PROSEDUR MENJALANKAN ALAT APLIKASI PEMBELIAN, UTANG DAGANG DAN PERSEDIAAN PT. TRIPOLA INTERINDO
Gambar 1 Form Utama
Form ini merupakan tampilan awal pada saat user membuka aplikasi. Di dalam form utama terdapat berbagai menustrip yang dapat menghubungkan user ke berbagai form lainnya. Pada awalnya menustrip tidak bisa dibuka karena user belum melakukan login. Untuk dapat melakukan akses terhadap form – form, maka user harus melakukan login terlebih dahulu.
Gambar 2 Form Login
Form Login digunakan ketika user hendak menjalankan aplikasi. Untuk melakukan login, user harus mengisi textbox kode karyawan dan password yang sesuai kemudian mengklik tombol Login. Jika password yang diisi salah, maka sistem akan menampilkan Messagebox informasi yang berisi “Kode karyawan atau password salah”. Setelah melakukan login dengan benar maka user akan masuk ke dalam sistem dan menustrip yang ada dalam Form Utama akan dapat diakses sesuai dengan hak akses karyawan masing – masing. Jika User ingin menggati password, maka user dapat menekan button Change password yang akan menampilkan form Ganti password.
Gambar 3 Form Ganti Password
Gambar 4 Validasi Login kode karyawan yang belum diisi
Gambar 5 Validasi Login password yang belum diisi
Gambar 6 Validasi jika terjadi salah input login
Gambar 7 Validasi Login telah sukses
User kemudian dapat mengakses menustrip dan form sesuai dengan hak aksesnnya masing – masing. Untuk Manager yang melakukan login maka manager dapat memiliki seluruh akses terhadap menu dan form tersebut.
Gambar 8 Menustrip File
Gambar 9 Menustrip Daftar
Gambar 10 Menustrip Proyek
Gambar 11 Menustrip Pembelian
Gambar 12 Menustrip Gudang
Gambar 13 Menustrip Keuangan
Gambar 14 Menustrip Laporan
Gambar 15 Form Daftar Klien
Form Master Klien Dapat diakses oleh Bagian Pemasaran dan Manager Umum untuk melihat daftar klien perusahaan. Form Master Klien akan menampilkan daftar klien perusahaan yang sudah tercatat di dalam sistem. User dapat mencari data klien secara lebih mudah dengan cara menggunakan button “search” dan dengan bantuan filter dasar pencarian data. Untuk menambah data klien user dapat menekan button “insert”, sedangkan untuk melakukan penggantian informasi klien yang sudah diinput di dalam sistem user dapat menggunakan button “update”. Untuk menghapus data klien user dapat mengklik informasi klien yang dipilih dan kemudian menekan button “delete”. Untuk membatalkan penambahan data baru atau pengubahan data maka user dapat menekan button “cancel”.
Jika button “insert” ditekan, maka kode untuk klien yang baru akan ditampilkan dan textbox informasi klien kosong dan dapat diisi. User dapat menginput data klien baru dengan mengisi informasi klien pada textboxt yang sudah disediakan, yaitu nama klien, alamat klien, contact person klien, telepon contact person, email dan inisial klien. Jika sudah diisi semua maka user dapat menekan button “save” untuk menyimpan data klien yang baru. Sistem akan melakukan validasi untuk mengecek apakah seluruh data klien sudah terisi. Jika button “update” ditekan, maka textbox informasi klien dapat diakses dan user dapat mengganti informasi klien yang dipilih dengan yang baru. Untuk menyimpan data klien yang diubah user dapat menekan tombol “save”. Jika button “delete” ditekan, maka sistem akan menampilkan messagebox yang memberikan konfirmasi apakah data klien yang dipilih ingin dihapus. Jika ya maka user dapat memilih tombol “yes” dan jika tidak maka user dapat memilih tombol “no” pada messagebox konfirmasi tersebut.
Gambar 16 Form Daftar Barang
Form Master Barang Dapat diakses oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian dan Manager Umum. Form Master Barang akan menampilkan daftar barang yang sudah tercatat di dalam sistem. Ketika Form dibuka maka sistem dapat melihat daftar
barang dan dapat melihat jumlah stok yang disimpan di dalam gudang. Jika stok barang regular kurang dari safety stock, maka sistem akan memberikan highlight warna merah untuk dapat membedakan dengan barang lain yang stoknya lebih dari safety stock. User dapat mencari data barang secara lebih mudah dengan cara menggunakan button search dan dengan bantuan filter dasar pencarian data. Untuk menambah data barang user dapat menekan button “insert”, sedangkan untuk melakukan penggantian informasi yang sudah diinput di dalam sistem user dapat menggunakan button “update”. Untuk menghapus data barang user dapat mengklik barang yang dipilih dan kemudian menekan button “delete”. Untuk membatalkan penambahan data baru atau pengubahan data maka user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 17 Data Informasi barang kosong setelah ditekan insert
Gambar 18 Validasi pengisian data barang baru
Gambar 19 Validasi Regex untuk textbox yang harus diinput berupa angka
Gambar 20 Messagebox data barang telah berhasil diinput
Jika button “insert” ditekan, maka textbox informasi barang kosong dan dapat diisi. User dapat menginput data barang baru sesuai dengan informasi textboxt yang sudah disediakan. Jika user sudah menentukan kategori barang dan jenis barang maka kode barang baru dapat ditampilkan. Jika jenis stok yang dipilih adalah stok Non Reguler maka textboxt safety stock tidak dapat diisi dan langsung diisi dengan angka 0. Jika semua informasi barang baru sudah diisi semua maka user dapat menekan button “save” untuk menyimpan data barang yang baru. Sistem akan melakukan validasi untuk mengecek apakah seluruh data barang sudah terisi dengan benar.
Gambar 21 Form Master Barang dapat diakses setelah ditekan button update
Gambar 22 Messagebox tampilan data berhasil diupdate
Jika button “update” ditekan, maka textbox informasi barang dapat diakses dan user dapat mengganti informasi barang yang dipilih dengan yang baru. Untuk menyimpan data barang yang diubah user dapat menekan tombol “save”.
