SEPA en uw PxPlus/ProvideX software CLIEOP vervalt, SEPA komt hiervoor in de plaats Nederland gaat op 1 februari 2014 over op het Europese betalingssysteem, SEPA (Single Euro Payments Area). We gaan niet al te veel in op de details van dit systeem. Voor ons is het belangrijker om aan te geven hoe u uw PxPlus/ProvideX programmatuur ‘SEPA proof’ maakt. Op internet en/of via (de website van) uw bank kunt u ontzettend veel SEPA informatie verzamelen en kijken wat voor u van belang is. Wij verwijzen u hiervoor ook naar de links, die u onderaan in deze e-mail aantreft. Maakt u nu gebruik van CLIEOP voor uw incasso’s of betalingen, dan moet uw software voor 1 februari 2014 geschikt zijn voor SEPA. Denk aan uw contacten met Nederlandse rekeningnummers (debiteuren, crediteuren en medewerkers). Nieuw: IBAN, BIC, datum van ondertekening van incasso’s In uw PxPlus of ProvideX programmatuur moeten aanpassingen worden gedaan. Rekeningnummers worden een stuk langer, in Nederland van 7 of 9 cijfers naar een IBAN code van 18 tekens (cijfers en letters), in andere landen zelfs tot 34. Ook een BIC code[i], die bestaat 8 of 11 tekens, is nieuw. Bij incasso’s moet u voortaan de ‘datum van ondertekening’ vast leggen.
Wat verandert er voor u in uw PxPlus/ProvideX software?
U maakt nu geen gebruik van CLIEOP (Incasso’s en/of betalingen) Als u nu niet incasseert of betaalt via CLIEOP, dan heeft SEPA weinig invloed op uw PxPlus/ProvideX programma’s. U kunt uw programma’s op voorhand geschikt (laten) maken voor SEPA. Bijvoorbeeld als u later wel wilt incasseren, via een verzamelbestand wilt betalen of betalingen in uw administratie automatisch wilt verwerken (reconciliatie). Maakt u gebruik van internetbankieren, dan zorgt uw bank er in ieder geval voor dat u straks Europees kunt betalen. U gebruikt nu CLIEOP CLIEOP03 bestanden kunnen na 1 februari 2014 niet meer worden gebruikt. Bij SEPA komen hiervoor in de plaats bestanden met een nieuw formaat, XML ISO 20022. Het toevoegen van IBAN en BIC codes aan uw bestanden wordt uw eerste stap naar SEPA. Om tot het moment van overstappen naar SEPA compatibel te blijven met CLIEOP dienen de bestanden, waarin nu (Nederlandse) rekeningnummers voorkomen, aangevuld te worden met IBAN en BIC codes. Dit aanvullen van (Nederlandse) rekeningnummers met de IBAN en BIC code, de bulk conversie, kan nu al. Om IBAN en BIC codes te kunnen onderhouden moeten dan programma’s ook meteen worden aangepast! Houdt u er rekening mee dat sommige banken niet helemaal werken volgens de implementatierichtlijnen voor Nederland.
U gebruikt nu CLIEOP voor incasso’s Voor de nieuwe XML bestanden hebben we de volgende nieuwe gegevens nodig: 1. 2. 3. 4. 5.
Incassant ID Type incasso (standaard/zakelijk/eenmalig/doorlopend/nieuw) IBAN en BIC code Datum van de machtiging Kenmerk van de machtiging, als dit afwijkt van bijvoorbeeld een debiteurnummer
Bij uw bank sluit u een Europees incasso contract[ii] af. U ontvangt een Incassant ID[iii]. Uw programma’s en bestanden moeten worden aangevuld met de IBAN en BIC code. Machtigingen, ook wel mandaten genoemd, moeten worden gearchiveerd en de datum van ondertekening vastgelegd. Totdat u overstapt op SEPA is en blijft dat voor bestaande machtigingen altijd 1 november 2009. Na de overstap op SEPA gaat u van nieuwe machtigingen de datum van ondertekening vastleggen. Houdt u rekening met de verplichte vooraankondiging! Het vermelden van een incassodatum op de factuur kan voldoende zijn. Stuurt u geen factuur, dan moet u uw afnemer op een andere wijze informeren. Het is mogelijk dat uw programmatuur daarvoor moet worden aangepast! Denk aan het versturen van een e-mail. U gebruikt nu CLIEOP voor betalingen Het gebruik van IBAN in de XML bestanden is de standaard. Uw programma’s en bestanden moeten worden aangevuld met de IBAN en BIC code. U krijgt meer ruimte voor een betalingsreferentie (35 posities) en omschrijving (140 posities). Acceptgiro’s Als u gebruik wilt blijven maken van Acceptgiro moet u tijdig overstappen op IBAN-Acceptgiro. Vanaf 1 februari 2014 worden betalingen op basis van de huidige Acceptgiro niet meer verwerkt. De IBANAcceptgiro zal echter in 2019 verdwijnen als betaalmiddel. Mogelijke alternatieven zijn Europees incasso en FiNBOX, het door u aanleveren van de betalingsopdracht via het programma voor internetbankieren van uw klant.
