Programma van Eisen Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz

Programma van Eisen Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz Raad voor Rechtsbijstand

Versie bedoeld ter beeldvorming bij de marktconsultatie. Inhoud is dan ook nog op hoofdlijnen.

Auteur : Versie : Datum : Kenmerk :

Werkgroep “Aanbesteding Beheer en Ontwikkeling Quartz” 1.0 08-03-2016 PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz

PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz

maart 2016

Versie Informatie Versie

Datum

Auteur

Reden c.q. aard nieuwe versie

0.1

20-02-2016

Initiële opzet

0.2

01-03-2016

Rob de Nas (RdN) namens, werkgroep “Aanbesteding Beheer en Ontwikkeling Quartz” RdN

0.3

06-03-2016

RdN

0.99

07-03-2016

RdN, Carolien Jobse (CJ)

2e aanvulling en doorvoeren “beperking tot hoofdlijnen” t.b.v. marktconsultatie Laatste bewerking t.b.v. marktconsultatie

1.0

08-03-2016

RdN, CJ

Definitieve versie t.b.v. marktconsultatie

1e aanvulling

Verzendlijst Versie

Datum

Verzonden aan

0.1 0.2 0.3

21-02-2016 02-03-2016 06-03-2016

Intern werkgroep “aanbesteding” Intern werkgroep “aanbesteding” Intern werkgroep “aanbesteding”

0.99 1.0

07-03-2016 08-03-2016

Intern werkgroep “aanbesteding”

© Raad voor Rechtsbijstand

Reden

i

Voorbereiding marktconsultatie 07-03-2016

afdrukdatum 8-3-2016


maart 2016

Inhoudsopgave VERSIE INFORMATIE ............................................................................................................................... I VERZENDLIJST .......................................................................................................................................... I INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................................... II 1

INLEIDING...........................................................................................................................................1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

2

ACHTERGROND ...............................................................................................................................1 DOELSTELLING MARKTDIALOOG ....................................................................................................1 DOELSTELLINGEN RAAD VOOR RECHTSBIJSTAND ..........................................................................1 ALGEMENE UITGANGSPUNTEN ........................................................................................................3 DOCUMENTOPBOUW .......................................................................................................................4 DEFINITIES EN BEGRIPPEN...............................................................................................................4 LIJST MET AFKORTINGEN ................................................................................................................6

ACHTERGROND EN OVERZICHT HUIDIGE SITUATIE ..........................................................7 2.1 PROCESSEN .....................................................................................................................................7 2.1.1 Procesmodel ..............................................................................................................................7 2.2 ORGANISATIE .................................................................................................................................8 2.3 HUIDIGE APPLICATIELANDSCHAP WSNP .........................................................................................8 2.4 ONTWIKKELINGEN KORTE TERMIJN ..............................................................................................10

3

SCOPE VAN DE OPDRACHT .........................................................................................................11 3.1 3.2 3.3 3.4

4

PROJECTORGANISATIE ...............................................................................................................13 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

5

SCOPE ...........................................................................................................................................11 PLATFORM ....................................................................................................................................11 OP TE LEVEREN PRODUCTEN .........................................................................................................11 BRONREGISTRATIES ......................................................................................................................11

UITGANGSPUNTEN ........................................................................................................................13 ORGANISATIE ...............................................................................................................................13 ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN ......................................................................................13 EISEN PROJECTORGANISATIE ........................................................................................................14 EISEN TEN AANZIEN VAN DE AANPAK ...........................................................................................14 EISEN TEN AANZIEN VAN MIGRATIES ............................................................................................14

FUNCTIONELE EISEN EN WENSEN ...........................................................................................15 5.1 INFORMATIE- EN APPLICATIESERVICES .........................................................................................15 5.2 BEOOGDE ONDERDELEN................................................................................................................18 5.3 BEDRIJFSARCHITECTUUR ..............................................................................................................20 5.3.1 DIENSTEN .....................................................................................................................................20 5.4 ALGEMENE EISEN..........................................................................................................................23 5.4.1 Algemeen .................................................................................................................................23 5.4.2 User-interface ..........................................................................................................................23 5.4.3 Informatiebeveiliging ...............................................................................................................24 5.4.4 Performance-eisen ...................................................................................................................24 5.5 DE FRONTOFFICE ..........................................................................................................................24 5.6 ZAAKSYSTEEM ..............................................................................................................................25 5.6.1 Algemeen .................................................................................................................................25 5.6.2 Zaakbeheer en workflowmanagement......................................................................................25 5.6.3 Document management ...........................................................................................................26 5.6.4 De zaakregisters ......................................................................................................................27


ii


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz 6

TECHNISCHE EISEN EN WENSEN ..............................................................................................28 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

7

INLEIDING .....................................................................................................................................28 PLATFORMKEUZE..........................................................................................................................28 INTEGRATIE MET DE DESKTOP EN KA-VOORZIENINGEN ................................................................29 CONTENT, BROWSER .....................................................................................................................29 AANSLUITING OP BESTAANDE INFRASTRUCTUUR..........................................................................30

DE KWALITEIT VAN DE GEBODEN OPLOSSING ...................................................................32 7.1 7.2 7.3 7.4

8

maart 2016

ALGEMEEN ...................................................................................................................................32 KWALITEIT VAN DE OPLOSSING ....................................................................................................32 HOMOGENITEIT VAN DE OPLOSSING ..............................................................................................32 PROVEN TECHNOLOGY ..................................................................................................................32

ONTWIKKEL-, BEHEER- EN ONDERHOUDSPROCESSEN ....................................................33 8.1 INLEIDING .....................................................................................................................................33 8.2 SYSTEEMONTWIKKELING ..............................................................................................................33 8.3 ACCEPTATIE EN IMPLEMENTATIE ..................................................................................................34 8.4 CORRECTIEF ONDERHOUD EN SERVICEDESK .................................................................................34 8.4.1 Single point of Contact ............................................................................................................35 8.4.2 Reactie- en afhandelingsnelheid ..............................................................................................36 8.4.3 Key Performance Indicatoren ..................................................................................................37 8.5 PLANBAAR ONDERHOUD ...............................................................................................................37 8.6 KORTINGSREGELING .....................................................................................................................38 8.7 RETRANSITIE ................................................................................................................................38 8.8 KWALITEIT VAN DE ONTWIKKEL- EN ONDERHOUDSPROCESSEN ....................................................38


iii



december 2012

1 Inleiding 1.1 Achtergrond Deze document is het Programma van Eisen (PvE) voor de ontwikkeling van Wsnpfunctionaliteit1 binnen de bestaande applicatie Quartz. In dit document wordt nader ingegaan op de doelstelling, de producten, de aanpak van de dienstverlening, en de eisen die daaraan worden gesteld. Het PvE bestaat uit beschrijvende teksten en voorbeelden van concrete eisen. De beschrijvende teksten zijn richtinggevend en primair bedoeld voor het verduidelijken van de gewenste functionaliteit en kwaliteit van dienstverlening en daarmee dus niet geheel vrijblijvend.

1.2 Doelstelling Marktdialoog Het doel dat de Raad voor Rechtsbijstand met deze Marktdialoog wil bereiken is dat de Raad een partner vindt, die samen met de Raad Wsnp-functionaliteit ontwikkelt binnen de bestaande applicatie Quartz. Zodra deze functionaliteit is opgeleverd en in gebruik is genomen dient de huidige applicatie CDS uit gefaseerd te worden door de leverancier . De omvang van de werkzaamheden kan nauwkeurig worden gedefinieerd nu de Raad de bestaande processen reeds heeft geëvalueerd, er uitgebreide specificaties zijn opgesteld en er door twee partijen een functiepunt-analyse is uitgevoerd. Voor de realisatie van Quartz (2013/2015) is gebruik gemaakt van de functiepuntmethodiek en is gewerkt op een Agile/Scrum werkwijze. De Raad wil voor het Wsnpproject vasthouden aan deze methodieken. Daarom is ervoor gekozen om het merendeel van de kosten uit te drukken in kosten per functiepunt, zowel voor nieuwe ontwikkelingen als het eventuele beheer en onderhoud. Gedurende het gehele traject is het van belang dat de winkel open moet blijven tijdens de verbouwing en dat er kort cyclisch resultaten geboekt worden waar de organisatie zijn voordeel mee kan doen.

1.3 Doelstellingen Raad voor Rechtsbijstand Gedreven door nieuwe bedrijfsdoelen en overheidsdirectieven is de Raad voor Rechtsbijstand voornemens een veranderprogramma uit te voeren van te definiëren innovatie- en verbeteringsprojecten. Het nieuwe applicatielandschap en de infrastructuur moeten een belangrijke bijdrage leveren aan het behalen van deze doelstellingen. Het Wsnp-project maakt hier onderdeel van uit. De doelstellingen waar de Raad zich voor gesteld ziet zijn:  Organisatorische doelstellingen  De klant centraal De huidige directe klant van de Raad is de advocaat, mediator, 1

Wsnp: Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen.

© IM Raad voor Rechtsbijstand

1







december 2012

bewindvoerder of tolk en vertaler. De Raad wil een verschuiving plaats laten vinden naar de burger, want dat is degene waar het over gaat in het proces.  Verklein de doorlooptijd De doorlooptijd voor bijvoorbeeld het aanvragen van een toevoeging, moet in het huidige proces verkort worden. Dit moet bereikt worden door efficiëntere inrichting en ondersteuning van processen.  Verhoog de klanttevredenheid Een van de doelstellingen is om de klanttevredenheid te verbeteren. Klant tevredenheidonderzoeken hebben in verleden een aantal aspecten aangeraakt die voor verbetering vatbaar zijn. Het laatste klanttevredenheid onderzoek dat is uitgevoerd, laat een aantal aspecten zien die verbeterd kunnen worden in de werkwijze van de Raad. De grootste gemene deler van de voorgestelde verbeteringen komen neer op de volgende aspecten. o Eenduidigheid van besluitvorming o Duidelijke besluitvorming o Duidelijke motivering o Doorlooptijd  Versnel Time to market De tijd die nodig is om wijzigingen door te voeren, zowel wettelijk als naar aanleiding van beleid, moet versneld worden. Het uitbrengen van een nieuwe release moet met een kortere doorlooptijd kunnen worden gerealiseerd. Het is op dit moment zo dat het uitbrengen van een nieuwe release minimaal 3 maanden tijd kost. Het doorvoeren van wijzigingen in het huidige applicatielandschap kost veel tijd vanwege de technische complexiteit. Doelstellingen vanuit de Overheid  Verminder de administratieve lasten De administratieve lastenverlichting is een doel dat al jaren door de overheid wordt gepropageerd. Het nieuwe applicatielandschap en de infrastructuur moeten hieraan hun bijdrage leveren.  Efficiency korting De Raad heeft een taak opgelegd gekregen om 20% te bezuinigen op zowel de programma- (subsidieverstrekking) als op de apparaatkosten (organisatiekosten). Reductie van de programmakosten is een van de hoofdpijlers van het beleid in de komende jaren. Dit betekent dat er meer wijzigingen zullen worden gevraagd dan de Raad op dit moment gewend is. En deze wijzigingen zullen dieper ingrijpen op het proces dan tot dusver het geval is geweest. Daarom zullen naast de eisen die al eerder gesteld zijn onder bijvoorbeeld “Time to market”, ook voldaan moeten worden aan de volgende eisen:  Interfaces De architectuur moet van dien aard zijn, dat het eenvoudig is om interfaces met ketenpartners te realiseren. Overige doelstellingen  T.a.v. de architectuur gelden de NORA en EAR standaarden.  Reduceren complexiteit van applicatie- en infrastructuur landschap Zoals ook al eerder aangegeven moet de complexiteit van zowel het applicatielandschap als de infrastructuur vereenvoudigd worden, waarbij de afhankelijkheden tussen de verschillende onderdelen gereduceerd wordt, zodat componenten modulair kunnen worden vervangen.  Ontwikkelplatform o Het ontwikkelplatform dat wordt gebruikt moet een standaard zijn die wereldwijd gebruikt wordt, zoals Java. o Er mag geen vendor lockin optreden.


