50 55 6 0 45 5 40 10 35 15 30 2 25 0 25 3 0 20 5 15 10
1
Projectaanpak U&I² Introductie Wij hebben sinds 1988 veel ervaring opgedaan in het implementeren van flexibele standaard softwaretoepassingen voor de ondersteuning van facilitaire, technische en IT-gerelateerde bedrijfsprocessen. Onze software heeft een continue ontwikkeling doorgemaakt in functionaliteit, toepassingsgebied en gebruiksvriendelijkheid. Deze ontwikkeling wordt voortdurend doorgezet. De modulaire opbouw van onze software en de mogelijkheden om Ultimo aan de specifieke wensen van de klant aan te passen, leiden tot een diversiteit aan mogelijke configuraties. Daarmee is de Ultimo software voor steeds meer organisaties een interessante keuze om tal van processen te ondersteunen en inzicht in de uitvoer van deze processen te krijgen. De combinatie tussen onze flexibele software en de diversiteit van onze klanten en gebruikers, maken een even flexibele projectaanpak wenselijk. Net als de software, betreft onze implementatiemethodiek een ‘best practice standaard model’, welke qua bouwblokken en aanpak wordt toegesneden op uw klantspecifieke situatie. Onze implementatiemethodiek draagt de naam U&I² en is gebaseerd op de talloze Ultimo implementatieprojecten en de algemeen toegepaste projectmanagementmethodiek PRINCE2®*. U&I² staat voor Ultimo & Implementatie en voor U & Ik. Op basis van Uw specifieke situatie en rekening houdend met Uw wensen, stellen Wij de best passende projectaanpak voor. Gezien onze interactieve wijze van implementeren waarbij we hand in hand met u als opdrachtgever naar een perfecte oplossing toewerken, resulteert U&I² dan ook in meer dan synergie. Het staat voor succes in het kwadraat. * PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries.
U&I² = Ultimo & Implementatie U&I² = U & Ik U&I² = Succes in het kwadraat 2
Belangrijke karakteristieken van U&I² P r agm at isch
P rojec ta a npa k – s ta nda a rd ?
“Op nut en bruikbaarheid gericht”. De diversiteit in klanten en combinaties van modules vraagt om een situatie-afhankelijke aanpak. We gebruiken bij elke opdracht elementen uit de U&I²-toolbox in meer of mindere mate die voor uw situatie nuttig en bruikbaar zijn. Pragmatiek betekent bij ons dat wij goed voorbereid en met een op maat gesneden aanpak aan de slag gaan.
P roduc t geba seerd U schaft bij ons een software oplossing aan, welke is opgebouwd uit softwarecomponenten en diensten die aan het eind van het traject conform afspraken geleverd dienen te zijn. Binnen U&I² werken we ‘product based’. Dat wil zeggen dat het project, in samenspraak tussen onze consultant en u als opdrachtgever, wordt opgebouwd uit ‘producten’ (softwarecomponenten en diensten). Deze ‘producten’ zijn steeds leidend en bepalen steeds de uit te voeren activiteiten, de volgorde van deze activiteiten én de inzet van mensen en middelen (zowel van ons als van u als klant). Binnen U&I² vormen ‘producten’ de ruggengraat van de U&I²-toolbox.
Gefa seerd Binnen U&I² wordt gewerkt met een heldere fasering van het traject, zodat het project voor alle betrokkenen goed behapbaar blijft. Faseovergangen zijn natuurlijke mijlpalen die de gelegenheid geven om te toetsen of het traject conform plan verloopt en of de uitvoering nog steeds bijdraagt aan de initiële doelstelling. Faseovergangen geven de mogelijkheid om tijdig bij te sturen en knelpunten te voorkomen.
