PROSEDUR AUDIT DALAM PK.UiTM.APB.(P).04

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

AUDIT DALAM

PK. UiTM. APB.(P).03

NO. RUJUKAN

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 1/9

PROSEDUR AUDIT DALAM PK.UiTM .APB.(P).04

Disediakan oleh

Disemak oleh

Tandatangan

…………………….

…………………………

Nama

Teh Hong Siok

Jawatan

Pensyarah

Tarikh

20 Mei 2009

Bosirah Daud Pen. Pendaftar Kanan (Pentadbiran) 20 Mei 2009

Diluluskan oleh …………………………….. Prof. Dr Hajibah Haji Osman Dekan 20 Mei 2009



AUDIT DALAM


NO. RUJUKAN

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 2/9

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan .

HALAMAN DIPINDA Tarikh

No.

No.

Muka

Keluaran/

Para

Surat

Ringkasan Pindaan

Pindaan 1/06/06

01/100

5.(i)

6

Lantik pensyarah kelas sebagai mentor bagi pelajar berkenaan dan pastikan sesi kaunseling akademik dan kosultasi pelajaran diadakan (Lampiran 2)

1/06/06

01/00

5. (ii)

6

1/06/06

01/00

5 (ii)

6

1/06/06

01/100

5.(iv)

7

Beri ujian khas/ tambahan (jika Perlu) Wujudkan kelas remedial (jika Perlu) Adakan bengkel kemahiran pembelajaran bagi pelajar terlibat. (cadangan untuk BHEP)

Diluluskan



AUDIT DALAM

BIL.

ISI KANDUNGAN


NO. RUJUKAN

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 3/9 MUKASURAT

Muka Hadapan

1

Rekod Pindaan Dokumen Terkawal

2

Isi Kandungan

3

1.0 Objektif

4

2.0 Skop

4

3.0 Dokumen Rujukan

4

4.0 Definisi

5

5.0 Singkatan

6

6.0 Tanggungjawab dan Tindakan

7

7.0 Rekod Kualiti

10

8.0 Lampiran

10



1.0

AUDIT DALAM


NO. RUJUKAN

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 4/9

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi dikesan, diasing dan diperbaiki di sepanjang perlaksanaan, pemantauan serta penambahbaikan SistemPengurusan Kualiti APB.

2.0

SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh MEP APB yang dipertanggungjawab untuk bertindak bagi mengesan prodek yang tidak memenuhi spesifikasi sehingga produk itu dapat diasingkan daripada penggunaanya dan tindakan pembetulan yang sewajarnya dapat diambil.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN 3.1

MK.UiTM.APB.01 BIL. NO. RUJUKAN 3.1.1 Seksyen 8.2.3 Seksyen 8.2.4 Seksyen 8.3

3.2

MANUAL KUALITI JENIS Pemantauan dan Pengukuran Proses Pemantauan dan Pengukuran Produk Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

Dokumen Sokongan

BIL. NO. RUJUKAN 3.2.1 DS. UiTM.APB.37 3.2.3 DS. UiTM.APB.22

JENIS Manual Sistem Pengurusan Markah APB Garis Panduan Penyediaan Kertas Soalan



4.0

AUDIT DALAM


NO. RUJUKAN

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 5/9

DEFINISI 4.1

Produk Terdiri daripada tiga kategori iaitu peperiksaan. 4.1.1

pelajar,

bahan pengajaran dan

Pelajar Pelajar yang berdaftar bagi sesuatu semester.

4.1.2

Bahan Pengajaran Bahan yang digunakan oleh pensyarah untuk mengendalikan aktiviti pembelajaran dan pengajaran

4.1.3

Peperiksaan Proses penghasilan mekanisme pengukuran dan penilian tahap pencapaian pelajar bagi sesuatu kursus yang diikuti



5.0

AUDIT DALAM


NO. RUJUKAN

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 6/9

SINGKATAN BIL.

