaalde activiteiten van de ontvanger verstrekt.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 24 –
Ad d. Anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten (opdracht, ook wel inkoop genoemd) Commerciële transacties vallen buiten het subsidiebegrip. Er is geen sprake van subsidie als de overheid een marktconforme vergoeding betaalt voor aangeschafte goederen of aan haar geleverde diensten. Onder betaling wordt verstaan het overhandigen van een geldbedrag dat is afgestemd op de waarde van de verkregen goederen of diensten in het economische verkeer. Met de zinsnede ‘anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten’, had de wetgever de bedoeling de subsidie te onderscheiden van het begrip ‘opdracht’ (ofwel inkoop). Uit de definitie van de Awb volgt dat, als wordt betaald voor een opdracht (volledige betaling volgens markttarief), deze betaling dan niet kan worden aangemerkt als subsidie of omgekeerd. Het is dus òf subsidie òf opdracht. 3.2. Onderscheid tussen subsidie en opdracht Wanneer is er sprake van subsidie en wanneer van opdracht? Bij subsidie wordt een financiële bijdrage gegeven voor activiteiten die “om redenen van het algemeen belang wenselijk worden geacht”. Het is dus overheidssteun voor maatschappelijke doelen. De subsidie wordt verstrekt via een bestuursbesluit (géén tweezijdige overeenkomst) waarop het bestuursrecht van toepassing is. Bij opdracht worden goederen, diensten of werken aan de provincie geleverd. Hierbij opereert de provincie als “gewone” marktpartij. Er wordt een bindende overeenkomst gesloten (mbt rechten en plichten) waarop het privaatrecht van toepassing is. Een ander verschil is dat ondernemers over hun inkomsten uit opdrachten BTW moeten betalen, terwijl zij dat over subsidiegelden niet hoeven. En mochten er zich problemen voordoen, dan kan men in het geval van een subsidie naar de bestuursrechter stappen, terwijl men bij een opdracht bij de burgerlijke rechter moet zijn. Tenslotte heeft de overheid te maken met de regels over aanbesteding (bij een opdracht) of staatssteun (bij subsidie). Dit betekent dat bij opdracht- of subsidieverstrekking een voorgeschreven procedure moet worden gevolgd. 3.3. Subsidies en Europese staatssteunregels Als de provincie een project subsidieert, kan dit “staatssteun” zijn die niet is toegestaan. Of het om staatssteun gaat en wanneer dit wel of niet mag, is in Europese regelgeving vastgelegd.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 25 –
In hoofdlijnen geldt het volgende. Er is geen staatsteun als subsidie aan burgers wordt verstrekt. Ook is er geen staatssteun, als de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verstrekt, niet zijn aan te merken als ondernemingsactiviteiten. Zo is een subsidie aan een (amateur-) sportvereniging geen staatssteun. Er is wel staatsteun, als de gesubsidieerde activiteit bedrijfsmatig is en de subsidie niet open staat voor alle ondernemingen die deze activiteit uitoefenen. Voorwaarde voor staatssteun is dat de subsidie een zogenaamd “selectief voordeel”geeft. Niet alle staatssteun is verboden. Staatssteun is toegestaan als deze valt binnen een van de Europese vrijstellingsverordeningen. Valt de subsidie daar niet binnen, dan is hiervoor eerst toestemming van de Europese Commissie nodig. De steunverlening moet dan vooraf door de Europese Commissie worden goedgekeurd. Meer informatie over de staatssteunregels is beschikbaar op de website van Europa Decentraal. 3.4. Subsidies en aanbestedingsregels Als de provincie een project subsidieert, kunnen voor de subsidieontvanger de (Europese) aanbestedingsregels gelden. Is de subsidieontvanger een overheidsorganisatie of publiekrechtelijke instelling, dan zijn de aanbestedingsregels altijd van toepassing. In dat geval heeft de organisatie of instelling waarschijnlijk een eigen aanbestedingsbeleid dat bij opdrachten binnen het subsidieproject moet worden gevolgd. Is de subsidieontvanger een private organisatie, dan is er meestal geen aanbestedingsplicht. Dit is anders als de private organisatie voor een project meer dan 50% overheidssubsidie ontvangt en derden bepaalde bouwwerken of civieltechnische werken met daaraan verbonden diensten laat uitvoeren. Als de waarde van zo’n opdracht boven de Europese drempelbedragen voor werken uitkomt, is de private partij verplicht de Europese aanbestedingsregels toe te passen en de opdracht Europees aan te besteden. 3.5. Benaming van subsidies Exploitatiesubsidie, structurele subsidie, waarderingssubsidie, projectsubsidie, incidentele subsidie, productsubsidie, instellingssubsidie, budgetsubsidie: in de praktijk bestaan
Prov. blad 2010, 43 – pag. 26 –
allerlei benamingen voor de verschillende soorten subsidies. Deze termen hebben geen bijzondere betekenis. Het gaat in alle gevallen om “subsidie”. Gebruik van een groot aantal benamingen kan verwarrend zijn. In het nieuwe subsidiesysteem is hiervan afgezien. De Asv spreekt heel algemeen van “subsidie”: hieronder vallen alle soorten subsidies. Daarnaast staat in de Asv het begrip “jaarlijkse subsidie”: hierbij gaat het om subsidie die voor een of meer (boek)jaren wordt verstrekt. Dit begrip is nodig om voor dit type subsidie een iets andere procedure te kunnen geven (andere aanvraag- en beslistermijn).
