PROSES PERUBAHAN DAN PENGOPERASIAN TQM
STIE Dewantara MKUAL-02
Pendahuluan Dewasa ini iklim perekonomian dunia tampak semakin kurang menentu, dan perubahan yang terjadi akhir-akhir ini justru banyak yang bertentangan dengan arus globalisasi, misal: meningkatnya proteksi perdagangan internasional. Hal ini dapat diatasi dengan cara meningkatkan daya saing melalui peningkatan kualitas. Kualitas tersebut dapat dicapai dengan transportasi menuju perubahan manajemen untuk melaksanakan sistem manajemen kontemporer yang disebut Total Quality Management.
Lanjutan … Secara umum kualitas adalah karakteristik produk dan jasa yang ditentukan oleh pemakai atau “customer” dan diperoleh melalui pengukuran proses serta melalui perbaikan yang berkelanjutan.
Total Quality Management TQM dapat di artikan sistem manajemen yang berorientasi pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dengan kegiatan yang diupayakan sekali benar (right first time), melalui perbaikan berkesinambungan (continuous improvement) dan motivasi karyawan. Menurut Fancy Tjipto (1996), TQM adalah suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimalkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan.
Lanjutan ... Prinsip-prinsip dalam TQM harus bersumber dari atas kebawah dan beroperasi dari bawah ke atas bila diinginkan berjalan secara efektif, ini bisa dicapai bila organisasi menganut sistem desentralisasi. TQM Output
TIM
Kepemimpinan Produk Gambar: Struktur pelaksanaan TQM
People Culture
Communication
Costumer Supplier System
Process Commitment
Gambar: Inti TQM
Inti TQM Inti dari TQM adalah bagaimana memberikan kepuasan kepada customer, baik itu mutu pelayanan maupun mutu produk. Semua bisa tercapai jika proses, sistem, dan people saling terintegrasi satu sama lain. Dan semuanya itu dibarengi oleh komitmen terhadap pencapaian perbaikan mutu serta mengkomunikasikan tujuan semua lini. Pencapaian ini juga sangat dipengaruhi oleh budaya kerja perusahaan.
Program TQM
Perbaikan Berkesinambungan
Mengurangi Pemborosan & Kesalahan Mengurangi Biaya
Kepuasan Pelanggan Terpenuhi Menaikan Penjualan
Meningkatkan Keuntungan
Gambar: Diagram manfaat TQM dalam perusahaan
Manfaat TQM Banyak manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan TQM khususnya bagi pelanggan, perusahaan, maupun staf dan karyawan. Manfaat tersebut didasarkan pada sistem kerja dari program TQM yang berlandaskan pada perbaikan berkesinambungan atau berkelanjutan. Hal ini akan mengurangi berbagai bentuk pemborosan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Yang pada akhirnya akan meningkatkan profit atau keuntungan.
Sistem Nilai Kaizen Kaizen merupakan istilah Jepang terhadap continuous incremental improvement. Kai berarti perubahan dan Zen berarti baik. Jadi Kaizen berarti melakukan perubahan agar lebih baik secara terus menerus dan tiada berkesudahan. Aspek perbaikan dalam Kaizen mencakup orang (manusia) dan proses. Sistem nilai Kaizen adalah perbaikan / penyempurnaan yang berkesinambungan yang melibatkan setiap orang dalam organisasi (Masaki Imaa).
Lanjutan ... Unsur-unsur Kaizen terangkum dalam Payung Kaizen (Kaizen umbrella), yaitu:
Fokus pada pelanggan, Pengendalian kualitas terpadu (total quality control), Robotik, Gugus kendali kualitas, Sistem saran, Otomatisasi, Disiplin ditempat kerja, Pemeliharaan produktivitas terpadu (total productive maintenance), Kanban,
Lanjutan ...
Penyempurnaan kualitas, Tepat waktu (just in time), Tanpa cacat (zero defect), Aktivitas kelompok kecil, Hubungan kerjasama karyawan – manajemen, Pengembangan produk baru.
Peranan Manajemen Puncak Manajemen puncak memegang peranan dan tanggungjawab untuk melakukan beberapa hal sebagai berikut: Mengintroduksi Kaizen sebagai strategi perusahaan, Memberikan dukungan dan pengarahan untuk Kaizen dengan mengalokasikan sumber daya, Menetapkan kebijakan Kaizen dan sasaran fungsional silang, Merealisasikan sasaran Kaizen melalui penyebarluasan kebijakan dan audit, Membuat sistem, prosedur, dan struktur yang membantu Kaizen.
