Projectbeschrijving Trainingstraject RETOUR Parkstad Limburg (E2C)

P022 1.

Handboek Educatie / Trajectbureau Arcus College werkprocessen Trainingstraject RETOUR

versie 1.3

Pagina 1 van 13

Voorblad

Datum vaststelling door Unitdirecteur: 22-06-2005

Datum revisie: 01-03-2006

Procedure-eigenaar: Paraaf vrijgave: Unitdirecteur

Doelstelling:

Juist, volledig en tijdig administratief verwerken instroom en uitstroom nieuwe deelnemers. Het monitoren van de deelnemer tijdens het traject. Verstrekken van managementinformatie.

Betrokkenen:

Teamafgevaardigde Traject begeleider Trainer Directiesecretaresse Plaatsingscommissie RETOUR Opleidingscoördinator Instructeur Opleidingscoördinator

Hoofdverantwoordelijke:

Hoofdverantwoordelijk: Unitdirecteur Operationele interne controle: IC medewerker

Toepassingsgebied: Onderdeel Trajectbureau.

Uitgangspunten: De unitdirecteur legt vast wie binnen de unit belast wordt met de controle op volledigheid, tijdigheid en juistheid. De controle op de resultaten en de uitvoer wordt uitgevoerd door een collega (IC medewerker functiescheiding). Tijdens het uitvoeren van het traject kan er een onderbreking plaatsvinden ten gevolge van een time-out. De ouders/verzorger worden hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Wekelijks vindt er case bespreking plaats, tussen de teamafgevaardigde, de trajectbegeleiders en de trainers. Vanaf de start wordt wekelijks (digitaal) een voortgangsrapportage bijgehouden. Uiterlijk in de 6e week wordt middels de gegevens uit de voortgangsrapportage een trajectplan gemaakt. Vanaf het moment dat het trajectplan gerealiseerd is, wordt wekelijks de voortgangsrapportage voortgezet. Uiterlijk in de 6e maand wordt op basis van de gegevens van de voortgangsrapportage een tussenrapportage gemaakt. Na de tussenrapportage wordt wekelijks de voortgangsrapportage voortgezet, uiterlijk in de 12e maand of aan het einde van het traject leidt dit tot de eindrapportage. Na het trajectplan wordt op basis van de voortgangsrapportage een maandrapportage vervaardigd, deze rapportage wordt in de eerste week na afloop van maand ingeleverd bij het directiesecretariaat. Verzoek tot verlenging wordt in de 9e maand bij de opdrachtgever (Sociale Zaken of Onderwijs en Welzijn van de woongemeente) ingediend.

Projectbeschrijving Trainingstraject RETOUR Parkstad Limburg (E2C). Van E2C naar Trainingstraject RETOUR. De naam E2C komt oorspronkelijk uit Frankrijk, waar dit Europese initiatief ontstond met het doel te komen tot een innovatieve aanpak voor jonge mensen die zich binnen de reguliere schoolvoorzieningen niet kunnen handhaven maar ook niet kunnen worden doorgeleid naar werk. E2C staat voor “Ecole de la deuxième Chance”, hetgeen letterlijk Tweede Kans School betekent. Omdat het om een Europees initiatief gaat, wordt veelal gebruik gemaakt van de Engelse term “Second Chance School”. Sinds 10 juli 2002 de overeenkomst RETOUR Parkstad Limburg (voorheen Centrale Voorziening Parkstad Limburg) tussen onderwijs, Bureau Jeugdzorg, Justitie, Reclassering, Maecon en de Parkstadgemeenten in het kader van een sluitende aanpak is getekend, wordt het project Trainingstraject RETOUR (E2C) genoemd.