HOOFDSTUK 4 STRUCTUUR REGELGEVING 4.1 Asv en uitvoeringsverordeningen GS De Asv geeft het kader voor alle subsidies die de provincie verstrekt. Daarmee is gewaarborgd dat voor alle subsidiestromen uniforme regels gelden, bijvoorbeeld voor de aanvraag, beslistermijn en verantwoording. In het nieuwe subsidiesysteem is de Asv de enige subsidieverordening van PS. De Asv bestaat uit een procedureel en een inhoudelijk deel. Alles wat uniform voor alle processen geldt, staat in het procedurele deel (de hoofdstukken 1 en 3). De omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie kan worden verstrekt, staat in het inhoudelijke deel (hoofdstuk 2). De nadere uitwerking ligt vervolgens bij Gedeputeerde Staten. Daartoe stellen zij per deelterrein of cluster deelterreinen (bijvoorbeeld cultuur of milieu) een uitvoeringsverordening vast. In de uitvoeringsverordening kunnen zij nadere regels stellen over bijvoorbeeld subsidiecriteria of verplichtingen voor de ontvanger. De term “nadere regels” drukt uit waar het om gaat: GS zijn daarbij niet geheel vrij maar zij zijn gebonden aan de kaders van de Asv. In de Asv is precies aangegeven waarop de nadere regels betrekking mogen hebben. Dit doet recht aan de kaderstellende rol van PS. 4.2. Toepasselijk op alle subsidies De Asv en de uitvoeringsverordeningen van GS gelden voor alle subsidies van de provincies. Daarbij maakt de Asv onderscheid tussen “subsidie” (alle subsidies) en “jaarlijkse subsidie” (subsidies voor een of meer jaren, met speciale regeling voor aanvraag en beslissing). Als we kijken naar de procedure die moet worden gevolgd om een project te subsidiëren, kan een andere indeling worden gemaakt. Het gaat dan om de volgende categorieën: a. Subsidies voor activiteiten die in een verordening (Asv) zijn vermeld
Prov. blad 2010, 43 – pag. 27 –
b. Spoedeisende subsidies voor activiteiten waarvoor een verordening in voorbereiding is; c. Subsidies op grond van een begrotingspost; d. Europese subsidies; e. Incidentele subsidies. Deze categorieën zijn in artikel 4:23 van de Awb vermeld. Daar staat of de subsidiabele activiteiten in een verordening moeten zijn aangeduid (in verband met de kaderstellende rol van PS) of dat dit niet hoeft. Naast de Awb geldt de Asv. Ad a. Subsidie op grond van verordening Hoofdregel is dat GS alleen subsidie kunnen verstrekken als dit in een verordening van PS is bepaald. In de oude situatie zijn er allerlei verschillende subsidieverordeningen, zoals bijvoorbeeld de Verordening cultuurbeleid of de Stimuleringsregeling duurzaamheid, energie en klimaat. In het nieuwe systeem zijn al deze subsidies in één verordening van PS (de Asv) ondergebracht. Daarmee wordt meer uniformiteit bereikt. Ad b. Subsidie vooruitlopend op verordening. Een spoedeisende subsidie kan op grond van de Awb worden verstrekt zonder dat dit al in een verordening is geregeld. Voorwaarde is dan wel dat er binnen een jaar een nieuwe verordening komt. In het nieuwe systeem betekent dit dat de activiteit in de Asv (hoofdstuk 2) moet zijn opgenomen. Ad c. Begrotingspost Als een subsidie op basis van een begrotingspost wordt verstrekt, hoeft er evenmin een verordening te zijn. Het is dan de begrotingpost en niet de verordening die de bevoegdheid voor de subsidiëring geeft (wel beiden legitimatie PS). Voorwaarde voor een begrotingssubsidie is dat de subsidieontvanger en het maximumbedrag concreet in de begroting moeten zijn vermeld. Daarmee kan de begrotingssubsidie zeer geschikt zijn voor exploitatiesubsidies aan instellingen. Ad d. Europese subsidie Dit is een subsidie die volgt uit een EU-programma. Deze subsidie is er bijvoorbeeld voor de inrichting landelijk gebied. Ad e. Incidentele subsidie De incidentele subsidie is bedoeld voor situaties waarvoor geen beleid bestaat. Het gaat om eenmalige gevallen. Er is geen verordening nodig.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 28 –
ARTIKELSGEWIJS HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit artikel zijn enkele begrippen uit de Asv omschreven. Bij “jaarlijkse subsidie”: Een jaarlijkse subsidie is een subsidie die voor een of meer jaren wordt verstrekt. De Asv geeft voor een jaarlijkse subsidie een andere termijn voor de indiening van een aanvraag en de beslissing op de aanvraag. Bij “prestatie”: Dit is een kernbegrip. Het subsidiesysteem gaat voor subsidies tot € 125.000 uit van 'prestatiesubsidiëring' in plaats van subsidiëring op basis van werkelijke kosten. Prestatiesubsidiëring betekent dat er een vast bedrag wordt verstrekt voor een vooraf afgesproken prestatie. Het afrekenen op grond van prestaties en vervallen van een gedetailleerde financiële verantwoording leidt tot forse vermindering van de administratieve lasten en uitvoeringslasten. De prestatie is het uiteindelijke resultaat, de output, waarop de subsidie is gericht. Concreet is de prestatie bijvoorbeeld het concert waarvoor de subsidie is verstrekt, de energiezuinige renovatie van panden of de realisatie van een aardgas-afleverinstallatie. Bij “uitvoeringsverordening”: De “uitvoeringsverordening” betreft de nadere regels die GS per beleidsveld (milieu, cultuur e.a.) vaststellen. Bij het vaststellen van een uitvoeringsverordening zijn GS aan de Asv gebonden. In artikel 4 is bepaald waarop de nadere regels betrekking kunnen hebben. Voor het begrip staatssteun wordt verwezen naar paragraaf 3.3. van de algemene toelichting. In de artikelen 107, 108 en 109 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) is bepaald wat staatssteun is en wanneer staatssteun niet is toegestaan. Artikel 2 Toepassingsbereik In het eerste lid is bepaald dat de Asv van toepassing is op alle subsidies die de provincie verstrekt. Zo geldt de Asv bijvoorbeeld ook voor begrotingssubsidies en incidentele subsidies. Het tweede lid maakt twee uitzonderingen.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 29 –
De eerste uitzondering betreft de Subsidieverordening Natuur- en Landschapsbeheer provincie Utrecht en de Subsidieregeling kwaliteitsimpuls natuur en landschap provincie Utrecht. Subsidies die op basis hiervan worden toegekend, vallen niet onder de Asv. Beide verordeningen zijn in interprovinciaal verband tot stand gekomen (uniformiteit in 12 provincies). De uitvoering ligt in handen van een externe uitvoeringsorganisatie (de Dienst Regelingen). Daarmee is inpassing van deze verordeningen niet mogelijk. De uitzondering is in overeenstemming met de beleidsuitgangspunten die PS eerder hebben vastgesteld (beleidsuitgangspunt 8, Streven naar uitvoering één uitvoeringsorganisatie)5. De tweede uitzondering is de Subsidieverordening statenfracties provincie Utrecht 2002. De financiële bijdragen voor statenfracties vallen evenmin onder de Asv. Gelet op de verhouding tussen PS en GS (dualisme) worden deze bijdragen in een verordening van PS vastgesteld. Artikel 3 Bevoegdheid subsidieverstrekking GS zijn het bevoegde orgaan voor het verstrekken van subsidies. Voor de subsidiabele activiteiten die in hoofdstuk 2 zijn vermeld, kan alleen subsidie worden verstrekt als ook de bijbehorende uitvoeringsverordening (artikel 4) in werking is getreden. Voorkomen wordt dat een aanvraag in behandeling wordt genomen zonder dat er uitvoeringsbepalingen zijn vastgesteld, zoals bijvoorbeeld selectiecriteria. Artikel 4 Uitvoeringsverordening In dit artikel staat de grondslag voor de uitvoeringsverordening van GS per beleidsveld of cluster beleidsterreinen. In het artikel is bepaald waarop de nadere regels van de uitvoeringsverordening betrekking kunnen hebben. Het is een limitatieve opsomming. Daarbuiten zijn GS niet bevoegd. GS hoeven niet alle onderwerpen van artikel 4 in een uitvoeringsverordening op te nemen. Zo hoeven GS niets te regelen over de subsidieontvanger als iedereen subsidie mag aanvragen. En als een adviescommissie niet nodig is, hoeft dit onderwerp evenmin in de uitvoeringsverordening te worden opgenomen. Hoofdstuk 2 (aanduiding subsidiabele activiteiten door PS) hangt nauw samen met artikel 4 (bijbehorende uitvoeringsverordeningen van GS). Samen geven zij aan waarvoor subsidie kan worden verstrekt.
