Projektové řízení a týmová spolupráce on-line pomocí cloud řešení Allycon

Projektové řízení a týmová spolupráce on-line pomocí cloud řešení Allycon

26.4.2012 Michal Beránek

Projekty  Projekt je jedinečný proces, který se skládá ze sady koordinovaných a řízených činností, prováděných k dosažení určeného cíle.  Projekty mají různý stupeň komplexnosti a složitosti, různou dobu trvání atd.

 Projekt sice řídí specialisté, ale ti tvoří jen minoritní skupinu, vždy se projektu účastní zástupci managementu, interní pracovníci často z mnoha různých organizačních jednotek, externí subjekty i jednotlivci atd.  Do projektů velmi často vstupují pravidla či podmínky dané závaznou normou, zákonem – ISO, Zákony (např. zákon č. 137/2006 Sb.), grantové a dotační podmínky EU atd.

 Prakticky vždy se ve společnosti či instituci vyskytuje více projektů v různých stadiích životního cyklu 2

„Klasické“ možnosti řízení a podpory projektů  Běžné kancelářské nástroje v rámci individuálních prostředků a síťového sdílení souborů přinášejí velké riziko že uživatel:  Nemá k dispozici všechny potřebné dokumenty  Nemá poslední platnou verzi dokumentu

 Neví kde je platná verze dokumentu  Neví zda všichni co mají dokumenty mít, je mají  Neví jestli úkol, který je zadán je již splněn……atd.

 Speciální nástroje řízení a podpory projektů v IT infrastruktuře jsou vybavené potřebnými funkcemi, ale vyžadují:  Nákup licencí, placení podpory, implementaci, náklady na infrastrukturu  Vyškolení lidí, zajištění instalace pro členy každého projektového týmu  Vzdálený přístup pro externisty, řešení zabezpečení atd. 3

Pracovníci versus projekt  Řada uživatelů je zpravidla ve více rolích současně  Součástí projektu jsou nejen interní pracovníci, ale velice často i externí spolupracovníci, často z mnoha různých subjektů  Externisté i interní pracovníci do projektu „nastupují“ a opět z něj „vystupují“ v různých fázích

Příprava

Plánování

Realizace

Ukončení

Kontrola Nabídka

Projekt

4

Subjekty versus projekt  Projektu se téměř pokaždé účastní více subjektů  Mezi subjekty je řada různých vazeb  sponzor – generální dodavatel  generální dodavatel – subdodavatel pro celý projekt  generální dodavatel – subdodavatel pro část projektu  subdodavatel – technologický partner …

 Každý subjekt potřebuje pravé informace v pravý čas  Charakteristická je hierarchická distribuce informací dle role v projektu

5

Princip sociálních sítí v podnikové praxi  Současnou dobu charakterizuje používání sociálních sítí  Jsou dostupné 24/7/365  Není potřeba nic jiného, než prohlížeč, počítač/tablet/smartphone s Intenetem a uživatelské konto  Umožňují jednoduché sdílení obsahu aniž by se tím zahlcovaly mailové schránky

 Jak přenést tento fenomén do korporátní praxe, do projektového řízení ?

Implementace ? Inspirace ! 6

Socioekonomická síť  Sociální síť  Sdružuje lidi a umožňuje sdílet „měkká“ data – zážitky, poznatky, názory.  Členství a okruh lidí pro sdílení záleží zcela na svobodné vůli každého jedince – pozvánky pro přátelé řídí a potvrzuje uživatel

 Socioekonomická síť  Sdružuje pracovníky a umožňují jim sdílet měkká i tvrdá data – pokyny, poznatky, názory i měřitelné výsledky činností  Členství a okruh podílníků je kromě vlastní vůle ovlivňován řadou cizích vůlí/vlivů, což plyne ze závazkových vztahů, rolí v projektech, liniovém zařazení atd.

7

Socioekonomická síť Josef Basl: „…jedním z důležitých sociálních důsledků prosazení ICT v podnicích, společnosti a domácnostech se stává fakt, že v současné době mezi sebou komunikují lidé a skupiny, kteří by se dříve nezkontaktovali…“1 Judith Lamont: „…nakonec se sociální sítě a další Web 2.0 aplikace sloučí do jakýchsi platforem pro spolupráci, a přestanou existovat jako dílčí produkty.2

1 BASL Josef a kol., Inovace podnikových informačních systémů, Profesional Publishing, ,Praha, první vydání 2011, ISBN 978-80-7431-045-4 2 LAMONT, Judith. Social networking : gets down to business. KMWorld, červen 2009. (anglicky

8

Allycon – socioekonomická síť v praxi  Allycon je zabezpečený online systém primárně určený pro řízení vzájemně provázaných projektů a podpory kooperace týmů z více participujících společností  Řešení pokrývá hlavní principy vedení projektů a organizací (plánování, standardizace a řízení procesů, distribuce úkolů a jejich kontrola, řízení dokumentů včetně jejich verzování, řízení týmů atd.).  Řešení obsahuje řadu doplňujících nástrojů pro podporu souvisejících činností (interní zabezpečená emailová komunikace, vícejazyčné prostředí, řízení uživatelských práv, řízení a definice organizačních struktur)  Řešení obsahuje i speciální nástroje pro rozsáhlé projekty – např. elektronické aukce

9

Allycon – pokrytí všech potřeb a činností

cíl

dokumentace

tým

Vzdělávání a trénik

vůdcovství rozhodování organizování zajišťování zdrojů práce s lidmi

kontakt

• Zajištěné • Použité

• • • • •

komunikace

• Plánované

Kontrola

koordinace

Zdroje

kooperace

plán konkurence

monitoring – rizika - integrita

autority - řídící veličina –vyšší cíle

Realizace Realizace

přesně podle podle plánu přesně plánu

10

Allycon – charakteristiky I  Zajišťuje přístup k informacím odkudkoli jen pomocí web browseru  Propojuje okamžitě mnoho lidí organizací do jednoho projektu.

