Projektový manažer 250+ „Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
F | Řízení lidských zdrojů
F3 Interní komunikace v rámci projektového týmu V tomto tématu bude pozornost věnována zvláště těmto bodům: Cíle programů efektivní komunikace při projektovém managementu. Komunikační sítě. Význam porady. Příprava a vedení porady. Komunikační dovednosti při vedení porad. Pro studium základního textu tématu F3 potřebujete cca 1 vyučovací hodinu. Klíčová slova: programy efektivní komunikace v projektovém týmu, komunikační sítě, komunikační dovednosti při vedení porady, příprava a vedení porady projektového týmu
Autor: Milan Jermář
Literatura k tématu: DOLEŽAL, J.; LACKO, B.; MÁCHAL, P. a kol. Projektový management podle IPMA. Praha: Grada, 2009. ISBN 978-80-2848-3. KHELEROVÁ, V. Komunikační dovednosti manažera. Praha: Grada, 1995. ISBN 80-7169-375-8. MIKULÁŠTÍK, M. Komunikační dovednosti v praxi. Praha: Grada, 2003. ISBN 80-247-0650-4. Národní standard kompetencí projektového řízení (National competence baseline of project management). Brno, Společnost pro projektové řízení o.p.s., 2008. URLhttp://www.ipma.cz/dokumenty_spr/narodni_standard_kompentenci_projektoveho_rizeni.pdf> PLAMÍNEK, J. Vedení lidí, týmů a firem. Praha: Grada, 2005. ISBN 80-247-1092-7. TURECKIOVÁ, M. Klíč k účinnému vedení lidí. Praha: Grada 2007. ISBN 978-80-247-0882-9.
F3 | Interní komunikace v rámci projektového týmu
Efektivní komunikace při projektovém managementu Zásady efektivní komunikace v projektu 1. Je nutno respektovat charakter projektu a organizace (tradice, kultura, řídicí styl). 2. Komunikace se rozvíjí v klimatu důvěry - jedině, když lidé důvěřují záměrům projektu, může se zlepšovat komunikace. 3. Komunikace je integrální částí práce každého manažera, je to nedelegovatelná záležitost. 4. Komunikace musí být kontinuální proces, ne jednorázová kampaň. 5. Komunikace musí být stimulována. Nestačí jen zvažovat, co by lidé měli vědět, ale zjistit, co všechno mají zájem slyšet. 6. Komunikaci zaměřit k cílům i k lidem. Není vhodné komunikovat, aniž bychom věc neměli promyšlenou. Také je třeba vědět, s kým komunikujeme. 7. Komunikace musí být oboustranná. Vedoucí často více sdělují, informují, přikazují, než poslouchají, ptají se a interpretují. Je třeba stimulovat lidi, aby vyjadřovali myšlenky nebo otázky. 8. Cesty komunikace by měly být co nejpřímější a nejjasnější. Složité cesty vedou k tomu, že se ztrácí vědomí důležitosti záměru. 9. Komunikace se musí vázat na každodenní praxi - lidi ovlivňuje nejen to, co se říká, ale hlavně, co se dělá.
Hlavní charakteristiky a principy, které jsou uznávány v projektech s dobrou úrovní komunikace V projektovém týmu i u dalších spolupracujících subjektů a komunitách se často najdou myšlenky, nápady a vůdčí jedinci, kteří jsou nutní při cestě vpřed, a bez komunikování by zůstali skryti. Rozum, inteligence a vzdělanost jsou vlastnostmi konverzování a komunikování. Služby a produkty (i ty nové) se rodí pomocí komunikování. Společenství lidí jsou, lépe než jednotlivci, vybavena pro moudré jednání. Skvělé věci se daří v prostředí, kde lidé spolupracují navzájem, kde jednají nekonfrontačně, nezdůrazňují své postavení, jsou přátelští a otevření. Znalosti se rodí díky otázkám položeným při komunikaci. V každém problému je řada otázek, které musí být prozkoumány. Hluboké prozkoumání těchto otázek je důležitější než přijetí rychlého rozhodnutí na základě omezeného osobního pohledu. Zjednodušená a nevhodná rozhodnutí a řešení jsou často spojena s nedostatečným časem věnovaným komunikaci. Lidé ze sebe vydávají maximum, když cítí, že jsou zapojeni do tvorby myšlenek a řešení problémů a když se s nimi mluví. Komunikační systém je možné snadno vybudovat, když bude dbáno, aby myšlenky a znalosti byly sdíleny všemi členy týmu.