5 Kader voor subsidieverstrekking, Onderdeel 1: Beleidsuitgangspunten voor subsidieverstrekking, PS-besluit van 21 september 2009
Prov. blad 2010, 43 – pag. 30 –
Vandaar dat GS alleen subsidie kunnen verstrekken voor activiteiten van hoofdstuk 2 als ook de bijbehorende uitvoeringsverordening in werking is getreden (zie artikel 3). Als de uitvoeringsverordening voor een beleidsveld pas later tot stand komt, kunnen GS de inwerkingtreding van het betrokken artikel van hoofdstuk 2 voor bepaalde tijd uitstellen (zie artikel 41). a. Indieningstermijn aanvraag en over te leggen gegevens: Het bepalen van de indieningstermijn hangt ervan af of de subsidie wordt opengesteld als “tender” (indiening voor een uiterste datum) of als doorlopende aanvraag. Bij een tender vindt onderlinge vergelijking van de subsidieaanvragen plaats (artikel 6, lid 2). Bij een doorlopende aanvraag niet: daar vindt de behandeling plaats in volgorde van binnenkomst (artikel 6, lid 3). Welke gegevens een aanvrager bij zijn subsidieaanvraag moet overleggen, is in artikel 7 bepaald. Om op concrete omstandigheden te kunnen inspelen, geeft artikel 7, lid 5 GS de bevoegdheid om meer of minder gegevens op te vragen. In een uitvoeringsverordening kan dit voor categorieën aanvragen worden uitgewerkt. b. Elektronische indiening aanvraag: GS kunnen besluiten dat vanaf een bepaalde datum ook digitale indiening mogelijk is (artikel 7, lid 1). Het ligt voor de hand dat dit gebeurt zodra de organisatie er intern klaar voor is. Het kan via de uitvoeringsverordeningen voor alle aanvragen of voor bepaalde beleidsvelden gaan gelden. c. Adviescommissie: Als de inschakeling van een adviescommissie nodig is, moet dit in de uitvoeringsverordening worden geregeld. Volgens de beleidsuitgangspunten van PS is terughoudendheid van belang. Dit is in de formulering van onderdeel c tot uitdrukking gebracht. d. Subsidiecriteria: Een uitvoeringsverordening kan een nadere uitwerking geven van de activiteiten die volgens hoofdstuk 2 subsidiabel zijn. Dit kan door subsidiecriteria te stellen. Bij het geven van subsidiecriteria is een verwijzing naar een beleidsstuk mogelijk. e. Weigeringsgronden: In de Awb (artikel 4:35) en de Asv (artikel 10) staan algemene weigeringsgronden. Daarnaast is het mogelijk om in een uitvoeringsverordening per beleidsveld bijzondere weigeringsgronden op te nemen. Een voorbeeld is de subsidieregeling voor het oprichten van aardgas-tankstations (voor het rijden op aardgas). In de uitvoeringsverordening kan worden
Prov. blad 2010, 43 – pag. 31 –
opgenomen dat subsidie wordt geweigerd als het nieuwe afleverpunt te dicht komt te liggen bij reeds aanwezige tankstations. f. Subsidieontvanger: In een uitvoeringsverordening kan exact worden bepaald voor welke doelgroep(en) de regeling is bedoeld. g. Vorm subsidie: Als het de bedoeling is dat subsidie niet in de vorm van een geldbedrag maar in de vorm van een lening of garantie wordt verstrekt, moet dit in de uitvoeringsverordening worden opgenomen. h. Hoogte en berekening subsidie: Belangrijk onderdeel van de uitvoeringsverordening betreft het bepalen van de hoogte en de berekening van het subsidiebedrag. In de Asv is een algemene regeling gegeven (artikel 12). In de uitvoeringsverordening moet dit per beleidsveld worden uitgewerkt. i. Ambtshalve vaststelling: De uitvoeringsverordening kan categorieën subsidies of subsidieontvangers aanwijzen waarvoor de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld. Ambtshalve vaststelling betekent dat de definitieve hoogte van het subsidiebedrag wordt bepaald zonder dat de subsidieontvanger hiervoor een aanvraag moet indienen. De vaststelling vindt plaats binnen 8 weken na afloop van de activiteiten of het subsidietijdvak (artikel 13, lid 4). j. Verplichtingen subsidieontvanger: Het is mogelijk om per beleidsveld aan de subsidieontvanger specifieke verplichtingen op te leggen ter verwezenlijking van het doel van de subsidie. Een voorbeeld is het voorschrijven van een uiterste start- en afrondingsdatum voor de gesubsidieerde activiteiten. Ook is het mogelijk de subsidieontvanger te verplichten om bij communicatie naar buiten de provincie als subsidiegever te vermelden (artikel 26, lid 3). In een uitvoeringsverordening kan concreter worden bepaald wat van een subsidieontvanger wordt verwacht. Artikel 5 Begroting en begrotingsvoorbehoud In dit artikel is bepaald dat GS bij het verstrekken van subsidie uit eigen middelen aan de begroting zijn gebonden. Zij kunnen slechts subsidie verstrekken als daarvoor op de provinciale begroting voldoende gelden zijn uitgetrokken. De begroting vormt dus een van de kaders waarbinnen GS moeten opereren.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 32 –
Als de begroting nog niet formeel is vastgesteld, wordt de subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat PS daarvoor geld beschikbaar stellen, het zogenoemde begrotingsvoorbehoud. Dit moet uitdrukkelijk in het verleningsbesluit worden opgenomen (artikel 4:34 Awb). De gesubsidieerde moet namelijk weten waar hij aan toe is. Het is belangrijk dat dit gebeurt: zonder het begrotingsvoorbehoud kan de subsidie niet worden geweigerd met het argument dat er onvoldoende geld is. Artikel 6 Subsidieplafond en verdeling beschikbaar bedrag De Awb bevat een aantal bepalingen over het subsidieplafond (afdeling 4.2.2). GS zijn bevoegd om een subsidieplafond vast te stellen (artikel 6, lid 1). Dit past in de opzet dat PS de kaders stellen (via de begroting en de Asv) en dat GS dit per beleidsveld kunnen uitwerken (waaronder een subsidieplafond kan behoren). De bevoegdheid tot het vaststellen van een subsidieplafond houdt ook de bevoegdheid in om daarbinnen voor kortere periodes deelplafonds te geven. De Awb eist dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, vóórdat de periode waarop het betrekking heeft, ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers weten hoeveel geld er beschikbaar is. Als een subsidieplafond niet tijdig is gepubliceerd, kan een aanvraag niet worden afgewezen wegens overschrijding van dat plafond. De publicatie van het subsidieplafond is in het eerste lid van artikel 6 geregeld. In het tweede en derde lid is bepaald hoe het beschikbare bedrag wordt verdeeld (verdelingsmaatstaf). Er zijn twee mogelijkheden. Tweede lid: een tendersysteem. Het beschikbare budget wordt verdeeld na onderlinge vergelijking van de aanvragen. De beste aanvragen ontvangen subsidie. Derde lid: toekenning op volgorde. Artikel 7 Bij de aanvraag over te leggen gegevens Op grond van artikel 4:29 van de Awb begint de procedure om subsidie te krijgen met een aanvraag. Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1. van de Awb. Dit artikel geeft voorschriften voor een subsidieaanvraag.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 33 –