2


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz 

 

december 2012

o Open Source heeft de voorkeur. Ontwikkeling van software dient op een dusdanige wijze plaats te vinden dat: o Het beheer door een onafhankelijk partij kan worden uitgevoerd. o Er geen platform specifieke zaken worden gebruikt. o Er zo veel als mogelijk gebruik gemaakt wordt van open standaarden. Front end en Back end systemen moeten naadloos met elkaar verbonden kunnen worden. Front end functionaliteit moet door derden gebruikt kunnen worden om in hun eigen applicaties in te bouwen en daarmee beschikbaar gemaakt kunnen worden voor de klant.

Verder zijn er nog een aantal randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden.  De winkel blijft open tijdens de verbouwing. Dit betekent dat ook wetswijzigingen doorgevoerd moeten kunnen worden tijdens de vernieuwing.  De zo grootst mogelijke kleine stappen Het migratie project om te komen van de huidige naar de nieuwe situatie moet dusdanig opgezet zijn dat er snel resultaten geboekt worden die ook bruikbaar zijn voor de medewerkers van de Raad, de Dienstverleners van de Raad en last but not least de klanten van de Raad.

1.4 Algemene uitgangspunten M.b.t. de vernieuwing zijn een aantal uitgangspunten gedefinieerd, die van toepassing zullen zijn op het totaal.  Keten Een van de doelstellingen die de Raad wil bereiken, is dat de keten van de schuldsanering beter bediend kan gaan worden.  Wijze van bepalen kosten ontwikkeling en beheer De Raad wil de kosten voor ontwikkeling bepalen op basis van een output gestuurde methodiek in de vorm van functiepunten. Voor het beheer is nog niet duidelijk welke afrekenmethodiek gebruikt gaat worden.  Aanpak De aanpak moet dusdanig zijn dat er kort cyclische trajecten worden uitgevoerd, die er voor zorgen dat producten direct door de organisatie gebruikt kunnen worden. Een Agile wijze van aanpak (bijvoorbeeld met Scrum) is daar waar mogelijk gewenst.  Zaaksysteem De Wsnp-functionaliteit dient als een zaaksysteem te worden ingericht, cfm. de reeds aanwezige functionaliteiten in Quartz, waarbij zogenaamde throughput erg belangrijk is. De aantallen die verwerkt moeten worden zijn relatief gering.  Naast het ontwerp en de realisatie van de Wsnp-functionaliteiten omvat het object van de opdracht tevens de ondersteuning (instandhouding en actualisering) ten aanzien van het Systeem door middel van onderhoud en Beheer tijdens de productiefase.  Bij de ontwikkeling van functionaliteiten dient rekening te worden gehouden met de uitgangspunten van NORA en meer specifiek van MARIJ  Bij het ontwikkelen van de functionaliteiten dient rekening gehouden te worden met toekomstige weten regelgeving, zoals: - Wijziging Algemene wet bestuursrecht (m.b.t. elektronisch verzenden van berichten naar een bestuursorgaan).  Wet Generieke Digitale Infrastructuur.Afhankelijkheden Uiteraard zijn er bij de ontwikkeling van het nieuwe applicatielandschap ook een © IM Raad voor Rechtsbijstand

3



december 2012

aantal afhankelijkheden. Hier moet met de planning rekening gehouden worden. De belangrijkste afhankelijkheden zijn: - KEI Toezicht (start van de pilot module Wsnp staat medio 2017 gepland) - Aanpassing vergoedingenbesluit (V&J). - Besluitvorming digitalisering overheid. - Voortgang aanpassingen bewindvoerdersoftware. - Beheer boekhoudpakket.

1.5 Documentopbouw Achtereenvolgens komen de volgende onderwerpen aan de orde: Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2

Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 5

Hoofdstuk 6 Hoofdstuk 7 Hoofdstuk 8

Inleiding Achtergrond en overzicht huidige situatie Een overzicht van de organisatie, de diensten en processen van de afdeling Wsnp, evenals een toelichting op ontwikkelingen die gaande zijn. Scope van de opdracht Definitie van de scope van de opdracht. Projectorganisatie In deze fase wordt e.e.a. slechts zeer globaal beschreven. Functionele eisen en wensen Een overzicht van de nieuwe situatie, waarbij tevens voorbeelden van eisen worden gegeven die worden gesteld aan de nieuwe functionaliteiten. Technische eisen en wensen Een toelichting op de technische infrastructuur en de randvoorwaarden. De kwaliteit van de geboden oplossing In deze fase wordt e.e.a. slechts zeer globaal beschreven. De ontwikkel-, beheer- en onderhoudsprocessen

1.6 Definities en begrippen Applicatie

Applicatie-architectuur

Applicatielandschap Bouwblok

Bronregistratie Dienstverlener


Alle software (inclusief applets en databases), bestaande uit Maatwerkprogrammatuur, Standaardprogrammatuur en/of modificaties alsmede de daarbij behorende gegevensdragers en inclusief de interfaces, een en ander als uitgewerkt in dit Programma van Eisen en Wensen De applicatie-architectuur beschrijft de samenhang van applicaties en informatiesystemen binnen een organisatie. Het is een modelmatige beschrijving van het applicatielandschap. De daadwerkelijk in productie zijnde applicaties. Generieke component in de applicatie-architectuur. Applicaties in de applicatie-architectuur worden opgebouwd op basis van of samengesteld met deze bouwblokken. De bronregistratie is de plaats waar een gegeven of document voor het eerst wordt vastgelegd. De natuurlijk persoon die bij de Raad staat geregistreerd en zijn diensten verleend aan de Klant van de Raad. Tot de groep Dienstverleners behoort in ieder geval de advocaat, de mediator, de bewindvoerder, de tolk en vertaler en het Juridisch Loket.

4


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz Documentatie

Extranet Gebruiker

Hergebruikte maatwerk software

Installed Base Ketenpartner

Klant

Maatwerk programmatuur Major Update Patch Plateau

Release


december 2012

In algemene termen is documentatie geschreven materiaal dat een bepaald onderwerp om- en beschrijft. Documentatie kan zowel fysiek afgedrukt als digitaal worden opgeslagen. Digitale opslag is vereist. Bovendien moet documentatie door de Raad zelf te bewerken zijn, ofwel aanlevering in bijvoorbeeld alleen PDF formaat is niet voldoende. Voorbeelden (niet limitatief) van documentatie zijn:  Functioneel ontwerp  Technisch ontwerp  Gebruikershandleiding  Beheerhandleiding  Release notes  Installatie handleiding Beveiligde voorzieningen die de Raad, via Internet, beschikbaar stelt aan externe Gebruikers. De Raad onderkent verschillende soorten interne en externe Gebruikers. Een Gebruiker wordt om zijn werkzaamheden uit te kunnen voeren ondersteund door de Applicaties. Intern:  Medewerker; een medewerker in dienst van of ingehuurd door de Raad. Extern:  Dienstverlener;  Ketenpartner  Klant. Hergebruikte maatwerk software betreft software, die in de vorm van broncode of halffabricaten, al dan niet met wijzigingen, opnieuw wordt ingezet. Het verschil met pakketsoftware is dat de (her)inzet eenmalig plaatsvindt, en niet is voorzien in structurele ondersteuning vanuit de leverancier van de software om onderhoud op deze software te faciliteren. Afgeleverde Standaardprogrammatuur dat in gebruik is bij verschillende klanten. Een organisatie die onderdeel uitmaakt van de totale justitieketen. Tot de groep ketenpartners behoren in ieder geval de Politie, het OM en de Gerechten. Natuurlijke of rechtspersoon die gebruik maakt van de voorzieningen en diensten die door de Raad voor Rechtsbijstand in het kader van de wettelijke taakuitvoering worden aangeboden. De specifiek ten behoeve van de Raad ontwikkelde programmatuur Een update van in de vorm van een nieuwe Release of Versie. Een nieuwe uitgave van (een deel) van software om Fouten op te lossen en /of kleine updates uit te voeren. Een overzichtelijke en gedefinieerde verzameling business functies en processen , die wordt overgezet en geïmplementeerd voor de nieuw te ontwikkelen Applicatie(s) middels Maatwerkprogrammatuur dan wel door inzet van Standaardprogrammatuur. Een nieuwe uitgave van software die wordt uitgeleverd en waarin alle voorgaande Patches zijn opgenomen t.o.v. de voorgaande Release en functionele wijzigingen zijn aangebracht.

5


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz Retransitie

Standaardprogrammatuur

Systeemsoftware

Versie

Versienummering

december 2012

Retransitie is de term voor het overnemen van het beheer van leverancier x door leverancier y, waarbij x de partij is die deze opdracht gaat uitvoeren en y de partij is die voor de uitvoering van een nieuw contract wordt geselecteerd na beëindiging van deze opdracht. Indien x en y verschillende leveranciers zijn wordt ook wel gesproken van transitie. Indien x en y dezelfde partij is, wordt ook wel gesproken van retransitie. Er is sprake van standaardprogrammatuur (of een pakket) als de inrichting en werking, conform de eisen en wensen van de Raad, kan worden gerealiseerd met configuratie en/of parametrisatie. Dit betekent in ieder geval dat Hergebruikte maatwerk software niet onder deze definitie valt. Kenmerkend voor Standaardprogrammatuur is dat:  het software betreft, die niet uitsluitend ten behoeve van de Raad is ontwikkeld en wordt onderhouden, maar ook nog daadwerkelijk en actief bij andere gebruikers wordt ingezet;  het onderhoud ten behoeve van dit gemeenschappelijke gebruik is, en, dat vanuit de maker/licentiegever van de betreffende software voorzieningen en ondersteuning is geregeld om gebruik te kunnen maken van dit onderhoud. Dit betreft pakketsoftware, die samen met de hardware het platform vormt waarop de bedrijfsapplicaties draaien. Tot de systeemsoftware worden gerekend:  operating-system  DBMS  webservers  virtualisatie software  beheersoftware Een nieuwe versie van software die wordt uitgeleverd en waarin alle voorgaande Patches zijn opgenomen t.o.v. de voorgaande Versie en waarin grote functionele wijzigingen zijn aangebracht. Versienummering van software wordt normaliter uitgedrukt in drie cijfers, gescheiden met een punt. Bijvoorbeeld 1.3.7. Daarbij is “1” de Versie, “3” de Release en “7” het patchlevel.