P022


versie 1.3

Pagina 2 van 13

Voor wie is het Trainingstraject RETOUR ? Het Trainingstraject RETOUR is gericht op jongeren in de leeftijd van 16 tot 23 jaar. De jongeren die voor het Trainingstraject RETOUR in aanmerking komen, hebben geen startkwalificatie. Er is sprake van zwak maatschappelijk functioneren en onvoldoende sociale basisvaardigheden. De afstand tot onderwijs of arbeid t.g.v.het maatschappelijk functioneren is groot. Vaak betreft het jongeren waarbij het gedrag dermate ver verwijderd is van maatschappelijk gedrag, dat er feitelijk sprake is van een resocialisatie proces. Deze jongeren zijn zonder ondersteuning niet bemiddelbaar naar werk of onderwijs. Meestal vormen houding en gedrag, alsook een problematische privé-situatie, belangrijke oorzaken voor schooluitval en werkloosheid. Doelstelling Het doel van het Trainingstraject RETOUR is jongeren toe te leiden naar reguliere of gesubsidieerde arbeid en of een startkwalificatie. De werkwijze waarop dit gebeurt wijkt sterk af van “normale” opleidingen en scholing. Gefaseerd, onder begeleiding, ervaren jongeren de eigen mogelijkheden en beperkingen en stellen dit vast. Jongeren en begeleiders stellen samen een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) op, dit leidt tot een eigen loopbaan perspectief waarin de te realiseren doelen naar persoonlijk functioneren, opleiding en arbeid worden aangegeven. Het traject duurt in principe maximaal 1 jaar. Basisafspraken binnen het traject. - het ontwikkelen van eigen verantwoordelijkheid. - zelf willen - zich houden aan afspraken en opdrachten - geen drugs - geen agressief gedrag. Het programma kent de volgende fasen. - intakefase - oriëntatiefase/assessment - trainings/toerustingsfase (incl. stage) - uitstroomfase (incl. stage). De competenties van de medewerkers Trainingstraject RETOUR: - Een jobcoach met een HBO-kwalificatie maatschappelijk werk en een jarenlange ervaring in het begeleiden van jongere gedetineerden naar werk. - Jobcoaches met HBO-kwalificatie maatschappelijk werk en een langdurige ervaring in het begeleiden van risico jongeren. - Een gekwalificeerd en geregistreerd supervisor die mede een stuk coaching en supervisie van de medewerkers binnen het traject verzorgt. - Werkbegeleiders met ervaring in werkbegeleiding van diverse specifieke doelgroepen. - Trainers met een langdurige ervaring in het trainen en het toerusten van specifice doelgroepen naar onderwijs en arbeid. Het Trainingstraject RETOUR valt onder de uitvoeringsverantwoordelijkheid van de unit Educatie / Trajectbureau van het Arcus College. Grijs gemarkeerde tekst is toegevoegd t.o.v. de vorige versie. Doorgestreepte en lichtgrijze tekst is verwijderd t.o.v. de vorige versie.

P022


versie 1.3

Pagina 3 van 13

2. Processchema

Trainingstraject

Rapportage

1.Toewijzing aan trainingstraject

2.Deelnemer ingeschreven op school?

Ja

3.Informeren school

Brief "rugzak"

Nee

Format accordering gemeente

4.Versturen accordering bekostiging Brief "rugzak" Accordering bekostiging woongemeente

5.Ontvangst accordering?

Nee

6.Deelnemer in wachtstand

ja

7.Verwerken voorlopige inschrijving

8.Samenstellen dossier deelnemer

9.Uitvoeren intake Nee

10.Voldoet deelnemer aan criteria?

Int. control

Procesnaam

Formulier / document

11.Uitschrijven deelnemer

Mutatieformulier

Ja

12.Informeren verwijzer

Melding afwijzing

C1

Einde

Activiteit

Nee

procedure

C2

Beslissing

Einde

Data

Connector

P022


versie 1.3

Pagina 4 van 13

C1

Vrijstelling

11.Verwerken definitieve inschrijving

Trainingsovereenkomst

Format terugmelding

12.Informeren verwijzer

13.Deelnemer ingeschreven op school?

Ja

14.Informeren school

Brief "rugzak"

Nee

Format accordering gemeente

15.Versturen accordering bekostiging Brief "rugzak" Accordering bekostiging woongemeente

16.Ontvangst accordering?

