Programma van Eisen. Digitaal Bewaar Depot. als onderdeel van het E-Depot

Bijlage III PvE digitaal bewaardepot als onderdeel van het E-Depot

2008

Programma van Eisen ´Digitaal Bewaar Depot´ als onderdeel van het E-Depot.

Opdracht door

Projectgroep Stadsarchief Digitaal

Status

Definitief

Auteur

Bert Nijhoff

Datum

27 augustus 2008

Versie

3.4p openbaar D.AZ-4710

Referentie

1


2008

Versiebeheer Versie

Datum

1.0

21-04-2008

1.1

28-04-2008

2.0

25-06-2008

2.1

2-7-2008

2.2

7-7-2008

2.3

11-7-2008

2.4

12-7-2008

2.5

14-7-2008

2.6

15-7-2008

2.7

16-7-2008

2.8

17-7-2008

2.9

18-7-2008

3.0

25-7-2008

3.1

31-7-2008

3.2

5-8-2008

3.3

11-8-2008

3.4

26-8-2008

Wijziging Concept voor commentaar Projectgroep Stadsarchief Digitaal Voor commentaar aan MT Aangepast aan definitieve versie ED3 van mei 2008 Gecompleteerd a.d.h.v. ‘Basisprocessen voor een digitaal archiefdepot’ door Filip Boudrez Diverse inhoudelijke correcties n.a.v. eerste gesprek met HEC. Eisen versie 2.2. enkelvoudig gemaakt tot 7.3 beheer en additionele eisen 7.1. Eisen versie 2.2. enkelvoudig gemaakt vanaf 7.3 beheer. Aantal cosmetische aanpassingen gedaan. Diverse onduidelijkheden opgelost. Begrippenlijst aangevuld alsmede de raadpleegbare documentatie. Huidige infrastructuur aangevuld. Nagelopen/aangevuld a.d.h.v. voorbeeld PvE’s en Begrippenlijst aangevuld. Tekstuele veranderingen en toevoeging open vragen. Hoofdstuk bestek verwijderd uit PvE. Commentaren ACB, HEC verwerkt. Commentaar TDA verwerkt. Combinatie met bestek gerealiseerd. Commentaar Projectgroep SD verwerkt. Appendix A toegevoegd. Adviezen HEC na rollenspel en nagekomen commentaar PSD verwerkt. Na goedkeuring Projectgroep Stadsarchief Digitaal. Na goedkeuring MT definitief. Kleine tekstuele wijzigingen n.a.v. opmerkingen leveranciers. Begrip VIP-Beleid toegevoegd.

2


2008

Inhoudsopgave 1. Organisatie

4

2. Algemeen

4

2.1 2.2 2.3

Voorgeschiedenis Informatie m.b.t. dit PvE Begrippenlijst en verwijzingen

4 5 7

3. Huidige infrastructuur 3.1 3.2 3.3 3.4

10

SAN LAN Werkplekken Servers

10 10 10 10

4. Doelstelling

11

5. Initiële Sizing

11

6. Randvoorwaarden

12

7. Eisen & wensen

13

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8

Leverancier en project aanpak M.b.t de implementatie M.b.t. gebruikers M.b.t. functie inname van ODA in DBD M.b.t. beheer van ODA/DBD M.b.t. techniek M.b.t de licensering M.b.t. onderhoud

13 15 16 17 19 21 23 24

8. Raadpleegbare Documentatie

25

9. Aanvullende bijlagen

26

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

Functionele scheiding E-Depot Huidige omgeving E-Depot Proces archival storage Netwerkarchitectuur Serveroverzicht Appendix A:

26 27 29 30 31 32

3


2008

1. Organisatie Het Stadsarchief Amsterdam (SAA) heeft als taak het cultureel erfgoed te bewaren voor het nageslacht. Om tegemoet te komen aan de huidige ontwikkelingen heeft het SAA zich tot doel gesteld om een E-Depot te implementeren en te onderhouden. Het onderdeel DBD zal de gedigitaliseerde- en digitaal geboren informatie kunnen innemen, opslaan en duurzaam bewaren. SAA bewaart de archieven van de stedelijke overheid en particuliere instellingen en bedrijven die iets met Amsterdam te maken hebben. Deze archieven worden toegankelijk gemaakt opdat iedereen de documenten kan raadplegen. De kennis over de stad Amsterdam die in de archieven te vinden is, wordt zoveel mogelijk naar buiten gebracht in de vorm van publicaties, tentoonstellingen en evenementen. Het SAA houdt ook toezicht op de manier waarop de stadsdelen en de diensten en bedrijven van de gemeente Amsterdam met hun archieven omgaan. Hij ziet er op toe dat documenten die voor altijd bewaard moeten blijven, op tijd aan het Stadsarchief worden overgedragen en dat de rest daadwerkelijk wordt vernietigd. Indien gewenst kan het SAA daarbij helpen of adviseren. Zo blijven de documenten die van belang zijn voor de geschiedenis van de stad bewaard.