Gambar 23 Messagebox tampilan data barang berhasil dihapus
Jika button “delete” ditekan, maka sistem akan menampilkan messagebox yang memberikan konfirmasi apakah data klien yang dipilih ingin dihapus. Jika ya maka user dapat memilih tombol “yes” dan jika tidak maka user dapat memilih tombol “no” pada messagebox konfirmasi tersebut.
Gambar 24 Form Master Vendor
Form Daftar Vendor dapat diakses oleh Bagian Pembelian dan Manager Umum. Form ini akan menampilkan informasi Vendor yang sudah dicatat di dalam sistem. Di dalam Form ini terdapat lima button yang dapat beroperasi. Untuk dapat mempermudah pencarian data vendor, user dapat menggunakan button “search” beserta dengan pemilihan filter dasar pencarian data vendor. Button “insert” dapat digunakan untuk user yang ingin menambah data vendor yang baru. Ketika tombol “insert” ditekan, maka sistem akan menampilkan data kode vendor yang baru dan textboxt – textboxt informasi vendor dikosongkan serta dapat diisi. Setelah user mengisi seluruh informasi Vendor, maka user dapat menekan tombol “save” untuk menyimpan data vendor baru. Sistem akan melakukan validasi untuk mengecek apakah data yang diisi sudah valid dan dapat layak masuk di dalam sistem. Button “update” digunakan untuk user yang ingin mengubah informasi vendor yang sebelumya sudah pernah disimpan dalam database. Ketika button tersebut ditekan, maka sistem akan memperbolehkan user untuk mengakses textbox informasi vendor dan mengubah informasi vendor tersebut. Setelah selesai dilakukan pengubahan,
maka user dapat menekan tombol “save” untuk menyimpan data vendor yang diupdate. Sistem juga akan melakukan validasi untuk mengecek apakah data sudah diisi seluruhnya dan valid. Button “delete” digunakan untuk user yang ingin menghapus data vendor yang ada di dalam database. Setelah memilih data vendor yang ingin dihapus, user kemudian dapat menekan button “delete”. Sistem akan menampilkan messagebox konfirmasi untuk menanyakan apakah data ini ingin dihapus. Messagebox tersebut menyediakan dua button. User dapat menekan button “yes” jika setuju untuk menghapus data vendor yang dipilih. User dapat menekan button “no” jika user batal untuk menghapus data vendor yang dipilih tersebut.
Gambar 25 Daftar Karyawan
Form Master Karyawan dapat diakses oleh Bagian Administrasi dan Personalia. Form ini menampilkan informasi mengenai para karyawan dan jabatannya yang terdaftar di dalam PT. Tripola Interindo. Bagian administrasi sebagai user dapat menggunakan button “search” untuk mencari data karyawan sesuai dengan filter yang dipilih. Button “insert” dapat digunakan user jika user ingin menambah data karyawan. Jika button tersebut ditekan, maka sistem akan menggenerasikan kode karyawan yang baru dan textbox untuk mengisi informasi karyawan baru dikosongkan dan dapat diakses. Setelah user menginput semua data karyawan baru, maka user dapat menekan tombol “save” agar sistem dapat melakukan pengecekan apakah informasi yang diisi sudah sesuai dengan standar pengisian data.
Button “update” dipilih user jika ingin melakukan pengubahan data karyawan dalam sistem. Setelah memilih data karyawan yang ingin diupdate, user memilih button “update” sehingga textboxt atribut karyawan dapat diakses dan diganti. Setelah penggantian selesai dilakukan, user dapat memilih tombol “save” untuk menyimpan penggantian data. Sistem kemudian akan melakukan validasi untuk menentukan apakah data yang diganti sudah sesuai dengan standar pengisian data. Button “delete” dipilih user jika ingin melakukan penghapusan data karyawan dalam sistem. Setelah memilih data karyawan yang ingin dihapus, maka user menekan tombol “delete”. Sistem kemudian akan menampilkan pesan konfirmasi untuk menanyakan apakah user benar – benar ingin menghapus data yang dipilih tersebut. jika ya, maka user dapat menekan tombol “yes” pada pesan konfirmasi tersebut. jika tidak maka user dapat menekan tombol “no”.
Gambar 4. 1 User Interface Daftar Harga Barang
Daftar Harga Barang dapat diakses oleh Bagian Pembelian. Ketika memilih menustrip Daftar – Harga Barang, maka form ini akan tampil beserta dengan data harga barang yang telah diinput sebelumnya. Form ini juga menampilkan detail informasi barang dan vendor yang dipilih dalam mencatat harga. Jika bagian pembelian sebagai user ingin mencari harga barang yang telah diinput dengan lebih mudah, maka user dapat menuliskan kata pencarian berdasarkan filter yang dipilih lalu menggunakan button “search”.
Gambar 26 Tampilan Daftar Harga Barang setelah ditekan button "insert"
Gambar 27 Tampilan Form Daftar Barang setelah ditekan button "Select Barang"
Jika ingin menambah data barang, user dapat menekan button “insert” sehingga textbox informasi harga barang kosong. User kemudian dapat memilih barang dengan menekan button “select barang” sehingga muncul Form tabel barang. User menentukan barang dengan cara melakukan double-click pada baris barang yang
dipilih. Informasi barang secara otomatis akan tampil dalam Form Daftar Harga Barang.
Gambar 28 Tampilan Form Vendor setelah ditekan button "Select Vendor"
User kemudian juga dapat memilh vendor dengan menekan button “select vendor” sehingga muncul Form tabel Vendor. Vendor yang dipilih dilakukan dengan cara melakukan double-click pada baris vendor tersebut sehingga informasi vendor akan pindah secara otomatis di dalam Daftar Harga Barang. Setelah menentukan vendor maka sistem akan menampilkan Kode Harga secara otomatis. User kemudian menuliskan harga barang yang ditawarkan oleh Vendor.