45 40 35 30
50 55 6 0 25 3 0 20 5 15 10
2 5 20
Voorgaande maakt duidelijk dat één standaard projectsjabloon in U&I² niet bestaat. Elke opdracht kent zijn eigen unieke combinatie van klant, te leveren producten en de daaruit voortvloeiende fasering. Tegen dit licht moet ook U&I² gezien worden. We bieden met U&I² een toolbox die toepasbaar is op alle Ultimo implementaties en die onze vakmensen in samenwerking met de projectmedewerkers bij u als klant, in staat stelt hun werk goed te doen. Binnen onze organisatie zijn de projectcoördinatoren belangrijke richtingaanwijzers bij het toepassen van de methode in een specifiek project. In de volgende alinea’s behandelen wij belangrijke elementen uit onze implementatiemethodiek die voor de meeste projecten van toepassing zijn en die een goed beeld geven van onze werkwijze.
U & I² p rojec t fa se s Binnen U&I² doorloopt een project 4 hoofdfases: • De Projectaanloopfase is een proces van afstemming en offertetraject, waarin uw behoeften worden gematched met de mogelijkheden van de Ultimo software; • In de daaropvolgende Projectinitiatiefase komen we samen tot overeenstemming. Onze afdeling Customer Support Services zal de hieruit resulterende opdracht gaan uitvoeren en starten met de voorbereidende stappen van de implementatie; • Het daadwerkelijk realiseren van de producten vindt plaats in één of meerdere Realisatiefases; • De Projectafsluiting is de fase waarin wij gezamenlijk constateren dat alle producten conform specificaties opgeleverd zijn. Ook de overdracht vanuit het project naar de account manager en de support-afdeling van Ultimo Software Solutions vindt hierin plaats. We zullen u in het vervolg van dit document een beeld geven van de operationele stappen en activiteiten die plaatsvinden in de diverse fases. Hiermee proberen we u een beeld te geven van de inspanning die u van ons mag verwachten en de medewerking die we van u als opdrachtgever vragen om elke fase (en uiteindelijk de opdracht) tot een goed einde te brengen.
5 10
15
3
P rojec ta a nloop Het tot stand brengen van de match tussen uw behoefte en onze mogelijkheden is de kern van deze fase. In onze visie, ligt er aan elk project een, al dan niet beschreven, Business Case ten grondslag. Anders gezegd: “Er is sprake van een probleemstelling, waarop het Ultimo project een oplossing biedt.” Bij de klant ligt de belangrijke taak om de behoefte zo helder mogelijk te formuleren. Bij ons ligt de taak om in deze fase een heldere oplossing aan te bieden die hierop aansluit. De cruciale rol die het bepalen van de Business Case speelt mag niet onderschat worden.
Wij
• Matchen klantbehoefte met ons producten- en diensten pakket; • Assisteren bij het bepalen van de Business Case.
Business Case
U Een U&I²-project is gebaat bij een gedegen Business Case. Dit is het geval wanneer u een helder beeld heeft van de redenen waarom Ultimo aangeschaft is, welke problemen u wilt oplossen, welke knelpunten u beoogt op te heffen, kortom welke doelen u hoopt te bereiken met de aanschaf van Ultimo. Een heldere Business Case helpt om de goede keuzes te maken bij de aanschaf van Ultimo (welke modules zijn nodig), de inrichting van Ultimo (waar wordt de meeste aandacht aan besteed) en de beheersing van het project (het besteden van de beschikbare tijd aan de juiste zaken en de beantwoording van de vraag of issues de aandacht krijgen die ze verdienen).
Trainingen
Ultimo heeft een uitgebreid trainingsaanbod samengesteld. De standaardtrainingen die in Nunspeet of Mechelen gegeven worden zijn zeer geschikt om een gedegen basiskennis van Ultimo te verkrijgen. In heel veel gevallen is deze opgedane kennis voldoende om in de praktijk als eindgebruiker met Ultimo te werken. Het brede aanbod van trainingen dekt de standaard functionaliteit. Bij grotere implementatietrajecten wordt er vaak gebruik gemaakt van de configuratiemogelijkheden van Ultimo en wordt het product op uw gewenste situatie toegesneden. In die gevallen is het belangrijk om uw projectmedewerkers die meebeslissen over de uiteindelijke functionaliteit goed voor te bereiden en kennis te laten maken met Ultimo. Op basis van de standaardtraining kan men namelijk vooraf een beeld krijgen waar de Ultimo-standaard aan voldoet en op welke punten de functionaliteit uitgebreid of aangepast zou moeten worden om optimaal aan te sluiten op uw eigen werkprocessen. Het in een zo vroeg mogelijk stadium van het project volgen van trainingen is in dit geval wenselijk. In sommige gevallen worden er standaard trainingen bij u op locatie gegeven. Daarvoor heeft Ultimo technische hulpmiddelen beschikbaar. Daarnaast wordt er echter ook een beroep gedaan op uw eigen trainingsfaciliteiten. De verantwoordelijkheid voor het beschikbaar stellen daarvan ligt bij uw eigen organisatie. Wij kunnen uw lokale ICT-dienst informeren over de eisen die aan de faciliteiten gesteld worden en ook ondersteunen bij het inrichten van de trainingsomgeving.