2. Algemeen Om de visie uit de strategienota van het Stadsarchief te realiseren moet het zich eerst ontwikkelen tot een speler van formaat in de digitale wereld. Wil het Stadsarchief als zodanig worden erkend dan moet het zich onderscheiden als een bekwaam digitaal kennisinstituut en als een betrouwbare samenwerkingspartner. Randvoorwaarden om die positie te bereiken zijn de aanwezigheid van een goed geoutilleerde digitale infrastructuur en van een uitgebreide digitale kennisstructuur. Oftewel, in meer dagelijkse taal, de juiste middelen en de juiste mensen. Hiervoor zijn een aantal stappen nodig. De eerste en meest vitale stap is het inrichten van een professioneel Digitaal Bewaar Depot (DBD) als onderdeel van het E-Depot (hoofdstuk 9.1).

2.1

Voorgeschiedenis

In 2007 heeft het SAA gekozen om voor het inrichten van een E-Depot, het Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) zoveel mogelijk te volgen. In februari 2008 is de Projectgroep Stadsarchief Digitaal gestart. Dit project is opgedeeld in vijf deelprojecten: 1. Bouw DBD. 2. Integratie systemen voor beheer metadata. 3. Beleidsdocumenten. 4. Digitalisering extern. 5. Digitalisering intern. 4


2008

De keuze om als eerste een depot voor permanente bewaring (DBD) te realiseren heeft de volgende voordelen: - Een betrouwbaar DBD geeft SAA de tijd en mogelijkheid het beleid, de procedures en de organisatie uit te werken zonder onnodige tijdsdruk. - Continuering van de inname van content. - Het opdelen in deelprojecten vermindert het risico op lange doorlooptijden door voortschrijdend inzicht. Dit programma van eisen (PvE) zal zich dan ook beperken tot het onderdeel DBD. Het onderdeel van het E-Depot waarin de digitale archiefstukken worden geplaatst voor duurzame bewaring en beschikbaarstelling met garantie op authenticiteit. Als handleiding voor het opstellen van dit PvE is vooral gebruik gemaakt van het eerdergenoemde OAIS model en het toetsingskader Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3 ) van het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs (LOPAI).

2.2

Informatie m.b.t. dit PvE

Uitgangspunt is het gebruik van open standaarden om continuïteit naar de toekomst te waarborgen. Het doel van dit PvE is om, na vaststelling door het Projectteam Stadsarchief Digitaal en goedkeuring van het MT, leveranciers een offerte te laten doen inzake de noodzakelijke hard-, software en dienstverlening. Het deelproject kent de volgende globale fasering: -

Go/No Go beslissing MT 11 augustus 2008.

-

Offerte traject 18 augustus tot 20 september 2008.

-

Leveranciers beoordeling en keuze voor 10 oktober 2008.

-

Start aanvang dienstverlening 1 november 2008.

In dit programma van eisen (PvE) wordt het wensen en eisenpakket voor het nieuwe DBD uiteengezet. Bij het aangeven of een Eis of Wens al dan niet van toepassing is, dient u de volgende regels in acht te nemen: 1.

Beantwoording met ‘Ja’ betekent dat de functionaliteit onderdeel is van de aangeboden applicatie(s) en eventueel geconfigureerd dient te worden. De functionaliteit mag niet worden geleverd d.m.v. maatwerk of een add-on.

2.

Beantwoording met ‘Nee’ betekent dat de functionaliteit GEEN onderdeel is van de aangeboden applicatie(s). Indien u de gevraagde functionaliteit op een andere wijze kunt leveren, kunt u dit aankruizen in de kolom ‘opmerkingen’ en dit verder toelichten/beschrijven op het formulier in Appendix A. U dient daarbij niet alleen een kwalitatieve beschrijving te geven, maar tevens een beschrijving die de

5


2008

selectiecommissie inzicht geeft in de omvang (tijd en geld) en zwaarte van een eventuele oplossing om de ‘Ja’ situatie te kunnen bereiken. 3.

Ook als u ’twijfelt’ of de applicatie de functionaliteit kan leveren en of u de Eis of Wens hebt begrepen, kunt u gebruik maken van kolom ‘opmerkingen’ en kunt u een beschrijving geven van geboden functionaliteit.

4.

Wanneer in de kolom Wens/Eis KE of KET staat dan is dit een ‘Knock-out-Eis die bij niet voldoen automatisch leidt tot uitsluiting van verdere deelname.

5.

Wanneer in de kolom Wens/Eis ET of KET staat dan is dit een eis of ‘Knock-outEis’ waarbij het verplicht is om bij een ‘Ja’ antwoord een nadere toelichting te geven. Ook hiervoor kan gebruik worden gemaakt van formulier in Appendix A.

Het PvE is het uitgangspunt voor het offertetraject. Mochten er onduidelijkheden en/of vragen zijn dan kan op 21,22.25,26 augustus tussen 10:00 en 12:00 uur contact opgenomen worden met de opdrachtgever. De offertes zullen beoordeeld worden zoals aangegeven bij de gunningscriteria in het bestek. In de offertes dient volgens het aangegeven template te worden aangegeven of het aanbod aan de gestelde eisen voldoet. Daarnaast wordt verzocht een overzicht (Bijlage II van het bestek) te geven van; 1. Incidentele kosten bestaande uit: a. Aanschaf hardware b. Aanschaf software/Licenties c. Diensten (manuren) 2. Structurele kosten voor technisch onderhoud (services).

