Dossier voor L&D-awards Project: Onboarding van nieuwe medewerkers bij BASF Antwerpen
Contactpersoon: Charlotte Vandewalle Email:
[email protected] Tel: 03 561 37 70
1. Waarom werd dit project opgestart? Wie of wat inspireerde tot het project? BASF heeft een lange traditie van sterk in te zetten op de ontwikkeling van zijn medewerkers. Er is enerzijds een ruim aanbod aan zowel technische, veiligheids- als soft skill en taalopleidingen. Anderzijds wordt voor iedere medewerker, in elk productiebedrijf of ondersteunende dienst, een persoonlijk plan voor training-on-the-job ontwikkeld. Hoewel er reeds bij de contractonderhandelingen over het thema ‘ontwikkeling bij BASF’ wordt gesproken, starten de leerprogramma’s voor nieuwe medewerkers pas effectief bij de eerste dag op bedrijf, m.n. de onthaaldag. Dat is voor velen echter een overweldigende ervaring met nieuwe procedures, een nieuwe omgeving, nieuwe collega’s. Men loopt een beetje verloren. Men wacht vol spanning tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag en weet eigenlijk niet wat er te wachten staat. Daarom werd gezocht naar een manier om medewerkers reeds voor de eerste “onboarding-dag” met hun opleidingstraject te laten beginnen. Op een zeer informele en informatieve wijze, zodat men bij die eerste stap over de drempel al wat geacclimatiseerd is, weet wat er te wachten staat, hoe collega’s met elkaar omgaan, m.a.w. dat men zich vooral al wat thuis en welkom voelt op het nieuwe bedrijf. Verschillende HR diensten zochten gezamenlijk naar een leerconcept voor nieuwe collega’s dat zeer toegankelijk en herkenbaar was en tegelijk zakelijk enkele noodzakelijke bedrijfsprocessen, zoals toegangscontrole en aanmelding, kon uitleggen zonder saaie onpersoonlijke procedures te moeten opsturen. Een leerconcept dat zowel qua look & feel attractief is voor nieuwe collega’s, en dat dat grote “anonieme bedrijf” een gezicht kan geven. Maar ook een concept dat het technologisch mogelijk maakt om van thuis uit te gebruiken, lang voordat men toegang op het bedrijfsnetwerk heeft. Concreet werden volgende vernieuwingen ingevoerd: (i) het maken van een e-learning rond peterschap (meer ervaren collega’s die de eerste werkdag een nieuwe collega opvangen en gedurende de eerste zes maanden een steun en toeverlaat kunnen zijn) ter vervanging van de bestaande klassikale training om op die manier beter te kunnen voldoen aan de vraag van “just-in-time” opleiding, (ii) het opnemen van een roadmovie, een zeer herkenbaar filmpje waarbij je de eerste werkdag vanaf het aflopen van de wekker tot de busrit terug naar huis volgt door de ‘bril’ van de nieuwe medewerker, en (iii) het ontwikkelen van een interactieve map van de BASF-site, die de nieuwe medewerker in staat stelt om volgens eigen interesse en op eigen tempo van thuis uit al die “onbekende” BASF-site te leren kennen, en van zijn/haar directe werkomgeving ook al wat leuke en interessante weetjes te ontdekken. De nominatie gaat over de laatste twee projecten, enerzijds omdat deze voor BASF heel vernieuwend zijn geweest, dat we het ‘levenslange’ opleidingstraject van BASF daarmee hebben uitgebreid tot voor de eerste werkdag en anderzijds omdat deze concepten bijdragen tot het visualiseren van de bedrijfscultuur, wat zelden in opleidingen uitgewerkt wordt. Zowel de link naar het onboarding-filmpje (YouTube) als naar de interactieve map (op BASF België website) worden vóór de effectieve eerste werkdag (= officiële onthaaldag op BASF) doorgemaild naar de nieuwe medewerkers, met uiteindelijk als doel de nieuwe medewerker gerust te stellen zodat hij/zij weet hoe en waar naartoe én wat te verwachten van die eerste werkdag. Niet zelden delen nieuwe medewerkers, die nauwelijks een stap op de firma hebben gezet, dit al met hun directe omgeving. Hierbij de beide links om het ontwikkelde materiaal zelf eens te kunnen bekijken en beoordelen: https://www.youtube.com/watch?v=HMEksV-giM4 http://www.basf.be/ontdekbasfantwerpen