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 16 –
F3 | Interní komunikace v rámci projektového týmu
Komunikační (informační) sítě V procesu formování a další práce týmu se vytváří síť vztahů mezi členy. Členové týmu jsou sice zařazeni ve formální struktuře, ale velkou důležitost mají i neformální pracovní i osobní vztahy. Mezi některými členy se vytváří těsnější a častější vztahy, jinde jsou kontakty jen výjimečné. Příklady sítí: • • • •
Kruhová síť Hvězdicová síť Vertikální síť Řetězová síť
Proniknutí do těchto vztahů, které mohou mít velký vliv na výkonnost týmu, umožňuje analýza sociálních sítí, která zachycuje podobu (frekvenci, sílu apod.) vztahů mezi členy. Neformálních sítí může být řada, každá z nich může mít jinou podobu. Pro fungování projektového týmu má velký význam síť poskytování odborné rady (na koho se člen týmu obrátí, když potřebuje poradit v pracovních záležitostech), síť přátelských vztahů, síť zjišťování informací, síť hledání nápadů a inovací apod. Těsné vztahy mezi členy týmu znamenají obvykle vyšší míru sociální integrovanosti, vyšší důvěru, otevřenost, bohatou komunikaci. Ale i tam, kde kontakty nejsou příliš těsné nebo časté, může existovat důležitá vazba, protože to může být spojení na člověka, s kterým sice nejsem ve stálém kontaktu, ale obracím se na něj v těch nejzávažnějších záležitostech. Velmi významní jsou v týmu ti lidé, kteří, když je to potřeba, zprostředkovávají kontakty mezi lidmi, kteří se neznají, nebo se příliš nestýkají.
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 17 –
F3 | Interní komunikace v rámci projektového týmu
Porady Význam porady 1. 2. 3. 4. 5. 6.
zaměřit pozornost na důležité věci, lidé podporují rozhodnutí, na nichž se sami podíleli, lidé snáze přijmou daná rozhodnutí, skupinová diskuse je účinný prostředek pro přesvědčování, analýzu a tvořivý přístup, pomáhají odstranit stereotypní způsoby myšlení, platforma pro podávání návrhů, zdůvodňování dřívějších rozhodnutí, zabránění špatným rozhodnutím.
Typy porady • • • • • • •
Operativní porada Výrobní/ pracovní porada Manažerská porada Řešitelská porada Kontrolní porada Krizová porada Strategická porada
Pravidelná pracovní porada týmu Cílem je zajištění bezproblémového chodu určitého projektu. Důležité je hlavně předání potřebných informací. Konají se obvykle v pravidelných intervalech, ve stejný den a dobu. Program bývá pevně stanoven. Trvá jen krátkou dobu. V zápise - hlavní body jednání, úkoly, závěry. Sděluje se: informace o dosažených výsledcích, další postupy projektu, úkoly, způsoby řešení problémů a organizačních záležitostí. Od spolupracovníků se zjišťují jejich postoje a názory, podněty k dalšímu řešení. Velmi důležité: motivovat k další práci. Efektivní vedení porady • připravit se, • svolat, udržet chod, ručit za efektivitu, • jasná představa o úkolu,
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 18 –
F3 | Interní komunikace v rámci projektového týmu • • • • •
uvážit možné směry diskuse, možné otázky, pohotově reagovat na nový vývoj a přijímat nutná rozhodnutí, určit, kdy se budou projednávat nově vzniklá témata, připravovat závěry a opatření, sledovat časové relace pro jednotlivé body.
Příprava na poradu 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Přečíst a prostudovat si podklady. Provést případné přípravné schůzky a získat další informace. Pouvažovat o uspořádání bodů programu a o tom, jak by se daly řídit. Přiřadit potřebný čas k jednotlivým položkám. Vytipovat oblasti, kde se dá očekávat konflikt. Pouvažovat nad složením účastníků a odhadnout jejich pravděpodobné reakce na různé body jednání. Zvážit, kdo by mohl případně uvést některé body programu. Připomenout si pravidla o postupy při vedení porady.
Zásady vedení porady 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Začínejte včas. Sdělte cíle porady. Dodržujte strukturu diskuse: fakta – argumenty – návrhy řešení. Přijímejte rozhodnutí. Shrnujte. Soustřeďte pozornost účastníků. Zvládejte agresi a konflikty. Vtáhněte všechny do aktivní účasti. Končete včas, celkové shrnutí, pozitivní vyznění.
Prezentační dovednosti – viz téma F4. Správné naslouchání – viz téma F2. Diskuse při poradě – viz téma F4.
K zamyšlení • Jaké cíle by měly mít programy efektivní komunikace v projektovém týmu? • Jak druhy sociálních a komunikačních sítí je možno v projektu zaznamenat? • Jaké jsou zásady efektivního vedení porady?
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 19 –