6

Bijlage III PvE digitaal bewaardepot als onderdeel van het E-Depot 2.3

2008

Begrippenlijst en verwijzingen

ADA Aangeboden digitaal archiefstuk. Archiefstuk zoals de archiefvormer het aanbiedt aan het DOD. Hiertoe wordt het door de zorgdrager verwijderd uit zijn “gecontroleerde omgeving” en aangeleverd aan het DOD. De bijbehorende (soorten) metadata worden door de dienst, in overleg met de zorgdrager vastgesteld. OAIS term SIP. Archiefbewaarplaats Bewaarplaats voor analoog en digitaal archiefmateriaal (het Stadsarchief Amsterdam is de archiefbewaarplaats van Amsterdam). Archiveringssysteem Een informatiesysteem dat is ontwikkeld met als doel het opnemen, opslaan en beschikbaar stellen van archiefstukken zodanig georganiseerd dat de betrouwbaarheid en authenticiteit op de lange termijn kan worden gewaarborgd. Authenticiteit Voorkomen van (onrechtmatige) wijzigingen van een BDA en de metadata; fixeren van de content. Garanderen van de echtheid (oorspronkelijkheid). Dus dat archiefbescheiden dezelfde inhoud, structuur, uiterlijk en gedrag hebben als op het moment van hun ontstaan en dus ook integriteit en volledigheid. BDA Beschikbaar digitaal archiefstuk. Archiefstuk dat op aanvraag van gebruikers wordt aangeboden met die metadata, die nodig zijn om de gebruikers vertrouwen te geven in de authenticiteit van het archiefstuk en hen in staat te stellen om het beschikbaar te stellen. Vorm, structuur en metadata van het BDA hoeven niet identiek te zijn aan die van het ODA. OAIS term DIP. Beheerinformatie Structurele metadata die nodig zijn voor het beheer van brongegevens. De beheerinformatie bestaat uit verwijzingsinformatie, herkomstinformatie, contextinformatie, integriteitinformatie en de onderlinge samenhang daarvan. OAIS term PDI. Bestandsformaat Wijze waarop een digitaal bestand is gecodeerd. Meestal op bestandsniveau herkenbaar aan een vastgestelde bestandsextensie. Brongegevens De combinatie van digitaal bronobject en representatie informatie, die bewaard moet blijven CIFS Common Internet File System is een netwerk protocol voor het delen van bestanden op een LAN. Het protocol zorgt ervoor dat een netwerkcomputer bestanden kan manipuleren alsof het op zijn/haar eigen computer staat.

7


2008

Digitaal Ontvangst Depot (DOD) Onderdeel van het E-Depot; is het geheel van opnamepakketten (ADA) met de daarbij behorende apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden om deze opnamepakketten in te nemen en geschikt te maken voor het Digitaal Bewaar Depot. Digitaal Bewaar Depot (DBD) Onderdeel van het E-Depot; is het geheel van digitale archiefstukken (ODA) met de daarbij behorende apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden om deze archiefstukken op lange termijn te beheren en beschikbaar te houden. Digitaal Raapleeg Depot (DRD) Onderdeel van het E-Depot; is het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden om de digitale informatiepakketten (BDA) beschikbaar te stellen. E-depot Een e-depot, ook wel digitaal depot, is het geheel van digitale informatiepakketten met de daarbij behorende apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden om deze informatiepakketten in te nemen en op lange termijn te beheren en beschikbaar te stellen/houden. HTTP HyperText Transfer Protocol is een protocol voor communicatie tussen een webclient en webserver. Integriteit Is de BDA nog aanwezig en zijn de bits onveranderd. LAN Local Area Network, Netwerk met aansluitingen binnen een beperkt gebied. NDMP Network Data Management Protocol is een open standaard protocol voor transport voor gegevens naar een aan het netwerk aangesloten opslag. Vaak gebruikt voor back-up. OAIS-RM Open Archival Information System-Reference Model. Referentie model voor een elektronisch archief model. Ook wel kortweg OAIS genoemd. http://nost.gsfc.nasa.gov/isoas/ ODA Overgedragen digitaal archiefstuk dat in het DBD is opgenomen en wordt bewaard voor de langere termijn. Het archiefstuk met de bijbehorende metadata zodanig vormgegeven en beschreven, dat het in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd kan worden. OAIS term AIP.