Gambar 29 Validasi Jika Material / Barang belum dipilih
Gambar 30 Validasi Jika Vendor belum dipilih
Gambar 31 Validasi jika harga Satuan dalam Form Harga barang belum diinput
Gambar 32 Keterangan jika data harga barang telah sukses diinput
Setelah selesai menginput semua data harga barang baru, maka user dapat menekan button “save” agar sistem dapat melakukan validasi keabsahan data dan data harga barang yang baru dapat disimpan. Jika user ingin membatalkan penyimpanan maka user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 33 Form Daftar Akun
Form Daftar Akun dapat dilihat oleh Bagian Keuangan. Form ini menampilkan data Chart of Account yang digunakan oleh perusahaan. di bagian sebelah kiri terdapat tree daftar akun dan bagian sebelah kanan menampilkan detail dari tree daftar akun tersebut.
Gambar 34 Form Daftar Volume Material dan Perlengkapan
Daftar Volume Material dan perlengkapan (DVM) dapat diakses oleh Bagian Pemasaran. Form ini digunakan untuk menentukan banyaknya material dan perlengkapan yang dipakai oleh perusahaan untuk proyek yang akan dikerjakan. Untuk mencari data DVM yang telah diinput, user dapat menekan button “search” berdasarkan pada filter yang dipilih dan textbox pencarian yang diisi. Setelah menemukan data DVM yang dicari, user dapat menekan baris data DVM yang dicari sehingga tampilan data DVM dan Detail DVM dapat terlihat. Untuk menambah data
Gambar 35 Tampilan setelah ditekan button "Select Client"
Gambar 36 Tampilan setelah ditekan button "Select Barang" DVM bagian pemasaran sebagai user dapat menekan button “Insert” sehingga sistem dapat mengizinkan user untuk menambah data DVM. User dapat menentukan klien proyek dengan menekan button “Select Client” sehingga akan tampil form daftar klien. Dengan melakukan double-click pada klien yang ditentukan maka Form DVM
akan menampilkan informasi kode dan nama klien perusahaan. kemudian alamat proyek diisi sebagai informasi DVM. Untuk menentukan barang yang digunakan maka user dapat menekan button “Add barang” sehingga akan tampil form daftar barang yang dapat didouble-click untuk masuk ke dalam tabel detail DVM. Untuk menghapus baris tabel detail DVM user dapat menekan button “remove barang”.
Gambar 37 Validasi sukses dan data DVM berhasil diinput Setelah selesai menginput data DVM user dapat menekan button “save” untuk menyimpan data DVM dan detail DVM. Sistem kemudian akan melakukan validasi kelayakan data. Untuk membatalkan penambahan data user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 38 Tampilan Awal Analisis Volume Material dan Perlengkapan yang belum ditentukan DVM
Form Analisis Volume Material dan Perlengkapan dapat diakses oleh Bagian Pemasaran, Bagian Gudang, Bagian Konstruksi, dan Bagian Workshop. Form ini dapat berfungsi untuk mengecek jejak material dan perlengkapan yang dibutuhkan di dalam pekerjaan proyek. Form ini menghitung keperluan pembelian barang yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan proyek dengan membandingkan jumlah
kebutuhan, stock, dan safety stock barang. User dapat menentukan DVM dengan menekan combo box Kode DVM sehingga setelah dipilih data analisis Volume Material dan Perlengkapan dapat Tampil
Gambar 39 Form Analisis Volume Material dan Perlengkapan Form ini dapat menampilkan status atas setiap material dan perlengkapan yang dibutuhkan. Status yang ada antara lain adalah sebagai berikut. •
Stocked : barang telah tersedia di gudang. Status ini ditandai dengan highlight warna hijau
•
Out of stock : barang tidak tersedia di gudang atau kurang dari safety stock. Status ini ditandai dengan highlight warna merah.
•
Requested barang yang out of stock telah dilakukan permintaan pembelian. Status ini ditandai dengan highlight warna kuning
•
On purchasing process : barang telah masuk dalam proses pembelian. Status ini ditandai dengan highlight warna jingga.
•
Delivered : barang dikeluarkan dari gudang dan diserahkan ke bagian workshop atau bagian konstruksi. Status ini ditandai dengan highlight biru.
Gambar 40 Form Permintaan Pembelian
Form Permintaan Pembelian (PR) dapat diakses dan digunakan oleh Bagian Gudang. Form ini digunakan untuk melakukan Permintaan Pembelian. Untuk mencari data PR yang telah diinput, user dapat menekan button “search” berdasarkan pada filter yang dipilih dan textbox pencarian yang diisi. Setelah menemukan data yang dicari, user dapat menekan baris data PR tersebut sehingga tampilan data PR dan Detail PR dapat terlihat. Jika user ingin menambah data maka user dapat menekan button “Insert”. Setelah menekan button “insert” maka akan tambil dialogbox yang menanyakan pembuatan PR yang dipilih.
Gambar 41 Form Pilih PR
Gambar 42 Keterangan Jika Permintaan Pembelian dibuat berdasarkan DVM dengan kode DVM yang ditentukan
Jika Permintaan Pembelian dibuat berdasarkan Proyek, maka user dapat memilih radio button DVM dan kemudian memilih kode DVM.
Gambar 43 Keterangan Jika Permintaan Pembelian dipilih berdasarkan Safety Stock
Jika permintaan pembelian dibuat berdasarkan penambahan stok, maka user dapat memilih radio button Penambahan stok.
Gambar 44 Keterangan Jika Permintaan Pembelian dipilih berdasarkan lain - lain / permintaan khusus
Jika user ingin melakukan permintaan pembelian secara khusus, maka user dapat memilih radio button lain-lain. Setelah dipilih maka user dapat menekan button “OK” untuk kembali ke Form Permintaan Pembelian. Jika user ingin membatalkan permintaan pembelian maka user dapat menekan button “cancel”.
