Programming Systems. Gebruikershandleiding. TopLeden

Programming Systems Gebruikershandleiding

TopLeden

TopLeden

Voorwoord Deze handleiding is bestemd voor alle bestaande en toekomstige gebruikers van pakketten die door Programming Systems zijn ontwikkeld. Al deze pakketten maken gebruik van dezelfde user interface. Onder user interface wordt verstaan: het geheel van de uiterlijke en functionele kenmerken van een pakket ten behoeve van de communicatie tussen het systeem en de gebruiker. In sommige pakketten komen niet alle functies voor die in de user interface worden beschreven, maar de functies die voorkomen werken in alle pakketten hetzelfde. Waar schermvoorbeelden worden gegeven is de inhoud van het scherm steeds zo algemeen mogelijk gehouden. Sommige afgebeelde schermen komen in elk pakket voor; voor andere geldt dat in elk pakket een scherm met ongeveer gelijke inhoud en functionaliteit aanwezig is. En uiteraard zullen de gegevens in uw pakket afwijken van de voorbeeldgegevens. De handleiding verschaft inzicht in de werking van het pakket middels een bespreking van de volgende onderwerpen: • • • • • • •

beschrijving van de installatieprocedure; toelichting user interface: informatie over de schermen toetsfuncties; de subsystemen van het systeem; de functies van het systeem; het opbouwen van bestanden; het gebruik van de bestanden; de activiteiten per subsysteem.

Kopiëren van het pakket, gedeelten van het pakket en/of bijbehorende documentatie is niet toegestaan.

© 1997-2007 Programming Systems

Programming Systems

1

TopLeden

INHOUDSOPGAVE Voorwoord ...........................................................................................................................................1 INHOUDSOPGAVE ...............................................................................................................................2 TopLeden installeren..........................................................................................................................6 User Interface ......................................................................................................................................7 Het gebruik van het toetsenbord............................................................................................................7 Functietoetsen.......................................................................................................................................7 F1 Hulpinformatie ..............................................................................................................................7 De schermen van TopLeden ...............................................................................................................9 Verschillende soorten schermen .........................................................................................................10 Menuschermen................................................................................................................................10 Pulldown-menu's .............................................................................................................................10 Mutatieschermen.............................................................................................................................11 Mutatieschermen: tijdelijk markeren en selecteren ..........................................................................13 Vastleggen geselecteerde velden....................................................................................................13 Overzichtschermen .........................................................................................................................15 Selectieschermen............................................................................................................................18 Snelle zoekfunctie ...........................................................................................................................19 Krachtige selectieen zoekfunctie ...................................................................................................20 Pop-up Windows .............................................................................................................................22 Foutmeldingen op het scherm..........................................................................................................23 Profiel .................................................................................................................................................24 Navigatie ............................................................................................................................................25 Werken met administraties ...............................................................................................................26 De tekstverwerker..............................................................................................................................27 Mailmerge/Emailing...........................................................................................................................28 Opbouw van een ledenadministratie................................................................................................29 1 Bestand...........................................................................................................................................33 1.1 Administratieconstanten..............................................................................................................33 1.2 Administraties .............................................................................................................................36 1.3 Wachtwoorden............................................................................................................................37 1.3.1 Wachtwoorden muteren .......................................................................................................38 1.3.2 Toegang per niveau .............................................................................................................39 1.3.3 Gebruikersgroepen ..............................................................................................................40 1.3.4 Logboek onderhouden .........................................................................................................40 1.3.5 Medewerkers .......................................................................................................................40 1.3.6 Prikbord ...............................................................................................................................41 1.3.7 Rappels................................................................................................................................42 1.3.8 Login mededelingen.............................................................................................................42 1.3.9 Beheerderinstellingen ..........................................................................................................42 1.3.A Werkbalk..............................................................................................................................44 1.4 Systeemcontrole .........................................................................................................................44 1.5 Diversen .....................................................................................................................................45 1.5.1 Overname gegevens...........................................................................................................45 1.5.2 Export - import afdelingen ....................................................................................................45 1.5.3 Afgevoerde leden naar historie ............................................................................................46 1.6 Administrateur ............................................................................................................................46

Programming Systems

2

TopLeden 1.6.1 Menu’s muteren ...................................................................................................................46 1.6.2 Toegang per veld/functie......................................................................................................46 1.6.3 Vertalen ...............................................................................................................................46 1.6.4 Keuze administratie .............................................................................................................46 1.6.5 Functietoetsen definiëren.....................................................................................................47 1.6.6 Calculator.............................................................................................................................47 1.6.7 Kalender ..............................................................................................................................47 1.6.8 Achtergrond .........................................................................................................................48 1.6.9 Printer instelling ...................................................................................................................48 1.6.A Database .............................................................................................................................49 1.7 Backup........................................................................................................................................49 1.8 Spooler verwerken ......................................................................................................................50 1.9 Einde ..........................................................................................................................................50 2 Leden ..............................................................................................................................................51 2.1 Leden muteren met contributie ...................................................................................................52 2.2 Ledenkaart..................................................................................................................................56 Baliefacturering ...................................................................................................................................59 2.3 Layout tabblad wijzigen...............................................................................................................59 2.4 Rapporten ...................................................................................................................................59 2.4.1 Ledenoverzicht.....................................................................................................................62 2.4.2 Ledenlijst .............................................................................................................................62 2.4.3 Adreslijst ..............................................................................................................................62 2.4.4 Overzicht selecties...............................................................................................................63 2.4.5 Selectie leden ......................................................................................................................63 2.4.6 Leden op postcode ..............................................................................................................63 2.4.7 Leden op lidnummer ............................................................................................................63 2.4.8 Leden op naam ....................................................................................................................63 2.4.9 Afgevoerde leden .................................................................................................................64 2.4.A Tellingen leden ....................................................................................................................64 2.4.B Labels ..................................................................................................................................65 2.4.C Adressen drukkerij (export naar Tekst, Excel, dBase) ..........................................................67 2.5 Tabellen......................................................................................................................................68 2.5.1 Selectiecodering ..................................................................................................................68 2.5.2 Leden codering ....................................................................................................................70 2.5.3 Sectie codering ....................................................................................................................70 2.5.4 Functie codering ..................................................................................................................70 2.5.5 Groepscodering ...................................................................................................................71 2.5.6 Instellingen ..........................................................................................................................71 2.5.7 Rayons.................................................................................................................................70 2.5.8 Rayons / postcode ...............................................................................................................70 2.5.9 Afdelingen............................................................................................................................70 2.5.A Opzeg codering....................................................................................................................70 2.5.B Titel codering .......................................................................................................................70 2.5.C Lidmaatschap codering ........................................................................................................70 2.5.D Relatie tot ............................................................................................................................70 2.5.E Eigen tabel ...........................................................................................................................70 2.5.F Relatie codering..................................................................................................................70 2.5.G Bedrijfstak codering............................................................................................................71 2.5.H Kenmerken activiteiten.........................................................................................................72 2.5.I Automatische activiteiten .....................................................................................................72 2.5.J Wijze betaling ......................................................................................................................72 2.6 Brieven .......................................................................................................................................72 2.7 Samenvoegen documenten ........................................................................................................72 2.8 Leden inclusief relaties ...............................................................................................................75 2.9 Leden met foto’s .........................................................................................................................76 3 Contributie......................................................................................................................................77 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Basisgegevens contributie ..........................................................................................................77 Verhogen / verlagen contributie ..................................................................................................80 Contributierun .............................................................................................................................81 Berekenen contributie .................................................................................................................82 Contributielijst .............................................................................................................................86 Incasso / Afschrift ........................................................................................................................87 Controlelijst betalingen ...............................................................................................................87 Openstaande bedragen ..............................................................................................................87

Programming Systems

3

TopLeden 3.9 3.A 3.B 3.C 3.D 3.E 3.F 3.G 3.J 3.K 3.L

Bedragen per contributie.............................................................................................................87 Aanmaningen..............................................................................................................................88 Ontvangsten boeken...................................................................................................................90 Verkort boeken ...........................................................................................................................93 Historisch overzicht betalingen ...................................................................................................94 Mutaties per dagboek .................................................................................................................94 Controlelijst debiteuren ...............................................................................................................94 Ouderdomsanalyse.....................................................................................................................94 Selectie acceptgiro’s...................................................................................................................94 Selectie factuurregels ..................................................................................................................94 Toezending documenten..............................................................................................................94

4 Financieel .......................................................................................................................................96 4.1 Grootboek ...................................................................................................................................96 4.1 Basisgegevens ...........................................................................................................................97 4.1.1 Rekeningschema .................................................................................................................98 4.1.2 Verdichtingen .....................................................................................................................100 4.1.2 Muteren verdichtingen........................................................................................................100 4.1.3 Dagboeken ........................................................................................................................100 4.1.4 BTW-codes ........................................................................................................................102 4.1.5 Valuta ................................................................................................................................103 4.1.6 Kostenplaatsen ..................................................................................................................103 4.1.7 Kostensoorten....................................................................................................................103 4.1.8 Budgetten ..........................................................................................................................103 4.1.9 Landcodes .........................................................................................................................103 4.1.A Subadministratienummers .................................................................................................104 4.2 Boekingen.................................................................................................................................106 4.2.1 Muteren grootboek .............................................................................................................106 4.2.2 Printen mutatieverslag .......................................................................................................111 4.2.3 Printen per dagboek...........................................................................................................111 4.2.4 Printen per rekening...........................................................................................................112 4.2.5 Printen per boeking............................................................................................................112 4.2.6 Selectie boekingen.............................................................................................................112 4.2.7 Automatische boekingen....................................................................................................112 4.2.8 Controle subadministratie ..................................................................................................112 4.3 Balansen...................................................................................................................................113 4.4 Resultaat winst/verlies ..............................................................................................................113 4.5 Jaarafsluiting ............................................................................................................................113 Workflow jaarafsluiting ...................................................................................................................114 4.6 4.7 4.9

Overzicht kostenplaatsen..........................................................................................................116 Overzicht kostensoorten ...........................................................................................................116 BTW-aangifte............................................................................................................................117

5 Crediteuren...................................................................................................................................118 Functies, invoer en uitvoer ................................................................................................................118 5.1 Basisgegevens .........................................................................................................................118 5.1.1 Crediteurengegevens .........................................................................................................118 5.1.1 Selectie crediteuren ...........................................................................................................120 5.1.2 Prijsafspraken ....................................................................................................................120 5.2

Inkoop .................................................................................................................................121

5.3 Overzichten...............................................................................................................................121 5.3.1 Facturenoverzicht ..............................................................................................................121 5.3.2 Facturen per crediteur........................................................................................................121 5.3.3 Ouderdomsanalyse ............................................................................................................121 5.3.4 Controlelijst crediteuren .....................................................................................................122 5.3.5 Intracommunautaire leveringen ..........................................................................................122 5.4 Statistiek ...................................................................................................................................122 5.5 Incasso/Betaalopdrachten ........................................................................................................122 5.5.1 Controlelijst crediteuren........................................................................................................124 5.5.2 Betaling per factuur............................................................................................................125 5.5.3 Betaling op datum ..............................................................................................................126 5.5.4 Betaaldiskette bankgiro......................................................................................................127 5.5.5 Betaal- en incasso-opdracht CLIEOP-03............................................................................127

Programming Systems

4

TopLeden Workflow incasso-opdrachten........................................................................................................130 5.5.6

Elektronisch afschrift..........................................................................................................131

6 Orders ...........................................................................................................................................133 6.1 Orders muteren.........................................................................................................................133 6.2 Registratie leveringen ...............................................................................................................133 6.3 Facturering ...............................................................................................................................134 Artikelen ............................................................................................................................................135 7 Opties ...........................................................................................................................................138 71 7.2 7.3 7.4 7.5

Report Writer ................................................................................................................. Import.......................................................................................................................................144 Web functies............................................................................................................................147 Web formulier...........................................................................................................................149 Samenvoeg documenten.........................................................................................................149

Notities .............................................................................................................................................153

Programming Systems

5

TopLeden

TopLeden installeren Het systeem dient van CD-ROM naar harddisk te worden geïnstalleerd. De CD-ROM is voorzien van een automatische start functie. De tekst gaat ervan uit dat het programma wordt geïnstalleerd op een harddisk C: vanaf een CDROM station F:. Indien dit niet overeenkomt met uw systeem, lees dan voor C: en/of F: de door u gebruikte aanduidingen.

Installatieprocedure: 1. 2.

Plaats de CD-ROM in het station. Het dialoogvenster voor de installatie wordt automatisch weergegeven. Zodra het installatieprogramma is gestart, worden instructies op het scherm weergegeven die u door de verdere installatieprocedure leiden.

3.

Klik op Volgende om met de installatie door te gaan.

4.

Kies Volgende om het pakket in de map C:\Program Files\TopLeden\ te installeren. Met de opdracht “Wijzigen” kunt u een andere map kiezen.

5.

Vervolgens kan type installatie worden gekozen: kies Programma en Runtime en klik op Volgende. Benodigde bestanden worden nu geïnstalleerd. Als de installatie is voltooid, kan het pakket worden gestart. De eerste keer dat het programma wordt gestart, worden er eenmalig INDEXEN aangelegd. Vervolgens verschijnt het HOOFDMENU. Na het installeren werkt het programma met standaardinstellingen en met de gegevens van de standaard aanwezige demoadministratie. Veel van de instellingen kunnen worden aangepast in niveau 1 - BESTAND. Dit wordt toegelicht in het betreffende hoofdstuk.

6. 7.

Na installatie moet de werkadministratie en eventueel historie worden aangemaakt, zie niveau 1.2 – ADMINISTRATIES.

Installatie in netwerkomgeving Zijn de netwerk drives gemapped, kies dezelfde drive letter voor alle werkstations. Dit om problemen te voorkomen met bijvoorbeeld koppeling van brieven en elektronische dossiers.

Let op! SETUP-procedure moet op alle werkstations worden gedraaid.

Programming Systems

6

TopLeden

User Interface

Het gebruik van het toetsenbord Het toetsenbord is vaak ingedeeld volgens de qwerty-standaard (de eerste lettertoetsen linksboven op het toetsenbord zijn de letters QWERTY) en bevat naast de schrijfmachinetoetsen een aantal speciale toetsen.

Speciale toetsen Het rechter gedeelte van het toetsenbord wordt numeriek toetsenblok genoemd. Met de toetsen in dit blok kunt u onder andere de cursor verplaatsen en tekens invoegen en verwijderen. Deze toetsen kunnen nog andere functies hebben dan hier beschreven, afhankelijk van het soort scherm waarin u zich bevindt. Meer informatie hierover vindt u in het hoofdstuk ‘De schermen van TopLeden’. De pijltoetsen verplaatsen de cursor één positie in de aangegeven richting. Als u tegelijkertijd de Ctrltoets ingedrukt houdt, verplaatsen ze de cursor naar het volgende woord in de aangegeven richting. Home verplaatst de cursor naar de eerste positie en End naar de laatste positie van een veld. PgUp en PgDn verplaatsen de cursor van de huidige positie naar het einde van het scherm en stellen de gebruiker in staat om de volgende opdracht in te geven. De Del-toets verwijdert het teken onder de cursor. De Backspace-toets verwijdert het teken voor de cursor. Ins schakelt het invoegen aan en uit. Als invoegen aan staat worden de tekens die u typt voor de cursor ingevoegd. Als invoegen uit staat overschrijven de tekens die u typt de reeds aanwezige tekens. Het is niet te zien of invoegen aan of uit staat; om dit vast te stellen zult u eerst iets moeten typen. Werkt het bovenstaande niet, kijk dan of Num Lock aan staat: in dat geval krijgt U bij een druk op de cursortoets het cijfer dat op de toets vermeld staat. Met de toets Num Lock zet u deze functie aan en uit. Met de Shift-toets voert u net als met een typemachine een hoofdletter in. Caps Lock zet de hoofdlettervergrendeling aan en uit. In sommige velden maakt het niet uit of Caps Lock aan of uit staat: het systeem zet de getypte tekens daar automatisch om in kleine of hoofdletters. De toetsen Ctrl en Alt worden gebruikt in combinatie met andere toetsen: door Ctrl of Alt ingedrukt te houden terwijl u op de andere toets drukt wordt een door het programma bepaalde functie aangeroepen. Deze functies worden in dit boek behandeld bij de onderdelen waarop ze betrekking hebben. Een plusteken tussen twee toetsaanduidingen geeft aan dat de twee toetsen tegelijkertijd moeten worden ingedrukt. Bijvoorbeeld +F betekent dat u op F moet drukken terwijl u de Ctrltoets ingedrukt houdt. Toetsaanduidingen die uit meer dan één teken bestaan, staan in deze handleiding tussen haken (< >).

Functietoetsen Andere speciale toetsen zijn de zogenaamde functietoetsen die bovenaan op het toetsenbord kunt vinden.

F1 Hulpinformatie Onder F1 bevindt zich de hulpinformatie. Als u op drukt, krijgt u hulpinformatie over het programmaonderdeel (scherm) waar u zich op dat moment bevindt. F2 wist het veld waar de cursor zich bevindt. De functietoetsen F3 t/m F12 kunt u in het systeem zelf definiëren. Hoe dat gaat leest u in ‘Functietoetsen definiëren’ niveau 1.6.5.

Eigen hulpinformatie U kunt de hulpinformatie wijzigen voor het scherm of het veld waar u zich op dat moment bevindt, of nieuwe hulpinformatie invoeren als er voor dat scherm nog geen hulpinformatie was.

Programming Systems

7

TopLeden Ga met de aanwijzer op het veld staan en geef + er verschijnt een tekstverwerkingsvenster met de huidige hulpinformatie. U kunt de tekst in het venster bewerken. Zie voor informatie het hoofdstuk ‘De tekstverwerker’.

Programming Systems

8

TopLeden

De schermen van TopLeden De eerste regels van elk scherm zijn als volgt ingedeeld:

De eerste regel is de zogenaamde titelbalk. Links van de titelbalk bevindt het pictogram en de naam van het programma, de copyrightvermelding en rechts de naam van de administratie, het boekjaar, de boekingsperiode, valutacode waarmee de administratie gevoerd wordt en symbolen van Windows. 0

het scherm minimaliseren tot een knop op de taakbalk

1

het scherm maximaliseren

2

het scherm terug naar het vorige formaat

r

het programma beëindigen

De tweede en deerde regel is de menubalk met het hoofdmenu.

Vaak voorkomende functies kunnen op werkbalken worden geplaatst, deze functieknoppen brengen u rechtstreeks naar de taken die u wilt uitvoeren. Deze functies activeert u in niveau 1.1 - ADMINISTRATIECONSTANTEN, knop ‘Systeem’.

Programming Systems

9

TopLeden

Verschillende soorten schermen Het systeem bevat een aantal verschillende soorten schermen: 1. Menuschermen 2. Mutatieschermen 3. Overzichtschermen 4. Pop-up windows. Met uitzondering van de pop-up windows zijn alle schermen genummerd. Deze nummers worden niveaus genoemd en staan rechts van de menukeuzen. Een niveaunummer wordt opgebouwd door het samenvoegen van de menukeuzen die vanaf het hoofdmenu moeten worden gemaakt om in dat scherm te komen. Dankzij de niveauaanduiding weet u altijd precies waar u zich in het systeem bevindt. De niveaus worden ook op de overzichten aangegeven, waardoor het mogelijk is om alle overzichten eenvoudig te reproduceren.

Menuschermen Een menuscherm is een scherm dat toegang verschaft tot programmafuncties en/of andere (onderliggende) menu’s. Door één van de functies/menu’s te kiezen, komt u bij het betreffende onderdeel terecht. Een voorbeeld van een menuscherm is het hoofdmenu. De volgende functies zijn in alle menu’s beschikbaar: + + + + + + + + + + +

info scherm; calculator; niveau 1.6.6; kalender, niveau 1.6.7; het programma beëindigen: het systeem vraagt eerst of u het programma echt wilt beëindigen; functietoetsen definiëren, zie niveau 1.6.5; achtergrond, zie niveau 1.6.8; keuze administratie, zie niveau 1.6.4; systeeminformatie, niveau 1.1 administratieconstanten – knop ‘Systeem’; navigatie, programma zoeken is overal beschikbaar, dus niet alleen in menu's; eigen hulpinformatie toevoegen; leden-profiel overzicht van alle activiteiten betreffende een lid. Met de toetscombinatie + roept u deze module in elk willekeurig scherm op.

+ + + + + + + +

scherm naar klembord; opnieuw inloggen; werkstation vergrendelen; screensaver; activeren repareerprogramma; takenoverzicht; zoeken naar bestanden en tekst; loep;

hulpinformatie opvragen, als u op drukt, krijgt u helpinformatie over het programmaonderdeel waar de muiswijzer zich op dat moment bevindt; invoerveld leegmaken (uiteraard alleen beschikbaar in invoervelden).

Pulldown-menu's De balk bevat de keuzemogelijkheden van het menu. Wanneer niet alle menukeuzen in de balk passen, wordt met een driehoekje rechts in de balk aangegeven dat zich na de afgebeelde keuzes nog meer keuzes bevinden. De geselecteerde keuze wordt gemarkeerd. U kunt op twee manieren een functie selecteren: 1.

U kunt een keuze selecteren door er met de muis op te klikken.

2.

U typt + de gemarkeerde letter van de menukeuze die u wilt selecteren.

Als de geactiveerde menukeuze ook een menu is, verschijnt dat menu naast de balk:

Programming 10

Systems

TopLeden U kunt dan direct een keuze in het volgende menu selecteren. Wanneer u op <Esc> drukt, gaat u een niveau terug.

Mutatieschermen In mutatieschermen kunt u gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen.

mutatiescherm met een record

mutatiescherm met meerdere records

U kunt een nieuwe record toevoegen met de keuze ‘Nieuw’: er wordt dan een lege regel tussengevoegd. De volgende mogelijkheden komen veelvuldig op mutatieschermen voor:

De onderstreepte letters op de knoppen geven de toetsen aan waarmee u de mogelijkheid kiest met het toetsenbord, bijvoorbeeld voor de functie Nieuw geeft u + in. •

: Hiermee gaat u naar de eerste record in het bestand.

•

3: Hiermee gaat u naar de vorige record in het bestand.

•

4: Hiermee gaat u naar de volgende record in het bestand.

•

: Hiermee gaat u naar de laatste record uit het bestand.

Programming 11

Systems

TopLeden •

Zoeknaam: Hiermee kunt u de sorteervolgorde opgeven, op zoekterm, naam, nummer, postcode, plaats, etc. Klik op de knop en selecteer de sorteervolorde. Zoek: Hiermee kunt u zoeken naar bijvoorbeeld een bepaalde medewerker in het bestand. Er verschijnt een venster waarin alle medewerkers worden geprojecteerd. Als u nu door het overzicht bladert (met behulp van de muis, de pijltoetsen, , , of <End>), dan worden de regels die de gevraagde gegevens bevatten, met een andere kleur gemarkeerd. Met dubbelklik van de muis kunt u de medewerker selecteren en de volgende bewerking kiezen.

•

Aan / uit: Hiermee activeert u de selectie op het uitgebreide selectieen zoekscherm, zie selectieschermen.

•

5: Hiermee gaat u naar het bovenste deel van het scherm.

•

6: Hiermee gaat u naar het onderste deel van het scherm

•

Nieuw: Hiermee kunt u nieuwe records (regels) toevoegen.

•

: Naar het volgende invoerveld.

•

<Shift>+
•

Uit: Hiermee maakt u de bewerking ongedaan.

•

Bewaar: Hiermee voert u de bewerking uit.

•

akkoord Ja: Hiermee voert u de bewerking definitief uit.

•

akkoord Nee: Hiermee gaat u een stap terug en krijgt u de mogelijkheid om veranderingen aan te brengen.

•

Wijzig: Hiermee kunt u de geselecteerde record wijzigen door over de oude gegevens heen te typen, of deze aan te vullen. Kopie: Maakt een nieuwe record aan met dezelfde gegevens als deze record. Deze optie is handig om records te maken die grotendeels overeenkomen met een reeds aanwezige record. Na het kopiëren hoeft u alleen nog maar de afwijkende gegevens te wijzigen.

•

Verwijder: Hiermee verwijdert u de geselecteerde record uit het bestand. Het systeem vraagt eerst of u er zeker van bent. Antwoord Ja om de record te verwijderen of Nee om de verwijdering te annuleren. Het is mogelijk om bevoegdheden vast te leggen voor het verwijderen en wijzigen van records, zodat niet iedereen dat kan doen. De bevoegdheden worden vastgelegd in een zogenaamde autorisatietabel. Deze wordt door het systeem geraadpleegd bij het wijzigen en verwijderen van records: indien iemand niet bevoegd is om records te wijzigen zal het systeem weigeren om de wijziging uit te voeren.

Programming 12

Systems

TopLeden •

Tekst: Met deze optie kunt u tekstuele gegevens vastleggen of bekijken. Er verschijnt een tekstverwerkingsvenster, waarin willekeurige tekst kan worden opgeslagen. Zie verder het hoofdstuk ‘De tekstverwerker’. Doss: Hiermee kunt u een elektronisch dossier aanleggen. Print: Met deze functie kunt u een overzicht op het scherm projecteren, op de printer afdrukken of opslaan als tekst, Excel of dBase bestand.

•

Uit: Hiermee verlaat u het mutatiescherm.

Mutatieschermen: tijdelijk markeren en selecteren Met de rechter muisknop roep u in mutatieschermen een pop-up windows op, de volgende functies zijn beschikbaar: knippen, kopiëren, plakken en alles selecteren. Hoofdletters, kleine letters en schrijfwijze stellen u in staat geselecteerde tekst met een muisklik te bewerken. Markeren geeft u de mogelijkheid om invoervelden tijdelijk van een andere kleur te voorzien. De kleur stelt u in op niveau 1.1 ADMINISTRATIECONSTANTEN, knop ‘Systeem’ of aan wachtwoorden gekoppeld in niveau 1.3.1 - W ACHTWOORDEN MUTEREN. Deze functie is tijdelijk en wordt na het verlaten van het scherm ongedaan gemaakt. De functie selecteren geeft de mogelijkheid velden tijdelijk te selecteren en de gemarkeerde velden aan het standaard overzicht onder de knop Print toe te voegen. Ga met de muiswijzer op het betreffende veld staan, klik op de rechter muisknop en klik op selecteren. Het veld wordt voorzien van een code. Deze functie is ook tijdelijk en wordt na het verlaten van het scherm ongedaan gemaakt.

Selecteren en markeren • • •

selecteer het veld klik op de rechter muisknop klik op markeren en/of selecteren

Nadat u velden met deze tijdelijke functie hebt gemarkeerd kunt u de kleur vastleggen, en van geselecteerde velden kunt u verplichte velden maken.

Vastleggen geselecteerde velden Nadat u alle gewenste velden hebt geselecteerd legt u deze vast als volgt: •

ga met de muiswijzer op het scherm staan en klik op de rechter muisknop.

•

op het pop-up windows kunt u de keuze maken omtrent het vastleggen van verplichte velden, volgorde velden en/of markeren velden.

•

Klik uw keuze aan en bewaar de selectie “Wijzigingen opslaan”.

•

na het verlaten van het scherm worden de functies geactiveerd.

Let op! Voor het vastleggen van tabvolgorde moeten alle velden in de gewenste volgorde worden geselecteerd.

Programming 13

Systems

TopLeden Selecties verwijderen: Ga met de muiswijzer op het betreffende veld staan, klik op de rechter muisknop en klik op selecteren. Nadat u alle gewenste velden hebt gemarkeerd legt u deze bewerking vast als volgt: • • • •

ga met de muiswijzer op het scherm staan; klik op de rechter muisknop; in het pop-up windows kunt u de keuze maken omtrent het ongedaan maken van verplichte velden, volgorde velden en/of markeren van velden; bewaar de selectie.

Na het verlaten van het scherm worden de functies ongedaan gemaakt.

Programming 14

Systems

TopLeden

Overzichtschermen In deze schermen kunnen gegevens alleen worden bekeken. Wijzigen of verwijderen van gegevens is niet mogelijk. We komen deze schermen tegen bij het printen van overzichten. In overzichtschermen kunnen vaak randvoorwaarden worden opgegeven, meestal in de vorm ‘van: ... t/m: ...’: alleen de records die binnen de opgegeven randvoorwaarden vallen, worden in het overzicht getoond. Het systeem komt zelf meestal met de eerste en de laatste aanwezige record als randvoorwaarden. U kunt dit echter veranderen. In overzichtschermen hebt u de volgende mogelijkheden. De onderstreepte letters geven de toetsen aan waarmee u de mogelijkheid kiest. Ook kunt u de mogelijkheden ook kiezen door er met de muis op te klikken.

In overzichtschermen hebt u de volgende mogelijkheden: • Scherm: Het overzicht wordt geprojecteerd op het beeldscherm. •

•

Printer: Het overzicht wordt afgedrukt op de printer, indien aangesloten. Opslaan: Het overzicht wordt opgeslagen in een spooler-bestand. Dit is een tijdelijk bestand dat u later kunt bewerken: u kunt er bijvoorbeeld een of meer afdrukken van maken of het als onderdeel van een rapport opnemen in een tekstverwerker. Zie hoofdstuk 1.8 - SPOOLER VERWERKEN.

•

HTML Het overzicht wordt opgeslagen als HTML-bestand. U kunt dit overzicht via internet versturen: • Kies HTML • Vink de box ‘internet’ aan • Klik op ‘Start printen’, de browser wordt automatisch opgestart. U heeft nu de volgende mogelijkheden: •

Start printen: De gegevens worden geprojecteerd. • op het scherm geprojecteerd • op de printer afgedrukt • in een spooler-bestand opgeslagen • via internet verstuurt

•

Printer setup: Hier kunt u alvorens het overzicht naar de printer te sturen, de printerinstellingen tijdelijk wijzigen. Er verschijnt een venster met alle mogelijke instellingen. Selecteer de gewenste printer en instellingen.

•

Annuleren: U verlaat het scherm en gaat terug naar het menu.

Programming 15

Systems

TopLeden

overzicht op het scherm

U hebt nu de volgende mogelijkheden: 4 ;3 3;5 5;6 6:

overzichten die langer en/of breder zijn dan het scherm, kunt u met de schuifbalken of de pijltoetsen in de verschillende richtingen opschuiven.

0

het scherm minimaliseren tot een knop op de taakbalk

1

het scherm maximaliseren

2

het scherm terug naar het vorige formaat

r

verlaten van het overzicht en terug naar het menu.

: Hiermee gaat u naar het eerste blad van het overzicht. 3: Hiermee gaat u naar het vorige blad van het overzicht. 4: Hiermee gaat u naar het volgende blad van het overzicht. : Hiermee gaat u naar het laatste blad van het overzicht.

Programming 16

Systems

TopLeden

Overzichten met selectie: In diverse overzichtschermen heeft u nog de mogelijkheden naast de vorm ‘van: ... t/m: ...’ geavanceerde selectieopdrachten toe te passen.

Wilt u een overzicht maken van bijvoorbeeld alle leden in Amsterdam met contributiecode D1, gesorteerd op lidnummer, dan vinkt u ‘selecteren contributie’ of ‘algemene kenmerken’ aan. Kiest u ‘selecteren contributie’ dan komt u in niveau 2.1 - LEDEN MET CONTRIBUTIE. Kiest u ‘algemene kenmerken’ dan komt u in niveau 2.2 LEDENKAART. Hier kunt u ook nog selecteren op de verschillende tabbladen. •

Vink uw keuze aan: bijvoorbeeld selecteren contributie klik op de knop Selectie.

•

Kies vervolgens de gewenste sorteervolgorde: bijvoorbeeld op naam, lidnummer (lid+contr.), postcode, plaats, rayon, etc. en zet de knop met selectie ‘aan/uit’ aan.

•

Klik vervolgens op de knop Zoek.

•

Klik op de knop Wissen, om alle voorgaande selectiecriteria te verwijderen. Het systeem bewaard de gemaakte selectie, zo kunt u de selecties gebruiken om overzichten te maken en vervolgens etiketten afdrukken.

•

Geef de gewenste selectiecriteria op: bijvoorbeeld in het veld plaats geeft u Amsterdam in en bij contributiecode geeft u D1 in. Zie voor meer informatie ‘Selectieschermen’. U kunt tot negen verschillende opdrachten voor een selectie toepassen.

•

Klik op OK, u gaat terug naar het scherm ‘Leden muteren met contributie’

•

Klik op Uit, u gaat terug in het scherm ‘ledenoverzicht’.

•

Hier klikt u op Ok en maakt u een keuze uit: printen op het scherm, afrukken op de printer of opslaan in een ASCII of HTML bestand.

Voor meer informatie zie ook het volgende hoofdstuk: Selectieschermen.

Programming 17

Systems

TopLeden Selectieschermen Het systeem beschikt over geavanceerde selectieen zoekfuncties: selectieschermen zijn identiek aan mutatieschermen en geven de mogelijkheid op alle velden (een of meer velden en tot negen verschillende opdrachten) in het bestand te zoeken. De gegevens kunnen vervolgens worden gemuteerd, op het scherm geraadpleegd en/of afgedrukt, geëxporteerd naar Excel, etc.

Met deze functie activeert u een zoekscherm, zie ook mutatieschermen.

Met deze knop roept u het geavanceerde selectiescherm op. Met deze knop activeert u de sorteervolgorde: zoekterm, lidnummer+contributiecode, naam, rayon, etc. Deze sorteervolgorde is van toepassing voor het afdrukken van overzichten en etiketten en het aanmaken van export bestanden. Met behulp van de pijltjestoetsen kunt u een record selecteren en vervolgens wijzigen, kopiëren en/of verwijderen.

De volgende mogelijkheden komen veelvuldig in schermen voor: •


•


•


•


Met de volgende toetsen kunt u aangeven of u in het bovenste of onderste deel van het scherm bewerkingen wilt uitvoeren. •


•


Zoekterm: Hiermee kunt u tijdelijk een sorteervolgorde activeren. De gegevens kunnen afhankelijk van de module bijvoorbeeld op zoeknaam, naam, nummer, postcode, etc worden gesorteerd. De volgorde is van toepassing voor bijvoorbeeld het muteren van gegevens en het afdrukken van overzichten en/of etiketten.

Zoek: Hiermee kunt u tijdelijk een zoekmethode activeren. Als u op Zoek klikt, verschijnt er een scherm met een selectie met diverse zoekmethoden, waarvan u er een keuze kunt maken.

Programming 18

Systems

TopLeden De zoekmethode bepaalt hoe het systeem zoekt in de gegevensbestanden waarin op alle velden of records kan worden gezocht, bijvoorbeeld ledenbestanden.

Aan/uit: Met deze functie zet u de filter aan of uit voor een reeds gemaakte zoekopdracht in het uitgebreide zoekscherm. • uit, er worden alle relaties getoond; • aan, er worden alleen relaties getoond die binnen de selectie in het zoekscherm vallen. Wilt u een lid selecteren – om voor dit lid een brief of een etiket af te drukken - voer dan volgende bewerking uit: • ga met de muiswijzer op de knop aan/uit staan • klik op de rechter muisknop (voorgaande selectie in het zoekscherm wordt gewist en huidige record geselecteerd, relatienummer wordt aangemaakt in het zoekscherm). • vervolgens kunt u de brief en/of het etiket afdrukken.

Snelle zoekfunctie Met deze functie kunt u snel een lid in het bestand selecteren. Het ‘snelzoekscherm’ opent u door een vinkje in de gelijknamige box in de ledenkaarten niveau 2.1, niveau 2,2 of niveau 2.8 te geven. Dit scherm kunt u altijd geopend houden en naar de achtergrond verplaatsen of minimaliseren.

Leden selecteren: 1. 2. 3.

Geef een vinkje in de box ‘snelzoek’, het scherm ‘opzoeken leden’ wordt geopend. In de lijst kunt u een lid selecteren en vervolgen in de ledenkaart raadplegen en/of mutaties uitvoeren. U kunt ook zoeken op lidnummer, naam, adres, postcode of plaats. Type bijvoorbeeld de naam of een deel van de naam in en selecteer vervolgens het lid.

Programming 19

Systems

TopLeden

Krachtige selectieen zoekfunctie TopLeden beschikt over geavanceerde selectieen zoekfuncties: selectieschermen zijn identiek aan mutatieschermen en geven de mogelijkheid op alle velden (uiteraard ook op een combinatie van velden) in het bestand te zoeken en te selecteren. Deze selectiecriteria gelden voor het opvragen en muteren van gegevens, het maken van brieven en rapporten (koppeling met MS Word) en het printen van standaard overzichten en exporteren van bestanden. De gegevens kunnen op naam, nummer, adres, postcode, etc. worden gesorteerd. Deze selectiefunctie is in alle mutatieschermen beschikbaar.

selectiescherm ‘leden muteren met contributie’ niveau 2.1.