8


2008

SAN Storage Area Network, Concept van netwerkopslagsystemen verbonden via Fibre Channel. ScopeArchiv Ook wel Scope. Archiefbeschrijvingssysteem (metagegevens) op basis van een Oracle 10g database. http://www.scope.ch/englisch/index.htm Strategienota http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/projecten_en_jaarverslag en/strategienota.pdf TRAC Trustworthy Repositories Audit & Certification, basisnorm voor een betrouwbaar beheer Archiefdocumenten en -bestanden in elektronische vorm. http://www.crl.edu/content.asp?l1=13&l2=58&l3=162&l4=91 VIP-Beleid Oorspronkelijk Engelstalige term voor activiteiten gericht op het verkrijgen van commitment van het management tijdens een veranderingsproces, zoals het ontwikkelen van een korte handleiding voor het Management Team van het Stadsarchief of het geven van een presentatie op strategisch niveau WebDAV Web-based Distributed Authoring and Versioning is een netwerk protocol dat het delen van bestanden op het World Wide Web mogelijk maakt. Het protocol zorgt ervoor dat een computer bestanden kan manipuleren op het WWW alsof het op zijn/haar eigen computer staat.

9


2008

3. Huidige infrastructuur 3.1

SAN

SAA maakt op dit moment gebruik van een IBM SAN omgeving voor het opslaan van de digitale informatie (hoofdstuk 9.2). 3.2

LAN

Het lokale netwerk is stervormig ethernet netwerk. Voedingen en netwerkpaden van switches en servers zijn redundant.

3.3

Werkplekken

Binnen SAA zijn momenteel drie soorten werkplekken ingericht. Deze drie werkplekken worden hieronder verder gespecificeerd.

Werkplek 2005 Wyse thinclient Werkplek 2008 De werkplek 2008 bestaat o.a. uit: Windows Vista Business NL met SP1 Office 2007 Professional plus NL SP1 IE 7 Java 1.6 Flash 9

3.4

Servers

10


2008

4. Doelstelling De doelstelling van dit project is geformuleerd in de opdrachtomschrijving van hoofdstuk 1.1 van het bestek. Vervanging van het huidige bewaardepot d.m.v. soft- en hardware, dient te geschieden zodat: Voldaan wordt aan de wettelijke eisen (Zie randvoorwaarden); Voldaan wordt aan de eisen geformuleerd in hoofdstuk 7; Alle voorkomende bestandsformaten als ADA kunnen worden ingenomen en als ODA geplaatst; De ODA gegarandeerd permanent integer en authentiek kan worden bewaard; De ODA kan worden beheerd en automatisch gecontroleerd en hersteld; Informatie over het DBD en de ODA’s kan worden opgevraagd; De toegang op ODA’s kan worden geautoriseerd d.m.v. rollen; Op een gecontroleerde en open standaard gebaseerde manier raadpleegbaar is (BDA); Kan worden gecommuniceerd met de metagegevens database scopeArchiv (Oracle 10g); Het DBD controleerbaar is door de daarvoor aangewezen instanties.

5. Initiële Sizing Momenteel is voor het DBD 2,3 TB in gebruik. In het ontvangstdepot staat op dit moment 8,5 TB klaar voor overbrenging naar het DBD. De verwachting is dat er voor medio 2009 ca. 10 TB aan digitale data zal binnenkomen. Voor het tot stand komen van het digitaal bewaardepot gaan we dan ook uit van: •

Minimaal 25 TB netto.

•

Jaarlijkse groei (gerekend vanaf 1/7/2009) met 10 TB.

•

Aanbod van 25 GB per dag (kan sterk fluctueren).

•

Vier geregistreerde (applicatie)beheerders waarvan maximaal twee tegelijk (zie ook hoofdstuk 7.7).

•

Geen beperking aan gebruikers voor raadplegen.

11


2008

6. Randvoorwaarden Het digitaal bewaardepot dient, voor zover niet anders aangegeven in dit PvE, te voldoen aan de volgende standaarden en regelgeving: • NEN 2082: Eisen voor functionaliteit van informatie en archiefmanagement in programmatuur; • De marktstandaarden OAIS (ISO-14721:2003) en TRAC; • • •

NEN-ISO 15489-1:2001 en NEN-ISO 15489-2:2001 (Archiefbeheer); ED3, Eisen duurzaam digitaal depot. http://www.lopai.nl/pdf/ED3_v1.pdf ; Archiefwet 1995 http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/archiefinspectie/archiefwet.pdf

•

Archiefbesluit 1995. http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/archiefinspectie/archiefbesluit.pdf

•

Archiefverordening 1997 van de gemeente Amsterdam. http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/archiefinspectie/archiefverordenin g.pdf

Bovendien dient het depot te voldoen aan de reguliere eisen van de gemeente Amsterdam: • Besluit informatiebeheer 1997 van de gemeente Amsterdam. http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/archiefinspectie/besluitinformatiebeheer.pdf

•

Gemeentelijke Informatie Beveiligingsnorm (GIBN)