1.7 Lijst met afkortingen DAP

SLA Wbp

Wrb Wsnp


Dossier Afspraken en Procedures Hierin staan onder meer de afspraken over contactpersonen en escalaties en procedures m.b.t. werkwijze. Onderdeel hiervan zij ook de afspraken m.b.t. levering en prijzen van standaard changes. Service Level Agreement Afspraken over de te leveren dienstverlening (service). Wet bescherming persoonsgegevens In deze wet worden de belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens vastgelegd en is een uitwerking van de Europese richtlijn. Wet op de Rechtsbijstand Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen

6



december 2012

2 Achtergrond en overzicht huidige situatie 2.1 Processen .

2.1.1 Procesmodel Met de Wsnp wordt beoogd te voorkomen dat natuurlijke personen tot in lengte van dagen door de schuldeisers worden achtervolgd, wanneer zij in een problematische financiële situatie terecht zijn gekomen. Een van de doelstellingen van de Wsnp is het terugdringen van het aantal faillissementen van natuurlijke personen. De Raad beheert in deze het register van bewindvoerders. Verder betaalt de Raad de toegewezen bewindvoerders uit gedurende de looptijd van de schuldsanering. De uitvoering van de processen, die in het kader van de Wsnp door de RvR worden uitgevoerd zijn weergegeven in het navolgende proces decompositie diagram. P ro c e s m o d e l W SNP

B e s tu r e n d e

P r im a ir e

p ro c e s s e n

p ro c e s s e n

P la n n in g

R e g is tr a tie

&

B e w in d -

C o n tr o l

v o e rd e rs

S c h u ld

PE

s a n e r in g

R e g is tr e r e n R e g is tr e r e n

P e r m a n e n te

b e w in d -

r a p p o r ta g e

E d u c a tie

v o e rd e rs

(P E )

K w a r ta a l

p ro c e s s e n

R e g is tr a tie

M aand-

r a p p o r ta g e

O n d e rs te u n e n d e

V o o r lic h tin g

F in a n c ie e l R e g is tr e r e n

V e r s tr e k k e n

s c h u ld

In fo r m a tie

s a n e r in g

e n a d v ie s

beheer

R e g is tr e r e n O p e r n s te lle n

P E o p le id in g

R e g is te r … .

IC T

V e r s tr e k k e n s u b s id ie

beheer

V o o r lic h te n W e r k in g W snp

R e g is tr e r e n Jaar

V e r s tr e k k e n

v e r s la g +

Pas

ja a r r e k e n in g

b e w in d v o e r d e r s

In s te llin g e n to e ts e n

( E in d ) a fr e k e nen s c h u ld s a n e r in g

J a a r p la n + b e g r o tin g

B e h a n d e le n

B e h a n d e le n

bezw aar

bezw aar

Aanpassen z a a k s o o rt

B e h a n d e le n

B e h a n d e le n

b e ro e p

b e ro e p

Legenda H o o fd

R e g io

K a n to o r

K a n to o r

B e h a n d e le n bezw aar

B e h a n d e le n b e ro e p


7



december 2012

2.2 Organisatie De Raad voor Rechtsbijstand heeft de organisatie van gesubsidieerde rechtsbijstand ondergebracht in een aantal kantoren verdeeld over Nederland en een centraal kantoor in Utrecht. Het Bureau Wsnp bevindt zich in Den Bosch en heeft 8 medewerkers. Het centraal kantoor in Utrecht ondersteunt de overige kantoren. Op het centraal kantoor bevinden zich de volgende afdelingen:  Directie  Staf  Beleidsvernieuwing  Beheer (Inschrijvingen)  Financiën  Informatiemanagement  Planning en Control  Kwaliteitsmanagement  Beroep  HRM

2.3 Huidige applicatielandschap Wsnp Onderstaand wordt schematisch het applicatielandschap voor de Wsnp weergegeven..

m anagem ent

m gm t

B u s in e s s

in f o

In t e llig e n c e

w snp. CDS

r v r .o r g

DB

W eb

T e le f o n is c h

P o s t In

e m a il

vo e rd e r

LRS

g e m e e n te n

S p ir - IT

K W IZ

CBS

CDS

b e w in d pas

b e t a lin g e n

P o s t U it

o u tp u t

T e a m s o ft

m gm t

W SNP

a fn e m e rs

In dit landschap komen de volgende systemen voor:


8


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz Applicatie CDS

Business Intelligence TeamSoft

Output management Wsnp.rvr.org

LRS

toegangspassen

Koppelingen Spir-IT

Gemeenten

CBS


december 2012

Omschrijving CDS is het informatiesysteem dat het primaire proces van de Wsnp ondersteunt: het inschrijven en het toevoegen (registreren van schuldsaneringszaken). Het systeem CDS bestaat uit een aantal componenten:  Inschrijving bewindvoerders  Registratie PE bewindvoerders  Gegevensuitwisseling met gemeenten en Spir-IT t.b.v. registratie nieuwe schuldsaneringszaken  Betalen bewindvoerders  Rapportages naar CBS en KWIZ CDS is een (maatwerk)-Oracle-applicatie, op basis van Oracle / Oracle Forms / Oracle Designer. Business Objects wordt gebruikt voor management-informatie en monitor-gegevens over de Wsnp. Teamsoft is de standaard-applicatie waarmee de financiële administratie voor de Wsnp wordt ondersteund (Wsnp Programmakosten). TeamSoft verzorgt tevens de uitbetaling van vergoedingen aan bewindvoerders. Applicatie voor het printen van brieven. Deze applicatie betreft de standaard-applicatie SQLWord. Website bureau Wsnp, te benaderen op Wsnp.rvr.org of op bureauWsnp.nl. Tevens wordt hier het register van bewindvoerders getoond. Landelijk Register Schuldsaneringen (lrs.rvr.org) Het Landelijk Register Schuldsaneringen (LRS) is een internetapplicatie die gegevens weergeeft van natuurlijke personen voor wie een (voorlopige) toepassing geldt voor de Wsnp. Gelijk aan andere registers kan in het openbare register LRS een zoekactie worden gedaan door instanties en personen om te achterhalen of iemand wel of niet geregistreerd staat in het kader van de Wsnp. Ten behoeve van de identificatie van bewindvoerders (nietadvokaten) worden toegangspassen gemaakt. Deze worden met het standaard-pakket BadgeMaker gemaakt. De IT uitvoeringsorganisatie van de Raad voor de rechtspraak (voorheen BISTRO). Vanuit de rechtspraak worden de schuldsaneringsvonnissen digitaal aangeleverd. Dit betreft een koppeling op basis van XML/email. Vanuit de gemeenten wordt informatie aangeleverd met betrekking tot de schuldsaneringszaken. Dit betreft een koppeling op basis van XML/email. Gewerkt wordt aan een koppeling op basis van webservices (SOAP). Het CBS maakt gebruik van gegevens uit CDS, bijvoorbeeld voor het bepalen van de gemiddelde leeftijd van de schuldenaars of in welke regio de schuldenaars zich bevinden. Dit betreft een bestandsexport.

9


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz Applicatie KWIZ

december 2012

Omschrijving KWIZ opereert als onderzoeks- en adviesbureau op de terreinen Werk en Inkomen, Schuldhulpverlening, Maatschappelijk Ondernemen en Wonen, Welzijn en Zorg. Zij werken voor overheden, welzijns- en zorgorganisaties in geheel Nederland. KWIZ verzameld en structureert informatie ten behoeve van beleid, werkprocessen en/of organisatie.

2.4 Ontwikkelingen korte termijn 



Quartz Op dit moment worden nog een aantal nieuwe functionaliteiten ontwikkeld binnen Quartz t.b.v. de Wet beëdigd tolken en vertalers en de functionaliteit Inkomensverklaring. Wsnp Op dit moment lopen er diverse relevante ontwikkelingen: o o

o

o

De Raad is in gesprek over aanpassing van de regelgeving voor Wsnpsubsidies. Die zou tot een aanpassing van de functionaliteit kunnen leiden (bevoorschotting). De separate module (webservice) voor verzoekschriften Wsnp wordt aangepast. De bestaande applicatie fungeert als database van de gegevens die via de webservice worden gegenereerd. Ook is er een koppeling met andere Wsnp-gegevens. Het besluit over een interface met Quartz Wsnp is uitgesteld. Toename volume Wsnp-declaraties. De gevraagde functionaliteiten rond de Wsnp-subsidies gelden uitsluitend voor dossiers die vanaf 1 oktober 2013 zijn gestart. Omdat een Wsnp-zaak in de regel drie jaar loopt, is vanaf eind 2016-begin 2017 een groot volume afrondingen en dus subsidiebesluiten te voorzien. Uitrol high-trust werkwijze. De Raad start in het voorjaar van 2016 met een andere werkwijze van subsidievaststelling, gebaseerd op high-trust. De bewindvoerder ontvangt automatisch de gevraagde subsidie. Tijdens halfjaarlijkse kantoorbezoeken worden de subsidie dan alsnog gecontroleerd. De werkwijze wordt in de loop van 2016 verfijnd.


10



december 2012

3 Scope van de opdracht 3.1 Scope De Wsnp-functionaliteiten dienen binnen acht maanden na gunning te worden gerealiseerd (01-11-2016 t/m 30-06-2017). De scope heeft een omvang 800-850 Functiepunten en omvat de realisatie van:  een nieuwe Wsnp-registerfunctie,  een nieuw Wsnp-zaaksysteem (incl. betaalmodule voor Wsnp-subsidies),  functionaliteiten t.b.v. Wsnp en de vereiste koppelingen,  bijbehorende portals,  geautomatiseerde communicatie richting schuldenaren die de Wsnp doorlopen (al dan niet via een burgerportal),  een vorm van informatievoorziening zodat er m.b.t. proces-, bedrijf- en beleidsgegevens informatie beschikbaar komt waarover gerapporteerd kan worden.

3.2 Platform De functionaliteit dient te worden gerealiseerd binnen het bestaande platform Quartz. De hoofdcomponenten hiervan zijn de Microsoft producten SharePoint, CRM, Adxstudio en BizTalk.

3.3 Op te leveren producten Tot de op te leveren producten behoren onder meer:  specificatie en levering van benodigde aanvullende licenties voor het platform;  specificatie van de eisen die gesteld worden aan de benodigde hardware om een ongestoord gebruik van de Wsnp-functionaliteit binnen Quartz mogelijk te maken;  ontwerp, ontwikkeling, testen en opleveren van de functionaliteiten op het Quartz-platform;  realisering van benodigde koppelingen en interfaces met interne applicaties en externe gegevensuitwisseling;  aanpassing en implementatie van Datawarehouse (DWH) en de business intelligence voorzieningen;  de migratie en consolidatie van data vanuit de bestaande applicatie, i.c. CDS;  implementatie van de functionaliteiten;  het verzorgen van opleidingen en het in beheer nemen van de ontwikkelde en nog te ontwikkelen functionaliteiten.;  applicatie-onderhoud en tweede-lijns en derde-lijns support bij applicatiebeheer.