2. Omschrijf de doelgroep en bereik. Tot de doelgroep behoren alle mogelijke werknemers die bij BASF beginnen te werken, voor korte of langere duur, en nooit eerder op het BASF terrein zijn geweest. Dit omvat zowel nieuwe eigen BASFmedewerkers, alsook stagiairs, jobstudenten, uitzendkrachten,…
3. Is er een afstemming met het strategisch beleid en/of HR-beleid voorzien? Het volledige onboarding-project, waarvan het filmpje en de interactieve map slechts een onderdeel zijn, werd gedragen en vorm gegeven door heel de HR-afdeling van BASF Antwerpen en is ook voorgelegd aan een deel van het “experienced management” tijdens hun jaarlijkse denkdagen. Het concept draagt bij tot de strategische principes en waarden van de BASF groep (Best Team, betrokkenheid en openheid, samenwerking en diversiteit, …)
4. Wat zijn de voorziene effecten op korte en lange termijn? Op korte termijn is het effect dat nieuwe medewerkers zich comfortabeler voelen in aanloop naar hun eerste werkdag. Op lange termijn wordt voorzien dat de BASF-medewerkers zich echt – vanaf dag één – een deel van de BASF-familie voelen en dat het vertrouwen in de competentie en de meerwaarde van dienst “Training”, en bij uitbreiding heel HR, groeit. Door dit concept wordt ook een stuk van het bedrijf “tot in de huiskamer” gebracht en krijgt de directe omgeving van de medewerker inzicht in de bedrijfscultuur en zijn/haar werkplek.
5. Wat waren de randvoorwaarden tot het welslagen van het project? Binnen afgesproken budget blijven en “look & feel” van eindproduct moet voldoen aan algemene BASF-afspraken. De technologie moest voor iedereen toegankelijk zijn.
6. Hoe gebeurde de communicatie met de stakeholders zoals werknemers, directie, vakbonden …? Communicatie met directie, HR-dienst en leidinggevenden gebeurde via de Kernteam-meetings waar alle diensthoofden van HR vertegenwoordigd zijn en via de denkdagen van het “experienced management”. Alle peters/meters (ervaren medewerkers die nieuwelingen opvangen) werden geïnformeerd. Tenslotte werden alle medewerkers hiervan op de hoogte gebracht, via de geijkte BASF-informatiekanalen (nieuwsbrief, intranet, …).
7. Budgettering? Prijsoffertes van verschillende leveranciers werden vergeleken en uiteindelijk werden beide zaken (onboarding roadmovie en interactieve map) voor ongeveer 25.000€ verwezenlijkt.
8. Ondersteuning (tijd, mankracht, KMO-portefeuille, subsidies, ESF, sectorfondsen,…)? Geen subsidies of fondsen. Het project werd volledig gedragen door eigen medewerkers, met inzet van een externe leverancier voor de filmopnames en de programmatie van de interactieve map.
9. Beschrijf de praktische aanpak. Roadmovie: De verhaallijn voor de film werd voorbereid door de HR dienst “Training” en voorgelegd aan het volledige team “Talent Management”, dienst “Communicatie” en enkele net gestarte collega’s, voor aanvullingen en/of opmerkingen. BASF-medewerkers werden ingeschakeld als acteurs en figuranten. De film werd modulair opgenomen en gemonteerd, zodat op termijn eventueel nieuwe stukjes kunnen worden voorzien, indien er zich grote en/of relevante wijzigingen zouden voordoen. Interactieve map: Alle informatie werd aangeleverd door de diensten “Training” en “Communicatie” en door de leverancier grafisch verwerkt.