•

Handboek Architectuur van de gemeente Amsterdam

12


2008

7. Eisen & wensen 7.1

Leverancier en project aanpak

Gezien het belang van het DBD voor concern Amsterdam zoekt het stadsarchief een betrouwbare leverancier met aantoonbare ervaring in de archivering. Een partner volgens het “Fitness for purpose” principe: Een leverancier die tijdens de ontwikkeling en ingebruikname wil meedenken met het stadsarchief en die qua kennis en expertise past bij grootte en ambitie van Stadsarchief Amsterdam. Concreet betekent dit o.a. een leverancier die uiteraard de e-depot software uitrolt maar ook bereid is en de expertise in huis heeft om: • De invoering/ uitrol zorgvuldig te begeleiden en te onderschrijven dat de uitrol een stap is in een organisatie veranderingsproces van Stadsarchief Amsterdam. • Gebruikersondersteuning te bieden via training, VIP-beleid, duidelijke handboeken en coaching tijdens de fase van uitrol. • Mee wil denken met het stadsarchief over de te nemen stappen tijdens dit project op technisch, organisatorisch en bestuurlijk terrein. • Adequaat de stap te nemen van uitrol naar de beheersfase. • De beheers/ onderhoudsfunctie zorgvuldig in te vullen met vaste contactpersonen. De leverancier is verantwoordelijk voor de voorbereiding, documentatie, kennisoverdracht, uitvoering en nazorg van het project. De opdrachtgever werkt via een gestructureerde projectaanpak. Voor de start van de werkzaamheden wordt in overleg met opdrachtgever een projectplanning met mijlpalen en resultaten afgesproken. Periodiek wordt over de voortgang gerapporteerd. Voorgestelde Projectaanpak met daarbij aandacht voor: • • • •

Heldere projectfasering en mijlpalen; Kennisoverdracht aan het Stadsarchief; Het testen bij migratie naar de nieuwe omgeving; Nazorg na afronding van het project.

Toelichting gevraagd bij 7.1 De leverancier wordt gevraagd de vragen op de volgende pagina te beantwoorden.

13


2008

Welke ervaring is er in vergelijkbare trajecten in de archiefwereld (indien mogelijk met opgave van referentie)?

Welke ervaring is er met het werken in complexe bestuurlijke en politieke omgevingen (indien mogelijk met opgave van referentie)?

Hoe stelt u voor invulling te geven aan onze behoefte aan een ‘meedenkende leverancier’?

Hoe stelt u de projectaanpak voor?

14


7.2

2008

M.b.t de implementatie

Omschrijving

1. De implementatie van de applicatie dient te gebeuren na goedkeuring van een nader overeen te komen test proces waaronder in ieder geval een technische en gebruikers- acceptatietest op de bestaande infrastructuur (zie ook Artikel 37 van ICT inkoop voorwaarden).

Wens/

Voldoet

Eis

Ja Nee

KE

2. De implementatie van de applicatie door de leverancier dient te gebeuren met minimale werkonderbreking (< 4 uur).

E

3. Bij de implementatie van de applicatie door de leverancier dienen de rollen in eerste instantie te worden ingericht door de leverancier.

W

4. Voor en tijdens de implementatie van het systeem door de leverancier, dient de leverancier adequate gebruikersondersteuning te bieden.

E

5. Voor en tijdens de implementatie van het systeem door de leverancier dient de leverancier tien gebruikers, drie applicatiebeheerders en drie systeembeheerders getraind te hebben. Er kan gebruik worden gemaakt van het opleidingslokaal van het Stadsarchief.

W

6. Voor en tijdens de implementatie van het systeem door de leverancier dient de leverancier een VIPbeleid te voeren .

W

7. Tijdens en na de implementatie van het systeem door de leverancier dient de leverancier een duidelijke handboek voor gebruikers te hebben aangeleverd.

E

8. Tijdens en na de implementatie van het systeem door de leverancier dient de leverancier een duidelijke handboek voor applicatiebeheerders te hebben aangeleverd.

E

9. Tijdens en na de implementatie van het systeem door de leverancier dient de leverancier een duidelijke handboek voor systeembeheerders te hebben aangeleverd.

E

10. Tijdens de implementatie zal de leverancier vaste contactpersonen inzetten voor de systeem- en applicatiebeheerders (zie ook punt 77).

KE

15

Opm /Toel


Omschrijving

Wens/

Voldoet

Eis

Ja Nee

11. De leverancier zal aanpassingen aan het systeem (functioneel en/of technisch), die door de leverancier worden opgeleverd, tevens verwerken in nieuwe versies van handboeken/handleidingen (voor gebruikers en applicatie- en systeembeheerders).

W

12. De leverancier garandeert bij het installeren van nieuwe releases en/of service packs een foutloze overname van actuele instellingen en data.

E

13. De leverancier is bereid de broncode van de, tijdens het traject ontwikkelde, maatwerk software direct beschikbaar te stellen aan opdrachtgever na aanschaf.

7.3

2008

Opm Toel

KE

M.b.t. gebruikers

Omschrijving

Wens/

Voldoet

Het systeem:

Eis

Ja Nee

14. Beschikt over een Nederlandstalige user interface (of is als zodanig in te stellen).

W

15. Maakt alle gebruikersfunctionaliteiten via een standaard webinterface beschikbaar.Te benaderen door de huidige versies van: MS Internet Explorer, Mozilla Firefox. Apple Safari.

E

16. Is een gebruiksvriendelijke oplossing.

E

17. Garandeert werkplekonafhankelijkheid (flexwerken, roamen).

E

18. Heeft de look & feel van Windows.

W

19. Heeft een gebruikersinterface waarvan de vormgeving vrij aanpasbaar is.

W

20. Beschikt over een on-line helpfunctie.

W

21. Biedt een standaard interface met zoekfunctie voor alle gebruikers.

E

22. Biedt de mogelijkheid de standaard interface met zoekfunctie aan te passen voor specifieke gebruikers met speciefieke zoekfunctionaliteiten..

