Project Event Report
Title: extra CCG-partnervergadering financiering YV General information Name of the reporter
Name of the reporter’s organisation
Wim van Hooff en Wiljan van Laarhoven en Inge de Bille
Stad Nieuwpoort (City of Nieuwpoort), LP
Event name
Name of the event organiser (organisation)
Toelichting en uitleg bijdrage partners inzake gezamenlijke acties en gezamenlijk management
Stad Gent
Date of the Event
Location of the event
25 mei 2012
Stadhuis Gent
List of Participants (Name + Organisation)
Representatives Partners name Van der Ween Rudy Hans v.d. Worm Luc Carael Aart Bos Philippe Monsieur Gijs Bastiaansen Peter van Besien Manon van Meer Jeroen v.d. Heuvel Inge de Bille Eric Verdonck Wim van Hooff Wiljan van Laarhoven
Organization City Ghent Hellevoetsluis NautiV Vlissingen Westhoek Marina's Vlissingen WenZ Hiswa Hiswa stad Nieuwpoort stad Nieuwpoort Promint Projectmanagement Promint Projectmanagement
function Coördinator water toerisme Projectmanager Project Manager Projectmanager YV Project manager Projectmanager Projectingenieur Projectmanager Projectmanager financieel manager YV projectmanager YV project coördinator YV Project coördinator YV
Project participants
Alle Nederlandstalige projectpartners waren aanwezig. Met de Franse en Engelse partners hebben individuele gesprekken plaats gevonden. Description of the event Agenda
10.00 Aankomst van de gasten 10.15 Toelichting van de bijeenkomst - Uitleg financiering project YV - Uitleg bijdrage partners aan gezamenlijke kosten YV - Uitleg hoe gezamenlijk kosten zijn verwerkt in de aanvraag 12.15 12.30
Vragen en antwoorden Sluiting van de ochtend vergadering
12.30
Lunch
14.00 15.30
Individuele gesprekken partners over de budget modificatie Afsluiting van de bijeenkomst
Summary of the event
Uitleg van de bijeenkomst. Naar aanleiding van de CCG vergadering op 18 april jl. is gebleken dat er bij de partners onduidelijkheid is over projectbegroting en de financiering van de gezamenlijke activiteiten en het gezamenlijk management. In deze bijeenkomst wordt de hele financiële opzet van het project, de begroting in de aanvraag en wat de partners moeten bijdragen aan de gezamenlijke activiteiten en management uitgelegd. In de namiddag is met de individuele partners die een budget modificatie willen doorvoeren een gesprek gevoerd waarin de voorgestelde wijzigingen besproken zijn. Ochtend vergadering: 1. Toelichting projectbegroting en bijdrage partners aan gezamenlijke activiteiten en management Dhr. W. van Laarhoven en dhr. W. van Hooff geven tekst en uitleg over de volgende Onderdelen: - Uitleg financiële onderdelen project YV
1. Kostengroepen YV • YV project heeft 4 kosten groepen: a. b. c. d.
kosten lokale projecten kosten lokale management kosten gezamenlijk management Kosten gezamenlijke activiteiten (JA)
1.a. Lokale project kosten A. Local budget investments 1.1 Nieuwpoort
30.000
1.2 Hellevoetsluis
1.374.000
1.3 Thanet District Council
1.100.000
1.4 Blue Marine Duinkerken
600.000
1.5 WenZ
1.450.000
1.6 Westhoek Marina
465.000
1.7 Vlissingen
1.532.000
1.8 Gent
37.000
1.9 HISWA
55.000
1.10 Nautiv
135.000
Total
6.778.000
1.b. kosten Lokale management
B.Local NieuwHellevoetBlue Management costs (LMC) Thanet DC Marine WenZ Westhoek Vlissingen Gent Hiswa nautiv Totaal poort sluis Participation in general meetings and activities(ICG, ISC, 8.000 25.000 25.000 10.000 25.000 10.000 55.000 8000 8.000 8.000 182.000 comm) Travel and 3.000 15000 15000 5000 10.000 5.000 10.000 3000 3.000 3.000 72.000 Accommodation preparation Auditcosts Totaal
680
22500
22500
9000
22.500
9.000
22.500
850
1.250
0 110.780
3.000
20.000
20.000
8.000
20.000
8.000
20.000
3000
6.000
4.000 112.000
14.680
82.500
82.500
32.000
77.500
32.000
107.500
14.850
18.250 15.000 476.780
1.c. Kosten Gezamenlijk management Projectmanager/projectcoordinator
150.000
secretary
20.000
financial manager
70.000
communication manager
20.000
accountancy (audit costs)
30.000
administration costs (officecosts)
10.000
equipment (telephone, PC)
10.000
travel and accommodation TOTAL
15.000 325.000
1.d. Kosten Gezamenlijke Acties (JA) D. Joint Activities (JA) ISC-meetings (3 x 1.000)
3.000
ICG-meetings 8 x 1000)
8.000
communication group (4 x 1000)
4.000
masterclasses (3 x including report)
30.000
Facts and figures guideline
60.000
1 Start Study
30.000
intern. excursion (travel and accommodation) 1 x 20.000
20.000
experts exchange (staff-costs and travel and acc.)