3.4 Bronregistraties De bronregistraties omvatten de externe en interne (basis)registraties, waar de gegevens (informatieobjecten) worden onderhouden en geraadpleegd. Deze


11



december 2012

bouwblokken bevatten de gegevensopslag en de functionaliteiten en services om de informatieobjecten te muteren en te bevragen. De opdracht omvat de vernieuwing, levering en implementatie van de bronregistraties relaties (bewindvoerders), het zaakregister en de subsidiegegevens. Bronregistratie Basisregistratie relatie Zaakregister Wsnp

Omschrijving het Bewindvoerdersregister, grotendeels gebaseerd op het NHR.

huidige situatie CDS

De (inhoudelijke) zaakgegevens voor de Wsnp CDS worden vastgelegd in het zaakregister. Het betreft hier gegevens over onder meer schuldsaneringen. Landelijke Er dient gekoppeld te worden op de landelijke systemen basisregistraties en registers (o.a. GBA, BVV, BRI en BAR, hJL). Aansluiten op bestaande voorzieningen & technologie Financiele De financiële administratie is de basisregistratie met Open Finance administratie financiële gegevens. (TeamSoft)


12



december 2012

4 Projectorganisatie 4.1 Uitgangspunten De veranderingen worden projectmatig aangepakt middels een projectorganisatie (“veranderingsorganisatie”). De projectorganisatie is verantwoordelijk voor de realisatie van de nieuwe functionaliteiten. De projectorganisatie is bedrijfsmatig georiënteerd en heeft een grote IT component. Dat wil zeggen, dat binnen deze organisatie zaken als dienstverleningsconcept, diensten en bedrijfsprocessen zullen worden ontwikkeld passende bij de beoogde bedrijfsdoelstellingen en geïmplementeerd binnen Quartz. De projectorganisatie kent derhalve een multidisciplinaire bezetting bestaande uit medewerkers van de Raad en de Opdrachtnemer, evt. aangevuld met ad hoc leden. Het project zal volgens Prince2 en Agile (bij voorkeur Scrum) worden uitgevoerd.

4.2 Organisatie In deze fase van de aanbesteding is dit nog niet relevant. E.e.a. wordt op een later moment nader uitgewerkt. Op hoofdlijnen zal er sprake zijn een demand-, deliveryen supply-partij. Hierbij gelden de volgende verantwoordelijkheden: Rol Demand

Verantwoordelijkheid en invulling Verantwoordelijk voor de proces- en organisatieinrichting, de formulering van business requirements (functioneel en non functioneel) en uiteindelijk de acceptatie en gebruik van de bedrijfsapplicaties. Deze verantwoordelijkheid wordt gedragen door de Raad.

Delivery

Verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de IT gerelateerde op te leveren producten. Het betreft hier de bedrijfsapplicatie alsmede de voorzieningen voor datamigratie. Primair wordt dit deel van de projectorganisatie ingevuld door de Opdrachtnemer.

Supply

Verantwoordelijk voor specificatie van exploitatie- en beheereisen aangaande de betreffende bedrijfsapplicatie. Ook realiseert dit deel van de projectorganisatie de benodigde infrastructuur. Supply wordt ingevuld door de Raad in samenwerking met Cegeka en opdrachtnemer.

4.3 Rollen en verantwoordelijkheden In deze fase is dit nog niet relevant. E.e.a. wordt op een later moment nader uitgewerkt.


13



december 2012

4.4 Eisen projectorganisatie In deze fase is dit nog niet relevant. E.e.a. wordt op een later moment nader uitgewerkt en zullen er ook eisen worden geformuleerd t.a.v. de projectorganisatie.

4.5 Eisen ten aanzien van de aanpak De Raad heeft voorkeur voor een Agile / Scrum ontwikkelmethodiek of gelijkwaardig. E.e.a. wordt op een later moment nader uitgewerkt en zullen er ook vragen worden geformuleerd t.a.v. de aanpak.

4.6 Eisen ten aanzien van migraties In deze fase is dit nog niet relevant. E.e.a. wordt op een later moment nader uitgewerkt en zullen er ook eisen worden geformuleerd t.a.v. migraties. In ieder geval zal gelden dat: eis eis

Een migratie kan pas plaatsvinden nadat de op te leveren (deel)producten zijn geaccepteerd en de migratieplannen zijn goedgekeurd door de Raad. Migratietrajecten worden in beginsel buiten kantoortijden van de Raad uitgevoerd.


14



december 2012

5 Functionele eisen en wensen In dit hoofdstuk zal een nadere omschrijving worden gegeven van de beoogde functionaliteiten en zullen een aantal voorbeelden worden gegeven van eisen die aan de toekomstige situatie zullen worden gesteld.

5.1 Informatie- en applicatieservices In het nieuwe landschap zal gebruik gemaakt worden van generieke applicaties, die meerdere ketenprocessen ondersteunen. In dit landschap worden de volgende generieke componenten (voorzieningen) onderscheiden:  

    

Relatiemanagement (CRM), registers, afnemers bestanden en informatievoorziening Zaak/dienstensysteem, waaronder inbegrepen: o Document Management Systeem (DMS) o Workflow management (WFM) o Portal/eFormulieren, authenticatie o Koppelingen bronregistraties o Rule Management Content Management (CMS) en User Generated Content Financieel systeem HR-systeem Resource planning Business Intelligence (BI) & DataWareHouse (DWH)

Voor Wsnp ontstaat een nieuwe situatie, waarbij CDS in het landschap is vervangen door nieuwe functionaliteiten binnen Quartz (bewindvoerders- en zaakregister en het –burgerportaal). De bronregistratie en de gegevensuitwisseling op basis van deze registratie staan centraal in dit applicatiemodel. Deze situatie is schematisch in onderstaande figuur weergegeven, gewijzigde (nieuwe) objecten zijn blauw gearceerd.


15


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz Frontoffice

december 2012

Applicaties

Bronregistraties

Business Intelligence (BI & MIS)

Management

HRM. payroll system ?

Financiële Administratie (TeamSoft)

DWH=> BO

Afnemers Bestanden Toegangspassen

Afnemers bestanden

Financiële adm.

Medewerker

Burger/schuldenaar/ rechtzoekende

Hulpverleners (rbv, bewindvoerders, tolken en vertalers, gemeenten, het JL)

Portaal Burger Bewind voerder

Recht wijzer

WSNP. rvr.org

CRM Zaak en Worklow management Document Management

KA, email, telefonie

CRM Output manage ment

NHR

BAR

Gemeenten

Rechtbank Spir’it

CBS

NVVK

Toegangs passen

Berichten Makelaar

Primair maken de volgende applicaties onderdeel uit van de beoogde nieuwe situatie: Applicatie CRM Register Wsnp bewindvoerders

CRM Register Wsnp zakensubsidieverstrek king


Omschrijving Het Register Wsnp Bewindvoerders legt de gegevens vast van bewindvoerders. Het systeem ondersteunt, op basis van zaakgericht (diensten) werken, de inschrijving van bewindvoerders, het beheer van de inschrijvingen, de verwerking van mutaties en de verstrekking van gegevens aan (interne en externe) afnemers. Deelapplicaties binnen het register zijn:  het register (CRM) voor de vastlegging en ontsluiting van gegevens;  "mijnRvR-2.0" bewindvoerders portaal, de portal-functie CRM ter ontsluiting van het zaaksysteem (dienstsysteem). Het Register Wsnp zaken-subsidieverstrekking legt de gegevens vast van de schuldsaneringszaken en de verstrekte subsidie. Het systeem ondersteunt, op basis van zaakgericht (diensten) werken, de inschrijving burgers, de verwerking van mutaties en de verstrekking van gegevens aan (interne en externe) afnemers m.b.t. de schuldsaneringszaken. Deelapplicaties binnen het register zijn:  het zakenregister (CRM) voor de vastlegging en ontsluiting van gegevens;  "mijnRvR-2.0" de portal-functie ter ontsluiting van het zaaksysteem (dienstsysteem);  burgerportaal, de portal-functie ter ontsluiting van het zaaksysteem (dienstsysteem).

16


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz Applicatie Business Intelligence & MIS DWH

Berichtenmakel aar/ BizTalk TeamSoft Open Finance

december 2012

Omschrijving Business Objects wordt gebruikt voor management-informatie en monitor-gegevens over de Wsnp. Het Management Informatie Systeem (MIS) zal worden aangepast en worden uitgebreid met de gegevens van de registers Wsnp. Uitbreiding van het MIS is noodzakelijk om te zorgen dat operationele en management-rapportages kunnen worden opgeleverd. Gelijktijdig met de realisatie van de nieuwe functionaliteiten voor Wsnp zal een DWH worden gerealiseerd en gekoppeld aan het MIS van de Raad. De gegevens uitwisseling vindt plaats via een berichten makelaar.

Teamsoft is de standaard-applicatie waarmee de financiële administratie voor de Wsnp wordt ondersteund (Wsnp Programmakosten). TeamSoft verzorgt tevens de uitbetaling van vergoedingen aan bewindvoerders. De gegevensuitwisseling is van het bestandtype .dat. Toegangspassen Ten behoeve van de identificatie van bewindvoerders (nietUnipas advocaten) worden toegangspassen gemaakt. Deze worden met het standaardpakket BadgeMaker gemaakt. Hiervoor wordt aansluiting gezocht op het gerealiseerde passenbestand dat reeds in Quartz is ontwikkeld voor Wbtv. Data services T.b.v. derden worden exportbestanden gegenereerd. Het formaat Generator is van het type XML. Te weten: Exportbestanden  afnemersbestanden (CBS, Nederlandse Vereniging voor Volkskrediet (NVVK), gemeenten)  bewindvoerdersbestand rechtspraak (rechtbanken)  crediteurenbestand financiële pakket TeamSoft  betalingsbestand financiële pakket TeamSoft  lijst bewindvoerders website  gegevensset Rechtwijzer/Schuldenwijzer Output Applicatie voor het genereren en afdrukken (en per e-mail management verzenden) van brieven/documentatie/informatie. Deze applicatie betreft de standaardapplicatie SQL Word. Hiervoor wordt aansluiting gezocht op de reeds gerealiseerde functionaliteit binnen Quartz. Wsnp.rvr.org Aanmaken en verzenden van een actuele lijst bewindvoerders naar de Website bureau Wsnp, te benaderen op wsnp.rvr.org of op bureauwsnp.nl. Schuldenwijzer Aanhaken op de koppeling Rechtwijzer2.0 / IKV Daarnaast worden de volgende koppelingen gerealiseerd of uitgebreid met de volgende (generieke) applicaties: Koppelingen Rechtbank (Spir-IT) => Berichtenmakelaar RvR => Wsnp CRM


Digitaal dossier van de rechtbank: De IT uitvoeringsorganisatie Spir-IT van de Raad voor de rechtspraak (voorheen BISTRO). Vanuit de rechtspraak (rechtbanken) worden de schuldsaneringsvonnissen digitaal aangeleverd. Dit betreft een koppeling op basis van XML.

17


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz Koppelingen Wsnp CRM => Berichtenmakelaar RvR => Rechtbank (Spirit-IT) BAR => Berichtenmakelaar RvR => Wsnp CRM NHR => Wsnp CRM Wsnp CRM => Berichtenmakelaar => TeamSoft Instanties t.b.v. authenticatie Wsnp CRM => Beveiligde interne locatie RvR CRM =>DWH => MIS (BO)

december 2012

Brongegevens uit het bewindvoerdersregister worden aan de rechtbanken verstrekt. Het onderhoud en beheer register bewindvoerders ligt bij Wsnp. Dit betreft een koppeling op basis van XML. Bronregistraties van advocaten en advocatenkantoren (en mutaties hierop) worden verzonden door BAR en bij de Raad ingelezen en verwerkt binnen het register. Dit betreft een koppeling op basis van XML. Het Handelsregister is de basisregistratie van alle rechtspersonen en ondernemingen in Nederland. Koppeling met het financiële pakket TeamSoft voor de verwerking van crediteurenmutaties en betaalopdrachten. Via E-herkenning en DigiD (Logius), advocatenpas (NOVA). De koppeling met een beveiligde interne locatie waarop export bestanden geplaatst kunnen worden t.b.v. informatievoorziening aan derden. Een koppeling BO met een nieuw te realiseren DHW Quartz t.b.v. Managementinformatie.