E

16

Opm /Toel


2008

M.b.t. functie inname van ODA in DBD

Omschrijving.

Wens/

Voldoet

De door de leverancier geboden oplossing:

Eis

Ja Nee

23. Maakt alle standaard functioneel beheer functionaliteiten ook via een standaard web interface beschikbaar.

E

24. Verzorgt de opslag van beheerinformatie (metadata) die bij de opslag van ODA’s vereist zijn t.b.v. controle van authenticiteit. (al dan niet ‘ingekapseld’ in XML container).

ET

25. Gebruikt metadata die het opzoeken en terugvinden van broninformatie in het depot mogelijk maken.

E

26. Garandeert een koppeling met scopeArchiv voor verificatie op aanwezigheid van metadata per in te nemen ADA . Er wordt dus gecontroleerd of aan alle voorwaarden is voldaan voordat het als ODA wordt opgeslagen.

E

27. Garandeert een koppeling met scopeArchiv voor eventuele toevoeging aan scopeArchiv van, bij inname, gecreëerde metadata.

E

28. Kan automatisch metagegevens, zoals bijvoorbeeld overdrachtstermijn en vernietigingstermijn conform de archiefwet, instellen door deze vanuit ScopeArchiv op te vragen.

E

29. Biedt de mogelijkheid om bij aanmaak van een nieuwe versie van een ODA, de metadata en koppelingen met andere ODA’s te overerven van de vorige versie.

E

30. Voorziet in inname en opslag van alle voorkomende bestandsformaten.

KE

31. Voorziet in een vrije keuze voor een te gebruiken hashing-algoritme t.b.v. de digitale handtekening per ODA. Het algoritme zal meestal al bij inname in het DOD worden toegekend aan het ADA.

ET

32. Maakt inname en raadpleging minimaal mogelijk via CIFS, NDMP, NFS, HTTP, WebDAV.

ET

33. Heeft een performance die garandeert dat er minimaal twee TB en/of één miljoen objecten per week kunnen worden ingenomen of beschikbaar gesteld.

17

E

Opm /Toel


2008

Omschrijving.

Wens/

Voldoet


Eis

Ja Nee

34. Heeft een performance die bij het inname proces garandeert dat ook grote bulk bestanden met onderlinge samenhang snel en probleemloos worden verwerkt. 35. Heeft de mogelijkheid van logging: De applicatie is in staat selectief activiteiten bij het inname proces vast te leggen resulterend in overzichten met:

E

KE

a. Naam identificatie van het proces

E

b. Startdatum en tijd proces

E

c. Einddatum en tijd van het proces

E

d. Initiator van het proces

E

e. Aantal aangeboden objecten

E

f.

E

Aantal geplaatste objecten

g. Hoeveelheid geplaatste objecten in GB

E

h. Specificatie afgewezen objecten met reden.

E E

i.

Aantal afgewezen objecten

j.

Resterend aantal GB’s vrij in DBD

E

36. Voorziet in een specificatie (zie 35h) met als redenen: metadata niet aanwezig in ScopeArchiv, object niet leesbaar, object al aanwezig, niet genoeg ruimte in depot.

E

37. Voorziet in een flexibele en instelbare rapportage opmaak van het inname proces.

E

38. Kan rapportages van het inname proces opslaan/exporteren in rtf, html, odf en csv.

E

18

Opm /Toel


7.5

2008

M.b.t. beheer van ODA/DBD

Omschrijving

Wens/

Voldoet


Eis

Ja Nee

39. Biedt de mogelijkheid om een aangeleverde digitale handtekening te gebruiken maar ook om deze automatisch toe te kennen bij opslag van een ODA en deze te registreren in ScopeArchiv (zie ook 31)

E

40. Garandeert de authenticiteit van de opgeslagen ODA’s.

KET

41. Voert een doorlopende controle uit op de authenticiteit van de objecten en metadata.

KET

42. Voorziet in een geautomatiseerde en gecontroleerde herstelprocedures bij het constateren van afwijkingen aan de, onder punt 41, genoemde punten.

KET

43. Genereert meldingen van geconstateerde afwijkingen ten aanzien van authenticiteit met melding van afwijkingen aan de rol beheren via email en logboekregistratie.

ET

44. Voorziet in controle op referentiële integriteit (links pointers en referenties tussen een ODA en zijn metadata (dus ook met scopeArchiv).

E

45. Voorziet in roll-back mogelijkheid wanneer een proces niet volledig doorlopen is.

W

46. Voorziet in de mogelijkheid om op basis van bewaartermijnen uit scopeArchiv tot vernietiging van ODA’s over te gaan of een nieuwe bewaartermijn via ScopeArchiv in te geven en deze aan de ODA’s te koppelen (zie ook 47 en 48).

E

47. Biedt de rol beheerder de functionaliteit om vernietiging van ODA’s te fiatteren op basis van een gegenereerd overzicht van ODA’s die in aanmerking komen voor vernietiging.