Nee

17.Deelnemer in wachtstand

ja

Brief "rugzak" Akkoordverklaring

18.Archiveren documenten

Reglement Intakeformulier Startformulier Accordering bekostiging woongemeente

19.Uitvoering traject 20.Ontwikkelen PROP

Theorie

Uitvoering traject

Individuele begeleiding

Praktijkervaring

21.Ontwikkelen trajectplan

Uitvoering traject

C2

Int. control

Procesnaam


Activiteit

procedure

Beslissing

Einde

Data

Connector

P022


versie 1.3

Pagina 5 van 13

C2

Uitvoering traject

22.Versturen trajectplan

Trajectplan

IC1

Individuele begeleiding

Theorie

Stage

Praktijk

23.Vervaardigen casuïstiek verslag

Uitvoering traject

Ja

24.Vervaardigen Voortgang rapportages

25.Versturen voortgang/tussen rapportage

Voortgang/tussen rapportage

Uitvoering traject

26.Is verlenging wenselijk?

Ja

27.Aanvraag verlenging

Nee Nee

28.Goedkeuring verlenging

29.Vervaardigen eindrapportage

30.Versturen eindrapportage

31.Vervaardigen getuigschrift

Eindrapportage

32.Uitschrijven deelnemer

Getuigschrift

IC2

Einde

Int. control

Procesnaam


Activiteit

procedure

Beslissing

Einde

Data

Connector

P022


versie 1.3

Pagina 6 van 13

3. Activiteitentabel 1. Teamafgevaardigde

6. Deelnemer

Beslissen

2. Directiesecretariaat

7. Instructeur

Uitvoeren

3. Trajectbegeleider

8. Opleidingscoördinator

Ontvangen

4. Trainer

Informeren

5. Plaatsingscommissie RETOUR

Werkinstructie

Activiteit 1. Toewijzing aan trainingstraject. 2. Staat de deelnemer ingeschreven op Toeleverende school? Zo ja, stap 14. Zo nee, stap 15. 3. Informeren toeleverende school. Informeren toeleverende school middels “rugzakbrief”. Rappel vindt plaats indien de accordering niet binnen 4 werkweken terugontvangen is. Archiveren kopie in deelnemerdossier. 4. Versturen accordering bekostiging trainingstraject woongemeente. Rappel vindt plaats indien de accordering niet binnen 2 werkweken terugontvangen is. Is de deelnemer 16 jaar: versturen naar Onderwijs en Welzijn van de woongemeente. Is de deelnemer 17 jaar of ouder, versturen naar de Sociale Zaken van de woongemeente. Indien de akkoordverklaring binnen 4 werkweken niet ontvangen is dan wordt de deelnemer naar Bureau VSV verwezen. Archiveren kopie in deelnemerdossier. 5. Ontvangst accordering? Zo ja, stap 18. Zo nee, stap 17. 6. Deelnemer parkeren in wachtstand. 7. Verwerken voorlopige inschrijving in nOISe. Verwerken voorlopige inschrijving in nOISe binnen 2 werkdagen. Plaats de deelnemer in de intakegroep RETOUR. 8. Samenstellen dossier deelnemer. Samenstellen deelnemerdossier binnen 5 werkdagen na ontvangstdatum rapportage toewijzing aan trainingstraject. Hecht de checklist deelnemerdossier aan de binnenkant van de map.

1

2 O

3

4

5 U

6

7

8

Referenties W1, Rapportage

B W5 “Rugzakbrief” U

W4, Accordering traject

U

U U

U W2 U

P022


versie 1.3

Pagina 7 van 13

1. Teamafgevaardigde

6. Deelnemer

Beslissen


7. Instructeur

Uitvoeren



Ontvangen

4. Trainer

Informeren


Werkinstructie

Activiteit 9. Uitvoeren intake. Plannen en uitvoeren intake. Doel intake: - toetsen of het verantwoord is dat de deelnemer het traject volgt - toetsen of de deelnemer en de ouders instemmen met deelname aan het traject. - de verwachting dat plaatsing leidt tot opleiding of werk. Invullen intakeformulier en bevindingen intake. 10.Voldoet deelnemer aan criteria? Zo ja, stap 8. Zo nee, invullen mutatieformulier, stap 6. 11.Uitschrijven deelnemer. Uitschrijven deelnemer in nOISe: - datum van uitschrijving - reden van uitschrijving. Archiveren mutatieformulier. 12.Informeren verwijzer. Informeren verwijzer middels e-mail. Archiveren kopie e-mail in deelnemerdossier. 13.Is deelnemer leerplichtig? Zo ja, stap 9. Zo nee, stap 11. 14.Aanvraag vrijstelling leerplicht. Schriftelijke aanvraag vrijstelling leerplicht bij bureau VSV. 15.Is vrijstelling ontvangen? Zo ja, stap 10. Zo nee, stap 6. Rappel vindt plaats indien niet binnen 2 werkweken de accordering of afwijzing ontvangen is.