Eerste lid: een aanvraag moet schriftelijk bij GS worden ingediend. GS kunnen besluiten dat aanvragen vanaf een bepaalde datum ook digitaal kunnen worden ingediend. Zie hiervoor artikel 4, onder b. Als een aanvraagformulier is vastgesteld, moet dat formulier worden gebruikt. Doel van een aanvraagformulier is om aan de aanvrager te verduidelijken wat voor informatie hij bij de aanvraag moet geven. In het tweede, derde en vierde lid is bepaald welke gegevens de aanvrager bij zijn subsidieaanvraag moet overleggen. De aanvrager moet onder meer een begroting en een dekkingsplan overleggen. Als de te subsidiëren activiteiten deel uitmaken van een breder project, is inzicht in het totale project nodig. Het tweede lid, onder d, heeft betrekking op de egalisatiereserve van een instelling. Een egalisatiereserve is een financiële buffer waarmee tekorten in het ene jaar zijn op te vangen met overschotten in het andere jaar. Als sprake is van een egalisatiereserve, moet dit bij een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie worden toegelicht. In artikel 4:72 van de Awb is de wettelijke regeling voor het vormen van een egalisatiereserve terug te vinden. In het vijfde lid is de mogelijkheid opgenomen dat GS ook andere, of slechts enkele van de genoemde gegevens opvragen. Zo nodig kunnen GS aanvullende informatie inwinnen. Uitgangspunt is dat de administratieve en bestuurlijke lasten voor de betrokkenen zo beperkt mogelijk blijven. Het vragen van meer of minder informatie kan in een concreet geval (naar aanleiding van een subsidieaanvraag) of in een categorie gevallen (aan te duiden in een uitvoeringsverordening). Zie voor de uitvoeringsverordening artikel 4, onder a. Artikel 8 Aanvraagtermijn In het eerste lid is bepaald dat GS in een uitvoeringsverordening per beleidsveld de aanvraagtermijn vaststellen. Zie artikel 4, onder a. In het tweede lid staat de aanvraagtermijn voor de jaarlijkse subsidie: op uiterlijk 1 september vóór het jaar of de jaren waarop de subsidie betrekking heeft. Deze termijn maakt een tijdige beslissing mogelijk. Zie artikel 9, lid 3.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 34 –
Artikel 9 Beslistermijn Eerste lid: Binnen 8 weken beslissen GS op een aanvraag voor subsidie. Deze termijn staat ook in de Awb als uitgangspunt. De beslistermijn begint te lopen na ontvangst van de aanvraag. Binnen de provincie verstrekken we in 16 werkdagen subsidie. Gelet op een inwerkperiode en kinderziektes in het werkproces houden we formeel een termijn van 8 weken aan. Hiermee kunnen we steeds voldoen aan de verwachtingen van de klant. Daarnaast voorkomen we een dwangsom, wat voor de beeldvorming van de provincie slecht is (Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen; afdeling 4.1.3 van de Awb). Tweede lid: In drie situaties is een beslistermijn van 12 weken nodig. a. Als een adviescommissie is ingeschakeld, moeten de leden van de commissie de gelegenheid hebben voor het uitbrengen van hun advies. b. Als sprake is van een tendersysteem (besluitvorming na onderlinge vergelijking subsidieaanvragen) vraagt de procedure meer tijd door de samenhang tussen de aanvragen. c. Als de aanvraag betrekking heeft op het beleidsveld inrichting landelijk gebied (Agenda Vitaal Platteland), is meer tijd nodig door de samenwerking met gebiedspartijen en de betrokkenheid van Europese geldstromen. Derde lid: Als een aangevraagde subsidie een cofinancieringsbijdrage in het kader van een Rijks- of Europees samenwerkingsprogramma betreft , begint de termijn te lopen na het besluit van het bestuur dat verantwoordelijk is voor de hoofdbeslissing over de subsidie. Projecten in het kader van Rijks- of Europese samenwerkingsprogramma’s zijn ingewikkeld, met verschillende soorten activiteiten (deelprojecten) en vele partners. Bij de hoofdbeslissing wordt een zeer uitgebreide technische toets uitgevoerd: over de vraag of het project aan de eisen voor subsidie voldoet, de gehanteerde tarieven, begrotingen, staatssteun e.a. Omdat speciale deskundigheid nodig is, wordt deze technische toets door één orgaan uitgevoerd en niet door alle medefinanciers. Dat is ook in het belang van de klant. De beslistermijn voor cofinanciering maakt het mogelijk om rekening te houden met het hoofdbesluit van de autoriteit die leidend is in het samenwerkingsprogramma. Daarmee wordt voorkomen dat we vanwege de termijn over cofinanciering moeten beslissen, zonder dat we het besluit over de hoofdmoot van de subsidie kennen. We hoeven niet voortijdig te beslissen, en beperken het risico dat het cofinancieringsbesluit later moet worden teruggedraaid (klantonvriendelijk en bewerkelijk voor de uitvoering). Verder wordt voorkomen dat budget voor cofinanciering wordt vastgezet, met de kans dat dit later onnodig blijkt.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 35 –
