PROSES PEMBATALAN DOKUMEN
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
Tajuk 13: PROSES PEMBATALAN DOKUMEN
13.1
Pembatalan Dokumen Fungsi Pembatalan Dokumen merupakan kemudahan yang disediakan bagi membolehkan Pelulus membuat pembatalan dokumen pada tahap yang dibenarkan. Senarai jenis dokumen yang boleh dibuat pembatalan adalah seperti di bawah : a. Permintaan b. Pesanan Penghantaran c. Nota Penerimaan Barangan d. Nota Pelaksanaan Perkhidmatan e. Pesanan Perkhidmatan f. Pesanan Kerajaan
13.2
Proses Pembatalan Dokumen Proses Pembatalan Dokumen bagi semua jenis dokumen adalah sama. Oleh itu, satu contoh yang ditunjukkan dibawah adalah proses Pembatalan Dokumen bagi dokumen Permintaan. Proses ini terpakai untuk membuat carian bagi jenis-jenis dokumen yang lain untuk tujuan pembatalan. Langkah 1 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan setelah berjaya log masuk dan menukar menu di dalam sistem.
ARAHAN : 1. Klik sub menu Pembatalan Dokumen di menu utama Pengurusan Dokumen pada menu Tadbir Pesanan.
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
1
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
Langkah 2 Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan.
ARAHAN : 1. Pilih Jenis Dokumen dari menu tarik bawah yang disediakan.
Langkah 3 Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan.
ARAHAN : 1. Pilih Status Permintaan dari menu tarik bawah yang disediakan. 2. Klik butang Cari. NOTA : 1. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Permintaan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Permintaan. 2. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian.
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
2
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
Langkah 4 Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan.
ARAHAN : 1. Klik butang Batal. NOTA : 1. Hasil carian akan dipaparkan mengikut pada Status Permintaan yang dipilih. 2. Klik pautan No Permintaan untuk melihat perincian Permintaan. 3. Hanya dokumen yang dibenarkan untuk pembatalan sahaja yang akan dipaparkan pada senarai Hasil Carian.
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
3
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
Langkah 5 Skrin Pembatalan Permintaan akan dipaparkan.
ARAHAN : 1. Masukkan Justikasi. 2. Masukkan Pin Kad Pintar dan klik butang Batal Permintaan NOTA : 1. Klik butang Kembali untuk kembali ke laman sebelumnya (Carian Pembatalan Dokumen) 2. Permintaan boleh dibatalkan selagi ianya belum diluluskan.
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
4
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
Langkah 6 Mesej amaran akan dipaparkan.
ARAHAN : 1. Klik butang OK. NOTA : 1. Klik butang Cancel sekiranya ingin membatalkan proses Pembatalan Dokumen
Langkah 7 Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan.
NOTA : 1. Pengguna diberi pilihan sama ada boleh terus klik menu Log Keluar atau klik pada butang Kembali sekiranya ingin kembali ke laman sebelumnya (Carian Pembatalan Dokumen) untuk membuat pembatalan bagi dokumen yang lain.
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
5
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
13.3
Pembatalan dokumen berdasarkan Jenis Dokumen Setiap Pembatalan Dokumen mempunyai kriteria penjanaan yang berbeza. Berikut adalah skrin kriteria Pembatalan Dokumen mengikut setiap jenis dokumen: 1. Jenis Dokumen : Pesanan Penghantaran Bagi transaksi atas talian, Pesanan Penghantaran boleh dibatalkan pada status Menunggu Nota Penerimaan Barangan. Sekiranya Nota Penerimaan Barangan telah dikeluarkan, Pelulus hendaklah membatalkan Nota Penerimaan Barangan tersebut terlebih dahulu sebelum meneruskan proses pembatalan Pesanan Penghantaran. Pembatalan Pesanan Penghantaran akan bertukar status Pesanan Kerajaan kepada Menunggu Pembekalan atau Pembekalan Separa. Bagi transaksi luar talian Pesanan Penghantaran boleh dibatalkan pada status Menunggu Invois. Pembatalan Pesanan Penghantaran akan menukar status Pesanan Kerajaan kepada Menunggu Pembekalan. Jenis Dokumen Pesanan Penghantaran
Status dokumen yang boleh dibatalkan Menunggu Nota Penerimaan Barangan (transaksi atas talian) Menunggu Invois (transaksi luar talian)
Status dokumen Selepas Pembatalan
Catatan
Menunggu Nota Penerimaan Barangan
Pembekal perlu mencipta semula pesanan penghantaran
Menunggu Pembekalan
NOTA :
1. Skrin Carian Pesanan Penghantaran akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No Pesanan Kerajaan, No Pesanan Penghantaran dan Tarik Diterima (Dari dan Kepada) 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
6
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
2. Jenis Dokumen : Nota Penerimaan Barangan Nota Penerimaan Barangan boleh dibatalkan selagi Invois belum dikeluarkan. Pembatalan Nota Penerimaan Barangan akan menukar status Pesanan Kerajaan kepada ‘Menunggu Nota Penerimaan Barangan’ bagi transaksi atas talian atau ‘Menunggu Pembekalan/Perkhidmatan’ bagi transaksi luar talian. Jenis Dokumen Nota Penerimaan Barangan