Setelah memilh dasar permintaan pembelian, maka user kembali ke Form permintaan Pembelian dengan data detail permintaan yang terisi secara otomatis berdasarkan pada dasar Permintaan Pembelian. Sistem juga menampilkan kolom requested dalam detail permintaan yang menampilkan jumlah barang tersebut yang telah dipesan sebelumnya. Kolom “sudah dipesan” adalah kolom yang menunjukkan jumlah barang pada baris yang sudah pernah dibuat PR dan barang dalma detail PR belum diterima. Kolom “sudah dipesan” ini bertujuan agar pembuatan PR untuk barang yang sama tidak terjadi berulang kali, karena PR barang dapat bersumber dari berbagai hal, yaitu dari penambahan stok, penambahan secara khusus, atau dari kegiatan proyek lainnya. Jika user telah mengisi seluruh data PR maka user dapat menekan button “save” untuk menyimpan data permintaan pembelian. Jika ingin membatalkan penyimpanan maka user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 45 Keterangan yang menunjukkan bahwa data Permintaan Pembelian berhasil diinput
Gambar 46 Keterangan PR telah diotorisasi oleh Manager setelah menekan button "save"
Manager Umum dapat mengakses PR untuk melakukan otorisasi atas PR tersebut. Otorisasi dilakukan dengan cara menchecklist (√) pada checkbox otorisasi Manager Umum dan kemudian menekan button “save” untuk menyimpan otorisasi. PR memiliki tiga status di setiap datanya, diantaranya adalah sebagai berikut.
•
Open : status untuk PR yang baru dihasilkan dan barang dalam detail PR belum dibuat menjadi PO seluruhnya.
•
On purchasing process : status untuk PR yang sudah diubah menjadi PO tetapi barang belum diterima.
•
Closed : PR sudah ditutup karena barang sudah diterima di gudang.
Gambar 47 Hasil pengubahan status dan highlight pada Analisis Volume Material dan Perlengkapan
Jika PR yang dibuat berdasarkan pada Daftar Volume Material, maka status dalam analisis Volume Material akan terupdate menjadi “requested”
Gambar 48 Tampilan Awal Form PO Baru / Penentuan Material dan Perlengkapan
Form ini dapat diakses oleh Bagian Pembelian. Bagian pembelian sebagai user memilih kode Permintaan pembelian (PR) yang telah dibuat sebelumnya yang masih berstatus open dan sudah diotorisasi sehingga informasi data permintaan pembelian dan detail permintaan pembelian dapat tampil dalam form. Tabel detail PR tidak akan menampilkan data barang yang sudah dibuat menjadi PO. Untuk menentukan kode PR yang dipilih, user dapat menekan combobox kode PR sehingga data keterangan PR dan detail PR dapat tampil. Jika di dalam PR terdapat barang yang belum diinput harganya oleh satu vendor, maka PR tidak dapat diproses menjadi PO.
Gambar 49 Validasi Harga Vendor
Gambar 50 Form Order pembelian Baru Sistem juga akan menampilkan daftar harga yang ditawarkan oleh Vendor berdasarkan pada barang yang dipilih. User kemudian dapat menentukan barang dan harga vendor dengan meneka button “>” atau button “select lowest” untuk secara otomatis memilih vendor yang menawarkan harga terendah. Jika barang sudah dipilih maka data detail PR akan diberi highlight berwarna merah sehingga tidak dapat dimasukkan lagi ke daftar pesanan secara berulang.
Gambar 51 Keterangan PO ditujukan pada Vendor yang dipilih Jika user selesai menentukan barang dan menentukan vendor berdasarkan permintaan pembelian, maka user dapat memilih vendor yang akan dibuat order pembelian. Setelah memilih vendor user kemudian dapat menekan button “order” untuk memesan dan menuju ke Form Order pembelian. Untuk membatalkan pembuatan order pembelian user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 52 Form Daftar Order pembelian
Setelah user menekan button “order” dari Form penentuan material, maka sistem akan menampilkan data Form PO yang telah berisi data detail barang yang sudah ditentukan melalui Form Penentuan Material dan Perlengkapan di atas. Form ini akan ditampilkan dengan data informasi vendor dan detail order pembelian sesuai dengan yang telah ditentukan. Jika user ingin mencari data PO yang pernah diinput dengan mudah, user dapat menekan button “search” dan memilih jenis filter pencarian. Sistem kemudian dapat menampilkan hasil pencarian pada Tabel daftar PO dan user dapat menekan baris data PO untuk menampilkan informasi lebih detail pada PO tersebut. Jika user ingin membuat data PO baru maka user dapat menekan button “insert” sehingga tampilan daftar PO akan ditutup dan diganti dengan Form Order Pembelian Baru. Setelah user menentukan PR yang mau diproses menjadi PO maka user harus menentukan jenis PO yang dipilih. Terdapat dua jenis macam PO, yaitu PO1 untuk order pembelian secara kredit dan PO2 untuk order pembelian dengan uang muka. Setelah menentuka jenis PO, user dapat menentukan apakah barang yang dibeli tidak kena pajak (vendor tidak tercatat sebagai PKP), sudah termasuk pajak, atau kena pajak namun harga yang tercantum belum termasuk pajak.
Gambar 53 Keterangan Sukses menyimpan Data PO
Jika user telah selesai menginput informasi dan ingin menyimpan data baru yang berasal dari Form Order pembelian baru tersebut maka user dapat menekan button “save”. Jika user ingin membatalkan order pembelian maka user dapat menekan button “cancel”. Manager Umum dapat mengakses PO untuk melakukan otorisasi atas PO tersebut. Otorisasi dilakukan dengan cara menchecklist (√) pada checkbox otorisasi Manager Umum dan kemudian menekan button “save” untuk menyimpan otorisasi. Sistem telah menentukan status untuk setiap data PO, yang diantaranya adalah sebagai berikut. •
Open : berlaku bagi PO yang baru dihasilkan.
•
Received : berlaku bagi PO yang sudah menerima barang namun belum dilakukan pembayaran (untuk PO jenis 1).
•
Paid 1 : berlaku bagi PO yang sudah melakukan pembayaran uang muka pertama, namun belum menerima barang (untuk PO jenis 2).