Met de opdracht ‘Zoek’ in de ledenkaarten verschijnt het selectiescherm met diverse zoekmethoden, waarvan u er keuzes kunt maken. De zoekmethode bepaalt hoe het systeem zoekt in de gegevensbestanden, waarin op alle velden of records geselecteerd kan worden. Geeft u selectiecriteria op en klik op de knop ‘OK’.

Ok: Met de opdracht ‘Ok’ bevestigt u de ingevoerde selectiegegevens. Vervolgens kunt u de geselecteerde gegevens raadplegen, wijzigen, verwijderen en/of afdrukken. Zie ook Overzichtschermen.

Wissen: Met de opdracht ‘Wissen’ verwijderd u alle voorgaande selectiecriteria. Wij raden u aan het scherm te wissen voordat u nieuwe selectiecriteria opgeeft.

Annuleer: Met de opdracht ‘Annuleer’ verlaat u het selectiescherm.

Spinner: Hier kunt u tot maximaal negen verschillende zoekopdrachten opgeven.

En/of (zoekopdrachten) Vanaf de tweede selectieopdracht heeft u de mogelijkheid om aan te geven of u en/of de voorgaande zoekopdracht wilt selecteren.

Programming 20

Systems

TopLeden Van / t/m: Hier kunt u de randvoorwaarden opgeven in de vorm ‘van: ... t/m: ...’: alleen de records die binnen de opgegeven randvoorwaarden vallen, worden geselecteerd. • Klik ‘van’ aan en geef de selectie op, bijvoorbeeld postcode 1440. • Klik vervolgens ‘t/m’ aan en geef in het tweede zoekscherm de selectie op, bijvoorbeeld postcode 1445. • Klik op de knop ‘OK’, alle adressen die binnen de opgegeven voorwaarden vallen worden getoond.

Exact: Soms is het als gevolg van vaak voorkomende namen, zoals bijvoorbeeld Adviesbureau …, Gemeente …, niet handig om op de exacte naam te zoeken. Ook wanneer er bijvoorbeeld tijdens het invoeren een typefout is gemaakt, is de juiste naam niet bij het systeem bekend. U kunt in zo’n geval het vinkje in de box ‘exact’ verwijderen. Vinkt u de box ‘exact’ aan, dan wordt er in het bestand gezocht op een volledige naam (van links naar rechts). Verwijdert u het vinkje in de box ‘exact’ dan wordt in het bestand naar namen gezocht waarin de door u ingegeven tekst (één of meer tekens) voorkomt. De tekst kan op elke positie van het veld staan. Deze benadering kost de meeste zoektijd. Voor het zoeken van gegevens met de functie ‘fonetisch zoeken’ geef tenminste 3 tekens in. Deze functie activeert u in niveau 1.1 ADMINISTRATIECONSTANTEN, knop ‘Systeem’. Ook met een klik op de rechter muisknop op de knop ‘exact’ kunt u de functie aan/uit zetten (geen vinkje in de box exact). Op e e volgende velden in de ledenkaarten kunt u fonetisch zoeken: zoekterm, naam, 2 naam, adres en 2 adres en bedrijfsnaam. U kunt het zoeken vereenvoudigen door gebruik te maken van een zoekterm in plaats van een volledige naam. Bij het invoeren van de gegevens kunt u behalve de volledige naam ook een zoekterm vastleggen. Gebruik als zoekterm een gemakkelijk te onthouden, unieke naam. Een zoekterm is vaak korter dan de volledige naam. In geval van korte namen kunt u ook de volledige naam als zoekterm gebruiken.

Behalve: Hier kunt u de randvoorwaarden opgeven die NIET aan de selectiecriteria voldoen. Geeft u bijvoorbeeld Amsterdam in en vinkt u de box ‘behalve’ aan, dan worden alle adressen getoond behalve adressen in Amsterdam.

En/of (velden): Kies ‘en velden’ en geef de selectie op, bijvoorbeeld Herengracht en Amsterdam: alle adressen uit het bestand op de Herengracht in Amsterdam worden getoond. Kies ‘of velden’ en geef de selectie op, bijvoorbeeld Herengracht en Amsterdam: alle adressen uit het bestand op de Herengracht en in Amsterdam worden getoond.

En/of (records): Kies ‘en records’ en geef de selectie op, bijvoorbeeld Purmer en Purmerland: alle adressen uit het bestand in Purmer en Purmerland worden getoond. Kies ‘of records’ en geef de selectie op, bijvoorbeeld Purmer en Purmerland: alle adressen uit het bestand in Purmer, Purmerend en Purmerland worden getoond.

Leden selecteren en op postcode sorteren In het volgende voorbeeld worden alle actieve leden van lidnummer 1 t/m 25 geselecteerd en op postcode gesorteerd. 1. Klik op de knop lid+contr. en selecteer de knop postcode. 2. Klik op de knop Zoek. 3. Klik op de knop Wissen, alle voorgaande selectiecriteria worden verwijderd. 4. Geef de selectiecriteria op. 5. Activeer de eerste selectieopdracht van en type lidnummer 0000000001 en de status A (actieve leden) in. (Lidnummers kunnen met spaties worden aangemakt (1) of aangevuld met nullen, zie niveau 1.1 – ADMINISTRATIECONTANTEN. 6. Activeer de tweede selectieopdracht t/m en type lidnummer 0000000025 en status A in. 7. Klik op de knop OK, u gaat terug naar de ledenkaart. Hier zijn alle leden die binnen de selectie vallen actief. 8. Met de knop Print kunt u een overzicht op het scherm projecteren of op de printer afdrukken en de selectieopdracht controleren. 9. Dit selectiebestand kunt u exporteren naar Excel, dBase of ASCII en u kunt etiketten en of overzichten met deze gegevens aanmaken in het menu Rapporten niveau 2.4. Zie ook Overzichtschermen met selectie.

Programming 21

Systems

TopLeden 10.

Met de knop uit (aan/uit) naast de knop Zoek, zet u de selectiefunctie uit (het volledige bestand is nu te bereiken). Met de functie aan is de selectieopdracht te activeren, zolang de gegevens niet in het zoekscherm worden verwijderd.

Pop-up Windows De pop-up-windows zijn onder te verdelen in twee groepen: informatievensters en selectievensters.

Informatievensters De informatievensters geven informatie over een handeling. Voorbeelden van informatievensters zijn foutmeldingen en mededelingen van het pakket. U kunt deze schermen verlaten door op Ok te klikken.

Selectievensters In selectievensters kunt u gegevens selecteren, door met behulp van de pijltoetsen naar het gewenste item te gaan, zodat de geselecteerde record in een andere kleur wordt weergegeven, vervolgens selecteert u deze met een dubbelklik. Ook kunt u in de bovenste regel op lidnummer en/of naam, adres, postcode of plaats zoeken.

Selectievensters kunt u oproepen door op het pijltje van de selectiebox of op de knop ‘Zoeken’ te klikken.

Programming 22

Systems

TopLeden

Foutmeldingen op het scherm Het is mogelijk dat er, wanneer u een bepaalde bewerking wilt uitvoeren, op uw beeldscherm een informatie- of foutmelding komt te staan. Deze geven aan dat de gewenste bewerking hier niet mogelijk is. De meest voorkomende melding is ‘geen gegevens aanwezig’; varianten hierop zijn mogelijk. In alle gevallen zult u <Esc> of <Enter> moeten geven om verder te kunnen werken. Er kunnen ook foutmeldingen verschijnen in een venster. Deze duiden op fouten in het systeem. Dit kunnen eenvoudig te verhelpen fouten zijn, bijvoorbeeld wanneer u een printopdracht hebt gegeven terwijl de printer niet aan staat. Maar het is ook mogelijk dat er iets mis is met de systeembestanden. In dat geval kan de opdracht ‘Reorganisatie’ (niveau 1.2) de fout wellicht verhelpen. Als ook dat niet werkt, wordt u aangeraden om het scherm met de foutmelding in een bestand op te slaan en het systeem opnieuw te starten. Is het probleem daarmee nog niet verholpen, neem dan contact op met de leverancier van het programma en geef hem de ‘print screen’.

Programming 23

Systems

TopLeden

Profiel De module “Profiel” toont u in één oogopslag een duidelijk overzicht van alle activiteiten omtrent een lid en/of relatie. Alle in gebruik zijnde modules, zoals de ledenkaart, acceptgiro’s, orders, leveringen, agenda, projecten, evenementen, etc zijn vanuit dit scherm rechtstreeks te benaderen. Met de toetscombinatie + roept u deze module in elk willekeurig scherm op.

U kunt leden zoeken en selecteren op lidnummer, naam, adres, postcode en plaats. In het onderste deel van het scherm worden alle activiteiten omtrent een lid geprojecteerd. Heeft een lid acceptgiro’s ontvangen of bijvoorbeeld orders geplaatst, dan wordt een plusteken voor de module geplaatst. Klikt u op het plusteken dan wordt de historie van deze functie geprojecteerd. Met een dubbelklik, op bijvoorbeeld ‘Orders’, gaat u direct naar deze module of met een dubbelklik op een geselecteerd lid opent u het scherm niveau 2.2 – LEDENKAART.

Historie Deze functie geeft u een volledig overzicht van alle activiteiten.

Klembord Met deze opdracht plaatst u de historie op het klembord.

Programming 24

Systems

TopLeden

Navigatie De navigatie binnen het programma gebeurt door middel van menukeuzen: door middel van deze keuzen komt u terecht in een bepaald niveau. Een niveau is een menu, submenu of een functie. Op elk scherm wordt aangeduid in welk niveau van het systeem u zich bevindt.

Als u niet weet in welk niveau een bepaald menu of een bepaalde functie staat, dan kunt u dat opzoeken met de toetscombinatie + (Navigatie). Bij ‘onderwerp’ vult u de tekst in die u wilt zoeken (tekst die voorkomt in de naam van een menu of een functie) en klik op de knop ‘Zoeken’. Het programma komt met een lijst van alle omschrijvingen (namen van menu’s en functies) waarin de gezochte tekst voorkomt, met de betreffende niveauaanduiding. Selecteer de gezochte functie, bijvoorbeeld ‘Wachtwoorden muteren’ en klik op de knop ‘Start’. Vervolgens komt u direct in het scherm wachtwoorden muteren en kunt u de gewenste bewerking uitvoren. U kunt ook in het venster bladeren door te klikken in de verticale balk met de pijltjes, rechts in het venster en de functie vervolgens selecteren. Wanneer u bijvoorbeeld het niveau ‘Wachtwoorden muteren’ weer verlaat, komt u weer terug in het navigatiescherm.

Programming 25

Systems

TopLeden

Werken met administraties In het systeem kunnen meerdere administraties tegelijk worden gevoerd, bijvoorbeeld administraties over verschillende boekjaren of van verschillende organisaties of afdelingen. Het geheel van alle gegevens van één boekjaar of organisatie wordt een administratie genoemd. De administratie waar u in werkt staat aangegeven op de eerste regel van elk scherm. U kunt vanuit elk menuscherm wisselen van bedrijf door op + te drukken. Het systeem is standaard voorzien van een demoadministratie. Deze administratie dient om u inzicht te geven in de werking van het systeem en om er ervaring mee op te doen. In de demoadministratie kunt u tevens uw eigen wensen, eisen en ideeën uitwerken en testen voordat u aan uw eigen administratie begint. Wanneer u voldoende inzicht hebt verkregen in de werking van het pakket kunt u de demoadministratie verwijderen. Informatie over het toevoegen en verwijderen van administraties vindt u in hoofdstuk ‘Administraties’ niveau 1.2.

Programming 26

Systems

TopLeden

De tekstverwerker Het systeem bevat een tekstverwerker die op diverse plaatsen in het programma kan worden aangeroepen om vrije tekst in te voeren of te wijzigen, bijvoorbeeld met de optie ‘Tekst’ die in veel mutatieschermen voorkomt. De tekstverwerker verschijnt in een venster met de eventuele reeds aanwezige tekst. In het tekstverwerkingsvenster hebt u de volgende mogelijkheden: de cursor 1 teken verplaatsen in de aangeduide richting de cursor 1 woord verplaatsen in de aangeduide richting naar het begin van de regel naar het einde van de regel naar het begin van de tekst naar het einde van de tekst 1 pagina terug 1 pagina verder aan het einde van de tekst: 1 regel toevoegen (wanneer een woord niet meer op de regel past, wordt dit automatisch op de volgende regel gezet; u hoeft alleen op <Enter> te drukken als u een zin op een nieuwe regel wilt laten beginnen of lege regels wilt opnemen) op andere plaatsen in de tekst: naar de volgende regel invoegen aan- of uitzetten teken onder de cursor wissen teken voor de cursor wissen + woord voor de cursor wissen <Shift> hoofdletter of bovenste teken invoeren hoofdlettervergrendeling aan- en uitzetten tab invoeren +ASCII-code teken invoeren m.b.v. ASCII-code; op deze manier kunt u speciale tekens invoeren. <Shift>+cursortoets tekst markeren: wanneer u de <Shift>-toets ingedrukt houdt terwijl u op een toets(combinatie) drukt waarmee de cursor wordt verplaatst, markeert u de tekst vanaf de plaats waar de cursor stond tot de plaats waar u de cursor zet. Vervolgens kunt u de gemarkeerde tekst in één keer wissen door op de drukken. U kunt de markering opheffen door de cursor te verplaatsen zonder de <Shift>-toets ingedrukt te houden. Als u tekst typt terwijl er tekst gemarkeerd is, wordt de gemarkeerde tekst vervangen door het eerste teken dat u typt. <Esc> wijzigingen eventueel opslaan en venster sluiten +Q; +W wijzigingen opslaan en venster sluiten Alle functies kunnen met de muis worden uitgevoerd. U kunt naar een bepaalde plaats in het venster gaan door daar met de muis op te klikken. U kunt in het venster bladeren door te klikken in de verticale balk met de pijltjes, rechts in het venster. U kunt als volgt met de muis tekst markeren: ga naar het begin van de te markeren tekst, druk op de muisknop en houd deze ingedrukt terwijl u naar het einde van de te selecteren tekst gaat. Laat de muisknop daarna los. U kunt de markering opheffen door op een willekeurige plaats in de tekst te klikken. Wanneer u tweemaal snel achter elkaar op een teken klikt, wordt het hele woord gemarkeerd. Door driemaal te klikken selecteert u de hele regel. pijltoetsen +pijltoetsen <End> + +<End> <Enter>

Programming 27

Systems

TopLeden

Mailmerge/Emailing In deze module worden (nieuws)brieven en mailings opgesteld en kunnen automatisch aan een doelgroep worden gemaild of in MS Word samengevoegd en afgedrukt. Hierbij is mailmerge (samenvoegen) mogelijk: in plaats van bepaalde teksten zoals aanhef, naam en adres kan een code worden getypt. Bij het printen wordt opgegeven voor welke selectie de mailing moet worden gegenereerd, waarna het systeem voor elk relatie een brief of email maakt waarin de code is vervangen door de bijbehorende tekst uit de database. Onbeperkt aantal brieven en documenten zoals inschrijfbevestigingen, nieuwsbrieven, lidmaatschapskaarten, etc. kunnen worden aangemaakt en gecodeerd in MS Word. Nieuwsbrieven kunnen met illustraties, logo’s en hyperlinks worden aangemaakt. E-mailings worden verzonden via MS Outlook.

Samenvoegen en aanmaken van emails en brieven Ga naar de ledenkaart niveau 2.2 – tabblad Algemeen, maak een selectie en klik op de knop ‘Brieven’. Er verschijnt een pop-up scherm met de vraag ‘emailen’, Ja/Nee. Klikt u op ‘Ja’, dan komt het systeem met het aantal geselecteerde leden, vervolgens kunt u een samenvoegdocument selecteren en aan de geselecteerde groep mailen. Klikt u op ‘Nee’, dan komt het systeem met het aantal geselecteerde leden, vervolgens kunt u een document in MS Word openen, samenvoegen en vervolgens voor de doelgroep afdrukken. Voorbelden brieven met samenvoegvelden treft u in de map TopLeden\Text.

Documenten maken Aan standaard documenten, zoals inschrijfbevestigingen, rekeningen, nieuwsbrieven, etc. kunt u samenvoegvelden uit MS Word en de database van TopLeden toevoegen. Ook kunt u logo’s, hyperlinks en illustraties invoegen. 1. Maak standaard brieven of sjablonen in MS Word. 2. Sluit MS Word. 3. Ga naar TopLeden, niveau 2.2 en klik op de knop ‘Brieven’. 4. Open de map met documenten, bijvoorbeeld TopLeden\Text. 5. Open het Word-document en voeg samenvoegvelden in.

Programming 28

Systems

TopLeden

1. 2. 3.

Klik op ‘Samenvoegveld invoegen’, er verschijnt een lijst met alle velden die u aan het document kunt toevoegen. Selecteer de velden die u wilt invoegen. Sleep de velden naar de betreffende positie in het document. Naast de samenvoegvelden uit TopLeden kunt u ook nog Word velden toevoegen.

Naast de standaard samenvoegvelden is het mogelijk samenvoegbestanden zelf aan te maken. Zie Optie ‘Samenvoeg documenten’.

E-mailings verzenden 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Maak een selectie van de doelgroep in niveau 2.2 – LEDENKAART. Klik op de knop ‘Brieven’, er verschijnt een pop-up scherm met de vraag ‘emailen’ Ja/Nee. Klik op Ja - het systeem komt met de mededeling van het aantal geselecteerde leden. Ga naar de map met documenten, bijvoorbeeld TopLeden\Text. Selecteer het document dat u wilt mailen en klik op ‘OK’. MS Outlook wordt automatisch gestart en het document wordt aan alle geselecteerde leden gemaild. De samenvoegvelden worden vervangen door gegevens uit de database in TopLeden.

Brieven samenvoegen en afdrukken 1. 2. 3. 4. 5.

Maak een selectie van de doelgroep in niveau 2.2 – LEDENKAART. Klik op de knop ‘Brieven’, er verschijnt een pop-up scherm met de vraag ‘emailen’ Ja/Nee. Klik op Nee - het systeem komt met de mededeling van het aantal geselecteerde leden. Ga naar de map met documenten, bijvoorbeeld TopLeden\Text. Selecteer het document dat u wilt samenvoegen en afdrukken en klik op de knop ‘OK’, het document wordt opgestart. Klik op de functie ‘Samenvoegen’. Klik op ‘Samenvoegen’ – alle samenvoegvelden worden vervangen met gegevens uit de database. Na het samenvoegen kunt u de brieven afdrukken.

Programming 29

Systems

TopLeden

Opbouw van een ledenadministratie TopLeden is opgebouwd uit een aantal subsystemen. Door de modulaire opbouw biedt het systeem een optimale en volledig geïntegreerde ondersteuning aan de informatiestroom in uw organisatie. Deze subsystemen staan in de menu’s van het pakket en zijn van daaruit bereikbaar. In deze beschrijving ‘Opbouw van een ledenadministratie’ worden alleen een aantal modules uit het basissysteem TopLeden behandeld. Daarbij wordt dezelfde volgorde gehanteerd als in de menu’s van het programma. Dit heeft tot gevolg dat de hoofdstuknummers corresponderen met de niveaus in het programma. Aan het begin van elk hoofdstuk wordt kort aangegeven wat de functie van het subsysteem is, welke informatie in het subsysteem wordt ingevoerd en welke informatie het systeem uitvoert. In de handleiding wordt uitgebreid uitgelegd hoe dat alles in zijn werk gaat. TopLeden werkt met meerdere administraties, d.w.z. dat u gegevens van meerdere jaren of verenigingen kunt bewerken. Na installatie wordt een demoverzameling (administratie) aangemaakt. Er wordt aanbevolen deze NIET te verwijderen daar men via + altijd de demoadministratie kan oproepen. Deze administratie dient om u inzicht te geven in de werking van het systeem en om er ervaring mee op te doen. In de demoadministratie kunt u tevens uw eigen wensen, eisen en ideeën uitwerken en testen voordat u aan uw eigen administratie begint, in de handleiding hoofdstuk ‘Werken met administraties’ vindt u meer informatie. Standaard kunnen met het systeem drie administraties worden beheerd, waaronder de demoadministratie. Uitbreiding met een onbeperkt aantal administraties is mogelijk.

Aanmaken administraties Maak een eigen administratie aan, niveau 1.2 - ADMINISTRATIES. De administratie wordt met de bestanden uit de demoadministratie aangemaakt, de demogegevens kunt u verwijderen met de opdracht ‘Wissen’. Een aantal basistabellen worden niet verwijderd, zoals de titeltabel, dagboeken, rekeningschema, BTW-coderingen, landentabel, etc. deze kunt u verwijderen of voor uw organisatie aanpassen. Ook kunt u nog een tweede administratie aanmaken voor historische gegevens. Uitgeschreven leden kunnen automatisch met de functie niveau 1.5.2 – AFGEVOERDE LEDEN NAAR HISTORIE uit de werkadministratie worden verwijderd en naar deze administratie worden overgeheveld (afvoerdatum moet zijn ingegeven). Van administratie wisselt u met de toetscombinatie .

Opbouw administratieconstanten Registreer alle basisgegevens omtrent uw werkadministratie in niveau 1.1 – ADMINISTRATIECONSTANTEN. systeeminformatie en de kleureninstellingen van schermen en teksten, knop ‘Systeem’; aantal periodes waarmee u werkt, knop ‘Periode’; voorkeursinstellingen toekennen zoals: valuta; voorkeuze layout van de acceptgiro’s (het systeem werkt met 9 verschillende layouts, bij het printen van accepten wordt deze layout geselecteerd); code formulier invoeren bij gebruik van OCR-B-schrift; type contributie Jaar, Kwartaal, etc.(code wordt bij het invoeren van leden automatisch toegevoegd; werkbalken, automatisch opstarten van schermen, etc. activeren, knop ‘Systeem’.

Opbouw gegevens medewerkers Registreer alle relevante gegevens van medewerkers (nodig voor het werken met wachtwoorden) niveau 1.3.5 - MEDEWERKERS.

Programming 30

Systems

TopLeden Muteren wachtwoorden Muteer wachtwoorden en eventueel kleureninstellingen van schermen, velden en teksten per medewerker, niveau 1.3.1 - W ACHTWOORDEN MUTEREN. Niet iedereen is bevoegd om gegevens in te zien of te wijzigen. Bevoegdheden, functies en instellingen kunnen per gebruiker en/of gebruikersgroepen nauwkeurig worden geregeld.

Basistabellen Bij het registreren van ledengegevens wordt gebruik gemaakt van codes zoals selectie-, titel-, opzegcode, rayons, etc. Deze codes worden in niveau 2.5 – TABELLEN gedefinieerd.

Basisgegevens ledenadministratie Muteren van ledengegevens kan in vier verschillende schermen: eenvoudig en snel, alle mutaties in een scherm niveau 2.1 - LEDEN MET CONTRIBUTIECODE, niveau 2.2 – LEDENKAART met verschillende tabbladen, niveau 2.8 - LEDEN INL.RELATIES EN/OF 2.9 – LEDEN MET FOTO’S. Naast algemene gegevens kunnen op verschillende tabbladen in niveau 2.2, 2.8 en 2.9 volgende gegevens van een lid worden vastgelegd: functie, opleidingen, een digitaal foto en lidmaatschappen van bijvoorbeeld zusterorganisaties en relaties tot een lid. Ook kan hier de historie van contributiebetalingen en donaties worden geraadpleegd en kan worden aangegeven of bijvoorbeeld de werkgever of een andere persoon de contributie voldoet, zoals bij gezinscontributie. Met de optie ‘Variabel tabblad’ kan een eigen scherm met extra velden worden ontworpen en aan de ledenkaart toegevoegd.

Opbouw financiële administratie Voer in niveau 3.B - ONTVANGSTEN BOEKEN alle relevante basisgegevens in. Dagboeken kunt u muteren onder de knop ‘Dagboek’ en het rekeningsschema onder de knop ‘Schema’, etc. Wordt gebruik gemaakt van de optionele module ‘Grootboek’ dan kan het rekeningsschema, de verdichtingen en hoofdverdichtingen, dagboeken en overige stamgegevens in niveau 4.1 BASISGEGEVENS GROOTBOEK worden gemuteerd.

Basisgegevens contributie Muteer contributiecode, omschrijvingen en bedragen per termijn en de daaraan gekoppelde rekeningen opbrengst en donatie, niveau 3.1 - BASISGEGEVENS CONTRIBUTIE. Betaald een lid een bedrag dat hoger is dan de contributie, dan wordt dat verschil automatisch naar de donatierekening doorgeboekt. U kunt contributiecodes aan alle leden of een geselecteerde groep in een keer toevoegen met de opdracht ‘Opvoeren’. De functie ‘Afvoeren’ geeft de mogelijkheid een contributiecode bij alle leden te verwijderen. Geeft u een vinkje in de box ‘voorkeur’ bij een code, dan wordt deze automatisch toegevoegd bij het invoeren van nieuwe leden.

Contributierun In niveau 3.3 - NIEUWE CONTRIBUTIERUN worden acceptgiro’s en/of incasso-opdrachten voorbereid op grond van de door u opgegeven periode (bijvoorbeeld Jaar, Halfjaar, Kwartaal, etc) en het daaraan gekoppelde databasebestand.

Acceptgiro’s aanmaken In niveau 3.4 - BEREKENEN CONTRIBUTIE wordt de giro/incassorun gemaakt. Acceptgiro’s worden afgedrukt en voor incasso-opdrachten wordt een exportbestand aangemaakt. Geef het jaar in waarvoor u de contributierun wilt aanmaken en klik op ‘Aanmaken’. Vervolgens kunt u met de opdracht ‘Giro's’ de accepten afdrukken: u komt in het printmenu en kunt aangeven of de giro’s

Programming 31

Systems

TopLeden naar het scherm, naar een printer of naar een bestand gestuurd moeten worden. De acceptgiro’s kunnen op selectiecode, van postcode t/m postcode, van lidnummer t/m lidnummer of van zoekterm t/m zoekterm worden afgedrukt, knop ‘Uitvoer’. Deze optie geeft ook de mogelijkheid acceptgiro’s in verschillende sessies af te drukken. U kunt de verschillende layouts voor acceptgiro's en/of facturen met aangehechte acceptgirokaarten aan uw eigen wensen aanpassen. De voorkeur voor een layout kunt u vastleggen in niveau 1.1 - ADMINISTRATIECONSTANTEN. • • •

Layout 1: 3 giro’s per pagina, 12” of kettingformulier Layout 2: 2 giro’s per pagina, A4-formaat voor laserprinters Layout 3: brief met aangehechte acceptgiro, A4-formaat

Boeken betalingen In niveau 3.C - VERKORT BOEKEN kunnen betalingen snel worden geregistreerd. Selecteer het lid op naam, lidnummer of acceptgiro waarvoor u de betaling wilt boeken en vink vervolgens de box ‘Ok’ aan. Het systeem vult automatisch systeemdatum en contributiebedrag in. Als u de betalingen hebt gedaan (vinkje gegeven bij ‘Ok’) legt u de boekingen vast met knop ‘Ok’. Het systeem vult dan ook nog het (voorkeur) dagboek in, zoals in niveau 3.B of 4.1.3 - DAGBOEK is vastgelegd. Indien betalingsdatum, bedrag en dagboek afwijken typt u deze gegevens in. Bedragen die hoger zijn dan het contributiebedrag worden automatisch naar een donatierekening doorgeboekt, zie niveau 3.1 - BASISGEGEVENS CONTRIBUTIE. Betalingen kunnen ook elektronisch worden verwerkt met de module Telebanking/ Girotel .

Programming 32

Systems

TopLeden

1 Bestand In de module ‘Bestand’ worden systeeminstellingen en standaardgegevens vastgelegd, zoals wachtwoorden, bevoegdheden van gebruikers (gekoppeld aan wachtwoorden) en instellingen voor bedrijfsconstanten, vaste gegevens voor administraties (datasets). Standaard kunnen met het systeem drie administraties worden beheerd, waaronder een demoadministratie. Deze administratie dient om u inzicht te geven in de werking van het systeem en om er ervaring mee op te doen. In de demoadministratie kunt u tevens uw eigen wensen, eisen en ideeën uitwerken en testen voordat u aan uw eigen administratie begint. Ook vindt hier systeemonderhoud en spooler verwerking plaats.

1.1 Administratieconstanten Hier worden algemene gegevens van uw organisatie (administratie) vastgelegd zoals naam, adres, woonplaats, banken gironummer, registratienummer Kamer van Koophandel, periodenummer en het lopende boekjaar. Ook kunt u hier vastleggen met welke valuta u de administratie bijhoudt en eventueel een tweede valuta toevoegen.

naam administratie contactpersoon

naam van uw organisatie, kan op acceptgiro’s worden afgedrukt. naam van de persoon of afdeling in die gemachtigd is om documenten te ondertekenen, bijvoorbeeld aanmaningen functie functieomschrijving adres administratie straat of postbus en nummer. plaats administratie vestigingsplaats. banknummer rekeningnummer bank voor accepten en incasso-opdrachten. gironummer rekeningnummer giro voor accepten en incasso-opdrachten. huidig boekjaar boekjaar waarin u werkt. lopende periode periode waarin u werkt. kamer van koophandel registratienummer KvK. BTW-nr BTW-nummer organisatie gebruikersnaam gebruikersnaam voor het inloggen wachtwoord wachtwoord valuta valuta waarmee de financiële administratie wordt bijgehouden GPS coördinaten X/Y coördinaten locatie regel een tekstregel van 50 tekens, deze tekst kan op facturen en acceptgiro’s worden afgedrukt. regel twee tweede regel van 50 tekens. volgnummer met spaties indien deze box aangevinkt is, wordt bij het invoeren van nieuwe leden, niveau 2.1, 2.2, 2.8 en 2.9 het veld ‘Lidnummer’ aangevuld met spaties (voor de code). lidnummer kunnen wijzigen het lidnummer wordt door het systeem gegenereerd tijdens het invoeren van nieuwe leden. Geeft u in deze box een vinkje, dan kan het lidnummer nog worden gewijzigd.

Programming 33

Systems

TopLeden ledenmutaties opslaan

geeft u in deze checkbox een vinkje, dan worden ledenmutatie in een bestand opgeslagen, zie niveau 3.H – RAADPLEGEN LEDEN-MUTATIES. code formulier bij gebruik van OCR-B-schrift wordt gebruik gemaakt van deze code. code afdeling werkt u met verschillende afdelingen dan kan hier de afdelingscode worden ingevoerd. acceptgiro layout in het systeem zijn standaard negen layouts aanwezig voor het maken van acceptgiro’s. Hier kunt u een voorkeuze maken van de acceptgiro layout, deze layout wordt in niveau 3.4 - BEREKENEN CONTRIBUTIES getoond. laatste afgesloten boekjaar na het afsluiten van een boekjaar, niveau 4.5 - JAARAFSLUITING wordt dit veld ingevuld. type contributie

hier kunt u een voorkeuze maken van contributieperiodes. Bij het invoeren van nieuwe leden, niveau 2.1, 2.2, 2.8 en 2.9 wordt automatisch dit type contributie toegevoegd (Jaar, Halfjaar, Kwartaal, etc).

Systeem Hier vindt u algemene informatie over het systeem zoals naam en serienummer en kunt u lettertype, lettergrootte en kleureninstellingen van schermen en velden wijzigen.

Kleurinstelling Naast schermen, teksten en velden kunt u nu ook de kleuren van labels en containers instellen. Wilt u de kleur van schermen wijzigen, klik dan op de knop ‘scherm’ en maak een keuze in de ‘basistabel’ of definieer een ‘aangepaste kleur’ en klik op ‘OK’. U kunt alle kleurinstellingen ook per gebruiker in niveau 1.3.1 – W ACHTWOORDEN MUTEREN vastleggen standaard

met deze knop zet u de standaard instellingen van schermen, teksten, labels en containers terug. vullen vulkleur voor grafieken scherm kleur wijzigen van schermen markeren kleur voor het markeren van velden actief voorgrond kleur wijzigen van tekst actieve (muteerbare) velden actie achtergrond f kleur wijzigen van achtergrond actieve velden niet actief voorgrond kleur wijzigen van tekst niet muteerbare velden niet actief achtergrond kleur wijzigen van achtergrond niet muteerbare velden koplabels voorgrond kleur wijzigen van labels koplabels achtergrond kleur wijzigen van labels containers voorgrond kleur wijzigen van containers containers achtergrond kleur wijzigen van containers

Programming 34

Systems

TopLeden Checkboxen Met behulp van de checkboxen activeert u volgende fucties: info venster rappels en acties worden getoond na het opstarten; accounting informatie over systeemgebruik wordt in het logboek bewaard; autopilot uitwisselen informatie tussen deelsystemen; memos extra controle voor memovelden; checklist informatie projecteren; werkbalk activeren van de knoppenbalk, met deze functie worden tijdens het opstarten schermen automatisch geladen, deze schermen kunt u in niveau 1.3.A – W ERKBALK selecteren; index opbouwen systeemindexen opbouwen; debug aan activeren systeem test-mode, deze functie vertraagd het systeem; fonetisch zoeken met deze functie kunt u in het bestand zoeken op namen die ‘klinken als’; web updates wijzigingen opslaan in WEB-database; standaard maat alle schermen worden links boven gepositioneerd; uitvergroten als u hier een vinkje geeft kunt u schermen vergroten of verkleinen, velden en teksten worden aan de afmetingen aangepast. Ga met de muiswijzer op een hoek van het scherm staan (muiswijzer diagonaal), druk de linker muisknop in en rek het scherm uit; selectie info geen selectie info in overzichten; tijdscontrole aan/uitzetten automatische activiteiten; auto-laden met deze functie worden tijdens het opstarten schermen automatisch geladen, deze schermen kunt u in niveau 1.3.A – W ERKBALK selecteren.

Backup wachtwoord Hier kunt u een wachtwoord vastleggen. Bij het maken van een backup, niveau 1.7 kunt u aangeven dat u de backup met een wachtwoord wilt maken. Bij het terugladen van de backup moet het wachtwoord bekend zijn.

Kalender Hier wordt het jaar verdeeld in werkdagen en vrije dagen. U kunt het systeem de kalender laten generen en daarna zo nodig handmatig bepaalde (feest)dagen wijzigen. De kalender wordt door diverse functies van het pakket geraadpleegd.

Aanleggen: Klik op ‘Aanleggen’ om het systeem een kalender te laten genereren. Als er al een kalender aanwezig is, wordt die overschreven. De automatisch gegenereerde kalendergegevens kunnen worden gemuteerd. Bij ‘feestdag’ kunt u een omschrijving van de feestdagen invoeren, bijvoorbeeld ‘nieuwjaar’ en in de checkbox, kolom ‘werkdag’ kunt u het vinkje verwijderen bij feestdagen.

Programming 35

Systems

TopLeden Printen: Dit niveau geeft een overzicht van de jaarindeling. Het overzicht geeft voor elke dag van het jaar de datum, de dag van de week, de omschrijving van feestdagen, het weeknummer en of de dag een werkdag is (Ja/Nee).

Periodes In dit niveau kunt u de periode-indeling per jaar vastleggen en bekijken. U kunt de begin- en einddatum van elke periode handmatig invoeren of het jaar automatisch in perioden van een maand of een kwartaal laten indelen. De periodetabel is de indeling van de boekingsperioden. Het systeem is daarmee in staat aan de hand van de datum te bepalen in welke periode men werkt. Tussentijds veranderen van de periodenummers wordt afgeraden, doch aan het einde van het jaar kan dat. In de kolom ‘open’ kunt u perioden ‘afsluiten’, zodat er geen wijzigingen meer in kunnen worden aangebracht. Wanneer een periode op deze manier is afgesloten, kan deze opnieuw worden geopend als dat nodig blijkt te zijn. Met deze functie wordt een periode dus niet echt ‘boekhoudkundig’ gesloten, maar kunnen periodes worden afgeschermd voor onbevoegde wijzigingen.

Aanleggen: Met deze functie laat u het systeem een standaard periodetabel aanleggen: het huidige boekjaar wordt naar keuze in periodes van een jaar, een maand, een kwartaal of week ingedeeld. De bestaande periodetabel wordt daarbij overschreven.

Controle: Het systeem controleert de periodetabel op overlappingen en hiaten: als een bepaalde datum in meerdere periodes of in geen enkele periode is opgenomen, dan wordt aangegeven dat de periodetabel fout is.

Print: U krijgt een overzicht van alle gedefinieerde periodes met begin- en einddata.