Peranan Manajemen Madya Keterlibatan manajemen madya meliputi: Menyebarluaskan dan mengimplementasikan sasaran Kaizen sesuai pengarahan manajemen puncak melalui penyebarluasan kebijakan dan manajemen fungsional silang. Mempergunakan Kaizen dalam kapabilitas fungsional. Menetapkan, memelihara, dan meningkatkan standar. Mengusahakan agar karyawan sadar Kaizen melalui pelatihan intensif. Membantu karyawan memperoleh dan alat pemecah masalah.
Peranan Penyelia (Supervisor) Penyelia bertanggungjawab dalam: Mempergunakan Kaizen dalam peranan fungsional. Memformulasikan rencana untuk Kaizen dan memberikan bimbingan kepada karyawan. Menyempurnakan komunikasi dengan karyawan dan mempertahankan moral tinggi. Mendukung aktivitas kelompok kecil (seperti gugus mutu) dan sistem saran individual. Mengintroduksi disiplin di tempat kerja. Memberikan saran Kazen.
Peranan Karyawan Setiap karyawan memiliki tanggungjawab untuk: Melibatkan diri dalam Kaizen melalui sistem saran dan aktivitas kelompok kecil. Mempraktikan disiplin di tempat kerja. Melibatkan diri dalam pengembangan diri yang terus menerus supaya menjadi pemecah masalah yang lebih baik. Meningkatkan ketrampilan dan keahlian kinerja pekerjaan dengan pendidikan silang.
Kaizen dan Kualitas Dalam lingkungan Total Quality Management, kualitas ditentukan oleh pelanggan. Cara menetapkannya yaitu, kualitas selalu dapat diperbaiki secara berkesinambungan. Kaizen merupakan konsep luas yang mendorong kualitas melalui perspektif Big Q (semua orang terlibat, baik internal maupun eksternal).
Pengendalian Kualitas dengan Sistem PDCA Konsep PDCA merupakan pedoman bagi setiap manajer untuk proses perbaikan kualitas (quality improvement) secara terus menerus tanpa henti tetapi meningkat ke keadaan yang lebih baik. 8
1
2 3
7
4
6
5
Lanjutan … Siklus pelaksanaan perbaikan terus menerus dalam perusahaan: Mencari permasalahan, Mencari penyebab permasalahan, Meneliti penyebab masalah yang dominan, Membuat rencana perbaikan, Melaksanakan tindakan perbaikan, Meneliti hasil tindakan perbaikan, Standarisasi, Membuat rencana berikutnya.
Plan
Do
Check
Action
Follow-up Corrective Action Improvement
Gambar: Relationship between control and improvement under P-D-C-A Cycle
Lanjutan … Banyak perusahaan yang gagal memperoleh manfaat dalam implementasi program TQM, ini disebabkan beberapa faktor berikut: Manajemen puncak tidak melihat suatu alasan untuk berubah. Manajemen puncak tidak memperhatikan dan tidak mengikutsertakan karyawan. Manajemen puncak tidak bertanggungjawab terhadap program TQM dan penerapannya didelegasikan pada pihak lain. Manajemen dan karyawan tidak sepakat pada apa yang terjadi. Perusahaan kehilangan minat pada program TQM setelah enam bulan sebagai akibat kurangnya komitmen. Tujuan yang tidak jelas dan tidak ada target atau pengukuran kinerja sehingga kemajuan tidak bisa diukur.
Implementasi TQM Jika perusahaan telah memutuskan untuk mengimplementasikan program TQM, maka perencanaannya harus dilakukan oleh menajemen puncak dan informasikan kepada seluruh karyawan. Pimpinan puncak harus menetapkan tujuan (goal) yang harus dicapai dari implementasi program TQM, seperti: Apa yang harus diubah? Apakah tujuanna ingin memberdayakan karyawan? Apakah ingin meningkatkan loyalitas pelanggan? Tujuan yang diterapkan secara jelas menunjukkan bahwa pimpinan mengetahui apa yang dicari dan ini menjajdi dasar Untuk dapat mengorganisasikan program TQM mencapai tujuannya.
Thank You See U next week …..