10. Beschrijf de didactische aanpak. Het geheel moest (technisch) voor iedereen toegankelijk zijn, én intuïtief in gebruik (YouTube, internet). Bedrijfsspecifieke termen werden vermeden. Alle figuranten in de film zijn eigen medewerkers, om authentiek te blijven. Omdat BASF zo groot is – zo’n 3500 medewerkers op de site in Antwerpen – en het dus niet haalbaar is om nieuwelingen in contact te laten komen met nieuwelingen van de maanden ervoor in hun directe werkomgeving, werd er gezocht naar een manier om de nieuwelingen toch aan te spreken op die thema’s waar ze initieel toch wel wat vragen bij hebben én op een manier die hen ook daadwerkelijk aanspreekt. Het systeem van peter/meter werkt heel goed, alleen valt op dat de peters/meters zich niet helemaal meer kunnen verplaatsen in de vragen en onzekerheden waar nieuwelingen toch mee zitten, omdat zijzelf nu eenmaal al enkele jaren aan boord zijn.
11. Is uw project ‘vernieuwend’? Zo ja, in uw organisatiecultuur of in het ruimere, professionele veld van vorming en opleiding? Het project is zeker vernieuwend in de context van BASF Antwerpen, mogelijk ook in het professionele veld van vorming en opleiding omdat het opleidingstraject van nieuwe medewerkers hiermee start vanaf het tekenen van het contract en niet vanaf de eerste effectieve werkdag op het bedrijf. Naast een visualisatie van processen (bijvoorbeeld voor aanmelding op het bedrijf) wordt vooral de bedrijfscultuur van openheid en respect getoond. Nieuwe medewerkers worden op deze manier al verwelkomd vóór hun eerste werkdag en voelen zich daarmee die eerste dag al meer op hun gemak.
12. Waar bevinden zich win-win-situaties? Voor de nieuwe medewerkers die hun eerste dag op BASF nog moeten beleven, is het een geruststelling om reeds op voorhand te weten wat er in grote lijnen staat te gebeuren. Door het bekijken van de film weten ze zo bijvoorbeeld iets meer over de dresscode en worden ze er attent op gemaakt dat ze zelf geen lunch moeten meebrengen… Praktische zaken komen ook aan bod, zodat ze eraan herinnerd worden welke papieren ze nog moeten meebrengen, en bijvoorbeeld hoe en waar ze de BASF-bus kunnen nemen. Dankzij de interactieve map, kunnen ze ook al veel te weten komen over hun eigen werkomgeving en zullen ze sneller en zelfstandig de weg kunnen vinden op het terrein. Door het op voorhand doorsturen van informatie op deze informele manier, voegen we als BASF de daad bij het woord. Ze hebben tijdens de contractbespreking gehoord over ons cyclisch proces van “employee development” en over het belang van “levenslang leren” bij BASF, en kunnen meteen aan de lijve ondervinden dat het gemeend is. Ook de verkondigde intentie om vernieuwende vormen van opleidingen en informatieoverdracht toe te passen, is meteen kracht bijgezet. Voor BASF is het goed dat alle nieuwelingen perfect weten waar ze precies moeten verzamelen op hun eerste dag én dat ze alle vereiste papieren zeker bij zich hebben. Door ook film en map thuis ter beschikking te hebben, kan de directe omgeving meekijken wat de nieuwe medewerker die eerste dag mag verwachten. Geruststellend voor de omgeving en een vorm van ambassadeurschap voor BASF.