Nieuw: Geef het nummer op van de periode die u wilt toevoegen en vervolgens begin- en de einddatum van de periode in.

1.2

Administraties

Hier kan een nieuwe administratie worden toegevoegd of een bestaande administratie worden verwijderd. Standaard kunnen met het systeem drie administraties worden beheerd, waaronder een demoadministratie. Tevens is het mogelijk om hier van administratie te wisselen, bestanden te reorganiseren en valideren en kunt u de data van een administratie wissen.

Programming 36

Systems

TopLeden Nieuw: Klik op de knop ‘Nieuw’ en geef een code en de omschrijving voor een nieuwe administratie in.

Bewaar: Met deze opdracht wordt de administratie aangemaakt. Het systeem komt nog met volgende vraag: wilt u de locatie van de database aanwijzen? Geeft u Ja, dan kunt u een map aanwijzen. Klikt u op Nee dan wordt de database in de TopLeden map opgeslagen. Bij het aanleggen van een administratie worden de gegevens uit de demoadministratie overgenomen, met de opdracht ‘Wissen’ kunt u deze verwijderen en vervolgens uw gegevens importeren of invoeren. Het systeem komt met volgende vraag: wilt u de locatie van de database aangeven. Ook kunt u hier de te consolideren administraties aangeven. Consolidatie van verschillende administraties is optioneel.

Wijzig: Met de opdracht ‘Wijzig’ kunt u de omschrijving van de geselecteerde administratie wijzigen.

Selecteren: Met de opdracht ‘Selecteren’ kunt u van administratie veranderen, Selecteer met de pijltoetsen de administratie en klik op de knop ‘Selectie’. In de titelbalk verschijnt de naam van de door u geselecteerde administratie. U kunt ook van administratie wisselen door op + (Keuze administratie) te drukken. Er verschijnt dan een selectievenster met alle aanwezige administraties, waarvan u er één kunt kiezen (vink de geselecteerde administratie aan). Deze toetscombinatie is in elk menuscherm beschikbaar. Indien u met wachtwoorden werkt, kan aan elk wachtwoord een voorkeuradministratie worden gekoppeld. Bij ingave van het wachtwoord wordt dan automatisch de voorkeuradministratie geactiveerd, zie hoofdstuk 1.3 – W ACHTWOORDEN

Reorganisatie: Deze functie heeft te maken met de interne organisatie van de bestanden. Ten behoeve van het onderhoud worden de gegevens die door u of door het systeem uit de administratie worden verwijderd, niet direct van schijf verwijderd, hoewel u ze niet meer kunt gebruiken. De reden hiervoor is dat de snelheid van het programma sterk zou afnemen als na iedere verwijdering een bestand opnieuw opgebouwd en geïndexeerd zou moeten worden. In verband met de ruimte die deze onbruikbare gegevens op de harde schijf blijven innemen is het aan te raden om bijvoorbeeld eens per maand de functie ‘Reorganisatie’ uit te voeren. Deze bewerking kan enige tijd in beslag nemen; hoelang het precies duurt is afhankelijk van de grootte van de bestanden.

Valideren: Het systeem controleert of alle bestanden aanwezig zijn. Achter de naam van elk bestand staat ‘Ok’ of !!.

Wissen: Met de opdracht ‘Wissen’ kunt u alle gegeven uit een administratie verwijderen, het programma vraagt eerst om een bevestiging Ja/Nee.

Plaatje: Met deze functie kunt u een icoon selecteren en aan de administratie koppelen.

1.3

Wachtwoorden

Niet iedereen is bevoegd om gegevens te zien of te wijzigen. De bevoegdheden kunnen met wachtwoorden worden geregeld. Het is mogelijk om bepaalde functies en instellingen te koppelen aan wachtwoorden. Door middel van wachtwoorden kunt u ervoor zorgen dat: •

bepaalde functies voor onbevoegden worden afgeschermd;

•

bepaalde functies en instellingen bij het inloggen automatisch worden geactiveerd.

Programming 37

Systems

TopLeden U kunt per wachtwoord voor elk niveau en functie instellen of de gebruiker van dat wachtwoord toegang heeft. Menu’s en functies waarvoor de medewerker geen toegang heeft zijn grijs. •

De systeembeheerder bekomt een wachtwoord met niveau 0 + beheer, zo kan hij alle menu’s en functies bereiken.

•

Een gebruiker met niveau 0 heeft alle bevoegdheden (behalve beheersfuncties in het menu Bestand: bedrijfsconstanten, wachtwoorden, systeemconstanten, beheer historische gegevens, administrateur en backup).

•

Een gebruiker met niveau 1 kan gegevens invoeren en wijzigen. De functie verwijderen is niet toegankelijk evenals de beheersfuncties.

•

Een gebruiker met niveau 2 mag geen gegevens wijzigen en verwijderen en heeft geen toegang tot beheersfuncties.

•

Een gebruiker met niveau 3 mag geen gegevens toevoegen, kopiëren en wijzigen. De functie verwijderen is niet toegankelijk evenals de beheersfuncties

•

Ook kunt u de bevoegdheden van groepen medewerkers op systeemniveau toekennen, zie niveau 1.3.2 - TOEGANG PER NIVEAU.

1.3.1 Wachtwoorden muteren Hier kunt u de wachtwoorden ingeven, waardoor de gebruiker bij het inloggen in de voor hem/haar toepasselijke menu’s en functies terechtkomt en bewerkingen kan uitvoeren. De kleurinstellingen van schermen, teksten en achtergronden kunnen aan wachtwoorden worden gekoppeld.

Nieuw: Met deze opdracht kunt u nieuwe wachtwoorden invoeren. Klik op ‘Nieuw’ en geef volgende gegeven van de medewerker in: naam geef de naam in van de persoon voor wie u de wachtwoordgegevens wilt invoeren. wachtwoord een willekeurige combinatie van maximaal 10 tekens (uitgezonderd grafische tekens en spaties). medewerker selecteer de code van de medewerker (In het menu ‘Medewerkers’ worden de stambestanden ingevoerd, zie hoofdstuk ‘Muteren medewerkers’. beheer belangrijk is dat één persoon in het systeem wachtwoorden kan wijzigen en toevoegen. Alleen de gebruiker voor wie in dit veld is aangevinkt heeft deze rechten. taal ondersteuning meerdere talen d.m.v. optionele taalmodules; taal per gebruiker instelbaar.

Bewaar: Alle mutaties kunt u vastleggen met de opdracht ‘Bewaar’.

Admin: Met de opdracht ‘Admin’ verschijnt een overzicht met alle administraties. U kunt per administratie bepalen welke bevoegdheden de gebruiker heeft voor het invoeren, wijzigen of verwijderen van gegevens in de betreffende administratie. Ook kan de functie of een afdeling voor de betreffende medewerker onder groep worden geselecteerd en de medewerker aan deze gebruikersgroepen worden gekoppeld. De gebruikersgroepen worden in niveau 1.3.3 ‘Gebruikersgroepen’ gemuteerd en de bevoegdheden voor deze groepen in niveau 1.3.2 ‘Toegang per niveau’.

Programming 38

Systems

TopLeden

Niveau 0 geeft de meeste rechten, niveau 5 de minste: • • • •

0 1 2 3

heeft alle bevoegdheden (geen beheerderbevoegdheden voor systeemfuncties). mag geen gegevens verwijderen; mag geen gegevens verwijderen en wijzigen; mag niet geen gegevens verwijderen, wijzigen en toevoegen of kopiëren.

Niveau 4 en 5 kunnen door uw leverancier worden geïmplementeerd. Functies die niet beschikbaar zijn voor de verschillende niveaus zijn grijs.

Let op! Beheer + niveau 0 geeft alle bevoegdheden.

Kleurinstellingen Met deze functie kunt de kleuren van schermen, velden en teksten in velden en op knoppen per medewerker instellen: 1.

Klik bijvoorbeeld op ‘Scherm’.

2.

Selecteer een basis- of aangepaste kleur uit de palet voor het scherm.

3.

Klik op ‘Ok’ of ‘Annuleren’ om de bewerking te bevestigen of ongedaan te maken.

standaard vullen voorgrond aan achtergrond aan voorgrond aan achtergrond aan scherm markeren

met deze functie zet u alle standaard instellingen terug vullen van grafieken kleur wijzigen van tekst actieve (muteerbare) velden kleur wijzigen van achtergrond actieve velden kleur wijzigen van tekst niet muteerbare velden kleur wijzigen van achtergrond niet muteerbare velden kleur wijzigen van schermen kleur voor het markeren van velden

1.3.2 Toegang per niveau Hier kunt u de toegang tot de administraties per gebruikersgroep op systeemniveau toekennen.

Het mutatiescherm laat in de linker kolom de niveaus van alle menu's en submenu’s zien, in de tweede kolom de omschrijving en in de derde kolom onder J/N kunt u aangeven of de toegang geweigerd wordt voor betreffende gebruikersgroep. administratie groep

selecteer de administratie waarvoor u de toegangsrechten wilt toekennen (niveau 1.2 ‘MUTEREN ADMINISTRATIE) selecteer de functie of afdeling waarvoor u toegangsrechten wilt toekennen (niveau 1.3.3 - MUTEREN GEBRUIKERSGROEPEN)

Programming 39

Systems

TopLeden niveau omschrijving toegang

niveau menu en submenu omschrijving niveaus. in de kolom toegang weigeren J/N kunt u aangeven of de gebruikersgroep toegang tot bepaalde menu en functie wordt geweigerd.

Muteren toegang per groep: •

selecteer administratie en groep waarvoor u de toegangsrechten wilt toekennen.

•

selecteer het niveau dat niet toegankelijk mag zijn voor deze groep.

•

Ga naar de kolom toegang weigeren en geef een vinkje.

Ok: Met deze opdracht bevestigt u alle wijzigingen.

Laden: Met deze opdracht zet u de wijzigingen voor alle niveaus terug deze nog niet zijn vastgelegd met ‘Ok’.

Velden: Met deze opdracht kan de toegang per groep op veldniveau worden geregeld.

1.3.3 Gebruikersgroepen Hier kunt u gebruikersgroepen toevoegen, wijzigen en verwijderen. In het menu 1.3.2 - TOEGANG kunt u de bevoegdheden van medewerkers in het systeem per gebruikersgroep toekennen.

PER

NIVEAU

1.3.4 Logboek onderhouden Deze optie geeft u een overzicht van het in- en uitloggen door de gebruikers over een door uzelf op te geven periode. Het overzicht vermeldt datum, tijd, wachtwoord, administratie, toegang, niveau, omschrijving. Nadat u de gegevens hebt bekeken en geprint, kunt u ze uit het logboek verwijderen door de vraag ‘verwijder gegevens van ... tot ...?’ aan te klikken en met ‘Ok’ te bevestigen.

1.3.5 Medewerkers Hier worden de medewerkergegevens bijgehouden die nodig zijn voor het werken met wachtwoorden. De algemene kenmerken van dit scherm staan beschreven in het hoofdstuk ‘Mutatieschermen’.

De medewerkers worden in het systeem geregistreerd aan de hand van een code. Waarschijnlijk gebruikt u in uw organisatie reeds personeelscodes; die kunnen in dit systeem worden ingevoerd. De lengte van de personeelscode is maximaal 4 tekens.

Programming 40

Systems

TopLeden Nieuw: U wordt gevraagd een personeelscode op te geven. Wilt u een personeelslid toevoegen aan het bestand, geef dan een nog niet bestaande code op. Wilt u de informatie bij een reeds ingevoerde code wijzigen, selecteer dan de medewerker met de opdracht Zoek. Er verschijnt een selectiescherm waarin u de medewerker kunt selecteren en vervolgens gegevens kunt invoeren of wijzigen: • personeelscode (maximaal 4 tekens) • geslacht, man/vrouw (m/v) n.t.v. • naam, voorletter, voorvoegsel • Titel voor en achter de naam • geboortedatum • datum in dienst • datum uit dienst • beoordeling op • telefoon, fax, email • extra tekstinformatie

Vakantie Hier kunt u de vakantiedagen per medewerker muteren.

Rappel Hier kunt u rappels aan medewerkers koppelen. Het systeem bevat een aantal standaard rappels. Na het opstarten van het systeem toont het systeem de geselecteerde rappels in een info scherm.

1.3.6 Prikbord Hier kunt u berichten voor medewerkers invoeren De geadresseerde(n) krijgen deze boodschap bij het inloggen op het scherm te zien. De geadresseerde kan dan te kennen geven de boodschap te hebben gelezen, waarna de boodschap niet meer verschijnt, of op <Esc> drukken om door te gaan zonder dat de boodschap verloren gaat.

Er verschijnt een selectievenster met alle aanwezige boodschappen. Het venster geeft de aanmaakdatum en -tijd en de omschrijving van de boodschappen. Selecteer de boodschap die u wilt wijzigen of bekijken of klik op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe boodschap toe te voegen. Er verschijnt

Programming 41

Systems

TopLeden nu een mutatiescherm met de personeelscode en de naam van de medewerker die de boodschap invoert. De wachtwoorden zijn gekoppeld aan medewerker; voor het aanmaken van een boodschap neemt het systeem automatisch de personeelscode over. Na invullen van een korte omschrijving en de prioriteit kan de boodschap worden getypt en met +<W> worden afgesloten.

1.3.7 Rappels Met deze functie kunnen berichten worden gekoppeld aan omstandigheden in het systeem en bevoegdheden van medewerkers. De rappelfunctie dient naar eigen behoefte te worden ingevuld. Het systeem wordt geleverd met een demofunctie, waarin per medewerker optiecodes en aantal dagen kunnen worden opgegeven. De optiecode staat voor een functie die bepaalt onder welke omstandigheden een bepaald bericht moet worden gegeven. Het aantal dagen geeft aan gedurende hoeveel dagen het bericht wordt afgebeeld.

1.3.8 Login mededelingen De systeembeheerder kan login-boodschappen instellen, die bij alle gebruikers bij het inloggen op het scherm verschijnen indien aan bepaalde systeemvoorwaarden wordt voldaan. @P staat voor dagen (maandag, dinsdag …). @T staat voor tijd van de dag.

1.3.9 Beheerderinstellingen Hier blijft het systeem de activiteiten van de gebruikers volgen en opslaan. Hierdoor krijgt de systeembeheerder een goed inzicht in de werkzaamheden van de gebruikers. Het systeem wordt echter door deze procedure behoorlijk belast. Wanneer dit bezwaarlijk is, kunt u de monitor uitzetten. Het mutatiescherm beheerderinstellingen laat alle machines, aantal actieve gebruikers en de status zien. De systeembeheerder kan per wachtwoord instellen welke status de +gebruiker krijgt. Dit geeft de mogelijkheid bepaalde gebruikers beperkingen op te leggen of zelfs een of alle gebruikers te verhinderen nog verder met het systeem te werken i.v.m. onderhoud. In principe mag dit alleen worden gewijzigd als door een systeemstoring (bijvoorbeeld stroomuitval) de informatie niet goed kan worden verwerkt. Wijziging van de status kan consequenties hebben voor andere gebruikers. Volgende gegevens worden in het scherm getoond: gebruiker selectievenster gebruikers. machine computer waarop de gebruiker werkt. gebruiker naam gebruiker. aantal aantal gebruikers dat met het zelfde wachtwoord is ingelogd. status

0 1 2

de gebruiker werkt normaal door; functie afmaken en gebruiker ‘bevriezen’; functie afmaken en systeem verlaten.

Programming 42

Systems

TopLeden

Status: Met deze opdracht kunt u de status van de gebruikers wijzigen. Selecteer de gebruiker en de status (normaal, bevriezen of stoppen) en klik vervolgens op de knop Status. In de kolom status wordt deze dan gewijzigd (0,1,2). normaal bevriezen stoppen

de gebruiker werkt normaal door. met deze opdracht kan de beschikbaarheid van het systeem tijdelijk worden opgeschort. deze opdracht laat de gebruikers de huidige functie afmaken en wordt het systeem vervolgens afgesloten.

De beheerder kan de activiteiten per gebruiker in het onderste deel van het scherm volgen. De volgende gegevens worden getoond: •

niveau programma

•

omschrijving niveau

•

datum en tijd

sec

in dit veld kunt u aangeven om hoeveel seconden de activiteiten van de gebruikers worden vastgelegd.

Wissen: Met de opdracht ‘Wissen’ kunt u de activiteiteninformatie van de geselecteerde gebruiker verwijderen, het programma vraagt eerst om een bevestiging Ja/Nee.

Uit: Met deze opdracht verlaat u het scherm.

Programming 43

Systems

TopLeden 1.3.A Werkbalk Vaak voorkomende functies kunt u op een werkbalk plaatsen, deze knoppen brengen u rechtstreeks naar taken die u wilt uitvoeren. U kunt ook schermen tijdens het opstaarten van het systeem laden. De functie voor het activeren van de werkbalk en het laden van schermen geeft u in niveau 1.1 – ADMINISTRATIECONSTANTEN onder ‘Systeem’ aan.

Schermen aan werkbalk toevoegen Klik op de knop ‘Standaard’ Geef in de kolom ‘werkbalk’ een vinkje bij vaak geactiveerde functies, bijvoorbeeld niveau 2.1 – LEDEN MUTEREN MET CONTRIBUTIE en klik op de knop ‘Bewaar’. Met de functie ‘Plaatje’ kunt u een pictogram aan de knoppen toevoegen.

Auto-laden Met deze functie worden tijdens het opstarten schermen automatisch geladen. Klik op de knop ‘Standaard’. Geef in de kolom ‘autoload’ een vinkje bij vaak geactiveerde schermen. Zie ook niveau 1.1 – ADMINISTRATIECONSTANTEN, onder ‘Systeem’.

1.4

Systeemcontrole

In deze module kunt u de financiële gegevens controleren en kunt u een kwaliteitscontrole op diverse bestanden uitvoeren.

Controle Met deze functie controleert u de gegevens op volledigheid en of de financiële gegevens in evenwicht zijn.

Print Met deze functie kunt u het overzicht afdrukken.

Mutaties Met deze functie kunt u financiële mutaties uit de administratie verwijderen.

Programming 44

Systems

TopLeden

Let op! Alle financiële gegevens zoals facturen, betalingen en historie worden verwijderd en omzet wordt op 0,00 gezet.

Kwaliteit Met deze functie kunt u diverse gegevens uit de ledenadministratie op volledigheid controleren.

Selecteer het bestand met een vinkje en klik op OK. Het systeem projecteert een overzicht van bijvoorbeeld alle leden waar de titelcode ontbreekt.

1.5

Diversen

1.5.1 Overname gegevens Met deze opdracht kunt u gegevens afkomstig uit een oudere versie van TopLeden overnemen in de huidige versie. Doordat de bestandsstructuren van verschillende versies meestal niet gelijk zijn, zijn de ‘oude’ gegevens na een update vaak uit het overzicht verdwenen. Met deze opdracht kunt u ze weer terughalen. Het systeem vraagt om de directory waar de ‘oude’ bestanden zijn te vinden. Selecteer de drive en directory waar de ‘oude’ gegevens zich bevinden en klik op ‘Select’.

1.5.2 Export - import afdelingen Het systeem laat toe dat de afdelingen worden voorzien van ledengegevens van het hoofdsysteem. Welke verlden worden geexporteerd en welke gegevens door een afdelinge worden beheerd kan hier gespecificeerd worden.

Programming 45

Systems

TopLeden

1.5.3 Afgevoerde leden naar historie Deze functie geeft de mogelijkheid om leden die hun lidmaatschap hebben opgezegd naar een historiebestand (derde administratie) over te hevelen. Maak een administratie aan voor historische bestanden, zie niveau 1.2 – ADMINISTRATIES. • •

selecteer in het veld ‘opslaan in’ de administratie waarin u de afgevoerde leden wilt bewaren klik de knop ‘Afvoeren’ en vervolgens op ‘Ja’

Alle leden met status ‘V’ waarvan de ‘afvoerdatum’ gelijk of kleiner is dan systeemdatum worden uit het ledenbestand verwijderd en naar de historische administratie overgeheveld. In het historiebestand kunt u de gegevens nog altijd raadplegen. U van administratie wisselen door op + (Keuze administratie) te drukken. Er verschijnt dan een selectievenster met alle aanwezige bedrijven, waarvan u er één kunt kiezen. Deze toetscombinatie is in elk menuscherm beschikbaar.

1.6

Administrateur

Dit subsysteem bevat de systeeminstellingen en is bedoeld voor de systeembeheerder. Volgende functies kunnen worden uitgevoerd: menu’s muteren, achtergrond, database, overname gegevens, rapporten, calculator, kalender, functietoetsen en keuze administratie.

1.6.1 Menu’s muteren Deze functie is alleen bedoeld voor de systeembeheerder en kan van groot invloed zijn op het functioneren van het systeem. Wijzigingen in deze module allen uitvoren na het volgen van training voor applicatiebeheer.

1.6.2 Toegang per veld/functie Hier kunt u de bevoegdheden van gebruikers op veldniveau instellen.

1.6.3

Vertalen

Deze module stelt de gebruiker in staat de schermteksten zelf te wijzigen. De vertaling van het pakket in andere talen is niet langer de zaak van een programmeur maar kan nu door een vertaler of applicatiebeheerder worden verzorgd. Er kunnen tien talen gelijktijdig worden geladen en iedere gebruiker kan zelf kiezen in welke van deze talen het systeem zal communiceren met de gebruiker.

1.6.4 Keuze administratie Hier kunt u van administratie wisselen door een vinkje te geven in de kolom ‘keuze’.

Programming 46

Systems

TopLeden U werkt altijd in één administratie. U kunt van administratie wisselen door in de kolom ‘keuze’ een vinkje te geven bij de betreffende administratie. Met ‘Ok’ voert u de bewerking uit. Klikt u op ‘Annuleer’ dan maakt u de keuze ongedaan en gaat u terug naar het menu. Ook kunt u van administratie wisselen door op + (Keuze administratie) te drukken. Er verschijnt dan een selectievenster met alle aanwezige bedrijven, waarvan u er één kunt kiezen. Deze toetscombinatie is in elk menuscherm beschikbaar. Meer informatie omtrent het werken met administraties vindt u in het hoofdstuk ‘Werken met administraties’.

1.6.5 Functietoetsen definiëren De functietoetsen t/m kunt u zelf definiëren. Dit doet u in volgend mutatiescherm, dat u vanuit elk willekeurig scherm kunt oproepen door op + te drukken.

U kunt tekst onder de functietoetsen vastleggen. Bij het invoeren van gegevens is het niet ondenkbaar dat een bepaalde omschrijving vaak voorkomt (hetzij precies, hetzij bijna dezelfde omschrijving). U kunt dan uiteraard gebruik maken van de mogelijkheid om tekst te bewaren en in te lezen met ‘Kopiëren’ niveau 9.5 en ‘Plakken’ niveau 9.6, maar u kunt de omschrijving ook onder één van de functietoetsen vastleggen, zodat u met een enkele toetsaanslag de omschrijving in een veld kunt zetten. U definieert de functietoets door op + te drukken en de tekst in te voeren in het veld achter de betreffende functietoets. Functietoetsen zijn vanuit elk willekeurig scherm op te roepen door op + te drukken. De kenmerken van en staan beschreven in het hoofdstuk ‘Het gebruik van het toetsenbord’.

1.6.6 Calculator Voor eenvoudige berekeningen hoeft u nu niet meer naar een rekenmachine te zoeken. Met + heeft u altijd een rekenmachine bij de hand.

1.6.7 Kalender Met + roept u de kalender in elk willekeurig scherm op. Ook kunt u de kalender oproepen in niveau 1.6.8 KALENDER en op een actief scherm in een datumveld.

Programming 47

Systems

TopLeden

Als u in een datumveld staat roept u de ‘Kalender’ met een dubbelklik op. Geselecteerd datum kan automatisch in het datumveld worden overgenomen. • • •

actieveer bijvoorbeeld de ledenkaart niveau 2.1 - LEDEN MET CONTRIBUTIE. ga naar een datumveld, bijvoorbeeld ‘invoerdatum’ en klik op de rechter muisknop: de kalender kan worden geselecteerd en geopend in het pop-up windows. selecteer datum en klik op de rechter muisknop, de kalender wordt gesloten en datum in het veld ingevoerd.

1.6.8 Achtergrond Hier kunt u een achtergrondplaatje in TopLeden laden.

Zoeken: Met behulp van deze functie kunt u een bmp-bestand selecteren en als achtergrond in het systeem opnemen.

Wissen: Met behulp van deze functie kunt u de achtergrond verwijderen.

1.6.9 Printer instelling Hier kunt u in de netwerk versie van TopLeden per overzicht aangeven op welke printer deze afgedrukt moeten worden.

Programming 48

Systems

TopLeden 1.6.A Database Functie voor de systeembeheerder, zie Microsoft Visual FoxPro handleiding of volg de cursus ‘Applicatiebeheer’.

1.7

Backup

Maak regelmatig een backup (veiligheidskopie) van uw gegevens. Computerstoringen, stroomstoringen, brand en diefstal kunnen uw gegevens beschadigen of doen verdwijnen. Met een recente backup kunt u snel weer verder. Backup: Met deze functie maakt u een backup van uw gegevens. De backup wordt alleen voor de gekozen administratie gemaakt. Bij gebruik van meerdere administraties dient per administratie een backup te worden gemaakt. U kunt een drive selecteren voor de backup en de directory invoeren. Tevens kunt u aangeven of de systeembestanden en tekstbestanden ook opgeslagen moeten worden (functie applicatiebeheerder).

Het systeem vraagt vervolgens of u akkoord gaat, dat wil zeggen of u de gegevens wilt vastleggen. Vinkt u de box ‘verdicht’ aan dan worden gegevens gecomprimeerd en kunt u een backup op diskette(s) maken. • • •

Als u Nee kiest, worden de gegevens niet opgeslagen en keert u terug naar het menu. Kiest u Ja, dan wordt vervolgens de vraag gesteld ‘wilt u een directory aanmaken’ J/N. Kiest u Ja, dan wordt een directory aangemaakt en de gegevens opgeslagen op de door u geselecteerde drive.

Test: Vinkt u deze box aan dan kunt u voor het terugladen van een backup de gegevens controleren.

Alle administraties: Als u deze box aanvinkt dan wordt van alle administraties in een keer een backup gemaakt.

Wachtwoord: Als u deze box aanvinkt wordt de backup met een wachtwoord beveiligd. De backup kan alleen teruggeladen worden als het wachtwoord bekend is. Het wachtwoord wordt gemuteerd in niveau 1.1 ‘Administratieconstanten’.

Laden: Hier kunt u uw backup-bestanden terugplaatsen in het systeem. Daarbij worden ook de indexen opnieuw aangelegd.

Uit: Met deze functie verlaat u het scherm.

E-mail: Met deze functie start u vanuit de applicatie de e-mail functie en kunt u een www-site benaderen, email berichten of een backup aan uw accountant of servicebureau versturen. De reeds aanwezige gegevens van de administratie worden bij het terugladen overschreven!!

Programming 49

Systems

TopLeden Als de backup slechts een selectie van gegevensbestanden bevat, worden alleen de gegevens in de betreffende gegevensbestanden overschreven. De standaard backup functie werkt alleen op drives met voldoende opslagcapaciteit. Voor opslag van gegevens op diskette of ander medium in verdichte vorm vinkt u de box ‘verdicht’ aan.

BEWAAR UW BACKUP OP EEN VEILIGE PLAATS!

1.8

Spooler verwerken

De overzichten die u met de optie ‘Opslaan’ in de spooler hebt opgeslagen, kunt u hier verwerken.

U kunt de overzichten Opvragen en uit de spooler Verwijderen. Het scherm geeft van elk overzicht de naam van het spooler-bestand waarin het is opgeslagen, de omschrijving, het niveau waaruit het afkomstig is, de datum en tijd waarop het is gemaakt en type document. Wanneer u de opdracht Opvragen kiest, wordt het geselecteerde bestand opgestart.

1.9

Einde

U verlaat het systeem door op ‘Einde’ te klikken. Ook verlaat u het systeem door de -toets + E (onderstreepte letter) te selecteren.

Programming 50

Systems

TopLeden

2 Leden In de module ‘Leden’ worden de gegevens van leden en oud-leden beheerd en kunnen diverse bewerkingen op deze gegevens worden uitgevoerd. Er kunnen ledenlijsten en adreslijsten en -labels worden gemaakt, evenals diverse tellingen (bijvoorbeeld per soort lid of op contributiecode, van alle leden of van een selecte groep leden). Er kunnen ook overzichten worden gemaakt van afgevoerde leden en afgevoerde leden kunnen in een historiebestand worden vastgelegd, zie niveau 1.5.2 – AFGEVOERDE LEDEN NAAR HISTORIE. Leden muteren kan nu in drie vormen: eenvoudig en snel alles in een scherm, niveau 2.1 - LEDEN MET en niveau 2.8 - LEDEN MUTEREN UITGEBREID en LEDEN MET

CONTRIBUTIE, en niveau 2.2 - L EDENKAART FOTO’S voor de veeleisende gebruiker.

Bij het registreren van ledengegevens wordt gebruik gemaakt van codes (titel-, selectie-, functie-, contributiecode, etc.), die in het onderdeel ‘Tabellen’ worden gedefinieerd. Daarnaast zijn er flexibele selectieen zoekmogelijkheden op alle velden (een of meer velden en/of selectiecodes) in het ledenbestand aanwezig. De selectiecriteria gelden voor het printen van etiketten en overzichten, het exporteren van bestanden en voor het muteren van adresgegevens. In het programma kan bij bewerkingen en overzichten steeds worden aangegeven voor welke selectiecodes, met andere woorden voor welke groep(en) leden, deze moeten worden uitgevoerd. Behalve in de invoervelden kan, nog extra informatie over het lid worden opgeslagen in een oproepbaar tekstveld. Naast persoonlijke gegevens kunnen ook gegevens over andere lidmaatschappen en groepen, bedrijf en functie, en over de contributiebetaling per lid worden vastgelegd.

Programming 51

Systems

TopLeden

2.1

Leden met contributie

De eerste ledenkaart niveau 2.1 geeft de mogelijkheid snel de meest relevante gegevens van leden toe te voegen, te selecteren en gegevens in ÷÷n scherm te muteren.

Met deze functie activeert u een selectieen zoekscherm. U kunt op lidnummer, naam, adres, postcode en plaats zoeken.

Met deze functie activeert u de sorteervolgorde, zoals indexeren op contributiecode, zoeknaam, postcode, afdeling, lidnummer, etc. De knoppen brengen u rechtstreeks naar de gewenste taken. Werkbalken activeert u in niveau 1.1 A DMINISTRATIE-CONSTANTEN, knop ‘Systeem’. De functies kunt u instellen in niveau 1.3.A W ERKBALKEN. De knoppen op de balk kunnen met omschrijving van de functies of met pictogrammen worden geprojecteerd. U kunt zelf de plaatjes aan de knoppen koppelen.

Met deze knop 5activeert u het bovenste deel van het scherm en kunt u algemene ledengegevens muteren. Met deze knop 6activeert u het onderste deel van het scherm en kunt u contributie codes toevoegen: aan een lid kunnen onbeperkt aantal contributiecodes worden toegevoegd. •

De volgende mogelijkheden komen veelvuldig op mutatieschermen voor. Met behulp van de muis kunt u de functies kiezen. De onderstreepte letters op de knoppen geven de toetsen aan waarmee de actie kan worden gekozen.

•


•


•


•


•

Zoek: Hiermee kunt u een selectiescherm oproepen dat identiek is aan het mutatiescherm. In het scherm kunt u een of meerdere selectiecriteria opgeven.

Programming 52

Systems

TopLeden De algemene kenmerken van deze zoekfuncties staan beschreven in het hoofdstuk ‘Selectieschermen’. •

•

Snelzoek: Vinkt u deze box aan dan verschijnt een selectiescherm. Hier kunt u leden zoeken en selecteren in de lijst, op lidnummer, zoekterm, adres, postcode en plaats. Aan/uit: Met deze functie activeert u de indexering of zet u deze uit.

•


•


U kunt een nieuwe record toevoegen met de keuze ‘Nieuw’: er wordt dan een lege regel tussengevoegd. •


Na het invoeren van gegevens kunt u kiezen uit: •

Uit: Hiermee maakt u de bewerking ongedaan.

•


•

akkoord Ja: Hiermee voert u de bewerking definitief uit.

•

akkoord Nee: Hiermee gaat u een stap terug en krijgt u de mogelijkheid om veranderingen aan te brengen.

•

Wijzig: Hiermee kunt u de geselecteerde record wijzigen door over de oude gegevens heen te typen, of deze aan te vullen.

•

Copie: Maakt een nieuwe record aan met dezelfde gegevens als deze record. Deze optie is handig om records te maken die grotendeels overeenkomen met een reeds aanwezige record. Na het kopiëren hoeft u alleen nog maar de afwijkende gegevens te wijzigen.

•

Verwijder: Hiermee verwijdert u de geselecteerde record uit het bestand. Het systeem vraagt eerst of u er zeker van bent. Antwoord Ja om de record te verwijderen of Nee om de verwijdering te annuleren. Het is mogelijk om bevoegdheden vast te leggen voor het verwijderen en wijzigen van records, zodat niet iedereen dat kan doen. De bevoegdheden worden vastgelegd in een zogenaamde autorisatietabel. Deze wordt door het systeem geraadpleegd bij het wijzigen en verwijderen van records: indien iemand niet bevoegd is om records te wijzigen zal het systeem weigeren om de wijziging uit te voeren, niveau 1.3.1 - W ACHTWOORDEN MUTEREN.

•

Tekst: Met deze optie kunt u tekstuele gegevens vastleggen of bekijken. Er verschijnt een tekstverwerkingsvenster, waarin willekeurige tekst kan worden opgeslagen.

•

Doss: Hiermee gaat u naar het dossier.

•

Print: Hiermee kunt u een ledenoverzicht afdrukken.

•

Uit: Hiermee verlaat u het scherm.

Programming 53

Systems

TopLeden Leden muteren: Activeer het bovenste deel van het scherm 5, klik op de knop ‘Nieuw’ en vul alle voor uw organisatie relevante gegevensvelden in: • lidnummer, bij het invoeren van een nieuw lid wordt het lidnummer automatisch aangemaakt. Dit nummer kunt u wijzigen indien deze functie in niveau 1.1 ‘Administratieconstanten niet is geblokkeerd. In niveau 1.1 ‘Administratieconstanten’ kunt u aangeven of u de ruimte voor het nummer met spaties wilt aanvullen; • geslacht M/V; • oudnr, oud lidnummer; • wijziging, datum wijziging ledengegevens; • zoekterm (een herkenbare afkorting van de naam, 20 posities); • status, bij het invoeren van nieuwe leden wordt de status A (actieve leden) automatisch toegevoegd. Aan afgevoerde leden kunt u status V (vervallen) en voor geblokkeerde leden status B aanmaken; • aanhef, van deze aanhef wordt in de module ‘Brieven’ gebruik gemaakt (Geachte heer, Geachte mevrouw, etc.); • naam (twee regels van 50 posities); • voorletters; • voorvoegsel; • voornaam; • titel 1, (De titelcodes worden gedefinieerd in niveau 2.5.A); • titel 2, (De titelcodes worden gedefinieerd in niveau 2.5.A), een lid kan meerdere titels hebben, deze kunnen voor en achter de naam worden geplaatst; • adres en huis- of postbusnummer, huisletter, toevoeging, aanduiding; • postcode en plaats, geeft u een vinkje in de box achter de plaats, dan wordt de postcode achter de plaatsnaam afgedrukt (buitenlandse adressen), • landcode; • bij ‘post’ geeft u met een vinkje aan of het lid post ontvangt; • bij ‘abonnement’ geeft u aan dat het lid een abonnement heeft; • bij ‘aantal’ geeft u het aantal exemplaren in; • telefoon, fax, e-mail adres; • naam werkgever; • functie lid; • geboortedatum; • invoerdatum (datum begin lidmaatschap); • afvoerdatum, datum einde lidmaatschap (heeft u een afvoerdatum ingevoerd en status op Vervallen gezet, dan kan het lid naar het historiebestand worden overgeheveld, niveau 1.5.2); • afvoering (reden opzegging, de codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.9); • code afdeling (de codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.8); • rayoncode (De codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.7); • gironummer; • bankrekeningnummer; • wijze betaling, bij het invoeren van nieuwe leden wordt Acceptgiro automatisch aan de ledenkaart toegevoegd. Selecteer Incasso indien van toepassing of een andere code indien het lid per kas betaald of geen rekening, bijvoorbeeld ereleden. Acceptgiro's worden geprint in niveau 3.4 BEREKENEN CONTRIBUTIE. Incasso-opdrachten worden aangemaakt in niveau 5.5.5 BETAAL/INCASSOOPDRACHT. • betaling per, selecteer betalingstermijn: Week/Maand/Kwartaal/Jaar/Open. In niveau 1.1 ADMINISTRATIECONTANTEN kunt u een voorkeur van de betalingsperiode vastleggen, deze voorkeur wordt automatisch bij het invoeren aan de ledenkaart toegevoegd. • selecties (10 codes van 1 of 2 teken) hier kunt u een of meer eigen codes invullen, die later kunnen worden gebruikt om leden te selecteren, onder andere voor het aanmaken van acceptgiro’s, etiketten, mailings, exportbestanden, etc. Bij ‘Selectiecodering’ niveau 2.5.1) kunt u een code in de kolom ‘voorkeur’ selecteren, deze code wordt vervolgens bij het invoeren van nieuwe leden automatisch toegevoegd.