24/7/365 z

mnoha

 Umožňuje nadřízeným kontrolu a regulaci práce svých podřízených v organizačních a projektových sítích.  Umožňuje každému člověku pracovat současně ve více organizacích a v mnoha projektech. Uživatel má stále jedno pracovní prostředí.

11

Allycon – charakteristiky II  Umožňuje škálovatelnost práce v jedné aktivitě využitím řady implementovaných nástrojů a metodik pro správu strategií a rizik, plánování procesů a realizaci úkolů, organizaci týmů a dodavatelských řetězců, emailové a fyzické pošty a řízení dokumentů.  Umožňuje každému uživateli založit nebo být podílníkem neomezeného počtu aktivit - organizací, projektů, aukcí či kurzů.  Umožňuje kopírování známých nejlepších postupů z obdobných aktivit – kopírování šablon taktických plánů.

 Umožňuje centrální dynamické plánování - dědičnost taktického plánu, vhodné pro integrované systémy řízení organizačních poboček či správu projektových klonů. 12

Princip skupinového sdílení informací Uživatel A

Uživatel A

Uživatel B

Uživatel B

Uživatel C

Uživatel C

Ukázky - struktura projektu a organizace

14

Ukázky - plánování i řízení projektu

15

Ukázky – standardy a úkoly

16

Hlavní přínosy řešení pro uživatele  Allycon pracuje jako cloud řešení, tj. uživatel neinvestuje do ICT infrastruktury, licencí atd. Uživatelsky poplatek navíc může platit jen po dobu nutnou k řízení příslušného projektu (-ů)  Allycon je alianční síť a proto nabízí možnosti získání nových kontaktů, kooperací atd.

 Informace jsou dostupné vždy a všude bez nutnosti off-line synchronizace  Systém řízení práv je přehledný a uživatelsky jednoduše kontrolovatelný - Allycon disponuje interaktivními mapami provázaných subjektů a jejich organizačních struktur.  Allycon obsahuje řadu předem připravených standardů a metodických postupů, které jsou průběžně doplňovány:  Projektové nástroje (SWOT, WBS, Logický rámec, Gantt diagram, rizika atd.)

 Celá řešení – např. procesy spojené se zadáváním veřejných zakázek  Nástroje vyhodnocování (KPI) 17

Allycon je vhodný pro:  Malé organizace, kde přináší schopnost být dobrým aliančním partnerem a účastnit se tak velkých zakázek. Díky principu cloud řešení dosáhne organizace na vyspělou technologii za velmi dostupných ekonomických podmínek.  Střední organizace, kam přináší významný příspěvek ke zvýšení konkurenceschopnosti jednak zlepšením kontroly a regulace práce svých pracovníků, jednak možností rychle přizpůsobit svoje procesy požadovaným změnám svých zákazníků.  Velké organizace, pro než poskytuje např. dosažení reintegrace outsourcingových procesů pomocí sdílených aktivit s jasně definovanými pravidly chování svých kooperujících aliančních partnerů ze středních a malých organizací. 18

Allycon.com  allycon.cloud – Cenově nejdostupnější prostředí s největším aliančním potenciálem, vhodné pro dynamické globální aktivity s často se měnícími účastníky. Systém zaručuje diskrétnost každé autonomní aktivity a bezpečnost přenášení dat na úrovni srovnatelné s internetovým bankovnictvím  allycon.club – Cloud dedikované prostředí umožňuje majiteli klubu řídit členství v klubu. Nečlen klubu nemá přístup do vydělené uzavřené databáze  allycon.corporate – Díky licenční smlouvě a instalaci aplikace v ICT infrastruktuře umožňuje vytvoření privátního cloud řešení a zákazník získá absolutní kontrolu i odpovědnost nad využitím, přístupy a daty systému jako celku. 19

Allycon používá např.  CIAS holding  ENGADA Europe a.s.  ABILLANCE Europe a.s.  Škoda Transportation  TPCA Kolín  Ministerstvo financí České republiky  Vagonmash (Rusko)

 Techmasch (Rusko)  Adelardis, nájemní haly Škoda

20

Pontech  Pontech s.r.o. je česká společnost zaměřující se na ICT projekty s vysokou přidanou hodnotou. Naše služby jsou založeny na důsledném dodržování pravidel systémové integrace při stavbě informačních systémů zákazníka.  Součástí komplexních služeb Pontech jsou komplexní dodávky systémové integrace IT i Business Consultingu, tak aby navržené řešení a jeho implementace naplnilo Vaše očekávání a maximálně podpořilo interní a externí business procesy.  Pontech je významným partnerem společností SAP, EMC, ESRI, Adobe, Oracle atd.  Pontech je zakládajícím členem Aliance Allycon a zásadním partnerem pro konzultační a implementační služby v oblasti procesů, projektového řízení i správy dokumentů a informací  www.pontech.cz

21

Pontech

„Skvělé výsledky dělají přátele“

Děkuji za pozornost Michal Beránek Head of Business Consulting [email protected] +420 724 169 234