1

2

3

O

U

O

B

4

5

6

7

8

Referenties W3, Akkoordverklaring uitwisseling informatie, huisreglement, startformulier,

W4, Mutatieform. Mutatieform.

U

Melding afwijzing

U

O

B

U W4 B

P022


versie 1.3

Pagina 8 van 13


6. Deelnemer

Beslissen


7. Instructeur

Uitvoeren



Ontvangen

4. Trainer

Informeren


Werkinstructie

Activiteit 16.Verwerken definitieve inschrijving en vervaardigen trainingsovereenkomst. Vervaardigen trainingsovereenkomst en laten ondertekenen door deelnemer, bij minderjarigheid tevens de ouder/verzorger, en opleidingscoördinator. Archiveren trainingsovereenkomst en indien van toepassing vrijstelling van leerplicht. De deelnemer ontvangt een kopie van de trainingsovereenkomst. 17.Informeren verwijzer. Informeren verwijzer middels het format terugmelding per e-mail. Archiveren kopie in deelnemerdossier. 18.Archiveren documenten. Archiveren akkoordverklaring informatieverstrekking, het reglement, het intakeformulier RETOUR, accordering woongemeente,format terugmelding en het startformulier in het deelnemerdossier.

1

2

3

4

6

7

8

Referenties Trainingsovereenkomst

U

U Akkoordverklaring uitwisseling informatie, reglement, startformulier, accordering woongemeente format terugmelding

U

19.Uitvoering traject. Stage maakt deel uit van het traject, hiervoor wordt een POK vervaardigd. Tijdens de individuele begeleiding wordt maandelijks het ontruimingsplan besproken. 20.Ontwikkelen PROP.(persoonlijk realisaties opleidingsplan) In de eerste 4 werkweken van het traject maakt de deelnemer onder begeleiding van de trainer de PROP. De deelnemer en de teamafgevaardigde tekenen de PROP voor akkoord, bij minderjarigheid tevens door de ouder/verzorger. Archiveren PROP in deelnemerdossier.

5

U

PROP

O

U #

U #

U #

P022


versie 1.3

Pagina 9 van 13


6. Deelnemer

Beslissen


7. Instructeur

Uitvoeren



Ontvangen

4. Trainer

Informeren


Werkinstructie

Activiteit 1 21.Ontwikkelen trajectplan. Binnen de eerste 6 werkweken van het traject wordt het trajectplan opgesteld. Het trajectplan wordt ontwikkeld naar aanleiding van de PROP, de praktijkervaring en de individuele begeleiding. In het trajectplan wordt het perspectief, de doelen, de subdoelen en de weg hoe te realiseren opgenomen. Het trajectplan wordt door de deelnemer, de teamafgevaardigde en bij minderjarigheid tevens door de ouder/verzorger voor akkoord ondertekend. 22.Versturen trajectplan. Versturen trajectplan naar verwijzer, de woongemeente en bureau VSV ontvangen een kopie. Versturen binnen 5 werkdagen na ontvangst. Is de deelnemer 16 jaar: versturen naar Onderwijs en Welzijn van de woongemeente. Is de deelnemer 17 jaar of ouder, versturen naar de Sociale Zaken van de woongemeente. Archiveren kopie in deelnemerdossier. 23.Vervaardigen casuïstiekverslag. 6 wekelijks wordt het casuïstiekverslag vervaardigd (naar aanleiding van de individuele ondersteuning, praktijk, leerweg en stage). Het casuïstiekverslag wordt in de eerste week na afloop van de 6 week ingeleverd bij het directiesecretariaat. Het directiesecretariaat draagt zorg voor de archivering 24.Vervaardigen voortgangsrapportage 6e maand. Uiterlijk in de 6e maand wordt de voortgangsrapportage vervaardigd. De voortgangsrapportage (6e maand) wordt door de deelnemer de teamafgevaardigde, en bij minderjarigheid tevens de ouder/verzorger voor akkoord ondertekend.