Programming 54

Systems

TopLeden Bewaar: Hiermee voert u de bewerking uit.

Nieuwe contributiecodes invoeren: Activeer het onderste deel van het scherm: 6, klik op ‘Nieuw’ en geef alle relevante gegevens in:

• • • • • •

contributie, selecteer contributiecode (de codes worden gedefinieerd in niveau 3.1); begindatum contributie; afvoerdatum contributie; opzegreden contributie, (de codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.9) aantal abonnementen; giro, na het aanmaken van acceptgiro’s of incasso-opdrachten wordt hier een vinkje toegevoegd, zie niveau 3.4 - BEREKENEN CONTRIBUTIE.

Gegevens worden vastgelegd met de opdracht ‘Bewaar’. U kunt de contributiecode ook automatisch tijdens het invoeren van leden toekennen. Ga naar niveau 3.1 - BASISGEGEVENS CONTRIBUTIE en geef een vinkje bij een contributiecode in de box ‘voorkeur’. De algemene kenmerken van deze functies staan beschreven in het hoofdstuk ‘Mutatieschermen’.

Naast persoonlijke gegevens kunnen ook gegevens over andere lidmaatschappen en groepen, werkgever en functie per lid worden vastgelegd in niveau 2.2 – LEDENKAART en niveau 2.8 – LEDEN MUTEREN UITGEBREID.

Programming 55

Systems

TopLeden

2.2

Ledenkaart

Het mutatiescherm ‘Ledenkaart’ is ingedeeld in twee schermen: • het bovenste deel bevat NAW-gegevens van een lid • het onderste deel bevat volgende tabbladen: • algemeen gegevens en mailmerge functie (MS Word en Outlook) • contributiecodes • betaler, gezinscontributie, werkgever, etc. • historie • overige, muteerbaar tabblad Het mutatiescherm 2.2 - LEDENKAART ziet er als volgt uit: Tijdens het invoeren en wijzigen op de ledenkaart kunt u de basistabellen, zoals titel, rayoncode, afvoerreden, etc. openen en/of raadplegen en bijwerken. ga met de muiswijzer op de box staan; klik op de rechter muisknop; selecteer in het scherm titels.

Bij het registreren van persoonlijke ledengegevens wordt gebruik gemaakt van codes (titel-, selectieen rayoncode), die in het onderdeel ‘Tabellen’ worden gedefinieerd. Naast NAW-gegevens kunnen per lid telefoonnummer, e-mail adres, geboortedatum, invoer en afvoerdatum, giro- en banknummer worden geregistreerd. Bij elk lid kunnen tot tien codes van een of twee tekens worden opgenomen, die vervolgens kunnen worden gebruikt om op te selecteren. Behalve in de invoervelden kan, nog extra informatie over het lid worden opgeslagen in een oproepbaar tekstveld.

Bewaar: Als alle relevante gegevens zijn ingevoerd, worden deze vastgelegd met de opdracht ‘Bewaar’.

Zoekvelden: Als u het vakje ‘Snelzoek’ aanvinkt, kunt u leden snel op lidnummer, naam of postcode zoeken. Het selectiescherm verwijdert u door het vinkje uit te zetten.

Zoek: Hiermee kunt u zoeken naar een bepaald lid op naam, op lidnummer of postcode in het bestand. Ook kunt u in het tabblad ‘Selectie’ zoeken naar leden op een of meerdere door u op te geven velden. De algemene kenmerken van deze zoeken selectiefuncties staan beschreven in het hoofdstuk ‘Selectieschermen’.

Wijzig: Als u de gegevens van een reeds ingevoerd lid wilt wijzigen, kunt u het lid selecteren met de functie ‘Zoek’ of ‘Snelzoek’. De leden kunnen op naam, lidnummer of postcode worden geprojecteerd. Ook

Programming 56

Systems

TopLeden kunt u een lid of een groep leden op selectiecode en/of meerdere velden van de ledenkaart zoeken, zie ook Selectieschermen’.

Verwijder: Hiermee verwijdert u de geselecteerde record uit het bestand.

Copie: Maakt een nieuwe record aan met dezelfde gegevens als deze record, vervolgens kunt u wijzigingen aanbrengen.


Tekst: Met deze optie kunt u extra informatie als vrije tekst bij een lid vastleggen of bekijken.

Menu: Hiermee gaat u terug naar het hoofdmenu.

Uit: Hiermee verlaat u het scherm. De algemene kenmerken van deze functies staan beschreven in het hoofdstuk ‘Mutatieschermen’.

Nieuwe leden toevoegen: Met de opdracht ‘Nieuw’ activeert u het bovenste deel van het scherm en de tabbladen ‘algemeen’ en ‘betaler’. Vervolgens kunt u alle voor uw organisatie relevante gegevensvelden invoeren: • lidnummer, bij het invoeren van een nieuw lid wordt het lidnummer automatisch aangemaakt. Dit nummer kunt u wijzigen indien deze functie in niveau 1.1 ADMINISTRATIECONSTANTEN niet geblokkeerd is. In niveau 1.1 - ADMINISTRATIECONSTANTEN kunt u aangeven of u de ruimte voor het nummer met spaties wilt aanvullen; • geslacht M/V; • oudnr, oud lidnummer; • wijziging, datum wijziging ledengegevens; • zoekterm (een herkenbare afkorting van de naam, 20 posities); • status, bij het invoeren van nieuwe leden wordt de status A (actieve leden) automatisch toegevoegd. Aan afgevoerde leden kunt u status V (vervallen) en voor geblokkeerde leden status B aanmaken; • aanhef, van deze aanhef wordt in de module ‘Brieven’ gebruik gemaakt (Geachte heer, Geachte mevrouw, etc.); • naam (twee regels van 50 posities); • voorletters; • voorvoegsel; • voornaam; • adres en huis- of postbusnummer, huisletter, toevoeging, aanduiding; • postcode en plaats, geeft u een vinkje in de box achter de plaats, dan wordt de postcode de plaatsnaam afgedrukt.

Algemeen: • • • • • • • • •

landcode; bij ‘abonnement’ geeft u aan dat het lid een abonnement heeft; bij ‘aantal’ geeft u het aantal exemplaren in; bij ‘post’ geeft u met een vinkje aan of het lid post ontvangt; telefoon, fax, e-mail adres; geboortedatum; titel 1, (De titelcodes worden gedefinieerd in niveau 2.5.A); titel 2, (De titelcodes worden gedefinieerd in niveau 2.5.A), een lid kan meerder titels hebben, deze kunnen voor en achter de naam worden geplaatst; invoerdatum, datum begin lidmaatschap;

Programming 57

Systems

TopLeden • • • • • • •

•

•

afvoerdatum, datum einde lidmaatschap; afvoering (reden opzegging, de codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.9); code afdeling (De codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.8); rayoncode (De codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.7); gironummer; bankrekeningnummer; wijze betaling, bij het invoeren van nieuwe leden wordt Acceptgiro automatisch aan de ledenkaart toegevoegd, selecteer Incasso indien van toepassing. acceptgiro, giro's worden geprint niveau 3.4 - BEREKENEN CONTRIBUTIE. incasso, incasso bestand wordt afgemaakt in niveau 5.5.5 – BETAAL/INCASSO-OPDRACHT. betaling per, selecteer betalingstermijn: Week/Maand/Kwartaal/Jaar/Open. In niveau 1.1 ADMINISTRATIECONTANTEN kunt u een voorkeur van de betalingsperiode vastleggen, deze voorkeur wordt automatisch bij het invoeren aan de ledenkaart toegevoegd. selecties (10 codes van 1 of 2 teken) hier kunt u een of meer eigen codes invullen, die later kunnen worden gebruikt om leden te selecteren, onder andere voor het aanmaken van acceptgiro’s, etiketten of mailings. Bij ‘Selectiecodering’ niveau 2.5.1) kunt u een code in de kolom ‘voorkeur’ selecteren, deze code wordt vervolgens bij het invoeren van nieuwe leden automatisch toegevoegd.


Contributiecodes muteren: Hier wordt u in gelegenheid gesteld om alle relevante gegevens omtrent contributie- en afvoercodes vast te leggen. Het is mogelijk meerdere contributiecodes aan een lid toe te kennen. U kunt een contributiecode ook automatisch tijdens het invoeren van nieuwe leden toekennen. Ga naar niveau 3.1 – BASISGEGEVENS CONTRIBUTIE en geef bij betreffende code een vinkje in de box ‘voorkeur’.

Activeer het tabblad ‘Contributie’, klik op ‘Nieuw’ en geef alle relevante gegevens in: • code, selecteer contributiecode (de codes worden gedefinieerd in niveau 3.1); • contributie / soort lid, omschrijving wordt automatisch ingevuld en kan nog worden gewijzigd; • invoer, datum begin lidmaatschap; • afvoer, datum einde lidmaatschap; • reden opzegging, (de codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.9); • giro, na het aanmaken van acceptgiro’s en/of incasso-opdrachten wordt hier een vinkje toegevoegd, zie niveau 3.4 - BEREKENEN CONTRIBUTIE; • abon, geef het aantal abonnementen in.


Programming 58

Systems

TopLeden

Baliefacturering Met de nieuwe baliefunctie Factuur kunt u in een werkgang, na het invoeren van een nieuw lid, een rekening aanmaken, de acceptgiro afdrukken en ook nog direct de betaling boeken.

Aanmaken facturen Nadat u alle relevante gegevens en de contributiecode hebt ingevoerd kunt u met de functie Factuur de rekening aanmaken, een rekening afdrukken en de factuur direct als betaald boeken. 1. Klik op de knop Factuur 2. Selecteer factuurlayout – voorkeur layout niveau 1.1 – Administratiecontanten is geselecteerd 3. Klik op de knop Aanmaken – het systeem komt met de vraag wit u de “factuur als betaald boeken “. Geeft u Ja dan wordt het openstaande bedrag direct afgeboekt. Vervolgens komt het systeem met de vraag “bent u er zeker van” 4. Klikt u op Ja, dan wordt de rekening aangemaakt 5. Met de opdracht Start printen kunt u vervolgens de acceptgiro afdrukken.

Betalen rekeningen 1. Selecteer een factuur 2. Selecteer het dagboek in “betaald per” 3. Klik op de knop Betalen – de betaling wordt verwerkt.

Programming 59

Systems

TopLeden Betaler (gezinscontributie, werkgever, etc.) Op het derde tabblad kunt u het invoerscherm ‘Betaler’ oproepen en de bedrijfsgegevens van een lid vastleggen. Ook kunt u hier met een vinkje in de box ‘factuuradres’ aangeven of een derde persoon, een bedrijf of instelling de contributie voldoet (gezinslid, werkgever, etc.)

Klik op de knop ‘Nieuw’, vervolgens kunnen volgende gegevens worden gemuteerd: • factuuradres, geef een vinkje in deze box als het bedrijf of een ander persoon het lidmaatschap betaald; • bedrijf, werkgever lid (twee regels) • adres (twee regels) • postcode en plaats • land • telefoon / toestel • faxnummer • mobiel telefoonnummer • e-mail adres • www adres • bedrijfstak, in deze selectiebox kunt u de bedrijfstak selecteren waar het lid werkzaam is (codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.D • datum acceptgiro • contributiebedrag • toegezegd donatiebedrag • betaald tot, hier kan een datum worden ingegeven voor leden die de contributie vooruitbetalen of voor ereleden voor bepaalde tijd. Voor deze leden wordt t/m de ingevoerde datum geen acceptgiro of incasso-opdracht aangemaakt. Bij het invoeren van selectiecodes op het eerst tabblad, kan deze datum automatisch worden ingevoerd, als deze aan een selectiecode is gekoppeld, zie niveau 2.5.1 ‘Selectiecodering’ • open bedrag openstaand contributiebedrag wordt door het systeem aangemaakt; • x/y coördinaten. • gebruikersnaam en wachtwoord (toegang tot gegevens via internet)

Bewaar Met de opdracht ‘Bewaar’ legt u alle bewerkingen vast.

Historie Op blad vijf kunt u historische gegevens betreffende contributies/donaties en aanmaningen opvragen.

Programming 60

Systems

TopLeden

Per lid worden de volgende gegevens getoond betreffende contributie en aanmaningen. Contributie: • boekjaar, contributiejaar • bedrag, contributiebedrag betreffende boekjaar • open, openstaand bedrag • betaald J/N • donatie, betaald een lid een hoger bedrag, dan wordt dit bedrag automatisch naar de donatierekening geboekt, zie niveau 3.1 - BASISGEGEVENS CONTRIBUTIES en 3.C - VERKORT BOEKEN • valuta, valutacode, zie niveau 1.1 - ADMINISTRATIECONSTANTEN. Aanmaningen: • datum aanmaning • factuurnummer • code aanmaning, 1E, 2E, etc • status aanmaning, N – nog niet voldaan

Overige Met de module “variabel tabblad” kunt u een scherm ontwerpen met bijvoorbeeld medische gegevens, startvergunningen, belangstellingen van leden, een uitgebreid profiel, etc. en aan de ledenkaart toevoegen.

voorbeeld van een variabel tabblad

Kaart Met deze functie kunt u lidmaatschapskaarten met foto en barcode afdrukken.

Brieven Mailmerge en E-mailing functie

Route Koppeling met MapPoint voor het berekenen van route en zoeken op adres, postcode en plaats.

Programming 61

Systems

TopLeden

2.3

Layout tabblad wijzigen

Met de module “Variabel tabblad” kunt u een scherm ontwerpen met bijvoorbeeld medische gegevens, startvergunningen, belangstellingen, een uitgebreid profiel, etc. en aan de leden-, relatie,- en/of deelnemerskaart toevoegen. De lengte van de velden kunt u zelf bepalen en ook de omschrijving en de titel van het tabblad zijn vrij muteerbaar. Op alle deze velden kan worden geselecteerd en kunnen overzichten worden gemaakt met de ‘Report Writer’ of de module ‘Document’. Meer informatie omtrent instellingen en functies vindt u in de handleiding ‘Variabel tabblad’.

2.4 Rapporten In dit menu zijn de belangrijkste gegevens van de leden in overzichten opgenomen. De overzichten kunnen worden geprojecteerd op het beeldscherm, afgedrukt op de printer of opgeslagen in een bestand voor verdere bewerking. Met de relationele ‘Report Writer’ kunt u naar eigen inzicht overzichten maken. Meer informatie betreffende instellingen vindt u op ‘Overzichtschermen’ en ‘Selectieschermen’.

2.4.1

Ledenoverzicht

Hier kunt u een overzicht opvragen van leden met door u opgegeven randvoorwaarden, volgende gegevens worden getoond: • zoeknaam • naam • voorletters • bedrijf

2.4.2

Ledenlijst

In het overzichtschermen ‘ledenlijst’ kunnen randvoorwaarden worden opgegeven, ‘van lid t/m lid’: alleen de records die binnen de door u opgegeven randvoorwaarden vallen, worden in het overzicht getoond. Ook is het mogelijk een ledenlijst op soort lid en/of selectiecodes te printen. Geeft u geen code in dan worden alle leden die binnen de selectie vallen geprint.

2.4.3 Adreslijst Hier kan een ‘adreslijst’ van alle leden of van leden met een of meerdere selectiecodes worden geprint. Geeft u geen code in dan worden adressen van alle leden geprint.

Programming 62

Systems

TopLeden 2.4.4 Overzicht selecties Hier kan een overzicht van alle leden of van leden met een of meerdere selectiecodes worden geprint. Geeft u geen code in dan worden adressen van alle leden geprint. Volgende gegevens worden getoond: • zoeknaam • titel • voorletter • naam • selectiecodes

2.4.5 Selectie leden Hier kan een overzicht van alle leden of van leden met een of meerdere selectiecodes worden geprint. Geeft u geen code in dan worden adressen van alle leden geprint. Volgende gegevens worden getoond: • zoeknaam • lid nr. • postcode • titel • voorletter • naam • selectiecodes

2.4.6

Leden op postcode

Hier kan een overzicht van alle leden, of van leden met een of meerdere selectiecodes, gesorteerd op postcode worden geprint. Geeft u geen code in dan worden adressen van alle leden geprint. Volgende gegevens worden getoond: • titel • voorletter • naam • adres • postcode • plaats

2.4.7 Leden op lidnummer Hier kan een overzicht van alle leden, of van leden met een of meerdere selectiecodes, gesorteerd op lidnummer worden geprint. Geeft u geen code in dan worden adressen van alle leden geprint. Volgende gegevens worden getoond: • lidnummer • voorletter • naam • adres • postcode • plaats

2.4.8 Leden op naam Hier kan een overzicht van alle leden, of van leden met een of meerdere selectiecodes, gesorteerd op naam worden geprint. Geeft u geen code in dan worden adressen van alle leden geprint. Volgende gegevens worden getoond: • titel • voorletter • naam • adres • postcode • plaats

Programming 63

Systems

TopLeden 2.4.9 Afgevoerde leden Hier kunt u een overzicht opvragen van ‘afgevoerde leden’, ‘van lid t/m lid’, en eventueel op selectiecode. Volgende gegevens worden getoond: • zoekterm • naam • plaats • lidnummer • invoerdatum • afvoerdatum • reden opzegging

2.4.A Tellingen leden Hier kunt een overzicht opvragen van leden per contributiesoort en selectiecode.

Vinkt u ‘selecteren contributie aan’, dan kan en selectie worden gemaakt op de ledenkaart niveau 2.1. Vinkt u ‘algemene kenmerken’ selecteren contributie aan, dan kan en selectie worden gemaakt op de ledenkaart niveau 2.2. Vinkt u geen selectie aan, dan worden alle leden getoond. Vink u de box ‘Grafiek’ aan, dan kunt u de gegevens als grafiek projecteren en afdrukken.

Programming 64

Systems

TopLeden

Volgende gegevens worden getoond:

• • • •

totaal aantal leden – totaal aantal records. totaal aantal ingeschreven leden - alle Actieve leden (status A) zonder afvoerdatum of afvoerdatum groter of gelijk aan datum van vandaag op de ledenkaart. aantal ingeschreven leden met deze selectie – als geen selectie wordt gemaakt wordt het totaal aantal records getoond. aantal afgevoerde leden met deze selectie – alle leden met de status V (of alle leden binnen de selectie met status V).

•

per contributie – totaal aantal leden per contributiecode en aantal abonnementen.

•

per selectie – totaal aantal leden per selectiecode.

2.4.B

Labels

De layout van labels is variabel en kan per administratie worden ingesteld volgens ‘drag and drop’ technologie van Windows. Verschillende lettertypen, lettergrootte, vet, cursief en eigen logo kunnen worden opgenomen. Adreslabels kunnen op naam, lidnummer of postcode worden afgedrukt.

Volgende gegevens worden afgedrukt met de standaard layout: lidnummer titel, voorletters, naam (tweede titel achter de naam) adres en huisnummer postcode en plaats land lidnummer en Kix-code Als u geen voorletters ingeeft op de ledenkaart, wordt de voornaam op de labels en acceptgiro’s afgedrukt.

Programming 65

Systems

TopLeden Layout labels wijzigen: De standaard layout kunt u aanpassen onder de knop ‘Layout’.

Label instelling wijzigen: 1. 2. 3. 4.

Klik op de knop ‘Layout’, u komt in de ‘Label Designer’ Ga naar de menubalk en selecteer ‘File’ en vervolgens ‘Page Setup’ Selecteer het aantal kolommen Klik op de knop ‘Print Setup’ en selecteer de juiste papierlengte (standaard A4)

hoogde etiket, de hoogde van het etiket stelt u in met de balk ‘Detail’ kop etiket, de hoogde van de kop stelt u in met de balk ‘Page Header’ voet etiket, de hoogde van de voet stelt u in met de balk ‘Page Footer’ Maakt u gebruik van etiketten zonder kop en/of voet, dan kunt u de marge verwijderen boven de ‘Page Header’ en/of ‘Page Footer’.

Kop, hoogde en voet van de etiketten stelt u in met de betreffende balken. 1. 2.

U kunt de balken met de muiswijzer verplaatsen, ga op de betreffende balk staan en druk op de linker muisknop en verschuif de balk. U kunt de afstanden ook in inches intypen, ga op de betreffende balk staan en geef een dubbelklik met de linker muisknop. In het veld ‘Height’ kunt u de afstand in inches opgeven. (1 cm = 0.394 inch)

Standaard label wijzigen: Op de standaard label worden volgende gegevens afgedrukt: kn lidnummer ADR standaard adresblok (titel, voorletters, naam (tweede titel achter de naam) adres en huisnummer, postcode en plaats, land. ptt ptt KIX-code, selecteer KIX Barcode in menu “Format’ en ‘Font’, de Kix-code moet op uw computer zijn geïnstalleerd.

Velden verplaatsen: 1. 2. 3.

Selecteer het veld dat u wilt verplaatsen (klik met de linker muisknop het veld aan). Versleep het veld met de muiswijzer naar de gewenste positie. Met de pijltjestoetsen verplaatst u de velden nauwkeurig naar de gewenste positie.

Velden verwijderen: 1. 2.

Selecteer het veld dat u wilt verwijderen (klik met de linker muisknop het veld aan). Klik op de toets.

Programming 66

Systems

TopLeden Lettertype wijzigen: U kunt lettertypes, tekenstijl, punten, kleur, etc. van de etiketten zelf bepalen. Ga naar de ‘Label Designer’, selecteer het veld (klik met de linker muisknop het veld aan) en open het scherm ‘lettertype’.

1. 2. 3. 4.

Selecteer veld(en) Klik op ‘Format’ en ‘Font’ in de menubalk. Selecteer lettertype, tekenstijl en/of puntgrootte die u wilt toepassen op het geselecteerde veld en bevestig de bewerking met ‘OK’. Met +<W> bevestigd u de wijzigingen en verlaat u het scherm ‘Label Designer’.

Layout etiketten wijzigen: Naast de standaard adresblok kunt u ook het adres naar eigen wens samenstellen. 1. 2. 3. 4. 5.

Klik op de knop ‘Layout’ en ga naar de ‘Label Designer’ Klik op de rechter muisknop Klik in het menu op ‘Data Environment’. Selecteer het veld in het bestand ‘Klient’ dat u aan de layout wilt toevoegen. Nadat u het veld hebt geselecteerd (aanklikken met linker muisknop) houdt u de muisaanwijzer aan de selectie en versleept u het veld. Vervolgens dropt u het op de gewenste positie. Met +<W>bevestigd u de wijzigingen en verlaat u het scherm.

Meer informatie betreffende selectiefuncties vindt u op ‘Overzichtschermen’ en ‘Selectieschermen’.

2.4.C Adressen drukkerij (export naar Tekst, Excel, dBase) Hier kunt u adresbestanden aanmanken t.b.v. bijvoorbeeld de drukkerij of het servicebureau. Naar volgende formaten kan worden geëxporteerd: • Tekst-bestand • dBase-bestand • Excel-bestand

Selectie: Kiest u selecteren contributie, dan komt u in niveau 2.1 - LEDEN MUTEREN MET CONTRIBUTIE. Hier kunt u de gewenste selectie maken. Kiest u algemene kenmerken, dan komt u in niveau 2.2 LEDEN nog selecteren op de verschillende tabbladen.

MUTEREN UITGEBREID.

Hier kunt u ook

Kiest u geen selectie, dan worden alle gegevens naar het bestand geschreven.

Programming 67

Systems

TopLeden Informatie betreffende selectiefuncties vindt u op ‘Overzichtschermen’ en ‘Selectieschermen’.

2.4.C.3

Export naar Excel-bestand

Geef u selectie op, ledenkaart niveau 2.1 - selecteren contributie of niveau 2.2 - algemene kenmerken, of vink geen selectie aan.

Verdicht: Als u deze box aanvinkt wordt het bestand gecomprimeerd.

Wachtwoord: Als u deze box aanvinkt wordt het bestand met een wachtwoord beveiligd. Het bestand kan alleen teruggeladen worden als het wachtwoord bekend is. Het wachtwoord wordt gemuteerd in niveau 1.1 ADMINISTRATIECONSTANTEN.

Export zonder selectie: 1. 2. 3. 4. 5.

Klik geen selectie aan. Klik op de knop OK. In het scherm ‘Select Directory’ kiest u drive waar naartoe u het bestand wilt schrijven, bijvoorbeeld drive A. Klik op de knop Select. Het systeem komt met de mededeling waar de gegevens zijn opgeslagen en het aantal records.

Export met selectie: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Klik selecteren contributie of algemene kenmerken aan. Klik op de knop Selectie. U gaat naar de ledenkaart, hier kunt u de selectie opgeven met de functie Zoek. Informatie betreffende selectiefuncties vindt u op ‘Selectieschermen’. In het scherm ‘Select Directory’ kiest u drive waar naartoe u het bestand wilt schrijven, bijvoorbeeld drive A. Klik op de knop Select. Het systeem komt met de mededeling waar de gegevens zijn opgeslagen en het aantal records.

Let op! Alleen actieve leden worden geëxporteerd (leden zonder afvoerdatum).

2.5

Tabellen

Bij het registreren van ledengegevens wordt gebruik gemaakt van codes zoals selectie-, titel-, opzegcode, rayons, etc. Deze codes worden in het menu ‘Tabellen’ gedefinieerd.

2.5.1 Selectiecodering Hier worden de ‘selectiecodes’ gedefinieerd. Geef op welke selectiecode u wilt toevoegen en voer daarna een omschrijving in. De selectiecodes kunnen bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Deze coderingen zijn erg belangrijk omdat op deze code geselecteerd kan worden bij rapporten, labels printen, het aanmaken van acceptgiro’s, rappels, etc.

Programming 68

Systems

TopLeden

Let op! Contributiecoderingen zijn van financiële aard, selectiecoderingen niet, hoewel in sommige gevallen beide identiek kunnen zijn.

Nieuw: Hiermee kunt u nieuwe records (regels) toevoegen. Geef de code en de omschrijving in.

Betaald tot: Ook kunt u aan de code een datum toevoegen in de kolom ‘betaald tot’. Deze datum wordt bij het muteren van leden met deze selectiecode automatisch in het datumveld ‘betaald tot’ op het tabblad ‘Contributie’ niveau 2.1 toegevoegd.

Voorkeur: Geeft u een vinkje in de box ‘voorkeur’ bij een selectiecode, dan wordt deze code tijdens het invoeren van nieuwe leden automatisch aan het bestand toegevoegd.

Rappel: In de kolom ‘rappel’ kunt u een rappelcode ingeven, bijvoorbeeld voor verjaardagen. Na het opstarten van het systeem worden alle leden getoond die in een bepaalde periode jarig zijn. Zie niveau 1.3.7 – RAPPELS.

Kopie: Maakt een nieuwe record aan met dezelfde gegevens als deze record, vervolgens kunt u de gegevens wijzigen.


Print: Hiermee kunt u een overzicht afdrukken van alle selectiecoderingen.


Afvoeren: Met deze opdracht kunt u een selectiecode in een keer bij alle leden, die deze code hebben, afvoeren. Selecteer de code (klik record aan) die u wilt verwijderen en klik op de knop ‘Afvoeren’. Het systeem komt met de vraag ‘code afvoeren bij alle leden’. Bevestigd u de vraag met ‘Ja’, dan wordt de code bij alle leden verwijderd.

Programming 69

Systems

TopLeden Opvoeren selectiecode: Selectiecodes kunnen worden opgevoerd bij alle leden of een geselecteerde groep.

Opvoeren selectiecode voor alle leden Selecteer code (klik record aan) en klikt u op de knop ‘Opvoeren’, bij alle leden wordt de geselecteerde code toegevoegd.

Opvoeren inclusief selectie: Maak een selectie op de ledenkaart, niveau 2.2. Geef een vinkje in de box ‘incl. selectie’ en selecteer de code (klik record aan) en klik vervolgens op de knop ‘Opvoeren’. Aan alle geselecteerde leden wordt deze code toegekend.

Incl. selectie Geef hier een vinkje als u een code aan een geselecteerde groep leden wilt ‘opvoeren’ of steekproeven op een selecte groep wilt toepassen. Op niveau 2.2 - LEDENKAART moet de selectie worden gemaakt.

Aselecte groep: Met deze functie kunt u een groep selecteren voor steekproeven.

Maak een selectie op de ledenkaart niveau 2.2. Vink de boxen ’incl. selectie’ en ‘aselect’ aan en geef vervolgens het aantal leden of een percentage in. Selecteerde code voor deze steekproef en klik op de knop ‘Opvoeren’. Het systeem geeft het aantal aan, bevestig deze selectie met ‘OK’. Wilt u een steekprof op het totale ledenbestand uitvoeren, verwijder dan het vinkje in de box ‘incl. selectie’.

2.5.2 Leden codering Hier worden de codes voor ‘soort lid’ gedefinieerd die gebruikt worden bij het invoeren van leden. De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd.

2.5.3 Sectie codering Hier worden ‘sectiecodes’ gedefinieerd die gebruikt worden bij het invoeren van leden. De sectiecodes kunnen bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd.

2.5.4 Functie codering Hier worden de ‘functiecodes’ gedefinieerd die gebruikt worden bij het invoeren van leden.

Programming 70

Systems

TopLeden De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd.

2.5.5 Groepscodering Hier worden de ‘groepscodes’ gedefinieerd die gebruikt worden bij het invoeren van leden. De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd.

2.5.6 Instellingen Hier worden de codes voor ‘instellingen’ gedefinieerd die gebruikt worden bij het invoeren van leden. De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd.

2.5.7 Rayons Hier worden de codes voor rayons gedefinieerd. De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd.

2.5.8 Rayons / postcode Hier kan kunt u rayons aan postcodes koppelen. Geef van postcode t/m postcode in en selecteer rayon.

2.5.9 Afdelingen Hier worden de codes voor afdelingen gedefinieerd. De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd en kan de afdeling aan een rayon worden gekoppeld.

2.5.A Opzeg codering Hier worden de ‘opzeg codes’ gedefinieerd. De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd.

2.5.B Titel codering Hier worden de ‘titelcodes’ gedefinieerd die gebruikt worden bij het invoeren van leden. De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd en kunt u aangeven of de titel Voor en/of Achter de naam staat.

2.5.C Lidmaatschap codering Hier worden de codes voor lidmaatschappen gedefinieerd. De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd.

2.5.D Relatie tot Hier worden de codes voor relaties gedefinieerd. De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd.

2.5.E Eigen tabel 2.5.F Relatie codering

Programming 71

Systems

TopLeden 2.5.G Bedrijfstak codering Hier worden de ‘bedrijfstakcodes’ gedefinieerd die gebruikt worden bij het invoeren van leden. De code kan bestaan uit cijfers, letters en speciale tekens. Tevens kan een omschrijving worden toegevoegd.

2.5.H Kenmerken activiteiten 2.5.I

Automatische activiteiten

2.5.J Wijze betaling Hier kan naast standaard ‘wijze betaling’ zoals Acceptgiro, Incasso-opdrachten en Kas ook een eigenen code worden aangemaakt. Let op! alleen voor Accepten en Incasso-opdrachten worden rekeningen aangemaakt. Voor leden die per kas betalen worden rekeningen met de Balie module aangemaakt, zie niveau 2.2 – Ledenkaart, tabblad contributie, knop Factuur.

2.6

Brieven

In de module ‘Brieven’ kunnen brieven worden opgesteld, geprint en beheerd. Hierbij is ook mailmerge (samenvoegen) mogelijk: in plaats van bepaalde teksten zoals naam, adres, aanhef kan een code worden getypt. Bij het printen wordt opgegeven voor welke selectie de brief moet worden gegenereerd, waarna het systeem voor elk relatie een brief maakt waarin de code is vervangen door de bijbehorende tekst uit de administratie. Onbeperkt aantal brieven en documenten zoals lidmaatschapskaarten kunnen worden aangemaakt en gecodeerd met MS Word. Met de functie ‘Aanmaningen’ kunnen aanmaningsbrieven worden gegenereerd voor alle leden die de contributie tot een bepaald datum (door de gebruiker zelf op te geven) nog niet hebben betaald.

Tot en met datum: Hier geeft u de datum in voor het genereren van aanmaningsbrieven. Alle leden die tot deze datum nog niet hebben betaald ontvangen een aanmaning.

Soort document: Hier kunt u de keuze maken voor het genereren van aanmaningen of standaard brieven. Met de functie ‘Aanmaningen’ kunnen automatisch brieven worden gegenereerd voor alle leden waarvan de betalingstermijn is afgelopen.

Print volgorde: Hier kunt u aangeven op welke volgorde de brieven en aanmaningen (naam of lidnummer) gesorteerd moeten worden.

Programming 72

Systems

TopLeden Aanmaken: Met deze functie bevestigd u de selectie en gaat u vervolgens naar MS Word voor het samenvoegen van bestanden.

Brieven: Met deze functie start u MS Word en de standaard brief die u met het geselecteerde leden-bestand wilt samenvoegen. Met de functie ‘Extra’ en ‘Afdruk samenvoegen’ (Word 97) wordt het document met het geselecteerde adresbestand samengevoegd.

Leden: Met deze functie start u de ledenkaart op en kunt u de gewenste selectie maken.

Uit: Met deze functie verlaat u de module ‘Brieven’.

Standaard brieven aanmaken: Gebruik bestaande brieven of maak standaard brieven aan in MS Word. Naam, adres en aanhef vervangt u door codes uit het gegevensbestand als volgt: Klik op ‘Brieven’ en selecteer in ‘Open’ het bestand en vervolgens de brief die u wilt coderen. Na het openen van de brief of het document kunt u in plaats van bijvoorbeeld adres, aanhef, naam en lidnummer ‘Samenvoegvelden invoegen’:

•

Ga in de brief op de plaats staan waar bijvoorbeeld het adres geplaatst moet worden en klik in het menu op ‘Samenvoegveld invoegen’.

•

Klik op het veld ‘adres’, de code voor het adres wordt aan de brief toegevoegd en bij het aanmaken van brieven (mailmerge) vervangen door het volledige adres van de ledenkaart.

Omschrijving van de coderingen vindt u onder de knop ‘Uitleg’ niveau 3.4 ‘Berekenen contributies’.

Brieven afdrukken: Klik in ‘Soort document’ op ‘Brieven’. Selecteer de printvolgorde op naam, lidnummer, etc. Klik op de knop ‘Leden’ voor het maken van een selectie; het systeem start de ledenkaart op, niveau 2.1 ‘Muteren leden’. Ga naar het tabblad ‘Selectie’ en maak uw keuze als volgt: Klik op ‘Wissen’, om alle voorgaande selecties te verwijderen.

Programming 73

Systems

TopLeden Klik op de knoppenbalk ‘van’ aan en geef u selectie in. U kunt op een of meerde velden in het bestand selecteren. Geef bijvoorbeeld het eerste lidnummer en een selectiecode in. Klik vervolgens op ‘tot’ en geef het laatste lidnummer en een selectiecode in. Klik op ‘Ok’ voor bevestiging selectie en vervolgens op de knop ‘Uit’. U komt terug in de module ‘Brieven’ niveau 2.5 en kunt de gemaakte selectie bevestigen met de functie ‘Aanmaken’. Het systeem komt met de melding van het aantal leden met de gebruikte selecties. Klik op ‘Brieven’ en selecteer en open de brief of het document dat u wilt samenvoegen. In het menu ‘Extra’ en ‘Afdruk samenvoegen’ van MS Word wordt het document en het adresbestand samengevoegd. Vervolgens kunt u de brieven afdrukken op geselecteerde volgorde.

Aanmaningen afdrukken: Geef datum in bij ‘tot en met datum’; Klik ‘Aanmaningen’ aan; Selecteer de print volgorde, naam of lidnummer; Klik op ‘Aanmaken, het systeem komt met de melding: ‘Aantal leden in selectie is …’; Klik op ‘Brieven’ en selecteer de aanmaningsbrief; In het menu ‘Extra’ en ‘Afdruk samenvoegen’ van MS Word wordt het document en het adresbestand samengevoegd. Vervolgens kunt u de brieven afdrukken op geselecteerde volgorde.

