PROSES PEMBATALAN DOKUMEN

PROSES PEMBATALAN DOKUMEN

Manual Pengguna Pembelian Terus Pengguna PTJ

Tajuk 13: PROSES PEMBATALAN DOKUMEN

13.1

Pembatalan Dokumen Fungsi Pembatalan Dokumen merupakan kemudahan yang disediakan bagi membolehkan Pelulus membuat pembatalan dokumen pada tahap yang dibenarkan. Senarai jenis dokumen yang boleh dibuat pembatalan adalah seperti di bawah : a. Permintaan b. Pesanan Penghantaran c. Nota Penerimaan Barangan d. Nota Pelaksanaan Perkhidmatan e. Pesanan Perkhidmatan f. Pesanan Kerajaan

13.2

Proses Pembatalan Dokumen Proses Pembatalan Dokumen bagi semua jenis dokumen adalah sama. Oleh itu, satu contoh yang ditunjukkan dibawah adalah proses Pembatalan Dokumen bagi dokumen Permintaan. Proses ini terpakai untuk membuat carian bagi jenis-jenis dokumen yang lain untuk tujuan pembatalan. Langkah 1 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan setelah berjaya log masuk dan menukar menu di dalam sistem.

ARAHAN : 1. Klik sub menu Pembatalan Dokumen di menu utama Pengurusan Dokumen pada menu Tadbir Pesanan.

Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011)

1


Langkah 2 Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan.

ARAHAN : 1. Pilih Jenis Dokumen dari menu tarik bawah yang disediakan.


ARAHAN : 1. Pilih Status Permintaan dari menu tarik bawah yang disediakan. 2. Klik butang Cari. NOTA : 1. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Permintaan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Permintaan. 2. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian.


2



ARAHAN : 1. Klik butang Batal. NOTA : 1. Hasil carian akan dipaparkan mengikut pada Status Permintaan yang dipilih. 2. Klik pautan No Permintaan untuk melihat perincian Permintaan. 3. Hanya dokumen yang dibenarkan untuk pembatalan sahaja yang akan dipaparkan pada senarai Hasil Carian.


3


Langkah 5 Skrin Pembatalan Permintaan akan dipaparkan.

ARAHAN : 1. Masukkan Justikasi. 2. Masukkan Pin Kad Pintar dan klik butang Batal Permintaan NOTA : 1. Klik butang Kembali untuk kembali ke laman sebelumnya (Carian Pembatalan Dokumen) 2. Permintaan boleh dibatalkan selagi ianya belum diluluskan.


4


Langkah 6 Mesej amaran akan dipaparkan.

ARAHAN : 1. Klik butang OK. NOTA : 1. Klik butang Cancel sekiranya ingin membatalkan proses Pembatalan Dokumen

Langkah 7 Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan.

NOTA : 1. Pengguna diberi pilihan sama ada boleh terus klik menu Log Keluar atau klik pada butang Kembali sekiranya ingin kembali ke laman sebelumnya (Carian Pembatalan Dokumen) untuk membuat pembatalan bagi dokumen yang lain.


5


13.3

Pembatalan dokumen berdasarkan Jenis Dokumen Setiap Pembatalan Dokumen mempunyai kriteria penjanaan yang berbeza. Berikut adalah skrin kriteria Pembatalan Dokumen mengikut setiap jenis dokumen: 1. Jenis Dokumen : Pesanan Penghantaran Bagi transaksi atas talian, Pesanan Penghantaran boleh dibatalkan pada status Menunggu Nota Penerimaan Barangan. Sekiranya Nota Penerimaan Barangan telah dikeluarkan, Pelulus hendaklah membatalkan Nota Penerimaan Barangan tersebut terlebih dahulu sebelum meneruskan proses pembatalan Pesanan Penghantaran. Pembatalan Pesanan Penghantaran akan bertukar status Pesanan Kerajaan kepada Menunggu Pembekalan atau Pembekalan Separa. Bagi transaksi luar talian Pesanan Penghantaran boleh dibatalkan pada status Menunggu Invois. Pembatalan Pesanan Penghantaran akan menukar status Pesanan Kerajaan kepada Menunggu Pembekalan. Jenis Dokumen Pesanan Penghantaran

Status dokumen yang boleh dibatalkan Menunggu Nota Penerimaan Barangan (transaksi atas talian) Menunggu Invois (transaksi luar talian)

Status dokumen Selepas Pembatalan

Catatan

Menunggu Nota Penerimaan Barangan

Pembekal perlu mencipta semula pesanan penghantaran

Menunggu Pembekalan

NOTA :

1. Skrin Carian Pesanan Penghantaran akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No Pesanan Kerajaan, No Pesanan Penghantaran dan Tarik Diterima (Dari dan Kepada) 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7