0
Start conference
25.000
Legacy Conference (catering, accomm.Etc.)
35.000
Guideline (photos, design, print, writing)
60.000
Strategic Vision and skill study marine industry 2020 (supply and demand)
40.000
publicity (logo, website, newsletter, brochure, )
50.000
intranet
10.000
external experts Total
25.000 400.000
- Uitleg bijdrage partners aan gezamenlijke kosten YV
2. Bijdrage partners voor gezamenlijke onderdelen • Afspraak: – Iedere partner draagt bij aan gezamenlijke kosten: • Gezamenlijke managementkosten (PMC) • Gezamenlijke Activiteiten (JA)
– Partners dragen bij naar rato, gebaseerd op te ontvangen ERDF-subsidie op het lokale project!!
2. Totale Cofinanciering in project Co finance Contribution per partner Project partners
Cofinan. Cofin. Joint. cofin. Man. Cofin. Man. local project Act. (2) (1) Joint Lead partner Local Activities (JA) PMC partners (LMC) part 2
1.1 Nieuwpoort 1.2 Hellevoetsluis 1.3 Thanet District Council 1.4 Bleu Marine Duinkerken 1.5 WenZ 1.6 Westhoek Marina 1.7 Vlissingen 1.8 Gent 1.9 HISWA 1.10 Nautiv TOTAAL ERDF-funding TOTAL Budgetbreakdown
Part. (3.1)
15.000 687.000 550.000 416.000 725.000 281.000 766.000 18.500 27.500 67.500
900 42.800 34.300 11.250 45.100 11.250 47.500 1.100 1.700 4.100
800 34.700 27.700 9.250 36.500 9.250 38.500 1.000 1.400 3.400
3.553.500 3.224.500 6.778.000
200.000 200.000 400.000
162.500 162.500 325.000
Total Cofinance
Part. (3.2) Per partner 7.340 24.040 41.250 805.750 41.250 653.250 16.000 452.500 38.750 845.350 16.000 317.500 53.750 905.750 7.425 28.025 9.125 39.725 7.500 82.500 238.390 238.390 476.780
4.154.390 3.825.390 7.979.780
- Uitleg soorten gezamenlijk kosten zijn verwerkt in de aanvraag
3. Kostenverdeling in begrotingen partners in de applicatie • Alle kosten lokale project en lokaal management 100% in lokale begroting • Gezamenlijke managementkosten 100% in begroting Lead Partner • Sommige gezamenlijke activiteiten zijn verdeeld onder partners (vergaderingen, masterclasses, conferenties, excursie) • Overige gezamenlijke activiteiten zijn verdeeld volgens ‘Shared Costs-principe’ (eis JTS bij hernieuwde indiening)
Gezamenlijke actie principe • Partner coördineert en voert gezamenlijke actie uit • Partner betaalt 100% de kosten en declareert deze kosten in de payment claim • Kosten zijn onderdeel van de partnerbijdrage voor gezamenlijke activiteiten. • alle partners behalve BM, Nautiv en WM voeren gezamenlijke acties uit
3. Shared Costs principe • Een partner coordineert actie uit namens partners • Verantwoordelijke partner voert uit en betaald 100% kosten • Kosten zijn verdeeld over de partners en verwerkt in de begroting in applicatie • Verantwoordelijke partner claimt bijdrage (factuur) bij partners na afronding en goedkeuring FLC • Partner kan kosten declareren via payment claim (verantwoordelijke partner kan NIET claimen)
3. Shared Costs principe • Geldt voor HISWA en Nieuwpoort • Geldt voor volgende activiteiten: – HISWA: Studies (Start-studie, Facts en Figures guideline en Strategische Visie) – Nieuwpoort/LP: Guideline, publiciteit, intranet, ext. Expert ondersteuning,)