Programming 74

Systems

TopLeden

2.7

Samenvoegen documenten

Hier brengt u de koppeling tot stand tussen documenten en de bestanden met samenvoegvelden, niveau 8.4 - ‘DOCUMENTEN’. Alle typen documenten (o.a. mailings, brieven, facturen, aanmaningen, exportbestanden, etc.) worden hier centraal beheerd. Documenten worden aangemaakt en bewerkt met een tekstverwerker zoals MS Word. Bewerkingen en beheerfuncties zoals verwijderen, kopiëren, en exporteren van documenten kunnen hier worden uitgevoerd. Ook mailmerge wordt ondersteund: in plaats van bepaalde teksten zoals naam, adres, aanhef kan een code worden toegevoegd. Voor het printen wordt opgegeven voor welke selectie de brief moet worden gegenereerd, waarna het systeem voor elk relatie een brief maakt waarin de code is vervangen door de bijbehorende tekst uit de database.

In deze module kunnen een onbeperkt aantal documenten worden gecodeerd met betrekking tot de mailmerge functie en export bestanden naar Excel. Maak de brieven in uw tekstverwerker aan. Selecteer in de kolom rechts een samenvoegbestand en klik op ‘Nieuw’. Geef vervolgens een code in de kolom ‘kenmerk’ in en voeg een omschrijving aan het document toe. Vervolgens wordt een brief met de opdracht ‘Document koppelen’ aan het kenmerkt gekoppeld.

Schermindeling: Rechts in het scherm staan de namen van alle samenvoegkolommen die in niveau 8.4 – ‘ DOCUMENTEN’ zijn aangemaakt’. document omschrijving kenmerk

hier wordt een code voor een document ingegeven. hier kunt u een omschrijving aan het document toekennen. hier kunt u extra informatie toevoegen, zoals soort document. (brief, fax) of welk soort briefpapier of formulier wordt gebruikt.

scherm

hier kunt aangeven in welk scherm de selectie moet plaatsvinden ‘CONTRIB’ niveau 2.1 en ‘KLIENT’ niveau 2.2, de selectiecriteria en de volgorde van uitvoer.

locatie brief naam bestand

hier wordt de map getoond waarin zich het document bevindt. hier wordt de naam getoond van de samenvoegkolom waaraan het document is gekoppeld.

Word mailmerge Excel Excel direct

met deze functie staart u Word op. met deze functie kunt u een bestand naar Excel bestand exporteren. met deze functie staart u Excel op en wordt het geselecteerde bestand direct getoond.

Programming 75

Systems

TopLeden Nieuw: Klik op ‘Nieuw’ en geef in de kolom ‘Kenmerk’ een code in en een omschrijving van de brief. Vervolgens kunt u de brief (gemaakt in uw eigen tekstverwerker) aan het kenmerk koppelen door op de knop ‘Document koppelen’ te klikken.

Koppel: Selecteer een document, klik op de knop ‘Koppel’ en selecteer de brief die u aan het bestand wilt toevoegen. Onder in het scherm wordt aanmaakdatum van het document en de directory getoond.

Print: Maak een selectie met de functie ‘Zoek’ op de ledenkaart niveau 2.1 – LEDEN MUTEREN MET CONTRIBUTIECODE als het document aan het bestand ‘CONTRIB’ is gekoppeld. Maak een selectie met de functie ‘Zoek’ op de ledenkaart niveau 2.2 – ‘LEDEN MUTEREN UITGEBREID’ als het document aan het bestand ‘KLlENT’ is gekoppeld. Geef aan of u het document in Word wilt samenvoegen ‘Word mailmerge’, naar een Excel bestand wilt exporteren ‘Excel’ of direct in Excel wilt tonen ‘Excel direct’. Als u de keuze hebt gemaakt komt het systeem met de mededeling ‘aantal geselecteerde’ records. Vervolgens wordt Word op Excel opgestart. Voor meer informatie omtrent de selectiefuncties zie het hoofdstuk ‘Selectieschermen’ en betreffende mailmerge functies het hoofdstuk ‘Brieven’.

Kopie: Met deze functie maakt u een nieuwe record aan met dezelfde gegevens als deze record, vervolgens kunt u wijzigingen aanbrengen.

Verwijder: Met deze opdracht verwijdert u geselecteerde record.

Uit: Met deze opdracht verlaat u het scherm documenten.

2.8

Leden inclusief relaties

Op deze ledenkaart kunt u op het tabblad Lidmaatschap nog relaties en lidmaatschappen aan (verwante) verenigingen van het lid muteren.

Relatie van Bij ‘relatie van’ geeft u aan of het lid een relatie heeft met genoemde groep (relatie codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.C). U kunt een selectievenster oproepen en een keuze maken uit soort lid (‘leden codering worden gedefinieerd in niveau 2.5.2 Bij ‘afvoer’ kunt u opzeggingsdatum en reden invoeren. U kunt een selectievenster oproepen en een keuze maken uit ‘opzeg codering’ (codes reden opzegging worden gedefinieerd in niveau 2.5.9).

Lidmaatschap Bij ‘lidmaatschap’ geeft u met een vinkje aan of het lid nog andere lidmaatschappen heeft (het ‘lidmaatschap’ codes worden gedefinieerd in niveau 2.5.B). Bij ‘afvoer’ kunt u opzeggingsdatum en reden invoeren. U kunt een selectievenster oproepen en een keuze maken uit ‘reden opzegging’ (codes reden opzegging worden gedefinieerd in niveau 2.5.9).

2.9

Leden met foto’s

Op deze ledenkaart kunt u op het tabblad Historie een digitaal foto koppelen en de functie van het lid muteren.

Programming 76

Systems

TopLeden

3 Contributie In deze module worden alle gegevens met betrekking tot de contributie vastgelegd en beheerd en wordt het innen van de contributie verzorgd. Bij basisgegevens worden de contributiebedragen- en termijnen vastgelegd en wordt een koppeling gemaakt met het grootboek. Te betalen contributiebedragen worden automatisch door het systeem berekend op grond van de ingevoerde contributiebedragen en -termijnen. Openstaande bedragen kunnen bij het nieuwe contributiebedrag worden opgeteld. Het is ook mogelijk om contributiebedragen automatisch met een bepaald percentage te verhogen of te verlagen. Nadat de contributiebedragen zijn berekend, kunnen automatisch acceptgiro’s en incasso opdrachten worden gegenereerd en aangemaakt. De acceptgiro’s kunnen naar eigen wens worden vormgegeven, door middel van codes.

3.1

Basisgegevens contributie

Hier kunt u contributiecodes aan het bestand toevoegen, bestaande codes en bedragen wijzigen of verwijderen en een overzicht laten afdrukken.

Deze kolom vult u alleen in als u ÷÷n acceptgiro per jaar aanmaakt en de leden in termijnen de contributie voldoen.

Nieuw: Wilt u een contributiecode toevoegen aan het bestand, klik dan op ‘Nieuw’ en geef een nog niet bestaande code op en voer de volgende gegevens in: contributie code geef een code in van maximaal 4 tekens (cijfers of letters). Wij raden u aan de contributiecode ook in de selectietabel (2 tekens) op te nemen en aan de ledenkaart toe te voegen. omschrijving contributie geef een omschrijving van de contributiecode bedrag per jaar geef de jaarcontributie in bedrag per halfjaar / jaar geef contributie voor termijn en bedrag per jaar in bedrag per kwartaal / per jaar idem bedrag per maand / per jaar idem bedrag per week / per jaar idem Als leden de contributie in termijnen betalen is het mogelijk voor elke termijn een acceptgiro aan te maken. Ook kan de jaarcontributie in een keer worden gefactureerd en kunnen de periodieke betalingen op het jaarbedrag worden afgeboekt, zie niveau 3.4 -BEREKENEN CONTRIBUTIE. •

•

bedrag contributie vorig jaar: bij het aanmaken van acceptgiro’s kunt u het nieuwe contributiebedrag verhogen met het nog openstaande van voorgaande periode (jaar. kwartaal, etc.), zie niveau 3.4 - BEREKENEN CONTRIBUTIES. rekening opbrengst: hier kunt u een grootboekrekening invoeren. Het contributiebedrag wordt na een giro- of incassorun automatisch op deze rekening geboekt.

Programming 77

Systems

TopLeden •

• • •

rekening donatie: op deze rekening worden extra giften (bedragen hoger dan contributiebedrag) automatisch tijdens het boeken van betalingen in niveau 3.C - VERKORT BOEKEN en na het inlezen van een girotel / telebanking bestand geboekt. projectcode kostensoort betaling per: betalingstermijn per contributiecode.

voorkeur: geeft u hier een vinkje dan wordt de contributiecode tijdens het invoeren van nieuwe leden automatisch opgevoerd. acceptgiro’s periodiek: geeft u een vinkje in deze box, dan worden acceptgiro’s en incassoopdrachten periodiek aangemaakt (jaar, halfjaar, kwartaal, maand, etc.). Vinkt u de box ‘acceptgiro's periodiek’ niet aan, dan kunt u maar een keer een acceptgiro’s of incassoopdracht voor deze code aanmaken (administratiekosten, excursies, etc).. contributie voor donateurs: geeft u hier een vinkje dan kunt u voor alle actieve leden een donatierun aanmaken (ook voor leden die per incasso of anders contributie voldoen) wordt dan een acceptgiro aangemaakt in niveau 3.4.- BEREKENEN CONTRIBUTIE. automatisch verhogen / verlagen: geeft u een vinkje, dan kan het contributiebedrag automatisch worden verhoogd of verlaagd in niveau 3.2 - VERHOGEN/VERLAGEN CONTRIBUTIE.

Controle Functie voor controle van consistentie contributiecodes. Als de omschrijving van codes gewijzigd wordt kan met deze functie de omschrijving worden hersteld.

Omzetten Onder deze knop bevinden zich functies voor het open afvoeren en vervangen van contributiecodes.

Toevoegen/Vervangen/Afvoeren contributiecodes Deze functies geven u de mogelijkheid automatisch contributiecodes aan alle of een selecte groep leden toe te voegen op af te voeren. Deze functie kunt u ook gebruiken om contributiecodes te vervangen, zoals bijvoorbeeld jeugdleden van de contributiecode voor seniorleden te voorzien. Na het toevoegen van een nieuwe code kunt u de oude afvoeren of van een afvoerdatum en opzegreden voorzien, zie niveau 2.1 of 2.2 - LEDENKAART.

Toevoegen: Met deze functie kunt u automatisch contributiecodes aan alle of een selecte groep leden toevoegen: maak een selectie op de kaart niveau 2.2 - LEDENKAART en selecteer in de eerste kolom een code en klik op de knop ‘Toevoegen’. Aan alle leden die binnen de selectie vallen wordt de contributiecode toegevoegd.

Programming 78

Systems

TopLeden Vervangen: Met de functie ‘Vervangen’ kunt u bij alle of een selecte groep leden automatisch een contributiecodes vervangen. • maak een selectie op de ledenkaart • selecteer in de eerste kolom de code die u wilt vervangen • selecteer in de tweede kolom de code die u wilt toevoegen • klik op de knop ‘Vervangen’

Afvoeren: Met deze functie kunt u automatisch contributiecodes bij alle of een selecte groep leden afvoeren: maak een selectie op de kaart niveau 2.2 - LEDENKAART (zie selectieschermen) selecteer in de eerste kolom een code en klik op ‘Afvoeren’. Bij alle leden die binnen de selectie vallen wordt de contributiecode verwijderd.

Termijnen: U kunt ook betalingstermijnen vervangen op de ledenkaart, bijvoorbeeld Halfjaarcontributie omzetten naar Jaarcontributie.

Leeftijd: Hier kunt u de contributiecode vervangen i.v.m leeftijd. • selecteer in de eerste kolom de code die u wilt vervangen, bijvoorbeeld junior lid • selecteer in de tweede kolom die code die u wilt toevoegen, bijvoorbeeld gewoon lidmaatschap • selecteer het jaar waarin leden de leeftijd bereiken voor gewoon lidmaatschap • selecteer leeftijd voor gewoon lidmaatschap, bijvoorbeeld 18 jaar • klik op de knop Leeftijd – de junior contributiecode wordt vervangen door gewoon lidmaatschap bij alle leden die in het betreffende jaar 18 worden.

Programming 79

Systems

TopLeden

3.2 Verhogen / verlagen contributie Hier kunt u de contributiebedragen automatisch verhogen of verlagen, alle contributiecodes die in niveau 3.1 - BASISGEGEVENS CONTRIBUTIE zijn aangevinkt (automatisch verhogen/verlagen) worden verhoogd of verlaagd met het bedrag of percentage dat u opgeeft.

U wordt gevraagd de contributie te ‘verhogen’ of te ‘verlagen’. Wilt u een contributie verhogen, vink dan het vakje ‘verhogen’ aan. In het mutatiescherm kunt u de contributie in bedragen of procenten verhogen of verlagen voor betreffende periodes.

OK: Met ‘Ok’ bevestigt u de bewerking.

Annuleer: U verlaat het scherm en gaat terug naar het menu.

Programming 80

Systems

TopLeden

3.3 Nieuwe contributie-run Hier worden acceptgiro’s of incasso-opdrachten voorbereid op grond van de door u opgegeven selectie en het daaraan gekoppelde databasebestand. Deze functie wordt per periode uitgevoerd, zoals per jaar, halfjaar, kwartaal, etc.

Selecteert u bijvoorbeeld betaling per ‘Jaar’, dan wordt bij alle leden die jaarcontributie betalen en een acceptgiro ontvangen of een incasso-opdracht verstrekt hebben voorbereid voor de acceptgiro- of incassorun. Op de ledenkaart, tabblad ‘Contributie’ worden na het draaien van deze run de vinkjes in de kolom ‘giro’ verwijderd. Vervolgens kunnen acceptgiro’s en/of incasso-opdrachten worden aangemaakt. Selecteer periode in ‘betaling per’ waarvoor u de run wilt voorbereiden ‘en klik op ‘Ok’. Alle leden die aan deze voorwaarden voldoen worden in de run opgenomen. Als u de box ‘Info’ aanvinkt worden alle leden met contributiecodes op het scherm geprojecteerd. Met ‘Ja’ wordt aangeven of een code aan de opgegeven voorwaarden voldoet voor het aanmaken van acceptgiro’s of incasso-opdrachten. In niveau 3.4 - Berekenen contributie’ kunt u de giro's afdrukken. In niveau 5.5.5 – Betaaldiskette CLIOP03 wordt de incasso-opdracht aangemaakt. Let op! Deze functie wordt alleen uitgevoerd voor een periodieke contributierun. Wilt u tussentijds voor nieuwe leden acceptgiro’s of incasso-opdrachten aanmaken dan voert u deze functie niet uit.

Info: Vinkt u deze box aan dan worden alle leden op het scherm geprojecteerd. Deze optie neemt extra tijd in beslag, wij raden u aan bij grote bestanden geen gebruik te maken van deze functie.

Leden: Met deze opdracht gaat u naar de ledenkaart en kunt u deze raadplegen en/of wijzigingen aanbrengen.

Annuleer: U verlaat het scherm en gaat terug naar het menu. Rekeningen worden aangemaakt in niveau 3.4 - BEREKENEN CONTRIBUTIE. Acceptgiro’s worden ook in niveau 3.4 geprint en incasso-opdrachten worden in niveau 5.5.5 – BETAAL/INCASSOOPDRACHTEN aangemaakt.

Programming 81

Systems

TopLeden

3.4

Berekenen contributie

Hier kunt u giroruns aanmaken en vervolgens acceptgiro’s afdrukken. Ook is het hier mogelijk om aanmaningen af te drukken of te exporteren naar Excel.

U kunt voor alle leden rekeningen aanmaken of een selectie maken om het aantal te beperken tot een bepaalde groep leden: er worden alleen giro’s gemaakt voor leden waarvoor de selectie op de ledenkaart is gemaakt. Als u geen selectie maakt, worden er voor alle leden, die aan volgende voorwaarden voldoen rekeningen gegenereerd (acceptgiro’s en incasso-opdrachten): • status ‘A’ moet zijn ingevoerd op ledenkaart niveau 2.1 (2.2) • contributiecode moet zijn ingevoerd op de ledenkaart, niveau 2.1 – LEDEN MUTEREN (tabblad ‘Contributie’ niveau 2.2). • Acceptgiro en/of Incasso moet zijn geselecteerd in box ‘wijze betaling’ op de ledenkaart niveau 2.1 (2.2). • datumveld ‘betaald tot’ moet leeg zijn of datum moet kleiner zijn dan systeemdatum op ledenkaart niveau 2.2 – tabblad ‘Betaler’. • Bij contributiecode mag geen vinkje staan in de box ‘giro’. Dit vinkje wordt verwijderd met de functie in niveau 3.3 – NIEUWE CONTRIBUTIERUN (periodiek voor de grote run Jaar, Kwartaal, etc.)

Acceptgiro’s aanmaken: incl. openstaande bedragen aanmaningen een run/jaar

giro’s met 0,00 bedrag donatie info

Programming 82

vinkt u deze box aan, dan wordt het contributiebedrag verhoogd met nog openstaande bedragen. Deze bedragen kunt u nog corrigeren onder de functie ‘Toeslag’. vinkt u deze box aan, dan worden herinneringsacceptgiro’s aangemaakt voor rekeningen, waarvan vervaldatum is overschreden. Voor aanmaningen kunt u een van de acceptgiro lay-outs aanpassen. betalen leden de contributie in termijnen, zoals per halfjaar of per maand, dan kunt u door deze box aan te vinken het totaal contributiebedrag voor het betreffende jaar in een run aanmaken. Vinkt u deze box niet aan, dan wordt het bedrag voor betreffende periode in rekening gebracht, zie niveau 3.1 - BASISGEGEVENS CONTRIBUTIES. vinkt u deze box aan, dan worden ook acceptgiro’s aangemaakt met contributiebedrag 0,00. vinkt u deze box aan, dan worden ook accepten aangemaakt voor leden die de vaste contributie voldoen via een incasso-opdracht. als u deze box aanvinkt worden alle leden, waarvoor een acceptgiro wordt aangemaakt op het scherm getoond, het kan afhankelijk van de grootte van het bestand extra tijd in beslag nemen.

Systems

TopLeden boekdatum dagtekening vervaldatum laatste girorun

kenmerk nr. Correctie labels

geef boekdatum in waarvoor u de contributierun wilt aanmaken. Maakt u de rekeningen aan het einde van het jaar aan (voor het volgende jaar), geef dan bijvoorbeeld 01-01-2005 in. datum aanmaak rekening. na deze datum worden aanmaningen aangemaakt. na het genereren van rekeningen (knop ‘Aanmaken’) wordt volgnummer, aanmaakdatum en aantal rekeningen (accepten, incasso, kas, etc.) in deze run geprojecteerd. Zolang de accepten niet zijn geprint en geen betalingen op de girorun zijn afgeboekt kan deze nog worden verwijderd. Selecteer de run en klik op ‘Verwijder’. Na het verwijderen van een run moet ‘reorganisatie’ in niveau 1.2 – ADMINISTRATIES worden gedraaid. Maakt u gebruik acceptgiro’s met voorbedrukt kenmerk dan kan hier het kenmerk van de acceptgiro worden ingegeven. Het kenmerk wordt vervolgens aan de rekening worden toegevoegd. Loopt een acceptgiro tijdens het printen vast, dan kan hier kenmerk van laatste acceptgiro worden ingeveven. Hier kunt u nog etiketten afdrukken. Maak een selectie met de knop ‘Uitvoer’ en klik op Labels.

Leden Met deze knop gaat u naar de ledenkaart en kunt u een selectie maken.

Aanmaken: Met ‘Aanmaken’ bevestigt u de gemaakte selectie en maakt u een girorun aan. Het systeem komt met de vraag ‘bent u er zeker van’. Klikt u op ‘Ja’, dan worden acceptgiro’s en incasso-opdrachten aangemaakt. Klikt u op ‘Nee’, dan gaat u terug naar het scherm. Nadat u deze functie hebt uitgevoerd wordt een girorun-nummer gegenereerd en wordt aanmaakdatum en het aantal rekeningen geprojecteerd. Na deze opdracht kunnen acceptgiro’s met de functie ‘Giro’s’ of ‘Brief’ worden geprint en met de opdracht ‘Excel’ wordt een exportbestand aangemaakt. Incasso-opdrachten worden in niveau 3.6.1 of 5.5.5 als CLIEOP-bestand aangemaakt en met Telebanking/Girotel elektronisch verzonden.

Verwijder: Met deze opdracht kunt u een girorun verwijderen. De aangemaakte rekeningen worden verwijderd en openstaande bedragen worden verlaagd. Verwijderen van runs is alleen mogelijk zolang nog geen betalingen op betreffende run zijn geboekt.

Uitvoer: In het scherm ‘selectie acceptgiro’ kunt u selecties opgeven omtrent het afdrukken van acceptgiro’s. Ook kunt u hier een overzicht afdrukken van aangemaakte facturen en aanmaningen. De acceptgiro’s kunnen op selectiecode, van postcode t/m postcode, van lidnummer t/m lidnummer of van zoekterm t/m zoekterm worden afgedrukt. Deze optie geeft de mogelijkheid giro’s in verschillende sessies af te drukken. Deze functie geeft ook de mogelijkheid reeds verzonden giro’s nog een keer af te drukken. Selecteer de acceptgiro op naam, lid- of acceptgironummer, postcode, etc, en klik op ‘OK’ en vervolgens op ‘Giro’s’.

Giro's: Met de opdracht ‘Giro's’ komt u in het printmenu en kunt u aangeven of de giro’s naar het scherm, naar een printer of naar een bestand gestuurd moeten worden.

Brief: Met deze functie kunt u de rekeningen en aanmaningen aanmaken in MS Word. Zie optie ‘Samenvoegdocumenten’.

Export: Met deze functie kun u het rekeningen- en aanmaningsbestand exporteren naar Excel.

Uitleg: Hier kunt u een overzicht opvragen van alle coderingen die in de variabele acceptgiro-layouts en brieven gebruikt kunnen worden.

Programming 83

Systems

TopLeden Melding: Met deze opdracht kunt u een extra tekstregel aan de giro’s toevoegen en de tekst opmaken voor acceptgiro’s met een brief (b.v. aanmaning). U kunt per layout een tekst invoeren. Ook als u rekeningen of aanmaningen exporteert naar Excel wordt deze tekst meegenomen.

Layout: U kunt layout 1 t/m 9 kiezen, de layouts van de acceptgiro's zijn variabel en kunnen per administratie worden ingesteld volgens ‘drag and drop’ technologie van Windows. Verschillende lettertypen, lettergrootte, vet, cursief en eigen logo kunnen worden opgenomen. U kunt tot 9 verschillende layouts voor acceptgiro's en/of facturen met aangehechte acceptgirokaarten en herinneringen aanmaken. De voorkeur voor een acceptgiro-layout kunt u vastleggen in niveau 1.1 ADMINISTRATIECONSTANTEN. Layout 1: 3 giro’s per bladzijde, 12” en kettingformulier Layout 2: 2 giro’s per bladzijde, A4-formaat voor laserprinters Layout 3: brief met aangehechte acceptgiro, A4-formaat

Programming 84

Systems

TopLeden Layout wijzigen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Selecteer layout 1, 2 of 3 en klik vervolgens op de knop ‘Layout’. Klik op de rechter muisknop. Klik in het menu op ‘Data Environment’. Selecteer het veld dat u aan de layout wilt toevoegen. Nadat u het veld hebt geselecteerd houdt u de muisaanwijzer aan de selectie en versleept u het veld naar de gewenste positie. Wilt u een veld verwijderen, klik dan het veld aan en druk vervolgens op de -toets. Met +<W> bevestigd u de wijzigingen en verlaat u het scherm. Hier kunt u 4 regels vrije tekst, contributiecode, lidnummer, etc. afdrukken. Bedrag en betalingskenmerk wordt door het systeem gegenereerd. Kenmerk2 bevat een code, contributie-jaar en volnummer acceptgiro. Adres lid en Kix-code. Gironummer, adres vereniging en coderegel kunt u verwijderen als u met voorbedrukte accepten werkt.

Heeft u een contract met de bank dan kunt u de witte codebalk onderaan op de acceptgiro bedrukken. In dat geval heeft u de module OCRB-regel nodig en moet een proef bij Interpay of Postbank worden aangeleverd.

Font wijzigen: 1. 2. 3. 4. 5.

Selecteer layout 1, 2 of 3 en klik vervolgens op de knop ‘Layout’. Selecteer in de layout het veld dat u wilt wijzigen, aanklikken met linker muisknop. Klik op ‘Format’ en ‘Font’ in de menubalk. Selecteer lettertype en puntgrootte die u wilt toepassen en bevestig de bewerking met ‘OK’. Met +<W> bevestigd u de wijzigingen en verlaat u het scherm.

Instellen lengte acceptgiro Indien de acceptgiro’s verschuiven kunt u de juiste lengte van de acceptgiro instellen door met de muis op de balk ‘Detail’ te gaan staan en deze naar gewenste positie te verplaatsen. Ook kunt u op de balk gaan staan een met een dubbelklik het pop-up windows ‘Detail’ oproepen en de afmetingen van papier of acceptgiro’s in inches ingeven (acceptgiro 4”). Meer informatie betreffende de ‘Label Designer’ vindt u in het hoofdstuk niveau 2.4.B - LABELS. Ook kunt u de handleiding van Visual FoxPro raadplegen of volg de cursus ‘Applicatiebeheer’.

Uit: Met deze opdracht verlaat u het scherm

Programming 85

Systems

TopLeden

Workflow acceptgiro’s De periodieke (jaarlijks, per kwartaal, per maand, etc.) acceptgiro en/of incassorun bereid u voor op niveau 3.3 – NIEUWE CONTRIBUTIERUN. Acceptgiro’s en incasso-opdrachten worden aangemaakt in niveau 3.4 – BEREKENEN CONTRIBUTIE. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11. 12.

13.

Ga naar niveau 3.3 - NIEUWE CONTRIBUTIE-RUN. Selecteer contributieperiode in ‘betaling per’ (Jaar, Kwartaal,etc.). Klik op ‘Aanmaken’. Verlaat na de run het scherm met de functie ‘Uit’ Ga naar niveau 3.4 – BEREKENEN CONTRIBUTIE. Selecteer het contributiejaar (boekdatum), dagtekening en vervaldatum. Wilt het nog openstaande bedrag optellen bij de aan te maken rekeningen, geef dan een vinkje in de box ‘incl. openstaand bedrag’. Maakt u ook acceptgiro’s aan voor bijvoorbeeld donateurs (aan deze contributiecode zijn geen bedragen gekoppeld) dan geeft u een vinkje in de box ‘giro’s met 0.00 bedrag’. Maakt u meerdere runs per jaar, bijvoorbeeld per halfjaar of kwartaal, verwijder dan het vinkje in de box ‘een run per jaar’ (laat u het vinkje staan, dan wordt het jaarbedrag aangemaakt). Nadat u alle functies hebt ingesteld klikt u op de knop ‘Aanmaken’. Het systeem komt met de vraag ‘bent u er zeker van’, geeft u ‘Ja’ in, dan wordt een bestand voor acceptgiro en/of incasso-opdrachten aangemaakt. De acceptgiro’s kunnen op volgorde van postcode, lidnummer en naam worden gesorteerd en vervolgens geprint. De acceptgiro’s kunnen ook op selectie, van postcode t/m postcode, van lidnummer t/m lidnummer of van zoekterm t/m zoekterm worden afgedrukt. Deze optie geeft de mogelijkheid giro’s in verschillende sessies af te drukken. Geef een vinkje in de box ‘inclusief selectie leden en/of uitvoer’ - klik op de knop ‘Uitvoer’ en maak de selectie, zie ook 3.J – Selectie acceptgiro’s. Met de opdracht ‘Giro’s kunt u de acceptgiro’s afdrukken. Incasso-opdrachten worden in niveau 5.5.5 als CLIEOP03-bestand aangemaakt en met Telebanking/Girotel elektronisch verzonden.

Aanmaningen Hier worden herinneringsacceptgiro’s aangemaakt voor rekeningen, waarvan vervaldatum is overschreden. Voor aanmaningen kunt u een acceptgiro lay-out aanmaken. •

geef een vinkje in de box aanmaningen

• klik op de knop giro’s – het aanmaningsbestand wordt opgebouwd en kan worden geprint Als het aanmaningsbestand is aangemaakt kunt u nog een selectie maken, knop Uitvoer.

3.5

Contributielijst

Hier kunnen contributielijsten worden gemaakt die aan bepaalde, door u op te geven voorwaarden voldoen.

Programming 86

Systems

TopLeden

In het scherm kunt u de voorwaarden opgeven door een of meer velden in te vullen. Alle leden die dezelfde inhoud hebben voor de velden die u hebt ingevuld worden in het overzicht opgenomen.

3.6

Incasso / afschrift

Met deze module kunt u incasso- en betaalopdrachten voor diverse banken aanmaken en elektronische afschriften inlezen.

3.6.1 Betaal-incassoopdracht Incasso / afschrift Zie niveau 5.5.5 – BETAAL-INCASSOOPDRACHT CLIEOP.

3.6.2 Electronisch afschrift Zie niveau 5.5.6 – Electronisch afschrift .

3.7

Controlelijst betalingen

Hier kunt u een controlelijst van alle betalingen per geselecteerd lid of voor alle leden opvragen, volgende gegevens worden getoond:

3.8

Openstaande bedragen

Met het ingeven van het jaar, van lid t/m lid en selectiecode kunt u een uitgebreid of totaal overzicht van alle openstaande facturen opvragen. Volgende gegevens worden getoond: • naam • lidnummer • begin saldo open • open saldo • vooruitbetaling • laatste betaling

3.9

Bedragen per contributie

Hier kunt u een overzicht van bedragen per contributiecode op selectie opvragen. Volgende gegevens worden getoond: • contributiecode • omschrijving contributiecode • aantal leden per contributiecode • bedragen per contributiecode • totaal bedrag.

Programming 87

Systems

TopLeden

3.A Aanmaningen Deze worden per lid of op datum aangemaakt. Aanmaningen kunnen als acceptgiro en/of als brief in e MS Word worden aangemaakt. U kunt verschillende aanmaningen aanmaken bijvoorbeeld 1 herinnering, dingende aanmaning, etc.. Ook kan het systeem kosten aan het nog openstaande bedrag opvoeren. t/m datum: betalingen zijn verwerkt tot deze datum aanmaningen genereren: met deze functie worden aanmaningen aangemaakt aanmaningen wissen: met deze functie kunt u een aanmaningsrun wissen selectie code: hier kunt u een selectiecode ingeven om leden te markeren als u bijvoorbeeld de aanmaningen als adresdrager gebruikt print: hiermee print u de accepten Brieven: hiermee start u MS Word voor het printen van aanmaningsbrieven Coderingen: voor eigen indeling van aanmaningen Uitleg: hier kunt u een overzicht van velden en uitleg van deze printen Layout: hier kunt u layouts voor de verschillende aanmaningen aanmaken Kop: koptekst aanmaning Start: sluittekst aanmaning Leden: hiermee start u de ledenkaart niveau 2.2 Accepten: hiermee start u berekenen contributie niveau 3.4 Uit: hiermee verlaat u het scherm

Coderingen aanmaningen Aan iedere aanmaning wordt een code toegevoegd, bijvoorbeeld A voor de eerste herinnering. Wanneer de ouderdom van een factuur / acceptgiro binnen “van dagen” en “t/m dagen” valt krijgt de betreffende factuur deze aanmaningscode. Dus A-code voor een post die tussen de 30 en 60 dagen open staat.

Let op! Kies aantal dagen in ieder geval hoger dan vervaldatum die ingegeven wordt bij het aanmaken van facturen/acceptgiro’s. Dit om te voorkomen dat de aanmaningen aangemaakt worden terwijl vervaldatum nog niet is verstreken. In de kolom “layout” wordt volgnummer ingegeven van de betreffende aanmaning. Deze layout wordt automatisch opgestart als u herinneringen afdrukt. Deze instelling heeft geen betrekking op aanmaningen die als brieven worden verwerkt met tekstverwerker MS Word.

Programming 88

Systems

TopLeden In de kolom “kosten” kunnen de administratiekosten worden gespecificeerd met gevolg dat het bedrag van de aanmaning met administratiekosten wordt verhoogd.

Koppel Met deze functie wordt een document aangewezen wanneer men kiest voor aanmaningen in briefvorm. 1. Maak aanmaningsbrieven in MS Word 2. Wijs betreffende aanmaningsbrief aan en klik op de knop Koppel 3. Als u aanmaningen wilt printen met de functie Brieven, dan wordt de gekoppelde brief automatisch opgestart.

Aanmaken en corrigeren aanmaningen Met aanmaningen genereren worden de aanmaningen t.o.v. t/m datum als volgt aangemaakt: alleen debiteuren met openstaand bedrag worden aangemaand; met vooruitbetalingen en afboekingen op verkeerde facturen wordt rekening gehouden er kan maar een keer per datum worden aangemaand (u kunt aanmaningen nog wissen) iedere factuur krijgt eigen code aanmaning iedere debiteur krijgt eigen code aanmaning. De brief aanmaning wordt de hoogste score van afzonderlijke facturen van een debiteur, deze code is aanmaning voor debiteur. Deze standaard instelling kan handmatig worden aangepast middels selectie aanmaningen.

In bovenstaande afbeelding zijn er tweetal coderingen, te weten aanmaning factuur en aanmaning debiteur.

Printen aanmaningen De volgende voorbereidingen moeten worden getroffen om aanmaningen te printen selectie aanmaningen om alleen gewenste aanmaningen te printen en selectie leden om aanmaningen voor een selecte groep te printen en volgorde van printen aan te geven. Kies altijd voor status code N (nieuwe aanmaningen) en een van de codes aanmaning (b.v. C-code hieronder - derde aanmaning).

Programming 89

Systems

TopLeden 2.2 Historie aanmaningen

Rechts -

onder is de historie van aanmaningen op te vragen met de volgende informatie datum aanmaak aanmaning factuur / acceptgironummer code aanmaning voor deze factuur status aanmaning N niet geprint, P geprint, A aangemaand en betaald.

Voor deze laatste categorie (A-categorie) kan men kiezen om deze informatie te verwijderen. Dit kan per geval of voor alle aanmaningen met deze code via selectie aanmaningen.

3.B Ontvangsten boeken Hier kunt u de betalingen van de leden in verschillende dagboeken, zoals kas-, banken giroboek invoeren. Werkt u niet met de module ‘Grootboek’, sla dan dit hoofdstuk over en ga naar niveau 3.C - VERKORT BOEKEN.

Programming 90

Systems

TopLeden

Schermopbouw jaar / periode: Voor het boeken moet u een boekingsjaar en een periodenummer invullen. Standaard staan het huidige boekingsjaar en de huidige periode ingevuld, maar dat kunt u veranderen. Wanneer u naar een ander periodenummer overgaat, worden een aantal interne handelingen door het systeem verricht: - bewaren lopende periode - laden nieuwe periode - berekenen totalen. Dit kan, afhankelijk van het aantal mutaties, enige tijd in beslag nemen. In afgesloten periodes kan niet meer worden geboekt, zie ook niveau 1.1 – ADMINISTRATIECONSTANTEN.

stuknummer: Voor het boeken moet u tevens aangeven welk boekstuk nummer u wilt muteren. Standaard staat hier het automatisch gegenereerd volgnummer voor een nieuwe boeking, maar dit kunt u veranderen.

dagboek: Voor het boeken moet u tevens aangeven in welk dagboek u wilt boeken. Standaard staat hier het voorkeurdagboek, (niveau 4.1.3 - MUTEREN DAGBOEKEN) maar dit kunt u veranderen.

kostenplaats, kostensoort, projectcode: In deze velden kunt u direct op deze rekeningen boeken.

aantal/artikel: Als de inkoop- of verkooprekening gekoppeld is aan het artikelenbestand, dan kunt u hier de artikelcode en het aantal artikelen invoeren. Daardoor wordt de voorraadadministratie bijgewerkt en worden de artikelgegevens opgehaald.

valuta: Standaard wordt met de basisvaluta gewerkt, zie niveau 1.1 - ADMINISTRATIECONSTANTEN.

koers: De koers wordt uit de valutatabel opgehaald, zie niveau 4.1.5 - VALUTA'S.

bedrag: Hier kunt u het valutabedrag ingeven.