5.2 Beoogde onderdelen De scope van de te ontwikkelen functionaliteit omvat de volgende onderdelen: Vervanging van de bewindvoerderregister functies Wsnp:  De registratie, onderhoud en het beheer van gegevens van gekwalificeerde bewindvoerders en de kantoren waarbij zij werkzaam zijn;  De verwerking van de crediteuren mutaties t.b.v. een geactualiseerd crediteurenbestand binnen het boekhoudprogramma TeamSoft;  Realisatie van een eenduidige en unieke registratie, een authentieke registratie, bron van informatie van alle rechtsbijstandverleners waarmee de RvR zaken doet;  Een portaal voor de bewindvoerders ten behoeve van wijzigen van zijn/haar gegevens in het register voor de Wsnp. Vervanging van het zaaksysteem Wsnp:  De registratie en behandeling van schuldsaneringszaken;  De verwerking van de zaak- en betaalgegevens t.b.v. de subsidieverstrekking. Betalingen, waaronder de verrekeningen van voorschotten, vinden plaatst binnen het boekhoudprogramma TeamSoft;  Koppelingen met de diverse instanties, webservices en websites t.b.v. gegevensuitwisseling. Enerzijds om te komen tot “gedeelde” authentieke gegevens, anderzijds om handmatige processtappen te automatiseren;  Realisatie van een voorziening om te komen tot proces-, bedrijfs- en beleidsinformatie (b.v. opzetten datawarehouse, koppeling Business Objects);  Een uitbreiding van het portaal voor de bewindvoerders ten behoeve van het wijzigen van zijn/haar zaakgegevens en om informatie te bieden m.b.t. zaakgegevens (waaronder betaalgegevens);


18


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz 

december 2012

Realisatie van een burgerportaal voor schuldenaren t.b.v. informatievoorziening en communicatie m.b.t. de schuldsaneringszaak.


19



december 2012

Weergegeven in onderstaande figuur: Vlakken

Lijnen

Binnen Binnen scope scope

Fysieke Fysieke koppeling koppeling Geen Geen fysieke fysieke koppeling koppeling

Buiten scope

Webservice Verklaring

Gemeente

CDS

Rechtbanken Bewindvoerders

Verklaring

3B Schuldsanering Gegevens zaak, burger en bewindvoerder Berichten Makelaar

Portaal Quartz/CRM Bewindvoerders

3A Advocatenpas

3B Gegevens bewindvoerders

3A Register 3B Zaakgegevens

3A Crediteuren gegevens 3B Betaalgegevens

Portaal Quartz/CRM Burgerportaal Burger

Wijziging op WBTV Quartz/ CRM Plateau 1

3B DigiD

3A/B Gegevens advocaten en advocatenkantoren

BAR BAR

3B Afnemers bestand 3A Passen bestand

WRB Quartz/ CRM Plateau ?

3A E herkenning

Wijziging op IKV Quartz/ CRM Plateau 2

3B

register

Website bureau wsnp Wsnp.rvr.org

CBS, NVVK, Unipas, bewindvoerder 3A Printopdracht/aansturing

3A Gegevens onderneming handmatig overnemen 3B Registraties

KA Printerpark

DWH

NHR NHR

Financieel Pakket TeamSoft

Niet advocaten

Mijn Mijn Gegevens Gegevens

Interne opslag RvR

Aanmelden Authenticatie

WSNP Quartz/ CRM Plateau 3

Advocaten

5.3 Bedrijfsarchitectuur Vanuit de bedrijfsarchitectuur kunnen de volgende producten/diensten, organisatie en bedrijfsprocessen worden beschreven.

5.3.1 Diensten In het register Wsnp worden over bewindvoerders, schuldsaneringszaken en de subsidieverstrekking verschillende gegevens geregistreerd. Het beoogde project richt zich op de voorzieningen voor het beheren en onderhouden van deze gegevens. De scope in termen van producten en diensten betreft:  Register Wsnp, registreren bewindvoerders.  Registratie permanente educatie en auditstatus kantoor.  Publiceren, informatievoorziening en voorlichting.  Verstrekken bewindvoerderspas.  Subsidie verstrekking, het behandelen van schuldsaneringszaken.  Informatieverstrekking via online portaal professional, burger. visueel weergegeven in onderstaand plaatje met rode omlijning


20



december 2012

Diensten Portfolio Raad voor Rechtsbijstand Register Register WRB

Register WSNP Bewindvoerders

Register WBTV Tolken en Vertalers

Reguliere Rechtsbijstand Toevoeging Regulier Last(ambtshalve) Mediation Asiel

Publicatie

Toezicht en Advies O.m. Permanente Educatie

Passen

Roostering Rechtshulp

Schuldsanering

Piket

Subsidie verstrekking

Subsidie verstrekking Asiel Inkomensverklaring Regulier (T-2)

Extra Uren

Vergoeding

Peiljaarverlegging Informatie en Advies Informatie verstrekking Burger Profesionnal Online Portaal

Online Portaal

Loket (HJL)

Bezoek

Telefonisch (HJL)

Telefonisch Helpdesk


Advies Rechtwijzer, Echtscheidingsplan Diagnose & Triage …….

21



december 2012

In onderstaande tabel wordt een globaal inzicht gegeven in de omvang van het (actieve) bestand en het aantal nieuwe registraties/inschrijvingen per jaar. Categorie

#in register

Bewindvoerders Professionals persoon advocaat-bewindvoerders Professionals persoon niet advocaat-bewindvoerders Professionals onderneming/bewindvoerders organisaties, waaronder: 1 organisatie die de advocaat bewindvoerderrol heeft; 20 organisaties die de niet-advocaat bewindvoerderrol hebben. Permanente Educatie, scholing etc Permanente Educatie

#registraties (per jaar) 700 350 21

3000

Scholingsactiviteiten

100

Keurmerken

10

Audit

300

… Kantoororganisaties Zaken Schuldsaneringszaken via recht bank Schuldsaneringszaken uit faillisement (betalings) opdrachten subsidieverstrekking Opgave mutaties Per schuldzaak kan een veelvoud aan berichten binnen komen Zaaksoort/ zaaktype Wisseling bewindvoerders Correcties Kantoorwisselingen Verklaringen afgegeven 60 % wordt toegekend en leidt tot schuldzaak; 20 % van de verzoeken wordt afgewezen; 10 % van de verzoeken is niet-ontvankelijk of wordt ingetrokken; 10? % is een pro-forma verzoek (als bijlage bij verzoek moratorium en dwangakkoord).

ca. 1075 Potentieel 20.000 12.000 1.000 13.000

1.500 2.300 3.000 31 20.000

In de onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende producten en diensten voor de Wsnp. Diensten Register Wsnp Informatieverstrekking

Aard2

Informatieverstrekking intern

Zaak3 / Register

Informatieverstrekking extern

Zaak / Register

Registerdiensten

Toelichting Verstrekking van gegevens over bewindvoerders, schuldsaneringszaken en subsidieverstrekking Gegevensverstrekking intern binnen de Raad, waaronder:  WBTV, WRB  Rechtwijzer 2.0  Website  Boekhoudprogramma  Rapportages  DWH Gegevensverstrekking over bewindvoerders en zaken extern (al dan niet via CRM portaal). Hiertoe behoren gegevensleveringen aan:  Bewindvoerders  Rechtbanken  Schuldenaren (burger)  Gemeenten, CBS, NVVK  Schuldenwijzer Diensten voor het onderhouden van de inschrijving.

2

Toelichting op deze kolom: Zaak / Register: De onderliggende processen worden herontworpen en (geautomatiseerd) ondersteund door het zaak/dienstsysteem. Zij raken zowel het Bewindvoerders Register (Register) als het zaak- subsidie Register (Zaak). 3 Zaak: ook aan te duiden als Registratie, Werkpakket.


22



december 2012

Diensten Register Wsnp Beheren gegevens bewindvoerder (professional + onderneming) Registreren in- en uitschrijvingen bewindvoerder Registreren in- en uitschrijvingen onderneming Registreren PE-gegevens

Aard2 Register

Toelichting Beheer NAW gegevens, financiële gegevens, NHR gegevens. Verwerking crediteuren mutaties.

Register

Behandelen en beheren van inschrijving van een bewindvoerder (professional + onderneming).

Register

Registreren kantoor audits

Register

Registreren en beheren burger gegevens Zaken- en subsidie diensten Registreren rechtbankberichten

Register

Behandelen en beheren van inschrijving onderneming van de bewindvoerder respectievelijk het kantoor waarbij de bewindvoerder werkzaam is. Registreren, behandelen en bijhouden Permanente Educatie bewindvoerder. Registreren en behandelen kantoor audit. Ondersteuning periodieke steekproef, controle handhaving kwaliteitseisen. Wijzigigen of aanvullen gegevens burger voor en door de schuldenaar.

Registreren Verklaringen

Zaak

Beheren gegevens schuldsanering Registreren standaard voorschot Registreren subsidieverzoek

Zaak

Registreren berichten schuldenaren Besluitvorming Informatie & ICT Beheren applicatie Leveren managementinformatie

Zaak

Register

Zaak

Zaak Zaak

-

Registreren, behandelen en beheren van schuldsaneringszaken en de subsidieverstrekking. (Automatische) verwerking van publicaties/ vonissen, aanmaken registratie schuldsaneringszaak gegevens. Doorvoeren van wijzigingen hierop. Registreren (uploaden) en koppelen Verklaring aan geregistreerde schuldsanering. (geautomatiseerd) wijzigen en aanvullen registratie schuldsanering. Registreren, behandelen standaard voorschot in schuldsaneringszaken. Verwerking van betalingsopdrachten. Registreren, behandelen subsidie verzoek. Berekenen definitieve vergoeding, eindafrekening met besluit. Verwerking betalingsopdrachten (inning of restitutie). Initiëren van berichtgeving afhankelijk van de status van de zaak en het verzenden hiervan. Onderdeel van de ondersteunende functies Diensten voor het beheer van de applicatie (Zaak & Register). Managementinformatie over Zaken en Register.

5.4 Algemene eisen 5.4.1 Algemeen Hieronder volgen een aantal eisen die voor Quartz als geheel gelden. eis eis

De Applicatie heeft voorzieningen om gegevens, berichten en documenten te voorzien van metagegevens en deze op te slaan. De uitwisseling van persoons- en adresgegevens door Opdrachtnemer voldoet aan de volgende GBA/NEN normen:  NEN 1888:2002 nl - Algemene persoonsgegevens - Definities, tekensets en uitwisselingsformats  NEN 5825:2002 nl - Adressen - Definities, tekensets, uitwisselingsformats en fysieke presentatie

5.4.2 User-interface Een aantal algemene eisen ten aanzien van de User Interface staan hieronder weergegeven. eis

De primaire user interface is een webinterface.