•
Paid 2 : berlaku bagi PO yang sudah melakukan pembayaran uang muka pelunasan, namun belum menerima barang (untuk PO jenis 2).
•
Closed : berlaku bagi PO yang sudah menerima barang dan sudah dilakukan pembayaran.
Gambar 54 Perubahan Analisis Volume Material dan Perlengkapan
Karena PO yang dibuat adalah PO yang berdasarkan pada DVM, maka status barang dalam analisis Volume Material dan Perlengkapan yang telah dibuat menjadi PO terupdate menjadi “on purchasing process”.
Gambar 55 Form Penerimaan Barang
Form Penerimaan Barang (GR) digunakan oleh Bagian Gudang ketika Barang yang dipesan telah sampai di gudang. User dapat mencari data GR secara lebih mudah dengan cara menggunakan button “search” dan dengan bantuan filter dasar pencarian data. Untuk menambah data, bagian gudang sebagai user dapat menekan button “insert” sehingga seluruh textbox informasi penerimaan barang dapat diakses. GR berdasarkan Order pembelian (PO) sehingga setelah user memilih order pembelian, kode GR baru dapat ditampilkan oleh sistem. Kode PO yang dapat dipilih adalah jenis PO1 (PO kredit) yang memiliki status open atau PO2 (PO uang muka) yang memiliki status paid 2.
Gambar 56 Keterangan Sukses Menyimpan data GR
Setelah seluruh informasi GR diisi, maka user memilih button “save” untuk menyimpan data penerimaan barang baru dan sistem dapat melakukan validasi data penyimpanan. Jika ingin membatalkan penambahan data user dapat menekan button “cancel”. Bagian pembelian dapat mengakses Form GR ini untuk mengotorisasi GR. otorisasi dilakukan dengan cara melakukan checklist (√) pada checklist box otorisasi Bagian Pembelian dan kemudian menekan button “save” untuk menyimpan otorisasi. Ketika GR diotorisasi oleh bagian Pembelian, maka program secara otomatis akan menghitung perubahan harga pokok barang yang diterima. Perhitungan tersebut dilakukan dengan metode moving average.
Figure 1 Perubahan Form Analisis Volume Material dan Perlengkapan
Setelah barang diterima dan diotorisasi, terjadi perubahan jumlah stok dan status dalam analisis DVM menjadi stocked.
Gambar 57 Form Penerimaan Faktur Form Penerimaan Faktur adalah form yang dapat diakses oleh Bagian Keuangan. Form ini digunakan ketika Perusahaan telah menerima Faktur Pembelian (FP) dari Vendor. Untuk mencari data FP yang telah diinput, user dapat menekan button “search” berdasarkan pada filter yang dipilih dan textbox pencarian yang diisi. Setelah menemukan data yang dicari, user dapat memilih baris data FP tersebut sehingga tampilan data FP dan Detail FP dapat terlihat. Untuk menambah data FP user dapat menekan button “insert” sehingga seluruh textboxt informasi faktur kosong dan data penerimaan Faktur dapat diisi. Ketika menentukan Order pembelian sebagai dasar Penerimaan Faktur maka Kode FP dapat ditampilkan oleh sistem.
Gambar 58 Keterangan Sukses Menyimpan Data FP Setelah user mengisi seluruh data Faktur dan detail Faktur maka user dapat menekan button “save” untuk menyimpan data atau menekan button “cancel” untuk membatalkan pencatatan faktur. Sistem telah menentukan status untuk setiap data FP, yang diantaranya adalah sebagai berikut. 1. Open : status untuk FP yang baru dibuat dan belum dibayar.
2. Billed : status untuk FP yang sudah ditagih. 3. Closed : satus untuk FP yang sudah dibayar.
Gambar 59 Form Memo Debit Form Memo Debit dapat diakses oleh Bagian Pembelian. Bagian pembelian sebagai user menggunakan Form Memo Debit ketika terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai dengan order pembelian. User dapat mencari data memo debit secara lebih mudah dengan cara menggunakan button “search” dan dengan bantuan filter dasar pencarian data. Jika ingin menambah data Memo Debit user dapat menekan button “insert” kemudian mengisi informasi data memo debit.
Gambar 60 Tampilan Add Barang
User menggunakan button “add barang” untuk menambah data barang dalam Order pembelian yang rusak atau tidak sesuai. User dapat menggunakan button “remove barang” untuk menghapus baris kesalahan input yang terjadi.
Gambar 61 Konfirmasi Data Memo Debit berhasil disimpan Setelah menginput seluruh informasi maka user dapat menekan button “save” untuk menyimpan memo debit atau menekan button “cancel” untuk membatalkan memo debit. Ketika penyimpanan dilakukan, maka terjadi update pada data Penerimaan Faktur (FP) yaitu membuat penerimaan atau faktur negatif pada detail GR dan FP. Stok barang dalam Master barang juga akan berkurang. Dengan dibuatnya Memo Debit maka Harga pokok barang tersebut juga mengalami perubahan nilai, Tagihan juga akan terupdate sesuai dengan FP yang diupdate secara otomatis.
Gambar 4. 2 User Interface Perubahan Form Penerimaan Faktur sebagai Akibat Memo Debit
Dengan terjadinya memo debit, maka data dalam Penerimaan Faktur akan ditambahkan dengan informasi memo debit, yaitu dengan membuat tambahan detail faktur yang negatif dan jumlah perhitungan total faktur yang berkurang.
Gambar 62 Perubahan Analisis Volume Material dan Perlengkapan sebagai akibat terjadinya Memo Debit Dengan terjadinya memo debit, maka analisis Volume Material dan Perlengkapan akan mengalami perubahan berdasarkan perhitungan yang baru.
Gambar 63 Form Penerimaan Tagihan
Form Penerimaan Tagihan (TG) ini dapat digunakan oleh Bagian Keuangan. Form ini dibuat ketika PT. Tripola Interindo telah menerima Tagihan atas beberapa faktur yang belum dibayar kepada vendor. Bagian Keuangan sebagai user dapat mencari data TG secara lebih mudah dengan cara menggunakan button “search” dan dengan bantuan filter dasar pencarian data. Setelah pencarian dilakukan user dapat melihat informasi TG lebih jelas dengan menekan baris hasil pencarian. Jika user ingin menambah data, maka user dapat menekan button “insert” sehingga textbox informasi tagihan dikosongkan dan dapat diisi dengan data yang baru.