13. Beschrijf de resultaten, return (on investment), verankering … Het hoofdresultaat is dat nieuwe medewerkers zich al vóór ze effectief van start gaan bij BASF, welkom voelen. Het leren kennen van de onderneming begint op die manier al vanaf het prille begin van hun carrière én ze kunnen meteen aan den lijve ondervinden dat BASF ontwikkeling van de medewerkers heel belangrijk vindt. Het is voor BASF een heel vernieuwende aanpak om een opleiding in deze vorm aan te bieden, en door het succes ervan, zal de acceptatie bij het management voor dergelijke vernieuwingen alleen maar groter worden. Dit is dus op zich voor de trainingsdienst een heel mooi resultaat, dat zeker mogelijkheden schept voor de toekomst. Er werd ondertussen reeds zeer goede feedback van de nieuwe medewerkers die sinds september aan boord zijn gekomen, maar vooral ook van de peters/meters die de nieuwelingen de eerste dag opvangen, ontvangen. Bovendien werd het filmpje ondertussen al bijna 1000 keer bekeken, op de relatief korte tijd (minder dan een half jaar) dat het nog maar beschikbaar is.
14. Wat zijn de verwachtingen voor de toekomst, mogelijkheden tot langdurige voortzetting van het project? Wat het onderdeel van de interactieve map betreft, is de idee ontstaan om een grote Touch screen versie ervan te installeren in de inkomhal van het hoofdgebouw van BASF. Op die manier zouden bezoekers alvast eens virtueel kunnen ‘rondkijken’ op de site, terwijl ze aan het wachten zijn. Ook voor rondleidingen van scholen, buren en eender welke andere groep bezoekers, zal dit ingezet worden: zo kan per bezoekersgroep een dedicated verhaal gebracht worden en hangt men niet vast aan de klassieke bedrijfspresentaties. Wat algemene vernieuwing in het uitgebreide opleidingslandschap betreft, is het toch de bedoeling om in de toekomst meer en meer af te stappen van de standaard klassikale trainingen en meer gebruik te maken van de technologische ontwikkelingen om nieuwe leervormen te introduceren.
15. Is er een transfer mogelijk naar andere bedrijven en situaties. Zo ja, hoe? Ja. Zeker de interactieve map lijkt me zeer zinvol voor bedrijven die een grotere site hebben, om nieuwe medewerkers of bezoekers te helpen hun weg te vinden.
16. Wat zou je nu anders doen? Eigenlijk niks.
17. Hoe leert uw organisatie? Waar bevinden zich kansen tot leren en ontwikkelen? BASF Antwerpen heeft een jarenlange traditie van sterk in te zetten op de ontwikkeling van de medewerkers doorheen hun volledige carrière. Levenslang leren wordt bij ons heel letterlijk genomen – tijdens de carrière worden medewerkers continu verder ontwikkeld op allerlei vlakken en/of skills die op dat moment nuttig of wenselijk zijn, zoals bv de opleiding rond pre-pensionering enkele maanden voor het pensioen ingaat, en dit op basis van een tweejaarlijks proces van “employee development” waarbij veel belang wordt gehecht aan de functioneringsgesprekken die medewerkers met hun directe chef hebben, en waar (persoonlijke) ontwikkeling hét belangrijkste thema is – en met dit project hebben we dit zelfs nog naar voren – nog vóór de effectieve start van de carrière – kunnen uitbreiden. BASF Antwerpen volgt de 10-20-70 regel met betrekking tot leren en ontwikkelen. Er is een groot aanbod centraal georganiseerde – hoofdzakelijk klassikale – opleidingen, die beheerd worden door de centrale trainingsdienst. Er werden de laatste jaren ook al enkele e-learnings ontwikkeld. Naast het centraal aanbod, wordt er in de productiebedrijven al jaren sterk ingezet op werkplekleren. Hiervoor is een decentrale databank ontwikkeld en ook centrale ondersteuning vanuit dienst training. De recentste ontwikkelingen bevinden zich op vlak van dit werkplekleren, maar dan in de ondersteunende diensten, zoals techniek, logistiek, interventiedienst, milieudienst, HR-afdeling,… Een andere recente ontwikkeling binnen BASF is het werken met competentiematrices, met hieraan gekoppeld meteen mogelijke leermiddelen voor verdere ontwikkeling, volgens de indeling van 10-20-70, voor de managementrollen bij productie en onderhoud.