2

3

4

O

U

U #

5

6

7

8

Referenties Trajectplan,

U #

U

Casuïstiekverslag O

U #

U #

U #

Voortgangsrapportage O

U #

U #

U #

P022


versie 1.3

Pagina 10 van 13


6. Deelnemer

Beslissen


7. Instructeur

Uitvoeren



Ontvangen

4. Trainer

Informeren


Werkinstructie

Activiteit 25.Versturen voortgangsrapportage 6e maand. Versturen voortgangsrapportage naar verwijzer, de woongemeente en bureau VSV ontvangen een kopie. Versturen binnen 5 werkdagen na ontvangst. Is de deelnemer 16 jaar: versturen naar Onderwijs en Welzijn van de woongemeente. Is de deelnemer 17 jaar of ouder, versturen naar de Sociale Zaken van de woongemeente. Archiveren kopie in deelnemerdossier. 26.Is verlenging wenselijk? Zo ja, stap 26. Zo nee, stap 28. 27.Aanvraag verlenging. De aanvraag voor verlenging dient uiterlijk in de 9e maand ingediend te worden bij de woongemeente. 28.Is goedkeuring verlenging verleend? Zo ja, stap 23. Zo nee, stap 28. 29.Vervaardigen eindrapportage. Vervaardigen eindrapportage uiterlijk in de 12e maand c.q. aan het einde van het traject. De eindrapportage wordt door de deelnemer, de teamafgevaardigde, en bij minderjarigheid tevens de ouder/verzorger voor akkoord (of bij weigering voor gezien) ondertekend. De eindrapportage dient uiterlijk 2 weken voor de einddatum ingeleverd te worden bij de directiesecretaresse. 30.Versturen eindrapportage. Versturen eindrapportage naar verwijzer, de woongemeente, bureau VSV en indien van toepassing de ingeschreven school ontvangen een kopie. Versturen binnen 5 werkdagen na ontvangst. Is de deelnemer 16 jaar: versturen naar Onderwijs en Welzijn van de woongemeente. Is de deelnemer 17 jaar of ouder, versturen naar de Sociale Zaken van de woongemeente. Archiveren kopie in deelnemerdossier.

1

2

3

4

5

6

7

8

Referenties

U

I

B

U

B Eindrapportage

O

U

Eindrapportage

U

P022


versie 1.3

Pagina 11 van 13


6. Deelnemer

Beslissen


7. Instructeur

Uitvoeren



Ontvangen

4. Trainer

Informeren


Werkinstructie

Activiteit 31.Vervaardigen en versturen getuigschrift. Getuigschrift wordt alleen vervaardigd bij positief resultaat: - doorstroom naar beroepsopleiding - doorstroom naar betaalde/gesubsidieerde arbeid. De deelnemer ontvangt het origineel, de verwijzer de woongemeente en bureau VSV ontvangen een kopie. Archiveren kopie in deelnemerdossier. 32.Uitschrijven deelnemer en versturen bewijs van uitschrijving. Uitschrijven deelnemer in nOISe: - datum van uitschrijving - rede van uitschrijving.

1

2

3

4

5

6

7

8

Referenties Getuigschrift

U

U

nOISe, bewijs van uitschrijving

P022


versie 1.3

Pagina 12 van 13

4 Werkinstructies W1

Leden Plaatsingscommissie RETOUR Parkstad Limburg namens de volgende organisaties: - Bureau VSV - Projectleiding RETOUR - Bureau Jeugdzorg Heerlen - Samenwerkingsverband Oostelijk Zuid Limburg - St. Xonar - Maecon N.V. - Raad van de kinderbescherming - Project Jeugdwerkeloosheid - Arcus CollegeTrajectbureau AKA - Arcus College Trainingstraject RETOUR

W2

Een dossier bestaat uit een moedermap. In deze moedermap bevinden zich een 2-tal mappen en de checklist deelnemersdossier. Map 1 (rood): voor de bekostiging relevante documenten (wordt niet uitgeleend). Map 2 (grijs): overige formulieren (ter inzage op de administratie of middels uitleen).