Gambar 64 Form Tampilan "Select Vendor" User dapat menekan button “select Vendor” untuk menentukan Vendor mana yang telah melakukan tagihan sehingga seluruh data vendor yang dipilih akan ditampilkan dalam data Tanda Terima Tagihan.
Gambar 65 Form Tampialn "Select FP" User dapat menekan button “Select FP” untuk menambah data FP pada tagihan, atau menekan button “Remove FP” untuk menghapus data detail tagihan ketika terjadi kesalahan input.
Gambar 66 Konfirmasi Tanda Terima Tagihan sukses diinput Setelah menyelesaikan input informasi FP, vendor, dan tanggal jatuh tempo, maka user dapat menekan button “save” untuk menyimpan dan validasi data oleh sistem. Jika user ingin membatalkan penyimpanan maka user dapat menekan button “cancel”. Form Tagihan memiliki status di setiap datanya yang ditentukan oleh sistem, diantara adalah sebagai berikut : •
Open : Tagihan belum dibayar.
•
Closed : Tagihan sudah dibayar.
Gambar 67 Form Umur Utang Umur Utang adalah Form yang dapat diakses oleh Bagian Keuangan. Form ini digunakan Bagian Keuangan untuk melihat informasi berapa hari lagi tagihan yang diterima akan jatuh tempo. Bagian Keuangan sebagai user dapat menggunakan button “search” untuk mencari umur utang usaha berdasarkan pada filter pencarian datanya.
Form Umur Utang menampilkan status untuk setiap data tagihan. Diantarnya adalah sebagai berikut : •
Not yet due : menandakan tagihan belum jatuh tempo.
•
Mature : menandakan tagihan sudah jatuh tempo.
•
Overdue : menandakan tagihan sudah lewat dari jatuh tempo.
Dengan menampilkan status dalam Form umur utang, user dapat menerima informasi dengan lebih mudah mengenai utang yang belum jatuh tempo, telah jatuh tempo, dan sudah jatuh tempo. Informasi status tersebut dapat membantu bagian keuangan dan manager umum membuat keputusan mengenai apa yang harus dilakukan perusahaan terhadap utang tersebut.
Gambar 68 Notifikasi Pembayaran Tagihan
Jika tagihan akan mencapai lima hari sebelum tanggal jatuh tempo, maka sistem akan menampilkan notifikasi berupa dialogbox mengenai tagihan yang akan jatuh tempo di dalam Form Utama. Notifikasi tersebut akan ada setelah bagian keuangan sebagai user telah melakukan login. User dapat menekan button “OK” agar sistem dapat langsung menampilkan Form Slip Pembayaran atau menekan button “cancel” untuk mengabaikan notifikasi pembayaran tersebut.
Gambar 69 Form Slip Pembayaran
Form Slip Pembayaran dapat digunakan oleh Bagian Keuangan ketika Manager umum sudah melakukan pembayaran. Slip Pembayaran menampilkan data pembayaran atas tagihan, uang muka, atau faktur pembelian. Bagian Keuangan sebagai user dapat menekan button “search” untuk melakukan pencarian data SP yang sudah diinput dengan filter pencarian yang sudah diisi dan kemudian menampilkan informasi SP yang dicari tersebut dengan menekan baris SP yang dipilih. User dapat menekan button “insert” untuk menambah data pembayaran. Kode transaksi yang dapat dipilih untuk dilakukan antara lain adalah kode PO2 (Order Pembelian untuk pembayaran uang muka) berstatus open atau paid 2, FP (Faktur Pembelian untuk pembayaran langsung)berstatus open (untuk pembayaran langsung), atau TG (Tagihan) yang berstatus open. Jika sebelum transaksi pembayaran telah terjadi retur maka informasi retur telah ditambahkan dalam Faktur Pembayaran (FP) sehingga ketika pembayaran dilakukan akan terjadi pengurangan harga pembayaran secara otomatis.
Gambar 70 Perubahan label referensi rekening dan textboxt tanggal jatuh tempo yang dapat diakses untuk giro
Gambar 71 Perubahan label referensi rekening dan textboxt tanggal jatuh tempo yang dapat diakses untuk jenis transfer & cek
Jika jenis pembayaran yang dipilih adalah dengan menggunakan giro, maka user dapat mengakses tanggal jatuh tempo sehingga tanggal jatuh tempo dapat berbeda dengan tanggal Slip Pembayaran.
Gambar 72 Validasi untuk kode transaksi yang belum dipilih jika sudah menekan button Save
Gambar 73 Validasi untuk nomor referensi pembayaran yang belum dipilih jika sudah menekan button save
Gambar 74 Validasi sukses untuk Data Slip Pembayaran yang berhasil diinput
Setelah selesai menginput informasi data pembayaran, maka user dapat menekan button “save” untuk menyimpan data dan melakukan validasi penyimpanan data. Jika user ingin membatalkan pencatatan pembayaran maka user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 4. 3 User Interface Surat Jalan Pengambilan Barang
Form Surat Jalan Pengambilan Barang dapat diakses oleh Bagian Pembelian ketika barang yang dipesan perlu diambil di tempat tertentu sehingga membutuhkan surat jalan. User dapat mencari data Surat jalan Pengambilan barang secara lebih mudah dengan cara menggunakan button “search” dan dengan bantuan filter dasar pencarian data. Ketika Bagian Pembelian ingin membuat surat jalan maka bagian pembelian sebagai user dapat meneka button “insert” untuk membuat data surat Jalan Pengambilan barang baru. Data Surat jalan pengambilan dibuat berdasarkan pada data Order pembelian (PO) jenis PO2 yaitu PO jenis uang muka. Setelah menentukan order pembelian maka sistem akan menampilkan kode surat jalan pengambilan barang.