Wat hebben wij PxPlus/ProvideX gebruikers te bieden? Maakt u gebruik van een standaard software pakket, dan zal uw software leverancier uw pakket ongetwijfeld ‘SEPA proof’ maken. Uw leverancier kan gebruik maken van onze SEPA Plus Toolkit of modules daaruit, omdat wij die ook aan onze collega’s aanbieden. Hebt u geen standaardpakket, dan is het ‘SEPA proof’ maken maatwerk. Programmeert u niet zelf, dan kunt u ons of uw ‘huisprogrammeur’ inschakelen voor het inbouwen van de modules uit de SEPA Plus Toolkit en de aanpassingen in uw programmatuur. SEPA Plus Toolkit Onze SEPA Plus Toolkit bestaat uit de volgende modules: 1. 2. 3. 4. 5.
Conversie van een Nederlands rekeningnummer naar IBAN en BIC code Controle op juistheid van een ingevoerde IBAN en BIC code Maken van een incassomachtiging in PDF formaat Maken van een ISO 20022 XML bestand in het ‘PAIN’-format voor uw incasso’s Maken van een ISO 20022 XML bestand in het ‘PAIN’-format voor uw betalingen
Alle modules kunnen als een CALL vanuit uw programma’s, bestaand of nieuw, worden aangeroepen. Als u zelf programmeert leveren we bij de aangeschafte modules de documentatie, geven u tips en heeft u gratis support. Desgewenst verzorgen wij instructie, bij ons of bij u op kantoor. 1. Conversie van een Nederlands rekeningnummer naar IBAN en BIC code
Voor de eerste stap, het aanvullen van uw (Nederlandse) rekeningnummers, hebben wij een module ontwikkeld, die on-line en direct via internet, de IBAN en BIC code ophaalt. Deze module kan gebruikt worden voor de eerste bulkverwerking, maar ook later, als u een oud (Nederlands) rekeningnummer invoert, wij verwachten tot eind 2015. Voordelen: • •
U hoeft geen bestanden aan te leveren bij de Multichecker van IBAN BIC Service; de conversie vindt in huis en direct plaats. U hoeft later, als de bulk verwerkt is, niet naar een internetpagina om een oud rekeningnummer en een code (CAPTCHA) in te vullen om daarna de verkregen IBAN en BIC code handmatig in te voeren.
2. Controle op juistheid van een ingevoerde IBAN en BIC code
Deze module controleert alle ingevoerde Europese IBAN en BIC codes. 3. Maken van een incassomachtiging in PDF formaat
Voert u een nieuwe Europese machtiging in, dan maakt deze module voor u een machtigingsformulier in het PDF formaat aan. Desgewenst kan dit formulier direct via e-mail naar uw klant gestuurd worden. 4. Maken van een ISO 20022 XML bestand in het ‘PAIN’-format voor uw incasso’s
Deze module verzorgt het aanmaken en vullen van het XML incasso bestand, dat u kunt aanleveren bij uw bank of een door uw bank aan te wijzen instelling, bijvoorbeeld bij Equens, die als nieuwe service CPS aanbiedt (Corporate Payment Services). Sommige banken eisen extra informatie in het XML bestand. Van de ‘hoofdbanken’ kennen we deze uitzonderingen. 5. Maken van een ISO 20022 XML bestand in het ‘PAIN’-format voor uw betalingen
Deze module verzorgt het aanmaken en vullen van het XML betaal bestand, dat u kunt aanleveren bij uw bank of een door uw bank aan te wijzen instelling, bijvoorbeeld bij Equens, die als nieuwe service CPS aanbiedt (Corporate Payment Services). Sommige banken eisen extra informatie in het XML bestand. Van de ‘hoofdbanken’ kennen we deze uitzonderingen.
Wat hebt u nodig? PxPlus Professional versie 10.2 of nieuwer. De SEPA Plus Toolkit wordt ontwikkeld en getest in deze versie met WindX op de werkstations. PxPlus mag een single user Windows variant zijn of, met WindX op de werkstations, een UNIX (Linux) of Windows multi user variant.