18. Hoe wordt leren en ontwikkelen ‘beleefd’ in uw organisatie? De medewerkers hebben vooral de eerste vijf tot tien jaren van hun carrière heel sterk het gevoel dat ze veel opleidingen moeten en/of mogen volgen en dat er dus sterk wordt ingezet op hun ontwikkeling. Dit heeft grotendeels te maken met het feit dat ze als nieuweling een opleidingsfiche krijgen, vanuit dienst “Training”, waarop de verplichte en/of sterk aan te bevelen centrale opleidingen opgelijst staan. Meestal valt dit gevoel wat weg bij meer ervaren medewerkers die reeds langer op BASF werken, omdat zij minder vaak worden uitgenodigd voor (al dan niet verplichte) opleidingen. Het is namelijk zo dat elke medewerker, ongeacht zijn/haar aantal jaren dienst, tweejaarlijks een functioneringsgesprek heeft met zijn/haar chef, waarbij ontwikkeling het belangrijkste thema is, maar, principieel is het wel zo dat bij BASF de verantwoordelijkheid van ontwikkeling en opleiding bij de medewerkers zelf wordt gelegd. Er wordt met andere woorden verwacht dat de medewerkers zelf nadenken over hun ontwikkeling en dat ze zelf initiatief nemen en/of suggesties doen in verband met opleidingen die ze eventueel willen volgen. Er is een heel uitgebreide catalogus aan centrale opleidingen beschikbaar –
meer dan 500 verschillende BASF-interne opleidingen – én bovendien krijgt iedereen de kans en mogelijkheden om ook bij externe instituten opleidingen te volgen, indien relevant voor de job of de persoon in kwestie. Jaarlijks wordt het aantal uren opleiding per medewerker berekend op basis van de rapportering voor de sociale balans en aan de hand daarvan wordt gecontroleerd dat dit op een voldoende hoog niveau blijft. Voor 2014 zijn de getallen op dit moment nog niet helemaal gekend, maar ruwweg komt het neer op een gemiddelde van 34 uren opleiding per medewerker, met volgende verdeling volgens jaren anciënniteit: 0-5 jaar in dienst 59 uren per medewerker 5-10 jaar in dienst 46 uren per medewerker 10-20 jaar in dienst 29 uren per medewerker > 20 jaar in dienst 12 uren per medewerker
19. Hoe wordt bij de werknemers een gevoel gecreëerd dat ze dagelijks leren en ontwikkelen, kennis opnemen en delen … Werkplekleren, met daaraan gekoppeld afspraken voor leergesprekken, is een quasi dagelijks thema bij alle productiemedewerkers. Voor meer ervaren medewerkers, die zelf alle opdrachten van het werkplekleren reeds doorlopen hebben, komt het delen van hun kennis meer op de voorgrond. Dit gebeurt op verschillende manieren: door de rol van “peter van een nieuweling” of “mentor van een stagiair” op zich te nemen, door zelf nieuwe leerwerkopdrachten te schrijven, door de rol van “ploegtrainer” op zich te nemen, door mee ingeschakeld te worden bij veranderingsprocessen of projecten in de installatie, door incidenten te analyseren,... Niet alleen binnen de productie-omgeving is men bezig met kennis delen: bijvoorbeeld, de rol van “peter” en “mentor” wordt ook binnen andere diensten – niet enkel productie – toegepast, dus op die manier zijn eigenlijk alle medewerkers betrokken.
