Projectplan Duurzame Utrechtse Evenementen De weg naar samenwerken, kennis en inkoopkracht Utrecht februari 2012 Betreft: Projectvoorstel en financiersingsaanvraag evenementen branche in Utrecht
verduurzaming
van
de
Initiatief Dit voorstel is een gezamenlijk initiatief van Huis a/d Werf (hoofd aanvrager) in samenwerking met Changemakers en 10 evenement organisatoren: Nederlands Film festival, Bevrijdingsfestival, Latin American Film festival, Tweetakt, Stichting Utrecht Rent, Culturele Zondagen, De Vrede van utrecht1 , Muziekweek, Wielerronde en Huis & Festival a/d Werf. De cultuursector staat op dit moment onder druk. Toch hebben partijen aangegeven te willen investeren in verduurzaming. Alle projectpartners dragen daar zelf aan bij (zie bijlage voor begroting). Daarnaast vragen de initiatiefnemers ondersteuning aan de gemeente door middel van dit voorstel. Dit voorstel betreft een eerste initiatief tot de verduurzaming van de evenementen sector in Utrecht. Het doel is de verduurzaming van de evenementen sector in drie jaar tijd door: • • • • •
Duurzame bedrijfsvoering in alle geledingen door te voeren, het opzetten van een milieu-administratiesysteem, Intensief samenwerken en kennis delen, kennis en ervaring opbouwen, inkoopkracht te bundelen.
1
Achtergrond In Utrecht bezoeken naar schatting 800.000 mensen jaarlijks één van 35 festivals. De bovengenoemde festivals vertegenwoordigen ca. 40% (301.000) van de bezoekers die jaarlijks in Utrecht een festival bezoeken. Festivalbezoekers zijn traditioneel een publiek dat overwegend sterk hecht aan maatschappelijke verantwoordelijkheid. Echter, de bedrijfsvoering van de evenementensector is ingewikkeld als het op verduurzaming aan komt. Het ontwikkelen van een keurmerk voor de sector is bijvoorbeeld lastig gebleken, omdat er geen sprake is van een continue bedrijfsvoering, maar van terugkerende, éénmalige evenementen. Daarnaast zijn evenementen netwerkorganisaties met veel tijdelijke dienstverbanden en vele toeleveranciers. Een duurzaam evenement betekent verduurzaming van hun hele netwerk van samenwerkende partijen, leveranciers en freelancers. De festivals willen als koplopers aantoonbaar aan de slag gaan met duurzaamheidsbeleid. Het doel is om in drie jaar tijd de verduurzaming van deze festivals ingebed te krijgen in de organisatie en het functioneren van de medewerkers, leveranciers en partners. In deze drie jaar (transitieperiode) vormen monitoring, begeleiding en kennisopbouw de belangrijkste elementen. Van enkele grote festivals is bekend dat ze verduurzamen (bv Lowlands en diverse ID&T festivals), maar deze gebundelde aanpak op stedelijk niveau en met ontwikkeling van standaardisering voor de sector, is uniek in Nederland. Er is een voorlopige schatting gemaakt van CO2 uitstoot. Het cijfermateriaal betreffende de festivals in Utrecht is nog onbetrouwbaar en zo ook de schatting, maar een eerste berekening laat zien dat de CO2 uitstoot van de alle festivals in Utrecht ligt rond de 25.000 ton CO2 waarbij we rekening moeten houden met een afwijking van 20 a 30%. Het projectteam voert naast de activiteiten uit het projectplan tevens de regie om tot standaardisering over te gaan aan de hand van de Green Key. De Stichting KMVK die de Green Key beheert, zal actief hierin meewerken om zo nauw mogelijk aan te sluiten bij de praktijk van de evenementen organisatoren. Deze praktijk is veel ingewikkelder dan die van andere toeristische branches waar het keurmerk voor bestaat (evenementen hebben meestal geen vaste locaties en beperkte zeggenschap)
2
1.