Vrijwel al onze klanten hebben PxPlus Professional en/of een upgrade abonnement op PxPlus of ProvideX. Met de komst van PxPlus versie 11 kunnen klanten met LAP (dit zijn ProvideX klanten met voorheen PrimeTime) gratis overstappen op PxPlus versie 10.2. Hebt u CCP dan kunt u nu gratis overstappen op PxPlus versie 11. We hebben ervoor gekozen om niet in ProvideX te ontwikkelen en testen, ook al omdat sommige instructies van de SEPA Plus Toolkit in ProvideX ontbreken. Verder dient uw PxPlus een Professional versie te zijn, met standaard in deze versie WindX voor het contact met Windows en internet als u een UNIX (Linux) versie heeft, Multiple Image Support voor logo’s op het machtigingsformulier en de Internet Toolkit voor e-mails. Beschikt u niet over PxPlus Professional versie 10.2, dan zullen we samen met u bekijken hoe en of we alternatieven kunnen bieden. De hieraan bestede tijd wordt aan u berekend als maatwerk.
Maatwerk Uiteraard kunnen wij voor u de onderdelen uit onze SEPA Plus Toolkit in uw programma’s inbouwen, testen en activeren. Samen met u inventariseren wij uw wensen en mogelijkheden en geven u een benadering van de te besteden tijd en de daaraan verbonden kosten.
Testen Voordat u definitief overstapt op SEPA, test u uiteraard eerst. Niet alleen in uw pakket, maar ook met uw bank. Start u met SEPA, dan bent u meteen gebonden aan een aantal verplichtingen. We zetten ze nog even op een rij: • • •
Nieuwe machtigingen moeten vanaf de overstapdatum worden gearchiveerd en de datum van ondertekening vastgelegd. Bij een zakelijk Europees incasso contract hebt u met nog meer verplichtingen te maken. Denk ook aan de verplichte vooraankondiging!
Wat kost het? Verzorgen wij het maatwerk, dan geldt daarvoor ons afgesproken tarief. Met nieuwe klanten maken we nieuwe afspraken. Programmeert u zelf of uw ‘huisprogrammeur’, dan hanteren we voor de SEPA Plus Toolkit een opslag voor het afdekken van extra support etc.
Hieronder treft u onze prijzen aan van de volledige set SEPA Plus Toolkit en de afzonderlijke modules. Omschrijving Conversie van een Nederlands rekeningnummer naar IBAN en BIC code, tot 1.000 conversies Controle op juistheid van een ingevoerde IBAN en BIC code Maken van een incassomachtiging in PDF formaat Maken van een ISO 20022 XML bestand in het ‘PAIN’-format voor uw incasso’s Maken van een ISO 20022 XML bestand in het ‘PAIN’-format voor uw betalingen Alle modules van de SEPA Plus Tool Extra conversies van een Aantal Nederlandse rekeningnummer extra naar IBAN en BIC code conversies 1.000 5.000 10.000 20.000 50.000 100.000 250.000 1.000.000
Maat werk door ons U programmeert zelf of verzorgd uw ‘huisprogrammeur’ € 400 € 500
€ 200
€ 300
€ 200
€ 300
€ 500
€ 700
€ 400
€ 600
€ 1.700 € 1.400
€ 2.400 € 2.000
€ 50 € 100 € 150 € 250 € 450 € 600 € 1.000 € 1.500
€ 50 € 100 € 150 € 250 € 450 € 600 € 1.000 € 1.500
De genoemde bedragen zijn in Euro’s, exclusief BTW, voor één klant met maximaal 2 PxPlus (of ProvideX) serienummers. Voor meer serienummers, neem contact met ons op. Links naar interessante websites • Algemene informatie over IBAN • IBAN BIC MultiChecker en Check Vragen en antwoorden • Betaalvereniging Nederland (Nederlandse Vereniging van Banken) Uitgebreide informatie over o.a. de standaard Europese incasso • ING Presentatie SEPA SEPA formaten • •
[i]
ABN AMRO Rabo Bank
www.overopiban.nl www.ibanbicservice.nl www.ibanbicservice.nl/FAQ.aspx www.betaalvereniging.nl www.betaalvereniging.nl/europees-betalen www.betaalvereniging.nl/europees-betalen/sepadocumentatie/stappenplannen-voor-bedrijven www.ing.nl/zakelijk/betalen/sepa-europees-betalen/index.aspx www.get-ready.ingsepa.nl www.ing.nl/zakelijk/betalen/sepa-europeesbetalen/bestandsformaten/index.aspx www.abnamro.nl/nl/zakelijk/betalen/sepa/index.html www.rabobank.nl/bedrijven/producten/betalen_en_ontvangen/sepa
Uiterlijk per 1 februari 2014 is de BIC code niet meer nodig voor Nederlandse betalingen, na 1 februari 2016 niet meer nodig voor Europese betalingen. [ii] Mogelijke contracten zijn er voor standaard Europese incasso, zakelijke Europese incasso, beide al dan niet éénmalig. [iii] Uw Incassant ID verandert niet. Ook niet als u van bank verandert!