20. Geef 5 kernwoorden die het leren binnen uw organisatie typeren. Leg deze woorden beknopt uit. Werkplekleren : job specifieke kennis van BASF-medewerkers wordt verankerd binnen een systeem van training-on-the-job, dat werkplekleren heet. De volledige inhoud die een ervaren medewerker uiteindelijk beheerst, wordt onderverdeeld in kleinere stukken, waarvoor telkens verschillende leerwerkopdrachten zijn gedefinieerd. Na een deel te hebben afgewerkt volgt dan een evaluatiegesprek. Om het kennisniveau en de opleidingsinspanningen in de productiebedrijven en de technische omgevingen op te volgen, werden hiervoor twee KPI’s gedefinieerd, die iedereen voor zijn eigen groep medewerkers kan raadplegen in de decentrale opleidingsdatabank, maar waarvan de resultaten op afdelings- en BASF-niveau ook regelmatig aan heel de site kenbaar worden gemaakt. Competentie : BASF heeft wereldwijd 8 persoonlijke competenties geformuleerd, die de ruggengraat vormen van de cultuur en die dus voor elke medewerker bij BASF belangrijk zijn. Bij elk evaluatiegesprek, wat doorgaans om de twee jaar plaatsvindt, komen deze (of in ieder geval de voor de functie belangrijkste ervan) aan bod en wordt een verdere ontwikkeling ervan besproken. Eén van deze 8 persoonlijke competenties is trouwens “zichzelf en anderen ontwikkelen”, wat toch aangeeft hoe belangrijk leren en ontwikkelen is binnen een bedrijf als BASF. Voor alles wat met decentrale opleiding en dus training-on-the-job te maken heeft, zijn er trouwens volgende KPI’s gedefinieerd: “opleidingsgraad” en “opleidingsinspanning”. Opleidingsfiche : elke nieuwe medewerker ontvangt vanuit dienst Training een overzicht van alle voor hem/haar geplande opleidingen tijdens de eerste (5 à 10) jaren op BASF. Naast deze verplichte opleidingen, vindt hij/zij op deze fiche ook nog extra opleidingen die eventueel relevant kunnen zijn. Bij BASF Antwerpen zijn er ongeveer 25 verschillende fiches beschikbaar, afhankelijk van de specifieke job en/of de omgeving waarin je terechtkomt. Decentraal opleidingsplan : binnen BASF wordt er optimaal naar gestreefd om voor elke medewerker – ook niet binnen productie – een opleidingsplan te hebben voor alle niet-centrale en dus job specifieke opleidingen. Deze opleidingen worden doorgaans door (meer ervaren) collega’s en/of diensthoofden verzorgd.
Vakkennis : BASF heeft heel wat vakspecialisten onder zijn medewerkers die veel – vooral technische – opleidingen verzorgen, maar werkt uiteraard ook samen met veel verschillende externe aanbieders. In de keuze voor de juiste partner wordt steevast voor de beste kwaliteit gekozen, en dit wordt regelmatig geëvalueerd, op basis van evaluatieformulieren die door deelnemers worden ingevuld. Voor Training is het belangrijk dat de cursisten de juiste dingen leren en er wordt naar gestreefd opleidingen just-in-time aan te bieden.
21. Waarom zouden we uw dossier verkiezen? Er wordt gebruik gemaakt van nieuwe media en het hele opzet is volledig vanuit het zicht van de betrokkene gemaakt (nieuwe medewerker) en zijn/haar behoeftes. Het helpt de onboarding van nieuwelingen en vooral ook de snelle gewenning aan de nieuwe werkomgeving, wat uiteindelijk alle collega’s ten goede komt. Er werd met hart en ziel aan gewerkt door verschillende medewerkers uit verschillende subdiensten binnen HR wat tot een mooi en geïntegreerd resultaat heeft geleid. De nieuwe medewerkers die ondertussen met gebruik van deze nieuwe tools werden onthaald zijn vol lof en voelen zich meteen “lid van de grote BASF-familie”, en uiteindelijk vinden we dat een geweldige stap in hun ontwikkeling bij BASF.
Beeld van interactieve map