W3

Tijdens de intake wordt de akkoordverklaring informatieverstrekking, het huisreglement en het startformulier ter ondertekening aan de deelnemer en indien de deelnemer minderjarig is tevens aan de ouder/verzorger voorgelegd. Tijdens de intake wordt het intakeformulier ingevuld. De deelnemer levert een kopie van ’n geldig legitimatiebewijs in. De deelnemer ontvangt een kopie van het ondertekende reglement. Tijdens de intake wordt het ontruimingsplan besproken

W4

De criteria zijn: - het ontwikkelen van eigen verantwoordelijkheid. - zelf willen - zich houden aan afspraken en opdrachten - geen drugs - geen agressief gedrag.

W5

Indien na rappel binnen 2 werkweken geen accordering is terug ontvangen, dan wordt een schriftelijk verzoek ingediend bij de voorzitter van de plaatsingscommissie, hoe verder te handelen.

P022

5.


versie 1.3

Pagina 13 van 13

Interne Controles IC nr. IC 1

Vaststelling: Uitdraai vanuit nOISe van lijst “IC 1”, zie checklist Maandelijks wordt een uitdraai gemaakt van nieuwe deelnemers ten opzichte van de vorige uitdraai. Van deze lijst wordt 10% (gelijkmatig over de lijst verdeeld) - maar minimaal 20 – gemarkeerd. Van deze deelnemers wordt het dossier ter hand genomen en wordt gecontroleerd op punten benoemd bij “IC 1”. Indien dossier akkoord, dan wordt dit als zodanig aangegeven op de controlelijst en afgetekend op de checklist “bij IC 1”. Wanneer in de steekproef een fout voorkomt, dan worden alle dossiers van de lijst binnen 2 werkweken gecontroleerd en hersteld daar waar gebreken worden geconstateerd. Ten behoeve van de herstelwerkzaamheden wordt een kopie van de IC lijst gehanteerd. Op deze lijst parafeert de medewerker die de herstelwerkzaamheden uitvoert per deelnemer voor akkoord. Op de lijst worden tevens de reparatiehandelingen vermeld. Degene die de interne controle heeft uitgevoerd tekent de controlelijst af. De leidinggevende ontvangt standaard een beknopt schriftelijk verslag. De controlelijsten worden opgeborgen in het IC dossier. Deze map is in voorkomende gevallen beschikbaar voor een review.

IIC2

Uitdraai vanuit nOISe van lijst “IC 2” zie checklist. Maandelijks wordt een uitdraai gemaakt van deelnemers ten opzichte van de vorige uitdraai die het trainingstraject hebben verlaten. Van deze lijst wordt 10% (gelijkmatig over de lijst verdeeld) - maar minimaal 20 – gemarkeerd. Van deze deelnemers wordt het dossier ter hand genomen en wordt gecontroleerd op punten benoemd bij “IC 2”. Indien uit de dossier-checklist blijkt dat de controle IC1 nog niet is uitgevoerd dan wordt ook hierop gecontroleerd. Indien dossier akkoord, dan wordt dit als zodanig aangegeven op de controlelijst en afgetekend op de checklist “bij IC 2”. Wanneer in de steekproef een fout voorkomt, dan worden alle dossiers van de lijst binnen 2 werkweken gecontroleerd en hersteld daar waar gebreken worden geconstateerd. Ten behoeve van de herstelwerkzaamheden wordt een kopie van de IC lijst gehanteerd. Op deze lijst parafeert de medewerker die de herstelwerkzaamheden uitvoert per deelnemer voor akkoord. Op deze lijst worden tevens de preparatiehandelingen vermeld. Degene die de interne controle heeft uitgevoerd tekent de controlelijst af. De leidinggevende ontvangt standaard een beknopt schriftelijk verslag. De controlelijsten worden opgeborgen in het IC dossier. Deze map is in voorkomende gevallen beschikbaar voor een review.

6 Incidentele formulieren: - Verklaring deelname trainingstraject RETOUR - Verklaring vrijwaring uitkering Sociale Zaken - Schorsing

Projectbeschrijving Trainingstraject RETOUR Parkstad Limburg (E2C)

Recommend Documents