3. begroting in Applicatie (afgerond) Costs per partner as integrated in the Application Budget Breakdown Hellevoetslu Nieuwpoort is Thanet DC Local Investments 30.000 1.374.000 1.100.000 PMC Costs (overhead) 65.000 PMC Staff costs 260.000 0 0 Local Management Costs (LMC) 14.000 60.000 60.000 Preparation bid 680 22.500 22.500 Joint Activities (JA) ISC-meetings (3 x 1.000) 1.000 0 1000 ICG-meetings 8 x 1000) 2.000 1000 1000 communication group (4 x 1000) 0 1000 1000 masterclasses (3 x including report) 0 10000 10000 Facts and figures guideline general start study intern. excursion (travel and accommodation) 1 x 20.000 experts exchange Start conference Legacy Conference (catering, accomm. Incl. journalist conf.Etc.) Guideline (photos, design, print, writing) Strategic Vision (incl. Skill Study Marine Industry) publicity (logo, website, newsletter, brochure, intranet external experts Total joint costs part of local budget brealdown total letter of intent cofinance Cofinanciering volgens verdeelsleutel
Blue Marine 600.000
WenZ 1.450.000
Vlissinge Westhoek n Gent 465.000 1.532.000 37.000
HISWA 55.000
Nautiv 135.000
0 23.000 9.000
0 55.000 22.500
0 23.000 9.000
0 17.000 1.250
0 15.000 0
1000 1000
0 85.000 22.500
0 14.000 850
2.000 1.000 0
1.000 1.000 10000
1000 2.000
13500 6000
13500 7000
0 0
13500 6000
0 0
14.000 6.000
500 500
2500 1250
1.500 1.250
6.000
2.000
2.000
0
2.000
0
2.000
2.000
2.000
2.000
25000
Totaal 6.778.000 65.000 260.000 366.000 110.780 0 3.000 8.000 4.000 30.000 0 60000 30.000 20.000 0 25.000
35000 1000
12500
13500
0
13500
0
14.500
0
2500
2.500
35.000 60.000
2500
8500
7500
0
8500
0
7.500
500
2500
2.500
40.000
3.500 1.500 4.500
10000 1500 4500
10000 2000 4500
0 0
10500 2000 4500
0 0
10.000 1.500 5.000
0 500 0
3000 500 1000
3.000 500 1.000
50.000 10.000 25.000
60.000 429.680 214.840 24.040
95500 1.552.000 776.000 805.750
73000 1.255.500 627.750 653.250
0 632.000 432.000 452.500
62.500 1.590.000 795.000 845.350
0 497.000 297.000 317.500
63.500 6.000 1.703.000 57.850 851.500 28.925 905.750 28.025
25250 98.500 49.250 39.725
14.250 164.250 82.125 82.500
400.000 7.979.780 4.154.390 4.154.390
* Blue Marine en Westhoek Marina zijn niet opgenomen in de ‘shared costs’verdeling omdat zij anders boven de 200.000 ERDF zouden komen en dat is niet toegestaan. Ivm de de minimis afspraak!
Conclusie: De conclusie is dat alle aanwezige partners de systematiek nu begrijpen In de namiddag zijn in individuele gesprekken met Vlissingen, Westhoek Marina’s, Hellevoetsluis, Nautiv en Waterwegen en Zeekanaal de voorstellen voor de lokale budgetmodificaties besproken. Other personal remarks
Er is op 18 april afgesproken om met Bleu Marine en Thanet District Council (TDC) een aparte afspraak te maken om de genoemde onderwerpen te bespreken. Bleu Marine is bezocht op 30 mei jl. en met TDC heeft in dezelfde week in conference Call plaats gevonden. Beide partners kunnen instemmen met de toelichting. Annexes Annexes (list of annexes; programme of the event, meeting minutes and other documents, list of participants, agenda, etc.)
deelnemerslijst