Het derde lid geeft de ruimte het hoofdbesluit de volgen. Uiteraard blijft het mogelijk om sneller te beslissen, gelet op de prioriteit van het project. In dat geval kan een voorwaardelijke beschikking worden genomen, d.w.z. onder de opschortende voorwaarde dat anderen ook (voldoende) cosubsidie verlenen. Vierde lid: Als de Europese Commissie een subsidieaanvraag beoordeelt in verband met staatsteun, begint de beslistermijn te lopen na de beslissing van de Europese Commissie. Artikel 10 Weigeringsgronden In artikel 4:35 van de Awb zijn enkele weigeringsgronden vastgelegd. Zo kan subsidie bijvoorbeeld geweigerd worden als er duidelijke aanwijzingen zijn dat het gesubsidieerde project niet wordt uitgevoerd. In artikel 10 zijn aanvullende weigeringsgronden opgenomen. Eerste lid: a. De eerste weigeringsgrond geeft een minimumbedrag voor subsidie: subsidie beneden € 1000 wordt niet verstrekt. De reden is dat de uitvoeringskosten te hoog zijn. b. De tweede weigeringsgrond betreft aanvragen voor activiteiten die al op grond van een regeling van de provincie zijn gesubsidieerd. c. Ook wordt subsidie geweigerd als volgens de Europese Commissie sprake is van ongeoorloofde staatssteun. De regeling van staatssteun staat in de artikelen 107, 108 en 109 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VwEU). Voor meer informatie wordt verwezen naar het algemene deel van de toelichting en de website van Europa Decentraal. In het tweede lid is een aantal facultatieve weigeringsgronden vastgelegd. Het betreft situaties waarin subsidie kàn worden geweigerd. Een belangenafweging is nodig. a. Subsidie kan worden geweigerd als de activiteiten waarvoor de subsidie is gevraagd, onvoldoende relatie hebben met de provincie of haar ingezetenen. Dit is het geval als de subsidie niet ten goede komt aan provinciale doelen. De hoofddoelstellingen van de provincie Utrecht zijn in de “strategie Utrecht 2040” geformuleerd. Zie hoofdstuk 2 van de algemene toelichting. Verder is te denken aan de situatie dat een subsidieaanvraag aan de Europese Commissie moet worden voorgelegd (staatssteun) en het project daarvoor te onbelangrijk is. Als gemotiveerd kan worden dat “de kosten de baten niet waard zijn” en het project onvoldoende ten goede komt aan de provincie, is een weigering mogelijk. Een goede motivering is van belang.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 36 –
b. Er is ook een weigeringsgrond als de activiteiten zonder de subsidie gerealiseerd kunnen worden. c. Een aanvraag achteraf (als de activiteiten al gestart zijn) kan eveneens afgewezen worden. De reden is dat de provincie minder kan sturen als de aanvrager al met het project begonnen is. Bovenstaande weigeringsgronden gelden voor alle aanvragen. Daarnaast kunnen in een uitvoeringsverordening weigeringsgronden voor een bepaald beleidsveld worden opgenomen (artikel 4). Artikel 11 Bij verlening keuze verantwoording Het subsidiesysteem gaat uit van drie arrangementen: - kleine subsidies tot € 25.000, - middelgrote subsidies van € 25.000 tot € 125.000, en - grote subsidies vanaf € 125.000. Bij deze arrangementen hangt de zwaarte van de verantwoordingseisen afvan het subsidiebedrag (van licht, middelzwaar naar zwaar). GS moeten bij het besluit tot subsidieverlening bepalen hoe de verantwoording plaatsvindt. Uitgangspunt is het subsidiebedrag. Een strenger verantwoordingsregime is aan de orde als uit een risico-analyse een verhoogde kans op misbruik blijkt. Verder kan ook hogere regelgeving een zwaardere verantwoording eisen. Dit komt bijvoorbeeld voor op het beleidsveld inrichting landelijk gebied waar Europees recht soms tot zwaardere verantwoording verplicht. Doordat bij de verlening wordt aangegeven welke verantwoordingsregime van toepassing is, weet de subsidieontvanger tijdig wat van hem wordt verwacht. Artikel 12 Hoogte subsidie In het eerste en tweede lid is vastgelegd hoe de hoogte van het subsidiebedrag wordt berekend. Bij de arrangementen 1 en 2 (tot € 125.000) is de subsidie een vast bedrag voor een vooraf bepaalde prestatie. In de uitvoeringsverordening moet per beleidsveld worden uitgewerkt hoe dit bedrag wordt berekend. Dit kan door het stellen van een maximum subsidiebedrag, het omschrijven van subsidieposten, het geven van percentages voor het berekenen van de subsidie e.a. De subsidie is een vast bedrag dat men voor de prestatie krijgt. De subsidieontvanger hoeft geen “bonnetjes” te laten zien. Bij arrangement 3 (vanaf € 125.000) is de subsidie een bijdrage aan de werkelijke kosten van het project. Dit is een traditionele verantwoording op basis van de gerealiseerde kosten.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 37 –
Er moet een overzicht van inkomsten en uitgaven worden overgelegd. De provincie kan een accountantsverklaring vragen. In het derde lid is bepaald voor welke kosten geen subsidie wordt verstrekt. Dit zijn onder meer de vaste exploitatielasten van een aanvrager (huur ruimte e.a.). In een uitvoeringsverordening kunnen andere kosten worden vastgesteld die buiten de subsidie vallen. In het vierde lid is een uitzondering gemaakt voor de instandhoudingssubsidie. Bij een subsidie die is gericht op de instandhouding van een instelling, worden de vaste personeels- en exploitatielasten wel meegenomen. In het vijfde lid is bepaald hoe uurtarieven worden berekend. Dit leidt ertoe dat provinciebreed dezelfde methode wordt gehanteerd. Subsidieverlening is niet bedoeld om winst te maken. De hoogte van de subsidiabele personele kosten wordt gemaximeerd tot een vergoeding van de kosten, die op de betrokken markt algemeen aanvaard is voor de soort activiteiten. Voor de bepaling van de hoogte van de vergoeding van kosten voor eigen personeel wordt uitgegaan van de reële loonkosten, vermeerderd met een opslag van een nader te bepalen percentage overheadkosten, waarbij in redelijkheid recht wordt gedaan aan het voorgaande. Artikel 13 Directe en ambtshalve vaststelling Eerste lid: Uitgangspunt is dat subsidies tot € 25.000 direct worden vastgesteld. Dit betekent dat de subsidie niet eerst wordt verleend (meer voorlopige toekenning) maar dat deze meteen wordt vastgesteld (waarbij de definitieve hoogte wordt bepaald). Omdat in deze situatie het verleningsbesluit wordt overgeslagen, is het een versnelde procedure. Tweede lid: Als het nodig is, kunnen GS de subsidie wel eerst verlenen (en daarna pas vaststellen). Daarvoor gelden twee voorwaarden. a. De activiteit of periode waarvoor subsidie wordt verstrekt, is nog niet afgerond. Alleen in dat geval heeft eerst verlenen (voorlopig toekennen) zin. Na afloop van de gesubsidieerde activiteit of het subsidietijdvak kan de definitieve hoogte van de subsidie meteen worden vastgesteld. b. Een verleningsbesluit is nodig: - om verplichtingen op te leggen die de subsidieontvanger bij de uitvoering van de activiteit moet naleven, of - om een strenger verantwoordingsregime van toepassing te verklaren (zie artikel 11, bij verlening keuze verantwoording).