4
• Bepalen Business Case.
Wij zijn gebaat bij een heldere, actuele Business Case omdat we daarmee een garantie hebben dat we na onze inspanningen ook een product opgeleverd hebben dat een maximale toegevoegde waarde voor u heeft. Dat is de beste basis voor een vruchtbare samenwerking, ook na het project.
Om de juiste resources in te plannen dient deze ondersteuning ruim van tevoren aangevraagd en ingepland te worden. Voor uw eindgebruikers is het in sommige gevallen goed om een maatwerktraining te volgen. Dit zijn trainingen gebaseerd op het standaard trainingsmateriaal welke aangepast is op de configuratie van uw omgeving. Er wordt hierbij dus ook maatwerk trainingsmateriaal ontwikkeld. Uw eindgebruikers maken kennis met Ultimo aangepast aan uw werkprocessen. Hierdoor wordt na de ingebruikname direct een goede start gemaakt met de inzet van Ultimo. Het is gebruikelijk deze trainingen kort voor ‘live-gang’ te plannen. Een bijzondere vorm van training is de werkplekinstructie. Uitermate geschikt voor kleine gebruikersgroepen. De consultant verzorgt een instructie op de eigen werkplek van de medewerker(s). Het voordeel hiervan is dat in een omgeving die overeenkomt met de praktijk één op één relevante kennis wordt overgebracht. Ook deze vorm van training is bedoeld als voorbereiding en wordt doorgaans ook kort voor de ‘live-gang’ van Ultimo ingepland om direct een goede start te kunnen maken. Hierbij is er geen sprake van trainingsmateriaal maar het daadwerkelijk hands-on instrueren van uw gebruikers. Voor een uitgebreide beschrijving van het trainingsaanbod is een aparte brochure beschikbaar.
P rojec t ini t i at ie Na het bereiken van overeenstemming over de te leveren software en dienstverlening, inclusief de belangrijkste specificaties en de condities waaronder de opdracht wordt uitgevoerd, is de scope afgebakend. Onze uitvoerende afdeling, Custumer Support Services, neemt vervolgens het stokje van Marketing & Sales over en neemt de opdracht in behandeling. Allereerst ondergaat de opdracht een intake door de projectcoördinator. Op basis van kennis van de klant en de materie geeft de projectcoördinator aanwijzingen hoe de opdracht uit te voeren, welke voorbereidende activiteiten bij ons uitgevoerd zullen worden, welke zaken u ter voorbereiding uit moet voeren, welke beschikbare consultant het meest geschikt is en welke elementen uit de U&I²-toolbox ingezet zullen worden om het project succesvol af te ronden. Vervolgens worden door onze planningsafdeling in samenspraak met u de data gereserveerd waarop de opdracht uitgevoerd zal gaan worden. Hierbij worden de door u uit te voeren voorbereidende acties ook gecommuniceerd. Een voorbeeld hiervan is het samenstellen van een groep mensen die binnen het project een rol gaan spelen in de uitvoering of als vraagbaak. Ook deze mensen zullen zich voor moeten bereiden op de komende implementatie. Kennismaking met Ultimo is daarbij van groot belang. Deze kennismaking vindt in de meeste gevallen plaats door middel van het volgen van standaardtrainingen bij ons op locatie. Projectmedewerkers dienen ook doordrongen te zijn van de Business Case die ten grondslag ligt aan de implementatie, die bepaalt immers de gewenste functionaliteit.
