Profielen districtsbestuursleden taakomschrijving en competenties

Profielen districtsbestuursleden taakomschrijving en competenties Inrichting districtsbestuur Een districtsbestuur van een district nieuwe stijl is een collegiaal bestuur waarin alle functies gelijkwaardig zijn. Alle bestuursleden worden benoemd door het verenigingsbestuur op voordracht van het districtsbestuur en als zij voldoen aan de profielen zoals in de bijlage beschreven. Alle bestuursleden zijn enkel districtsbestuurslid en hebben geen dubbelfunctie op afdelingsniveau. Het bestuur bestaat uit een dagelijks bestuur (Voorzitter, Penningmeester en Secretaris), aangevuld met minimaal 3 andere bestuursleden. Onderstaande portefeuilles dienen verdeeld te worden. Het is aan het bestuur om te beslissen onder hoeveel bestuursleden deze portefeuilles verdeeld worden. In het districtsbestuur nieuwe stijl heeft de voorzitter niet meer standaard noodhulp in het pakket. Het is een overwogen keuze als de voorzitter toch deze portefeuille wenst te nemen. Binnen de nieuwe districten wordt niet meer gesproken over taakvelden, maar worden de kerntaken bij de naam genoemd. Waar in de tekst gesproken wordt over districten, wordt (tenzij uitdrukkelijk anders vermeld) gedoeld op het districtsbestuur en de onder het district ressorterende afdelingen. De term ‘noodhulpregio’ – in het leven geroepen omdat de meeste districten nog niet overeenkomstig de veiligheidsregio zijn - komt bij het instellen van het nieuwe district te vervallen aangezien het district overeenkomstig de veiligheidsregio is. Werving van nieuwe bestuursleden Omdat het Nederlandse Rode Kruis een goede afspiegeling wenst te zijn van de samenleving , is het belangrijk meer jonge bestuursleden, vrouwelijke bestuursleden en bestuursleden met een andere culturele achtergrond aan te trekken in het nieuw te vormen districtsbestuur. Daarnaast zou voor een goede afspiegeling van het district geografische spreiding van de woonplaatsen van de districtsbestuursleden ook kunnen helpen. Onderstaand wordt de rol van het districtsbestuur beschreven. In bijlage 1 zijn de uitgewerkte taakomschrijvingen per portefeuille te vinden; in bijlage 2 de competentieprofielen. De algemene taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het districtsbestuur worden in een nog te ontwikkelen document beschreven, waarin helder wordt hoe deze zich verhouden ten opzichte van het verenigingsbestuur en de afdeling.

Rol districtsbestuur Het Reglement Afdelingen en Districten (RAD) en de Statuten zullen aangepast moeten worden op de nieuwe situatie. Algemeen kan gesteld worden dat een districtsbestuur 

 

leiding heeft over en verantwoordelijkheid draagt voor de uitvoering van de werkzaamheden van het district, een en ander in samenwerking met andere districten en onder het district ressorterende afdelingen. tot taak heeft medewerking te verlenen aan het bereiken van de doelstellingen van het Rode Kruis. binnen het district de werkzaamheden uitvoert, in overeenstemming met de doelstellingen en grondbeginselen van de Internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maan-beweging en in lijn met de beleidskaders van het Rode Kruis.

Functieprofielen districtsbestuur

1

 



I     

    