Prov. blad 2010, 43 – pag. 38 –
Als GS de subsidie eerst verlenen, wordt de subsidie ambtshalve vastgesteld. Ook dit is een vereenvoudiging, omdat bij ambtshalve vaststelling geen aanvraag van de subsidieontvanger nodig is. Derde en vierde lid: GS kunnen andere categorieën subsidies of subsidieontvangers aanwijzen waarbij de subsidievaststelling ambtshalve plaatsvindt. Dit kunnen GS in een uitvoeringsverordening regelen (artikel 4). De termijn voor het ambtshalve vaststellen is 8 weken na afronding van de activiteit of het subsidietijdvak. Het is aan te bevelen dat bij de subsidieverlening concreet wordt aangegeven wanneer de ambtshalve vaststelling plaatsvindt (aanduiding concrete termijn). Artikel 14 Aanvraag vaststelling Meestal moet een subsidieontvanger voor de vaststelling van subsidie een aanvraag indienen. Bij de aanvraag moet de subsidieontvanger informatie overleggen die van belang is voor de verantwoording. Op basis daarvan is na te gaan of de subsidie juist is besteed. Zie de artikelen 21, 22 en 23 (verantwoording eerste, tweede en derde arrangement). In dit artikel is bepaald wanneer de aanvraag tot vaststelling van de subsidie moet zijn ingediend. Soms is voor het vaststellen van subsidie geen aanvraag van de subsidieontvanger nodig. In dat geval is sprake van ambtshalve vaststelling. Zie artikel 13. Artikel 15 Voorschotten Eerste en tweede lid: Bij subsidies tot € 25.000 wordt het gehele subsidiebedrag in één keer betaald. Als GS de subsidie eerst verlenen (voorlopig toekennen) en niet meteen vaststellen, wordt het volledige bedrag als voorschot verstrekt. Dit is klantvriendelijk en efficiënt. Derde lid: Bij de andere subsidies (vanaf € 25.000) beslissen GS bij de subsidieverlening ambtshalve (zonder aanvraag van de subsidieontvanger) over de bevoorschotting. Daarbij bepalen zij hoe hoog het voorschot is en over welke termijnen het wordt uitbetaald. Als blijkt dat de activiteit niet (helemaal) volgens afspraak plaatsvindt, kunnen GS het voorschot aanpassen. Vierde lid: Als de subsidieontvanger pas na twee jaar zijn eerste uitgaven heeft, is een vroeg voorschot niet nodig. In dat geval zou de provincie investeren in een project dat pas op latere termijn start. Om dit te voorkomen, is bij een latere start voor het verkrijgen van een voorschot wel een aanvraag nodig.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 39 –
Artikel 16 Vaststelling subsidie In dit artikel is bepaald binnen welke termijn GS de subsidie moeten vaststellen. Er gelden termijnen voor de vaststelling op aanvraag (eerste lid), de vaststelling van een jaarlijkse subsidie (tweede lid) en de ambtshalve vaststelling (derde lid). Artikel 17 Betaling Dit artikel geeft de termijn waarbinnen de betaling van de subsidie moet plaatsvinden. Artikel 18 Kennisgevingsplicht De subsidieontvanger moet de provincie tijdig mededelen als hij de gesubsidieerde activiteit, om welke reden dan ook, niet of maar gedeeltelijk zal uitvoeren. Ook moet hij melden als blijkt dat hij niet aan een verplichting zal voldoen. De melding kan gevolgen hebben voor de subsidie. Het kan zijn dat de subsidie niet wordt uitbetaald of op een lager bedrag wordt vastgesteld. Ook kunnen provincie en subsidieontvanger nadere afspraken maken: bijvoorbeeld door meer tijd te geven voor het uitvoeren van de activiteit. De meldingsplicht is niet vrijblijvend. Als een subsidieontvanger zich er niet aan houdt, treedt de provincie streng op. Bij misbruik is terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente over het hele subsidiebedrag, mogelijk. Artikel 19 Informatieplicht en toestemmingsvereiste Eerste lid: Het is belangrijk dat de provincie op de hoogte is van ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit. Als de activiteit bijvoorbeeld door een gemeente wordt verboden of als de organisatie die de subsidie ontvangt, ophoudt te bestaan, moet de provincie als subsidieverstrekker dit weten. In het eerste lid is bepaald in welke gevallen de subsidieontvanger GS moet informeren. Het gaat om relevante veranderingen die van invloed kunnen zijn op: - het kunnen realiseren van de activiteit, - het kunnen nakomen van een opgelegde verplichting, - het voortbestaan van de organisatie die de subsidie ontvangt, - het wijzigen van de statuten inzake bestuur en doel van de organisatie, en - de relatie met een externe partij die mede betrokken is bij de uitvoering van de activiteit. Tweede lid: De subsidieontvanger heeft toestemming van GS nodig voor een aantal handelingen die van invloed kunnen zijn op het gebruik van subsidiegelden en de uitvoering van de activi-
Prov. blad 2010, 43 – pag. 40 –
teit. Deze handelingen zijn in artikel 4:71 van de Awb vermeld. Als onduidelijk is of het toestemmingsvereiste geldt, kan dit bij de provincie worden nagevraagd. Het zijn de volgende handelingen (een citaat): - het oprichten van of deelnemen in een rechtspersoon; - het wijzigen van de statuten; - het in eigendom verwerven, het vervreemden of het bezwaren van registergoederen indien zij mede zijn verworven door middel van de subsidiegelden, dan wel de lasten daarvoor mede worden bekostigd uit de subsidiegelden; - het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan indien deze goederen geheel of gedeeltelijk zijn verworven door middel van de subsidie dan wel de uitgaven daarvoor mede zijn bekostigd uit de subsidie; - het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening; - het aangaan van overeenkomsten waarbij de subsidieontvanger zich verbindt tot zekerheidstelling met inbegrip van zekerheidstelling voor schulden van derden of waarbij hij zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt of zich voor een derde sterk maakt; - het vormen van fondsen en reserveringen; - het vaststellen of wijzigen van tarieven voor door de subsidieontvanger in de gewone uitoefening van zijn gesubsidieerde activiteiten te verrichten prestaties; - het ontbinden van de rechtspersoon; - het doen van aangifte tot zijn faillissement of het aanvragen van zijn surseance van betaling. Artikel 20 Vergoedingsplicht bij vermogensvorming Op grond van artikel 4:41 van de Awb kan in een verordening worden geregeld dat de subsidieontvanger aan de subsidieverstrekker een vergoeding moet betalen, als de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming (“rijk worden door subsidie”). In deze bepaling is hieraan invulling gegeven. Als de subsidieontvanger dankzij subsidie financieel voordeel heeft (bijvoorbeeld door verkoop van een met subsidiegeld aangekochte onroerende zaak) moet hij aan de provincie een vergoeding betalen. De vergoeding houdt verband met de omvang van de provinciale subsidie in de laatste tien jaar. De waarde van een onroerende zaak wordt door een (of drie) onafhankelijke deskundige(n) bepaald. Bij subsidies vanaf € 125.000 kan een accountantsverklaring worden gevraagd.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 41 –