BTW: Hier kunt u de BTW-code (hoog of laag) voor de inkoop- of verkoopfactuur selecteren. Het BTW-bedrag wordt automatisch berekend. Voor transacties met het buitenland kies de BTW-code 0.

debiteur: Hier kunt u debiteurnummer (lidnummer) of naam selecteren.

factuur: Het factuurnummer voor verkoopboekingen wordt automatisch gegenereerd.

crediteur: Hier kunt u crediteurnummer of naam selecteren.

factuur: Hier kunt u het nummer van de inkoopfactuur ingeven.

slip: Behalve het factuurnummer kunt u bij inkoopboekingen ook nog een slipnummer invoeren.

Programming 91

Systems

TopLeden F/C: Staat voor factuur of creditnota.

open: Klikt u deze checkbox aan, dan worden alleen openstaande facturen getoond.

safe: Klikt u de functie safe aan, dan worden een aantal interne handelingen door de computer verricht, zoals berekenen totalen van het rekeningsschema. Dit kan, afhankelijk van het aantal mutaties, enige tijd in beslag nemen. Schakelt u deze functie uit, en komen de saldi niet overeen met het mutatieverslag, dan kunt u met de functie ‘Herstel’ de totalen laten berekenen.

extra: Klikt u deze functie aan, dan verschijnt een werkbalk op het scherm. Met deze extra knoppen kunt u bijvoorbeeld rechtstreeks naar de debiteuren-, crediteuren- en voorraadadministratie, het rekeningsschema, de periodes en de balans gaan en deze raadplegen of muteren.

invoegen voor / achter: Met deze functie kunt u bepalen of u een boeking voor of achter bestaande boekingsregels wilt invoeren.

Betalingen boeken: De dagboeken kas-, banken giro zijn gekoppeld aan rekeningen uit het rekeningsschema ‘Schema’ of niveau 4.1.1 - REKENINGSCHEMA, of niveau 4.1.3 - DAGBOEKEN. Wanneer u in de dagboeken betalingen van leden gaat boeken, weet het systeem dat behalve de ledenadministratie ook de rekening kas, bank en/of giro, bijgewerkt moet worden. Selecteer boekjaar, periode en dagboekcode kas, bank of giro. Het stuknummer wordt automatisch gegenereerd. De ‘telling’ naast de dagboekcode laat zien hoeveel records in het mutatiebestand aanwezig zijn, dus niet het aantal boekingen. Rechtsboven in het scherm staat steeds het actuele saldo vermeld. 1. Na het klikken op de knop ‘Nieuw’ komt u in het boekingsscherm. In dit scherm voert u de boekingen per regel in. 2.

In kolom rekening kunt u een ‘D’ of de rekening van de leden intypen of in de box het nummer selecteren.

3.

Wanneer u een ‘D’ typt, wordt dat rekeningnummer (1100) van de leden automatisch ingevuld.

4.

Met behulp van de -toets gaat u naar het selectievenster ‘Leden’. Hier kunt u het lid waarvoor u de betaling wilt gaan boeken op naam of lidnummer selecteren.

5.

Het factuurnummer wordt door het systeem automatisch gegenereerd.

6.

Met de -toets gaat u vervolgens naar het veld boekstuk nummer, datum, omschrijving, bedrag en D/C, deze velden worden automatisch door het systeem ingevuld en kunnen nog worden gewijzigd. Betalingen op de rekening ‘leden’ (1100) worden Credit geboekt. De openstaande bedragen op de ledenkaart worden met het geboekte bedrag verlaagd.

7.

Vervolgens gaat u met de -toets naar de volgende regel. De tegen rekening kas, bank of giro van het dagboek wordt automatisch ingevuld. Ook het boekstuk nummer, datum, omschrijving, bedrag en D/C worden door het systeem ingevuld en kunnen nog worden gewijzigd. Betalingen op de rekening kas, bank en giro worden Debet geboekt. Het saldo van het dagboek wordt met het geboekte bedrag verhoogd.

Het is mogelijk om eerst alle betalingen van leden te boeken en vervolgens het totale bedrag op de rekening kas, bank of giro af te boeken. Boven in het scherm wordt het geboekte bedrag per regel bijgehouden (‘geboekt’). U kunt dit scherm pas verlaten wanneer het geboekte bedrag binnen een stuknummer op nul staat. Als u het boekingsscherm verlaat of na een ander dagboek gaat worden de gegevens vastgelegd.

Programming 92

Systems

TopLeden

3.C Verkort boeken In dit scherm kunt u betalingen boeken met ÷÷n muisklik.

Betalingen boeken Selecteer het lid op naam, lidnummer of acceptgiro waarvoor u de betaling wilt boeken en vink vervolgens de box ‘Ok’ aan. Het systeem vult automatisch systeemdatum en contributiebedrag in. Als u de betalingen hebt gedaan (vinkje gegeven in kolom ‘Ok’) legt u de boekingen vast met knop ‘Ok’. Het systeem vult dan ook nog het (voorkeur) dagboek in, zoals in niveau 3.B of 4.1.3 - DAGBOEK is vastgelegd. Indien betalingsdatum, bedrag en dagboek afwijken typt u deze gegevens in. Als een lid niet het volledige bedrag betaalt, vinkt u de box ‘Ok’ niet aan. Voor leden die niet of niet het volledige contributiebedrag betalen kunnen op niveau 3.A ‘Aanmaningen’ of op niveau 3.4 BEREKENEN CONTRIBUTIE niveau 2.5 aanmaningen aanmaken in MS Word) aanmaningsbrieven of acceptgiro’s worden aangemaakt. Bedragen die hoger zijn dan het contributiebedrag worden automatisch naar een donatierekening doorgeboekt, zie niveau 3.1 - BASISGEGEVENS CONTRIBUTIE.

Vooruitbetaling Betalingen waarvoor nog geen acceptgiro’s zijn aangemaakt kunt u als vooruitbetalingen boeken. Leden waarvoor u vooruitbetalingen wilt boeken moeten een contributiecode hebben. Selecteer het lid op lidnummer of naam, geef een acceptgironummer en girorun-code in en klik op de knop ‘Vooruitbetaling’. Het systeem komt vervolgens met de vraag ‘bent u er zeker van’, geeft u ‘Ja’ in, dan wordt een record aangemaakt en kunt u het contributiebedrag boeken. Het ontvangen bedrag wordt naar de ledenkaart (tabblad ‘Contributie’ en ‘Historie’) doorgeboekt. In het veld ‘betaald tot’ kunt u aangeven dat een vooruitbetaling heeft plaatsgevonden. Tot ingevuld datum worden geen acceptgiro’s aangemaakt bij de volgende periodieke girorun. zoeken op acceptgiro zoeken op lidnummer alle giro’s

Programming 93

geef acceptgironummer (factuurnummer) in en boek het ontvangen bedrag. geef het lidnummer in en druk op de <Enter>-toets, het systeem zoekt de acceptgiro waarop die u vervolgen het binnen gekomen bedrag op af kunt boeken. vinkt u dit vakje aan, dan worden ook giro’s getoond die reeds betaald zijn.

Systems

TopLeden

3.D Historisch overzicht betalingen Hier kunt u een overzicht van historische betalingen afdrukken.

3.E Mutaties per dagboek Hier kunt u een mutatieverslag van alle dagboeken laten afdrukken.

3.F Controlelijst debiteuren Hier kunt u een controlelijst van alle mutaties laten afdrukken.

3.G Ouderdomsanalyse Hier kunt u een ouderdomsanalyse van alle debiteuren laten afdrukken.

3.J

Selectie acceptgiro’s

Hier kunt u selecties van acceptgiro’s maken.

U kunt acceptgiro’s op postcode, naam of lidnummer printen. Selecteer volgorde en klik op de knop Zoek. Maak een selectie en klik op OK.

3.K Selectie factuurregels De verplichtingen van de leden worden vastgelegd met contributies. Deze worden aan leden gefactureerd met een acceptgiro of geincasseerd. Ook kunnen andere diensten in rekening gebracht. In dit scherm kan op alle items worden gezocht.

3.L Toezending documenten De vereniging kan besluiten om bijvoorbeeld de lidmaatschapskaart toe te sturen pas nadat leden hebben betaald. Er zijn twee mogelijkheden: - de vereniging print deze documenten zelf of - maaakt een export-bestand voor externe verwerking en/of toezending.

Programming 94

Systems

TopLeden Door flexibele selectie is een combinatie van genoemde keuzes ook mogelijk.

Programming 95

Systems

TopLeden

4 Financieel In deze module worden de basisgegevens van de financiële administratie vastgelegd, zoals het rekeningschema, verdichtingen, dagboeken, BTW-codes ed., worden boekingen ingevoerd, kunnen financiële overzichten en balansen worden gemaakt en vindt BTW-aangifte plaats.

4.1

Grootboek

In de module Grootboek worden allereerst de financiële basisgegevens van het bedrijf vastgelegd. De verschillende soorten rekeningen, kostensoorten en kostenplaatsen worden hier gedefinieerd en de budgetten (per kostensoort, per kostenplaats en per grootboekrekening) worden vastgelegd. Er kunnen rubrieken en hoofdverdichtingen worden ingesteld. Ook consolidatie van meerdere administraties met verdeelsleutels wordt ondersteund. bedrijfsgegevens grootboekbestanden

budgetten

handmatige boekingen

automatische boekingen

Grootboekadministratie

bestandsoverzichten

mutatie overzichten

overige overzichten

Figuur 2 – Schema van het subsysteem Grootboek

Nadat de basisgegevens zijn ingevoerd, kunnen handmatige en (semi-)automatische boekingen worden verricht. Op diverse plaatsen in TopLeden zijn gegevens gekoppeld aan grootboekrekeningen. Veel boekingen vinden daardoor automatisch of semi-automatisch plaats. Een voorbeeld van automatische boekingen zijn de acceptgiro's en incasso-opdrachten die in de module ‘Contributie’ naar het grootboek kunnen worden doorgeboekt. Daarnaast is het mogelijk om in de grootboekmodule regelmatig terugkerende boekingen op te nemen in een bestand voor automatische boekingen. Bij semi-automatische boekingen wordt bijvoorbeeld het bedrag automatisch uit een andere module opgehaald. Het systeem genereert de proef-, saldi-, eind- en kolommenbalansen en de winst- en verliesresultaten. De gegevens kunnen worden vergeleken met die van voorgaande jaren. Het grootboek, de subadministraties en de balansen kunnen worden gemuteerd, wat met name voor accountants zeer praktisch is. Het systeem zet de kosten af tegen de budgetten en maakt vele overzichten van de rekeningmutaties en de behaalde resultaten. Aan het einde van het jaar kan automatisch de jaarafsluiting worden doorgevoerd. Functies: • budgettering • financiële rapportage • kostenverbijzondering • consolidatie. Invoer: • basisgegevens over het bedrijf

Programming 96

Systems

TopLeden • • •

budgetten handmatige boekingen automatische boekingen uit het subsysteem

Uitvoer: De volgende overzichten van de grootboekbestanden zijn mogelijk: Overzichten –––––––––––––––––––––––––––––– Grootboekrekeningen printen Verdichtingen Verdichtingen BTW-codes Valuta’s Periodetabel

Van de boekingen in een periode zijn de volgende overzichten mogelijk: Mutatieoverzichten –––––––––––––––––––––––––––––– Alle mutaties binnen periode Verslag per dagboek Verslag per rekening Verslag per boeking Automatische boekingen Overzichten –––––––––––––––––––––––––––––– Proefbalans Saldibalans Eindbalans Kolommenbalans Resultaat verlies/winst Totalen per rekening/periode Kosten/baten model Consolidatiegegevens Geconsolideerde bedrijven Geconsolideerde proefbalans Geconsolideerde saldibalans Geconsolideerde eindbalans Het opbouwen van alle bestanden is de eerste fase in het werken met de financiële administratie. Aangezien het grootboek een van de belangrijkste subsystemen in het pakket is, beginnen we met de opbouw van deze bestanden. In de menu's van TopLeden komen we bij een aantal subsystemen een keuze tegen waarbij het woord basisgegevens gebruikt wordt. Basisgegevens hebben betrekking op het opbouwen en muteren van bestanden. Om de bestanden van het grootboek op te bouwen gaan we eerst naar niveau 4.1 –BASISGEGEVENS.

4.1

Basisgegevens

In de volgende bestanden worden de basisgegevens van de financiële administratie opgeslagen: • • • • • • • • •

rekeningschema verdichtingen dagboeken BTW-codes valuta’s periodetabel kostenplaatsen kostensoorten budgetten

Programming 97

Systems

TopLeden • •

landcodes subadministratienummers.

4.1.1 Rekeningschema Het hart van de financiële administratie is het grootboek. Dit grootboek kan men zien als een bestand dat een groot aantal verschillende soorten rekeningen, records, omvat. Sommige soorten zijn hierbij vertegenwoordigd door één rekening, zoals kas, bank en giro. Indien er niet volstaan kan worden met één rekening, worden afzonderlijke rekeningen opgenomen in subgrootboeken of subadministraties. Van deze subadministraties, bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren en voorraad, komt in het grootboek wel een collectieve rekening voor. Het geheel van alle gebruikte grootboekrekeningen wordt het rekeningenschema genoemd. Als we nu boeken in het grootboek, wil dat zeggen dat we bedragen boeken op rekeningnummers die vastgelegd zijn in het bestand ‘Rekeningenschema’. Het mutatiescherm ‘Rekeningschema’ is voor Topleden-Jr gebruikers bereikbaar via de knop ‘Schema’ in het scherm ‘Ontvangsten boeken’ niveau 3.B. Het mutatiescherm voor de grootboekrekeningen ziet er in TopLeden als volgt uit:

•

Rekeningnummer We zien dat er voor het rekeningnummer vier posities zijn gereserveerd. Dit is in TopLeden-Pro te veranderen (lengte grootboekrekeningen), waarbij automatisch aanpassingen plaatsvinden in verband met de schermopmaak en de opbouw van de overzichten.

•

Naam rekening Verder zien we staan 'naam rekening'. We vullen bijvoorbeeld in: rekeningnummer naam rekening –––––––––––––––––––––––––––––––––– 1010 kas 1305 bank 1304 giro

•

Verdichtingcode Selecteer de verdichtingcode van de grootboekrekening.

•

Soort rekening Verder kunnen we in dit scherm aangeven welke rekeningen op de balans of de verlies & winstrekening voorkomen en of ze debet of credit genoteerd staan. In het algemeen kan gesteld worden: • Rekeningen van bezit gaan debet naar de balans. • Rekeningen van schuld gaan credit naar de balans.

•

Voorkeur Bij deze rekeningen kan zonder meer debet of credit ingevuld worden. • Hulprekeningen van het eigen vermogen: • Creditsaldi gaan credit naar de V & W-rekening. • Debetsaldi gaan debet naar de V & W-rekening.

Programming 98

Systems

TopLeden

Bij deze rekeningen is het invullen van debet of credit iets moeilijker. Het invullen van een debet of credit kan het boekingsproces versnellen. De opties debet en credit kunnen tijdens het boeken worden overschreven. Het programma probeert in bijna alle gevallen te bepalen of debet of credit moet worden ingegeven. In sommige gevallen zal het programma de waarschuwing geven indien de ingave twijfelachtig is. •

Koppeling voorraad Kies voor de koppeling van de voorraad, indien het beheer van voorraad gewenst is. Meer over dit onderwerp kunt u vinden bij de voorraadadministratie.

•

Comprimeren Klik deze check box aan, indien de rekening gecomprimeerd afgedrukt moet worden.

•

BTW-rekening Klik deze check box aan, indien het een BTW-rekening betreft.

•

Projecten rekening Klik deze check box aan, indien projecten aan deze rekening gekoppeld worden.

 <, <, >, >: Hiermee gaat u naar de eerste, de vorige, de volgende of de laatste record in het bestand.

Nieuw: Hiermee kunt u nieuwe records (regels) toevoegen. Wijzig: Hiermee kunt u de geselecteerde record wijzigen door over de oude gegevens heen te typen, of deze aan te vullen.


Kopie: Maakt een nieuwe record aan met dezelfde gegevens als deze record.


Tekst: Met deze optie kunt u tekstuele gegevens vastleggen of bekijken. De algemene kenmerken van deze functies staan beschreven in het hoofdstuk ‘Mutatieschermen’.

Menu: Hiermee gaat u terug naar het hoofdmenu.


Zoeken: Hiermee kunt u zoeken naar een bepaalde record in het bestand.

Programming 99

Systems

TopLeden Print: Het overzicht kan op rekeningnummer of verdichtingcode worden geprojecteerd op het beeldscherm of afgedrukt op de printer.

4.1.2 Verdichtingen Hier kunnen hoofdverdichtingen en verdichtingen worden gemuteerd. De hoofdverdichtingen is van grote betekenis voor verkorte weergaven van de balansen. •

hoofdverdichtingen Geef de code van de hoofdverdichting in.

•

omschrijving Type de omschrijving van de hoofdverdichting in.

•

activa, passiva Selecteer activa of passiva

indeling

van

4.1.2 Muteren verdichtingen Het mutatiescherm voor de verdichtingen ziet er als volgt uit:

•

verdichtingen Geef de code van de verdichting in.

•

omschrijving Type de omschrijving van de hoofdverdichting in.

•

Hoofdverdichting Selecteer de hoofdverdichting.

Controle: Hier wordt een controle uitgevoerd op de juistheid van de koppeling tussen rekeningschema, rubrieken en hoofdverdichtingen.

Print: Overzicht kan worden geprojecteerd op het beeldscherm of afgedrukt op de printer.

4.1.3 Dagboeken Hierin worden de dagelijkse mutaties stuk voor stuk vastgelegd. Vervolgens worden de gegevens doorgeboekt naar het grootboek. Het mutatiescherm ‘Dagboeken’ is voor Topleden-Jr gebruikers bereikbaar met de knop ‘Dagboek’ in het scherm ‘Ontvangsten boeken’ niveau 3.B. Voordat gemuteerd kan worden dienen de dagboeken vastgelegd te worden in een tabel oftewel een bestand. Dit gebeurt met behulp van het volgende mutatiescherm:

Programming 100

Systems

TopLeden

Een voorbeeld van een indeling van dagboeken: code omschrijving tegenrekekening ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 10 Kas Kasboekingen 1500 30 Bank Bankboekingen 1305 20 Giro Giroboekingen 1520 40 Memo Memoriaalboekingen 50 Contributie Contributieboekingen 60 Inkoop Inkoopboekingen 90 Balans Balansboekingen •

dagboekcode: Dit is een getal van twee posities. Deze code kan willekeurig worden ingegeven en is niet gekoppeld aan het rekeningnummer of andere codes. Een uitzondering hierop zijn de dagboeken Kas, Bank en Giro; zie hiervoor verderop bij het invullen van het veld ‘grootboekrekening’.

•

verkorte naam dagboek: Korte naam van het dagboek, dat wordt gebruikt tijdens het invoeren van mutaties (wanneer u de dagboekcode invoert, verschijnt automatisch deze naam).

•

uitgebreide naam dagboek: Uitgebreide naam van het dagboek.

•

grootboekrekening: Tegenrekening waar automatisch de tegenboekingen op worden gedaan, wanneer er in dit dagboek geboekt wordt. Als de tegenrekening is ingevuld wordt er, wanneer dit dagboek wordt aangesproken, naar het saldo van de tegenrekening en/of naar de saldi van de debet- en creditmutaties gevraagd. Het is dus alleen zinnig om een tegenrekening in te vullen wanneer: • het nieuwe saldo van de tegenrekening bekend is (voordat er geboekt wordt) en: • de tegenboeking in het dagboek altijd op deze tegenrekening plaatsvindt. Aan deze voorwaarde wordt eigenlijk alleen voldaan door de dagboeken Bank- en Giroboek via de dagafschriften, en Kasboek via de kastelling.

•

grootboek:

•

Selecteer grootboek, indien het dagboek niet gekoppeld wordt aan een subadministratie.

•

leden (debiteuren): Selecteer debiteuren, indien het dagboek aan de debiteuren-subadministratie wordt gekoppeld (alleen het verkoopboek).

•

crediteuren: Selecteer crediteuren, indien het dagboek aan de crediteuren-subadministratie wordt gekoppeld (alleen het inkoopboek).

•

voorkeur: Automatisch invullen door het systeem van deze code als er tijdens de mutaties naar een dagboek gevraagd wordt. Dit kan dan nog overschreven worden.

•

telling op 0 bij jaarwisseling:

Programming 101

Systems

TopLeden Hiermee zorgt u ervoor dat de telling van de boekstuk nummers in het nieuwe jaar weer met 1 begint. •

volgnummer: Elke boeking in het betreffende dagboek krijgt een nummer, de telling daarvan wordt hier bijgehouden.

•

valuta: Selecteer de valuta van het dagboek.

•

bankrekening: Geef het rekeningnummer van de bank- of girorekening in. Het rekeningnummer is van belang voor het aanmaken van betaalopdrachten voor telebanking en het inlezen van elektronische rekeningafschriften ( module ‘Telebanking’).

De algemene kenmerken van het muteren dagboeken staan beschreven in het hoofdstuk ‘Mutatieschermen’.

Print: Projecteren van het overzicht op het beeldscherm of afdrukken op de printer.

4.1.4 BTW-codes Bijna alle organisaties, met uitzondering van overheidsinstellingen, hebben met BTW te maken. Een BTW-percentage is vereist; indien geen BTW van toepassing is, moet er een BTW-percentage van 0% worden ingegeven. Een voorbeeld van BTW-coderingen in het demobestand van Topleden:

Code 0 geeft een BTW-percentage van nul. Deze code is niet aan een rekening gekoppeld, daar er geen bedragen op worden geboekt. Met behulp van het volgende functies kunnen de BTW-percentages ingevoerd worden: •

BTW-code: Hiervoor is één positie gereserveerd.

•

omschrijving: Type de omschrijving van de BTW-code in.

•

percentage: Geef het percentage van de BTW-code in.

•

rekening: Als alles goed verlopen is, dan behoort er een rekening in het rekeningenstelsel (grootboek) ingebracht te zijn voor de mogelijke BTW-percentages. Deze rekeningnummers worden hier geselecteerd.

Programming 102

Systems

TopLeden •

voorkeur: Automatisch invullen door het systeem van deze code als er tijdens de mutaties in het grootboek naar een BTW-percentage gevraagd wordt. Dit kan dan nog overschreven worden

•

inkoop: Kies inkoop, indien BTW-code aan inkoop wordt gekoppeld.

•

Verkoop: Kies verkoop, indien BTW-code aan verkoop wordt gekoppeld.

•

n.v.t. Kies n.v.t., indien het een BTW-code betreft met %.

De algemene kenmerken van het muteren BTW-codes staan beschreven in het hoofdstuk ‘Mutatieschermen’.

Print: Projecteren van het overzicht op het beeldscherm of afdrukken op de printer.

4.1.5 Valuta Indien er inkopen of verkopen plaatsvinden van en naar het buitenland biedt TopLeden de mogelijkheid om vreemde valuta's bij te houden. Met behulp van het volgende scherm kunnen valuta's ingevoerd en gemuteerd worden:

4.1.6 Kostenplaatsen Hier kunnen de codes voor kostenplaatsen worden ingevoerd.

4.1.7 Kostensoorten U kunt hier de kostensoorten ingeven en/of afdrukken.

4.1.8 Budgetten Hier kan voor iedere gewenste kostenplaats, kostensoort en grootboekrekening een budget worden ingevoerd. U kunt per periode een debet- en een creditbedrag ingeven. Met de opdracht verDelen kunt u een debet en credit jaarbudget invoeren, dat het systeem vervolgens gelijkelijk over de perioden verdeelt.

4.1.9 Landcodes Indien er transacties met het buitenland plaatsvinden, kunnen in dit bestand de verschillende landen en hun munteenheid opgegeven worden. De codes zijn van belang voor ITC-aangiftes. code omschrijving munt -------------------BE BELGIE BEF GB GREAT BRiTAIN GBP NL Nederland NLG US U.S.A. USD

Programming 103

voorkeur

gebied

N N J N

EEG EEG NL Rest

Systems

TopLeden

4.1.A Subadministraties Hier wordt verband gelegd tussen de financiële administratie en de subadministratie van TopLeden.

Wijzig: Hiermee kunt u de geselecteerde record wijzigen door over de oude gegevens heen te typen, of deze aan te vullen.


Uit: Hiermee verlaat u het scherm subadministratie. •

rekening leden (debiteuren): Wanneer bij het boeken niveau 4.2.1 ‘Muteren grootboek’ bij het rekeningnummer de ‘D’ wordt ingegeven, wordt de debiteuren subadministratie aangesproken. De eigenlijke boeking vindt echter plaats op de hier aangegeven rekening.

•

rekening crediteuren: Wanneer bij het boeken niveau 4.2.1 ‘Muteren grootboek’ bij het rekeningnummer de '‘C’ van crediteuren wordt ingegeven, wordt de crediteuren subadministratie aangesproken. De eigenlijke boeking vindt echter plaats op de hier aangegeven rekening.

•

tussenrekening voorraad: Deze rekening wordt gebruikt bij het doorboeken van de verkoopfacturen naar het grootboek.

•

dagboek verkoop: Wanneer het hier aangegeven dagboek aangesproken wordt, vult het systeem in het rekeningnummer een 'D' van debiteuren in, klaar om de debiteuren- en voorraad subadministraties aan te spreken en een verkoopfactuur in te boeken.

•

dagboek inkoop:

Programming 104

Systems

TopLeden Wanneer het hier aangegeven dagboek aangesproken wordt, vult het systeem in het rekeningnummer een 'C' van crediteuren in, klaar om de crediteuren- en voorraad subadministraties aan te spreken en een inkoopfactuur in te boeken. •

rekening verschillen: Dit is een rekening waarop men tijdelijk een saldo kan wegboeken. Dit kan dan later hersteld worden. Het systeem gebruikt deze rekening als voorkeuze om een eenmaal begonnen boeking altijd sluitend af te kunnen maken.

•

rekening kortingen: Tijdens de facturering verleende betalingskortingen worden bij het doorboeken van verkoopfacturen op deze rekening geboekt.

•

rekening creditbeperking: Tijdens de facturering opgelegde kredietbeperkingen kunnen bij het doorboeken van verkoopfacturen op deze rekening worden geboekt.

•

rekening deelbetalingen: Door debiteuren verrichte deelbetalingen worden op deze rekening geboekt.

•

dagboek crediteuren betalingen: In dit dagboek worden de crediteurenbetalingen i.v.m. telebanking verwerkt.

•

rekening resultaat na belasting: Selecteer betreffende grootboekrekening.

•

hoofdcode bedrijfsresultaat: Selecteer betreffende hoofdverdichtingscode.

•

hoofdcode bedrijfskosten: Selecteer betreffende hoofdverdichtingscode.

•

hoofdcode financiële baten/lasten: Selecteer betreffende hoofdverdichtingscode.

•

hoofdcode belastingresultaat: Selecteer betreffende hoofdverdichtingscode.

•

rekening beginbalans: Selecteer betreffende grootboekrekening.

•

dagboek beginbalans: Selecteer betreffende dagboekcode.

Wanneer de factureringsmodule niet gebruikt wordt, hoeven de tussenrekening voorraad, de rekening kortingen en de rekening kredietbeperking niet ingevuld te worden. Wanneer men geen inkopen boekt, hoeft men geen inkoopboek in te vullen, en wanneer men geen verkopen boekt, hoeft men geen verkoopboek in te vullen. Wanneer deze nummers niet zijn ingevuld, kan men geen facturen maken en geen inkoop- en verkoopboekingen doen. Om te voorkomen dat u voor onaangename verrassingen komt te staan, adviseren wij u toch alle nummers in te vullen, ook al zouden ze niet worden gebruikt.

Programming 105

Systems

TopLeden

4.2

Boekingen

Nadat basisgegevens van de financiële administratie niveau 4.1.1 t/m 4.1.A zijn ingevoerd, kunnen handmatige boekingen worden verricht. Dit gebeurt met behulp van het volgende mutatiescherm.

4.2.1 Muteren grootboek Het boeken van de mutaties in de verschillende dagboeken (inkoop, verkoop, kas, bank, giro) gebeurt in bovenstaand scherm. Werkt u op een 17’ monitor dan kunt het standaard boekingscherm aan de onderkant verlengen. Indien u de verkeerde keuze hebt gemaakt, dat wil zeggen dat u toch niet wilt boeken, kunt u teruggaan naar menu 4.2 door op de knop Uit te klikken.

Schermopbouw ‘Muteren grootboek’

jaar / periode: Voor het boeken moet u een boekingsjaar en een periodenummer invullen. Standaard staan het huidige boekingsjaar en de huidige periode ingevuld, maar dat kunt u veranderen. Wanneer u naar een ander periodenummer overgaat, worden een aantal interne handelingen door de computer verricht: bewaren lopende periode laden nieuwe periode berekenen totalen. Dit kan, afhankelijk van het aantal mutaties, enige tijd in beslag nemen. In afgesloten periodes kan niet meer worden geboekt, zie niveau 1.1 - PERIODES op.

stuknummer: Voor het boeken moet u tevens aangeven welk stuknummer u wilt muteren. Standaard staat hier het automatisch gegenereerd volgnummer voor een nieuwe boeking, maar dit kunt u veranderen.

dagboek: Voor het boeken moet u tevens aangeven in welk dagboek u wilt boeken. Standaard staat hier het voorkeurdagboek, (zie ‘Muteren dagboeken’) maar dit kunt u veranderen.

kostenplaats, kostensoort, projectcode: In deze velden kunt u direct op deze rekeningen boeken.

aantal/artikel: Als de inkoop- of verkooprekening gekoppeld is aan het artikelenbestand, dan kunt u hier de artikelcode en het aantal artikelen invoeren. Daardoor wordt de voorraadadministratie bijgewerkt en worden de artikelgegevens opgehaald.

Programming 106

Systems

TopLeden

valuta: Standaard wordt met de basisvaluta gewerkt, zie niveau 1.1 - ADMINISTRATIECONSTANTEN.

koers: De koers wordt uit de valutatabel opgehaald, zie niveau 4.1.5 - VALUTA.

bedrag: Hier kunt u het valutabedrag ingeven.

BTW: Hier kunt u de BTW-code (hoog of laag) voor de inkoop- of verkoopfactuur selecteren. Het BTWbedrag wordt automatisch berekend. Voor transacties met het buitenland kies de BTW-code 0.

debiteur: Hier kunt u debiteurnummer of naam selecteren.

factuur: Het factuurnummer voor verkoopboekingen wordt automatisch gegenereerd.

crediteur: Hier kunt u crediteurnummer of naam selecteren.

factuur: Hier kunt u het nummer van de inkoopfactuur ingeven.

slip: Behalve het factuurnummer kunt u bij inkoopboekingen ook nog een slipnummer invoeren.

F/C: Staat voor factuur of creditnota.

open: Klikt u deze checkbox aan, dan worden alleen openstaande facturen getoond.

auto: Klikt u deze checkbox aan, dan wordt het 'boekstuk' nummer automatisch verhoogd als het saldo 'geboekt' op nul staat.

safe: Klikt u de functie safe aan, dan worden een aantal interne handelingen door de computer verricht, zoals berekenen totalen van het rekeningsschema. Dit kan, afhankelijk van het aantal mutaties, enige tijd in beslag nemen. Schakelt u deze functie uit, en komen de saldi niet overeen met het mutatieverslag, dan kunt u met de functie ‘Herstel’ de totalen laten berekenen.

extra: Klikt u deze functie aan, dan verschijnt een extra werkbalk op het scherm. Met deze knoppen kunt u bijvoorbeeld rechtstreeks naar de debiteuren-, crediteuren- en voorraadadministratie, het rekeningsschema, de periodes en de balans gaan en deze raadplegen of muteren.

Invoegen voor / achter: Met deze functie kunt u bepalen of u een boeking voor of achter bestaande boekingsregels wilt invoeren.



Programming 107

Systems

TopLeden Verwijder: Hiermee verwijdert u de geselecteerde record uit het bestand.

Tekst: Met deze optie kunt u tekstuele gegevens vastleggen of bekijken.

Zoeken: Desgewenst kunt u zoeken op rekeningnummer, dagboek, stuknummer en/of een tekst die in een boeking voorkomt, om de boeking te wijzigen. Type de zoekitems in of selecteer deze in het bestand en klik vervolgens op de knop ‘Zoeken’. In het bovenste deel van het scherm worden de boekingsregels getoond die aan de voorwaarden voldoen. Selecteer de boeking voor verdere bewerking.

Uit: Hiermee verlaat u het boekingsscherm.

Extra Werkbalk Met de knoppen Debiteur, Crediteur, Artikel, Schema, Periodes, Project, kpLaats, en kSoort kunt u rechtstreeks naar deze schermen gaan en de gegevens raadplegen, wijzigen of nieuwe bestanden toevoegen.

Balans: Met de knop balans kunt u de beginbalans opvragen en deze eventueel wijzigen.

Controle: Met deze functie kunt u het systeem en controle laten uitvoren op volledigheid van de boekingen.

Herstel: Met deze de functie worden een aantal interne handelingen door de computer verricht, zoals het berekenen van totalen in het rekeningsschema als de saldi niet overeen komen met het mutatieverslag. De algemene kenmerken van deze functies in het boekingsmenu staan beschreven in het hoofdstuk ‘Mutatieschermen’.

Programming 108

Systems

TopLeden

Verkoop facturen boeken Hoewel men in het algemeen gebruik maakt van facturering om verkopen in het grootboek te registreren, is het ook mogelijk om de facturen direct via volgend scherm in te voeren.

Het verkoopboek is gekoppeld aan de debiteuren-subadministratie. Wanneer u in het verkoopboek gaat boeken, weet het systeem dat behalve het grootboek ook de debiteuren-subadministratie moet worden bijgewerkt. 8.

Selecteer boekjaar, periode en dagboekcode verkoop. Het stuknummer wordt automatisch gegenereerd. De ‘telling’ naast de dagboekcode laat zien hoeveel records in het mutatiebestand aanwezig zijn, dus niet het aantal boekingen.

9.

Na klikken op de knop ‘Nieuw’ komt u in het boekingsscherm. In dit scherm voert u de boekingen per regel in.

10. In kolom rekening kunt u het nummer van de verkooprekening typen of in de box selecteren. 11. Bij ‘Debiteur’ selecteert u de naam van de debiteur of het debiteurnummer. Het factuurnummer wordt automatisch gegenereerd. Betreft het een creditnota, verander dan de F in een C. 12. Als de verkooprekening is gekoppeld aan het artikelenbestand, dan kunt u vervolgens het aantal artikelen en de artikelcode invoeren. Daardoor wordt de voorraadadministratie bijgewerkt en worden de artikelgegevens, omschrijving, prijs en BTW-code) opgehaald en in de boekingsregel opgenomen. Ook wordt het stuknummer, boekingsdatum en C/D automatisch ingevuld. Deze gegevens kunnen desgewenst worden overschreven. Met de opdracht ‘Tekst’ kunt u nog extra informatie aan de boekingsregel toevoegen. 13. Wanneer alle verkoopregels zijn ingevoerd, kunt u de BTW boeken door op een nieuwe regel de BTW-rekening in te voeren. Ga met de -toets of de opdracht ‘Nieuw’ naar de regel en type de BTW-rekening in of selecteer deze in de box. Het BTW-bedrag wordt automatisch berekend en geboekt. 14. Vervolgens moeten de verkoop- en BTW-bedragen worden tegen geboekt. Op een nieuwe regel geeft u het rekeningnummer van de Debiteuren in. Wanneer u een D typt, wordt dat rekeningnummer automatisch ingevuld. Met de -toets gaat u naar het veld 'boekstuk' nummer, datum, omschrijving, bedrag en D/C, deze velden worden automatisch ingevuld en kunnen nog worden gewijzigd. Boven aan het scherm wordt het geboekte bedrag per regel bijgehouden (‘geboekt’). U kunt dit scherm pas verlaten wanneer het geboekte bedrag binnen een stuknummer op nul staat.

Programming 109

Systems

TopLeden Inkoop facturen boeken Het boeken van inkoopfacturen gaat op dezelfde manier als het boeken van verkopen. Behalve een factuurnummer kunt u bij inkoopboekingen ook een slipnummer invoeren.

Programming 110

Systems

TopLeden

Betalingen boeken Wanneer u de betaling van een hiervoor aangemaakte factuur in het bank-, kas- of giroboek gaat boeken, verschijnt er een venster met alle openstaande facturen van de debiteur die u hebt opgegeven. Ook als er meerdere transacties op één bankafschrift staan, wordt elke transactie met tegen boeking naar het bankboek op een aparte regel geboekt. De rekening van het bankboek wordt automatisch door het systeem ingevuld. Als u de functie 'auto' uitzet, wordt het stuknummer niet bij elke boeking verhoogd.