SINGKATAN

MAKSUD SINGKATAN

5.1

UiTM

Universiti Teknologi MARA

5.2

APB

Akademi Pengajian Bahasa

5.3

D

Dekan

5.4

TDBI

Timbalan Dekan Bahasa Inggeris

5.5

TDBAE

Timbalan Dekan Bahasa Asia dan Eropah

5.6

KBI(A)

Koordinator Jabatan Bahasa Inggeris (Akademik)

5.7

KBAE(A)

Koordinator Jabatan Bahasa Asia dan Eropah (Akademik)

5.8

KBI(P)

Koordinator Jabatan Bahasa Inggeris (Pengurusan)

5.9

KBAE(P)

Koordinator Jabatan Bahasa Asia dan Eropah (Pengurusan)

5.10

KPM

Koordinator Jabatan Pengajian Melayu

5.11

PS

Pensyarah Sumber

5.12

P

Pensyarah

5.13

PE

Pegawai Eksekutif (Akademik)

5.14

MEP

Mesyuarat Eksekutif Pengurusan

5.15

SsPMAPB

Sistem Pengurusan Markah Akademi Pengajian Bahasa

5.16

FK

Fail Kursus



6.0

AUDIT DALAM

KSA

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 7/9

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TDBI


NO. RUJUKAN

TINDAKAN 1.

Lantik WP dan KSA.

2.

Bincang dengan WP dan KSA untuk melaksanakan Audit Dalam.

3.

Pastikan perancangan Audit Dalam dijalankan mengikut jadual pelaksanaan yang telah dipersetujui.

4.

Bincang dengan KSA untuk penjadualan audit.

5.

Menentukan auditee bagi setiap proses yang akan diauditkan.

6.

Sediakan Jadual Perancangan Audit Tahunan (Lampiran 1) pada awal tahun dan beri satu salinan kepada Pengurusan, PAD, WP dan pihak Lloyd’s. A: Sebelum Hari Pengauditan

7.

Rancang dan sediakan bidang tugas PAD dan memo panggilan audit dalam.

8.

Sediakan Pelan Audit Dalam dan skop pengauditan (Lampiran 2).

9.

Kemukakan Pelan Audit Dalam kepada Dekan atau WP untuk mendapatkan kelulusan.

10.

Jika tidak diluluskan, bincang dengan Dekan atau WP dan buat pindaan yang sewajarnya.

11.

Maklumkan dan serah satu salinan Pelan Audit Dalam dan skop pengauditan melalui memo (Lampiran 3) kepada PAD, WP, D, PP dan KUPK sekurang-kurangnya 14hari sebelum tarikh audit dijalankan.

12.

Buat persiapan untuk melaksanakan pengauditan dengan: i. ii. iii.

13.

Memahami proses pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti APB LPHA terdahulu Dokumen-dokumen yang berkaitan

Sediakan template Senarai Semak, Borang LKP, alat tulis dan



AUDIT DALAM


NO. RUJUKAN

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 8/9

sebagainya. Arahkan PAD sediakan SSA. (Lampiran 4) A. Pada Hari Pengauditan 14.

Tentukan PAD membuat persediaan sewajarnya.

15.

Adakan Mesyuarat Pembukaan dengan Pihak Pengurusan dan Auditee.

16.

Rekodkan kedatangan semua yang hadir.

17.

Selia PAD menyemak tahap keberkesanan dan tahap kawalan Sistem Pengurusan Kualiti APB serta rekod-rekod yang berkaitan.

18.

Kumpulkan bukti objektif secara bertulis melalui proses temuduga, pemeriksaan dokumen dan rekod secara terpilih, pengamatan tapak serta mengesan sebarang kepincangan ke atas pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti APB.

19.

Catatkan butir-butir penemuan audit dengan menggunakan Borang LKP dan kenalpasti cadangan penambahbaikan dan tindakan pembetulan yang sewajarnya untuk Auditee.

20.

Maklumkan tarikh mesyuarat penutup samada dijalankan pada hari yang sama atau pada hari lain.

21.

Jalankan mesyuarat penutup dengan a) pastikan kehadiran semua ahli pengurusan b) membentangkan ketidakpatuhan

LPHA

termasuk

sebarang

c) berbincang dengan auditee mengenai sebarang cadangan pembetulan dan penambahbaikan SPK APB d) pastikan auditee menandatangani borang LKP e) tetapkan tarikh yang dipersetujui oleh auditee untuk menyelesaikan tindakan pembetulan dan audit susulan f)

tetapkan tarikh serahan LPHA kepada pengurusan



AUDIT DALAM


NO. RUJUKAN

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 9/9

B. Selepas Pengauditan 22.

Tulis LPHA akhir.( Lampiran 6)

23.