Onderdeel van de projectinitiatie is de eerste projectsamenkomst (‘kickoff-bespreking’). Hierin maakt men kennis en worden de wederzijdse verwachtingen gespiegeld en afgestemd. Ook worden allerlei praktische zaken besproken. Tenzij anders afgesproken, zijn de door ons opgestelde initiële productbeschrijvingen en de projectplanning vooraf opgestuurd en worden deze documenten tijdens de kick-off besproken. Resultaat van de kick-off is een definitieve planning (op hoofdlijnen) en overeenstemming over de te implementeren producten. Voorafgaand aan de fase zal in overleg een detailplanning opgesteld worden, waarin de in die fase op te leveren producten, terug te vinden zijn. De realisatie kan beginnen!
Wij
K ick - o f f
De tijd en inspanning die deze voorbereiding voor u met zich meebrengt dient niet onderschat te worden. Uit de praktijk blijkt dat het verzamelen van allerlei stamgegevens (personeel, kostenplaatsen, ruimteboek, installaties, et cetera) ten behoeve van het initieel vullen van Ultimo de nodige tijd kost. Om u te ondersteunen bieden wij hulpmiddelen om de verzamelde gegevens efficiënt vast te leggen en eenvoudig te importeren. De stamgegevens vormen de basis van de te ondersteunen processen in Ultimo, zoals bijvoorbeeld werkorderbeheer, inkoop- en voorraadbeheer, et cetera. De projectmedewerkers zullen zich een goed beeld moeten vormen van de gewenste functionaliteit (t.o.v. de huidige situatie). Het is in de voorbereiding ook van belang dat de technische randvoorwaarden voor de Ultimo-implementatie ingevuld zijn. Is de vereiste hardware beschikbaar en voldoen de systemen aan de door ons gecommuniceerde eisen? Veel organisaties vereisen bovendien een intake van nieuwe software. Als dit bij u ook het geval is, dan is het van belang dat deze intake gereed is wanneer de consultant zijn werkzaamheden aanvangt.
De kick-off luidt het einde van de voorbereidingen in en het begin van het daadwerkelijk realiseren van de producten. Een typische agenda van een kick-off meeting is: • Kennismaking betrokken medewerkers van uw organisatie en van onze zijde; • Toelichten van onze algemene werkwijze (U&I²); • Toelichten projectaanpak; • Afstemmen verwachtingen o.b.v. opdracht; • Toelichten initiële projectplanning; • Verantwoordelijkheden van onze betrokken medewerkers toelichten; • Vaststellen projectorganisatie (aanspreekpunten, contactpersonen, procedures); • Bespreken van praktische zaken (werkplek, ondersteuning ICT, etc.); • Eventuele overige vragen.
• Intake opdracht (projectcoördinator); • Voorbereidende acties intern uitzetten (projectcoördinator); • Toewijzen consultant en andere Ultimo-recources (planning); • Plannen begeleidingsdata (planning); • Voorbereiding door uitvoerend consultant (consultant); • Diverse overige voorbereidende activiteiten; • Kick-off (consultant).
U
• Samenstellen projectgroep; • Projectmedewerkers bekend maken met de Business Case; • Bepalen ‘gewenste’ situatie (processen); • Projectmedewerkers deel laten nemen aan standaardtrainingen Ultimo; • Verzamelen stamgegevens t.b.v. initiële vulling; • ICT-resources in gereedheid brengen (zowel mensen als middelen); • Kick-off.
Na de kick-off vindt in veel gevallen de installatie van Ultimo plaats waarbij er een Test- en Productieomgeving ingericht wordt. Bij de kick-off meeting is altijd de uitvoerend consultant aanwezig. Soms is het wenselijk om de kick-off meeting in een eerder stadium plaats te laten vinden. Met name wanneer u hulp nodig heeft bij het opzetten en coördineren van de voorbereidende activiteiten. In deze gevallen is het mogelijk dat de kick-off door de projectcoördinator uitgevoerd wordt.