E

48. Biedt de rol beheerder de functionaliteit om het onder punt 47 gegenereerde overzicht opnieuw te genereren nadat nieuwe bewaartermijnen in scopeArchiv zijn ingesteld.

W

49. Biedt de mogelijkheid een overzicht te produceren van ODA’s a.d.h.v. bepaalde kenmerken (t.b.v. migratie en export naar website).

KET

19

Opm /Toel


2008

Omschrijving

Wens/

Voldoet


Eis

Ja Nee

50. Biedt de mogelijkheid om de bestanden van de in het, onder punt 48 genoemde, overzicht met bijbehorende metadata uit het DBD te kopiëren en op een zelf te bepalen locatie neer te zetten.

ET

51. Geeft toegang op basis van gedefinieerde gebruikersgroepen (rollen) rekening houdend met objectbeveiligingsclassificaties (b.v. openbaar, niet openbaar). Er moeten minimaal rollen zijn voor:

ET

a. Inname (opname van ADA in het DBD)

E

b. Beheer (beheer van alle ODA’s en uitgeven van autorisatie op DBD, bekijken van logbestanden)

E

c. Systeem (beheer van de soft- en hardware t.b.v. DBD)

E

d. Ontsluiten (mogelijkheid voor het beschikbaar stellen van een ODA t.b.v. het aanvullen/wijzigen van bijbehorende metadata in ScopeArchiv)

E

e. Bekijken (mogelijkheid voor het ontvangen van een BDA op basis van selectiecriteria als openbaarheid)

E

52. Sluit dataverlies uit, anders dan door rampen van buitenaf zoals brand- en/of waterschade.

ET

53. Biedt audit & logging; Het systeem biedt mogelijkheden voor het selectief vastleggen van activiteiten (lezen, plaatsen, beheerhandelingen, etc.) op het DBD

KET

54. Biedt de mogelijkheid de audit en logging op een andere locatie dan het DBD vast te leggen.

E

55. Biedt de beheerder de mogelijkheid om rapportages te genereren van de audit- en logbestanden.

E

56. Is controleerbaar d.m.v. externe audits door de daartoe aangewezen en bevoegde instanties zonder continuïteitsproblemen. 57. Voorziet in de mogelijkheid voor het aanmaken van eigen rapportages uit logfiles en het kunnen aanpassen van de layout van deze rapportages.

20

ET

E

Opm /Toel


2008

M.b.t. techniek

Omschrijving

Wens/

Voldoet

Het systeem:

Eis

Ja Nee

58. Garandeert een maximale beschikbaarheid >= 99%.

E

59. Garandeert redundantie van data anders dan door tapeback-up. De hoeveelheid data wordt te groot voor een conventionele back-up/restore.

ET

60. Wordt gepresenteerd als één grote digitale bewaarplaats zodat:

ET

a. Er geen rekening hoeft te worden gehouden met besturingssysteem limieten (b.v. maximale lun-grootte van 2 TB onder Windows 2003 en IBM DS4700 (v 9.23)). b. Het voor de gebruiker/beheerder van het systeem niet merkbaar is dat het DBD over meerdere fysieke dan wel virtueel gescheiden opslagplaatsen verspreid is. c. Bij uitbreiding van de fysieke opslag geen migratie trajecten nodig zijn voor de al aanwezige data. 61. Garandeert geen Vendor lock-in (proprietary lock-in) zodat: a. Migratie naar andere oplossingen zonder tussenkomst van ‘oude’ leverancier mogelijk is. b. Zelf de controle hashing kan worden bepaald volgens open standaarden (zie ook punt 31).

E

E

E ET E E

62. Is een schaalbare oplossing die modulair uitbreidbaar is op het niveau van hardware.

E

63. Is een schaalbare oplossing die modulair uitbreidbaar is op het niveau van software.

E

64. Laat functioneel onderhoud (reorganisatie, bestandmigratie etc..) toe op het DBD zonder onderbreking.

E

65. Laat technisch onderhoud (software updates, herstel en upgrades) toe op het DBD zonder grote onderbreking (langer dan twee uur).

E

21

Opm /Toel


2008

Omschrijving

Wens/

Voldoet

Het systeem:

Eis

Ja Nee

66. Is geschikt om te functioneren met en binnen de, in hoofdstuk 3 genoemde, infrastructuur.

E

67. Biedt de mogelijkheid om taken/processen op een op te geven datum en tijd in te plannen.

W

68. Is geschikt om te werken met of onder alle versies van MS Windows 2003.

E

69. Zal voor 1 september 2009 geschikt zijn voor het werken met of onder MS Windows 2008.

E

70. Is geschikt om te werken met of onder Suse Linux Enterprise 10 of hoger.

W

71. Kan geheel of gedeeltelijke gevirtualiseerd draaien onder VMware 3.5 update 1 of hoger.

W

72. Kan in een later stadium worden ingericht, om in geval van calamiteiten een failover te doen naar een andere geografische locatie ( >10 KM).