Omschrijving project
De evenementensector kenmerkt zich als een bijzondere groep ondernemers. De bedrijfsvoering ken een climax ten tijde van het evenement. De organisatie is erop gericht in korte tijd een enorme hoeveelheid mensen en werk te mobiliseren voor een één- of meerdaags evenement. De bedrijfsvoering en personeelsopbouw is dan ook op geen enkele wijze te vergelijken met andere ‘365 dagen’ organisaties. Dit maakt de verduurzaming van deze organisatoren anders van aanpak en structuur als bijvoorbeeld de hotelsector. In dit projectvoorstel werken de evenementenorganisatoren samen en geven hun ‘hoofd productie’ extra tijd om binnen hun organisatie het duurzaam denken en doen te integreren. Om de productiehoofden van iedere organisator te ondersteunen wordt een ‘duurzaamheidcoördinator’ ingehuurd om alle productiehoofden bij te staan. Hieronder vallen werkzaamheden zoals de 0 meting, CO2 monitoring, bijeenkomsten organiseren, leveranciers bij elkaar brengen en nieuwe technieken en technologieën onderzoeken op haalbaarheid en implementatie. Deze duurzaamheidscoördinator staat er garant voor dat alle kennis en ervaring bij de organisatoren terecht komt en geïntegreerd wordt. Huis a/d Werf en Changemakers ondersteunen deze coördinator in faciliteiten en begeleiding. Huis aan de Werf is eerste aanspreekpunt voor dit project. Voor de opzet en monitoring van de CO2 uitstoot wordt een aparte tool ingezet. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van bestaande tools (BECO/Milieubarometer). Deze wordt in overleg met de gemeente Utrecht gekozen. Het gehele project wordt geleidt door Huis a/d Werf in samenwerking met Changemakers. Tevens wordt er een stuurgroep opgezet met vertegenwoordigers van de gemeente Utrecht (Stadswerken, Cultuur en Economische Zaken) en de Green Key organisatie. Huis aan de Werf is er verantwoordelijk voor: - Projectmanagement - Financiële- en projectadministratie (als basis voor jaarlijkse rapportage) - het eindverslag met behaalde resultaten.
3
2.
0-meting en CO2 monitoring
0-meting 2.1 Alle verbruiksgegevens van de festivals worden door middel van een 0-meting in kaart gebracht. De criteria van de Green Key worden als handvat gebruikt (geen doel) en de CO2 tool zal alle verbruiksgegevens omrekenen in CO2 productie. Aan de hand van deze gegevens wordt er na de 0-meting ieder jaar de CO2 uitstoot gemonitord.
2.2 Inzicht in maximale reductie potentie. De 0-meting laat tevens zien waar het reductie potentieel ligt. Reductie zal plaatsvinden door: - het terugbrengen of het vinden van alternatieven voor de grote ‘verbruikers’ (gas, elektra, brandstoffen, afval, transport en voedsel). - Het afdwingen van verduurzaming in de keten bij leveranciers. Hierbij is het belangrijk dat deellocaties (naast de eigen huisvesting, locaties die extra worden gebruik tijdens de individuele festivals) ook gedwongen zullen worden te gaan participeren. CO2 reductieplan / monitoring1. De aangesloten festivals streven ernaar om de CO2 ambitie en doelstelling van de gemeente Utrecht volgens het plan “Utrecht maakt nieuwe Energie’. Dit betekent concreet 30% minder CO2 uitstoot in 2020 en het verhogen van het aandeel duurzame energie naar 20%.
2.3
3.
Green Key
De Stichting KMVK, beheerder van het Green Key keurmerk, steunt dit projectplan met als doel dit traject te gebruiken als testcase voor haar bestaande criteria. De Green Key ziet de inzet van de Utrechtse evenementen om zich te verduurzamen als belangrijke kans om haar criteria bij te stellen. Zij zal de organisatoren begeleiden, de criteria en controlemechanisme praktisch hanteerbaar maken voor de sector en tevens de vorderingen per organisatie bijhouden. Ieder jaar rapporteren de organisaties over de vorderingen van: - CO2 productie - Genomen maatregelen - Mate waarin administratiesysteem op orde is - CO2 reductie De evenementenorganisatoren vertrouwen Green Key als onafhankelijke organisatie hun data toe, zodat de voortgang van alle organisatoren in kaart gebracht kan worden. De Stichting Green Key werkt in deze nauw samen met de ‘duurzaamheidcoördinator’.
4
4.
Kennis- en ervaringsuitwisseling
Gezamenlijk hebben de negen evenementorganisatoren meer kennis en ervaring dan alleen. Door deze kennis te bundelen en samen te werken hoeft er per organisatie minder tijd besteed te worden aan het zoeken van oplossingen voor verduurzaming. Om deze kennis en ervaringsuitwisseling te bevorderen, zijn er periodiek kennisbijeenkomsten, waar ook externe partijen uitgenodigd worden. Daar waar er kennis ontbreek zal de ‘duurzaamheidcoördinator’ de weg banen door informatie op te vragen, achter mensen aan te gaan, leveranciers en kennisinstellingen in te schakelen, producenten aan te spreken etc. Ook wordt contact gezocht met evenementen organisatoren die binnen Nederland al verregaande stappen op dit gebied gedaan hebben, zoals ID&T en Lowlands. Aan hen wordt gevraagd actief mee te werken aan de opzet van een duurzaam kennisnetwerk voor evenementen.