5
Re a l is at ie De Realisatiefase in zijn geheel kenmerkt zich door het afwisselend analyseren van de klantbehoefte, het realiseren daarvan en het vervolgens aanbieden ter evaluatie. In veel gevallen zullen er meerdere deelfases zijn waarin de realisatie van de producten plaatsvindt. Het bestaan van meerdere deelfases wordt verklaard uit de eerder genoemde projectmanagement beheersbaarheidfactoren en praktische overwegingen. U&I² vereist dat voor aanvang van een realisatie(deel)fase de detailplanning van de fase bekend is. Iedereen weet welke producten er in de fase gerealiseerd zullen worden en welke overlegmomenten, detailinterviews, configuratieactiviteiten en testperiodes er daarvoor voorzien zijn en welke rol hij of zij daarin speelt.
Zo zijn er dikwijls diverse realisatiedeelfases die na elkaar of soms parallel aan elkaar uitgevoerd worden. Eindresultaat moet een volledig geaccepteerde set aan producten zijn. Daarna kan de Realisatiefase als geheel afgesloten worden.
Wij
Het productgebaseerde karakter van onze aanpak uit zich in het belang dat wij hechten aan het uitdiepen van de detailspecificaties van de producten. Deze worden samen met de gemaakte afspraken vastgelegd in Productbeschrijvingen en de ITA-lijst (Issues, Testresultaten en Acties). De ITA-lijst fungeert als centraal communicatiemiddel en zal tijdens elk voortgangsoverleg de agenda bepalen. Aan de hand van de productbeschrijvingen, waarin in principe alleen de afwijking van de standaard functionaliteit wordt beschreven, kan de consultant het product configureren. Afhankelijk van de situatie kunnen er meerdere iteraties van analyse, realisatie en evaluatie plaatsvinden voordat het product door de consultant ter acceptatie aan de klant wordt voorgelegd.
O V ER L EGS T R U C T U REN
De verantwoordelijkheid van de daaropvolgende acceptatietest ligt bij u. Deze test geeft u de gelegenheid om het opgeleverde product te toetsten aan de eerder gemaakte en in de productbeschrijvingen vastgelegde afspraken. Uw testbevindingen worden in de ITA-lijst vastgelegd. Vervolgens worden uw bevindingen gezamenlijk besproken. De consultant zal eventuele corrigerende werkzaamheden uitvoeren, waarna een hernieuwde oplevering volgt. Eventuele afgenomen maatwerktrainingen of werkplekinstructies vinden ook plaats tijdens de realisatie(deel)fase. In de meeste gevallen worden deze eindgebruikertrainingen zo kort mogelijk voor de ‘in productie’-name gepland.
6
De overlegstructuren binnen een Ultimo implementatietraject zijn (zoals de gehele projectaanpak) afhankelijk van uw specifieke klantsituatie en de opdracht in zijn geheel. Enkele typische, veelvoorkomende overlegstructuren zijn echter wel te benoemen: Fase-interview: Tijdens dit overleg wordt de afgelopen fase kort geëvalueerd. Daarna worden de producten die in de komende fase gerealiseerd moeten worden globaal doorgenomen. Met deze informatie worden planning, productbeschrijvingen, ITA-lijst en overige relevante documentatie bijgewerkt. Het is een moment om (meer of minder formeel) een ‘GO’ te geven voor de komende fase; Detailinterview: Sommige producten behoeven een nadere uitdieping van de functionele wensen. Tijdens het detailinterview worden met de key-users van het onderhavige product de acceptatiecriteria bepaald. Ook hiervan vindt de verslaglegging plaats in productbeschrijvingen en ITA-lijst; Voortgangsoverleg: Periodiek of zo vaak als nodig geacht, vindt er voortgangsoverleg plaats tussen de uitvoerende consultant en de projectleider vanuit uw organisatie. Onderwerp van gesprek is de ITA-lijst die alle uitstaande acties, issues en testresultaten bevat en de planning.