23


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz eis

eis

december 2012

Geautomatiseerde hulpmiddelen hebben een eenduidige look and feel en navigatiestructuur. Ook als applicaties met elkaar worden geïntegreerd, blijft dit gelden. Applicaties maken gebruik van dezelfde ergonomische standaarden. Ook als Applicaties met elkaar worden geïntegreerd, blijft dit gelden.

5.4.3 Informatiebeveiliging De informatiebeveiliging voor de Raad is ingericht volgens de Code voor Informatiebeveiliging (NEN ISO27002), en is geconcretiseerd in het Informatiebeveiligingsbeleid RvR. Daarnaast dient rekening gehouden te worden met de Wet Meldplicht datalekken. In deze baseline komt ook de verwerking van persoonsgegevens aan de orde. De informatiesystemen van de Raad bevatten zogenaamde bijzondere persoonsgegevens waarvoor cfm. de WBP geldt dat: extra negatieve gevolgen bestaan voor de betrokkene bij verlies, onbehoorlijke of onzorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens. eis eis eis eis

De Dienstverlening van Opdrachtnemer voldoet aan de bepalingen en eisen zoals gesteld in het Informatie beveiligingsbeleid van de Raad. De Applicatie heeft voorzieningen voor autorisatiebeheer op de informatieobjecten. De Applicatie heeft voorzieningen om vertrouwelijke gegevens onleesbaar te maken voor ongeautoriseerde kennisname. De registratie van persoonsgegevens moet voldoen aan de WBP.

5.4.4 Performance-eisen In dit onderdeel worden een aantal eisen beschreven m.b.t. performance. eis

eis

eis

De responstijd voor 98% van de transacties en bevragingen door interne medewerkers bedraagt ten hoogste 2 seconden, gemeten per service window. De gerelateerde verwerkingstijd van de te ontwikkelen applicatie sec, is maximaal 1 seconde. De responstijd voor 98% van de transacties en bevragingen door Extranet- en webgebruikers bedraagt ten hoogste 3 seconden. De gerelateerde verwerkingstijd van de te ontwikkelen applicatie sec, is maximaal 1 seconde. In de specificatie- en realisatiefase worden door Opdrachtnemer maatregelen getroffen om de performance te borgen.

5.5 De frontoffice De communicatie met gebruikers vindt langs verschillende media en kanalen plaats. Van belang is dat verschillende vormen van communicatie naast elkaar worden ondersteund. Daarbij geldt het principe dat de producten en diensten, ongeacht het kanaal of medium, hetzelfde resultaat voor de gebruiker oplevert. Er zijn een aantal doelgroepen voor het gebruik van de bedrijfsapplicaties. Dit zijn:  de Dienstverlener  de Klant  Ketenpartners © IM Raad voor Rechtsbijstand

24


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz  

december 2012

medewerkers van de Raad het management

In de applicatie-architectuur zijn voorzieningen aanwezig om de dienstverlening voor gebruikers toegankelijk te maken. eis

De Applicatie heeft voorzieningen waarbij de volgende media en communicatiewijzen in de frontoffice kunnen worden ondersteund: (1) webinterface (2) elektronische diensten (elektronische berichten) (3) e-mail (4) post (5) rapportages

5.6 Zaaksysteem 5.6.1 Algemeen Een zaak is “een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden”. Kenmerkend voor zaak- en procesgericht werken is: 1. voor elke (aan)vraag wordt een zaak gedefinieerd die als zodanig op overkoepelend niveau bestuurd, bewaakt en uitgevoerd wordt; 2. de klant (rechtzoekende), de dienstverlener en de Raad hebben inzicht in de afhandeling (status) van alle eigen lopende zaken; 3. de (dienstverlenings)processen worden ontworpen en gestandaardiseerd volgens eenzelfde overkoepelend processtramien; 4. een zaak bestaat uit de combinatie van betrokkene(n), zaakinformatie, documenten, status, resultaat en eventueel besluit; 5. alle informatie betreffende een zaak wordt onder eenzelfde kenmerk bijgehouden; 6. de registratie van zaakgegevens vindt plaats in een organisatiebreed en voor externe doeleinden toegankelijk geautomatiseerde informatievoorziening, die wordt aangeduid als het zaaksysteem. Het zaaksysteem ondersteunt het proces van registratie, behandeling, afhandeling, administratie en terugkoppeling van zaken naar burgers en ketenpartners. Alle zaakkenmerken en informatie die aan een zaak zijn gekoppeld vormen samen een virtueel ‘zaakdossier’. Binnen het zaaksysteem worden de volgende deelfuncties onderscheiden:  zaakbeheer & workflow management;  document management;  rule-management;  backoffice-koppelingen;  portals en webformulieren;  webservices.

5.6.2 Zaakbeheer en workflowmanagement Ten aanzien van het zaaksysteem luiden een aantal eisen als volgt:


25



eis eis

eis

december 2012

Het zaaksysteem biedt minimaal ondersteuning voor de vastlegging van de (aan)vraag, en vastlegging van de combinatie van betrokkene(n), zaakinformatie, documenten, status, resultaat en eventueel besluit. Alle informatie betreffende een zaak wordt onder eenzelfde kenmerk bijgehouden (=zaaknummer). Per zaaktype wordt vastgelegd welke inhoudelijke informatie wordt vastgelegd en beheerd. Binnen het zaaksysteem en bij de toepassing van business rules kunnen deze inhoudelijke gegevens betrokken worden. Het zaaksysteem heeft voorzieningen om medewerkers van de Raad zaken in te laten zien, te laten behandelen en te bewerken. Hieronder vallen in elk geval:  het inzien en bewerken van de zaakinhoudelijke gegevens, al dan niet via een aparte applicatie;  de toevoeging van documenten;  het afvinken van acties en het wijzigen van de status van de zaak.

5.6.3 Document management Document managementsysteem (DMS) omvat de voorzieningen voor vastlegging en opbouw van het dossier. Het dossier kan omvatten:  documenten, waaronder binnenkomende en uitgaande correspondentie;  de vastlegging van inkomende en uitgaande klantcontacten (email of telefoon);  de vastlegging van elektronische berichten, zoals berichten verstuurd/ontvangen van aanvrager of ketenpartners. Het document management omvat verder het input- en outputmanagement. eis eis eis

Het zaaksysteem heeft voorzieningen om inkomende en uitgaande communicatie met Klanten elektronisch te archiveren. Het zaaksysteem bevat voorzieningen om zaken en bijbehorende documenten te archiveren en te schonen. Het zaaksysteem heeft voorzieningen om documenten te koppelen aan een zaak, digitaal te beheren, te bewerken en weer te geven.

Outputmanagement eis

eis eis eis

Er is een centrale voorziening om de output voor de RvR te genereren. Deze voorziening, output management, omvat in ieder geval functionaliteit voor:  het geparametriseerd aanmaken van brieven en andere uitgaande correspondentie.  het beheer van sjablonen en business rules om deze output aan te maken  printen  de distributie van de uitgaande correspondentie bij voorkeur digitaal en tevens fysiek  documenten toe te voegen aan het DMS en te koppelen aan de desbetreffende zaak. De output is te sturen op basis van kenmerken uit het zaaksysteem. Outputmanagement biedt ondersteuning voor zowel batchgewijze als voor transactie-georienteerde uitvoering. Output management biedt ondersteuning dat de uitvoer automatisch digitaal wordt vastgelegd en gekoppeld aan de bijbehorende zaak.


26



december 2012

De sjablonen en business rules ten behoeve van output management worden in een centrale repository vastgelegd en beheerd.

Input management De Inputmanagement-functie betreft de functionaliteit voor het scannen en opslaan van fysieke (binnenkomende) documenten en correspondentie en het koppelen van deze stroom aan zaken. eis

eis eis

De inputmanagement-functie is gekoppeld aan het zaaksysteem: binnenkomende documenten worden gekoppeld aan een lopende zaak, of leiden tot het aanmaken van een nieuwe zaak. De inputmanagement-functie biedt ondersteuning voor zowel batchgewijze als voor individuele verwerking van documenten. Er zijn voorzieningen om, bij batchgewijze verwerking, automatisch de documenten in een batch te onderscheiden, waaronder:  barcodes  tussenbladen.

5.6.4 De zaakregisters De zaakregisters vormen de bronregistratie voor de (inhoudelijke) zaakgegevens, en moeten ook buiten het zaaksysteem om benaderd en bewerkt kunnen worden. Een aantal eisen die gesteld worden zijn: eis

eis

eis

eis

Het zaakregister heeft voorzieningen zodat de inhoudelijke zaakgegevens buiten het zaaksysteem om kunnen worden opgevraagd of worden bewerkt. Deze voorzieningen zijn gebaseerd op open, gestandaardiseerde interfaces. Het zaakregister voorziet in een interface voor gebruikers. Via deze gebruikersinterface kunnen medewerkers van de Raad de gegevens inzien en zo nodig wijzigen. Het zaakregister heeft voorzieningen om een wijzigingshistorie bij te houden en te raadplegen. Dit houdt in dat per zaak, wordt vastgelegd welke gegevens, op welk tijdstip door wie is gewijzigd. Deze wijzigingshistorie kan op eenvoudige wijze door een (geautoriseerde) gebruiker worden ingezien. Het zaakregister heeft voorzieningen om het inzien, gebruik of de verstrekking van zaakgegevens vast te leggen.


27



december 2012

6 Technische eisen en wensen 6.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de eisen van meer technische aard. Deze eisen hebben betrekking op de manier waarop aangesloten wordt op bestaande componenten in het landschap. Op het gebied van techniek heeft Opdrachtnemer een beperkte mate van vrijheid. De Raad naar standaardisatie en vermindering van de technologische diversiteit en bijbehorende beheer inspanningen. Om deze reden moet aangesloten worden op de infrastructuur (hardware/OS/DBMS/webservers) en KA-voorzieningen die ondersteund en beheerd wordt vanuit de beheerpartij Cegeka. Vanuit Cegeka worden de volgende platform-diensten aangeboden.  authenticatie en autorisatieservices  netwerk services  deployment services  groupware services  bestanden opslagservices  printservices  database services  webservices

6.2 Platformkeuze Voorbeelden van eisen m.b.t. de inpasbaarheid op de technische infrastructuur zijn: eis

eis

De Quartz applicaties draaien op Microsoft Windows. De server-infrastructuur is, waar mogelijk, gevirtualiseerd op VMWare. Toelichting: Het platform voor de bedrijfsapplicaties is gestandaardiseerd, en wordt als PaaS, Platform-as-a-Service, geëxploiteerd. In de Quartz omgeving wordt de volgende OSDB-webserver-suites ondersteund.  Microsoft Windows / SQLServer / IIS Nu Windows Server 2008 R2 moet geupgrade worden naar recentere versie in beheer contract Quartz. SQL server wordt geupgrade migrade naar nieuw SQL 2014 cluster(beheer contract Quartz). Andere software componenten worden geupdate naar recentere versies(beheer contract Quartz). Portals en webservices die extern, d.w.z. via internet worden benaderd of via Extranet, zijn in een DMZ-omgeving geplaatst. Toelichting: In het ontwerp- en bouwtraject is speciale aandacht nodig voor de beveiliging van de webapplicaties die op Internet zijn aangesloten. Applicaties worden bij voorkeur via een reverse proxy/applicatie security manager (F5) aangeboden


28



december 2012

De Applicaties zijn geschikt voor een onbeperkt aantal Gebruikers. Dit betekent dat het opschalen van aantal Gebruikers niet afhankelijk is van de applicatie zelf, maar van de technische infrastructuur zoals geleverd door Cegeka.