E

Open vraag bij 7.6 De leverancier wordt gevraagd zijn beleid ten aanzien van open standaarden en open source software toe te lichten. De gemeente Amsterdam wil het gebruik van open source software en open standaarden binnen haar organisatie bevorderen en bepaalde open standaarden als eis opnemen in aanbestedingsdocumenten. Een uitvoering van de bevindingen uit de Businesscase ‘Open Softwarestrategie Gemeente Amsterdam’ is het Project Open.Amsterdam ( http://www.open.amsterdam.nl/ ). Ons beleid ten aanzien van open standaarden en open source software is:

22

Opm /Toel


7.7

2008

M.b.t de licensering

Omschrijving

Wens/

Voldoet

Eis

Ja Nee

73. Het licentie beleid dient flexibel en transparant te zijn met een duidelijke en inzichtelijke prijsstelling en met behoud van gedane investeringen. (zie informatie onder aan deze tabel).

E

74. Het licentie beleid moet het mogelijk maken om zonder extra licenties, licentiekosten en/of tussenkomst van de leverancier het DBD te installeren op uitwijkservers, in geval van een calamiteit.

W

75. Het licentie beleid dient te voorzien in één licentie voor alle omgevingen (ontwikkel, test, acceptatie, training, productie). Dus niet meervoudig aanschaffen van licenties bij gebruik van meerdere omgevingen).

E

76. Het licentiemechanisme maakt geen gebruik van fysieke middelen zoals dongles, CD´s, usb-sticks

W

Informatie bij H. 7.7 Het systeem zal gebruikt worden door in ieder geval vier beheerders die in staat moeten zijn objecten in het DBD te plaatsen. Het systeem zal de gebruikt worden voor raadplegen door 165 gebruikers waarvan maximaal 15 gelijk actief. Het systeem zal in de toekomst gaan draaien op meerdere servers. Het systeem zal in de toekomst gebruikt worden voor raadplegen door een ongelimiteerd aantal raadpleeg gebruikers Het aantal TB van het DBD in de toekomst (tot 2011)zal groeien van 25 tot ten minste 60Tb Leveranciers toelichting bij 7.7 De leverancier wordt gevraagd zijn licentiebeleid toe te lichten vanuit bovenstaande informatie. Toelichting licentiebeleid:

23

Opm /Toel


7.8

2008

M.b.t. onderhoud

Omschrijving

Wens/

Voldoet

De leverancier kan:

Eis

Ja Nee

77. Vaste contactpersonen met kennis van de SAAimplementatie inzetten voor de systeem- en applicatiebeheerders van SAA voor de looptijd van het contract (zie ook punt 10).

E

78. Technische ondersteuning bieden op de aangeboden oplossing via een serviceorganisatie in Nederland.

E

79. Een onderhoudscontract afsluiten op werkdagen van 09:00 tot 17:00 met een responstijd <4 uur, op de totaal geïmplementeerde oplossing inclusief de verbindingen met externe systemen als scopeArchiv.

E

80. Het onderhoudscontract op waarderen naar zeven dagen per week, 24 uur per dag met een fixed-to-call <4 uur.

W

24

Opm /Toel


2008

8. Raadpleegbare Documentatie Naast de in dit document genoemde documentatie kunnen de volgende bronnen geraadpleegd worden ter ondersteuning en voor begripsvorming. • Archiefterminologie: Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, S@P (Stichting Archiefpublicaties, Den Haag, 2003; • Handelend optreden: Handelend optreden, Overheidshandelen: modellen, onderzoeksmethoden en toepassingen, Rijksarchiefdienst / PIVOT, min. OCW, Den Haag 1994; • KDI: Functionaliteiten Kernmodel InterLAB, Uitvoeringsbureau InterLAB, Den Haag, 2003; • LMM: concept Logisch metadatamodel Functionaliteiten kernmodel InterLAB, Werkgroep Metadata, versie 1.0, Den Haag, 2004; • Regeling ex. art. 12: Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden ex. art. 12 van het Archiefbesluit 1995; • Remano: Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse overheid (REMANO), Waalwijk e.a., Archiefschool, Amsterdam, 2002; • Pva OMI: concept Plan van aanpak digitaal ordeningsmodel, versie 0.4, SZW, Den Haag, 2004; • SAA getoetst aan OAIS: Vergelijking van het OAIS model (OAIS 2002) met de situatie van februari 2008 bij het stadsarchief Amsterdam, Amsterdam 28 maart 2008.

25

9. Aanvullende bijlagen 9.1

Functionele scheiding E-Depot


2008

Huidige omgeving E-Depot

27


2008

28


2008

Proces archival storage

Dit is het onderdeel dat zich bezig houdt met de daadwerkelijke opslag van digitale archiefstukken.

29


9.4

2008

Netwerkarchitectuur

30


9.5

2008

Serveroverzicht

31


2008

9.6 Appendix A: Opmerkingen en Toelichtingen behorende bij hoofdstuk 7 uit het PvE digitaal bewaardepot als onderdeel van het E-Depot. Nr-PvE

Omschrijving en/of toelichting

32

Programma van Eisen. Digitaal Bewaar Depot. als onderdeel van het E-Depot

Recommend Documents