Artikel 21 Melding en steeksproefsgewijze verantwoording (subsidies tot € 25.000) Kenmerkend voor subsidies tot € 25.000 is een licht verantwoordingsregime. Er zijn twee varianten. Als de subsidie direct wordt vastgesteld (artikel 13, lid 1) bestaat de verantwoording uit een melding door de subsidieontvanger als de gesubsidieerde activiteit is verricht. Uit de schriftelijke melding moet blijken of de activiteit geheel is uitgevoerd en de verplichtingen zijn nagekomen. Dit kan door bewijsstukken mee te sturen. Tegen fraude (onjuiste melding) wordt streng opgetreden. Fraude leidt bij controle tot terugvordering en bijvoorbeeld plaatsing op een zwarte lijst. Als de subsidie eerst wordt verleend (artikel 13, lid 2), wordt bij de verlening bepaald wanneer de gesubsidieerde activiteit moet zijn verricht. Daarna stellen GS de subsidie ambtshalve vast. Hierbij kunnen GS de subsidieontvanger steeksproefsgewijs om nadere informatie vragen. De subsidieontvanger moet, als GS daarom vragen, aantonen dat de activiteit is uitgevoerd en aan de verplichtingen is voldaan. GS kunnen daarbij voorschrijven hoe de verantwoording moet plaatsvinden. Artikel 22 Prestatieverantwoording (subsidies van € 25.000 tot € 125.000) Voor subsidies van € 25.000 tot € 125.000 geldt een prestatieverantwoording. Eerste lid: Prestatieverantwoording betekent: de subsidieontvanger moet bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie aantonen dat de afgesproken prestatie (bijv. concert) of het afgesproken minimum resultaat (bijv. aantal bezoekers) in overeenstemming met de verplichtingen is uitgevoerd. Dit gebeurt met een inhoudelijk verslag. Er zijn verschillende mogelijkheden, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijv. publicatie). Er wordt geen financiële verantwoording over de werkelijke kosten van de gesubsidieerde activiteiten gevraagd. Dat is een belangrijk verschil met de uitgebreide verantwoording van arrangement 3 waar sprake is van een traditionele afrekening op basis van de gerealiseerde kosten (artikel 23). Zie paragraaf 1.4. en 1.5. van de algemene toelichting. Tweede lid: GS kunnen zo nodig aanvullende gegevens vragen. Dit is voor een goede verantwoording van belang.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 42 –
Derde lid: In bijzondere gevallen kunnen GS van de prestatieverantwoording afwijken. Dan vindt de verantwoording plaats via een verklaring van de werkelijke kosten en baten van de gesubsidieerde activiteit. GS moeten dit bij de subsidieverlening bepalen. Het gaat om situaties waarin het niet mogelijk blijkt te zijn om de gesubsidieerde prestatie vooraf goed te omschrijven. In die situaties is het niet mogelijk om de kosten in te schatten en aan de prestatie een vast subsidiebedrag te koppelen. Als dat tot onaanvaardbare resultaten zou leiden, kan de verantwoording plaatsvinden met een opgave van de totale kosten. De verantwoording wordt dan afgelegd op basis van een (bestuurs-)verklaring van de subsidieontvanger over de totaal van kosten en baten van de prestatie. De (bestuurs-)verklaring geeft een globaal overzicht waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteit heeft plaatsgevonden met daaraan verbonden kosten; dus geen gedetailleerde kostenverantwoording. Een volledige en diepgaande prestatieverantwoording komt te vervallen. Volstaan wordt met een beknopte toelichting op de prestatie De subsidieontvanger moet hierbij gebruik maken van een vastgesteld model. Verplicht format voor verantwoording via een (bestuurs-)verklaring van de subsidieontvanger In de bestuursverklaring geeft de subsidieontvanger uitsluitend aan: 1. of de activiteiten zijn verricht/ prestaties zijn geleverd (ja/nee + korte toelichting); 2. wat het totaal van de gerealiseerde subsidiabele kosten is (€ ….); en 3. wat het totaal van de gerealiseerde baten is (€ ….). Hierbij gaat het om gerealiseerde eigen bijdragen en/ of bijdragen van derden. De minimale bewijsstukken moeten zijn toegevoegd.
Het verantwoorden met een (bestuurs-)verklaring vormt een uitzondering die alleen in uitzonderlijke gevallen kan worden toegepast. Artikel 23 Uitgebreide verantwoording (subsidies vanaf € 125.000) Voor subsidies vanaf € 125.000 geldt een uitgebreide verantwoording. Eerste lid: Uitgebreide verantwoording is een traditionele afrekening van subsidies, uitgaande van de gerealiseerde kosten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van prestaties en een overzicht van uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening). In het eerste lid is bepaald welke informatie de subsidieontvanger daarvoor moet overleggen, zoals bijvoorbeeld een financieel verslag of jaarrekening.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 43 –
Tweede lid: Bij subsidies vanaf € 125.000 kan een accountantsverklaring worden gevraagd. Bij de kleinere subsidies kan dat niet omdat de kosten van een accountantsverklaring hoog zijn en niet in redelijke verhouding tot het subsidiebedrag staan. Dit is in overeenstemming met de beleidsuitgangspunten die PS eerder hebben vastgesteld6. Een accountantsverklaring is een schriftelijke verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Andere verklaringen die in de praktijk voorkomen, zoals een beoordelingsverklaring of een samenstellingsverklaring, zijn geen accountantsverklaring. Artikel 24 Verantwoording volgens Sisa Algemeen In juli 2008 is de Financiële-verhoudingswet gewijzigd in verband met de zogenoemde “Single information en Single audit-systematiek”. Uitgangspunt is dat het Rijk in het kader van de verantwoording naar informatie vraagt die zoveel mogelijk aansluit bij de informatiebehoefte en verantwoordingsmomenten van de gemeenten en provincies zelf. Dit betekent dat het Rijk in principe voldoende heeft aan het jaarverslag inclusief de jaarrekening van een gemeente, gemeenschappelijke regeling en provincie. Inherent aan invoering van ‘Single information en Single audit’ is dat er geen aparte verantwoording en accountantsverklaring per specifieke uitkering meer wordt gevraagd. Daarvoor in de plaats wordt een bijlage bij de jaarrekening van iedere medeoverheid opgenomen. In deze bijlage wordt alleen de noodzakelijke verantwoordingsinformatie per specifieke uitkering opgenomen, zodat het Rijk zijn verantwoordelijkheid voor het beheer van specifieke uitkeringen kan waarmaken. Conform de afspraken uit het bestuursakkoord Rijk – Provincies zal de SiSa-systematiek gelden voor zowel de bijdragen die de provincie uit de specifieke uitkering van het Rijk bekostigt als voor eventuele aanvullende bijdragen die voor deze regelingen uit de autonome provinciale middelen worden verstrekt. De begrippen ‘Single information’ en ‘Single audit’ worden gehanteerd in de volgende betekenis:
6 Kader voor subsidieverstrekking, Onderdeel 1: Beleidsuitgangspunten voor subsidieverstrekking, PS-besluit van 21 september 2009
Prov. blad 2010, 43 – pag. 44 –