Sediakan LKP mengikut format laporan yang disediakan

24.

Kumpul dan Pengurusan.

25.

Rekod dan failkan ke dalam Fail Audit Dalam II.

Auditee

26.

Buat pembetulan atau penambahbaikan seperti mana yang telah dipersetujui dengan PAD.

AUDITOR/PAD

27.

Sediakan SSA. Laksanakan AS pada tarikh dipersetujui.

28.

Catat/rekod penemuan hasil audit.

29.

Bincang dengan KSA penemuan dan ketidakpatuhan. Bentang HPA.

30.

Kemaskini Borang LKP dan serahkan kepada KSA beserta LPHA.

31.

Semak LKP dan buat rumusan mengenai tahap keberkesanan dan tindakan pembetulan yang telah dibuat oleh Auditee.

KSA

32.

33.

serahkan

LKP&

LPHA

kepada

Kumpulan

Bincang/Kaji semula dengan PAD untuk tindakan pembetulan, jika tidak berkesan, bincang semula dan serahkan kepada Auditee untuk diadakan pembetulan berdasarkan kepada cadangan baru. Selenggara Log Laporan Audit (Lampiran 7).



WP

KSA

AUDIT DALAM


NO. RUJUKAN

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 10/9

34.

Semak dan kaji LPHA.

35.

Pastikan tindakan pembetulan telah dilaksanakan oleh Auditee secara berkesan.

36.

Bentangkan LPHA (Lampiran 5) dalam MKSP.

37.

Memaklumkan kepada MKSP mengenai tahap keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil.

38.

Jika terdapat cadangan untuk menambahbaik pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti APB daripada MKSP proses berikut hendaklan dipatuhi:a. Prosedur Kawalan Dokumen Kualiti (PK.UiTM APB.(P).01 b. Prosedur Tindakan Pembetulan (PK.UiTM.APB.(P).05 c. Prosedur Tindakan Pencegahan (PK.UiTM.APB.(P).06.

39.

Menilai prestasi PAD dan cadangkan keperluan latihan yang sewajarnya, jika perlu, mengikut Prosedur Pengurusan Latihan (PK.UiTM.APB.(P).08.

7.0

REKOD KUALITI

BIL

JENIS REKOD

RUJUKAN

7.1

Memo / Surat Makluman Keperluan Audit Dalam (Jadual Audit) Surat Pelantikan PAD

Fail Pengurusan Kualiti (Am) 600-APB.(PT.12/1)

Pejabat Pentadbiran

Fail Audit Dalam I (Surat Menyurat dan Perlantikan) 600-APB(PT.12/7/3) Fail Audit Dalam II (Kertas Kerja Audit/Analisa Penemuan Audit/ Laporan Audit)

Pejabat Pentadbiran

5-7 Tahun

Pejabat Pentadbiran

5-7 Tahun

7.4

7.2

Senarai Semak Audit

7.3

Kertas Kerja Audit

LOKASI

TEMPOH SIMPANAN 5-7 Tahun



AUDIT DALAM


NO. RUJUKAN

:

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/06

MUKA SURAT

: 11/9

7.4

Laporan Audit Dalam dan Laporan Audit Luar

600-APB(PT.12/7/4)

7.5

Pensijilan

Fail Audit Dalam III (Pensijilan) 600-APB(PT.12/7/5)

Pejabat Pentadbiran

5-7 Tahun

7.6

Analisis Data

Fail Analisis Data (PDCA) 600-APB(PT.12/7/8)

Pejabat Pentadbiran

5-7 Tahun

8.0

LAMPIRAN 8.1

Jadual Perancangan Audit Tahunan

Lampiran 1

8.2

Pelan Audit

Lampiran 2

8.3

Memo Pemberitahuan Audit

Lampiran 3

8.4

Senarai Semak Audit

Lampiran 4

8.5

Borang LKP

Lampiran 5

8.6

Contoh Laporan Hasil Penemuan Audit

Lampiran 6

8.7

Log Laporan Audit

Lampiran 7

PROSEDUR AUDIT DALAM PK.UiTM.APB.(P).04

Recommend Documents