6


2. Jenis Dokumen : Nota Penerimaan Barangan Nota Penerimaan Barangan boleh dibatalkan selagi Invois belum dikeluarkan. Pembatalan Nota Penerimaan Barangan akan menukar status Pesanan Kerajaan kepada ‘Menunggu Nota Penerimaan Barangan’ bagi transaksi atas talian atau ‘Menunggu Pembekalan/Perkhidmatan’ bagi transaksi luar talian. Jenis Dokumen Nota Penerimaan Barangan

Status dokumen yang boleh dibatalkan Menunggu Invois (transaksi luar talian)

Status dokumen Selepas Pembatalan Menunggu Pembekalan/Perkhid matan

Pembekalan Separa

Menunggu Nota Penerimaan Barangan

Catatan Peminta/Peg. Penerima Barang perlu mencipta Pesanan Penghantaran Peminta/Peg. Penerima Barang perlu mencipta Nota Penerimaan Barangan yang baru

NOTA :

1. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Nota Penerimaan Barangan, No. Pesanan Kerajaan, Nama Pembekal, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Pesanan Kerajaan. 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7


7


3. Jenis Dokumen : Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) boleh dibatalkan selagi ia belum disahkan. Jenis Dokumen Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (transaksi atas talian)

Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (transaksi luar talian)

Status dokumen yang boleh dibatalkan Pembelian Terus Menunggu Pengesahan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Atas Talian Menunggu Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota Debit

Menunggu Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota Debit

Status dokumen Selepas Pembatalan Menunggu Pembekalan / perkhidmatan Pembelian Terus Menunggu Pengesahan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Atas Talian

Menunggu Pembekalan/perkhid matan

Catatan

Pembekal perlu mencipta semula Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Pegawai Penerimaan Barangan perlu mengesahkan semula Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Peminta perlu mencipta semula Nota Pelaksanaan Perkhidmatan

NOTA :

1. Skrin Carian Pelaksanaan Perkhidmatan akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Nota Pelaksanaan Perkhidmatan, No. Pesanan Kerajaan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Nota Pelaksanaan Perkhidmatan 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7


8


5. Jenis Dokumen : Pesanan Perkhidmatan Pesanan Perkhidmatan boleh dibatalkan selagi ia belum diluluskan. Jenis Dokumen

Pesanan Perkhidmatan

Status dokumen yang boleh dibatalkan Menunggu Kajisemula Menunggu Penyerahan Menunggu Kelulusan

Status dokumen Selepas Pembatalan Pesanan Perkhidmatan dibatalkan

Catatan

Pengguna perlu mencipta semula permintaan yang baru.

NOTA :

1. Skrin Carian Pembatalan Pesanan Perkhidmatan akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Pesanan Perkhidmatan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Pesanan Perkhidmatan. 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7


9


6. Jenis Dokumen : Pesanan Kerajaan Pesanan Kerajaan boleh dibatalkan selagi proses Padanan Bayaran belum dilakukan. Pembatalan Pesanan Kerajaan akan menukarkan status semua dokumen berkaitan dengan Pesanan Kerajaan tersebut kepada ’Dibatalkan’. Jenis Dokumen

Status dokumen yang boleh dibatalkan

Pesanan Kerajaan (Produk)

Menunggu Pembekalan/Perkhidmatan Menunggu Pengesahan daripada Pembekal Menunggu Padanan Bayaran Menunggu Invois Menunggu Pengesahan Invois Menunggu Pemberitahuan (Nota Pelarasan Kredit Kerajaan) Menunggu Kelulusan Nota Pelarasan Kredit Pembekalan Separa Menunggu Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan Baucar Bayaran di eSPKB Penggiliran Padanan Pembayaran Gagal Nota Pelarasan Kredit Diluluskan Menunggu Pembekalan/Perkhidmatan Menunggu Pengesahan Menunggu Padanan Bayaran Menunggu Invois Menunggu Pengesahan Invois Menunggu Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota Debit Menunggu Kemaskini Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Menunggu Penciptaan Nota Pelarasan Debit Menunggu Penciptaan Nota Pelarasan Kredit

Pesanan Kerajaan (Perkhidmatan)


Pesanan Kerajaan dibatalkan

Pesanan Kerajaan dibatalkan


Catatan

Pengguna perlu mencipta semula permintaan yang baru

Pengguna perlu mencipta semula Pesanan Perkhidmatan yang baru

10


Jenis Dokumen

Status dokumen yang boleh dibatalkan


Catatan

Menunggu Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan Baucer Bayaran di eSPKB Penggiliran Padanan Pembayaran Gagal NOTA : a. Perolehan Produk

1. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah bagi Pesanan Kerajaan bagi jenis Produk adalah No Pesanan Kerajaan, Jenis Pesanan Kerajaan dan Status Pesanan Kerajaan. b. Perolehan Perkhidmatan


11


2. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah bagi Pesanan Kerajaan bagi jenis Perkhidmatan adalah No Pesanan Kerajaan, Jenis Pesanan Kerajaan dan Status Pesanan Kerajaan. 3. Klik butang Cari untuk membuat carian. 4. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 5. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7


12

PROSES PEMBATALAN DOKUMEN

Recommend Documents