werkt vanuit haar beleidsplan en de daarop gebaseerde werkplannen van de afdelingen. een afgeleide verantwoordelijkheid heeft om toezicht te houden op de uitvoering van door het verenigingsbestuur voorgestelde en door de ledenraad bevestigde kerntaken en strategische doelstellingen. werkzaamheden uitvoert die het bestuur zijn opgedragen door het verenigingsbestuur in het kader van de rol van het Rode Kruis naast de nationale overheid ter zake van rampen- en noodhulpverlening. Interne rol Het organiseren van het district Toetsen van plannen, begroting en jaarrekening van de afdelingen. Verbinden door het stimuleren van samenwerking tussen afdelingen onderling en met de studentendesks. Het signaleren van lacunes in het uitvoeren van de kerntaken binnen het district en het oplossen daarvan. Het toezien en sturen op de kwaliteit van uitvoering van taken/activiteiten bij plaatselijke afdelingen/het eigen district en het zorgdragen voor uniforme werkwijzen en protocollen binnen het district. Het namens de afdelingen maken van ondersteuningsafspraken. Zorgen voor tijdige aanlevering van de eigen (financiële) jaarstukken en die van de afdelingen aan het verenigingskantoor. Het hebben van overleg met andere districtsbestuursleden in het kader van de kerntaken om zo van elkaar te leren en mogelijk op ander vlak waar belangen elkaar raken. Het stimuleren van fondsenwervende activiteiten van afdelingen en studentendesks, waaronder de collecte. Sparren met collega districtsbesturen. Afleggen van verantwoording Het districtsbestuur legt verantwoording af over gevoerd beleid en werkzaamheden van het district aan het verenigingsbestuur.

I Externe rol Het onderhouden van externe contacten met lokale overheden en hulpverleningsorganisaties met het oog op  Goed te weten wat lokaal speelt, de positie en aanwezigheid van het Rode Kruis helder neer te zetten en verder uit te bouwen.  Op zoek te gaan naar de witte vlekken in de hulpverlening en met partners af te stemmen hoe deze witte vlekken - door het Rode Kruis of door een partner - ingevuld worden.  Subsidiemogelijkheden onderzoeken. Het onderhouden van contacten met lokale bedrijven met het oog op  Sponsoring  Aangaan partnerships Voorlichting en PR, met het oog op  Aandacht vragen voor de hulpverlening van het Nederlandse Rode Kruis lokaal, landelijk en internationaal om zo het publiek te betrekken bij onze hulp.

Functieprofielen districtsbestuur

2

BIJLAGE 1

Taakomschrijving leden dagelijks bestuur

Voorzitter  Geeft richting en sturing aan het district  Heeft open oor en oog voor maatschappelijke ontwikkelingen in de regio (provinciaal en lokaal bestuur)  Vertaalt samen met het districtsbestuur het landelijk beleid naar districtsbeleid  Bewaakt en toetst de inhoud en voortgang van werkplan (incl. begroting) en jaarrekening van de afdelingen aan de hand van de kaderstelling en strategie  Zit de vergadering van het districtsbestuur voor  Ziet toe op een goede samenwerking met de beroepsondersteuning  Zorgt voor samenhang tussen meerjarenplan van het district en de werkplannen van de afdelingen en noodhulp  Zorgt voor een goede overlegstructuur binnen het district om zo de samenwerking binnen het district optimaal te laten verlopen  Signaleert knelpunten, klachten of behoefte aan extra ondersteuning  Representeert extern het district en is verantwoordelijk voor het opbouwen en onderhouden van interne en externe contacten  Legt namens het district verantwoording af aan het verenigingsbestuur Secretaris Ondersteunt de voorzitter en heeft vooral een bewakende rol in bijvoorbeeld planning  Bewaakt de tijdige indiening van werkplannen, begrotingen en jaarrekeningen van het district en de afdelingen, die tot het district behoren  Coördineert de inkomende en uitgaande formele correspondentie  Heeft de eindverantwoordelijkheid bij het juist archiveren van formele stukken volgens de richtlijnen van Het Nederlandse Rode Kruis  Verzorgt (het laten doen van) de verslaglegging van de formele vergaderingen vh bestuur  Stelt samen met de overige bestuursleden het meerjarenplan van het district, werkplan Noodhulp en jaarverslag op Penningmeester Geeft richting en sturing aan het district met name op het financiële vlak  Bewaakt en toetst de inhoud en voortgang van werkplan (incl. begroting) en jaarrekening van de afdelingen aan de hand van de kaderstelling en strategie  Vertaalt uitgangspunten van bestuur en ledenraad naar financiële kaders en standaarden voor het district en afdelingen  Verzorgt tussentijdse financiële verslaglegging  Beoordeelt en toetst de ingediende begrotingen en ingediende jaarcijfers van de afdelingen ten opzichte van geplande of uitgevoerde activiteiten en besteding van het geld volgens doelstelling(en)  Stelt werkplan/begroting en jaarrekening van het district op juiste, volledige en tijdige wijze op. Tevens verantwoordelijk voor juiste, volledige en tijdige aanlevering van werkplan/ begroting en jaarrekening van de onder het district ressorterende afdelingen, inclusief de noodhulpregio.  Ondersteunt de financieel verantwoordelijken van de afdelingen  Onderhoudt contact met de penningmeesters van de andere districten  Is op de hoogte van de ontwikkelingen bij Finance & Control op het verenigingskantoor  Is op de hoogte van lokale en regionale financieringsbronnen  Is op de hoogte van de financiële ontwikkelingen bij de afdelingen