6.3 Integratie met de desktop en KA-voorzieningen De Raad maakt voor de KA-voorzieningen gebruik van Server Based Computing (client-virtualisatie). Voorbeelden van bijbehorende eisen, waarvan nadere detaillering t.z.t. volgt, zijn: eis

eis

eis

eis eis

De Opdrachtnemer voorziet in een koppeling of integratie tussen document management en de standaard KA-pakketten gebruikt binnen de Raad: documenten in het zaaksysteem/document management kunnen in de bijbehorende KA-applicatie worden ingezien en bewerkt, en, na verwerking in de KA-applicatie kunnen de documenten aan een zaak worden toegevoegd, of als bijgewerkt document worden opgeslagen. Voor integratie met de desktop en met KA-voorzieningen wordt het gebruik van leveranciersspecifieke standaarden en technologiën niet toegestaan. Toelichting: Bedrijfsapplicaties en KA-voorzieningen moeten niet worden verweven. De Applicatie, met name het zaaksysteem, slaat documenten op in PDF-formaat. Dit geldt voor niet-reviseerbare documenten, waaronder de binnenkomende en uitgaande documenten. Daarnaast wordt opslag in bronformaten ondersteund, waaronder tenminste de gebruikelijke KA-formaten voor email-berichten, MS-Office (Word, Excel, powerpoint), XML-berichten, en platte tekst. Waar Applicaties documenten elektronisch publiceren of distribueren wordt eveneens gebruik gemaakt van het PDF-formaat. Applicaties ten behoeve van medewerkers of beheerders van de Raad die niet browser gebaseerd zijn worden via (desktop)-virtualisatie aangeboden.

6.4 Content, browser Voorbeelden van bijbehorende eisen, waarvan nadere detaillering t.z.t. volgt, zijn: eis

eis

Het gebruik van leveranciersspecifieke browser-technologiën is niet toegestaan.. Toelichting: De werking van bedrijfsapplicaties niet afhankelijk te maken van functionaliteit van specifieke browsers of leveranciersspecifieke browser-technologie. Dit geldt intern en extern gebruik van de bedrijfsapplicaties. Voor (visuele) content worden de volgende standaarden gebruikt, zie www.forumstandaardisatie.nl.  PNG (ISO/IEC 15948:2003)  JPG/JPEG (ISO/IEC 10918-1:1994) Toelichting De open standaarden dienen zowel ingezet te worden bij de dienstverlening (dus interfaces en communicatie tussen componenten van de dienstverlening) als in koppelvlakken en communicatie naar entiteiten buiten de dienstverlening.


29



december 2012

6.5 Aansluiting op bestaande infrastructuur In onderstaande tabel staat aangegeven wat de huidige infrastructuur is, en welke technologie wordt gebruikt. De Applicaties zullen deels moeten aansluiten op de huidige infrastructuur of technologie. Dit is nodig omdat we gefaseerd overgaan van de huidige naar het nieuwe ICT applicatielandschap. Bouwblok Applicatielaag zaaksysteem

registerfunctie Bestaande applicaties DWH, BI en ETLtool Online-adviesdiensten Bronregistraties GRAS, RIS Informatie- en applicatieservices Data services Middleware services

Platformservices KA-voorzieningen

websites CMS webapp services

printvoorzieningen


Huidige technologie

Opmerkingen

maatwerk (GRAS gerealiseerd met Ingres), i.c.m. Filenet en hergebruikt maatwerk GCS. Maatwerk (gerealiseerd met Cool:Plex)

MS SQL Server SAP BO XI MS Integration Services Maatwerk

rechtwijzer echtscheidingsplan etc.

Maatwerk

SonicMQ (messaging) SOAP (webportal) Biztalk Zie hierboven MS-Office MS Outlook Internet Explorer

Data services zijn in het huidige landschap niet gestandaardiseerd. Voor berichtenuitwisseling binnen het Wrb-domein wordt gebruik gemaakt van een message broker. De KA-voorzieningen omvatten de generieke KA- en emailvoorzieningen.

Windows Server MS IIS Hippo CMS / Hippo Repository Java JBoss

Webapplicaties zijn tot nog toe ontwikkeld in Java/JBoss. Voor nieuwe applicaties zal gebruik worden gemaakt van Hippo Portal. Printvoorzieningen met name Printvoorzieningen worden Xerox WorkCentre 7556 & aangeboden via printservers, of Phaser 4600 kunnen als netwerkprinter rechtstreeks worden benaderd.

30


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz Bouwblok Scanvoorzieningen

Huidige technologie Kodak scanners

telefonie / CTI

Avaya Avaya Aura Call-Center SMTP Exchange server

email-services Interne koppelingen Financieel systeem authenticatie-services / single-signon (intern) Overige hulpmiddelen Configuratiemanagement Incidentmanagementtool Landelijke en sectorale voorzieningen GBA-koppeling BVV-koppeling BAR-koppeling BRI (Belastingdienst) gemeenten hJL-koppeling


maatwerk (Wrb) CSV-bestanden (CDS/KIP) Active Directory

december 2012

Opmerkingen Er dient gebruik te worden gemaakt van de bestaande scanvoorzieningen.

Huidige koppelingen zijn maatwerk. Voor single signon wordt gebruik gemaakt van Active Directory.

subversion Topdesk

TenT-VOA XML over FTP webservice over http XML over FTP XML over FTP XML over email (SMTP) XML over FTP

31

Huidige VOA (Verzend-OntvangStation) blijft.



december 2012

7 De kwaliteit van de geboden oplossing 7.1 Algemeen Voor de Raad is van belang te komen tot een toekomstvast, onderhoudbare invulling van het applicatielandschap. De keuzen die worden gemaakt zijn bepalend voor de kwaliteit van de oplossing. In dit hoofdstuk wordt daarom ingegaan op de kwalitatieve overwegingen voor de geboden oplossing, namelijk: 1. De kwaliteit van de geboden oplossing, en de mate waaraan voldaan wordt aan architectuurprincipes; 2. De mate waarin de geboden oplossing homogeen is. 3. De mate waarin de geboden oplossing proven technology betreft. Dit wordt gemeten aan de hand van de installed base. De verschillende onderdelen zullen t.z.t. worden beoordeeld, op basis van de gegeven uitwerking.

7.2 Kwaliteit van de oplossing De Raad heeft een Enterprise Architecture opgesteld, die het kader geeft voor de te ontwikkelen Applicatie. Daarnaast is er een Solution Architecture van Quartz opgesteld waar op de te ontwikkelen Wsnp-functionaliteit moet aansluiten. In deze fase is dit nog niet relevant. E.e.a. wordt op een later moment nader uitgewerkt en zullen hierover ook vragen worden geformuleerd.

7.3 Homogeniteit van de oplossing Voor wat betreft de inrichting moet diversiteit van platformen en applicaties worden voorkomen. De Raad streeft er daarom naar beperking van de technologische diversiteit, d.w.z. beperking van het aantal verschillende soorten programmatuur, tools en hulpmiddelen en vooral het aantal verschillende leveranciers. E.e.a. wordt op een later moment nader uitgewerkt.

7.4 Proven technology Het is voor de Raad van belang dat er producten ingezet worden die hun waarde in de praktijk hebben bewezen. Door de platform-keuze voor Quartz wordt hieraan voldaan. Daarnaast wil de Raad niet gedwongen worden om over te moeten gaan naar een nieuwe versie, maar zelf kunnen bepalen wanneer dit het beste uitkomt. Ofwel de Raad wil bij blijven met de ontwikkelingen die in de markt worden geboden. E.e.a. wordt op een later moment nader uitgewerkt.


32



8

december 2012

Ontwikkel-, beheer- en onderhoudsprocessen 8.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de uitvoering van de dienstverlening, en de eisen die aan de uitvoering worden gesteld. Hierbij komen aan de orde:  Systeemontwikkeling  Acceptatie en implementatie  correctief onderhoud en service-desk  Planbaar onderhoud  Retransitie

8.2 Systeemontwikkeling Van belang is dat het proces van systeemontwikkeling goed is ingericht, de kwaliteit van de op te leveren functionaliteiten is verzekerd en ook de onderhoudbaarheid ervan op langere termijn is geborgd. Ten aanzien van de ontwikkelprocessen zullen diverse eisen worden geformuleerd. Voorbeelden hiervan zijn: Nadere detaillering volgt t.z.t.. eis

eis

eis

eis eis eis

eis

De ontwikkeling dient te worden ondersteund door een ontwikkelstraat die zich kenmerkt door voorspelbaarheid en herhaalbaarheid. Deze ontwikkelstraat dient de toepassing van de voorgestelde ontwikkelmethodiek te ondersteunen. In de ontwikkelstraat is het proces van realisatie van requirements traceerbaar. Opdrachtnemer zorgt voor een zodanige inrichting en bemensing van het ontwikkelproces dat de ontwikkelcapaciteit gemiddeld tenminste 100 Functiepunten per maand bedraagt. Voor het ontwikkelen, testen en accepteren van software wordt gebruik gemaakt van het OTAP-principe. Volgens dit principe zijn er afzonderlijke omgevingen ingericht voor Ontwikkelen, Testen, Acceptatie en Productie. Op de Ontwikkelomgeving doet Opdrachtnemer de configuratie-, inrichting en ontwikkeling van de bedrijfsapplicaties.  De Testomgeving is de omgeving waar Opdrachtnemer eigen testen, en systeemen integratietesten op uitvoert.  De Acceptatieomgeving is de omgeving waar de Raad Gebruikersacceptatietesten en Productieacceptatietesten zal uitvoeren.  De Productie-omgeving is de omgeving waar de productie op plaatsvindt. Nieuwe versies en releases van software worden achtereenvolgens op deze omgevingen uitgerold en getest. Opdrachtnemer zorgt voor een eigen Ontwikkelomgeving. Opdrachtnemer levert en installeert de programmatuur, en eventueel de additioneel benodigde development- en testtools voor de Testomgeving. Opdrachtnemer levert de Raad installatie specificaties en procedures van de programmatuur en eventueel de additioneel benodigde development- en testtools, waarmee de Raad de Acceptatieomgevingen kan (laten) inrichten. Opdrachtnemer levert de Raad installatie specificaties en procedures van de programmatuur waarmee de Raad de Productieomgeving kan (laten) inrichten.


33



eis

eis

december 2012

Tot de componenten die volgens het OTAP-principe worden beheerd, behoren in elk geval:  Standaardprogrammatuur  maatwerkprogrammatuur  configuratie-, installatie- en beheerscripts  configuratie-instellingen (zaaktypen, documenttypen)  autorisatierollen  formulieren Het gegevensmodel, de berichten en koppelvlakken dient centraal ontworpen, gedocumenteerd, beheerd en onderhouden te worden. Opdrachtnemer zorgt dat de ontwikkelstraat hier ondersteuning voor biedt. Opdrachtnemer zorgt er voor dat alle interfaces tussen applicaties worden beschreven en geadministreerd en onder wijzigingsbeheer komen te vallen.