Status dokumen yang boleh dibatalkan Menunggu Invois (transaksi luar talian)
Status dokumen Selepas Pembatalan Menunggu Pembekalan/Perkhid matan
Pembekalan Separa
Menunggu Nota Penerimaan Barangan
Catatan Peminta/Peg. Penerima Barang perlu mencipta Pesanan Penghantaran Peminta/Peg. Penerima Barang perlu mencipta Nota Penerimaan Barangan yang baru
NOTA :
1. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Nota Penerimaan Barangan, No. Pesanan Kerajaan, Nama Pembekal, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Pesanan Kerajaan. 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
7
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
3. Jenis Dokumen : Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) boleh dibatalkan selagi ia belum disahkan. Jenis Dokumen Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (transaksi atas talian)
Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (transaksi luar talian)
Status dokumen yang boleh dibatalkan Pembelian Terus Menunggu Pengesahan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Atas Talian Menunggu Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota Debit
Menunggu Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota Debit
Status dokumen Selepas Pembatalan Menunggu Pembekalan / perkhidmatan Pembelian Terus Menunggu Pengesahan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Atas Talian
Menunggu Pembekalan/perkhid matan
Catatan
Pembekal perlu mencipta semula Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Pegawai Penerimaan Barangan perlu mengesahkan semula Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Peminta perlu mencipta semula Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
NOTA :
1. Skrin Carian Pelaksanaan Perkhidmatan akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Nota Pelaksanaan Perkhidmatan, No. Pesanan Kerajaan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Nota Pelaksanaan Perkhidmatan 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
8
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
5. Jenis Dokumen : Pesanan Perkhidmatan Pesanan Perkhidmatan boleh dibatalkan selagi ia belum diluluskan. Jenis Dokumen
Pesanan Perkhidmatan
Status dokumen yang boleh dibatalkan Menunggu Kajisemula Menunggu Penyerahan Menunggu Kelulusan
Status dokumen Selepas Pembatalan Pesanan Perkhidmatan dibatalkan
Catatan
Pengguna perlu mencipta semula permintaan yang baru.
NOTA :
1. Skrin Carian Pembatalan Pesanan Perkhidmatan akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Pesanan Perkhidmatan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Pesanan Perkhidmatan. 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
9
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
6. Jenis Dokumen : Pesanan Kerajaan Pesanan Kerajaan boleh dibatalkan selagi proses Padanan Bayaran belum dilakukan. Pembatalan Pesanan Kerajaan akan menukarkan status semua dokumen berkaitan dengan Pesanan Kerajaan tersebut kepada ’Dibatalkan’. Jenis Dokumen
Status dokumen yang boleh dibatalkan
Pesanan Kerajaan (Produk)
Menunggu Pembekalan/Perkhidmatan Menunggu Pengesahan daripada Pembekal Menunggu Padanan Bayaran Menunggu Invois Menunggu Pengesahan Invois Menunggu Pemberitahuan (Nota Pelarasan Kredit Kerajaan) Menunggu Kelulusan Nota Pelarasan Kredit Pembekalan Separa Menunggu Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan Baucar Bayaran di eSPKB Penggiliran Padanan Pembayaran Gagal Nota Pelarasan Kredit Diluluskan Menunggu Pembekalan/Perkhidmatan Menunggu Pengesahan Menunggu Padanan Bayaran Menunggu Invois Menunggu Pengesahan Invois Menunggu Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota Debit Menunggu Kemaskini Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Menunggu Penciptaan Nota Pelarasan Debit Menunggu Penciptaan Nota Pelarasan Kredit
Pesanan Kerajaan (Perkhidmatan)
Status dokumen Selepas Pembatalan
Pesanan Kerajaan dibatalkan
Pesanan Kerajaan dibatalkan
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
Catatan
Pengguna perlu mencipta semula permintaan yang baru
Pengguna perlu mencipta semula Pesanan Perkhidmatan yang baru
10
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
Jenis Dokumen
Status dokumen yang boleh dibatalkan
Status dokumen Selepas Pembatalan
Catatan
Menunggu Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan Baucer Bayaran di eSPKB Penggiliran Padanan Pembayaran Gagal NOTA : a. Perolehan Produk
1. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah bagi Pesanan Kerajaan bagi jenis Produk adalah No Pesanan Kerajaan, Jenis Pesanan Kerajaan dan Status Pesanan Kerajaan. b. Perolehan Perkhidmatan
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
11
Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ
2. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah bagi Pesanan Kerajaan bagi jenis Perkhidmatan adalah No Pesanan Kerajaan, Jenis Pesanan Kerajaan dan Status Pesanan Kerajaan. 3. Klik butang Cari untuk membuat carian. 4. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 5. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)
12