Single information Voor de verantwoordingen (jaarstukken inclusief bijlage over specifieke uitkeringen) naar het bestuur van mede-overheden en naar het Rijk wordt dezelfde verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen gebruikt. Met het bestuur wordt voor het jaarverslag de gemeenteraad, provinciale staten of bestuur van een gemeenschappelijke regeling bedoeld. Single audit Voor de verantwoording (de verantwoording waarop de controle betrekking heeft) naar de besturen van de mede-overheden en naar het Rijk wordt van dezelfde controle gebruik gemaakt. Met het bestuur wordt voor het jaarverslag de gemeenteraad, provinciale staten of bestuur van een gemeenschappelijke regeling bedoeld. Reikwijdte Single information en Single audit Het kabinetsstandpunt, en daarmee ook het principe van Sisa, is van toepassing op de verhouding tussen het Rijk en de decentrale overheden, zijnde de provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daartoe behoren alle organisatieonderdelen waarvoor de besturen van deze mede-overheden verantwoordelijk zijn. In het wetsvoorstel bij de wijziging van de Financiële-verhoudingswet is de werking van het principe van Single information en Single audit in vergelijking met het Besluit financiële verhouding 2001 verbreed. Het principe geldt door het artikel 17a, eerste en derde lid, van de Financiële- verhoudingswet tevens voor specifieke uitkeringen die door mede-overheden aan andere mede-overheden worden verstrekt. Dit betekent dat afzonderlijke verantwoordingen en accountantsverklaringen over specifieke uitkeringen, die door mede-overheden aan mede-overheden worden gevraagd, vervallen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties draagt daarbij zorg voor het verzamelen van de benodigde informatie en het onverwijld verstrekken van deze informatie aan de relevante mede-overheden. Door de verbreding van het principe en door de rijksfaciliteiten wordt een efficiencyslag behaald en wordt de verantwoordings- en controlebureaucratie verminderd. Artikel 24 Als GS subsidie aan een mede-overheid (gemeente, waterschap, gemeenschappelijke regeling) verstrekken in het kader van een specifieke uitkering, vindt verantwoording plaats volgens het principe van Sisa. Er worden dan geen aanvullende eisen gesteld. Dit betekent dat wordt afgeweken van de verantwoordingsregimes van artikel 21, 22 en 23. Artikel 25 Tussenrapportage Bij subsidies tot € 25.000 hoeft de subsidieontvanger geen tussentijdse rapportage aan de provincie voor te leggen. Dat geldt ook als de provincie de subsidie binnen een jaar vaststelt.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 45 –
In de praktijk is gebleken dat bij kleine subsidies weinig met een tussenrapportage wordt gedaan. Het schrappen van de rapportageverplichting betekent een lastenverlichting voor de aanvrager. PS hebben dit eerder als beleidsuitgangspunt vastgesteld (beleidsuitgangspunt 3: Rapportageverplichtingen)7. Ook het Rijk volgt deze lijn (zie het Rijksbrede subsidiekader, paragraaf 1.3. van de algemene toelichting). Bij de andere subsidies kan de provincie maximaal één tussenrapportage per jaar aan de subsidieontvanger vragen. Hierbij sluit de provincie zo veel mogelijk aan bij de natuurlijke rapportagemomenten (bijvoorbeeld opstellen jaarrrekening) van de organisatie, het bedrijf of het project. Artikel 26 Overige verplichtingen Eerste lid: GS kunnen de subsidieontvanger bij de verlening van subsidie verplichtingen opleggen. Het gaat om verplichtingen die nodig zijn om het doel van de subsidie te realiseren. De verplichtingen kunnen betrekking hebben op de gesubsidieerde activiteit. Voorbeeld: de verplichting om een gesubsidieerde cursus te laten geven door mensen met een bepaalde opleiding. De verplichtingen kunnen ook ondersteunend zijn. Voorbeeld: de verplichting om een overzichtelijke administratie bij te houden. Tweede lid: De subsidieontvanger moet zich houden aan de verplichtingen die de Europese Commissie bij de toetsing op staatssteun heeft gesteld. Deze verplichting geldt op basis van de Asv. Derde lid: GS kunnen de subsidieontvanger verplichten om de provincie als subsidieverstrekker te vermelden in de communicatie naar buiten toe. Deze verplichting kan in het subsidiebesluit worden opgenomen. Artikel 27 Ontoelaatbare staatssteun Als een subsidie volgens de Europese Commissie ongeoorloofde staatssteun is, moeten GS het subsidiebesluit wijzigen of intrekken.
7 Kader voor subsidieverstrekking, Onderdeel 1: Beleidsuitgangspunten voor subsidieverstrekking, PS-besluit van 21 september 2009
Prov. blad 2010, 43 – pag. 46 –
HOOFDSTUK II BIJZONDERE BEPALINGEN In dit hoofdstuk is bepaald voor welke activiteiten GS subsidie kunnen verstrekken. PS geven hiermee de kaders voor subsidieverstrekking. De uitwerking vindt plaats in een uitvoeringsverordening van GS (artikel 4).
HOOFDSTUK III SLOTBEPALINGEN Artikel 42 Evaluatie In dit artikel is een evaluatieplicht opgenomen. GS moeten na uiterlijk 2 jaar na inwerkingtreding van de Asv aan PS verslag doen over de doeltreffendheid en de effecten van het subsidiesysteem in de praktijk. Met de evaluatie worden PS op korte termijn geïnformeerd over de ervaringen met de Asv. Zo nodig kunnen aanvullingen plaatsvinden. Behalve deze evaluatie na de eerste 2 jaar geldt het algemene evaluatievoorschrift van de Awb (artikel 4:24). Hierin is bepaald dat ten minste eenmaal in de 5 jaar een evaluatie moet plaatsvinden over de doeltreffendheid en de effecten van subsidies in de praktijk. Een regelmatige evaluatie van beleid en regelgeving kan bijdragen aan de beheersing van overheidsuitgaven. Als uit de evaluatie blijkt dat subsidiëring niet doelmatig is, of het doel van de subsidie is bereikt, kan de subsidieregeling worden aangepast. Artikel 43 Intrekken oude verordeningen In dit artikel is bepaald welke verordeningen bij inwerkingtreding van de Asv worden ingetrokken. Intrekking van een verordening heeft tot gevolg dat een uitvoeringsverordening van GS die daarop is gebaseerd, ook niet meer geldt. Artikel 44 Overgangsrecht In dit artikel is het overgangsrecht opgenomen. Het overgangsrecht is kort aan te duiden als “oud voor oud, nieuw voor nieuw”. Dit betekent dat aanvragen die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn ingediend, volgens de oude regeling worden behandeld. Hetzelfde geldt voor de subsidiebesluiten die voor die datum zijn genomen. Ook voor deze besluiten geldt de oude regeling, bijvoorbeeld als daartegen bezwaar wordt gemaakt. Alleen de nieuwe aanvragen die zijn binnengekomen na de inwerkingtreding van deze verordening, worden volgens het nieuwe recht beoordeeld. Voordelen van dit systeem zijn de helderheid en het respecteren van oude situaties.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 47 –
Artikel 45 Inwerkingtreding Eerste lid: De Asv gaat op 1 januari 2011 gelden, na publicatie in het provinciaal blad. Tweede lid: GS kunnen besluiten dat de inwerkingtreding van het systeem voor door hen aan te wijzen subsidies gedurende bepaalde tijd wordt uitgesteld. Artikel 46 Citeertitel Deze verordening heeft als citeertitel: Algemene subsidieverordening provincie Utrecht.
Prov. blad 2010, 43 – pag. 48 –