5.
Ketendoelstelling: de leveranciers
De weg naar CO2 reductie omvat zowel de bedrijfsvoering als de beïnvloeding van het publiek als het stellen van eisen aan leveranciers. Met leveranciers zal samengewerkt worden om milieuvriendelijke en minder milieubelastende artikelen te leveren. Het betreft 30 tot 40 grotere leveranciers die meerdere evenementen bedienen, waarmee een gezamenlijke, duurzame inkoop wordt opgezet. Per jaar zullen we de eisen aan de inkoop strenger maken. Twee keer per jaar organiseren we ‘leveranciersdagen’ waar vraag en aanbod van duurzame producten bij elkaar moet komen en waar we leveranciers zullen uitdagen zo duurzaam mogelijk producten aan te bieden. Op deze ontmoetingen worden ook toekomstige eisen van de evenementen besproken om investeringen aan de kant van de leveranciers op langere termijn af te dwingen.
Bezoekersonderzoek1
6.
De evenementenorganisatoren houden jaarlijks een bezoekersonderzoek. Dit onderzoek zal worden herzien en uitgebreid met duurzaamheidscriteria. Op deze wijze zorgen we voor meer en beter overzicht over op welke wijze de bezoekers de evenementen bezoeken (vervoer), waar ze vandaan komen en in hoeverre ze duurzaamheid belangrijk vinden. Afhankelijk van waar de bezoekers waarde aan hechten, zullen tijdens evenementen: -
Voorlichting plaatsvinden over de duurzaamheidsmaatregelen duurzame producten aanbieden de mogelijkheid bieden hun CO2 uitstoot te compenseren (waarbij de herinvestering in CO2 besparende maatregelen binnen de evenementen gedaan zal worden)
Ieder evenement neemt dit onderdeel mee in haar planning en specifieke vragen over gedrag, mening en ideeën worden centraal afgestemd door de duurzaamheidcoördinator. 5
7.
Eigen bijdrage organisatoren
Alle deelnemende organisatoren dragen bij door het vrij maken van hun hoofd productie voor gemiddeld 1 tot 4 uur per week gedurende een periode van drie jaar. Ook de monitoring van de bezoekers zal vanuit de eigen organisatie plaatsvinden tijdens de evenementen. De tijdsinvestering is afhankelijk van de omvang van het evenement. Daarnaast investeren de organisatoren EUR 1000,- in de 0-meting en EUR 500,- per jaar aan algemene projectkosten. Het Huis aan de Werf is projectleider en beheerd alle investeringen voor dit project.
8.
Tijdsbestek en financiën
De negen festivals confirmeren zich aan de CO2 doelstellingen van de gemeente en hebben zich een termijn gesteld van drie jaar om tenminste 10% CO2 te reduceren en om verduurzaming onderdeel te maken van de bedrijfsvoering. De doelstelling om binnen deze drie jaar de festivals tot duurzame evenementen te ontwikkelen is haalbaar mits er versnelling in kennis-, organisatie- en productontwikkeling mogelijk gemaakt wordt. Dit vraagt een extra investering van zowel de festival organisaties als de leveranciers. Ieder jaar zullen voortgang en werkwijze geëvalueerd worden. De festivals kunnen zorg dragen voor de organisatieontwikkeling en het investeren van tijd en mankracht. Het investeringsplan zorgt er uiteindelijk voor dat alle tien organisaties in 2014 een op duurzaamheid gerichte organisatie hebben en hun CO2 reductie behaald hebben.
6
De tijdsplanning ziet er als volgt uit;
Planning 2012-2014 Jaar
Onderdeel
2012
2013
2014
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
A Convenant B 0-meting/CO2 monitoring C Bijeenkomsten D Samenwerkingsverbanden E Eind event (?) 1
De Vrede van Utrecht is volwaardig partner maar zal door haar eenmalig karakter niet mee kunnen doen aan de jaarlijkse CO2 reductie/monitoring en het bezoekersonderzoek. Daartegenover zal zij haar duurzaamheidsdoelstellingen expliciet formuleren.
7