Functieprofielen districtsbestuur

3

Taakomschrijving leden dagelijks portefeuille houders Portefeuille Vrijwilligersmanagement & Opleiding       

Onderhoudt contact met de studentendesk(s) en de jongerencoördinatoren binnen het district en zorgt voor een goede onderlinge samenwerking met het district en de afdelingen Is op de hoogte van in- en externe ontwikkelingen op het gebied van vrijwilligersmanagement en opleiding Stimuleert afdelingen (jonge) vrijwilligers te binden aan het Nederlandse Rode Kruis Stimuleert afdelingen de kwaliteit (van de inzet) van de vrijwilligers op peil te houden Stimuleert afdelingen nieuwe (jonge) vrijwilligers te werven Bewaakt en toetst de inhoud en voortgang van werkplannen op het gebied van vrijwilligersmanagement en opleiding Onderhoudt contacten met de verantwoordelijken op het gebied van vrijwilligersmanagement & opleiding van de afdelingen binnen het district

Portefeuille Fondsenwerving 

    



Stimuleert afdelingen en studentendesks om fondsenwervende activiteiten te ondernemen, zoals de collecte, KICI kledinginzameling, en een bijdrage te leveren aan Serious Request, internationale noodhulpactie’s en/of internationale projecten Stimuleert afdelingen en studentendesks om lokaal fondsen te werven en mogelijk gezamenlijk sponsors of partners te benaderen binnen het district Geeft richting en sturing aan het district op het gebied van fondsenwerving en communicatie Bewaakt en toetst de inhoud en voortgang van werkplannen op het gebied van fondsenwerving en communicatie Is op de hoogte van in- en externe ontwikkelingen die voor fondsenwerving en communicatie van belang zijn Zorgt voor een heldere communicatie binnen het district, bij voorbeeld door middel van een (digitaal) districtsblad om zo elkaar te informeren over activiteiten binnen het district Onderhoudt contacten met de verantwoordelijken op het gebied van Communicatie & Fondsenwerving binnen de afdelingen

Portefeuille Respect en Hulpbereidheid       

Onderhoudt contacten met vrijwillige voorlichters humanitair oorlogsrecht en klimaatverandering die binnen het district actief zijn Stimuleert afdelingen en studentendesks om maatschappelijke stages aan te bieden aan scholen Stimuleert afdelingen en studentendesks internationale projecten te steunen (zowel als project als financieel) Stimuleert afdelingen en studentendesks nieuwe activiteiten aan te gaan op het gebied van het bevorderen van respect en hulpbereidheid Stimuleert samenwerking tussen de afdelingen op het gebied van het bevorderen van respect en hulpbereidheid Bewaakt en toetst de inhoud en voortgang van werkplannen op het gebied van de kerntaak bevorderen respect en hulpbereidheid Is op de hoogte van in- en externe ontwikkelingen die voor deze kerntaak van belang zijn