Het boeken van betalingen gaat op dezelfde manier als het boeken van verkopen, alleen boekt u nu in het bank-, kas- of giroboek in plaats van het verkoopboek. Rechtsboven in het scherm staat steeds het actuele banksaldo vermeld.

4.2.2 Printen mutatieverslag Hier krijgt u een overzicht van alle mutaties die hebben plaatsgevonden binnen een door u zelf op te geven periode. Het overzicht bevat de volgende gegevens: • • • • • • • • • •

boekingsdatum dagboeknummer Debiteur-, Crediteur-, Grootboekrekening stuknummer rekeningnummer omschrijving bedrag debet bedrag credit totaalbedrag debet totaalbedrag credit.

4.2.3 Printen per dagboek Geeft een overzicht van alle mutaties die hebben plaatsgevonden in een door u op te geven dagboek en binnen een door u op te geven periode. Het overzicht bevat de volgende gegevens: • • • • • •

boekingsdatum stuknummer rekeningnummer omschrijving bedrag debet bedrag credit

Programming 111

Systems

TopLeden • •

totaalbedrag debet totaalbedrag credit

4.2.4 Printen per rekening Geeft een overzicht van alle boekingen die hebben plaatsgevonden op de door u op te geven rekeningen en binnen de door u op te geven periode. De boekingen zijn gegroepeerd per rekening. U kunt kiezen of u een gecomprimeerd overzicht (verwerkingsverslag) wilt zien of een overzicht per regel. Het uitgebreide overzicht geeft de volgende informatie: • • • • • • • • • • • •

nummer en omschrijving rekening oud saldo debet oud saldo credit boekingsdatum stuknummer Debiteur-, Crediteur-, Grootboekrekening omschrijving boekingsbedrag debet boekingsbedrag credit totaal debet totaal credit nieuw saldo.

4.2.5 Printen per boeking Print de gegevens van een bepaalde boeking, die u opvraagt door het dagboeknummer, het stuknummer en het boekingsjaar op te geven. U krijgt de volgende informatie over de boeking: • • • • • • •

boekingsdatum rekeningnummer omschrijving bedrag debet bedrag credit totaalbedrag debet totaalbedrag credit.

4.2.6 Selectie boekingen Geeft een overzicht van alle boekingen die hebben plaatsgevonden binnen de door u op te geven periode en waarvan de omschrijving de door u op te geven tekst (bijvoorbeeld de naam van een debiteur) bevat. Het overzicht bevat de volgende gegevens: • • • • • • • • •

boekingsdatum nummer dagboek stuknummer rekeningnummer omschrijving bedrag debet bedrag credit totaalbedrag debet totaalbedrag credit

4.2.7 Automatische boekingen Grootboekmutaties die zich herhalen kunnen hier worden opgeslagen. Het kan gaan om bijvoorbeeld huur pand of afschrijving inventaris.

4.2.8 Controle subadministratie Bij het bijwerken van de grootboekadministratie kunnen zich een aantal problemen voordoen:

Programming 112

Systems


grootboek is niet in evenwicht; saldo van crediteuren is niet gelijk aan saldo grootboekrekening Crediteuren; saldo van debiteuren is niet gelijk aan saldo grootboekrekening Debiteuren.

Deze verschillen doen zich meestal voor na stroom- of apparatuurstoringen. Ook oneigenlijk gebruik van dagboeken kan ertoe leiden dat een subadministratie uit balans raakt. In dit niveau worden controles uitgevoerd om de oorzaak van het probleem op te sporen: • • • • • • • •

controle rekeningschema op debet en credit; controle boekingen per boekingsperiode; controle van mutatiebestand op debet en credit; controle mutatiebestand per dagboek / boekingstuknummer; vergelijken crediteurenfacturen met grootboek; vergelijken crediteurenbetalingen met grootboek; vergelijken debiteurenfacturen met grootboek; vergelijken debiteurenbetalingen met grootboek.

De correcties worden hier niet uitgevoerd. Dat dient te gebeuren in niveau 4.2.1 – Muteren Grootboek.

4.3

Balansen

Hier kunt u proef-, saldi-, eind- en kolommenbalansen bekijken, afdrukken of in een bestand opslaan. De proef-, saldi- en eindbalansen kunnen worden gemaakt van (een bepaalde periode van) het huidige boekjaar of van het huidige boekjaar en de twee voorgaande boekjaren. Verder kunt u kiezen tussen verschillende verdichtingniveaus. De kolommenbalans kan ook worden gemuteerd. Daarvoor moet de kolommenbalans met de opdracht Opslaan in een bestand worden opgeslagen. Wanneer u vervolgens naar niveau 4.2.1 gaat, verschijnt er een selectievenster met alle kolommenbalansen die in niveau 4.2 zijn opgeslagen. Selecteer de kolommenbalans die u wilt bewerken. De kolommenbalans verschijnt in een mutatiescherm. Helemaal rechts op het scherm bevindt zich een driehoekje. Dit driehoekje wijst de actieve regel aan. Een aantal bewerkingsopdrachten hebben alleen betrekking op de actieve regel. Met de pijltoetsen kunt u het driehoekje naar boven en naar beneden verplaatsen om een andere regel actief te maken.

4.4

Resultaat winst/verlies

Hier kunt u de resultatenbalans bekijken, afdrukken of in een bestand opslaan. De balans kan worden gemaakt van (een bepaalde periode van) het huidige boekjaar of van het huidige boekjaar en de twee voorgaande boekjaren. Verder kunt u kiezen tussen verschillende verdichtingniveaus.

4.5

Jaarafsluiting

De jaarafsluiting kan pas geschieden op het einde van het jaar, en bij de jaarafsluiting moeten dan wel eerst alle facturen geprint en doorgeboekt zijn. Tevens moeten de rekeningen 'verschil balans' en 'begin balans' aanwezig zijn. De rekening 'verschil balans' geeft u de mogelijkheid om de jaarafsluiting al door te voeren terwijl dat eigenlijk nog niet zou kunnen, omdat of de tellingen van de balans nog niet in orde zijn of omdat nog niet alle facturen zijn ingeboekt. De rekening 'verschil balans' moet een Verlies en Winst rekening zijn. Dit is een tijdelijke oplossing is. Later kunt u het verschil uitzoeken. Het programma controleert tevens het rekeningschema en berekent of de debettelling gelijk is aan de credittelling. Indien debet niet gelijk is aan credit, dan kunt u een systeemcontrole uitvoeren met de opdracht ‘Controle’. Hierbij wordt ook een verschilanalyse gemaakt, zodat u dit probleem meteen kunt verhelpen. Met de opdracht ‘Boeken’ gaat u naar het mutatiescherm grootboek en kunt u boekingen wijzigen, of met de opdracht ‘Balans’ kunt u op de extra Werkbalk de eind- beginbalans oproepen en wijzigingen doorvoeren. Maar zelfs als u geen tijd hebt om het verschil te analyseren en te verhelpen, kunt u toch het jaar afsluiten! Boekstuknummers worden al of niet teruggezet, afhankelijk van de definitie die u hebt gegeven bij dagboeken.

Programming 113

Systems

TopLeden Alle deelbetalingen debiteuren (leden) en crediteuren worden automatisch verwijderd als de betaling ook daadwerkelijk is verricht. Ook worden alle betaalde debiteuren (leden)- en crediteurenfacturen verwijderd. De debiteuren-, crediteuren- en artikelomzetten die worden afgesloten, worden in het historiebestand gezet. Giroruns en mutatiebestanden worden naar het historiebestand gezet en tot en met ingegeven jaar verwijderd. • Het historiebestand gaat standaard tot twee jaar terug, dus als u 2003 afsluit, worden de gegevens van 2001 in het historiebestand gezet. U kunt de gegevens tot en met 2000 verwijderen. Statistiek tot en met ingegeven jaar wordt verwijderd. Statistiek kunt u raadplegen in niveau 2.2 - LEDEN MUTEREN UITGEBREID, tabblad ‘Historie’. • De statistiek gaat standaard tot 10 jaar terug, dus als u 2003 afsluit, worden de gegevens tot 1993 eruit verwijderd. U kunt het jaar nog wijzigen.

Workflow jaarafsluiting Wij raden u aan een backup te maken van uw administratie voordat u aan de jaarafsluiting begint. Controleer de administratieconstanten in niveau 1.1.

laatste periode van het boekjaar selecteren in de box ‘lopende periode’ (1, 4of 12). in de box ‘huidig boekjaar’ het boekjaar selecteren dat u wilt afsluiten. in de box ‘laatste afgesloten boekjaar’ het voorgaande boekjaar selecteren. periodetabel voor het af te sluiten boekjaar moet zijn aangelegd, knop ‘Periode’.

Controleer subadministratie in niveau 4.1.A (van belang voor de financiële administratie)

‘rekening resultaat na belasting’ moet ingevuld zijn (winst/verlies rekening). Indien rekening niet aanwezig toevoegen aan het rekeningschema niveau 4.1.1 of knop ‘Schema’ niveau 3.B – B OEKEN ONTVANGSTEN.

Na controle van administratieconstanten en subadministraties gaat u naar niveau 2.5 – JAARAFSLUITING. Controleer het rekeningsschema met de functie ‘Controle’. Als het rekeningsschema in evenwicht is kunt u het jaar afsluiten. Geef datum in voor het verwijderen van historische en statistische gegevens en klik op ‘Ok.’

Programming 114

Systems

TopLeden

Volgende bewerkingen worden uitgevoerd: • giroruns en mutatiebestanden worden verwijderd • statistische gegevens worden verwijderd • eind/beginbalans wordt aangemaakt (grootboek) • boekjaar wordt verhoogd, zie menubalk en niveau 1.1 - ADMINISTRATIECONSTANTEN • boekstuknummers worden al of niet teruggezet, afhankelijk van de definitie bij dagboeken. Na het uitvoeren van de jaarafsluiting raden wij u aan de eind/beginbalans te controleren, niveau 2.2.1 – MUTEREN GROOTBOEK, knop “Balans” ( bij gebruik van het grootboek). Leg vervolgens nog een periodetabel ADMINISTRATIECONTANTEN, knop ‘Periode’.

aan

voor

het

nieuwe

boekjaar,

niveau

1.1 –

Opmerking: U hoeft het voorgaande boekjaar niet afgesloten te hebben om met de facturering in een nieuw jaar door te gaan! Als het voorgaande boekjaar nog niet is afgesloten, worden alle saldi voor het nieuwe jaar op nul gezet. Na de afsluiting van het voorgaande jaar worden de saldi van het nieuwe jaar verrekend met de werkelijke eind/beginsaldi.

Meldingen jaarafsluiting Het is mogelijk dat er, wanneer u de jaarafsluiting wilt uitvoeren, op uw beeldscherm een informatie- of foutmelding komt te staan. Deze geven aan dat de gewenste bewerking niet mogelijk is. De meest voorkomende meldingen:

U bent te vroeg om nu af te sluiten • • • •

controleer boekjaar en periode in niveau 1.1 – ADMINISTRATIECONTANTEN. in de box ‘huidig boekjaar’ moet het jaar staan dat u wilt afsluiten. in de box ‘lopende periode’ moet de code staan van de laatste periode van het betreffende boekjaar. in de box ‘laatste afgesloten boekjaar’ het voorgaande boekjaar selecteren.

Controle programma nog niet aangeroepen •

u heeft de controle van het rekeningsschema niet uitgevoerd, knop ‘Controle’.

Controle programma nog niet aangeroepen •

u heeft de controle van het rekeningsschema niet uitgevoerd, knop ‘Controle’.

Wilt u toch doorgaan •

‘rekening resultaat na belasting’ is niet ingevuld of niet als winst/verlies rekening gedefinieerd. Indien rekening niet aanwezig is deze dan toevoegen in niveau 4.1.1 of knop ‘Schema’ niveau 3.B – BOEKEN ONTVANGSTEN (financiële administratie). U kunt ook doorgaan met de jaarafsluiting zonder deze gegevens te muteren.

Rekeningsschema niet in evenwicht •

mogelijke oorzaak wordt getoond SYSTEEMCONTROLE, knop ‘Controle’.

na

het

uitvoeren

van

de

functie in niveau

1.4 –

Facturen moeten nog worden doorgeboekt •

niet alle facturen zijn naar het grootboek doorgeboekt, neem contact op met uw leverancier.

Jaren mutaties of statistiek laag • •

jaar in de box ‘mutaties tot en met jaar …. verwijderen’ moet kleiner zijn dan af te sluiten boekjaar. jaar in de box ‘statistiek tot en met jaar …. verwijderen’ moet kleiner zijn dan af te sluiten boekjaar.

Programming 115

Systems

TopLeden Periode tabel is niet correct •

controleer of periodetabel aangemaakt en correct is voor het af te sluiten boekjaar, niveau 1.1 – ADMINISTRATIECONTANTEN.

BTW-tabel moet 0% -code bevatten •

controleer BTW-tabel niveau 4.1.4 – BTW-CODES.

Deze functie is momenteel niet beschikbaar •

tijdens de jaarafsluiting mogen geen gebruikers in de administratie werken.

Systeembestanden in gebruik •

systeem is niet correct afgesloten, systeembestanden worden niet vrijgegeven.

4.6

Overzicht kostenplaatsen

Geeft een overzicht van de behaalde resultaten per kostenplaats, over een door u op te geven periode. Het overzicht geeft de volgende informatie: • • • •

code en omschrijving kostenplaats kosten budget afwijkingspercentage.

4.7

Overzicht kostensoorten

Geeft een overzicht van de behaalde resultaten per kostensoort, over een door u op te geven periode. Het overzicht geeft de volgende informatie: • • • •

code en omschrijving kostensoort kosten budget afwijkingspercentage.

Bij de stambestanden worden gegevens vastgelegd over meldingen, projecten, werkorders, medewerkers, leveranciers, vertrekken en overige basistabellen.

Programming 116

Systems

TopLeden

4.9

BTW-aangifte

Geeft een overzicht van alle BTW-mutaties die hebben plaatsgevonden binnen een door u op te geven periode.

Programming 117

Systems

TopLeden

5 Crediteuren De crediteurenadministratie is volledig in het systeem geïntegreerd. De gegevens kunnen handmatig worden ingevoerd, of uit de relatieadministratie worden overgenomen en desgewenst verder worden aangevuld.

handmatig boeken gegevens

relatiebestand crediteuren

crediteurenbestand

goedgekeurde facturen

uitgaande betalingen

Crediteurenadministratie

labels

bankgiro’s

overzichten

Figuur 1 – Schema van het subsysteem Crediteuren

Functies, invoer en uitvoer Functie: Het registreren van de vorderingen van crediteuren. Invoer: • Crediteurengegevens • Betaalopdrachten • Prijsafspraken • uitgaande betalingen • inkooporders. Uitvoer: Crediteuren Facturen per crediteur Ouderdomsanalyse Controlelijst crediteuren Resultaten per crediteur Prijsafspraken Intracommunautaire leveringen Crediteuren statistiek

5.1

Basisgegevens

Dit menu biedt de mogelijkheid om crediteurengegevens en prijsafspraken direct in te voeren en te printen. Ook kunnen hier overzichten worden afgedrukt zoals facturenoverzicht, ouderdomsanalyse en controlelijsten en worden betaalopdrachten voor bankgiro;s en telebanking aangemaakt.

5.1.1 Crediteurengegevens Dit menu biedt de mogelijkheid om de basisgegevens crediteuren direct in te voeren, te wijzigen, te verwijderen en te printen.

Programming 118

Systems

TopLeden Nieuw: Bij een nieuwe crediteur wordt het crediteurennummer automatisch aangemaakt. Dit nummer kunt u niet wijzigen. Klik op de knop ‘Nieuw’ en vul volgende gegevensvelden in: • • • • • • • • • • • • • • • • •

zoekterm (een herkenbare afkorting van de bedrijfsnaam, 20 posities) taal categorie (indicatie van de kwaliteit van de crediteur) bedrijf (twee regels van 50 posities) adres postcode en plaats, PTT-code en toevoeging land selectie ( t.b.v. labels printen op sectiecode voor mailings, 10 codes) kenmerk, Algemeen- Factuur- of Leveradres bank, giro en BTW-nummer titulatuur (20 posities) functie (20 posities) voorletters, voorvoegsel en naam contactpersoon telefoon en toestel 2E telefoon en toestel telefaxnummer en mobiel (GSM) e-mail adres

• • •

korting, omzet, dit jaar en voorgaande jaren betalingstermijn in weken openstaand bedrag.

Print: Het systeem kan een overzicht op crediteurennaam of op crediteurennummer printen met de volgende gegevens: • • • • •

bedrijf contactpersoon telefoon toestel fax

Labels: Deze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor mailings. Een label kan er als volgt uitzien: Bedrijfsnaam regel 1 Bedrijfsnaam regel 2 Contact persoon Verzendadres Verzend-postcode+plaats

De algemene kenmerken van het scherm ‘Crediteurgegevens’ staan beschreven in het hoofdstuk ‘Mutatieschermen’.

Programming 119

Systems

TopLeden

5.1.1 Selectie crediteuren Hier kunnen leveranciers worden geselecteerd die aan bepaalde, door u op te geven voorwaarden voldoen. Klik op het tabblad ‘Selectie’: er verschijnt er een scherm waarin u de voorwaarden opgeeft door een of meer velden in te vullen. Alle leveranciers die dezelfde inhoud hebben voor de velden die u hebt ingevuld worden geselecteerd. Vervolgens kunt u de geselecteerde leveranciers wijzigen en overzichten of labels afdrukken.

Ok: Met de opdracht ‘Ok’ bevestigt u de selectie.

Wissen: Met de opdracht ‘Wissen’ leegt u het selectiescherm.

Annuleer: Met de opdracht ‘Annuleer’ verlaat u het selectiescherm.

5.1.2 Prijsafspraken De prijsafspraken met uw leveranciers kunnen hier worden vastgelegd. De prioriteiten voor prijsafspraken zijn als volgt: • • •

korting per crediteur per artikel korting per crediteur per artikelgroep korting per crediteur.

Per debiteur kan het artikel of de artikelgroep met bijbehorend kortingspercentage of -bedrag worden ingegeven. U kunt aangeven bij elke afname (aantal artikelen) en in welke periode de korting geldt.

Print: Hier kunt u het systeem de prijsafspraken met debiteuren laten uitprinten.

Programming 120

Systems

TopLeden

5.2

Inkoop

In de module Inkoop vindt het beheer van de inkooporders (bestellingen) plaats. De gegevens van voorraadartikelen worden automatisch uit de voorraadmodule opgehaald; niet-voorraad-artikelen worden in de inkoopmodule geregistreerd. Het is mogelijk om niet-voorraadartikelen om te zetten in voorraadartikelen. In de inkoopmodule kunnen orders worden aangemaakt en gewijzigd. Behalve handmatig aangemaakte orders bevat deze module ook de orders die automatisch zijn aangemaakt doordat in de voorraadmodule een bestelgrootte voor een artikel is ingevoerd. Bij het muteren van orders kan budgetbewaking worden toegepast. Zodra een order het toegewezen budget overschrijdt, geeft het systeem een waarschuwing. De orders kunnen worden omgezet in orderbonnen, die vervolgens kunnen worden geprint. De orderbonnen kunnen naar eigen wens worden vormgegeven. Wijzigen van orders is ook na het printen nog mogelijk. Na het printen kan de order worden toegevoegd aan het historiebestand. Geleverde artikelen worden ingeboekt in de voorraadadministratie, maar in de inkoopadministratie kan op elk moment de actuele uitleverstand van de orders worden opgevraagd.

5.3

Overzichten

In dit menu zijn de belangrijkste financiële gegevens van de crediteuren in overzichten opgenomen. De overzichten kunnen worden geprojecteerd op het beeldscherm, afgedrukt op de printer of opgeslagen in een bestand voor verdere bewerking.

5.3.1 Facturenoverzicht De algemene kenmerken van deze functie staat beschreven in het hoofdstuk ‘Overzichtschermen’. Dit is een verkorte lijst met: • • • •

factuurnummer crediteurennummer bedrijfsnaam bedrag.

Tevens wordt aangegeven of het om een factuur (F) of om een creditnota (C) gaat. Het overzicht is gesorteerd op datum.

5.3.2 Facturen per crediteur Hier krijgt u per crediteur alle openstaande facturen te zien met vermelding van: • • • • • • •

factuurnummer netto bedrag BTW totaal bedrag openstaand bedrag datum een F als het een factuur betreft of een C als het om een creditnota gaat.

Op de laatste regel staan de totaalbedragen vermeld.

5.3.3 Ouderdomsanalyse Hier zijn per crediteur alle facturen opgenomen met: • factuurnummer • datum • openstaand bedrag. De facturen worden per crediteur volgens onderstaande criteria uitgesplitst:

Programming 121

Systems


minder dan 30 dagen oud tussen 30 en 60 dagen ouder dan 60 dagen.

5.3.4 Controlelijst crediteuren Dit overzicht is gesorteerd op het crediteurennummer. Naast de naam zijn nog de volgende gegevens zichtbaar: • • • • • • • • •

factuurnummer factuurdatum factuurbedrag betaald bedrag openstaand bedrag Factuur/Creditnota dagboek/boekingsnummer slip nummer saldo crediteuren.

5.3.5 Intracommunautaire leveringen Een overzicht van aankopen die in het buitenland plaatsvonden.

5.4

Statistiek

Hier krijgt u per crediteur de korting en omzet te zien.

5.5

Incasso/Betaalopdrachten

Met deze module kunt u betaalopdrachten voor diverse banken aanmaken en elektronische afschriften inlezen. Voor ABN-AMRO, Rabobank, ING, Postbank en de Bankgirocentrale kunt u betaalopdrachten voorbereiden en via een modem of als betaaldiskette verzenden. Betaalopdrachten kunnen worden voorbereid aan de hand van een overzicht van alle te betalen facturen, gesorteerd op crediteur, factuurnummer of datum. Ook deelbetalingen zijn mogelijk. Na het goedkeuren van de betaalopdrachten kunnen de betalingen automatisch naar het grootboek worden doorgeboekt. De gegevens in de crediteuren- en de grootboekadministratie worden daarbij direct bijgewerkt. Rekeningafschriften van ABN AMRO en Rabobank kunnen elektronisch worden ontvangen en automatisch worden verwerkt in het grootboek, de debiteuren- en de crediteurenadministratie.

Basisgegevens Om betaalopdrachten te kunnen maken moeten er een aantal basisgegevens zijn ingevoerd. Deze basisgegevens bevatten koppelingen tussen verschillende administraties, waaronder de grootboekadministratie, en zorgen voor een correcte doorboeking van de transacties. In de volgende schermafbeeldingen zijn de verplichte basisgegevens aangeduid. In niveau 1.1 ADMINISTRATIECONSTANTEN moet het bank- of gironummer zijn ingevuld waar de te betalen bedragen van worden afgeschreven of bijgeboekt.

Programming 122

Systems

TopLeden

In niveau 5.1.1

CREDITEUREN GEGEVENS

moet een bank- of gironummer zijn ingevoerd.

In niveau 4.1.1 GROOTBOEKREKENINGEN MUTEREN moet een tussenrekening grootboekrekening voor de crediteurenbetalingen worden gedefinieerd.

In niveau 4.1.3 DAGBOEKEN MUTEREN moet een dagboek voor de crediteurenbetalingen worden gedefinieerd, met een koppeling naar de grootboekrekening voor de crediteurenbetalingen.

In niveau 4.1.A ingevoerd.

SUBADMINISTRATIE NUMMERS

moet het dagboek voor ‘crediteurenbetalingen’ worden

Betalingen klaarzetten Voordat u een betaalopdracht kunt gaan aanmaken, moeten de crediteurenfacturen zijn ingeboekt. Dit gebeurt in niveau 4.2.1 MUTEREN GROOTBOEK.

Programming 123

Systems

TopLeden 5.5.1 Controlelijst crediteuren Niveau 5.5.1 CONTROLELIJST CREDITEUREN geeft een overzicht van alle openstaande crediteurenfacturen. U ziet hierop het factuurnummer, een F voor factuur of een C voor creditnota, de bedrijfsnaam van de crediteur, het crediteurennummer, de datum van de factuur, het totaal te betalen bedrag, het openstaande bedrag, en het slipnummer van de factuur/creditnota. Als er reeds een betaling voor de factuur is gedaan, die echter nog niet is doorgeboekt, staat achter het slipnummer ook nog het opdrachtnummer vermeld.

In niveau 5.5.2 BETALING PER FACTUUR of 5.5.3 BETALING PER DATUM geeft u aan welke facturen u wilt betalen. In niveau 5.5.2 maakt u een keuze per factuur, in niveau 5.5.3 per datum.

Programming 124

Systems

TopLeden

5.5.2 Betaling per factuur Als u kiest voor betaling per factuur (5.5.2), verschijnt een scherm met in het bovenste deel een overzicht van alle crediteuren, gesorteerd op alfabetische volgorde. Op het onderste deel van het scherm wordt een overzicht getoond met alle openstaande facturen. Boven het overzicht, onder het volgnummer, staan steeds het factuur- en slipnummer, omschrijving betalingsopdracht, het nog te betalen bedrag, het factuurbedrag en bedrag laatste betaling.

volgnummer Het systeem komt zelf met het eerstvolgende nummer, maar u kunt daar een ander nummer overheen typen. (Dit volgnummer verschijnt later in het grootboek als referentienummer in de omschrijving van de betaling.)

per crediteur Als u deze box aanvinkt worden alleen facturen van een geselecteerde crediteur getoond.

bank / girorekening Hier selecteert u een betaalrekening: het dagboek en de daaraan gekoppelde bank- of girorekening wordt getoond. Dagboek en rekeningnummer worden op niveau 4.1.3 DAGBOEKEN gemuteerd. Het bankrekeningnummer moet tot 10 posities worden aangevuld.

Bewaren Met deze knop legt u de ingevoerde betalingen vast.

Betalen Als u op deze knop klikt wordt het nog openstaande bedrag van de geselecteerde factuur in de kolom ‘laatste betaling’ ingevuld.

Selectie Met deze functie kunt u een ander bank- op gironummer selecteren.

Overdoen Met deze functie maakt u een betaling ongedaan.

Uit Hiermee verlaat u het scherm.

Programming 125

Systems

TopLeden Betaalopdrachten aanmaken 1. 2.

3. 4. 5. 6.

Selecteer bank- of gironummer. Selecteer een factuur die u wilt betalen en klik op ‘Betalen’. Het programma zet automatisch het totale nog te betalen bedrag in de kolom ‘laatste betaling’, dat wil zeggen dat het totale te betalen bedrag met de betaaldiskette wordt betaald. Als u een ander bedrag wilt betalen, typ dan het gewenste bedrag in de kolom ‘laatste betaling’, over het door het systeem ingevulde bedrag heen. Het bedrag in de kolom ‘nog te betalen’ wordt automatisch aangepast. In de kolom ‘omschrijving’ kunt u nog een betalingskenmerk aan de opdracht toevoegen. Vervolgens kunt u betalingen voor een andere crediteur klaarzetten. Onder aan de kolom ‘laatste betaling’ wordt het totaal bedrag van alle klaar gezette betalingen geprojecteerd. Klik vervolgens op ‘Bewaren’ om de opdracht vast te leggen. Wanneer u daarna ‘Uit’ kiest, wordt u nog eens gevraagd of u akkoord gaat met alle mutaties: ‘bent u er zeker van’.

5.5.3 Betaling op datum Kiest u voor betaling op datum 5.5.3), dan geeft u op hoe oud (aantal dagen) de facturen moeten zijn om voor betaling in aanmerking te komen. Als u 0 dagen opgeeft, worden alle facturen geselecteerd waarvan de betalingstermijn is verstreken. Alle geselecteerde facturen worden volledig betaald. Het is hier niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen.

Boven het overzicht, onder het volgnummer en alles ‘ouder dan’ staan de crediteurnaam, het factuurnummer, factuurdatum, het factuurbedrag, nog te betalen bedrag en de status van de betalingsopdracht. In de kolom ‘status’ staat ‘Ok’ als de betaling is aangemaakt en ‘fout’ als de betaling niet kon worden aangemaakt omdat bankrekeningnummer niet of niet correct is ingevuld.

volgnummer Het systeem komt zelf met het eerstvolgende nummer, maar u kunt daar een ander nummer overheen typen. (Dit volgnummer verschijnt later in het grootboek als referentienummer in de omschrijving van de betaling.)

alles ouder dan Alle facturen ouder dan ingegeven dagen (14 dagen) worden klaargezet voor betaling.

Betalen Als u op deze knop klikt worden alle openstaande facturen die aan de voorwaarden voldoen voor betaling klaargezet.

Controle Met deze functie controleert u de betalingsopdracht.

Annuleer Met deze functie verlaat u het scherm.

Programming 126

Systems

TopLeden 5.5.4 Betaaldiskette bankgiro Nadat de betalingen zijn klaargezet, kunt u in 5.5.4. de betaaldiskette voorbereiden. Hierbij maakt het systeem een bestand met betalingen aan, waarvan de gegevens in een overzicht worden geprint. Dit overzicht dient ter interne controle van de betalingen. Als er fouten worden geconstateerd, kunnen deze in niveau 5.5.2 nog worden gecorrigeerd.

Op • • • • • •

het scherm verschijnt de volgende informatie: volgnummer betaaldiskette (standaard het eerstvolgende nummer); datum geleidebrief (standaard de datum van vandaag); code diskette (standaard het eerstvolgende nummer); omschrijving diskette; controle-informatie; totaal te betalen bedrag

Controle In niveau 5.5.4 kan de inhoud van de betaaldiskette worden gecontroleerd en officieel worden goedgekeurd, bijvoorbeeld door een procuratiehouder. Klik op ‘Controle’ en geef controlenummer en het totaal bedrag in. Vervolgens kan met de functie ‘Diskette’ de betaalopdracht worden klaargezet voor elektronische verzending.

Diskette Met deze functie maakt u de betaaldiskette aan. Nadat u de inhoud van de betaaldiskette hebt gecontroleerd, kunt u de diskette officieel goedkeuren en aanmaken. Tijdens het schrijven naar diskette wordt op het scherm aangegeven welke factuur wordt verwerkt. Door middel van de koppelingen die in de basisgegevens zijn gelegd, worden de betalingen automatisch op de verschillende rekeningen geboekt. Bij het doorboeken krijgen de bedragen reeds de status “betaald”. Dus ook als de betaling, bijvoorbeeld als gevolg van fouten in de betaaldiskette, uiteindelijk niet door de bank wordt uitgevoerd, heeft het bedrag toch al de status “betaald” gekregen. Deze niet-betaalde bedragen moeten na ontvangst van het afschrift van de bank handmatig worden ingeboekt in telebankieren.

Inhoud Om de inhoud van de diskette te bekijken, geeft u aan of u het overzicht naar de Printer, het Scherm, de spooler Opslaan (ASCII) of HTML formaat wilt sturen.

Importeren betaalopdrachten Nadat u de betaaldiskette hebt aangemaakt, staart u Girotel of Telebanking, gaat u naar het menu ‘importeren betaalopdrachten’. en leest u de betaaldiskette in het aangemaakte formaat in.

5.5.5 Betaal- en incasso-opdracht CLIEOP-03 In niveau 5.5.5 kunnen betaal- en incasso-opdrachten worden gemaakt in het standaard formaat CLIEOP-03.

Crediteuren betalingen Nadat de crediteuren betalingen zijn klaargezet, niveau 5.5.1 of 5.5.2 kunt u de betaalopdracht voorbereiden. Hierbij maakt het systeem een bestand met betalingen aan, waarvan de gegevens in

Programming 127

Systems

TopLeden een overzicht worden geprint. Dit overzicht dient ter interne controle van de betalingen. Als er fouten worden geconstateerd, kunnen deze in niveau 5.5.2 nog worden gecorrigeerd.

Op • • • • • • • • • •

het scherm verschijnt de volgende informatie: volgnummer betaalopdracht (standaard het eerstvolgende nummer); datum geleidebrief (standaard de datum van vandaag); code batch (standaard het eerstvolgende nummer); omschrijving batch; controle-informatie; totaal te betalen / te incasseren bedrag valutacode, voorkeur valutacode niveau 4.1.5 – VALUTA’S dagboekcode, informatiescherm, hier worden opdrachten geprojecteerd die door het systeem zijn afgekeurd. girorun nummer, incasso-opdrachten worden per girorun aangemaakt.

In niveau 5.5.5 kan de inhoud van de betaal- incasso-opdracht worden gecontroleerd en officieel worden goedgekeurd. Geef controlenummer en het totaal bedrag in. Vervolgens kan met de functie Inhoud de betaalopdracht worden afgedrukt en vervolgens klaargezet voor elektronische verzending.

Betalen Met deze functie maakt u de betaalopdracht aan. Nadat u de inhoud van de betaalopdracht hebt gecontroleerd, kunt u de batch officieel goedkeuren en aanmaken. Kies ‘productie’ of ‘test’ en het CLIEOP-03 formaat. Vervolgens kunt u nog de valuta selecteren. Tijdens het aanmaken wordt op het scherm aangegeven welke factuur wordt verwerkt. Door middel van de koppelingen die in de basisgegevens zijn gelegd, worden de betalingen automatisch op de verschillende rekeningen geboekt. Bij het doorboeken naar het Grootboek krijgen de bedragen reeds de status “betaald”. Dus ook als de betaling, bijvoorbeeld als gevolg van fouten in de betaalopdracht, uiteindelijk niet door de bank wordt uitgevoerd, heeft het bedrag toch al de status “betaald” gekregen. Deze niet-betaalde bedragen moeten na ontvangst van het afschrift van de bank handmatig worden ingeboekt in telebankieren.

Incasso Met deze functie maakt u de incasso-opdracht aan. Nadat u de inhoud van de opdracht hebt gecontroleerd, kunt u de batch officieel goedkeuren en aanmaken. Kies ‘productie’ of ‘test’ en CLIEOP-03 formaat. Vervolgens kunt u nog de valuta selecteren. Tijdens het aanmaken wordt op het scherm aangegeven welke opdrachten worden verwerkt (rekeninnummers). Door middel van de koppelingen die in de basisgegevens zijn gelegd, worden de opdrachten automatisch op de verschillende rekeningen geboekt. Bij het doorboeken naar het Grootboek krijgen de bedragen reeds de status ‘betaald’. Dus ook als de betaling, bijvoorbeeld als gevolg van fouten in de incasso-opdracht, uiteindelijk niet door de bank wordt uitgevoerd, heeft het bedrag toch al de status “betaald” gekregen. Deze niet-geïncasseerde bedragen moeten na ontvangst alsnog handmatig worden gecorrigeerd.

Inhoud Om de inhoud van de batch te bekijken, geeft u aan of u het overzicht naar de Printer, het Scherm, de spooler Opslaan (ASCII) of HTML formaat wilt sturen. De betalingen kunnen in niveau 5.5.2 nog worden gewijzigd. Na het aanbrengen van wijzigingen moet opnieuw een batch worden aangemaakt.

Programming 128

Systems

TopLeden Grootboek Nadat de betaal- en/of incasso-opdrachten zijn aangemaakt en verzonden kunt u met deze functie de opdrachten op betaald worden gezet. Selecteer het betreffende dagboek waarop de bedragen worden af- of bijgeschreven en klik op ‘Grootboek’. Na het doorboeken krijgen de facturen krijgen de status betaald. Werkt u met het grootboek, maak dan een tussenrekening aan voor betaalopdrachten en/of incassoopdrachten, zie niveau 4.1.1- REKENINGSCHEMA. Maak vervolgens nog een dagboek aan voor betaalopdrachten en/of incasso-opdrachten aan en koppel deze aan de betreffende tussenrekening. Na ontvangst van de dagafschriften boekt u de bedragen op de tussenregering betaal- en/of incassoopdrachten.

Importeren opdrachten in Girotel/Telebanking Nadat de betaal- of incassoopdracht is aangemaakt, staart u Girotel of Telebanking, gaat u naar het menu ‘importeren betaalopdrachten’ en leest u het aangemaakte bestand in (TopLeden\TEXT\CLIEOP03.TXT)

Overzichten Bij het doorboeken van de diskettebetalingen worden de gegevens in het systeem bijgewerkt. De niveaus 5.3.1, 5.3.2, 5.3.3, 5.3.4, geven actuele crediteurenoverzichten. De niveaus 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 4.2.5 en 4.2.6 geven actuele boekingsoverzichten. De betalingen zijn geboekt zoals in de basisgegevens is bepaald: in ons voorbeeld zijn de betalingen geboekt op rekening 1200 (Crediteuren), via dagboek 65 (Crediteurenbetalingen), en het totaalbedrag op grootboekrekening 2015 (Crediteurenbetalingen). Na ontvangst van dagafschrift of het elektronisch afschrift van de bank wordt dit bedrag tegen geboekt. Bij het totaalbedrag staat het volgnummer van de betaaldiskette (“opdracht”) vermeld.