8.3 Acceptatie en implementatie Data-migraties De nieuwe functionaliteiten binnen Quartz zullen daar waar mogelijk gefaseerd CDS gaan vervangen. Daarbij zijn er, voor verschillende onderdelen en processen, verschillende strategieën:  toepassing van een overgangsperiode (parallel) n.t.b.  conversie van gegevens n.t.b.  realisering van een tijdelijke koppeling. n.t.b. De bepaling welke strategie wordt toegepast zal t.z.t. worden bepaald. Waar er sprake is van data-migraties geldt de volgende rolverdeling:  de Raad zal, op basis van specificaties en plannen van Opdrachtnemer, zorgen voor extractie (conversie) of het bouwen van een koppelvlak voor gegevensaanlevering (tijdelijke koppeling) door de leverancier van de huidige applicatie.  Opdrachtnemer draagt zorg voor de programmatuur om de aangeleverde gegevens in te lezen of te verwerken in de nieuwe omgeving.

8.4 Correctief onderhoud en servicedesk De opdrachtnemer zal zorg dragen voor het correctief onderhoud van de reeds gerealiseerde functionaliteiten in Quartz (WBTV en IKV) en zodra Wsnp gerealiseerd is geldt voor deze functionaliteit hetzelfde. Het correctief onderhoud omvat het verrichten van alle activiteiten die nodig zijn voor het waarborgen van de functionaliteit en ononderbroken goede werking van de bedrijfsapplicaties. Dit omvat alle aangeboden software, Standaardsoftware en Maatwerkprogrammatuur. Het correctief onderhoud zal plaatsvinden op basis van een Service Level Agreement (SLA). Deze paragraaf bevat een beschrijving van het onderhoudsproces, op basis waarvan Opdrachtnemer de SLA nader kan uitwerken, waarna deze door de Raad dient te worden goedgekeurd.


34



december 2012

De belangrijkste taken van het correctief onderhoud zijn het herstel van gebreken, het beantwoorden van functionele en/of technische vragen en het uitvoeren van "Service Requests". Herstel van gebreken, problem management en tactisch beheer Een gebrek is het niet c.q. niet volledig voldoen van het systeem aan de overeengekomen specificaties, dan wel het vanuit technische optiek niet naar behoren functioneren van het systeem. Opdrachtnemer dient gebreken te herstellen. Ook wordt ondersteuning verleend aan het (helpen) analyseren van problemen die Cegeka vanuit het ITIL proces problemmanagement oppakt. Tenslotte is een onderdeel van deze werkzaamheden het participeren in de tactische ITIL-processen Capacity Management, Availability Management en Security Management. Deze werkzaamheden zullen samen met en ten dienste van Cegeka worden uitgevoerd. Service Requests Service Requests worden gedefinieerd als min-of-meer gestandaardiseerde verzoeken tot aanpassing van de configuratie, applicatie-instellingen of beheertabellen, waar Functioneel Beheer niet toe bevoegd is. Ook kan hieronder vallen het draaien van bepaalde technische of standaard-rapportages, aanpassing van standaardrapportages en het doorvoeren van autorisaties. Om deze taken naar behoren te kunnen uitvoeren is Opdrachtnemer verplicht een servicedesk in stand te houden. Hiervoor zullen eisen worden opgesteld. Voorbeelden hiervan zijn: Nadere detaillering volgt t.z.t.. eis eis eis

Correctief onderhoud zal plaatsvinden op basis van een Service Level Agreement (SLA). Correctief onderhoud is inclusief de implementatie van fixes en patches en het uitvoeren van Service Requests. Opdrachtnemer levert ondersteuning aan het (helpen) analyseren van Fouten die Cegeka vanuit het ITIL proces problemmanagement oppakt.

8.4.1 Single point of Contact SPOC Cegeka is het SPOC voor gebruikers en relaties van Quartz. Opdrachtnemer zal ook een servicedesk moeten hebben zodat Cegeka een aanspreekpunt heeft. Communicatie in de praktijk De eerste actie bij het aanmelden van een verstoring door een medewerker van de Raad zal zijn dat door het SPOC wordt bepaald in welk domein de verstoring zich voordoet. Is dit het beheerdomein van Cegeka, dan wordt de storingsoplossing daar belegd. Indien de verstoring wordt veroorzaakt buiten het beheerdomein van Cegeka, dan blijft het SPOC probleemeigenaar. Communicatie verloopt nu achter de schermen tussen de Servicedesken van verschillende Leveranciers, zonder tussenkomst van de Raad. Een eventueel conflict tussen leveranciers wordt naar Hoofd Beheer van de RvR geëscaleerd. Na aanmelding door de Raad van een storing bij het SPOC zal deze laatste als problem owner acteren. Deze rol wordt vervuld gedurende de gehele oplossingstijd.


35



december 2012

De Raad delegeert het communiceren met externe helpdesken aan de problem owner. Deze heeft de bevoegdheid om namens de Raad op te treden richting de helpdesk van opdrachtnemer. De ondersteuning door de servicedesk moet in de Nederlandse taal beschikbaar zijn.

8.4.2 Reactie- en afhandelingsnelheid De reactie- en afhandelingsnelheid van incidenten en gebreken gebeurt op basis van een prioriteitsclassificatie en de reactie- en afhandeltijden staan in onderstaande tabel. Prioriteit

Reactietijd

Hoog Midden Laag

0,5 uur 1 kantooruur 4 kantooruur

Acceptabele oplossing of workaround beschikbaar 8 uur 2 werkdagen 5 werkdagen

Definitieve oplossing beschikbaar 1 week 4 weken eerstvolgende release

Tabel 1

Service Requests dienen in 2 werkdagen te worden afgehandeld. De impact van een incident of gebrek op de dienst wordt aangegeven in de vorm van een prioriteitsclassificatie. Er worden drie prioriteitsclassificaties onderscheiden: hoog, midden en laag. De definitie van de prioriteiten is afhankelijk van het object waar de verstoring betrekking op heeft en het aantal gebruikers (relatief). Er zijn processen die slechts door een paar mensen wordt uitgevoerd, zoals het proces inschrijven. Dit proces wordt door 4 medewerkers uitgevoerd. Indien 2 van de 4 medewerkers niet meer kunnen werken in het proces, dan wordt dit gezien als een groot aantal ofwel G2. Code P P1 P2 P3

Omschrijving Prioriteit Hoog Midden Laag

O

Object Een object kan zijn:  Een applicatie, bijvoorbeeld MijnRvR  Een onderdeel van een applicatie, bijvoorbeeld DM als onderdeel van Filenet  Een bedrijfsproces, bijvoorbeeld het proces IKC binnen WFM of het scannen  Een locatie, bijvoorbeeld Leeuwarden Bedrijfskritisch. Bedrijfskritische applicaties/objecten: verstoringen leiden tot ernstig oponthoud in het bedrijfsproces van de gebruikersorganisatie. Belangrijk. Belangrijke applicaties/objecten: verstoringen leiden tot hinderlijke belemmeringen in het bedrijfsproces van de gebruikersorganisatie. Ondersteunend Ondersteunende applicaties/objecten: verstoringen zijn vervelend, maar vormen geen belemmeringen in het bedrijfsproces van de gebruikersorganisatie.

O1

O2

O3


36


PvE Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz Code G

G1

G2

G3

december 2012

Omschrijving Gebruikers We onderkennen twee categorieën gebruikers:  Klanten en Dienstverleners. Deze personen maken veelal gebruik van applicaties die aangeboden worden via webinterfaces.  Medewerkers van de Raad. Iedereen. Alle gebruikers, die het betreffende object gebruiken, zijn door de verstoring getroffen. Groot aantal Een groot aantal gebruikers, die het betreffende object gebruiken, zijn door de verstoring getroffen. Één of enkele Éen of enkele gebruikers, die het betreffende object gebruiken, is door de verstoring getroffen.

Tabel 2

Prioriteit Gebruikers G1 G2 G3

O1

O2

O3

P1 P2 P3

P2 P2 P3

P3 P3 P3

Tabel 3

Minimaal 90% van de Fouten wordt volgens bovenstaande normen afgehandeld, gemeten over een periode van 3 maanden. Voor de incidenten / gebreken waarin deze normen overschreden (dreigen te) worden stelt Opdrachtnemer de Raad op de hoogte waarbij zowel de reden van de overschrijding als de verwachte oplostermijn wordt aangegeven en in overleg met de Raad wordt de oplostermijn vastgesteld. Opdrachtnemer zal de Raad binnen 5 werkdagen na oplossing van een prioriteit-1 storing voorzien van een rapport waarin ten minste de volgende gegevens worden beschreven: 1. Oorzaak van de storing 2. Begintijd en eindtijd van de storing 3. Wijze waarop een dergelijke storing in de toekomst voorkomen kan worden Nadere detaillering volgt t.z.t. in de vorm van eisen.

8.4.3 Key Performance Indicatoren Om de kwaliteit van de dienstverlening objectief te kunnen vaststellen en te kunnen verbeteren, wil de Raad gebruik maken van Key Performance Indicatoren (KPI’s). Deze KPI’s zullen in overleg met de Opdrachtnemer worden vastgesteld en minimaal jaarlijks worden aangepast. Nadere detaillering volgt t.z.t. in de vorm van eisen.

8.5 Planbaar onderhoud Met betrekking tot het onderhoud en beheer wordt thans correctief en planbaar onderhoud uitgevoerd. Correctief onderhoud betekent foutherstel naar aanleiding van verstoringen in de verwerking. Planbaar onderhoud wordt projectmatig uitgevoerd.


37



december 2012

Nadere detaillering volgt t.z.t. in de vorm van eisen.

8.6 Kortingsregeling De Raad wenst met Leverancier een kortingsregeling af te stemmen. Uitgangspunt hierbij is dat de Raad gecompenseerd wordt voor een verstoring van de dienst, in aanvulling op de afspraken in de SLA. Nadere detaillering volgt t.z.t.

8.7 Retransitie De Raad wenst als onderdeel van de overeenkomst heldere afspraken te maken met Opdrachtnemer over een eventuele migratie bij beëindiging van de dienstverlening (het onderhoud). Aangezien de Raad een Vendor Lockin wil voorkomen, moet het mogelijk zijn om bij beëindiging, de dienstverlening over te dragen aan de Raad of een door de Raad daartoe aangewezen derde partij. Nadere detaillering volgt t.z.t. in de vorm van eisen.

8.8 Kwaliteit van de ontwikkelen onderhoudsprocessen Ten aanzien van de ontwikkelen onderhoudsprocessen zullen diverse eisen worden geformuleerd. Voorbeelden hiervan zijn: Nadere detaillering volgt t.z.t.. eis eis

eis eis eis

Opdrachtnemer zet testhulpmiddelen in om builds en releases geautomatiseerd te testen op regressie. Opdrachtnemer zet kwantitatieve methode(n) in om te komen tot een objectieve meting, beoordeling, bewaking van en rapportage over de kwaliteit van opgeleverde software. Opdrachtnemer past (open) benchmarking toe bij de kwantitatieve beoordeling van de kwaliteit van software. Opdrachtnemer geeft een gefundeerde, kwantitatieve garantie af op de kwaliteit, het maximum aantal Fouten in opgeleverde software. Opdrachtnemer heeft onderhoudsprocessen zodanig ingericht en onder beheersing dat er flexibel wordt ingespeeld op ontwikkelingen en prioriteiten aan business zijde, en er garanties voor de time-to-market voor wijzigingen kunnen worden afgegeven.


38


Programma van Eisen Ontwikkeling Wsnp-functionaliteit binnen Quartz

Recommend Documents