Gambar 75 Validasi Sukses untuk Surat Jalan Pengambilan yang berhasil disimpan
Setelah menginput semua data surat jalan dan detail surat jalan maka User dapat menekan button “save” untuk menyimpan surat jalan. Jika ingin membatalkan penyimpanan data maka user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 76 Form Stock Opname
Stock Opname dapat diakses oleh Bagian Gudang. Form ini digunakan setiap akhir bulan untuk mencatat perhitungan manual jumlah stok barang yang ada di gudang. Untuk menambah data bagian gudang sebagai user dapat menekan button “tambah” sehingga tabel stock opname barang dapat diakses. Jika user ingin mempermudah pencarian data maka user dapat menggunakan button “search”.
Gambar 77 Validasi Stock Opname yang telah berhasil diinput dan stok barang yang berhasil di update
Ketika sudah menginput seluruh data stock opname maka user dapat menekan button “save” untuk menyimpan data sehinggga sistem dalam melakukan pengecekan apakah kolom perhitungan manual telah diisi seluruhnya. Untuk membatalkan stock opname, user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 78 Form Laporan Permintaan Pembelian
Form Laporan Permintaan Pembelian digunakan untuk menghasilkan Laporan Permintaan Pembelian Material dan Perlengkapan setiap bulan. Bagian Gudang dapat menentukan periode awal laporan, periode akhir laporan dan jenis kelompok laporan, apakah laporan yang dibuat berdasarkan tanggal permintaan atau berdasarkan kelompok barang yang diminta. Jika sudah menentukan tanggal dan jenis laporan, maka user dapat menekan button “view” untuk melihat tampilan laporan atau menekan button “cancel” untuk membatalkan membuat laporan.
Gambar 79 Validasi Tanggal Awal Laporan dan Akhir Laporan
Gambar 80 Contoh Hasil Laporan Permintaan Pembelian berdasarkan Tanggal Permintaan
Gambar diatas merupakan hasil dari tampilan Form Laporan Permintaan pembelian berdasarkan pada Tanggal Permintaan. Laporan ini dibuat untuk mengetahui permintaan pembelian apa saja yang telah dibuat oleh Bagian Gudang.
Gambar 81 Contoh Hasil Laporan Permintaan Pembelian berdasarkan Barang
Gambar diatas merupakan hasil dari tampilan Form Laporan Permintaan pembelian berdasarkan pada jenis barang. Laporan ini dibuat untuk mengetahui secara spesifik barang apa saja yang telah permintaan pembelian oleh Bagian Gudang pada periode laporan yang telah ditentukan.
Gambar 82 Form Laporan Order pembelian
Form Laporan Order pembelian digunakan untuk menghasilkan Laporan Order pembelian Material dan Perlengkapan setiap bulan. Bagian Pembelian dapat menentukan periode awal laporan, periode akhir laporan dan jenis kelompok laporan, apakah laporan yang dibuat berdasarkan tanggal permintaan, kelompok barang, atau berdasarkan vendor. Jika sudah menentukan tanggal dan jenis laporan, maka user dapat menekan button “view” untuk melihat tampilan laporan atau menekan button “cancel” untuk membatalkan membuat laporan.
Gambar 83 Validasi Tanggal Awal Laporan dan Akhir Laporan
Gambar 84 Hasil Laporan Order pembelian berdasarkan Tanggal Pemesanan
Laporan Order pembelian di atas merupakan contoh hasil dari button “view” Form Laporan Order pembelian sesuai dengan periode dan jenis laporan berdasarkan Tanggal pemesanan. Laporan ini dibuat untuk mengetahui order pembelian yang
telah dilakukan selama periode yang ditentukan dan untuk mengetahui besarnya jumlah order pembelian yang telah dilakukan dalam periode tersebut.
Gambar 85 Hasil Laporan Order pembelian berdasarkan Kode Barang
Laporan Order pembelian di atas merupakan hasil dari button “view” Form Laporan Order pembelian sesuai dengan periode dan jenis yang ditentukan adalah laporan berdasarkan barang pemesanan. Laporan ini dibuat untuk mengetahui barang apa saja yang telah dipesan dan juga dapat melihat perbandingan harga barang yang dilakukan pemesanan di berbagai vendor.
Gambar 86 Hasil Laporan Order pembelian Kelompok berdasarkan Vendor
Laporan di atas merupakan hasil dari pembuatan Laporan Order pembelian berdasarkan pada Vendor. Laporan ini dibuat dengan tujuan agar Manager Umum dapat melihat potensi vendor yang dipilih untuk dilakukan pembelian barang pada periode laporan yang dipilih.
Gambar 87 Form Laporan Memo Debit Form Laporan Memo Debit digunakan untuk menghasilkan Laporan Pengembalian Material dan Perlengkapan yang pernah di lakukan dalam bulan yang ditentukan. Bagian Pembelian dapat menentukan periode awal laporan dan periode akhir laporan. Jika sudah menentukan tanggal, maka bagian pembelian sebagai user dapat menekan button “view” untuk melihat tampilan laporan atau menekan button “cancel” untuk membatalkan membuat laporan.
Gambar 88 Validasi Periode Laporan
Gambar 89 Hasil Laporan Memo Debit Laporan di atas merupakan hasil dari pembuatan Laporan Memo Debit. Laporan ini dibuat dengan tujuan agar Manager Umum dapat mengetahui barang apa saja dan jumlah barang yang diretur ke vendor dalam periode waktu tertentu.
Gambar 90 Form Laporan Penerimaan Barang
Form Laporan Penerimaan Barang dapat dibuka oleh Bagian Gudang. Dalam tampilan form Bagian gudang sebagai user dapat menentukan periode awal dan periode akhir laporan yang ingin dihasilkan. Jika user sudah menentukan periode maka user dapat menekan button “view” agar sistem dapat memperlihatkan hasil laporan. Namun apabila user ingin membatalkan pembuatan laporan maka user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 91 Hasil Laporan Penerimaan Barang
Berikut adalah hasil dari tampilan laporan Penerimaan Barang. Laporan ini bertujuan untuk menampilkan berapa banyak jumlah stok di gudang yang sudah diterima di periode tersebut.