Programming 129

Systems

TopLeden

Workflow incasso-opdrachten Op de ledenkaart moet bij ‘wijze betaling’ Incasso geselecteerd worden en een bank- of gironummer ingevuld zijn. Opdrachten zonder rekeningnummer worden afgekeurd. Nadat u een girorun hebt gemaakt in niveau 3.4 – BEREKENEN CONTRIBUTIE kunt u incasso-opdrachten aanmaken voor leden die een machtiging hebben gegeven.

Stap 1 Ga naar niveau 3.6.1, controleer het incassobestand op volledigheid. Ga naar niveau 5.5.5 en maak het incassobestand aan.

• • • • • • • • • • • •

geef volgnummer in; datum geleidebrief, kan worden gewijzigd; klik CLIEOP03 aan; batchcode wordt gegenereerd en kan nog worden gewijzigd; geef een omschrijving voor de opdracht in; selecteer girorun waarvoor u de opdracht wilt aanmaken; selecteer valutacode; geef datum incasso-opdracht in; klik op de knop ‘Incasso’, een nieuw incassobestand wordt in de volgende directory aangemaakt: TOPLEDEN\TEXT\CLIEOP03.TXT; controleer het aangemaakte incassobestand, knop ‘Inhoud’; start Girotel of Telebanking, importeer het incassobestand en verstuur het vervolgens naar de bank; na het exporteren van het bestand kunt u de incasso-opdrachten als reeds betaald boeken: selecteer het betreffende bankboek (voorkeurboek wordt geprojecteerd) en klik op de knop ‘Grootboek’. Maakt u gebruik van het grootboek en/of importeert u dagafschriften, dan raden wij u aan een tussenregering en apart dagboek voor incasso-opdrachten aan te maken.

Programming 130

Systems

TopLeden

5.5.6 Elektronisch afschrift Rekeningafschriften van ABN-AMRO, Postbank en Rabobank kunnen elektronisch worden ontvangen en automatisch worden verwerkt in de leden- en crediteurenadministratie en het grootboek.

Lees

Exportbestanden die in Girotel of telebanking zijn aangemaakt kunnen met de opdracht ‘Lees’ worden geïmporteerd. Klik op de knop ‘Lees’ en selecteer het exportbestand op de harde schijf of diskette. Het bestand wordt vervolgens in TopLeden ingelezen. Gegevens die niet automatisch door het systeem kunnen worden verwerkt moeten worden gecorrigeerd.

Print Met deze functie print u een verslag van verwerkte boekingen.

Doorboek Na het inlezen en eventueel corrigeren van het bestand kunnen de gegevens met de opdracht ‘Doorboek’ naar het grootboek worden doorgeboekt.

Programming 131

Systems

TopLeden Betalingen die niet automatisch door het systeem kunnen worden verwerkt worden geprojecteerd en moeten nog worden aangevuld. Vervolgens kan het bestand opnieuw worden doorgeboekt. Let op! Het exportbestand in Girotel moet aangemaakt worden als giro.dat

Programming 132

Systems

TopLeden

6 Orders Het subsysteem Orders is gekoppeld met de debiteuren-, voorraad- en met de financiële administratie. Deze koppeling is niet op alle activiteiten van het subsysteem van invloed. Sommige activiteiten zijn autonoom: deze wijzigen alleen gegevens binnen het subsysteem Orders. Andere activiteiten beïnvloeden daarnaast gegevens in de voorraadadministratie, debiteuren- of in de financiële administratie. Een derde groep activiteiten heeft gevolgen voor alle drie subsystemen. Orders worden ingevoerd, leveringen geregistreerd en leverbonnen aangemaakt. Vervolgens worden facturen en/of acceptgiro”s direct aanmakt, geprint en naar de financiële administratie doorgeboekt.

6.1

Orders muteren

6.2

Registratie leveringen

Programming 133

Systems

TopLeden

6.3

Facturering

In deze module worden facturen/creditnota’s voor bijvoorbeeld verkoop van boeken, advertenties, etc aangemaakt. De handmatig aangemaakte facturen/creditnota’s kunnen worden opgevraagd, gewijzigd en verwijderd (zolang ze nog niet zijn doorgeboekt). De factuur-layout is variabel en kan per administratie worden ingesteld, niveau 3.4 knop ‘Layout’. Na het printen worden facturen automatisch in het grootboek geboekt. Selecteer debiteur op zoeknaam, adres, postcode, plaats, nummer of naam. Alle facturen van een debiteur worden in het venster linksonder getoond. Alle factuur-nummers met referentie-code en datum worden geprojecteerd. In het scherm ernaast ziet u alle gefactureerde items met omschrijving en bedrag per factuur of creditnota. Status factuur. B doorgeboek; N niet-afgedrukte factuur.

Facturen per klant Na selectie van niveau 6.3 - Facturering laat het systeem in het eerste tabblad ‘Facturen per klant’, een aantal (leden) debiteurengegevens zien, onder andere: debiteuren: zoekterm debiteur; adres, postcode en plaats; cliëntnummer; naam debiteur. facturen per cliënt: factuur: als u een factuurnummer selecteert, verschijnen in het rechter venster de boekingsregel(s) van deze factuur; referentie: referentienummer debiteur; datum: factuurdatum; • status: B doorgeboekte factuur; N niet-afgedrukte factuur. artikelen per factuur: artikelcode; omschrijving; bedrag.

Nieuw: Met deze opdracht maakt u nieuwe facturen of creditnota’s aan: 1. Selecteer in het bovenste gedeelte van het scherm de debiteur; 2. Klik op Nieuw: door het systeem wordt een nieuw factuurnummer gegenereerd en aan het facturenoverzicht van de debiteur toegevoegd; 3. Klik op de knop Wijzig of ga naar het tabblad Muteren facturen.

Programming 134

Systems

TopLeden Verwijder: Selecteer debiteur en factuurnummer en klik op Verwijder: het systeem vraagt om een bevestiging Ja/Nee. Alleen facturen met de status N kunnen worden verwijderd.

Wijzig: Selecteer debiteur en factuurnummer en klik op Wijzig: het systeem gaat naar het tabblad Muteren Facturen. Alleen facturen met de status N kunnen worden gewijzigd.

Uit: Hiermee verlaat u de module Facturering.

Giro’s: Hiermee gaat u naar niveau 3.4 - BEREKENEN CONTRIBUTIE - doorgeboekte facturen kunnen hier worden afgedrukt.

Grootboek: Hiermee gaat u naar niveau 4.2.1 - MUTEREN GROOTBOEK.

Leden: Hiermee gaat u naar niveau 2.2 - LEDENKAART.

Artikelen: Hiermee gaat u naar het mutatiescherm ‘Producten / diensten / artikelen’.

Doorboeken: Klik op Doorboeken en vervolgens op Ok: alle facturen / creditnota’s worden doorgeboekt en krijgen de status B (geboekt). Van alle doorgeboekte facturen / creditnota’s wordt een girorun aangemaakt. Met de knop Giro’s gaat u vervolgens naar het scherm ‘Berekenen contributie’ – hier kunt u de facturen afdrukken.

Artikelen Hier kunt u artikelen toevoegen, verwijderen of wijzigen.

Wanneer een nieuw artikelbestand opgezet wordt, moeten volgende velden ingevuld worden: − artikelcode - een code moet altijd volgens een logisch systeem zijn opgebouwd (bijvoorbeeld alle boeken beginnen met een B). − omschrijving - u kunt ook een artikel zonder omschrijving en bedragen aanmaken.Tijdens het aanmaken van een factuur kunt u tekst en prijs ingeven. − BTW-code - selecteer BTW-code − grootboekrekening - koppeling aan de grootboekrekeningen Verkoop. De koppeling met het grootboek is noodzakelijk om het doorboeken van facturen mogelijk te maken. − prijs leden – speciale prijs voor leden − prijs niet leden

Programming 135

Systems

TopLeden − −

artikelgroep - hier kunt u artikelen aan groepen koppelen eenheid – hier kunt u eenheden toevoegen, verwijderen of wijzigen

Muteren facturen / creditnota’s: Ga naar niveau 6.3 – FACTURERING, selecteer debiteur, maak een nieuw factuurnummer aan en ga naar het tabblad Muteren facturen. In het bovenste deel van het scherm worden volgende gegevens getoond: factuurnummer; postcode, debiteurnaam en adres; referentie; factuurdatum en vervaldatum; korting; berekenen BTW / bedrag incl. BTW; omzet debiteur openstaand bedrag; tarief, valutacode en koers. In het onderste deel van het scherm worden volgende gegevens getoond: totaalbedrag, BTW-bedrag en factuurbedrag. selecteer factuur of creditnota; klik op de knop Nieuw – en selecteer artikelcode en geef aantal in. met de functie Tekst kunt u extra tekstregels aan een factuurregel toevoegen. selecteer artikel voor facturering producten, diensten of artikelen; als u alle artikelen hebt ingevoerd, gaat u terug naar het tabblad Facturen per klant.

Nieuw: Met deze opdracht wordt een nieuwe record aangemaakt, en kunt u factuurregels aan het reeds aangemaakte factuurnummer toevoegen: 1.

2.

3. 4.

Klik op Nieuw en geef volgende gegevens in: geef referentie in: ordernummer cliënt; selecteer factuur/creditnota: standaard is factuur geselecteerd; BTW: standaard afgevinkt bij facturen binnenland. Ga naar de kolom artikel en type de artikelcode in of selecteer deze in het selectievenster. De omschrijving van het artikel, korting, stukprijs en bedrag worden automatisch ingevuld. Als u de aantallen ingeeft korting wijzigt wordt het totaalbedrag opnieuw berekend en geprojecteerd. Onder in het scherm wordt het totaalbedrag, factuurbedrag, bedrag kredietbeperking en BTW bedrag getoond. Met de functie ‘invoegen – voor, achter’ kunt u nog boekingsregels tussenvoegen, en met de opdracht ‘Tekst’ kunt u aan een boekingsregel onbeperkt tekst toevoegen. Als u alle records hebt geboekt, kunt u terug gaan naar het tabblad Facturen per klant en de factuur doorboeken of een nieuw factuurnummer aanmaken. Als u het scherm Muteren facturen verlaat, vraagt het systeem: wijzigingen bewaren Ja: factuur wordt aan facturenbestand toegevoegd. Nee: wijzigingen worden ongedaan gemaakt.



Programming 136

Systems

TopLeden Uit: Hiermee verlaat u het scherm.

Tekst: Met deze optie kunt u tekstuele gegevens aan factuurregels toevoegen of deze bekijken.

Facturen / creditnota’s doorboeken Nadat u alle facturen en/of creditnota’s hebt gemaakt kun u deze doorboeken en vervolgens afdrukken.

Doorboeken facturen 1. Klik op de knop Doorboeken. 2. Klik vervolgens op de knop OK. Alle doorgeboekte facturen krijgen status B en er wordt een bestand (girorun) gegenereerd. Met de knop Giro’s staart u niveau 3.4 en kunt u de nieuwe girorun afdrukken.

Met de knop Giro’s gaat u naar het scherm BEREKENEN creditnota’s afdrukken.

CONTRIBUTIE ,

hier kunt u de facturen en/of

1.

Klik op Giro’s, niveau 3.4 - BEREKENEN CONTRIBUTIE wordt geopend.

2.

Selecteer fractuurlayout en klik op de knop Giro’s. Het systeem komt met de mededeling van het aantal aangemaakte facturen. Klik op OK en print alle facturen.

3.

Programming 137

Systems

TopLeden

7 Opties

7.1

Report Writer

Het subsysteem ‘Rapporten’ is een relationele Report Writer, waarmee de meest uiteenlopende soorten overzichten kunnen worden gemaakt. Om een rapport aan maken wordt een gegevensbestand gekozen en wordt opgegeven welke velden uit dat bestand in het overzicht moeten worden opgenomen. De indeling van de overzichten is zeer flexibel en kan later nog worden gewijzigd. Het is mogelijk om gegevensvelden aan elkaar te koppelen, waarna voor rapportfuncties als sorteren, exporteren en randvoorwaarden ook de gerelateerde velden kunnen worden opgegeven. De gegevens kunnen worden geëxporteerd naar diverse veel gebruikte formaten, zoals Basic, dBase, FoxBase, FoxPro, Clipper, MultiPlan, ASCII, Lotus, Excel en WP Mailmerge. In de module Administrator kunnen de gecreëerde overzichten als een programma aan TopLeden worden toegevoegd. Kennis van Windows is vereist, enige kennis van bestandsbeheer en wiskunde (samenstellen van expressies) is gewenst.

Begrippen Data dictionary is een verzameling van bestanden waarin de informatie wordt opgeslagen over de bestanden, indexen, relaties en tekstuele informatie van een systeem. Relationeel betekent dat informatie opgeslagen in andere bestanden overzicht/mutatiescherm te zien is, doordat de bestanden aan elkaar zijn gekoppeld.

toch

in

een

Hier kunt u een nieuw, leeg rapport aanmaken dat u vervolgens kunt gaan invullen, of een eerder gemaakt rapport selecteren om het te wijzigen of te printen.

Het systeem geeft een overzicht van eerder gemaakte rapporten. In de eerste drie kolommen staan de naam en de omschrijving van het rapport en de datum waarop het rapport is aangemaakt of voor het laatst is bewaard. De kolom “niveau” geeft het toegangsniveau waarvoor een gebruiker minimaal bevoegd moet zijn om het rapport te kunnen wijzigen of verwijderen. (De bevoegdheden van gebruikers worden vastgelegd in niveau 1.3.1 - WACHTWOORDEN MUTEREN.) In de kolom “Soort” staat "R" voor rapporten en "L" voor labels. Labels zijn rapporten waarin de gegevens uit een veld over meerdere regels en/of kolommen kunnen worden geprint. Bij een “gewoon” rapport worden de gegevens weergegeven in de vorm van een lijst. In de kolom “Naam” staan de eigenaren van de rapporten. Deze namen houden verband met het gebruik van het wachtwoordensysteem. Met de opdracht “Nieuw” kunt u een nieuw, leeg rapport toevoegen.

Programming 138

Systems

TopLeden Met “Copie” wordt het geselecteerde rapport gedupliceerd. Vervolgens wordt het rapport gekopieerd. Deze functie kan u veel werk besparen wanneer u een rapport wilt maken dat voor een groot deel gelijk is aan een bestaand rapport. Na het dupliceren kunt u het rapport oproepen met de opdracht “Wijzig” en de nodige wijzigingen aanbrengen. Met “Wijzig” kunt u het geselecteerde rapport opvragen en vervolgens bewerken. Met de opdracht “Verwijder” verwijdert u het geselecteerde rapport. Met “Rapporten” of “Label” kunt u het geselecteerde rapport of label op het scherm projecteren, op de printer afdrukken of in een Tekst- of HTLM-bestand opslagen.

Type Rapporten kunnen worden geëxporteerd naar diverse veel gebruikte formaten, zoals Basic, dBase, FoxBase, FoxPro, MultiPlan, ASCII, Lotus, Excel en WP Mailmerge. Hier kunt u een formaat kiezen. Selecteer het rapport dat u wilt exporteren en kies vervolgens in de selectiebox “Type” het bestandsformaat en geef de opdracht “Exporteren”.

Bestand Hier kunt u zien naar welk bestand de gegevens zullen worden uitgevoerd. U kunt hier desgewenst een andere bestandsnaam overheen typen.

Volgorde Hier kunt u de sorteervolgorde aan rapporten en exportbestanden toekennen. Als u geen sorteervolgorde opgeeft, komen de gegevens in het rapport te staan in de volgorde waarin ze zijn ingevoerd. Als u wel een sorteervolgorde opgeeft, probeert het systeem eerst reeds aanwezige indexen te gebruiken. Het is ook mogelijk om op velden in gerelateerde bestanden te indexeren. Stel u hebt een bestand met facturen, waarin wel de klantnummers staan maar niet de klantnamen. De klantnummers zijn gekoppeld aan de klantnamen in een ander, gerelateerd bestand. U kunt het facturenbestand nu indexeren op het veld klantnaam in het gerelateerde bestand en zo een overzicht genereren van alle facturen in volgorde van de klantnaam.

Programming 139

Systems

TopLeden

Nieuw rapport Hier bepaalt u welke gegevensvelden in het rapport worden opgenomen en hoe het rapport wordt ingedeeld Het systeem hanteert altijd een standaard overzicht die in een nieuw overzicht wordt gekopieerd en vervolgens door de gebruiker aangepast kan worden.

Nieuw: 1. 2.

Klik op de knop “Nieuw”, vervolgens komt u in de “Report Designer”. Om een bestand aan een rapport toe te voegen wordt rechter muisknop ingedrukt en vervolgens op "Data Environment” geklikt. 3. Klik op de rechter muisknop en vervolgens op “Add”. U komt in het scherm “Add Table or Vieuw”, hier krijgt u een overzicht van alle bestanden die in de data dictionary staan. 4. In het scherm “Add Table or Vieuw” selecteert u het gewenste bestand. Selecteer in “Tables in database” bijvoorbeeld het ledenbestand “klient”. 5. Klik op “klient” en vervolgens op “Add”, het ledenbestand wordt in “Data Environment” opgenomen. U kunt nog andere bestanden openen, bijvoorbeeld “fak”, het facturenbestand.

Browse Hiermee vraagt u een overzicht op van alle velden en aanwezige gegevens.

Met de functie “Browse” kunt u per bestand alle gegevensvelden opvragen. 1. 2.

Selecteer het bestand waarvan u de gegevensvelden wilt projecteren in “Data Environment”; Klik op de rechter muisknop en vervolgens op “Browse”.

Programming 140

Systems

TopLeden

In “Data Environment” bepaalt u welke gegevensvelden in het rapport worden opgenomen en hoe het rapport wordt ingedeeld. Bij het toevoegen van een nieuw rapport wordt de kop van een overzicht standaard aangemaakt, deze kunt u vervolgens naar eigen inzicht aanpassen. Selecteer in bijvoorbeeld het bestand “klient” de velden die u aan het rapport wilt toevoegen.

1. 2.

Selecteer in het ledenbestand “klient” bijvoorbeeld het veld “telefoon” (telefoonnummer); Klik met de linker muisknop op het veld en versleep het naar het rapport ("drag and drop" technologie);

Font wijzigen: 5. 6. 7. 8.

Activeer het veld (klik met de linker muisknop het veld aan) Klik in het menu op "Format" en "Font" in de menubalk. Selecteer lettertype en puntgrootte die u wilt toepassen en bevestig de bewerking met "OK". Met +<W> bevestigd u de wijzigingen en verlaat u het scherm.

Tekstvelden Naast gegevensvelden kunnen ook tekstvelden aan een rapport worden toegevoegd.

Programming 141

Systems

TopLeden

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Selecteer een gegevensveld; Klik het veld aan en maak een kopie; Klik op de rechter muisknop en vervolgens op “Copy”; Plak het veld op gewenste plaats met de functie “Paste”; Klik op de rechter muisknop en vervolgens op “Proporties” In het veld “Expression” kunt u de tekst tussen aanhalingstekens invoeren.

Pagina instelling Met de opdracht “Page Setup” in het menu “File” kunnen pagina van rapporten en labels worden ingesteld.

De opdracht Ctrl + W slaat het rapport op zodat u het later weer kunt gebruiken. Als u het subsysteem Rapporten verlaat zonder het rapport op te slaan, gaan alle wijzigingen in het rapport verloren. Wanneer u het subsysteem verlaat zonder de wijzigingen te hebben opgeslagen, vraagt het systeem of dat alsnog moet gebeuren.

Programming 142

Systems

TopLeden Copie: Kopieert het geselecteerde rapport of label. Deze functie is handig om een rapport te maken dat grotendeels overeenkomt met een reeds bestaand overzicht. U hoeft dan na het kopiëren alleen nog maar de verschillen aan te brengen. 1. 2. 3.

Selecteer het rapport of label waarvan u een kopie wilt maken en klik op “Copie”; Geef een nieuwe code en omschrijving in; Klik op “Wijzig” en voer de bewerking in de Report Designer uit.

Verwijder: Verwijdert het rapport of label uit het overzicht en van de schijf. Het programma vraagt eerst om een bevestiging, “Verwijder deze record Ja/Nee”.

Rapport/Label Selecteer rapport of label en eventueel de sorteervolgorde in het veld “Volgorde” en klik vervolgens op “Rapport” of indien het een label betreft op “Label”.

SQL Voor deze functie is kennis van SQL vereist. Voor meer informatie over literatuur en cursussen kunt u contact opnemen met uw leverancier.

Selectie Deze functie wordt gebruikt om aan te geven aan welke voorwaarden een overzicht moet voldoen, b.v. "Klient.zoek ='B''" voor een overzicht van leden die met een "B" beginnen (zoekterm).

Programming 143

Systems

TopLeden • •

het type gegevens dat het veld bevat: C = tekst, D = datum, N = numeriek, M = memo; de lengte van het veld, uitgedrukt in het aantal posities;

Indexen In principe verwijdert of wijzigt men NOOIT bestaande indexen maar worden alleen nieuwe indexen aangemaakt. Via de combobox "Volgorde" wordt de sortering per overzicht vastgelegd. Let op! Door wijzigen/verwijderen van bestaande indexen wordt het systeem onbruikbaar.

Export Hier kunt u de rapporten uit het systeem omzetten in een ander bestandsformaat, zodat u ze in een ander softwarepakket kunt gebruiken. De gegevens in de geselecteerde velden worden naar een bestand geschreven in één van de volgende formaten: • • • • • • • • • • • • •

BAS DBF DIF MOD SYLK TXT WK1 WKS WP WRK WR1 XLS XL5

Basic FoxPro/dBase VisiCalc Multiplan 4.01 Multiplan ASCII tekstbestand Lotus 1-2-3 2.x Lotus 1-2-3 3.x WP Mailmerge Lotus Symphony Lotus Symphony 1.10 Excel spreadsheet 2/3/4 Excel spreadsheet 5

1. 2.

Selecteer het gewenste formaat in het selectievenster “Type”. In het veld “Bestand” wordt aangegeven naar welk bestand de gegevens zullen worden uitgevoerd. U kunt hier desgewenst een andere bestandsnaam overheen typen. 3. In het veld “Volgorde” kunt u nog de indexering van het exportbestand aangeven. 4. Vervolgens geeft u de opdracht “Export”. Ook velden van gerelateerde bestanden kunnen worden geëxporteerd. Importeren van gegevens afkomstig uit andere softwarepakketten gebeurt in het subsysteem Import (DDL).

Programming 144

Systems

TopLeden

7.2

Import

Met deze module kunnen gegevens afkomstig uit andere softwarepakketten in TopLeden worden geïmporteerd. Door middel van expressies kunnen de importgegevens worden gemanipuleerd. De volgende formaten worden ondersteund: Basic, dBase, FoxBase, FoxPro, Clipper, ASCII, Multiplan, Paradox, RapidFile, Lotus, Excel.

7.2.1 Import scripts

5.3.1 Import scripts Excel bladen worden in de map TEXT geplaatst. Het scherm Import scripts wordt geopend.

In het volgende scherm kunt u nieuwe scripts aanmaken of bestaande laden. De bestanden kunt u vervolgens controleren en doorboeken.

Scripts laden - Klik op de knop “Script” - Selecteer een script met een dubbelklik. - Het systeem komt met de vraag “gegevens laden van ...”. - Geef “Ja” – de script wordt in het onderste deel van het scherm geladen. - Met de knop “Bewaar” wordt het te importeren bestand opgeslagen. - Controleer de bestanden.

Programming 145

Systems

TopLeden

7.2.2 Controle gegevens Hier kunt u de gegevens controleren en vervolgens in TAG’s, tekeningen of kabels opslaan.

Klik op de knop “Controle” - als alle gegeven correct zijn komt het systeem met de mededeling “Alle gegevens zijn correct” – vervolgens u kunt het bestand in uw administratie “Opslaan”.

Worden records niet goedgekeurd dan wordt in de kolom “OK” geen vinkje geplaatst. Ga op de betreffende record staan en klik op de knop “Info” . Er wordt een informatiescherm oproepen met de mededeling van niet correcte gegevens. U kunt de gegevens corrigeren en vervolgens “Opslaan”.

Controle functies - Empty, test of een veld is ingevuld voorbeeld: Empty(Locatie) - Link, berekent de waarde van sleutel die gezocht wordt voorbeeld: Link('TagOv', 'TagOv2', 'Locatie', Locatie) parameters Table, Tag, Exp, KeyValue - Table, naam bestand - Tag, volgorde items binnen bestand - Exp, expressie, meestal een veldnaam van het bestand - KeyValue, warde van de sleutelvels - CodeFromDesc, haalt de code die bij omschrijving hoort voorbeeld: CodeFromDesc(Fabrikaat, 'Merk', 'Zoek','Fn', .F.)

Programming 146

Systems

TopLeden parameters Text, Table, DescFld, Code, Insert - Text, tekst waarop gezocht wordt - Table, naam bestand - DescFld, naam veld waarin omschrijving is opgenomen - Code, sleutelveld binnen bestand - Insert, .F. niet toevoegen, .T. wel toevoegen - DoubleItem, controle of een item meer dan een keer in het bestand voorkomt voorbeeld: DoubleItem('TagKab', 'Kabel', Kabel) parameters Table, Exp, Value - Table, naam bestand - Exp, expressie, meestal een veldnaam van het bestand - Value, waarde die gecontroleerd wordt - DoubleLocal, parameters als in DoubleInOrg; controle in te importeren bestand - NumberToString, links aanvullen met '0'-teken voorbeeld: NumberToString(VolgNr, 3)

Overige fucties - GenDtNo('Relatie') genereert de volgende code van type "relatie" - Time(), tijd UU:MM:SS - Date(), datum DD-MM-JJJJ - SysUserName, naam gebruiker - Right(), aantal rechter tekens van een string - Left(), aantal linker tekens van een string - Trim(), verwijdert spaties van rechts naar links - AllTrim(), verwijdert spaties voor en achter een string - StrTran(), vervangt eerste string door tweede - Upper(), conversie naar hoofdletters - Lower(), conversie naar kleine letters

Foutmeldingen controle gegevens -100, -200, -201, -300, -301, -400, -500, -600, -601, -700, -800, -900,

empty script no import directory no import database tables LAYOUTS.DBF not found script not found destionation table not in database error when reading worksheet table created by import not found data imported but file is in use destionation table open error error in script single user operation

Werkwijze Import scripts In dit programma worden scripts aangemaakt of gewijzigd. De gegevens worden hier ook geïmporteerd. Er is echter een wezenlijk verschil met controle gegevens. 1. hier worden scripts gemaakt en gecontroleerd op fouten in scripts, dus niet in de gegevens. 2. worden gegevens via de import-knop geïmporteerd, dan zijn de fouten in de gegevens op regel-niveau niet te zien. De gegevens zijn opgeslagen in Excel-bladen. Deze bladen worden vervolgens gekoppeld aan scripts.

Programming 147

Systems

TopLeden Laden wordt gebruikt om Excel-document aan te wijzen. Vervolgens wordt de script-knop gebruikt om deze aan betreffende sheet te koppelen. Met Bewaar wordt deze combinatie opgeslagen. Met “gegevens opnemen in” wordt de naam van het bestand in de database bedoeld waar de gegevens van het Excel-blad terechtkomen. “Opslaan als” geeft de naam van de combinatie van script en Excel-blad. Het systeem gebruikt voor dit doel per definitie de naam van het Excel-blad. Het voordeel is dat men geen nieuwe naam niet hoeft te bedenken; het nadeel is dat dit tot verwarring kan leiden. Een script bestaat uit drie elementen 1. veld-naam in het bestand; inhoud hiervan staat in het onderste deel van het scherm, zie kolom, b.v. veld “functie” correspondeert met Excel-kolom “b” 2. controle en aanvullen van aangeboden (Excel) gegevens: 2.a waaraan moeten gegevens voldoen, deze voorwaarden staan onder de knop controle, er kunnen meerdere voorwaarden ingegeven worden gescheiden door . 2.b onder extra-knop kunnen andere bewerkingen worden uitgevoerd op reeds geïmporteerde gegevens. 3. de info-knop geeft aan welke tekst wordt geprojecteerd bij afkeuren van gegevens. Omdat meer dan een controle op inhoud van een item kan worden gespecificeerd is het aantal foutmeldingen gelijk aan aantal controles. Wissen-knop wordt gebruikt om bestand te wissen voordat men overgaat tot importeren van gegevens. Deze knop wordt alleen gebruikt bij testen van import scripts. Controle gegevens Opslaan-knop start de eerste controle van de gegevens, indien deze functie succesvol is uitgevoerd, wordt de import van gegevens gestart. Wanneer een record niet aan voorwaarde(n) voldoet staat onder info-knop, op record niveau, vermeld wat fout is met de te importeren gegevens.

7.2.2 Controle gegevens Voordat de geimporteerde gegevens in het bestand worden opgenomen wordt de gebruiker in staat gesteld om gegevens te controleren. In het laatste kolom staat of een geimporteerde regel aan alle controles voldeed. Met een klik op "opslaan" worden de gegevens in het bestand opgenomen.

7.2.3 Vergelijk bestanden De gegevens worden soms aangeleverd van derden, bijvoorbeeld KvK of KPN. De kwaliteit van eigen database wordt naast de externe bron gelegd. De bestanden die worden vergeleken zijn in huidige administratie en z.g. work administratie. Indien deze administratie niet bestaat leg deze administratie in niveau 1.2 aan. De synoniemen worden gebruikt omdat de schrijfwijze van bijvoorbeeld straten van elkaar kan afwijken. Wordt er vastgesteld dat extern bestand is actueler dan eigen database kan men via update knop deze gegevens in eigen database opnemen.

7.3

Web functies

De adreswijzigingen via internet worden in een aparte database opgeslagen. De afstemming met eigen database vindt plaats middels de synchronisatie. De wijzigingen kunnen in z.g. werk administratie worden getoond en de gebruiker kan gegevens eventueel aanvullen. Pas daarna worden de wijzigingen geëffectueerd. Internet database wordt dan gelijkgesteld met eigen database. Het leveren van adressen aan derden gebeurt via “web services”. Deze afnemers krijgen eigen gebruikersnaam en een wachtwoord toegewezen. De gegevens worden in een aparte database opgeslagen met een selectie van velden waarover de afnemer mag beschikken. Via een logboek is te zien hoeveel gegevens zijn opgevraagd wat als basis kan dienen voor een rekening.

Programming 148

Systems

TopLeden 7.3.1 Velden adreswijziging De gebruiker kan hier aangeven welke velden via internet kunnen worden gewijzigd.

7.3.2 Adrestypes Wanneer de adreswijziging plaatsvindt wordt gekeken of het gaat om best5aand of een nieuwe adres (kolom vergelijk). In kolom wijzig kan men aangeven welke velden wel of niet worden overgenomen.

7.3.3 Synchronisatie web-gegevens Versturen gegevens naar web server Nadat de gegevens verwerkt zijn en/of nieuwe leden toegevoegd kan het bestand op de web server worden geüpdate. Klik op de knop Versturen. Connectie met de webserver wordt gemaakt en alle gewijzigde records worden verzonden. Is de box "Info" aangevinkt dan worden alle gewijzigde records op het scherm geprojecteerd. Gegevens wijzigen Leden loggen in met eigen wachtwoord via de site van de vereniging en wijzigen en/of vullen gegevens aan: Gegevens worden door leden gewijzigd en naar de web server verstuurd. Binnenhalen web wijzigingen Klik op de knop Binnenhalen. Connectie met de web server wordt gemaakt en alle gewijzigde records worden geladen. Is de box "Info" aangevinkt dan worden alle gewijzigde records op het scherm geprojecteerd

7.3.4 Verwerking electronische berichten Binnengehaalde berichten, wijzigingen van de web server worden in de wachtlijst geplaatst en na controle en eventueel aanvullingen worden de wijzigingen op de ledenkaart doorgevoerd. Klik op de knop Controle - in de kolom "attentie" wordt een vinkje geplaatst bij gewijzigde gegevens. Op de wachtlijst kunt u de gegevens controleren en eventueel aanvullen. Verwijder

alleen records met status (type) Afgehandeld kunnen worden verwijderd. Selecteer de record en klik op Verwijder Wilt u alle afgehandelde records in een keer verwijderen, ga dan met de muiswijzer op de knop Verwijder staan en klik op de rechter muisknop. Het systeem komt met de vraag "alle afgesloten items verwijderen" Ja/Nee. Tekst tekstinformatie Print printen overzicht Uit verlaten scherm Velden functie applicatiebeheerder Adrestypes functie applicatiebeheerder Controle na controle kan de wijziging op de ledenkaart worden doorgevoerd Leden openen ledenkaart Wachtlijst openen wachtlijst Doorvoeren wijzigen verwerken in de ledenadministratie Type: A afgehandeld, wijzigingen zijn op de ledenkaart doorgevoerd. Records met deze status kunnen worden verwijderd. I gegevens zijn in de wachtlijst handmatig ingevoerd. M email, n.v.t. U web update,,alle binnengekomen wijzigingen van de web server krijgen deze status. W adreswijzigingen.

Programming 149

Systems

TopLeden Controle gegevens wachtlijst Controleer web wijzigingen en maak indien van toepassing nog koppelingen met werkgever en factuuradres. Uit - terug naar verwerking (elektronische) berichten Verwerking binnengekomen wijzigingen Na controle in de wachtadministratie kunnen de wijzigingen in de ledenadministratie worden doorgevoerd. Verwijder de vinkjes in goedgekeurde records en klik op de knop "Doorvoeren", alle goedgekeurde records krijgen de status A Gegevens worden in het bestand verwerkt en uit wachtlijst verwijderd. Alle records die gewijzigd zijn krijgen status A en kunnen worden verwijderd.

7.3.5 Leden web services Kiest men in functie actualisatie ledenbestand de optie web service upload worden de algemene gegevens van leden op een web server opgeslagen. Hiervoor is noodzaakelijk om de server te configureren. Dit gebeurt in functie administratie constanten, knop systeem, tabblad servers onder de kop Web Services. De gebruiker moet zelf moet in de gaten houden dat de gegevens actueel blijven en in overeenstemming met de afspraken met de afnemers van disnten. Deze functie is in helpt de beheerder van web services om ik te kijken in database die beschikbaar gesteld wordt aan de afnemers.

7.3.6 Logboek gebruikers web services Deze functie stelt de administrateur in staat om gebruik van web service te controleren. De volgende informatie is beschikbaar: product, administratie, gebruikersnaam, datum/tijd, responstijd, aantal leden, aantal tekens en eventuele toelichting. Voor doorkoppeling naar automatische facturering van afgenomen diensten neem contract op met uw service provider.

7.3.5 Huisnummer correctie Na overname adresgegevens is het soms noodzaakelijk huisnummer en huisletter van elkaar te scheiden. De kix code wordt automatisch berekend.

7.4

Web formulier

Dit formulier is bedoeld om adreswijzigingen via internet uit te voeren. Vaak moet er rekening worden gehouden met eigen web applicatie en soort database die wordt gebruik. 1. 2. 3. 4.

kies bestand die men in het formulier wil opnemen specificeer veld versleep tekst, combobox, memo-veld, label of checkbox op de gewenste plaats op het formulier bewaar het formulier.

7.5

Samenvoegvelden

Deze functie is bedoeld om nieuwe bestanden aan te maken van bestaande tabellen. Deze z.g. views worden gebruikt voor maken van brieven, emails en export bestanden.

Programming 150

Systems

TopLeden

7.6

Postbewaking

Deze module is een documentenbeheersysteem met voortgangscontrole, rappellering en digitale archivering. Met deze module houdt u overzicht op al uw inkomende en uitgaande correspondentie, zoals brieven, faxen, e-mails, rapporten, informatieve stukken, etc.

Programming 151

Systems

TopLeden

8 Bewerken De gebruikersvriendelijke bewerkingsfuncties geven u de mogelijkheid om bestanden tegelijk te bewerken. U kunt teksten door middel van knippen en plakken van het ene naar een ander veld of bestand over brengen.

Programming 152

Systems

TopLeden

Notities

Programming 153

Systems

TopLeden

Programming 154

Systems

TopLeden

Programming 155

Systems

Programming Systems. Gebruikershandleiding. TopLeden

Recommend Documents