• Fase- en detailinterviews voor bereiden en afnemen (consultant); • Uitwerken resultaten interviews in productbeschrijvingen (consultant); • Configuratie van Ultimo (consultant); • Geven van training en/of werk plekinstructie (consultant); • Voortgangsoverleg (consultant); • Oplevering producten vóór acceptatietest (consultant); • Bespreken resultaten acceptatietest (consultant); • Ondersteuning bij projectissues (projectcoördinator).
U
• Deelname aan fase- en detailinterviews; • Geven van feedback aan consultant; • Accorderen product beschrijvingen; • Uitvoeren acceptatietest; • Voortgangsoverleg; • Volgen training en/of werkplekinstructie; • Accepteren producten.
Bijgewerkte versies van beide projectdocumenten kunnen het resultaat zijn van dit overleg; Oplevering voor acceptatie/evaluatie: Tijdens dit overleg worden één of meerdere producten opgeleverd om te gaan testen. Gebruikers die de test gaan uitvoeren worden geïnstrueerd welke producten ze dienen te testen, wat eventueel bekende ‘white spots’ zijn en hoe ze testbevindingen vast gaan leggen; Bespreken testbevindingen: Na de acceptatietest of evaluatie worden de testbevindingen gezamenlijk besproken en gecategoriseerd. Mogelijk zijn bevindingen nalatigheden in de configuratie maar mogelijk ook interpretatieverschillen. Ook wensen en bugs kunnen voorkomen; Bespreken vervolgactierapport en formele acceptatie: Het laatste overleg van het project. Het vervolgactierapport wordt toegelicht en de ondertekening van het acceptatieformulier vindt plaats. Uiteraard wordt ernaar gestreefd om de agenda en de onderwerpen van de diverse overleggen zo vroeg mogelijk bekend te maken zodat alle betrokkenen zich zo goed mogelijk kunnen voorbereiden.
P rojec ta f slui t ing De fase Projectafsluiting is de fase waarin de opdracht formeel afgesloten wordt. Alle producten hebben een acceptatietest ondergaan en de eventueel gemelde testbevindingen zijn behandeld. Eventueel vindt er nog een nazorgdag plaats waarin zaken die uit het dagelijks gebruik naar voren komen, behandeld kunnen worden.
•
Matchen behoeften met producten- en dienstenpakket
•
Voorbereiden Plannen Kick-off Trainen
BUSINESS C ASE
Het is niet ondenkbaar dat er gedurende het project zaken aan de orde komen die niet binnen de scope van de eerder overeengekomen opdracht vallen, maar die wel relevant zijn voor een eventueel vervolgtraject. Al deze zaken worden verzameld in een vervolgactierapport. Op basis van een dergelijk vervolgactierapport kan de account manager met u in overleg treden over een eventuele vervolgopdracht op termijn. Evenzogoed kan het vervolgactierapport acties bevatten voor andere afdelingen binnen onze organisatie of voor uzelf. Het rapport is een belangrijk hulpmiddel bij de interne overdracht van de opdracht. Na de projectafsluiting is de uitvoerende consultant niet meer uw primaire aanspreekpunt. Nieuwe wensen of uitbreidingen in de functionaliteit kunt u desgewenst bij uw account manager kenbaar maken. Eventuele fouten in de software kunt u melden bij de afdeling Customer Support Services, die vervolgens actie zal ondernemen. Uiteraard is uw projectcoördinator in voorkomende gevallen altijd een aanspreekpunt, die actie kan ondernemen op zaken die niet eenduidig aan uw account manager of de afdeling Customer Support Services toegewezen kunnen worden.
• • •
PROJEC TINITIATIE • • • • •
RE ALISATIE
•
• •
Mogelijk nog belangrijker dan het vervolgactierapport is het acceptatieformulier. Dit formulier geeft een opsomming van alle producten en diensten die in de opdracht genoemd worden en door deze te tekenen geeft u een officieel akkoord op de uitgevoerde werkzaamheden en daarmee de opdracht. Het tekenen van dit formulier heeft voor alle projectbetrokkenen een positief afsluitend karakter van de opdracht. Het markeert de overgang van ontwikkeling van uw Ultimo applicatie naar het gebruik en het beheer van Ultimo.