Gambar 92 Form Laporan Pengeluaran Barang
Form Laporan Pengeluaran Barang dapat dibuka oleh Bagian Gudang. Dalam tampilan form Bagian gudang sebagai user dapat menentukan periode awal dan periode akhir laporan yang ingin dihasilkan. Jika user sudah menentukan periode maka user dapat menekan button “view” agar sistem dapat memperlihatkan hasil laporan. Namun apabila user ingin membatalkan pembuatan laporan maka user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 93 Validasi Tanggal Laporan
Gambar 94 Hasil Laporan Pengerluaran Barang
Berikut adalah hasil dari tampilan laporan Pengeluaran Barang. Laporan ini bertujuan untuk menampilkan berapa banyak jumlah stok di gudang yang sudah dikeluarkan di periode tersebut.
Gambar 95 Hasil Laporan Utang Dagang Berikut adalah hasil dari laporan utang dagang perusahaan ketika user (Bagian Keuangan) menekan menustrip Laporan – Keuangan – Laporan Utang Dagang. Dengan menekan menustrip laporan tersebut, sistem akan menampilkan data laporan utang dagang per tanggal pembuatan laporan. Laporan utang dagang menampilkan jumlah utang perusahaan yang belum dibayarkan serta umur dari utang usaha tersebut. Laporan ini juga menampilkan status utang yang ada pada tiap kode tagihan, apakah belum jatuh tempo (), telah jatuh tempo (), atau telah lewat jatuh tempo sehingga dapat membantu manager umum sebagai pembaca laporan membuat keputusan terhadap tagihan – tagihan tersebut.
Gambar 96 Form Laporan Pembayaran
Form Laporan Pembayaran digunakan untuk menghasilkan Laporan Pembayaran tagihan, uang muka, dan pembayaran langsung di periode yang ditentukan. Bagian Keuangan dapat menentukan periode awal laporan dan periode akhir laporan. Jika sudah menentukan tanggal laporan, maka bagian keuangan dapat menekan button “view” untuk melihat tampilan laporan atau menekan button “cancel” untuk membatalkan membuat laporan.
Gambar 97 Validasi Periode Laporan
Gambar 98 Hasil Laporan Pembayaran
Laporan Pembayaran merupakan hasil dari Form Laporan Pembayaran. Laporan ini menggambarkan transaksi pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan dengan berbagai jenis metode pembayaran yang dipilih. Laporan ini bertujuan agar perusahan dapat mengetahui jumlah pembayaran yang telah dilakukan dalam periode yang ditentukan tersebut.
Gambar 99 Form Arus Biaya Persediaan
Form Laporan arus biaya persediaan merupakan laporan yang dapat diakses oleh Bagian Keuangan. Di dalam Form ini bagian keuangan sebagai user dapat menentukan periode awal dan akhir laporan. Button “view” dapat ditekan oleh user untuk memperlihatkan hasil laporan Arus Biaya Persediaan dalam periode yang ditentukan. Button “cancel” dapat digunakan untuk membatalkan pembuatan laporan.
Gambar 100 Validasi Periode Laporan
Gambar 101 Hasil Laporan Arus Biaya Persediaan
Berikut adalah contoh hasil tampilan dari Laporan Arus Biaya Persediaan. Laporan ini menghasilkan informasi harga biaya barang per unit setiap kali terjadi transaksi pembelian, retur, atau pengeluaran barang sehingga Manager Umum dapat melihat harga biaya per unit hingga jumlah saldo persediaan akhir perusahaan setiap bulannya.
Gambar 102 Form Laporan Stock Opname
Form Laporan Stock Opname dapat diakses oleh Bagian Gudang. Laporan Stock Opname digunakan untuk menghasilkan laporan hasil dari stock opname yang sudah dilakukan. Bagian gudang sebagai user dapat menentukan kode stock opname kemudian menekan button “view” untuk menampilkan laporan Stock opname. Jika user ingin membatalkan pembuatan laporan maka user dapat menekan button “cancel”.
Gambar 103 Hasil Laporan Stock Opname
Laporan Stock Opname merupakan hasil dari tampilan Form Stock opname. Laporan stock opname memperlihatkan identifikasi barang dengan menampilkan jumlah stok barang yang tercatat serta jumlah stok barang yang dihitung oleh Bagian gudang.
Kemudian laporan juga menampilkan hasil selisih antara jumlah yang dicatat oleh sistem dan jumlah yang dihitung secara fisik serta jumlah stok akhir barang yang sudah disesuaikan dengan adanya perbedaan selisih. Jika terdapat selisih perbedaan antara jumlah tercatat dan jumlah fisik, maka jumlah stok barang akan diupdate menjadi jumlah stok fisik sebenarnya dan jurnal penyesuaian akan terbentuk.
Gambar 104 Form Laporan Jurnal
Form Laporan Jurnal dapat digunakan oleh Bagian Keuangan untuk menampilkan Laporan Jurnal perusahaan dalam periode tertentu. Untuk menampilkan laporan, bagian keuangan sebagai user perlu menentukan periode awal dan akhir laporan. Setelah itu user dapat menekan button “view” untuk menampilkan hasil laporan jurnal atau menekan button “cancel” untuk membatalkan pembuatan laporan jurnal.
Gambar 105 Validasi Periode Laporan
Gambar 106 Hasil Laporan Jurnal
Berikut adalah contoh hasil dari Laporan Jurnal. Laporan jurnal dibuat dengan tujuan agar perusahaan dapat melihat transaksi ekonomi apa saja yang telah terjadi di dalam periode waktu yang telah ditentukan.
Gambar 107 Menustrip Logout
Setelah User telah selesai melakukan operasi bisnis pembelian dan penyimpanan data, maka user dapat melakukan logout untuk keluar dari hak akses.
Gambar 108 Konfirmasi Hak Akses yang ditutup