Functieprofielen districtsbestuur

4

Portefeuille Zelfredzaamheid        

het gebied van zelfredzaamheid en eerste hulp Portefeuille is inclusief Eerste Hulp Bewaakt en toetst de inhoud en voortgang van werkplannen op het gebied van zelfredzaamheid en eerste hulp Onderhoudt contacten met de verantwoordelijken op het gebied van eerste hulp en zelfredzaamheid binnen de afdelingen Draagt zorg voor uniforme werkwijzen, protocollen en uitvoeringsvoorwaarden Geeft richting en sturing aan het district op het gebied van zelfredzaamheid en eerste hulp overeenkomstig de kaderstelling Zelfredzaamheid en kaderstelling Eerste Hulp Is op de hoogte van in- en externe ontwikkelingen die voor zelfredzaamheid en eerste hulp van belang zijn Beschikt over een lokaal netwerk op het gebied van zelfredzaamheid en eerste hulp

Portefeuille Noodhulp  

   

Geeft richting en sturing aan het district op het gebied van noodhulp overeenkomstig de kaderstelling Noodhulp, evenementenhulp en tracing/restoring family links Is aanspreekpunt voor lokale overheden op bestuurlijk niveau binnen de veiligheidsregio als het gaat om Geneeskundige Eenheden (GE), Opvang & Verzorging (O&V) en Verwanteninformatie (VWI) (nieuwe benaming O&V en VWI: bevolkingszorg) Bewaakt en toetst de inhoud en voortgang van werkplannen op bovenstaande activiteiten Is op de hoogte van in- en externe ontwikkelingen die van belang zijn Beschikt over een lokaal netwerk op het gebied van noodhulp Informeert het gehele districtsbestuur over nieuwe ontwikkelingen, afspraken en richtlijnen en legt waar nodig verantwoording af

BIJLAGE 2

Competentieprofielen

Algemeen Alle bestuursleden dienen  De grondbeginselen van het Rode Kruis te onderschrijven en uit te dragen  Kennis te hebben van de organisatie en strategie van het NRK  De door de vereniging geformuleerde strategische beslissingen en doelstellingen te onderschrijven en uit te voeren  Affiniteit te hebben met vrijwilligers(werk)  Een netwerker te zijn en te beschikken over een relevant netwerk en/of de tijd te willen nemen om dit uit te bouwen  Om kunnen gaan met mogelijke weerstanden en meningsverschillen  Bereid tot reizen binnen het district en af en toe daarbuiten voor overleg en uitvoeren van werkzaamheden  Bindend vermogen uitstralen; mensen kunnen enthousiasmeren en stimuleren tot samenwerking

Functieprofielen districtsbestuur

5

Specifiek Voorzitter  Beschikt over bestuurlijke ervaring  Is een netwerker met een sterk lokaal netwerk  Heeft ervaring met verandermanagement  Is een teambuilder, die in staat is om mensen van verschillende niveaus met elkaar te verbinden  Kan draagvlak creëren  Is een visionair en ziet en benut kansen  Kan in grote lijnen denken en beslissingen nemen  Kan helder communiceren en als woordvoerder optreden naar de lokale pers Secretaris  Beschikt over bestuurlijke ervaring, bij voorkeur als secretaris  Kan goed plannen en organiseren  Kan met alle lagen van het NRK goed communiceren  Is in staat om afdelingen te bewegen tot onder meer tijdig indienen van werkplannen (incl. begroting), jaarverslagen en jaarrekeningen Penningmeester  Beschikt over bestuurlijke ervaring, bij voorkeur als penningmeester  Is een deskundige op zijn vakgebied  Kan met alle lagen van het NRK goed communiceren  Heeft inzicht in de problematiek van afdelingen en draagt oplossingen aan  Is alert op subsidiemogelijkheden Kerntaakbestuurslid  Is een deskundige op zijn kerntaak, of is bereid dat op korte termijn te worden  Beschikt – voor zover van toepassing - over een lokaal netwerk op het gebied van de kerntaak  Is in staat over de grenzen heen te kijken, zowel die van het district als die van de kerntaak  Is in staat afdelingen met elkaar te verbinden

Functieprofielen districtsbestuur

6