•
Formele acceptatie Nazorg In beheer nemen
PROJEC TAFSLUITING
Wij
• Leveren geplande nazorg (consultant); • Samenstellen vervolgactierapport (consultant); • Interne overdracht; • Formele acceptatie (consultant).
U
A C C E P T A T I E T ES T
Detailafstemming Configuratie Oplevering producten Training Voortgangsoverleg Acceptatietests
Binnen onze projectaanpak is de acceptatietest de verantwoordelijkheid van u als klant. Wij hebben uiteraard de verantwoordelijkheid om een goede acceptatietest mogelijk te maken. Belangrijke hulpmiddelen zijn in ieder geval de productbeschrijvingen, waarin de acceptatiecriteria beschrijven aan welke eigenschappen het product moet voldoen. Deze acceptatiecriteria zijn tevens de te testen punten. Het opleveren van producten voor de acceptatietest gaat vrijwel altijd gepaard met een instructie waarin de te testen producten worden benoemd, de bekende ‘white-spots’ worden aangewezen en het juist en volledig registreren van de bevindingen wordt toegelicht.
• • • •
Accorderen vervolgactierapport; Opheffen projectgroep; Formele acceptatie; In beheer nemen Ultimo.
Resultaten van de acceptatietest kunnen op de ITA-lijst vermeld worden en eventueel nader toegelicht worden in andere documenten, vergezeld van schermafdrukken en afbeeldingen. Na de acceptatietest worden de bevindingen met elkaar besproken en worden de bevindingen gecategoriseerd en van een prioriteit voorzien. Op de terechte bevindingen wordt ‘rework’ uitgevoerd. Deze punten worden voor her-test aangeboden.
7
Aanspreekpunten Ultimo Om zo helder mogelijk te maken wie in welke fase uw aanspreekpunt is, vindt u onderstaand een overzicht.
ACCOUNT MANAGER
PROJEC TA ANLOOP •
•
Matchen klantbehoefte met ons producten- en dienstenpakket; Assisteren bij het bepalen van de Business Case.
PROJEC TCOÖRDINATOR CONSULTANT PL ANNING
PROJEC TCOÖRDINATOR CONSULTANT
PROJEC TINITIATIE
RE ALISATIE
• •
•
•
PROJEC T
•
•
•
Intake opdracht (projectcoördinator); Voorbereidende acties intern uitzetten (projectcoördinator); Toewijzen consultant en andere Ultimo-recources (planning); Plannen begeleidingsdata (planning); Voorbereiding door uitvoerend consultant (consultant); Diverse overige voorbereidende activiteiten;
•
Kick-off (consultant).
•
•
• •
• •
•
PROJEC TCOÖRDINATOR CONSULTANT
PROJEC TAFSLUITING
Fase- en detailinterviews voorbereiden en afnemen (consultant); Uitwerken resultaten interviews in productbeschrijvingen (consultant); Configuratie van Ultimo (consultant); Geven van training en/of werkplekinstructie (consultant); Voortgangsoverleg (consultant); Oplevering producten vóór acceptatietest (consultant); Bespreken resultaten acceptatietest (consultant); Ondersteuning bij projectissues (projectcoördinator).
• • • •
Accorderen vervolgactierapport; Opheffen projectgroep; Formele acceptatie; In beheer nemen Ultimo.
BEHEER
BEHEER
ACCOUNT MANAGER
SUPPORT
Heeft u naar aanleiding van deze brochure nog vragen over onze projectaanpak? Neem dan gerust contact met ons op voor verdere inlichtingen.
Ultimo Software Solutions bv Waterweg 1 8071 RR Nunspeet Nederland Telefoon: +31(0)341 - 423737 Fax: +31(0)341 - 421172 E-mail:
[email protected]
8
Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, gebouw E Schaliënhoevedreef 20 2800 Mechelen België Telefoon: +32(0)15 - 444144 Fax: +32(0)15 - 444145 E-mail:
[email protected]
WWW.ULTIMO.NET
© 2010. Ultimo Software Solutions bv. Druk- en zetfouten voorbehouden.
Meer inf or m at ie
